Post on 08-Apr-2018
Archivos Digitales
Cláudia Lacombe Rocha
Arquivo Nacional
XIII Reunión de la Red de Archivos Diplomáticos Iberoamericanos
Asunción - Paraguay – 13 de septiembre de 2011
El avance de la tecnología de la información ha traído consigo un aumento en la producción, procesamiento, circulación y almacenamiento de información en una escala nunca antes vista.
No toda la información que circula es documento archivístico, pero una gran parte de ella es.
TextosHojas de cálculo
Imágenes fijas y en movimientoDocumentos sonoros
Mapas y proyectos de ingenieríaBases de datos
etc
Legado archivístico digital
Documento DigitalInformación registrada, codificada en sistema binario, accesible e interpretable por el ordenador. (Glossário da CTDE, 2009)
Los documentos digitales se presentan de diversas formas
Registro de tremor de terra
e-book
Telefone celular
Documento Archivístico
Documento elaborado o recibido durante el curso de una actividad práctica ya sea como instrumento o derivado de esa actividad y ─ ─que es separado (apartado, guardado) para acción posterior o como referencia.
Documento Archivístico digital
Un documento digital que es tratado y manejado como un documento archivístico.
Documento elaborado o recibido durante el curso de una actividad práctica ya sea como instrumento o derivado de esa actividad y que es separado ─ ─
(apartado, guardado) para acción posterior o como referencia ...+
… codificada en sistema binario, accesible e interpretable por el ordenador.
Siglo XXI
Creación de documentos archivísticos exclusivamente en formato digital
Individuos
Organizaciones
Gobiernos
Legado archivístico digital
DOCUMENTO ARCHIVÍSTICO DIGITAL ventajas:
✗ Menos espacio físico ✗ Aumento de productividad✗ Optimización de los flujos de trabajo ✗ Fácil acceso a la información✗ Facilidad para la generación y distribución de datos /
información
DOCUMENTO ARCHIVÍSTICO DIGITAL problemas:
1- Incapacidad de los actuales sistema electrónicos de información para asegurar la preservación a largo plazo
2- Complejidad y costes de la preservación digital
3- Fragilidad intrínseca del almacenamiento digital → degradación de los soportes
5- Dependencia social de la información digital: gobierno, instituciones y individuos dependen d documentos digitales (no disponibles en otro formato) para el ejercicio de sus actividades
4- Rápida obsolescencia de la tecnología digital: hardware, software y formatos
¿ Que durabilidad tienen los suportes digitales ?
➔ Lectores no más disponibles para suportes digitales antiguos➔ Sistemas operativos y aplicaciones (o versiones anteriores de ellos), ya no se usa y ya no están disponibles en el mercado➔Los formatos más antiguos ya no son accesibles cuando los programas de leerlos ya no se utilizan
DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL es un
documento oficial.
La administración rendir cuenta de sus actividades
El ciudadano ejercer sus derechos
Sirve para
características:
dependientes de tecnología mutables
amenaza:
acceso autenticidad
DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL el principal desafío:
producir, mantener y preservar documentos confiables, auténticos y accesibles
¿ Cómo hacerlo?
Gestión archivística de documentos
Preservación digital
Identificación de los documentos archivisticos digitales entre la información digital;
Implementación de política y procedimientos de gestión archivística de documentos que incluya tanto los documentos archivísticos non digitales como los digitales;
Implementación de sistema de gestión archivística para los documentos digitales desde el momento de creación, transmisión y preservación
– participación de profesionales de administración, de archivo y informática en la concepción, proyecto, implantación y administración del sistema.
Gestión archivística de documentos digitales
“Las actividades y procedimientos para la gestión archivística de documentos digitales no difieren esencialmente de las llevadas a cabo con los documentos en papel.Sin embargo, los documentos digitales son más dependientes de un sistema de gestión archivística de documentos, debido a sus características.”
Gestión archivística de documentos digitalesIDENTIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ARCHIVÍSTICOS DIGITALES
SISTEMA INFORMATIZADO
DE GESTIÓN ARCHIVÍSTICA
Sistema Inform. a
Sistema Inform. n
HOJA DE CÁLCULO
Sistema Inform.
b
REGISTRO DE PONTO
CORREO ELECTRÓNICO
Gestión archivística de documentos digitalesIDENTIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ARCHIVÍSTICOS DIGITALES
Los documentos archivisticos digitales se presentan:
sueltos En un sistema información que registra la actividad de una institución
PLANILHAS
REGISTRO DE PONTO
SISTEMAS DE INFORMAÇÃO DIVERSOSEx.: pagamento, controle de diárias, férias, etc
CORREIO ELETRÔNICO
GED
CORREIO ELETRÔNICO
Gestión archivística de documentos digitalesIDENTIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ARCHIVÍSTICOS DIGITALES
Un sistema de información que hace el registro de una actividad de una institución puede:
A-> Producir documentos archivísticos en papelen este caso no existe documento digital
B-> Producir documentos archivísticos digitales en forma de reportes del sistema (PDF, TXT, …)
C-> Mantener el registro de la actividad en medio digital en la forma de base de datos. En este caso el banco de dados és manejado y reconocido por el productor como un documento archivístico digital .
Gestión archivística de documentos digitalesIDENTIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ARCHIVÍSTICOS DIGITALES
Los documentos archivísticos digitales deven cumplir con las características basicas de um documento archivístico:(Projeto InterPARES)
Participar o apoyar una acción;
Forma documental fija (presentación de la misma forma que tenia cuando el documento fue almacenado);
➢ Contenido estable (el documento debe seguir siendo completo y inalterado);
➢ Vinculo archivístico (vínculo explícito con otros documentos que comparten la misma acción, dentro o fuera del sistema informático);
Al menos 3 pessoas involucradas (incluso si no aparecen de forma explicita: autor, escritor y destinatario);
Contexto identificable (ambiente en el cual tiene lugar la acción en la que el documento participa): jurídico- administrativo, de procedencia, de procedimientos, documental y tecnológico.
Gestión archivística de documentos digitalesASPECTOS BÁSICOS – FASE DE PRODUCCIÓN
1. Definición de la tecnología utilizadaElección de software, hardware y formatos que garanticen acceso a largo plazo (tener en cuenta ciclos de obsolescencia de 5 años):
➢ formatos ampliamente utilizados, no propietarios, independientes de plataforma tecnológica y especificaciones disponibles;
➢ dispositivos de almacenamiento y técnicas deben asegurar la integridad de los documentos, teniendo en cuenta la durabilidad y la capacidad – la adopción de dispositivos maduros, estables y ampliamente disponibles en el mercado.
➢ softwares deben leer formatos abiertos; que sean de amplio uso y interoperables.
2. Organización de los documentos
➢ Con base en el cuadro o esquema de clasificación
➢ No hay agrupación física – los documentos digitales se agrupan en unidades lógicas, a través de metadatos
(ex.: identificador, código de classificación y título)
Item documenta
l
Item documenta
l
Unidade de arquivamentoUnidade de
arquivamento
SUBCLASSESUBCLASSE
SUBGRUPOSUBGRUPO
CLASSECLASSE CLASSECLASSE CLASSECLASSE CLASSECLASSE
SUBCLASSESUBCLASSESUBCLASSESUBCLASSE
GRUPOGRUPO
SUBCLASSESUBCLASSE
GRUPOGRUPO
Item documenta
l
Item documenta
l
Unidade de arquivamentoUnidade de
arquivamento
Item documenta
l
Item documenta
l
Unidade de arquivamentoUnidade de
arquivamento[Dossiê, processo, pasta ou volume]
Gestión archivística de documentos digitalesASPECTOS BÁSICOS – FASE DE PRODUCCIÓN
3. CapturaIncorporación del documento en el sistema informatizado de gestión a través del registro y la clasificaciónREGISTRO
➢ Asignación de un identificador único➢ Asignación de metadatos: automática o introducidos por el usuario
CLASIFICACIÓN➢ Fundamental para la manutención del vínculo archivístico de los documentos
Aspectos importantes:➢ Definir los documentos que serán capturados➢ Capacidad de capturar todos los formatos utilizados en la institución➢ Mantenimiento de contenido, forma y contexto => asegurar la autenticidad➢ Gestión de documentos híbridos – relación de la parte digital y la no digital
Gestión archivística de documentos digitalesASPECTOS BÁSICOS – FASE DE PRODUCCIÓN
4. Control de accesoProtección contra alteración, ocultamiento y supresión que amenazan la autenticidad del documento
➢ Acceso restringido a usuarios o a grupos de usuario
➢ Clasificación según el grado de confidencialidad - la restricción de acceso para proteger la privacidad
Los permisos de acceso deben ser mapeados y monitoreados constantemente
Gestión archivística de documentos digitalesASPECTOS BÁSICOS – FASE DE MANTENIMIENTO Y USO
5. Seguridad Garantizar la permanencia y la autenticidad del documento.
Ejemplos de recursos de seguridad:➢ backup, ➢ firmas digitales,➢ cifrado,➢ marcas d’água digitales.
Seguridad incluye tecnología, individuos, procesos y legislación
Gestión archivística de documentos digitalesASPECTOS BÁSICOS – FASE DE MANTENIMIENTO Y USO
6. Búsqueda, localización y presentación➢ Capacidad de presentar todos los formatos y salidas necesarios
➢ Mantenimiento de la forma y del contenido de los documentos Forma fija y contenido estable
Gestión archivística de documentos digitalesASPECTOS BÁSICOS – FASE DE MANTENIMIENTO Y USO
➢ Monitoreo de los plazos y de la disposición de los documentos
Según el calendario de conservación
Gestión archivística de documentos digitalesASPECTOS BÁSICOS – FASE DE DISPOSICIÓN
7. Disposición
ELIMINACION➢ No se puede realizar de forma automática por el sistema➢ Hay que ser autorizada por la persona responsable, al término de los procedimientos necesarios➢ Hay que ser realizada de forma controlada - registro de metadatos específicos
TRANSFERENCIA➢ Implica una transferencia de los documentos de un sistema a otro➢ La autenticidad se ve amenazada ➢ Hay que ser realizada de forma controlada - registro de metadatos específicos
Preservación digital
Conjunto de acciones de gestión y técnicas necesarias para superar los cambios tecnológicos y la fragilidad de los suportes, garantizando el acceso y la interpretación de los documentos digitales por el tiempo que sea necesario.
(Glossário CTDE, 2009)
Preservación digital
Estrategias clave para la preservación digital:Preservación de la tecnologíaEncapsulaciónEmulaciónMigración
NormalizaciónLa adopción de formatos abiertos
Otros procedimientos utilizados:
El monitoreo constanteMetadatos de preservación
Ejemplos de acciones de gestión: