Post on 17-Aug-2020
SERVEI D’ARXIU I GESTIÓ DE DOCUMENTS
1
SERVEI D’ARXIU I GESTIÓ DE DOCUMENTS
MEMÒRIA D’ACTIVITATS
MEMÒRIA D’ACTIVITATS 2012
2
SERVEI D’ARXIU I GESTIÓ DE DOCUMENTS
3
ÍNDEX
0. PRESENTACIÓ.......................................................................................................................................................................5
1. ÀMBITSD’ACTUACIÓ...........................................................................................................................................................7
1.1. ElServeicomacoordinadoridinamitzadordelsistemadegestiódedocumentsiarxiudelaUniversitat.................7
1.2. Gestióidesenvolupamentoperatiudelsistemadegestiódedocumentsiarxiu.Gestiódelcicledevida..................8
1.3. Objectiusperal2012...................................................................................................................................................12
Gestor documental. Definició del model de gestió documental de la Universitat........................................................13
Confecció d’una Guia de Digitalització certificada .......................................................................................................14
Preparació del document de Política de Gestió de Documents de la Universitat ........................................................14
Confecció dels expedients en els procediments. Descripció i difusió dels documents...............................................14
Conservació i eliminació dels documents ....................................................................................................................14
Gestió dels documents essencials i confidencials .......................................................................................................16
La recuperació dels documents produïts per les activitats de la comunitat universitària ............................................16
Gestió dels dipòsits d’arxiu ..........................................................................................................................................18
1.4.ElServeicomacoordinadordelnouaplicatiuERES-UdL,deregistred’entradaisortidadedocuments.................18
2. RECURSOSHUMANS........................................................................................................................................................19
3. INFRAESTRUCTURESIEQUIPAMENTS............................................................................................................................20
Instal·lacions..........................................................................................................................................................................20
Humitatitemperaturaeneldipòsitdel’arxiu.......................................................................................................................20
Equipaments.......................................................................................................................................................................... xx
4. PLADEPREVENCIÓ............................................................................................................................................................23
PladeprevencióiPrevencióderiscoslaborals....................................................................................................................23
5. PLADEDIFUSIÓ2012.........................................................................................................................................................25
Aportacionsalacomunitatuniversitària...............................................................................................................................25
Aportacionsalacomunitatprofessionalicientífica..............................................................................................................25
Divulgació..............................................................................................................................................................................25
MEMÒRIA D’ACTIVITATS 2012
4
SERVEI D’ARXIU I GESTIÓ DE DOCUMENTS
5
0.PRESENTACIÓ
La Llei d’accés electrònic dels ciutadans als serveis públics i els reials decrets que regulen l’esquema
d’interoperabilitat i l’esquema de seguretat han suposat una important novetat a l’incorporar una exhaustiva
regulacióenrelacióalagestiódedocumentsil’úsdelsmitjanselectrònics.Ambunreconeixementafavordel
ciutadàdeldretaelegirelcanaldelesseuesrelacionsamblaUniversitati,pertantdelcaràctervoluntari,del’ús
delsmitjanselectrònics,amésdelesmesuresdesimplificació,quetenenmoltaveureamblagestiódocumental.
ElServeid’Arxiu iGestiódeDocumentsamblapublicaciód’aquestamemòriarecull lesactuacionsdel2012i
d’acordambaquestaorientaciós’insereixeneldesenvolupamentdel’administracióelectrònicaonlagestiódels
documentsiarxiuestàimbricadaamblagestióadministrativahabitual.Aquestanys’hadesenvolupatelmodel
degestiódocumentaldelaUniversitatperendegarl’aplicaciódelgestordocumental,s’hatreballatenelmarcde
l’Associaciód’UniversitatsPúbliquesCatalanesperlapublicaciód’uncontractedeconsultoriaperalaconfecció
d’unaGuiadeDigitalitzaciócertificadaperalesuniversitatspúbliquescatalanesis’haaprovatperalaUdLel
reglamentdedigitalitzacióilaGuiadeDigitalitzaciócertificada,aixícoml’actualitzaciódelquadredeclassificació
delsdocumentsilapreparaciódeldocumentdePolíticadeGestiódeDocumentsdelaUniversitat.
Tambéemfasitzarl’esforçencaminatadonarunsuportactiual’administraciódelaUniversitat,imoltespecialment
acoordinarlesaccionsamblesunitatsadministrativesentantquesónelementsimportantsenlaimplantaciód’un
projectecorporatiudegestiódocumentaliarxiuiquehaenfocatlaseuametodologiadetreballensintoniaambel
desplegamentdel’administracióelectrònica.Amésdónaaconèixerelnivelld’assolimentdelsobjectiusplantejats
ieldesenvolupamentdel’organitzaciópelquefaaltractamentdescriptiuiaccessibilitatdelpatrimonidocumental
delaUniversitat,lagestióadequadadelsdocumentsensuportpaperipautesperalsdesuportelectrònici la
revisiódelanovaversióperal’aplicacióderegistred’entradaisortidadedocuments,iadaptarlatecnologiaa
lesnovesnecessitats.
Una visió panoràmica del que vol ser aquestamemòria evidencia un seguit de realitats: En primer terme, el
canvicontinuenl’estratègiadefuncionamentdavantlasituaciódecrisiqueestrobaelnostrepaís,alaqualla
Universitats’hahagutd’ajustaripertant,elServeid’ArxiuiGestiódeDocumentstambéhohahagutdefer.En
segonterme,elsobjectiusqueesvanhaverdedefinirpreveientaquestdecreixement,iesvanplantejardemanera
realistaperpoderajustarlarealitatalafeinaqueespoguésdesenvoluparidonarelmàximresultatpossible.En
tercerterme,lesdificultatsqueenrecursoshumanshahagutdepatirelServeipermantenirelsistemadegestió
dedocumentsiarxiudelaUniversitatenaquestsmesos.
PepitaRaventósTècnicad’arxiu
Serveid’ArxiuiGestiódeDocumentsAbril2013
MEMÒRIA D’ACTIVITATS 2012
6
SERVEI D’ARXIU I GESTIÓ DE DOCUMENTS
7
1.ÀMBITSD’ACTUACIÓ
1.1.ElServeicomacoordinador idinamitzadordelsistemadegestiódedocumentsiarxiudelaUniversitat
LaUniversitatgenerairepdocumentaciódiversaeneldesenvolupamentdelesactivitatsquelisón
pròpies.Aquestadocumentació,constitueixlabasedelseusistemadegestiódedocumentsiarxiu.
LaLlei10/2001,de13dejuliol,d’arxiusidocuments,preveuqueelsarxiusdelesuniversitatscatalanes,
independentmentdelasevatitularitat,estanintegratsenelSistemad’ArxiusdeCatalunya.Defet,el
SistemaUniversitarideCatalunya1,ésconformatper totes lesuniversitatsestablertesaCatalunya,
públiquesiprivades.
D’aquestaformaesreconeixelpaperquejuguemlesuniversitatsenlacreació,transmissióidifusióde
laculturaidelsconeixementscientífics,humanístics,tècnicsiprofessionals;elfomentdelpensament
críticidelaculturadelallibertat,lasolidaritat,laigualtatielpluralisme;l’enriquimentdelpatrimoni
intel·lectual,culturalicientíficdeCatalunya,ilaincorporaciódelallenguacatalanaatotselsàmbits
delconeixement.
Elpatrimoni o fons documental de les universitats,éselconjuntdelsdocumentsgeneratsorebutspels
òrgansdegovernirepresentacióiperlesdiferentsunitatscreadesoquepodencrear-seperafacilitar
lesfuncionsquelaUniversitattéencomanades.Peròtambéladocumentaciógeneradaenqualsevol
tipusdesuportperlespersonesfísiquesalserveidelaUniversitatenl’exercicidelessevesfuncions
docents,d’investigacióiadministratives.
Pertantéselconjuntdelsdocumentscitats,acumulatsdurantl’exercicidelesfuncionsiactivitatsper
lesdiferentspersonesiòrgansquecomposenlacomunitatuniversitària,siguiquinasiguilafaseon
estrobinelsdocumentsilasevaubicació,queconformariaelpatrimonidocumentaldelauniversitat.
Lacreacióigestiódedocumentséspartintegraldelesactivitats,processosisistemesdel’organització.
La gestió documental fa possible l’eficiència i el rendiment de comptes, la gestió dels riscos i la
continuïtatdelnegoci.Amésdepermetrecapitalitzarelvalordelsrecursosd’informacióconvertint-
losenactius,contribuintalapreservaciódelamemòriacol·lectiva,enrespostaalsdesafiamentsde
l’entornglobalidigital.
ElServeid’ArxiuiGestiódeDocumentsdelaUniversitatdeLleidacomaunitatresponsabledestinada
aorganitzar,tutelar,gestionar,descriure,conservaridifondreelpatrimonidocumentalgeneratperla
Universitatenelcursdelaseuaactivitat,—éslaunitatqueperatotalaUniversitatcoordinaaquests
reptesdesatisferlesnecessitatsd’informacióidocumentacióperaunaméseficaçieficientgestió
administrativa;perpoder justificarelsdrets ideuresde laUniversitatdesdelpuntdevista jurídic i
financer,ifacilitarlainformacióidocumentaciónecessàriesperalarecercailainvestigació—.
1. Es regula la nostra participació en el Sistema d’Arxius de Catalunya en el Decret 190/2009, de 9 de desembre, dels requisits dels arxius del Sistema d’Arxius de Catalunya, del procediment d’integració i del Registre d’Arxius de Catalunya (DOGC 11.12.2009). Aquests requisits són relatius al sistema de gestió de la documentació, d’instal·lacions i equipaments, ambientals, de seguretat, de funcionament i de personal. En el moment de redacció d’aquesta memòria tenim mancances de personal i d’instal·lacions.
MEMÒRIA D’ACTIVITATS 2012
8
La missió de la Universitat de Lleida quant a la gestió de documents
La Universitat s’ocupa de la gestió dels seus documents, i identifica aquells que tenen un valor
continuperalaUniversitat,perquèaportenevidènciaiinformacióicontribueixenalconeixementde
laUniversitatsobrelesseuespròpiesactivitats,passadesipresents.Tambéproveeixl’especialització
ielserveiperferpossiblelagestiódelpatrimonidocumentaldelaUniversitatd’importànciaperala
comunitatuniversitàriailasocietatengeneraldemaneraqueelfaciútilisiguidefàcilaccés.
1.2.Gestióidesenvolupamentoperatiudelsistemadegestiódedocumentsiarxiu.Gestiódelcicledevida
Destaquemquedurantl’any2012s’hanrevisatiactualitzatlesàreesd’efectivitatiàreesd’avaluació
delServeid’ArxiuiGestiódeDocumentsperalperíode2012-2015,necessàriesperavançarenel
sistemadegestiódedocumentsiarxiudelaUdL,amésdedonarcomplimentalsobjectiusfixatsper
aquestanyid’acordamblesàreesfinsaleshoresvigents.Aquestsobjectiuss’hanadaptatalarealitat
actualdel’organització,delsrecursoshumansidelsrecursoseconòmicsdisponibles.
La implantaciódel sistemadegestiódedocuments i arxiudinsde laUniversitat, l’aplicacióde la
classificaciódelsdocuments,l’aplicaciódelcalendarideconservació,lestransferènciesdelsdocuments
quelesunitatshand’anarcomplintpergarantirlaconservaciódelpatrimonidocumental,enlaconsulta
ipréstecdelsdocumentsquejaestancustodiatsenelsistema,l’eliminaciódelsdocumentsqueper
aplicaciódelcalendarideconservacióespotfer,l’accésiseguretatd’aquestsdocumentsiladifusió
imprescindibledelsistemasónlesàreesd’efectivitatqueesconcretenperalnouperíode2012–2015.
Lesàreesd’avaluacióperaquestperíodeques’hainiciatambel2012iqueestanvinculadesambles
àreesd’efectivitatdelServeid’ArxiuiGestiódeDocuments,sónlessegüents:
1.Implantaciódelsistemadegestiódedocumentsiarxiud’acordambelnoumodeld’informació
1.1 Númerodedocumentsinventariatsenmetreslineals
1.2 Númerodedocumentsinventariatsenbytes
1.3 Númerod’expedients/agregacionsinventariatsenmetreslineals
1.4 Númerod’expedients/agregacionsinventariatsenbytes
1.5 Númerodedocumentsclassificatsidescritsenmetreslineals
1.6 Númerodedocumentsclassificatsidescritsenbytes
1.7 Númerod’expedients/agregacionsclassificatsidescritsenmetreslineals
1.8 Númerod’expedients/agregacionsclassificatsidescritsenbytes
1.9 Metreslinealsinstal·latsinventariats
1.10 Metreslinealsinstal·latsclassificatsidescrits
1.11 Númerodebytescapturatsd’inventari
1.12 Númerodebytescapturatsclassificatsidescrits
1.13 Númerod’expedients/agregacionsdescrits
1.14 Númerodecaixesinstal·lades
1.15 Númerodedocumentsdegranformat
1.16 Númerod’expedientsdescritsensuportdiferentdelpaper
1.17 Númerodedocumentssignatselectrònicament
SERVEI D’ARXIU I GESTIÓ DE DOCUMENTS
9
1.18 Númerod’unitatsqueelsdocumentsestandescritsiapliquenelsistemadegestió
documentalenrelacióambeltotald’unitats
1.19 Númerod’unitatsqueelsdocumentsnoestandescrits
1.20 Pressupostanual
1.21 Dinersobtingutsambsubvencions
1.22 Totalpressupostperimplantarelsistema
Conservació a llarg termini
1.23 Númerod’ingressosaeArxiu
1.24 NúmerodedocumentsingressatsaeArxiu
1.25 NúmerodedocumentsingressatsaeArxiuisignatselectrònicament
1.26 Númerod’expedients/agregacionsingressatsaeArxiu
1.27 Númerod’expedients/agregacionsingressatsaeArxiuisignatselectrònicament
2.Aplicaciódelaclassificaciódelsdocuments
2.1 Númerod’unitatsqueestanaplicantelquadredeclassificacióenrelacióaltotal
d’unitats
2.2 Númerodeprocedimentsanalitzatsenlesunitatsiserveisperaplicarelscriteris
declassificacióielsdeméselementsdelsistemadegestiódocumentalenrelacióal
totaldesèriesdocumentalsdelaunitatoservei
3.Avaluacióidisposició:calendarideconservació
3.1 Númerod’acordspresosperlaComissiód’ArxiuiGestiódeDocuments
3.2 Númerodetaulesd’avaluaciódocumentalaplicades(TAD)
3.3 NúmerodepropostespresentadesalaComissióNacionald’Accés,AvaluacióiTria
DocumentaldeCatalunya(CNAATD)
3.4 Númerodepropostesacceptades
3.5 Númerod’unitatsoserveisqueapliquenelcalendarideconservaciórespectedel
totald’unitatsiserveis
3.6 Númerodesèriesques’haeliminatdocumentació
3.7 Númerodecaixeseliminades
3.8 Númerodebyteseliminats
3.9 Númerodecaixeseliminadesquecontenendadespersonals
4.Transferències
4.1 Númeroiincrementd’unitatsquetransfereixendocumentaciórespectedeltotal
4.2 Númerod’unitatsquetransfereixendocumentacióaplicantlesTAD
4.3 Númerodecaixestransferides
4.4 Númerodebytestransferits
4.5 Númerodedocumentstransferits
4.6 Númerod’expedients/agregacionstransferits
4.7 Númerodetransferènciesfetescorrectament
MEMÒRIA D’ACTIVITATS 2012
10
5.Consultaipréstec
5.1 Númerodeconsultes
5.1.1. Númerodeconsultesinternes
5.1.2. Númerodeconsultesexternes
5.2 Númerodeconsultesespecialitzades.
5.3 Númerodeconsultesquelainformaciónos’halocalitzat.
5.4 Númerodepréstecs
6.Seguretatiaccés
6.1 Númerodeconsultessobreaccés
6.2 Númerodeconsultessobreaccésques’hanresolalaUniversitatpositivament
6.3 Númerodeconsultessobreaccésques’hanelevatalaCNAATDCpendentsde
resolucióoresoltes
7.Difusió
7.1 Númerod’activitatsdedifusió
7.2 Incrementdelainformacióquehihaenlaintranetoenelwebsobreelsistemade
gestiódocumental
7.3 Tipusd’activitatspergarantirladifusiódelServei
7.4 PublicacionsinotíciessobreelfonsquecustodiaelServeiolafeinaque
desenvolupaelServei
8.Seguimentdelaimplantaciódelsistemadegestiódedocumentsiarxiu
8.1 Númerod’unitatsquenoapliquenelsistemadegestiódocumentalenrelacióambel
totald’unitats
8.2 Númerodedocumentsques’hanincomplertlesevidèncieselectròniques
8.3 Númerod’expedients/agregacionsques’hanincomplertlesevidèncieselectròniques
8.4 Númerod’incomplimentsd’evidèncieselectròniquesproduïtsperunagent(persona,
dispositiuiòrgan)
8.5 Númerod’unitatsquenoestanaplicantelquadredeclassificacióenrelacióaltotal
d’unitats
8.6 Númerod’errorsdeclassificaciódetectatspelsistemainformàticenl’entradade
documents,expedientsiagregacions
8.7 Númerod’unitatsoserveisquenoapliquenelcalendarideconservaciórespectedel
totald’unitatsiserveis
8.8 Númerodetransferènciesfetesincorrectament
8.9 Númerodetransferènciesperunitatfetesincorrectament
8.10 Númerodeconsultesd’unitatsiserveisquenos’haseguitcorrectamentelprocediment
8.11 Númerodepréstecsperunitatsiserveisquenos’haseguitelprocedimentcorrectament
8.12 NúmerodeconsultessobreaccésdelaUniversitatresoltesnegativament
8.13 Númerod’incidènciesdetectadesenrelacióal’incomplimentdeldocumentde
seguretatdeprotecciódedadespersonalsdelaUniversitat
SERVEI D’ARXIU I GESTIÓ DE DOCUMENTS
11
Elsresultatsobtingutsperaquestany2012:
Àrees d’efectivitat i àrees d’avaluació 2006 % 2007 % 2008 % 2009 % 2010 % 2011 % 2012 % TOTAL %
1. Implantació del sistema de gestió de documents i arxiu d’acord amb el nou model d’informació
1.1. Núm. de documents inventariats en metres lineals
1.2. Núm. de documents inventariats en bytes
1.3. Núm. d’expedients/agregacions inventariats en metres lineals 254 9,479 478,5 17,858 299,8 11,189 658,8 24,587 51 1,903 61,4 2,291 111,2 4,150 1914,7 71,457
1.4. Núm. d’expedients/agregacions inventariats en bytes
1.5. Núm. de documents classificats i descrits en metres lineals
1.6. Núm. de documents classificats i descrits en bytes
1.7. Núm. d’expedients/agregacions classificats i descrits en metres lineals 127,79 4,769 23,66 0,883 67,2 2,508 36,2 1,351 37,18 1,388 16,61 0,620 13,27 0,495 321,91 12,014
1.8. Núm. d’expedients/agregacions classificats i descrits en bytes
1.9. Metres lineals instal·lats inventariats
1.10.Metres lineals instal·lats classificats i descrits 127,79 2,825 23,66 0,523 67,2 1,485 36,2 0,800 37,18 0,822 16,61 0,367 13,27 0,293 321,91 12,014
1.11. Número de bytes capturats d’inventari
1.12. Número de bytes capturats classificats i descrits
1.13. Número d’expedients/agregacions descrits 1667 1140 4927 11.025 10.950 4158 3324 37191
1.14. Número de caixes instal·lades 983 182 517 284 286 216 267 2735 60,455
1.15. Núm. de documents de gran format
1.16. Número d’expedients descrits en suport diferent del paper 0 0 9 0,2 97 2,14 4 0,09 110 4,1
1.17. Núm. de documents signats electrònicament
1.18. Número d’unitats que els documents estan descrits i apliquen el sistema de gestió documental en relació amb el total d’unitats 1 1,031 1 1,031 4 4,124 6 6,186 18 16,514 24 22,018 27 24,771
1.19. Número d’unitats que els documents no estan descrits
1.20. Pressupost anual 18.400 60.920 47.370 47.244 52.270 38.583 22.000
1.21. Diners obtinguts amb subvencions 1.189 6.000 10.821 7.500 14.772,30
1.22. Total pressupost per implantar el sistema 18.400 62.109 53.370 58.065 59.770 53.355 22.000
2. Aplicació de la classificació dels documents
2.1. Número d’unitats que estan aplicant el quadre de classificació en relació al total d’unitats anualment 1 1,031 1 1,031 4 4,124 6 6,186 28 25,688 48 44,037 56 51,376
3. Aplicació del calendari de conservació
3.1. Número d’acords presos per la Comissió d’Arxiu i Gestió de Documents 10 5 4 10 5 0 6 40
3.2. Número de TAD aplicades (111 TAD aplicables) 14 12,613 3 2,703 5 4,505 33 29,730 11 9,910 11 9,910 16 14,414 93
3.3. Número de propostes presentades a la CNAATD 0 0 6 3 0 0 0 9
3.4. Número de propostes acceptades 0 0
3.5. Número d’unitats o serveis que apliquen el calendari de conserva-ció respecte del total d’unitats i serveis 15 15,464 12 12,371 12 12,371 22 22,680 19 17,431 33 30,275 31 28,440
3.6. Número de sèries que s’ha eliminat documentació 4 5 7 14 14 14 16 74
3.7. Número de caixes eliminades 1337 973 169 569 247 465 369 4129
3.8. Número de bytes eliminats
3.9. Número de caixes eliminades que contenen dades personals 1337 973 169 569 247 465 3760
4. Transferències4.1. Número d’unitats que han transferit documentació respecte del total** 15 15,464 12 12,371 14 14,433 20 20,619 33 30,275 46 42,202 34 31,193
4.2. Número d’unitats que han transferit documentació aplicant les TAD 15 15,464 12 12,371 14 14,433 20 20,619 33 30,275 46 42,202 34 31,193
4.3. Número de caixes transferides 3134 4429 778 1934 474 820 240 11809
4.7. Número de transferències fetes correctament 37 51 34 62 51 91 76 402
5. Consulta i préstec5.1. Número de consultes 37 37 51 14 93 42 154 171 158 167 831
5.1.1. Número de consultes internes 158 133 163
5.1.2. Número de consultes externes 13 8 4
5.2. Número de consultes especialitzades 154 171 141 167
5.3. Número de consultes que la informació no s’ha localitzat _ 1 2 _ _ 1 _
5.4. Número de consultes que no s’ha seguit correctament el procediment _ _ _ _ _ _ _
5.5. Número de préstecs _ _ 2 2 13 34 6 57
7. Difusió7.1. Número d’activitats de difusió 11 7 7 25
8. Seguiment de la implantació del sistema de gestió de documents i arxiu8.1. Número d’unitats que no apliquen el sistema de gestió documen-tal en relació amb el total d’unitats 96 88,073 96 88,073 93 85,321 91 83,486 81 74,312 61 55,963 61 55,963
8.4. Número d’unitats que no estan aplicant el quadre de classificació en relació al total d’unitats 96 88,073 96 88,073 93 85,321 91 83,486 81 74,312 61 55,963 61 55,963
*De l’àrea d’efectivitat 1, els camps en blanc resten a l’espera d’endegar el gestor documental.**Sobre 97 unitats que van ser les auditades. Des del 2010 es comptabilitzen sobre 109Mida caixa d’arxiu: 38x13x26Total metres lineals auditats: 2679,5Núm. de caixes totals al compacte, dipòsit Ed. del Rectorat: 4524Són 588,12 metres lineals aprox.
MEMÒRIA D’ACTIVITATS 2012
12
1.3Objectiusperal2012
1.1 Manteniren1,9%elsmetreslinealsinventariatsrespectedeltotald’auditats.1.2 DECREIXEMENTenelsmetreslinealsclassificatsidescritsdeltotald’auditats.1.3 DECREIXEMENTdelsmetreslinealsinstal·lats.1.4 DECREIXEMENTdelnúmerod’expedientsdescrits.1.5 Incrementarfinsaun0’5%elnúmerod’unitatsqueestàdescritaladocumentaciói apliquenelsistemarespectealtotald’unitats.1.6 Gestionarel100%delpressupostassignat,comamínim,almesdenovembre.1.7 DECREIXEMENTenelsacordspresosperlaComissiód’ArxiuiGestiódeDocuments.1.8 Incrementfinsa5TADaplicables.1.9 DECREIXEMENTenelnúmerodepropostespresentadesalaCNAATD.1.10 Mantenirelnúmerod’unitatsquetransfereixendocumentaciórespectealtotalial’any 2011.1.11 Mantenirelnúmerodecaixeseliminadesrespecteal’anyanterior.1.12 Mantenirelnúmerod’unitatsoserveisqueeliminendocumentaciórespectedeltotal d’unitats.1.13 Mantenimentdelnúmerodesèriesques’haeliminatdocumentació.1.14 Mantenirelpladedifusió.
1.1Manteniren1,9%elsmetreslinealsinventariatsrespectedeltotald’auditats.
Aquest objectiu s’ha assolit, ja que s’ha arribat al 4,15% els metres lineals inventariats
respectedeltotald’auditats.
1.2DECREIXEMENTenelsmetreslinealsclassificatsidescritsdeltotald’auditats.
Aquestobjectius’haassolit, jaqueesvapreveureundecreixementenelsmetres lineals
classificatsidescrits.Nos’hapogutmantenirelpercentatgedel2010i2011,donadesles
circumstànciesdelServeiiretalladaenrecursoshumansprincipalmentiensubvencionsque
donavensuportaaquestobjectiu.
1.3DECREIXEMENTdelsmetreslinealsinstal·lats.
Objectiuassolit.Aquestanys’haassolitun0,29%demetreslinealsinstal·latsrespectedel
totalpossible.
1.4DECREIXEMENTdelnúmerod’expedientsdescrits.
Aquestobjectiutambés’haassolit.Estàclaramentrelacionatambelsdosobjectiusanteriors.
S’handescritun totalde3324expedients.Eldescensésdel20,05%respectealnúmero
d’expedientsdescritsal2011.
1.5Incrementarfinsaun0’5%elnúmerod’unitatsqueestàdescrita ladocumentació iapliquenelsistemarespectealtotald’unitats.
Objectiu assolit, ja que s’ha arribat a incrementar el 0,5% el número d’unitats que està
descritaladocumentacióiapliquenelsistema.Deles40unitatsquesegueixenelsistema,7
sónnovesrespecteal’anyanterior.
1.6Gestionarel100%delpressupostassignat,comamínim,almesdenovembre
Aquestobjectius’hapogutassolir.DesdelServeiesgestionaelprojected’Imatgeamésdel
projectegeneral.
1.7DECREIXEMENTenelsacordspresosperlaComissiód’ArxiuiGestiódeDocuments.LaComissiós’hareunitdoscopsdurantl’any2012,ambuntotalde6acordspresos.
SERVEI D’ARXIU I GESTIÓ DE DOCUMENTS
13
1.8Incrementfinsa5TADaplicables.
S’hapogutassolirelsobjectius.S’hanassolit16TADaplicadesaquestany2012.
1.9DECREIXEMENTenelnúmerodepropostespresentadesalaCNAATD.
No s’han presentat noves propostes a laCNAATD.S’ha revisat les propostes treballades
ambelGrupdetreballdegestiódocumentaliarxiudel’AssociacióCatalanad’Universitats
Públiques(ACUP).
1.10Mantenirelnúmerod’unitatsquetransfereixendocumentaciórespectealtotalil’any2011.
Objectiuassolit.S’hamantingutelnombred’unitatsquetransfereixendocumentaciórespecte
altotal.Suposaun24,77%davantel22,01%del2011.Denotal’avençenlaimplantaciódel
sistemaentrelesunitatsiserveisdelaUdL.
1.11Mantenirelnúmerodecaixeseliminadesrespecteal’anyanterior.
Objectiunoassolit,jaqueelnúmerodecaixeseliminadesnos’hapogutmantenir.Aquestany
2012s’haneliminat369caixes.Són95caixesmenysquel’any2011.
1.12Mantenirelnúmerod’unitatsoserveisqueeliminendocumentaciórespectedeltotald’unitats.
Objectiu no assolit. S’ha arribat a 31 unitats que eliminen documentació d’acord amb el
procedimentestablert.2menysquel’any2011.
1.13Mantenimentdelnúmerodesèriesques’haeliminatdocumentació.
Aquestobjectius’hapogutassolir.S’haaugmentatendossèriesons’hapogutaplicarlaTAD
corresponentisegonselcalendarideconservació.
1.14Mantenirelpladedifusió.
Objectiu assolit. S’ha mantingut el pla de difusió previst, encara que bàsicament amb
lesactivitatsdeparticipacióenelComitèExecutiude laConferènciadelsArxiversde les
UniversitatsEspanyoles.Ilacol·laboracióambelSC1GestiódeDocumentsd’AENOR.
Enconclusió,dirques’hanassolitel85,71%delsobjectiusprevistos.Malgrataquestassolimentdels
objectius,latendènciaésclaramentaldecreixementrespecteaanysanteriors,alcomptarambmenys
recursosper la implantaciódelssistemadegestiódedocuments iarxiu.Destacarperò, la inversió
enelgestordocumentalqueestàfent laUdL iquehad’ajudaramillorarelsresultatsde lesàrees
d’efectivitat.
Gestordocumental.DefiniciódelmodeldegestiódocumentaldelaUniversitat
Dinsdel contractede serveisd’un sistemadegestiódocumental per laUniversitat de Lleida s’ha
treballatelmodeldegestiódocumental.Recullelscomponentsdelagestiódedocumentselectrònics
queestableixenlascondicionsnecessàriespergarantireltractamentadequatdeladocumentacióen
cadascundelsàmbitsd’actuaciódel’organització.Espalesenelsavantatgesdedisposard’unmodel
degestiódedocuments, i se’ndescriuel cicledevida i els seuscomponentsmés rellevantsque
constitueixenelgruixdeldocument:elmodeld’informació(elmodeldemetadades,amblesentitats
queenformenparti lesrelacionsqueinteraccionen), lacapturadelsdocumentsalsistemaielseu
registre,laclassificaciódelsdocumentsielcatàlegdetipologiesdocumentals,l’avaluació,disposició
icalendarideconservació, laclassificaciódeseguretat iaccés, l’emmagatzematge, laconservació
allargterminiilasignaturaelectrònica,ladigitalitzaciócertificadaiimpressiósegura,lesevidències
electròniquesilatraçabilitat,iuncompendidelalegislacióilesnormesmésrellevants.
MEMÒRIA D’ACTIVITATS 2012
14
Confecciód’unaGuiadeDigitalitzaciócertificada
AquesttreballésresultatdelprojectelideratperlaUdLdinsdel’AssociacióCatalanad’Universitats
Públiques(ACUP)ifruitdelcontracteambl’InstitutNacionaldeTecnologiesdelaInformació(INTECO),
perlaconfecciód’unaGuiadeDigitalitzacióCertificadadeDocumentsperalesuniversitatspúbliques
catalanes.AquestaGuiaconstadelsdocumentsespecíficssegüents:Propostadenorma,Políticade
signatura,Guiatecnològica,Propostadehardwareisoftware,Documentd’integracióambelGestor
Documental, i Model d’instruccions a donar a un proveïdor extern. El resultat final és l’aprovació
pera laUdLdel reglamentdedigitalització i laGuiadeDigitalitzaciócertificada, percompliramb
l’objectiud’avançarenl’AdministracióElectrònicacreantunesbasessòlidesdetreballenelprocés
dedigitalitzacióquepermetinalaUniversitatdonarcoberturaalagestiódocumentalelectrònicadela
Universitatperalageneraciódecòpieselectròniquesautèntiquesdedocumentsenpaper.
PreparaciódeldocumentdePolíticadeGestiódeDocumentsdelaUniversitat
LaComissió d’Arxiu i Gestió deDocuments va tractar en la reunió del desembre com orientar la
Política deGestió de Documents de la Universitat, i proporcionar unmarc per assegurar que els
documentsgeneratsen lesseuesactivitats siguincreats imantingutsdemaneracontroladaamb
l’objectiud’assegurar,d’aquestamanera,lacreacióilagestiódedocumentsautèntics,fiables,íntegres
iutilitzablescapaçosdeprestarsuportalesfuncionsilesactivitatsdelaUniversitatduranteltemps
quesiguinecessari, així com laseuapreservacióper taldegarantir laconservacióde lamemòria
corporativaiferpossiblelarecercacientífica.Aquestdocuments’haaprovatel2013.
Confecciódelsexpedientsenelsprocediments.Descripcióidifusiódelsdocuments
Elseguimentdelsdocumentsduranttotelcicledevida,laformaciódelsexpedientsielseucontrol
arxivístic,ésundelsaspectesqueméss’hatreballatiesnecessaricontinuartreballant.Fonamentalment
perquèenladefiniciódelmodeldegestiódocumentaleltractamentdelsdocumentssiguielcorrecte,
siguiquinsiguielseusuport.
S’haactualitzatelquadredeclassificaciódelsdocumentsis’haincorporatlesdefinicionsdelquadre.
EnaquestàmbitcomentarlafeinaqueesvaseguintdesenvolupantambelManuald’ImatgeInstitucional
peralanormalitzaciódelsdocumentsenl’àmbitdelagestiódelsdocumentsimilloradelaimatge
corporativadelaUniversitatil’acceptacióquetéentreelsusuaris2.
És també imprescindible la descripció dels documents ambuna doble finalitat: tant per a la seva
recuperació iúsen les fasesactiva isemiactivaperpartdelsusuarisde lacomunitatuniversitària,
comperlasevadisposiciócapalainvestigacióperunusuariquecadavegadamésensdemanales
comoditatsdelaconsultaadistànciamitjançantsistemesdedescripcióestandaritzatsienxarxa.
Conservacióieliminaciódelsdocuments
Elcalendarideconservació recull lesnormesdeconservacióenquès’identifiquen lesnecessitats
delsusuaris,s’analitzenelsdocumentsielsexpedientsadministratiusperdeterminarelsseusvalors,
s’identifiqueniprotegeixenelsdocumentsessencialsidevalorhistòricdelaUniversitat,esredueix
elvolumdocumentalamb l’eliminaciódedocuments inútils iesmillora l’estatdeconservaciódels
documents,ambunaconsegüentreducciódecostos.
2. ACCIONS DUTES A TERME durant l’any 2012 i últim trimestre del 2011: s’han realitzat 811 arxius de nova confecció amb logotip i papereria de noves marques pels grups de recerca i centres de recerca, així com modificacions en papereria com per ex. número de fax, actualització del nom d’unitats, etc 240 consultes durant el 2012Despesa de la UdL per a l’actualització del Manual per al any 2012, dins del projecte Imatge del pressupost de la UdL: 2000 euros.Despesa de la UdL resultat del contracte d’homologació d’impremta a l’any 2012: 21.197 euros (la previsió era una despesa de 200.000 euros al treure el concurs del contracte d’homologació al 2007).
SERVEI D’ARXIU I GESTIÓ DE DOCUMENTS
15
Transferència de documents
MEMÒRIA D’ACTIVITATS 2012
16
Lesnormesdeconservaciódeterminenelperíode iel llocdeconservaciódelsdocumentsdesde
laseuacreaciófinsa l’eliminació, ipreveuen l’accessibilitat i ladisposiciófinaldetotes lessèries i
tipologiesdocumentalsquegeneralaUdL.
ElcalendarideconservaciódelaUdLreculltoteslestaulesd’avaluaciódocumentalquelisónd’aplicació
aprovadesper laComissiód’Accés,Avaluació iTriaDocumentaldeCatalunya,quedeterminenels
terminisdeconservacióieliminaciódelsexpedientsidocumentspúblics.Iques’hatreballatperla
seuaincorporacióalsistemadegestiódocumentalques’esperaendegarel2013.Pernormageneral,
pereliminardocumentsenqualsevolsuport,s’handeseguirelscriterisprevistosenelcalendaride
conservacióitrametre’lsalServeid’ArxiuiGestiódeDocumentsperalaseuaeliminació.LaComissió
d’ArxiuiGestiódeDocumentsdelaUdL,és,l’encarregadad’establir,sotacriterisadministratius,jurídics
ihistòrics,elsperíodesdeconservaciódelsdocumentsalllargdelseucicledevidaideterminar-ne
l’accessibilitat.Amés,normalitzaelprocedimentdeconservacióieliminaciódedocuments,ivetllaper
laseuacorrectaaplicació,d’acordamblespropostesaprovadesperlaComissiód’Accés,Avaluaciói
TriaDocumentaldeCatalunya.
Aquestanysón31lesunitatsquehanseguitelprocedimentperaplicarlesnormesdeconservacióa
aquellsdocuments,qued’acordambaquestesnormesespodeneliminari15lesunitatsqued’acord
ambaquestesnormesespodenconservar.
Gestiódelsdocumentsessencialsiconfidencials
Amblamecanitzaciódelagestiós’hageneratunacreixentsensibilitzaciócapalcontroldel’accésals
documentsconsideratsconfidencialsperl’organitzacióiperunaltrapartunaproteccióespecialpels
documentsessencialsde launiversitat.La identificaciód’aquesttipusdedocuments,aixícomuna
gestióeficaçdelesmesuresdeproteccióespecialsnecessàries,esfaimprescindibleiéselquees
duuatermeperassegurarperunabandaelsseucontroliperaltralasevaconservacióirecuperacióen
casd’unacatàstrofedequalsevoltipus.Finsal’actualitats’estàfentlafeinad’identificaciód’aquests
documentsiperlafuturaintegracióaeArxiu,plataformad’arxiuallargterminidedocumentselectrònics
alCESCA,d’acordambelconvenisignatel12denovembrede2012.
Un aspecte derivat també de lamecanització de la gestió i vinculat a la condició d’originals dels
documentsessencialsiconfidencials,elsarxiusdelesuniversitats,enlamesuraenquèassumeixin
les funcionsde fedatarisdedocumentsque tenen les secretariesgeneralsd’ondepenen i amb la
implantació de l’administració electrònica, els sistemes que asseguren l’autenticació i validació
d’aquests documents originals (la certificació, segellat, compulsa dels documents originals) s’han
tinguten laconfecciódel reglamentdedigitalitzacióde laUniversitatamb lesunitats iserveisque
tenenautoritzacióperautenticardocumentsensuportpaper,delesqualselServeid’ArxiuiGesitóde
Documentsenfaunseguiment.
Larecuperaciódelsdocumentsproduïtsperlesactivitatsdelacomunitatuniversitària
Un sistema de gestió de documents i arxius a la Universitat està incomplet si no es planteja la
recuperació de la documentació generada per les activitats que els membres de la comunitat
universitàriadesenvolupemiquemoltesvegadesnopodenvincular-seacapdelesfuncionsquela
universitat téencomanades(nia ladocència,nia la investigació,nia l’estudi).Notenirencompte
aquestsdocuments(comperexempleelsdelesassociacions)quesegenerencondicionariaelllegat
documentalcapaunainterpretacióadministrativaooficialdelauniversitat,obviantl’aspectesociali
cultural.S’hanfetcontactesperconscienciard’aquestarealitatienriquirelpatrimonidelaUniversitat
ambelConselldel’Estudiantatquevaconcretar-seenunasessiódeformacióal’octubrede2012.
PerprimercopelConselldel’EstudiantatdelaFacultatdeLletreshatransferitelsdocumentsdelseu
arxiudegestióis’hafetl’inventaricomaprimerpasdelaseuadescripcióiexplotaciódelainformació
ilaseuaconservació.
SERVEI D’ARXIU I GESTIÓ DE DOCUMENTS
17
Eliminació de documents
Total d’unitats que apliquen el calendari d’eliminació segons el procediment
Evolució dels prèstecs
31
33
19
22
12
12
152006
2007
2008
2009
2010
1
2
3
4
5
6
7
0 02 2
13
34
6
2011
2012
MEMÒRIA D’ACTIVITATS 2012
18
Evolució de les consultes
Gestiódelsdipòsitsd’arxiu
La gestió de documents no pot obviar la gestió dels espais destinats a arxiu, per als documents
en suport paper, audiovisual, fotogràfic, so, etc. Això que sembla una evidència no és tant fàcil
quans’intentaaplicarunsistemaquecomprenguitoteslesfasesdeldocumentinodisposadeles
instal·lacionsadequades.Malgrats’haanatgestionantidefinintlagestiódelesoperacionsfísiques
d’arxiudelsdocumentsenlesunitatsieneldipòsitpelquefaaladocumentaciódurantlesfasesactiva
isemiactivaiperlafaseinactivaassociatalrepertorid’expedients.Enaquestsmomentseldipòsites
trobaocupatenun60,45%delaseuacapacitatperladocumentacióinstal·ladaiclassificada.Esvol
deixarconstànciaambaquestamemòriadelanecessitatdedisposard’undipòsitperalsdocuments
enformatdiferentdelpaperipoderconservarcorrectamentelpatrimonifotogràficiaudiovisualdel
fonsdelaUniversitat3.
1.4.El Servei com a coordinador del nou aplicatiu ERES-UdL, de registre d’entrada i sortida dedocuments
L’aplicació,queesvacanviaralmarçde2011perunanecessitatderenovaciódelatecnologia,el
seu funcionament ha estat correcte i regular. La implantació es va començar alRegistreGeneral i
lesoficinesde registrequeper reglament téaprovades laUdL.Aquest2012s’haestat revisant la
possibilitatd’unaactualitzaciódelaversióques’havistrealitzadaprincipisdel2013.
Amés, s’ha fet elmantenimentdels codisde classificació, vocabulari del quadrede classificació,
plantillesdedocumentsidelsusuarisdel’aplicatiu,fonamentalment.
ElServeid’ArxiuiGestiódeDocumentshacol·laborat,durantel2012,amblarevisiófuncionald’ERES
perlaimplantaciód’unformularid’instànciagenèricaatravésdelregistreelectrònicdelaUniversitat,
talcompreveuelreglamentd’úsdelsmitjanselectrònics,enl’endegamentdelaseuelectrònicadela
Universitatalmarçde2013.
3. En la previsió de la construcció de l’edifici Polivalent 2 al Campus de Cappont on es preveu una instal·lació del Servei d’Arxiu i Gestió de Docu-ments, el Servei va demanar en l’informe de necessitats, que hi hagués a més de dipòsit per a suport paper, un dipòsit per a suports especials com els que s’indiquen.
3 En la previsió de la construcció de l’edifici Polivalent 2 al Campus de Cappont on es preveu una instal·lació del Servei d’Arxiu i Gestió de Do-cuments, el Servei va demanar en l’informe de necessitats, que hi hagués a més de dipòsit per a suport paper, un dipòsit per a suports especials com els que s’indiquen. Si s’ha d’allargar en el temps, s’ha de trobar una solució per aquests suports amb la posada en funcionament del gestor.
167158
171
154
93
51
37
SERVEI D’ARXIU I GESTIÓ DE DOCUMENTS
19
2.Recursoshumans
ElServeid’ArxiuiGestiódeDocuments,enlarelaciódellocsdetreballdelaUniversitat,hamantingut
unaposició central en l’estructuraorgànica i funcional de la universitat amb ladependènciade la
SecretariaGeneral, quepermet el dissenyd’un sistemaarxivístic universitari únic ambunamissió
transversalihoritzontalcomincidènciadirectaentotselsdocumentsiarxiusdelaUniversitat.Elpaper
en lacoordinacióen la identificació iorganitzaciódel fons, laclassificació iordenaciód’expedient,
ladescripciódelrepertorid’expedientsidelsdocumentsqueelsconstitueixen,larecuperaciódela
informació,lestransferènciesdelsdocuments,l’avaluacióitriadocumentalilagestiódeldipòsit.Però
quecalpotenciarperpoderanarassolintelsobjectiusilarecuperacióiconservaciódelsdocuments
electrònicsalllargdelseucicledevida.
ElServeid’ArxiuiGestiódeDocumentshacomptatdurantel2012ambunapersonatècnicad’arxiu;
unauxiliaradministratiuquecobreixprovisionalment laplaçaquevaquedarvacantde lapersona
administrativaquehaviaalServei;1personaL-IIcontractadaperobraiserveidurantelsmesosde
generajunyfruitdelplad’ocupaciódel2011idemitjansdenovembreamitjansdedesembre.Amés,
delsuportpuntualperalsrecursostecnològicsd’unapersonaL-IIIdel’ÀreadeSistemesd’Informació
iComunicacions.
Difícilment,sinoesdotaderecursosestablesespotcontinuarimplantantelsistemaenlaseuamínima
amplitud.
MEMÒRIA D’ACTIVITATS 2012
20
3.Infraestructuresiequipaments
Instal·lacions
Lesactualsinstal·lacionsdelServeid’ArxiuiGestiódeDocuments,—imentrenoesconstrueixielnou
edificiPolivalentII,previstalCampusdeCappont,onestàprevistd’ubicarelServei—,són:
• El despatx 0.03 de l’Edifici del Rectorat, on està ubicada la zona de treball, la zona
d’administració,lazonadeconsultailazonadecoordinacióidirecció,ambuntotalde45
metresquadrats.
• Eldipòsitenelsoterranide l’EdificidelRectorat,compartitambelServeideBiblioteca i
DocumentaciódelaFacultatdeLletres,quesónuns50metresquadrats.
• Ieldespatx2.64(5metresquadrats)peltrasllatdeladocumentacióiunespaialaplanta0
perl’eliminaciódeladocumentació.
Eldipòsitperalsdocumentsensuportpaperes trobaenaquestsmomentsal60,45%de laseva
capacitat. El treball també s’orienta a optimitzar els recursos i no conservarmésque el que sigui
estrictamentnecessari,fonamentalmentensuportpaper,encaraquejaesvandonantpautesdebones
pràctiquesperalsdocumentsdiferentsdelsuportpaper,ifonamentalmentpelsdesuportelectrònic.
Equipaments
Durantl’any2012s’hatreballatenladefiniciódelsistemaquehadedonarmarcalgestordocumental
perlaUniversitat.
Temperaturaihumitateneldipòsitdel’arxiu
Latemperaturaanualhaanatoscil·lantentreels18iels24ºC.Durantelsmesosdegeneramaigesmostraestableentreels18iels22ºC,dejunyasetembrehihaunascensimportantdelatemperaturaentreels22ºCals24ºC,il’últimtrimestredel’anytornenabaixardels22ºCals17ºC.
Lahumitatmostraunesoscil·lacionsmoltimportantsdel39%al70%,pelpropisubsòlopelsalobredelaparetquefaqueesprodueixinvariacionsenlahumitat.Espotproduirunaoscil·laciódelahumitatde10punts (vegeuperexempleelmesdegenerambunaoscil·lacióentreel48-59%ielmesdedesembrede39-58%).
SERVEI D’ARXIU I GESTIÓ DE DOCUMENTS
21
junysubtitlediagrama2
DL001 Logger_2 Kanal 1 [Min] Kanal 1 [Max] Kanal 1 [medio]
[ °C ]
0
-5
-10
-15
-20
-25
-30
-35
0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
50
55
60
65
70
75
80
85
90
95
ene feb mar abr may jun jul ago sep oct nov dic2012
MEMÒRIA D’ACTIVITATS 2012
22
junysubtitlediagrama1
DL001 Logger_2 Kanal 2 [Min] Kanal 2 [Max] Kanal 2 [medio]
[ % ]
98 96 94 92 90 88 86 84 82 80 78 76 74 72 70 68 66 64 62 60 58 56 54 52 50 48 46 44 42 40 38 36 34 32 30 28 26 24 22 20 18 16 14 12 10 8 6 4 2
ene feb mar abr may jun jul ago sep oct nov dic2012
SERVEI D’ARXIU I GESTIÓ DE DOCUMENTS
23
4.Pladeprevenció
Pladeprevencióiprevencióderiscoslaborals
ElServeid’ArxiuiGestiódeDocuments,durantel2012,s’hamantingutambelpladeprevencióen
casdesinistresperagarantir lacontinuïtatdel‘actuacióarxivísticadelaUniversitatencasquees
produeixiunsinistreoimmediatamentdesprésqueesprodueixi.Aquestplaestàenrelacióambles
normesdeconservaciódelsdocuments.Elpladeprevencióparteixdelquehihadefinitambcaràcter
generalperlaUniversitatenl’edificidelRectorat,encaraqueacabaràtenintalgunesespecificitats.El
seuobjectiuésfixarlespautesd’actuació,quehandeseguir-senecessàriamentencasdesinistre,
jaqueunactuacióequivocadapotposarenperillelsdocumentsconservatsaldipòsitdel’Arxiu.En
aquestsmomentses trobamolt alentit per faltade recursosenelServei i quepossibiliti el treball
continuatd’anàlisisdelessèriesdocumentalsipoderpresentarlespropostesalaComissiód’Arxiui
GestiódeDocuments.
ORGANIGRAMAEQUIPSD’EMERGÈNCIAEDIFICIRECTORAT
FuncionsdelsEquipsd’Emergència
ACTUACIONS CONCRETES PER FASES (Comú per campus)
INFORMACIÓ COMPLEMENTÀRIA
AVÍS D’EMERGÈNCIA - Descripció detecció automàtica Rectorat
CONFIRMACIÓ D’EMERGÈNCIA
ALARMA ALS EQUIPS
INTERVENCIÓ
- Instal·lacions de protecció contraincendis - Sectors incendi i característiques prals. edifici - Tall de subministraments - Equips de protecció per a ESI’s
AVÍS AJUTS EXTERNS - Full d’informació a facilitar ajuts externs (112) EVACUACIÓ - Plànols d’evacuació i confinament
- Plànols de l’edifici amb la seva senyalitzacióCONFINAMENT
TALLS DE SUBMINISTRAMENT - Plànols i imatges dels aparells.TAULA RESUM D’ACTUACIONS
MEMÒRIA D’ACTIVITATS 2012
24
SERVEI D’ARXIU I GESTIÓ DE DOCUMENTS
25
5.Pladedifusió2012
Aportacionsalacomunitatuniversitària
• Gestiómediambiental: aprofitament de papereria (carpetes, bosses, clips, caixes, etc.) ireciclatgedepapericartró.Durantel2012esvanreciclar1000quilosdepapericartró,gestionatspelServeid’Arxiu iGestiódeDocuments.Améss’han reciclat i reaprofitat6caixesd’arxiu,18carpetesd’anellesi101bossestransparentsi12carpetespenjants.
• Activitatsdeformacióalacomunitatuniversitària.Durantel2012noesvafercapactivitatdeformació.
• ConfecciódelaGuiadelServei.
Aportacionsalacomunitatprofessionalicientífica
• ParticipacióaAENORenelCTN50Documentació i enelSubcomitéSC1deGestiódeDocumentsper la traducció i revisiódenormesqueafecten elsdocuments en la gestiódocumental i els arxius. Normes UNE-ISO 16175: 2012. Información y documentación.Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina electrónica.Parte 1: Generalidades y declaración de principios. Parte 2: Directrices y requisitosfuncionales para sistemasquegestionandocumentos electrónicosParte 3:Directrices yrequisitos funcionalesparadocumentosen lossistemasde laorganización;UNE-ISO/TR23081-3:2012IN.Informaciónydocumentación.Metadatosparalagestióndedocumentos.Parte3:Métododeauto-evaluación.IISO/TR17068:2012Informationanddocumentation-Trustedthirdpartyrepositoryfordigitalrecords,quelatraduccióestàenfased’informaciópública.
• MembredelaComissióExecutivadelaConferènciad’ArxiversdelesUniversitatsEspanyoles(CAU).
Divulgació
• Celebraciódeldiainternacionaldelsarxius,9dejuny.
• Malgrat queelServei formapart delGrupd’ArxiversdeLleida, aquest anynohapogutparticiparenlesreunionsdelGrup.NoméshapogutaportarnotíciesproduïdesalaUdLalblog:http://gruparxiverslleida.wordpress.com/
MEMÒRIA D’ACTIVITATS 2012
26
SERVEI D’ARXIU I GESTIÓ DE DOCUMENTS
UNIVERSITAT DE LLEIDA