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Mejorando la Arquitectura Mejorando la Arquitectura Administrativa y Tecnológica de las Administrativa y Tecnológica de las Instituciones de Seguridad Social de Instituciones de Seguridad Social de
AméricaAmérica
Seminario Internacional “La Seguridad de Seminario Internacional “La Seguridad de la Subregión Andina después de las la Subregión Andina después de las
Reformas”Reformas”
La Paz, BoliviaLa Paz, Bolivia
22 al 24 de junio, 200522 al 24 de junio, 2005
ObjetivoObjetivo
Subrayar la importante relación que existe entre el Subrayar la importante relación que existe entre el diseño organizacional de un organismo de seguridad diseño organizacional de un organismo de seguridad social y la arquitectura de su tecnología de social y la arquitectura de su tecnología de información (TI).información (TI).
Arquitectura de información para la seguridad social y la Arquitectura de información para la seguridad social y la sociedadsociedad
Los organismos de seguridad social pueden recuperar el terreno perdido y alcanzar una época de crecimiento renovado mediante la adopción de TI.
Supuesto principal
• Problemática del envejecimiento;
• Crecimiento del mercado laboral informal;
• Falta de confianza en el futuro del sistema;
• Necesidad de modernizar los organismos nacionales.
Los acontecimientos sociales están forzando a los organismos de
seguridad social a modernizarse
ComputaciónComputación
Neg
ocio
Neg
ocio
Mediados de los 60’s
Productividad Administrativa
Mayor interacción con los usuarios
Productividad Personal y
Departamental
Productividad Organizacional
Evolución de los Negocios y la ComputaciónEvolución de los Negocios y la Computación
Computación Basada en una Computadora Central: Mediados de los 60´sComputación Basada en una Computadora Central: Mediados de los 60´s
Los Organismos de Seguridad Social Los Organismos de Seguridad Social fueron pioneros exitosos en la adopción de fueron pioneros exitosos en la adopción de tecnologías basadas en ordenadores tecnologías basadas en ordenadores centrales. centrales.
VentajasVentajas
• Muy útiles para manejar la contabilidad, la recaudación, los números de seguridad social, grandes nóminas de jubilados, archivos de las cotizaciones de personas, y algunos otros procesos.
• “Titanes” resolviendo problemas administrativos de gran magnitud.PeroPero
• El sistema de información electrónica no “tocaba” a la gran mayoría de los empleados.
• No permitía interactuar con los usuarios finales o con otros organismos.
Cliente/Servidor: “Silos” OperativosCliente/Servidor: “Silos” Operativos
• Departamentos que trabajan de manera independiente para Departamentos que trabajan de manera independiente para alcanzar sus propias metas.alcanzar sus propias metas.
• Aplicaciones basadas en un servidor para apoyar Aplicaciones basadas en un servidor para apoyar específicamente las funciones de negocioespecíficamente las funciones de negocio..
• Aumento de la productividad personal y departamental.Aumento de la productividad personal y departamental.
• Los silos resultaron muy económicos en relación a su utilidad Los silos resultaron muy económicos en relación a su utilidad debido a la tecnología existente, pero inflexibles para poder debido a la tecnología existente, pero inflexibles para poder aprovechar completamente los nuevos avances tecnológicos.aprovechar completamente los nuevos avances tecnológicos.
Recursos Humanos
Aplicacionespropias
Bases de datospropias
Cadena deAbastecimiento
Aplicaciones propias
Bases de datospropias
Finanzas y Contabilidad
Aplicaciones propias
Bases de datos propias
Afiliación yRecaudación
Aplicacionespropias
Bases de datos propias
Sistema propio Sistema propio Sistema propio Sistema propio
Pensiones
Aplicacionespropias
Bases de datos propias
Sistema propio
• Existen ganancias en productividad al desarrollar procesos más Existen ganancias en productividad al desarrollar procesos más básicos que pueden ser compartidos dentro del organismo, ybásicos que pueden ser compartidos dentro del organismo, y
• Existen ganancias en productividad al especializarse en procesos Existen ganancias en productividad al especializarse en procesos en los cuales el organismo posee ventajas y subcontratar los otros en los cuales el organismo posee ventajas y subcontratar los otros con especialistas.con especialistas.
Nuevos modelos han sido desarrollados a lo largo de dos caminos:
Desconstrucción dela Empresa
La desconstrucción de laempresa Implica descomponer los procesos tipo silo en componentes centrales que puedan ser más fácilmente compartidos a lo largo de la empresa
Modelo de Negocios
On Demand
Redes industriales
Empresaoptimizada
Procesooptimizado
Descomposiciónpreliminar
Nuevos modelos han sido desarrollados a lo largo de dos caminos:
Descomposición de la Industria y Descomposición de la Empresa
Caminos de Progresión
Desconstrucción de la Industria
empresa Implica descomponer los procesos tipo silo en componentes centrales que puedan ser más fácilmente compartidos a lo largo de la empresa
Modelo de Negocios
On Demand
Redes industriales
Empresaoptimizada
Procesooptimizado
Descomposiciónpreliminar
Áreas críticas en la modernización de los Áreas críticas en la modernización de los organismos de seguridad socialorganismos de seguridad social
Modernización de un OrganismoModernización de un OrganismoTransformación
Tecnológica
Transformación de los Procesos
de Negocio
ReestructuraOrganizacional
Transformación Cultural
Arquitectura de la EmpresaArquitectura de la Empresa
• La AE establece el mapa del camino a seguir para cumplir con La AE establece el mapa del camino a seguir para cumplir con la misión del organismo por medio del desempeño óptimo de la misión del organismo por medio del desempeño óptimo de sus principales procesos de negocio dentro de un entorno sus principales procesos de negocio dentro de un entorno informático eficiente. informático eficiente.
• La AE es fundamental para la evolución de los sistemas de La AE es fundamental para la evolución de los sistemas de informática, el desarrollo de nuevos sistemas, y la introducción informática, el desarrollo de nuevos sistemas, y la introducción de tecnologías emergentes que optimizan el valor de la misión de tecnologías emergentes que optimizan el valor de la misión del organismo.del organismo.
Desarrollar una AE:Desarrollar una AE:
• Puede mejorar la calidad, la consistencia y el acceso a la Puede mejorar la calidad, la consistencia y el acceso a la información que utilizan los gerentes y los analistas para información que utilizan los gerentes y los analistas para administrar el trabajo y aprovechar los recursos. administrar el trabajo y aprovechar los recursos.
• Ofrece a los gerentes fácil acceso a más información que sirva Ofrece a los gerentes fácil acceso a más información que sirva de base para sus requerimientos de análisis, monitoreo del de base para sus requerimientos de análisis, monitoreo del servicio a clientes, asignación de recursos y toma de decisiones servicio a clientes, asignación de recursos y toma de decisiones estratégicas. estratégicas.
Arquitectura de la EmpresaArquitectura de la Empresa
Arquitectura de Negocios
Arquitectura de Información
Arquitectura de Aplicaciones
Arquitectura Tecnológica
Una AE permite la eficiente y eficaz coordinación de los procesos de negocio Una AE permite la eficiente y eficaz coordinación de los procesos de negocio comunes, la introducción de tecnología, flujos de información, sistemas, e comunes, la introducción de tecnología, flujos de información, sistemas, e inversiones entre las organizaciones.inversiones entre las organizaciones.
Una AE se basa en un marco o estructura que caracteriza las relaciones que existen entre
todos los elementos del
sistema o actividad.
• Cambios tecnológicos y nuevos productos comerciales de base de Cambios tecnológicos y nuevos productos comerciales de base de datos en el mercado tuvieron un salto cualitativo entre finales de los datos en el mercado tuvieron un salto cualitativo entre finales de los 90’s y la actualidad.90’s y la actualidad.
• Esto refuerza la conveniencia de adoptar una arquitectura de Esto refuerza la conveniencia de adoptar una arquitectura de aplicaciones que corran sobre bases de datos comunes para todos aplicaciones que corran sobre bases de datos comunes para todos los programas públicos y que sirva para apoyo de la operación los programas públicos y que sirva para apoyo de la operación privada.privada.
Arquitectura de InformaciónArquitectura de Información
Flu
jo d
e In
form
ació
nF
lujo
de
Info
rmac
ión
Base de datos común
Pensiones
Salud
Guarderías
Seguro de Desempleo
Afiliación y Cobranza
Otros
Seguridad Social
La AE implica llevar a cabo una reforma institucional para La AE implica llevar a cabo una reforma institucional para alcanzar una integración que abarque las diferentes áreasalcanzar una integración que abarque las diferentes áreas
La transformación es difícil; se requiere de un gran liderazgo para cambiar las instituciones
El IRSEl IRS
• El IRS uno de los mayores y más interesantes retos en la El IRS uno de los mayores y más interesantes retos en la transformación de TI-AE.transformación de TI-AE.
• Como institución recaudadora de impuestos es responsable de Como institución recaudadora de impuestos es responsable de administrar un número amplio y complejo de impuestos a administrar un número amplio y complejo de impuestos a diferencia de un organismo de seguridad social.diferencia de un organismo de seguridad social.
• Durante el período 1990-1996, el IRS emprendió el proyecto Durante el período 1990-1996, el IRS emprendió el proyecto conocido como la Modernización del Sistema Fiscal (MSF). La conocido como la Modernización del Sistema Fiscal (MSF). La historia de la MSF muestra con claridad que la tecnología y la historia de la MSF muestra con claridad que la tecnología y la administración deben definirse y desarrollarse de manera administración deben definirse y desarrollarse de manera simultánea. Una de las principales lecciones para el IRS fue la simultánea. Una de las principales lecciones para el IRS fue la necesidad de redefinir su “arquitectura” administrativa a fin de necesidad de redefinir su “arquitectura” administrativa a fin de poder llevar a cabo los proyectos tecnológicos riesgosos. poder llevar a cabo los proyectos tecnológicos riesgosos.
Taxpayer Advocate
Chief InspectorCommissioner
Deputy Commissioner
Chief, Managementand Administrat ion
Chief, FinancialOfficer
Chief, Operations
Chief InformationOfficer
ChiefCommunications
ChiefCounsel
NTEU
Branches
A/C, Support
A/C, Procurement
Misc. Functions
Accounting
Budgeting
A/C, Criminal
A/C, EP/EO
A/C, Elec Tax Adminis
Exc Ofcr,Service Center
A/C, Customer Svc
A/C, Collections
A/C, Examinat ion
A/C,Forms/Submissions
A/C, International
Dir, ComplianceResearch
Computer Centers
Development/Maint
Legislative Affairs
PressTo Regions
10 Service Centers
To regionfor budget
All taxpayers ingeographic
area
InfoSystems
All tax forms
SubmissionsProcessing
RevenueAccounting
ServiceCenter
Organized intobranches,
groups andsections
ExamMatchingCriminal
Cust SvcDiv
CorresPhoneCust AcctsCollection
Tax ExaminersAssistors
Tax Examiners
Elec Filing
Intermediate Management
National Office
ComplianceDiv
CollectionDiv
TaxpayerAdvocate
MgrStaff
Branches
DistrictDistrict
SoutheastRegion
Etc.
Groups Groups
Walk-inSites Taxpayer
Education
ExamDiv
Branches
CriminalDiv
Branches
Groups
EP/EODiv
Branches
Groups
Cust SvcDiv
Cust SvcBranches
CCS (collec)Branch(es)
Groups Groups
All taxpayers ingeographic area, with
exceptions
NortheastRegion
MidstatesRegion
WesternRegion
Staffs
Dist . Counsel
Reg Counsel
Assistors Assistors
Rev Ofcrs Rev AgentsTax Auditors
Spec Agents Rev Agents
Chief, Appeals
Employee Population:
DistrictsService CenterOther
47%31%22%
100%
Organización del IRS en 1998 (Simplificada)
Consejo Principal Comisionado/ Sub-Comisionado(s)
Equipo de Oficina NacionalRH, Finanzas, EEO, Comunicaciones,
Planeación, Investigación
Agencia deServicios Compartidos
Instalaciones, Adquisiciones, etc.
Agencia deServicios de Sistemas eInformación
Apelaciones
Servicio Jurídicoal Contribuyente
Investigación Criminal
Ingreso de Inversióny Salarios
Pequeños Negociosy Auto Empleados
Negocios Medianos y
Grandes
Entidades Gubernamentales y
Exentas de Impuesto
Internal Revenue ServiceOrganización Futura
Servicios Compartidos
Unidades Funcionales
Divisiones operativas
2,600 IRS Empleados 1,000 IRS Empleados
4,900 IRS Empleados 7,000 IRS Empleados 1,900 IRS Empleados 1,600 IRS Empleados 4,500 IRS Empleados
21,000 IRS Empleados 39,000 IRS Empleados 9,500 IRS Empleados 2,800 IRS Empleados
Los tres pilares para la construcción de las tecnologías del Los tres pilares para la construcción de las tecnologías del IRS a nivel empresa son: IRS a nivel empresa son:
• La actualización del sistema telefónico para aumentar La actualización del sistema telefónico para aumentar la capacidad para presentar declaraciones por teléfono;la capacidad para presentar declaraciones por teléfono;
• Los tres portales de seguridad de las tres principales Los tres portales de seguridad de las tres principales líneas de negocios;líneas de negocios;
• El Ingreso de Información de Cuentas de los Clientes. El Ingreso de Información de Cuentas de los Clientes.
Además, hay programas objetivo (tales como la Además, hay programas objetivo (tales como la presentación de declaraciones en forma electrónica y las presentación de declaraciones en forma electrónica y las firmas electrónicas) y la actualización de sistemas de firmas electrónicas) y la actualización de sistemas de legado.legado.
El IRSEl IRS
• El IRS empezó a trabajar con un portafolio de El IRS empezó a trabajar con un portafolio de planeación que permite que existan plataformas planeación que permite que existan plataformas estándares y ordenadores centrales, PCs estándares y ordenadores centrales, PCs estandarizadas, y un sistema de seguridad que ofrece estandarizadas, y un sistema de seguridad que ofrece protección a través de todos los portales.protección a través de todos los portales.
• Esto requiere tener el mismo Esto requiere tener el mismo softwaresoftware, la misma , la misma seguridad y la misma plataforma. Se cree que al haber seguridad y la misma plataforma. Se cree que al haber cambiado a un sistema de empresa permitió adoptar cambiado a un sistema de empresa permitió adoptar cambios en meses mientras que antes se hubieran cambios en meses mientras que antes se hubieran requerido siete u ocho años (por ejemplo, realizar requerido siete u ocho años (por ejemplo, realizar auditorias corporativas)auditorias corporativas)
• El IRS actualmente posee una arquitectura de la El IRS actualmente posee una arquitectura de la empresa totalmente documentada (la versión 2.0 salió a empresa totalmente documentada (la versión 2.0 salió a principios de 2002).principios de 2002).
El IRSEl IRS
Casos AnalizadosCasos Analizados
• IRS (agencia tributaria de EE.UU.)IRS (agencia tributaria de EE.UU.)
• Los Sistemas Operativos de los Los Sistemas Operativos de los Programas de Pensiones de Cuentas Programas de Pensiones de Cuentas IndividualesIndividuales
• IMSSIMSS
• SSASSA
• ANSESANSES
Los Sistemas Operativos de las Los Sistemas Operativos de las Cuentas Individuales para el RetiroCuentas Individuales para el Retiro
Sistemas Operativos de los Programas de Pensiones
• Factor determinante para el éxito o fracaso de las reformas a los
sistemas de pensiones.
• Se definen seis procesos básicos para el funcionamiento del
sistema, los cuales pueden estar integrados en una sola agencia o
pueden someterse a diferentes combinaciones de
centralización/descentralización.
1.1. AfiliaciónAfiliación
2.2. Pago de aportacionesPago de aportaciones
3.3. Individualización en las cuentas y fondosIndividualización en las cuentas y fondos
4.4. Administración de fondosAdministración de fondos
5.5. Transferencias intermediasTransferencias intermedias
6.6. Pago de beneficios.Pago de beneficios.
Para determinar cual puede ser el mejor esquema, los criterios sobre
los que se deben fundar estos análisis son:
• Eficacia de la administración.• Seguridad de los procesos.• Costos asociados a cada uno de los procesos.
De estos, los aspectos que se deben de estudiar pueden ser:
• Economías de escala y de especialización en las agencias
recaudadoras.• Sincronización y velocidad de las transferencias.• Incentivos.• Mecanismos de control.• Posibilidad de controles cruzados y costos alternativos.
• Economías de escala y de
especialización, distribución
de costos fijos.
• Mayor control directo y
aplicación de los mecanismos
fiscales.
• Control de la confidencialidad.
• Se evitan duplicaciones.
Ventajas de cada uno de los sistemas
• Mayor competencia.
• Mejor servicio al cliente.
• Las TI han disminuido costos
de operación: ahora es mucho
más barato permitir que los
flujos de dinero vayan
directamente a los
administradores de fondos y
que el flujo de información
vaya directamente a una base
de datos nacional.
Centralizado Descentralizado
• Al desagregarse el tema del sistema operativo en seis procesos, la
discusión deja de ser una de privado contra público o centralizado
contra descentralizado, ya que en cada uno de los procesos puede ser
conveniente aplicar una combinación diferente.
• Las principales críticas hacia los sistemas de pensiones reformados se
refieren a las altas comisiones las cuales dependen del proceso
operativo.
• Una implicación de política al desagregar los procesos del sistema
operativo está en que para minimizar el costo de comisiones se
requiere de un adecuado balance entre centralización y
descentralización de los procesos de información para cada proceso, y
una regulación que centraliza (o descentraliza) todos los procesos
puede resultar inadecuada par alcanzar un resultado competitivo.
Crecimiento de Afiliación a Administradoras desde Fundación
1.0
1.5
2.0
2.5
3.0
3.5
4.0
4.5
5.0
1 2 3 4 5 6 7 8 9Años de Funcionamiento
Coc
ient
e de
Afi
liad
os e
n 20
02 a
A
fili
ados
en
Año
1
Argentina Bolivia Colombia Costa Rica Chile
El Salvador Mexico Peru Uruguay
• Un ejemplo de un problema operativo es que el número de cuentas
inactivas o con error aumenta cada bimestre, y en la práctica no se
han desarrollado métricas de administración para evaluar si en efecto
se trata de un problema mayor o uno decreciente.
Fuente: AIOS, 2003
Recomendaciones
• Los Sistemas Operativos de los Programas de Cuentas
Individuales no se pueden separar del resto del sistema de
seguridad social, tenerlos separados es muy costoso.
• Momento oportuno para que los países que reformaron sus
sistemas de pensiones entre los 80 y 90, revisen, corrijan y/o
rediseñen sus sistemas operativos.
• Además de los 6 procesos mencionados, se tiene que
distinguir claramente los dos flujos que le dan vida al sistema:
flujo financiero y el flujo de información.
• Es crucial que el diseño de la parte operativa del flujo de
información enlace con todas las agencias que forman parte
del sistema (Agencias nacionales, bancos, aseguradoras,
etc.) y así tener una sola base de información (datos).
• Debe lograrse la individualización de las cuentas de los
cotizantes desde el momento de la aportación.
• Crear un conjunto de indicadores tanto para la autoridad
nacional, como para los operadores, para medir el sistema,
así mejorar el servicio, hacer correcciones, etc. Estos
indicadores ayudarán a incentivar la competencia en la parte
descentralizada del sistema operativo bajando las comisiones.
Recomendaciones