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SISTEMATIZACIN DE LA ADMINISTRACIN UNIVERSITARIA
Edificio Administrativo 1 piso Telfonos: 58-0274-2401998 2402771 - 2402526/Fax No. 2403310 - CE: dsia@.ula.ve
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MANUAL DE NORMAS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
DE LA DIRECCIN DE FINANZAS
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por: FECHA
VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO CONSEJO UNIVERSITARIO
Vigencia de la ltima
modificacin:
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA
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Materia: SISTEMA DE CONTABILIDAD Asunto: AUTORIDADES UNIVERSITARIAS
AUTORIDADES UNIVERSITARIAS
Lster Rodrguez Herrera RECTOR
Humberto Ruiz
VICERRECTOR ACADMICO
Mario Bonucci VICERRECTOR ADMINISTRATIVO
Nancy Rivas de Prado
SECRETARIA
Jess Caldern Director de la Direccin de Servicios de
Informacin Administrativa (DSIA)
MERIDA, DICIEMBRE 2006
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por: FECHA
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Manual de Procesos y Procedimientos
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Materia: SISTEMA DE CONTABILIDAD Asunto: ELABORACIN
EQUIPO DE TRABAJO
DISEO Y ELABORACIN DE: Lic. MARBELLA DEL V. CONTRERAS OVIEDO
Lic. DIONELLY CAROLINA VERA OSORIO
PERSONAL COLABORADORES Funcionarios (as) del Departamento de Contabilidad
PERSONAL QUE INTERVIENEN EN LA EJECUCIN DE LOS PROCEDIMIENTOS.
COORDINACIN Y ASESORIA
Ing. ELVIA ELENA ABREU RAMREZ Especialista Organizacional de la DSIA
MRIDA, DICIEMBRE 2006
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por: FECHA
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Manual de Procesos y Procedimientos
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Materia: SISTEMA DE CONTABILIDAD Asunto: INDICE DEL MANUAL
1. INTRODUCCIN
2. ANTECEDENTES HISTORICOS
3. ORGANIGRAMA DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
Organigrama de la Direccin de Finanzas.
Organigrama del Departamento de Contabilidad.
Organigrama Funcional del Departamento de Contabilidad.
4. MODELO DE JERARQUIA DE SISTEMAS
5. DIRECTORIO
6. MODELO DE OBJETIVOS DEL SISTEMA DE NEGOCIO
7. MODELOS DE REGLAS DEL SISTEMA DE NEGOCIO
8. MODELO DE PROCESOS DEL NEGOCIO
Diagrama de Procesos del Sistema de Negocio.
Cadena de Valor del Sistema de Negocio.
rbol de Procesos y Procedimientos (Fundamentales).
rbol de Procesos y Procedimientos (Apoyo).
Cantidad de Procesos y Procedimientos Ejecutados en el Departamento de Contabilidad.
9. PROCESO 1: REGISTRO
ndice del Proceso.
Diagrama de Proceso de Registro.
Diagrama de Jerarqua de Proceso de Registro.
Informacin General del Proceso de Registro.
sub-Proceso: Ingreso.
Procedimientos:
Diagrama de Actividades 1.1.1: Recepcin, Distribucin y Registro de los Movimientos
de Ingresos.
Procedimiento 1.1.1: Recepcin, Distribucin y Registro de los Movimientos de
Ingresos.
Diagrama de Actividades 1.1.2: Apertura o Modificacin de Cuentas por Cobrar.
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Manual de Procesos y Procedimientos
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Materia: SISTEMA DE CONTABILIDAD Asunto: INDICE DEL MANUAL
Procedimiento 1.1.2: Apertura o Modificacin de Cuentas por Cobrar.
Diagrama de Actividades 1.1.3: Registro de Orden de Pago Anulada.
Procedimiento 1.1.3: Registro de Orden de Pago Anulada.
Diagrama de Actividades 1.1.4: Revisin y Emisin de Solvencias Administrativas y/o
Constancias de deuda por Pago de Prestaciones Sociales.
Procedimiento 1.1.4: Revisin y Emisin de Solvencias Administrativas y/o
Constancias de deuda por Pago de Prestaciones Sociales.
Diagrama de Actividades 1.1.5: Revisin del Reporte Comparado de Ingresos.
Procedimiento 1.1.5: Revisin del Reporte Comparado de Ingresos.
Diagrama de Actividades 1.1.6: Elaboracin de Asientos de Ajuste.
Procedimiento 1.1.6: Elaboracin de Asientos de Ajuste.
Sub-Proceso: Egreso.
Procedimientos:
Diagrama de Actividades 1.2.1: Recepcin, Distribucin, Revisin y Registro de los
Movimientos Bancarios Diarios de Pagos Centralizados.
Procedimiento 1.2.1: Recepcin, Distribucin, Revisin y Registro de los
Movimientos Bancarios Diarios de Pagos Centralizados.
Diagrama de Actividades 1.2.2: Desincorporacin de Bienes Muebles del Patrimonio
Universitario.
Procedimiento 1.2.2: Desincorporacin de Bienes Muebles del Patrimonio
Universitario.
Diagrama de Actividades 1.2.3: Recepcin y Distribucin de Notas de Dbito y Nota de
Crdito Bancarios.
Procedimiento 1.2.3: Recepcin y Distribucin de Notas de Dbito y Nota de
Crdito Bancarios.
Diagrama de Actividades 1.2.4: Solicitud y Recepcin de Formato (CP-OP) de Control
Presupuestario Orden de Pago.
Procedimiento A: Solicitud de Formato (CP-OP) de Control Presupuestario Orden
de Pago.
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Materia: SISTEMA DE CONTABILIDAD Asunto: INDICE DEL MANUAL
Procedimiento B: Recepcin de Formato (CP-OP) de Control Presupuestario
Orden de Pago.
Diagrama de Actividades 1.2.5: Revisin de las Rendiciones de Gastos de Fondos en
Anticipos e Ingresos Propios.
Procedimiento 1.2.5: Revisin de las Rendiciones de Gastos de Fondos en
Anticipos e Ingresos Propios.
Sub-Proceso: Revisin y Anlisis.
Procedimientos:
Diagrama de Actividades 1.3.1: Revisin de las Nminas Canceladas.
Procedimiento 1.3.1: Revisin de las Nminas Canceladas.
Diagrama de Actividades 1.3.2: Anlisis de las Cuentas Contables Obrar en Proceso,
Anticipos a Contratistas y Anticipos a Proveedores.
Procedimiento 1.3.2: Anlisis de las Cuentas Contables Obrar en Proceso,
Anticipos a Contratistas y Anticipos a Proveedores.
Sub-Proceso: Actualizacin de las Tablas.
Procedimientos:
Diagrama de Actividades 1.4.1: Actualizacin de la Tabla de Conversin de Cdigos
de Gastos Presupuestarios a Cdigos de Gastos Contables.
Procedimiento 1.4.1: Actualizacin de la Tabla de Conversin de Cdigos de
Gastos Presupuestarios a Cdigos de Gastos Contables.
Diagrama de Actividades 1.4.2: Actualizacin de la Tabla de Conceptos de
Deducciones de las Nminas.
Procedimiento 1.4.2: Actualizacin de la Tabla de Conceptos de Deducciones de las
Nminas.
Diagrama de Actividades 1.4.3: Actualizacin de la Tabla de Conceptos de Ingresos a
Tesorera.
Procedimiento 1.4.3: Actualizacin de la Tabla de Conceptos de Ingresos a
Tesorera.
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Manual de Procesos y Procedimientos
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Materia: SISTEMA DE CONTABILIDAD Asunto: INDICE DEL MANUAL
10. PROCESO 2: ANALISIS Y CONCILIACIN
ndice del Proceso.
Diagrama de Proceso de Anlisis y Conciliacin.
Diagrama de Jerarqua de Proceso de Anlisis y Conciliacin.
Informacin General del Proceso de Anlisis y Conciliacin.
Procedimientos:
Diagrama de Actividades 2.1: Anlisis de Cuentas del Pasivo.
Procedimiento 2.1: Anlisis de Cuentas del Pasivo.
Diagrama de Actividades 2.2: Elaboracin de Asientos de Ajuste.
Procedimiento 2.2: Elaboracin de Asientos de Ajuste.
Diagrama de Actividades 2.3: Comparacin entre el Reporte del Auxiliar Analtico y el
Reporte de Movimiento Bancario.
Procedimiento 2.3: Comparacin entre el Reporte del Auxiliar Analtico y el Reporte
de Movimiento Bancario.
Diagrama de Actividades 2.4: Elaboracin de Estados de Conciliacin Bancaria.
Procedimiento 2.4: Elaboracin de Estados de Conciliacin Bancaria.
11. PROCESO 3: ARCHIVO
ndice del Proceso.
Diagrama de Proceso de Archivo.
Diagrama de Jerarqua de Proceso de Archivo.
Informacin General del Proceso de Archivo.
Procedimientos:
Diagrama de Actividades 3.1: Archivo de Asientos Contables y sus Soportes.
Procedimiento 3.1: Archivo de Asientos Contables y sus Soportes.
Diagrama de Actividades 3.2: Recepcin y Archivo de la Informacin Contable y de
Nmina a travs de Medios Magnticos
Procedimiento 3.2: Recepcin y Archivo de la Informacin Contable y de Nmina a
travs de Medios Magnticos
Diagrama de Actividades 3.3: Recepcin y Archivo de Comprobantes de Cheques.
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Manual de Procesos y Procedimientos
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Materia: SISTEMA DE CONTABILIDAD Asunto: INDICE DEL MANUAL
Procedimiento 3.3: Recepcin y Archivo de Comprobantes de Cheques.
Diagrama de Actividades 3.4: Recepcin y Archivo de Tickets de Unidades de
Produccin.
Procedimiento 3.4: Recepcin y Archivo de Tickets de Unidades de Produccin.
Diagrama de Actividades 3.5: Bsqueda de Documentos para Fines de Jubilacin
solicitada por la Direccin de Personal, OAP y a Ttulo Personal.
Procedimiento 3.5: Bsqueda de Documentos para Fines de Jubilacin solicitada
por la Direccin de Personal, OAP y a Ttulo Personal.
Diagrama de Actividades 3.6: Bsqueda de Documentos solicitados por la Unidad de
Auditoria Interna.
Procedimiento 3.6: Bsqueda de Documentos solicitados por la Unidad de
Auditoria Interna.
Diagrama de Actividades 3.7: Depuracin de Archivos Contables.
Procedimiento 3.7: Depuracin de Archivos Contables.
12. PROCESO 4: REGISTRO EN FORMATO
ndice del Proceso.
Diagrama de Proceso de Registro en Formato.
Diagrama de Jerarqua de Proceso de Registro en Formato.
Informacin General del Proceso de Registro en Formato.
Procedimientos:
Diagrama de Actividades 4.1: Registrar en los Formatos Financieros-Contables del
Instructivo Nmero 07 la Informacin de la Ejecucin financiera y Presupuestaria.
Procedimiento 4.1: Registrar en los Formatos Financieros-Contables del Instructivo
Nmero 07 la Informacin de la Ejecucin financiera y Presupuestaria.
Diagrama de Actividades 4.2: Registrar en los Formatos Financieros-Contables del
Instructivo Nmero 19 la Informacin del Proyecto del Presupuesto Anual.
Procedimiento 4.2: Registrar en los Formatos Financieros-Contables del Instructivo
Nmero 19 la Informacin del Proyecto del Presupuesto Anual.
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Materia: SISTEMA DE CONTABILIDAD Asunto: INDICE DEL MANUAL
13. PROCESO 5: CIERRE CONTABLE
ndice del Proceso.
Diagrama de Proceso de Cierre Contable.
Diagrama de Jerarqua de Proceso de Cierre Contable.
Informacin General del Proceso de Cierre Contable.
Procedimientos:
Diagrama de Actividades 5.1: Cierre Contable Mensual.
Procedimiento 5.1: Cierre Contable Mensual.
Diagrama de Actividades 5.2: Cierre Contable Anual.
Procedimiento 5.2: Cierre Contable Anual.
14. PROCESO APOYO 1: APOYO DE SERVICIO
ndice del Proceso.
Diagrama de Proceso de Apoyo de Servicio.
Diagrama de Jerarqua de Proceso de Apoyo de Servicio.
Procedimientos:
Diagrama de Actividades PA-1.1: Servicio de Limpieza en las Instalaciones Internas
del Departamento de Contabilidad.
Procedimiento PA-1.1: Servicio de Limpieza en las Instalaciones Internas del
Departamento de Contabilidad.
15. PROCESO APOYO 2: APOYO SECRETARIAL
ndice del Proceso.
Diagrama de Proceso de Apoyo Secretarial.
Diagrama de Jerarqua de Proceso de Apoyo Secretarial.
Procedimientos:
Diagrama de Actividades PA-2.1: Control de Entrada de Correspondencia.
Procedimiento PA-2.1: Control de Entrada de Correspondencia.
Diagrama de Actividades PA-2.2: Control de Salida de Correspondencia.
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Materia: SISTEMA DE CONTABILIDAD Asunto: INDICE DEL MANUAL
Procedimiento PA-2.2: Control de Salida de Correspondencia.
Diagrama de Actividades PA-2.3: Solicitud, Recepcin y Distribucin de los Materiales
y Suministros de la Oficina Central de Control de Bienes.
Procedimiento A: Solicitud y Recepcin de los Materiales y Suministros del
Departamento de Contabilidad.
Procedimiento B: Distribucin de los Materiales y Suministros del Departamento de
Contabilidad.
Diagrama de Actividades PA-2.4: Control de Asistencia.
Procedimiento PA-2.2: PA-2.4: Control de Asistencia.
16. PROCESO APOYO 3: ASISTENCIA EN CONTABILIDAD
ndice del Proceso.
Diagrama de Proceso de Asistencia en Contabilidad.
Diagrama de Jerarqua de Proceso de Asistencia en Contabilidad.
Procedimientos:
Diagrama de Actividades PA-3.1: Emisin de Solvencias Administrativas a los
Estudiantes para Grados, Retiro o Cambio de Opcin.
Procedimiento PA-3.1: Emisin de Solvencias Administrativas a los Estudiantes
para Grados, Retiro o Cambio de Opcin.
Diagrama de Actividades PA-3.2: Emisin de Solvencias Administrativas para
Solicitud de Notas Certificadas.
Procedimiento PA-3.2: Emisin de Solvencias Administrativas para Solicitud de
Notas Certificadas.
17. MODELO ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES
Modelo Actor Rol.
Modelo Rol Actividad.
Matriz Actores Procesos.
18. GLOSARIO DE TRMINOS
19. ANEXOS
Formatos Planillas Utilizados en el Departamento de Contabilidad.
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Materia: SISTEMA DE CONTABILIDAD Asunto: 1. INTRODUCCIN
El presente Manual de Normas, Procesos y Procedimientos, es una contribucin que le permitir al
Departamento de Contabilidad de la Direccin de Finanzas de la Universidad de los Andes, contar con
un apoyo actualizado contentivo de las descripciones de las actividades que deben seguirse en la
realizacin de las funciones llevadas a cabo en cada uno de los puestos de trabajo, precisando
responsabilidades y participaciones, proporcionando informacin a los futuros interesados en conocer el
funcionamiento del mismo, pudiendo disipar inquietudes en la ejecucin de los procedimientos.
Desarrollado con mucha cautela y claro compromiso de presentar un trabajo bien realizado, gracias a la
colaboracin de cada uno de los funcionarios (as) que laboran en el Departamento de Contabilidad,
quienes aportaron toda la informacin solicitada y la asesora de la Ing. Elvia Elena Abreu Ramrez.
El mismo, forma parte de la documentacin que se genera del Sistema de Informacin Organizacional
que viene desarrollando la Direccin de Servicios de Informacin Administrativa (DSIA), de acuerdo con
la metodologa establecida por el lenguaje UML (Unified Modeling Language) Lenguaje Unificado de
Modelado de Negocios desarrollada por la Prof. Judith Barrios A. y el Prof. Jons Montilva, de la
Universidad de los Andes (ULA), el cual consta de seis etapas, a saber: Preparacin Organizacional,
Entender el Proceso Actual, Rediseo del Proceso, Desarrollo del Manual, Aprobacin e
Implementacin del Manual y Medidas, Controles y Mejoramiento Continuo .
El Manual consta de las siguientes secciones:
Introduccin, breve explicacin al lector, acerca de los motivos y propsitos del mismo, metodologa
aplicada en el desarrollo del Manual as como una breve demostracin de cmo estn organizadas sus
secciones.
Antecedentes Histricos, muestra brevemente la evolucin del Departamento de Contabilidad.
Organigrama de la Unidad Administrativa, se presenta la estructura organizativa de la Direccin de
Finanzas y del Departamento de Contabilidad.
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DSIA DICIEMBRE 2006
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Manual de Procesos y Procedimientos
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Materia: SISTEMA DE CONTABILIDAD Asunto: 1. INTRODUCCIN
Modelos, de Jerarqua de Sistemas, de Objetivos, de Reglas y de Procesos de Negocio que ilustra a
travs de diagramas el Sistema de Contabilidad, la Misin y Objetivos (Generales y Especficos) del
departamento, la Base Jurdica que rige y sustenta los procesos y procedimientos llevados a cabo en el
departamento adems de ilustrar brevemente y en general el Proceso de Servicio de Contabilidad y los
rboles de Procedimientos (Fundamentales y de Apoyo), respectivamente.
Proceso, descripcin grfica y narrativa de los procesos y procedimientos ejecutados en el
Departamento de Contabilidad, representando una herramienta de conocimiento de las diferentes
actividades desempeadas en el departamento.
Modelo de Actores y Unidades Organizacionales, presenta los diferentes actores y roles
desempeados por los mismos, las funciones establecidas por el Manual de Cargos de la Universidad
de los Andes (ULA) as como las desempeadas actualmente por los funcionarios del departamento y
los procesos y procedimientos desarrollados en el Manual.
Glosario de Trminos, con la finalidad de facilitar el manejo del Manual y lograr uniformidad de
criterios en su aplicacin.
Anexos, presenta los diferentes formatos y planillas utilizados por los funcionarios del departamento en
la ejecucin de sus actividades.
La correcta interpretacin y aplicacin de este Manual, se traducir en una mayor eficiencia operativa,
ya que es un elemento dinmico, donde el lector que desee conocer sobre el mismo, podr visualizar
de forma sencilla y en cualquier momento los procedimientos que se ejecutan en el departamento, la
forma de llevarlos a cabo y los responsables de que dichos procedimientos se ejecuten de forma ptima
para alcanzar los objetivos que tiene planteado el departamento en concordancia con las leyes,
reglamentos, cdigos, estatutos, manuales, polticas y otras estipulaciones que afectan a la institucin.
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Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA
Pgina: 3/3
Materia: SISTEMA DE CONTABILIDAD Asunto: 1. INTRODUCCIN
Es por ello que recomendamos, que sera oportuno que cada uno de los funcionarios que laboran en el
Departamento de Contabilidad dedique un poco de su valioso tiempo, en leer el manual, darle un uso
adecuado al mismo y preocuparse por actualizarlo en el momento que as lo consideren oportuno, a fin
de contar siempre con una herramienta de mltiples ventajas actualizada.
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DSIA DICIEMBRE 2006
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Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA
Pgina: 1/1
Materia: SISTEMA DE CONTABILIDAD Asunto: 2. ANTECEDENTES HISTRICOS
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
El Consejo Universitario, en reunin celebrada el 15 de Marzo de 1.977 consider impostergable la
reestructuracin administrativa de la Institucin para dotarla del apoyo gerencial requerido para el cabal
cumplimiento de sus superiores objetivos. En consecuencia acord eliminar la Direccin de
Administracin y crear la Direccin de Finanzas. La Direccin de Finanzas se fund el 15 de Marzo de
1.977, adscrita al Vicerrectorado Administrativo, para atender todas las tareas financieras contables de
la Institucin, a la cual se adscribieron los Departamentos de Tesorera, Contabilidad y Bienes y
Rentas; teniendo adems las unidades y dependencias que fueran necesarias para el cumplimiento de
sus finalidades. Hoy da la Direccin de Finanzas cuenta con cuatro (4) departamentos adscritos que
son: Departamento de Tesorera, Oficina Central de Control de Bienes, Departamento de Contabilidad y
Departamento de Nmina.
El Departamento de Contabilidad tiene como misin Canalizar la totalidad de los registros
financieros y patrimoniales de la Universidad, as como proporcionar la informacin a travs de los
Estados Financieros. (Memoria y Cuenta de la ULA ao 2005).
El Departamento de Contabilidad cuenta a su vez con tres secciones:
Seccin de Registro (9 personas laborando).
Seccin de Anlisis (5 personas laborando).
Seccin de Archivo (2 personas laborando).
Adems con las Unidades de Apoyo Administrativo que proporciona:
Apoyo Secretarial (1 persona laborando).
Apoyo de Servicio (1 persona laborando).
Apoyo de Asistencia en Contabilidad (1 persona laborando).
Y como encargado de hacer que el departamento logre los objetivos planteados:
Jefe del Departamento de Contabilidad: Lic. Napolen Sosa.
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Aprobado por: FECHA
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modificacin:
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA
Pgina: 1/4
Materia: SISTEMA DE CONTABILIDAD Asunto: 3. ORGANIGRAMA DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por: FECHA
VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO CONSEJO UNIVERSITARIO
Vigencia de la ltima
modificacin:
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA
Pgina: 2/4
Materia: SISTEMA DE CONTABILIDAD Asunto: ORGANIGRAMA DE LA DIRECCIN DE FINANZAS
Fuente: www.ula.ve
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por: FECHA
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Vigencia de la ltima
modificacin:
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA
Pgina: 3/4
Materia: SISTEMA DE CONTABILIDAD
Asunto: ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
Fuente: Creacin de las Analistas.
DIRECCION DE FINANZAS
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
APOYO
SECRETARIAL Y
DE SERVICIOS
SECCION DE
REGISTRO
SECCION DE ANALISIS Y CONCILIACION
SECCIN DE
ARCHIVO
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modificacin:
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA
Pgina: 4/4
Materia: SISTEMA DE CONTABILIDAD
Asunto: ORGANIGRAMA FUNCIONAL DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
Fuente: Creacin de las Analistas.
APOYO
SECRETARIAL
Y DE SERVICIOS 1 Oficinista
1 Obrero
SECCIN DE REGISTRO
JEFE DE LA SECCIN
Lic. Libia Rojas
SECCIN DE ANLISIS Y
CONCILIACIN
JEFE DE LA SECCIN
Lic. Yride Parra
2 Contador.
3 Contabilista.
1 Secretaria Ejecutiva.
1 Archivista.
2 Contador.
1 Contabilista.
1 Asistente de Tesorera.
SECCIN DE ARCHIVO
JEFE DE LA SECCIN
Ramrez Al
ASISTENCIA EN
CONTABILIDAD
1 Asistente de
Contabilidad
DIRECCION DE FINANZAS
DIRECTOR DE FINANZAS
Prof. ngel Rodrguez
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
JEFE DE CONTABILIDAD Lic. Napolen Sosa
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Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA
Pgina: 1/2
Materia: SISTEMA DE CONTABILIDAD Asunto: 4. MODELO DE JERARQUA DE SISTEMAS
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por: FECHA
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Vigencia de la ltima
modificacin:
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA
Pgina: 2/2
Materia: SISTEMA DE CONTABILIDAD Asunto: 4. MODELO DE JERARQUA DE SISTEMAS
SISTEMA DE NMINA
SISTEMA DE CONTROL DE
BIENES
SISTEMA DE TESORERA
SISTEMA GERENCIAL FINANCIERO
FINANCIERO
SISTEMA DECONTABILIDAD
ApoyoGerencial
Anlisis y Conciliacin
Archivo
Registro
SISTEMA DE NMINA
SISTEMA DE CONTROL DE
BIENES
SISTEMA DE TESORERA
SISTEMA GERENCIAL FINANCIERO
FINANCIERO
SISTEMA DECONTABILIDAD
ApoyoGerencial
Anlisis y Conciliacin
Archivo
Registro
SUPRASISTEMA SISTEMAS
SUBSISTEMAS
INTRA
INTER
AMBIENTE EXTERNO
Elaborado por:
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Vigencia de la ltima
modificacin:
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA
Pgina: 1/2
Materia: SISTEMA DE CONTABILIDAD Asunto: 5. DIRECTORIO
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por: FECHA
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Vigencia de la ltima
modificacin:
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA
Pgina: 2/2
Materia: SISTEMA DE CONTABILIDAD Asunto: DIRECTORIO
N NOMBRE Y APELLIDO CARGO EXTENSINEXPERTO DEL
DOMINIOCEDULA DE IDENTIDAD
CONDICIN
1 Sosa Napolen Jefe de Contabilidad 2555 X 8.028.379 Fijo2 Uzctegui Freddy Analista de Nmina 2555 8.045.802 Fijo
3 Rojas Moreno Yhoset Onofre Contabilista 2559 12.487.674 Fijo4 Volcanes Caldern Jess G. Contabilista 3810 8.043.229 Fijo5 Quintero De Rios Marisol Contabilista 2559 11.952.862 Fijo
6 Prez de Paredes Yajaira Contabilista 2560 X 6.438.475 Fijo7 Daz Zambrano Haide Contabilista 5.200.448 Jubilado
8 Prez Osorio Mara Auxiliadora Archivista 2561 9.059.001 Jubilado9 Pineda Rojas Duglas Jos Archivista 12.349.050 Fijo10 Ramrez Fernndez Al Reinaldo Asistente de Tesorera 2561 X 8.041.848 Fijo
11 Rojas Mndez Libia Isabel Contador Jefe 2558 X 5.126.694 Fijo12 Vera Ramrez Yelitze Carolina Contador 2258 11.957.089 Fijo13 Pernia Pernia Zuleima Contador 2558 X 5.205.509 Fijo
14 Gonzlez Rojas Elda Domiti Contador 7.641.228Obtuvo Cambio
15 Parra Rivera Yride Coromoto Contador Jefe 2560 X 8.021.806 Fijo16 Quintero Dvila Neira Contador 2557 6.096.378 Fijo17 Sulbarn Rancel Dorys Coromoto Contador 2470 10.719.330 Fijo
18 Aguaje Cepeda Mara Alejandra Oficinista 2556 12.352.838 Fijo19 Villasmil Elio de Jess Asistente de Contabilidad 2555 8.006.755 Fijo
20 Morales Eddy Josefina Obrero 8.016.596 Fijo
21 Gonzlez Yaritza Secretaria Ejecutiva 2558 8.028.662 Fijo22 Pea Pacheco Mariela Archivista 2554 9.312.029 Fijo23 Pizzani Avila Gladys Mara Asistente de Tesorera 2470 4.257.510 Fijo
PERSONAL ADSCRITO A OTRAS DEPENDENCIASPERSONAL ADSCRITO A OTRAS DEPENDENCIASPERSONAL ADSCRITO A OTRAS DEPENDENCIASPERSONAL ADSCRITO A OTRAS DEPENDENCIAS
SECCIN DE REGISTROSECCIN DE REGISTROSECCIN DE REGISTROSECCIN DE REGISTRO
SECCIN ANALISIS Y CONCILIACINSECCIN ANALISIS Y CONCILIACINSECCIN ANALISIS Y CONCILIACINSECCIN ANALISIS Y CONCILIACIN
PERSONAL DE APOYOPERSONAL DE APOYOPERSONAL DE APOYOPERSONAL DE APOYO
PERSONAL OBRERO FIJOPERSONAL OBRERO FIJOPERSONAL OBRERO FIJOPERSONAL OBRERO FIJO
SECCIN DE REGISTROSECCIN DE REGISTROSECCIN DE REGISTROSECCIN DE REGISTRO
SECCIN ANALISIS Y CONCILIACINSECCIN ANALISIS Y CONCILIACINSECCIN ANALISIS Y CONCILIACINSECCIN ANALISIS Y CONCILIACIN
SECCIN ARCHIVOSECCIN ARCHIVOSECCIN ARCHIVOSECCIN ARCHIVO
PERSONAL PROFESIONAL FIJOPERSONAL PROFESIONAL FIJOPERSONAL PROFESIONAL FIJOPERSONAL PROFESIONAL FIJO
DIRECTORIOUNIDAD ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
PERSONAL DIRECTIVOPERSONAL DIRECTIVOPERSONAL DIRECTIVOPERSONAL DIRECTIVO
PERSONAL TECNICO SUPERIOR FIJOPERSONAL TECNICO SUPERIOR FIJOPERSONAL TECNICO SUPERIOR FIJOPERSONAL TECNICO SUPERIOR FIJO
Fuente: Relacin de Cargos de la Direccin de Finanzas.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por: FECHA
VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO CONSEJO UNIVERSITARIO
Vigencia de la ltima
modificacin:
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA
Pgina: 1/5
Materia: SISTEMA DE CONTABILIDAD Asunto: 6. MODELO DE OBJETIVOS
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por: FECHA
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Vigencia de la ltima
modificacin:
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA
Pgina: 2/5
Materia: SISTEMA DE CONTABILIDAD Asunto: 6. MODELO DE OBJETIVOS
Para realizar el Modelo de Objetivos se consulto la siguiente fuente histrica, tomando la ms
actualizada, es decir, la que se encuentra sombreada para realizar el modelado a travs del Lenguaje
UML Business.
MEMORIA Y CUENTA DE LA ULA - AO: 2005
PLAN OPERATIVO DE LA ULA - AO:
MANUAL DE ORGANIZACIN - AO:
1993
PGINA WEB DE LA ULA - AO:
OTRA FUENTE (especificar)
MISINMISINMISINMISIN
Canalizar la totalidad de losregistros financieros ypatrimoniales de la Universidad,as como proporcionar lainformacin a travs de losEstados Financieros.
VISINVISINVISINVISIN
OBJETIVO OBJETIVO OBJETIVO OBJETIVO
GENERALGENERALGENERALGENERAL
"Mantener y proporcionarinformacin sobre lasituacin econmicofinanciera de laUniversidad para la tomade decisiones, medianteel registro sistemtico yoportuno de lastrasacciones que realizala Universidad".
Registrar y analizar las transacciones de carcterfinanciero de ingreso y egreso que se originaron en laUniversidad de los Andes. (Material impresodesarrollado por pasantes del Departamento deContabilidad)
CUALITATIVO
1. "Registrar y analizar las transacciones de carcterfinanciero que se originan en la Universidad de losAndes.2.Registro de las transacciones financieras que originanlos ingresos y egresos de la Universidad.3.Recopilar, clasificar y archivar la documentacinprocesada en el departamento, base de losasientos contables.4.Suministrar la informacin contable necesaria a lasautoridades universitarias y a los entes que la requieransobre la situacin financiera de la Universidad y de lasoperaciones que sta realiza".(Material impreso desarrollado por pasantes delDepartamento de Contabilidad)
CUANTITATIVO
OBJETIVOS
UNIDAD ADMINISTRATIVA:DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
CONCEPTOS DEL MODELADO DE
OBJETIVOS
FUENTE DE INFORMACIN
OBJETIVOS ESPECFICOS OBJETIVOS ESPECFICOS OBJETIVOS ESPECFICOS OBJETIVOS ESPECFICOS
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por: FECHA
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Vigencia de la ltima
modificacin:
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA
Pgina: 3/5
Materia: SISTEMA DE CONTABILIDAD Asunto: 6. MODELO DE OBJETIVOS
MEMORIA Y CUENTA DE LA ULA - AO: 2005
PLAN OPERATIVO DE LA ULA - AO:
MANUAL DE ORGANIZACIN - AO:
1993
PGINA WEB DE LA ULA - AO:
OTRA FUENTE (especificar)
MISINMISINMISINMISIN
OBJETIVO OBJETIVO OBJETIVO OBJETIVO
GENERALGENERALGENERALGENERAL
"Registrar lastransacciones yoperaciones generales dela Universidad, productode la ejecucinpresupuestaria".
OBJETIVOS
UNIDAD ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
SECCION DE REGISTRO
CONCEPTOS DEL MODELADO DE
OBJETIVOS
FUENTE DE INFORMACIN
VISINVISINVISINVISIN
MEMORIA Y CUENTA DE LA ULA - AO: 2005
PLAN OPERATIVO DE LA ULA - AO:
MANUAL DE ORGANIZACIN - AO:
1993
PGINA WEB DE LA ULA - AO:
OTRA FUENTE (especificar)
MISINMISINMISINMISIN
OBJETIVO OBJETIVO OBJETIVO OBJETIVO
GENERALGENERALGENERALGENERAL
"Efectuar el anlisisintegral y comparativo delas cuentas de activos ypasivos y verificacin delos saldos bancarios a finde conocer elcomportamiento de losmismos y constatar elcumplimiento de lanormativa establecidapara orientar la toma dedecisiones".
OBJETIVOS
UNIDAD ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
SECCION DE ANALISIS Y CONCILIACION
CONCEPTOS DEL MODELADO DE
OBJETIVOS
FUENTE DE INFORMACIN
VISINVISINVISINVISIN
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
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Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA
Pgina: 4/5
Materia: SISTEMA DE CONTABILIDAD Asunto: 6. MODELO DE OBJETIVOS
MEMORIA Y CUENTA DE LA ULA - AO: 2005
PLAN OPERATIVO DE LA ULA - AO:
MANUAL DE ORGANIZACIN - AO:
1993
PGINA WEB DE LA ULA - AO:
OTRA FUENTE (especificar)
MISINMISINMISINMISIN
OBJETIVO OBJETIVO OBJETIVO OBJETIVO
GENERALGENERALGENERALGENERAL
"Recibir, despachar yarchivar los documentosque genera elDepartamento deContabilidad".
OBJETIVOS
UNIDAD ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
SECCION DE ARCHIVO
CONCEPTOS DEL MODELADO DE
OBJETIVOS
FUENTE DE INFORMACIN
VISINVISINVISINVISIN
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
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Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA
Pgina: 5/5
Materia: SISTEMA DE CONTABILIDAD Asunto: 6. MODELO DE OBJETIVOS
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Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA
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Materia: SISTEMA DE CONTABILIDAD Asunto: 7. MODELO DE REGLAS
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Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA
Pgina: 2/2
Materia: SISTEMA DE CONTABILIDAD Asunto: MODELO DE REGLAS
Elaborado por:
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Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA
Pgina: 1/6
Materia: SISTEMA DE CONTABILIDAD Asunto: 8. MODELO DE PROCESOS DEL NEGOCIO
Elaborado por:
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Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA
Pgina: 2/6
Materia: SISTEMA DE CONTABILIDAD
Asunto: DIAGRAMA DE PROCESO DEL SISTEMA DE NEGOCIO
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Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA
Pgina: 3/6
Materia: SISTEMA DE CONTABILIDAD Asunto: CADENA DE VALOR DEL SISTEMA DE NEGOCIO
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Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA
Pgina: 4/6
Materia: SISTEMA DE CONTABILIDAD
Asunto: ARBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS (FUNDAMENTALES)
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
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modificacin:
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA
Pgina: 5/6
Materia: SISTEMA DE CONTABILIDAD
Asunto: ARBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS (APOYOS)
Elaborado por:
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Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA
Pgina: 6/6
Materia: SISTEMA DE CONTABILIDAD
Asunto: CANTIDAD DE PROCEDIMIENTOS EJECUTADOS EN EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
Elaborado por:
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Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA
Pgina: 1/13
Materia: SISTEMA DE CONTABILIDAD Proceso: 9. PROCESO 1: REGISTRO
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Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA SISTEMA DE CONTABILIDAD
Pgina: 2/13
Proceso: REGISTRO Asunto: INDICE DEL PROCESO
9. PROCESO 1: REGISTRO
Diagrama de Procesos
Diagrama de Jerarqua de Procesos
Informacin General
Objetivo.
Clientes:
Iniciales.
Finales.
Entradas.
Salidas.
Dependencias y/o Personas Vinculadas: Internas.
Base Legal Relacionada.
Formularios.
Recursos:
Humanos.
Tecnolgicos: Computacionales.
Materiales y Equipos.
Sub-Proceso: Ingreso.
Procedimientos:
Diagrama de Actividades 1.1.1: Recepcin, Distribucin y Registro de los Movimientos de
Ingresos.
Procedimiento 1.1.1: Recepcin, Distribucin y Registro de los Movimientos de Ingresos.
Diagrama de Actividades 1.1.2: Apertura o Modificacin de Cuentas por Cobrar.
Procedimiento 1.1.2: Apertura o Modificacin de Cuentas por Cobrar.
Diagrama de Actividades 1.1.3: Registro de Orden de Pago Anulada.
Procedimiento 1.1.3: Registro de Orden de Pago Anulada.
Diagrama de Actividades 1.1.4: Revisin y Emisin de Solvencias Administrativas y/o
Constancias de deuda por Pago de Prestaciones Sociales.
Elaborado por:
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Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA SISTEMA DE CONTABILIDAD
Pgina: 3/13
Proceso: REGISTRO Asunto: INDICE DEL PROCESO
Procedimiento 1.1.4: Revisin y Emisin de Solvencias Administrativas y/o Constancias
de deuda por Pago de Prestaciones Sociales.
Diagrama de Actividades 1.1.5: Revisin del Reporte Comparado de Ingresos.
Procedimiento 1.1.5: Revisin del Reporte Comparado de Ingresos.
Diagrama de Actividades 1.1.6: Elaboracin de Asientos de Ajuste.
Procedimiento 1.1.6: Elaboracin de Asientos de Ajuste.
Sub-Proceso: Egreso.
Procedimientos:
Diagrama de Actividades 1.2.1: Recepcin, Distribucin, Revisin y Registro de los
Movimientos Bancarios Diarios de Pagos Centralizados.
Procedimiento 1.2.1: Recepcin, Distribucin, Revisin y Registro de los Movimientos
Bancarios Diarios de Pagos Centralizados.
Diagrama de Actividades 1.2.2: Desincorporacin de Bienes Muebles del Patrimonio
Universitario.
Procedimiento 1.2.2: Desincorporacin de Bienes Muebles del Patrimonio Universitario.
Diagrama de Actividades 1.2.3: Recepcin y Distribucin de Notas de Dbito y Nota de
Crdito Bancarios.
Procedimiento 1.2.3: Recepcin y Distribucin de Notas de Dbito y Nota de Crdito
Bancarios.
Diagrama de Actividades 1.2.4: Solicitud y Recepcin de Formato (CP-OP) de Control
Presupuestario Orden de Pago.
Procedimiento A: Solicitud de Formato (CP-OP) de Control Presupuestario Orden de
Pago.
Procedimiento B: Recepcin de Formato (CP-OP) de Control Presupuestario Orden de
Pago.
Diagrama de Actividades 1.2.5: Revisin de las Rendiciones de Gastos de Fondos en
Anticipos e Ingresos Propios.
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SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA SISTEMA DE CONTABILIDAD
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Proceso: REGISTRO Asunto: INDICE DEL PROCESO
Procedimiento 1.2.5: Revisin de las Rendiciones de Gastos de Fondos en Anticipos e
Ingresos Propios.
Sub-Proceso: Revisin y Anlisis.
Procedimientos:
Diagrama de Actividades 1.3.1: Revisin de las Nminas Canceladas.
Procedimiento 1.3.1: Revisin de las Nminas Canceladas.
Diagrama de Actividades 1.3.2: Anlisis de las Cuentas Contables Obrar en Proceso,
Anticipos a Contratistas y Anticipos a Proveedores.
Procedimiento 1.3.2: Anlisis de las Cuentas Contables Obrar en Proceso, Anticipos a
Contratistas y Anticipos a Proveedores.
Sub-Proceso: Actualizacin de las Tablas.
Procedimientos:
Diagrama de Actividades 1.4.1: Actualizacin de la Tabla de Conversin de Cdigos de
Gastos Presupuestarios a Cdigos de Gastos Contables.
Procedimiento 1.4.1: Actualizacin de la Tabla de Conversin de Cdigos de Gastos
Presupuestarios a Cdigos de Gastos Contables.
Diagrama de Actividades 1.4.2: Actualizacin de la Tabla de Conceptos de Deducciones de
las Nminas.
Procedimiento 1.4.2: Actualizacin de la Tabla de Conceptos de Deducciones de las
Nminas.
Diagrama de Actividades 1.4.3: Actualizacin de la Tabla de Conceptos de Ingresos a
Tesorera.
Procedimiento 1.4.3: Actualizacin de la Tabla de Conceptos de Ingresos a Tesorera.
Elaborado por:
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Materia: SISTEMA DE CONTABILIDAD Asunto: DIAGRAMA DEL PROCESO DE REGISTRO
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SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA
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Materia: SISTEMA DE CONTABILIDAD
Asunto: DIAGRAMA DE JERARQUA DEL PROCESO DE REGISTRO
Elaborado por:
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Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA
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Materia: SISTEMA DE CONTABILIDAD
Asunto: DIAGRAMA DE JERARQUA DEL PROCESO DE REGISTRO
Elaborado por:
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Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA
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Materia: SISTEMA DE CONTABILIDAD
Asunto: DIAGRAMA DE JERARQUA DEL PROCESO DE REGISTRO
Elaborado por:
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SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA
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Materia: SISTEMA DE CONTABILIDAD
Asunto: DIAGRAMA DE JERARQUA DEL PROCESO DE REGISTRO
Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006
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SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA SISTEMA DE CONTABILIDAD
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Proceso: REGISTRO Asunto: INFORMACIN GENERAL
INFORMACIN GENERAL DEL PROCESO 1: REGISTRO
OBJETIVO
Describir las actividades que se deben cumplir a los efectos de
registrar sistemtica y oportunamente los movimientos de ingresos
y egresos producto de la ejecucin presupuestaria, revisar las
nminas canceladas, analizar las cuentas contables as como a los
efectos de realizar la actualizacin de las tablas de conceptos y de
conversin.
CLIENTES
INICIALES
Facultad/Ncleo y/o Dependencia de la Universidad de
los Andes (ULA).
FINALES
Facultad/Ncleo y/o Dependencia de la Universidad de
los Andes.
Archivo del Departamento de Contabilidad.
ENTRADAS
Solicitud del registro sistemtico y oportuno de los movimientos
de ingresos y egresos producto de la ejecucin presupuestaria.
Solicitud de revisin de las nminas canceladas.
Solicitud de anlisis de las cuentas contables.
Solicitud de actualizacin de las tablas de conceptos y de
conversin.
SALIDAS
Reportes de Comprobantes de Diario de Ingresos a Caja e
Ingresos Propios.
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SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA SISTEMA DE CONTABILIDAD
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Proceso: REGISTRO Asunto: INFORMACIN GENERAL
Reporte de Movimientos de Pagos Centralizados.
Solvencias Administrativas para Pago de Prestaciones
Sociales.
Reporte de Comparado de Ingreso y Reporte de Balance de
Comprobacin.
Carpetas de Rendiciones de Fondos en Anticipos e Ingresos
Propios.
Reportes de Comprobantes de Diario de Nminas Canceladas.
Reporte de Comprobante de Diario y soportes de Asientos de
Ajustes.
Actualizacin de la Tabla de Conversin y Tabla de Conceptos.
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS VINCULADAS
INTERNAS
Consejo Universitario.
Unidad de Apoyo Administrativo (UAA) de la
Facultad/Ncleo y/o Dependencia.
Direccin de Presupuesto.
Direccin de Servicios de Informacin Administrativa
(DSIA).
Direccin de Finanzas.
Funcionarios que laboran en el Departamento de
Contabilidad.
BASE LEGAL RELACIONADA
Reglamento de Compras de Bienes y Contratacin de Obras y
Servicios.
Reglamento de Viticos.
Normas para la Administracin y Ejecucin de Crditos
Presupuestarios.
Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006
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Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA SISTEMA DE CONTABILIDAD
Pgina: 12/13
Proceso: REGISTRO Asunto: INFORMACIN GENERAL
Manuales o catlogos de cuentas contables para el sistema de
contabilidad pblica elaborado por Programa de Modernizacin
de la Administracin Financiera del Estado.
Clasificador de cuentas presupuestarias de Ingresos y Egresos
presupuestarios.
Sistema de cuentas de Contabilidad Pblica (Catalogo de
Cuentas).
Instructivo del cierre presupuestario.
Polticas y Normas de funcionamiento interno del Departamento
de Contabilidad.
FORMULARIOS
Formato de Control de Revisin de Movimiento de Ingresos.
Formato de Control de Revisin de Movimiento de Egresos.
Formato de Reporte de Anlisis de Cuenta Obras en Proceso.
Formato de Reporte de Anlisis de Cuenta Anticipo a
Contratistas Anticipo a Proveedores.
Formato de Cuadro Resumen Cuentas por Cobrar.
Formato de Cuadro Resumen de rdenes de Pago Anuladas.
Formato de Relacin de Deudas del Personal Docente y
A.T.O.
Formato de Cuadro de Asiento de Ajuste.
Formato de Control de Entrega de Rendiciones de Fondos y
Anticipos.
Planilla para Incorporacin al Patrimonio Universitario.
Formato de Relacin para Prestaciones Sociales.
Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por: FECHA
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Vigencia de la ltima
modificacin:
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA SISTEMA DE CONTABILIDAD
Pgina: 13/13
Proceso: REGISTRO Asunto: INFORMACIN GENERAL
RECURSOS
HUMANOS
Jefe de Contabilidad.
Contador Jefe (1).
Contador (4).
Contabilista (3).
Archivista (1).
Oficinista (1).
TECNOLGICOS: Computacionales
Sistema de Contabilidad.
MATERIALES Y EQUIPOS
Materiales y equipos de oficina.
Tecnologa de Informacin: Hardware, Software,
Redes, ...etc.
Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO CONSEJO UNIVERSITARIO
Vigencia de la ltima modificacin:
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA SISTEMA DE CONTABILIDAD Pgina: 1/1
Proceso: REGISTRO Sub Proceso: INGRESO
Asunto: 1.1.1 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIN DISTRIBUCIN Y REGISTRO DE LOS MOVIMIENTOS DE INGRESOS
Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO CONSEJO UNIVERSITARIO
Vigencia de la ltima modificacin:
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA SISTEMA DE CONTABILIDAD Pgina: 1/7
Proceso: REGISTRO Sub Proceso: INGRESO
Asunto: 1.1.1 PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIN DISTRIBUCIN Y REGISTRO DE LOS MOVIMIENTOS DE INGRESOS
1.1.1
RECEPCIN, DISTRIBUCIN Y REGISTRO DE LOS MOVIMIENTOS DE INGRESOS
Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO CONSEJO UNIVERSITARIO
Vigencia de la ltima modificacin:
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA SISTEMA DE CONTABILIDAD
Pgina: 2/7
Proceso: REGISTRO Sub Proceso: INGRESOS
Asunto: 1.1.1 PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIN DISTRIBUCIN Y REGISTRO DE LOS MOVIMIENTOS DE INGRESOS
RESPONSABLE ACCION
CONTADOR JEFE (SECCION DE REGISTRO)
1. Recibe de la Seccin de Caja y Valores del Departamento
de Tesorera, las remesas de los reportes de movimientos
de ingresos a caja e ingresos propios con sus respectivos
soportes y el libro de control de entrega del Departamento
de Tesorera.
2. Compara la fecha y el monto de los reportes de movimientos
de ingresos a caja e ingresos propios reflejados en el
reporte de comprobante de diario con el libro de control de
entrega del Departamento de Tesorera.
3. Coloca firma, fecha y hora en el libro de control de entrega
del Departamento de Tesorera
4. Anota en la carpeta de control de revisin de movimientos
de ingresos, los reportes de movimientos de ingresos a caja
e ingresos propios, recibidos.
5. Entrega al Contador (a) de Ingresos la carpeta de control de
revisin de movimientos de ingresos.
6. Coloca los reportes de movimientos de ingresos a caja e
ingresos propios con sus respectivos soportes en un archivo
temporal, con el fin de que el Contador (a) de Ingresos
busque posteriormente los reportes.
CONTADOR (INGRESOS)
7. Busca los reportes de movimientos de ingresos a caja
diarios y los reportes de movimientos de ingresos propios,
con sus respectivos soportes.
Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006
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Vigencia de la ltima modificacin:
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA SISTEMA DE CONTABILIDAD
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Proceso: REGISTRO Sub Proceso: INGRESOS
Asunto: 1.1.1 PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIN DISTRIBUCIN Y REGISTRO DE LOS MOVIMIENTOS DE INGRESOS
8. Registra en la carpeta de control de revisin de movimiento
de ingresos, los reportes de movimientos de ingresos.
9. Genera los asientos contables en el Sistema de
Contabilidad.
10. Imprime el reporte de comprobante de diario de
ingresos a caja y/o el reporte de comprobante de diario de
ingresos propios.
11. Verifica la existencia fsica de los siguientes soportes:
a) Ingresos a Caja (reintegros de ao en curso y aos
anteriores, ajustes ejercicios anteriores, venta bruta de
bienes, venta de servicios, aranceles y derechos
universitarios, ingresos a la propiedad y otros):
Copia de la Planilla de Depsito.
Reporte de aranceles enterados.
Recibo de ingreso (original).
De acuerdo al caso: relacin de ingresos con los
recibos emitidos por caja, copia del estado de cuenta
corte de cuenta, comprobante de retencin de
impuestos, entre otros.
Revisa que la planilla de depsito contenga firma,
sello y validacin del banco.
Revisa que el reporte de aranceles enterados
contenga sellos y firmas de: responsable de caja
principal y del Departamento de Tesorera (Ir al
paso 12).
Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO CONSEJO UNIVERSITARIO
Vigencia de la ltima modificacin:
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA SISTEMA DE CONTABILIDAD
Pgina: 4/7
Proceso: REGISTRO Sub Proceso: INGRESOS
Asunto: 1.1.1 PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIN DISTRIBUCIN Y REGISTRO DE LOS MOVIMIENTOS DE INGRESOS
b) Ingresos Propios:
Formato (CP-P01) de Control Presupuestario
Reposicin de Ingresos Propios emitido por cada
Dependencia Universitaria.
Recibo de ingreso (original).
Cuando viene acompaado el recibo de ingreso por
tickets de unidades de produccin: anota en el
recibo de ingreso, la cantidad exacta que suman
dichas unidades.
Separa los tickets de unidades de produccin.
Registra los tickets de unidades de produccin en
un libro control.
Introduce los tickets de unidades de produccin en
un sobre.
Coloca en el sobre el nmero de asiento, fecha y
nmero del recibo de ingreso o de relacin al cual
pertenecen.
Enva el sobre, al archivo del Departamento de
Contabilidad. Ver Procedimiento 3.4
RECEPCIN Y ARCHIVO DE TICKETS DE
UNIDADES DE PRODUCCIN.
Reporte de ingresos enterados.
Recibo de caja.
Relacin de las personas que cancelaron ingresos.
Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO CONSEJO UNIVERSITARIO
Vigencia de la ltima modificacin:
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA SISTEMA DE CONTABILIDAD
Pgina: 5/7
Proceso: REGISTRO Sub Proceso: INGRESOS
Asunto: 1.1.1 PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIN DISTRIBUCIN Y REGISTRO DE LOS MOVIMIENTOS DE INGRESOS
Copia del estado de cuenta corte de cuenta, en
algunos casos.
12. Revisa que los soportes contengan firmas y sellos
del: Administrador (a) de la Facultad, Cajero (a) de la
Facultad, Departamento de Tesorera.
13. Coteja en el reporte de comprobante de diario de
ingresos a caja y/o en el reporte de comprobante de diario
de ingresos propios los siguientes datos: cdigo contable,
descripcin o concepto, cdigo de dependencia, referencia,
tipo de documento, debe, haber y saldo.
a) Si estn correctos los datos en el reporte de comprobante
de diario de ingresos a caja y/o en el reporte de
comprobante de diario de ingresos propios (Ir al paso
14).
b) En caso contrario, si estn incorrectos los datos en el
reporte de comprobante de diario de ingresos a caja y/o
en el reporte de comprobante de diario de ingresos
propios:
Verifica en el reporte de movimiento de ingresos a caja
e ingresos propios del da, en la relacin y soportes
correspondientes: los errores en cdigos contables,
omisiones o cuentas invlidas.
Si encuentra omisiones o cuentas invlidas:
Realiza la modificacin en el Sistema de
Contabilidad.
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Proceso: REGISTRO Sub Proceso: INGRESOS
Asunto: 1.1.1 PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIN DISTRIBUCIN Y REGISTRO DE LOS MOVIMIENTOS DE INGRESOS
Imprime el reporte de comprobante de diario de
ingresos a caja y/o el reporte de comprobante de
diario de ingresos propios.
Revisa las correcciones realizadas (Ir al paso
14).
Si encuentra errores en cdigo (s) contable (s):
Realiza oficio en un formato de Excel
preelaborado.
Enva el oficio al Departamento de Tesorera.
Recibe del Departamento de Tesorera,
posteriormente, oficio de notificacin de las
correcciones realizadas con el reporte de
comprobante de diario de ingresos a caja y/o en
el reporte de comprobante de diario de ingresos
propios.
Coloca el oficio en la carpeta asignada para ello.
Traslada al archivador de la oficina.
Fin del procedimiento.
14. Anexa el reporte de comprobante de diario de
ingresos a caja y/o el reporte de comprobante de diario de
ingresos propios, a los reportes de movimientos de ingresos
a caja e ingresos propios con sus respectivos soportes.
15. Coloca los reportes de movimientos de ingresos a
caja diarios e ingresos propios y sus respectivos soportes,
en un archivo temporal, donde permanecen hasta el final del
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Proceso: REGISTRO Sub Proceso: INGRESOS
Asunto: 1.1.1 PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIN DISTRIBUCIN Y REGISTRO DE LOS MOVIMIENTOS DE INGRESOS
mes, momento en que se realiza el cierre contable mensual.
Ver Procedimiento 5.1 CIERRE CONTABLE MENSUAL.
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Proceso: REGISTRO
Sub Proceso: INGRESOS Asunto: 1.1.2 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA O MODIFICACION DE CUENTAS POR COBRAR
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Proceso: REGISTRO
Sub Proceso: INGRESOS Asunto: 1.1.2 PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA O MODIFICACION DE CUENTAS POR COBRAR
1.1.2
APERTURA O MODIFICACIN DE CUENTAS POR COBRAR
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Proceso: REGISTRO
Sub Proceso: INGRESOS Asunto: 1.1.2 PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA O MODIFICACION DE CUENTAS POR COBRAR
RESPONSABLE ACCION
CONTADOR (INGRESOS)
1. Recibe del Departamento de Nmina, los oficios, soportes
que respaldan los oficios (cuadro resumen de ingresos) y el
libro de control de entrega.
2. Coloca firma, fecha y hora en el libro de control de entrega.
3. Entrega el libro de control de entrega, al funcionario (a) del
Departamento de Nmina.
4. Coloca firma, fecha y hora del da en que recibe, a cada uno
de los oficios.
5. Clasifica los oficios, por mes.
6. Archiva los oficios por mes en carpetas separadas.
7. Coloca las carpetas en el archivador.
8. Al momento de realizar el registro contable, busca la (s)
carpeta (s) de los oficios en el archivador.
9. Ordena los oficios alfabticamente.
10. Revisa la existencia fsica de los siguientes soportes:
a) Oficio.
b) Cuadro resumen de ingresos (donde especifican los
ingresos, los descuentos y deducciones)
11. Revisa en el contenido de los oficios, que exprese
deducciones de nmina, pagos indebidos o bloqueo de
cuentas.
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Proceso: REGISTRO
Sub Proceso: INGRESOS Asunto: 1.1.2 PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA O MODIFICACION DE CUENTAS POR COBRAR
a) Revisa en el Censo de Personal del mes o meses
anteriores, el cargo que ejerce el trabajador (a), la
dependencia a la cual pertenece y la condicin del
trabajador (a) y anota los datos en el oficio.
b) Verifica si el trabajador (a) tiene una cuenta por cobrar
aperturada en la Institucin, en el catlogo de cuenta o en
el Sistema de Contabilidad:
Si tiene una cuenta por cobrar aperturada en la
Institucin: anota en el oficio el cdigo contable.
En caso contrario, si no tiene una cuenta por cobrar
aperturada en la Institucin: asigna un cdigo contable
al trabajador (a), en el oficio.
c) Verifica sumas de los conceptos expresados en el oficio.
Si estn correctos los clculos expresados en el oficio:
Elabora un cuadro resumen de cuentas por cobrar,
para cada uno de los oficios.
Imprime el cuadro resumen de cuentas por cobrar.
Anexa el cuadro resumen de cuentas por cobrar, al
oficio y cuadro resumen de ingresos.
Archiva los documentos en la carpeta del mes
correspondiente.
Coloca la carpeta en el archivador, donde
permanece hasta el final del mes (Ir al paso 12)
En caso contrario, si estn incorrectos los clculos
expresados en el oficio:
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Proceso: REGISTRO
Sub Proceso: INGRESOS Asunto: 1.1.2 PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA O MODIFICACION DE CUENTAS POR COBRAR
Notifica de forma verbal al Departamento de
Nmina, el error encontrado.
Espera cinco (5) das hbiles, el envo del nuevo
oficio del Departamento de Nmina.
Si recibe el nuevo oficio enviado por el
Departamento de Nmina: Ejecuta el paso
anterior 11- c.
En caso contrario, si no recibe el nuevo oficio
enviado por el Departamento de Nmina durante
este lapso:
o Realiza oficio solicitando la correccin de los
errores de clculos encontrados.
o Imprime el oficio.
o Coloca firma y sello en el oficio.
o Enva el oficio al Departamento de Nmina.
o Cuando recibe el nuevo oficio enviado por el
Departamento de Nmina: Ejecuta el paso
anterior 11- c.
12. Al final del mes, realiza un oficio dirigido al Contador
(a) Jefe de la Seccin de Registro, donde se especifica las
cuentas por cobrar que se van a aperturar, modificar o
eliminar en el mes.
13. Imprime el oficio.
14. Coloca firma y sello en el oficio.
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Proceso: REGISTRO
Sub Proceso: INGRESOS Asunto: 1.1.2 PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA O MODIFICACION DE CUENTAS POR COBRAR
15. Entrega el oficio al Contador (a) Jefe de la Seccin
de Registro.
CONTADOR JEFE
(SECCION DE REGISTRO)
16. Recibe el oficio donde se especifican las cuentas por
cobrar que se van a aperturar en el mes.
17. Actualiza (apertura, modifica o elimina) las cuentas
por cobrar, en el Sistema de Contabilidad.
18. Notifica al Contador (a) de Ingresos, la apertura,
modificacin eliminacin de las cuentas por cobrar
realizadas en el Sistema de Contabilidad.
CONTADOR (INGRESOS)
19. Recibe notificacin de la apertura, modificacin o
eliminacin de las cuentas por cobrar.
20. Busca la carpeta de los oficios del mes
correspondiente, en el archivador.
21. Realiza el asiento contable en el Sistema de
Contabilidad.
22. Imprime el reporte de comprobante de diario.
23. Coteja en el reporte de comprobante de diario y en el
cuadro resumen de cuentas por cobrar los siguientes datos:
cdigo contable, concepto, cdigo de dependencia, tipo de
documento, cdula de identidad o referencia, montos (debe,
haber y saldo).
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Proceso: REGISTRO
Sub Proceso: INGRESOS Asunto: 1.1.2 PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA O MODIFICACION DE CUENTAS POR COBRAR
a) Si estn correctos los datos en el reporte de
comprobante de diario: (Ir al paso 24)
b) En caso contrario, si estn incorrectos los datos en el
reporte de comprobante de diario:
Revisa el movimiento en el cuadro resumen de
cuentas por cobrar y soportes correspondientes.
Realiza la modificacin en el Sistema de Contabilidad.
Anota las correcciones en el reporte de comprobante
de diario.
Coloca firma y fecha en el reporte de comprobante de
diario, para confirmar la correccin realizada y ejecuta
el paso anterior 22.
24. Anexa el reporte de comprobante de diario al oficio
con sus respectivos soportes.
25. Coloca el reporte de comprobante de diario y el oficio
con sus respectivos soportes, en la carpeta correspondiente.
26. Coloca la carpeta en el archivador, donde
permanecen hasta el final del mes, momento en que se
realiza el cierre contable mensual. Ver Procedimiento 5.1
CIERRE CONTABLE MENSUAL.
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Proceso: REGISTRO
Sub Proceso: INGRESOS Asunto: 1.1.3 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE ORDEN DE PAGO ANULADA
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Proceso: REGISTRO
Sub Proceso: INGRESOS Asunto: 1.1.3 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE ORDEN DE PAGO ANULADA
1.1.3
REGISTRO DE ORDEN DE PAGO ANULADA
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Proceso: REGISTRO
Sub Proceso: INGRESOS Asunto: 1.1.3 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE ORDEN DE PAGO ANULADA
RESPONSABLE ACCION
OFICINISTA
1. Recibe del Departamento de Nmina oficios para el registro
de orden de pagos anuladas con los soportes que respaldan
la operacin y, soporte de entrega.
2. Revisa que la correspondencia recibida pertenezca al
Departamento de Contabilidad.
3. Coloca firma, sello, fecha y hora en que se recibe los oficios,
en el soporte de entrega.
4. Devuelve el soporte de entrega al funcionario del
Departamento de Nmina.
5. Registra la entrada de los oficios en el libro control.
6. Entrega al Jefe (a) de Contabilidad, los oficios con los
soportes que respaldan la operacin, recibidos.
JEFE DE CONTABILIDAD
7. Recibe los oficios con los soportes que respaldan la
operacin.
8. Revisa de manera general los oficios para el registro de
orden de pagos anuladas con los soportes que respaldan la
operacin.
9. Entrega al Contador de Ingresos los oficios para el registro
de orden de pagos anuladas.
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Proceso: REGISTRO
Sub Proceso: INGRESOS Asunto: 1.1.3 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE ORDEN DE PAGO ANULADA
CONTADOR (INGRESOS)
10. Recibe los oficios para el registro de orden de pago
anulada, con sus respectivos soportes
11. Revisa el contenido de los oficios y sus respectivos
soportes.
12. Revisa que las rdenes de pagos originales
contengan firma / sello del Departamento de Tesorera y
sello de anulado.
13. Verifica en el Sistema de Contabilidad y en los
resmenes de anlisis de cuentas que exista el pasivo:
Si existe el pasivo en el Sistema de Contabilidad o en los
resmenes de anlisis de cuentas:
a) Realiza cuadro resumen de rdenes de pago
anuladas.
b) Elabora asiento contable en el Sistema de
Contabilidad.
c) Imprime el reporte de comprobante de diario (Ir al
paso 14)
En caso contrario, si no existe el pasivo en el Sistema de
Contabilidad:
a) Busca en el asiento contable la cancelacin del pasivo,
en el archivo del Departamento de Contabilidad o en el
archivo de la Seccin de Anlisis y Conciliacin.
b) Fotocopia el documento donde se cancel el pasivo.
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Proceso: REGISTRO
Sub Proceso: INGRESOS Asunto: 1.1.3 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE ORDEN DE PAGO ANULADA
c) Anexa la fotocopia del documento donde se cancel el
pasivo a la orden de pago anulada y ejecuta el paso
anterior 13-a.
14. Coteja en el reporte de comprobante de diario y en el
cuadro resumen de rdenes de pago anuladas los
siguientes datos: cdigo contable, descripcin o concepto,
referencia, cdigo de dependencia, tipo de documento,
montos (debe, haber y saldo).
a) Si estn correctos los datos en el reporte de comprobante
de diario: (Ir al paso 15).
b) En caso contrario, si estn incorrectos los datos en el
reporte de comprobante de diario:
Revisa el cuadro resumen de rdenes de pago
anuladas, con la orden de pago anulada y soportes
correspondientes.
Realiza la modificacin en el Sistema de Contabilidad.
Imprime el reporte de comprobante de diario.
Revisa las correcciones realizadas.
15. Anexa el reporte de comprobante de diario a la orden
de pago anulada y sus respectivos soportes.
16. Coloca el reporte de comprobante de diario con sus
respectivos soportes, en un archivo temporal, donde
permanecen hasta el final del mes, momento en se realiza el
cierre contable mensual. Ver Procedimiento 5.1 CIERRE
CONTABLE MENSUAL.
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Manual de Procesos y Procedimientos
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Proceso: REGISTRO
Sub Proceso: INGRESOS
Asunto: 1.1.4 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIN Y EMISIN DE SOLVENCIAS ADMINISTRATIVAS Y/O CONSTANCIA DE DEUDAS PARA PAGO DE PRESTACIONES SOCIALES
Elaborado por:
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Proceso: REGISTRO
Sub Proceso: INGRESOS
Asunto: 1.1.4 PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIN Y EMISIN DE SOLVENCIAS ADMINISTRATIVAS Y/O CONSTANCIA DE DEUDAS PARA PAGO DE PRESTACIONES SOCIALES
1.1.4
REVISIN Y EMISIN DE SOLVENCIAS ADMINISTRATIVAS Y/O CONSTANCIAS DE DEUDAS PARA PAGO DE PRESTACIONES
SOCIALES
Elaborado por:
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modificacin:
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA SISTEMA DE CONTABILIDAD
Pgina: 2/5
Proceso: REGISTRO
Sub Proceso: INGRESOS
Asunto: 1.1.4 PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIN Y EMISIN DE SOLVENCIAS ADMINISTRATIVAS Y/O CONSTANCIA DE DEUDAS PARA PAGO DE PRESTACIONES SOCIALES
RESPONSABLE ACCION
CONTADOR (INGRESOS)
1. Recibe del Departamento de Nmina, el Listado de pago de
Prestaciones Sociales del Personal Docente y de
Investigacin (PDI) y Personal Administrativo, Tcnico y
Obrero (ATO) y/o copia del Formato (CP OP) de Control
Presupuestario Orden de Pago.
2. Coloca firma, fecha y hora al Listado de pago de
Prestaciones Sociales del Personal Docente y de
Investigacin (PDI) y Personal Administrativo, Tcnico y
Obrero (ATO) y/o copia del Formato (CP OP) de Control
Presupuestario Orden de Pago, como seal de recibido.
3. Verifica si el trabajador (a) tiene deuda con la institucin en
el Sistema de Contabilidad y en los oficios enviados por el
Departamento de Nmina, pendientes de registro contable.
a) Si el trabajador (a) no tiene deuda con la institucin: (Ir al
paso 4).
b) En caso contrario, si el trabajador (es) tiene (n) deuda (s)
con la institucin:
Verificar en los registros correspondientes a las
cuentas por cobrar: concepto (s) y monto (s) que
adeuda.
Si recibi un Listado de pago de Prestaciones
Sociales del Personal Docente y de Investigacin
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Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA SISTEMA DE CONTABILIDAD
Pgina: 3/5
Proceso: REGISTRO
Sub Proceso: INGRESOS
Asunto: 1.1.4 PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIN Y EMISIN DE SOLVENCIAS ADMINISTRATIVAS Y/O CONSTANCIA DE DEUDAS PARA PAGO DE PRESTACIONES SOCIALES
(PDI) y Personal Administrativo, Tcnico y Obrero
(ATO)
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docente y Administrativo,