Post on 23-Dec-2015
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ELEMENTOS TEÓRICOS Y METODOLOGICOS PARA EL LEVANTAMIENTO DE LOS PROCESOS
EN MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA
EDUCACIÓN.
Objetivo
Suministrar al personal de Dirección General de Registro y Control Académico una introducción a los elementos
teóricos relacionados con la Gestión por Procesos, y las herramientas metodológicas para el levantamiento de los
Procesos en el MPPE, como parte del Plan de Reinstitucionalización que se adelanta en el Despacho.
Atribuciones Formular planes para el desarrollo del Sub-sistema de Educación Básica, en conjunto
con los otros Despachos de los Viceministros o Viceministras del Ministerio del Poder Popular para la Educación.
Planificar y coordinar el proceso de supervisión del funcionamiento del Sub-sistema de Educación Básica.
Planificar y coordinar el proceso de diseño, implementación, actualización permanente y evaluación del currículo educativo.
Planificar, coordinar y dirigir lo relativo al registro y control académico. Diseñar, ejecutar, hacer seguimiento y evaluación de los programas de formación
permanente para el personal docente del Sub-sistema de Educación Básica. Diseñar y desarrollar las estrategias y recursos para el aprendizaje. Planificar y coordinar el desarrollo de la modalidad de educación intercultural en
articulación con el Ministerio del Poder Popular con competencia en materia de pueblos indígenas.
Coordinar el Centro Nacional para el Mejoramiento de la Enseñanza de la Ciencia (CENAMEC)
Coordinar la Fundación Bolivariana de Informática y Telemática (FUNDABIT) en relación con la producción de contenidos para los recursos para el aprendizaje.
Participar en el control de la gestión educativa.
Organigrama Despacho del Viceministro de Educación
Despacho del Viceministro de Educación
Dirección General de
Currículo
Dirección General de
Currículo
Dirección General de
Formación Docente
Dirección General de
Formación Docente
Dirección General de
Recursos para elAprendizaje
Dirección General de
Recursos para elAprendizaje
Dirección General de
Registro y Control Académico
Dirección General de
Registro y Control Académico
Dirección General de
Supervisión Educativa
Dirección General de
Supervisión Educativa
Dirección General de
EducaciónIntercultural
Dirección General de
EducaciónIntercultural
FUNDABITFUNDABITCENAMECCENAMEC
Estructura Transitoria según
G.O..N° 40.375
de fecha 19- 03- 2014
¿Que vamos a hacer en el taller?
Discutiremos los Fundamentos Teóricos de la Gestión por Procesos.
Efectuaremos unos ejercicios en equipos para cubrir todas las fases de
una dinámica de Levantamiento de
Procesos:
1. Identificación2. Configuración3. Mapas
Se suministrarán elementos a ser considerados en la fase de evaluación de un Proceso
Sistema
Totalidad percibida de un conjunto de partes interactuantes que están en permanente cambio por las interrelaciones
que establece con su entorno
Gestión por ProcesosLa Gestión por Procesos constituye un modelo de
operación que facilita la mejora continua en el funcionamiento de las actividades de una organización,
debido a que implica la identificación, selección, descripción, documentación de los procesos.
Su principal objetivo es mejorar los resultados de la organización a través de la consecución de niveles superiores de satisfacción de los usuarios externos
(ciudadanos) e internos.
Distintos Elemento de un Proceso
TRANSFORMACIÓN
ENTRADAS SALIDASPROVEEDORES
USUARIOS
TRANSFORMACIÓN
ENTRADAS• Insumos
SALIDAS• Productos• Servicios
PROVEEDORES• Internos• Externos
RECURSOS(Medios)
INDICADORES
RESPONSABLE
Retroalimentación
USUARIOS• Internos• Externos
ProcesoUna actividad que utiliza recursos, y que se
gestiona con la finalidad de permitir la transformación de elementos de entrada
en resultados
Objetivos de la Gestión por Procesos
Entender las diferencias de alcance entre la mejora
orientada a los procesos (qué y para quién se hacen las
cosas) y aquella enfocada a los departamentos o a las
funciones (cómo se hacen las cosas). Así el
departamento no es más que un eslabón de una cadena
(el proceso) al que añade valor.
Continua …
Objetivos de la Gestión por Procesos• Establecer una organización en torno a los resultados, no
a las funciones y tareas.
• Organizar la realización de las actividades del proceso así
como los puntos de toma de decisiones, lo más cerca
posible al lugar de contacto con el usuario.
• Entender las diferencias de alcance entre la mejora
orientada a los procesos (qué y para quién se hacen las
cosas) y aquella enfocada a los departamentos o a las
funciones (cómo se hacen las cosas). Así el departamento
no es más que un eslabón de una cadena (el proceso) al
que añade valor.
Diferencias entre una Gestión por Procesos y la Diferencias entre una Gestión por Procesos y la Organización Funcional TradicionalOrganización Funcional Tradicional
En la gestión por procesos es fundamental pensar En la gestión por procesos es fundamental pensar “porqué” y “para quién”“porqué” y “para quién” se hacen las cosas en lugar se hacen las cosas en lugar de de “cómo”“cómo” se hacen las cosas. se hacen las cosas.
Gestión Funcional Gestión por Procesos
• Los Procesos están “ocultos”.• Indicadores por desempeños.• Personal a cargo de tareas y
controlado.• Gerente controlador.
• Los Procesos están “visibles”.• Indicadores para resultados a todo
lo largo del proceso.• Personal facultado – empoderado.• Gerente líder / Formador
¿ ¿ Qué debe lograr la Gestión por Procesos ?Qué debe lograr la Gestión por Procesos ?
• *Reducir los costos internos innecesarios, eliminando las actividades que no aportan valor al usuario.
• *Acortar los plazos de entrega del producto o servicio.
• *Mejorar la calidad y el valor percibido por el usuario.
• *Incorporar actividades adicionales de bajo costo y cuyo valor sea fácil de percibir por el usuario (información, por ejemplo).
Ámbito de la Gestión por Procesos
Se debe aplicar a todas las actividades de la organización, en particular a los procesos claves para el éxito y que tienen normalmente una mayor incidencia sobre la satisfacción de las necesidades del usuario externo.
Para ello es necesario:
*Diseñar los procesos
*Controlar los procesos
*Analizar los procesos
*Medir los resultados
*Efectuar la mejora continúa
Pirámide de ProcesosPirámide de Procesos
M a croPro ce s o s
P r o c e s o s
Sub-P r o c e s o s
Ac t i vi dade s
Tar e as
Pirámide del Proceso y Líderes del Proceso(Unidad Organizativa)
MacroProceso
Proceso
Sub-Procesos
Actividades
Tareas
Ministro
Viceministros – Directores Generales
Otras Unidades de la Organización
IDENTIFICACIÓN DE
PROCESOS
IDENTIFICACIÓN DE
PROCESOS
CONFIGURACIÓN DE
PROCESOS
CONFIGURACIÓN DE
PROCESOS
MAPA DE
PROCESOS
MAPA DE
PROCESOS
EVALUACIÓNDE
PROCESOS
EVALUACIÓNDE
PROCESOS
Levantamiento de Procesos (Fases) de Procesos (Fases)
MisiónIdentificación de la Razón de ser del Proceso
¿ Qué hacemos ?(Productos / Servicios)
¿ Para quién lo hacemos ?(Usuarios)
¿ Cómo lo hacemos ?(Actividades)
MisiónDefinición del primer equipo
“Coordinar el diseño, el desarrollo, control y evaluación de la política pública educativa que se desarrolla en las instituciones educativas del Subsistema de Educación Básica, en articulación con los otros Viceministerios; formulando políticas, planes, programas y proyectos contenidos en el Currículo Nacional Bolivariano, la formación permanente de los docentes, recursos para el aprendizaje, el registro, control y evaluación”.
Definición del segundo equipo
“Dar cumplimiento a las políticas públicas educativas y generar de forma articulada y coordinada planes, programas y proyectos del Currículo Nacional Bolivariano, atendiendo la formación permanente, la supervisión educativa, los recursos para el aprendizaje y el registro y control de los y las estudiantes correspondientes a los niveles y modalidades del Subsistema de Educación Básica, a través de un proceso de acompañamiento, seguimiento y control, a fin de impulsar dichas políticas y reorientarlas en caso de ser necesario”.
SUBPROCESOS:
RESPONSABLE:
LEVANTAMIENTO DE PROCESOSFICHA Nº 1
DESPACHO DEL VICEMINISTRO O VICEMINISTRA DE
OBJETIVOS:
PRODUCTOS:
Identificación de ProcesosAcción racional dirigida a precisar los procesos que se
ejecutan en una organización.¿ Cómo proceder ?
Definir la MisiónDefinir la MisiónSeñalar los
ProcesosIntervinientes
Señalar los Procesos
Intervinientes
Identificar los Productos
o Servicios
Identificar los Productos
o Servicios
SUBPROCESOS:
PRODUCTO:
ACTIVIDADES:
LEVANTAMIENTO DE PROCESOSFICHA Nº 2
DESPACHO DEL VICEMINISTRO O VICEMINISTRA DE
Organización
CONFIGURACIÓN DE PROCESOS
Responsable:
Sub-Proceso:
Cargo:
Proveedores
EntradasActividades
Salidas
Usuarios
Recursos
• *Proporciona la adopción de un lenguaje que facilita las
comunicaciones entre los componentes de una
organización.
• *Permite identificar las interacciones existentes entre los
procesos con lo cual se facilita su gestión.
• *Es un eslabón necesario entre el marco de referencia y
las practicas cotidianas de la organización.
• *Facilita el abordar un programa de mejoramiento
continuo.
Mapa de Procesos
Procesos Estratégicos
1.2
1.1 Cadena de Valor
1.3 Procesos De Apoyo
2. Límites
2. 1 De Entrada
2. 2 De Salida
Componentes del Mapa de Procesos
Proveedores Usuarios
• Vistos como un todo constituyen la razón de ser de la organización. sus productos están relacionados directamente con su misión.
• Ejemplo a Nivel Macro:
Sistema de Mercados Alimenticios
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Planificaciónde Compras
Planificaciónde Compras ComprasCompras RecepciónRecepción AlmacenamientoAlmacenamiento
DespachoDespacho VentasVentas
Procesos Estratégicos • Son responsables por proporcionar directrices, lineamientos,
establecer los objetivos y efectuar el control de gestión de la organización. Además son responsables por la dirección de procesos de alto valor agregado.
• Ejemplo a Nivel Macro:
Innovación Y Desarrollo
Innovación Y Desarrollo
Gestión del Conocimiento
Gestión del Conocimiento
Orientación Estratégica
Orientación Estratégica
Plan Estratégico
Plan Estratégico
Seguimiento y Evaluación de
la Gestión
Seguimiento y Evaluación de
la Gestión
1. Darle nombre a la organización.
2. Precisar los límites del Mapa de Procesos.
3. Identificar los Procesos Claves.
4. Construir la Cadena de Valor.
5. Identificar los Procesos Estratégicos.
6. Identificar los Procesos de Apoyo.
7. Armar el Mapa de Procesos.
8. Repasar todos los puntos anteriores.
Pasos para la Construcción de los Mapas de Procesos
1. Defina en forma secuencial las actividades que
integran la cadena.
2. Precise los procesos situados línea arriba, el primero
de ellos es que el que recibe las demandas de
información servicios o productos de su cliente, luego
mantenga la secuencia del proceso 1 al 2 y así
sucesivamente, hasta llegar al último proceso (línea
abajo), el ultimo es el que entrega el producto o
servicio al usuario.
Procesos Clave: Construcción de la Cadena de Valor.
Modalidades de Expresión Grafica de los Modalidades de Expresión Grafica de los Procesos ClavesProcesos Claves
11 22 33 44 55
11 22 33 44 55
1122
55
33
66
44
77
88
Caso 1: Lineal
Caso 2: Se produce un salto
Caso 3: Líneas en paralelo con actividades de inicio y fin comunes
Identificar los Procesos Estratégicos¿Qué procesos al interior de la organización se
requieren para que los procesos claves se ejecuten conforme a directrices, lineamientos y estrategias
específicas, que contribuyan al logro de sus objetivos y al cumplimiento de su misión?
Identificar los Procesos de Apoyo¿Qué procesos al interior de la organización se
requieren para que los procesos claves cuenten con apoyo técnico y administrativo que contribuyan al
logro de sus objetivos y al cumplimiento de su misión? ¿ Cuales deben ser auto- proveídos?
EvaluaciónEvaluaciónEvaluación de ProcesosEvaluación de Procesos
EntradasEntradas
ActividadesActividades
SalidasSalidas
Indicadores de Gestión
Indicadores de Gestión
RecursosRecursos
DocumentosDocumentos
¿ Suficientes , oportunas ?
¿ Suficientes , redundantes ?
¿ Usuarios satisfechos ?
¿ Idóneos, oportunos ?
¿ Suficientes, actualizados ?
¿ Actualizados ?
EVALUACIÓNDE
PROCESOS
Taller Inicial con los Viceministro y
Directores Generales.
-Elaborar Misión.-Identificar.-Procesos.
1 Día
Taller con Direcciones Generales.
Identificación de sub-Procesos
Y Actividades
6 Días
Análisis Equipo del Procesamiento del
Ministerio
-Configurar Procesos.-Elaborar
Grafico del Proceso
2 Días
Verificación de trabajo con Direcciones Generales.
-Validación-Configurar y
-Grafico
3 Días 1 Día
-Validación Final
Reunión de Trabajo Con Viceministro y Directores Generales