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SESIOacuteN DE CLASE 01
Cuando estamos escribiendo en un documento Word es como si lo hicieacuteramos
en una hoja de papel que luego puede ser impresa Por lo tanto existe un aacuterea
en la cual podemos escribir y unos maacutergenes los cuales no podemos
sobrepasar
Estos maacutergenes se definen en la pestantildea Disentildeo de paacutegina en el grupo de
herramientas Configurar paacutegina donde tambieacuten podremos encontrar
herramientas para seleccionar la Orientacioacuten Saltos de paacutegina Tamantildeo
Nuacutemeros de liacutenea Columnas y Guiones
UNIDAD 02
El Disentildeo de Paacutegina se encuentra en la parte superior dentro de la Pestantildea Disentildeo de Paacutegina Al hacer clic saldraacute los siguientes maacutergenes en mencioacuten
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Al hacer clic sobre el botoacuten Maacutergenes aparecen unos maacutergenes predeterminados Si ninguno nos sirve podremos definir unos desde la opcioacuten Maacutergenes Personalizados
Al hacer clic en el botoacuten Tamantildeo se abre una lista de Tamantildeos predeterminados Pero al igual que en los maacutergenes aquiacute tambieacuten se puede personalizar el tamantildeo de la hoja haciendo clic en la opcioacuten Maacutes tamantildeos de papel
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Si escogemos la opcioacuten de personalizar veremos la siguiente
ventana
En la pestantildea Maacutergenes podemos fijar los maacutergenes tecleando los
centiacutemetros deseados en cada
campo Superior InferiorIzquierdo y Derecho Tambieacuten el
de Encuadernacioacuten que es un espacio adicional reservado para
encuadernar las hojas
- Orientacioacuten Indicamos si la paacutegina tiene orientacioacuten vertical (la maacutes usual) o horizontal - Paacuteginas Podemos establecer varias paacuteginas en ese caso tenemos varias opciones Maacutergenes simeacutetricos Dos paacuteginas por hoja o Libro plegado Al establecer cada una de estas opciones la vista previa te mostraraacute claramente en queacute consisten
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- En la parte inferior de la pantalla tenemos la Vista previa que nos daraacute una
idea bastante aproximada de coacutemo afectan los cambios que hemos introducido
al disentildeo de la paacutegina
- Si pulsamos el botoacuten Establecer como predeterminado los valores actuales
seraacuten los que se utilicen en los nuevos documentos que creemos
En la pestantildea Papel determinaremos el tipo de papel a
utilizar en la impresora A4 Carta etc y tambieacuten la bandeja
de la que tomaraacute el papel la impresora en caso de que
tenga maacutes de una
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En la pestantildea Disentildeo fijaremos la posicioacuten
de Encabezados y pies de paacutegina Se escriben en la
zona de los maacutergenes Si vamos a utilizar
encabezados o pies de paacutegina debemos tenerlo en
cuenta a la hora de fijar la amplitud de los maacutergenes
Encabezado indicaremos los cm que deseamos que haya entre el borde superior del papel y la primera liacutenea del encabezado Pie de paacutegina diremos los cm que deben quedar entre la uacuteltima liacutenea del pie de paacutegina y el borde inferior de la paacutegina
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Esta opcioacuten se encuentra en la pestantildea INSERTAR
Para modificarlos vamos a la pestantildea Insertar y hacemos clic en alguno
de los dos botones (Pie de paacutegina o Encabezado) y seleccionamos la
opcioacuten Editar
Un encabezado Es un texto que se insertaraacute automaacuteticamente al principio
de cada paacutegina Esto es uacutetil para escribir textos como por ejemplo el tiacutetulo
del trabajo que se estaacute escribiendo el autor la fecha etc
El pie de paacutegina Tiene la misma funcionalidad pero se imprime al final de
la paacutegina y suele contener los nuacutemeros de paacutegina
Se mostraraacute una nueva pestantildea Herramientas para encabezado y pie de paacutegina gt Disentildeo que contiene los iconos con todas las opciones disponibles
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Observa que ha aparecido el Encabezado delimitado por una liacutenea
punteada y con los elementos que lo contienen en modo edicioacuten
Ahora podemos teclear el encabezado y si lo creemos conveniente insertar numeracioacuten de paacutegina fechas o cualquier otro elemento de la barra de herramientas Una vez hayamos acabado de editar el encabezado o pie de paacutegina finalizaremos haciendo clic en el botoacuten Cerrar encabezado y pie de paacutegina a la derecha de la cinta
Mediante estos botones podemos pasar del encabezado al pie y viceversa
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Veamos ahora con detalle las opciones del grupo Insertar
Elementos raacutepidos Permite desde la
opcioacuten Propiedad del documento escoger distintos elementos de un listado desplegable En ocasiones esta opcioacuten ahorra tiempo ya que permite por ejemplo insertar con un soacutelo clic el autor del documento o la fecha
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Inserta una imagen o foto guardada en el disco
Inserta imaacutegenes
predisentildeadas
Inserta la fecha yo la hora del sistema en el formato que se seleccione
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En la pestantildea Disentildeo tambieacuten encontraremos el siguiente grupo de
opciones
Cuando creamos un documento Word numera correlativamente las
paacuteginas para poder referenciarlas ese nuacutemero es el que aparece en la
parte izquierda de la barra de estado pero este nuacutemero de paacutegina no
aparece en el documento
Si queremos que los nuacutemeros de paacutegina aparezcan en nuestro
documento cuando lo imprimamos deberemos insertarlos desde la
pestantildea Insertar desplegando la opcioacuten Nuacutemero de paacutegina y eligiendo
doacutende queremos que aparezca el nuacutemero
Primera paacutegina diferente Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie diferente para la primera paacutegina Esta opcioacuten estaacute pensada por ejemplo para cuando la primera paacutegina es la portada del documento
Paacuteginas pares e impares diferentes Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie diferente para las paacuteginas pares e impares Por ejemplo para imprimir el nuacutemero de paacutegina se imprime a la izquierda en las paacuteginas impares y en las paacuteginas pares imprimirlo a la derecha
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Encontraremos la misma opcioacuten en la pestantildea Disentildeo de las Herramientas de
encabezado y pie de paacutegina cuando tengamos un encabezado en modo de
edicioacuten
En la seccioacuten Simple tenemos nuacutemeros simples con diferentes alineaciones
En la seccioacuten Con formas los nuacutemeros se escriben dentro de una forma por
ejemplo concinta
En la seccioacuten Nuacutemero sin formato tenemos los nuacutemeros de paacutegina a los
cuales se les aplica alguacuten tipo de formato
En la seccioacuten Paacutegina X el nuacutemero de paacutegina viene acompantildeado de la palabra
Paacutegina o Paacuteg por ejemplo
Los formatos predeterminados que aparecen en la lista desplegable
asociada a cada ubicacioacuten pueden variar de una ubicacioacuten a otra la
ubicacioacuten Final de paacutegina dispone de maacutes formatos
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Desplegando el menuacute Formato de nuacutemero veremos una lista con
posibles formatos predeterminados entre los que elegir
Tenemos dos alternativas para indicar en queacute nuacutemero empezaraacute la
numeracioacuten de las paacuteginas
Continuar desde la seccioacuten anterior (o empezar desde uno si eacutesta es la
primera seccioacuten)
Iniciar en el nuacutemero que especifiquemos en la opcioacuten Iniciar en
Si tenemos estructurado nuestro documento en capiacutetulos tambieacuten
podemos incluir el nuacutemero del capiacutetulo junto con el de la paacutegina
marcando la casilla Incluir nuacutemero de capiacutetulo y seleccionando un
formato
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SESIOacuteN DE CLASE 02
1 Crear tablas
Una tabla estaacute formada por celdas o casillas
agrupadas por filas y columnas En cada celda se
puede insertar texto nuacutemeros o graacuteficos
Para crear una tabla accedemos siempre desde
la pestantildea Insertar gt grupo Tablas gt botoacuten
Tabla Alliacute encontraremos las tres posibles
formas de crear tablas
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CODIGO NOMBRE PRECIO
001 monitor $ 10000
002 Parlantes $ 3000
11 Una de las formas es utilizar la cuadriacutecula que simula una tabla Cada cuadrado representa una celda y al pasar el ratoacuten sobre ella se colorearaacute en naranja la seleccioacuten que realicemos En el ejemplo de la imagen estariacuteamos creando una tabla de 3x3
12 La segunda opcioacuten es haciendo clic en Insertar Tabla Se abre una
ventana que permite especificar el nuacutemero de filas y columnas para la tabla
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El modo correcto de proceder es elegir el estilo grosor y color del borde
y a continuacioacuten pulsar Dibujar tabla para empezar a dibujar
Si nos equivocamos podemos utilizar la herramienta Borrador
13 La tercera opcioacuten es usar el viacutenculo Dibujar
Tabla El cursor tomaraacute forma de laacutepiz y
simplemente iremos dibujando las liacuteneas que la
formaraacuten
Para retocar una tabla dibujando sus bordes
deberemos situarnos en ella De este modo veremos
que disponemos de una pestantildea de Herramientas
de tabla En su pestantildea Disentildeo gt grupo Dibujar
bordes encontraremos las herramientas que nos
ayudaraacuten a dar la distribucioacutendeseada a la tabla
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Desplazarse
Para colocarse en una celda basta hacer clic en ella con el cursor
Una vez tenemos creada la tabla vamos a ver coacutemo
introducir contenido en ella En teacuterminos generales no hay
diferencia entre introducir texto dentro o fuera de una
tabla
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Seleccionar
o Para seleccionar una celda colocar el cursor justo encima del lado
izquierdo de celda y cuando el cursor tome la forma de una
pequentildea flecha negra inclinada hacer clic y la celda se colorearaacute
o Para seleccionar una columna colocar el cursor justo encima de la
columna y cuando el cursor tome la forma de una pequentildea flecha
negra que apunta hacia abajo hacer clic y la columna se colorearaacute
o Para seleccionar una fila hacer lo mismo que para seleccionar una
celda pero haciendo doble clic o tambieacuten colocando el cursor a la
izquierda de la fila y haciendo clic
o Tambieacuten se pueden seleccionar
celdas filas y columnas haciendo
clic dentro de la celda y
arrastrando a lo largo de las
celdas que queramos seleccionar
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Borrar
Para borrar una celda columna o una fila basta con
seleccionarla y pulsar la tecla Retroceso (Backspace) si soacutelo queremos borrar su contenido
pulsar la tecla Suprimir
EliminarEsta opcioacuten se encontrara en herramientas de tabla Se desplegaraacute esta lista para que elijamos entre Eliminar Tabla Eliminar Columna Eliminar Fila o Eliminar Celdas en este uacuteltimo caso Word 2007 nos preguntaraacute tambieacuten coacutemo se desplazan las celdas afectadas
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Para abrir eacutestas herramientas hacer clic sobre una celda de la tabla y nos
encontramos con que debajo de Herramientas de Tabla aparecen dos
pestantildeas nuevas Disentildeo y Presentacioacuten
Observemos coacutemo se componen ambas pestantildeas
La pestantildea Disentildeo muestra las
herramientas que se observan a
continuacioacuten
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Contiene los grupos de herramientas de
acceso directo Opciones de estilo de tabla
Estilos de tabla Dibujar bordes
La pestantildea Presentacioacuten muestra un conjunto de
herramientas de acceso directo como el de la siguiente imagen
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Contiene los grupos de herramientas de acceso directo Tabla
Filas y columnas Combinar Tamantildeo de celda Alineacioacuten
Datos
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Vamos a ver las funciones
maacutes interesantes de eacutestas
herramientas
Laacutepiz Como ya hemos visto con este laacutepiz se pueden crear tablas dibujaacutendolas con el ratoacuten
Borrador Es el complemento del
laacutepiz en la creacioacuten de tablas ya
que permite borrar las liacuteneas de la
tabla Basta colocarse en la liacutenea a
borrar y hacer clic
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Estilo de liacutenea y grosor de liacutenea Con estas dos funciones
podemos cambiar el estilo y el grosor de las liacuteneas que
forman la tabla Seleccionar en la barra el estilo o el grosor
adecuado e ir a la tabla para aplicarlo a las liacuteneas que
queramos
Color de la pluma Con este
icono podemos dar color a los
bordes de la tabla elegir el tipo
de borde y rellenar las celdas
con color
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Haciendo clic con el botoacuten derecho del ratoacuten sobre
una tabla se abre el menuacute contextual de Tablas
como muestra esta imagen
Desde aquiacute podemos ejecutar algunas de las funciones que acabamos
de ver en la barra de herramientas de Tablas y bordes y tambieacuten
podemos acceder a Propiedades de tabla donde encontraremos las
distintas formas de ajustar el texto que rodea la tabla asiacute como la
forma de establecer maacutergenes y espaciado en las celdas
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Dentro de las herramientas Organizar se encuentra el botoacuten Ajuste de texto al hacer clic alliacute se abre un menuacute desplegable con varias opciones Observa la imagen de la derecha Alliacute basta con elegir el estilo de ajuste adecuado (Cuadrado Estrecho etc)
Al seleccionar estas opciones la imagen se podraacute mover donde el usuario desee
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Esta opcioacuten nos permite crear una tabla dentro de otra Es decir dentro de una casilla podemos crear una nueva tabla con sus propias caracteriacutesticas
- Si eliminamos la tabla principal tambieacuten desaparece la tabla anidada - Tambieacuten se pueden colocar dos tablas paralelas una al lado de la otra
iquestCoacutemo se hace Simplemente hay que colocar el cursor en la celda que queramos e insertar otra tabla
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Para pasar un texto a una tabla lo seleccionamos y en la pestantildea Insertar
pulsamos el botoacuten Tabla Del menuacute que se despliega para la creacioacuten de tablas elegimos la opcioacuten Convertir texto en tabla
Se abriraacute el cuadro de diaacutelogo Convertir texto en tabla
En eacutel Word nos presentaraacute de queacute
manera va a convertir el texto en
tabla En nuestro ejemplo podemos
comprobar que se van a crear 3
columnas y 6 filas y que para
separar el texto se han usado
Tabulaciones
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Una vez seleccionada la tabla ir a la pestantildea Presentacioacuten y
seleccionar Convertir texto a Se mostraraacute el cuadro de diaacutelogo
Convertir tabla en texto donde podremos elegir queacute caraacutecter
queremos utilizar para separar los datos de cada celda
En nuestro caso elegir
Tabulaciones devolveriacutea
la tabla a su aspecto
original asiacute que vamos a
escoger Puntos y comas y
Marcas de paacuterrafo para
que veas el resultado clic
en aceptar
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SESIOacuteN DE CLASE 03
La revisioacuten ortograacutefica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto
no son erroacuteneas y la revisioacuten gramatical trata de que las frases no contengan
errores gramaticales como por ejemplo Los libros son buenas donde no
concuerdan el geacutenero del sujeto y del adjetivo
Existen dos formas baacutesicas de revisar la ortografiacutea revisar una vez concluida la introduccioacuten del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto Vamos a ver ahora la primera forma
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Revisar al finalizar
Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word y alliacute seleccionar Revisioacuten
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Una vez hemos introducido todo o parte de nuestro documento y queremos revisar la ortografiacutea podemos hacerlo de una de estas formas
1- Haciendo clic en la pestantildea Revisar
y luego sobre el icono de la
barra de herramientas de acceso raacutepido
2- Pulsando la tecla F7
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Ejemplo
En la zona titulada No se encontroacute aparece en color rojo la palabra no
encontrada (vastaron) y la frase del texto en la que se encuentra esa
palabra
Debajo tenemos una zona titulada Sugerencias que contiene una lista con las palabras maacutes parecidas que ha encontrado Word en sus diccionarios En muchos casos como en este dentro de esta lista se encontraraacute la palabra correcta (Bastaron) En este caso el error era el cambio de la B por la V
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Llegados a esta situacioacuten debemos decidir queacute botoacuten de la derecha pulsamos en este caso el maacutes adecuado seriacutea Cambiar todas pero veamos el significado de cada uno de ellos
Omitir una vez No realiza ninguna accioacuten sobre la palabra no encontrada y continua revisando el documento
bull Omitir todas Cada vez que vuelva
a encontrar la misma palabra la pasaraacute por alto sin
realizar ninguna accioacuten sobre ella Continuacutea
revisando el documento
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bull Agregar al diccionario Antildeade la palabra no encontrada al diccionario personalizado Podemos usar esta accioacuten cuando consideremos que la palabra no encontrada es correcta y por lo tanto no queremos que la vuelva a detectar como no encontrada
bull Cambiar La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituiraacute a la palabra no encontrada Si no hay ninguna sugerencia que consideremos acertada podemos escribir directamente sobre la palabra no encontrada la correccioacuten que creamos oportuna y pulsar este botoacuten
bull Cambiar todas
Cambia automaacuteticamente todas las
veces que aparezca la palabra
seleccionada de la lista de sugerencias
por la palabra no encontrada
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bull Autocorreccioacuten Agrega la palabra no encontrada y la palabra seleccionada de la lista de sugerencias a la lista de Autocorreccioacuten Maacutes adelante se explica en queacute consiste la autocorreccioacuten
En el cuadro Idioma del diccionario
tenemos el botoacuten del triaacutengulo para desplegar una lista en la que elegir otro idioma Asegurarse de que el diccionario elegido esteacute disponible en nuestro ordenador
Para corregir el error debemos colocar el cursor en la palabra subrayada y pulsar el botoacuten derecho del ratoacuten entonces apareceraacute una pequentildea ventana como la que vemos en la imagen que nos permitiraacute tratar el error de forma similar a como acabamos de ver para Revisar ortografiacutea al finalizar
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La revisioacuten gramatical trata de corregir los errores en la estructura de las frases
La revisioacuten ortograacutefica existen dos formas baacutesicas de revisar la ortografiacutea revisar una vez concluida la introduccioacuten del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto
Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word y alliacute seleccionar Revisioacuten
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1- Hacer clic en el botoacuten Ortografiacutea y Gramaacutetica del grupo de
herramientas Revisioacuten que se encuentra en la pestantildea Revisar
2- Pulsar la Tecla F7
Debemos dejar sin marcar la casilla Marcar errores gramaticales mientras se escribe y debemos marcar la casilla Revisar ortografiacutea mientras escribe y Aceptar
Una vez realizado este cambio
podemos comenzar a realizar la
revisioacuten de una de estas dos
formas
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Mediante la autocorreccioacuten Word puede corregir algunos errores que no
es capaz de detectar por otros meacutetodos y nos ofrece la posibilidad de
realizar nuestras propias correcciones
Para ver y modificar las diferentes opciones de la
Autocorreccioacuten ir al Botoacuten Office y hacer clic en el
botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar en el menuacute de la izquierda Revisioacuten
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A continuacioacuten hacer clic en el botoacuten
Opciones de Autocorreccioacuten y apareceraacute un
cuadro de diaacutelogo como este vamos a ver las
posibilidades maacutes interesantes
Corregir DOsMAyuacutesculasSEguidas Si activamos esta casilla cuando aparezcan dos mayuacutesculas seguidas al principio de una palabra Word sustituiraacute la segunda mayuacutescula por una minuacutescula
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Poner en mayuacutescula la primera letra de una oracioacuten Pone en mayuacutescula la primera letra despueacutes de un signo de puntuacioacuten que indique el final de una oracioacuten como por ejemplo un punto un final de interrogacioacuten etc
Poner en mayuacutescula la primera
letra de celdas de tablas Cuando
hay texto en una celda hace que
empiece por mayuacutescula
Poner en mayuacutescula los nombres de diacuteas Pone en mayuacutescula los nombres de los diacuteas de la semana
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Corregir el uso accidental de bLOQmAYUacuteS Cuando encuentra una palabra con
la primera letra en minuacutescula y las siguientes en mayuacutesculas la cambia por la
primera en mayuacutescula y las siguientes en minuacutesculas y desactiva el bloqueo de
mayuacutesculas
Reemplazar texto mientras
escribe Al activar esta casilla
sustituye las palabras de la
columna
bull Tambieacuten tenemos disponible el
botoacuten Excepciones que nos permite especificar unas excepciones a algunas opciones de Autocorreccioacuten
Por ejemplo para la casilla Poner en mayuacutescula la
primera letra de una oracioacuten podemos indicar una
lista de abreviaturas para las que no queremos que se
aplique la regla como podemos ver en la imagen
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Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar la categoriacutea Revisioacuten y apareceraacute un cuadro de diaacutelogo como eacuteste
bull Omitir palabras en MAYUacuteSCULAS Si marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las palabras en mayuacutesculas cuando realice la revisioacuten ortograacutefica De esta forma se evita que detecte errores en los nombres de empresas organismos etc que se suelen
escribir en mayuacutesculas
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bullOmitir palabras que contienen nuacutemeros Si
marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las
palabras que contienen nuacutemeros ( Informe34c
Ejercicio54 ) cuando realice la revisioacuten ortograacutefica
bull Omitir archivos y direcciones de Internet Si marcamos esta casilla no daraacute error en los nombres de archivos (cuenta4exe) ni en las direcciones de internet (httpwwwaulacliccom) ni en las direcciones de correo electroacutenico (webmasteraulacliccom)
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SESIOacuteN DE CLASE 04
Mediante la opcioacuten Combinar correspondencia nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas
Por ejemplo podemos escribir cartas personalizadas en las
que soacutelo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en
todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos
variables (los que cambian en cada carta seguacuten la persona)
Cuando combinamos correspondencia estamos utilizando dos elementos fundamentales el documento principal y el origen de datos
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Documento principal Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos
Origen de datos Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal Puede ser de distinta naturaleza por ejemplo puede ser una tabla de MS Access un libro de MS Excel una lista de direcciones de Outlook
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Seleccionar de la pestantildea Correspondencia el menuacute Iniciar combinacioacuten de correspondencia alliacute haz clic en la opcioacuten Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia
Seleccionar la opcioacuten Cartas y hacer clic en Siguiente aparece el segundo paso del asistente
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Definimos el documento inicial es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado Debajo de las tres opciones tenemos una explicacioacuten de la opcioacuten seleccionada en este momento
Seleccionamos el origen de datos como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access una hoja de Excel una tabla en otro archivo Word etc)
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Si seleccionamos la opcioacuten Utilizar una lista existente aparece la
opcioacuten Examinar hacer clic en ella para buscar el archivo que
contiene el origen de datos
Si seleccionamos la opcioacuten Seleccionar de los contactos de
Outlook en lugar de Examinar aparece la opcioacuten Elegir la
carpeta de contactos hacer clic en ella y elegir la carpeta
Si seleccionamos la opcioacuten Escribir una lista nueva en lugar de
Examinar aparece la opcioacuten Crear hacer clic en ella para
introducir los valores en la lista
Al hacer clic en la opcioacuten Examinar se abre el
cuadro de diaacutelogo Seleccionar archivos de
origen de datos en el que indicaremos de
doacutende cogeraacute los datos
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Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia en eacutel vemos los datos que se combinaraacuten y podemos antildeadir opciones que veremos maacutes adelante y clic en Aceptar
En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y antildeadimos los campos de combinacioacuten
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En este paso examinamos las cartas tal como se escribiraacuten con los valores concretos del origen de datos Podemos utilizar los botones ltlt y gtgt para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente podemos Buscar un destinatario concreto Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios para corregir alguacuten error detectado
Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opcioacuten Imprimir Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales En este caso nos permite elegir combinar todos los registros el registro actual o un grupo de registros El documento creado seraacute un documento normal sin combinacioacuten
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Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto pero tambieacuten podemos utilizar los botones de la pestantildea Correspondencia
Permite abrir el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes
Permite insertar en la posicioacuten del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente
Permite insertar en la
posicioacuten del cursor una liacutenea de saludos tal
como vimos con el asistente
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Permite insertar en la posicioacuten
del cursor un campo del origen
de datos
Permite resaltar los campos combinados si la
opcioacuten estaacute activada los datos
correspondientes a campos combinados
aparecen resaltados de esta forma es maacutes faacutecil
localizarlos dentro del documento
Distribuir etiquetas Esta
opcioacuten estaacute disponible con un
documento de tipo etiquetas
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Para incluir un campo de combinacioacuten hacer clic en el icono
de la pestantildea Correspondencia y se abriraacute el cuadro Insertar campo de combinacioacuten con la lista de todos los campos del origen de datos seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botoacuten Insertar Podemos insertar asiacute todos los campos que queramos
Si queremos ver el aspecto que tendraacute el
documento combinado hacer clic en el
botoacuten
Este botoacuten permite ver el documento
principal con los nombres de los campos
o bien con los datos
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Hacer clic sobre el icono
los campos del origen
de datos apareceraacuten resaltados
Pues los siguientes botones permiten
desplazarse por las filas del origen
para comprobar por ejemplo si los
datos que salen son los esperados
Permite ver los datos del
primer registro del origen
Permite visualizar el uacuteltimo
registro
Permite visualizar el
registro anterior
Permite visualizar el
registro siguiente
Este cuadro permite saber queacute registro se estaacute
visualizando y tambieacuten permite ir directamente a un
registro determinado escribiendo el nordm del registro
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Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser
largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un
registro a otro con los botones de desplazamiento en estos
casos se utiliza hacer Clic
En Buscar ponemos el valor que queremos buscar
En Buscar en Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor
Hacer clic en el botoacuten Buscar siguiente
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Haciendo clic en el icono se
abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia donde podremos hacer todo esto
En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los datos del origen de datos que se combinaraacuten con el documento principal)
Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generaraacute una carta (o mensaje de correo electroacutenico o etiqueta etc)
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Si queremos modificarel valor de alguacuten dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en la parte inferior y pulsamos Edicioacuten
Si la lista es muy extensa con el botoacuten Buscando se abriraacute el cuadro de
diaacutelogo Buscar entrada donde podemos introducir un valor y un campo y
se posicionaraacute en el primer destinatario que tenga el valor en ese campo
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Primero tenemos que situarnos en el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia por ejemplo con el icono y clic
En la pestantildea Filtrar registros vamos poniendo la condicioacuten que deberaacuten cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados Se puede poner una condicioacuten o varias En la primera liacutenea se va formando la primera condicioacuten
En Campo seleccionamos el campo
que va a formar parte de la condicioacuten
En Comparacioacuten seleccionamos el tipo de comparacioacuten que vamos a utilizar Los tipos de operaciones son los conocidos (igual distinto menor que mayor que etc)
En Comparado con se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando la comparacioacuten es Vaciacuteo o No vaciacuteo
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Si queremos ordenar los destinatarios por alguacuten campo de ordenacioacuten (por ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea maacutes faacutecil entregarlas a mis empleados)
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El icono abre el cuadro de diaacutelogo Asignar campos donde
definimos estas asociaciones este cuadro de diaacutelogo tambieacuten se
puede abrir siempre que veamos en pantalla un botoacuten Asignar
campos
En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estaacutendares que utilizar Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de datos que corresponde al campo estaacutendar
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La opcioacuten Imprimir documentos permite
enviar a la impresora el resultado de la
combinacioacuten
Podemos imprimir Todos los registros (todos los
destinatarios despueacutes de aplicar los filtros) el Registro
actual (el que estamos visualizando en este momento o un
grupo de registros (Desde - Hasta)
Desde ponemos el nuacutemero de orden del primer registro a combinar dejarlo en blanco indica desde el primero
Hasta ponemos el nuacutemero de orden del uacuteltimo registro a
combinar dejarlo en blanco indica hasta el uacuteltimo
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Al hacer clic sobre el botoacuten Maacutergenes aparecen unos maacutergenes predeterminados Si ninguno nos sirve podremos definir unos desde la opcioacuten Maacutergenes Personalizados
Al hacer clic en el botoacuten Tamantildeo se abre una lista de Tamantildeos predeterminados Pero al igual que en los maacutergenes aquiacute tambieacuten se puede personalizar el tamantildeo de la hoja haciendo clic en la opcioacuten Maacutes tamantildeos de papel
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Si escogemos la opcioacuten de personalizar veremos la siguiente
ventana
En la pestantildea Maacutergenes podemos fijar los maacutergenes tecleando los
centiacutemetros deseados en cada
campo Superior InferiorIzquierdo y Derecho Tambieacuten el
de Encuadernacioacuten que es un espacio adicional reservado para
encuadernar las hojas
- Orientacioacuten Indicamos si la paacutegina tiene orientacioacuten vertical (la maacutes usual) o horizontal - Paacuteginas Podemos establecer varias paacuteginas en ese caso tenemos varias opciones Maacutergenes simeacutetricos Dos paacuteginas por hoja o Libro plegado Al establecer cada una de estas opciones la vista previa te mostraraacute claramente en queacute consisten
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- En la parte inferior de la pantalla tenemos la Vista previa que nos daraacute una
idea bastante aproximada de coacutemo afectan los cambios que hemos introducido
al disentildeo de la paacutegina
- Si pulsamos el botoacuten Establecer como predeterminado los valores actuales
seraacuten los que se utilicen en los nuevos documentos que creemos
En la pestantildea Papel determinaremos el tipo de papel a
utilizar en la impresora A4 Carta etc y tambieacuten la bandeja
de la que tomaraacute el papel la impresora en caso de que
tenga maacutes de una
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En la pestantildea Disentildeo fijaremos la posicioacuten
de Encabezados y pies de paacutegina Se escriben en la
zona de los maacutergenes Si vamos a utilizar
encabezados o pies de paacutegina debemos tenerlo en
cuenta a la hora de fijar la amplitud de los maacutergenes
Encabezado indicaremos los cm que deseamos que haya entre el borde superior del papel y la primera liacutenea del encabezado Pie de paacutegina diremos los cm que deben quedar entre la uacuteltima liacutenea del pie de paacutegina y el borde inferior de la paacutegina
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Esta opcioacuten se encuentra en la pestantildea INSERTAR
Para modificarlos vamos a la pestantildea Insertar y hacemos clic en alguno
de los dos botones (Pie de paacutegina o Encabezado) y seleccionamos la
opcioacuten Editar
Un encabezado Es un texto que se insertaraacute automaacuteticamente al principio
de cada paacutegina Esto es uacutetil para escribir textos como por ejemplo el tiacutetulo
del trabajo que se estaacute escribiendo el autor la fecha etc
El pie de paacutegina Tiene la misma funcionalidad pero se imprime al final de
la paacutegina y suele contener los nuacutemeros de paacutegina
Se mostraraacute una nueva pestantildea Herramientas para encabezado y pie de paacutegina gt Disentildeo que contiene los iconos con todas las opciones disponibles
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Observa que ha aparecido el Encabezado delimitado por una liacutenea
punteada y con los elementos que lo contienen en modo edicioacuten
Ahora podemos teclear el encabezado y si lo creemos conveniente insertar numeracioacuten de paacutegina fechas o cualquier otro elemento de la barra de herramientas Una vez hayamos acabado de editar el encabezado o pie de paacutegina finalizaremos haciendo clic en el botoacuten Cerrar encabezado y pie de paacutegina a la derecha de la cinta
Mediante estos botones podemos pasar del encabezado al pie y viceversa
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Veamos ahora con detalle las opciones del grupo Insertar
Elementos raacutepidos Permite desde la
opcioacuten Propiedad del documento escoger distintos elementos de un listado desplegable En ocasiones esta opcioacuten ahorra tiempo ya que permite por ejemplo insertar con un soacutelo clic el autor del documento o la fecha
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Inserta una imagen o foto guardada en el disco
Inserta imaacutegenes
predisentildeadas
Inserta la fecha yo la hora del sistema en el formato que se seleccione
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En la pestantildea Disentildeo tambieacuten encontraremos el siguiente grupo de
opciones
Cuando creamos un documento Word numera correlativamente las
paacuteginas para poder referenciarlas ese nuacutemero es el que aparece en la
parte izquierda de la barra de estado pero este nuacutemero de paacutegina no
aparece en el documento
Si queremos que los nuacutemeros de paacutegina aparezcan en nuestro
documento cuando lo imprimamos deberemos insertarlos desde la
pestantildea Insertar desplegando la opcioacuten Nuacutemero de paacutegina y eligiendo
doacutende queremos que aparezca el nuacutemero
Primera paacutegina diferente Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie diferente para la primera paacutegina Esta opcioacuten estaacute pensada por ejemplo para cuando la primera paacutegina es la portada del documento
Paacuteginas pares e impares diferentes Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie diferente para las paacuteginas pares e impares Por ejemplo para imprimir el nuacutemero de paacutegina se imprime a la izquierda en las paacuteginas impares y en las paacuteginas pares imprimirlo a la derecha
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Encontraremos la misma opcioacuten en la pestantildea Disentildeo de las Herramientas de
encabezado y pie de paacutegina cuando tengamos un encabezado en modo de
edicioacuten
En la seccioacuten Simple tenemos nuacutemeros simples con diferentes alineaciones
En la seccioacuten Con formas los nuacutemeros se escriben dentro de una forma por
ejemplo concinta
En la seccioacuten Nuacutemero sin formato tenemos los nuacutemeros de paacutegina a los
cuales se les aplica alguacuten tipo de formato
En la seccioacuten Paacutegina X el nuacutemero de paacutegina viene acompantildeado de la palabra
Paacutegina o Paacuteg por ejemplo
Los formatos predeterminados que aparecen en la lista desplegable
asociada a cada ubicacioacuten pueden variar de una ubicacioacuten a otra la
ubicacioacuten Final de paacutegina dispone de maacutes formatos
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Desplegando el menuacute Formato de nuacutemero veremos una lista con
posibles formatos predeterminados entre los que elegir
Tenemos dos alternativas para indicar en queacute nuacutemero empezaraacute la
numeracioacuten de las paacuteginas
Continuar desde la seccioacuten anterior (o empezar desde uno si eacutesta es la
primera seccioacuten)
Iniciar en el nuacutemero que especifiquemos en la opcioacuten Iniciar en
Si tenemos estructurado nuestro documento en capiacutetulos tambieacuten
podemos incluir el nuacutemero del capiacutetulo junto con el de la paacutegina
marcando la casilla Incluir nuacutemero de capiacutetulo y seleccionando un
formato
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SESIOacuteN DE CLASE 02
1 Crear tablas
Una tabla estaacute formada por celdas o casillas
agrupadas por filas y columnas En cada celda se
puede insertar texto nuacutemeros o graacuteficos
Para crear una tabla accedemos siempre desde
la pestantildea Insertar gt grupo Tablas gt botoacuten
Tabla Alliacute encontraremos las tres posibles
formas de crear tablas
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CODIGO NOMBRE PRECIO
001 monitor $ 10000
002 Parlantes $ 3000
11 Una de las formas es utilizar la cuadriacutecula que simula una tabla Cada cuadrado representa una celda y al pasar el ratoacuten sobre ella se colorearaacute en naranja la seleccioacuten que realicemos En el ejemplo de la imagen estariacuteamos creando una tabla de 3x3
12 La segunda opcioacuten es haciendo clic en Insertar Tabla Se abre una
ventana que permite especificar el nuacutemero de filas y columnas para la tabla
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El modo correcto de proceder es elegir el estilo grosor y color del borde
y a continuacioacuten pulsar Dibujar tabla para empezar a dibujar
Si nos equivocamos podemos utilizar la herramienta Borrador
13 La tercera opcioacuten es usar el viacutenculo Dibujar
Tabla El cursor tomaraacute forma de laacutepiz y
simplemente iremos dibujando las liacuteneas que la
formaraacuten
Para retocar una tabla dibujando sus bordes
deberemos situarnos en ella De este modo veremos
que disponemos de una pestantildea de Herramientas
de tabla En su pestantildea Disentildeo gt grupo Dibujar
bordes encontraremos las herramientas que nos
ayudaraacuten a dar la distribucioacutendeseada a la tabla
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Desplazarse
Para colocarse en una celda basta hacer clic en ella con el cursor
Una vez tenemos creada la tabla vamos a ver coacutemo
introducir contenido en ella En teacuterminos generales no hay
diferencia entre introducir texto dentro o fuera de una
tabla
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Seleccionar
o Para seleccionar una celda colocar el cursor justo encima del lado
izquierdo de celda y cuando el cursor tome la forma de una
pequentildea flecha negra inclinada hacer clic y la celda se colorearaacute
o Para seleccionar una columna colocar el cursor justo encima de la
columna y cuando el cursor tome la forma de una pequentildea flecha
negra que apunta hacia abajo hacer clic y la columna se colorearaacute
o Para seleccionar una fila hacer lo mismo que para seleccionar una
celda pero haciendo doble clic o tambieacuten colocando el cursor a la
izquierda de la fila y haciendo clic
o Tambieacuten se pueden seleccionar
celdas filas y columnas haciendo
clic dentro de la celda y
arrastrando a lo largo de las
celdas que queramos seleccionar
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Borrar
Para borrar una celda columna o una fila basta con
seleccionarla y pulsar la tecla Retroceso (Backspace) si soacutelo queremos borrar su contenido
pulsar la tecla Suprimir
EliminarEsta opcioacuten se encontrara en herramientas de tabla Se desplegaraacute esta lista para que elijamos entre Eliminar Tabla Eliminar Columna Eliminar Fila o Eliminar Celdas en este uacuteltimo caso Word 2007 nos preguntaraacute tambieacuten coacutemo se desplazan las celdas afectadas
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Para abrir eacutestas herramientas hacer clic sobre una celda de la tabla y nos
encontramos con que debajo de Herramientas de Tabla aparecen dos
pestantildeas nuevas Disentildeo y Presentacioacuten
Observemos coacutemo se componen ambas pestantildeas
La pestantildea Disentildeo muestra las
herramientas que se observan a
continuacioacuten
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Contiene los grupos de herramientas de
acceso directo Opciones de estilo de tabla
Estilos de tabla Dibujar bordes
La pestantildea Presentacioacuten muestra un conjunto de
herramientas de acceso directo como el de la siguiente imagen
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Contiene los grupos de herramientas de acceso directo Tabla
Filas y columnas Combinar Tamantildeo de celda Alineacioacuten
Datos
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Vamos a ver las funciones
maacutes interesantes de eacutestas
herramientas
Laacutepiz Como ya hemos visto con este laacutepiz se pueden crear tablas dibujaacutendolas con el ratoacuten
Borrador Es el complemento del
laacutepiz en la creacioacuten de tablas ya
que permite borrar las liacuteneas de la
tabla Basta colocarse en la liacutenea a
borrar y hacer clic
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Estilo de liacutenea y grosor de liacutenea Con estas dos funciones
podemos cambiar el estilo y el grosor de las liacuteneas que
forman la tabla Seleccionar en la barra el estilo o el grosor
adecuado e ir a la tabla para aplicarlo a las liacuteneas que
queramos
Color de la pluma Con este
icono podemos dar color a los
bordes de la tabla elegir el tipo
de borde y rellenar las celdas
con color
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Haciendo clic con el botoacuten derecho del ratoacuten sobre
una tabla se abre el menuacute contextual de Tablas
como muestra esta imagen
Desde aquiacute podemos ejecutar algunas de las funciones que acabamos
de ver en la barra de herramientas de Tablas y bordes y tambieacuten
podemos acceder a Propiedades de tabla donde encontraremos las
distintas formas de ajustar el texto que rodea la tabla asiacute como la
forma de establecer maacutergenes y espaciado en las celdas
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Dentro de las herramientas Organizar se encuentra el botoacuten Ajuste de texto al hacer clic alliacute se abre un menuacute desplegable con varias opciones Observa la imagen de la derecha Alliacute basta con elegir el estilo de ajuste adecuado (Cuadrado Estrecho etc)
Al seleccionar estas opciones la imagen se podraacute mover donde el usuario desee
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Esta opcioacuten nos permite crear una tabla dentro de otra Es decir dentro de una casilla podemos crear una nueva tabla con sus propias caracteriacutesticas
- Si eliminamos la tabla principal tambieacuten desaparece la tabla anidada - Tambieacuten se pueden colocar dos tablas paralelas una al lado de la otra
iquestCoacutemo se hace Simplemente hay que colocar el cursor en la celda que queramos e insertar otra tabla
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Para pasar un texto a una tabla lo seleccionamos y en la pestantildea Insertar
pulsamos el botoacuten Tabla Del menuacute que se despliega para la creacioacuten de tablas elegimos la opcioacuten Convertir texto en tabla
Se abriraacute el cuadro de diaacutelogo Convertir texto en tabla
En eacutel Word nos presentaraacute de queacute
manera va a convertir el texto en
tabla En nuestro ejemplo podemos
comprobar que se van a crear 3
columnas y 6 filas y que para
separar el texto se han usado
Tabulaciones
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Una vez seleccionada la tabla ir a la pestantildea Presentacioacuten y
seleccionar Convertir texto a Se mostraraacute el cuadro de diaacutelogo
Convertir tabla en texto donde podremos elegir queacute caraacutecter
queremos utilizar para separar los datos de cada celda
En nuestro caso elegir
Tabulaciones devolveriacutea
la tabla a su aspecto
original asiacute que vamos a
escoger Puntos y comas y
Marcas de paacuterrafo para
que veas el resultado clic
en aceptar
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SESIOacuteN DE CLASE 03
La revisioacuten ortograacutefica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto
no son erroacuteneas y la revisioacuten gramatical trata de que las frases no contengan
errores gramaticales como por ejemplo Los libros son buenas donde no
concuerdan el geacutenero del sujeto y del adjetivo
Existen dos formas baacutesicas de revisar la ortografiacutea revisar una vez concluida la introduccioacuten del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto Vamos a ver ahora la primera forma
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Revisar al finalizar
Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word y alliacute seleccionar Revisioacuten
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Una vez hemos introducido todo o parte de nuestro documento y queremos revisar la ortografiacutea podemos hacerlo de una de estas formas
1- Haciendo clic en la pestantildea Revisar
y luego sobre el icono de la
barra de herramientas de acceso raacutepido
2- Pulsando la tecla F7
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Ejemplo
En la zona titulada No se encontroacute aparece en color rojo la palabra no
encontrada (vastaron) y la frase del texto en la que se encuentra esa
palabra
Debajo tenemos una zona titulada Sugerencias que contiene una lista con las palabras maacutes parecidas que ha encontrado Word en sus diccionarios En muchos casos como en este dentro de esta lista se encontraraacute la palabra correcta (Bastaron) En este caso el error era el cambio de la B por la V
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Llegados a esta situacioacuten debemos decidir queacute botoacuten de la derecha pulsamos en este caso el maacutes adecuado seriacutea Cambiar todas pero veamos el significado de cada uno de ellos
Omitir una vez No realiza ninguna accioacuten sobre la palabra no encontrada y continua revisando el documento
bull Omitir todas Cada vez que vuelva
a encontrar la misma palabra la pasaraacute por alto sin
realizar ninguna accioacuten sobre ella Continuacutea
revisando el documento
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bull Agregar al diccionario Antildeade la palabra no encontrada al diccionario personalizado Podemos usar esta accioacuten cuando consideremos que la palabra no encontrada es correcta y por lo tanto no queremos que la vuelva a detectar como no encontrada
bull Cambiar La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituiraacute a la palabra no encontrada Si no hay ninguna sugerencia que consideremos acertada podemos escribir directamente sobre la palabra no encontrada la correccioacuten que creamos oportuna y pulsar este botoacuten
bull Cambiar todas
Cambia automaacuteticamente todas las
veces que aparezca la palabra
seleccionada de la lista de sugerencias
por la palabra no encontrada
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bull Autocorreccioacuten Agrega la palabra no encontrada y la palabra seleccionada de la lista de sugerencias a la lista de Autocorreccioacuten Maacutes adelante se explica en queacute consiste la autocorreccioacuten
En el cuadro Idioma del diccionario
tenemos el botoacuten del triaacutengulo para desplegar una lista en la que elegir otro idioma Asegurarse de que el diccionario elegido esteacute disponible en nuestro ordenador
Para corregir el error debemos colocar el cursor en la palabra subrayada y pulsar el botoacuten derecho del ratoacuten entonces apareceraacute una pequentildea ventana como la que vemos en la imagen que nos permitiraacute tratar el error de forma similar a como acabamos de ver para Revisar ortografiacutea al finalizar
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La revisioacuten gramatical trata de corregir los errores en la estructura de las frases
La revisioacuten ortograacutefica existen dos formas baacutesicas de revisar la ortografiacutea revisar una vez concluida la introduccioacuten del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto
Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word y alliacute seleccionar Revisioacuten
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1- Hacer clic en el botoacuten Ortografiacutea y Gramaacutetica del grupo de
herramientas Revisioacuten que se encuentra en la pestantildea Revisar
2- Pulsar la Tecla F7
Debemos dejar sin marcar la casilla Marcar errores gramaticales mientras se escribe y debemos marcar la casilla Revisar ortografiacutea mientras escribe y Aceptar
Una vez realizado este cambio
podemos comenzar a realizar la
revisioacuten de una de estas dos
formas
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Mediante la autocorreccioacuten Word puede corregir algunos errores que no
es capaz de detectar por otros meacutetodos y nos ofrece la posibilidad de
realizar nuestras propias correcciones
Para ver y modificar las diferentes opciones de la
Autocorreccioacuten ir al Botoacuten Office y hacer clic en el
botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar en el menuacute de la izquierda Revisioacuten
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A continuacioacuten hacer clic en el botoacuten
Opciones de Autocorreccioacuten y apareceraacute un
cuadro de diaacutelogo como este vamos a ver las
posibilidades maacutes interesantes
Corregir DOsMAyuacutesculasSEguidas Si activamos esta casilla cuando aparezcan dos mayuacutesculas seguidas al principio de una palabra Word sustituiraacute la segunda mayuacutescula por una minuacutescula
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Poner en mayuacutescula la primera letra de una oracioacuten Pone en mayuacutescula la primera letra despueacutes de un signo de puntuacioacuten que indique el final de una oracioacuten como por ejemplo un punto un final de interrogacioacuten etc
Poner en mayuacutescula la primera
letra de celdas de tablas Cuando
hay texto en una celda hace que
empiece por mayuacutescula
Poner en mayuacutescula los nombres de diacuteas Pone en mayuacutescula los nombres de los diacuteas de la semana
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Corregir el uso accidental de bLOQmAYUacuteS Cuando encuentra una palabra con
la primera letra en minuacutescula y las siguientes en mayuacutesculas la cambia por la
primera en mayuacutescula y las siguientes en minuacutesculas y desactiva el bloqueo de
mayuacutesculas
Reemplazar texto mientras
escribe Al activar esta casilla
sustituye las palabras de la
columna
bull Tambieacuten tenemos disponible el
botoacuten Excepciones que nos permite especificar unas excepciones a algunas opciones de Autocorreccioacuten
Por ejemplo para la casilla Poner en mayuacutescula la
primera letra de una oracioacuten podemos indicar una
lista de abreviaturas para las que no queremos que se
aplique la regla como podemos ver en la imagen
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Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar la categoriacutea Revisioacuten y apareceraacute un cuadro de diaacutelogo como eacuteste
bull Omitir palabras en MAYUacuteSCULAS Si marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las palabras en mayuacutesculas cuando realice la revisioacuten ortograacutefica De esta forma se evita que detecte errores en los nombres de empresas organismos etc que se suelen
escribir en mayuacutesculas
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bullOmitir palabras que contienen nuacutemeros Si
marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las
palabras que contienen nuacutemeros ( Informe34c
Ejercicio54 ) cuando realice la revisioacuten ortograacutefica
bull Omitir archivos y direcciones de Internet Si marcamos esta casilla no daraacute error en los nombres de archivos (cuenta4exe) ni en las direcciones de internet (httpwwwaulacliccom) ni en las direcciones de correo electroacutenico (webmasteraulacliccom)
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SESIOacuteN DE CLASE 04
Mediante la opcioacuten Combinar correspondencia nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas
Por ejemplo podemos escribir cartas personalizadas en las
que soacutelo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en
todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos
variables (los que cambian en cada carta seguacuten la persona)
Cuando combinamos correspondencia estamos utilizando dos elementos fundamentales el documento principal y el origen de datos
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Documento principal Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos
Origen de datos Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal Puede ser de distinta naturaleza por ejemplo puede ser una tabla de MS Access un libro de MS Excel una lista de direcciones de Outlook
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Seleccionar de la pestantildea Correspondencia el menuacute Iniciar combinacioacuten de correspondencia alliacute haz clic en la opcioacuten Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia
Seleccionar la opcioacuten Cartas y hacer clic en Siguiente aparece el segundo paso del asistente
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Definimos el documento inicial es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado Debajo de las tres opciones tenemos una explicacioacuten de la opcioacuten seleccionada en este momento
Seleccionamos el origen de datos como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access una hoja de Excel una tabla en otro archivo Word etc)
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Si seleccionamos la opcioacuten Utilizar una lista existente aparece la
opcioacuten Examinar hacer clic en ella para buscar el archivo que
contiene el origen de datos
Si seleccionamos la opcioacuten Seleccionar de los contactos de
Outlook en lugar de Examinar aparece la opcioacuten Elegir la
carpeta de contactos hacer clic en ella y elegir la carpeta
Si seleccionamos la opcioacuten Escribir una lista nueva en lugar de
Examinar aparece la opcioacuten Crear hacer clic en ella para
introducir los valores en la lista
Al hacer clic en la opcioacuten Examinar se abre el
cuadro de diaacutelogo Seleccionar archivos de
origen de datos en el que indicaremos de
doacutende cogeraacute los datos
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Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia en eacutel vemos los datos que se combinaraacuten y podemos antildeadir opciones que veremos maacutes adelante y clic en Aceptar
En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y antildeadimos los campos de combinacioacuten
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En este paso examinamos las cartas tal como se escribiraacuten con los valores concretos del origen de datos Podemos utilizar los botones ltlt y gtgt para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente podemos Buscar un destinatario concreto Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios para corregir alguacuten error detectado
Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opcioacuten Imprimir Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales En este caso nos permite elegir combinar todos los registros el registro actual o un grupo de registros El documento creado seraacute un documento normal sin combinacioacuten
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Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto pero tambieacuten podemos utilizar los botones de la pestantildea Correspondencia
Permite abrir el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes
Permite insertar en la posicioacuten del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente
Permite insertar en la
posicioacuten del cursor una liacutenea de saludos tal
como vimos con el asistente
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Permite insertar en la posicioacuten
del cursor un campo del origen
de datos
Permite resaltar los campos combinados si la
opcioacuten estaacute activada los datos
correspondientes a campos combinados
aparecen resaltados de esta forma es maacutes faacutecil
localizarlos dentro del documento
Distribuir etiquetas Esta
opcioacuten estaacute disponible con un
documento de tipo etiquetas
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Para incluir un campo de combinacioacuten hacer clic en el icono
de la pestantildea Correspondencia y se abriraacute el cuadro Insertar campo de combinacioacuten con la lista de todos los campos del origen de datos seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botoacuten Insertar Podemos insertar asiacute todos los campos que queramos
Si queremos ver el aspecto que tendraacute el
documento combinado hacer clic en el
botoacuten
Este botoacuten permite ver el documento
principal con los nombres de los campos
o bien con los datos
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Hacer clic sobre el icono
los campos del origen
de datos apareceraacuten resaltados
Pues los siguientes botones permiten
desplazarse por las filas del origen
para comprobar por ejemplo si los
datos que salen son los esperados
Permite ver los datos del
primer registro del origen
Permite visualizar el uacuteltimo
registro
Permite visualizar el
registro anterior
Permite visualizar el
registro siguiente
Este cuadro permite saber queacute registro se estaacute
visualizando y tambieacuten permite ir directamente a un
registro determinado escribiendo el nordm del registro
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Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser
largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un
registro a otro con los botones de desplazamiento en estos
casos se utiliza hacer Clic
En Buscar ponemos el valor que queremos buscar
En Buscar en Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor
Hacer clic en el botoacuten Buscar siguiente
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Haciendo clic en el icono se
abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia donde podremos hacer todo esto
En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los datos del origen de datos que se combinaraacuten con el documento principal)
Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generaraacute una carta (o mensaje de correo electroacutenico o etiqueta etc)
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Si queremos modificarel valor de alguacuten dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en la parte inferior y pulsamos Edicioacuten
Si la lista es muy extensa con el botoacuten Buscando se abriraacute el cuadro de
diaacutelogo Buscar entrada donde podemos introducir un valor y un campo y
se posicionaraacute en el primer destinatario que tenga el valor en ese campo
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Primero tenemos que situarnos en el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia por ejemplo con el icono y clic
En la pestantildea Filtrar registros vamos poniendo la condicioacuten que deberaacuten cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados Se puede poner una condicioacuten o varias En la primera liacutenea se va formando la primera condicioacuten
En Campo seleccionamos el campo
que va a formar parte de la condicioacuten
En Comparacioacuten seleccionamos el tipo de comparacioacuten que vamos a utilizar Los tipos de operaciones son los conocidos (igual distinto menor que mayor que etc)
En Comparado con se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando la comparacioacuten es Vaciacuteo o No vaciacuteo
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Si queremos ordenar los destinatarios por alguacuten campo de ordenacioacuten (por ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea maacutes faacutecil entregarlas a mis empleados)
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El icono abre el cuadro de diaacutelogo Asignar campos donde
definimos estas asociaciones este cuadro de diaacutelogo tambieacuten se
puede abrir siempre que veamos en pantalla un botoacuten Asignar
campos
En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estaacutendares que utilizar Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de datos que corresponde al campo estaacutendar
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La opcioacuten Imprimir documentos permite
enviar a la impresora el resultado de la
combinacioacuten
Podemos imprimir Todos los registros (todos los
destinatarios despueacutes de aplicar los filtros) el Registro
actual (el que estamos visualizando en este momento o un
grupo de registros (Desde - Hasta)
Desde ponemos el nuacutemero de orden del primer registro a combinar dejarlo en blanco indica desde el primero
Hasta ponemos el nuacutemero de orden del uacuteltimo registro a
combinar dejarlo en blanco indica hasta el uacuteltimo
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Si escogemos la opcioacuten de personalizar veremos la siguiente
ventana
En la pestantildea Maacutergenes podemos fijar los maacutergenes tecleando los
centiacutemetros deseados en cada
campo Superior InferiorIzquierdo y Derecho Tambieacuten el
de Encuadernacioacuten que es un espacio adicional reservado para
encuadernar las hojas
- Orientacioacuten Indicamos si la paacutegina tiene orientacioacuten vertical (la maacutes usual) o horizontal - Paacuteginas Podemos establecer varias paacuteginas en ese caso tenemos varias opciones Maacutergenes simeacutetricos Dos paacuteginas por hoja o Libro plegado Al establecer cada una de estas opciones la vista previa te mostraraacute claramente en queacute consisten
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- En la parte inferior de la pantalla tenemos la Vista previa que nos daraacute una
idea bastante aproximada de coacutemo afectan los cambios que hemos introducido
al disentildeo de la paacutegina
- Si pulsamos el botoacuten Establecer como predeterminado los valores actuales
seraacuten los que se utilicen en los nuevos documentos que creemos
En la pestantildea Papel determinaremos el tipo de papel a
utilizar en la impresora A4 Carta etc y tambieacuten la bandeja
de la que tomaraacute el papel la impresora en caso de que
tenga maacutes de una
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En la pestantildea Disentildeo fijaremos la posicioacuten
de Encabezados y pies de paacutegina Se escriben en la
zona de los maacutergenes Si vamos a utilizar
encabezados o pies de paacutegina debemos tenerlo en
cuenta a la hora de fijar la amplitud de los maacutergenes
Encabezado indicaremos los cm que deseamos que haya entre el borde superior del papel y la primera liacutenea del encabezado Pie de paacutegina diremos los cm que deben quedar entre la uacuteltima liacutenea del pie de paacutegina y el borde inferior de la paacutegina
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Esta opcioacuten se encuentra en la pestantildea INSERTAR
Para modificarlos vamos a la pestantildea Insertar y hacemos clic en alguno
de los dos botones (Pie de paacutegina o Encabezado) y seleccionamos la
opcioacuten Editar
Un encabezado Es un texto que se insertaraacute automaacuteticamente al principio
de cada paacutegina Esto es uacutetil para escribir textos como por ejemplo el tiacutetulo
del trabajo que se estaacute escribiendo el autor la fecha etc
El pie de paacutegina Tiene la misma funcionalidad pero se imprime al final de
la paacutegina y suele contener los nuacutemeros de paacutegina
Se mostraraacute una nueva pestantildea Herramientas para encabezado y pie de paacutegina gt Disentildeo que contiene los iconos con todas las opciones disponibles
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Observa que ha aparecido el Encabezado delimitado por una liacutenea
punteada y con los elementos que lo contienen en modo edicioacuten
Ahora podemos teclear el encabezado y si lo creemos conveniente insertar numeracioacuten de paacutegina fechas o cualquier otro elemento de la barra de herramientas Una vez hayamos acabado de editar el encabezado o pie de paacutegina finalizaremos haciendo clic en el botoacuten Cerrar encabezado y pie de paacutegina a la derecha de la cinta
Mediante estos botones podemos pasar del encabezado al pie y viceversa
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Veamos ahora con detalle las opciones del grupo Insertar
Elementos raacutepidos Permite desde la
opcioacuten Propiedad del documento escoger distintos elementos de un listado desplegable En ocasiones esta opcioacuten ahorra tiempo ya que permite por ejemplo insertar con un soacutelo clic el autor del documento o la fecha
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Inserta una imagen o foto guardada en el disco
Inserta imaacutegenes
predisentildeadas
Inserta la fecha yo la hora del sistema en el formato que se seleccione
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En la pestantildea Disentildeo tambieacuten encontraremos el siguiente grupo de
opciones
Cuando creamos un documento Word numera correlativamente las
paacuteginas para poder referenciarlas ese nuacutemero es el que aparece en la
parte izquierda de la barra de estado pero este nuacutemero de paacutegina no
aparece en el documento
Si queremos que los nuacutemeros de paacutegina aparezcan en nuestro
documento cuando lo imprimamos deberemos insertarlos desde la
pestantildea Insertar desplegando la opcioacuten Nuacutemero de paacutegina y eligiendo
doacutende queremos que aparezca el nuacutemero
Primera paacutegina diferente Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie diferente para la primera paacutegina Esta opcioacuten estaacute pensada por ejemplo para cuando la primera paacutegina es la portada del documento
Paacuteginas pares e impares diferentes Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie diferente para las paacuteginas pares e impares Por ejemplo para imprimir el nuacutemero de paacutegina se imprime a la izquierda en las paacuteginas impares y en las paacuteginas pares imprimirlo a la derecha
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Encontraremos la misma opcioacuten en la pestantildea Disentildeo de las Herramientas de
encabezado y pie de paacutegina cuando tengamos un encabezado en modo de
edicioacuten
En la seccioacuten Simple tenemos nuacutemeros simples con diferentes alineaciones
En la seccioacuten Con formas los nuacutemeros se escriben dentro de una forma por
ejemplo concinta
En la seccioacuten Nuacutemero sin formato tenemos los nuacutemeros de paacutegina a los
cuales se les aplica alguacuten tipo de formato
En la seccioacuten Paacutegina X el nuacutemero de paacutegina viene acompantildeado de la palabra
Paacutegina o Paacuteg por ejemplo
Los formatos predeterminados que aparecen en la lista desplegable
asociada a cada ubicacioacuten pueden variar de una ubicacioacuten a otra la
ubicacioacuten Final de paacutegina dispone de maacutes formatos
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Desplegando el menuacute Formato de nuacutemero veremos una lista con
posibles formatos predeterminados entre los que elegir
Tenemos dos alternativas para indicar en queacute nuacutemero empezaraacute la
numeracioacuten de las paacuteginas
Continuar desde la seccioacuten anterior (o empezar desde uno si eacutesta es la
primera seccioacuten)
Iniciar en el nuacutemero que especifiquemos en la opcioacuten Iniciar en
Si tenemos estructurado nuestro documento en capiacutetulos tambieacuten
podemos incluir el nuacutemero del capiacutetulo junto con el de la paacutegina
marcando la casilla Incluir nuacutemero de capiacutetulo y seleccionando un
formato
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SESIOacuteN DE CLASE 02
1 Crear tablas
Una tabla estaacute formada por celdas o casillas
agrupadas por filas y columnas En cada celda se
puede insertar texto nuacutemeros o graacuteficos
Para crear una tabla accedemos siempre desde
la pestantildea Insertar gt grupo Tablas gt botoacuten
Tabla Alliacute encontraremos las tres posibles
formas de crear tablas
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CODIGO NOMBRE PRECIO
001 monitor $ 10000
002 Parlantes $ 3000
11 Una de las formas es utilizar la cuadriacutecula que simula una tabla Cada cuadrado representa una celda y al pasar el ratoacuten sobre ella se colorearaacute en naranja la seleccioacuten que realicemos En el ejemplo de la imagen estariacuteamos creando una tabla de 3x3
12 La segunda opcioacuten es haciendo clic en Insertar Tabla Se abre una
ventana que permite especificar el nuacutemero de filas y columnas para la tabla
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El modo correcto de proceder es elegir el estilo grosor y color del borde
y a continuacioacuten pulsar Dibujar tabla para empezar a dibujar
Si nos equivocamos podemos utilizar la herramienta Borrador
13 La tercera opcioacuten es usar el viacutenculo Dibujar
Tabla El cursor tomaraacute forma de laacutepiz y
simplemente iremos dibujando las liacuteneas que la
formaraacuten
Para retocar una tabla dibujando sus bordes
deberemos situarnos en ella De este modo veremos
que disponemos de una pestantildea de Herramientas
de tabla En su pestantildea Disentildeo gt grupo Dibujar
bordes encontraremos las herramientas que nos
ayudaraacuten a dar la distribucioacutendeseada a la tabla
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Desplazarse
Para colocarse en una celda basta hacer clic en ella con el cursor
Una vez tenemos creada la tabla vamos a ver coacutemo
introducir contenido en ella En teacuterminos generales no hay
diferencia entre introducir texto dentro o fuera de una
tabla
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Seleccionar
o Para seleccionar una celda colocar el cursor justo encima del lado
izquierdo de celda y cuando el cursor tome la forma de una
pequentildea flecha negra inclinada hacer clic y la celda se colorearaacute
o Para seleccionar una columna colocar el cursor justo encima de la
columna y cuando el cursor tome la forma de una pequentildea flecha
negra que apunta hacia abajo hacer clic y la columna se colorearaacute
o Para seleccionar una fila hacer lo mismo que para seleccionar una
celda pero haciendo doble clic o tambieacuten colocando el cursor a la
izquierda de la fila y haciendo clic
o Tambieacuten se pueden seleccionar
celdas filas y columnas haciendo
clic dentro de la celda y
arrastrando a lo largo de las
celdas que queramos seleccionar
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Borrar
Para borrar una celda columna o una fila basta con
seleccionarla y pulsar la tecla Retroceso (Backspace) si soacutelo queremos borrar su contenido
pulsar la tecla Suprimir
EliminarEsta opcioacuten se encontrara en herramientas de tabla Se desplegaraacute esta lista para que elijamos entre Eliminar Tabla Eliminar Columna Eliminar Fila o Eliminar Celdas en este uacuteltimo caso Word 2007 nos preguntaraacute tambieacuten coacutemo se desplazan las celdas afectadas
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Para abrir eacutestas herramientas hacer clic sobre una celda de la tabla y nos
encontramos con que debajo de Herramientas de Tabla aparecen dos
pestantildeas nuevas Disentildeo y Presentacioacuten
Observemos coacutemo se componen ambas pestantildeas
La pestantildea Disentildeo muestra las
herramientas que se observan a
continuacioacuten
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Contiene los grupos de herramientas de
acceso directo Opciones de estilo de tabla
Estilos de tabla Dibujar bordes
La pestantildea Presentacioacuten muestra un conjunto de
herramientas de acceso directo como el de la siguiente imagen
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Contiene los grupos de herramientas de acceso directo Tabla
Filas y columnas Combinar Tamantildeo de celda Alineacioacuten
Datos
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Vamos a ver las funciones
maacutes interesantes de eacutestas
herramientas
Laacutepiz Como ya hemos visto con este laacutepiz se pueden crear tablas dibujaacutendolas con el ratoacuten
Borrador Es el complemento del
laacutepiz en la creacioacuten de tablas ya
que permite borrar las liacuteneas de la
tabla Basta colocarse en la liacutenea a
borrar y hacer clic
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Estilo de liacutenea y grosor de liacutenea Con estas dos funciones
podemos cambiar el estilo y el grosor de las liacuteneas que
forman la tabla Seleccionar en la barra el estilo o el grosor
adecuado e ir a la tabla para aplicarlo a las liacuteneas que
queramos
Color de la pluma Con este
icono podemos dar color a los
bordes de la tabla elegir el tipo
de borde y rellenar las celdas
con color
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Haciendo clic con el botoacuten derecho del ratoacuten sobre
una tabla se abre el menuacute contextual de Tablas
como muestra esta imagen
Desde aquiacute podemos ejecutar algunas de las funciones que acabamos
de ver en la barra de herramientas de Tablas y bordes y tambieacuten
podemos acceder a Propiedades de tabla donde encontraremos las
distintas formas de ajustar el texto que rodea la tabla asiacute como la
forma de establecer maacutergenes y espaciado en las celdas
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Dentro de las herramientas Organizar se encuentra el botoacuten Ajuste de texto al hacer clic alliacute se abre un menuacute desplegable con varias opciones Observa la imagen de la derecha Alliacute basta con elegir el estilo de ajuste adecuado (Cuadrado Estrecho etc)
Al seleccionar estas opciones la imagen se podraacute mover donde el usuario desee
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Esta opcioacuten nos permite crear una tabla dentro de otra Es decir dentro de una casilla podemos crear una nueva tabla con sus propias caracteriacutesticas
- Si eliminamos la tabla principal tambieacuten desaparece la tabla anidada - Tambieacuten se pueden colocar dos tablas paralelas una al lado de la otra
iquestCoacutemo se hace Simplemente hay que colocar el cursor en la celda que queramos e insertar otra tabla
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Para pasar un texto a una tabla lo seleccionamos y en la pestantildea Insertar
pulsamos el botoacuten Tabla Del menuacute que se despliega para la creacioacuten de tablas elegimos la opcioacuten Convertir texto en tabla
Se abriraacute el cuadro de diaacutelogo Convertir texto en tabla
En eacutel Word nos presentaraacute de queacute
manera va a convertir el texto en
tabla En nuestro ejemplo podemos
comprobar que se van a crear 3
columnas y 6 filas y que para
separar el texto se han usado
Tabulaciones
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Una vez seleccionada la tabla ir a la pestantildea Presentacioacuten y
seleccionar Convertir texto a Se mostraraacute el cuadro de diaacutelogo
Convertir tabla en texto donde podremos elegir queacute caraacutecter
queremos utilizar para separar los datos de cada celda
En nuestro caso elegir
Tabulaciones devolveriacutea
la tabla a su aspecto
original asiacute que vamos a
escoger Puntos y comas y
Marcas de paacuterrafo para
que veas el resultado clic
en aceptar
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SESIOacuteN DE CLASE 03
La revisioacuten ortograacutefica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto
no son erroacuteneas y la revisioacuten gramatical trata de que las frases no contengan
errores gramaticales como por ejemplo Los libros son buenas donde no
concuerdan el geacutenero del sujeto y del adjetivo
Existen dos formas baacutesicas de revisar la ortografiacutea revisar una vez concluida la introduccioacuten del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto Vamos a ver ahora la primera forma
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Revisar al finalizar
Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word y alliacute seleccionar Revisioacuten
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Una vez hemos introducido todo o parte de nuestro documento y queremos revisar la ortografiacutea podemos hacerlo de una de estas formas
1- Haciendo clic en la pestantildea Revisar
y luego sobre el icono de la
barra de herramientas de acceso raacutepido
2- Pulsando la tecla F7
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Ejemplo
En la zona titulada No se encontroacute aparece en color rojo la palabra no
encontrada (vastaron) y la frase del texto en la que se encuentra esa
palabra
Debajo tenemos una zona titulada Sugerencias que contiene una lista con las palabras maacutes parecidas que ha encontrado Word en sus diccionarios En muchos casos como en este dentro de esta lista se encontraraacute la palabra correcta (Bastaron) En este caso el error era el cambio de la B por la V
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Llegados a esta situacioacuten debemos decidir queacute botoacuten de la derecha pulsamos en este caso el maacutes adecuado seriacutea Cambiar todas pero veamos el significado de cada uno de ellos
Omitir una vez No realiza ninguna accioacuten sobre la palabra no encontrada y continua revisando el documento
bull Omitir todas Cada vez que vuelva
a encontrar la misma palabra la pasaraacute por alto sin
realizar ninguna accioacuten sobre ella Continuacutea
revisando el documento
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bull Agregar al diccionario Antildeade la palabra no encontrada al diccionario personalizado Podemos usar esta accioacuten cuando consideremos que la palabra no encontrada es correcta y por lo tanto no queremos que la vuelva a detectar como no encontrada
bull Cambiar La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituiraacute a la palabra no encontrada Si no hay ninguna sugerencia que consideremos acertada podemos escribir directamente sobre la palabra no encontrada la correccioacuten que creamos oportuna y pulsar este botoacuten
bull Cambiar todas
Cambia automaacuteticamente todas las
veces que aparezca la palabra
seleccionada de la lista de sugerencias
por la palabra no encontrada
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bull Autocorreccioacuten Agrega la palabra no encontrada y la palabra seleccionada de la lista de sugerencias a la lista de Autocorreccioacuten Maacutes adelante se explica en queacute consiste la autocorreccioacuten
En el cuadro Idioma del diccionario
tenemos el botoacuten del triaacutengulo para desplegar una lista en la que elegir otro idioma Asegurarse de que el diccionario elegido esteacute disponible en nuestro ordenador
Para corregir el error debemos colocar el cursor en la palabra subrayada y pulsar el botoacuten derecho del ratoacuten entonces apareceraacute una pequentildea ventana como la que vemos en la imagen que nos permitiraacute tratar el error de forma similar a como acabamos de ver para Revisar ortografiacutea al finalizar
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La revisioacuten gramatical trata de corregir los errores en la estructura de las frases
La revisioacuten ortograacutefica existen dos formas baacutesicas de revisar la ortografiacutea revisar una vez concluida la introduccioacuten del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto
Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word y alliacute seleccionar Revisioacuten
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1- Hacer clic en el botoacuten Ortografiacutea y Gramaacutetica del grupo de
herramientas Revisioacuten que se encuentra en la pestantildea Revisar
2- Pulsar la Tecla F7
Debemos dejar sin marcar la casilla Marcar errores gramaticales mientras se escribe y debemos marcar la casilla Revisar ortografiacutea mientras escribe y Aceptar
Una vez realizado este cambio
podemos comenzar a realizar la
revisioacuten de una de estas dos
formas
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Mediante la autocorreccioacuten Word puede corregir algunos errores que no
es capaz de detectar por otros meacutetodos y nos ofrece la posibilidad de
realizar nuestras propias correcciones
Para ver y modificar las diferentes opciones de la
Autocorreccioacuten ir al Botoacuten Office y hacer clic en el
botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar en el menuacute de la izquierda Revisioacuten
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A continuacioacuten hacer clic en el botoacuten
Opciones de Autocorreccioacuten y apareceraacute un
cuadro de diaacutelogo como este vamos a ver las
posibilidades maacutes interesantes
Corregir DOsMAyuacutesculasSEguidas Si activamos esta casilla cuando aparezcan dos mayuacutesculas seguidas al principio de una palabra Word sustituiraacute la segunda mayuacutescula por una minuacutescula
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Poner en mayuacutescula la primera letra de una oracioacuten Pone en mayuacutescula la primera letra despueacutes de un signo de puntuacioacuten que indique el final de una oracioacuten como por ejemplo un punto un final de interrogacioacuten etc
Poner en mayuacutescula la primera
letra de celdas de tablas Cuando
hay texto en una celda hace que
empiece por mayuacutescula
Poner en mayuacutescula los nombres de diacuteas Pone en mayuacutescula los nombres de los diacuteas de la semana
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Corregir el uso accidental de bLOQmAYUacuteS Cuando encuentra una palabra con
la primera letra en minuacutescula y las siguientes en mayuacutesculas la cambia por la
primera en mayuacutescula y las siguientes en minuacutesculas y desactiva el bloqueo de
mayuacutesculas
Reemplazar texto mientras
escribe Al activar esta casilla
sustituye las palabras de la
columna
bull Tambieacuten tenemos disponible el
botoacuten Excepciones que nos permite especificar unas excepciones a algunas opciones de Autocorreccioacuten
Por ejemplo para la casilla Poner en mayuacutescula la
primera letra de una oracioacuten podemos indicar una
lista de abreviaturas para las que no queremos que se
aplique la regla como podemos ver en la imagen
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Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar la categoriacutea Revisioacuten y apareceraacute un cuadro de diaacutelogo como eacuteste
bull Omitir palabras en MAYUacuteSCULAS Si marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las palabras en mayuacutesculas cuando realice la revisioacuten ortograacutefica De esta forma se evita que detecte errores en los nombres de empresas organismos etc que se suelen
escribir en mayuacutesculas
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bullOmitir palabras que contienen nuacutemeros Si
marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las
palabras que contienen nuacutemeros ( Informe34c
Ejercicio54 ) cuando realice la revisioacuten ortograacutefica
bull Omitir archivos y direcciones de Internet Si marcamos esta casilla no daraacute error en los nombres de archivos (cuenta4exe) ni en las direcciones de internet (httpwwwaulacliccom) ni en las direcciones de correo electroacutenico (webmasteraulacliccom)
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SESIOacuteN DE CLASE 04
Mediante la opcioacuten Combinar correspondencia nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas
Por ejemplo podemos escribir cartas personalizadas en las
que soacutelo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en
todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos
variables (los que cambian en cada carta seguacuten la persona)
Cuando combinamos correspondencia estamos utilizando dos elementos fundamentales el documento principal y el origen de datos
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Documento principal Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos
Origen de datos Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal Puede ser de distinta naturaleza por ejemplo puede ser una tabla de MS Access un libro de MS Excel una lista de direcciones de Outlook
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Seleccionar de la pestantildea Correspondencia el menuacute Iniciar combinacioacuten de correspondencia alliacute haz clic en la opcioacuten Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia
Seleccionar la opcioacuten Cartas y hacer clic en Siguiente aparece el segundo paso del asistente
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Definimos el documento inicial es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado Debajo de las tres opciones tenemos una explicacioacuten de la opcioacuten seleccionada en este momento
Seleccionamos el origen de datos como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access una hoja de Excel una tabla en otro archivo Word etc)
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Si seleccionamos la opcioacuten Utilizar una lista existente aparece la
opcioacuten Examinar hacer clic en ella para buscar el archivo que
contiene el origen de datos
Si seleccionamos la opcioacuten Seleccionar de los contactos de
Outlook en lugar de Examinar aparece la opcioacuten Elegir la
carpeta de contactos hacer clic en ella y elegir la carpeta
Si seleccionamos la opcioacuten Escribir una lista nueva en lugar de
Examinar aparece la opcioacuten Crear hacer clic en ella para
introducir los valores en la lista
Al hacer clic en la opcioacuten Examinar se abre el
cuadro de diaacutelogo Seleccionar archivos de
origen de datos en el que indicaremos de
doacutende cogeraacute los datos
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Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia en eacutel vemos los datos que se combinaraacuten y podemos antildeadir opciones que veremos maacutes adelante y clic en Aceptar
En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y antildeadimos los campos de combinacioacuten
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En este paso examinamos las cartas tal como se escribiraacuten con los valores concretos del origen de datos Podemos utilizar los botones ltlt y gtgt para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente podemos Buscar un destinatario concreto Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios para corregir alguacuten error detectado
Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opcioacuten Imprimir Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales En este caso nos permite elegir combinar todos los registros el registro actual o un grupo de registros El documento creado seraacute un documento normal sin combinacioacuten
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Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto pero tambieacuten podemos utilizar los botones de la pestantildea Correspondencia
Permite abrir el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes
Permite insertar en la posicioacuten del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente
Permite insertar en la
posicioacuten del cursor una liacutenea de saludos tal
como vimos con el asistente
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Permite insertar en la posicioacuten
del cursor un campo del origen
de datos
Permite resaltar los campos combinados si la
opcioacuten estaacute activada los datos
correspondientes a campos combinados
aparecen resaltados de esta forma es maacutes faacutecil
localizarlos dentro del documento
Distribuir etiquetas Esta
opcioacuten estaacute disponible con un
documento de tipo etiquetas
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Para incluir un campo de combinacioacuten hacer clic en el icono
de la pestantildea Correspondencia y se abriraacute el cuadro Insertar campo de combinacioacuten con la lista de todos los campos del origen de datos seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botoacuten Insertar Podemos insertar asiacute todos los campos que queramos
Si queremos ver el aspecto que tendraacute el
documento combinado hacer clic en el
botoacuten
Este botoacuten permite ver el documento
principal con los nombres de los campos
o bien con los datos
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Hacer clic sobre el icono
los campos del origen
de datos apareceraacuten resaltados
Pues los siguientes botones permiten
desplazarse por las filas del origen
para comprobar por ejemplo si los
datos que salen son los esperados
Permite ver los datos del
primer registro del origen
Permite visualizar el uacuteltimo
registro
Permite visualizar el
registro anterior
Permite visualizar el
registro siguiente
Este cuadro permite saber queacute registro se estaacute
visualizando y tambieacuten permite ir directamente a un
registro determinado escribiendo el nordm del registro
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Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser
largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un
registro a otro con los botones de desplazamiento en estos
casos se utiliza hacer Clic
En Buscar ponemos el valor que queremos buscar
En Buscar en Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor
Hacer clic en el botoacuten Buscar siguiente
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Haciendo clic en el icono se
abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia donde podremos hacer todo esto
En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los datos del origen de datos que se combinaraacuten con el documento principal)
Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generaraacute una carta (o mensaje de correo electroacutenico o etiqueta etc)
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Si queremos modificarel valor de alguacuten dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en la parte inferior y pulsamos Edicioacuten
Si la lista es muy extensa con el botoacuten Buscando se abriraacute el cuadro de
diaacutelogo Buscar entrada donde podemos introducir un valor y un campo y
se posicionaraacute en el primer destinatario que tenga el valor en ese campo
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Primero tenemos que situarnos en el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia por ejemplo con el icono y clic
En la pestantildea Filtrar registros vamos poniendo la condicioacuten que deberaacuten cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados Se puede poner una condicioacuten o varias En la primera liacutenea se va formando la primera condicioacuten
En Campo seleccionamos el campo
que va a formar parte de la condicioacuten
En Comparacioacuten seleccionamos el tipo de comparacioacuten que vamos a utilizar Los tipos de operaciones son los conocidos (igual distinto menor que mayor que etc)
En Comparado con se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando la comparacioacuten es Vaciacuteo o No vaciacuteo
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Si queremos ordenar los destinatarios por alguacuten campo de ordenacioacuten (por ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea maacutes faacutecil entregarlas a mis empleados)
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El icono abre el cuadro de diaacutelogo Asignar campos donde
definimos estas asociaciones este cuadro de diaacutelogo tambieacuten se
puede abrir siempre que veamos en pantalla un botoacuten Asignar
campos
En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estaacutendares que utilizar Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de datos que corresponde al campo estaacutendar
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La opcioacuten Imprimir documentos permite
enviar a la impresora el resultado de la
combinacioacuten
Podemos imprimir Todos los registros (todos los
destinatarios despueacutes de aplicar los filtros) el Registro
actual (el que estamos visualizando en este momento o un
grupo de registros (Desde - Hasta)
Desde ponemos el nuacutemero de orden del primer registro a combinar dejarlo en blanco indica desde el primero
Hasta ponemos el nuacutemero de orden del uacuteltimo registro a
combinar dejarlo en blanco indica hasta el uacuteltimo
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- En la parte inferior de la pantalla tenemos la Vista previa que nos daraacute una
idea bastante aproximada de coacutemo afectan los cambios que hemos introducido
al disentildeo de la paacutegina
- Si pulsamos el botoacuten Establecer como predeterminado los valores actuales
seraacuten los que se utilicen en los nuevos documentos que creemos
En la pestantildea Papel determinaremos el tipo de papel a
utilizar en la impresora A4 Carta etc y tambieacuten la bandeja
de la que tomaraacute el papel la impresora en caso de que
tenga maacutes de una
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En la pestantildea Disentildeo fijaremos la posicioacuten
de Encabezados y pies de paacutegina Se escriben en la
zona de los maacutergenes Si vamos a utilizar
encabezados o pies de paacutegina debemos tenerlo en
cuenta a la hora de fijar la amplitud de los maacutergenes
Encabezado indicaremos los cm que deseamos que haya entre el borde superior del papel y la primera liacutenea del encabezado Pie de paacutegina diremos los cm que deben quedar entre la uacuteltima liacutenea del pie de paacutegina y el borde inferior de la paacutegina
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Esta opcioacuten se encuentra en la pestantildea INSERTAR
Para modificarlos vamos a la pestantildea Insertar y hacemos clic en alguno
de los dos botones (Pie de paacutegina o Encabezado) y seleccionamos la
opcioacuten Editar
Un encabezado Es un texto que se insertaraacute automaacuteticamente al principio
de cada paacutegina Esto es uacutetil para escribir textos como por ejemplo el tiacutetulo
del trabajo que se estaacute escribiendo el autor la fecha etc
El pie de paacutegina Tiene la misma funcionalidad pero se imprime al final de
la paacutegina y suele contener los nuacutemeros de paacutegina
Se mostraraacute una nueva pestantildea Herramientas para encabezado y pie de paacutegina gt Disentildeo que contiene los iconos con todas las opciones disponibles
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Observa que ha aparecido el Encabezado delimitado por una liacutenea
punteada y con los elementos que lo contienen en modo edicioacuten
Ahora podemos teclear el encabezado y si lo creemos conveniente insertar numeracioacuten de paacutegina fechas o cualquier otro elemento de la barra de herramientas Una vez hayamos acabado de editar el encabezado o pie de paacutegina finalizaremos haciendo clic en el botoacuten Cerrar encabezado y pie de paacutegina a la derecha de la cinta
Mediante estos botones podemos pasar del encabezado al pie y viceversa
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Veamos ahora con detalle las opciones del grupo Insertar
Elementos raacutepidos Permite desde la
opcioacuten Propiedad del documento escoger distintos elementos de un listado desplegable En ocasiones esta opcioacuten ahorra tiempo ya que permite por ejemplo insertar con un soacutelo clic el autor del documento o la fecha
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Inserta una imagen o foto guardada en el disco
Inserta imaacutegenes
predisentildeadas
Inserta la fecha yo la hora del sistema en el formato que se seleccione
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En la pestantildea Disentildeo tambieacuten encontraremos el siguiente grupo de
opciones
Cuando creamos un documento Word numera correlativamente las
paacuteginas para poder referenciarlas ese nuacutemero es el que aparece en la
parte izquierda de la barra de estado pero este nuacutemero de paacutegina no
aparece en el documento
Si queremos que los nuacutemeros de paacutegina aparezcan en nuestro
documento cuando lo imprimamos deberemos insertarlos desde la
pestantildea Insertar desplegando la opcioacuten Nuacutemero de paacutegina y eligiendo
doacutende queremos que aparezca el nuacutemero
Primera paacutegina diferente Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie diferente para la primera paacutegina Esta opcioacuten estaacute pensada por ejemplo para cuando la primera paacutegina es la portada del documento
Paacuteginas pares e impares diferentes Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie diferente para las paacuteginas pares e impares Por ejemplo para imprimir el nuacutemero de paacutegina se imprime a la izquierda en las paacuteginas impares y en las paacuteginas pares imprimirlo a la derecha
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Encontraremos la misma opcioacuten en la pestantildea Disentildeo de las Herramientas de
encabezado y pie de paacutegina cuando tengamos un encabezado en modo de
edicioacuten
En la seccioacuten Simple tenemos nuacutemeros simples con diferentes alineaciones
En la seccioacuten Con formas los nuacutemeros se escriben dentro de una forma por
ejemplo concinta
En la seccioacuten Nuacutemero sin formato tenemos los nuacutemeros de paacutegina a los
cuales se les aplica alguacuten tipo de formato
En la seccioacuten Paacutegina X el nuacutemero de paacutegina viene acompantildeado de la palabra
Paacutegina o Paacuteg por ejemplo
Los formatos predeterminados que aparecen en la lista desplegable
asociada a cada ubicacioacuten pueden variar de una ubicacioacuten a otra la
ubicacioacuten Final de paacutegina dispone de maacutes formatos
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Desplegando el menuacute Formato de nuacutemero veremos una lista con
posibles formatos predeterminados entre los que elegir
Tenemos dos alternativas para indicar en queacute nuacutemero empezaraacute la
numeracioacuten de las paacuteginas
Continuar desde la seccioacuten anterior (o empezar desde uno si eacutesta es la
primera seccioacuten)
Iniciar en el nuacutemero que especifiquemos en la opcioacuten Iniciar en
Si tenemos estructurado nuestro documento en capiacutetulos tambieacuten
podemos incluir el nuacutemero del capiacutetulo junto con el de la paacutegina
marcando la casilla Incluir nuacutemero de capiacutetulo y seleccionando un
formato
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SESIOacuteN DE CLASE 02
1 Crear tablas
Una tabla estaacute formada por celdas o casillas
agrupadas por filas y columnas En cada celda se
puede insertar texto nuacutemeros o graacuteficos
Para crear una tabla accedemos siempre desde
la pestantildea Insertar gt grupo Tablas gt botoacuten
Tabla Alliacute encontraremos las tres posibles
formas de crear tablas
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CODIGO NOMBRE PRECIO
001 monitor $ 10000
002 Parlantes $ 3000
11 Una de las formas es utilizar la cuadriacutecula que simula una tabla Cada cuadrado representa una celda y al pasar el ratoacuten sobre ella se colorearaacute en naranja la seleccioacuten que realicemos En el ejemplo de la imagen estariacuteamos creando una tabla de 3x3
12 La segunda opcioacuten es haciendo clic en Insertar Tabla Se abre una
ventana que permite especificar el nuacutemero de filas y columnas para la tabla
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El modo correcto de proceder es elegir el estilo grosor y color del borde
y a continuacioacuten pulsar Dibujar tabla para empezar a dibujar
Si nos equivocamos podemos utilizar la herramienta Borrador
13 La tercera opcioacuten es usar el viacutenculo Dibujar
Tabla El cursor tomaraacute forma de laacutepiz y
simplemente iremos dibujando las liacuteneas que la
formaraacuten
Para retocar una tabla dibujando sus bordes
deberemos situarnos en ella De este modo veremos
que disponemos de una pestantildea de Herramientas
de tabla En su pestantildea Disentildeo gt grupo Dibujar
bordes encontraremos las herramientas que nos
ayudaraacuten a dar la distribucioacutendeseada a la tabla
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Desplazarse
Para colocarse en una celda basta hacer clic en ella con el cursor
Una vez tenemos creada la tabla vamos a ver coacutemo
introducir contenido en ella En teacuterminos generales no hay
diferencia entre introducir texto dentro o fuera de una
tabla
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Seleccionar
o Para seleccionar una celda colocar el cursor justo encima del lado
izquierdo de celda y cuando el cursor tome la forma de una
pequentildea flecha negra inclinada hacer clic y la celda se colorearaacute
o Para seleccionar una columna colocar el cursor justo encima de la
columna y cuando el cursor tome la forma de una pequentildea flecha
negra que apunta hacia abajo hacer clic y la columna se colorearaacute
o Para seleccionar una fila hacer lo mismo que para seleccionar una
celda pero haciendo doble clic o tambieacuten colocando el cursor a la
izquierda de la fila y haciendo clic
o Tambieacuten se pueden seleccionar
celdas filas y columnas haciendo
clic dentro de la celda y
arrastrando a lo largo de las
celdas que queramos seleccionar
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Borrar
Para borrar una celda columna o una fila basta con
seleccionarla y pulsar la tecla Retroceso (Backspace) si soacutelo queremos borrar su contenido
pulsar la tecla Suprimir
EliminarEsta opcioacuten se encontrara en herramientas de tabla Se desplegaraacute esta lista para que elijamos entre Eliminar Tabla Eliminar Columna Eliminar Fila o Eliminar Celdas en este uacuteltimo caso Word 2007 nos preguntaraacute tambieacuten coacutemo se desplazan las celdas afectadas
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Para abrir eacutestas herramientas hacer clic sobre una celda de la tabla y nos
encontramos con que debajo de Herramientas de Tabla aparecen dos
pestantildeas nuevas Disentildeo y Presentacioacuten
Observemos coacutemo se componen ambas pestantildeas
La pestantildea Disentildeo muestra las
herramientas que se observan a
continuacioacuten
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Contiene los grupos de herramientas de
acceso directo Opciones de estilo de tabla
Estilos de tabla Dibujar bordes
La pestantildea Presentacioacuten muestra un conjunto de
herramientas de acceso directo como el de la siguiente imagen
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Contiene los grupos de herramientas de acceso directo Tabla
Filas y columnas Combinar Tamantildeo de celda Alineacioacuten
Datos
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Vamos a ver las funciones
maacutes interesantes de eacutestas
herramientas
Laacutepiz Como ya hemos visto con este laacutepiz se pueden crear tablas dibujaacutendolas con el ratoacuten
Borrador Es el complemento del
laacutepiz en la creacioacuten de tablas ya
que permite borrar las liacuteneas de la
tabla Basta colocarse en la liacutenea a
borrar y hacer clic
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Estilo de liacutenea y grosor de liacutenea Con estas dos funciones
podemos cambiar el estilo y el grosor de las liacuteneas que
forman la tabla Seleccionar en la barra el estilo o el grosor
adecuado e ir a la tabla para aplicarlo a las liacuteneas que
queramos
Color de la pluma Con este
icono podemos dar color a los
bordes de la tabla elegir el tipo
de borde y rellenar las celdas
con color
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Haciendo clic con el botoacuten derecho del ratoacuten sobre
una tabla se abre el menuacute contextual de Tablas
como muestra esta imagen
Desde aquiacute podemos ejecutar algunas de las funciones que acabamos
de ver en la barra de herramientas de Tablas y bordes y tambieacuten
podemos acceder a Propiedades de tabla donde encontraremos las
distintas formas de ajustar el texto que rodea la tabla asiacute como la
forma de establecer maacutergenes y espaciado en las celdas
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Dentro de las herramientas Organizar se encuentra el botoacuten Ajuste de texto al hacer clic alliacute se abre un menuacute desplegable con varias opciones Observa la imagen de la derecha Alliacute basta con elegir el estilo de ajuste adecuado (Cuadrado Estrecho etc)
Al seleccionar estas opciones la imagen se podraacute mover donde el usuario desee
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Esta opcioacuten nos permite crear una tabla dentro de otra Es decir dentro de una casilla podemos crear una nueva tabla con sus propias caracteriacutesticas
- Si eliminamos la tabla principal tambieacuten desaparece la tabla anidada - Tambieacuten se pueden colocar dos tablas paralelas una al lado de la otra
iquestCoacutemo se hace Simplemente hay que colocar el cursor en la celda que queramos e insertar otra tabla
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Para pasar un texto a una tabla lo seleccionamos y en la pestantildea Insertar
pulsamos el botoacuten Tabla Del menuacute que se despliega para la creacioacuten de tablas elegimos la opcioacuten Convertir texto en tabla
Se abriraacute el cuadro de diaacutelogo Convertir texto en tabla
En eacutel Word nos presentaraacute de queacute
manera va a convertir el texto en
tabla En nuestro ejemplo podemos
comprobar que se van a crear 3
columnas y 6 filas y que para
separar el texto se han usado
Tabulaciones
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Una vez seleccionada la tabla ir a la pestantildea Presentacioacuten y
seleccionar Convertir texto a Se mostraraacute el cuadro de diaacutelogo
Convertir tabla en texto donde podremos elegir queacute caraacutecter
queremos utilizar para separar los datos de cada celda
En nuestro caso elegir
Tabulaciones devolveriacutea
la tabla a su aspecto
original asiacute que vamos a
escoger Puntos y comas y
Marcas de paacuterrafo para
que veas el resultado clic
en aceptar
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SESIOacuteN DE CLASE 03
La revisioacuten ortograacutefica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto
no son erroacuteneas y la revisioacuten gramatical trata de que las frases no contengan
errores gramaticales como por ejemplo Los libros son buenas donde no
concuerdan el geacutenero del sujeto y del adjetivo
Existen dos formas baacutesicas de revisar la ortografiacutea revisar una vez concluida la introduccioacuten del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto Vamos a ver ahora la primera forma
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Revisar al finalizar
Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word y alliacute seleccionar Revisioacuten
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Una vez hemos introducido todo o parte de nuestro documento y queremos revisar la ortografiacutea podemos hacerlo de una de estas formas
1- Haciendo clic en la pestantildea Revisar
y luego sobre el icono de la
barra de herramientas de acceso raacutepido
2- Pulsando la tecla F7
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Ejemplo
En la zona titulada No se encontroacute aparece en color rojo la palabra no
encontrada (vastaron) y la frase del texto en la que se encuentra esa
palabra
Debajo tenemos una zona titulada Sugerencias que contiene una lista con las palabras maacutes parecidas que ha encontrado Word en sus diccionarios En muchos casos como en este dentro de esta lista se encontraraacute la palabra correcta (Bastaron) En este caso el error era el cambio de la B por la V
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Llegados a esta situacioacuten debemos decidir queacute botoacuten de la derecha pulsamos en este caso el maacutes adecuado seriacutea Cambiar todas pero veamos el significado de cada uno de ellos
Omitir una vez No realiza ninguna accioacuten sobre la palabra no encontrada y continua revisando el documento
bull Omitir todas Cada vez que vuelva
a encontrar la misma palabra la pasaraacute por alto sin
realizar ninguna accioacuten sobre ella Continuacutea
revisando el documento
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bull Agregar al diccionario Antildeade la palabra no encontrada al diccionario personalizado Podemos usar esta accioacuten cuando consideremos que la palabra no encontrada es correcta y por lo tanto no queremos que la vuelva a detectar como no encontrada
bull Cambiar La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituiraacute a la palabra no encontrada Si no hay ninguna sugerencia que consideremos acertada podemos escribir directamente sobre la palabra no encontrada la correccioacuten que creamos oportuna y pulsar este botoacuten
bull Cambiar todas
Cambia automaacuteticamente todas las
veces que aparezca la palabra
seleccionada de la lista de sugerencias
por la palabra no encontrada
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bull Autocorreccioacuten Agrega la palabra no encontrada y la palabra seleccionada de la lista de sugerencias a la lista de Autocorreccioacuten Maacutes adelante se explica en queacute consiste la autocorreccioacuten
En el cuadro Idioma del diccionario
tenemos el botoacuten del triaacutengulo para desplegar una lista en la que elegir otro idioma Asegurarse de que el diccionario elegido esteacute disponible en nuestro ordenador
Para corregir el error debemos colocar el cursor en la palabra subrayada y pulsar el botoacuten derecho del ratoacuten entonces apareceraacute una pequentildea ventana como la que vemos en la imagen que nos permitiraacute tratar el error de forma similar a como acabamos de ver para Revisar ortografiacutea al finalizar
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La revisioacuten gramatical trata de corregir los errores en la estructura de las frases
La revisioacuten ortograacutefica existen dos formas baacutesicas de revisar la ortografiacutea revisar una vez concluida la introduccioacuten del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto
Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word y alliacute seleccionar Revisioacuten
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1- Hacer clic en el botoacuten Ortografiacutea y Gramaacutetica del grupo de
herramientas Revisioacuten que se encuentra en la pestantildea Revisar
2- Pulsar la Tecla F7
Debemos dejar sin marcar la casilla Marcar errores gramaticales mientras se escribe y debemos marcar la casilla Revisar ortografiacutea mientras escribe y Aceptar
Una vez realizado este cambio
podemos comenzar a realizar la
revisioacuten de una de estas dos
formas
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Mediante la autocorreccioacuten Word puede corregir algunos errores que no
es capaz de detectar por otros meacutetodos y nos ofrece la posibilidad de
realizar nuestras propias correcciones
Para ver y modificar las diferentes opciones de la
Autocorreccioacuten ir al Botoacuten Office y hacer clic en el
botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar en el menuacute de la izquierda Revisioacuten
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A continuacioacuten hacer clic en el botoacuten
Opciones de Autocorreccioacuten y apareceraacute un
cuadro de diaacutelogo como este vamos a ver las
posibilidades maacutes interesantes
Corregir DOsMAyuacutesculasSEguidas Si activamos esta casilla cuando aparezcan dos mayuacutesculas seguidas al principio de una palabra Word sustituiraacute la segunda mayuacutescula por una minuacutescula
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Poner en mayuacutescula la primera letra de una oracioacuten Pone en mayuacutescula la primera letra despueacutes de un signo de puntuacioacuten que indique el final de una oracioacuten como por ejemplo un punto un final de interrogacioacuten etc
Poner en mayuacutescula la primera
letra de celdas de tablas Cuando
hay texto en una celda hace que
empiece por mayuacutescula
Poner en mayuacutescula los nombres de diacuteas Pone en mayuacutescula los nombres de los diacuteas de la semana
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Corregir el uso accidental de bLOQmAYUacuteS Cuando encuentra una palabra con
la primera letra en minuacutescula y las siguientes en mayuacutesculas la cambia por la
primera en mayuacutescula y las siguientes en minuacutesculas y desactiva el bloqueo de
mayuacutesculas
Reemplazar texto mientras
escribe Al activar esta casilla
sustituye las palabras de la
columna
bull Tambieacuten tenemos disponible el
botoacuten Excepciones que nos permite especificar unas excepciones a algunas opciones de Autocorreccioacuten
Por ejemplo para la casilla Poner en mayuacutescula la
primera letra de una oracioacuten podemos indicar una
lista de abreviaturas para las que no queremos que se
aplique la regla como podemos ver en la imagen
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Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar la categoriacutea Revisioacuten y apareceraacute un cuadro de diaacutelogo como eacuteste
bull Omitir palabras en MAYUacuteSCULAS Si marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las palabras en mayuacutesculas cuando realice la revisioacuten ortograacutefica De esta forma se evita que detecte errores en los nombres de empresas organismos etc que se suelen
escribir en mayuacutesculas
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bullOmitir palabras que contienen nuacutemeros Si
marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las
palabras que contienen nuacutemeros ( Informe34c
Ejercicio54 ) cuando realice la revisioacuten ortograacutefica
bull Omitir archivos y direcciones de Internet Si marcamos esta casilla no daraacute error en los nombres de archivos (cuenta4exe) ni en las direcciones de internet (httpwwwaulacliccom) ni en las direcciones de correo electroacutenico (webmasteraulacliccom)
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SESIOacuteN DE CLASE 04
Mediante la opcioacuten Combinar correspondencia nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas
Por ejemplo podemos escribir cartas personalizadas en las
que soacutelo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en
todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos
variables (los que cambian en cada carta seguacuten la persona)
Cuando combinamos correspondencia estamos utilizando dos elementos fundamentales el documento principal y el origen de datos
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Documento principal Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos
Origen de datos Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal Puede ser de distinta naturaleza por ejemplo puede ser una tabla de MS Access un libro de MS Excel una lista de direcciones de Outlook
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Seleccionar de la pestantildea Correspondencia el menuacute Iniciar combinacioacuten de correspondencia alliacute haz clic en la opcioacuten Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia
Seleccionar la opcioacuten Cartas y hacer clic en Siguiente aparece el segundo paso del asistente
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Definimos el documento inicial es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado Debajo de las tres opciones tenemos una explicacioacuten de la opcioacuten seleccionada en este momento
Seleccionamos el origen de datos como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access una hoja de Excel una tabla en otro archivo Word etc)
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Si seleccionamos la opcioacuten Utilizar una lista existente aparece la
opcioacuten Examinar hacer clic en ella para buscar el archivo que
contiene el origen de datos
Si seleccionamos la opcioacuten Seleccionar de los contactos de
Outlook en lugar de Examinar aparece la opcioacuten Elegir la
carpeta de contactos hacer clic en ella y elegir la carpeta
Si seleccionamos la opcioacuten Escribir una lista nueva en lugar de
Examinar aparece la opcioacuten Crear hacer clic en ella para
introducir los valores en la lista
Al hacer clic en la opcioacuten Examinar se abre el
cuadro de diaacutelogo Seleccionar archivos de
origen de datos en el que indicaremos de
doacutende cogeraacute los datos
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Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia en eacutel vemos los datos que se combinaraacuten y podemos antildeadir opciones que veremos maacutes adelante y clic en Aceptar
En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y antildeadimos los campos de combinacioacuten
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En este paso examinamos las cartas tal como se escribiraacuten con los valores concretos del origen de datos Podemos utilizar los botones ltlt y gtgt para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente podemos Buscar un destinatario concreto Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios para corregir alguacuten error detectado
Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opcioacuten Imprimir Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales En este caso nos permite elegir combinar todos los registros el registro actual o un grupo de registros El documento creado seraacute un documento normal sin combinacioacuten
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Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto pero tambieacuten podemos utilizar los botones de la pestantildea Correspondencia
Permite abrir el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes
Permite insertar en la posicioacuten del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente
Permite insertar en la
posicioacuten del cursor una liacutenea de saludos tal
como vimos con el asistente
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Permite insertar en la posicioacuten
del cursor un campo del origen
de datos
Permite resaltar los campos combinados si la
opcioacuten estaacute activada los datos
correspondientes a campos combinados
aparecen resaltados de esta forma es maacutes faacutecil
localizarlos dentro del documento
Distribuir etiquetas Esta
opcioacuten estaacute disponible con un
documento de tipo etiquetas
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Para incluir un campo de combinacioacuten hacer clic en el icono
de la pestantildea Correspondencia y se abriraacute el cuadro Insertar campo de combinacioacuten con la lista de todos los campos del origen de datos seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botoacuten Insertar Podemos insertar asiacute todos los campos que queramos
Si queremos ver el aspecto que tendraacute el
documento combinado hacer clic en el
botoacuten
Este botoacuten permite ver el documento
principal con los nombres de los campos
o bien con los datos
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Hacer clic sobre el icono
los campos del origen
de datos apareceraacuten resaltados
Pues los siguientes botones permiten
desplazarse por las filas del origen
para comprobar por ejemplo si los
datos que salen son los esperados
Permite ver los datos del
primer registro del origen
Permite visualizar el uacuteltimo
registro
Permite visualizar el
registro anterior
Permite visualizar el
registro siguiente
Este cuadro permite saber queacute registro se estaacute
visualizando y tambieacuten permite ir directamente a un
registro determinado escribiendo el nordm del registro
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Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser
largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un
registro a otro con los botones de desplazamiento en estos
casos se utiliza hacer Clic
En Buscar ponemos el valor que queremos buscar
En Buscar en Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor
Hacer clic en el botoacuten Buscar siguiente
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Haciendo clic en el icono se
abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia donde podremos hacer todo esto
En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los datos del origen de datos que se combinaraacuten con el documento principal)
Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generaraacute una carta (o mensaje de correo electroacutenico o etiqueta etc)
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Si queremos modificarel valor de alguacuten dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en la parte inferior y pulsamos Edicioacuten
Si la lista es muy extensa con el botoacuten Buscando se abriraacute el cuadro de
diaacutelogo Buscar entrada donde podemos introducir un valor y un campo y
se posicionaraacute en el primer destinatario que tenga el valor en ese campo
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Primero tenemos que situarnos en el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia por ejemplo con el icono y clic
En la pestantildea Filtrar registros vamos poniendo la condicioacuten que deberaacuten cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados Se puede poner una condicioacuten o varias En la primera liacutenea se va formando la primera condicioacuten
En Campo seleccionamos el campo
que va a formar parte de la condicioacuten
En Comparacioacuten seleccionamos el tipo de comparacioacuten que vamos a utilizar Los tipos de operaciones son los conocidos (igual distinto menor que mayor que etc)
En Comparado con se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando la comparacioacuten es Vaciacuteo o No vaciacuteo
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Si queremos ordenar los destinatarios por alguacuten campo de ordenacioacuten (por ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea maacutes faacutecil entregarlas a mis empleados)
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El icono abre el cuadro de diaacutelogo Asignar campos donde
definimos estas asociaciones este cuadro de diaacutelogo tambieacuten se
puede abrir siempre que veamos en pantalla un botoacuten Asignar
campos
En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estaacutendares que utilizar Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de datos que corresponde al campo estaacutendar
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La opcioacuten Imprimir documentos permite
enviar a la impresora el resultado de la
combinacioacuten
Podemos imprimir Todos los registros (todos los
destinatarios despueacutes de aplicar los filtros) el Registro
actual (el que estamos visualizando en este momento o un
grupo de registros (Desde - Hasta)
Desde ponemos el nuacutemero de orden del primer registro a combinar dejarlo en blanco indica desde el primero
Hasta ponemos el nuacutemero de orden del uacuteltimo registro a
combinar dejarlo en blanco indica hasta el uacuteltimo
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En la pestantildea Disentildeo fijaremos la posicioacuten
de Encabezados y pies de paacutegina Se escriben en la
zona de los maacutergenes Si vamos a utilizar
encabezados o pies de paacutegina debemos tenerlo en
cuenta a la hora de fijar la amplitud de los maacutergenes
Encabezado indicaremos los cm que deseamos que haya entre el borde superior del papel y la primera liacutenea del encabezado Pie de paacutegina diremos los cm que deben quedar entre la uacuteltima liacutenea del pie de paacutegina y el borde inferior de la paacutegina
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Esta opcioacuten se encuentra en la pestantildea INSERTAR
Para modificarlos vamos a la pestantildea Insertar y hacemos clic en alguno
de los dos botones (Pie de paacutegina o Encabezado) y seleccionamos la
opcioacuten Editar
Un encabezado Es un texto que se insertaraacute automaacuteticamente al principio
de cada paacutegina Esto es uacutetil para escribir textos como por ejemplo el tiacutetulo
del trabajo que se estaacute escribiendo el autor la fecha etc
El pie de paacutegina Tiene la misma funcionalidad pero se imprime al final de
la paacutegina y suele contener los nuacutemeros de paacutegina
Se mostraraacute una nueva pestantildea Herramientas para encabezado y pie de paacutegina gt Disentildeo que contiene los iconos con todas las opciones disponibles
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Observa que ha aparecido el Encabezado delimitado por una liacutenea
punteada y con los elementos que lo contienen en modo edicioacuten
Ahora podemos teclear el encabezado y si lo creemos conveniente insertar numeracioacuten de paacutegina fechas o cualquier otro elemento de la barra de herramientas Una vez hayamos acabado de editar el encabezado o pie de paacutegina finalizaremos haciendo clic en el botoacuten Cerrar encabezado y pie de paacutegina a la derecha de la cinta
Mediante estos botones podemos pasar del encabezado al pie y viceversa
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Veamos ahora con detalle las opciones del grupo Insertar
Elementos raacutepidos Permite desde la
opcioacuten Propiedad del documento escoger distintos elementos de un listado desplegable En ocasiones esta opcioacuten ahorra tiempo ya que permite por ejemplo insertar con un soacutelo clic el autor del documento o la fecha
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Inserta una imagen o foto guardada en el disco
Inserta imaacutegenes
predisentildeadas
Inserta la fecha yo la hora del sistema en el formato que se seleccione
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En la pestantildea Disentildeo tambieacuten encontraremos el siguiente grupo de
opciones
Cuando creamos un documento Word numera correlativamente las
paacuteginas para poder referenciarlas ese nuacutemero es el que aparece en la
parte izquierda de la barra de estado pero este nuacutemero de paacutegina no
aparece en el documento
Si queremos que los nuacutemeros de paacutegina aparezcan en nuestro
documento cuando lo imprimamos deberemos insertarlos desde la
pestantildea Insertar desplegando la opcioacuten Nuacutemero de paacutegina y eligiendo
doacutende queremos que aparezca el nuacutemero
Primera paacutegina diferente Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie diferente para la primera paacutegina Esta opcioacuten estaacute pensada por ejemplo para cuando la primera paacutegina es la portada del documento
Paacuteginas pares e impares diferentes Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie diferente para las paacuteginas pares e impares Por ejemplo para imprimir el nuacutemero de paacutegina se imprime a la izquierda en las paacuteginas impares y en las paacuteginas pares imprimirlo a la derecha
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Encontraremos la misma opcioacuten en la pestantildea Disentildeo de las Herramientas de
encabezado y pie de paacutegina cuando tengamos un encabezado en modo de
edicioacuten
En la seccioacuten Simple tenemos nuacutemeros simples con diferentes alineaciones
En la seccioacuten Con formas los nuacutemeros se escriben dentro de una forma por
ejemplo concinta
En la seccioacuten Nuacutemero sin formato tenemos los nuacutemeros de paacutegina a los
cuales se les aplica alguacuten tipo de formato
En la seccioacuten Paacutegina X el nuacutemero de paacutegina viene acompantildeado de la palabra
Paacutegina o Paacuteg por ejemplo
Los formatos predeterminados que aparecen en la lista desplegable
asociada a cada ubicacioacuten pueden variar de una ubicacioacuten a otra la
ubicacioacuten Final de paacutegina dispone de maacutes formatos
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Desplegando el menuacute Formato de nuacutemero veremos una lista con
posibles formatos predeterminados entre los que elegir
Tenemos dos alternativas para indicar en queacute nuacutemero empezaraacute la
numeracioacuten de las paacuteginas
Continuar desde la seccioacuten anterior (o empezar desde uno si eacutesta es la
primera seccioacuten)
Iniciar en el nuacutemero que especifiquemos en la opcioacuten Iniciar en
Si tenemos estructurado nuestro documento en capiacutetulos tambieacuten
podemos incluir el nuacutemero del capiacutetulo junto con el de la paacutegina
marcando la casilla Incluir nuacutemero de capiacutetulo y seleccionando un
formato
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SESIOacuteN DE CLASE 02
1 Crear tablas
Una tabla estaacute formada por celdas o casillas
agrupadas por filas y columnas En cada celda se
puede insertar texto nuacutemeros o graacuteficos
Para crear una tabla accedemos siempre desde
la pestantildea Insertar gt grupo Tablas gt botoacuten
Tabla Alliacute encontraremos las tres posibles
formas de crear tablas
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CODIGO NOMBRE PRECIO
001 monitor $ 10000
002 Parlantes $ 3000
11 Una de las formas es utilizar la cuadriacutecula que simula una tabla Cada cuadrado representa una celda y al pasar el ratoacuten sobre ella se colorearaacute en naranja la seleccioacuten que realicemos En el ejemplo de la imagen estariacuteamos creando una tabla de 3x3
12 La segunda opcioacuten es haciendo clic en Insertar Tabla Se abre una
ventana que permite especificar el nuacutemero de filas y columnas para la tabla
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El modo correcto de proceder es elegir el estilo grosor y color del borde
y a continuacioacuten pulsar Dibujar tabla para empezar a dibujar
Si nos equivocamos podemos utilizar la herramienta Borrador
13 La tercera opcioacuten es usar el viacutenculo Dibujar
Tabla El cursor tomaraacute forma de laacutepiz y
simplemente iremos dibujando las liacuteneas que la
formaraacuten
Para retocar una tabla dibujando sus bordes
deberemos situarnos en ella De este modo veremos
que disponemos de una pestantildea de Herramientas
de tabla En su pestantildea Disentildeo gt grupo Dibujar
bordes encontraremos las herramientas que nos
ayudaraacuten a dar la distribucioacutendeseada a la tabla
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Desplazarse
Para colocarse en una celda basta hacer clic en ella con el cursor
Una vez tenemos creada la tabla vamos a ver coacutemo
introducir contenido en ella En teacuterminos generales no hay
diferencia entre introducir texto dentro o fuera de una
tabla
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Seleccionar
o Para seleccionar una celda colocar el cursor justo encima del lado
izquierdo de celda y cuando el cursor tome la forma de una
pequentildea flecha negra inclinada hacer clic y la celda se colorearaacute
o Para seleccionar una columna colocar el cursor justo encima de la
columna y cuando el cursor tome la forma de una pequentildea flecha
negra que apunta hacia abajo hacer clic y la columna se colorearaacute
o Para seleccionar una fila hacer lo mismo que para seleccionar una
celda pero haciendo doble clic o tambieacuten colocando el cursor a la
izquierda de la fila y haciendo clic
o Tambieacuten se pueden seleccionar
celdas filas y columnas haciendo
clic dentro de la celda y
arrastrando a lo largo de las
celdas que queramos seleccionar
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Borrar
Para borrar una celda columna o una fila basta con
seleccionarla y pulsar la tecla Retroceso (Backspace) si soacutelo queremos borrar su contenido
pulsar la tecla Suprimir
EliminarEsta opcioacuten se encontrara en herramientas de tabla Se desplegaraacute esta lista para que elijamos entre Eliminar Tabla Eliminar Columna Eliminar Fila o Eliminar Celdas en este uacuteltimo caso Word 2007 nos preguntaraacute tambieacuten coacutemo se desplazan las celdas afectadas
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Para abrir eacutestas herramientas hacer clic sobre una celda de la tabla y nos
encontramos con que debajo de Herramientas de Tabla aparecen dos
pestantildeas nuevas Disentildeo y Presentacioacuten
Observemos coacutemo se componen ambas pestantildeas
La pestantildea Disentildeo muestra las
herramientas que se observan a
continuacioacuten
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Contiene los grupos de herramientas de
acceso directo Opciones de estilo de tabla
Estilos de tabla Dibujar bordes
La pestantildea Presentacioacuten muestra un conjunto de
herramientas de acceso directo como el de la siguiente imagen
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Contiene los grupos de herramientas de acceso directo Tabla
Filas y columnas Combinar Tamantildeo de celda Alineacioacuten
Datos
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Vamos a ver las funciones
maacutes interesantes de eacutestas
herramientas
Laacutepiz Como ya hemos visto con este laacutepiz se pueden crear tablas dibujaacutendolas con el ratoacuten
Borrador Es el complemento del
laacutepiz en la creacioacuten de tablas ya
que permite borrar las liacuteneas de la
tabla Basta colocarse en la liacutenea a
borrar y hacer clic
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Estilo de liacutenea y grosor de liacutenea Con estas dos funciones
podemos cambiar el estilo y el grosor de las liacuteneas que
forman la tabla Seleccionar en la barra el estilo o el grosor
adecuado e ir a la tabla para aplicarlo a las liacuteneas que
queramos
Color de la pluma Con este
icono podemos dar color a los
bordes de la tabla elegir el tipo
de borde y rellenar las celdas
con color
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Haciendo clic con el botoacuten derecho del ratoacuten sobre
una tabla se abre el menuacute contextual de Tablas
como muestra esta imagen
Desde aquiacute podemos ejecutar algunas de las funciones que acabamos
de ver en la barra de herramientas de Tablas y bordes y tambieacuten
podemos acceder a Propiedades de tabla donde encontraremos las
distintas formas de ajustar el texto que rodea la tabla asiacute como la
forma de establecer maacutergenes y espaciado en las celdas
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Dentro de las herramientas Organizar se encuentra el botoacuten Ajuste de texto al hacer clic alliacute se abre un menuacute desplegable con varias opciones Observa la imagen de la derecha Alliacute basta con elegir el estilo de ajuste adecuado (Cuadrado Estrecho etc)
Al seleccionar estas opciones la imagen se podraacute mover donde el usuario desee
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Esta opcioacuten nos permite crear una tabla dentro de otra Es decir dentro de una casilla podemos crear una nueva tabla con sus propias caracteriacutesticas
- Si eliminamos la tabla principal tambieacuten desaparece la tabla anidada - Tambieacuten se pueden colocar dos tablas paralelas una al lado de la otra
iquestCoacutemo se hace Simplemente hay que colocar el cursor en la celda que queramos e insertar otra tabla
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Para pasar un texto a una tabla lo seleccionamos y en la pestantildea Insertar
pulsamos el botoacuten Tabla Del menuacute que se despliega para la creacioacuten de tablas elegimos la opcioacuten Convertir texto en tabla
Se abriraacute el cuadro de diaacutelogo Convertir texto en tabla
En eacutel Word nos presentaraacute de queacute
manera va a convertir el texto en
tabla En nuestro ejemplo podemos
comprobar que se van a crear 3
columnas y 6 filas y que para
separar el texto se han usado
Tabulaciones
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Una vez seleccionada la tabla ir a la pestantildea Presentacioacuten y
seleccionar Convertir texto a Se mostraraacute el cuadro de diaacutelogo
Convertir tabla en texto donde podremos elegir queacute caraacutecter
queremos utilizar para separar los datos de cada celda
En nuestro caso elegir
Tabulaciones devolveriacutea
la tabla a su aspecto
original asiacute que vamos a
escoger Puntos y comas y
Marcas de paacuterrafo para
que veas el resultado clic
en aceptar
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SESIOacuteN DE CLASE 03
La revisioacuten ortograacutefica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto
no son erroacuteneas y la revisioacuten gramatical trata de que las frases no contengan
errores gramaticales como por ejemplo Los libros son buenas donde no
concuerdan el geacutenero del sujeto y del adjetivo
Existen dos formas baacutesicas de revisar la ortografiacutea revisar una vez concluida la introduccioacuten del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto Vamos a ver ahora la primera forma
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Revisar al finalizar
Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word y alliacute seleccionar Revisioacuten
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Una vez hemos introducido todo o parte de nuestro documento y queremos revisar la ortografiacutea podemos hacerlo de una de estas formas
1- Haciendo clic en la pestantildea Revisar
y luego sobre el icono de la
barra de herramientas de acceso raacutepido
2- Pulsando la tecla F7
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Ejemplo
En la zona titulada No se encontroacute aparece en color rojo la palabra no
encontrada (vastaron) y la frase del texto en la que se encuentra esa
palabra
Debajo tenemos una zona titulada Sugerencias que contiene una lista con las palabras maacutes parecidas que ha encontrado Word en sus diccionarios En muchos casos como en este dentro de esta lista se encontraraacute la palabra correcta (Bastaron) En este caso el error era el cambio de la B por la V
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Llegados a esta situacioacuten debemos decidir queacute botoacuten de la derecha pulsamos en este caso el maacutes adecuado seriacutea Cambiar todas pero veamos el significado de cada uno de ellos
Omitir una vez No realiza ninguna accioacuten sobre la palabra no encontrada y continua revisando el documento
bull Omitir todas Cada vez que vuelva
a encontrar la misma palabra la pasaraacute por alto sin
realizar ninguna accioacuten sobre ella Continuacutea
revisando el documento
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bull Agregar al diccionario Antildeade la palabra no encontrada al diccionario personalizado Podemos usar esta accioacuten cuando consideremos que la palabra no encontrada es correcta y por lo tanto no queremos que la vuelva a detectar como no encontrada
bull Cambiar La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituiraacute a la palabra no encontrada Si no hay ninguna sugerencia que consideremos acertada podemos escribir directamente sobre la palabra no encontrada la correccioacuten que creamos oportuna y pulsar este botoacuten
bull Cambiar todas
Cambia automaacuteticamente todas las
veces que aparezca la palabra
seleccionada de la lista de sugerencias
por la palabra no encontrada
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bull Autocorreccioacuten Agrega la palabra no encontrada y la palabra seleccionada de la lista de sugerencias a la lista de Autocorreccioacuten Maacutes adelante se explica en queacute consiste la autocorreccioacuten
En el cuadro Idioma del diccionario
tenemos el botoacuten del triaacutengulo para desplegar una lista en la que elegir otro idioma Asegurarse de que el diccionario elegido esteacute disponible en nuestro ordenador
Para corregir el error debemos colocar el cursor en la palabra subrayada y pulsar el botoacuten derecho del ratoacuten entonces apareceraacute una pequentildea ventana como la que vemos en la imagen que nos permitiraacute tratar el error de forma similar a como acabamos de ver para Revisar ortografiacutea al finalizar
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La revisioacuten gramatical trata de corregir los errores en la estructura de las frases
La revisioacuten ortograacutefica existen dos formas baacutesicas de revisar la ortografiacutea revisar una vez concluida la introduccioacuten del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto
Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word y alliacute seleccionar Revisioacuten
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1- Hacer clic en el botoacuten Ortografiacutea y Gramaacutetica del grupo de
herramientas Revisioacuten que se encuentra en la pestantildea Revisar
2- Pulsar la Tecla F7
Debemos dejar sin marcar la casilla Marcar errores gramaticales mientras se escribe y debemos marcar la casilla Revisar ortografiacutea mientras escribe y Aceptar
Una vez realizado este cambio
podemos comenzar a realizar la
revisioacuten de una de estas dos
formas
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Mediante la autocorreccioacuten Word puede corregir algunos errores que no
es capaz de detectar por otros meacutetodos y nos ofrece la posibilidad de
realizar nuestras propias correcciones
Para ver y modificar las diferentes opciones de la
Autocorreccioacuten ir al Botoacuten Office y hacer clic en el
botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar en el menuacute de la izquierda Revisioacuten
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A continuacioacuten hacer clic en el botoacuten
Opciones de Autocorreccioacuten y apareceraacute un
cuadro de diaacutelogo como este vamos a ver las
posibilidades maacutes interesantes
Corregir DOsMAyuacutesculasSEguidas Si activamos esta casilla cuando aparezcan dos mayuacutesculas seguidas al principio de una palabra Word sustituiraacute la segunda mayuacutescula por una minuacutescula
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Poner en mayuacutescula la primera letra de una oracioacuten Pone en mayuacutescula la primera letra despueacutes de un signo de puntuacioacuten que indique el final de una oracioacuten como por ejemplo un punto un final de interrogacioacuten etc
Poner en mayuacutescula la primera
letra de celdas de tablas Cuando
hay texto en una celda hace que
empiece por mayuacutescula
Poner en mayuacutescula los nombres de diacuteas Pone en mayuacutescula los nombres de los diacuteas de la semana
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Corregir el uso accidental de bLOQmAYUacuteS Cuando encuentra una palabra con
la primera letra en minuacutescula y las siguientes en mayuacutesculas la cambia por la
primera en mayuacutescula y las siguientes en minuacutesculas y desactiva el bloqueo de
mayuacutesculas
Reemplazar texto mientras
escribe Al activar esta casilla
sustituye las palabras de la
columna
bull Tambieacuten tenemos disponible el
botoacuten Excepciones que nos permite especificar unas excepciones a algunas opciones de Autocorreccioacuten
Por ejemplo para la casilla Poner en mayuacutescula la
primera letra de una oracioacuten podemos indicar una
lista de abreviaturas para las que no queremos que se
aplique la regla como podemos ver en la imagen
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Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar la categoriacutea Revisioacuten y apareceraacute un cuadro de diaacutelogo como eacuteste
bull Omitir palabras en MAYUacuteSCULAS Si marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las palabras en mayuacutesculas cuando realice la revisioacuten ortograacutefica De esta forma se evita que detecte errores en los nombres de empresas organismos etc que se suelen
escribir en mayuacutesculas
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bullOmitir palabras que contienen nuacutemeros Si
marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las
palabras que contienen nuacutemeros ( Informe34c
Ejercicio54 ) cuando realice la revisioacuten ortograacutefica
bull Omitir archivos y direcciones de Internet Si marcamos esta casilla no daraacute error en los nombres de archivos (cuenta4exe) ni en las direcciones de internet (httpwwwaulacliccom) ni en las direcciones de correo electroacutenico (webmasteraulacliccom)
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SESIOacuteN DE CLASE 04
Mediante la opcioacuten Combinar correspondencia nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas
Por ejemplo podemos escribir cartas personalizadas en las
que soacutelo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en
todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos
variables (los que cambian en cada carta seguacuten la persona)
Cuando combinamos correspondencia estamos utilizando dos elementos fundamentales el documento principal y el origen de datos
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Documento principal Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos
Origen de datos Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal Puede ser de distinta naturaleza por ejemplo puede ser una tabla de MS Access un libro de MS Excel una lista de direcciones de Outlook
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Seleccionar de la pestantildea Correspondencia el menuacute Iniciar combinacioacuten de correspondencia alliacute haz clic en la opcioacuten Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia
Seleccionar la opcioacuten Cartas y hacer clic en Siguiente aparece el segundo paso del asistente
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Definimos el documento inicial es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado Debajo de las tres opciones tenemos una explicacioacuten de la opcioacuten seleccionada en este momento
Seleccionamos el origen de datos como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access una hoja de Excel una tabla en otro archivo Word etc)
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Si seleccionamos la opcioacuten Utilizar una lista existente aparece la
opcioacuten Examinar hacer clic en ella para buscar el archivo que
contiene el origen de datos
Si seleccionamos la opcioacuten Seleccionar de los contactos de
Outlook en lugar de Examinar aparece la opcioacuten Elegir la
carpeta de contactos hacer clic en ella y elegir la carpeta
Si seleccionamos la opcioacuten Escribir una lista nueva en lugar de
Examinar aparece la opcioacuten Crear hacer clic en ella para
introducir los valores en la lista
Al hacer clic en la opcioacuten Examinar se abre el
cuadro de diaacutelogo Seleccionar archivos de
origen de datos en el que indicaremos de
doacutende cogeraacute los datos
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Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia en eacutel vemos los datos que se combinaraacuten y podemos antildeadir opciones que veremos maacutes adelante y clic en Aceptar
En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y antildeadimos los campos de combinacioacuten
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En este paso examinamos las cartas tal como se escribiraacuten con los valores concretos del origen de datos Podemos utilizar los botones ltlt y gtgt para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente podemos Buscar un destinatario concreto Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios para corregir alguacuten error detectado
Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opcioacuten Imprimir Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales En este caso nos permite elegir combinar todos los registros el registro actual o un grupo de registros El documento creado seraacute un documento normal sin combinacioacuten
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Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto pero tambieacuten podemos utilizar los botones de la pestantildea Correspondencia
Permite abrir el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes
Permite insertar en la posicioacuten del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente
Permite insertar en la
posicioacuten del cursor una liacutenea de saludos tal
como vimos con el asistente
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Permite insertar en la posicioacuten
del cursor un campo del origen
de datos
Permite resaltar los campos combinados si la
opcioacuten estaacute activada los datos
correspondientes a campos combinados
aparecen resaltados de esta forma es maacutes faacutecil
localizarlos dentro del documento
Distribuir etiquetas Esta
opcioacuten estaacute disponible con un
documento de tipo etiquetas
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Para incluir un campo de combinacioacuten hacer clic en el icono
de la pestantildea Correspondencia y se abriraacute el cuadro Insertar campo de combinacioacuten con la lista de todos los campos del origen de datos seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botoacuten Insertar Podemos insertar asiacute todos los campos que queramos
Si queremos ver el aspecto que tendraacute el
documento combinado hacer clic en el
botoacuten
Este botoacuten permite ver el documento
principal con los nombres de los campos
o bien con los datos
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Hacer clic sobre el icono
los campos del origen
de datos apareceraacuten resaltados
Pues los siguientes botones permiten
desplazarse por las filas del origen
para comprobar por ejemplo si los
datos que salen son los esperados
Permite ver los datos del
primer registro del origen
Permite visualizar el uacuteltimo
registro
Permite visualizar el
registro anterior
Permite visualizar el
registro siguiente
Este cuadro permite saber queacute registro se estaacute
visualizando y tambieacuten permite ir directamente a un
registro determinado escribiendo el nordm del registro
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Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser
largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un
registro a otro con los botones de desplazamiento en estos
casos se utiliza hacer Clic
En Buscar ponemos el valor que queremos buscar
En Buscar en Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor
Hacer clic en el botoacuten Buscar siguiente
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Haciendo clic en el icono se
abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia donde podremos hacer todo esto
En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los datos del origen de datos que se combinaraacuten con el documento principal)
Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generaraacute una carta (o mensaje de correo electroacutenico o etiqueta etc)
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Si queremos modificarel valor de alguacuten dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en la parte inferior y pulsamos Edicioacuten
Si la lista es muy extensa con el botoacuten Buscando se abriraacute el cuadro de
diaacutelogo Buscar entrada donde podemos introducir un valor y un campo y
se posicionaraacute en el primer destinatario que tenga el valor en ese campo
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Primero tenemos que situarnos en el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia por ejemplo con el icono y clic
En la pestantildea Filtrar registros vamos poniendo la condicioacuten que deberaacuten cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados Se puede poner una condicioacuten o varias En la primera liacutenea se va formando la primera condicioacuten
En Campo seleccionamos el campo
que va a formar parte de la condicioacuten
En Comparacioacuten seleccionamos el tipo de comparacioacuten que vamos a utilizar Los tipos de operaciones son los conocidos (igual distinto menor que mayor que etc)
En Comparado con se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando la comparacioacuten es Vaciacuteo o No vaciacuteo
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Si queremos ordenar los destinatarios por alguacuten campo de ordenacioacuten (por ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea maacutes faacutecil entregarlas a mis empleados)
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El icono abre el cuadro de diaacutelogo Asignar campos donde
definimos estas asociaciones este cuadro de diaacutelogo tambieacuten se
puede abrir siempre que veamos en pantalla un botoacuten Asignar
campos
En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estaacutendares que utilizar Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de datos que corresponde al campo estaacutendar
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La opcioacuten Imprimir documentos permite
enviar a la impresora el resultado de la
combinacioacuten
Podemos imprimir Todos los registros (todos los
destinatarios despueacutes de aplicar los filtros) el Registro
actual (el que estamos visualizando en este momento o un
grupo de registros (Desde - Hasta)
Desde ponemos el nuacutemero de orden del primer registro a combinar dejarlo en blanco indica desde el primero
Hasta ponemos el nuacutemero de orden del uacuteltimo registro a
combinar dejarlo en blanco indica hasta el uacuteltimo
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Esta opcioacuten se encuentra en la pestantildea INSERTAR
Para modificarlos vamos a la pestantildea Insertar y hacemos clic en alguno
de los dos botones (Pie de paacutegina o Encabezado) y seleccionamos la
opcioacuten Editar
Un encabezado Es un texto que se insertaraacute automaacuteticamente al principio
de cada paacutegina Esto es uacutetil para escribir textos como por ejemplo el tiacutetulo
del trabajo que se estaacute escribiendo el autor la fecha etc
El pie de paacutegina Tiene la misma funcionalidad pero se imprime al final de
la paacutegina y suele contener los nuacutemeros de paacutegina
Se mostraraacute una nueva pestantildea Herramientas para encabezado y pie de paacutegina gt Disentildeo que contiene los iconos con todas las opciones disponibles
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Observa que ha aparecido el Encabezado delimitado por una liacutenea
punteada y con los elementos que lo contienen en modo edicioacuten
Ahora podemos teclear el encabezado y si lo creemos conveniente insertar numeracioacuten de paacutegina fechas o cualquier otro elemento de la barra de herramientas Una vez hayamos acabado de editar el encabezado o pie de paacutegina finalizaremos haciendo clic en el botoacuten Cerrar encabezado y pie de paacutegina a la derecha de la cinta
Mediante estos botones podemos pasar del encabezado al pie y viceversa
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Veamos ahora con detalle las opciones del grupo Insertar
Elementos raacutepidos Permite desde la
opcioacuten Propiedad del documento escoger distintos elementos de un listado desplegable En ocasiones esta opcioacuten ahorra tiempo ya que permite por ejemplo insertar con un soacutelo clic el autor del documento o la fecha
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Inserta una imagen o foto guardada en el disco
Inserta imaacutegenes
predisentildeadas
Inserta la fecha yo la hora del sistema en el formato que se seleccione
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En la pestantildea Disentildeo tambieacuten encontraremos el siguiente grupo de
opciones
Cuando creamos un documento Word numera correlativamente las
paacuteginas para poder referenciarlas ese nuacutemero es el que aparece en la
parte izquierda de la barra de estado pero este nuacutemero de paacutegina no
aparece en el documento
Si queremos que los nuacutemeros de paacutegina aparezcan en nuestro
documento cuando lo imprimamos deberemos insertarlos desde la
pestantildea Insertar desplegando la opcioacuten Nuacutemero de paacutegina y eligiendo
doacutende queremos que aparezca el nuacutemero
Primera paacutegina diferente Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie diferente para la primera paacutegina Esta opcioacuten estaacute pensada por ejemplo para cuando la primera paacutegina es la portada del documento
Paacuteginas pares e impares diferentes Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie diferente para las paacuteginas pares e impares Por ejemplo para imprimir el nuacutemero de paacutegina se imprime a la izquierda en las paacuteginas impares y en las paacuteginas pares imprimirlo a la derecha
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Encontraremos la misma opcioacuten en la pestantildea Disentildeo de las Herramientas de
encabezado y pie de paacutegina cuando tengamos un encabezado en modo de
edicioacuten
En la seccioacuten Simple tenemos nuacutemeros simples con diferentes alineaciones
En la seccioacuten Con formas los nuacutemeros se escriben dentro de una forma por
ejemplo concinta
En la seccioacuten Nuacutemero sin formato tenemos los nuacutemeros de paacutegina a los
cuales se les aplica alguacuten tipo de formato
En la seccioacuten Paacutegina X el nuacutemero de paacutegina viene acompantildeado de la palabra
Paacutegina o Paacuteg por ejemplo
Los formatos predeterminados que aparecen en la lista desplegable
asociada a cada ubicacioacuten pueden variar de una ubicacioacuten a otra la
ubicacioacuten Final de paacutegina dispone de maacutes formatos
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Desplegando el menuacute Formato de nuacutemero veremos una lista con
posibles formatos predeterminados entre los que elegir
Tenemos dos alternativas para indicar en queacute nuacutemero empezaraacute la
numeracioacuten de las paacuteginas
Continuar desde la seccioacuten anterior (o empezar desde uno si eacutesta es la
primera seccioacuten)
Iniciar en el nuacutemero que especifiquemos en la opcioacuten Iniciar en
Si tenemos estructurado nuestro documento en capiacutetulos tambieacuten
podemos incluir el nuacutemero del capiacutetulo junto con el de la paacutegina
marcando la casilla Incluir nuacutemero de capiacutetulo y seleccionando un
formato
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SESIOacuteN DE CLASE 02
1 Crear tablas
Una tabla estaacute formada por celdas o casillas
agrupadas por filas y columnas En cada celda se
puede insertar texto nuacutemeros o graacuteficos
Para crear una tabla accedemos siempre desde
la pestantildea Insertar gt grupo Tablas gt botoacuten
Tabla Alliacute encontraremos las tres posibles
formas de crear tablas
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CODIGO NOMBRE PRECIO
001 monitor $ 10000
002 Parlantes $ 3000
11 Una de las formas es utilizar la cuadriacutecula que simula una tabla Cada cuadrado representa una celda y al pasar el ratoacuten sobre ella se colorearaacute en naranja la seleccioacuten que realicemos En el ejemplo de la imagen estariacuteamos creando una tabla de 3x3
12 La segunda opcioacuten es haciendo clic en Insertar Tabla Se abre una
ventana que permite especificar el nuacutemero de filas y columnas para la tabla
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El modo correcto de proceder es elegir el estilo grosor y color del borde
y a continuacioacuten pulsar Dibujar tabla para empezar a dibujar
Si nos equivocamos podemos utilizar la herramienta Borrador
13 La tercera opcioacuten es usar el viacutenculo Dibujar
Tabla El cursor tomaraacute forma de laacutepiz y
simplemente iremos dibujando las liacuteneas que la
formaraacuten
Para retocar una tabla dibujando sus bordes
deberemos situarnos en ella De este modo veremos
que disponemos de una pestantildea de Herramientas
de tabla En su pestantildea Disentildeo gt grupo Dibujar
bordes encontraremos las herramientas que nos
ayudaraacuten a dar la distribucioacutendeseada a la tabla
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Desplazarse
Para colocarse en una celda basta hacer clic en ella con el cursor
Una vez tenemos creada la tabla vamos a ver coacutemo
introducir contenido en ella En teacuterminos generales no hay
diferencia entre introducir texto dentro o fuera de una
tabla
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Seleccionar
o Para seleccionar una celda colocar el cursor justo encima del lado
izquierdo de celda y cuando el cursor tome la forma de una
pequentildea flecha negra inclinada hacer clic y la celda se colorearaacute
o Para seleccionar una columna colocar el cursor justo encima de la
columna y cuando el cursor tome la forma de una pequentildea flecha
negra que apunta hacia abajo hacer clic y la columna se colorearaacute
o Para seleccionar una fila hacer lo mismo que para seleccionar una
celda pero haciendo doble clic o tambieacuten colocando el cursor a la
izquierda de la fila y haciendo clic
o Tambieacuten se pueden seleccionar
celdas filas y columnas haciendo
clic dentro de la celda y
arrastrando a lo largo de las
celdas que queramos seleccionar
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Borrar
Para borrar una celda columna o una fila basta con
seleccionarla y pulsar la tecla Retroceso (Backspace) si soacutelo queremos borrar su contenido
pulsar la tecla Suprimir
EliminarEsta opcioacuten se encontrara en herramientas de tabla Se desplegaraacute esta lista para que elijamos entre Eliminar Tabla Eliminar Columna Eliminar Fila o Eliminar Celdas en este uacuteltimo caso Word 2007 nos preguntaraacute tambieacuten coacutemo se desplazan las celdas afectadas
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Para abrir eacutestas herramientas hacer clic sobre una celda de la tabla y nos
encontramos con que debajo de Herramientas de Tabla aparecen dos
pestantildeas nuevas Disentildeo y Presentacioacuten
Observemos coacutemo se componen ambas pestantildeas
La pestantildea Disentildeo muestra las
herramientas que se observan a
continuacioacuten
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Contiene los grupos de herramientas de
acceso directo Opciones de estilo de tabla
Estilos de tabla Dibujar bordes
La pestantildea Presentacioacuten muestra un conjunto de
herramientas de acceso directo como el de la siguiente imagen
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Contiene los grupos de herramientas de acceso directo Tabla
Filas y columnas Combinar Tamantildeo de celda Alineacioacuten
Datos
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Vamos a ver las funciones
maacutes interesantes de eacutestas
herramientas
Laacutepiz Como ya hemos visto con este laacutepiz se pueden crear tablas dibujaacutendolas con el ratoacuten
Borrador Es el complemento del
laacutepiz en la creacioacuten de tablas ya
que permite borrar las liacuteneas de la
tabla Basta colocarse en la liacutenea a
borrar y hacer clic
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Estilo de liacutenea y grosor de liacutenea Con estas dos funciones
podemos cambiar el estilo y el grosor de las liacuteneas que
forman la tabla Seleccionar en la barra el estilo o el grosor
adecuado e ir a la tabla para aplicarlo a las liacuteneas que
queramos
Color de la pluma Con este
icono podemos dar color a los
bordes de la tabla elegir el tipo
de borde y rellenar las celdas
con color
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Haciendo clic con el botoacuten derecho del ratoacuten sobre
una tabla se abre el menuacute contextual de Tablas
como muestra esta imagen
Desde aquiacute podemos ejecutar algunas de las funciones que acabamos
de ver en la barra de herramientas de Tablas y bordes y tambieacuten
podemos acceder a Propiedades de tabla donde encontraremos las
distintas formas de ajustar el texto que rodea la tabla asiacute como la
forma de establecer maacutergenes y espaciado en las celdas
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Dentro de las herramientas Organizar se encuentra el botoacuten Ajuste de texto al hacer clic alliacute se abre un menuacute desplegable con varias opciones Observa la imagen de la derecha Alliacute basta con elegir el estilo de ajuste adecuado (Cuadrado Estrecho etc)
Al seleccionar estas opciones la imagen se podraacute mover donde el usuario desee
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Esta opcioacuten nos permite crear una tabla dentro de otra Es decir dentro de una casilla podemos crear una nueva tabla con sus propias caracteriacutesticas
- Si eliminamos la tabla principal tambieacuten desaparece la tabla anidada - Tambieacuten se pueden colocar dos tablas paralelas una al lado de la otra
iquestCoacutemo se hace Simplemente hay que colocar el cursor en la celda que queramos e insertar otra tabla
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Para pasar un texto a una tabla lo seleccionamos y en la pestantildea Insertar
pulsamos el botoacuten Tabla Del menuacute que se despliega para la creacioacuten de tablas elegimos la opcioacuten Convertir texto en tabla
Se abriraacute el cuadro de diaacutelogo Convertir texto en tabla
En eacutel Word nos presentaraacute de queacute
manera va a convertir el texto en
tabla En nuestro ejemplo podemos
comprobar que se van a crear 3
columnas y 6 filas y que para
separar el texto se han usado
Tabulaciones
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Una vez seleccionada la tabla ir a la pestantildea Presentacioacuten y
seleccionar Convertir texto a Se mostraraacute el cuadro de diaacutelogo
Convertir tabla en texto donde podremos elegir queacute caraacutecter
queremos utilizar para separar los datos de cada celda
En nuestro caso elegir
Tabulaciones devolveriacutea
la tabla a su aspecto
original asiacute que vamos a
escoger Puntos y comas y
Marcas de paacuterrafo para
que veas el resultado clic
en aceptar
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SESIOacuteN DE CLASE 03
La revisioacuten ortograacutefica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto
no son erroacuteneas y la revisioacuten gramatical trata de que las frases no contengan
errores gramaticales como por ejemplo Los libros son buenas donde no
concuerdan el geacutenero del sujeto y del adjetivo
Existen dos formas baacutesicas de revisar la ortografiacutea revisar una vez concluida la introduccioacuten del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto Vamos a ver ahora la primera forma
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Revisar al finalizar
Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word y alliacute seleccionar Revisioacuten
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Una vez hemos introducido todo o parte de nuestro documento y queremos revisar la ortografiacutea podemos hacerlo de una de estas formas
1- Haciendo clic en la pestantildea Revisar
y luego sobre el icono de la
barra de herramientas de acceso raacutepido
2- Pulsando la tecla F7
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Ejemplo
En la zona titulada No se encontroacute aparece en color rojo la palabra no
encontrada (vastaron) y la frase del texto en la que se encuentra esa
palabra
Debajo tenemos una zona titulada Sugerencias que contiene una lista con las palabras maacutes parecidas que ha encontrado Word en sus diccionarios En muchos casos como en este dentro de esta lista se encontraraacute la palabra correcta (Bastaron) En este caso el error era el cambio de la B por la V
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Llegados a esta situacioacuten debemos decidir queacute botoacuten de la derecha pulsamos en este caso el maacutes adecuado seriacutea Cambiar todas pero veamos el significado de cada uno de ellos
Omitir una vez No realiza ninguna accioacuten sobre la palabra no encontrada y continua revisando el documento
bull Omitir todas Cada vez que vuelva
a encontrar la misma palabra la pasaraacute por alto sin
realizar ninguna accioacuten sobre ella Continuacutea
revisando el documento
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bull Agregar al diccionario Antildeade la palabra no encontrada al diccionario personalizado Podemos usar esta accioacuten cuando consideremos que la palabra no encontrada es correcta y por lo tanto no queremos que la vuelva a detectar como no encontrada
bull Cambiar La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituiraacute a la palabra no encontrada Si no hay ninguna sugerencia que consideremos acertada podemos escribir directamente sobre la palabra no encontrada la correccioacuten que creamos oportuna y pulsar este botoacuten
bull Cambiar todas
Cambia automaacuteticamente todas las
veces que aparezca la palabra
seleccionada de la lista de sugerencias
por la palabra no encontrada
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bull Autocorreccioacuten Agrega la palabra no encontrada y la palabra seleccionada de la lista de sugerencias a la lista de Autocorreccioacuten Maacutes adelante se explica en queacute consiste la autocorreccioacuten
En el cuadro Idioma del diccionario
tenemos el botoacuten del triaacutengulo para desplegar una lista en la que elegir otro idioma Asegurarse de que el diccionario elegido esteacute disponible en nuestro ordenador
Para corregir el error debemos colocar el cursor en la palabra subrayada y pulsar el botoacuten derecho del ratoacuten entonces apareceraacute una pequentildea ventana como la que vemos en la imagen que nos permitiraacute tratar el error de forma similar a como acabamos de ver para Revisar ortografiacutea al finalizar
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La revisioacuten gramatical trata de corregir los errores en la estructura de las frases
La revisioacuten ortograacutefica existen dos formas baacutesicas de revisar la ortografiacutea revisar una vez concluida la introduccioacuten del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto
Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word y alliacute seleccionar Revisioacuten
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1- Hacer clic en el botoacuten Ortografiacutea y Gramaacutetica del grupo de
herramientas Revisioacuten que se encuentra en la pestantildea Revisar
2- Pulsar la Tecla F7
Debemos dejar sin marcar la casilla Marcar errores gramaticales mientras se escribe y debemos marcar la casilla Revisar ortografiacutea mientras escribe y Aceptar
Una vez realizado este cambio
podemos comenzar a realizar la
revisioacuten de una de estas dos
formas
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Mediante la autocorreccioacuten Word puede corregir algunos errores que no
es capaz de detectar por otros meacutetodos y nos ofrece la posibilidad de
realizar nuestras propias correcciones
Para ver y modificar las diferentes opciones de la
Autocorreccioacuten ir al Botoacuten Office y hacer clic en el
botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar en el menuacute de la izquierda Revisioacuten
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A continuacioacuten hacer clic en el botoacuten
Opciones de Autocorreccioacuten y apareceraacute un
cuadro de diaacutelogo como este vamos a ver las
posibilidades maacutes interesantes
Corregir DOsMAyuacutesculasSEguidas Si activamos esta casilla cuando aparezcan dos mayuacutesculas seguidas al principio de una palabra Word sustituiraacute la segunda mayuacutescula por una minuacutescula
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Poner en mayuacutescula la primera letra de una oracioacuten Pone en mayuacutescula la primera letra despueacutes de un signo de puntuacioacuten que indique el final de una oracioacuten como por ejemplo un punto un final de interrogacioacuten etc
Poner en mayuacutescula la primera
letra de celdas de tablas Cuando
hay texto en una celda hace que
empiece por mayuacutescula
Poner en mayuacutescula los nombres de diacuteas Pone en mayuacutescula los nombres de los diacuteas de la semana
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Corregir el uso accidental de bLOQmAYUacuteS Cuando encuentra una palabra con
la primera letra en minuacutescula y las siguientes en mayuacutesculas la cambia por la
primera en mayuacutescula y las siguientes en minuacutesculas y desactiva el bloqueo de
mayuacutesculas
Reemplazar texto mientras
escribe Al activar esta casilla
sustituye las palabras de la
columna
bull Tambieacuten tenemos disponible el
botoacuten Excepciones que nos permite especificar unas excepciones a algunas opciones de Autocorreccioacuten
Por ejemplo para la casilla Poner en mayuacutescula la
primera letra de una oracioacuten podemos indicar una
lista de abreviaturas para las que no queremos que se
aplique la regla como podemos ver en la imagen
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Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar la categoriacutea Revisioacuten y apareceraacute un cuadro de diaacutelogo como eacuteste
bull Omitir palabras en MAYUacuteSCULAS Si marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las palabras en mayuacutesculas cuando realice la revisioacuten ortograacutefica De esta forma se evita que detecte errores en los nombres de empresas organismos etc que se suelen
escribir en mayuacutesculas
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bullOmitir palabras que contienen nuacutemeros Si
marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las
palabras que contienen nuacutemeros ( Informe34c
Ejercicio54 ) cuando realice la revisioacuten ortograacutefica
bull Omitir archivos y direcciones de Internet Si marcamos esta casilla no daraacute error en los nombres de archivos (cuenta4exe) ni en las direcciones de internet (httpwwwaulacliccom) ni en las direcciones de correo electroacutenico (webmasteraulacliccom)
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SESIOacuteN DE CLASE 04
Mediante la opcioacuten Combinar correspondencia nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas
Por ejemplo podemos escribir cartas personalizadas en las
que soacutelo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en
todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos
variables (los que cambian en cada carta seguacuten la persona)
Cuando combinamos correspondencia estamos utilizando dos elementos fundamentales el documento principal y el origen de datos
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Documento principal Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos
Origen de datos Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal Puede ser de distinta naturaleza por ejemplo puede ser una tabla de MS Access un libro de MS Excel una lista de direcciones de Outlook
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Seleccionar de la pestantildea Correspondencia el menuacute Iniciar combinacioacuten de correspondencia alliacute haz clic en la opcioacuten Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia
Seleccionar la opcioacuten Cartas y hacer clic en Siguiente aparece el segundo paso del asistente
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Definimos el documento inicial es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado Debajo de las tres opciones tenemos una explicacioacuten de la opcioacuten seleccionada en este momento
Seleccionamos el origen de datos como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access una hoja de Excel una tabla en otro archivo Word etc)
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Si seleccionamos la opcioacuten Utilizar una lista existente aparece la
opcioacuten Examinar hacer clic en ella para buscar el archivo que
contiene el origen de datos
Si seleccionamos la opcioacuten Seleccionar de los contactos de
Outlook en lugar de Examinar aparece la opcioacuten Elegir la
carpeta de contactos hacer clic en ella y elegir la carpeta
Si seleccionamos la opcioacuten Escribir una lista nueva en lugar de
Examinar aparece la opcioacuten Crear hacer clic en ella para
introducir los valores en la lista
Al hacer clic en la opcioacuten Examinar se abre el
cuadro de diaacutelogo Seleccionar archivos de
origen de datos en el que indicaremos de
doacutende cogeraacute los datos
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Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia en eacutel vemos los datos que se combinaraacuten y podemos antildeadir opciones que veremos maacutes adelante y clic en Aceptar
En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y antildeadimos los campos de combinacioacuten
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En este paso examinamos las cartas tal como se escribiraacuten con los valores concretos del origen de datos Podemos utilizar los botones ltlt y gtgt para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente podemos Buscar un destinatario concreto Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios para corregir alguacuten error detectado
Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opcioacuten Imprimir Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales En este caso nos permite elegir combinar todos los registros el registro actual o un grupo de registros El documento creado seraacute un documento normal sin combinacioacuten
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Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto pero tambieacuten podemos utilizar los botones de la pestantildea Correspondencia
Permite abrir el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes
Permite insertar en la posicioacuten del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente
Permite insertar en la
posicioacuten del cursor una liacutenea de saludos tal
como vimos con el asistente
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Permite insertar en la posicioacuten
del cursor un campo del origen
de datos
Permite resaltar los campos combinados si la
opcioacuten estaacute activada los datos
correspondientes a campos combinados
aparecen resaltados de esta forma es maacutes faacutecil
localizarlos dentro del documento
Distribuir etiquetas Esta
opcioacuten estaacute disponible con un
documento de tipo etiquetas
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Para incluir un campo de combinacioacuten hacer clic en el icono
de la pestantildea Correspondencia y se abriraacute el cuadro Insertar campo de combinacioacuten con la lista de todos los campos del origen de datos seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botoacuten Insertar Podemos insertar asiacute todos los campos que queramos
Si queremos ver el aspecto que tendraacute el
documento combinado hacer clic en el
botoacuten
Este botoacuten permite ver el documento
principal con los nombres de los campos
o bien con los datos
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Hacer clic sobre el icono
los campos del origen
de datos apareceraacuten resaltados
Pues los siguientes botones permiten
desplazarse por las filas del origen
para comprobar por ejemplo si los
datos que salen son los esperados
Permite ver los datos del
primer registro del origen
Permite visualizar el uacuteltimo
registro
Permite visualizar el
registro anterior
Permite visualizar el
registro siguiente
Este cuadro permite saber queacute registro se estaacute
visualizando y tambieacuten permite ir directamente a un
registro determinado escribiendo el nordm del registro
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Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser
largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un
registro a otro con los botones de desplazamiento en estos
casos se utiliza hacer Clic
En Buscar ponemos el valor que queremos buscar
En Buscar en Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor
Hacer clic en el botoacuten Buscar siguiente
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Haciendo clic en el icono se
abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia donde podremos hacer todo esto
En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los datos del origen de datos que se combinaraacuten con el documento principal)
Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generaraacute una carta (o mensaje de correo electroacutenico o etiqueta etc)
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Si queremos modificarel valor de alguacuten dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en la parte inferior y pulsamos Edicioacuten
Si la lista es muy extensa con el botoacuten Buscando se abriraacute el cuadro de
diaacutelogo Buscar entrada donde podemos introducir un valor y un campo y
se posicionaraacute en el primer destinatario que tenga el valor en ese campo
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Primero tenemos que situarnos en el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia por ejemplo con el icono y clic
En la pestantildea Filtrar registros vamos poniendo la condicioacuten que deberaacuten cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados Se puede poner una condicioacuten o varias En la primera liacutenea se va formando la primera condicioacuten
En Campo seleccionamos el campo
que va a formar parte de la condicioacuten
En Comparacioacuten seleccionamos el tipo de comparacioacuten que vamos a utilizar Los tipos de operaciones son los conocidos (igual distinto menor que mayor que etc)
En Comparado con se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando la comparacioacuten es Vaciacuteo o No vaciacuteo
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Si queremos ordenar los destinatarios por alguacuten campo de ordenacioacuten (por ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea maacutes faacutecil entregarlas a mis empleados)
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El icono abre el cuadro de diaacutelogo Asignar campos donde
definimos estas asociaciones este cuadro de diaacutelogo tambieacuten se
puede abrir siempre que veamos en pantalla un botoacuten Asignar
campos
En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estaacutendares que utilizar Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de datos que corresponde al campo estaacutendar
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La opcioacuten Imprimir documentos permite
enviar a la impresora el resultado de la
combinacioacuten
Podemos imprimir Todos los registros (todos los
destinatarios despueacutes de aplicar los filtros) el Registro
actual (el que estamos visualizando en este momento o un
grupo de registros (Desde - Hasta)
Desde ponemos el nuacutemero de orden del primer registro a combinar dejarlo en blanco indica desde el primero
Hasta ponemos el nuacutemero de orden del uacuteltimo registro a
combinar dejarlo en blanco indica hasta el uacuteltimo
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Observa que ha aparecido el Encabezado delimitado por una liacutenea
punteada y con los elementos que lo contienen en modo edicioacuten
Ahora podemos teclear el encabezado y si lo creemos conveniente insertar numeracioacuten de paacutegina fechas o cualquier otro elemento de la barra de herramientas Una vez hayamos acabado de editar el encabezado o pie de paacutegina finalizaremos haciendo clic en el botoacuten Cerrar encabezado y pie de paacutegina a la derecha de la cinta
Mediante estos botones podemos pasar del encabezado al pie y viceversa
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Veamos ahora con detalle las opciones del grupo Insertar
Elementos raacutepidos Permite desde la
opcioacuten Propiedad del documento escoger distintos elementos de un listado desplegable En ocasiones esta opcioacuten ahorra tiempo ya que permite por ejemplo insertar con un soacutelo clic el autor del documento o la fecha
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Inserta una imagen o foto guardada en el disco
Inserta imaacutegenes
predisentildeadas
Inserta la fecha yo la hora del sistema en el formato que se seleccione
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En la pestantildea Disentildeo tambieacuten encontraremos el siguiente grupo de
opciones
Cuando creamos un documento Word numera correlativamente las
paacuteginas para poder referenciarlas ese nuacutemero es el que aparece en la
parte izquierda de la barra de estado pero este nuacutemero de paacutegina no
aparece en el documento
Si queremos que los nuacutemeros de paacutegina aparezcan en nuestro
documento cuando lo imprimamos deberemos insertarlos desde la
pestantildea Insertar desplegando la opcioacuten Nuacutemero de paacutegina y eligiendo
doacutende queremos que aparezca el nuacutemero
Primera paacutegina diferente Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie diferente para la primera paacutegina Esta opcioacuten estaacute pensada por ejemplo para cuando la primera paacutegina es la portada del documento
Paacuteginas pares e impares diferentes Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie diferente para las paacuteginas pares e impares Por ejemplo para imprimir el nuacutemero de paacutegina se imprime a la izquierda en las paacuteginas impares y en las paacuteginas pares imprimirlo a la derecha
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Encontraremos la misma opcioacuten en la pestantildea Disentildeo de las Herramientas de
encabezado y pie de paacutegina cuando tengamos un encabezado en modo de
edicioacuten
En la seccioacuten Simple tenemos nuacutemeros simples con diferentes alineaciones
En la seccioacuten Con formas los nuacutemeros se escriben dentro de una forma por
ejemplo concinta
En la seccioacuten Nuacutemero sin formato tenemos los nuacutemeros de paacutegina a los
cuales se les aplica alguacuten tipo de formato
En la seccioacuten Paacutegina X el nuacutemero de paacutegina viene acompantildeado de la palabra
Paacutegina o Paacuteg por ejemplo
Los formatos predeterminados que aparecen en la lista desplegable
asociada a cada ubicacioacuten pueden variar de una ubicacioacuten a otra la
ubicacioacuten Final de paacutegina dispone de maacutes formatos
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Desplegando el menuacute Formato de nuacutemero veremos una lista con
posibles formatos predeterminados entre los que elegir
Tenemos dos alternativas para indicar en queacute nuacutemero empezaraacute la
numeracioacuten de las paacuteginas
Continuar desde la seccioacuten anterior (o empezar desde uno si eacutesta es la
primera seccioacuten)
Iniciar en el nuacutemero que especifiquemos en la opcioacuten Iniciar en
Si tenemos estructurado nuestro documento en capiacutetulos tambieacuten
podemos incluir el nuacutemero del capiacutetulo junto con el de la paacutegina
marcando la casilla Incluir nuacutemero de capiacutetulo y seleccionando un
formato
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SESIOacuteN DE CLASE 02
1 Crear tablas
Una tabla estaacute formada por celdas o casillas
agrupadas por filas y columnas En cada celda se
puede insertar texto nuacutemeros o graacuteficos
Para crear una tabla accedemos siempre desde
la pestantildea Insertar gt grupo Tablas gt botoacuten
Tabla Alliacute encontraremos las tres posibles
formas de crear tablas
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CODIGO NOMBRE PRECIO
001 monitor $ 10000
002 Parlantes $ 3000
11 Una de las formas es utilizar la cuadriacutecula que simula una tabla Cada cuadrado representa una celda y al pasar el ratoacuten sobre ella se colorearaacute en naranja la seleccioacuten que realicemos En el ejemplo de la imagen estariacuteamos creando una tabla de 3x3
12 La segunda opcioacuten es haciendo clic en Insertar Tabla Se abre una
ventana que permite especificar el nuacutemero de filas y columnas para la tabla
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El modo correcto de proceder es elegir el estilo grosor y color del borde
y a continuacioacuten pulsar Dibujar tabla para empezar a dibujar
Si nos equivocamos podemos utilizar la herramienta Borrador
13 La tercera opcioacuten es usar el viacutenculo Dibujar
Tabla El cursor tomaraacute forma de laacutepiz y
simplemente iremos dibujando las liacuteneas que la
formaraacuten
Para retocar una tabla dibujando sus bordes
deberemos situarnos en ella De este modo veremos
que disponemos de una pestantildea de Herramientas
de tabla En su pestantildea Disentildeo gt grupo Dibujar
bordes encontraremos las herramientas que nos
ayudaraacuten a dar la distribucioacutendeseada a la tabla
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Desplazarse
Para colocarse en una celda basta hacer clic en ella con el cursor
Una vez tenemos creada la tabla vamos a ver coacutemo
introducir contenido en ella En teacuterminos generales no hay
diferencia entre introducir texto dentro o fuera de una
tabla
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Seleccionar
o Para seleccionar una celda colocar el cursor justo encima del lado
izquierdo de celda y cuando el cursor tome la forma de una
pequentildea flecha negra inclinada hacer clic y la celda se colorearaacute
o Para seleccionar una columna colocar el cursor justo encima de la
columna y cuando el cursor tome la forma de una pequentildea flecha
negra que apunta hacia abajo hacer clic y la columna se colorearaacute
o Para seleccionar una fila hacer lo mismo que para seleccionar una
celda pero haciendo doble clic o tambieacuten colocando el cursor a la
izquierda de la fila y haciendo clic
o Tambieacuten se pueden seleccionar
celdas filas y columnas haciendo
clic dentro de la celda y
arrastrando a lo largo de las
celdas que queramos seleccionar
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Borrar
Para borrar una celda columna o una fila basta con
seleccionarla y pulsar la tecla Retroceso (Backspace) si soacutelo queremos borrar su contenido
pulsar la tecla Suprimir
EliminarEsta opcioacuten se encontrara en herramientas de tabla Se desplegaraacute esta lista para que elijamos entre Eliminar Tabla Eliminar Columna Eliminar Fila o Eliminar Celdas en este uacuteltimo caso Word 2007 nos preguntaraacute tambieacuten coacutemo se desplazan las celdas afectadas
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Para abrir eacutestas herramientas hacer clic sobre una celda de la tabla y nos
encontramos con que debajo de Herramientas de Tabla aparecen dos
pestantildeas nuevas Disentildeo y Presentacioacuten
Observemos coacutemo se componen ambas pestantildeas
La pestantildea Disentildeo muestra las
herramientas que se observan a
continuacioacuten
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Contiene los grupos de herramientas de
acceso directo Opciones de estilo de tabla
Estilos de tabla Dibujar bordes
La pestantildea Presentacioacuten muestra un conjunto de
herramientas de acceso directo como el de la siguiente imagen
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Contiene los grupos de herramientas de acceso directo Tabla
Filas y columnas Combinar Tamantildeo de celda Alineacioacuten
Datos
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Vamos a ver las funciones
maacutes interesantes de eacutestas
herramientas
Laacutepiz Como ya hemos visto con este laacutepiz se pueden crear tablas dibujaacutendolas con el ratoacuten
Borrador Es el complemento del
laacutepiz en la creacioacuten de tablas ya
que permite borrar las liacuteneas de la
tabla Basta colocarse en la liacutenea a
borrar y hacer clic
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Estilo de liacutenea y grosor de liacutenea Con estas dos funciones
podemos cambiar el estilo y el grosor de las liacuteneas que
forman la tabla Seleccionar en la barra el estilo o el grosor
adecuado e ir a la tabla para aplicarlo a las liacuteneas que
queramos
Color de la pluma Con este
icono podemos dar color a los
bordes de la tabla elegir el tipo
de borde y rellenar las celdas
con color
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Haciendo clic con el botoacuten derecho del ratoacuten sobre
una tabla se abre el menuacute contextual de Tablas
como muestra esta imagen
Desde aquiacute podemos ejecutar algunas de las funciones que acabamos
de ver en la barra de herramientas de Tablas y bordes y tambieacuten
podemos acceder a Propiedades de tabla donde encontraremos las
distintas formas de ajustar el texto que rodea la tabla asiacute como la
forma de establecer maacutergenes y espaciado en las celdas
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Dentro de las herramientas Organizar se encuentra el botoacuten Ajuste de texto al hacer clic alliacute se abre un menuacute desplegable con varias opciones Observa la imagen de la derecha Alliacute basta con elegir el estilo de ajuste adecuado (Cuadrado Estrecho etc)
Al seleccionar estas opciones la imagen se podraacute mover donde el usuario desee
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Esta opcioacuten nos permite crear una tabla dentro de otra Es decir dentro de una casilla podemos crear una nueva tabla con sus propias caracteriacutesticas
- Si eliminamos la tabla principal tambieacuten desaparece la tabla anidada - Tambieacuten se pueden colocar dos tablas paralelas una al lado de la otra
iquestCoacutemo se hace Simplemente hay que colocar el cursor en la celda que queramos e insertar otra tabla
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Para pasar un texto a una tabla lo seleccionamos y en la pestantildea Insertar
pulsamos el botoacuten Tabla Del menuacute que se despliega para la creacioacuten de tablas elegimos la opcioacuten Convertir texto en tabla
Se abriraacute el cuadro de diaacutelogo Convertir texto en tabla
En eacutel Word nos presentaraacute de queacute
manera va a convertir el texto en
tabla En nuestro ejemplo podemos
comprobar que se van a crear 3
columnas y 6 filas y que para
separar el texto se han usado
Tabulaciones
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Una vez seleccionada la tabla ir a la pestantildea Presentacioacuten y
seleccionar Convertir texto a Se mostraraacute el cuadro de diaacutelogo
Convertir tabla en texto donde podremos elegir queacute caraacutecter
queremos utilizar para separar los datos de cada celda
En nuestro caso elegir
Tabulaciones devolveriacutea
la tabla a su aspecto
original asiacute que vamos a
escoger Puntos y comas y
Marcas de paacuterrafo para
que veas el resultado clic
en aceptar
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SESIOacuteN DE CLASE 03
La revisioacuten ortograacutefica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto
no son erroacuteneas y la revisioacuten gramatical trata de que las frases no contengan
errores gramaticales como por ejemplo Los libros son buenas donde no
concuerdan el geacutenero del sujeto y del adjetivo
Existen dos formas baacutesicas de revisar la ortografiacutea revisar una vez concluida la introduccioacuten del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto Vamos a ver ahora la primera forma
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Revisar al finalizar
Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word y alliacute seleccionar Revisioacuten
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Una vez hemos introducido todo o parte de nuestro documento y queremos revisar la ortografiacutea podemos hacerlo de una de estas formas
1- Haciendo clic en la pestantildea Revisar
y luego sobre el icono de la
barra de herramientas de acceso raacutepido
2- Pulsando la tecla F7
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Ejemplo
En la zona titulada No se encontroacute aparece en color rojo la palabra no
encontrada (vastaron) y la frase del texto en la que se encuentra esa
palabra
Debajo tenemos una zona titulada Sugerencias que contiene una lista con las palabras maacutes parecidas que ha encontrado Word en sus diccionarios En muchos casos como en este dentro de esta lista se encontraraacute la palabra correcta (Bastaron) En este caso el error era el cambio de la B por la V
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Llegados a esta situacioacuten debemos decidir queacute botoacuten de la derecha pulsamos en este caso el maacutes adecuado seriacutea Cambiar todas pero veamos el significado de cada uno de ellos
Omitir una vez No realiza ninguna accioacuten sobre la palabra no encontrada y continua revisando el documento
bull Omitir todas Cada vez que vuelva
a encontrar la misma palabra la pasaraacute por alto sin
realizar ninguna accioacuten sobre ella Continuacutea
revisando el documento
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bull Agregar al diccionario Antildeade la palabra no encontrada al diccionario personalizado Podemos usar esta accioacuten cuando consideremos que la palabra no encontrada es correcta y por lo tanto no queremos que la vuelva a detectar como no encontrada
bull Cambiar La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituiraacute a la palabra no encontrada Si no hay ninguna sugerencia que consideremos acertada podemos escribir directamente sobre la palabra no encontrada la correccioacuten que creamos oportuna y pulsar este botoacuten
bull Cambiar todas
Cambia automaacuteticamente todas las
veces que aparezca la palabra
seleccionada de la lista de sugerencias
por la palabra no encontrada
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bull Autocorreccioacuten Agrega la palabra no encontrada y la palabra seleccionada de la lista de sugerencias a la lista de Autocorreccioacuten Maacutes adelante se explica en queacute consiste la autocorreccioacuten
En el cuadro Idioma del diccionario
tenemos el botoacuten del triaacutengulo para desplegar una lista en la que elegir otro idioma Asegurarse de que el diccionario elegido esteacute disponible en nuestro ordenador
Para corregir el error debemos colocar el cursor en la palabra subrayada y pulsar el botoacuten derecho del ratoacuten entonces apareceraacute una pequentildea ventana como la que vemos en la imagen que nos permitiraacute tratar el error de forma similar a como acabamos de ver para Revisar ortografiacutea al finalizar
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La revisioacuten gramatical trata de corregir los errores en la estructura de las frases
La revisioacuten ortograacutefica existen dos formas baacutesicas de revisar la ortografiacutea revisar una vez concluida la introduccioacuten del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto
Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word y alliacute seleccionar Revisioacuten
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1- Hacer clic en el botoacuten Ortografiacutea y Gramaacutetica del grupo de
herramientas Revisioacuten que se encuentra en la pestantildea Revisar
2- Pulsar la Tecla F7
Debemos dejar sin marcar la casilla Marcar errores gramaticales mientras se escribe y debemos marcar la casilla Revisar ortografiacutea mientras escribe y Aceptar
Una vez realizado este cambio
podemos comenzar a realizar la
revisioacuten de una de estas dos
formas
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Mediante la autocorreccioacuten Word puede corregir algunos errores que no
es capaz de detectar por otros meacutetodos y nos ofrece la posibilidad de
realizar nuestras propias correcciones
Para ver y modificar las diferentes opciones de la
Autocorreccioacuten ir al Botoacuten Office y hacer clic en el
botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar en el menuacute de la izquierda Revisioacuten
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A continuacioacuten hacer clic en el botoacuten
Opciones de Autocorreccioacuten y apareceraacute un
cuadro de diaacutelogo como este vamos a ver las
posibilidades maacutes interesantes
Corregir DOsMAyuacutesculasSEguidas Si activamos esta casilla cuando aparezcan dos mayuacutesculas seguidas al principio de una palabra Word sustituiraacute la segunda mayuacutescula por una minuacutescula
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Poner en mayuacutescula la primera letra de una oracioacuten Pone en mayuacutescula la primera letra despueacutes de un signo de puntuacioacuten que indique el final de una oracioacuten como por ejemplo un punto un final de interrogacioacuten etc
Poner en mayuacutescula la primera
letra de celdas de tablas Cuando
hay texto en una celda hace que
empiece por mayuacutescula
Poner en mayuacutescula los nombres de diacuteas Pone en mayuacutescula los nombres de los diacuteas de la semana
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Corregir el uso accidental de bLOQmAYUacuteS Cuando encuentra una palabra con
la primera letra en minuacutescula y las siguientes en mayuacutesculas la cambia por la
primera en mayuacutescula y las siguientes en minuacutesculas y desactiva el bloqueo de
mayuacutesculas
Reemplazar texto mientras
escribe Al activar esta casilla
sustituye las palabras de la
columna
bull Tambieacuten tenemos disponible el
botoacuten Excepciones que nos permite especificar unas excepciones a algunas opciones de Autocorreccioacuten
Por ejemplo para la casilla Poner en mayuacutescula la
primera letra de una oracioacuten podemos indicar una
lista de abreviaturas para las que no queremos que se
aplique la regla como podemos ver en la imagen
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Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar la categoriacutea Revisioacuten y apareceraacute un cuadro de diaacutelogo como eacuteste
bull Omitir palabras en MAYUacuteSCULAS Si marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las palabras en mayuacutesculas cuando realice la revisioacuten ortograacutefica De esta forma se evita que detecte errores en los nombres de empresas organismos etc que se suelen
escribir en mayuacutesculas
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bullOmitir palabras que contienen nuacutemeros Si
marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las
palabras que contienen nuacutemeros ( Informe34c
Ejercicio54 ) cuando realice la revisioacuten ortograacutefica
bull Omitir archivos y direcciones de Internet Si marcamos esta casilla no daraacute error en los nombres de archivos (cuenta4exe) ni en las direcciones de internet (httpwwwaulacliccom) ni en las direcciones de correo electroacutenico (webmasteraulacliccom)
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SESIOacuteN DE CLASE 04
Mediante la opcioacuten Combinar correspondencia nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas
Por ejemplo podemos escribir cartas personalizadas en las
que soacutelo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en
todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos
variables (los que cambian en cada carta seguacuten la persona)
Cuando combinamos correspondencia estamos utilizando dos elementos fundamentales el documento principal y el origen de datos
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Documento principal Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos
Origen de datos Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal Puede ser de distinta naturaleza por ejemplo puede ser una tabla de MS Access un libro de MS Excel una lista de direcciones de Outlook
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Seleccionar de la pestantildea Correspondencia el menuacute Iniciar combinacioacuten de correspondencia alliacute haz clic en la opcioacuten Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia
Seleccionar la opcioacuten Cartas y hacer clic en Siguiente aparece el segundo paso del asistente
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Definimos el documento inicial es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado Debajo de las tres opciones tenemos una explicacioacuten de la opcioacuten seleccionada en este momento
Seleccionamos el origen de datos como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access una hoja de Excel una tabla en otro archivo Word etc)
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Si seleccionamos la opcioacuten Utilizar una lista existente aparece la
opcioacuten Examinar hacer clic en ella para buscar el archivo que
contiene el origen de datos
Si seleccionamos la opcioacuten Seleccionar de los contactos de
Outlook en lugar de Examinar aparece la opcioacuten Elegir la
carpeta de contactos hacer clic en ella y elegir la carpeta
Si seleccionamos la opcioacuten Escribir una lista nueva en lugar de
Examinar aparece la opcioacuten Crear hacer clic en ella para
introducir los valores en la lista
Al hacer clic en la opcioacuten Examinar se abre el
cuadro de diaacutelogo Seleccionar archivos de
origen de datos en el que indicaremos de
doacutende cogeraacute los datos
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Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia en eacutel vemos los datos que se combinaraacuten y podemos antildeadir opciones que veremos maacutes adelante y clic en Aceptar
En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y antildeadimos los campos de combinacioacuten
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En este paso examinamos las cartas tal como se escribiraacuten con los valores concretos del origen de datos Podemos utilizar los botones ltlt y gtgt para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente podemos Buscar un destinatario concreto Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios para corregir alguacuten error detectado
Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opcioacuten Imprimir Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales En este caso nos permite elegir combinar todos los registros el registro actual o un grupo de registros El documento creado seraacute un documento normal sin combinacioacuten
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Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto pero tambieacuten podemos utilizar los botones de la pestantildea Correspondencia
Permite abrir el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes
Permite insertar en la posicioacuten del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente
Permite insertar en la
posicioacuten del cursor una liacutenea de saludos tal
como vimos con el asistente
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Permite insertar en la posicioacuten
del cursor un campo del origen
de datos
Permite resaltar los campos combinados si la
opcioacuten estaacute activada los datos
correspondientes a campos combinados
aparecen resaltados de esta forma es maacutes faacutecil
localizarlos dentro del documento
Distribuir etiquetas Esta
opcioacuten estaacute disponible con un
documento de tipo etiquetas
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Para incluir un campo de combinacioacuten hacer clic en el icono
de la pestantildea Correspondencia y se abriraacute el cuadro Insertar campo de combinacioacuten con la lista de todos los campos del origen de datos seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botoacuten Insertar Podemos insertar asiacute todos los campos que queramos
Si queremos ver el aspecto que tendraacute el
documento combinado hacer clic en el
botoacuten
Este botoacuten permite ver el documento
principal con los nombres de los campos
o bien con los datos
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Hacer clic sobre el icono
los campos del origen
de datos apareceraacuten resaltados
Pues los siguientes botones permiten
desplazarse por las filas del origen
para comprobar por ejemplo si los
datos que salen son los esperados
Permite ver los datos del
primer registro del origen
Permite visualizar el uacuteltimo
registro
Permite visualizar el
registro anterior
Permite visualizar el
registro siguiente
Este cuadro permite saber queacute registro se estaacute
visualizando y tambieacuten permite ir directamente a un
registro determinado escribiendo el nordm del registro
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Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser
largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un
registro a otro con los botones de desplazamiento en estos
casos se utiliza hacer Clic
En Buscar ponemos el valor que queremos buscar
En Buscar en Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor
Hacer clic en el botoacuten Buscar siguiente
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Haciendo clic en el icono se
abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia donde podremos hacer todo esto
En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los datos del origen de datos que se combinaraacuten con el documento principal)
Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generaraacute una carta (o mensaje de correo electroacutenico o etiqueta etc)
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Si queremos modificarel valor de alguacuten dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en la parte inferior y pulsamos Edicioacuten
Si la lista es muy extensa con el botoacuten Buscando se abriraacute el cuadro de
diaacutelogo Buscar entrada donde podemos introducir un valor y un campo y
se posicionaraacute en el primer destinatario que tenga el valor en ese campo
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Primero tenemos que situarnos en el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia por ejemplo con el icono y clic
En la pestantildea Filtrar registros vamos poniendo la condicioacuten que deberaacuten cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados Se puede poner una condicioacuten o varias En la primera liacutenea se va formando la primera condicioacuten
En Campo seleccionamos el campo
que va a formar parte de la condicioacuten
En Comparacioacuten seleccionamos el tipo de comparacioacuten que vamos a utilizar Los tipos de operaciones son los conocidos (igual distinto menor que mayor que etc)
En Comparado con se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando la comparacioacuten es Vaciacuteo o No vaciacuteo
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Si queremos ordenar los destinatarios por alguacuten campo de ordenacioacuten (por ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea maacutes faacutecil entregarlas a mis empleados)
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El icono abre el cuadro de diaacutelogo Asignar campos donde
definimos estas asociaciones este cuadro de diaacutelogo tambieacuten se
puede abrir siempre que veamos en pantalla un botoacuten Asignar
campos
En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estaacutendares que utilizar Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de datos que corresponde al campo estaacutendar
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La opcioacuten Imprimir documentos permite
enviar a la impresora el resultado de la
combinacioacuten
Podemos imprimir Todos los registros (todos los
destinatarios despueacutes de aplicar los filtros) el Registro
actual (el que estamos visualizando en este momento o un
grupo de registros (Desde - Hasta)
Desde ponemos el nuacutemero de orden del primer registro a combinar dejarlo en blanco indica desde el primero
Hasta ponemos el nuacutemero de orden del uacuteltimo registro a
combinar dejarlo en blanco indica hasta el uacuteltimo
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Veamos ahora con detalle las opciones del grupo Insertar
Elementos raacutepidos Permite desde la
opcioacuten Propiedad del documento escoger distintos elementos de un listado desplegable En ocasiones esta opcioacuten ahorra tiempo ya que permite por ejemplo insertar con un soacutelo clic el autor del documento o la fecha
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Inserta una imagen o foto guardada en el disco
Inserta imaacutegenes
predisentildeadas
Inserta la fecha yo la hora del sistema en el formato que se seleccione
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En la pestantildea Disentildeo tambieacuten encontraremos el siguiente grupo de
opciones
Cuando creamos un documento Word numera correlativamente las
paacuteginas para poder referenciarlas ese nuacutemero es el que aparece en la
parte izquierda de la barra de estado pero este nuacutemero de paacutegina no
aparece en el documento
Si queremos que los nuacutemeros de paacutegina aparezcan en nuestro
documento cuando lo imprimamos deberemos insertarlos desde la
pestantildea Insertar desplegando la opcioacuten Nuacutemero de paacutegina y eligiendo
doacutende queremos que aparezca el nuacutemero
Primera paacutegina diferente Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie diferente para la primera paacutegina Esta opcioacuten estaacute pensada por ejemplo para cuando la primera paacutegina es la portada del documento
Paacuteginas pares e impares diferentes Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie diferente para las paacuteginas pares e impares Por ejemplo para imprimir el nuacutemero de paacutegina se imprime a la izquierda en las paacuteginas impares y en las paacuteginas pares imprimirlo a la derecha
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Encontraremos la misma opcioacuten en la pestantildea Disentildeo de las Herramientas de
encabezado y pie de paacutegina cuando tengamos un encabezado en modo de
edicioacuten
En la seccioacuten Simple tenemos nuacutemeros simples con diferentes alineaciones
En la seccioacuten Con formas los nuacutemeros se escriben dentro de una forma por
ejemplo concinta
En la seccioacuten Nuacutemero sin formato tenemos los nuacutemeros de paacutegina a los
cuales se les aplica alguacuten tipo de formato
En la seccioacuten Paacutegina X el nuacutemero de paacutegina viene acompantildeado de la palabra
Paacutegina o Paacuteg por ejemplo
Los formatos predeterminados que aparecen en la lista desplegable
asociada a cada ubicacioacuten pueden variar de una ubicacioacuten a otra la
ubicacioacuten Final de paacutegina dispone de maacutes formatos
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Desplegando el menuacute Formato de nuacutemero veremos una lista con
posibles formatos predeterminados entre los que elegir
Tenemos dos alternativas para indicar en queacute nuacutemero empezaraacute la
numeracioacuten de las paacuteginas
Continuar desde la seccioacuten anterior (o empezar desde uno si eacutesta es la
primera seccioacuten)
Iniciar en el nuacutemero que especifiquemos en la opcioacuten Iniciar en
Si tenemos estructurado nuestro documento en capiacutetulos tambieacuten
podemos incluir el nuacutemero del capiacutetulo junto con el de la paacutegina
marcando la casilla Incluir nuacutemero de capiacutetulo y seleccionando un
formato
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SESIOacuteN DE CLASE 02
1 Crear tablas
Una tabla estaacute formada por celdas o casillas
agrupadas por filas y columnas En cada celda se
puede insertar texto nuacutemeros o graacuteficos
Para crear una tabla accedemos siempre desde
la pestantildea Insertar gt grupo Tablas gt botoacuten
Tabla Alliacute encontraremos las tres posibles
formas de crear tablas
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CODIGO NOMBRE PRECIO
001 monitor $ 10000
002 Parlantes $ 3000
11 Una de las formas es utilizar la cuadriacutecula que simula una tabla Cada cuadrado representa una celda y al pasar el ratoacuten sobre ella se colorearaacute en naranja la seleccioacuten que realicemos En el ejemplo de la imagen estariacuteamos creando una tabla de 3x3
12 La segunda opcioacuten es haciendo clic en Insertar Tabla Se abre una
ventana que permite especificar el nuacutemero de filas y columnas para la tabla
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El modo correcto de proceder es elegir el estilo grosor y color del borde
y a continuacioacuten pulsar Dibujar tabla para empezar a dibujar
Si nos equivocamos podemos utilizar la herramienta Borrador
13 La tercera opcioacuten es usar el viacutenculo Dibujar
Tabla El cursor tomaraacute forma de laacutepiz y
simplemente iremos dibujando las liacuteneas que la
formaraacuten
Para retocar una tabla dibujando sus bordes
deberemos situarnos en ella De este modo veremos
que disponemos de una pestantildea de Herramientas
de tabla En su pestantildea Disentildeo gt grupo Dibujar
bordes encontraremos las herramientas que nos
ayudaraacuten a dar la distribucioacutendeseada a la tabla
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Desplazarse
Para colocarse en una celda basta hacer clic en ella con el cursor
Una vez tenemos creada la tabla vamos a ver coacutemo
introducir contenido en ella En teacuterminos generales no hay
diferencia entre introducir texto dentro o fuera de una
tabla
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Seleccionar
o Para seleccionar una celda colocar el cursor justo encima del lado
izquierdo de celda y cuando el cursor tome la forma de una
pequentildea flecha negra inclinada hacer clic y la celda se colorearaacute
o Para seleccionar una columna colocar el cursor justo encima de la
columna y cuando el cursor tome la forma de una pequentildea flecha
negra que apunta hacia abajo hacer clic y la columna se colorearaacute
o Para seleccionar una fila hacer lo mismo que para seleccionar una
celda pero haciendo doble clic o tambieacuten colocando el cursor a la
izquierda de la fila y haciendo clic
o Tambieacuten se pueden seleccionar
celdas filas y columnas haciendo
clic dentro de la celda y
arrastrando a lo largo de las
celdas que queramos seleccionar
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Borrar
Para borrar una celda columna o una fila basta con
seleccionarla y pulsar la tecla Retroceso (Backspace) si soacutelo queremos borrar su contenido
pulsar la tecla Suprimir
EliminarEsta opcioacuten se encontrara en herramientas de tabla Se desplegaraacute esta lista para que elijamos entre Eliminar Tabla Eliminar Columna Eliminar Fila o Eliminar Celdas en este uacuteltimo caso Word 2007 nos preguntaraacute tambieacuten coacutemo se desplazan las celdas afectadas
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Para abrir eacutestas herramientas hacer clic sobre una celda de la tabla y nos
encontramos con que debajo de Herramientas de Tabla aparecen dos
pestantildeas nuevas Disentildeo y Presentacioacuten
Observemos coacutemo se componen ambas pestantildeas
La pestantildea Disentildeo muestra las
herramientas que se observan a
continuacioacuten
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Contiene los grupos de herramientas de
acceso directo Opciones de estilo de tabla
Estilos de tabla Dibujar bordes
La pestantildea Presentacioacuten muestra un conjunto de
herramientas de acceso directo como el de la siguiente imagen
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Contiene los grupos de herramientas de acceso directo Tabla
Filas y columnas Combinar Tamantildeo de celda Alineacioacuten
Datos
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Vamos a ver las funciones
maacutes interesantes de eacutestas
herramientas
Laacutepiz Como ya hemos visto con este laacutepiz se pueden crear tablas dibujaacutendolas con el ratoacuten
Borrador Es el complemento del
laacutepiz en la creacioacuten de tablas ya
que permite borrar las liacuteneas de la
tabla Basta colocarse en la liacutenea a
borrar y hacer clic
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Estilo de liacutenea y grosor de liacutenea Con estas dos funciones
podemos cambiar el estilo y el grosor de las liacuteneas que
forman la tabla Seleccionar en la barra el estilo o el grosor
adecuado e ir a la tabla para aplicarlo a las liacuteneas que
queramos
Color de la pluma Con este
icono podemos dar color a los
bordes de la tabla elegir el tipo
de borde y rellenar las celdas
con color
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Haciendo clic con el botoacuten derecho del ratoacuten sobre
una tabla se abre el menuacute contextual de Tablas
como muestra esta imagen
Desde aquiacute podemos ejecutar algunas de las funciones que acabamos
de ver en la barra de herramientas de Tablas y bordes y tambieacuten
podemos acceder a Propiedades de tabla donde encontraremos las
distintas formas de ajustar el texto que rodea la tabla asiacute como la
forma de establecer maacutergenes y espaciado en las celdas
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Dentro de las herramientas Organizar se encuentra el botoacuten Ajuste de texto al hacer clic alliacute se abre un menuacute desplegable con varias opciones Observa la imagen de la derecha Alliacute basta con elegir el estilo de ajuste adecuado (Cuadrado Estrecho etc)
Al seleccionar estas opciones la imagen se podraacute mover donde el usuario desee
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Esta opcioacuten nos permite crear una tabla dentro de otra Es decir dentro de una casilla podemos crear una nueva tabla con sus propias caracteriacutesticas
- Si eliminamos la tabla principal tambieacuten desaparece la tabla anidada - Tambieacuten se pueden colocar dos tablas paralelas una al lado de la otra
iquestCoacutemo se hace Simplemente hay que colocar el cursor en la celda que queramos e insertar otra tabla
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Para pasar un texto a una tabla lo seleccionamos y en la pestantildea Insertar
pulsamos el botoacuten Tabla Del menuacute que se despliega para la creacioacuten de tablas elegimos la opcioacuten Convertir texto en tabla
Se abriraacute el cuadro de diaacutelogo Convertir texto en tabla
En eacutel Word nos presentaraacute de queacute
manera va a convertir el texto en
tabla En nuestro ejemplo podemos
comprobar que se van a crear 3
columnas y 6 filas y que para
separar el texto se han usado
Tabulaciones
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Una vez seleccionada la tabla ir a la pestantildea Presentacioacuten y
seleccionar Convertir texto a Se mostraraacute el cuadro de diaacutelogo
Convertir tabla en texto donde podremos elegir queacute caraacutecter
queremos utilizar para separar los datos de cada celda
En nuestro caso elegir
Tabulaciones devolveriacutea
la tabla a su aspecto
original asiacute que vamos a
escoger Puntos y comas y
Marcas de paacuterrafo para
que veas el resultado clic
en aceptar
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SESIOacuteN DE CLASE 03
La revisioacuten ortograacutefica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto
no son erroacuteneas y la revisioacuten gramatical trata de que las frases no contengan
errores gramaticales como por ejemplo Los libros son buenas donde no
concuerdan el geacutenero del sujeto y del adjetivo
Existen dos formas baacutesicas de revisar la ortografiacutea revisar una vez concluida la introduccioacuten del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto Vamos a ver ahora la primera forma
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Revisar al finalizar
Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word y alliacute seleccionar Revisioacuten
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Una vez hemos introducido todo o parte de nuestro documento y queremos revisar la ortografiacutea podemos hacerlo de una de estas formas
1- Haciendo clic en la pestantildea Revisar
y luego sobre el icono de la
barra de herramientas de acceso raacutepido
2- Pulsando la tecla F7
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Ejemplo
En la zona titulada No se encontroacute aparece en color rojo la palabra no
encontrada (vastaron) y la frase del texto en la que se encuentra esa
palabra
Debajo tenemos una zona titulada Sugerencias que contiene una lista con las palabras maacutes parecidas que ha encontrado Word en sus diccionarios En muchos casos como en este dentro de esta lista se encontraraacute la palabra correcta (Bastaron) En este caso el error era el cambio de la B por la V
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Llegados a esta situacioacuten debemos decidir queacute botoacuten de la derecha pulsamos en este caso el maacutes adecuado seriacutea Cambiar todas pero veamos el significado de cada uno de ellos
Omitir una vez No realiza ninguna accioacuten sobre la palabra no encontrada y continua revisando el documento
bull Omitir todas Cada vez que vuelva
a encontrar la misma palabra la pasaraacute por alto sin
realizar ninguna accioacuten sobre ella Continuacutea
revisando el documento
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bull Agregar al diccionario Antildeade la palabra no encontrada al diccionario personalizado Podemos usar esta accioacuten cuando consideremos que la palabra no encontrada es correcta y por lo tanto no queremos que la vuelva a detectar como no encontrada
bull Cambiar La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituiraacute a la palabra no encontrada Si no hay ninguna sugerencia que consideremos acertada podemos escribir directamente sobre la palabra no encontrada la correccioacuten que creamos oportuna y pulsar este botoacuten
bull Cambiar todas
Cambia automaacuteticamente todas las
veces que aparezca la palabra
seleccionada de la lista de sugerencias
por la palabra no encontrada
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bull Autocorreccioacuten Agrega la palabra no encontrada y la palabra seleccionada de la lista de sugerencias a la lista de Autocorreccioacuten Maacutes adelante se explica en queacute consiste la autocorreccioacuten
En el cuadro Idioma del diccionario
tenemos el botoacuten del triaacutengulo para desplegar una lista en la que elegir otro idioma Asegurarse de que el diccionario elegido esteacute disponible en nuestro ordenador
Para corregir el error debemos colocar el cursor en la palabra subrayada y pulsar el botoacuten derecho del ratoacuten entonces apareceraacute una pequentildea ventana como la que vemos en la imagen que nos permitiraacute tratar el error de forma similar a como acabamos de ver para Revisar ortografiacutea al finalizar
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La revisioacuten gramatical trata de corregir los errores en la estructura de las frases
La revisioacuten ortograacutefica existen dos formas baacutesicas de revisar la ortografiacutea revisar una vez concluida la introduccioacuten del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto
Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word y alliacute seleccionar Revisioacuten
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1- Hacer clic en el botoacuten Ortografiacutea y Gramaacutetica del grupo de
herramientas Revisioacuten que se encuentra en la pestantildea Revisar
2- Pulsar la Tecla F7
Debemos dejar sin marcar la casilla Marcar errores gramaticales mientras se escribe y debemos marcar la casilla Revisar ortografiacutea mientras escribe y Aceptar
Una vez realizado este cambio
podemos comenzar a realizar la
revisioacuten de una de estas dos
formas
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Mediante la autocorreccioacuten Word puede corregir algunos errores que no
es capaz de detectar por otros meacutetodos y nos ofrece la posibilidad de
realizar nuestras propias correcciones
Para ver y modificar las diferentes opciones de la
Autocorreccioacuten ir al Botoacuten Office y hacer clic en el
botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar en el menuacute de la izquierda Revisioacuten
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A continuacioacuten hacer clic en el botoacuten
Opciones de Autocorreccioacuten y apareceraacute un
cuadro de diaacutelogo como este vamos a ver las
posibilidades maacutes interesantes
Corregir DOsMAyuacutesculasSEguidas Si activamos esta casilla cuando aparezcan dos mayuacutesculas seguidas al principio de una palabra Word sustituiraacute la segunda mayuacutescula por una minuacutescula
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Poner en mayuacutescula la primera letra de una oracioacuten Pone en mayuacutescula la primera letra despueacutes de un signo de puntuacioacuten que indique el final de una oracioacuten como por ejemplo un punto un final de interrogacioacuten etc
Poner en mayuacutescula la primera
letra de celdas de tablas Cuando
hay texto en una celda hace que
empiece por mayuacutescula
Poner en mayuacutescula los nombres de diacuteas Pone en mayuacutescula los nombres de los diacuteas de la semana
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Corregir el uso accidental de bLOQmAYUacuteS Cuando encuentra una palabra con
la primera letra en minuacutescula y las siguientes en mayuacutesculas la cambia por la
primera en mayuacutescula y las siguientes en minuacutesculas y desactiva el bloqueo de
mayuacutesculas
Reemplazar texto mientras
escribe Al activar esta casilla
sustituye las palabras de la
columna
bull Tambieacuten tenemos disponible el
botoacuten Excepciones que nos permite especificar unas excepciones a algunas opciones de Autocorreccioacuten
Por ejemplo para la casilla Poner en mayuacutescula la
primera letra de una oracioacuten podemos indicar una
lista de abreviaturas para las que no queremos que se
aplique la regla como podemos ver en la imagen
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Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar la categoriacutea Revisioacuten y apareceraacute un cuadro de diaacutelogo como eacuteste
bull Omitir palabras en MAYUacuteSCULAS Si marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las palabras en mayuacutesculas cuando realice la revisioacuten ortograacutefica De esta forma se evita que detecte errores en los nombres de empresas organismos etc que se suelen
escribir en mayuacutesculas
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bullOmitir palabras que contienen nuacutemeros Si
marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las
palabras que contienen nuacutemeros ( Informe34c
Ejercicio54 ) cuando realice la revisioacuten ortograacutefica
bull Omitir archivos y direcciones de Internet Si marcamos esta casilla no daraacute error en los nombres de archivos (cuenta4exe) ni en las direcciones de internet (httpwwwaulacliccom) ni en las direcciones de correo electroacutenico (webmasteraulacliccom)
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SESIOacuteN DE CLASE 04
Mediante la opcioacuten Combinar correspondencia nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas
Por ejemplo podemos escribir cartas personalizadas en las
que soacutelo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en
todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos
variables (los que cambian en cada carta seguacuten la persona)
Cuando combinamos correspondencia estamos utilizando dos elementos fundamentales el documento principal y el origen de datos
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Documento principal Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos
Origen de datos Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal Puede ser de distinta naturaleza por ejemplo puede ser una tabla de MS Access un libro de MS Excel una lista de direcciones de Outlook
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Seleccionar de la pestantildea Correspondencia el menuacute Iniciar combinacioacuten de correspondencia alliacute haz clic en la opcioacuten Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia
Seleccionar la opcioacuten Cartas y hacer clic en Siguiente aparece el segundo paso del asistente
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Definimos el documento inicial es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado Debajo de las tres opciones tenemos una explicacioacuten de la opcioacuten seleccionada en este momento
Seleccionamos el origen de datos como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access una hoja de Excel una tabla en otro archivo Word etc)
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Si seleccionamos la opcioacuten Utilizar una lista existente aparece la
opcioacuten Examinar hacer clic en ella para buscar el archivo que
contiene el origen de datos
Si seleccionamos la opcioacuten Seleccionar de los contactos de
Outlook en lugar de Examinar aparece la opcioacuten Elegir la
carpeta de contactos hacer clic en ella y elegir la carpeta
Si seleccionamos la opcioacuten Escribir una lista nueva en lugar de
Examinar aparece la opcioacuten Crear hacer clic en ella para
introducir los valores en la lista
Al hacer clic en la opcioacuten Examinar se abre el
cuadro de diaacutelogo Seleccionar archivos de
origen de datos en el que indicaremos de
doacutende cogeraacute los datos
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Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia en eacutel vemos los datos que se combinaraacuten y podemos antildeadir opciones que veremos maacutes adelante y clic en Aceptar
En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y antildeadimos los campos de combinacioacuten
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En este paso examinamos las cartas tal como se escribiraacuten con los valores concretos del origen de datos Podemos utilizar los botones ltlt y gtgt para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente podemos Buscar un destinatario concreto Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios para corregir alguacuten error detectado
Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opcioacuten Imprimir Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales En este caso nos permite elegir combinar todos los registros el registro actual o un grupo de registros El documento creado seraacute un documento normal sin combinacioacuten
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Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto pero tambieacuten podemos utilizar los botones de la pestantildea Correspondencia
Permite abrir el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes
Permite insertar en la posicioacuten del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente
Permite insertar en la
posicioacuten del cursor una liacutenea de saludos tal
como vimos con el asistente
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Permite insertar en la posicioacuten
del cursor un campo del origen
de datos
Permite resaltar los campos combinados si la
opcioacuten estaacute activada los datos
correspondientes a campos combinados
aparecen resaltados de esta forma es maacutes faacutecil
localizarlos dentro del documento
Distribuir etiquetas Esta
opcioacuten estaacute disponible con un
documento de tipo etiquetas
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Para incluir un campo de combinacioacuten hacer clic en el icono
de la pestantildea Correspondencia y se abriraacute el cuadro Insertar campo de combinacioacuten con la lista de todos los campos del origen de datos seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botoacuten Insertar Podemos insertar asiacute todos los campos que queramos
Si queremos ver el aspecto que tendraacute el
documento combinado hacer clic en el
botoacuten
Este botoacuten permite ver el documento
principal con los nombres de los campos
o bien con los datos
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Hacer clic sobre el icono
los campos del origen
de datos apareceraacuten resaltados
Pues los siguientes botones permiten
desplazarse por las filas del origen
para comprobar por ejemplo si los
datos que salen son los esperados
Permite ver los datos del
primer registro del origen
Permite visualizar el uacuteltimo
registro
Permite visualizar el
registro anterior
Permite visualizar el
registro siguiente
Este cuadro permite saber queacute registro se estaacute
visualizando y tambieacuten permite ir directamente a un
registro determinado escribiendo el nordm del registro
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Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser
largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un
registro a otro con los botones de desplazamiento en estos
casos se utiliza hacer Clic
En Buscar ponemos el valor que queremos buscar
En Buscar en Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor
Hacer clic en el botoacuten Buscar siguiente
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Haciendo clic en el icono se
abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia donde podremos hacer todo esto
En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los datos del origen de datos que se combinaraacuten con el documento principal)
Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generaraacute una carta (o mensaje de correo electroacutenico o etiqueta etc)
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Si queremos modificarel valor de alguacuten dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en la parte inferior y pulsamos Edicioacuten
Si la lista es muy extensa con el botoacuten Buscando se abriraacute el cuadro de
diaacutelogo Buscar entrada donde podemos introducir un valor y un campo y
se posicionaraacute en el primer destinatario que tenga el valor en ese campo
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Primero tenemos que situarnos en el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia por ejemplo con el icono y clic
En la pestantildea Filtrar registros vamos poniendo la condicioacuten que deberaacuten cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados Se puede poner una condicioacuten o varias En la primera liacutenea se va formando la primera condicioacuten
En Campo seleccionamos el campo
que va a formar parte de la condicioacuten
En Comparacioacuten seleccionamos el tipo de comparacioacuten que vamos a utilizar Los tipos de operaciones son los conocidos (igual distinto menor que mayor que etc)
En Comparado con se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando la comparacioacuten es Vaciacuteo o No vaciacuteo
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Si queremos ordenar los destinatarios por alguacuten campo de ordenacioacuten (por ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea maacutes faacutecil entregarlas a mis empleados)
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El icono abre el cuadro de diaacutelogo Asignar campos donde
definimos estas asociaciones este cuadro de diaacutelogo tambieacuten se
puede abrir siempre que veamos en pantalla un botoacuten Asignar
campos
En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estaacutendares que utilizar Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de datos que corresponde al campo estaacutendar
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La opcioacuten Imprimir documentos permite
enviar a la impresora el resultado de la
combinacioacuten
Podemos imprimir Todos los registros (todos los
destinatarios despueacutes de aplicar los filtros) el Registro
actual (el que estamos visualizando en este momento o un
grupo de registros (Desde - Hasta)
Desde ponemos el nuacutemero de orden del primer registro a combinar dejarlo en blanco indica desde el primero
Hasta ponemos el nuacutemero de orden del uacuteltimo registro a
combinar dejarlo en blanco indica hasta el uacuteltimo
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Inserta una imagen o foto guardada en el disco
Inserta imaacutegenes
predisentildeadas
Inserta la fecha yo la hora del sistema en el formato que se seleccione
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En la pestantildea Disentildeo tambieacuten encontraremos el siguiente grupo de
opciones
Cuando creamos un documento Word numera correlativamente las
paacuteginas para poder referenciarlas ese nuacutemero es el que aparece en la
parte izquierda de la barra de estado pero este nuacutemero de paacutegina no
aparece en el documento
Si queremos que los nuacutemeros de paacutegina aparezcan en nuestro
documento cuando lo imprimamos deberemos insertarlos desde la
pestantildea Insertar desplegando la opcioacuten Nuacutemero de paacutegina y eligiendo
doacutende queremos que aparezca el nuacutemero
Primera paacutegina diferente Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie diferente para la primera paacutegina Esta opcioacuten estaacute pensada por ejemplo para cuando la primera paacutegina es la portada del documento
Paacuteginas pares e impares diferentes Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie diferente para las paacuteginas pares e impares Por ejemplo para imprimir el nuacutemero de paacutegina se imprime a la izquierda en las paacuteginas impares y en las paacuteginas pares imprimirlo a la derecha
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Encontraremos la misma opcioacuten en la pestantildea Disentildeo de las Herramientas de
encabezado y pie de paacutegina cuando tengamos un encabezado en modo de
edicioacuten
En la seccioacuten Simple tenemos nuacutemeros simples con diferentes alineaciones
En la seccioacuten Con formas los nuacutemeros se escriben dentro de una forma por
ejemplo concinta
En la seccioacuten Nuacutemero sin formato tenemos los nuacutemeros de paacutegina a los
cuales se les aplica alguacuten tipo de formato
En la seccioacuten Paacutegina X el nuacutemero de paacutegina viene acompantildeado de la palabra
Paacutegina o Paacuteg por ejemplo
Los formatos predeterminados que aparecen en la lista desplegable
asociada a cada ubicacioacuten pueden variar de una ubicacioacuten a otra la
ubicacioacuten Final de paacutegina dispone de maacutes formatos
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Desplegando el menuacute Formato de nuacutemero veremos una lista con
posibles formatos predeterminados entre los que elegir
Tenemos dos alternativas para indicar en queacute nuacutemero empezaraacute la
numeracioacuten de las paacuteginas
Continuar desde la seccioacuten anterior (o empezar desde uno si eacutesta es la
primera seccioacuten)
Iniciar en el nuacutemero que especifiquemos en la opcioacuten Iniciar en
Si tenemos estructurado nuestro documento en capiacutetulos tambieacuten
podemos incluir el nuacutemero del capiacutetulo junto con el de la paacutegina
marcando la casilla Incluir nuacutemero de capiacutetulo y seleccionando un
formato
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SESIOacuteN DE CLASE 02
1 Crear tablas
Una tabla estaacute formada por celdas o casillas
agrupadas por filas y columnas En cada celda se
puede insertar texto nuacutemeros o graacuteficos
Para crear una tabla accedemos siempre desde
la pestantildea Insertar gt grupo Tablas gt botoacuten
Tabla Alliacute encontraremos las tres posibles
formas de crear tablas
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CODIGO NOMBRE PRECIO
001 monitor $ 10000
002 Parlantes $ 3000
11 Una de las formas es utilizar la cuadriacutecula que simula una tabla Cada cuadrado representa una celda y al pasar el ratoacuten sobre ella se colorearaacute en naranja la seleccioacuten que realicemos En el ejemplo de la imagen estariacuteamos creando una tabla de 3x3
12 La segunda opcioacuten es haciendo clic en Insertar Tabla Se abre una
ventana que permite especificar el nuacutemero de filas y columnas para la tabla
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El modo correcto de proceder es elegir el estilo grosor y color del borde
y a continuacioacuten pulsar Dibujar tabla para empezar a dibujar
Si nos equivocamos podemos utilizar la herramienta Borrador
13 La tercera opcioacuten es usar el viacutenculo Dibujar
Tabla El cursor tomaraacute forma de laacutepiz y
simplemente iremos dibujando las liacuteneas que la
formaraacuten
Para retocar una tabla dibujando sus bordes
deberemos situarnos en ella De este modo veremos
que disponemos de una pestantildea de Herramientas
de tabla En su pestantildea Disentildeo gt grupo Dibujar
bordes encontraremos las herramientas que nos
ayudaraacuten a dar la distribucioacutendeseada a la tabla
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Desplazarse
Para colocarse en una celda basta hacer clic en ella con el cursor
Una vez tenemos creada la tabla vamos a ver coacutemo
introducir contenido en ella En teacuterminos generales no hay
diferencia entre introducir texto dentro o fuera de una
tabla
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Seleccionar
o Para seleccionar una celda colocar el cursor justo encima del lado
izquierdo de celda y cuando el cursor tome la forma de una
pequentildea flecha negra inclinada hacer clic y la celda se colorearaacute
o Para seleccionar una columna colocar el cursor justo encima de la
columna y cuando el cursor tome la forma de una pequentildea flecha
negra que apunta hacia abajo hacer clic y la columna se colorearaacute
o Para seleccionar una fila hacer lo mismo que para seleccionar una
celda pero haciendo doble clic o tambieacuten colocando el cursor a la
izquierda de la fila y haciendo clic
o Tambieacuten se pueden seleccionar
celdas filas y columnas haciendo
clic dentro de la celda y
arrastrando a lo largo de las
celdas que queramos seleccionar
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Borrar
Para borrar una celda columna o una fila basta con
seleccionarla y pulsar la tecla Retroceso (Backspace) si soacutelo queremos borrar su contenido
pulsar la tecla Suprimir
EliminarEsta opcioacuten se encontrara en herramientas de tabla Se desplegaraacute esta lista para que elijamos entre Eliminar Tabla Eliminar Columna Eliminar Fila o Eliminar Celdas en este uacuteltimo caso Word 2007 nos preguntaraacute tambieacuten coacutemo se desplazan las celdas afectadas
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Para abrir eacutestas herramientas hacer clic sobre una celda de la tabla y nos
encontramos con que debajo de Herramientas de Tabla aparecen dos
pestantildeas nuevas Disentildeo y Presentacioacuten
Observemos coacutemo se componen ambas pestantildeas
La pestantildea Disentildeo muestra las
herramientas que se observan a
continuacioacuten
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Contiene los grupos de herramientas de
acceso directo Opciones de estilo de tabla
Estilos de tabla Dibujar bordes
La pestantildea Presentacioacuten muestra un conjunto de
herramientas de acceso directo como el de la siguiente imagen
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Contiene los grupos de herramientas de acceso directo Tabla
Filas y columnas Combinar Tamantildeo de celda Alineacioacuten
Datos
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Vamos a ver las funciones
maacutes interesantes de eacutestas
herramientas
Laacutepiz Como ya hemos visto con este laacutepiz se pueden crear tablas dibujaacutendolas con el ratoacuten
Borrador Es el complemento del
laacutepiz en la creacioacuten de tablas ya
que permite borrar las liacuteneas de la
tabla Basta colocarse en la liacutenea a
borrar y hacer clic
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Estilo de liacutenea y grosor de liacutenea Con estas dos funciones
podemos cambiar el estilo y el grosor de las liacuteneas que
forman la tabla Seleccionar en la barra el estilo o el grosor
adecuado e ir a la tabla para aplicarlo a las liacuteneas que
queramos
Color de la pluma Con este
icono podemos dar color a los
bordes de la tabla elegir el tipo
de borde y rellenar las celdas
con color
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Haciendo clic con el botoacuten derecho del ratoacuten sobre
una tabla se abre el menuacute contextual de Tablas
como muestra esta imagen
Desde aquiacute podemos ejecutar algunas de las funciones que acabamos
de ver en la barra de herramientas de Tablas y bordes y tambieacuten
podemos acceder a Propiedades de tabla donde encontraremos las
distintas formas de ajustar el texto que rodea la tabla asiacute como la
forma de establecer maacutergenes y espaciado en las celdas
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Dentro de las herramientas Organizar se encuentra el botoacuten Ajuste de texto al hacer clic alliacute se abre un menuacute desplegable con varias opciones Observa la imagen de la derecha Alliacute basta con elegir el estilo de ajuste adecuado (Cuadrado Estrecho etc)
Al seleccionar estas opciones la imagen se podraacute mover donde el usuario desee
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Esta opcioacuten nos permite crear una tabla dentro de otra Es decir dentro de una casilla podemos crear una nueva tabla con sus propias caracteriacutesticas
- Si eliminamos la tabla principal tambieacuten desaparece la tabla anidada - Tambieacuten se pueden colocar dos tablas paralelas una al lado de la otra
iquestCoacutemo se hace Simplemente hay que colocar el cursor en la celda que queramos e insertar otra tabla
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Para pasar un texto a una tabla lo seleccionamos y en la pestantildea Insertar
pulsamos el botoacuten Tabla Del menuacute que se despliega para la creacioacuten de tablas elegimos la opcioacuten Convertir texto en tabla
Se abriraacute el cuadro de diaacutelogo Convertir texto en tabla
En eacutel Word nos presentaraacute de queacute
manera va a convertir el texto en
tabla En nuestro ejemplo podemos
comprobar que se van a crear 3
columnas y 6 filas y que para
separar el texto se han usado
Tabulaciones
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Una vez seleccionada la tabla ir a la pestantildea Presentacioacuten y
seleccionar Convertir texto a Se mostraraacute el cuadro de diaacutelogo
Convertir tabla en texto donde podremos elegir queacute caraacutecter
queremos utilizar para separar los datos de cada celda
En nuestro caso elegir
Tabulaciones devolveriacutea
la tabla a su aspecto
original asiacute que vamos a
escoger Puntos y comas y
Marcas de paacuterrafo para
que veas el resultado clic
en aceptar
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SESIOacuteN DE CLASE 03
La revisioacuten ortograacutefica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto
no son erroacuteneas y la revisioacuten gramatical trata de que las frases no contengan
errores gramaticales como por ejemplo Los libros son buenas donde no
concuerdan el geacutenero del sujeto y del adjetivo
Existen dos formas baacutesicas de revisar la ortografiacutea revisar una vez concluida la introduccioacuten del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto Vamos a ver ahora la primera forma
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Revisar al finalizar
Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word y alliacute seleccionar Revisioacuten
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Una vez hemos introducido todo o parte de nuestro documento y queremos revisar la ortografiacutea podemos hacerlo de una de estas formas
1- Haciendo clic en la pestantildea Revisar
y luego sobre el icono de la
barra de herramientas de acceso raacutepido
2- Pulsando la tecla F7
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Ejemplo
En la zona titulada No se encontroacute aparece en color rojo la palabra no
encontrada (vastaron) y la frase del texto en la que se encuentra esa
palabra
Debajo tenemos una zona titulada Sugerencias que contiene una lista con las palabras maacutes parecidas que ha encontrado Word en sus diccionarios En muchos casos como en este dentro de esta lista se encontraraacute la palabra correcta (Bastaron) En este caso el error era el cambio de la B por la V
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Llegados a esta situacioacuten debemos decidir queacute botoacuten de la derecha pulsamos en este caso el maacutes adecuado seriacutea Cambiar todas pero veamos el significado de cada uno de ellos
Omitir una vez No realiza ninguna accioacuten sobre la palabra no encontrada y continua revisando el documento
bull Omitir todas Cada vez que vuelva
a encontrar la misma palabra la pasaraacute por alto sin
realizar ninguna accioacuten sobre ella Continuacutea
revisando el documento
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bull Agregar al diccionario Antildeade la palabra no encontrada al diccionario personalizado Podemos usar esta accioacuten cuando consideremos que la palabra no encontrada es correcta y por lo tanto no queremos que la vuelva a detectar como no encontrada
bull Cambiar La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituiraacute a la palabra no encontrada Si no hay ninguna sugerencia que consideremos acertada podemos escribir directamente sobre la palabra no encontrada la correccioacuten que creamos oportuna y pulsar este botoacuten
bull Cambiar todas
Cambia automaacuteticamente todas las
veces que aparezca la palabra
seleccionada de la lista de sugerencias
por la palabra no encontrada
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bull Autocorreccioacuten Agrega la palabra no encontrada y la palabra seleccionada de la lista de sugerencias a la lista de Autocorreccioacuten Maacutes adelante se explica en queacute consiste la autocorreccioacuten
En el cuadro Idioma del diccionario
tenemos el botoacuten del triaacutengulo para desplegar una lista en la que elegir otro idioma Asegurarse de que el diccionario elegido esteacute disponible en nuestro ordenador
Para corregir el error debemos colocar el cursor en la palabra subrayada y pulsar el botoacuten derecho del ratoacuten entonces apareceraacute una pequentildea ventana como la que vemos en la imagen que nos permitiraacute tratar el error de forma similar a como acabamos de ver para Revisar ortografiacutea al finalizar
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La revisioacuten gramatical trata de corregir los errores en la estructura de las frases
La revisioacuten ortograacutefica existen dos formas baacutesicas de revisar la ortografiacutea revisar una vez concluida la introduccioacuten del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto
Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word y alliacute seleccionar Revisioacuten
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1- Hacer clic en el botoacuten Ortografiacutea y Gramaacutetica del grupo de
herramientas Revisioacuten que se encuentra en la pestantildea Revisar
2- Pulsar la Tecla F7
Debemos dejar sin marcar la casilla Marcar errores gramaticales mientras se escribe y debemos marcar la casilla Revisar ortografiacutea mientras escribe y Aceptar
Una vez realizado este cambio
podemos comenzar a realizar la
revisioacuten de una de estas dos
formas
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Mediante la autocorreccioacuten Word puede corregir algunos errores que no
es capaz de detectar por otros meacutetodos y nos ofrece la posibilidad de
realizar nuestras propias correcciones
Para ver y modificar las diferentes opciones de la
Autocorreccioacuten ir al Botoacuten Office y hacer clic en el
botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar en el menuacute de la izquierda Revisioacuten
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A continuacioacuten hacer clic en el botoacuten
Opciones de Autocorreccioacuten y apareceraacute un
cuadro de diaacutelogo como este vamos a ver las
posibilidades maacutes interesantes
Corregir DOsMAyuacutesculasSEguidas Si activamos esta casilla cuando aparezcan dos mayuacutesculas seguidas al principio de una palabra Word sustituiraacute la segunda mayuacutescula por una minuacutescula
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Poner en mayuacutescula la primera letra de una oracioacuten Pone en mayuacutescula la primera letra despueacutes de un signo de puntuacioacuten que indique el final de una oracioacuten como por ejemplo un punto un final de interrogacioacuten etc
Poner en mayuacutescula la primera
letra de celdas de tablas Cuando
hay texto en una celda hace que
empiece por mayuacutescula
Poner en mayuacutescula los nombres de diacuteas Pone en mayuacutescula los nombres de los diacuteas de la semana
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Corregir el uso accidental de bLOQmAYUacuteS Cuando encuentra una palabra con
la primera letra en minuacutescula y las siguientes en mayuacutesculas la cambia por la
primera en mayuacutescula y las siguientes en minuacutesculas y desactiva el bloqueo de
mayuacutesculas
Reemplazar texto mientras
escribe Al activar esta casilla
sustituye las palabras de la
columna
bull Tambieacuten tenemos disponible el
botoacuten Excepciones que nos permite especificar unas excepciones a algunas opciones de Autocorreccioacuten
Por ejemplo para la casilla Poner en mayuacutescula la
primera letra de una oracioacuten podemos indicar una
lista de abreviaturas para las que no queremos que se
aplique la regla como podemos ver en la imagen
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Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar la categoriacutea Revisioacuten y apareceraacute un cuadro de diaacutelogo como eacuteste
bull Omitir palabras en MAYUacuteSCULAS Si marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las palabras en mayuacutesculas cuando realice la revisioacuten ortograacutefica De esta forma se evita que detecte errores en los nombres de empresas organismos etc que se suelen
escribir en mayuacutesculas
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bullOmitir palabras que contienen nuacutemeros Si
marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las
palabras que contienen nuacutemeros ( Informe34c
Ejercicio54 ) cuando realice la revisioacuten ortograacutefica
bull Omitir archivos y direcciones de Internet Si marcamos esta casilla no daraacute error en los nombres de archivos (cuenta4exe) ni en las direcciones de internet (httpwwwaulacliccom) ni en las direcciones de correo electroacutenico (webmasteraulacliccom)
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SESIOacuteN DE CLASE 04
Mediante la opcioacuten Combinar correspondencia nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas
Por ejemplo podemos escribir cartas personalizadas en las
que soacutelo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en
todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos
variables (los que cambian en cada carta seguacuten la persona)
Cuando combinamos correspondencia estamos utilizando dos elementos fundamentales el documento principal y el origen de datos
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Documento principal Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos
Origen de datos Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal Puede ser de distinta naturaleza por ejemplo puede ser una tabla de MS Access un libro de MS Excel una lista de direcciones de Outlook
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Seleccionar de la pestantildea Correspondencia el menuacute Iniciar combinacioacuten de correspondencia alliacute haz clic en la opcioacuten Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia
Seleccionar la opcioacuten Cartas y hacer clic en Siguiente aparece el segundo paso del asistente
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Definimos el documento inicial es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado Debajo de las tres opciones tenemos una explicacioacuten de la opcioacuten seleccionada en este momento
Seleccionamos el origen de datos como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access una hoja de Excel una tabla en otro archivo Word etc)
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Si seleccionamos la opcioacuten Utilizar una lista existente aparece la
opcioacuten Examinar hacer clic en ella para buscar el archivo que
contiene el origen de datos
Si seleccionamos la opcioacuten Seleccionar de los contactos de
Outlook en lugar de Examinar aparece la opcioacuten Elegir la
carpeta de contactos hacer clic en ella y elegir la carpeta
Si seleccionamos la opcioacuten Escribir una lista nueva en lugar de
Examinar aparece la opcioacuten Crear hacer clic en ella para
introducir los valores en la lista
Al hacer clic en la opcioacuten Examinar se abre el
cuadro de diaacutelogo Seleccionar archivos de
origen de datos en el que indicaremos de
doacutende cogeraacute los datos
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Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia en eacutel vemos los datos que se combinaraacuten y podemos antildeadir opciones que veremos maacutes adelante y clic en Aceptar
En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y antildeadimos los campos de combinacioacuten
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En este paso examinamos las cartas tal como se escribiraacuten con los valores concretos del origen de datos Podemos utilizar los botones ltlt y gtgt para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente podemos Buscar un destinatario concreto Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios para corregir alguacuten error detectado
Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opcioacuten Imprimir Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales En este caso nos permite elegir combinar todos los registros el registro actual o un grupo de registros El documento creado seraacute un documento normal sin combinacioacuten
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Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto pero tambieacuten podemos utilizar los botones de la pestantildea Correspondencia
Permite abrir el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes
Permite insertar en la posicioacuten del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente
Permite insertar en la
posicioacuten del cursor una liacutenea de saludos tal
como vimos con el asistente
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Permite insertar en la posicioacuten
del cursor un campo del origen
de datos
Permite resaltar los campos combinados si la
opcioacuten estaacute activada los datos
correspondientes a campos combinados
aparecen resaltados de esta forma es maacutes faacutecil
localizarlos dentro del documento
Distribuir etiquetas Esta
opcioacuten estaacute disponible con un
documento de tipo etiquetas
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Para incluir un campo de combinacioacuten hacer clic en el icono
de la pestantildea Correspondencia y se abriraacute el cuadro Insertar campo de combinacioacuten con la lista de todos los campos del origen de datos seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botoacuten Insertar Podemos insertar asiacute todos los campos que queramos
Si queremos ver el aspecto que tendraacute el
documento combinado hacer clic en el
botoacuten
Este botoacuten permite ver el documento
principal con los nombres de los campos
o bien con los datos
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Hacer clic sobre el icono
los campos del origen
de datos apareceraacuten resaltados
Pues los siguientes botones permiten
desplazarse por las filas del origen
para comprobar por ejemplo si los
datos que salen son los esperados
Permite ver los datos del
primer registro del origen
Permite visualizar el uacuteltimo
registro
Permite visualizar el
registro anterior
Permite visualizar el
registro siguiente
Este cuadro permite saber queacute registro se estaacute
visualizando y tambieacuten permite ir directamente a un
registro determinado escribiendo el nordm del registro
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Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser
largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un
registro a otro con los botones de desplazamiento en estos
casos se utiliza hacer Clic
En Buscar ponemos el valor que queremos buscar
En Buscar en Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor
Hacer clic en el botoacuten Buscar siguiente
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Haciendo clic en el icono se
abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia donde podremos hacer todo esto
En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los datos del origen de datos que se combinaraacuten con el documento principal)
Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generaraacute una carta (o mensaje de correo electroacutenico o etiqueta etc)
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Si queremos modificarel valor de alguacuten dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en la parte inferior y pulsamos Edicioacuten
Si la lista es muy extensa con el botoacuten Buscando se abriraacute el cuadro de
diaacutelogo Buscar entrada donde podemos introducir un valor y un campo y
se posicionaraacute en el primer destinatario que tenga el valor en ese campo
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Primero tenemos que situarnos en el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia por ejemplo con el icono y clic
En la pestantildea Filtrar registros vamos poniendo la condicioacuten que deberaacuten cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados Se puede poner una condicioacuten o varias En la primera liacutenea se va formando la primera condicioacuten
En Campo seleccionamos el campo
que va a formar parte de la condicioacuten
En Comparacioacuten seleccionamos el tipo de comparacioacuten que vamos a utilizar Los tipos de operaciones son los conocidos (igual distinto menor que mayor que etc)
En Comparado con se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando la comparacioacuten es Vaciacuteo o No vaciacuteo
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Si queremos ordenar los destinatarios por alguacuten campo de ordenacioacuten (por ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea maacutes faacutecil entregarlas a mis empleados)
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El icono abre el cuadro de diaacutelogo Asignar campos donde
definimos estas asociaciones este cuadro de diaacutelogo tambieacuten se
puede abrir siempre que veamos en pantalla un botoacuten Asignar
campos
En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estaacutendares que utilizar Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de datos que corresponde al campo estaacutendar
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La opcioacuten Imprimir documentos permite
enviar a la impresora el resultado de la
combinacioacuten
Podemos imprimir Todos los registros (todos los
destinatarios despueacutes de aplicar los filtros) el Registro
actual (el que estamos visualizando en este momento o un
grupo de registros (Desde - Hasta)
Desde ponemos el nuacutemero de orden del primer registro a combinar dejarlo en blanco indica desde el primero
Hasta ponemos el nuacutemero de orden del uacuteltimo registro a
combinar dejarlo en blanco indica hasta el uacuteltimo
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En la pestantildea Disentildeo tambieacuten encontraremos el siguiente grupo de
opciones
Cuando creamos un documento Word numera correlativamente las
paacuteginas para poder referenciarlas ese nuacutemero es el que aparece en la
parte izquierda de la barra de estado pero este nuacutemero de paacutegina no
aparece en el documento
Si queremos que los nuacutemeros de paacutegina aparezcan en nuestro
documento cuando lo imprimamos deberemos insertarlos desde la
pestantildea Insertar desplegando la opcioacuten Nuacutemero de paacutegina y eligiendo
doacutende queremos que aparezca el nuacutemero
Primera paacutegina diferente Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie diferente para la primera paacutegina Esta opcioacuten estaacute pensada por ejemplo para cuando la primera paacutegina es la portada del documento
Paacuteginas pares e impares diferentes Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie diferente para las paacuteginas pares e impares Por ejemplo para imprimir el nuacutemero de paacutegina se imprime a la izquierda en las paacuteginas impares y en las paacuteginas pares imprimirlo a la derecha
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Encontraremos la misma opcioacuten en la pestantildea Disentildeo de las Herramientas de
encabezado y pie de paacutegina cuando tengamos un encabezado en modo de
edicioacuten
En la seccioacuten Simple tenemos nuacutemeros simples con diferentes alineaciones
En la seccioacuten Con formas los nuacutemeros se escriben dentro de una forma por
ejemplo concinta
En la seccioacuten Nuacutemero sin formato tenemos los nuacutemeros de paacutegina a los
cuales se les aplica alguacuten tipo de formato
En la seccioacuten Paacutegina X el nuacutemero de paacutegina viene acompantildeado de la palabra
Paacutegina o Paacuteg por ejemplo
Los formatos predeterminados que aparecen en la lista desplegable
asociada a cada ubicacioacuten pueden variar de una ubicacioacuten a otra la
ubicacioacuten Final de paacutegina dispone de maacutes formatos
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Desplegando el menuacute Formato de nuacutemero veremos una lista con
posibles formatos predeterminados entre los que elegir
Tenemos dos alternativas para indicar en queacute nuacutemero empezaraacute la
numeracioacuten de las paacuteginas
Continuar desde la seccioacuten anterior (o empezar desde uno si eacutesta es la
primera seccioacuten)
Iniciar en el nuacutemero que especifiquemos en la opcioacuten Iniciar en
Si tenemos estructurado nuestro documento en capiacutetulos tambieacuten
podemos incluir el nuacutemero del capiacutetulo junto con el de la paacutegina
marcando la casilla Incluir nuacutemero de capiacutetulo y seleccionando un
formato
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SESIOacuteN DE CLASE 02
1 Crear tablas
Una tabla estaacute formada por celdas o casillas
agrupadas por filas y columnas En cada celda se
puede insertar texto nuacutemeros o graacuteficos
Para crear una tabla accedemos siempre desde
la pestantildea Insertar gt grupo Tablas gt botoacuten
Tabla Alliacute encontraremos las tres posibles
formas de crear tablas
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CODIGO NOMBRE PRECIO
001 monitor $ 10000
002 Parlantes $ 3000
11 Una de las formas es utilizar la cuadriacutecula que simula una tabla Cada cuadrado representa una celda y al pasar el ratoacuten sobre ella se colorearaacute en naranja la seleccioacuten que realicemos En el ejemplo de la imagen estariacuteamos creando una tabla de 3x3
12 La segunda opcioacuten es haciendo clic en Insertar Tabla Se abre una
ventana que permite especificar el nuacutemero de filas y columnas para la tabla
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El modo correcto de proceder es elegir el estilo grosor y color del borde
y a continuacioacuten pulsar Dibujar tabla para empezar a dibujar
Si nos equivocamos podemos utilizar la herramienta Borrador
13 La tercera opcioacuten es usar el viacutenculo Dibujar
Tabla El cursor tomaraacute forma de laacutepiz y
simplemente iremos dibujando las liacuteneas que la
formaraacuten
Para retocar una tabla dibujando sus bordes
deberemos situarnos en ella De este modo veremos
que disponemos de una pestantildea de Herramientas
de tabla En su pestantildea Disentildeo gt grupo Dibujar
bordes encontraremos las herramientas que nos
ayudaraacuten a dar la distribucioacutendeseada a la tabla
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Desplazarse
Para colocarse en una celda basta hacer clic en ella con el cursor
Una vez tenemos creada la tabla vamos a ver coacutemo
introducir contenido en ella En teacuterminos generales no hay
diferencia entre introducir texto dentro o fuera de una
tabla
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Seleccionar
o Para seleccionar una celda colocar el cursor justo encima del lado
izquierdo de celda y cuando el cursor tome la forma de una
pequentildea flecha negra inclinada hacer clic y la celda se colorearaacute
o Para seleccionar una columna colocar el cursor justo encima de la
columna y cuando el cursor tome la forma de una pequentildea flecha
negra que apunta hacia abajo hacer clic y la columna se colorearaacute
o Para seleccionar una fila hacer lo mismo que para seleccionar una
celda pero haciendo doble clic o tambieacuten colocando el cursor a la
izquierda de la fila y haciendo clic
o Tambieacuten se pueden seleccionar
celdas filas y columnas haciendo
clic dentro de la celda y
arrastrando a lo largo de las
celdas que queramos seleccionar
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Borrar
Para borrar una celda columna o una fila basta con
seleccionarla y pulsar la tecla Retroceso (Backspace) si soacutelo queremos borrar su contenido
pulsar la tecla Suprimir
EliminarEsta opcioacuten se encontrara en herramientas de tabla Se desplegaraacute esta lista para que elijamos entre Eliminar Tabla Eliminar Columna Eliminar Fila o Eliminar Celdas en este uacuteltimo caso Word 2007 nos preguntaraacute tambieacuten coacutemo se desplazan las celdas afectadas
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Para abrir eacutestas herramientas hacer clic sobre una celda de la tabla y nos
encontramos con que debajo de Herramientas de Tabla aparecen dos
pestantildeas nuevas Disentildeo y Presentacioacuten
Observemos coacutemo se componen ambas pestantildeas
La pestantildea Disentildeo muestra las
herramientas que se observan a
continuacioacuten
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Contiene los grupos de herramientas de
acceso directo Opciones de estilo de tabla
Estilos de tabla Dibujar bordes
La pestantildea Presentacioacuten muestra un conjunto de
herramientas de acceso directo como el de la siguiente imagen
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Contiene los grupos de herramientas de acceso directo Tabla
Filas y columnas Combinar Tamantildeo de celda Alineacioacuten
Datos
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Vamos a ver las funciones
maacutes interesantes de eacutestas
herramientas
Laacutepiz Como ya hemos visto con este laacutepiz se pueden crear tablas dibujaacutendolas con el ratoacuten
Borrador Es el complemento del
laacutepiz en la creacioacuten de tablas ya
que permite borrar las liacuteneas de la
tabla Basta colocarse en la liacutenea a
borrar y hacer clic
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Estilo de liacutenea y grosor de liacutenea Con estas dos funciones
podemos cambiar el estilo y el grosor de las liacuteneas que
forman la tabla Seleccionar en la barra el estilo o el grosor
adecuado e ir a la tabla para aplicarlo a las liacuteneas que
queramos
Color de la pluma Con este
icono podemos dar color a los
bordes de la tabla elegir el tipo
de borde y rellenar las celdas
con color
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Haciendo clic con el botoacuten derecho del ratoacuten sobre
una tabla se abre el menuacute contextual de Tablas
como muestra esta imagen
Desde aquiacute podemos ejecutar algunas de las funciones que acabamos
de ver en la barra de herramientas de Tablas y bordes y tambieacuten
podemos acceder a Propiedades de tabla donde encontraremos las
distintas formas de ajustar el texto que rodea la tabla asiacute como la
forma de establecer maacutergenes y espaciado en las celdas
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Dentro de las herramientas Organizar se encuentra el botoacuten Ajuste de texto al hacer clic alliacute se abre un menuacute desplegable con varias opciones Observa la imagen de la derecha Alliacute basta con elegir el estilo de ajuste adecuado (Cuadrado Estrecho etc)
Al seleccionar estas opciones la imagen se podraacute mover donde el usuario desee
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Esta opcioacuten nos permite crear una tabla dentro de otra Es decir dentro de una casilla podemos crear una nueva tabla con sus propias caracteriacutesticas
- Si eliminamos la tabla principal tambieacuten desaparece la tabla anidada - Tambieacuten se pueden colocar dos tablas paralelas una al lado de la otra
iquestCoacutemo se hace Simplemente hay que colocar el cursor en la celda que queramos e insertar otra tabla
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Para pasar un texto a una tabla lo seleccionamos y en la pestantildea Insertar
pulsamos el botoacuten Tabla Del menuacute que se despliega para la creacioacuten de tablas elegimos la opcioacuten Convertir texto en tabla
Se abriraacute el cuadro de diaacutelogo Convertir texto en tabla
En eacutel Word nos presentaraacute de queacute
manera va a convertir el texto en
tabla En nuestro ejemplo podemos
comprobar que se van a crear 3
columnas y 6 filas y que para
separar el texto se han usado
Tabulaciones
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Una vez seleccionada la tabla ir a la pestantildea Presentacioacuten y
seleccionar Convertir texto a Se mostraraacute el cuadro de diaacutelogo
Convertir tabla en texto donde podremos elegir queacute caraacutecter
queremos utilizar para separar los datos de cada celda
En nuestro caso elegir
Tabulaciones devolveriacutea
la tabla a su aspecto
original asiacute que vamos a
escoger Puntos y comas y
Marcas de paacuterrafo para
que veas el resultado clic
en aceptar
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SESIOacuteN DE CLASE 03
La revisioacuten ortograacutefica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto
no son erroacuteneas y la revisioacuten gramatical trata de que las frases no contengan
errores gramaticales como por ejemplo Los libros son buenas donde no
concuerdan el geacutenero del sujeto y del adjetivo
Existen dos formas baacutesicas de revisar la ortografiacutea revisar una vez concluida la introduccioacuten del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto Vamos a ver ahora la primera forma
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Revisar al finalizar
Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word y alliacute seleccionar Revisioacuten
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Una vez hemos introducido todo o parte de nuestro documento y queremos revisar la ortografiacutea podemos hacerlo de una de estas formas
1- Haciendo clic en la pestantildea Revisar
y luego sobre el icono de la
barra de herramientas de acceso raacutepido
2- Pulsando la tecla F7
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Ejemplo
En la zona titulada No se encontroacute aparece en color rojo la palabra no
encontrada (vastaron) y la frase del texto en la que se encuentra esa
palabra
Debajo tenemos una zona titulada Sugerencias que contiene una lista con las palabras maacutes parecidas que ha encontrado Word en sus diccionarios En muchos casos como en este dentro de esta lista se encontraraacute la palabra correcta (Bastaron) En este caso el error era el cambio de la B por la V
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Llegados a esta situacioacuten debemos decidir queacute botoacuten de la derecha pulsamos en este caso el maacutes adecuado seriacutea Cambiar todas pero veamos el significado de cada uno de ellos
Omitir una vez No realiza ninguna accioacuten sobre la palabra no encontrada y continua revisando el documento
bull Omitir todas Cada vez que vuelva
a encontrar la misma palabra la pasaraacute por alto sin
realizar ninguna accioacuten sobre ella Continuacutea
revisando el documento
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bull Agregar al diccionario Antildeade la palabra no encontrada al diccionario personalizado Podemos usar esta accioacuten cuando consideremos que la palabra no encontrada es correcta y por lo tanto no queremos que la vuelva a detectar como no encontrada
bull Cambiar La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituiraacute a la palabra no encontrada Si no hay ninguna sugerencia que consideremos acertada podemos escribir directamente sobre la palabra no encontrada la correccioacuten que creamos oportuna y pulsar este botoacuten
bull Cambiar todas
Cambia automaacuteticamente todas las
veces que aparezca la palabra
seleccionada de la lista de sugerencias
por la palabra no encontrada
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bull Autocorreccioacuten Agrega la palabra no encontrada y la palabra seleccionada de la lista de sugerencias a la lista de Autocorreccioacuten Maacutes adelante se explica en queacute consiste la autocorreccioacuten
En el cuadro Idioma del diccionario
tenemos el botoacuten del triaacutengulo para desplegar una lista en la que elegir otro idioma Asegurarse de que el diccionario elegido esteacute disponible en nuestro ordenador
Para corregir el error debemos colocar el cursor en la palabra subrayada y pulsar el botoacuten derecho del ratoacuten entonces apareceraacute una pequentildea ventana como la que vemos en la imagen que nos permitiraacute tratar el error de forma similar a como acabamos de ver para Revisar ortografiacutea al finalizar
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La revisioacuten gramatical trata de corregir los errores en la estructura de las frases
La revisioacuten ortograacutefica existen dos formas baacutesicas de revisar la ortografiacutea revisar una vez concluida la introduccioacuten del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto
Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word y alliacute seleccionar Revisioacuten
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1- Hacer clic en el botoacuten Ortografiacutea y Gramaacutetica del grupo de
herramientas Revisioacuten que se encuentra en la pestantildea Revisar
2- Pulsar la Tecla F7
Debemos dejar sin marcar la casilla Marcar errores gramaticales mientras se escribe y debemos marcar la casilla Revisar ortografiacutea mientras escribe y Aceptar
Una vez realizado este cambio
podemos comenzar a realizar la
revisioacuten de una de estas dos
formas
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Mediante la autocorreccioacuten Word puede corregir algunos errores que no
es capaz de detectar por otros meacutetodos y nos ofrece la posibilidad de
realizar nuestras propias correcciones
Para ver y modificar las diferentes opciones de la
Autocorreccioacuten ir al Botoacuten Office y hacer clic en el
botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar en el menuacute de la izquierda Revisioacuten
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A continuacioacuten hacer clic en el botoacuten
Opciones de Autocorreccioacuten y apareceraacute un
cuadro de diaacutelogo como este vamos a ver las
posibilidades maacutes interesantes
Corregir DOsMAyuacutesculasSEguidas Si activamos esta casilla cuando aparezcan dos mayuacutesculas seguidas al principio de una palabra Word sustituiraacute la segunda mayuacutescula por una minuacutescula
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Poner en mayuacutescula la primera letra de una oracioacuten Pone en mayuacutescula la primera letra despueacutes de un signo de puntuacioacuten que indique el final de una oracioacuten como por ejemplo un punto un final de interrogacioacuten etc
Poner en mayuacutescula la primera
letra de celdas de tablas Cuando
hay texto en una celda hace que
empiece por mayuacutescula
Poner en mayuacutescula los nombres de diacuteas Pone en mayuacutescula los nombres de los diacuteas de la semana
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Corregir el uso accidental de bLOQmAYUacuteS Cuando encuentra una palabra con
la primera letra en minuacutescula y las siguientes en mayuacutesculas la cambia por la
primera en mayuacutescula y las siguientes en minuacutesculas y desactiva el bloqueo de
mayuacutesculas
Reemplazar texto mientras
escribe Al activar esta casilla
sustituye las palabras de la
columna
bull Tambieacuten tenemos disponible el
botoacuten Excepciones que nos permite especificar unas excepciones a algunas opciones de Autocorreccioacuten
Por ejemplo para la casilla Poner en mayuacutescula la
primera letra de una oracioacuten podemos indicar una
lista de abreviaturas para las que no queremos que se
aplique la regla como podemos ver en la imagen
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Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar la categoriacutea Revisioacuten y apareceraacute un cuadro de diaacutelogo como eacuteste
bull Omitir palabras en MAYUacuteSCULAS Si marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las palabras en mayuacutesculas cuando realice la revisioacuten ortograacutefica De esta forma se evita que detecte errores en los nombres de empresas organismos etc que se suelen
escribir en mayuacutesculas
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bullOmitir palabras que contienen nuacutemeros Si
marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las
palabras que contienen nuacutemeros ( Informe34c
Ejercicio54 ) cuando realice la revisioacuten ortograacutefica
bull Omitir archivos y direcciones de Internet Si marcamos esta casilla no daraacute error en los nombres de archivos (cuenta4exe) ni en las direcciones de internet (httpwwwaulacliccom) ni en las direcciones de correo electroacutenico (webmasteraulacliccom)
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SESIOacuteN DE CLASE 04
Mediante la opcioacuten Combinar correspondencia nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas
Por ejemplo podemos escribir cartas personalizadas en las
que soacutelo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en
todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos
variables (los que cambian en cada carta seguacuten la persona)
Cuando combinamos correspondencia estamos utilizando dos elementos fundamentales el documento principal y el origen de datos
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Documento principal Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos
Origen de datos Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal Puede ser de distinta naturaleza por ejemplo puede ser una tabla de MS Access un libro de MS Excel una lista de direcciones de Outlook
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Seleccionar de la pestantildea Correspondencia el menuacute Iniciar combinacioacuten de correspondencia alliacute haz clic en la opcioacuten Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia
Seleccionar la opcioacuten Cartas y hacer clic en Siguiente aparece el segundo paso del asistente
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Definimos el documento inicial es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado Debajo de las tres opciones tenemos una explicacioacuten de la opcioacuten seleccionada en este momento
Seleccionamos el origen de datos como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access una hoja de Excel una tabla en otro archivo Word etc)
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Si seleccionamos la opcioacuten Utilizar una lista existente aparece la
opcioacuten Examinar hacer clic en ella para buscar el archivo que
contiene el origen de datos
Si seleccionamos la opcioacuten Seleccionar de los contactos de
Outlook en lugar de Examinar aparece la opcioacuten Elegir la
carpeta de contactos hacer clic en ella y elegir la carpeta
Si seleccionamos la opcioacuten Escribir una lista nueva en lugar de
Examinar aparece la opcioacuten Crear hacer clic en ella para
introducir los valores en la lista
Al hacer clic en la opcioacuten Examinar se abre el
cuadro de diaacutelogo Seleccionar archivos de
origen de datos en el que indicaremos de
doacutende cogeraacute los datos
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Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia en eacutel vemos los datos que se combinaraacuten y podemos antildeadir opciones que veremos maacutes adelante y clic en Aceptar
En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y antildeadimos los campos de combinacioacuten
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En este paso examinamos las cartas tal como se escribiraacuten con los valores concretos del origen de datos Podemos utilizar los botones ltlt y gtgt para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente podemos Buscar un destinatario concreto Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios para corregir alguacuten error detectado
Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opcioacuten Imprimir Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales En este caso nos permite elegir combinar todos los registros el registro actual o un grupo de registros El documento creado seraacute un documento normal sin combinacioacuten
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Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto pero tambieacuten podemos utilizar los botones de la pestantildea Correspondencia
Permite abrir el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes
Permite insertar en la posicioacuten del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente
Permite insertar en la
posicioacuten del cursor una liacutenea de saludos tal
como vimos con el asistente
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Permite insertar en la posicioacuten
del cursor un campo del origen
de datos
Permite resaltar los campos combinados si la
opcioacuten estaacute activada los datos
correspondientes a campos combinados
aparecen resaltados de esta forma es maacutes faacutecil
localizarlos dentro del documento
Distribuir etiquetas Esta
opcioacuten estaacute disponible con un
documento de tipo etiquetas
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Para incluir un campo de combinacioacuten hacer clic en el icono
de la pestantildea Correspondencia y se abriraacute el cuadro Insertar campo de combinacioacuten con la lista de todos los campos del origen de datos seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botoacuten Insertar Podemos insertar asiacute todos los campos que queramos
Si queremos ver el aspecto que tendraacute el
documento combinado hacer clic en el
botoacuten
Este botoacuten permite ver el documento
principal con los nombres de los campos
o bien con los datos
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Hacer clic sobre el icono
los campos del origen
de datos apareceraacuten resaltados
Pues los siguientes botones permiten
desplazarse por las filas del origen
para comprobar por ejemplo si los
datos que salen son los esperados
Permite ver los datos del
primer registro del origen
Permite visualizar el uacuteltimo
registro
Permite visualizar el
registro anterior
Permite visualizar el
registro siguiente
Este cuadro permite saber queacute registro se estaacute
visualizando y tambieacuten permite ir directamente a un
registro determinado escribiendo el nordm del registro
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Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser
largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un
registro a otro con los botones de desplazamiento en estos
casos se utiliza hacer Clic
En Buscar ponemos el valor que queremos buscar
En Buscar en Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor
Hacer clic en el botoacuten Buscar siguiente
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Haciendo clic en el icono se
abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia donde podremos hacer todo esto
En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los datos del origen de datos que se combinaraacuten con el documento principal)
Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generaraacute una carta (o mensaje de correo electroacutenico o etiqueta etc)
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Si queremos modificarel valor de alguacuten dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en la parte inferior y pulsamos Edicioacuten
Si la lista es muy extensa con el botoacuten Buscando se abriraacute el cuadro de
diaacutelogo Buscar entrada donde podemos introducir un valor y un campo y
se posicionaraacute en el primer destinatario que tenga el valor en ese campo
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Primero tenemos que situarnos en el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia por ejemplo con el icono y clic
En la pestantildea Filtrar registros vamos poniendo la condicioacuten que deberaacuten cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados Se puede poner una condicioacuten o varias En la primera liacutenea se va formando la primera condicioacuten
En Campo seleccionamos el campo
que va a formar parte de la condicioacuten
En Comparacioacuten seleccionamos el tipo de comparacioacuten que vamos a utilizar Los tipos de operaciones son los conocidos (igual distinto menor que mayor que etc)
En Comparado con se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando la comparacioacuten es Vaciacuteo o No vaciacuteo
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Si queremos ordenar los destinatarios por alguacuten campo de ordenacioacuten (por ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea maacutes faacutecil entregarlas a mis empleados)
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El icono abre el cuadro de diaacutelogo Asignar campos donde
definimos estas asociaciones este cuadro de diaacutelogo tambieacuten se
puede abrir siempre que veamos en pantalla un botoacuten Asignar
campos
En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estaacutendares que utilizar Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de datos que corresponde al campo estaacutendar
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La opcioacuten Imprimir documentos permite
enviar a la impresora el resultado de la
combinacioacuten
Podemos imprimir Todos los registros (todos los
destinatarios despueacutes de aplicar los filtros) el Registro
actual (el que estamos visualizando en este momento o un
grupo de registros (Desde - Hasta)
Desde ponemos el nuacutemero de orden del primer registro a combinar dejarlo en blanco indica desde el primero
Hasta ponemos el nuacutemero de orden del uacuteltimo registro a
combinar dejarlo en blanco indica hasta el uacuteltimo
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Encontraremos la misma opcioacuten en la pestantildea Disentildeo de las Herramientas de
encabezado y pie de paacutegina cuando tengamos un encabezado en modo de
edicioacuten
En la seccioacuten Simple tenemos nuacutemeros simples con diferentes alineaciones
En la seccioacuten Con formas los nuacutemeros se escriben dentro de una forma por
ejemplo concinta
En la seccioacuten Nuacutemero sin formato tenemos los nuacutemeros de paacutegina a los
cuales se les aplica alguacuten tipo de formato
En la seccioacuten Paacutegina X el nuacutemero de paacutegina viene acompantildeado de la palabra
Paacutegina o Paacuteg por ejemplo
Los formatos predeterminados que aparecen en la lista desplegable
asociada a cada ubicacioacuten pueden variar de una ubicacioacuten a otra la
ubicacioacuten Final de paacutegina dispone de maacutes formatos
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Desplegando el menuacute Formato de nuacutemero veremos una lista con
posibles formatos predeterminados entre los que elegir
Tenemos dos alternativas para indicar en queacute nuacutemero empezaraacute la
numeracioacuten de las paacuteginas
Continuar desde la seccioacuten anterior (o empezar desde uno si eacutesta es la
primera seccioacuten)
Iniciar en el nuacutemero que especifiquemos en la opcioacuten Iniciar en
Si tenemos estructurado nuestro documento en capiacutetulos tambieacuten
podemos incluir el nuacutemero del capiacutetulo junto con el de la paacutegina
marcando la casilla Incluir nuacutemero de capiacutetulo y seleccionando un
formato
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SESIOacuteN DE CLASE 02
1 Crear tablas
Una tabla estaacute formada por celdas o casillas
agrupadas por filas y columnas En cada celda se
puede insertar texto nuacutemeros o graacuteficos
Para crear una tabla accedemos siempre desde
la pestantildea Insertar gt grupo Tablas gt botoacuten
Tabla Alliacute encontraremos las tres posibles
formas de crear tablas
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CODIGO NOMBRE PRECIO
001 monitor $ 10000
002 Parlantes $ 3000
11 Una de las formas es utilizar la cuadriacutecula que simula una tabla Cada cuadrado representa una celda y al pasar el ratoacuten sobre ella se colorearaacute en naranja la seleccioacuten que realicemos En el ejemplo de la imagen estariacuteamos creando una tabla de 3x3
12 La segunda opcioacuten es haciendo clic en Insertar Tabla Se abre una
ventana que permite especificar el nuacutemero de filas y columnas para la tabla
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El modo correcto de proceder es elegir el estilo grosor y color del borde
y a continuacioacuten pulsar Dibujar tabla para empezar a dibujar
Si nos equivocamos podemos utilizar la herramienta Borrador
13 La tercera opcioacuten es usar el viacutenculo Dibujar
Tabla El cursor tomaraacute forma de laacutepiz y
simplemente iremos dibujando las liacuteneas que la
formaraacuten
Para retocar una tabla dibujando sus bordes
deberemos situarnos en ella De este modo veremos
que disponemos de una pestantildea de Herramientas
de tabla En su pestantildea Disentildeo gt grupo Dibujar
bordes encontraremos las herramientas que nos
ayudaraacuten a dar la distribucioacutendeseada a la tabla
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Desplazarse
Para colocarse en una celda basta hacer clic en ella con el cursor
Una vez tenemos creada la tabla vamos a ver coacutemo
introducir contenido en ella En teacuterminos generales no hay
diferencia entre introducir texto dentro o fuera de una
tabla
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Seleccionar
o Para seleccionar una celda colocar el cursor justo encima del lado
izquierdo de celda y cuando el cursor tome la forma de una
pequentildea flecha negra inclinada hacer clic y la celda se colorearaacute
o Para seleccionar una columna colocar el cursor justo encima de la
columna y cuando el cursor tome la forma de una pequentildea flecha
negra que apunta hacia abajo hacer clic y la columna se colorearaacute
o Para seleccionar una fila hacer lo mismo que para seleccionar una
celda pero haciendo doble clic o tambieacuten colocando el cursor a la
izquierda de la fila y haciendo clic
o Tambieacuten se pueden seleccionar
celdas filas y columnas haciendo
clic dentro de la celda y
arrastrando a lo largo de las
celdas que queramos seleccionar
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Borrar
Para borrar una celda columna o una fila basta con
seleccionarla y pulsar la tecla Retroceso (Backspace) si soacutelo queremos borrar su contenido
pulsar la tecla Suprimir
EliminarEsta opcioacuten se encontrara en herramientas de tabla Se desplegaraacute esta lista para que elijamos entre Eliminar Tabla Eliminar Columna Eliminar Fila o Eliminar Celdas en este uacuteltimo caso Word 2007 nos preguntaraacute tambieacuten coacutemo se desplazan las celdas afectadas
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Para abrir eacutestas herramientas hacer clic sobre una celda de la tabla y nos
encontramos con que debajo de Herramientas de Tabla aparecen dos
pestantildeas nuevas Disentildeo y Presentacioacuten
Observemos coacutemo se componen ambas pestantildeas
La pestantildea Disentildeo muestra las
herramientas que se observan a
continuacioacuten
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Contiene los grupos de herramientas de
acceso directo Opciones de estilo de tabla
Estilos de tabla Dibujar bordes
La pestantildea Presentacioacuten muestra un conjunto de
herramientas de acceso directo como el de la siguiente imagen
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Contiene los grupos de herramientas de acceso directo Tabla
Filas y columnas Combinar Tamantildeo de celda Alineacioacuten
Datos
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Vamos a ver las funciones
maacutes interesantes de eacutestas
herramientas
Laacutepiz Como ya hemos visto con este laacutepiz se pueden crear tablas dibujaacutendolas con el ratoacuten
Borrador Es el complemento del
laacutepiz en la creacioacuten de tablas ya
que permite borrar las liacuteneas de la
tabla Basta colocarse en la liacutenea a
borrar y hacer clic
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Estilo de liacutenea y grosor de liacutenea Con estas dos funciones
podemos cambiar el estilo y el grosor de las liacuteneas que
forman la tabla Seleccionar en la barra el estilo o el grosor
adecuado e ir a la tabla para aplicarlo a las liacuteneas que
queramos
Color de la pluma Con este
icono podemos dar color a los
bordes de la tabla elegir el tipo
de borde y rellenar las celdas
con color
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Haciendo clic con el botoacuten derecho del ratoacuten sobre
una tabla se abre el menuacute contextual de Tablas
como muestra esta imagen
Desde aquiacute podemos ejecutar algunas de las funciones que acabamos
de ver en la barra de herramientas de Tablas y bordes y tambieacuten
podemos acceder a Propiedades de tabla donde encontraremos las
distintas formas de ajustar el texto que rodea la tabla asiacute como la
forma de establecer maacutergenes y espaciado en las celdas
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Dentro de las herramientas Organizar se encuentra el botoacuten Ajuste de texto al hacer clic alliacute se abre un menuacute desplegable con varias opciones Observa la imagen de la derecha Alliacute basta con elegir el estilo de ajuste adecuado (Cuadrado Estrecho etc)
Al seleccionar estas opciones la imagen se podraacute mover donde el usuario desee
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Esta opcioacuten nos permite crear una tabla dentro de otra Es decir dentro de una casilla podemos crear una nueva tabla con sus propias caracteriacutesticas
- Si eliminamos la tabla principal tambieacuten desaparece la tabla anidada - Tambieacuten se pueden colocar dos tablas paralelas una al lado de la otra
iquestCoacutemo se hace Simplemente hay que colocar el cursor en la celda que queramos e insertar otra tabla
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Para pasar un texto a una tabla lo seleccionamos y en la pestantildea Insertar
pulsamos el botoacuten Tabla Del menuacute que se despliega para la creacioacuten de tablas elegimos la opcioacuten Convertir texto en tabla
Se abriraacute el cuadro de diaacutelogo Convertir texto en tabla
En eacutel Word nos presentaraacute de queacute
manera va a convertir el texto en
tabla En nuestro ejemplo podemos
comprobar que se van a crear 3
columnas y 6 filas y que para
separar el texto se han usado
Tabulaciones
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Una vez seleccionada la tabla ir a la pestantildea Presentacioacuten y
seleccionar Convertir texto a Se mostraraacute el cuadro de diaacutelogo
Convertir tabla en texto donde podremos elegir queacute caraacutecter
queremos utilizar para separar los datos de cada celda
En nuestro caso elegir
Tabulaciones devolveriacutea
la tabla a su aspecto
original asiacute que vamos a
escoger Puntos y comas y
Marcas de paacuterrafo para
que veas el resultado clic
en aceptar
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SESIOacuteN DE CLASE 03
La revisioacuten ortograacutefica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto
no son erroacuteneas y la revisioacuten gramatical trata de que las frases no contengan
errores gramaticales como por ejemplo Los libros son buenas donde no
concuerdan el geacutenero del sujeto y del adjetivo
Existen dos formas baacutesicas de revisar la ortografiacutea revisar una vez concluida la introduccioacuten del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto Vamos a ver ahora la primera forma
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Revisar al finalizar
Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word y alliacute seleccionar Revisioacuten
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Una vez hemos introducido todo o parte de nuestro documento y queremos revisar la ortografiacutea podemos hacerlo de una de estas formas
1- Haciendo clic en la pestantildea Revisar
y luego sobre el icono de la
barra de herramientas de acceso raacutepido
2- Pulsando la tecla F7
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Ejemplo
En la zona titulada No se encontroacute aparece en color rojo la palabra no
encontrada (vastaron) y la frase del texto en la que se encuentra esa
palabra
Debajo tenemos una zona titulada Sugerencias que contiene una lista con las palabras maacutes parecidas que ha encontrado Word en sus diccionarios En muchos casos como en este dentro de esta lista se encontraraacute la palabra correcta (Bastaron) En este caso el error era el cambio de la B por la V
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Llegados a esta situacioacuten debemos decidir queacute botoacuten de la derecha pulsamos en este caso el maacutes adecuado seriacutea Cambiar todas pero veamos el significado de cada uno de ellos
Omitir una vez No realiza ninguna accioacuten sobre la palabra no encontrada y continua revisando el documento
bull Omitir todas Cada vez que vuelva
a encontrar la misma palabra la pasaraacute por alto sin
realizar ninguna accioacuten sobre ella Continuacutea
revisando el documento
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bull Agregar al diccionario Antildeade la palabra no encontrada al diccionario personalizado Podemos usar esta accioacuten cuando consideremos que la palabra no encontrada es correcta y por lo tanto no queremos que la vuelva a detectar como no encontrada
bull Cambiar La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituiraacute a la palabra no encontrada Si no hay ninguna sugerencia que consideremos acertada podemos escribir directamente sobre la palabra no encontrada la correccioacuten que creamos oportuna y pulsar este botoacuten
bull Cambiar todas
Cambia automaacuteticamente todas las
veces que aparezca la palabra
seleccionada de la lista de sugerencias
por la palabra no encontrada
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bull Autocorreccioacuten Agrega la palabra no encontrada y la palabra seleccionada de la lista de sugerencias a la lista de Autocorreccioacuten Maacutes adelante se explica en queacute consiste la autocorreccioacuten
En el cuadro Idioma del diccionario
tenemos el botoacuten del triaacutengulo para desplegar una lista en la que elegir otro idioma Asegurarse de que el diccionario elegido esteacute disponible en nuestro ordenador
Para corregir el error debemos colocar el cursor en la palabra subrayada y pulsar el botoacuten derecho del ratoacuten entonces apareceraacute una pequentildea ventana como la que vemos en la imagen que nos permitiraacute tratar el error de forma similar a como acabamos de ver para Revisar ortografiacutea al finalizar
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La revisioacuten gramatical trata de corregir los errores en la estructura de las frases
La revisioacuten ortograacutefica existen dos formas baacutesicas de revisar la ortografiacutea revisar una vez concluida la introduccioacuten del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto
Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word y alliacute seleccionar Revisioacuten
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1- Hacer clic en el botoacuten Ortografiacutea y Gramaacutetica del grupo de
herramientas Revisioacuten que se encuentra en la pestantildea Revisar
2- Pulsar la Tecla F7
Debemos dejar sin marcar la casilla Marcar errores gramaticales mientras se escribe y debemos marcar la casilla Revisar ortografiacutea mientras escribe y Aceptar
Una vez realizado este cambio
podemos comenzar a realizar la
revisioacuten de una de estas dos
formas
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Mediante la autocorreccioacuten Word puede corregir algunos errores que no
es capaz de detectar por otros meacutetodos y nos ofrece la posibilidad de
realizar nuestras propias correcciones
Para ver y modificar las diferentes opciones de la
Autocorreccioacuten ir al Botoacuten Office y hacer clic en el
botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar en el menuacute de la izquierda Revisioacuten
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A continuacioacuten hacer clic en el botoacuten
Opciones de Autocorreccioacuten y apareceraacute un
cuadro de diaacutelogo como este vamos a ver las
posibilidades maacutes interesantes
Corregir DOsMAyuacutesculasSEguidas Si activamos esta casilla cuando aparezcan dos mayuacutesculas seguidas al principio de una palabra Word sustituiraacute la segunda mayuacutescula por una minuacutescula
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Poner en mayuacutescula la primera letra de una oracioacuten Pone en mayuacutescula la primera letra despueacutes de un signo de puntuacioacuten que indique el final de una oracioacuten como por ejemplo un punto un final de interrogacioacuten etc
Poner en mayuacutescula la primera
letra de celdas de tablas Cuando
hay texto en una celda hace que
empiece por mayuacutescula
Poner en mayuacutescula los nombres de diacuteas Pone en mayuacutescula los nombres de los diacuteas de la semana
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Corregir el uso accidental de bLOQmAYUacuteS Cuando encuentra una palabra con
la primera letra en minuacutescula y las siguientes en mayuacutesculas la cambia por la
primera en mayuacutescula y las siguientes en minuacutesculas y desactiva el bloqueo de
mayuacutesculas
Reemplazar texto mientras
escribe Al activar esta casilla
sustituye las palabras de la
columna
bull Tambieacuten tenemos disponible el
botoacuten Excepciones que nos permite especificar unas excepciones a algunas opciones de Autocorreccioacuten
Por ejemplo para la casilla Poner en mayuacutescula la
primera letra de una oracioacuten podemos indicar una
lista de abreviaturas para las que no queremos que se
aplique la regla como podemos ver en la imagen
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Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar la categoriacutea Revisioacuten y apareceraacute un cuadro de diaacutelogo como eacuteste
bull Omitir palabras en MAYUacuteSCULAS Si marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las palabras en mayuacutesculas cuando realice la revisioacuten ortograacutefica De esta forma se evita que detecte errores en los nombres de empresas organismos etc que se suelen
escribir en mayuacutesculas
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bullOmitir palabras que contienen nuacutemeros Si
marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las
palabras que contienen nuacutemeros ( Informe34c
Ejercicio54 ) cuando realice la revisioacuten ortograacutefica
bull Omitir archivos y direcciones de Internet Si marcamos esta casilla no daraacute error en los nombres de archivos (cuenta4exe) ni en las direcciones de internet (httpwwwaulacliccom) ni en las direcciones de correo electroacutenico (webmasteraulacliccom)
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SESIOacuteN DE CLASE 04
Mediante la opcioacuten Combinar correspondencia nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas
Por ejemplo podemos escribir cartas personalizadas en las
que soacutelo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en
todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos
variables (los que cambian en cada carta seguacuten la persona)
Cuando combinamos correspondencia estamos utilizando dos elementos fundamentales el documento principal y el origen de datos
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Documento principal Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos
Origen de datos Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal Puede ser de distinta naturaleza por ejemplo puede ser una tabla de MS Access un libro de MS Excel una lista de direcciones de Outlook
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Seleccionar de la pestantildea Correspondencia el menuacute Iniciar combinacioacuten de correspondencia alliacute haz clic en la opcioacuten Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia
Seleccionar la opcioacuten Cartas y hacer clic en Siguiente aparece el segundo paso del asistente
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Definimos el documento inicial es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado Debajo de las tres opciones tenemos una explicacioacuten de la opcioacuten seleccionada en este momento
Seleccionamos el origen de datos como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access una hoja de Excel una tabla en otro archivo Word etc)
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Si seleccionamos la opcioacuten Utilizar una lista existente aparece la
opcioacuten Examinar hacer clic en ella para buscar el archivo que
contiene el origen de datos
Si seleccionamos la opcioacuten Seleccionar de los contactos de
Outlook en lugar de Examinar aparece la opcioacuten Elegir la
carpeta de contactos hacer clic en ella y elegir la carpeta
Si seleccionamos la opcioacuten Escribir una lista nueva en lugar de
Examinar aparece la opcioacuten Crear hacer clic en ella para
introducir los valores en la lista
Al hacer clic en la opcioacuten Examinar se abre el
cuadro de diaacutelogo Seleccionar archivos de
origen de datos en el que indicaremos de
doacutende cogeraacute los datos
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Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia en eacutel vemos los datos que se combinaraacuten y podemos antildeadir opciones que veremos maacutes adelante y clic en Aceptar
En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y antildeadimos los campos de combinacioacuten
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En este paso examinamos las cartas tal como se escribiraacuten con los valores concretos del origen de datos Podemos utilizar los botones ltlt y gtgt para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente podemos Buscar un destinatario concreto Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios para corregir alguacuten error detectado
Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opcioacuten Imprimir Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales En este caso nos permite elegir combinar todos los registros el registro actual o un grupo de registros El documento creado seraacute un documento normal sin combinacioacuten
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Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto pero tambieacuten podemos utilizar los botones de la pestantildea Correspondencia
Permite abrir el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes
Permite insertar en la posicioacuten del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente
Permite insertar en la
posicioacuten del cursor una liacutenea de saludos tal
como vimos con el asistente
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Permite insertar en la posicioacuten
del cursor un campo del origen
de datos
Permite resaltar los campos combinados si la
opcioacuten estaacute activada los datos
correspondientes a campos combinados
aparecen resaltados de esta forma es maacutes faacutecil
localizarlos dentro del documento
Distribuir etiquetas Esta
opcioacuten estaacute disponible con un
documento de tipo etiquetas
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Para incluir un campo de combinacioacuten hacer clic en el icono
de la pestantildea Correspondencia y se abriraacute el cuadro Insertar campo de combinacioacuten con la lista de todos los campos del origen de datos seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botoacuten Insertar Podemos insertar asiacute todos los campos que queramos
Si queremos ver el aspecto que tendraacute el
documento combinado hacer clic en el
botoacuten
Este botoacuten permite ver el documento
principal con los nombres de los campos
o bien con los datos
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Hacer clic sobre el icono
los campos del origen
de datos apareceraacuten resaltados
Pues los siguientes botones permiten
desplazarse por las filas del origen
para comprobar por ejemplo si los
datos que salen son los esperados
Permite ver los datos del
primer registro del origen
Permite visualizar el uacuteltimo
registro
Permite visualizar el
registro anterior
Permite visualizar el
registro siguiente
Este cuadro permite saber queacute registro se estaacute
visualizando y tambieacuten permite ir directamente a un
registro determinado escribiendo el nordm del registro
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Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser
largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un
registro a otro con los botones de desplazamiento en estos
casos se utiliza hacer Clic
En Buscar ponemos el valor que queremos buscar
En Buscar en Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor
Hacer clic en el botoacuten Buscar siguiente
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Haciendo clic en el icono se
abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia donde podremos hacer todo esto
En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los datos del origen de datos que se combinaraacuten con el documento principal)
Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generaraacute una carta (o mensaje de correo electroacutenico o etiqueta etc)
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Si queremos modificarel valor de alguacuten dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en la parte inferior y pulsamos Edicioacuten
Si la lista es muy extensa con el botoacuten Buscando se abriraacute el cuadro de
diaacutelogo Buscar entrada donde podemos introducir un valor y un campo y
se posicionaraacute en el primer destinatario que tenga el valor en ese campo
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Primero tenemos que situarnos en el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia por ejemplo con el icono y clic
En la pestantildea Filtrar registros vamos poniendo la condicioacuten que deberaacuten cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados Se puede poner una condicioacuten o varias En la primera liacutenea se va formando la primera condicioacuten
En Campo seleccionamos el campo
que va a formar parte de la condicioacuten
En Comparacioacuten seleccionamos el tipo de comparacioacuten que vamos a utilizar Los tipos de operaciones son los conocidos (igual distinto menor que mayor que etc)
En Comparado con se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando la comparacioacuten es Vaciacuteo o No vaciacuteo
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Si queremos ordenar los destinatarios por alguacuten campo de ordenacioacuten (por ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea maacutes faacutecil entregarlas a mis empleados)
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El icono abre el cuadro de diaacutelogo Asignar campos donde
definimos estas asociaciones este cuadro de diaacutelogo tambieacuten se
puede abrir siempre que veamos en pantalla un botoacuten Asignar
campos
En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estaacutendares que utilizar Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de datos que corresponde al campo estaacutendar
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La opcioacuten Imprimir documentos permite
enviar a la impresora el resultado de la
combinacioacuten
Podemos imprimir Todos los registros (todos los
destinatarios despueacutes de aplicar los filtros) el Registro
actual (el que estamos visualizando en este momento o un
grupo de registros (Desde - Hasta)
Desde ponemos el nuacutemero de orden del primer registro a combinar dejarlo en blanco indica desde el primero
Hasta ponemos el nuacutemero de orden del uacuteltimo registro a
combinar dejarlo en blanco indica hasta el uacuteltimo
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Desplegando el menuacute Formato de nuacutemero veremos una lista con
posibles formatos predeterminados entre los que elegir
Tenemos dos alternativas para indicar en queacute nuacutemero empezaraacute la
numeracioacuten de las paacuteginas
Continuar desde la seccioacuten anterior (o empezar desde uno si eacutesta es la
primera seccioacuten)
Iniciar en el nuacutemero que especifiquemos en la opcioacuten Iniciar en
Si tenemos estructurado nuestro documento en capiacutetulos tambieacuten
podemos incluir el nuacutemero del capiacutetulo junto con el de la paacutegina
marcando la casilla Incluir nuacutemero de capiacutetulo y seleccionando un
formato
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SESIOacuteN DE CLASE 02
1 Crear tablas
Una tabla estaacute formada por celdas o casillas
agrupadas por filas y columnas En cada celda se
puede insertar texto nuacutemeros o graacuteficos
Para crear una tabla accedemos siempre desde
la pestantildea Insertar gt grupo Tablas gt botoacuten
Tabla Alliacute encontraremos las tres posibles
formas de crear tablas
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CODIGO NOMBRE PRECIO
001 monitor $ 10000
002 Parlantes $ 3000
11 Una de las formas es utilizar la cuadriacutecula que simula una tabla Cada cuadrado representa una celda y al pasar el ratoacuten sobre ella se colorearaacute en naranja la seleccioacuten que realicemos En el ejemplo de la imagen estariacuteamos creando una tabla de 3x3
12 La segunda opcioacuten es haciendo clic en Insertar Tabla Se abre una
ventana que permite especificar el nuacutemero de filas y columnas para la tabla
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El modo correcto de proceder es elegir el estilo grosor y color del borde
y a continuacioacuten pulsar Dibujar tabla para empezar a dibujar
Si nos equivocamos podemos utilizar la herramienta Borrador
13 La tercera opcioacuten es usar el viacutenculo Dibujar
Tabla El cursor tomaraacute forma de laacutepiz y
simplemente iremos dibujando las liacuteneas que la
formaraacuten
Para retocar una tabla dibujando sus bordes
deberemos situarnos en ella De este modo veremos
que disponemos de una pestantildea de Herramientas
de tabla En su pestantildea Disentildeo gt grupo Dibujar
bordes encontraremos las herramientas que nos
ayudaraacuten a dar la distribucioacutendeseada a la tabla
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Desplazarse
Para colocarse en una celda basta hacer clic en ella con el cursor
Una vez tenemos creada la tabla vamos a ver coacutemo
introducir contenido en ella En teacuterminos generales no hay
diferencia entre introducir texto dentro o fuera de una
tabla
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Seleccionar
o Para seleccionar una celda colocar el cursor justo encima del lado
izquierdo de celda y cuando el cursor tome la forma de una
pequentildea flecha negra inclinada hacer clic y la celda se colorearaacute
o Para seleccionar una columna colocar el cursor justo encima de la
columna y cuando el cursor tome la forma de una pequentildea flecha
negra que apunta hacia abajo hacer clic y la columna se colorearaacute
o Para seleccionar una fila hacer lo mismo que para seleccionar una
celda pero haciendo doble clic o tambieacuten colocando el cursor a la
izquierda de la fila y haciendo clic
o Tambieacuten se pueden seleccionar
celdas filas y columnas haciendo
clic dentro de la celda y
arrastrando a lo largo de las
celdas que queramos seleccionar
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Borrar
Para borrar una celda columna o una fila basta con
seleccionarla y pulsar la tecla Retroceso (Backspace) si soacutelo queremos borrar su contenido
pulsar la tecla Suprimir
EliminarEsta opcioacuten se encontrara en herramientas de tabla Se desplegaraacute esta lista para que elijamos entre Eliminar Tabla Eliminar Columna Eliminar Fila o Eliminar Celdas en este uacuteltimo caso Word 2007 nos preguntaraacute tambieacuten coacutemo se desplazan las celdas afectadas
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Para abrir eacutestas herramientas hacer clic sobre una celda de la tabla y nos
encontramos con que debajo de Herramientas de Tabla aparecen dos
pestantildeas nuevas Disentildeo y Presentacioacuten
Observemos coacutemo se componen ambas pestantildeas
La pestantildea Disentildeo muestra las
herramientas que se observan a
continuacioacuten
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Contiene los grupos de herramientas de
acceso directo Opciones de estilo de tabla
Estilos de tabla Dibujar bordes
La pestantildea Presentacioacuten muestra un conjunto de
herramientas de acceso directo como el de la siguiente imagen
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Contiene los grupos de herramientas de acceso directo Tabla
Filas y columnas Combinar Tamantildeo de celda Alineacioacuten
Datos
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Vamos a ver las funciones
maacutes interesantes de eacutestas
herramientas
Laacutepiz Como ya hemos visto con este laacutepiz se pueden crear tablas dibujaacutendolas con el ratoacuten
Borrador Es el complemento del
laacutepiz en la creacioacuten de tablas ya
que permite borrar las liacuteneas de la
tabla Basta colocarse en la liacutenea a
borrar y hacer clic
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Estilo de liacutenea y grosor de liacutenea Con estas dos funciones
podemos cambiar el estilo y el grosor de las liacuteneas que
forman la tabla Seleccionar en la barra el estilo o el grosor
adecuado e ir a la tabla para aplicarlo a las liacuteneas que
queramos
Color de la pluma Con este
icono podemos dar color a los
bordes de la tabla elegir el tipo
de borde y rellenar las celdas
con color
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Haciendo clic con el botoacuten derecho del ratoacuten sobre
una tabla se abre el menuacute contextual de Tablas
como muestra esta imagen
Desde aquiacute podemos ejecutar algunas de las funciones que acabamos
de ver en la barra de herramientas de Tablas y bordes y tambieacuten
podemos acceder a Propiedades de tabla donde encontraremos las
distintas formas de ajustar el texto que rodea la tabla asiacute como la
forma de establecer maacutergenes y espaciado en las celdas
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Dentro de las herramientas Organizar se encuentra el botoacuten Ajuste de texto al hacer clic alliacute se abre un menuacute desplegable con varias opciones Observa la imagen de la derecha Alliacute basta con elegir el estilo de ajuste adecuado (Cuadrado Estrecho etc)
Al seleccionar estas opciones la imagen se podraacute mover donde el usuario desee
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Esta opcioacuten nos permite crear una tabla dentro de otra Es decir dentro de una casilla podemos crear una nueva tabla con sus propias caracteriacutesticas
- Si eliminamos la tabla principal tambieacuten desaparece la tabla anidada - Tambieacuten se pueden colocar dos tablas paralelas una al lado de la otra
iquestCoacutemo se hace Simplemente hay que colocar el cursor en la celda que queramos e insertar otra tabla
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Para pasar un texto a una tabla lo seleccionamos y en la pestantildea Insertar
pulsamos el botoacuten Tabla Del menuacute que se despliega para la creacioacuten de tablas elegimos la opcioacuten Convertir texto en tabla
Se abriraacute el cuadro de diaacutelogo Convertir texto en tabla
En eacutel Word nos presentaraacute de queacute
manera va a convertir el texto en
tabla En nuestro ejemplo podemos
comprobar que se van a crear 3
columnas y 6 filas y que para
separar el texto se han usado
Tabulaciones
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Una vez seleccionada la tabla ir a la pestantildea Presentacioacuten y
seleccionar Convertir texto a Se mostraraacute el cuadro de diaacutelogo
Convertir tabla en texto donde podremos elegir queacute caraacutecter
queremos utilizar para separar los datos de cada celda
En nuestro caso elegir
Tabulaciones devolveriacutea
la tabla a su aspecto
original asiacute que vamos a
escoger Puntos y comas y
Marcas de paacuterrafo para
que veas el resultado clic
en aceptar
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SESIOacuteN DE CLASE 03
La revisioacuten ortograacutefica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto
no son erroacuteneas y la revisioacuten gramatical trata de que las frases no contengan
errores gramaticales como por ejemplo Los libros son buenas donde no
concuerdan el geacutenero del sujeto y del adjetivo
Existen dos formas baacutesicas de revisar la ortografiacutea revisar una vez concluida la introduccioacuten del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto Vamos a ver ahora la primera forma
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Revisar al finalizar
Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word y alliacute seleccionar Revisioacuten
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Una vez hemos introducido todo o parte de nuestro documento y queremos revisar la ortografiacutea podemos hacerlo de una de estas formas
1- Haciendo clic en la pestantildea Revisar
y luego sobre el icono de la
barra de herramientas de acceso raacutepido
2- Pulsando la tecla F7
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Ejemplo
En la zona titulada No se encontroacute aparece en color rojo la palabra no
encontrada (vastaron) y la frase del texto en la que se encuentra esa
palabra
Debajo tenemos una zona titulada Sugerencias que contiene una lista con las palabras maacutes parecidas que ha encontrado Word en sus diccionarios En muchos casos como en este dentro de esta lista se encontraraacute la palabra correcta (Bastaron) En este caso el error era el cambio de la B por la V
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Llegados a esta situacioacuten debemos decidir queacute botoacuten de la derecha pulsamos en este caso el maacutes adecuado seriacutea Cambiar todas pero veamos el significado de cada uno de ellos
Omitir una vez No realiza ninguna accioacuten sobre la palabra no encontrada y continua revisando el documento
bull Omitir todas Cada vez que vuelva
a encontrar la misma palabra la pasaraacute por alto sin
realizar ninguna accioacuten sobre ella Continuacutea
revisando el documento
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bull Agregar al diccionario Antildeade la palabra no encontrada al diccionario personalizado Podemos usar esta accioacuten cuando consideremos que la palabra no encontrada es correcta y por lo tanto no queremos que la vuelva a detectar como no encontrada
bull Cambiar La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituiraacute a la palabra no encontrada Si no hay ninguna sugerencia que consideremos acertada podemos escribir directamente sobre la palabra no encontrada la correccioacuten que creamos oportuna y pulsar este botoacuten
bull Cambiar todas
Cambia automaacuteticamente todas las
veces que aparezca la palabra
seleccionada de la lista de sugerencias
por la palabra no encontrada
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bull Autocorreccioacuten Agrega la palabra no encontrada y la palabra seleccionada de la lista de sugerencias a la lista de Autocorreccioacuten Maacutes adelante se explica en queacute consiste la autocorreccioacuten
En el cuadro Idioma del diccionario
tenemos el botoacuten del triaacutengulo para desplegar una lista en la que elegir otro idioma Asegurarse de que el diccionario elegido esteacute disponible en nuestro ordenador
Para corregir el error debemos colocar el cursor en la palabra subrayada y pulsar el botoacuten derecho del ratoacuten entonces apareceraacute una pequentildea ventana como la que vemos en la imagen que nos permitiraacute tratar el error de forma similar a como acabamos de ver para Revisar ortografiacutea al finalizar
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La revisioacuten gramatical trata de corregir los errores en la estructura de las frases
La revisioacuten ortograacutefica existen dos formas baacutesicas de revisar la ortografiacutea revisar una vez concluida la introduccioacuten del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto
Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word y alliacute seleccionar Revisioacuten
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1- Hacer clic en el botoacuten Ortografiacutea y Gramaacutetica del grupo de
herramientas Revisioacuten que se encuentra en la pestantildea Revisar
2- Pulsar la Tecla F7
Debemos dejar sin marcar la casilla Marcar errores gramaticales mientras se escribe y debemos marcar la casilla Revisar ortografiacutea mientras escribe y Aceptar
Una vez realizado este cambio
podemos comenzar a realizar la
revisioacuten de una de estas dos
formas
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Mediante la autocorreccioacuten Word puede corregir algunos errores que no
es capaz de detectar por otros meacutetodos y nos ofrece la posibilidad de
realizar nuestras propias correcciones
Para ver y modificar las diferentes opciones de la
Autocorreccioacuten ir al Botoacuten Office y hacer clic en el
botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar en el menuacute de la izquierda Revisioacuten
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A continuacioacuten hacer clic en el botoacuten
Opciones de Autocorreccioacuten y apareceraacute un
cuadro de diaacutelogo como este vamos a ver las
posibilidades maacutes interesantes
Corregir DOsMAyuacutesculasSEguidas Si activamos esta casilla cuando aparezcan dos mayuacutesculas seguidas al principio de una palabra Word sustituiraacute la segunda mayuacutescula por una minuacutescula
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Poner en mayuacutescula la primera letra de una oracioacuten Pone en mayuacutescula la primera letra despueacutes de un signo de puntuacioacuten que indique el final de una oracioacuten como por ejemplo un punto un final de interrogacioacuten etc
Poner en mayuacutescula la primera
letra de celdas de tablas Cuando
hay texto en una celda hace que
empiece por mayuacutescula
Poner en mayuacutescula los nombres de diacuteas Pone en mayuacutescula los nombres de los diacuteas de la semana
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Corregir el uso accidental de bLOQmAYUacuteS Cuando encuentra una palabra con
la primera letra en minuacutescula y las siguientes en mayuacutesculas la cambia por la
primera en mayuacutescula y las siguientes en minuacutesculas y desactiva el bloqueo de
mayuacutesculas
Reemplazar texto mientras
escribe Al activar esta casilla
sustituye las palabras de la
columna
bull Tambieacuten tenemos disponible el
botoacuten Excepciones que nos permite especificar unas excepciones a algunas opciones de Autocorreccioacuten
Por ejemplo para la casilla Poner en mayuacutescula la
primera letra de una oracioacuten podemos indicar una
lista de abreviaturas para las que no queremos que se
aplique la regla como podemos ver en la imagen
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Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar la categoriacutea Revisioacuten y apareceraacute un cuadro de diaacutelogo como eacuteste
bull Omitir palabras en MAYUacuteSCULAS Si marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las palabras en mayuacutesculas cuando realice la revisioacuten ortograacutefica De esta forma se evita que detecte errores en los nombres de empresas organismos etc que se suelen
escribir en mayuacutesculas
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bullOmitir palabras que contienen nuacutemeros Si
marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las
palabras que contienen nuacutemeros ( Informe34c
Ejercicio54 ) cuando realice la revisioacuten ortograacutefica
bull Omitir archivos y direcciones de Internet Si marcamos esta casilla no daraacute error en los nombres de archivos (cuenta4exe) ni en las direcciones de internet (httpwwwaulacliccom) ni en las direcciones de correo electroacutenico (webmasteraulacliccom)
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SESIOacuteN DE CLASE 04
Mediante la opcioacuten Combinar correspondencia nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas
Por ejemplo podemos escribir cartas personalizadas en las
que soacutelo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en
todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos
variables (los que cambian en cada carta seguacuten la persona)
Cuando combinamos correspondencia estamos utilizando dos elementos fundamentales el documento principal y el origen de datos
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Documento principal Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos
Origen de datos Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal Puede ser de distinta naturaleza por ejemplo puede ser una tabla de MS Access un libro de MS Excel una lista de direcciones de Outlook
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Seleccionar de la pestantildea Correspondencia el menuacute Iniciar combinacioacuten de correspondencia alliacute haz clic en la opcioacuten Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia
Seleccionar la opcioacuten Cartas y hacer clic en Siguiente aparece el segundo paso del asistente
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Definimos el documento inicial es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado Debajo de las tres opciones tenemos una explicacioacuten de la opcioacuten seleccionada en este momento
Seleccionamos el origen de datos como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access una hoja de Excel una tabla en otro archivo Word etc)
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Si seleccionamos la opcioacuten Utilizar una lista existente aparece la
opcioacuten Examinar hacer clic en ella para buscar el archivo que
contiene el origen de datos
Si seleccionamos la opcioacuten Seleccionar de los contactos de
Outlook en lugar de Examinar aparece la opcioacuten Elegir la
carpeta de contactos hacer clic en ella y elegir la carpeta
Si seleccionamos la opcioacuten Escribir una lista nueva en lugar de
Examinar aparece la opcioacuten Crear hacer clic en ella para
introducir los valores en la lista
Al hacer clic en la opcioacuten Examinar se abre el
cuadro de diaacutelogo Seleccionar archivos de
origen de datos en el que indicaremos de
doacutende cogeraacute los datos
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Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia en eacutel vemos los datos que se combinaraacuten y podemos antildeadir opciones que veremos maacutes adelante y clic en Aceptar
En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y antildeadimos los campos de combinacioacuten
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En este paso examinamos las cartas tal como se escribiraacuten con los valores concretos del origen de datos Podemos utilizar los botones ltlt y gtgt para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente podemos Buscar un destinatario concreto Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios para corregir alguacuten error detectado
Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opcioacuten Imprimir Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales En este caso nos permite elegir combinar todos los registros el registro actual o un grupo de registros El documento creado seraacute un documento normal sin combinacioacuten
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Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto pero tambieacuten podemos utilizar los botones de la pestantildea Correspondencia
Permite abrir el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes
Permite insertar en la posicioacuten del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente
Permite insertar en la
posicioacuten del cursor una liacutenea de saludos tal
como vimos con el asistente
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Permite insertar en la posicioacuten
del cursor un campo del origen
de datos
Permite resaltar los campos combinados si la
opcioacuten estaacute activada los datos
correspondientes a campos combinados
aparecen resaltados de esta forma es maacutes faacutecil
localizarlos dentro del documento
Distribuir etiquetas Esta
opcioacuten estaacute disponible con un
documento de tipo etiquetas
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Para incluir un campo de combinacioacuten hacer clic en el icono
de la pestantildea Correspondencia y se abriraacute el cuadro Insertar campo de combinacioacuten con la lista de todos los campos del origen de datos seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botoacuten Insertar Podemos insertar asiacute todos los campos que queramos
Si queremos ver el aspecto que tendraacute el
documento combinado hacer clic en el
botoacuten
Este botoacuten permite ver el documento
principal con los nombres de los campos
o bien con los datos
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Hacer clic sobre el icono
los campos del origen
de datos apareceraacuten resaltados
Pues los siguientes botones permiten
desplazarse por las filas del origen
para comprobar por ejemplo si los
datos que salen son los esperados
Permite ver los datos del
primer registro del origen
Permite visualizar el uacuteltimo
registro
Permite visualizar el
registro anterior
Permite visualizar el
registro siguiente
Este cuadro permite saber queacute registro se estaacute
visualizando y tambieacuten permite ir directamente a un
registro determinado escribiendo el nordm del registro
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Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser
largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un
registro a otro con los botones de desplazamiento en estos
casos se utiliza hacer Clic
En Buscar ponemos el valor que queremos buscar
En Buscar en Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor
Hacer clic en el botoacuten Buscar siguiente
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Haciendo clic en el icono se
abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia donde podremos hacer todo esto
En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los datos del origen de datos que se combinaraacuten con el documento principal)
Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generaraacute una carta (o mensaje de correo electroacutenico o etiqueta etc)
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Si queremos modificarel valor de alguacuten dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en la parte inferior y pulsamos Edicioacuten
Si la lista es muy extensa con el botoacuten Buscando se abriraacute el cuadro de
diaacutelogo Buscar entrada donde podemos introducir un valor y un campo y
se posicionaraacute en el primer destinatario que tenga el valor en ese campo
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Primero tenemos que situarnos en el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia por ejemplo con el icono y clic
En la pestantildea Filtrar registros vamos poniendo la condicioacuten que deberaacuten cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados Se puede poner una condicioacuten o varias En la primera liacutenea se va formando la primera condicioacuten
En Campo seleccionamos el campo
que va a formar parte de la condicioacuten
En Comparacioacuten seleccionamos el tipo de comparacioacuten que vamos a utilizar Los tipos de operaciones son los conocidos (igual distinto menor que mayor que etc)
En Comparado con se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando la comparacioacuten es Vaciacuteo o No vaciacuteo
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Si queremos ordenar los destinatarios por alguacuten campo de ordenacioacuten (por ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea maacutes faacutecil entregarlas a mis empleados)
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El icono abre el cuadro de diaacutelogo Asignar campos donde
definimos estas asociaciones este cuadro de diaacutelogo tambieacuten se
puede abrir siempre que veamos en pantalla un botoacuten Asignar
campos
En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estaacutendares que utilizar Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de datos que corresponde al campo estaacutendar
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La opcioacuten Imprimir documentos permite
enviar a la impresora el resultado de la
combinacioacuten
Podemos imprimir Todos los registros (todos los
destinatarios despueacutes de aplicar los filtros) el Registro
actual (el que estamos visualizando en este momento o un
grupo de registros (Desde - Hasta)
Desde ponemos el nuacutemero de orden del primer registro a combinar dejarlo en blanco indica desde el primero
Hasta ponemos el nuacutemero de orden del uacuteltimo registro a
combinar dejarlo en blanco indica hasta el uacuteltimo
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SESIOacuteN DE CLASE 02
1 Crear tablas
Una tabla estaacute formada por celdas o casillas
agrupadas por filas y columnas En cada celda se
puede insertar texto nuacutemeros o graacuteficos
Para crear una tabla accedemos siempre desde
la pestantildea Insertar gt grupo Tablas gt botoacuten
Tabla Alliacute encontraremos las tres posibles
formas de crear tablas
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002 Parlantes $ 3000
11 Una de las formas es utilizar la cuadriacutecula que simula una tabla Cada cuadrado representa una celda y al pasar el ratoacuten sobre ella se colorearaacute en naranja la seleccioacuten que realicemos En el ejemplo de la imagen estariacuteamos creando una tabla de 3x3
12 La segunda opcioacuten es haciendo clic en Insertar Tabla Se abre una
ventana que permite especificar el nuacutemero de filas y columnas para la tabla
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El modo correcto de proceder es elegir el estilo grosor y color del borde
y a continuacioacuten pulsar Dibujar tabla para empezar a dibujar
Si nos equivocamos podemos utilizar la herramienta Borrador
13 La tercera opcioacuten es usar el viacutenculo Dibujar
Tabla El cursor tomaraacute forma de laacutepiz y
simplemente iremos dibujando las liacuteneas que la
formaraacuten
Para retocar una tabla dibujando sus bordes
deberemos situarnos en ella De este modo veremos
que disponemos de una pestantildea de Herramientas
de tabla En su pestantildea Disentildeo gt grupo Dibujar
bordes encontraremos las herramientas que nos
ayudaraacuten a dar la distribucioacutendeseada a la tabla
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Desplazarse
Para colocarse en una celda basta hacer clic en ella con el cursor
Una vez tenemos creada la tabla vamos a ver coacutemo
introducir contenido en ella En teacuterminos generales no hay
diferencia entre introducir texto dentro o fuera de una
tabla
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Seleccionar
o Para seleccionar una celda colocar el cursor justo encima del lado
izquierdo de celda y cuando el cursor tome la forma de una
pequentildea flecha negra inclinada hacer clic y la celda se colorearaacute
o Para seleccionar una columna colocar el cursor justo encima de la
columna y cuando el cursor tome la forma de una pequentildea flecha
negra que apunta hacia abajo hacer clic y la columna se colorearaacute
o Para seleccionar una fila hacer lo mismo que para seleccionar una
celda pero haciendo doble clic o tambieacuten colocando el cursor a la
izquierda de la fila y haciendo clic
o Tambieacuten se pueden seleccionar
celdas filas y columnas haciendo
clic dentro de la celda y
arrastrando a lo largo de las
celdas que queramos seleccionar
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Borrar
Para borrar una celda columna o una fila basta con
seleccionarla y pulsar la tecla Retroceso (Backspace) si soacutelo queremos borrar su contenido
pulsar la tecla Suprimir
EliminarEsta opcioacuten se encontrara en herramientas de tabla Se desplegaraacute esta lista para que elijamos entre Eliminar Tabla Eliminar Columna Eliminar Fila o Eliminar Celdas en este uacuteltimo caso Word 2007 nos preguntaraacute tambieacuten coacutemo se desplazan las celdas afectadas
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Para abrir eacutestas herramientas hacer clic sobre una celda de la tabla y nos
encontramos con que debajo de Herramientas de Tabla aparecen dos
pestantildeas nuevas Disentildeo y Presentacioacuten
Observemos coacutemo se componen ambas pestantildeas
La pestantildea Disentildeo muestra las
herramientas que se observan a
continuacioacuten
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Contiene los grupos de herramientas de
acceso directo Opciones de estilo de tabla
Estilos de tabla Dibujar bordes
La pestantildea Presentacioacuten muestra un conjunto de
herramientas de acceso directo como el de la siguiente imagen
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Contiene los grupos de herramientas de acceso directo Tabla
Filas y columnas Combinar Tamantildeo de celda Alineacioacuten
Datos
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Vamos a ver las funciones
maacutes interesantes de eacutestas
herramientas
Laacutepiz Como ya hemos visto con este laacutepiz se pueden crear tablas dibujaacutendolas con el ratoacuten
Borrador Es el complemento del
laacutepiz en la creacioacuten de tablas ya
que permite borrar las liacuteneas de la
tabla Basta colocarse en la liacutenea a
borrar y hacer clic
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Estilo de liacutenea y grosor de liacutenea Con estas dos funciones
podemos cambiar el estilo y el grosor de las liacuteneas que
forman la tabla Seleccionar en la barra el estilo o el grosor
adecuado e ir a la tabla para aplicarlo a las liacuteneas que
queramos
Color de la pluma Con este
icono podemos dar color a los
bordes de la tabla elegir el tipo
de borde y rellenar las celdas
con color
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Haciendo clic con el botoacuten derecho del ratoacuten sobre
una tabla se abre el menuacute contextual de Tablas
como muestra esta imagen
Desde aquiacute podemos ejecutar algunas de las funciones que acabamos
de ver en la barra de herramientas de Tablas y bordes y tambieacuten
podemos acceder a Propiedades de tabla donde encontraremos las
distintas formas de ajustar el texto que rodea la tabla asiacute como la
forma de establecer maacutergenes y espaciado en las celdas
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Dentro de las herramientas Organizar se encuentra el botoacuten Ajuste de texto al hacer clic alliacute se abre un menuacute desplegable con varias opciones Observa la imagen de la derecha Alliacute basta con elegir el estilo de ajuste adecuado (Cuadrado Estrecho etc)
Al seleccionar estas opciones la imagen se podraacute mover donde el usuario desee
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Esta opcioacuten nos permite crear una tabla dentro de otra Es decir dentro de una casilla podemos crear una nueva tabla con sus propias caracteriacutesticas
- Si eliminamos la tabla principal tambieacuten desaparece la tabla anidada - Tambieacuten se pueden colocar dos tablas paralelas una al lado de la otra
iquestCoacutemo se hace Simplemente hay que colocar el cursor en la celda que queramos e insertar otra tabla
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Para pasar un texto a una tabla lo seleccionamos y en la pestantildea Insertar
pulsamos el botoacuten Tabla Del menuacute que se despliega para la creacioacuten de tablas elegimos la opcioacuten Convertir texto en tabla
Se abriraacute el cuadro de diaacutelogo Convertir texto en tabla
En eacutel Word nos presentaraacute de queacute
manera va a convertir el texto en
tabla En nuestro ejemplo podemos
comprobar que se van a crear 3
columnas y 6 filas y que para
separar el texto se han usado
Tabulaciones
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Una vez seleccionada la tabla ir a la pestantildea Presentacioacuten y
seleccionar Convertir texto a Se mostraraacute el cuadro de diaacutelogo
Convertir tabla en texto donde podremos elegir queacute caraacutecter
queremos utilizar para separar los datos de cada celda
En nuestro caso elegir
Tabulaciones devolveriacutea
la tabla a su aspecto
original asiacute que vamos a
escoger Puntos y comas y
Marcas de paacuterrafo para
que veas el resultado clic
en aceptar
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SESIOacuteN DE CLASE 03
La revisioacuten ortograacutefica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto
no son erroacuteneas y la revisioacuten gramatical trata de que las frases no contengan
errores gramaticales como por ejemplo Los libros son buenas donde no
concuerdan el geacutenero del sujeto y del adjetivo
Existen dos formas baacutesicas de revisar la ortografiacutea revisar una vez concluida la introduccioacuten del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto Vamos a ver ahora la primera forma
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Revisar al finalizar
Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word y alliacute seleccionar Revisioacuten
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Una vez hemos introducido todo o parte de nuestro documento y queremos revisar la ortografiacutea podemos hacerlo de una de estas formas
1- Haciendo clic en la pestantildea Revisar
y luego sobre el icono de la
barra de herramientas de acceso raacutepido
2- Pulsando la tecla F7
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Ejemplo
En la zona titulada No se encontroacute aparece en color rojo la palabra no
encontrada (vastaron) y la frase del texto en la que se encuentra esa
palabra
Debajo tenemos una zona titulada Sugerencias que contiene una lista con las palabras maacutes parecidas que ha encontrado Word en sus diccionarios En muchos casos como en este dentro de esta lista se encontraraacute la palabra correcta (Bastaron) En este caso el error era el cambio de la B por la V
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Llegados a esta situacioacuten debemos decidir queacute botoacuten de la derecha pulsamos en este caso el maacutes adecuado seriacutea Cambiar todas pero veamos el significado de cada uno de ellos
Omitir una vez No realiza ninguna accioacuten sobre la palabra no encontrada y continua revisando el documento
bull Omitir todas Cada vez que vuelva
a encontrar la misma palabra la pasaraacute por alto sin
realizar ninguna accioacuten sobre ella Continuacutea
revisando el documento
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bull Agregar al diccionario Antildeade la palabra no encontrada al diccionario personalizado Podemos usar esta accioacuten cuando consideremos que la palabra no encontrada es correcta y por lo tanto no queremos que la vuelva a detectar como no encontrada
bull Cambiar La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituiraacute a la palabra no encontrada Si no hay ninguna sugerencia que consideremos acertada podemos escribir directamente sobre la palabra no encontrada la correccioacuten que creamos oportuna y pulsar este botoacuten
bull Cambiar todas
Cambia automaacuteticamente todas las
veces que aparezca la palabra
seleccionada de la lista de sugerencias
por la palabra no encontrada
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bull Autocorreccioacuten Agrega la palabra no encontrada y la palabra seleccionada de la lista de sugerencias a la lista de Autocorreccioacuten Maacutes adelante se explica en queacute consiste la autocorreccioacuten
En el cuadro Idioma del diccionario
tenemos el botoacuten del triaacutengulo para desplegar una lista en la que elegir otro idioma Asegurarse de que el diccionario elegido esteacute disponible en nuestro ordenador
Para corregir el error debemos colocar el cursor en la palabra subrayada y pulsar el botoacuten derecho del ratoacuten entonces apareceraacute una pequentildea ventana como la que vemos en la imagen que nos permitiraacute tratar el error de forma similar a como acabamos de ver para Revisar ortografiacutea al finalizar
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La revisioacuten gramatical trata de corregir los errores en la estructura de las frases
La revisioacuten ortograacutefica existen dos formas baacutesicas de revisar la ortografiacutea revisar una vez concluida la introduccioacuten del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto
Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word y alliacute seleccionar Revisioacuten
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1- Hacer clic en el botoacuten Ortografiacutea y Gramaacutetica del grupo de
herramientas Revisioacuten que se encuentra en la pestantildea Revisar
2- Pulsar la Tecla F7
Debemos dejar sin marcar la casilla Marcar errores gramaticales mientras se escribe y debemos marcar la casilla Revisar ortografiacutea mientras escribe y Aceptar
Una vez realizado este cambio
podemos comenzar a realizar la
revisioacuten de una de estas dos
formas
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Mediante la autocorreccioacuten Word puede corregir algunos errores que no
es capaz de detectar por otros meacutetodos y nos ofrece la posibilidad de
realizar nuestras propias correcciones
Para ver y modificar las diferentes opciones de la
Autocorreccioacuten ir al Botoacuten Office y hacer clic en el
botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar en el menuacute de la izquierda Revisioacuten
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A continuacioacuten hacer clic en el botoacuten
Opciones de Autocorreccioacuten y apareceraacute un
cuadro de diaacutelogo como este vamos a ver las
posibilidades maacutes interesantes
Corregir DOsMAyuacutesculasSEguidas Si activamos esta casilla cuando aparezcan dos mayuacutesculas seguidas al principio de una palabra Word sustituiraacute la segunda mayuacutescula por una minuacutescula
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Poner en mayuacutescula la primera letra de una oracioacuten Pone en mayuacutescula la primera letra despueacutes de un signo de puntuacioacuten que indique el final de una oracioacuten como por ejemplo un punto un final de interrogacioacuten etc
Poner en mayuacutescula la primera
letra de celdas de tablas Cuando
hay texto en una celda hace que
empiece por mayuacutescula
Poner en mayuacutescula los nombres de diacuteas Pone en mayuacutescula los nombres de los diacuteas de la semana
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Corregir el uso accidental de bLOQmAYUacuteS Cuando encuentra una palabra con
la primera letra en minuacutescula y las siguientes en mayuacutesculas la cambia por la
primera en mayuacutescula y las siguientes en minuacutesculas y desactiva el bloqueo de
mayuacutesculas
Reemplazar texto mientras
escribe Al activar esta casilla
sustituye las palabras de la
columna
bull Tambieacuten tenemos disponible el
botoacuten Excepciones que nos permite especificar unas excepciones a algunas opciones de Autocorreccioacuten
Por ejemplo para la casilla Poner en mayuacutescula la
primera letra de una oracioacuten podemos indicar una
lista de abreviaturas para las que no queremos que se
aplique la regla como podemos ver en la imagen
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Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar la categoriacutea Revisioacuten y apareceraacute un cuadro de diaacutelogo como eacuteste
bull Omitir palabras en MAYUacuteSCULAS Si marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las palabras en mayuacutesculas cuando realice la revisioacuten ortograacutefica De esta forma se evita que detecte errores en los nombres de empresas organismos etc que se suelen
escribir en mayuacutesculas
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bullOmitir palabras que contienen nuacutemeros Si
marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las
palabras que contienen nuacutemeros ( Informe34c
Ejercicio54 ) cuando realice la revisioacuten ortograacutefica
bull Omitir archivos y direcciones de Internet Si marcamos esta casilla no daraacute error en los nombres de archivos (cuenta4exe) ni en las direcciones de internet (httpwwwaulacliccom) ni en las direcciones de correo electroacutenico (webmasteraulacliccom)
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SESIOacuteN DE CLASE 04
Mediante la opcioacuten Combinar correspondencia nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas
Por ejemplo podemos escribir cartas personalizadas en las
que soacutelo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en
todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos
variables (los que cambian en cada carta seguacuten la persona)
Cuando combinamos correspondencia estamos utilizando dos elementos fundamentales el documento principal y el origen de datos
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Documento principal Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos
Origen de datos Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal Puede ser de distinta naturaleza por ejemplo puede ser una tabla de MS Access un libro de MS Excel una lista de direcciones de Outlook
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Seleccionar de la pestantildea Correspondencia el menuacute Iniciar combinacioacuten de correspondencia alliacute haz clic en la opcioacuten Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia
Seleccionar la opcioacuten Cartas y hacer clic en Siguiente aparece el segundo paso del asistente
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Definimos el documento inicial es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado Debajo de las tres opciones tenemos una explicacioacuten de la opcioacuten seleccionada en este momento
Seleccionamos el origen de datos como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access una hoja de Excel una tabla en otro archivo Word etc)
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Si seleccionamos la opcioacuten Utilizar una lista existente aparece la
opcioacuten Examinar hacer clic en ella para buscar el archivo que
contiene el origen de datos
Si seleccionamos la opcioacuten Seleccionar de los contactos de
Outlook en lugar de Examinar aparece la opcioacuten Elegir la
carpeta de contactos hacer clic en ella y elegir la carpeta
Si seleccionamos la opcioacuten Escribir una lista nueva en lugar de
Examinar aparece la opcioacuten Crear hacer clic en ella para
introducir los valores en la lista
Al hacer clic en la opcioacuten Examinar se abre el
cuadro de diaacutelogo Seleccionar archivos de
origen de datos en el que indicaremos de
doacutende cogeraacute los datos
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Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia en eacutel vemos los datos que se combinaraacuten y podemos antildeadir opciones que veremos maacutes adelante y clic en Aceptar
En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y antildeadimos los campos de combinacioacuten
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En este paso examinamos las cartas tal como se escribiraacuten con los valores concretos del origen de datos Podemos utilizar los botones ltlt y gtgt para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente podemos Buscar un destinatario concreto Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios para corregir alguacuten error detectado
Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opcioacuten Imprimir Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales En este caso nos permite elegir combinar todos los registros el registro actual o un grupo de registros El documento creado seraacute un documento normal sin combinacioacuten
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Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto pero tambieacuten podemos utilizar los botones de la pestantildea Correspondencia
Permite abrir el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes
Permite insertar en la posicioacuten del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente
Permite insertar en la
posicioacuten del cursor una liacutenea de saludos tal
como vimos con el asistente
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Permite insertar en la posicioacuten
del cursor un campo del origen
de datos
Permite resaltar los campos combinados si la
opcioacuten estaacute activada los datos
correspondientes a campos combinados
aparecen resaltados de esta forma es maacutes faacutecil
localizarlos dentro del documento
Distribuir etiquetas Esta
opcioacuten estaacute disponible con un
documento de tipo etiquetas
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Para incluir un campo de combinacioacuten hacer clic en el icono
de la pestantildea Correspondencia y se abriraacute el cuadro Insertar campo de combinacioacuten con la lista de todos los campos del origen de datos seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botoacuten Insertar Podemos insertar asiacute todos los campos que queramos
Si queremos ver el aspecto que tendraacute el
documento combinado hacer clic en el
botoacuten
Este botoacuten permite ver el documento
principal con los nombres de los campos
o bien con los datos
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Hacer clic sobre el icono
los campos del origen
de datos apareceraacuten resaltados
Pues los siguientes botones permiten
desplazarse por las filas del origen
para comprobar por ejemplo si los
datos que salen son los esperados
Permite ver los datos del
primer registro del origen
Permite visualizar el uacuteltimo
registro
Permite visualizar el
registro anterior
Permite visualizar el
registro siguiente
Este cuadro permite saber queacute registro se estaacute
visualizando y tambieacuten permite ir directamente a un
registro determinado escribiendo el nordm del registro
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Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser
largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un
registro a otro con los botones de desplazamiento en estos
casos se utiliza hacer Clic
En Buscar ponemos el valor que queremos buscar
En Buscar en Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor
Hacer clic en el botoacuten Buscar siguiente
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Haciendo clic en el icono se
abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia donde podremos hacer todo esto
En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los datos del origen de datos que se combinaraacuten con el documento principal)
Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generaraacute una carta (o mensaje de correo electroacutenico o etiqueta etc)
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Si queremos modificarel valor de alguacuten dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en la parte inferior y pulsamos Edicioacuten
Si la lista es muy extensa con el botoacuten Buscando se abriraacute el cuadro de
diaacutelogo Buscar entrada donde podemos introducir un valor y un campo y
se posicionaraacute en el primer destinatario que tenga el valor en ese campo
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Primero tenemos que situarnos en el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia por ejemplo con el icono y clic
En la pestantildea Filtrar registros vamos poniendo la condicioacuten que deberaacuten cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados Se puede poner una condicioacuten o varias En la primera liacutenea se va formando la primera condicioacuten
En Campo seleccionamos el campo
que va a formar parte de la condicioacuten
En Comparacioacuten seleccionamos el tipo de comparacioacuten que vamos a utilizar Los tipos de operaciones son los conocidos (igual distinto menor que mayor que etc)
En Comparado con se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando la comparacioacuten es Vaciacuteo o No vaciacuteo
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Si queremos ordenar los destinatarios por alguacuten campo de ordenacioacuten (por ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea maacutes faacutecil entregarlas a mis empleados)
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El icono abre el cuadro de diaacutelogo Asignar campos donde
definimos estas asociaciones este cuadro de diaacutelogo tambieacuten se
puede abrir siempre que veamos en pantalla un botoacuten Asignar
campos
En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estaacutendares que utilizar Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de datos que corresponde al campo estaacutendar
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La opcioacuten Imprimir documentos permite
enviar a la impresora el resultado de la
combinacioacuten
Podemos imprimir Todos los registros (todos los
destinatarios despueacutes de aplicar los filtros) el Registro
actual (el que estamos visualizando en este momento o un
grupo de registros (Desde - Hasta)
Desde ponemos el nuacutemero de orden del primer registro a combinar dejarlo en blanco indica desde el primero
Hasta ponemos el nuacutemero de orden del uacuteltimo registro a
combinar dejarlo en blanco indica hasta el uacuteltimo
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CODIGO NOMBRE PRECIO
001 monitor $ 10000
002 Parlantes $ 3000
11 Una de las formas es utilizar la cuadriacutecula que simula una tabla Cada cuadrado representa una celda y al pasar el ratoacuten sobre ella se colorearaacute en naranja la seleccioacuten que realicemos En el ejemplo de la imagen estariacuteamos creando una tabla de 3x3
12 La segunda opcioacuten es haciendo clic en Insertar Tabla Se abre una
ventana que permite especificar el nuacutemero de filas y columnas para la tabla
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El modo correcto de proceder es elegir el estilo grosor y color del borde
y a continuacioacuten pulsar Dibujar tabla para empezar a dibujar
Si nos equivocamos podemos utilizar la herramienta Borrador
13 La tercera opcioacuten es usar el viacutenculo Dibujar
Tabla El cursor tomaraacute forma de laacutepiz y
simplemente iremos dibujando las liacuteneas que la
formaraacuten
Para retocar una tabla dibujando sus bordes
deberemos situarnos en ella De este modo veremos
que disponemos de una pestantildea de Herramientas
de tabla En su pestantildea Disentildeo gt grupo Dibujar
bordes encontraremos las herramientas que nos
ayudaraacuten a dar la distribucioacutendeseada a la tabla
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Desplazarse
Para colocarse en una celda basta hacer clic en ella con el cursor
Una vez tenemos creada la tabla vamos a ver coacutemo
introducir contenido en ella En teacuterminos generales no hay
diferencia entre introducir texto dentro o fuera de una
tabla
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Seleccionar
o Para seleccionar una celda colocar el cursor justo encima del lado
izquierdo de celda y cuando el cursor tome la forma de una
pequentildea flecha negra inclinada hacer clic y la celda se colorearaacute
o Para seleccionar una columna colocar el cursor justo encima de la
columna y cuando el cursor tome la forma de una pequentildea flecha
negra que apunta hacia abajo hacer clic y la columna se colorearaacute
o Para seleccionar una fila hacer lo mismo que para seleccionar una
celda pero haciendo doble clic o tambieacuten colocando el cursor a la
izquierda de la fila y haciendo clic
o Tambieacuten se pueden seleccionar
celdas filas y columnas haciendo
clic dentro de la celda y
arrastrando a lo largo de las
celdas que queramos seleccionar
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Borrar
Para borrar una celda columna o una fila basta con
seleccionarla y pulsar la tecla Retroceso (Backspace) si soacutelo queremos borrar su contenido
pulsar la tecla Suprimir
EliminarEsta opcioacuten se encontrara en herramientas de tabla Se desplegaraacute esta lista para que elijamos entre Eliminar Tabla Eliminar Columna Eliminar Fila o Eliminar Celdas en este uacuteltimo caso Word 2007 nos preguntaraacute tambieacuten coacutemo se desplazan las celdas afectadas
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Para abrir eacutestas herramientas hacer clic sobre una celda de la tabla y nos
encontramos con que debajo de Herramientas de Tabla aparecen dos
pestantildeas nuevas Disentildeo y Presentacioacuten
Observemos coacutemo se componen ambas pestantildeas
La pestantildea Disentildeo muestra las
herramientas que se observan a
continuacioacuten
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Contiene los grupos de herramientas de
acceso directo Opciones de estilo de tabla
Estilos de tabla Dibujar bordes
La pestantildea Presentacioacuten muestra un conjunto de
herramientas de acceso directo como el de la siguiente imagen
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Contiene los grupos de herramientas de acceso directo Tabla
Filas y columnas Combinar Tamantildeo de celda Alineacioacuten
Datos
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Vamos a ver las funciones
maacutes interesantes de eacutestas
herramientas
Laacutepiz Como ya hemos visto con este laacutepiz se pueden crear tablas dibujaacutendolas con el ratoacuten
Borrador Es el complemento del
laacutepiz en la creacioacuten de tablas ya
que permite borrar las liacuteneas de la
tabla Basta colocarse en la liacutenea a
borrar y hacer clic
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Estilo de liacutenea y grosor de liacutenea Con estas dos funciones
podemos cambiar el estilo y el grosor de las liacuteneas que
forman la tabla Seleccionar en la barra el estilo o el grosor
adecuado e ir a la tabla para aplicarlo a las liacuteneas que
queramos
Color de la pluma Con este
icono podemos dar color a los
bordes de la tabla elegir el tipo
de borde y rellenar las celdas
con color
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Haciendo clic con el botoacuten derecho del ratoacuten sobre
una tabla se abre el menuacute contextual de Tablas
como muestra esta imagen
Desde aquiacute podemos ejecutar algunas de las funciones que acabamos
de ver en la barra de herramientas de Tablas y bordes y tambieacuten
podemos acceder a Propiedades de tabla donde encontraremos las
distintas formas de ajustar el texto que rodea la tabla asiacute como la
forma de establecer maacutergenes y espaciado en las celdas
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Dentro de las herramientas Organizar se encuentra el botoacuten Ajuste de texto al hacer clic alliacute se abre un menuacute desplegable con varias opciones Observa la imagen de la derecha Alliacute basta con elegir el estilo de ajuste adecuado (Cuadrado Estrecho etc)
Al seleccionar estas opciones la imagen se podraacute mover donde el usuario desee
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Esta opcioacuten nos permite crear una tabla dentro de otra Es decir dentro de una casilla podemos crear una nueva tabla con sus propias caracteriacutesticas
- Si eliminamos la tabla principal tambieacuten desaparece la tabla anidada - Tambieacuten se pueden colocar dos tablas paralelas una al lado de la otra
iquestCoacutemo se hace Simplemente hay que colocar el cursor en la celda que queramos e insertar otra tabla
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Para pasar un texto a una tabla lo seleccionamos y en la pestantildea Insertar
pulsamos el botoacuten Tabla Del menuacute que se despliega para la creacioacuten de tablas elegimos la opcioacuten Convertir texto en tabla
Se abriraacute el cuadro de diaacutelogo Convertir texto en tabla
En eacutel Word nos presentaraacute de queacute
manera va a convertir el texto en
tabla En nuestro ejemplo podemos
comprobar que se van a crear 3
columnas y 6 filas y que para
separar el texto se han usado
Tabulaciones
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Una vez seleccionada la tabla ir a la pestantildea Presentacioacuten y
seleccionar Convertir texto a Se mostraraacute el cuadro de diaacutelogo
Convertir tabla en texto donde podremos elegir queacute caraacutecter
queremos utilizar para separar los datos de cada celda
En nuestro caso elegir
Tabulaciones devolveriacutea
la tabla a su aspecto
original asiacute que vamos a
escoger Puntos y comas y
Marcas de paacuterrafo para
que veas el resultado clic
en aceptar
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SESIOacuteN DE CLASE 03
La revisioacuten ortograacutefica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto
no son erroacuteneas y la revisioacuten gramatical trata de que las frases no contengan
errores gramaticales como por ejemplo Los libros son buenas donde no
concuerdan el geacutenero del sujeto y del adjetivo
Existen dos formas baacutesicas de revisar la ortografiacutea revisar una vez concluida la introduccioacuten del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto Vamos a ver ahora la primera forma
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Revisar al finalizar
Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word y alliacute seleccionar Revisioacuten
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Una vez hemos introducido todo o parte de nuestro documento y queremos revisar la ortografiacutea podemos hacerlo de una de estas formas
1- Haciendo clic en la pestantildea Revisar
y luego sobre el icono de la
barra de herramientas de acceso raacutepido
2- Pulsando la tecla F7
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Ejemplo
En la zona titulada No se encontroacute aparece en color rojo la palabra no
encontrada (vastaron) y la frase del texto en la que se encuentra esa
palabra
Debajo tenemos una zona titulada Sugerencias que contiene una lista con las palabras maacutes parecidas que ha encontrado Word en sus diccionarios En muchos casos como en este dentro de esta lista se encontraraacute la palabra correcta (Bastaron) En este caso el error era el cambio de la B por la V
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Llegados a esta situacioacuten debemos decidir queacute botoacuten de la derecha pulsamos en este caso el maacutes adecuado seriacutea Cambiar todas pero veamos el significado de cada uno de ellos
Omitir una vez No realiza ninguna accioacuten sobre la palabra no encontrada y continua revisando el documento
bull Omitir todas Cada vez que vuelva
a encontrar la misma palabra la pasaraacute por alto sin
realizar ninguna accioacuten sobre ella Continuacutea
revisando el documento
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bull Agregar al diccionario Antildeade la palabra no encontrada al diccionario personalizado Podemos usar esta accioacuten cuando consideremos que la palabra no encontrada es correcta y por lo tanto no queremos que la vuelva a detectar como no encontrada
bull Cambiar La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituiraacute a la palabra no encontrada Si no hay ninguna sugerencia que consideremos acertada podemos escribir directamente sobre la palabra no encontrada la correccioacuten que creamos oportuna y pulsar este botoacuten
bull Cambiar todas
Cambia automaacuteticamente todas las
veces que aparezca la palabra
seleccionada de la lista de sugerencias
por la palabra no encontrada
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bull Autocorreccioacuten Agrega la palabra no encontrada y la palabra seleccionada de la lista de sugerencias a la lista de Autocorreccioacuten Maacutes adelante se explica en queacute consiste la autocorreccioacuten
En el cuadro Idioma del diccionario
tenemos el botoacuten del triaacutengulo para desplegar una lista en la que elegir otro idioma Asegurarse de que el diccionario elegido esteacute disponible en nuestro ordenador
Para corregir el error debemos colocar el cursor en la palabra subrayada y pulsar el botoacuten derecho del ratoacuten entonces apareceraacute una pequentildea ventana como la que vemos en la imagen que nos permitiraacute tratar el error de forma similar a como acabamos de ver para Revisar ortografiacutea al finalizar
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La revisioacuten gramatical trata de corregir los errores en la estructura de las frases
La revisioacuten ortograacutefica existen dos formas baacutesicas de revisar la ortografiacutea revisar una vez concluida la introduccioacuten del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto
Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word y alliacute seleccionar Revisioacuten
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1- Hacer clic en el botoacuten Ortografiacutea y Gramaacutetica del grupo de
herramientas Revisioacuten que se encuentra en la pestantildea Revisar
2- Pulsar la Tecla F7
Debemos dejar sin marcar la casilla Marcar errores gramaticales mientras se escribe y debemos marcar la casilla Revisar ortografiacutea mientras escribe y Aceptar
Una vez realizado este cambio
podemos comenzar a realizar la
revisioacuten de una de estas dos
formas
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Mediante la autocorreccioacuten Word puede corregir algunos errores que no
es capaz de detectar por otros meacutetodos y nos ofrece la posibilidad de
realizar nuestras propias correcciones
Para ver y modificar las diferentes opciones de la
Autocorreccioacuten ir al Botoacuten Office y hacer clic en el
botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar en el menuacute de la izquierda Revisioacuten
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A continuacioacuten hacer clic en el botoacuten
Opciones de Autocorreccioacuten y apareceraacute un
cuadro de diaacutelogo como este vamos a ver las
posibilidades maacutes interesantes
Corregir DOsMAyuacutesculasSEguidas Si activamos esta casilla cuando aparezcan dos mayuacutesculas seguidas al principio de una palabra Word sustituiraacute la segunda mayuacutescula por una minuacutescula
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Poner en mayuacutescula la primera letra de una oracioacuten Pone en mayuacutescula la primera letra despueacutes de un signo de puntuacioacuten que indique el final de una oracioacuten como por ejemplo un punto un final de interrogacioacuten etc
Poner en mayuacutescula la primera
letra de celdas de tablas Cuando
hay texto en una celda hace que
empiece por mayuacutescula
Poner en mayuacutescula los nombres de diacuteas Pone en mayuacutescula los nombres de los diacuteas de la semana
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Corregir el uso accidental de bLOQmAYUacuteS Cuando encuentra una palabra con
la primera letra en minuacutescula y las siguientes en mayuacutesculas la cambia por la
primera en mayuacutescula y las siguientes en minuacutesculas y desactiva el bloqueo de
mayuacutesculas
Reemplazar texto mientras
escribe Al activar esta casilla
sustituye las palabras de la
columna
bull Tambieacuten tenemos disponible el
botoacuten Excepciones que nos permite especificar unas excepciones a algunas opciones de Autocorreccioacuten
Por ejemplo para la casilla Poner en mayuacutescula la
primera letra de una oracioacuten podemos indicar una
lista de abreviaturas para las que no queremos que se
aplique la regla como podemos ver en la imagen
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Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar la categoriacutea Revisioacuten y apareceraacute un cuadro de diaacutelogo como eacuteste
bull Omitir palabras en MAYUacuteSCULAS Si marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las palabras en mayuacutesculas cuando realice la revisioacuten ortograacutefica De esta forma se evita que detecte errores en los nombres de empresas organismos etc que se suelen
escribir en mayuacutesculas
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bullOmitir palabras que contienen nuacutemeros Si
marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las
palabras que contienen nuacutemeros ( Informe34c
Ejercicio54 ) cuando realice la revisioacuten ortograacutefica
bull Omitir archivos y direcciones de Internet Si marcamos esta casilla no daraacute error en los nombres de archivos (cuenta4exe) ni en las direcciones de internet (httpwwwaulacliccom) ni en las direcciones de correo electroacutenico (webmasteraulacliccom)
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SESIOacuteN DE CLASE 04
Mediante la opcioacuten Combinar correspondencia nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas
Por ejemplo podemos escribir cartas personalizadas en las
que soacutelo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en
todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos
variables (los que cambian en cada carta seguacuten la persona)
Cuando combinamos correspondencia estamos utilizando dos elementos fundamentales el documento principal y el origen de datos
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Documento principal Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos
Origen de datos Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal Puede ser de distinta naturaleza por ejemplo puede ser una tabla de MS Access un libro de MS Excel una lista de direcciones de Outlook
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Seleccionar de la pestantildea Correspondencia el menuacute Iniciar combinacioacuten de correspondencia alliacute haz clic en la opcioacuten Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia
Seleccionar la opcioacuten Cartas y hacer clic en Siguiente aparece el segundo paso del asistente
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Definimos el documento inicial es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado Debajo de las tres opciones tenemos una explicacioacuten de la opcioacuten seleccionada en este momento
Seleccionamos el origen de datos como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access una hoja de Excel una tabla en otro archivo Word etc)
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Si seleccionamos la opcioacuten Utilizar una lista existente aparece la
opcioacuten Examinar hacer clic en ella para buscar el archivo que
contiene el origen de datos
Si seleccionamos la opcioacuten Seleccionar de los contactos de
Outlook en lugar de Examinar aparece la opcioacuten Elegir la
carpeta de contactos hacer clic en ella y elegir la carpeta
Si seleccionamos la opcioacuten Escribir una lista nueva en lugar de
Examinar aparece la opcioacuten Crear hacer clic en ella para
introducir los valores en la lista
Al hacer clic en la opcioacuten Examinar se abre el
cuadro de diaacutelogo Seleccionar archivos de
origen de datos en el que indicaremos de
doacutende cogeraacute los datos
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Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia en eacutel vemos los datos que se combinaraacuten y podemos antildeadir opciones que veremos maacutes adelante y clic en Aceptar
En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y antildeadimos los campos de combinacioacuten
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En este paso examinamos las cartas tal como se escribiraacuten con los valores concretos del origen de datos Podemos utilizar los botones ltlt y gtgt para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente podemos Buscar un destinatario concreto Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios para corregir alguacuten error detectado
Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opcioacuten Imprimir Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales En este caso nos permite elegir combinar todos los registros el registro actual o un grupo de registros El documento creado seraacute un documento normal sin combinacioacuten
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Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto pero tambieacuten podemos utilizar los botones de la pestantildea Correspondencia
Permite abrir el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes
Permite insertar en la posicioacuten del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente
Permite insertar en la
posicioacuten del cursor una liacutenea de saludos tal
como vimos con el asistente
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Permite insertar en la posicioacuten
del cursor un campo del origen
de datos
Permite resaltar los campos combinados si la
opcioacuten estaacute activada los datos
correspondientes a campos combinados
aparecen resaltados de esta forma es maacutes faacutecil
localizarlos dentro del documento
Distribuir etiquetas Esta
opcioacuten estaacute disponible con un
documento de tipo etiquetas
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Para incluir un campo de combinacioacuten hacer clic en el icono
de la pestantildea Correspondencia y se abriraacute el cuadro Insertar campo de combinacioacuten con la lista de todos los campos del origen de datos seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botoacuten Insertar Podemos insertar asiacute todos los campos que queramos
Si queremos ver el aspecto que tendraacute el
documento combinado hacer clic en el
botoacuten
Este botoacuten permite ver el documento
principal con los nombres de los campos
o bien con los datos
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Hacer clic sobre el icono
los campos del origen
de datos apareceraacuten resaltados
Pues los siguientes botones permiten
desplazarse por las filas del origen
para comprobar por ejemplo si los
datos que salen son los esperados
Permite ver los datos del
primer registro del origen
Permite visualizar el uacuteltimo
registro
Permite visualizar el
registro anterior
Permite visualizar el
registro siguiente
Este cuadro permite saber queacute registro se estaacute
visualizando y tambieacuten permite ir directamente a un
registro determinado escribiendo el nordm del registro
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Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser
largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un
registro a otro con los botones de desplazamiento en estos
casos se utiliza hacer Clic
En Buscar ponemos el valor que queremos buscar
En Buscar en Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor
Hacer clic en el botoacuten Buscar siguiente
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Haciendo clic en el icono se
abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia donde podremos hacer todo esto
En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los datos del origen de datos que se combinaraacuten con el documento principal)
Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generaraacute una carta (o mensaje de correo electroacutenico o etiqueta etc)
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Si queremos modificarel valor de alguacuten dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en la parte inferior y pulsamos Edicioacuten
Si la lista es muy extensa con el botoacuten Buscando se abriraacute el cuadro de
diaacutelogo Buscar entrada donde podemos introducir un valor y un campo y
se posicionaraacute en el primer destinatario que tenga el valor en ese campo
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Primero tenemos que situarnos en el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia por ejemplo con el icono y clic
En la pestantildea Filtrar registros vamos poniendo la condicioacuten que deberaacuten cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados Se puede poner una condicioacuten o varias En la primera liacutenea se va formando la primera condicioacuten
En Campo seleccionamos el campo
que va a formar parte de la condicioacuten
En Comparacioacuten seleccionamos el tipo de comparacioacuten que vamos a utilizar Los tipos de operaciones son los conocidos (igual distinto menor que mayor que etc)
En Comparado con se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando la comparacioacuten es Vaciacuteo o No vaciacuteo
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Si queremos ordenar los destinatarios por alguacuten campo de ordenacioacuten (por ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea maacutes faacutecil entregarlas a mis empleados)
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El icono abre el cuadro de diaacutelogo Asignar campos donde
definimos estas asociaciones este cuadro de diaacutelogo tambieacuten se
puede abrir siempre que veamos en pantalla un botoacuten Asignar
campos
En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estaacutendares que utilizar Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de datos que corresponde al campo estaacutendar
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La opcioacuten Imprimir documentos permite
enviar a la impresora el resultado de la
combinacioacuten
Podemos imprimir Todos los registros (todos los
destinatarios despueacutes de aplicar los filtros) el Registro
actual (el que estamos visualizando en este momento o un
grupo de registros (Desde - Hasta)
Desde ponemos el nuacutemero de orden del primer registro a combinar dejarlo en blanco indica desde el primero
Hasta ponemos el nuacutemero de orden del uacuteltimo registro a
combinar dejarlo en blanco indica hasta el uacuteltimo
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El modo correcto de proceder es elegir el estilo grosor y color del borde
y a continuacioacuten pulsar Dibujar tabla para empezar a dibujar
Si nos equivocamos podemos utilizar la herramienta Borrador
13 La tercera opcioacuten es usar el viacutenculo Dibujar
Tabla El cursor tomaraacute forma de laacutepiz y
simplemente iremos dibujando las liacuteneas que la
formaraacuten
Para retocar una tabla dibujando sus bordes
deberemos situarnos en ella De este modo veremos
que disponemos de una pestantildea de Herramientas
de tabla En su pestantildea Disentildeo gt grupo Dibujar
bordes encontraremos las herramientas que nos
ayudaraacuten a dar la distribucioacutendeseada a la tabla
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Desplazarse
Para colocarse en una celda basta hacer clic en ella con el cursor
Una vez tenemos creada la tabla vamos a ver coacutemo
introducir contenido en ella En teacuterminos generales no hay
diferencia entre introducir texto dentro o fuera de una
tabla
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Seleccionar
o Para seleccionar una celda colocar el cursor justo encima del lado
izquierdo de celda y cuando el cursor tome la forma de una
pequentildea flecha negra inclinada hacer clic y la celda se colorearaacute
o Para seleccionar una columna colocar el cursor justo encima de la
columna y cuando el cursor tome la forma de una pequentildea flecha
negra que apunta hacia abajo hacer clic y la columna se colorearaacute
o Para seleccionar una fila hacer lo mismo que para seleccionar una
celda pero haciendo doble clic o tambieacuten colocando el cursor a la
izquierda de la fila y haciendo clic
o Tambieacuten se pueden seleccionar
celdas filas y columnas haciendo
clic dentro de la celda y
arrastrando a lo largo de las
celdas que queramos seleccionar
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Borrar
Para borrar una celda columna o una fila basta con
seleccionarla y pulsar la tecla Retroceso (Backspace) si soacutelo queremos borrar su contenido
pulsar la tecla Suprimir
EliminarEsta opcioacuten se encontrara en herramientas de tabla Se desplegaraacute esta lista para que elijamos entre Eliminar Tabla Eliminar Columna Eliminar Fila o Eliminar Celdas en este uacuteltimo caso Word 2007 nos preguntaraacute tambieacuten coacutemo se desplazan las celdas afectadas
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Para abrir eacutestas herramientas hacer clic sobre una celda de la tabla y nos
encontramos con que debajo de Herramientas de Tabla aparecen dos
pestantildeas nuevas Disentildeo y Presentacioacuten
Observemos coacutemo se componen ambas pestantildeas
La pestantildea Disentildeo muestra las
herramientas que se observan a
continuacioacuten
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Contiene los grupos de herramientas de
acceso directo Opciones de estilo de tabla
Estilos de tabla Dibujar bordes
La pestantildea Presentacioacuten muestra un conjunto de
herramientas de acceso directo como el de la siguiente imagen
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Contiene los grupos de herramientas de acceso directo Tabla
Filas y columnas Combinar Tamantildeo de celda Alineacioacuten
Datos
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Vamos a ver las funciones
maacutes interesantes de eacutestas
herramientas
Laacutepiz Como ya hemos visto con este laacutepiz se pueden crear tablas dibujaacutendolas con el ratoacuten
Borrador Es el complemento del
laacutepiz en la creacioacuten de tablas ya
que permite borrar las liacuteneas de la
tabla Basta colocarse en la liacutenea a
borrar y hacer clic
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Estilo de liacutenea y grosor de liacutenea Con estas dos funciones
podemos cambiar el estilo y el grosor de las liacuteneas que
forman la tabla Seleccionar en la barra el estilo o el grosor
adecuado e ir a la tabla para aplicarlo a las liacuteneas que
queramos
Color de la pluma Con este
icono podemos dar color a los
bordes de la tabla elegir el tipo
de borde y rellenar las celdas
con color
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Haciendo clic con el botoacuten derecho del ratoacuten sobre
una tabla se abre el menuacute contextual de Tablas
como muestra esta imagen
Desde aquiacute podemos ejecutar algunas de las funciones que acabamos
de ver en la barra de herramientas de Tablas y bordes y tambieacuten
podemos acceder a Propiedades de tabla donde encontraremos las
distintas formas de ajustar el texto que rodea la tabla asiacute como la
forma de establecer maacutergenes y espaciado en las celdas
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Dentro de las herramientas Organizar se encuentra el botoacuten Ajuste de texto al hacer clic alliacute se abre un menuacute desplegable con varias opciones Observa la imagen de la derecha Alliacute basta con elegir el estilo de ajuste adecuado (Cuadrado Estrecho etc)
Al seleccionar estas opciones la imagen se podraacute mover donde el usuario desee
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Esta opcioacuten nos permite crear una tabla dentro de otra Es decir dentro de una casilla podemos crear una nueva tabla con sus propias caracteriacutesticas
- Si eliminamos la tabla principal tambieacuten desaparece la tabla anidada - Tambieacuten se pueden colocar dos tablas paralelas una al lado de la otra
iquestCoacutemo se hace Simplemente hay que colocar el cursor en la celda que queramos e insertar otra tabla
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Para pasar un texto a una tabla lo seleccionamos y en la pestantildea Insertar
pulsamos el botoacuten Tabla Del menuacute que se despliega para la creacioacuten de tablas elegimos la opcioacuten Convertir texto en tabla
Se abriraacute el cuadro de diaacutelogo Convertir texto en tabla
En eacutel Word nos presentaraacute de queacute
manera va a convertir el texto en
tabla En nuestro ejemplo podemos
comprobar que se van a crear 3
columnas y 6 filas y que para
separar el texto se han usado
Tabulaciones
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Una vez seleccionada la tabla ir a la pestantildea Presentacioacuten y
seleccionar Convertir texto a Se mostraraacute el cuadro de diaacutelogo
Convertir tabla en texto donde podremos elegir queacute caraacutecter
queremos utilizar para separar los datos de cada celda
En nuestro caso elegir
Tabulaciones devolveriacutea
la tabla a su aspecto
original asiacute que vamos a
escoger Puntos y comas y
Marcas de paacuterrafo para
que veas el resultado clic
en aceptar
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SESIOacuteN DE CLASE 03
La revisioacuten ortograacutefica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto
no son erroacuteneas y la revisioacuten gramatical trata de que las frases no contengan
errores gramaticales como por ejemplo Los libros son buenas donde no
concuerdan el geacutenero del sujeto y del adjetivo
Existen dos formas baacutesicas de revisar la ortografiacutea revisar una vez concluida la introduccioacuten del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto Vamos a ver ahora la primera forma
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Revisar al finalizar
Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word y alliacute seleccionar Revisioacuten
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Una vez hemos introducido todo o parte de nuestro documento y queremos revisar la ortografiacutea podemos hacerlo de una de estas formas
1- Haciendo clic en la pestantildea Revisar
y luego sobre el icono de la
barra de herramientas de acceso raacutepido
2- Pulsando la tecla F7
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Ejemplo
En la zona titulada No se encontroacute aparece en color rojo la palabra no
encontrada (vastaron) y la frase del texto en la que se encuentra esa
palabra
Debajo tenemos una zona titulada Sugerencias que contiene una lista con las palabras maacutes parecidas que ha encontrado Word en sus diccionarios En muchos casos como en este dentro de esta lista se encontraraacute la palabra correcta (Bastaron) En este caso el error era el cambio de la B por la V
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Llegados a esta situacioacuten debemos decidir queacute botoacuten de la derecha pulsamos en este caso el maacutes adecuado seriacutea Cambiar todas pero veamos el significado de cada uno de ellos
Omitir una vez No realiza ninguna accioacuten sobre la palabra no encontrada y continua revisando el documento
bull Omitir todas Cada vez que vuelva
a encontrar la misma palabra la pasaraacute por alto sin
realizar ninguna accioacuten sobre ella Continuacutea
revisando el documento
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bull Agregar al diccionario Antildeade la palabra no encontrada al diccionario personalizado Podemos usar esta accioacuten cuando consideremos que la palabra no encontrada es correcta y por lo tanto no queremos que la vuelva a detectar como no encontrada
bull Cambiar La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituiraacute a la palabra no encontrada Si no hay ninguna sugerencia que consideremos acertada podemos escribir directamente sobre la palabra no encontrada la correccioacuten que creamos oportuna y pulsar este botoacuten
bull Cambiar todas
Cambia automaacuteticamente todas las
veces que aparezca la palabra
seleccionada de la lista de sugerencias
por la palabra no encontrada
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bull Autocorreccioacuten Agrega la palabra no encontrada y la palabra seleccionada de la lista de sugerencias a la lista de Autocorreccioacuten Maacutes adelante se explica en queacute consiste la autocorreccioacuten
En el cuadro Idioma del diccionario
tenemos el botoacuten del triaacutengulo para desplegar una lista en la que elegir otro idioma Asegurarse de que el diccionario elegido esteacute disponible en nuestro ordenador
Para corregir el error debemos colocar el cursor en la palabra subrayada y pulsar el botoacuten derecho del ratoacuten entonces apareceraacute una pequentildea ventana como la que vemos en la imagen que nos permitiraacute tratar el error de forma similar a como acabamos de ver para Revisar ortografiacutea al finalizar
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La revisioacuten gramatical trata de corregir los errores en la estructura de las frases
La revisioacuten ortograacutefica existen dos formas baacutesicas de revisar la ortografiacutea revisar una vez concluida la introduccioacuten del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto
Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word y alliacute seleccionar Revisioacuten
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1- Hacer clic en el botoacuten Ortografiacutea y Gramaacutetica del grupo de
herramientas Revisioacuten que se encuentra en la pestantildea Revisar
2- Pulsar la Tecla F7
Debemos dejar sin marcar la casilla Marcar errores gramaticales mientras se escribe y debemos marcar la casilla Revisar ortografiacutea mientras escribe y Aceptar
Una vez realizado este cambio
podemos comenzar a realizar la
revisioacuten de una de estas dos
formas
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Mediante la autocorreccioacuten Word puede corregir algunos errores que no
es capaz de detectar por otros meacutetodos y nos ofrece la posibilidad de
realizar nuestras propias correcciones
Para ver y modificar las diferentes opciones de la
Autocorreccioacuten ir al Botoacuten Office y hacer clic en el
botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar en el menuacute de la izquierda Revisioacuten
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A continuacioacuten hacer clic en el botoacuten
Opciones de Autocorreccioacuten y apareceraacute un
cuadro de diaacutelogo como este vamos a ver las
posibilidades maacutes interesantes
Corregir DOsMAyuacutesculasSEguidas Si activamos esta casilla cuando aparezcan dos mayuacutesculas seguidas al principio de una palabra Word sustituiraacute la segunda mayuacutescula por una minuacutescula
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Poner en mayuacutescula la primera letra de una oracioacuten Pone en mayuacutescula la primera letra despueacutes de un signo de puntuacioacuten que indique el final de una oracioacuten como por ejemplo un punto un final de interrogacioacuten etc
Poner en mayuacutescula la primera
letra de celdas de tablas Cuando
hay texto en una celda hace que
empiece por mayuacutescula
Poner en mayuacutescula los nombres de diacuteas Pone en mayuacutescula los nombres de los diacuteas de la semana
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Corregir el uso accidental de bLOQmAYUacuteS Cuando encuentra una palabra con
la primera letra en minuacutescula y las siguientes en mayuacutesculas la cambia por la
primera en mayuacutescula y las siguientes en minuacutesculas y desactiva el bloqueo de
mayuacutesculas
Reemplazar texto mientras
escribe Al activar esta casilla
sustituye las palabras de la
columna
bull Tambieacuten tenemos disponible el
botoacuten Excepciones que nos permite especificar unas excepciones a algunas opciones de Autocorreccioacuten
Por ejemplo para la casilla Poner en mayuacutescula la
primera letra de una oracioacuten podemos indicar una
lista de abreviaturas para las que no queremos que se
aplique la regla como podemos ver en la imagen
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Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar la categoriacutea Revisioacuten y apareceraacute un cuadro de diaacutelogo como eacuteste
bull Omitir palabras en MAYUacuteSCULAS Si marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las palabras en mayuacutesculas cuando realice la revisioacuten ortograacutefica De esta forma se evita que detecte errores en los nombres de empresas organismos etc que se suelen
escribir en mayuacutesculas
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bullOmitir palabras que contienen nuacutemeros Si
marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las
palabras que contienen nuacutemeros ( Informe34c
Ejercicio54 ) cuando realice la revisioacuten ortograacutefica
bull Omitir archivos y direcciones de Internet Si marcamos esta casilla no daraacute error en los nombres de archivos (cuenta4exe) ni en las direcciones de internet (httpwwwaulacliccom) ni en las direcciones de correo electroacutenico (webmasteraulacliccom)
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SESIOacuteN DE CLASE 04
Mediante la opcioacuten Combinar correspondencia nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas
Por ejemplo podemos escribir cartas personalizadas en las
que soacutelo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en
todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos
variables (los que cambian en cada carta seguacuten la persona)
Cuando combinamos correspondencia estamos utilizando dos elementos fundamentales el documento principal y el origen de datos
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Documento principal Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos
Origen de datos Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal Puede ser de distinta naturaleza por ejemplo puede ser una tabla de MS Access un libro de MS Excel una lista de direcciones de Outlook
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Seleccionar de la pestantildea Correspondencia el menuacute Iniciar combinacioacuten de correspondencia alliacute haz clic en la opcioacuten Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia
Seleccionar la opcioacuten Cartas y hacer clic en Siguiente aparece el segundo paso del asistente
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Definimos el documento inicial es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado Debajo de las tres opciones tenemos una explicacioacuten de la opcioacuten seleccionada en este momento
Seleccionamos el origen de datos como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access una hoja de Excel una tabla en otro archivo Word etc)
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Si seleccionamos la opcioacuten Utilizar una lista existente aparece la
opcioacuten Examinar hacer clic en ella para buscar el archivo que
contiene el origen de datos
Si seleccionamos la opcioacuten Seleccionar de los contactos de
Outlook en lugar de Examinar aparece la opcioacuten Elegir la
carpeta de contactos hacer clic en ella y elegir la carpeta
Si seleccionamos la opcioacuten Escribir una lista nueva en lugar de
Examinar aparece la opcioacuten Crear hacer clic en ella para
introducir los valores en la lista
Al hacer clic en la opcioacuten Examinar se abre el
cuadro de diaacutelogo Seleccionar archivos de
origen de datos en el que indicaremos de
doacutende cogeraacute los datos
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Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia en eacutel vemos los datos que se combinaraacuten y podemos antildeadir opciones que veremos maacutes adelante y clic en Aceptar
En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y antildeadimos los campos de combinacioacuten
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En este paso examinamos las cartas tal como se escribiraacuten con los valores concretos del origen de datos Podemos utilizar los botones ltlt y gtgt para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente podemos Buscar un destinatario concreto Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios para corregir alguacuten error detectado
Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opcioacuten Imprimir Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales En este caso nos permite elegir combinar todos los registros el registro actual o un grupo de registros El documento creado seraacute un documento normal sin combinacioacuten
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Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto pero tambieacuten podemos utilizar los botones de la pestantildea Correspondencia
Permite abrir el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes
Permite insertar en la posicioacuten del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente
Permite insertar en la
posicioacuten del cursor una liacutenea de saludos tal
como vimos con el asistente
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Permite insertar en la posicioacuten
del cursor un campo del origen
de datos
Permite resaltar los campos combinados si la
opcioacuten estaacute activada los datos
correspondientes a campos combinados
aparecen resaltados de esta forma es maacutes faacutecil
localizarlos dentro del documento
Distribuir etiquetas Esta
opcioacuten estaacute disponible con un
documento de tipo etiquetas
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Para incluir un campo de combinacioacuten hacer clic en el icono
de la pestantildea Correspondencia y se abriraacute el cuadro Insertar campo de combinacioacuten con la lista de todos los campos del origen de datos seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botoacuten Insertar Podemos insertar asiacute todos los campos que queramos
Si queremos ver el aspecto que tendraacute el
documento combinado hacer clic en el
botoacuten
Este botoacuten permite ver el documento
principal con los nombres de los campos
o bien con los datos
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Hacer clic sobre el icono
los campos del origen
de datos apareceraacuten resaltados
Pues los siguientes botones permiten
desplazarse por las filas del origen
para comprobar por ejemplo si los
datos que salen son los esperados
Permite ver los datos del
primer registro del origen
Permite visualizar el uacuteltimo
registro
Permite visualizar el
registro anterior
Permite visualizar el
registro siguiente
Este cuadro permite saber queacute registro se estaacute
visualizando y tambieacuten permite ir directamente a un
registro determinado escribiendo el nordm del registro
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Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser
largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un
registro a otro con los botones de desplazamiento en estos
casos se utiliza hacer Clic
En Buscar ponemos el valor que queremos buscar
En Buscar en Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor
Hacer clic en el botoacuten Buscar siguiente
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Haciendo clic en el icono se
abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia donde podremos hacer todo esto
En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los datos del origen de datos que se combinaraacuten con el documento principal)
Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generaraacute una carta (o mensaje de correo electroacutenico o etiqueta etc)
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Si queremos modificarel valor de alguacuten dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en la parte inferior y pulsamos Edicioacuten
Si la lista es muy extensa con el botoacuten Buscando se abriraacute el cuadro de
diaacutelogo Buscar entrada donde podemos introducir un valor y un campo y
se posicionaraacute en el primer destinatario que tenga el valor en ese campo
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Primero tenemos que situarnos en el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia por ejemplo con el icono y clic
En la pestantildea Filtrar registros vamos poniendo la condicioacuten que deberaacuten cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados Se puede poner una condicioacuten o varias En la primera liacutenea se va formando la primera condicioacuten
En Campo seleccionamos el campo
que va a formar parte de la condicioacuten
En Comparacioacuten seleccionamos el tipo de comparacioacuten que vamos a utilizar Los tipos de operaciones son los conocidos (igual distinto menor que mayor que etc)
En Comparado con se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando la comparacioacuten es Vaciacuteo o No vaciacuteo
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Si queremos ordenar los destinatarios por alguacuten campo de ordenacioacuten (por ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea maacutes faacutecil entregarlas a mis empleados)
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El icono abre el cuadro de diaacutelogo Asignar campos donde
definimos estas asociaciones este cuadro de diaacutelogo tambieacuten se
puede abrir siempre que veamos en pantalla un botoacuten Asignar
campos
En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estaacutendares que utilizar Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de datos que corresponde al campo estaacutendar
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La opcioacuten Imprimir documentos permite
enviar a la impresora el resultado de la
combinacioacuten
Podemos imprimir Todos los registros (todos los
destinatarios despueacutes de aplicar los filtros) el Registro
actual (el que estamos visualizando en este momento o un
grupo de registros (Desde - Hasta)
Desde ponemos el nuacutemero de orden del primer registro a combinar dejarlo en blanco indica desde el primero
Hasta ponemos el nuacutemero de orden del uacuteltimo registro a
combinar dejarlo en blanco indica hasta el uacuteltimo
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Desplazarse
Para colocarse en una celda basta hacer clic en ella con el cursor
Una vez tenemos creada la tabla vamos a ver coacutemo
introducir contenido en ella En teacuterminos generales no hay
diferencia entre introducir texto dentro o fuera de una
tabla
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Seleccionar
o Para seleccionar una celda colocar el cursor justo encima del lado
izquierdo de celda y cuando el cursor tome la forma de una
pequentildea flecha negra inclinada hacer clic y la celda se colorearaacute
o Para seleccionar una columna colocar el cursor justo encima de la
columna y cuando el cursor tome la forma de una pequentildea flecha
negra que apunta hacia abajo hacer clic y la columna se colorearaacute
o Para seleccionar una fila hacer lo mismo que para seleccionar una
celda pero haciendo doble clic o tambieacuten colocando el cursor a la
izquierda de la fila y haciendo clic
o Tambieacuten se pueden seleccionar
celdas filas y columnas haciendo
clic dentro de la celda y
arrastrando a lo largo de las
celdas que queramos seleccionar
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Borrar
Para borrar una celda columna o una fila basta con
seleccionarla y pulsar la tecla Retroceso (Backspace) si soacutelo queremos borrar su contenido
pulsar la tecla Suprimir
EliminarEsta opcioacuten se encontrara en herramientas de tabla Se desplegaraacute esta lista para que elijamos entre Eliminar Tabla Eliminar Columna Eliminar Fila o Eliminar Celdas en este uacuteltimo caso Word 2007 nos preguntaraacute tambieacuten coacutemo se desplazan las celdas afectadas
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Para abrir eacutestas herramientas hacer clic sobre una celda de la tabla y nos
encontramos con que debajo de Herramientas de Tabla aparecen dos
pestantildeas nuevas Disentildeo y Presentacioacuten
Observemos coacutemo se componen ambas pestantildeas
La pestantildea Disentildeo muestra las
herramientas que se observan a
continuacioacuten
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Contiene los grupos de herramientas de
acceso directo Opciones de estilo de tabla
Estilos de tabla Dibujar bordes
La pestantildea Presentacioacuten muestra un conjunto de
herramientas de acceso directo como el de la siguiente imagen
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Contiene los grupos de herramientas de acceso directo Tabla
Filas y columnas Combinar Tamantildeo de celda Alineacioacuten
Datos
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Vamos a ver las funciones
maacutes interesantes de eacutestas
herramientas
Laacutepiz Como ya hemos visto con este laacutepiz se pueden crear tablas dibujaacutendolas con el ratoacuten
Borrador Es el complemento del
laacutepiz en la creacioacuten de tablas ya
que permite borrar las liacuteneas de la
tabla Basta colocarse en la liacutenea a
borrar y hacer clic
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Estilo de liacutenea y grosor de liacutenea Con estas dos funciones
podemos cambiar el estilo y el grosor de las liacuteneas que
forman la tabla Seleccionar en la barra el estilo o el grosor
adecuado e ir a la tabla para aplicarlo a las liacuteneas que
queramos
Color de la pluma Con este
icono podemos dar color a los
bordes de la tabla elegir el tipo
de borde y rellenar las celdas
con color
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Haciendo clic con el botoacuten derecho del ratoacuten sobre
una tabla se abre el menuacute contextual de Tablas
como muestra esta imagen
Desde aquiacute podemos ejecutar algunas de las funciones que acabamos
de ver en la barra de herramientas de Tablas y bordes y tambieacuten
podemos acceder a Propiedades de tabla donde encontraremos las
distintas formas de ajustar el texto que rodea la tabla asiacute como la
forma de establecer maacutergenes y espaciado en las celdas
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Dentro de las herramientas Organizar se encuentra el botoacuten Ajuste de texto al hacer clic alliacute se abre un menuacute desplegable con varias opciones Observa la imagen de la derecha Alliacute basta con elegir el estilo de ajuste adecuado (Cuadrado Estrecho etc)
Al seleccionar estas opciones la imagen se podraacute mover donde el usuario desee
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Esta opcioacuten nos permite crear una tabla dentro de otra Es decir dentro de una casilla podemos crear una nueva tabla con sus propias caracteriacutesticas
- Si eliminamos la tabla principal tambieacuten desaparece la tabla anidada - Tambieacuten se pueden colocar dos tablas paralelas una al lado de la otra
iquestCoacutemo se hace Simplemente hay que colocar el cursor en la celda que queramos e insertar otra tabla
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Para pasar un texto a una tabla lo seleccionamos y en la pestantildea Insertar
pulsamos el botoacuten Tabla Del menuacute que se despliega para la creacioacuten de tablas elegimos la opcioacuten Convertir texto en tabla
Se abriraacute el cuadro de diaacutelogo Convertir texto en tabla
En eacutel Word nos presentaraacute de queacute
manera va a convertir el texto en
tabla En nuestro ejemplo podemos
comprobar que se van a crear 3
columnas y 6 filas y que para
separar el texto se han usado
Tabulaciones
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Una vez seleccionada la tabla ir a la pestantildea Presentacioacuten y
seleccionar Convertir texto a Se mostraraacute el cuadro de diaacutelogo
Convertir tabla en texto donde podremos elegir queacute caraacutecter
queremos utilizar para separar los datos de cada celda
En nuestro caso elegir
Tabulaciones devolveriacutea
la tabla a su aspecto
original asiacute que vamos a
escoger Puntos y comas y
Marcas de paacuterrafo para
que veas el resultado clic
en aceptar
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SESIOacuteN DE CLASE 03
La revisioacuten ortograacutefica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto
no son erroacuteneas y la revisioacuten gramatical trata de que las frases no contengan
errores gramaticales como por ejemplo Los libros son buenas donde no
concuerdan el geacutenero del sujeto y del adjetivo
Existen dos formas baacutesicas de revisar la ortografiacutea revisar una vez concluida la introduccioacuten del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto Vamos a ver ahora la primera forma
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Revisar al finalizar
Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word y alliacute seleccionar Revisioacuten
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Una vez hemos introducido todo o parte de nuestro documento y queremos revisar la ortografiacutea podemos hacerlo de una de estas formas
1- Haciendo clic en la pestantildea Revisar
y luego sobre el icono de la
barra de herramientas de acceso raacutepido
2- Pulsando la tecla F7
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Ejemplo
En la zona titulada No se encontroacute aparece en color rojo la palabra no
encontrada (vastaron) y la frase del texto en la que se encuentra esa
palabra
Debajo tenemos una zona titulada Sugerencias que contiene una lista con las palabras maacutes parecidas que ha encontrado Word en sus diccionarios En muchos casos como en este dentro de esta lista se encontraraacute la palabra correcta (Bastaron) En este caso el error era el cambio de la B por la V
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Llegados a esta situacioacuten debemos decidir queacute botoacuten de la derecha pulsamos en este caso el maacutes adecuado seriacutea Cambiar todas pero veamos el significado de cada uno de ellos
Omitir una vez No realiza ninguna accioacuten sobre la palabra no encontrada y continua revisando el documento
bull Omitir todas Cada vez que vuelva
a encontrar la misma palabra la pasaraacute por alto sin
realizar ninguna accioacuten sobre ella Continuacutea
revisando el documento
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bull Agregar al diccionario Antildeade la palabra no encontrada al diccionario personalizado Podemos usar esta accioacuten cuando consideremos que la palabra no encontrada es correcta y por lo tanto no queremos que la vuelva a detectar como no encontrada
bull Cambiar La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituiraacute a la palabra no encontrada Si no hay ninguna sugerencia que consideremos acertada podemos escribir directamente sobre la palabra no encontrada la correccioacuten que creamos oportuna y pulsar este botoacuten
bull Cambiar todas
Cambia automaacuteticamente todas las
veces que aparezca la palabra
seleccionada de la lista de sugerencias
por la palabra no encontrada
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bull Autocorreccioacuten Agrega la palabra no encontrada y la palabra seleccionada de la lista de sugerencias a la lista de Autocorreccioacuten Maacutes adelante se explica en queacute consiste la autocorreccioacuten
En el cuadro Idioma del diccionario
tenemos el botoacuten del triaacutengulo para desplegar una lista en la que elegir otro idioma Asegurarse de que el diccionario elegido esteacute disponible en nuestro ordenador
Para corregir el error debemos colocar el cursor en la palabra subrayada y pulsar el botoacuten derecho del ratoacuten entonces apareceraacute una pequentildea ventana como la que vemos en la imagen que nos permitiraacute tratar el error de forma similar a como acabamos de ver para Revisar ortografiacutea al finalizar
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La revisioacuten gramatical trata de corregir los errores en la estructura de las frases
La revisioacuten ortograacutefica existen dos formas baacutesicas de revisar la ortografiacutea revisar una vez concluida la introduccioacuten del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto
Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word y alliacute seleccionar Revisioacuten
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1- Hacer clic en el botoacuten Ortografiacutea y Gramaacutetica del grupo de
herramientas Revisioacuten que se encuentra en la pestantildea Revisar
2- Pulsar la Tecla F7
Debemos dejar sin marcar la casilla Marcar errores gramaticales mientras se escribe y debemos marcar la casilla Revisar ortografiacutea mientras escribe y Aceptar
Una vez realizado este cambio
podemos comenzar a realizar la
revisioacuten de una de estas dos
formas
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Mediante la autocorreccioacuten Word puede corregir algunos errores que no
es capaz de detectar por otros meacutetodos y nos ofrece la posibilidad de
realizar nuestras propias correcciones
Para ver y modificar las diferentes opciones de la
Autocorreccioacuten ir al Botoacuten Office y hacer clic en el
botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar en el menuacute de la izquierda Revisioacuten
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A continuacioacuten hacer clic en el botoacuten
Opciones de Autocorreccioacuten y apareceraacute un
cuadro de diaacutelogo como este vamos a ver las
posibilidades maacutes interesantes
Corregir DOsMAyuacutesculasSEguidas Si activamos esta casilla cuando aparezcan dos mayuacutesculas seguidas al principio de una palabra Word sustituiraacute la segunda mayuacutescula por una minuacutescula
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Poner en mayuacutescula la primera letra de una oracioacuten Pone en mayuacutescula la primera letra despueacutes de un signo de puntuacioacuten que indique el final de una oracioacuten como por ejemplo un punto un final de interrogacioacuten etc
Poner en mayuacutescula la primera
letra de celdas de tablas Cuando
hay texto en una celda hace que
empiece por mayuacutescula
Poner en mayuacutescula los nombres de diacuteas Pone en mayuacutescula los nombres de los diacuteas de la semana
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Corregir el uso accidental de bLOQmAYUacuteS Cuando encuentra una palabra con
la primera letra en minuacutescula y las siguientes en mayuacutesculas la cambia por la
primera en mayuacutescula y las siguientes en minuacutesculas y desactiva el bloqueo de
mayuacutesculas
Reemplazar texto mientras
escribe Al activar esta casilla
sustituye las palabras de la
columna
bull Tambieacuten tenemos disponible el
botoacuten Excepciones que nos permite especificar unas excepciones a algunas opciones de Autocorreccioacuten
Por ejemplo para la casilla Poner en mayuacutescula la
primera letra de una oracioacuten podemos indicar una
lista de abreviaturas para las que no queremos que se
aplique la regla como podemos ver en la imagen
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Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar la categoriacutea Revisioacuten y apareceraacute un cuadro de diaacutelogo como eacuteste
bull Omitir palabras en MAYUacuteSCULAS Si marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las palabras en mayuacutesculas cuando realice la revisioacuten ortograacutefica De esta forma se evita que detecte errores en los nombres de empresas organismos etc que se suelen
escribir en mayuacutesculas
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bullOmitir palabras que contienen nuacutemeros Si
marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las
palabras que contienen nuacutemeros ( Informe34c
Ejercicio54 ) cuando realice la revisioacuten ortograacutefica
bull Omitir archivos y direcciones de Internet Si marcamos esta casilla no daraacute error en los nombres de archivos (cuenta4exe) ni en las direcciones de internet (httpwwwaulacliccom) ni en las direcciones de correo electroacutenico (webmasteraulacliccom)
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SESIOacuteN DE CLASE 04
Mediante la opcioacuten Combinar correspondencia nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas
Por ejemplo podemos escribir cartas personalizadas en las
que soacutelo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en
todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos
variables (los que cambian en cada carta seguacuten la persona)
Cuando combinamos correspondencia estamos utilizando dos elementos fundamentales el documento principal y el origen de datos
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Documento principal Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos
Origen de datos Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal Puede ser de distinta naturaleza por ejemplo puede ser una tabla de MS Access un libro de MS Excel una lista de direcciones de Outlook
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Seleccionar de la pestantildea Correspondencia el menuacute Iniciar combinacioacuten de correspondencia alliacute haz clic en la opcioacuten Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia
Seleccionar la opcioacuten Cartas y hacer clic en Siguiente aparece el segundo paso del asistente
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Definimos el documento inicial es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado Debajo de las tres opciones tenemos una explicacioacuten de la opcioacuten seleccionada en este momento
Seleccionamos el origen de datos como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access una hoja de Excel una tabla en otro archivo Word etc)
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Si seleccionamos la opcioacuten Utilizar una lista existente aparece la
opcioacuten Examinar hacer clic en ella para buscar el archivo que
contiene el origen de datos
Si seleccionamos la opcioacuten Seleccionar de los contactos de
Outlook en lugar de Examinar aparece la opcioacuten Elegir la
carpeta de contactos hacer clic en ella y elegir la carpeta
Si seleccionamos la opcioacuten Escribir una lista nueva en lugar de
Examinar aparece la opcioacuten Crear hacer clic en ella para
introducir los valores en la lista
Al hacer clic en la opcioacuten Examinar se abre el
cuadro de diaacutelogo Seleccionar archivos de
origen de datos en el que indicaremos de
doacutende cogeraacute los datos
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Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia en eacutel vemos los datos que se combinaraacuten y podemos antildeadir opciones que veremos maacutes adelante y clic en Aceptar
En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y antildeadimos los campos de combinacioacuten
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En este paso examinamos las cartas tal como se escribiraacuten con los valores concretos del origen de datos Podemos utilizar los botones ltlt y gtgt para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente podemos Buscar un destinatario concreto Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios para corregir alguacuten error detectado
Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opcioacuten Imprimir Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales En este caso nos permite elegir combinar todos los registros el registro actual o un grupo de registros El documento creado seraacute un documento normal sin combinacioacuten
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Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto pero tambieacuten podemos utilizar los botones de la pestantildea Correspondencia
Permite abrir el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes
Permite insertar en la posicioacuten del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente
Permite insertar en la
posicioacuten del cursor una liacutenea de saludos tal
como vimos con el asistente
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Permite insertar en la posicioacuten
del cursor un campo del origen
de datos
Permite resaltar los campos combinados si la
opcioacuten estaacute activada los datos
correspondientes a campos combinados
aparecen resaltados de esta forma es maacutes faacutecil
localizarlos dentro del documento
Distribuir etiquetas Esta
opcioacuten estaacute disponible con un
documento de tipo etiquetas
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Para incluir un campo de combinacioacuten hacer clic en el icono
de la pestantildea Correspondencia y se abriraacute el cuadro Insertar campo de combinacioacuten con la lista de todos los campos del origen de datos seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botoacuten Insertar Podemos insertar asiacute todos los campos que queramos
Si queremos ver el aspecto que tendraacute el
documento combinado hacer clic en el
botoacuten
Este botoacuten permite ver el documento
principal con los nombres de los campos
o bien con los datos
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Hacer clic sobre el icono
los campos del origen
de datos apareceraacuten resaltados
Pues los siguientes botones permiten
desplazarse por las filas del origen
para comprobar por ejemplo si los
datos que salen son los esperados
Permite ver los datos del
primer registro del origen
Permite visualizar el uacuteltimo
registro
Permite visualizar el
registro anterior
Permite visualizar el
registro siguiente
Este cuadro permite saber queacute registro se estaacute
visualizando y tambieacuten permite ir directamente a un
registro determinado escribiendo el nordm del registro
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Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser
largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un
registro a otro con los botones de desplazamiento en estos
casos se utiliza hacer Clic
En Buscar ponemos el valor que queremos buscar
En Buscar en Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor
Hacer clic en el botoacuten Buscar siguiente
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Haciendo clic en el icono se
abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia donde podremos hacer todo esto
En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los datos del origen de datos que se combinaraacuten con el documento principal)
Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generaraacute una carta (o mensaje de correo electroacutenico o etiqueta etc)
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Si queremos modificarel valor de alguacuten dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en la parte inferior y pulsamos Edicioacuten
Si la lista es muy extensa con el botoacuten Buscando se abriraacute el cuadro de
diaacutelogo Buscar entrada donde podemos introducir un valor y un campo y
se posicionaraacute en el primer destinatario que tenga el valor en ese campo
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Primero tenemos que situarnos en el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia por ejemplo con el icono y clic
En la pestantildea Filtrar registros vamos poniendo la condicioacuten que deberaacuten cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados Se puede poner una condicioacuten o varias En la primera liacutenea se va formando la primera condicioacuten
En Campo seleccionamos el campo
que va a formar parte de la condicioacuten
En Comparacioacuten seleccionamos el tipo de comparacioacuten que vamos a utilizar Los tipos de operaciones son los conocidos (igual distinto menor que mayor que etc)
En Comparado con se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando la comparacioacuten es Vaciacuteo o No vaciacuteo
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Si queremos ordenar los destinatarios por alguacuten campo de ordenacioacuten (por ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea maacutes faacutecil entregarlas a mis empleados)
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El icono abre el cuadro de diaacutelogo Asignar campos donde
definimos estas asociaciones este cuadro de diaacutelogo tambieacuten se
puede abrir siempre que veamos en pantalla un botoacuten Asignar
campos
En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estaacutendares que utilizar Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de datos que corresponde al campo estaacutendar
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La opcioacuten Imprimir documentos permite
enviar a la impresora el resultado de la
combinacioacuten
Podemos imprimir Todos los registros (todos los
destinatarios despueacutes de aplicar los filtros) el Registro
actual (el que estamos visualizando en este momento o un
grupo de registros (Desde - Hasta)
Desde ponemos el nuacutemero de orden del primer registro a combinar dejarlo en blanco indica desde el primero
Hasta ponemos el nuacutemero de orden del uacuteltimo registro a
combinar dejarlo en blanco indica hasta el uacuteltimo
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Seleccionar
o Para seleccionar una celda colocar el cursor justo encima del lado
izquierdo de celda y cuando el cursor tome la forma de una
pequentildea flecha negra inclinada hacer clic y la celda se colorearaacute
o Para seleccionar una columna colocar el cursor justo encima de la
columna y cuando el cursor tome la forma de una pequentildea flecha
negra que apunta hacia abajo hacer clic y la columna se colorearaacute
o Para seleccionar una fila hacer lo mismo que para seleccionar una
celda pero haciendo doble clic o tambieacuten colocando el cursor a la
izquierda de la fila y haciendo clic
o Tambieacuten se pueden seleccionar
celdas filas y columnas haciendo
clic dentro de la celda y
arrastrando a lo largo de las
celdas que queramos seleccionar
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Borrar
Para borrar una celda columna o una fila basta con
seleccionarla y pulsar la tecla Retroceso (Backspace) si soacutelo queremos borrar su contenido
pulsar la tecla Suprimir
EliminarEsta opcioacuten se encontrara en herramientas de tabla Se desplegaraacute esta lista para que elijamos entre Eliminar Tabla Eliminar Columna Eliminar Fila o Eliminar Celdas en este uacuteltimo caso Word 2007 nos preguntaraacute tambieacuten coacutemo se desplazan las celdas afectadas
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Para abrir eacutestas herramientas hacer clic sobre una celda de la tabla y nos
encontramos con que debajo de Herramientas de Tabla aparecen dos
pestantildeas nuevas Disentildeo y Presentacioacuten
Observemos coacutemo se componen ambas pestantildeas
La pestantildea Disentildeo muestra las
herramientas que se observan a
continuacioacuten
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Contiene los grupos de herramientas de
acceso directo Opciones de estilo de tabla
Estilos de tabla Dibujar bordes
La pestantildea Presentacioacuten muestra un conjunto de
herramientas de acceso directo como el de la siguiente imagen
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Contiene los grupos de herramientas de acceso directo Tabla
Filas y columnas Combinar Tamantildeo de celda Alineacioacuten
Datos
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Vamos a ver las funciones
maacutes interesantes de eacutestas
herramientas
Laacutepiz Como ya hemos visto con este laacutepiz se pueden crear tablas dibujaacutendolas con el ratoacuten
Borrador Es el complemento del
laacutepiz en la creacioacuten de tablas ya
que permite borrar las liacuteneas de la
tabla Basta colocarse en la liacutenea a
borrar y hacer clic
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Estilo de liacutenea y grosor de liacutenea Con estas dos funciones
podemos cambiar el estilo y el grosor de las liacuteneas que
forman la tabla Seleccionar en la barra el estilo o el grosor
adecuado e ir a la tabla para aplicarlo a las liacuteneas que
queramos
Color de la pluma Con este
icono podemos dar color a los
bordes de la tabla elegir el tipo
de borde y rellenar las celdas
con color
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Haciendo clic con el botoacuten derecho del ratoacuten sobre
una tabla se abre el menuacute contextual de Tablas
como muestra esta imagen
Desde aquiacute podemos ejecutar algunas de las funciones que acabamos
de ver en la barra de herramientas de Tablas y bordes y tambieacuten
podemos acceder a Propiedades de tabla donde encontraremos las
distintas formas de ajustar el texto que rodea la tabla asiacute como la
forma de establecer maacutergenes y espaciado en las celdas
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Dentro de las herramientas Organizar se encuentra el botoacuten Ajuste de texto al hacer clic alliacute se abre un menuacute desplegable con varias opciones Observa la imagen de la derecha Alliacute basta con elegir el estilo de ajuste adecuado (Cuadrado Estrecho etc)
Al seleccionar estas opciones la imagen se podraacute mover donde el usuario desee
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Esta opcioacuten nos permite crear una tabla dentro de otra Es decir dentro de una casilla podemos crear una nueva tabla con sus propias caracteriacutesticas
- Si eliminamos la tabla principal tambieacuten desaparece la tabla anidada - Tambieacuten se pueden colocar dos tablas paralelas una al lado de la otra
iquestCoacutemo se hace Simplemente hay que colocar el cursor en la celda que queramos e insertar otra tabla
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Para pasar un texto a una tabla lo seleccionamos y en la pestantildea Insertar
pulsamos el botoacuten Tabla Del menuacute que se despliega para la creacioacuten de tablas elegimos la opcioacuten Convertir texto en tabla
Se abriraacute el cuadro de diaacutelogo Convertir texto en tabla
En eacutel Word nos presentaraacute de queacute
manera va a convertir el texto en
tabla En nuestro ejemplo podemos
comprobar que se van a crear 3
columnas y 6 filas y que para
separar el texto se han usado
Tabulaciones
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Una vez seleccionada la tabla ir a la pestantildea Presentacioacuten y
seleccionar Convertir texto a Se mostraraacute el cuadro de diaacutelogo
Convertir tabla en texto donde podremos elegir queacute caraacutecter
queremos utilizar para separar los datos de cada celda
En nuestro caso elegir
Tabulaciones devolveriacutea
la tabla a su aspecto
original asiacute que vamos a
escoger Puntos y comas y
Marcas de paacuterrafo para
que veas el resultado clic
en aceptar
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SESIOacuteN DE CLASE 03
La revisioacuten ortograacutefica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto
no son erroacuteneas y la revisioacuten gramatical trata de que las frases no contengan
errores gramaticales como por ejemplo Los libros son buenas donde no
concuerdan el geacutenero del sujeto y del adjetivo
Existen dos formas baacutesicas de revisar la ortografiacutea revisar una vez concluida la introduccioacuten del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto Vamos a ver ahora la primera forma
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Revisar al finalizar
Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word y alliacute seleccionar Revisioacuten
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Una vez hemos introducido todo o parte de nuestro documento y queremos revisar la ortografiacutea podemos hacerlo de una de estas formas
1- Haciendo clic en la pestantildea Revisar
y luego sobre el icono de la
barra de herramientas de acceso raacutepido
2- Pulsando la tecla F7
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Ejemplo
En la zona titulada No se encontroacute aparece en color rojo la palabra no
encontrada (vastaron) y la frase del texto en la que se encuentra esa
palabra
Debajo tenemos una zona titulada Sugerencias que contiene una lista con las palabras maacutes parecidas que ha encontrado Word en sus diccionarios En muchos casos como en este dentro de esta lista se encontraraacute la palabra correcta (Bastaron) En este caso el error era el cambio de la B por la V
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Llegados a esta situacioacuten debemos decidir queacute botoacuten de la derecha pulsamos en este caso el maacutes adecuado seriacutea Cambiar todas pero veamos el significado de cada uno de ellos
Omitir una vez No realiza ninguna accioacuten sobre la palabra no encontrada y continua revisando el documento
bull Omitir todas Cada vez que vuelva
a encontrar la misma palabra la pasaraacute por alto sin
realizar ninguna accioacuten sobre ella Continuacutea
revisando el documento
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bull Agregar al diccionario Antildeade la palabra no encontrada al diccionario personalizado Podemos usar esta accioacuten cuando consideremos que la palabra no encontrada es correcta y por lo tanto no queremos que la vuelva a detectar como no encontrada
bull Cambiar La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituiraacute a la palabra no encontrada Si no hay ninguna sugerencia que consideremos acertada podemos escribir directamente sobre la palabra no encontrada la correccioacuten que creamos oportuna y pulsar este botoacuten
bull Cambiar todas
Cambia automaacuteticamente todas las
veces que aparezca la palabra
seleccionada de la lista de sugerencias
por la palabra no encontrada
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bull Autocorreccioacuten Agrega la palabra no encontrada y la palabra seleccionada de la lista de sugerencias a la lista de Autocorreccioacuten Maacutes adelante se explica en queacute consiste la autocorreccioacuten
En el cuadro Idioma del diccionario
tenemos el botoacuten del triaacutengulo para desplegar una lista en la que elegir otro idioma Asegurarse de que el diccionario elegido esteacute disponible en nuestro ordenador
Para corregir el error debemos colocar el cursor en la palabra subrayada y pulsar el botoacuten derecho del ratoacuten entonces apareceraacute una pequentildea ventana como la que vemos en la imagen que nos permitiraacute tratar el error de forma similar a como acabamos de ver para Revisar ortografiacutea al finalizar
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La revisioacuten gramatical trata de corregir los errores en la estructura de las frases
La revisioacuten ortograacutefica existen dos formas baacutesicas de revisar la ortografiacutea revisar una vez concluida la introduccioacuten del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto
Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word y alliacute seleccionar Revisioacuten
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1- Hacer clic en el botoacuten Ortografiacutea y Gramaacutetica del grupo de
herramientas Revisioacuten que se encuentra en la pestantildea Revisar
2- Pulsar la Tecla F7
Debemos dejar sin marcar la casilla Marcar errores gramaticales mientras se escribe y debemos marcar la casilla Revisar ortografiacutea mientras escribe y Aceptar
Una vez realizado este cambio
podemos comenzar a realizar la
revisioacuten de una de estas dos
formas
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Mediante la autocorreccioacuten Word puede corregir algunos errores que no
es capaz de detectar por otros meacutetodos y nos ofrece la posibilidad de
realizar nuestras propias correcciones
Para ver y modificar las diferentes opciones de la
Autocorreccioacuten ir al Botoacuten Office y hacer clic en el
botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar en el menuacute de la izquierda Revisioacuten
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A continuacioacuten hacer clic en el botoacuten
Opciones de Autocorreccioacuten y apareceraacute un
cuadro de diaacutelogo como este vamos a ver las
posibilidades maacutes interesantes
Corregir DOsMAyuacutesculasSEguidas Si activamos esta casilla cuando aparezcan dos mayuacutesculas seguidas al principio de una palabra Word sustituiraacute la segunda mayuacutescula por una minuacutescula
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Poner en mayuacutescula la primera letra de una oracioacuten Pone en mayuacutescula la primera letra despueacutes de un signo de puntuacioacuten que indique el final de una oracioacuten como por ejemplo un punto un final de interrogacioacuten etc
Poner en mayuacutescula la primera
letra de celdas de tablas Cuando
hay texto en una celda hace que
empiece por mayuacutescula
Poner en mayuacutescula los nombres de diacuteas Pone en mayuacutescula los nombres de los diacuteas de la semana
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Corregir el uso accidental de bLOQmAYUacuteS Cuando encuentra una palabra con
la primera letra en minuacutescula y las siguientes en mayuacutesculas la cambia por la
primera en mayuacutescula y las siguientes en minuacutesculas y desactiva el bloqueo de
mayuacutesculas
Reemplazar texto mientras
escribe Al activar esta casilla
sustituye las palabras de la
columna
bull Tambieacuten tenemos disponible el
botoacuten Excepciones que nos permite especificar unas excepciones a algunas opciones de Autocorreccioacuten
Por ejemplo para la casilla Poner en mayuacutescula la
primera letra de una oracioacuten podemos indicar una
lista de abreviaturas para las que no queremos que se
aplique la regla como podemos ver en la imagen
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Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar la categoriacutea Revisioacuten y apareceraacute un cuadro de diaacutelogo como eacuteste
bull Omitir palabras en MAYUacuteSCULAS Si marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las palabras en mayuacutesculas cuando realice la revisioacuten ortograacutefica De esta forma se evita que detecte errores en los nombres de empresas organismos etc que se suelen
escribir en mayuacutesculas
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bullOmitir palabras que contienen nuacutemeros Si
marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las
palabras que contienen nuacutemeros ( Informe34c
Ejercicio54 ) cuando realice la revisioacuten ortograacutefica
bull Omitir archivos y direcciones de Internet Si marcamos esta casilla no daraacute error en los nombres de archivos (cuenta4exe) ni en las direcciones de internet (httpwwwaulacliccom) ni en las direcciones de correo electroacutenico (webmasteraulacliccom)
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SESIOacuteN DE CLASE 04
Mediante la opcioacuten Combinar correspondencia nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas
Por ejemplo podemos escribir cartas personalizadas en las
que soacutelo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en
todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos
variables (los que cambian en cada carta seguacuten la persona)
Cuando combinamos correspondencia estamos utilizando dos elementos fundamentales el documento principal y el origen de datos
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Documento principal Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos
Origen de datos Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal Puede ser de distinta naturaleza por ejemplo puede ser una tabla de MS Access un libro de MS Excel una lista de direcciones de Outlook
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Seleccionar de la pestantildea Correspondencia el menuacute Iniciar combinacioacuten de correspondencia alliacute haz clic en la opcioacuten Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia
Seleccionar la opcioacuten Cartas y hacer clic en Siguiente aparece el segundo paso del asistente
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Definimos el documento inicial es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado Debajo de las tres opciones tenemos una explicacioacuten de la opcioacuten seleccionada en este momento
Seleccionamos el origen de datos como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access una hoja de Excel una tabla en otro archivo Word etc)
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Si seleccionamos la opcioacuten Utilizar una lista existente aparece la
opcioacuten Examinar hacer clic en ella para buscar el archivo que
contiene el origen de datos
Si seleccionamos la opcioacuten Seleccionar de los contactos de
Outlook en lugar de Examinar aparece la opcioacuten Elegir la
carpeta de contactos hacer clic en ella y elegir la carpeta
Si seleccionamos la opcioacuten Escribir una lista nueva en lugar de
Examinar aparece la opcioacuten Crear hacer clic en ella para
introducir los valores en la lista
Al hacer clic en la opcioacuten Examinar se abre el
cuadro de diaacutelogo Seleccionar archivos de
origen de datos en el que indicaremos de
doacutende cogeraacute los datos
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Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia en eacutel vemos los datos que se combinaraacuten y podemos antildeadir opciones que veremos maacutes adelante y clic en Aceptar
En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y antildeadimos los campos de combinacioacuten
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En este paso examinamos las cartas tal como se escribiraacuten con los valores concretos del origen de datos Podemos utilizar los botones ltlt y gtgt para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente podemos Buscar un destinatario concreto Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios para corregir alguacuten error detectado
Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opcioacuten Imprimir Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales En este caso nos permite elegir combinar todos los registros el registro actual o un grupo de registros El documento creado seraacute un documento normal sin combinacioacuten
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Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto pero tambieacuten podemos utilizar los botones de la pestantildea Correspondencia
Permite abrir el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes
Permite insertar en la posicioacuten del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente
Permite insertar en la
posicioacuten del cursor una liacutenea de saludos tal
como vimos con el asistente
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Permite insertar en la posicioacuten
del cursor un campo del origen
de datos
Permite resaltar los campos combinados si la
opcioacuten estaacute activada los datos
correspondientes a campos combinados
aparecen resaltados de esta forma es maacutes faacutecil
localizarlos dentro del documento
Distribuir etiquetas Esta
opcioacuten estaacute disponible con un
documento de tipo etiquetas
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Para incluir un campo de combinacioacuten hacer clic en el icono
de la pestantildea Correspondencia y se abriraacute el cuadro Insertar campo de combinacioacuten con la lista de todos los campos del origen de datos seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botoacuten Insertar Podemos insertar asiacute todos los campos que queramos
Si queremos ver el aspecto que tendraacute el
documento combinado hacer clic en el
botoacuten
Este botoacuten permite ver el documento
principal con los nombres de los campos
o bien con los datos
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Hacer clic sobre el icono
los campos del origen
de datos apareceraacuten resaltados
Pues los siguientes botones permiten
desplazarse por las filas del origen
para comprobar por ejemplo si los
datos que salen son los esperados
Permite ver los datos del
primer registro del origen
Permite visualizar el uacuteltimo
registro
Permite visualizar el
registro anterior
Permite visualizar el
registro siguiente
Este cuadro permite saber queacute registro se estaacute
visualizando y tambieacuten permite ir directamente a un
registro determinado escribiendo el nordm del registro
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Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser
largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un
registro a otro con los botones de desplazamiento en estos
casos se utiliza hacer Clic
En Buscar ponemos el valor que queremos buscar
En Buscar en Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor
Hacer clic en el botoacuten Buscar siguiente
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Haciendo clic en el icono se
abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia donde podremos hacer todo esto
En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los datos del origen de datos que se combinaraacuten con el documento principal)
Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generaraacute una carta (o mensaje de correo electroacutenico o etiqueta etc)
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Si queremos modificarel valor de alguacuten dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en la parte inferior y pulsamos Edicioacuten
Si la lista es muy extensa con el botoacuten Buscando se abriraacute el cuadro de
diaacutelogo Buscar entrada donde podemos introducir un valor y un campo y
se posicionaraacute en el primer destinatario que tenga el valor en ese campo
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Primero tenemos que situarnos en el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia por ejemplo con el icono y clic
En la pestantildea Filtrar registros vamos poniendo la condicioacuten que deberaacuten cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados Se puede poner una condicioacuten o varias En la primera liacutenea se va formando la primera condicioacuten
En Campo seleccionamos el campo
que va a formar parte de la condicioacuten
En Comparacioacuten seleccionamos el tipo de comparacioacuten que vamos a utilizar Los tipos de operaciones son los conocidos (igual distinto menor que mayor que etc)
En Comparado con se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando la comparacioacuten es Vaciacuteo o No vaciacuteo
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Si queremos ordenar los destinatarios por alguacuten campo de ordenacioacuten (por ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea maacutes faacutecil entregarlas a mis empleados)
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El icono abre el cuadro de diaacutelogo Asignar campos donde
definimos estas asociaciones este cuadro de diaacutelogo tambieacuten se
puede abrir siempre que veamos en pantalla un botoacuten Asignar
campos
En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estaacutendares que utilizar Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de datos que corresponde al campo estaacutendar
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La opcioacuten Imprimir documentos permite
enviar a la impresora el resultado de la
combinacioacuten
Podemos imprimir Todos los registros (todos los
destinatarios despueacutes de aplicar los filtros) el Registro
actual (el que estamos visualizando en este momento o un
grupo de registros (Desde - Hasta)
Desde ponemos el nuacutemero de orden del primer registro a combinar dejarlo en blanco indica desde el primero
Hasta ponemos el nuacutemero de orden del uacuteltimo registro a
combinar dejarlo en blanco indica hasta el uacuteltimo
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Borrar
Para borrar una celda columna o una fila basta con
seleccionarla y pulsar la tecla Retroceso (Backspace) si soacutelo queremos borrar su contenido
pulsar la tecla Suprimir
EliminarEsta opcioacuten se encontrara en herramientas de tabla Se desplegaraacute esta lista para que elijamos entre Eliminar Tabla Eliminar Columna Eliminar Fila o Eliminar Celdas en este uacuteltimo caso Word 2007 nos preguntaraacute tambieacuten coacutemo se desplazan las celdas afectadas
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Para abrir eacutestas herramientas hacer clic sobre una celda de la tabla y nos
encontramos con que debajo de Herramientas de Tabla aparecen dos
pestantildeas nuevas Disentildeo y Presentacioacuten
Observemos coacutemo se componen ambas pestantildeas
La pestantildea Disentildeo muestra las
herramientas que se observan a
continuacioacuten
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Contiene los grupos de herramientas de
acceso directo Opciones de estilo de tabla
Estilos de tabla Dibujar bordes
La pestantildea Presentacioacuten muestra un conjunto de
herramientas de acceso directo como el de la siguiente imagen
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Contiene los grupos de herramientas de acceso directo Tabla
Filas y columnas Combinar Tamantildeo de celda Alineacioacuten
Datos
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Vamos a ver las funciones
maacutes interesantes de eacutestas
herramientas
Laacutepiz Como ya hemos visto con este laacutepiz se pueden crear tablas dibujaacutendolas con el ratoacuten
Borrador Es el complemento del
laacutepiz en la creacioacuten de tablas ya
que permite borrar las liacuteneas de la
tabla Basta colocarse en la liacutenea a
borrar y hacer clic
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Estilo de liacutenea y grosor de liacutenea Con estas dos funciones
podemos cambiar el estilo y el grosor de las liacuteneas que
forman la tabla Seleccionar en la barra el estilo o el grosor
adecuado e ir a la tabla para aplicarlo a las liacuteneas que
queramos
Color de la pluma Con este
icono podemos dar color a los
bordes de la tabla elegir el tipo
de borde y rellenar las celdas
con color
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Haciendo clic con el botoacuten derecho del ratoacuten sobre
una tabla se abre el menuacute contextual de Tablas
como muestra esta imagen
Desde aquiacute podemos ejecutar algunas de las funciones que acabamos
de ver en la barra de herramientas de Tablas y bordes y tambieacuten
podemos acceder a Propiedades de tabla donde encontraremos las
distintas formas de ajustar el texto que rodea la tabla asiacute como la
forma de establecer maacutergenes y espaciado en las celdas
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Dentro de las herramientas Organizar se encuentra el botoacuten Ajuste de texto al hacer clic alliacute se abre un menuacute desplegable con varias opciones Observa la imagen de la derecha Alliacute basta con elegir el estilo de ajuste adecuado (Cuadrado Estrecho etc)
Al seleccionar estas opciones la imagen se podraacute mover donde el usuario desee
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Esta opcioacuten nos permite crear una tabla dentro de otra Es decir dentro de una casilla podemos crear una nueva tabla con sus propias caracteriacutesticas
- Si eliminamos la tabla principal tambieacuten desaparece la tabla anidada - Tambieacuten se pueden colocar dos tablas paralelas una al lado de la otra
iquestCoacutemo se hace Simplemente hay que colocar el cursor en la celda que queramos e insertar otra tabla
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Para pasar un texto a una tabla lo seleccionamos y en la pestantildea Insertar
pulsamos el botoacuten Tabla Del menuacute que se despliega para la creacioacuten de tablas elegimos la opcioacuten Convertir texto en tabla
Se abriraacute el cuadro de diaacutelogo Convertir texto en tabla
En eacutel Word nos presentaraacute de queacute
manera va a convertir el texto en
tabla En nuestro ejemplo podemos
comprobar que se van a crear 3
columnas y 6 filas y que para
separar el texto se han usado
Tabulaciones
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Una vez seleccionada la tabla ir a la pestantildea Presentacioacuten y
seleccionar Convertir texto a Se mostraraacute el cuadro de diaacutelogo
Convertir tabla en texto donde podremos elegir queacute caraacutecter
queremos utilizar para separar los datos de cada celda
En nuestro caso elegir
Tabulaciones devolveriacutea
la tabla a su aspecto
original asiacute que vamos a
escoger Puntos y comas y
Marcas de paacuterrafo para
que veas el resultado clic
en aceptar
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SESIOacuteN DE CLASE 03
La revisioacuten ortograacutefica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto
no son erroacuteneas y la revisioacuten gramatical trata de que las frases no contengan
errores gramaticales como por ejemplo Los libros son buenas donde no
concuerdan el geacutenero del sujeto y del adjetivo
Existen dos formas baacutesicas de revisar la ortografiacutea revisar una vez concluida la introduccioacuten del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto Vamos a ver ahora la primera forma
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Revisar al finalizar
Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word y alliacute seleccionar Revisioacuten
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Una vez hemos introducido todo o parte de nuestro documento y queremos revisar la ortografiacutea podemos hacerlo de una de estas formas
1- Haciendo clic en la pestantildea Revisar
y luego sobre el icono de la
barra de herramientas de acceso raacutepido
2- Pulsando la tecla F7
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Ejemplo
En la zona titulada No se encontroacute aparece en color rojo la palabra no
encontrada (vastaron) y la frase del texto en la que se encuentra esa
palabra
Debajo tenemos una zona titulada Sugerencias que contiene una lista con las palabras maacutes parecidas que ha encontrado Word en sus diccionarios En muchos casos como en este dentro de esta lista se encontraraacute la palabra correcta (Bastaron) En este caso el error era el cambio de la B por la V
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Llegados a esta situacioacuten debemos decidir queacute botoacuten de la derecha pulsamos en este caso el maacutes adecuado seriacutea Cambiar todas pero veamos el significado de cada uno de ellos
Omitir una vez No realiza ninguna accioacuten sobre la palabra no encontrada y continua revisando el documento
bull Omitir todas Cada vez que vuelva
a encontrar la misma palabra la pasaraacute por alto sin
realizar ninguna accioacuten sobre ella Continuacutea
revisando el documento
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bull Agregar al diccionario Antildeade la palabra no encontrada al diccionario personalizado Podemos usar esta accioacuten cuando consideremos que la palabra no encontrada es correcta y por lo tanto no queremos que la vuelva a detectar como no encontrada
bull Cambiar La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituiraacute a la palabra no encontrada Si no hay ninguna sugerencia que consideremos acertada podemos escribir directamente sobre la palabra no encontrada la correccioacuten que creamos oportuna y pulsar este botoacuten
bull Cambiar todas
Cambia automaacuteticamente todas las
veces que aparezca la palabra
seleccionada de la lista de sugerencias
por la palabra no encontrada
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bull Autocorreccioacuten Agrega la palabra no encontrada y la palabra seleccionada de la lista de sugerencias a la lista de Autocorreccioacuten Maacutes adelante se explica en queacute consiste la autocorreccioacuten
En el cuadro Idioma del diccionario
tenemos el botoacuten del triaacutengulo para desplegar una lista en la que elegir otro idioma Asegurarse de que el diccionario elegido esteacute disponible en nuestro ordenador
Para corregir el error debemos colocar el cursor en la palabra subrayada y pulsar el botoacuten derecho del ratoacuten entonces apareceraacute una pequentildea ventana como la que vemos en la imagen que nos permitiraacute tratar el error de forma similar a como acabamos de ver para Revisar ortografiacutea al finalizar
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La revisioacuten gramatical trata de corregir los errores en la estructura de las frases
La revisioacuten ortograacutefica existen dos formas baacutesicas de revisar la ortografiacutea revisar una vez concluida la introduccioacuten del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto
Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word y alliacute seleccionar Revisioacuten
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1- Hacer clic en el botoacuten Ortografiacutea y Gramaacutetica del grupo de
herramientas Revisioacuten que se encuentra en la pestantildea Revisar
2- Pulsar la Tecla F7
Debemos dejar sin marcar la casilla Marcar errores gramaticales mientras se escribe y debemos marcar la casilla Revisar ortografiacutea mientras escribe y Aceptar
Una vez realizado este cambio
podemos comenzar a realizar la
revisioacuten de una de estas dos
formas
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Mediante la autocorreccioacuten Word puede corregir algunos errores que no
es capaz de detectar por otros meacutetodos y nos ofrece la posibilidad de
realizar nuestras propias correcciones
Para ver y modificar las diferentes opciones de la
Autocorreccioacuten ir al Botoacuten Office y hacer clic en el
botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar en el menuacute de la izquierda Revisioacuten
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A continuacioacuten hacer clic en el botoacuten
Opciones de Autocorreccioacuten y apareceraacute un
cuadro de diaacutelogo como este vamos a ver las
posibilidades maacutes interesantes
Corregir DOsMAyuacutesculasSEguidas Si activamos esta casilla cuando aparezcan dos mayuacutesculas seguidas al principio de una palabra Word sustituiraacute la segunda mayuacutescula por una minuacutescula
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Poner en mayuacutescula la primera letra de una oracioacuten Pone en mayuacutescula la primera letra despueacutes de un signo de puntuacioacuten que indique el final de una oracioacuten como por ejemplo un punto un final de interrogacioacuten etc
Poner en mayuacutescula la primera
letra de celdas de tablas Cuando
hay texto en una celda hace que
empiece por mayuacutescula
Poner en mayuacutescula los nombres de diacuteas Pone en mayuacutescula los nombres de los diacuteas de la semana
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Corregir el uso accidental de bLOQmAYUacuteS Cuando encuentra una palabra con
la primera letra en minuacutescula y las siguientes en mayuacutesculas la cambia por la
primera en mayuacutescula y las siguientes en minuacutesculas y desactiva el bloqueo de
mayuacutesculas
Reemplazar texto mientras
escribe Al activar esta casilla
sustituye las palabras de la
columna
bull Tambieacuten tenemos disponible el
botoacuten Excepciones que nos permite especificar unas excepciones a algunas opciones de Autocorreccioacuten
Por ejemplo para la casilla Poner en mayuacutescula la
primera letra de una oracioacuten podemos indicar una
lista de abreviaturas para las que no queremos que se
aplique la regla como podemos ver en la imagen
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Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar la categoriacutea Revisioacuten y apareceraacute un cuadro de diaacutelogo como eacuteste
bull Omitir palabras en MAYUacuteSCULAS Si marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las palabras en mayuacutesculas cuando realice la revisioacuten ortograacutefica De esta forma se evita que detecte errores en los nombres de empresas organismos etc que se suelen
escribir en mayuacutesculas
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bullOmitir palabras que contienen nuacutemeros Si
marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las
palabras que contienen nuacutemeros ( Informe34c
Ejercicio54 ) cuando realice la revisioacuten ortograacutefica
bull Omitir archivos y direcciones de Internet Si marcamos esta casilla no daraacute error en los nombres de archivos (cuenta4exe) ni en las direcciones de internet (httpwwwaulacliccom) ni en las direcciones de correo electroacutenico (webmasteraulacliccom)
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SESIOacuteN DE CLASE 04
Mediante la opcioacuten Combinar correspondencia nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas
Por ejemplo podemos escribir cartas personalizadas en las
que soacutelo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en
todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos
variables (los que cambian en cada carta seguacuten la persona)
Cuando combinamos correspondencia estamos utilizando dos elementos fundamentales el documento principal y el origen de datos
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Documento principal Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos
Origen de datos Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal Puede ser de distinta naturaleza por ejemplo puede ser una tabla de MS Access un libro de MS Excel una lista de direcciones de Outlook
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Seleccionar de la pestantildea Correspondencia el menuacute Iniciar combinacioacuten de correspondencia alliacute haz clic en la opcioacuten Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia
Seleccionar la opcioacuten Cartas y hacer clic en Siguiente aparece el segundo paso del asistente
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Definimos el documento inicial es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado Debajo de las tres opciones tenemos una explicacioacuten de la opcioacuten seleccionada en este momento
Seleccionamos el origen de datos como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access una hoja de Excel una tabla en otro archivo Word etc)
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Si seleccionamos la opcioacuten Utilizar una lista existente aparece la
opcioacuten Examinar hacer clic en ella para buscar el archivo que
contiene el origen de datos
Si seleccionamos la opcioacuten Seleccionar de los contactos de
Outlook en lugar de Examinar aparece la opcioacuten Elegir la
carpeta de contactos hacer clic en ella y elegir la carpeta
Si seleccionamos la opcioacuten Escribir una lista nueva en lugar de
Examinar aparece la opcioacuten Crear hacer clic en ella para
introducir los valores en la lista
Al hacer clic en la opcioacuten Examinar se abre el
cuadro de diaacutelogo Seleccionar archivos de
origen de datos en el que indicaremos de
doacutende cogeraacute los datos
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Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia en eacutel vemos los datos que se combinaraacuten y podemos antildeadir opciones que veremos maacutes adelante y clic en Aceptar
En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y antildeadimos los campos de combinacioacuten
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En este paso examinamos las cartas tal como se escribiraacuten con los valores concretos del origen de datos Podemos utilizar los botones ltlt y gtgt para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente podemos Buscar un destinatario concreto Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios para corregir alguacuten error detectado
Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opcioacuten Imprimir Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales En este caso nos permite elegir combinar todos los registros el registro actual o un grupo de registros El documento creado seraacute un documento normal sin combinacioacuten
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Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto pero tambieacuten podemos utilizar los botones de la pestantildea Correspondencia
Permite abrir el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes
Permite insertar en la posicioacuten del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente
Permite insertar en la
posicioacuten del cursor una liacutenea de saludos tal
como vimos con el asistente
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Permite insertar en la posicioacuten
del cursor un campo del origen
de datos
Permite resaltar los campos combinados si la
opcioacuten estaacute activada los datos
correspondientes a campos combinados
aparecen resaltados de esta forma es maacutes faacutecil
localizarlos dentro del documento
Distribuir etiquetas Esta
opcioacuten estaacute disponible con un
documento de tipo etiquetas
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Para incluir un campo de combinacioacuten hacer clic en el icono
de la pestantildea Correspondencia y se abriraacute el cuadro Insertar campo de combinacioacuten con la lista de todos los campos del origen de datos seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botoacuten Insertar Podemos insertar asiacute todos los campos que queramos
Si queremos ver el aspecto que tendraacute el
documento combinado hacer clic en el
botoacuten
Este botoacuten permite ver el documento
principal con los nombres de los campos
o bien con los datos
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Hacer clic sobre el icono
los campos del origen
de datos apareceraacuten resaltados
Pues los siguientes botones permiten
desplazarse por las filas del origen
para comprobar por ejemplo si los
datos que salen son los esperados
Permite ver los datos del
primer registro del origen
Permite visualizar el uacuteltimo
registro
Permite visualizar el
registro anterior
Permite visualizar el
registro siguiente
Este cuadro permite saber queacute registro se estaacute
visualizando y tambieacuten permite ir directamente a un
registro determinado escribiendo el nordm del registro
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Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser
largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un
registro a otro con los botones de desplazamiento en estos
casos se utiliza hacer Clic
En Buscar ponemos el valor que queremos buscar
En Buscar en Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor
Hacer clic en el botoacuten Buscar siguiente
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Haciendo clic en el icono se
abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia donde podremos hacer todo esto
En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los datos del origen de datos que se combinaraacuten con el documento principal)
Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generaraacute una carta (o mensaje de correo electroacutenico o etiqueta etc)
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Si queremos modificarel valor de alguacuten dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en la parte inferior y pulsamos Edicioacuten
Si la lista es muy extensa con el botoacuten Buscando se abriraacute el cuadro de
diaacutelogo Buscar entrada donde podemos introducir un valor y un campo y
se posicionaraacute en el primer destinatario que tenga el valor en ese campo
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Primero tenemos que situarnos en el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia por ejemplo con el icono y clic
En la pestantildea Filtrar registros vamos poniendo la condicioacuten que deberaacuten cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados Se puede poner una condicioacuten o varias En la primera liacutenea se va formando la primera condicioacuten
En Campo seleccionamos el campo
que va a formar parte de la condicioacuten
En Comparacioacuten seleccionamos el tipo de comparacioacuten que vamos a utilizar Los tipos de operaciones son los conocidos (igual distinto menor que mayor que etc)
En Comparado con se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando la comparacioacuten es Vaciacuteo o No vaciacuteo
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Si queremos ordenar los destinatarios por alguacuten campo de ordenacioacuten (por ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea maacutes faacutecil entregarlas a mis empleados)
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El icono abre el cuadro de diaacutelogo Asignar campos donde
definimos estas asociaciones este cuadro de diaacutelogo tambieacuten se
puede abrir siempre que veamos en pantalla un botoacuten Asignar
campos
En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estaacutendares que utilizar Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de datos que corresponde al campo estaacutendar
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La opcioacuten Imprimir documentos permite
enviar a la impresora el resultado de la
combinacioacuten
Podemos imprimir Todos los registros (todos los
destinatarios despueacutes de aplicar los filtros) el Registro
actual (el que estamos visualizando en este momento o un
grupo de registros (Desde - Hasta)
Desde ponemos el nuacutemero de orden del primer registro a combinar dejarlo en blanco indica desde el primero
Hasta ponemos el nuacutemero de orden del uacuteltimo registro a
combinar dejarlo en blanco indica hasta el uacuteltimo
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Para abrir eacutestas herramientas hacer clic sobre una celda de la tabla y nos
encontramos con que debajo de Herramientas de Tabla aparecen dos
pestantildeas nuevas Disentildeo y Presentacioacuten
Observemos coacutemo se componen ambas pestantildeas
La pestantildea Disentildeo muestra las
herramientas que se observan a
continuacioacuten
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Contiene los grupos de herramientas de
acceso directo Opciones de estilo de tabla
Estilos de tabla Dibujar bordes
La pestantildea Presentacioacuten muestra un conjunto de
herramientas de acceso directo como el de la siguiente imagen
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Contiene los grupos de herramientas de acceso directo Tabla
Filas y columnas Combinar Tamantildeo de celda Alineacioacuten
Datos
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Vamos a ver las funciones
maacutes interesantes de eacutestas
herramientas
Laacutepiz Como ya hemos visto con este laacutepiz se pueden crear tablas dibujaacutendolas con el ratoacuten
Borrador Es el complemento del
laacutepiz en la creacioacuten de tablas ya
que permite borrar las liacuteneas de la
tabla Basta colocarse en la liacutenea a
borrar y hacer clic
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Estilo de liacutenea y grosor de liacutenea Con estas dos funciones
podemos cambiar el estilo y el grosor de las liacuteneas que
forman la tabla Seleccionar en la barra el estilo o el grosor
adecuado e ir a la tabla para aplicarlo a las liacuteneas que
queramos
Color de la pluma Con este
icono podemos dar color a los
bordes de la tabla elegir el tipo
de borde y rellenar las celdas
con color
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Haciendo clic con el botoacuten derecho del ratoacuten sobre
una tabla se abre el menuacute contextual de Tablas
como muestra esta imagen
Desde aquiacute podemos ejecutar algunas de las funciones que acabamos
de ver en la barra de herramientas de Tablas y bordes y tambieacuten
podemos acceder a Propiedades de tabla donde encontraremos las
distintas formas de ajustar el texto que rodea la tabla asiacute como la
forma de establecer maacutergenes y espaciado en las celdas
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Dentro de las herramientas Organizar se encuentra el botoacuten Ajuste de texto al hacer clic alliacute se abre un menuacute desplegable con varias opciones Observa la imagen de la derecha Alliacute basta con elegir el estilo de ajuste adecuado (Cuadrado Estrecho etc)
Al seleccionar estas opciones la imagen se podraacute mover donde el usuario desee
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Esta opcioacuten nos permite crear una tabla dentro de otra Es decir dentro de una casilla podemos crear una nueva tabla con sus propias caracteriacutesticas
- Si eliminamos la tabla principal tambieacuten desaparece la tabla anidada - Tambieacuten se pueden colocar dos tablas paralelas una al lado de la otra
iquestCoacutemo se hace Simplemente hay que colocar el cursor en la celda que queramos e insertar otra tabla
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Para pasar un texto a una tabla lo seleccionamos y en la pestantildea Insertar
pulsamos el botoacuten Tabla Del menuacute que se despliega para la creacioacuten de tablas elegimos la opcioacuten Convertir texto en tabla
Se abriraacute el cuadro de diaacutelogo Convertir texto en tabla
En eacutel Word nos presentaraacute de queacute
manera va a convertir el texto en
tabla En nuestro ejemplo podemos
comprobar que se van a crear 3
columnas y 6 filas y que para
separar el texto se han usado
Tabulaciones
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Una vez seleccionada la tabla ir a la pestantildea Presentacioacuten y
seleccionar Convertir texto a Se mostraraacute el cuadro de diaacutelogo
Convertir tabla en texto donde podremos elegir queacute caraacutecter
queremos utilizar para separar los datos de cada celda
En nuestro caso elegir
Tabulaciones devolveriacutea
la tabla a su aspecto
original asiacute que vamos a
escoger Puntos y comas y
Marcas de paacuterrafo para
que veas el resultado clic
en aceptar
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SESIOacuteN DE CLASE 03
La revisioacuten ortograacutefica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto
no son erroacuteneas y la revisioacuten gramatical trata de que las frases no contengan
errores gramaticales como por ejemplo Los libros son buenas donde no
concuerdan el geacutenero del sujeto y del adjetivo
Existen dos formas baacutesicas de revisar la ortografiacutea revisar una vez concluida la introduccioacuten del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto Vamos a ver ahora la primera forma
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Revisar al finalizar
Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word y alliacute seleccionar Revisioacuten
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Una vez hemos introducido todo o parte de nuestro documento y queremos revisar la ortografiacutea podemos hacerlo de una de estas formas
1- Haciendo clic en la pestantildea Revisar
y luego sobre el icono de la
barra de herramientas de acceso raacutepido
2- Pulsando la tecla F7
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Ejemplo
En la zona titulada No se encontroacute aparece en color rojo la palabra no
encontrada (vastaron) y la frase del texto en la que se encuentra esa
palabra
Debajo tenemos una zona titulada Sugerencias que contiene una lista con las palabras maacutes parecidas que ha encontrado Word en sus diccionarios En muchos casos como en este dentro de esta lista se encontraraacute la palabra correcta (Bastaron) En este caso el error era el cambio de la B por la V
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Llegados a esta situacioacuten debemos decidir queacute botoacuten de la derecha pulsamos en este caso el maacutes adecuado seriacutea Cambiar todas pero veamos el significado de cada uno de ellos
Omitir una vez No realiza ninguna accioacuten sobre la palabra no encontrada y continua revisando el documento
bull Omitir todas Cada vez que vuelva
a encontrar la misma palabra la pasaraacute por alto sin
realizar ninguna accioacuten sobre ella Continuacutea
revisando el documento
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bull Agregar al diccionario Antildeade la palabra no encontrada al diccionario personalizado Podemos usar esta accioacuten cuando consideremos que la palabra no encontrada es correcta y por lo tanto no queremos que la vuelva a detectar como no encontrada
bull Cambiar La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituiraacute a la palabra no encontrada Si no hay ninguna sugerencia que consideremos acertada podemos escribir directamente sobre la palabra no encontrada la correccioacuten que creamos oportuna y pulsar este botoacuten
bull Cambiar todas
Cambia automaacuteticamente todas las
veces que aparezca la palabra
seleccionada de la lista de sugerencias
por la palabra no encontrada
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bull Autocorreccioacuten Agrega la palabra no encontrada y la palabra seleccionada de la lista de sugerencias a la lista de Autocorreccioacuten Maacutes adelante se explica en queacute consiste la autocorreccioacuten
En el cuadro Idioma del diccionario
tenemos el botoacuten del triaacutengulo para desplegar una lista en la que elegir otro idioma Asegurarse de que el diccionario elegido esteacute disponible en nuestro ordenador
Para corregir el error debemos colocar el cursor en la palabra subrayada y pulsar el botoacuten derecho del ratoacuten entonces apareceraacute una pequentildea ventana como la que vemos en la imagen que nos permitiraacute tratar el error de forma similar a como acabamos de ver para Revisar ortografiacutea al finalizar
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La revisioacuten gramatical trata de corregir los errores en la estructura de las frases
La revisioacuten ortograacutefica existen dos formas baacutesicas de revisar la ortografiacutea revisar una vez concluida la introduccioacuten del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto
Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word y alliacute seleccionar Revisioacuten
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1- Hacer clic en el botoacuten Ortografiacutea y Gramaacutetica del grupo de
herramientas Revisioacuten que se encuentra en la pestantildea Revisar
2- Pulsar la Tecla F7
Debemos dejar sin marcar la casilla Marcar errores gramaticales mientras se escribe y debemos marcar la casilla Revisar ortografiacutea mientras escribe y Aceptar
Una vez realizado este cambio
podemos comenzar a realizar la
revisioacuten de una de estas dos
formas
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Mediante la autocorreccioacuten Word puede corregir algunos errores que no
es capaz de detectar por otros meacutetodos y nos ofrece la posibilidad de
realizar nuestras propias correcciones
Para ver y modificar las diferentes opciones de la
Autocorreccioacuten ir al Botoacuten Office y hacer clic en el
botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar en el menuacute de la izquierda Revisioacuten
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A continuacioacuten hacer clic en el botoacuten
Opciones de Autocorreccioacuten y apareceraacute un
cuadro de diaacutelogo como este vamos a ver las
posibilidades maacutes interesantes
Corregir DOsMAyuacutesculasSEguidas Si activamos esta casilla cuando aparezcan dos mayuacutesculas seguidas al principio de una palabra Word sustituiraacute la segunda mayuacutescula por una minuacutescula
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Poner en mayuacutescula la primera letra de una oracioacuten Pone en mayuacutescula la primera letra despueacutes de un signo de puntuacioacuten que indique el final de una oracioacuten como por ejemplo un punto un final de interrogacioacuten etc
Poner en mayuacutescula la primera
letra de celdas de tablas Cuando
hay texto en una celda hace que
empiece por mayuacutescula
Poner en mayuacutescula los nombres de diacuteas Pone en mayuacutescula los nombres de los diacuteas de la semana
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Corregir el uso accidental de bLOQmAYUacuteS Cuando encuentra una palabra con
la primera letra en minuacutescula y las siguientes en mayuacutesculas la cambia por la
primera en mayuacutescula y las siguientes en minuacutesculas y desactiva el bloqueo de
mayuacutesculas
Reemplazar texto mientras
escribe Al activar esta casilla
sustituye las palabras de la
columna
bull Tambieacuten tenemos disponible el
botoacuten Excepciones que nos permite especificar unas excepciones a algunas opciones de Autocorreccioacuten
Por ejemplo para la casilla Poner en mayuacutescula la
primera letra de una oracioacuten podemos indicar una
lista de abreviaturas para las que no queremos que se
aplique la regla como podemos ver en la imagen
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Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar la categoriacutea Revisioacuten y apareceraacute un cuadro de diaacutelogo como eacuteste
bull Omitir palabras en MAYUacuteSCULAS Si marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las palabras en mayuacutesculas cuando realice la revisioacuten ortograacutefica De esta forma se evita que detecte errores en los nombres de empresas organismos etc que se suelen
escribir en mayuacutesculas
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bullOmitir palabras que contienen nuacutemeros Si
marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las
palabras que contienen nuacutemeros ( Informe34c
Ejercicio54 ) cuando realice la revisioacuten ortograacutefica
bull Omitir archivos y direcciones de Internet Si marcamos esta casilla no daraacute error en los nombres de archivos (cuenta4exe) ni en las direcciones de internet (httpwwwaulacliccom) ni en las direcciones de correo electroacutenico (webmasteraulacliccom)
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SESIOacuteN DE CLASE 04
Mediante la opcioacuten Combinar correspondencia nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas
Por ejemplo podemos escribir cartas personalizadas en las
que soacutelo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en
todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos
variables (los que cambian en cada carta seguacuten la persona)
Cuando combinamos correspondencia estamos utilizando dos elementos fundamentales el documento principal y el origen de datos
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Documento principal Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos
Origen de datos Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal Puede ser de distinta naturaleza por ejemplo puede ser una tabla de MS Access un libro de MS Excel una lista de direcciones de Outlook
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Seleccionar de la pestantildea Correspondencia el menuacute Iniciar combinacioacuten de correspondencia alliacute haz clic en la opcioacuten Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia
Seleccionar la opcioacuten Cartas y hacer clic en Siguiente aparece el segundo paso del asistente
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Definimos el documento inicial es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado Debajo de las tres opciones tenemos una explicacioacuten de la opcioacuten seleccionada en este momento
Seleccionamos el origen de datos como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access una hoja de Excel una tabla en otro archivo Word etc)
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Si seleccionamos la opcioacuten Utilizar una lista existente aparece la
opcioacuten Examinar hacer clic en ella para buscar el archivo que
contiene el origen de datos
Si seleccionamos la opcioacuten Seleccionar de los contactos de
Outlook en lugar de Examinar aparece la opcioacuten Elegir la
carpeta de contactos hacer clic en ella y elegir la carpeta
Si seleccionamos la opcioacuten Escribir una lista nueva en lugar de
Examinar aparece la opcioacuten Crear hacer clic en ella para
introducir los valores en la lista
Al hacer clic en la opcioacuten Examinar se abre el
cuadro de diaacutelogo Seleccionar archivos de
origen de datos en el que indicaremos de
doacutende cogeraacute los datos
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Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia en eacutel vemos los datos que se combinaraacuten y podemos antildeadir opciones que veremos maacutes adelante y clic en Aceptar
En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y antildeadimos los campos de combinacioacuten
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En este paso examinamos las cartas tal como se escribiraacuten con los valores concretos del origen de datos Podemos utilizar los botones ltlt y gtgt para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente podemos Buscar un destinatario concreto Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios para corregir alguacuten error detectado
Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opcioacuten Imprimir Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales En este caso nos permite elegir combinar todos los registros el registro actual o un grupo de registros El documento creado seraacute un documento normal sin combinacioacuten
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Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto pero tambieacuten podemos utilizar los botones de la pestantildea Correspondencia
Permite abrir el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes
Permite insertar en la posicioacuten del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente
Permite insertar en la
posicioacuten del cursor una liacutenea de saludos tal
como vimos con el asistente
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Permite insertar en la posicioacuten
del cursor un campo del origen
de datos
Permite resaltar los campos combinados si la
opcioacuten estaacute activada los datos
correspondientes a campos combinados
aparecen resaltados de esta forma es maacutes faacutecil
localizarlos dentro del documento
Distribuir etiquetas Esta
opcioacuten estaacute disponible con un
documento de tipo etiquetas
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Para incluir un campo de combinacioacuten hacer clic en el icono
de la pestantildea Correspondencia y se abriraacute el cuadro Insertar campo de combinacioacuten con la lista de todos los campos del origen de datos seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botoacuten Insertar Podemos insertar asiacute todos los campos que queramos
Si queremos ver el aspecto que tendraacute el
documento combinado hacer clic en el
botoacuten
Este botoacuten permite ver el documento
principal con los nombres de los campos
o bien con los datos
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Hacer clic sobre el icono
los campos del origen
de datos apareceraacuten resaltados
Pues los siguientes botones permiten
desplazarse por las filas del origen
para comprobar por ejemplo si los
datos que salen son los esperados
Permite ver los datos del
primer registro del origen
Permite visualizar el uacuteltimo
registro
Permite visualizar el
registro anterior
Permite visualizar el
registro siguiente
Este cuadro permite saber queacute registro se estaacute
visualizando y tambieacuten permite ir directamente a un
registro determinado escribiendo el nordm del registro
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Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser
largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un
registro a otro con los botones de desplazamiento en estos
casos se utiliza hacer Clic
En Buscar ponemos el valor que queremos buscar
En Buscar en Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor
Hacer clic en el botoacuten Buscar siguiente
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Haciendo clic en el icono se
abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia donde podremos hacer todo esto
En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los datos del origen de datos que se combinaraacuten con el documento principal)
Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generaraacute una carta (o mensaje de correo electroacutenico o etiqueta etc)
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Si queremos modificarel valor de alguacuten dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en la parte inferior y pulsamos Edicioacuten
Si la lista es muy extensa con el botoacuten Buscando se abriraacute el cuadro de
diaacutelogo Buscar entrada donde podemos introducir un valor y un campo y
se posicionaraacute en el primer destinatario que tenga el valor en ese campo
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Primero tenemos que situarnos en el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia por ejemplo con el icono y clic
En la pestantildea Filtrar registros vamos poniendo la condicioacuten que deberaacuten cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados Se puede poner una condicioacuten o varias En la primera liacutenea se va formando la primera condicioacuten
En Campo seleccionamos el campo
que va a formar parte de la condicioacuten
En Comparacioacuten seleccionamos el tipo de comparacioacuten que vamos a utilizar Los tipos de operaciones son los conocidos (igual distinto menor que mayor que etc)
En Comparado con se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando la comparacioacuten es Vaciacuteo o No vaciacuteo
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Si queremos ordenar los destinatarios por alguacuten campo de ordenacioacuten (por ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea maacutes faacutecil entregarlas a mis empleados)
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El icono abre el cuadro de diaacutelogo Asignar campos donde
definimos estas asociaciones este cuadro de diaacutelogo tambieacuten se
puede abrir siempre que veamos en pantalla un botoacuten Asignar
campos
En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estaacutendares que utilizar Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de datos que corresponde al campo estaacutendar
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La opcioacuten Imprimir documentos permite
enviar a la impresora el resultado de la
combinacioacuten
Podemos imprimir Todos los registros (todos los
destinatarios despueacutes de aplicar los filtros) el Registro
actual (el que estamos visualizando en este momento o un
grupo de registros (Desde - Hasta)
Desde ponemos el nuacutemero de orden del primer registro a combinar dejarlo en blanco indica desde el primero
Hasta ponemos el nuacutemero de orden del uacuteltimo registro a
combinar dejarlo en blanco indica hasta el uacuteltimo
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Contiene los grupos de herramientas de
acceso directo Opciones de estilo de tabla
Estilos de tabla Dibujar bordes
La pestantildea Presentacioacuten muestra un conjunto de
herramientas de acceso directo como el de la siguiente imagen
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Contiene los grupos de herramientas de acceso directo Tabla
Filas y columnas Combinar Tamantildeo de celda Alineacioacuten
Datos
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Vamos a ver las funciones
maacutes interesantes de eacutestas
herramientas
Laacutepiz Como ya hemos visto con este laacutepiz se pueden crear tablas dibujaacutendolas con el ratoacuten
Borrador Es el complemento del
laacutepiz en la creacioacuten de tablas ya
que permite borrar las liacuteneas de la
tabla Basta colocarse en la liacutenea a
borrar y hacer clic
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Estilo de liacutenea y grosor de liacutenea Con estas dos funciones
podemos cambiar el estilo y el grosor de las liacuteneas que
forman la tabla Seleccionar en la barra el estilo o el grosor
adecuado e ir a la tabla para aplicarlo a las liacuteneas que
queramos
Color de la pluma Con este
icono podemos dar color a los
bordes de la tabla elegir el tipo
de borde y rellenar las celdas
con color
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Haciendo clic con el botoacuten derecho del ratoacuten sobre
una tabla se abre el menuacute contextual de Tablas
como muestra esta imagen
Desde aquiacute podemos ejecutar algunas de las funciones que acabamos
de ver en la barra de herramientas de Tablas y bordes y tambieacuten
podemos acceder a Propiedades de tabla donde encontraremos las
distintas formas de ajustar el texto que rodea la tabla asiacute como la
forma de establecer maacutergenes y espaciado en las celdas
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Dentro de las herramientas Organizar se encuentra el botoacuten Ajuste de texto al hacer clic alliacute se abre un menuacute desplegable con varias opciones Observa la imagen de la derecha Alliacute basta con elegir el estilo de ajuste adecuado (Cuadrado Estrecho etc)
Al seleccionar estas opciones la imagen se podraacute mover donde el usuario desee
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Esta opcioacuten nos permite crear una tabla dentro de otra Es decir dentro de una casilla podemos crear una nueva tabla con sus propias caracteriacutesticas
- Si eliminamos la tabla principal tambieacuten desaparece la tabla anidada - Tambieacuten se pueden colocar dos tablas paralelas una al lado de la otra
iquestCoacutemo se hace Simplemente hay que colocar el cursor en la celda que queramos e insertar otra tabla
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Para pasar un texto a una tabla lo seleccionamos y en la pestantildea Insertar
pulsamos el botoacuten Tabla Del menuacute que se despliega para la creacioacuten de tablas elegimos la opcioacuten Convertir texto en tabla
Se abriraacute el cuadro de diaacutelogo Convertir texto en tabla
En eacutel Word nos presentaraacute de queacute
manera va a convertir el texto en
tabla En nuestro ejemplo podemos
comprobar que se van a crear 3
columnas y 6 filas y que para
separar el texto se han usado
Tabulaciones
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Una vez seleccionada la tabla ir a la pestantildea Presentacioacuten y
seleccionar Convertir texto a Se mostraraacute el cuadro de diaacutelogo
Convertir tabla en texto donde podremos elegir queacute caraacutecter
queremos utilizar para separar los datos de cada celda
En nuestro caso elegir
Tabulaciones devolveriacutea
la tabla a su aspecto
original asiacute que vamos a
escoger Puntos y comas y
Marcas de paacuterrafo para
que veas el resultado clic
en aceptar
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SESIOacuteN DE CLASE 03
La revisioacuten ortograacutefica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto
no son erroacuteneas y la revisioacuten gramatical trata de que las frases no contengan
errores gramaticales como por ejemplo Los libros son buenas donde no
concuerdan el geacutenero del sujeto y del adjetivo
Existen dos formas baacutesicas de revisar la ortografiacutea revisar una vez concluida la introduccioacuten del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto Vamos a ver ahora la primera forma
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Revisar al finalizar
Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word y alliacute seleccionar Revisioacuten
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Una vez hemos introducido todo o parte de nuestro documento y queremos revisar la ortografiacutea podemos hacerlo de una de estas formas
1- Haciendo clic en la pestantildea Revisar
y luego sobre el icono de la
barra de herramientas de acceso raacutepido
2- Pulsando la tecla F7
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Ejemplo
En la zona titulada No se encontroacute aparece en color rojo la palabra no
encontrada (vastaron) y la frase del texto en la que se encuentra esa
palabra
Debajo tenemos una zona titulada Sugerencias que contiene una lista con las palabras maacutes parecidas que ha encontrado Word en sus diccionarios En muchos casos como en este dentro de esta lista se encontraraacute la palabra correcta (Bastaron) En este caso el error era el cambio de la B por la V
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Llegados a esta situacioacuten debemos decidir queacute botoacuten de la derecha pulsamos en este caso el maacutes adecuado seriacutea Cambiar todas pero veamos el significado de cada uno de ellos
Omitir una vez No realiza ninguna accioacuten sobre la palabra no encontrada y continua revisando el documento
bull Omitir todas Cada vez que vuelva
a encontrar la misma palabra la pasaraacute por alto sin
realizar ninguna accioacuten sobre ella Continuacutea
revisando el documento
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bull Agregar al diccionario Antildeade la palabra no encontrada al diccionario personalizado Podemos usar esta accioacuten cuando consideremos que la palabra no encontrada es correcta y por lo tanto no queremos que la vuelva a detectar como no encontrada
bull Cambiar La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituiraacute a la palabra no encontrada Si no hay ninguna sugerencia que consideremos acertada podemos escribir directamente sobre la palabra no encontrada la correccioacuten que creamos oportuna y pulsar este botoacuten
bull Cambiar todas
Cambia automaacuteticamente todas las
veces que aparezca la palabra
seleccionada de la lista de sugerencias
por la palabra no encontrada
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bull Autocorreccioacuten Agrega la palabra no encontrada y la palabra seleccionada de la lista de sugerencias a la lista de Autocorreccioacuten Maacutes adelante se explica en queacute consiste la autocorreccioacuten
En el cuadro Idioma del diccionario
tenemos el botoacuten del triaacutengulo para desplegar una lista en la que elegir otro idioma Asegurarse de que el diccionario elegido esteacute disponible en nuestro ordenador
Para corregir el error debemos colocar el cursor en la palabra subrayada y pulsar el botoacuten derecho del ratoacuten entonces apareceraacute una pequentildea ventana como la que vemos en la imagen que nos permitiraacute tratar el error de forma similar a como acabamos de ver para Revisar ortografiacutea al finalizar
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La revisioacuten gramatical trata de corregir los errores en la estructura de las frases
La revisioacuten ortograacutefica existen dos formas baacutesicas de revisar la ortografiacutea revisar una vez concluida la introduccioacuten del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto
Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word y alliacute seleccionar Revisioacuten
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1- Hacer clic en el botoacuten Ortografiacutea y Gramaacutetica del grupo de
herramientas Revisioacuten que se encuentra en la pestantildea Revisar
2- Pulsar la Tecla F7
Debemos dejar sin marcar la casilla Marcar errores gramaticales mientras se escribe y debemos marcar la casilla Revisar ortografiacutea mientras escribe y Aceptar
Una vez realizado este cambio
podemos comenzar a realizar la
revisioacuten de una de estas dos
formas
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Mediante la autocorreccioacuten Word puede corregir algunos errores que no
es capaz de detectar por otros meacutetodos y nos ofrece la posibilidad de
realizar nuestras propias correcciones
Para ver y modificar las diferentes opciones de la
Autocorreccioacuten ir al Botoacuten Office y hacer clic en el
botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar en el menuacute de la izquierda Revisioacuten
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A continuacioacuten hacer clic en el botoacuten
Opciones de Autocorreccioacuten y apareceraacute un
cuadro de diaacutelogo como este vamos a ver las
posibilidades maacutes interesantes
Corregir DOsMAyuacutesculasSEguidas Si activamos esta casilla cuando aparezcan dos mayuacutesculas seguidas al principio de una palabra Word sustituiraacute la segunda mayuacutescula por una minuacutescula
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Poner en mayuacutescula la primera letra de una oracioacuten Pone en mayuacutescula la primera letra despueacutes de un signo de puntuacioacuten que indique el final de una oracioacuten como por ejemplo un punto un final de interrogacioacuten etc
Poner en mayuacutescula la primera
letra de celdas de tablas Cuando
hay texto en una celda hace que
empiece por mayuacutescula
Poner en mayuacutescula los nombres de diacuteas Pone en mayuacutescula los nombres de los diacuteas de la semana
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Corregir el uso accidental de bLOQmAYUacuteS Cuando encuentra una palabra con
la primera letra en minuacutescula y las siguientes en mayuacutesculas la cambia por la
primera en mayuacutescula y las siguientes en minuacutesculas y desactiva el bloqueo de
mayuacutesculas
Reemplazar texto mientras
escribe Al activar esta casilla
sustituye las palabras de la
columna
bull Tambieacuten tenemos disponible el
botoacuten Excepciones que nos permite especificar unas excepciones a algunas opciones de Autocorreccioacuten
Por ejemplo para la casilla Poner en mayuacutescula la
primera letra de una oracioacuten podemos indicar una
lista de abreviaturas para las que no queremos que se
aplique la regla como podemos ver en la imagen
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Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar la categoriacutea Revisioacuten y apareceraacute un cuadro de diaacutelogo como eacuteste
bull Omitir palabras en MAYUacuteSCULAS Si marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las palabras en mayuacutesculas cuando realice la revisioacuten ortograacutefica De esta forma se evita que detecte errores en los nombres de empresas organismos etc que se suelen
escribir en mayuacutesculas
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bullOmitir palabras que contienen nuacutemeros Si
marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las
palabras que contienen nuacutemeros ( Informe34c
Ejercicio54 ) cuando realice la revisioacuten ortograacutefica
bull Omitir archivos y direcciones de Internet Si marcamos esta casilla no daraacute error en los nombres de archivos (cuenta4exe) ni en las direcciones de internet (httpwwwaulacliccom) ni en las direcciones de correo electroacutenico (webmasteraulacliccom)
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SESIOacuteN DE CLASE 04
Mediante la opcioacuten Combinar correspondencia nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas
Por ejemplo podemos escribir cartas personalizadas en las
que soacutelo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en
todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos
variables (los que cambian en cada carta seguacuten la persona)
Cuando combinamos correspondencia estamos utilizando dos elementos fundamentales el documento principal y el origen de datos
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Documento principal Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos
Origen de datos Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal Puede ser de distinta naturaleza por ejemplo puede ser una tabla de MS Access un libro de MS Excel una lista de direcciones de Outlook
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Seleccionar de la pestantildea Correspondencia el menuacute Iniciar combinacioacuten de correspondencia alliacute haz clic en la opcioacuten Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia
Seleccionar la opcioacuten Cartas y hacer clic en Siguiente aparece el segundo paso del asistente
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Definimos el documento inicial es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado Debajo de las tres opciones tenemos una explicacioacuten de la opcioacuten seleccionada en este momento
Seleccionamos el origen de datos como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access una hoja de Excel una tabla en otro archivo Word etc)
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Si seleccionamos la opcioacuten Utilizar una lista existente aparece la
opcioacuten Examinar hacer clic en ella para buscar el archivo que
contiene el origen de datos
Si seleccionamos la opcioacuten Seleccionar de los contactos de
Outlook en lugar de Examinar aparece la opcioacuten Elegir la
carpeta de contactos hacer clic en ella y elegir la carpeta
Si seleccionamos la opcioacuten Escribir una lista nueva en lugar de
Examinar aparece la opcioacuten Crear hacer clic en ella para
introducir los valores en la lista
Al hacer clic en la opcioacuten Examinar se abre el
cuadro de diaacutelogo Seleccionar archivos de
origen de datos en el que indicaremos de
doacutende cogeraacute los datos
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Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia en eacutel vemos los datos que se combinaraacuten y podemos antildeadir opciones que veremos maacutes adelante y clic en Aceptar
En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y antildeadimos los campos de combinacioacuten
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En este paso examinamos las cartas tal como se escribiraacuten con los valores concretos del origen de datos Podemos utilizar los botones ltlt y gtgt para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente podemos Buscar un destinatario concreto Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios para corregir alguacuten error detectado
Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opcioacuten Imprimir Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales En este caso nos permite elegir combinar todos los registros el registro actual o un grupo de registros El documento creado seraacute un documento normal sin combinacioacuten
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Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto pero tambieacuten podemos utilizar los botones de la pestantildea Correspondencia
Permite abrir el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes
Permite insertar en la posicioacuten del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente
Permite insertar en la
posicioacuten del cursor una liacutenea de saludos tal
como vimos con el asistente
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Permite insertar en la posicioacuten
del cursor un campo del origen
de datos
Permite resaltar los campos combinados si la
opcioacuten estaacute activada los datos
correspondientes a campos combinados
aparecen resaltados de esta forma es maacutes faacutecil
localizarlos dentro del documento
Distribuir etiquetas Esta
opcioacuten estaacute disponible con un
documento de tipo etiquetas
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Para incluir un campo de combinacioacuten hacer clic en el icono
de la pestantildea Correspondencia y se abriraacute el cuadro Insertar campo de combinacioacuten con la lista de todos los campos del origen de datos seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botoacuten Insertar Podemos insertar asiacute todos los campos que queramos
Si queremos ver el aspecto que tendraacute el
documento combinado hacer clic en el
botoacuten
Este botoacuten permite ver el documento
principal con los nombres de los campos
o bien con los datos
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Hacer clic sobre el icono
los campos del origen
de datos apareceraacuten resaltados
Pues los siguientes botones permiten
desplazarse por las filas del origen
para comprobar por ejemplo si los
datos que salen son los esperados
Permite ver los datos del
primer registro del origen
Permite visualizar el uacuteltimo
registro
Permite visualizar el
registro anterior
Permite visualizar el
registro siguiente
Este cuadro permite saber queacute registro se estaacute
visualizando y tambieacuten permite ir directamente a un
registro determinado escribiendo el nordm del registro
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Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser
largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un
registro a otro con los botones de desplazamiento en estos
casos se utiliza hacer Clic
En Buscar ponemos el valor que queremos buscar
En Buscar en Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor
Hacer clic en el botoacuten Buscar siguiente
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Haciendo clic en el icono se
abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia donde podremos hacer todo esto
En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los datos del origen de datos que se combinaraacuten con el documento principal)
Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generaraacute una carta (o mensaje de correo electroacutenico o etiqueta etc)
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Si queremos modificarel valor de alguacuten dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en la parte inferior y pulsamos Edicioacuten
Si la lista es muy extensa con el botoacuten Buscando se abriraacute el cuadro de
diaacutelogo Buscar entrada donde podemos introducir un valor y un campo y
se posicionaraacute en el primer destinatario que tenga el valor en ese campo
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Primero tenemos que situarnos en el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia por ejemplo con el icono y clic
En la pestantildea Filtrar registros vamos poniendo la condicioacuten que deberaacuten cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados Se puede poner una condicioacuten o varias En la primera liacutenea se va formando la primera condicioacuten
En Campo seleccionamos el campo
que va a formar parte de la condicioacuten
En Comparacioacuten seleccionamos el tipo de comparacioacuten que vamos a utilizar Los tipos de operaciones son los conocidos (igual distinto menor que mayor que etc)
En Comparado con se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando la comparacioacuten es Vaciacuteo o No vaciacuteo
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Si queremos ordenar los destinatarios por alguacuten campo de ordenacioacuten (por ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea maacutes faacutecil entregarlas a mis empleados)
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El icono abre el cuadro de diaacutelogo Asignar campos donde
definimos estas asociaciones este cuadro de diaacutelogo tambieacuten se
puede abrir siempre que veamos en pantalla un botoacuten Asignar
campos
En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estaacutendares que utilizar Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de datos que corresponde al campo estaacutendar
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La opcioacuten Imprimir documentos permite
enviar a la impresora el resultado de la
combinacioacuten
Podemos imprimir Todos los registros (todos los
destinatarios despueacutes de aplicar los filtros) el Registro
actual (el que estamos visualizando en este momento o un
grupo de registros (Desde - Hasta)
Desde ponemos el nuacutemero de orden del primer registro a combinar dejarlo en blanco indica desde el primero
Hasta ponemos el nuacutemero de orden del uacuteltimo registro a
combinar dejarlo en blanco indica hasta el uacuteltimo
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Contiene los grupos de herramientas de acceso directo Tabla
Filas y columnas Combinar Tamantildeo de celda Alineacioacuten
Datos
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Vamos a ver las funciones
maacutes interesantes de eacutestas
herramientas
Laacutepiz Como ya hemos visto con este laacutepiz se pueden crear tablas dibujaacutendolas con el ratoacuten
Borrador Es el complemento del
laacutepiz en la creacioacuten de tablas ya
que permite borrar las liacuteneas de la
tabla Basta colocarse en la liacutenea a
borrar y hacer clic
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Estilo de liacutenea y grosor de liacutenea Con estas dos funciones
podemos cambiar el estilo y el grosor de las liacuteneas que
forman la tabla Seleccionar en la barra el estilo o el grosor
adecuado e ir a la tabla para aplicarlo a las liacuteneas que
queramos
Color de la pluma Con este
icono podemos dar color a los
bordes de la tabla elegir el tipo
de borde y rellenar las celdas
con color
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Haciendo clic con el botoacuten derecho del ratoacuten sobre
una tabla se abre el menuacute contextual de Tablas
como muestra esta imagen
Desde aquiacute podemos ejecutar algunas de las funciones que acabamos
de ver en la barra de herramientas de Tablas y bordes y tambieacuten
podemos acceder a Propiedades de tabla donde encontraremos las
distintas formas de ajustar el texto que rodea la tabla asiacute como la
forma de establecer maacutergenes y espaciado en las celdas
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Dentro de las herramientas Organizar se encuentra el botoacuten Ajuste de texto al hacer clic alliacute se abre un menuacute desplegable con varias opciones Observa la imagen de la derecha Alliacute basta con elegir el estilo de ajuste adecuado (Cuadrado Estrecho etc)
Al seleccionar estas opciones la imagen se podraacute mover donde el usuario desee
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Esta opcioacuten nos permite crear una tabla dentro de otra Es decir dentro de una casilla podemos crear una nueva tabla con sus propias caracteriacutesticas
- Si eliminamos la tabla principal tambieacuten desaparece la tabla anidada - Tambieacuten se pueden colocar dos tablas paralelas una al lado de la otra
iquestCoacutemo se hace Simplemente hay que colocar el cursor en la celda que queramos e insertar otra tabla
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Para pasar un texto a una tabla lo seleccionamos y en la pestantildea Insertar
pulsamos el botoacuten Tabla Del menuacute que se despliega para la creacioacuten de tablas elegimos la opcioacuten Convertir texto en tabla
Se abriraacute el cuadro de diaacutelogo Convertir texto en tabla
En eacutel Word nos presentaraacute de queacute
manera va a convertir el texto en
tabla En nuestro ejemplo podemos
comprobar que se van a crear 3
columnas y 6 filas y que para
separar el texto se han usado
Tabulaciones
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Una vez seleccionada la tabla ir a la pestantildea Presentacioacuten y
seleccionar Convertir texto a Se mostraraacute el cuadro de diaacutelogo
Convertir tabla en texto donde podremos elegir queacute caraacutecter
queremos utilizar para separar los datos de cada celda
En nuestro caso elegir
Tabulaciones devolveriacutea
la tabla a su aspecto
original asiacute que vamos a
escoger Puntos y comas y
Marcas de paacuterrafo para
que veas el resultado clic
en aceptar
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SESIOacuteN DE CLASE 03
La revisioacuten ortograacutefica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto
no son erroacuteneas y la revisioacuten gramatical trata de que las frases no contengan
errores gramaticales como por ejemplo Los libros son buenas donde no
concuerdan el geacutenero del sujeto y del adjetivo
Existen dos formas baacutesicas de revisar la ortografiacutea revisar una vez concluida la introduccioacuten del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto Vamos a ver ahora la primera forma
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Revisar al finalizar
Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word y alliacute seleccionar Revisioacuten
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Una vez hemos introducido todo o parte de nuestro documento y queremos revisar la ortografiacutea podemos hacerlo de una de estas formas
1- Haciendo clic en la pestantildea Revisar
y luego sobre el icono de la
barra de herramientas de acceso raacutepido
2- Pulsando la tecla F7
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Ejemplo
En la zona titulada No se encontroacute aparece en color rojo la palabra no
encontrada (vastaron) y la frase del texto en la que se encuentra esa
palabra
Debajo tenemos una zona titulada Sugerencias que contiene una lista con las palabras maacutes parecidas que ha encontrado Word en sus diccionarios En muchos casos como en este dentro de esta lista se encontraraacute la palabra correcta (Bastaron) En este caso el error era el cambio de la B por la V
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Llegados a esta situacioacuten debemos decidir queacute botoacuten de la derecha pulsamos en este caso el maacutes adecuado seriacutea Cambiar todas pero veamos el significado de cada uno de ellos
Omitir una vez No realiza ninguna accioacuten sobre la palabra no encontrada y continua revisando el documento
bull Omitir todas Cada vez que vuelva
a encontrar la misma palabra la pasaraacute por alto sin
realizar ninguna accioacuten sobre ella Continuacutea
revisando el documento
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bull Agregar al diccionario Antildeade la palabra no encontrada al diccionario personalizado Podemos usar esta accioacuten cuando consideremos que la palabra no encontrada es correcta y por lo tanto no queremos que la vuelva a detectar como no encontrada
bull Cambiar La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituiraacute a la palabra no encontrada Si no hay ninguna sugerencia que consideremos acertada podemos escribir directamente sobre la palabra no encontrada la correccioacuten que creamos oportuna y pulsar este botoacuten
bull Cambiar todas
Cambia automaacuteticamente todas las
veces que aparezca la palabra
seleccionada de la lista de sugerencias
por la palabra no encontrada
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bull Autocorreccioacuten Agrega la palabra no encontrada y la palabra seleccionada de la lista de sugerencias a la lista de Autocorreccioacuten Maacutes adelante se explica en queacute consiste la autocorreccioacuten
En el cuadro Idioma del diccionario
tenemos el botoacuten del triaacutengulo para desplegar una lista en la que elegir otro idioma Asegurarse de que el diccionario elegido esteacute disponible en nuestro ordenador
Para corregir el error debemos colocar el cursor en la palabra subrayada y pulsar el botoacuten derecho del ratoacuten entonces apareceraacute una pequentildea ventana como la que vemos en la imagen que nos permitiraacute tratar el error de forma similar a como acabamos de ver para Revisar ortografiacutea al finalizar
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La revisioacuten gramatical trata de corregir los errores en la estructura de las frases
La revisioacuten ortograacutefica existen dos formas baacutesicas de revisar la ortografiacutea revisar una vez concluida la introduccioacuten del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto
Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word y alliacute seleccionar Revisioacuten
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1- Hacer clic en el botoacuten Ortografiacutea y Gramaacutetica del grupo de
herramientas Revisioacuten que se encuentra en la pestantildea Revisar
2- Pulsar la Tecla F7
Debemos dejar sin marcar la casilla Marcar errores gramaticales mientras se escribe y debemos marcar la casilla Revisar ortografiacutea mientras escribe y Aceptar
Una vez realizado este cambio
podemos comenzar a realizar la
revisioacuten de una de estas dos
formas
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Mediante la autocorreccioacuten Word puede corregir algunos errores que no
es capaz de detectar por otros meacutetodos y nos ofrece la posibilidad de
realizar nuestras propias correcciones
Para ver y modificar las diferentes opciones de la
Autocorreccioacuten ir al Botoacuten Office y hacer clic en el
botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar en el menuacute de la izquierda Revisioacuten
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A continuacioacuten hacer clic en el botoacuten
Opciones de Autocorreccioacuten y apareceraacute un
cuadro de diaacutelogo como este vamos a ver las
posibilidades maacutes interesantes
Corregir DOsMAyuacutesculasSEguidas Si activamos esta casilla cuando aparezcan dos mayuacutesculas seguidas al principio de una palabra Word sustituiraacute la segunda mayuacutescula por una minuacutescula
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Poner en mayuacutescula la primera letra de una oracioacuten Pone en mayuacutescula la primera letra despueacutes de un signo de puntuacioacuten que indique el final de una oracioacuten como por ejemplo un punto un final de interrogacioacuten etc
Poner en mayuacutescula la primera
letra de celdas de tablas Cuando
hay texto en una celda hace que
empiece por mayuacutescula
Poner en mayuacutescula los nombres de diacuteas Pone en mayuacutescula los nombres de los diacuteas de la semana
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Corregir el uso accidental de bLOQmAYUacuteS Cuando encuentra una palabra con
la primera letra en minuacutescula y las siguientes en mayuacutesculas la cambia por la
primera en mayuacutescula y las siguientes en minuacutesculas y desactiva el bloqueo de
mayuacutesculas
Reemplazar texto mientras
escribe Al activar esta casilla
sustituye las palabras de la
columna
bull Tambieacuten tenemos disponible el
botoacuten Excepciones que nos permite especificar unas excepciones a algunas opciones de Autocorreccioacuten
Por ejemplo para la casilla Poner en mayuacutescula la
primera letra de una oracioacuten podemos indicar una
lista de abreviaturas para las que no queremos que se
aplique la regla como podemos ver en la imagen
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Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar la categoriacutea Revisioacuten y apareceraacute un cuadro de diaacutelogo como eacuteste
bull Omitir palabras en MAYUacuteSCULAS Si marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las palabras en mayuacutesculas cuando realice la revisioacuten ortograacutefica De esta forma se evita que detecte errores en los nombres de empresas organismos etc que se suelen
escribir en mayuacutesculas
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bullOmitir palabras que contienen nuacutemeros Si
marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las
palabras que contienen nuacutemeros ( Informe34c
Ejercicio54 ) cuando realice la revisioacuten ortograacutefica
bull Omitir archivos y direcciones de Internet Si marcamos esta casilla no daraacute error en los nombres de archivos (cuenta4exe) ni en las direcciones de internet (httpwwwaulacliccom) ni en las direcciones de correo electroacutenico (webmasteraulacliccom)
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SESIOacuteN DE CLASE 04
Mediante la opcioacuten Combinar correspondencia nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas
Por ejemplo podemos escribir cartas personalizadas en las
que soacutelo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en
todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos
variables (los que cambian en cada carta seguacuten la persona)
Cuando combinamos correspondencia estamos utilizando dos elementos fundamentales el documento principal y el origen de datos
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Documento principal Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos
Origen de datos Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal Puede ser de distinta naturaleza por ejemplo puede ser una tabla de MS Access un libro de MS Excel una lista de direcciones de Outlook
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Seleccionar de la pestantildea Correspondencia el menuacute Iniciar combinacioacuten de correspondencia alliacute haz clic en la opcioacuten Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia
Seleccionar la opcioacuten Cartas y hacer clic en Siguiente aparece el segundo paso del asistente
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Definimos el documento inicial es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado Debajo de las tres opciones tenemos una explicacioacuten de la opcioacuten seleccionada en este momento
Seleccionamos el origen de datos como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access una hoja de Excel una tabla en otro archivo Word etc)
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Si seleccionamos la opcioacuten Utilizar una lista existente aparece la
opcioacuten Examinar hacer clic en ella para buscar el archivo que
contiene el origen de datos
Si seleccionamos la opcioacuten Seleccionar de los contactos de
Outlook en lugar de Examinar aparece la opcioacuten Elegir la
carpeta de contactos hacer clic en ella y elegir la carpeta
Si seleccionamos la opcioacuten Escribir una lista nueva en lugar de
Examinar aparece la opcioacuten Crear hacer clic en ella para
introducir los valores en la lista
Al hacer clic en la opcioacuten Examinar se abre el
cuadro de diaacutelogo Seleccionar archivos de
origen de datos en el que indicaremos de
doacutende cogeraacute los datos
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Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia en eacutel vemos los datos que se combinaraacuten y podemos antildeadir opciones que veremos maacutes adelante y clic en Aceptar
En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y antildeadimos los campos de combinacioacuten
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En este paso examinamos las cartas tal como se escribiraacuten con los valores concretos del origen de datos Podemos utilizar los botones ltlt y gtgt para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente podemos Buscar un destinatario concreto Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios para corregir alguacuten error detectado
Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opcioacuten Imprimir Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales En este caso nos permite elegir combinar todos los registros el registro actual o un grupo de registros El documento creado seraacute un documento normal sin combinacioacuten
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Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto pero tambieacuten podemos utilizar los botones de la pestantildea Correspondencia
Permite abrir el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes
Permite insertar en la posicioacuten del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente
Permite insertar en la
posicioacuten del cursor una liacutenea de saludos tal
como vimos con el asistente
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Permite insertar en la posicioacuten
del cursor un campo del origen
de datos
Permite resaltar los campos combinados si la
opcioacuten estaacute activada los datos
correspondientes a campos combinados
aparecen resaltados de esta forma es maacutes faacutecil
localizarlos dentro del documento
Distribuir etiquetas Esta
opcioacuten estaacute disponible con un
documento de tipo etiquetas
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Para incluir un campo de combinacioacuten hacer clic en el icono
de la pestantildea Correspondencia y se abriraacute el cuadro Insertar campo de combinacioacuten con la lista de todos los campos del origen de datos seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botoacuten Insertar Podemos insertar asiacute todos los campos que queramos
Si queremos ver el aspecto que tendraacute el
documento combinado hacer clic en el
botoacuten
Este botoacuten permite ver el documento
principal con los nombres de los campos
o bien con los datos
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Hacer clic sobre el icono
los campos del origen
de datos apareceraacuten resaltados
Pues los siguientes botones permiten
desplazarse por las filas del origen
para comprobar por ejemplo si los
datos que salen son los esperados
Permite ver los datos del
primer registro del origen
Permite visualizar el uacuteltimo
registro
Permite visualizar el
registro anterior
Permite visualizar el
registro siguiente
Este cuadro permite saber queacute registro se estaacute
visualizando y tambieacuten permite ir directamente a un
registro determinado escribiendo el nordm del registro
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Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser
largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un
registro a otro con los botones de desplazamiento en estos
casos se utiliza hacer Clic
En Buscar ponemos el valor que queremos buscar
En Buscar en Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor
Hacer clic en el botoacuten Buscar siguiente
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Haciendo clic en el icono se
abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia donde podremos hacer todo esto
En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los datos del origen de datos que se combinaraacuten con el documento principal)
Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generaraacute una carta (o mensaje de correo electroacutenico o etiqueta etc)
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Si queremos modificarel valor de alguacuten dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en la parte inferior y pulsamos Edicioacuten
Si la lista es muy extensa con el botoacuten Buscando se abriraacute el cuadro de
diaacutelogo Buscar entrada donde podemos introducir un valor y un campo y
se posicionaraacute en el primer destinatario que tenga el valor en ese campo
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Primero tenemos que situarnos en el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia por ejemplo con el icono y clic
En la pestantildea Filtrar registros vamos poniendo la condicioacuten que deberaacuten cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados Se puede poner una condicioacuten o varias En la primera liacutenea se va formando la primera condicioacuten
En Campo seleccionamos el campo
que va a formar parte de la condicioacuten
En Comparacioacuten seleccionamos el tipo de comparacioacuten que vamos a utilizar Los tipos de operaciones son los conocidos (igual distinto menor que mayor que etc)
En Comparado con se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando la comparacioacuten es Vaciacuteo o No vaciacuteo
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Si queremos ordenar los destinatarios por alguacuten campo de ordenacioacuten (por ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea maacutes faacutecil entregarlas a mis empleados)
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El icono abre el cuadro de diaacutelogo Asignar campos donde
definimos estas asociaciones este cuadro de diaacutelogo tambieacuten se
puede abrir siempre que veamos en pantalla un botoacuten Asignar
campos
En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estaacutendares que utilizar Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de datos que corresponde al campo estaacutendar
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La opcioacuten Imprimir documentos permite
enviar a la impresora el resultado de la
combinacioacuten
Podemos imprimir Todos los registros (todos los
destinatarios despueacutes de aplicar los filtros) el Registro
actual (el que estamos visualizando en este momento o un
grupo de registros (Desde - Hasta)
Desde ponemos el nuacutemero de orden del primer registro a combinar dejarlo en blanco indica desde el primero
Hasta ponemos el nuacutemero de orden del uacuteltimo registro a
combinar dejarlo en blanco indica hasta el uacuteltimo
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Vamos a ver las funciones
maacutes interesantes de eacutestas
herramientas
Laacutepiz Como ya hemos visto con este laacutepiz se pueden crear tablas dibujaacutendolas con el ratoacuten
Borrador Es el complemento del
laacutepiz en la creacioacuten de tablas ya
que permite borrar las liacuteneas de la
tabla Basta colocarse en la liacutenea a
borrar y hacer clic
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Estilo de liacutenea y grosor de liacutenea Con estas dos funciones
podemos cambiar el estilo y el grosor de las liacuteneas que
forman la tabla Seleccionar en la barra el estilo o el grosor
adecuado e ir a la tabla para aplicarlo a las liacuteneas que
queramos
Color de la pluma Con este
icono podemos dar color a los
bordes de la tabla elegir el tipo
de borde y rellenar las celdas
con color
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Haciendo clic con el botoacuten derecho del ratoacuten sobre
una tabla se abre el menuacute contextual de Tablas
como muestra esta imagen
Desde aquiacute podemos ejecutar algunas de las funciones que acabamos
de ver en la barra de herramientas de Tablas y bordes y tambieacuten
podemos acceder a Propiedades de tabla donde encontraremos las
distintas formas de ajustar el texto que rodea la tabla asiacute como la
forma de establecer maacutergenes y espaciado en las celdas
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Dentro de las herramientas Organizar se encuentra el botoacuten Ajuste de texto al hacer clic alliacute se abre un menuacute desplegable con varias opciones Observa la imagen de la derecha Alliacute basta con elegir el estilo de ajuste adecuado (Cuadrado Estrecho etc)
Al seleccionar estas opciones la imagen se podraacute mover donde el usuario desee
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Esta opcioacuten nos permite crear una tabla dentro de otra Es decir dentro de una casilla podemos crear una nueva tabla con sus propias caracteriacutesticas
- Si eliminamos la tabla principal tambieacuten desaparece la tabla anidada - Tambieacuten se pueden colocar dos tablas paralelas una al lado de la otra
iquestCoacutemo se hace Simplemente hay que colocar el cursor en la celda que queramos e insertar otra tabla
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Para pasar un texto a una tabla lo seleccionamos y en la pestantildea Insertar
pulsamos el botoacuten Tabla Del menuacute que se despliega para la creacioacuten de tablas elegimos la opcioacuten Convertir texto en tabla
Se abriraacute el cuadro de diaacutelogo Convertir texto en tabla
En eacutel Word nos presentaraacute de queacute
manera va a convertir el texto en
tabla En nuestro ejemplo podemos
comprobar que se van a crear 3
columnas y 6 filas y que para
separar el texto se han usado
Tabulaciones
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Una vez seleccionada la tabla ir a la pestantildea Presentacioacuten y
seleccionar Convertir texto a Se mostraraacute el cuadro de diaacutelogo
Convertir tabla en texto donde podremos elegir queacute caraacutecter
queremos utilizar para separar los datos de cada celda
En nuestro caso elegir
Tabulaciones devolveriacutea
la tabla a su aspecto
original asiacute que vamos a
escoger Puntos y comas y
Marcas de paacuterrafo para
que veas el resultado clic
en aceptar
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SESIOacuteN DE CLASE 03
La revisioacuten ortograacutefica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto
no son erroacuteneas y la revisioacuten gramatical trata de que las frases no contengan
errores gramaticales como por ejemplo Los libros son buenas donde no
concuerdan el geacutenero del sujeto y del adjetivo
Existen dos formas baacutesicas de revisar la ortografiacutea revisar una vez concluida la introduccioacuten del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto Vamos a ver ahora la primera forma
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Revisar al finalizar
Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word y alliacute seleccionar Revisioacuten
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Una vez hemos introducido todo o parte de nuestro documento y queremos revisar la ortografiacutea podemos hacerlo de una de estas formas
1- Haciendo clic en la pestantildea Revisar
y luego sobre el icono de la
barra de herramientas de acceso raacutepido
2- Pulsando la tecla F7
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Ejemplo
En la zona titulada No se encontroacute aparece en color rojo la palabra no
encontrada (vastaron) y la frase del texto en la que se encuentra esa
palabra
Debajo tenemos una zona titulada Sugerencias que contiene una lista con las palabras maacutes parecidas que ha encontrado Word en sus diccionarios En muchos casos como en este dentro de esta lista se encontraraacute la palabra correcta (Bastaron) En este caso el error era el cambio de la B por la V
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Llegados a esta situacioacuten debemos decidir queacute botoacuten de la derecha pulsamos en este caso el maacutes adecuado seriacutea Cambiar todas pero veamos el significado de cada uno de ellos
Omitir una vez No realiza ninguna accioacuten sobre la palabra no encontrada y continua revisando el documento
bull Omitir todas Cada vez que vuelva
a encontrar la misma palabra la pasaraacute por alto sin
realizar ninguna accioacuten sobre ella Continuacutea
revisando el documento
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bull Agregar al diccionario Antildeade la palabra no encontrada al diccionario personalizado Podemos usar esta accioacuten cuando consideremos que la palabra no encontrada es correcta y por lo tanto no queremos que la vuelva a detectar como no encontrada
bull Cambiar La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituiraacute a la palabra no encontrada Si no hay ninguna sugerencia que consideremos acertada podemos escribir directamente sobre la palabra no encontrada la correccioacuten que creamos oportuna y pulsar este botoacuten
bull Cambiar todas
Cambia automaacuteticamente todas las
veces que aparezca la palabra
seleccionada de la lista de sugerencias
por la palabra no encontrada
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bull Autocorreccioacuten Agrega la palabra no encontrada y la palabra seleccionada de la lista de sugerencias a la lista de Autocorreccioacuten Maacutes adelante se explica en queacute consiste la autocorreccioacuten
En el cuadro Idioma del diccionario
tenemos el botoacuten del triaacutengulo para desplegar una lista en la que elegir otro idioma Asegurarse de que el diccionario elegido esteacute disponible en nuestro ordenador
Para corregir el error debemos colocar el cursor en la palabra subrayada y pulsar el botoacuten derecho del ratoacuten entonces apareceraacute una pequentildea ventana como la que vemos en la imagen que nos permitiraacute tratar el error de forma similar a como acabamos de ver para Revisar ortografiacutea al finalizar
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La revisioacuten gramatical trata de corregir los errores en la estructura de las frases
La revisioacuten ortograacutefica existen dos formas baacutesicas de revisar la ortografiacutea revisar una vez concluida la introduccioacuten del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto
Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word y alliacute seleccionar Revisioacuten
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1- Hacer clic en el botoacuten Ortografiacutea y Gramaacutetica del grupo de
herramientas Revisioacuten que se encuentra en la pestantildea Revisar
2- Pulsar la Tecla F7
Debemos dejar sin marcar la casilla Marcar errores gramaticales mientras se escribe y debemos marcar la casilla Revisar ortografiacutea mientras escribe y Aceptar
Una vez realizado este cambio
podemos comenzar a realizar la
revisioacuten de una de estas dos
formas
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Mediante la autocorreccioacuten Word puede corregir algunos errores que no
es capaz de detectar por otros meacutetodos y nos ofrece la posibilidad de
realizar nuestras propias correcciones
Para ver y modificar las diferentes opciones de la
Autocorreccioacuten ir al Botoacuten Office y hacer clic en el
botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar en el menuacute de la izquierda Revisioacuten
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A continuacioacuten hacer clic en el botoacuten
Opciones de Autocorreccioacuten y apareceraacute un
cuadro de diaacutelogo como este vamos a ver las
posibilidades maacutes interesantes
Corregir DOsMAyuacutesculasSEguidas Si activamos esta casilla cuando aparezcan dos mayuacutesculas seguidas al principio de una palabra Word sustituiraacute la segunda mayuacutescula por una minuacutescula
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Poner en mayuacutescula la primera letra de una oracioacuten Pone en mayuacutescula la primera letra despueacutes de un signo de puntuacioacuten que indique el final de una oracioacuten como por ejemplo un punto un final de interrogacioacuten etc
Poner en mayuacutescula la primera
letra de celdas de tablas Cuando
hay texto en una celda hace que
empiece por mayuacutescula
Poner en mayuacutescula los nombres de diacuteas Pone en mayuacutescula los nombres de los diacuteas de la semana
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Corregir el uso accidental de bLOQmAYUacuteS Cuando encuentra una palabra con
la primera letra en minuacutescula y las siguientes en mayuacutesculas la cambia por la
primera en mayuacutescula y las siguientes en minuacutesculas y desactiva el bloqueo de
mayuacutesculas
Reemplazar texto mientras
escribe Al activar esta casilla
sustituye las palabras de la
columna
bull Tambieacuten tenemos disponible el
botoacuten Excepciones que nos permite especificar unas excepciones a algunas opciones de Autocorreccioacuten
Por ejemplo para la casilla Poner en mayuacutescula la
primera letra de una oracioacuten podemos indicar una
lista de abreviaturas para las que no queremos que se
aplique la regla como podemos ver en la imagen
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Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar la categoriacutea Revisioacuten y apareceraacute un cuadro de diaacutelogo como eacuteste
bull Omitir palabras en MAYUacuteSCULAS Si marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las palabras en mayuacutesculas cuando realice la revisioacuten ortograacutefica De esta forma se evita que detecte errores en los nombres de empresas organismos etc que se suelen
escribir en mayuacutesculas
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bullOmitir palabras que contienen nuacutemeros Si
marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las
palabras que contienen nuacutemeros ( Informe34c
Ejercicio54 ) cuando realice la revisioacuten ortograacutefica
bull Omitir archivos y direcciones de Internet Si marcamos esta casilla no daraacute error en los nombres de archivos (cuenta4exe) ni en las direcciones de internet (httpwwwaulacliccom) ni en las direcciones de correo electroacutenico (webmasteraulacliccom)
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SESIOacuteN DE CLASE 04
Mediante la opcioacuten Combinar correspondencia nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas
Por ejemplo podemos escribir cartas personalizadas en las
que soacutelo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en
todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos
variables (los que cambian en cada carta seguacuten la persona)
Cuando combinamos correspondencia estamos utilizando dos elementos fundamentales el documento principal y el origen de datos
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Documento principal Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos
Origen de datos Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal Puede ser de distinta naturaleza por ejemplo puede ser una tabla de MS Access un libro de MS Excel una lista de direcciones de Outlook
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Seleccionar de la pestantildea Correspondencia el menuacute Iniciar combinacioacuten de correspondencia alliacute haz clic en la opcioacuten Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia
Seleccionar la opcioacuten Cartas y hacer clic en Siguiente aparece el segundo paso del asistente
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Definimos el documento inicial es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado Debajo de las tres opciones tenemos una explicacioacuten de la opcioacuten seleccionada en este momento
Seleccionamos el origen de datos como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access una hoja de Excel una tabla en otro archivo Word etc)
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Si seleccionamos la opcioacuten Utilizar una lista existente aparece la
opcioacuten Examinar hacer clic en ella para buscar el archivo que
contiene el origen de datos
Si seleccionamos la opcioacuten Seleccionar de los contactos de
Outlook en lugar de Examinar aparece la opcioacuten Elegir la
carpeta de contactos hacer clic en ella y elegir la carpeta
Si seleccionamos la opcioacuten Escribir una lista nueva en lugar de
Examinar aparece la opcioacuten Crear hacer clic en ella para
introducir los valores en la lista
Al hacer clic en la opcioacuten Examinar se abre el
cuadro de diaacutelogo Seleccionar archivos de
origen de datos en el que indicaremos de
doacutende cogeraacute los datos
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Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia en eacutel vemos los datos que se combinaraacuten y podemos antildeadir opciones que veremos maacutes adelante y clic en Aceptar
En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y antildeadimos los campos de combinacioacuten
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En este paso examinamos las cartas tal como se escribiraacuten con los valores concretos del origen de datos Podemos utilizar los botones ltlt y gtgt para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente podemos Buscar un destinatario concreto Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios para corregir alguacuten error detectado
Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opcioacuten Imprimir Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales En este caso nos permite elegir combinar todos los registros el registro actual o un grupo de registros El documento creado seraacute un documento normal sin combinacioacuten
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Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto pero tambieacuten podemos utilizar los botones de la pestantildea Correspondencia
Permite abrir el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes
Permite insertar en la posicioacuten del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente
Permite insertar en la
posicioacuten del cursor una liacutenea de saludos tal
como vimos con el asistente
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Permite insertar en la posicioacuten
del cursor un campo del origen
de datos
Permite resaltar los campos combinados si la
opcioacuten estaacute activada los datos
correspondientes a campos combinados
aparecen resaltados de esta forma es maacutes faacutecil
localizarlos dentro del documento
Distribuir etiquetas Esta
opcioacuten estaacute disponible con un
documento de tipo etiquetas
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Para incluir un campo de combinacioacuten hacer clic en el icono
de la pestantildea Correspondencia y se abriraacute el cuadro Insertar campo de combinacioacuten con la lista de todos los campos del origen de datos seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botoacuten Insertar Podemos insertar asiacute todos los campos que queramos
Si queremos ver el aspecto que tendraacute el
documento combinado hacer clic en el
botoacuten
Este botoacuten permite ver el documento
principal con los nombres de los campos
o bien con los datos
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Hacer clic sobre el icono
los campos del origen
de datos apareceraacuten resaltados
Pues los siguientes botones permiten
desplazarse por las filas del origen
para comprobar por ejemplo si los
datos que salen son los esperados
Permite ver los datos del
primer registro del origen
Permite visualizar el uacuteltimo
registro
Permite visualizar el
registro anterior
Permite visualizar el
registro siguiente
Este cuadro permite saber queacute registro se estaacute
visualizando y tambieacuten permite ir directamente a un
registro determinado escribiendo el nordm del registro
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Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser
largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un
registro a otro con los botones de desplazamiento en estos
casos se utiliza hacer Clic
En Buscar ponemos el valor que queremos buscar
En Buscar en Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor
Hacer clic en el botoacuten Buscar siguiente
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Haciendo clic en el icono se
abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia donde podremos hacer todo esto
En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los datos del origen de datos que se combinaraacuten con el documento principal)
Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generaraacute una carta (o mensaje de correo electroacutenico o etiqueta etc)
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Si queremos modificarel valor de alguacuten dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en la parte inferior y pulsamos Edicioacuten
Si la lista es muy extensa con el botoacuten Buscando se abriraacute el cuadro de
diaacutelogo Buscar entrada donde podemos introducir un valor y un campo y
se posicionaraacute en el primer destinatario que tenga el valor en ese campo
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Primero tenemos que situarnos en el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia por ejemplo con el icono y clic
En la pestantildea Filtrar registros vamos poniendo la condicioacuten que deberaacuten cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados Se puede poner una condicioacuten o varias En la primera liacutenea se va formando la primera condicioacuten
En Campo seleccionamos el campo
que va a formar parte de la condicioacuten
En Comparacioacuten seleccionamos el tipo de comparacioacuten que vamos a utilizar Los tipos de operaciones son los conocidos (igual distinto menor que mayor que etc)
En Comparado con se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando la comparacioacuten es Vaciacuteo o No vaciacuteo
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Si queremos ordenar los destinatarios por alguacuten campo de ordenacioacuten (por ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea maacutes faacutecil entregarlas a mis empleados)
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El icono abre el cuadro de diaacutelogo Asignar campos donde
definimos estas asociaciones este cuadro de diaacutelogo tambieacuten se
puede abrir siempre que veamos en pantalla un botoacuten Asignar
campos
En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estaacutendares que utilizar Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de datos que corresponde al campo estaacutendar
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La opcioacuten Imprimir documentos permite
enviar a la impresora el resultado de la
combinacioacuten
Podemos imprimir Todos los registros (todos los
destinatarios despueacutes de aplicar los filtros) el Registro
actual (el que estamos visualizando en este momento o un
grupo de registros (Desde - Hasta)
Desde ponemos el nuacutemero de orden del primer registro a combinar dejarlo en blanco indica desde el primero
Hasta ponemos el nuacutemero de orden del uacuteltimo registro a
combinar dejarlo en blanco indica hasta el uacuteltimo
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Estilo de liacutenea y grosor de liacutenea Con estas dos funciones
podemos cambiar el estilo y el grosor de las liacuteneas que
forman la tabla Seleccionar en la barra el estilo o el grosor
adecuado e ir a la tabla para aplicarlo a las liacuteneas que
queramos
Color de la pluma Con este
icono podemos dar color a los
bordes de la tabla elegir el tipo
de borde y rellenar las celdas
con color
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Haciendo clic con el botoacuten derecho del ratoacuten sobre
una tabla se abre el menuacute contextual de Tablas
como muestra esta imagen
Desde aquiacute podemos ejecutar algunas de las funciones que acabamos
de ver en la barra de herramientas de Tablas y bordes y tambieacuten
podemos acceder a Propiedades de tabla donde encontraremos las
distintas formas de ajustar el texto que rodea la tabla asiacute como la
forma de establecer maacutergenes y espaciado en las celdas
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Dentro de las herramientas Organizar se encuentra el botoacuten Ajuste de texto al hacer clic alliacute se abre un menuacute desplegable con varias opciones Observa la imagen de la derecha Alliacute basta con elegir el estilo de ajuste adecuado (Cuadrado Estrecho etc)
Al seleccionar estas opciones la imagen se podraacute mover donde el usuario desee
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Esta opcioacuten nos permite crear una tabla dentro de otra Es decir dentro de una casilla podemos crear una nueva tabla con sus propias caracteriacutesticas
- Si eliminamos la tabla principal tambieacuten desaparece la tabla anidada - Tambieacuten se pueden colocar dos tablas paralelas una al lado de la otra
iquestCoacutemo se hace Simplemente hay que colocar el cursor en la celda que queramos e insertar otra tabla
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Para pasar un texto a una tabla lo seleccionamos y en la pestantildea Insertar
pulsamos el botoacuten Tabla Del menuacute que se despliega para la creacioacuten de tablas elegimos la opcioacuten Convertir texto en tabla
Se abriraacute el cuadro de diaacutelogo Convertir texto en tabla
En eacutel Word nos presentaraacute de queacute
manera va a convertir el texto en
tabla En nuestro ejemplo podemos
comprobar que se van a crear 3
columnas y 6 filas y que para
separar el texto se han usado
Tabulaciones
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Una vez seleccionada la tabla ir a la pestantildea Presentacioacuten y
seleccionar Convertir texto a Se mostraraacute el cuadro de diaacutelogo
Convertir tabla en texto donde podremos elegir queacute caraacutecter
queremos utilizar para separar los datos de cada celda
En nuestro caso elegir
Tabulaciones devolveriacutea
la tabla a su aspecto
original asiacute que vamos a
escoger Puntos y comas y
Marcas de paacuterrafo para
que veas el resultado clic
en aceptar
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SESIOacuteN DE CLASE 03
La revisioacuten ortograacutefica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto
no son erroacuteneas y la revisioacuten gramatical trata de que las frases no contengan
errores gramaticales como por ejemplo Los libros son buenas donde no
concuerdan el geacutenero del sujeto y del adjetivo
Existen dos formas baacutesicas de revisar la ortografiacutea revisar una vez concluida la introduccioacuten del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto Vamos a ver ahora la primera forma
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Revisar al finalizar
Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word y alliacute seleccionar Revisioacuten
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Una vez hemos introducido todo o parte de nuestro documento y queremos revisar la ortografiacutea podemos hacerlo de una de estas formas
1- Haciendo clic en la pestantildea Revisar
y luego sobre el icono de la
barra de herramientas de acceso raacutepido
2- Pulsando la tecla F7
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Ejemplo
En la zona titulada No se encontroacute aparece en color rojo la palabra no
encontrada (vastaron) y la frase del texto en la que se encuentra esa
palabra
Debajo tenemos una zona titulada Sugerencias que contiene una lista con las palabras maacutes parecidas que ha encontrado Word en sus diccionarios En muchos casos como en este dentro de esta lista se encontraraacute la palabra correcta (Bastaron) En este caso el error era el cambio de la B por la V
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Llegados a esta situacioacuten debemos decidir queacute botoacuten de la derecha pulsamos en este caso el maacutes adecuado seriacutea Cambiar todas pero veamos el significado de cada uno de ellos
Omitir una vez No realiza ninguna accioacuten sobre la palabra no encontrada y continua revisando el documento
bull Omitir todas Cada vez que vuelva
a encontrar la misma palabra la pasaraacute por alto sin
realizar ninguna accioacuten sobre ella Continuacutea
revisando el documento
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bull Agregar al diccionario Antildeade la palabra no encontrada al diccionario personalizado Podemos usar esta accioacuten cuando consideremos que la palabra no encontrada es correcta y por lo tanto no queremos que la vuelva a detectar como no encontrada
bull Cambiar La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituiraacute a la palabra no encontrada Si no hay ninguna sugerencia que consideremos acertada podemos escribir directamente sobre la palabra no encontrada la correccioacuten que creamos oportuna y pulsar este botoacuten
bull Cambiar todas
Cambia automaacuteticamente todas las
veces que aparezca la palabra
seleccionada de la lista de sugerencias
por la palabra no encontrada
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bull Autocorreccioacuten Agrega la palabra no encontrada y la palabra seleccionada de la lista de sugerencias a la lista de Autocorreccioacuten Maacutes adelante se explica en queacute consiste la autocorreccioacuten
En el cuadro Idioma del diccionario
tenemos el botoacuten del triaacutengulo para desplegar una lista en la que elegir otro idioma Asegurarse de que el diccionario elegido esteacute disponible en nuestro ordenador
Para corregir el error debemos colocar el cursor en la palabra subrayada y pulsar el botoacuten derecho del ratoacuten entonces apareceraacute una pequentildea ventana como la que vemos en la imagen que nos permitiraacute tratar el error de forma similar a como acabamos de ver para Revisar ortografiacutea al finalizar
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La revisioacuten gramatical trata de corregir los errores en la estructura de las frases
La revisioacuten ortograacutefica existen dos formas baacutesicas de revisar la ortografiacutea revisar una vez concluida la introduccioacuten del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto
Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word y alliacute seleccionar Revisioacuten
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1- Hacer clic en el botoacuten Ortografiacutea y Gramaacutetica del grupo de
herramientas Revisioacuten que se encuentra en la pestantildea Revisar
2- Pulsar la Tecla F7
Debemos dejar sin marcar la casilla Marcar errores gramaticales mientras se escribe y debemos marcar la casilla Revisar ortografiacutea mientras escribe y Aceptar
Una vez realizado este cambio
podemos comenzar a realizar la
revisioacuten de una de estas dos
formas
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Mediante la autocorreccioacuten Word puede corregir algunos errores que no
es capaz de detectar por otros meacutetodos y nos ofrece la posibilidad de
realizar nuestras propias correcciones
Para ver y modificar las diferentes opciones de la
Autocorreccioacuten ir al Botoacuten Office y hacer clic en el
botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar en el menuacute de la izquierda Revisioacuten
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A continuacioacuten hacer clic en el botoacuten
Opciones de Autocorreccioacuten y apareceraacute un
cuadro de diaacutelogo como este vamos a ver las
posibilidades maacutes interesantes
Corregir DOsMAyuacutesculasSEguidas Si activamos esta casilla cuando aparezcan dos mayuacutesculas seguidas al principio de una palabra Word sustituiraacute la segunda mayuacutescula por una minuacutescula
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Poner en mayuacutescula la primera letra de una oracioacuten Pone en mayuacutescula la primera letra despueacutes de un signo de puntuacioacuten que indique el final de una oracioacuten como por ejemplo un punto un final de interrogacioacuten etc
Poner en mayuacutescula la primera
letra de celdas de tablas Cuando
hay texto en una celda hace que
empiece por mayuacutescula
Poner en mayuacutescula los nombres de diacuteas Pone en mayuacutescula los nombres de los diacuteas de la semana
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Corregir el uso accidental de bLOQmAYUacuteS Cuando encuentra una palabra con
la primera letra en minuacutescula y las siguientes en mayuacutesculas la cambia por la
primera en mayuacutescula y las siguientes en minuacutesculas y desactiva el bloqueo de
mayuacutesculas
Reemplazar texto mientras
escribe Al activar esta casilla
sustituye las palabras de la
columna
bull Tambieacuten tenemos disponible el
botoacuten Excepciones que nos permite especificar unas excepciones a algunas opciones de Autocorreccioacuten
Por ejemplo para la casilla Poner en mayuacutescula la
primera letra de una oracioacuten podemos indicar una
lista de abreviaturas para las que no queremos que se
aplique la regla como podemos ver en la imagen
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Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar la categoriacutea Revisioacuten y apareceraacute un cuadro de diaacutelogo como eacuteste
bull Omitir palabras en MAYUacuteSCULAS Si marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las palabras en mayuacutesculas cuando realice la revisioacuten ortograacutefica De esta forma se evita que detecte errores en los nombres de empresas organismos etc que se suelen
escribir en mayuacutesculas
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bullOmitir palabras que contienen nuacutemeros Si
marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las
palabras que contienen nuacutemeros ( Informe34c
Ejercicio54 ) cuando realice la revisioacuten ortograacutefica
bull Omitir archivos y direcciones de Internet Si marcamos esta casilla no daraacute error en los nombres de archivos (cuenta4exe) ni en las direcciones de internet (httpwwwaulacliccom) ni en las direcciones de correo electroacutenico (webmasteraulacliccom)
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SESIOacuteN DE CLASE 04
Mediante la opcioacuten Combinar correspondencia nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas
Por ejemplo podemos escribir cartas personalizadas en las
que soacutelo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en
todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos
variables (los que cambian en cada carta seguacuten la persona)
Cuando combinamos correspondencia estamos utilizando dos elementos fundamentales el documento principal y el origen de datos
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Documento principal Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos
Origen de datos Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal Puede ser de distinta naturaleza por ejemplo puede ser una tabla de MS Access un libro de MS Excel una lista de direcciones de Outlook
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Seleccionar de la pestantildea Correspondencia el menuacute Iniciar combinacioacuten de correspondencia alliacute haz clic en la opcioacuten Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia
Seleccionar la opcioacuten Cartas y hacer clic en Siguiente aparece el segundo paso del asistente
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Definimos el documento inicial es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado Debajo de las tres opciones tenemos una explicacioacuten de la opcioacuten seleccionada en este momento
Seleccionamos el origen de datos como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access una hoja de Excel una tabla en otro archivo Word etc)
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Si seleccionamos la opcioacuten Utilizar una lista existente aparece la
opcioacuten Examinar hacer clic en ella para buscar el archivo que
contiene el origen de datos
Si seleccionamos la opcioacuten Seleccionar de los contactos de
Outlook en lugar de Examinar aparece la opcioacuten Elegir la
carpeta de contactos hacer clic en ella y elegir la carpeta
Si seleccionamos la opcioacuten Escribir una lista nueva en lugar de
Examinar aparece la opcioacuten Crear hacer clic en ella para
introducir los valores en la lista
Al hacer clic en la opcioacuten Examinar se abre el
cuadro de diaacutelogo Seleccionar archivos de
origen de datos en el que indicaremos de
doacutende cogeraacute los datos
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Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia en eacutel vemos los datos que se combinaraacuten y podemos antildeadir opciones que veremos maacutes adelante y clic en Aceptar
En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y antildeadimos los campos de combinacioacuten
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En este paso examinamos las cartas tal como se escribiraacuten con los valores concretos del origen de datos Podemos utilizar los botones ltlt y gtgt para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente podemos Buscar un destinatario concreto Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios para corregir alguacuten error detectado
Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opcioacuten Imprimir Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales En este caso nos permite elegir combinar todos los registros el registro actual o un grupo de registros El documento creado seraacute un documento normal sin combinacioacuten
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Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto pero tambieacuten podemos utilizar los botones de la pestantildea Correspondencia
Permite abrir el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes
Permite insertar en la posicioacuten del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente
Permite insertar en la
posicioacuten del cursor una liacutenea de saludos tal
como vimos con el asistente
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Permite insertar en la posicioacuten
del cursor un campo del origen
de datos
Permite resaltar los campos combinados si la
opcioacuten estaacute activada los datos
correspondientes a campos combinados
aparecen resaltados de esta forma es maacutes faacutecil
localizarlos dentro del documento
Distribuir etiquetas Esta
opcioacuten estaacute disponible con un
documento de tipo etiquetas
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Para incluir un campo de combinacioacuten hacer clic en el icono
de la pestantildea Correspondencia y se abriraacute el cuadro Insertar campo de combinacioacuten con la lista de todos los campos del origen de datos seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botoacuten Insertar Podemos insertar asiacute todos los campos que queramos
Si queremos ver el aspecto que tendraacute el
documento combinado hacer clic en el
botoacuten
Este botoacuten permite ver el documento
principal con los nombres de los campos
o bien con los datos
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Hacer clic sobre el icono
los campos del origen
de datos apareceraacuten resaltados
Pues los siguientes botones permiten
desplazarse por las filas del origen
para comprobar por ejemplo si los
datos que salen son los esperados
Permite ver los datos del
primer registro del origen
Permite visualizar el uacuteltimo
registro
Permite visualizar el
registro anterior
Permite visualizar el
registro siguiente
Este cuadro permite saber queacute registro se estaacute
visualizando y tambieacuten permite ir directamente a un
registro determinado escribiendo el nordm del registro
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Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser
largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un
registro a otro con los botones de desplazamiento en estos
casos se utiliza hacer Clic
En Buscar ponemos el valor que queremos buscar
En Buscar en Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor
Hacer clic en el botoacuten Buscar siguiente
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Haciendo clic en el icono se
abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia donde podremos hacer todo esto
En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los datos del origen de datos que se combinaraacuten con el documento principal)
Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generaraacute una carta (o mensaje de correo electroacutenico o etiqueta etc)
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Si queremos modificarel valor de alguacuten dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en la parte inferior y pulsamos Edicioacuten
Si la lista es muy extensa con el botoacuten Buscando se abriraacute el cuadro de
diaacutelogo Buscar entrada donde podemos introducir un valor y un campo y
se posicionaraacute en el primer destinatario que tenga el valor en ese campo
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Primero tenemos que situarnos en el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia por ejemplo con el icono y clic
En la pestantildea Filtrar registros vamos poniendo la condicioacuten que deberaacuten cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados Se puede poner una condicioacuten o varias En la primera liacutenea se va formando la primera condicioacuten
En Campo seleccionamos el campo
que va a formar parte de la condicioacuten
En Comparacioacuten seleccionamos el tipo de comparacioacuten que vamos a utilizar Los tipos de operaciones son los conocidos (igual distinto menor que mayor que etc)
En Comparado con se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando la comparacioacuten es Vaciacuteo o No vaciacuteo
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Si queremos ordenar los destinatarios por alguacuten campo de ordenacioacuten (por ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea maacutes faacutecil entregarlas a mis empleados)
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El icono abre el cuadro de diaacutelogo Asignar campos donde
definimos estas asociaciones este cuadro de diaacutelogo tambieacuten se
puede abrir siempre que veamos en pantalla un botoacuten Asignar
campos
En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estaacutendares que utilizar Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de datos que corresponde al campo estaacutendar
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La opcioacuten Imprimir documentos permite
enviar a la impresora el resultado de la
combinacioacuten
Podemos imprimir Todos los registros (todos los
destinatarios despueacutes de aplicar los filtros) el Registro
actual (el que estamos visualizando en este momento o un
grupo de registros (Desde - Hasta)
Desde ponemos el nuacutemero de orden del primer registro a combinar dejarlo en blanco indica desde el primero
Hasta ponemos el nuacutemero de orden del uacuteltimo registro a
combinar dejarlo en blanco indica hasta el uacuteltimo
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Haciendo clic con el botoacuten derecho del ratoacuten sobre
una tabla se abre el menuacute contextual de Tablas
como muestra esta imagen
Desde aquiacute podemos ejecutar algunas de las funciones que acabamos
de ver en la barra de herramientas de Tablas y bordes y tambieacuten
podemos acceder a Propiedades de tabla donde encontraremos las
distintas formas de ajustar el texto que rodea la tabla asiacute como la
forma de establecer maacutergenes y espaciado en las celdas
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Dentro de las herramientas Organizar se encuentra el botoacuten Ajuste de texto al hacer clic alliacute se abre un menuacute desplegable con varias opciones Observa la imagen de la derecha Alliacute basta con elegir el estilo de ajuste adecuado (Cuadrado Estrecho etc)
Al seleccionar estas opciones la imagen se podraacute mover donde el usuario desee
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Esta opcioacuten nos permite crear una tabla dentro de otra Es decir dentro de una casilla podemos crear una nueva tabla con sus propias caracteriacutesticas
- Si eliminamos la tabla principal tambieacuten desaparece la tabla anidada - Tambieacuten se pueden colocar dos tablas paralelas una al lado de la otra
iquestCoacutemo se hace Simplemente hay que colocar el cursor en la celda que queramos e insertar otra tabla
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Para pasar un texto a una tabla lo seleccionamos y en la pestantildea Insertar
pulsamos el botoacuten Tabla Del menuacute que se despliega para la creacioacuten de tablas elegimos la opcioacuten Convertir texto en tabla
Se abriraacute el cuadro de diaacutelogo Convertir texto en tabla
En eacutel Word nos presentaraacute de queacute
manera va a convertir el texto en
tabla En nuestro ejemplo podemos
comprobar que se van a crear 3
columnas y 6 filas y que para
separar el texto se han usado
Tabulaciones
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Una vez seleccionada la tabla ir a la pestantildea Presentacioacuten y
seleccionar Convertir texto a Se mostraraacute el cuadro de diaacutelogo
Convertir tabla en texto donde podremos elegir queacute caraacutecter
queremos utilizar para separar los datos de cada celda
En nuestro caso elegir
Tabulaciones devolveriacutea
la tabla a su aspecto
original asiacute que vamos a
escoger Puntos y comas y
Marcas de paacuterrafo para
que veas el resultado clic
en aceptar
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SESIOacuteN DE CLASE 03
La revisioacuten ortograacutefica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto
no son erroacuteneas y la revisioacuten gramatical trata de que las frases no contengan
errores gramaticales como por ejemplo Los libros son buenas donde no
concuerdan el geacutenero del sujeto y del adjetivo
Existen dos formas baacutesicas de revisar la ortografiacutea revisar una vez concluida la introduccioacuten del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto Vamos a ver ahora la primera forma
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Revisar al finalizar
Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word y alliacute seleccionar Revisioacuten
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Una vez hemos introducido todo o parte de nuestro documento y queremos revisar la ortografiacutea podemos hacerlo de una de estas formas
1- Haciendo clic en la pestantildea Revisar
y luego sobre el icono de la
barra de herramientas de acceso raacutepido
2- Pulsando la tecla F7
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Ejemplo
En la zona titulada No se encontroacute aparece en color rojo la palabra no
encontrada (vastaron) y la frase del texto en la que se encuentra esa
palabra
Debajo tenemos una zona titulada Sugerencias que contiene una lista con las palabras maacutes parecidas que ha encontrado Word en sus diccionarios En muchos casos como en este dentro de esta lista se encontraraacute la palabra correcta (Bastaron) En este caso el error era el cambio de la B por la V
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Llegados a esta situacioacuten debemos decidir queacute botoacuten de la derecha pulsamos en este caso el maacutes adecuado seriacutea Cambiar todas pero veamos el significado de cada uno de ellos
Omitir una vez No realiza ninguna accioacuten sobre la palabra no encontrada y continua revisando el documento
bull Omitir todas Cada vez que vuelva
a encontrar la misma palabra la pasaraacute por alto sin
realizar ninguna accioacuten sobre ella Continuacutea
revisando el documento
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bull Agregar al diccionario Antildeade la palabra no encontrada al diccionario personalizado Podemos usar esta accioacuten cuando consideremos que la palabra no encontrada es correcta y por lo tanto no queremos que la vuelva a detectar como no encontrada
bull Cambiar La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituiraacute a la palabra no encontrada Si no hay ninguna sugerencia que consideremos acertada podemos escribir directamente sobre la palabra no encontrada la correccioacuten que creamos oportuna y pulsar este botoacuten
bull Cambiar todas
Cambia automaacuteticamente todas las
veces que aparezca la palabra
seleccionada de la lista de sugerencias
por la palabra no encontrada
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bull Autocorreccioacuten Agrega la palabra no encontrada y la palabra seleccionada de la lista de sugerencias a la lista de Autocorreccioacuten Maacutes adelante se explica en queacute consiste la autocorreccioacuten
En el cuadro Idioma del diccionario
tenemos el botoacuten del triaacutengulo para desplegar una lista en la que elegir otro idioma Asegurarse de que el diccionario elegido esteacute disponible en nuestro ordenador
Para corregir el error debemos colocar el cursor en la palabra subrayada y pulsar el botoacuten derecho del ratoacuten entonces apareceraacute una pequentildea ventana como la que vemos en la imagen que nos permitiraacute tratar el error de forma similar a como acabamos de ver para Revisar ortografiacutea al finalizar
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La revisioacuten gramatical trata de corregir los errores en la estructura de las frases
La revisioacuten ortograacutefica existen dos formas baacutesicas de revisar la ortografiacutea revisar una vez concluida la introduccioacuten del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto
Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word y alliacute seleccionar Revisioacuten
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1- Hacer clic en el botoacuten Ortografiacutea y Gramaacutetica del grupo de
herramientas Revisioacuten que se encuentra en la pestantildea Revisar
2- Pulsar la Tecla F7
Debemos dejar sin marcar la casilla Marcar errores gramaticales mientras se escribe y debemos marcar la casilla Revisar ortografiacutea mientras escribe y Aceptar
Una vez realizado este cambio
podemos comenzar a realizar la
revisioacuten de una de estas dos
formas
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Mediante la autocorreccioacuten Word puede corregir algunos errores que no
es capaz de detectar por otros meacutetodos y nos ofrece la posibilidad de
realizar nuestras propias correcciones
Para ver y modificar las diferentes opciones de la
Autocorreccioacuten ir al Botoacuten Office y hacer clic en el
botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar en el menuacute de la izquierda Revisioacuten
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A continuacioacuten hacer clic en el botoacuten
Opciones de Autocorreccioacuten y apareceraacute un
cuadro de diaacutelogo como este vamos a ver las
posibilidades maacutes interesantes
Corregir DOsMAyuacutesculasSEguidas Si activamos esta casilla cuando aparezcan dos mayuacutesculas seguidas al principio de una palabra Word sustituiraacute la segunda mayuacutescula por una minuacutescula
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Poner en mayuacutescula la primera letra de una oracioacuten Pone en mayuacutescula la primera letra despueacutes de un signo de puntuacioacuten que indique el final de una oracioacuten como por ejemplo un punto un final de interrogacioacuten etc
Poner en mayuacutescula la primera
letra de celdas de tablas Cuando
hay texto en una celda hace que
empiece por mayuacutescula
Poner en mayuacutescula los nombres de diacuteas Pone en mayuacutescula los nombres de los diacuteas de la semana
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Corregir el uso accidental de bLOQmAYUacuteS Cuando encuentra una palabra con
la primera letra en minuacutescula y las siguientes en mayuacutesculas la cambia por la
primera en mayuacutescula y las siguientes en minuacutesculas y desactiva el bloqueo de
mayuacutesculas
Reemplazar texto mientras
escribe Al activar esta casilla
sustituye las palabras de la
columna
bull Tambieacuten tenemos disponible el
botoacuten Excepciones que nos permite especificar unas excepciones a algunas opciones de Autocorreccioacuten
Por ejemplo para la casilla Poner en mayuacutescula la
primera letra de una oracioacuten podemos indicar una
lista de abreviaturas para las que no queremos que se
aplique la regla como podemos ver en la imagen
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Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar la categoriacutea Revisioacuten y apareceraacute un cuadro de diaacutelogo como eacuteste
bull Omitir palabras en MAYUacuteSCULAS Si marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las palabras en mayuacutesculas cuando realice la revisioacuten ortograacutefica De esta forma se evita que detecte errores en los nombres de empresas organismos etc que se suelen
escribir en mayuacutesculas
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bullOmitir palabras que contienen nuacutemeros Si
marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las
palabras que contienen nuacutemeros ( Informe34c
Ejercicio54 ) cuando realice la revisioacuten ortograacutefica
bull Omitir archivos y direcciones de Internet Si marcamos esta casilla no daraacute error en los nombres de archivos (cuenta4exe) ni en las direcciones de internet (httpwwwaulacliccom) ni en las direcciones de correo electroacutenico (webmasteraulacliccom)
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SESIOacuteN DE CLASE 04
Mediante la opcioacuten Combinar correspondencia nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas
Por ejemplo podemos escribir cartas personalizadas en las
que soacutelo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en
todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos
variables (los que cambian en cada carta seguacuten la persona)
Cuando combinamos correspondencia estamos utilizando dos elementos fundamentales el documento principal y el origen de datos
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Documento principal Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos
Origen de datos Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal Puede ser de distinta naturaleza por ejemplo puede ser una tabla de MS Access un libro de MS Excel una lista de direcciones de Outlook
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Seleccionar de la pestantildea Correspondencia el menuacute Iniciar combinacioacuten de correspondencia alliacute haz clic en la opcioacuten Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia
Seleccionar la opcioacuten Cartas y hacer clic en Siguiente aparece el segundo paso del asistente
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Definimos el documento inicial es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado Debajo de las tres opciones tenemos una explicacioacuten de la opcioacuten seleccionada en este momento
Seleccionamos el origen de datos como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access una hoja de Excel una tabla en otro archivo Word etc)
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Si seleccionamos la opcioacuten Utilizar una lista existente aparece la
opcioacuten Examinar hacer clic en ella para buscar el archivo que
contiene el origen de datos
Si seleccionamos la opcioacuten Seleccionar de los contactos de
Outlook en lugar de Examinar aparece la opcioacuten Elegir la
carpeta de contactos hacer clic en ella y elegir la carpeta
Si seleccionamos la opcioacuten Escribir una lista nueva en lugar de
Examinar aparece la opcioacuten Crear hacer clic en ella para
introducir los valores en la lista
Al hacer clic en la opcioacuten Examinar se abre el
cuadro de diaacutelogo Seleccionar archivos de
origen de datos en el que indicaremos de
doacutende cogeraacute los datos
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Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia en eacutel vemos los datos que se combinaraacuten y podemos antildeadir opciones que veremos maacutes adelante y clic en Aceptar
En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y antildeadimos los campos de combinacioacuten
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En este paso examinamos las cartas tal como se escribiraacuten con los valores concretos del origen de datos Podemos utilizar los botones ltlt y gtgt para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente podemos Buscar un destinatario concreto Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios para corregir alguacuten error detectado
Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opcioacuten Imprimir Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales En este caso nos permite elegir combinar todos los registros el registro actual o un grupo de registros El documento creado seraacute un documento normal sin combinacioacuten
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Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto pero tambieacuten podemos utilizar los botones de la pestantildea Correspondencia
Permite abrir el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes
Permite insertar en la posicioacuten del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente
Permite insertar en la
posicioacuten del cursor una liacutenea de saludos tal
como vimos con el asistente
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Permite insertar en la posicioacuten
del cursor un campo del origen
de datos
Permite resaltar los campos combinados si la
opcioacuten estaacute activada los datos
correspondientes a campos combinados
aparecen resaltados de esta forma es maacutes faacutecil
localizarlos dentro del documento
Distribuir etiquetas Esta
opcioacuten estaacute disponible con un
documento de tipo etiquetas
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Para incluir un campo de combinacioacuten hacer clic en el icono
de la pestantildea Correspondencia y se abriraacute el cuadro Insertar campo de combinacioacuten con la lista de todos los campos del origen de datos seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botoacuten Insertar Podemos insertar asiacute todos los campos que queramos
Si queremos ver el aspecto que tendraacute el
documento combinado hacer clic en el
botoacuten
Este botoacuten permite ver el documento
principal con los nombres de los campos
o bien con los datos
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Hacer clic sobre el icono
los campos del origen
de datos apareceraacuten resaltados
Pues los siguientes botones permiten
desplazarse por las filas del origen
para comprobar por ejemplo si los
datos que salen son los esperados
Permite ver los datos del
primer registro del origen
Permite visualizar el uacuteltimo
registro
Permite visualizar el
registro anterior
Permite visualizar el
registro siguiente
Este cuadro permite saber queacute registro se estaacute
visualizando y tambieacuten permite ir directamente a un
registro determinado escribiendo el nordm del registro
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Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser
largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un
registro a otro con los botones de desplazamiento en estos
casos se utiliza hacer Clic
En Buscar ponemos el valor que queremos buscar
En Buscar en Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor
Hacer clic en el botoacuten Buscar siguiente
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Haciendo clic en el icono se
abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia donde podremos hacer todo esto
En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los datos del origen de datos que se combinaraacuten con el documento principal)
Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generaraacute una carta (o mensaje de correo electroacutenico o etiqueta etc)
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Si queremos modificarel valor de alguacuten dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en la parte inferior y pulsamos Edicioacuten
Si la lista es muy extensa con el botoacuten Buscando se abriraacute el cuadro de
diaacutelogo Buscar entrada donde podemos introducir un valor y un campo y
se posicionaraacute en el primer destinatario que tenga el valor en ese campo
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Primero tenemos que situarnos en el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia por ejemplo con el icono y clic
En la pestantildea Filtrar registros vamos poniendo la condicioacuten que deberaacuten cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados Se puede poner una condicioacuten o varias En la primera liacutenea se va formando la primera condicioacuten
En Campo seleccionamos el campo
que va a formar parte de la condicioacuten
En Comparacioacuten seleccionamos el tipo de comparacioacuten que vamos a utilizar Los tipos de operaciones son los conocidos (igual distinto menor que mayor que etc)
En Comparado con se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando la comparacioacuten es Vaciacuteo o No vaciacuteo
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Si queremos ordenar los destinatarios por alguacuten campo de ordenacioacuten (por ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea maacutes faacutecil entregarlas a mis empleados)
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El icono abre el cuadro de diaacutelogo Asignar campos donde
definimos estas asociaciones este cuadro de diaacutelogo tambieacuten se
puede abrir siempre que veamos en pantalla un botoacuten Asignar
campos
En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estaacutendares que utilizar Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de datos que corresponde al campo estaacutendar
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La opcioacuten Imprimir documentos permite
enviar a la impresora el resultado de la
combinacioacuten
Podemos imprimir Todos los registros (todos los
destinatarios despueacutes de aplicar los filtros) el Registro
actual (el que estamos visualizando en este momento o un
grupo de registros (Desde - Hasta)
Desde ponemos el nuacutemero de orden del primer registro a combinar dejarlo en blanco indica desde el primero
Hasta ponemos el nuacutemero de orden del uacuteltimo registro a
combinar dejarlo en blanco indica hasta el uacuteltimo
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Dentro de las herramientas Organizar se encuentra el botoacuten Ajuste de texto al hacer clic alliacute se abre un menuacute desplegable con varias opciones Observa la imagen de la derecha Alliacute basta con elegir el estilo de ajuste adecuado (Cuadrado Estrecho etc)
Al seleccionar estas opciones la imagen se podraacute mover donde el usuario desee
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Esta opcioacuten nos permite crear una tabla dentro de otra Es decir dentro de una casilla podemos crear una nueva tabla con sus propias caracteriacutesticas
- Si eliminamos la tabla principal tambieacuten desaparece la tabla anidada - Tambieacuten se pueden colocar dos tablas paralelas una al lado de la otra
iquestCoacutemo se hace Simplemente hay que colocar el cursor en la celda que queramos e insertar otra tabla
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Para pasar un texto a una tabla lo seleccionamos y en la pestantildea Insertar
pulsamos el botoacuten Tabla Del menuacute que se despliega para la creacioacuten de tablas elegimos la opcioacuten Convertir texto en tabla
Se abriraacute el cuadro de diaacutelogo Convertir texto en tabla
En eacutel Word nos presentaraacute de queacute
manera va a convertir el texto en
tabla En nuestro ejemplo podemos
comprobar que se van a crear 3
columnas y 6 filas y que para
separar el texto se han usado
Tabulaciones
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Una vez seleccionada la tabla ir a la pestantildea Presentacioacuten y
seleccionar Convertir texto a Se mostraraacute el cuadro de diaacutelogo
Convertir tabla en texto donde podremos elegir queacute caraacutecter
queremos utilizar para separar los datos de cada celda
En nuestro caso elegir
Tabulaciones devolveriacutea
la tabla a su aspecto
original asiacute que vamos a
escoger Puntos y comas y
Marcas de paacuterrafo para
que veas el resultado clic
en aceptar
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SESIOacuteN DE CLASE 03
La revisioacuten ortograacutefica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto
no son erroacuteneas y la revisioacuten gramatical trata de que las frases no contengan
errores gramaticales como por ejemplo Los libros son buenas donde no
concuerdan el geacutenero del sujeto y del adjetivo
Existen dos formas baacutesicas de revisar la ortografiacutea revisar una vez concluida la introduccioacuten del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto Vamos a ver ahora la primera forma
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Revisar al finalizar
Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word y alliacute seleccionar Revisioacuten
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Una vez hemos introducido todo o parte de nuestro documento y queremos revisar la ortografiacutea podemos hacerlo de una de estas formas
1- Haciendo clic en la pestantildea Revisar
y luego sobre el icono de la
barra de herramientas de acceso raacutepido
2- Pulsando la tecla F7
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Ejemplo
En la zona titulada No se encontroacute aparece en color rojo la palabra no
encontrada (vastaron) y la frase del texto en la que se encuentra esa
palabra
Debajo tenemos una zona titulada Sugerencias que contiene una lista con las palabras maacutes parecidas que ha encontrado Word en sus diccionarios En muchos casos como en este dentro de esta lista se encontraraacute la palabra correcta (Bastaron) En este caso el error era el cambio de la B por la V
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Llegados a esta situacioacuten debemos decidir queacute botoacuten de la derecha pulsamos en este caso el maacutes adecuado seriacutea Cambiar todas pero veamos el significado de cada uno de ellos
Omitir una vez No realiza ninguna accioacuten sobre la palabra no encontrada y continua revisando el documento
bull Omitir todas Cada vez que vuelva
a encontrar la misma palabra la pasaraacute por alto sin
realizar ninguna accioacuten sobre ella Continuacutea
revisando el documento
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bull Agregar al diccionario Antildeade la palabra no encontrada al diccionario personalizado Podemos usar esta accioacuten cuando consideremos que la palabra no encontrada es correcta y por lo tanto no queremos que la vuelva a detectar como no encontrada
bull Cambiar La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituiraacute a la palabra no encontrada Si no hay ninguna sugerencia que consideremos acertada podemos escribir directamente sobre la palabra no encontrada la correccioacuten que creamos oportuna y pulsar este botoacuten
bull Cambiar todas
Cambia automaacuteticamente todas las
veces que aparezca la palabra
seleccionada de la lista de sugerencias
por la palabra no encontrada
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bull Autocorreccioacuten Agrega la palabra no encontrada y la palabra seleccionada de la lista de sugerencias a la lista de Autocorreccioacuten Maacutes adelante se explica en queacute consiste la autocorreccioacuten
En el cuadro Idioma del diccionario
tenemos el botoacuten del triaacutengulo para desplegar una lista en la que elegir otro idioma Asegurarse de que el diccionario elegido esteacute disponible en nuestro ordenador
Para corregir el error debemos colocar el cursor en la palabra subrayada y pulsar el botoacuten derecho del ratoacuten entonces apareceraacute una pequentildea ventana como la que vemos en la imagen que nos permitiraacute tratar el error de forma similar a como acabamos de ver para Revisar ortografiacutea al finalizar
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La revisioacuten gramatical trata de corregir los errores en la estructura de las frases
La revisioacuten ortograacutefica existen dos formas baacutesicas de revisar la ortografiacutea revisar una vez concluida la introduccioacuten del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto
Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word y alliacute seleccionar Revisioacuten
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1- Hacer clic en el botoacuten Ortografiacutea y Gramaacutetica del grupo de
herramientas Revisioacuten que se encuentra en la pestantildea Revisar
2- Pulsar la Tecla F7
Debemos dejar sin marcar la casilla Marcar errores gramaticales mientras se escribe y debemos marcar la casilla Revisar ortografiacutea mientras escribe y Aceptar
Una vez realizado este cambio
podemos comenzar a realizar la
revisioacuten de una de estas dos
formas
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Mediante la autocorreccioacuten Word puede corregir algunos errores que no
es capaz de detectar por otros meacutetodos y nos ofrece la posibilidad de
realizar nuestras propias correcciones
Para ver y modificar las diferentes opciones de la
Autocorreccioacuten ir al Botoacuten Office y hacer clic en el
botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar en el menuacute de la izquierda Revisioacuten
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A continuacioacuten hacer clic en el botoacuten
Opciones de Autocorreccioacuten y apareceraacute un
cuadro de diaacutelogo como este vamos a ver las
posibilidades maacutes interesantes
Corregir DOsMAyuacutesculasSEguidas Si activamos esta casilla cuando aparezcan dos mayuacutesculas seguidas al principio de una palabra Word sustituiraacute la segunda mayuacutescula por una minuacutescula
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Poner en mayuacutescula la primera letra de una oracioacuten Pone en mayuacutescula la primera letra despueacutes de un signo de puntuacioacuten que indique el final de una oracioacuten como por ejemplo un punto un final de interrogacioacuten etc
Poner en mayuacutescula la primera
letra de celdas de tablas Cuando
hay texto en una celda hace que
empiece por mayuacutescula
Poner en mayuacutescula los nombres de diacuteas Pone en mayuacutescula los nombres de los diacuteas de la semana
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Corregir el uso accidental de bLOQmAYUacuteS Cuando encuentra una palabra con
la primera letra en minuacutescula y las siguientes en mayuacutesculas la cambia por la
primera en mayuacutescula y las siguientes en minuacutesculas y desactiva el bloqueo de
mayuacutesculas
Reemplazar texto mientras
escribe Al activar esta casilla
sustituye las palabras de la
columna
bull Tambieacuten tenemos disponible el
botoacuten Excepciones que nos permite especificar unas excepciones a algunas opciones de Autocorreccioacuten
Por ejemplo para la casilla Poner en mayuacutescula la
primera letra de una oracioacuten podemos indicar una
lista de abreviaturas para las que no queremos que se
aplique la regla como podemos ver en la imagen
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Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar la categoriacutea Revisioacuten y apareceraacute un cuadro de diaacutelogo como eacuteste
bull Omitir palabras en MAYUacuteSCULAS Si marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las palabras en mayuacutesculas cuando realice la revisioacuten ortograacutefica De esta forma se evita que detecte errores en los nombres de empresas organismos etc que se suelen
escribir en mayuacutesculas
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bullOmitir palabras que contienen nuacutemeros Si
marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las
palabras que contienen nuacutemeros ( Informe34c
Ejercicio54 ) cuando realice la revisioacuten ortograacutefica
bull Omitir archivos y direcciones de Internet Si marcamos esta casilla no daraacute error en los nombres de archivos (cuenta4exe) ni en las direcciones de internet (httpwwwaulacliccom) ni en las direcciones de correo electroacutenico (webmasteraulacliccom)
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SESIOacuteN DE CLASE 04
Mediante la opcioacuten Combinar correspondencia nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas
Por ejemplo podemos escribir cartas personalizadas en las
que soacutelo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en
todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos
variables (los que cambian en cada carta seguacuten la persona)
Cuando combinamos correspondencia estamos utilizando dos elementos fundamentales el documento principal y el origen de datos
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Documento principal Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos
Origen de datos Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal Puede ser de distinta naturaleza por ejemplo puede ser una tabla de MS Access un libro de MS Excel una lista de direcciones de Outlook
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Seleccionar de la pestantildea Correspondencia el menuacute Iniciar combinacioacuten de correspondencia alliacute haz clic en la opcioacuten Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia
Seleccionar la opcioacuten Cartas y hacer clic en Siguiente aparece el segundo paso del asistente
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Definimos el documento inicial es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado Debajo de las tres opciones tenemos una explicacioacuten de la opcioacuten seleccionada en este momento
Seleccionamos el origen de datos como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access una hoja de Excel una tabla en otro archivo Word etc)
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Si seleccionamos la opcioacuten Utilizar una lista existente aparece la
opcioacuten Examinar hacer clic en ella para buscar el archivo que
contiene el origen de datos
Si seleccionamos la opcioacuten Seleccionar de los contactos de
Outlook en lugar de Examinar aparece la opcioacuten Elegir la
carpeta de contactos hacer clic en ella y elegir la carpeta
Si seleccionamos la opcioacuten Escribir una lista nueva en lugar de
Examinar aparece la opcioacuten Crear hacer clic en ella para
introducir los valores en la lista
Al hacer clic en la opcioacuten Examinar se abre el
cuadro de diaacutelogo Seleccionar archivos de
origen de datos en el que indicaremos de
doacutende cogeraacute los datos
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Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia en eacutel vemos los datos que se combinaraacuten y podemos antildeadir opciones que veremos maacutes adelante y clic en Aceptar
En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y antildeadimos los campos de combinacioacuten
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En este paso examinamos las cartas tal como se escribiraacuten con los valores concretos del origen de datos Podemos utilizar los botones ltlt y gtgt para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente podemos Buscar un destinatario concreto Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios para corregir alguacuten error detectado
Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opcioacuten Imprimir Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales En este caso nos permite elegir combinar todos los registros el registro actual o un grupo de registros El documento creado seraacute un documento normal sin combinacioacuten
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Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto pero tambieacuten podemos utilizar los botones de la pestantildea Correspondencia
Permite abrir el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes
Permite insertar en la posicioacuten del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente
Permite insertar en la
posicioacuten del cursor una liacutenea de saludos tal
como vimos con el asistente
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Permite insertar en la posicioacuten
del cursor un campo del origen
de datos
Permite resaltar los campos combinados si la
opcioacuten estaacute activada los datos
correspondientes a campos combinados
aparecen resaltados de esta forma es maacutes faacutecil
localizarlos dentro del documento
Distribuir etiquetas Esta
opcioacuten estaacute disponible con un
documento de tipo etiquetas
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Para incluir un campo de combinacioacuten hacer clic en el icono
de la pestantildea Correspondencia y se abriraacute el cuadro Insertar campo de combinacioacuten con la lista de todos los campos del origen de datos seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botoacuten Insertar Podemos insertar asiacute todos los campos que queramos
Si queremos ver el aspecto que tendraacute el
documento combinado hacer clic en el
botoacuten
Este botoacuten permite ver el documento
principal con los nombres de los campos
o bien con los datos
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Hacer clic sobre el icono
los campos del origen
de datos apareceraacuten resaltados
Pues los siguientes botones permiten
desplazarse por las filas del origen
para comprobar por ejemplo si los
datos que salen son los esperados
Permite ver los datos del
primer registro del origen
Permite visualizar el uacuteltimo
registro
Permite visualizar el
registro anterior
Permite visualizar el
registro siguiente
Este cuadro permite saber queacute registro se estaacute
visualizando y tambieacuten permite ir directamente a un
registro determinado escribiendo el nordm del registro
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Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser
largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un
registro a otro con los botones de desplazamiento en estos
casos se utiliza hacer Clic
En Buscar ponemos el valor que queremos buscar
En Buscar en Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor
Hacer clic en el botoacuten Buscar siguiente
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Haciendo clic en el icono se
abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia donde podremos hacer todo esto
En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los datos del origen de datos que se combinaraacuten con el documento principal)
Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generaraacute una carta (o mensaje de correo electroacutenico o etiqueta etc)
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Si queremos modificarel valor de alguacuten dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en la parte inferior y pulsamos Edicioacuten
Si la lista es muy extensa con el botoacuten Buscando se abriraacute el cuadro de
diaacutelogo Buscar entrada donde podemos introducir un valor y un campo y
se posicionaraacute en el primer destinatario que tenga el valor en ese campo
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Primero tenemos que situarnos en el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia por ejemplo con el icono y clic
En la pestantildea Filtrar registros vamos poniendo la condicioacuten que deberaacuten cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados Se puede poner una condicioacuten o varias En la primera liacutenea se va formando la primera condicioacuten
En Campo seleccionamos el campo
que va a formar parte de la condicioacuten
En Comparacioacuten seleccionamos el tipo de comparacioacuten que vamos a utilizar Los tipos de operaciones son los conocidos (igual distinto menor que mayor que etc)
En Comparado con se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando la comparacioacuten es Vaciacuteo o No vaciacuteo
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Si queremos ordenar los destinatarios por alguacuten campo de ordenacioacuten (por ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea maacutes faacutecil entregarlas a mis empleados)
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El icono abre el cuadro de diaacutelogo Asignar campos donde
definimos estas asociaciones este cuadro de diaacutelogo tambieacuten se
puede abrir siempre que veamos en pantalla un botoacuten Asignar
campos
En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estaacutendares que utilizar Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de datos que corresponde al campo estaacutendar
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La opcioacuten Imprimir documentos permite
enviar a la impresora el resultado de la
combinacioacuten
Podemos imprimir Todos los registros (todos los
destinatarios despueacutes de aplicar los filtros) el Registro
actual (el que estamos visualizando en este momento o un
grupo de registros (Desde - Hasta)
Desde ponemos el nuacutemero de orden del primer registro a combinar dejarlo en blanco indica desde el primero
Hasta ponemos el nuacutemero de orden del uacuteltimo registro a
combinar dejarlo en blanco indica hasta el uacuteltimo
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Esta opcioacuten nos permite crear una tabla dentro de otra Es decir dentro de una casilla podemos crear una nueva tabla con sus propias caracteriacutesticas
- Si eliminamos la tabla principal tambieacuten desaparece la tabla anidada - Tambieacuten se pueden colocar dos tablas paralelas una al lado de la otra
iquestCoacutemo se hace Simplemente hay que colocar el cursor en la celda que queramos e insertar otra tabla
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Para pasar un texto a una tabla lo seleccionamos y en la pestantildea Insertar
pulsamos el botoacuten Tabla Del menuacute que se despliega para la creacioacuten de tablas elegimos la opcioacuten Convertir texto en tabla
Se abriraacute el cuadro de diaacutelogo Convertir texto en tabla
En eacutel Word nos presentaraacute de queacute
manera va a convertir el texto en
tabla En nuestro ejemplo podemos
comprobar que se van a crear 3
columnas y 6 filas y que para
separar el texto se han usado
Tabulaciones
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Una vez seleccionada la tabla ir a la pestantildea Presentacioacuten y
seleccionar Convertir texto a Se mostraraacute el cuadro de diaacutelogo
Convertir tabla en texto donde podremos elegir queacute caraacutecter
queremos utilizar para separar los datos de cada celda
En nuestro caso elegir
Tabulaciones devolveriacutea
la tabla a su aspecto
original asiacute que vamos a
escoger Puntos y comas y
Marcas de paacuterrafo para
que veas el resultado clic
en aceptar
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SESIOacuteN DE CLASE 03
La revisioacuten ortograacutefica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto
no son erroacuteneas y la revisioacuten gramatical trata de que las frases no contengan
errores gramaticales como por ejemplo Los libros son buenas donde no
concuerdan el geacutenero del sujeto y del adjetivo
Existen dos formas baacutesicas de revisar la ortografiacutea revisar una vez concluida la introduccioacuten del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto Vamos a ver ahora la primera forma
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Revisar al finalizar
Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word y alliacute seleccionar Revisioacuten
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Una vez hemos introducido todo o parte de nuestro documento y queremos revisar la ortografiacutea podemos hacerlo de una de estas formas
1- Haciendo clic en la pestantildea Revisar
y luego sobre el icono de la
barra de herramientas de acceso raacutepido
2- Pulsando la tecla F7
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Ejemplo
En la zona titulada No se encontroacute aparece en color rojo la palabra no
encontrada (vastaron) y la frase del texto en la que se encuentra esa
palabra
Debajo tenemos una zona titulada Sugerencias que contiene una lista con las palabras maacutes parecidas que ha encontrado Word en sus diccionarios En muchos casos como en este dentro de esta lista se encontraraacute la palabra correcta (Bastaron) En este caso el error era el cambio de la B por la V
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Llegados a esta situacioacuten debemos decidir queacute botoacuten de la derecha pulsamos en este caso el maacutes adecuado seriacutea Cambiar todas pero veamos el significado de cada uno de ellos
Omitir una vez No realiza ninguna accioacuten sobre la palabra no encontrada y continua revisando el documento
bull Omitir todas Cada vez que vuelva
a encontrar la misma palabra la pasaraacute por alto sin
realizar ninguna accioacuten sobre ella Continuacutea
revisando el documento
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bull Agregar al diccionario Antildeade la palabra no encontrada al diccionario personalizado Podemos usar esta accioacuten cuando consideremos que la palabra no encontrada es correcta y por lo tanto no queremos que la vuelva a detectar como no encontrada
bull Cambiar La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituiraacute a la palabra no encontrada Si no hay ninguna sugerencia que consideremos acertada podemos escribir directamente sobre la palabra no encontrada la correccioacuten que creamos oportuna y pulsar este botoacuten
bull Cambiar todas
Cambia automaacuteticamente todas las
veces que aparezca la palabra
seleccionada de la lista de sugerencias
por la palabra no encontrada
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bull Autocorreccioacuten Agrega la palabra no encontrada y la palabra seleccionada de la lista de sugerencias a la lista de Autocorreccioacuten Maacutes adelante se explica en queacute consiste la autocorreccioacuten
En el cuadro Idioma del diccionario
tenemos el botoacuten del triaacutengulo para desplegar una lista en la que elegir otro idioma Asegurarse de que el diccionario elegido esteacute disponible en nuestro ordenador
Para corregir el error debemos colocar el cursor en la palabra subrayada y pulsar el botoacuten derecho del ratoacuten entonces apareceraacute una pequentildea ventana como la que vemos en la imagen que nos permitiraacute tratar el error de forma similar a como acabamos de ver para Revisar ortografiacutea al finalizar
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La revisioacuten gramatical trata de corregir los errores en la estructura de las frases
La revisioacuten ortograacutefica existen dos formas baacutesicas de revisar la ortografiacutea revisar una vez concluida la introduccioacuten del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto
Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word y alliacute seleccionar Revisioacuten
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1- Hacer clic en el botoacuten Ortografiacutea y Gramaacutetica del grupo de
herramientas Revisioacuten que se encuentra en la pestantildea Revisar
2- Pulsar la Tecla F7
Debemos dejar sin marcar la casilla Marcar errores gramaticales mientras se escribe y debemos marcar la casilla Revisar ortografiacutea mientras escribe y Aceptar
Una vez realizado este cambio
podemos comenzar a realizar la
revisioacuten de una de estas dos
formas
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Mediante la autocorreccioacuten Word puede corregir algunos errores que no
es capaz de detectar por otros meacutetodos y nos ofrece la posibilidad de
realizar nuestras propias correcciones
Para ver y modificar las diferentes opciones de la
Autocorreccioacuten ir al Botoacuten Office y hacer clic en el
botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar en el menuacute de la izquierda Revisioacuten
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A continuacioacuten hacer clic en el botoacuten
Opciones de Autocorreccioacuten y apareceraacute un
cuadro de diaacutelogo como este vamos a ver las
posibilidades maacutes interesantes
Corregir DOsMAyuacutesculasSEguidas Si activamos esta casilla cuando aparezcan dos mayuacutesculas seguidas al principio de una palabra Word sustituiraacute la segunda mayuacutescula por una minuacutescula
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Poner en mayuacutescula la primera letra de una oracioacuten Pone en mayuacutescula la primera letra despueacutes de un signo de puntuacioacuten que indique el final de una oracioacuten como por ejemplo un punto un final de interrogacioacuten etc
Poner en mayuacutescula la primera
letra de celdas de tablas Cuando
hay texto en una celda hace que
empiece por mayuacutescula
Poner en mayuacutescula los nombres de diacuteas Pone en mayuacutescula los nombres de los diacuteas de la semana
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Corregir el uso accidental de bLOQmAYUacuteS Cuando encuentra una palabra con
la primera letra en minuacutescula y las siguientes en mayuacutesculas la cambia por la
primera en mayuacutescula y las siguientes en minuacutesculas y desactiva el bloqueo de
mayuacutesculas
Reemplazar texto mientras
escribe Al activar esta casilla
sustituye las palabras de la
columna
bull Tambieacuten tenemos disponible el
botoacuten Excepciones que nos permite especificar unas excepciones a algunas opciones de Autocorreccioacuten
Por ejemplo para la casilla Poner en mayuacutescula la
primera letra de una oracioacuten podemos indicar una
lista de abreviaturas para las que no queremos que se
aplique la regla como podemos ver en la imagen
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Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar la categoriacutea Revisioacuten y apareceraacute un cuadro de diaacutelogo como eacuteste
bull Omitir palabras en MAYUacuteSCULAS Si marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las palabras en mayuacutesculas cuando realice la revisioacuten ortograacutefica De esta forma se evita que detecte errores en los nombres de empresas organismos etc que se suelen
escribir en mayuacutesculas
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bullOmitir palabras que contienen nuacutemeros Si
marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las
palabras que contienen nuacutemeros ( Informe34c
Ejercicio54 ) cuando realice la revisioacuten ortograacutefica
bull Omitir archivos y direcciones de Internet Si marcamos esta casilla no daraacute error en los nombres de archivos (cuenta4exe) ni en las direcciones de internet (httpwwwaulacliccom) ni en las direcciones de correo electroacutenico (webmasteraulacliccom)
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SESIOacuteN DE CLASE 04
Mediante la opcioacuten Combinar correspondencia nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas
Por ejemplo podemos escribir cartas personalizadas en las
que soacutelo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en
todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos
variables (los que cambian en cada carta seguacuten la persona)
Cuando combinamos correspondencia estamos utilizando dos elementos fundamentales el documento principal y el origen de datos
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Documento principal Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos
Origen de datos Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal Puede ser de distinta naturaleza por ejemplo puede ser una tabla de MS Access un libro de MS Excel una lista de direcciones de Outlook
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Seleccionar de la pestantildea Correspondencia el menuacute Iniciar combinacioacuten de correspondencia alliacute haz clic en la opcioacuten Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia
Seleccionar la opcioacuten Cartas y hacer clic en Siguiente aparece el segundo paso del asistente
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Definimos el documento inicial es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado Debajo de las tres opciones tenemos una explicacioacuten de la opcioacuten seleccionada en este momento
Seleccionamos el origen de datos como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access una hoja de Excel una tabla en otro archivo Word etc)
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Si seleccionamos la opcioacuten Utilizar una lista existente aparece la
opcioacuten Examinar hacer clic en ella para buscar el archivo que
contiene el origen de datos
Si seleccionamos la opcioacuten Seleccionar de los contactos de
Outlook en lugar de Examinar aparece la opcioacuten Elegir la
carpeta de contactos hacer clic en ella y elegir la carpeta
Si seleccionamos la opcioacuten Escribir una lista nueva en lugar de
Examinar aparece la opcioacuten Crear hacer clic en ella para
introducir los valores en la lista
Al hacer clic en la opcioacuten Examinar se abre el
cuadro de diaacutelogo Seleccionar archivos de
origen de datos en el que indicaremos de
doacutende cogeraacute los datos
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Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia en eacutel vemos los datos que se combinaraacuten y podemos antildeadir opciones que veremos maacutes adelante y clic en Aceptar
En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y antildeadimos los campos de combinacioacuten
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En este paso examinamos las cartas tal como se escribiraacuten con los valores concretos del origen de datos Podemos utilizar los botones ltlt y gtgt para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente podemos Buscar un destinatario concreto Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios para corregir alguacuten error detectado
Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opcioacuten Imprimir Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales En este caso nos permite elegir combinar todos los registros el registro actual o un grupo de registros El documento creado seraacute un documento normal sin combinacioacuten
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Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto pero tambieacuten podemos utilizar los botones de la pestantildea Correspondencia
Permite abrir el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes
Permite insertar en la posicioacuten del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente
Permite insertar en la
posicioacuten del cursor una liacutenea de saludos tal
como vimos con el asistente
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Permite insertar en la posicioacuten
del cursor un campo del origen
de datos
Permite resaltar los campos combinados si la
opcioacuten estaacute activada los datos
correspondientes a campos combinados
aparecen resaltados de esta forma es maacutes faacutecil
localizarlos dentro del documento
Distribuir etiquetas Esta
opcioacuten estaacute disponible con un
documento de tipo etiquetas
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Para incluir un campo de combinacioacuten hacer clic en el icono
de la pestantildea Correspondencia y se abriraacute el cuadro Insertar campo de combinacioacuten con la lista de todos los campos del origen de datos seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botoacuten Insertar Podemos insertar asiacute todos los campos que queramos
Si queremos ver el aspecto que tendraacute el
documento combinado hacer clic en el
botoacuten
Este botoacuten permite ver el documento
principal con los nombres de los campos
o bien con los datos
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Hacer clic sobre el icono
los campos del origen
de datos apareceraacuten resaltados
Pues los siguientes botones permiten
desplazarse por las filas del origen
para comprobar por ejemplo si los
datos que salen son los esperados
Permite ver los datos del
primer registro del origen
Permite visualizar el uacuteltimo
registro
Permite visualizar el
registro anterior
Permite visualizar el
registro siguiente
Este cuadro permite saber queacute registro se estaacute
visualizando y tambieacuten permite ir directamente a un
registro determinado escribiendo el nordm del registro
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Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser
largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un
registro a otro con los botones de desplazamiento en estos
casos se utiliza hacer Clic
En Buscar ponemos el valor que queremos buscar
En Buscar en Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor
Hacer clic en el botoacuten Buscar siguiente
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Haciendo clic en el icono se
abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia donde podremos hacer todo esto
En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los datos del origen de datos que se combinaraacuten con el documento principal)
Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generaraacute una carta (o mensaje de correo electroacutenico o etiqueta etc)
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Si queremos modificarel valor de alguacuten dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en la parte inferior y pulsamos Edicioacuten
Si la lista es muy extensa con el botoacuten Buscando se abriraacute el cuadro de
diaacutelogo Buscar entrada donde podemos introducir un valor y un campo y
se posicionaraacute en el primer destinatario que tenga el valor en ese campo
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Primero tenemos que situarnos en el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia por ejemplo con el icono y clic
En la pestantildea Filtrar registros vamos poniendo la condicioacuten que deberaacuten cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados Se puede poner una condicioacuten o varias En la primera liacutenea se va formando la primera condicioacuten
En Campo seleccionamos el campo
que va a formar parte de la condicioacuten
En Comparacioacuten seleccionamos el tipo de comparacioacuten que vamos a utilizar Los tipos de operaciones son los conocidos (igual distinto menor que mayor que etc)
En Comparado con se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando la comparacioacuten es Vaciacuteo o No vaciacuteo
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Si queremos ordenar los destinatarios por alguacuten campo de ordenacioacuten (por ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea maacutes faacutecil entregarlas a mis empleados)
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El icono abre el cuadro de diaacutelogo Asignar campos donde
definimos estas asociaciones este cuadro de diaacutelogo tambieacuten se
puede abrir siempre que veamos en pantalla un botoacuten Asignar
campos
En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estaacutendares que utilizar Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de datos que corresponde al campo estaacutendar
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La opcioacuten Imprimir documentos permite
enviar a la impresora el resultado de la
combinacioacuten
Podemos imprimir Todos los registros (todos los
destinatarios despueacutes de aplicar los filtros) el Registro
actual (el que estamos visualizando en este momento o un
grupo de registros (Desde - Hasta)
Desde ponemos el nuacutemero de orden del primer registro a combinar dejarlo en blanco indica desde el primero
Hasta ponemos el nuacutemero de orden del uacuteltimo registro a
combinar dejarlo en blanco indica hasta el uacuteltimo
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Para pasar un texto a una tabla lo seleccionamos y en la pestantildea Insertar
pulsamos el botoacuten Tabla Del menuacute que se despliega para la creacioacuten de tablas elegimos la opcioacuten Convertir texto en tabla
Se abriraacute el cuadro de diaacutelogo Convertir texto en tabla
En eacutel Word nos presentaraacute de queacute
manera va a convertir el texto en
tabla En nuestro ejemplo podemos
comprobar que se van a crear 3
columnas y 6 filas y que para
separar el texto se han usado
Tabulaciones
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Una vez seleccionada la tabla ir a la pestantildea Presentacioacuten y
seleccionar Convertir texto a Se mostraraacute el cuadro de diaacutelogo
Convertir tabla en texto donde podremos elegir queacute caraacutecter
queremos utilizar para separar los datos de cada celda
En nuestro caso elegir
Tabulaciones devolveriacutea
la tabla a su aspecto
original asiacute que vamos a
escoger Puntos y comas y
Marcas de paacuterrafo para
que veas el resultado clic
en aceptar
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SESIOacuteN DE CLASE 03
La revisioacuten ortograacutefica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto
no son erroacuteneas y la revisioacuten gramatical trata de que las frases no contengan
errores gramaticales como por ejemplo Los libros son buenas donde no
concuerdan el geacutenero del sujeto y del adjetivo
Existen dos formas baacutesicas de revisar la ortografiacutea revisar una vez concluida la introduccioacuten del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto Vamos a ver ahora la primera forma
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Revisar al finalizar
Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word y alliacute seleccionar Revisioacuten
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Una vez hemos introducido todo o parte de nuestro documento y queremos revisar la ortografiacutea podemos hacerlo de una de estas formas
1- Haciendo clic en la pestantildea Revisar
y luego sobre el icono de la
barra de herramientas de acceso raacutepido
2- Pulsando la tecla F7
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Ejemplo
En la zona titulada No se encontroacute aparece en color rojo la palabra no
encontrada (vastaron) y la frase del texto en la que se encuentra esa
palabra
Debajo tenemos una zona titulada Sugerencias que contiene una lista con las palabras maacutes parecidas que ha encontrado Word en sus diccionarios En muchos casos como en este dentro de esta lista se encontraraacute la palabra correcta (Bastaron) En este caso el error era el cambio de la B por la V
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Llegados a esta situacioacuten debemos decidir queacute botoacuten de la derecha pulsamos en este caso el maacutes adecuado seriacutea Cambiar todas pero veamos el significado de cada uno de ellos
Omitir una vez No realiza ninguna accioacuten sobre la palabra no encontrada y continua revisando el documento
bull Omitir todas Cada vez que vuelva
a encontrar la misma palabra la pasaraacute por alto sin
realizar ninguna accioacuten sobre ella Continuacutea
revisando el documento
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bull Agregar al diccionario Antildeade la palabra no encontrada al diccionario personalizado Podemos usar esta accioacuten cuando consideremos que la palabra no encontrada es correcta y por lo tanto no queremos que la vuelva a detectar como no encontrada
bull Cambiar La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituiraacute a la palabra no encontrada Si no hay ninguna sugerencia que consideremos acertada podemos escribir directamente sobre la palabra no encontrada la correccioacuten que creamos oportuna y pulsar este botoacuten
bull Cambiar todas
Cambia automaacuteticamente todas las
veces que aparezca la palabra
seleccionada de la lista de sugerencias
por la palabra no encontrada
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bull Autocorreccioacuten Agrega la palabra no encontrada y la palabra seleccionada de la lista de sugerencias a la lista de Autocorreccioacuten Maacutes adelante se explica en queacute consiste la autocorreccioacuten
En el cuadro Idioma del diccionario
tenemos el botoacuten del triaacutengulo para desplegar una lista en la que elegir otro idioma Asegurarse de que el diccionario elegido esteacute disponible en nuestro ordenador
Para corregir el error debemos colocar el cursor en la palabra subrayada y pulsar el botoacuten derecho del ratoacuten entonces apareceraacute una pequentildea ventana como la que vemos en la imagen que nos permitiraacute tratar el error de forma similar a como acabamos de ver para Revisar ortografiacutea al finalizar
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La revisioacuten gramatical trata de corregir los errores en la estructura de las frases
La revisioacuten ortograacutefica existen dos formas baacutesicas de revisar la ortografiacutea revisar una vez concluida la introduccioacuten del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto
Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word y alliacute seleccionar Revisioacuten
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1- Hacer clic en el botoacuten Ortografiacutea y Gramaacutetica del grupo de
herramientas Revisioacuten que se encuentra en la pestantildea Revisar
2- Pulsar la Tecla F7
Debemos dejar sin marcar la casilla Marcar errores gramaticales mientras se escribe y debemos marcar la casilla Revisar ortografiacutea mientras escribe y Aceptar
Una vez realizado este cambio
podemos comenzar a realizar la
revisioacuten de una de estas dos
formas
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Mediante la autocorreccioacuten Word puede corregir algunos errores que no
es capaz de detectar por otros meacutetodos y nos ofrece la posibilidad de
realizar nuestras propias correcciones
Para ver y modificar las diferentes opciones de la
Autocorreccioacuten ir al Botoacuten Office y hacer clic en el
botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar en el menuacute de la izquierda Revisioacuten
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A continuacioacuten hacer clic en el botoacuten
Opciones de Autocorreccioacuten y apareceraacute un
cuadro de diaacutelogo como este vamos a ver las
posibilidades maacutes interesantes
Corregir DOsMAyuacutesculasSEguidas Si activamos esta casilla cuando aparezcan dos mayuacutesculas seguidas al principio de una palabra Word sustituiraacute la segunda mayuacutescula por una minuacutescula
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Poner en mayuacutescula la primera letra de una oracioacuten Pone en mayuacutescula la primera letra despueacutes de un signo de puntuacioacuten que indique el final de una oracioacuten como por ejemplo un punto un final de interrogacioacuten etc
Poner en mayuacutescula la primera
letra de celdas de tablas Cuando
hay texto en una celda hace que
empiece por mayuacutescula
Poner en mayuacutescula los nombres de diacuteas Pone en mayuacutescula los nombres de los diacuteas de la semana
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Corregir el uso accidental de bLOQmAYUacuteS Cuando encuentra una palabra con
la primera letra en minuacutescula y las siguientes en mayuacutesculas la cambia por la
primera en mayuacutescula y las siguientes en minuacutesculas y desactiva el bloqueo de
mayuacutesculas
Reemplazar texto mientras
escribe Al activar esta casilla
sustituye las palabras de la
columna
bull Tambieacuten tenemos disponible el
botoacuten Excepciones que nos permite especificar unas excepciones a algunas opciones de Autocorreccioacuten
Por ejemplo para la casilla Poner en mayuacutescula la
primera letra de una oracioacuten podemos indicar una
lista de abreviaturas para las que no queremos que se
aplique la regla como podemos ver en la imagen
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Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar la categoriacutea Revisioacuten y apareceraacute un cuadro de diaacutelogo como eacuteste
bull Omitir palabras en MAYUacuteSCULAS Si marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las palabras en mayuacutesculas cuando realice la revisioacuten ortograacutefica De esta forma se evita que detecte errores en los nombres de empresas organismos etc que se suelen
escribir en mayuacutesculas
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bullOmitir palabras que contienen nuacutemeros Si
marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las
palabras que contienen nuacutemeros ( Informe34c
Ejercicio54 ) cuando realice la revisioacuten ortograacutefica
bull Omitir archivos y direcciones de Internet Si marcamos esta casilla no daraacute error en los nombres de archivos (cuenta4exe) ni en las direcciones de internet (httpwwwaulacliccom) ni en las direcciones de correo electroacutenico (webmasteraulacliccom)
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SESIOacuteN DE CLASE 04
Mediante la opcioacuten Combinar correspondencia nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas
Por ejemplo podemos escribir cartas personalizadas en las
que soacutelo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en
todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos
variables (los que cambian en cada carta seguacuten la persona)
Cuando combinamos correspondencia estamos utilizando dos elementos fundamentales el documento principal y el origen de datos
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Documento principal Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos
Origen de datos Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal Puede ser de distinta naturaleza por ejemplo puede ser una tabla de MS Access un libro de MS Excel una lista de direcciones de Outlook
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Seleccionar de la pestantildea Correspondencia el menuacute Iniciar combinacioacuten de correspondencia alliacute haz clic en la opcioacuten Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia
Seleccionar la opcioacuten Cartas y hacer clic en Siguiente aparece el segundo paso del asistente
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Definimos el documento inicial es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado Debajo de las tres opciones tenemos una explicacioacuten de la opcioacuten seleccionada en este momento
Seleccionamos el origen de datos como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access una hoja de Excel una tabla en otro archivo Word etc)
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Si seleccionamos la opcioacuten Utilizar una lista existente aparece la
opcioacuten Examinar hacer clic en ella para buscar el archivo que
contiene el origen de datos
Si seleccionamos la opcioacuten Seleccionar de los contactos de
Outlook en lugar de Examinar aparece la opcioacuten Elegir la
carpeta de contactos hacer clic en ella y elegir la carpeta
Si seleccionamos la opcioacuten Escribir una lista nueva en lugar de
Examinar aparece la opcioacuten Crear hacer clic en ella para
introducir los valores en la lista
Al hacer clic en la opcioacuten Examinar se abre el
cuadro de diaacutelogo Seleccionar archivos de
origen de datos en el que indicaremos de
doacutende cogeraacute los datos
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Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia en eacutel vemos los datos que se combinaraacuten y podemos antildeadir opciones que veremos maacutes adelante y clic en Aceptar
En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y antildeadimos los campos de combinacioacuten
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En este paso examinamos las cartas tal como se escribiraacuten con los valores concretos del origen de datos Podemos utilizar los botones ltlt y gtgt para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente podemos Buscar un destinatario concreto Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios para corregir alguacuten error detectado
Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opcioacuten Imprimir Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales En este caso nos permite elegir combinar todos los registros el registro actual o un grupo de registros El documento creado seraacute un documento normal sin combinacioacuten
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Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto pero tambieacuten podemos utilizar los botones de la pestantildea Correspondencia
Permite abrir el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes
Permite insertar en la posicioacuten del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente
Permite insertar en la
posicioacuten del cursor una liacutenea de saludos tal
como vimos con el asistente
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Permite insertar en la posicioacuten
del cursor un campo del origen
de datos
Permite resaltar los campos combinados si la
opcioacuten estaacute activada los datos
correspondientes a campos combinados
aparecen resaltados de esta forma es maacutes faacutecil
localizarlos dentro del documento
Distribuir etiquetas Esta
opcioacuten estaacute disponible con un
documento de tipo etiquetas
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Para incluir un campo de combinacioacuten hacer clic en el icono
de la pestantildea Correspondencia y se abriraacute el cuadro Insertar campo de combinacioacuten con la lista de todos los campos del origen de datos seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botoacuten Insertar Podemos insertar asiacute todos los campos que queramos
Si queremos ver el aspecto que tendraacute el
documento combinado hacer clic en el
botoacuten
Este botoacuten permite ver el documento
principal con los nombres de los campos
o bien con los datos
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Hacer clic sobre el icono
los campos del origen
de datos apareceraacuten resaltados
Pues los siguientes botones permiten
desplazarse por las filas del origen
para comprobar por ejemplo si los
datos que salen son los esperados
Permite ver los datos del
primer registro del origen
Permite visualizar el uacuteltimo
registro
Permite visualizar el
registro anterior
Permite visualizar el
registro siguiente
Este cuadro permite saber queacute registro se estaacute
visualizando y tambieacuten permite ir directamente a un
registro determinado escribiendo el nordm del registro
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Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser
largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un
registro a otro con los botones de desplazamiento en estos
casos se utiliza hacer Clic
En Buscar ponemos el valor que queremos buscar
En Buscar en Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor
Hacer clic en el botoacuten Buscar siguiente
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Haciendo clic en el icono se
abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia donde podremos hacer todo esto
En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los datos del origen de datos que se combinaraacuten con el documento principal)
Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generaraacute una carta (o mensaje de correo electroacutenico o etiqueta etc)
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Si queremos modificarel valor de alguacuten dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en la parte inferior y pulsamos Edicioacuten
Si la lista es muy extensa con el botoacuten Buscando se abriraacute el cuadro de
diaacutelogo Buscar entrada donde podemos introducir un valor y un campo y
se posicionaraacute en el primer destinatario que tenga el valor en ese campo
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Primero tenemos que situarnos en el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia por ejemplo con el icono y clic
En la pestantildea Filtrar registros vamos poniendo la condicioacuten que deberaacuten cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados Se puede poner una condicioacuten o varias En la primera liacutenea se va formando la primera condicioacuten
En Campo seleccionamos el campo
que va a formar parte de la condicioacuten
En Comparacioacuten seleccionamos el tipo de comparacioacuten que vamos a utilizar Los tipos de operaciones son los conocidos (igual distinto menor que mayor que etc)
En Comparado con se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando la comparacioacuten es Vaciacuteo o No vaciacuteo
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Si queremos ordenar los destinatarios por alguacuten campo de ordenacioacuten (por ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea maacutes faacutecil entregarlas a mis empleados)
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El icono abre el cuadro de diaacutelogo Asignar campos donde
definimos estas asociaciones este cuadro de diaacutelogo tambieacuten se
puede abrir siempre que veamos en pantalla un botoacuten Asignar
campos
En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estaacutendares que utilizar Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de datos que corresponde al campo estaacutendar
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La opcioacuten Imprimir documentos permite
enviar a la impresora el resultado de la
combinacioacuten
Podemos imprimir Todos los registros (todos los
destinatarios despueacutes de aplicar los filtros) el Registro
actual (el que estamos visualizando en este momento o un
grupo de registros (Desde - Hasta)
Desde ponemos el nuacutemero de orden del primer registro a combinar dejarlo en blanco indica desde el primero
Hasta ponemos el nuacutemero de orden del uacuteltimo registro a
combinar dejarlo en blanco indica hasta el uacuteltimo
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Una vez seleccionada la tabla ir a la pestantildea Presentacioacuten y
seleccionar Convertir texto a Se mostraraacute el cuadro de diaacutelogo
Convertir tabla en texto donde podremos elegir queacute caraacutecter
queremos utilizar para separar los datos de cada celda
En nuestro caso elegir
Tabulaciones devolveriacutea
la tabla a su aspecto
original asiacute que vamos a
escoger Puntos y comas y
Marcas de paacuterrafo para
que veas el resultado clic
en aceptar
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SESIOacuteN DE CLASE 03
La revisioacuten ortograacutefica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto
no son erroacuteneas y la revisioacuten gramatical trata de que las frases no contengan
errores gramaticales como por ejemplo Los libros son buenas donde no
concuerdan el geacutenero del sujeto y del adjetivo
Existen dos formas baacutesicas de revisar la ortografiacutea revisar una vez concluida la introduccioacuten del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto Vamos a ver ahora la primera forma
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Revisar al finalizar
Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word y alliacute seleccionar Revisioacuten
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Una vez hemos introducido todo o parte de nuestro documento y queremos revisar la ortografiacutea podemos hacerlo de una de estas formas
1- Haciendo clic en la pestantildea Revisar
y luego sobre el icono de la
barra de herramientas de acceso raacutepido
2- Pulsando la tecla F7
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Ejemplo
En la zona titulada No se encontroacute aparece en color rojo la palabra no
encontrada (vastaron) y la frase del texto en la que se encuentra esa
palabra
Debajo tenemos una zona titulada Sugerencias que contiene una lista con las palabras maacutes parecidas que ha encontrado Word en sus diccionarios En muchos casos como en este dentro de esta lista se encontraraacute la palabra correcta (Bastaron) En este caso el error era el cambio de la B por la V
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Llegados a esta situacioacuten debemos decidir queacute botoacuten de la derecha pulsamos en este caso el maacutes adecuado seriacutea Cambiar todas pero veamos el significado de cada uno de ellos
Omitir una vez No realiza ninguna accioacuten sobre la palabra no encontrada y continua revisando el documento
bull Omitir todas Cada vez que vuelva
a encontrar la misma palabra la pasaraacute por alto sin
realizar ninguna accioacuten sobre ella Continuacutea
revisando el documento
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bull Agregar al diccionario Antildeade la palabra no encontrada al diccionario personalizado Podemos usar esta accioacuten cuando consideremos que la palabra no encontrada es correcta y por lo tanto no queremos que la vuelva a detectar como no encontrada
bull Cambiar La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituiraacute a la palabra no encontrada Si no hay ninguna sugerencia que consideremos acertada podemos escribir directamente sobre la palabra no encontrada la correccioacuten que creamos oportuna y pulsar este botoacuten
bull Cambiar todas
Cambia automaacuteticamente todas las
veces que aparezca la palabra
seleccionada de la lista de sugerencias
por la palabra no encontrada
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bull Autocorreccioacuten Agrega la palabra no encontrada y la palabra seleccionada de la lista de sugerencias a la lista de Autocorreccioacuten Maacutes adelante se explica en queacute consiste la autocorreccioacuten
En el cuadro Idioma del diccionario
tenemos el botoacuten del triaacutengulo para desplegar una lista en la que elegir otro idioma Asegurarse de que el diccionario elegido esteacute disponible en nuestro ordenador
Para corregir el error debemos colocar el cursor en la palabra subrayada y pulsar el botoacuten derecho del ratoacuten entonces apareceraacute una pequentildea ventana como la que vemos en la imagen que nos permitiraacute tratar el error de forma similar a como acabamos de ver para Revisar ortografiacutea al finalizar
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La revisioacuten gramatical trata de corregir los errores en la estructura de las frases
La revisioacuten ortograacutefica existen dos formas baacutesicas de revisar la ortografiacutea revisar una vez concluida la introduccioacuten del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto
Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word y alliacute seleccionar Revisioacuten
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1- Hacer clic en el botoacuten Ortografiacutea y Gramaacutetica del grupo de
herramientas Revisioacuten que se encuentra en la pestantildea Revisar
2- Pulsar la Tecla F7
Debemos dejar sin marcar la casilla Marcar errores gramaticales mientras se escribe y debemos marcar la casilla Revisar ortografiacutea mientras escribe y Aceptar
Una vez realizado este cambio
podemos comenzar a realizar la
revisioacuten de una de estas dos
formas
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Mediante la autocorreccioacuten Word puede corregir algunos errores que no
es capaz de detectar por otros meacutetodos y nos ofrece la posibilidad de
realizar nuestras propias correcciones
Para ver y modificar las diferentes opciones de la
Autocorreccioacuten ir al Botoacuten Office y hacer clic en el
botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar en el menuacute de la izquierda Revisioacuten
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A continuacioacuten hacer clic en el botoacuten
Opciones de Autocorreccioacuten y apareceraacute un
cuadro de diaacutelogo como este vamos a ver las
posibilidades maacutes interesantes
Corregir DOsMAyuacutesculasSEguidas Si activamos esta casilla cuando aparezcan dos mayuacutesculas seguidas al principio de una palabra Word sustituiraacute la segunda mayuacutescula por una minuacutescula
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Poner en mayuacutescula la primera letra de una oracioacuten Pone en mayuacutescula la primera letra despueacutes de un signo de puntuacioacuten que indique el final de una oracioacuten como por ejemplo un punto un final de interrogacioacuten etc
Poner en mayuacutescula la primera
letra de celdas de tablas Cuando
hay texto en una celda hace que
empiece por mayuacutescula
Poner en mayuacutescula los nombres de diacuteas Pone en mayuacutescula los nombres de los diacuteas de la semana
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Corregir el uso accidental de bLOQmAYUacuteS Cuando encuentra una palabra con
la primera letra en minuacutescula y las siguientes en mayuacutesculas la cambia por la
primera en mayuacutescula y las siguientes en minuacutesculas y desactiva el bloqueo de
mayuacutesculas
Reemplazar texto mientras
escribe Al activar esta casilla
sustituye las palabras de la
columna
bull Tambieacuten tenemos disponible el
botoacuten Excepciones que nos permite especificar unas excepciones a algunas opciones de Autocorreccioacuten
Por ejemplo para la casilla Poner en mayuacutescula la
primera letra de una oracioacuten podemos indicar una
lista de abreviaturas para las que no queremos que se
aplique la regla como podemos ver en la imagen
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Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar la categoriacutea Revisioacuten y apareceraacute un cuadro de diaacutelogo como eacuteste
bull Omitir palabras en MAYUacuteSCULAS Si marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las palabras en mayuacutesculas cuando realice la revisioacuten ortograacutefica De esta forma se evita que detecte errores en los nombres de empresas organismos etc que se suelen
escribir en mayuacutesculas
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bullOmitir palabras que contienen nuacutemeros Si
marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las
palabras que contienen nuacutemeros ( Informe34c
Ejercicio54 ) cuando realice la revisioacuten ortograacutefica
bull Omitir archivos y direcciones de Internet Si marcamos esta casilla no daraacute error en los nombres de archivos (cuenta4exe) ni en las direcciones de internet (httpwwwaulacliccom) ni en las direcciones de correo electroacutenico (webmasteraulacliccom)
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SESIOacuteN DE CLASE 04
Mediante la opcioacuten Combinar correspondencia nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas
Por ejemplo podemos escribir cartas personalizadas en las
que soacutelo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en
todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos
variables (los que cambian en cada carta seguacuten la persona)
Cuando combinamos correspondencia estamos utilizando dos elementos fundamentales el documento principal y el origen de datos
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Documento principal Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos
Origen de datos Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal Puede ser de distinta naturaleza por ejemplo puede ser una tabla de MS Access un libro de MS Excel una lista de direcciones de Outlook
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Seleccionar de la pestantildea Correspondencia el menuacute Iniciar combinacioacuten de correspondencia alliacute haz clic en la opcioacuten Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia
Seleccionar la opcioacuten Cartas y hacer clic en Siguiente aparece el segundo paso del asistente
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Definimos el documento inicial es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado Debajo de las tres opciones tenemos una explicacioacuten de la opcioacuten seleccionada en este momento
Seleccionamos el origen de datos como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access una hoja de Excel una tabla en otro archivo Word etc)
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Si seleccionamos la opcioacuten Utilizar una lista existente aparece la
opcioacuten Examinar hacer clic en ella para buscar el archivo que
contiene el origen de datos
Si seleccionamos la opcioacuten Seleccionar de los contactos de
Outlook en lugar de Examinar aparece la opcioacuten Elegir la
carpeta de contactos hacer clic en ella y elegir la carpeta
Si seleccionamos la opcioacuten Escribir una lista nueva en lugar de
Examinar aparece la opcioacuten Crear hacer clic en ella para
introducir los valores en la lista
Al hacer clic en la opcioacuten Examinar se abre el
cuadro de diaacutelogo Seleccionar archivos de
origen de datos en el que indicaremos de
doacutende cogeraacute los datos
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Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia en eacutel vemos los datos que se combinaraacuten y podemos antildeadir opciones que veremos maacutes adelante y clic en Aceptar
En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y antildeadimos los campos de combinacioacuten
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En este paso examinamos las cartas tal como se escribiraacuten con los valores concretos del origen de datos Podemos utilizar los botones ltlt y gtgt para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente podemos Buscar un destinatario concreto Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios para corregir alguacuten error detectado
Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opcioacuten Imprimir Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales En este caso nos permite elegir combinar todos los registros el registro actual o un grupo de registros El documento creado seraacute un documento normal sin combinacioacuten
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Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto pero tambieacuten podemos utilizar los botones de la pestantildea Correspondencia
Permite abrir el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes
Permite insertar en la posicioacuten del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente
Permite insertar en la
posicioacuten del cursor una liacutenea de saludos tal
como vimos con el asistente
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Permite insertar en la posicioacuten
del cursor un campo del origen
de datos
Permite resaltar los campos combinados si la
opcioacuten estaacute activada los datos
correspondientes a campos combinados
aparecen resaltados de esta forma es maacutes faacutecil
localizarlos dentro del documento
Distribuir etiquetas Esta
opcioacuten estaacute disponible con un
documento de tipo etiquetas
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Para incluir un campo de combinacioacuten hacer clic en el icono
de la pestantildea Correspondencia y se abriraacute el cuadro Insertar campo de combinacioacuten con la lista de todos los campos del origen de datos seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botoacuten Insertar Podemos insertar asiacute todos los campos que queramos
Si queremos ver el aspecto que tendraacute el
documento combinado hacer clic en el
botoacuten
Este botoacuten permite ver el documento
principal con los nombres de los campos
o bien con los datos
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Hacer clic sobre el icono
los campos del origen
de datos apareceraacuten resaltados
Pues los siguientes botones permiten
desplazarse por las filas del origen
para comprobar por ejemplo si los
datos que salen son los esperados
Permite ver los datos del
primer registro del origen
Permite visualizar el uacuteltimo
registro
Permite visualizar el
registro anterior
Permite visualizar el
registro siguiente
Este cuadro permite saber queacute registro se estaacute
visualizando y tambieacuten permite ir directamente a un
registro determinado escribiendo el nordm del registro
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Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser
largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un
registro a otro con los botones de desplazamiento en estos
casos se utiliza hacer Clic
En Buscar ponemos el valor que queremos buscar
En Buscar en Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor
Hacer clic en el botoacuten Buscar siguiente
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Haciendo clic en el icono se
abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia donde podremos hacer todo esto
En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los datos del origen de datos que se combinaraacuten con el documento principal)
Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generaraacute una carta (o mensaje de correo electroacutenico o etiqueta etc)
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Si queremos modificarel valor de alguacuten dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en la parte inferior y pulsamos Edicioacuten
Si la lista es muy extensa con el botoacuten Buscando se abriraacute el cuadro de
diaacutelogo Buscar entrada donde podemos introducir un valor y un campo y
se posicionaraacute en el primer destinatario que tenga el valor en ese campo
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Primero tenemos que situarnos en el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia por ejemplo con el icono y clic
En la pestantildea Filtrar registros vamos poniendo la condicioacuten que deberaacuten cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados Se puede poner una condicioacuten o varias En la primera liacutenea se va formando la primera condicioacuten
En Campo seleccionamos el campo
que va a formar parte de la condicioacuten
En Comparacioacuten seleccionamos el tipo de comparacioacuten que vamos a utilizar Los tipos de operaciones son los conocidos (igual distinto menor que mayor que etc)
En Comparado con se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando la comparacioacuten es Vaciacuteo o No vaciacuteo
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Si queremos ordenar los destinatarios por alguacuten campo de ordenacioacuten (por ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea maacutes faacutecil entregarlas a mis empleados)
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El icono abre el cuadro de diaacutelogo Asignar campos donde
definimos estas asociaciones este cuadro de diaacutelogo tambieacuten se
puede abrir siempre que veamos en pantalla un botoacuten Asignar
campos
En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estaacutendares que utilizar Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de datos que corresponde al campo estaacutendar
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La opcioacuten Imprimir documentos permite
enviar a la impresora el resultado de la
combinacioacuten
Podemos imprimir Todos los registros (todos los
destinatarios despueacutes de aplicar los filtros) el Registro
actual (el que estamos visualizando en este momento o un
grupo de registros (Desde - Hasta)
Desde ponemos el nuacutemero de orden del primer registro a combinar dejarlo en blanco indica desde el primero
Hasta ponemos el nuacutemero de orden del uacuteltimo registro a
combinar dejarlo en blanco indica hasta el uacuteltimo
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SESIOacuteN DE CLASE 03
La revisioacuten ortograacutefica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto
no son erroacuteneas y la revisioacuten gramatical trata de que las frases no contengan
errores gramaticales como por ejemplo Los libros son buenas donde no
concuerdan el geacutenero del sujeto y del adjetivo
Existen dos formas baacutesicas de revisar la ortografiacutea revisar una vez concluida la introduccioacuten del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto Vamos a ver ahora la primera forma
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Revisar al finalizar
Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word y alliacute seleccionar Revisioacuten
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Una vez hemos introducido todo o parte de nuestro documento y queremos revisar la ortografiacutea podemos hacerlo de una de estas formas
1- Haciendo clic en la pestantildea Revisar
y luego sobre el icono de la
barra de herramientas de acceso raacutepido
2- Pulsando la tecla F7
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Ejemplo
En la zona titulada No se encontroacute aparece en color rojo la palabra no
encontrada (vastaron) y la frase del texto en la que se encuentra esa
palabra
Debajo tenemos una zona titulada Sugerencias que contiene una lista con las palabras maacutes parecidas que ha encontrado Word en sus diccionarios En muchos casos como en este dentro de esta lista se encontraraacute la palabra correcta (Bastaron) En este caso el error era el cambio de la B por la V
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Llegados a esta situacioacuten debemos decidir queacute botoacuten de la derecha pulsamos en este caso el maacutes adecuado seriacutea Cambiar todas pero veamos el significado de cada uno de ellos
Omitir una vez No realiza ninguna accioacuten sobre la palabra no encontrada y continua revisando el documento
bull Omitir todas Cada vez que vuelva
a encontrar la misma palabra la pasaraacute por alto sin
realizar ninguna accioacuten sobre ella Continuacutea
revisando el documento
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bull Agregar al diccionario Antildeade la palabra no encontrada al diccionario personalizado Podemos usar esta accioacuten cuando consideremos que la palabra no encontrada es correcta y por lo tanto no queremos que la vuelva a detectar como no encontrada
bull Cambiar La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituiraacute a la palabra no encontrada Si no hay ninguna sugerencia que consideremos acertada podemos escribir directamente sobre la palabra no encontrada la correccioacuten que creamos oportuna y pulsar este botoacuten
bull Cambiar todas
Cambia automaacuteticamente todas las
veces que aparezca la palabra
seleccionada de la lista de sugerencias
por la palabra no encontrada
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bull Autocorreccioacuten Agrega la palabra no encontrada y la palabra seleccionada de la lista de sugerencias a la lista de Autocorreccioacuten Maacutes adelante se explica en queacute consiste la autocorreccioacuten
En el cuadro Idioma del diccionario
tenemos el botoacuten del triaacutengulo para desplegar una lista en la que elegir otro idioma Asegurarse de que el diccionario elegido esteacute disponible en nuestro ordenador
Para corregir el error debemos colocar el cursor en la palabra subrayada y pulsar el botoacuten derecho del ratoacuten entonces apareceraacute una pequentildea ventana como la que vemos en la imagen que nos permitiraacute tratar el error de forma similar a como acabamos de ver para Revisar ortografiacutea al finalizar
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La revisioacuten gramatical trata de corregir los errores en la estructura de las frases
La revisioacuten ortograacutefica existen dos formas baacutesicas de revisar la ortografiacutea revisar una vez concluida la introduccioacuten del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto
Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word y alliacute seleccionar Revisioacuten
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1- Hacer clic en el botoacuten Ortografiacutea y Gramaacutetica del grupo de
herramientas Revisioacuten que se encuentra en la pestantildea Revisar
2- Pulsar la Tecla F7
Debemos dejar sin marcar la casilla Marcar errores gramaticales mientras se escribe y debemos marcar la casilla Revisar ortografiacutea mientras escribe y Aceptar
Una vez realizado este cambio
podemos comenzar a realizar la
revisioacuten de una de estas dos
formas
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Mediante la autocorreccioacuten Word puede corregir algunos errores que no
es capaz de detectar por otros meacutetodos y nos ofrece la posibilidad de
realizar nuestras propias correcciones
Para ver y modificar las diferentes opciones de la
Autocorreccioacuten ir al Botoacuten Office y hacer clic en el
botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar en el menuacute de la izquierda Revisioacuten
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A continuacioacuten hacer clic en el botoacuten
Opciones de Autocorreccioacuten y apareceraacute un
cuadro de diaacutelogo como este vamos a ver las
posibilidades maacutes interesantes
Corregir DOsMAyuacutesculasSEguidas Si activamos esta casilla cuando aparezcan dos mayuacutesculas seguidas al principio de una palabra Word sustituiraacute la segunda mayuacutescula por una minuacutescula
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Poner en mayuacutescula la primera letra de una oracioacuten Pone en mayuacutescula la primera letra despueacutes de un signo de puntuacioacuten que indique el final de una oracioacuten como por ejemplo un punto un final de interrogacioacuten etc
Poner en mayuacutescula la primera
letra de celdas de tablas Cuando
hay texto en una celda hace que
empiece por mayuacutescula
Poner en mayuacutescula los nombres de diacuteas Pone en mayuacutescula los nombres de los diacuteas de la semana
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Corregir el uso accidental de bLOQmAYUacuteS Cuando encuentra una palabra con
la primera letra en minuacutescula y las siguientes en mayuacutesculas la cambia por la
primera en mayuacutescula y las siguientes en minuacutesculas y desactiva el bloqueo de
mayuacutesculas
Reemplazar texto mientras
escribe Al activar esta casilla
sustituye las palabras de la
columna
bull Tambieacuten tenemos disponible el
botoacuten Excepciones que nos permite especificar unas excepciones a algunas opciones de Autocorreccioacuten
Por ejemplo para la casilla Poner en mayuacutescula la
primera letra de una oracioacuten podemos indicar una
lista de abreviaturas para las que no queremos que se
aplique la regla como podemos ver en la imagen
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Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar la categoriacutea Revisioacuten y apareceraacute un cuadro de diaacutelogo como eacuteste
bull Omitir palabras en MAYUacuteSCULAS Si marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las palabras en mayuacutesculas cuando realice la revisioacuten ortograacutefica De esta forma se evita que detecte errores en los nombres de empresas organismos etc que se suelen
escribir en mayuacutesculas
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bullOmitir palabras que contienen nuacutemeros Si
marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las
palabras que contienen nuacutemeros ( Informe34c
Ejercicio54 ) cuando realice la revisioacuten ortograacutefica
bull Omitir archivos y direcciones de Internet Si marcamos esta casilla no daraacute error en los nombres de archivos (cuenta4exe) ni en las direcciones de internet (httpwwwaulacliccom) ni en las direcciones de correo electroacutenico (webmasteraulacliccom)
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SESIOacuteN DE CLASE 04
Mediante la opcioacuten Combinar correspondencia nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas
Por ejemplo podemos escribir cartas personalizadas en las
que soacutelo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en
todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos
variables (los que cambian en cada carta seguacuten la persona)
Cuando combinamos correspondencia estamos utilizando dos elementos fundamentales el documento principal y el origen de datos
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Documento principal Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos
Origen de datos Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal Puede ser de distinta naturaleza por ejemplo puede ser una tabla de MS Access un libro de MS Excel una lista de direcciones de Outlook
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Seleccionar de la pestantildea Correspondencia el menuacute Iniciar combinacioacuten de correspondencia alliacute haz clic en la opcioacuten Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia
Seleccionar la opcioacuten Cartas y hacer clic en Siguiente aparece el segundo paso del asistente
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Definimos el documento inicial es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado Debajo de las tres opciones tenemos una explicacioacuten de la opcioacuten seleccionada en este momento
Seleccionamos el origen de datos como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access una hoja de Excel una tabla en otro archivo Word etc)
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Si seleccionamos la opcioacuten Utilizar una lista existente aparece la
opcioacuten Examinar hacer clic en ella para buscar el archivo que
contiene el origen de datos
Si seleccionamos la opcioacuten Seleccionar de los contactos de
Outlook en lugar de Examinar aparece la opcioacuten Elegir la
carpeta de contactos hacer clic en ella y elegir la carpeta
Si seleccionamos la opcioacuten Escribir una lista nueva en lugar de
Examinar aparece la opcioacuten Crear hacer clic en ella para
introducir los valores en la lista
Al hacer clic en la opcioacuten Examinar se abre el
cuadro de diaacutelogo Seleccionar archivos de
origen de datos en el que indicaremos de
doacutende cogeraacute los datos
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Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia en eacutel vemos los datos que se combinaraacuten y podemos antildeadir opciones que veremos maacutes adelante y clic en Aceptar
En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y antildeadimos los campos de combinacioacuten
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En este paso examinamos las cartas tal como se escribiraacuten con los valores concretos del origen de datos Podemos utilizar los botones ltlt y gtgt para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente podemos Buscar un destinatario concreto Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios para corregir alguacuten error detectado
Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opcioacuten Imprimir Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales En este caso nos permite elegir combinar todos los registros el registro actual o un grupo de registros El documento creado seraacute un documento normal sin combinacioacuten
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Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto pero tambieacuten podemos utilizar los botones de la pestantildea Correspondencia
Permite abrir el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes
Permite insertar en la posicioacuten del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente
Permite insertar en la
posicioacuten del cursor una liacutenea de saludos tal
como vimos con el asistente
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Permite insertar en la posicioacuten
del cursor un campo del origen
de datos
Permite resaltar los campos combinados si la
opcioacuten estaacute activada los datos
correspondientes a campos combinados
aparecen resaltados de esta forma es maacutes faacutecil
localizarlos dentro del documento
Distribuir etiquetas Esta
opcioacuten estaacute disponible con un
documento de tipo etiquetas
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Para incluir un campo de combinacioacuten hacer clic en el icono
de la pestantildea Correspondencia y se abriraacute el cuadro Insertar campo de combinacioacuten con la lista de todos los campos del origen de datos seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botoacuten Insertar Podemos insertar asiacute todos los campos que queramos
Si queremos ver el aspecto que tendraacute el
documento combinado hacer clic en el
botoacuten
Este botoacuten permite ver el documento
principal con los nombres de los campos
o bien con los datos
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Hacer clic sobre el icono
los campos del origen
de datos apareceraacuten resaltados
Pues los siguientes botones permiten
desplazarse por las filas del origen
para comprobar por ejemplo si los
datos que salen son los esperados
Permite ver los datos del
primer registro del origen
Permite visualizar el uacuteltimo
registro
Permite visualizar el
registro anterior
Permite visualizar el
registro siguiente
Este cuadro permite saber queacute registro se estaacute
visualizando y tambieacuten permite ir directamente a un
registro determinado escribiendo el nordm del registro
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Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser
largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un
registro a otro con los botones de desplazamiento en estos
casos se utiliza hacer Clic
En Buscar ponemos el valor que queremos buscar
En Buscar en Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor
Hacer clic en el botoacuten Buscar siguiente
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Haciendo clic en el icono se
abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia donde podremos hacer todo esto
En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los datos del origen de datos que se combinaraacuten con el documento principal)
Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generaraacute una carta (o mensaje de correo electroacutenico o etiqueta etc)
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Si queremos modificarel valor de alguacuten dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en la parte inferior y pulsamos Edicioacuten
Si la lista es muy extensa con el botoacuten Buscando se abriraacute el cuadro de
diaacutelogo Buscar entrada donde podemos introducir un valor y un campo y
se posicionaraacute en el primer destinatario que tenga el valor en ese campo
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Primero tenemos que situarnos en el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia por ejemplo con el icono y clic
En la pestantildea Filtrar registros vamos poniendo la condicioacuten que deberaacuten cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados Se puede poner una condicioacuten o varias En la primera liacutenea se va formando la primera condicioacuten
En Campo seleccionamos el campo
que va a formar parte de la condicioacuten
En Comparacioacuten seleccionamos el tipo de comparacioacuten que vamos a utilizar Los tipos de operaciones son los conocidos (igual distinto menor que mayor que etc)
En Comparado con se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando la comparacioacuten es Vaciacuteo o No vaciacuteo
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Si queremos ordenar los destinatarios por alguacuten campo de ordenacioacuten (por ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea maacutes faacutecil entregarlas a mis empleados)
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El icono abre el cuadro de diaacutelogo Asignar campos donde
definimos estas asociaciones este cuadro de diaacutelogo tambieacuten se
puede abrir siempre que veamos en pantalla un botoacuten Asignar
campos
En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estaacutendares que utilizar Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de datos que corresponde al campo estaacutendar
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La opcioacuten Imprimir documentos permite
enviar a la impresora el resultado de la
combinacioacuten
Podemos imprimir Todos los registros (todos los
destinatarios despueacutes de aplicar los filtros) el Registro
actual (el que estamos visualizando en este momento o un
grupo de registros (Desde - Hasta)
Desde ponemos el nuacutemero de orden del primer registro a combinar dejarlo en blanco indica desde el primero
Hasta ponemos el nuacutemero de orden del uacuteltimo registro a
combinar dejarlo en blanco indica hasta el uacuteltimo
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Revisar al finalizar
Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word y alliacute seleccionar Revisioacuten
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Una vez hemos introducido todo o parte de nuestro documento y queremos revisar la ortografiacutea podemos hacerlo de una de estas formas
1- Haciendo clic en la pestantildea Revisar
y luego sobre el icono de la
barra de herramientas de acceso raacutepido
2- Pulsando la tecla F7
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Ejemplo
En la zona titulada No se encontroacute aparece en color rojo la palabra no
encontrada (vastaron) y la frase del texto en la que se encuentra esa
palabra
Debajo tenemos una zona titulada Sugerencias que contiene una lista con las palabras maacutes parecidas que ha encontrado Word en sus diccionarios En muchos casos como en este dentro de esta lista se encontraraacute la palabra correcta (Bastaron) En este caso el error era el cambio de la B por la V
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Llegados a esta situacioacuten debemos decidir queacute botoacuten de la derecha pulsamos en este caso el maacutes adecuado seriacutea Cambiar todas pero veamos el significado de cada uno de ellos
Omitir una vez No realiza ninguna accioacuten sobre la palabra no encontrada y continua revisando el documento
bull Omitir todas Cada vez que vuelva
a encontrar la misma palabra la pasaraacute por alto sin
realizar ninguna accioacuten sobre ella Continuacutea
revisando el documento
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bull Agregar al diccionario Antildeade la palabra no encontrada al diccionario personalizado Podemos usar esta accioacuten cuando consideremos que la palabra no encontrada es correcta y por lo tanto no queremos que la vuelva a detectar como no encontrada
bull Cambiar La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituiraacute a la palabra no encontrada Si no hay ninguna sugerencia que consideremos acertada podemos escribir directamente sobre la palabra no encontrada la correccioacuten que creamos oportuna y pulsar este botoacuten
bull Cambiar todas
Cambia automaacuteticamente todas las
veces que aparezca la palabra
seleccionada de la lista de sugerencias
por la palabra no encontrada
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bull Autocorreccioacuten Agrega la palabra no encontrada y la palabra seleccionada de la lista de sugerencias a la lista de Autocorreccioacuten Maacutes adelante se explica en queacute consiste la autocorreccioacuten
En el cuadro Idioma del diccionario
tenemos el botoacuten del triaacutengulo para desplegar una lista en la que elegir otro idioma Asegurarse de que el diccionario elegido esteacute disponible en nuestro ordenador
Para corregir el error debemos colocar el cursor en la palabra subrayada y pulsar el botoacuten derecho del ratoacuten entonces apareceraacute una pequentildea ventana como la que vemos en la imagen que nos permitiraacute tratar el error de forma similar a como acabamos de ver para Revisar ortografiacutea al finalizar
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La revisioacuten gramatical trata de corregir los errores en la estructura de las frases
La revisioacuten ortograacutefica existen dos formas baacutesicas de revisar la ortografiacutea revisar una vez concluida la introduccioacuten del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto
Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word y alliacute seleccionar Revisioacuten
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1- Hacer clic en el botoacuten Ortografiacutea y Gramaacutetica del grupo de
herramientas Revisioacuten que se encuentra en la pestantildea Revisar
2- Pulsar la Tecla F7
Debemos dejar sin marcar la casilla Marcar errores gramaticales mientras se escribe y debemos marcar la casilla Revisar ortografiacutea mientras escribe y Aceptar
Una vez realizado este cambio
podemos comenzar a realizar la
revisioacuten de una de estas dos
formas
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Mediante la autocorreccioacuten Word puede corregir algunos errores que no
es capaz de detectar por otros meacutetodos y nos ofrece la posibilidad de
realizar nuestras propias correcciones
Para ver y modificar las diferentes opciones de la
Autocorreccioacuten ir al Botoacuten Office y hacer clic en el
botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar en el menuacute de la izquierda Revisioacuten
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A continuacioacuten hacer clic en el botoacuten
Opciones de Autocorreccioacuten y apareceraacute un
cuadro de diaacutelogo como este vamos a ver las
posibilidades maacutes interesantes
Corregir DOsMAyuacutesculasSEguidas Si activamos esta casilla cuando aparezcan dos mayuacutesculas seguidas al principio de una palabra Word sustituiraacute la segunda mayuacutescula por una minuacutescula
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Poner en mayuacutescula la primera letra de una oracioacuten Pone en mayuacutescula la primera letra despueacutes de un signo de puntuacioacuten que indique el final de una oracioacuten como por ejemplo un punto un final de interrogacioacuten etc
Poner en mayuacutescula la primera
letra de celdas de tablas Cuando
hay texto en una celda hace que
empiece por mayuacutescula
Poner en mayuacutescula los nombres de diacuteas Pone en mayuacutescula los nombres de los diacuteas de la semana
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Corregir el uso accidental de bLOQmAYUacuteS Cuando encuentra una palabra con
la primera letra en minuacutescula y las siguientes en mayuacutesculas la cambia por la
primera en mayuacutescula y las siguientes en minuacutesculas y desactiva el bloqueo de
mayuacutesculas
Reemplazar texto mientras
escribe Al activar esta casilla
sustituye las palabras de la
columna
bull Tambieacuten tenemos disponible el
botoacuten Excepciones que nos permite especificar unas excepciones a algunas opciones de Autocorreccioacuten
Por ejemplo para la casilla Poner en mayuacutescula la
primera letra de una oracioacuten podemos indicar una
lista de abreviaturas para las que no queremos que se
aplique la regla como podemos ver en la imagen
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Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar la categoriacutea Revisioacuten y apareceraacute un cuadro de diaacutelogo como eacuteste
bull Omitir palabras en MAYUacuteSCULAS Si marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las palabras en mayuacutesculas cuando realice la revisioacuten ortograacutefica De esta forma se evita que detecte errores en los nombres de empresas organismos etc que se suelen
escribir en mayuacutesculas
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bullOmitir palabras que contienen nuacutemeros Si
marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las
palabras que contienen nuacutemeros ( Informe34c
Ejercicio54 ) cuando realice la revisioacuten ortograacutefica
bull Omitir archivos y direcciones de Internet Si marcamos esta casilla no daraacute error en los nombres de archivos (cuenta4exe) ni en las direcciones de internet (httpwwwaulacliccom) ni en las direcciones de correo electroacutenico (webmasteraulacliccom)
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SESIOacuteN DE CLASE 04
Mediante la opcioacuten Combinar correspondencia nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas
Por ejemplo podemos escribir cartas personalizadas en las
que soacutelo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en
todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos
variables (los que cambian en cada carta seguacuten la persona)
Cuando combinamos correspondencia estamos utilizando dos elementos fundamentales el documento principal y el origen de datos
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Documento principal Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos
Origen de datos Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal Puede ser de distinta naturaleza por ejemplo puede ser una tabla de MS Access un libro de MS Excel una lista de direcciones de Outlook
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Seleccionar de la pestantildea Correspondencia el menuacute Iniciar combinacioacuten de correspondencia alliacute haz clic en la opcioacuten Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia
Seleccionar la opcioacuten Cartas y hacer clic en Siguiente aparece el segundo paso del asistente
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Definimos el documento inicial es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado Debajo de las tres opciones tenemos una explicacioacuten de la opcioacuten seleccionada en este momento
Seleccionamos el origen de datos como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access una hoja de Excel una tabla en otro archivo Word etc)
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Si seleccionamos la opcioacuten Utilizar una lista existente aparece la
opcioacuten Examinar hacer clic en ella para buscar el archivo que
contiene el origen de datos
Si seleccionamos la opcioacuten Seleccionar de los contactos de
Outlook en lugar de Examinar aparece la opcioacuten Elegir la
carpeta de contactos hacer clic en ella y elegir la carpeta
Si seleccionamos la opcioacuten Escribir una lista nueva en lugar de
Examinar aparece la opcioacuten Crear hacer clic en ella para
introducir los valores en la lista
Al hacer clic en la opcioacuten Examinar se abre el
cuadro de diaacutelogo Seleccionar archivos de
origen de datos en el que indicaremos de
doacutende cogeraacute los datos
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Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia en eacutel vemos los datos que se combinaraacuten y podemos antildeadir opciones que veremos maacutes adelante y clic en Aceptar
En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y antildeadimos los campos de combinacioacuten
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En este paso examinamos las cartas tal como se escribiraacuten con los valores concretos del origen de datos Podemos utilizar los botones ltlt y gtgt para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente podemos Buscar un destinatario concreto Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios para corregir alguacuten error detectado
Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opcioacuten Imprimir Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales En este caso nos permite elegir combinar todos los registros el registro actual o un grupo de registros El documento creado seraacute un documento normal sin combinacioacuten
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Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto pero tambieacuten podemos utilizar los botones de la pestantildea Correspondencia
Permite abrir el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes
Permite insertar en la posicioacuten del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente
Permite insertar en la
posicioacuten del cursor una liacutenea de saludos tal
como vimos con el asistente
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Permite insertar en la posicioacuten
del cursor un campo del origen
de datos
Permite resaltar los campos combinados si la
opcioacuten estaacute activada los datos
correspondientes a campos combinados
aparecen resaltados de esta forma es maacutes faacutecil
localizarlos dentro del documento
Distribuir etiquetas Esta
opcioacuten estaacute disponible con un
documento de tipo etiquetas
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Para incluir un campo de combinacioacuten hacer clic en el icono
de la pestantildea Correspondencia y se abriraacute el cuadro Insertar campo de combinacioacuten con la lista de todos los campos del origen de datos seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botoacuten Insertar Podemos insertar asiacute todos los campos que queramos
Si queremos ver el aspecto que tendraacute el
documento combinado hacer clic en el
botoacuten
Este botoacuten permite ver el documento
principal con los nombres de los campos
o bien con los datos
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Hacer clic sobre el icono
los campos del origen
de datos apareceraacuten resaltados
Pues los siguientes botones permiten
desplazarse por las filas del origen
para comprobar por ejemplo si los
datos que salen son los esperados
Permite ver los datos del
primer registro del origen
Permite visualizar el uacuteltimo
registro
Permite visualizar el
registro anterior
Permite visualizar el
registro siguiente
Este cuadro permite saber queacute registro se estaacute
visualizando y tambieacuten permite ir directamente a un
registro determinado escribiendo el nordm del registro
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Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser
largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un
registro a otro con los botones de desplazamiento en estos
casos se utiliza hacer Clic
En Buscar ponemos el valor que queremos buscar
En Buscar en Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor
Hacer clic en el botoacuten Buscar siguiente
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Haciendo clic en el icono se
abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia donde podremos hacer todo esto
En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los datos del origen de datos que se combinaraacuten con el documento principal)
Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generaraacute una carta (o mensaje de correo electroacutenico o etiqueta etc)
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Si queremos modificarel valor de alguacuten dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en la parte inferior y pulsamos Edicioacuten
Si la lista es muy extensa con el botoacuten Buscando se abriraacute el cuadro de
diaacutelogo Buscar entrada donde podemos introducir un valor y un campo y
se posicionaraacute en el primer destinatario que tenga el valor en ese campo
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Primero tenemos que situarnos en el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia por ejemplo con el icono y clic
En la pestantildea Filtrar registros vamos poniendo la condicioacuten que deberaacuten cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados Se puede poner una condicioacuten o varias En la primera liacutenea se va formando la primera condicioacuten
En Campo seleccionamos el campo
que va a formar parte de la condicioacuten
En Comparacioacuten seleccionamos el tipo de comparacioacuten que vamos a utilizar Los tipos de operaciones son los conocidos (igual distinto menor que mayor que etc)
En Comparado con se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando la comparacioacuten es Vaciacuteo o No vaciacuteo
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Si queremos ordenar los destinatarios por alguacuten campo de ordenacioacuten (por ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea maacutes faacutecil entregarlas a mis empleados)
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El icono abre el cuadro de diaacutelogo Asignar campos donde
definimos estas asociaciones este cuadro de diaacutelogo tambieacuten se
puede abrir siempre que veamos en pantalla un botoacuten Asignar
campos
En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estaacutendares que utilizar Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de datos que corresponde al campo estaacutendar
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La opcioacuten Imprimir documentos permite
enviar a la impresora el resultado de la
combinacioacuten
Podemos imprimir Todos los registros (todos los
destinatarios despueacutes de aplicar los filtros) el Registro
actual (el que estamos visualizando en este momento o un
grupo de registros (Desde - Hasta)
Desde ponemos el nuacutemero de orden del primer registro a combinar dejarlo en blanco indica desde el primero
Hasta ponemos el nuacutemero de orden del uacuteltimo registro a
combinar dejarlo en blanco indica hasta el uacuteltimo
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Una vez hemos introducido todo o parte de nuestro documento y queremos revisar la ortografiacutea podemos hacerlo de una de estas formas
1- Haciendo clic en la pestantildea Revisar
y luego sobre el icono de la
barra de herramientas de acceso raacutepido
2- Pulsando la tecla F7
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Ejemplo
En la zona titulada No se encontroacute aparece en color rojo la palabra no
encontrada (vastaron) y la frase del texto en la que se encuentra esa
palabra
Debajo tenemos una zona titulada Sugerencias que contiene una lista con las palabras maacutes parecidas que ha encontrado Word en sus diccionarios En muchos casos como en este dentro de esta lista se encontraraacute la palabra correcta (Bastaron) En este caso el error era el cambio de la B por la V
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Llegados a esta situacioacuten debemos decidir queacute botoacuten de la derecha pulsamos en este caso el maacutes adecuado seriacutea Cambiar todas pero veamos el significado de cada uno de ellos
Omitir una vez No realiza ninguna accioacuten sobre la palabra no encontrada y continua revisando el documento
bull Omitir todas Cada vez que vuelva
a encontrar la misma palabra la pasaraacute por alto sin
realizar ninguna accioacuten sobre ella Continuacutea
revisando el documento
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bull Agregar al diccionario Antildeade la palabra no encontrada al diccionario personalizado Podemos usar esta accioacuten cuando consideremos que la palabra no encontrada es correcta y por lo tanto no queremos que la vuelva a detectar como no encontrada
bull Cambiar La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituiraacute a la palabra no encontrada Si no hay ninguna sugerencia que consideremos acertada podemos escribir directamente sobre la palabra no encontrada la correccioacuten que creamos oportuna y pulsar este botoacuten
bull Cambiar todas
Cambia automaacuteticamente todas las
veces que aparezca la palabra
seleccionada de la lista de sugerencias
por la palabra no encontrada
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bull Autocorreccioacuten Agrega la palabra no encontrada y la palabra seleccionada de la lista de sugerencias a la lista de Autocorreccioacuten Maacutes adelante se explica en queacute consiste la autocorreccioacuten
En el cuadro Idioma del diccionario
tenemos el botoacuten del triaacutengulo para desplegar una lista en la que elegir otro idioma Asegurarse de que el diccionario elegido esteacute disponible en nuestro ordenador
Para corregir el error debemos colocar el cursor en la palabra subrayada y pulsar el botoacuten derecho del ratoacuten entonces apareceraacute una pequentildea ventana como la que vemos en la imagen que nos permitiraacute tratar el error de forma similar a como acabamos de ver para Revisar ortografiacutea al finalizar
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La revisioacuten gramatical trata de corregir los errores en la estructura de las frases
La revisioacuten ortograacutefica existen dos formas baacutesicas de revisar la ortografiacutea revisar una vez concluida la introduccioacuten del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto
Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word y alliacute seleccionar Revisioacuten
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1- Hacer clic en el botoacuten Ortografiacutea y Gramaacutetica del grupo de
herramientas Revisioacuten que se encuentra en la pestantildea Revisar
2- Pulsar la Tecla F7
Debemos dejar sin marcar la casilla Marcar errores gramaticales mientras se escribe y debemos marcar la casilla Revisar ortografiacutea mientras escribe y Aceptar
Una vez realizado este cambio
podemos comenzar a realizar la
revisioacuten de una de estas dos
formas
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Mediante la autocorreccioacuten Word puede corregir algunos errores que no
es capaz de detectar por otros meacutetodos y nos ofrece la posibilidad de
realizar nuestras propias correcciones
Para ver y modificar las diferentes opciones de la
Autocorreccioacuten ir al Botoacuten Office y hacer clic en el
botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar en el menuacute de la izquierda Revisioacuten
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A continuacioacuten hacer clic en el botoacuten
Opciones de Autocorreccioacuten y apareceraacute un
cuadro de diaacutelogo como este vamos a ver las
posibilidades maacutes interesantes
Corregir DOsMAyuacutesculasSEguidas Si activamos esta casilla cuando aparezcan dos mayuacutesculas seguidas al principio de una palabra Word sustituiraacute la segunda mayuacutescula por una minuacutescula
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Poner en mayuacutescula la primera letra de una oracioacuten Pone en mayuacutescula la primera letra despueacutes de un signo de puntuacioacuten que indique el final de una oracioacuten como por ejemplo un punto un final de interrogacioacuten etc
Poner en mayuacutescula la primera
letra de celdas de tablas Cuando
hay texto en una celda hace que
empiece por mayuacutescula
Poner en mayuacutescula los nombres de diacuteas Pone en mayuacutescula los nombres de los diacuteas de la semana
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Corregir el uso accidental de bLOQmAYUacuteS Cuando encuentra una palabra con
la primera letra en minuacutescula y las siguientes en mayuacutesculas la cambia por la
primera en mayuacutescula y las siguientes en minuacutesculas y desactiva el bloqueo de
mayuacutesculas
Reemplazar texto mientras
escribe Al activar esta casilla
sustituye las palabras de la
columna
bull Tambieacuten tenemos disponible el
botoacuten Excepciones que nos permite especificar unas excepciones a algunas opciones de Autocorreccioacuten
Por ejemplo para la casilla Poner en mayuacutescula la
primera letra de una oracioacuten podemos indicar una
lista de abreviaturas para las que no queremos que se
aplique la regla como podemos ver en la imagen
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Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar la categoriacutea Revisioacuten y apareceraacute un cuadro de diaacutelogo como eacuteste
bull Omitir palabras en MAYUacuteSCULAS Si marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las palabras en mayuacutesculas cuando realice la revisioacuten ortograacutefica De esta forma se evita que detecte errores en los nombres de empresas organismos etc que se suelen
escribir en mayuacutesculas
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bullOmitir palabras que contienen nuacutemeros Si
marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las
palabras que contienen nuacutemeros ( Informe34c
Ejercicio54 ) cuando realice la revisioacuten ortograacutefica
bull Omitir archivos y direcciones de Internet Si marcamos esta casilla no daraacute error en los nombres de archivos (cuenta4exe) ni en las direcciones de internet (httpwwwaulacliccom) ni en las direcciones de correo electroacutenico (webmasteraulacliccom)
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SESIOacuteN DE CLASE 04
Mediante la opcioacuten Combinar correspondencia nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas
Por ejemplo podemos escribir cartas personalizadas en las
que soacutelo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en
todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos
variables (los que cambian en cada carta seguacuten la persona)
Cuando combinamos correspondencia estamos utilizando dos elementos fundamentales el documento principal y el origen de datos
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Documento principal Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos
Origen de datos Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal Puede ser de distinta naturaleza por ejemplo puede ser una tabla de MS Access un libro de MS Excel una lista de direcciones de Outlook
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Seleccionar de la pestantildea Correspondencia el menuacute Iniciar combinacioacuten de correspondencia alliacute haz clic en la opcioacuten Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia
Seleccionar la opcioacuten Cartas y hacer clic en Siguiente aparece el segundo paso del asistente
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Definimos el documento inicial es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado Debajo de las tres opciones tenemos una explicacioacuten de la opcioacuten seleccionada en este momento
Seleccionamos el origen de datos como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access una hoja de Excel una tabla en otro archivo Word etc)
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Si seleccionamos la opcioacuten Utilizar una lista existente aparece la
opcioacuten Examinar hacer clic en ella para buscar el archivo que
contiene el origen de datos
Si seleccionamos la opcioacuten Seleccionar de los contactos de
Outlook en lugar de Examinar aparece la opcioacuten Elegir la
carpeta de contactos hacer clic en ella y elegir la carpeta
Si seleccionamos la opcioacuten Escribir una lista nueva en lugar de
Examinar aparece la opcioacuten Crear hacer clic en ella para
introducir los valores en la lista
Al hacer clic en la opcioacuten Examinar se abre el
cuadro de diaacutelogo Seleccionar archivos de
origen de datos en el que indicaremos de
doacutende cogeraacute los datos
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Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia en eacutel vemos los datos que se combinaraacuten y podemos antildeadir opciones que veremos maacutes adelante y clic en Aceptar
En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y antildeadimos los campos de combinacioacuten
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En este paso examinamos las cartas tal como se escribiraacuten con los valores concretos del origen de datos Podemos utilizar los botones ltlt y gtgt para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente podemos Buscar un destinatario concreto Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios para corregir alguacuten error detectado
Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opcioacuten Imprimir Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales En este caso nos permite elegir combinar todos los registros el registro actual o un grupo de registros El documento creado seraacute un documento normal sin combinacioacuten
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Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto pero tambieacuten podemos utilizar los botones de la pestantildea Correspondencia
Permite abrir el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes
Permite insertar en la posicioacuten del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente
Permite insertar en la
posicioacuten del cursor una liacutenea de saludos tal
como vimos con el asistente
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Permite insertar en la posicioacuten
del cursor un campo del origen
de datos
Permite resaltar los campos combinados si la
opcioacuten estaacute activada los datos
correspondientes a campos combinados
aparecen resaltados de esta forma es maacutes faacutecil
localizarlos dentro del documento
Distribuir etiquetas Esta
opcioacuten estaacute disponible con un
documento de tipo etiquetas
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Para incluir un campo de combinacioacuten hacer clic en el icono
de la pestantildea Correspondencia y se abriraacute el cuadro Insertar campo de combinacioacuten con la lista de todos los campos del origen de datos seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botoacuten Insertar Podemos insertar asiacute todos los campos que queramos
Si queremos ver el aspecto que tendraacute el
documento combinado hacer clic en el
botoacuten
Este botoacuten permite ver el documento
principal con los nombres de los campos
o bien con los datos
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Hacer clic sobre el icono
los campos del origen
de datos apareceraacuten resaltados
Pues los siguientes botones permiten
desplazarse por las filas del origen
para comprobar por ejemplo si los
datos que salen son los esperados
Permite ver los datos del
primer registro del origen
Permite visualizar el uacuteltimo
registro
Permite visualizar el
registro anterior
Permite visualizar el
registro siguiente
Este cuadro permite saber queacute registro se estaacute
visualizando y tambieacuten permite ir directamente a un
registro determinado escribiendo el nordm del registro
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Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser
largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un
registro a otro con los botones de desplazamiento en estos
casos se utiliza hacer Clic
En Buscar ponemos el valor que queremos buscar
En Buscar en Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor
Hacer clic en el botoacuten Buscar siguiente
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Haciendo clic en el icono se
abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia donde podremos hacer todo esto
En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los datos del origen de datos que se combinaraacuten con el documento principal)
Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generaraacute una carta (o mensaje de correo electroacutenico o etiqueta etc)
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Si queremos modificarel valor de alguacuten dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en la parte inferior y pulsamos Edicioacuten
Si la lista es muy extensa con el botoacuten Buscando se abriraacute el cuadro de
diaacutelogo Buscar entrada donde podemos introducir un valor y un campo y
se posicionaraacute en el primer destinatario que tenga el valor en ese campo
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Primero tenemos que situarnos en el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia por ejemplo con el icono y clic
En la pestantildea Filtrar registros vamos poniendo la condicioacuten que deberaacuten cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados Se puede poner una condicioacuten o varias En la primera liacutenea se va formando la primera condicioacuten
En Campo seleccionamos el campo
que va a formar parte de la condicioacuten
En Comparacioacuten seleccionamos el tipo de comparacioacuten que vamos a utilizar Los tipos de operaciones son los conocidos (igual distinto menor que mayor que etc)
En Comparado con se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando la comparacioacuten es Vaciacuteo o No vaciacuteo
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Si queremos ordenar los destinatarios por alguacuten campo de ordenacioacuten (por ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea maacutes faacutecil entregarlas a mis empleados)
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El icono abre el cuadro de diaacutelogo Asignar campos donde
definimos estas asociaciones este cuadro de diaacutelogo tambieacuten se
puede abrir siempre que veamos en pantalla un botoacuten Asignar
campos
En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estaacutendares que utilizar Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de datos que corresponde al campo estaacutendar
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La opcioacuten Imprimir documentos permite
enviar a la impresora el resultado de la
combinacioacuten
Podemos imprimir Todos los registros (todos los
destinatarios despueacutes de aplicar los filtros) el Registro
actual (el que estamos visualizando en este momento o un
grupo de registros (Desde - Hasta)
Desde ponemos el nuacutemero de orden del primer registro a combinar dejarlo en blanco indica desde el primero
Hasta ponemos el nuacutemero de orden del uacuteltimo registro a
combinar dejarlo en blanco indica hasta el uacuteltimo
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Ejemplo
En la zona titulada No se encontroacute aparece en color rojo la palabra no
encontrada (vastaron) y la frase del texto en la que se encuentra esa
palabra
Debajo tenemos una zona titulada Sugerencias que contiene una lista con las palabras maacutes parecidas que ha encontrado Word en sus diccionarios En muchos casos como en este dentro de esta lista se encontraraacute la palabra correcta (Bastaron) En este caso el error era el cambio de la B por la V
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Llegados a esta situacioacuten debemos decidir queacute botoacuten de la derecha pulsamos en este caso el maacutes adecuado seriacutea Cambiar todas pero veamos el significado de cada uno de ellos
Omitir una vez No realiza ninguna accioacuten sobre la palabra no encontrada y continua revisando el documento
bull Omitir todas Cada vez que vuelva
a encontrar la misma palabra la pasaraacute por alto sin
realizar ninguna accioacuten sobre ella Continuacutea
revisando el documento
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bull Agregar al diccionario Antildeade la palabra no encontrada al diccionario personalizado Podemos usar esta accioacuten cuando consideremos que la palabra no encontrada es correcta y por lo tanto no queremos que la vuelva a detectar como no encontrada
bull Cambiar La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituiraacute a la palabra no encontrada Si no hay ninguna sugerencia que consideremos acertada podemos escribir directamente sobre la palabra no encontrada la correccioacuten que creamos oportuna y pulsar este botoacuten
bull Cambiar todas
Cambia automaacuteticamente todas las
veces que aparezca la palabra
seleccionada de la lista de sugerencias
por la palabra no encontrada
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bull Autocorreccioacuten Agrega la palabra no encontrada y la palabra seleccionada de la lista de sugerencias a la lista de Autocorreccioacuten Maacutes adelante se explica en queacute consiste la autocorreccioacuten
En el cuadro Idioma del diccionario
tenemos el botoacuten del triaacutengulo para desplegar una lista en la que elegir otro idioma Asegurarse de que el diccionario elegido esteacute disponible en nuestro ordenador
Para corregir el error debemos colocar el cursor en la palabra subrayada y pulsar el botoacuten derecho del ratoacuten entonces apareceraacute una pequentildea ventana como la que vemos en la imagen que nos permitiraacute tratar el error de forma similar a como acabamos de ver para Revisar ortografiacutea al finalizar
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La revisioacuten gramatical trata de corregir los errores en la estructura de las frases
La revisioacuten ortograacutefica existen dos formas baacutesicas de revisar la ortografiacutea revisar una vez concluida la introduccioacuten del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto
Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word y alliacute seleccionar Revisioacuten
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1- Hacer clic en el botoacuten Ortografiacutea y Gramaacutetica del grupo de
herramientas Revisioacuten que se encuentra en la pestantildea Revisar
2- Pulsar la Tecla F7
Debemos dejar sin marcar la casilla Marcar errores gramaticales mientras se escribe y debemos marcar la casilla Revisar ortografiacutea mientras escribe y Aceptar
Una vez realizado este cambio
podemos comenzar a realizar la
revisioacuten de una de estas dos
formas
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Mediante la autocorreccioacuten Word puede corregir algunos errores que no
es capaz de detectar por otros meacutetodos y nos ofrece la posibilidad de
realizar nuestras propias correcciones
Para ver y modificar las diferentes opciones de la
Autocorreccioacuten ir al Botoacuten Office y hacer clic en el
botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar en el menuacute de la izquierda Revisioacuten
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A continuacioacuten hacer clic en el botoacuten
Opciones de Autocorreccioacuten y apareceraacute un
cuadro de diaacutelogo como este vamos a ver las
posibilidades maacutes interesantes
Corregir DOsMAyuacutesculasSEguidas Si activamos esta casilla cuando aparezcan dos mayuacutesculas seguidas al principio de una palabra Word sustituiraacute la segunda mayuacutescula por una minuacutescula
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Poner en mayuacutescula la primera letra de una oracioacuten Pone en mayuacutescula la primera letra despueacutes de un signo de puntuacioacuten que indique el final de una oracioacuten como por ejemplo un punto un final de interrogacioacuten etc
Poner en mayuacutescula la primera
letra de celdas de tablas Cuando
hay texto en una celda hace que
empiece por mayuacutescula
Poner en mayuacutescula los nombres de diacuteas Pone en mayuacutescula los nombres de los diacuteas de la semana
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Corregir el uso accidental de bLOQmAYUacuteS Cuando encuentra una palabra con
la primera letra en minuacutescula y las siguientes en mayuacutesculas la cambia por la
primera en mayuacutescula y las siguientes en minuacutesculas y desactiva el bloqueo de
mayuacutesculas
Reemplazar texto mientras
escribe Al activar esta casilla
sustituye las palabras de la
columna
bull Tambieacuten tenemos disponible el
botoacuten Excepciones que nos permite especificar unas excepciones a algunas opciones de Autocorreccioacuten
Por ejemplo para la casilla Poner en mayuacutescula la
primera letra de una oracioacuten podemos indicar una
lista de abreviaturas para las que no queremos que se
aplique la regla como podemos ver en la imagen
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Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar la categoriacutea Revisioacuten y apareceraacute un cuadro de diaacutelogo como eacuteste
bull Omitir palabras en MAYUacuteSCULAS Si marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las palabras en mayuacutesculas cuando realice la revisioacuten ortograacutefica De esta forma se evita que detecte errores en los nombres de empresas organismos etc que se suelen
escribir en mayuacutesculas
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bullOmitir palabras que contienen nuacutemeros Si
marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las
palabras que contienen nuacutemeros ( Informe34c
Ejercicio54 ) cuando realice la revisioacuten ortograacutefica
bull Omitir archivos y direcciones de Internet Si marcamos esta casilla no daraacute error en los nombres de archivos (cuenta4exe) ni en las direcciones de internet (httpwwwaulacliccom) ni en las direcciones de correo electroacutenico (webmasteraulacliccom)
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SESIOacuteN DE CLASE 04
Mediante la opcioacuten Combinar correspondencia nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas
Por ejemplo podemos escribir cartas personalizadas en las
que soacutelo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en
todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos
variables (los que cambian en cada carta seguacuten la persona)
Cuando combinamos correspondencia estamos utilizando dos elementos fundamentales el documento principal y el origen de datos
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Documento principal Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos
Origen de datos Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal Puede ser de distinta naturaleza por ejemplo puede ser una tabla de MS Access un libro de MS Excel una lista de direcciones de Outlook
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Seleccionar de la pestantildea Correspondencia el menuacute Iniciar combinacioacuten de correspondencia alliacute haz clic en la opcioacuten Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia
Seleccionar la opcioacuten Cartas y hacer clic en Siguiente aparece el segundo paso del asistente
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Definimos el documento inicial es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado Debajo de las tres opciones tenemos una explicacioacuten de la opcioacuten seleccionada en este momento
Seleccionamos el origen de datos como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access una hoja de Excel una tabla en otro archivo Word etc)
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Si seleccionamos la opcioacuten Utilizar una lista existente aparece la
opcioacuten Examinar hacer clic en ella para buscar el archivo que
contiene el origen de datos
Si seleccionamos la opcioacuten Seleccionar de los contactos de
Outlook en lugar de Examinar aparece la opcioacuten Elegir la
carpeta de contactos hacer clic en ella y elegir la carpeta
Si seleccionamos la opcioacuten Escribir una lista nueva en lugar de
Examinar aparece la opcioacuten Crear hacer clic en ella para
introducir los valores en la lista
Al hacer clic en la opcioacuten Examinar se abre el
cuadro de diaacutelogo Seleccionar archivos de
origen de datos en el que indicaremos de
doacutende cogeraacute los datos
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Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia en eacutel vemos los datos que se combinaraacuten y podemos antildeadir opciones que veremos maacutes adelante y clic en Aceptar
En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y antildeadimos los campos de combinacioacuten
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En este paso examinamos las cartas tal como se escribiraacuten con los valores concretos del origen de datos Podemos utilizar los botones ltlt y gtgt para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente podemos Buscar un destinatario concreto Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios para corregir alguacuten error detectado
Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opcioacuten Imprimir Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales En este caso nos permite elegir combinar todos los registros el registro actual o un grupo de registros El documento creado seraacute un documento normal sin combinacioacuten
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Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto pero tambieacuten podemos utilizar los botones de la pestantildea Correspondencia
Permite abrir el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes
Permite insertar en la posicioacuten del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente
Permite insertar en la
posicioacuten del cursor una liacutenea de saludos tal
como vimos con el asistente
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Permite insertar en la posicioacuten
del cursor un campo del origen
de datos
Permite resaltar los campos combinados si la
opcioacuten estaacute activada los datos
correspondientes a campos combinados
aparecen resaltados de esta forma es maacutes faacutecil
localizarlos dentro del documento
Distribuir etiquetas Esta
opcioacuten estaacute disponible con un
documento de tipo etiquetas
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Para incluir un campo de combinacioacuten hacer clic en el icono
de la pestantildea Correspondencia y se abriraacute el cuadro Insertar campo de combinacioacuten con la lista de todos los campos del origen de datos seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botoacuten Insertar Podemos insertar asiacute todos los campos que queramos
Si queremos ver el aspecto que tendraacute el
documento combinado hacer clic en el
botoacuten
Este botoacuten permite ver el documento
principal con los nombres de los campos
o bien con los datos
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Hacer clic sobre el icono
los campos del origen
de datos apareceraacuten resaltados
Pues los siguientes botones permiten
desplazarse por las filas del origen
para comprobar por ejemplo si los
datos que salen son los esperados
Permite ver los datos del
primer registro del origen
Permite visualizar el uacuteltimo
registro
Permite visualizar el
registro anterior
Permite visualizar el
registro siguiente
Este cuadro permite saber queacute registro se estaacute
visualizando y tambieacuten permite ir directamente a un
registro determinado escribiendo el nordm del registro
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Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser
largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un
registro a otro con los botones de desplazamiento en estos
casos se utiliza hacer Clic
En Buscar ponemos el valor que queremos buscar
En Buscar en Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor
Hacer clic en el botoacuten Buscar siguiente
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Haciendo clic en el icono se
abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia donde podremos hacer todo esto
En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los datos del origen de datos que se combinaraacuten con el documento principal)
Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generaraacute una carta (o mensaje de correo electroacutenico o etiqueta etc)
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Si queremos modificarel valor de alguacuten dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en la parte inferior y pulsamos Edicioacuten
Si la lista es muy extensa con el botoacuten Buscando se abriraacute el cuadro de
diaacutelogo Buscar entrada donde podemos introducir un valor y un campo y
se posicionaraacute en el primer destinatario que tenga el valor en ese campo
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Primero tenemos que situarnos en el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia por ejemplo con el icono y clic
En la pestantildea Filtrar registros vamos poniendo la condicioacuten que deberaacuten cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados Se puede poner una condicioacuten o varias En la primera liacutenea se va formando la primera condicioacuten
En Campo seleccionamos el campo
que va a formar parte de la condicioacuten
En Comparacioacuten seleccionamos el tipo de comparacioacuten que vamos a utilizar Los tipos de operaciones son los conocidos (igual distinto menor que mayor que etc)
En Comparado con se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando la comparacioacuten es Vaciacuteo o No vaciacuteo
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Si queremos ordenar los destinatarios por alguacuten campo de ordenacioacuten (por ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea maacutes faacutecil entregarlas a mis empleados)
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El icono abre el cuadro de diaacutelogo Asignar campos donde
definimos estas asociaciones este cuadro de diaacutelogo tambieacuten se
puede abrir siempre que veamos en pantalla un botoacuten Asignar
campos
En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estaacutendares que utilizar Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de datos que corresponde al campo estaacutendar
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La opcioacuten Imprimir documentos permite
enviar a la impresora el resultado de la
combinacioacuten
Podemos imprimir Todos los registros (todos los
destinatarios despueacutes de aplicar los filtros) el Registro
actual (el que estamos visualizando en este momento o un
grupo de registros (Desde - Hasta)
Desde ponemos el nuacutemero de orden del primer registro a combinar dejarlo en blanco indica desde el primero
Hasta ponemos el nuacutemero de orden del uacuteltimo registro a
combinar dejarlo en blanco indica hasta el uacuteltimo
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Llegados a esta situacioacuten debemos decidir queacute botoacuten de la derecha pulsamos en este caso el maacutes adecuado seriacutea Cambiar todas pero veamos el significado de cada uno de ellos
Omitir una vez No realiza ninguna accioacuten sobre la palabra no encontrada y continua revisando el documento
bull Omitir todas Cada vez que vuelva
a encontrar la misma palabra la pasaraacute por alto sin
realizar ninguna accioacuten sobre ella Continuacutea
revisando el documento
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bull Agregar al diccionario Antildeade la palabra no encontrada al diccionario personalizado Podemos usar esta accioacuten cuando consideremos que la palabra no encontrada es correcta y por lo tanto no queremos que la vuelva a detectar como no encontrada
bull Cambiar La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituiraacute a la palabra no encontrada Si no hay ninguna sugerencia que consideremos acertada podemos escribir directamente sobre la palabra no encontrada la correccioacuten que creamos oportuna y pulsar este botoacuten
bull Cambiar todas
Cambia automaacuteticamente todas las
veces que aparezca la palabra
seleccionada de la lista de sugerencias
por la palabra no encontrada
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bull Autocorreccioacuten Agrega la palabra no encontrada y la palabra seleccionada de la lista de sugerencias a la lista de Autocorreccioacuten Maacutes adelante se explica en queacute consiste la autocorreccioacuten
En el cuadro Idioma del diccionario
tenemos el botoacuten del triaacutengulo para desplegar una lista en la que elegir otro idioma Asegurarse de que el diccionario elegido esteacute disponible en nuestro ordenador
Para corregir el error debemos colocar el cursor en la palabra subrayada y pulsar el botoacuten derecho del ratoacuten entonces apareceraacute una pequentildea ventana como la que vemos en la imagen que nos permitiraacute tratar el error de forma similar a como acabamos de ver para Revisar ortografiacutea al finalizar
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La revisioacuten gramatical trata de corregir los errores en la estructura de las frases
La revisioacuten ortograacutefica existen dos formas baacutesicas de revisar la ortografiacutea revisar una vez concluida la introduccioacuten del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto
Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word y alliacute seleccionar Revisioacuten
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1- Hacer clic en el botoacuten Ortografiacutea y Gramaacutetica del grupo de
herramientas Revisioacuten que se encuentra en la pestantildea Revisar
2- Pulsar la Tecla F7
Debemos dejar sin marcar la casilla Marcar errores gramaticales mientras se escribe y debemos marcar la casilla Revisar ortografiacutea mientras escribe y Aceptar
Una vez realizado este cambio
podemos comenzar a realizar la
revisioacuten de una de estas dos
formas
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Mediante la autocorreccioacuten Word puede corregir algunos errores que no
es capaz de detectar por otros meacutetodos y nos ofrece la posibilidad de
realizar nuestras propias correcciones
Para ver y modificar las diferentes opciones de la
Autocorreccioacuten ir al Botoacuten Office y hacer clic en el
botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar en el menuacute de la izquierda Revisioacuten
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A continuacioacuten hacer clic en el botoacuten
Opciones de Autocorreccioacuten y apareceraacute un
cuadro de diaacutelogo como este vamos a ver las
posibilidades maacutes interesantes
Corregir DOsMAyuacutesculasSEguidas Si activamos esta casilla cuando aparezcan dos mayuacutesculas seguidas al principio de una palabra Word sustituiraacute la segunda mayuacutescula por una minuacutescula
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Poner en mayuacutescula la primera letra de una oracioacuten Pone en mayuacutescula la primera letra despueacutes de un signo de puntuacioacuten que indique el final de una oracioacuten como por ejemplo un punto un final de interrogacioacuten etc
Poner en mayuacutescula la primera
letra de celdas de tablas Cuando
hay texto en una celda hace que
empiece por mayuacutescula
Poner en mayuacutescula los nombres de diacuteas Pone en mayuacutescula los nombres de los diacuteas de la semana
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Corregir el uso accidental de bLOQmAYUacuteS Cuando encuentra una palabra con
la primera letra en minuacutescula y las siguientes en mayuacutesculas la cambia por la
primera en mayuacutescula y las siguientes en minuacutesculas y desactiva el bloqueo de
mayuacutesculas
Reemplazar texto mientras
escribe Al activar esta casilla
sustituye las palabras de la
columna
bull Tambieacuten tenemos disponible el
botoacuten Excepciones que nos permite especificar unas excepciones a algunas opciones de Autocorreccioacuten
Por ejemplo para la casilla Poner en mayuacutescula la
primera letra de una oracioacuten podemos indicar una
lista de abreviaturas para las que no queremos que se
aplique la regla como podemos ver en la imagen
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Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar la categoriacutea Revisioacuten y apareceraacute un cuadro de diaacutelogo como eacuteste
bull Omitir palabras en MAYUacuteSCULAS Si marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las palabras en mayuacutesculas cuando realice la revisioacuten ortograacutefica De esta forma se evita que detecte errores en los nombres de empresas organismos etc que se suelen
escribir en mayuacutesculas
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bullOmitir palabras que contienen nuacutemeros Si
marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las
palabras que contienen nuacutemeros ( Informe34c
Ejercicio54 ) cuando realice la revisioacuten ortograacutefica
bull Omitir archivos y direcciones de Internet Si marcamos esta casilla no daraacute error en los nombres de archivos (cuenta4exe) ni en las direcciones de internet (httpwwwaulacliccom) ni en las direcciones de correo electroacutenico (webmasteraulacliccom)
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SESIOacuteN DE CLASE 04
Mediante la opcioacuten Combinar correspondencia nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas
Por ejemplo podemos escribir cartas personalizadas en las
que soacutelo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en
todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos
variables (los que cambian en cada carta seguacuten la persona)
Cuando combinamos correspondencia estamos utilizando dos elementos fundamentales el documento principal y el origen de datos
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Documento principal Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos
Origen de datos Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal Puede ser de distinta naturaleza por ejemplo puede ser una tabla de MS Access un libro de MS Excel una lista de direcciones de Outlook
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Seleccionar de la pestantildea Correspondencia el menuacute Iniciar combinacioacuten de correspondencia alliacute haz clic en la opcioacuten Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia
Seleccionar la opcioacuten Cartas y hacer clic en Siguiente aparece el segundo paso del asistente
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Definimos el documento inicial es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado Debajo de las tres opciones tenemos una explicacioacuten de la opcioacuten seleccionada en este momento
Seleccionamos el origen de datos como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access una hoja de Excel una tabla en otro archivo Word etc)
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Si seleccionamos la opcioacuten Utilizar una lista existente aparece la
opcioacuten Examinar hacer clic en ella para buscar el archivo que
contiene el origen de datos
Si seleccionamos la opcioacuten Seleccionar de los contactos de
Outlook en lugar de Examinar aparece la opcioacuten Elegir la
carpeta de contactos hacer clic en ella y elegir la carpeta
Si seleccionamos la opcioacuten Escribir una lista nueva en lugar de
Examinar aparece la opcioacuten Crear hacer clic en ella para
introducir los valores en la lista
Al hacer clic en la opcioacuten Examinar se abre el
cuadro de diaacutelogo Seleccionar archivos de
origen de datos en el que indicaremos de
doacutende cogeraacute los datos
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Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia en eacutel vemos los datos que se combinaraacuten y podemos antildeadir opciones que veremos maacutes adelante y clic en Aceptar
En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y antildeadimos los campos de combinacioacuten
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En este paso examinamos las cartas tal como se escribiraacuten con los valores concretos del origen de datos Podemos utilizar los botones ltlt y gtgt para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente podemos Buscar un destinatario concreto Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios para corregir alguacuten error detectado
Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opcioacuten Imprimir Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales En este caso nos permite elegir combinar todos los registros el registro actual o un grupo de registros El documento creado seraacute un documento normal sin combinacioacuten
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Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto pero tambieacuten podemos utilizar los botones de la pestantildea Correspondencia
Permite abrir el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes
Permite insertar en la posicioacuten del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente
Permite insertar en la
posicioacuten del cursor una liacutenea de saludos tal
como vimos con el asistente
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Permite insertar en la posicioacuten
del cursor un campo del origen
de datos
Permite resaltar los campos combinados si la
opcioacuten estaacute activada los datos
correspondientes a campos combinados
aparecen resaltados de esta forma es maacutes faacutecil
localizarlos dentro del documento
Distribuir etiquetas Esta
opcioacuten estaacute disponible con un
documento de tipo etiquetas
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Para incluir un campo de combinacioacuten hacer clic en el icono
de la pestantildea Correspondencia y se abriraacute el cuadro Insertar campo de combinacioacuten con la lista de todos los campos del origen de datos seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botoacuten Insertar Podemos insertar asiacute todos los campos que queramos
Si queremos ver el aspecto que tendraacute el
documento combinado hacer clic en el
botoacuten
Este botoacuten permite ver el documento
principal con los nombres de los campos
o bien con los datos
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Hacer clic sobre el icono
los campos del origen
de datos apareceraacuten resaltados
Pues los siguientes botones permiten
desplazarse por las filas del origen
para comprobar por ejemplo si los
datos que salen son los esperados
Permite ver los datos del
primer registro del origen
Permite visualizar el uacuteltimo
registro
Permite visualizar el
registro anterior
Permite visualizar el
registro siguiente
Este cuadro permite saber queacute registro se estaacute
visualizando y tambieacuten permite ir directamente a un
registro determinado escribiendo el nordm del registro
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Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser
largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un
registro a otro con los botones de desplazamiento en estos
casos se utiliza hacer Clic
En Buscar ponemos el valor que queremos buscar
En Buscar en Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor
Hacer clic en el botoacuten Buscar siguiente
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Haciendo clic en el icono se
abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia donde podremos hacer todo esto
En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los datos del origen de datos que se combinaraacuten con el documento principal)
Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generaraacute una carta (o mensaje de correo electroacutenico o etiqueta etc)
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Si queremos modificarel valor de alguacuten dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en la parte inferior y pulsamos Edicioacuten
Si la lista es muy extensa con el botoacuten Buscando se abriraacute el cuadro de
diaacutelogo Buscar entrada donde podemos introducir un valor y un campo y
se posicionaraacute en el primer destinatario que tenga el valor en ese campo
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Primero tenemos que situarnos en el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia por ejemplo con el icono y clic
En la pestantildea Filtrar registros vamos poniendo la condicioacuten que deberaacuten cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados Se puede poner una condicioacuten o varias En la primera liacutenea se va formando la primera condicioacuten
En Campo seleccionamos el campo
que va a formar parte de la condicioacuten
En Comparacioacuten seleccionamos el tipo de comparacioacuten que vamos a utilizar Los tipos de operaciones son los conocidos (igual distinto menor que mayor que etc)
En Comparado con se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando la comparacioacuten es Vaciacuteo o No vaciacuteo
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Si queremos ordenar los destinatarios por alguacuten campo de ordenacioacuten (por ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea maacutes faacutecil entregarlas a mis empleados)
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El icono abre el cuadro de diaacutelogo Asignar campos donde
definimos estas asociaciones este cuadro de diaacutelogo tambieacuten se
puede abrir siempre que veamos en pantalla un botoacuten Asignar
campos
En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estaacutendares que utilizar Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de datos que corresponde al campo estaacutendar
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La opcioacuten Imprimir documentos permite
enviar a la impresora el resultado de la
combinacioacuten
Podemos imprimir Todos los registros (todos los
destinatarios despueacutes de aplicar los filtros) el Registro
actual (el que estamos visualizando en este momento o un
grupo de registros (Desde - Hasta)
Desde ponemos el nuacutemero de orden del primer registro a combinar dejarlo en blanco indica desde el primero
Hasta ponemos el nuacutemero de orden del uacuteltimo registro a
combinar dejarlo en blanco indica hasta el uacuteltimo
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bull Agregar al diccionario Antildeade la palabra no encontrada al diccionario personalizado Podemos usar esta accioacuten cuando consideremos que la palabra no encontrada es correcta y por lo tanto no queremos que la vuelva a detectar como no encontrada
bull Cambiar La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituiraacute a la palabra no encontrada Si no hay ninguna sugerencia que consideremos acertada podemos escribir directamente sobre la palabra no encontrada la correccioacuten que creamos oportuna y pulsar este botoacuten
bull Cambiar todas
Cambia automaacuteticamente todas las
veces que aparezca la palabra
seleccionada de la lista de sugerencias
por la palabra no encontrada
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bull Autocorreccioacuten Agrega la palabra no encontrada y la palabra seleccionada de la lista de sugerencias a la lista de Autocorreccioacuten Maacutes adelante se explica en queacute consiste la autocorreccioacuten
En el cuadro Idioma del diccionario
tenemos el botoacuten del triaacutengulo para desplegar una lista en la que elegir otro idioma Asegurarse de que el diccionario elegido esteacute disponible en nuestro ordenador
Para corregir el error debemos colocar el cursor en la palabra subrayada y pulsar el botoacuten derecho del ratoacuten entonces apareceraacute una pequentildea ventana como la que vemos en la imagen que nos permitiraacute tratar el error de forma similar a como acabamos de ver para Revisar ortografiacutea al finalizar
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La revisioacuten gramatical trata de corregir los errores en la estructura de las frases
La revisioacuten ortograacutefica existen dos formas baacutesicas de revisar la ortografiacutea revisar una vez concluida la introduccioacuten del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto
Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word y alliacute seleccionar Revisioacuten
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1- Hacer clic en el botoacuten Ortografiacutea y Gramaacutetica del grupo de
herramientas Revisioacuten que se encuentra en la pestantildea Revisar
2- Pulsar la Tecla F7
Debemos dejar sin marcar la casilla Marcar errores gramaticales mientras se escribe y debemos marcar la casilla Revisar ortografiacutea mientras escribe y Aceptar
Una vez realizado este cambio
podemos comenzar a realizar la
revisioacuten de una de estas dos
formas
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Mediante la autocorreccioacuten Word puede corregir algunos errores que no
es capaz de detectar por otros meacutetodos y nos ofrece la posibilidad de
realizar nuestras propias correcciones
Para ver y modificar las diferentes opciones de la
Autocorreccioacuten ir al Botoacuten Office y hacer clic en el
botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar en el menuacute de la izquierda Revisioacuten
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A continuacioacuten hacer clic en el botoacuten
Opciones de Autocorreccioacuten y apareceraacute un
cuadro de diaacutelogo como este vamos a ver las
posibilidades maacutes interesantes
Corregir DOsMAyuacutesculasSEguidas Si activamos esta casilla cuando aparezcan dos mayuacutesculas seguidas al principio de una palabra Word sustituiraacute la segunda mayuacutescula por una minuacutescula
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Poner en mayuacutescula la primera letra de una oracioacuten Pone en mayuacutescula la primera letra despueacutes de un signo de puntuacioacuten que indique el final de una oracioacuten como por ejemplo un punto un final de interrogacioacuten etc
Poner en mayuacutescula la primera
letra de celdas de tablas Cuando
hay texto en una celda hace que
empiece por mayuacutescula
Poner en mayuacutescula los nombres de diacuteas Pone en mayuacutescula los nombres de los diacuteas de la semana
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Corregir el uso accidental de bLOQmAYUacuteS Cuando encuentra una palabra con
la primera letra en minuacutescula y las siguientes en mayuacutesculas la cambia por la
primera en mayuacutescula y las siguientes en minuacutesculas y desactiva el bloqueo de
mayuacutesculas
Reemplazar texto mientras
escribe Al activar esta casilla
sustituye las palabras de la
columna
bull Tambieacuten tenemos disponible el
botoacuten Excepciones que nos permite especificar unas excepciones a algunas opciones de Autocorreccioacuten
Por ejemplo para la casilla Poner en mayuacutescula la
primera letra de una oracioacuten podemos indicar una
lista de abreviaturas para las que no queremos que se
aplique la regla como podemos ver en la imagen
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Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar la categoriacutea Revisioacuten y apareceraacute un cuadro de diaacutelogo como eacuteste
bull Omitir palabras en MAYUacuteSCULAS Si marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las palabras en mayuacutesculas cuando realice la revisioacuten ortograacutefica De esta forma se evita que detecte errores en los nombres de empresas organismos etc que se suelen
escribir en mayuacutesculas
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bullOmitir palabras que contienen nuacutemeros Si
marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las
palabras que contienen nuacutemeros ( Informe34c
Ejercicio54 ) cuando realice la revisioacuten ortograacutefica
bull Omitir archivos y direcciones de Internet Si marcamos esta casilla no daraacute error en los nombres de archivos (cuenta4exe) ni en las direcciones de internet (httpwwwaulacliccom) ni en las direcciones de correo electroacutenico (webmasteraulacliccom)
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SESIOacuteN DE CLASE 04
Mediante la opcioacuten Combinar correspondencia nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas
Por ejemplo podemos escribir cartas personalizadas en las
que soacutelo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en
todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos
variables (los que cambian en cada carta seguacuten la persona)
Cuando combinamos correspondencia estamos utilizando dos elementos fundamentales el documento principal y el origen de datos
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Documento principal Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos
Origen de datos Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal Puede ser de distinta naturaleza por ejemplo puede ser una tabla de MS Access un libro de MS Excel una lista de direcciones de Outlook
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Seleccionar de la pestantildea Correspondencia el menuacute Iniciar combinacioacuten de correspondencia alliacute haz clic en la opcioacuten Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia
Seleccionar la opcioacuten Cartas y hacer clic en Siguiente aparece el segundo paso del asistente
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Definimos el documento inicial es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado Debajo de las tres opciones tenemos una explicacioacuten de la opcioacuten seleccionada en este momento
Seleccionamos el origen de datos como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access una hoja de Excel una tabla en otro archivo Word etc)
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Si seleccionamos la opcioacuten Utilizar una lista existente aparece la
opcioacuten Examinar hacer clic en ella para buscar el archivo que
contiene el origen de datos
Si seleccionamos la opcioacuten Seleccionar de los contactos de
Outlook en lugar de Examinar aparece la opcioacuten Elegir la
carpeta de contactos hacer clic en ella y elegir la carpeta
Si seleccionamos la opcioacuten Escribir una lista nueva en lugar de
Examinar aparece la opcioacuten Crear hacer clic en ella para
introducir los valores en la lista
Al hacer clic en la opcioacuten Examinar se abre el
cuadro de diaacutelogo Seleccionar archivos de
origen de datos en el que indicaremos de
doacutende cogeraacute los datos
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Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia en eacutel vemos los datos que se combinaraacuten y podemos antildeadir opciones que veremos maacutes adelante y clic en Aceptar
En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y antildeadimos los campos de combinacioacuten
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En este paso examinamos las cartas tal como se escribiraacuten con los valores concretos del origen de datos Podemos utilizar los botones ltlt y gtgt para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente podemos Buscar un destinatario concreto Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios para corregir alguacuten error detectado
Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opcioacuten Imprimir Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales En este caso nos permite elegir combinar todos los registros el registro actual o un grupo de registros El documento creado seraacute un documento normal sin combinacioacuten
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Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto pero tambieacuten podemos utilizar los botones de la pestantildea Correspondencia
Permite abrir el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes
Permite insertar en la posicioacuten del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente
Permite insertar en la
posicioacuten del cursor una liacutenea de saludos tal
como vimos con el asistente
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Permite insertar en la posicioacuten
del cursor un campo del origen
de datos
Permite resaltar los campos combinados si la
opcioacuten estaacute activada los datos
correspondientes a campos combinados
aparecen resaltados de esta forma es maacutes faacutecil
localizarlos dentro del documento
Distribuir etiquetas Esta
opcioacuten estaacute disponible con un
documento de tipo etiquetas
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Para incluir un campo de combinacioacuten hacer clic en el icono
de la pestantildea Correspondencia y se abriraacute el cuadro Insertar campo de combinacioacuten con la lista de todos los campos del origen de datos seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botoacuten Insertar Podemos insertar asiacute todos los campos que queramos
Si queremos ver el aspecto que tendraacute el
documento combinado hacer clic en el
botoacuten
Este botoacuten permite ver el documento
principal con los nombres de los campos
o bien con los datos
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Hacer clic sobre el icono
los campos del origen
de datos apareceraacuten resaltados
Pues los siguientes botones permiten
desplazarse por las filas del origen
para comprobar por ejemplo si los
datos que salen son los esperados
Permite ver los datos del
primer registro del origen
Permite visualizar el uacuteltimo
registro
Permite visualizar el
registro anterior
Permite visualizar el
registro siguiente
Este cuadro permite saber queacute registro se estaacute
visualizando y tambieacuten permite ir directamente a un
registro determinado escribiendo el nordm del registro
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Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser
largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un
registro a otro con los botones de desplazamiento en estos
casos se utiliza hacer Clic
En Buscar ponemos el valor que queremos buscar
En Buscar en Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor
Hacer clic en el botoacuten Buscar siguiente
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Haciendo clic en el icono se
abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia donde podremos hacer todo esto
En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los datos del origen de datos que se combinaraacuten con el documento principal)
Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generaraacute una carta (o mensaje de correo electroacutenico o etiqueta etc)
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Si queremos modificarel valor de alguacuten dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en la parte inferior y pulsamos Edicioacuten
Si la lista es muy extensa con el botoacuten Buscando se abriraacute el cuadro de
diaacutelogo Buscar entrada donde podemos introducir un valor y un campo y
se posicionaraacute en el primer destinatario que tenga el valor en ese campo
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Primero tenemos que situarnos en el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia por ejemplo con el icono y clic
En la pestantildea Filtrar registros vamos poniendo la condicioacuten que deberaacuten cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados Se puede poner una condicioacuten o varias En la primera liacutenea se va formando la primera condicioacuten
En Campo seleccionamos el campo
que va a formar parte de la condicioacuten
En Comparacioacuten seleccionamos el tipo de comparacioacuten que vamos a utilizar Los tipos de operaciones son los conocidos (igual distinto menor que mayor que etc)
En Comparado con se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando la comparacioacuten es Vaciacuteo o No vaciacuteo
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Si queremos ordenar los destinatarios por alguacuten campo de ordenacioacuten (por ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea maacutes faacutecil entregarlas a mis empleados)
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El icono abre el cuadro de diaacutelogo Asignar campos donde
definimos estas asociaciones este cuadro de diaacutelogo tambieacuten se
puede abrir siempre que veamos en pantalla un botoacuten Asignar
campos
En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estaacutendares que utilizar Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de datos que corresponde al campo estaacutendar
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La opcioacuten Imprimir documentos permite
enviar a la impresora el resultado de la
combinacioacuten
Podemos imprimir Todos los registros (todos los
destinatarios despueacutes de aplicar los filtros) el Registro
actual (el que estamos visualizando en este momento o un
grupo de registros (Desde - Hasta)
Desde ponemos el nuacutemero de orden del primer registro a combinar dejarlo en blanco indica desde el primero
Hasta ponemos el nuacutemero de orden del uacuteltimo registro a
combinar dejarlo en blanco indica hasta el uacuteltimo
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bull Autocorreccioacuten Agrega la palabra no encontrada y la palabra seleccionada de la lista de sugerencias a la lista de Autocorreccioacuten Maacutes adelante se explica en queacute consiste la autocorreccioacuten
En el cuadro Idioma del diccionario
tenemos el botoacuten del triaacutengulo para desplegar una lista en la que elegir otro idioma Asegurarse de que el diccionario elegido esteacute disponible en nuestro ordenador
Para corregir el error debemos colocar el cursor en la palabra subrayada y pulsar el botoacuten derecho del ratoacuten entonces apareceraacute una pequentildea ventana como la que vemos en la imagen que nos permitiraacute tratar el error de forma similar a como acabamos de ver para Revisar ortografiacutea al finalizar
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La revisioacuten gramatical trata de corregir los errores en la estructura de las frases
La revisioacuten ortograacutefica existen dos formas baacutesicas de revisar la ortografiacutea revisar una vez concluida la introduccioacuten del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto
Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word y alliacute seleccionar Revisioacuten
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1- Hacer clic en el botoacuten Ortografiacutea y Gramaacutetica del grupo de
herramientas Revisioacuten que se encuentra en la pestantildea Revisar
2- Pulsar la Tecla F7
Debemos dejar sin marcar la casilla Marcar errores gramaticales mientras se escribe y debemos marcar la casilla Revisar ortografiacutea mientras escribe y Aceptar
Una vez realizado este cambio
podemos comenzar a realizar la
revisioacuten de una de estas dos
formas
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Mediante la autocorreccioacuten Word puede corregir algunos errores que no
es capaz de detectar por otros meacutetodos y nos ofrece la posibilidad de
realizar nuestras propias correcciones
Para ver y modificar las diferentes opciones de la
Autocorreccioacuten ir al Botoacuten Office y hacer clic en el
botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar en el menuacute de la izquierda Revisioacuten
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A continuacioacuten hacer clic en el botoacuten
Opciones de Autocorreccioacuten y apareceraacute un
cuadro de diaacutelogo como este vamos a ver las
posibilidades maacutes interesantes
Corregir DOsMAyuacutesculasSEguidas Si activamos esta casilla cuando aparezcan dos mayuacutesculas seguidas al principio de una palabra Word sustituiraacute la segunda mayuacutescula por una minuacutescula
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Poner en mayuacutescula la primera letra de una oracioacuten Pone en mayuacutescula la primera letra despueacutes de un signo de puntuacioacuten que indique el final de una oracioacuten como por ejemplo un punto un final de interrogacioacuten etc
Poner en mayuacutescula la primera
letra de celdas de tablas Cuando
hay texto en una celda hace que
empiece por mayuacutescula
Poner en mayuacutescula los nombres de diacuteas Pone en mayuacutescula los nombres de los diacuteas de la semana
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Corregir el uso accidental de bLOQmAYUacuteS Cuando encuentra una palabra con
la primera letra en minuacutescula y las siguientes en mayuacutesculas la cambia por la
primera en mayuacutescula y las siguientes en minuacutesculas y desactiva el bloqueo de
mayuacutesculas
Reemplazar texto mientras
escribe Al activar esta casilla
sustituye las palabras de la
columna
bull Tambieacuten tenemos disponible el
botoacuten Excepciones que nos permite especificar unas excepciones a algunas opciones de Autocorreccioacuten
Por ejemplo para la casilla Poner en mayuacutescula la
primera letra de una oracioacuten podemos indicar una
lista de abreviaturas para las que no queremos que se
aplique la regla como podemos ver en la imagen
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Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar la categoriacutea Revisioacuten y apareceraacute un cuadro de diaacutelogo como eacuteste
bull Omitir palabras en MAYUacuteSCULAS Si marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las palabras en mayuacutesculas cuando realice la revisioacuten ortograacutefica De esta forma se evita que detecte errores en los nombres de empresas organismos etc que se suelen
escribir en mayuacutesculas
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bullOmitir palabras que contienen nuacutemeros Si
marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las
palabras que contienen nuacutemeros ( Informe34c
Ejercicio54 ) cuando realice la revisioacuten ortograacutefica
bull Omitir archivos y direcciones de Internet Si marcamos esta casilla no daraacute error en los nombres de archivos (cuenta4exe) ni en las direcciones de internet (httpwwwaulacliccom) ni en las direcciones de correo electroacutenico (webmasteraulacliccom)
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SESIOacuteN DE CLASE 04
Mediante la opcioacuten Combinar correspondencia nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas
Por ejemplo podemos escribir cartas personalizadas en las
que soacutelo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en
todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos
variables (los que cambian en cada carta seguacuten la persona)
Cuando combinamos correspondencia estamos utilizando dos elementos fundamentales el documento principal y el origen de datos
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Documento principal Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos
Origen de datos Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal Puede ser de distinta naturaleza por ejemplo puede ser una tabla de MS Access un libro de MS Excel una lista de direcciones de Outlook
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Seleccionar de la pestantildea Correspondencia el menuacute Iniciar combinacioacuten de correspondencia alliacute haz clic en la opcioacuten Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia
Seleccionar la opcioacuten Cartas y hacer clic en Siguiente aparece el segundo paso del asistente
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Definimos el documento inicial es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado Debajo de las tres opciones tenemos una explicacioacuten de la opcioacuten seleccionada en este momento
Seleccionamos el origen de datos como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access una hoja de Excel una tabla en otro archivo Word etc)
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Si seleccionamos la opcioacuten Utilizar una lista existente aparece la
opcioacuten Examinar hacer clic en ella para buscar el archivo que
contiene el origen de datos
Si seleccionamos la opcioacuten Seleccionar de los contactos de
Outlook en lugar de Examinar aparece la opcioacuten Elegir la
carpeta de contactos hacer clic en ella y elegir la carpeta
Si seleccionamos la opcioacuten Escribir una lista nueva en lugar de
Examinar aparece la opcioacuten Crear hacer clic en ella para
introducir los valores en la lista
Al hacer clic en la opcioacuten Examinar se abre el
cuadro de diaacutelogo Seleccionar archivos de
origen de datos en el que indicaremos de
doacutende cogeraacute los datos
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Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia en eacutel vemos los datos que se combinaraacuten y podemos antildeadir opciones que veremos maacutes adelante y clic en Aceptar
En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y antildeadimos los campos de combinacioacuten
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En este paso examinamos las cartas tal como se escribiraacuten con los valores concretos del origen de datos Podemos utilizar los botones ltlt y gtgt para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente podemos Buscar un destinatario concreto Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios para corregir alguacuten error detectado
Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opcioacuten Imprimir Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales En este caso nos permite elegir combinar todos los registros el registro actual o un grupo de registros El documento creado seraacute un documento normal sin combinacioacuten
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Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto pero tambieacuten podemos utilizar los botones de la pestantildea Correspondencia
Permite abrir el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes
Permite insertar en la posicioacuten del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente
Permite insertar en la
posicioacuten del cursor una liacutenea de saludos tal
como vimos con el asistente
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Permite insertar en la posicioacuten
del cursor un campo del origen
de datos
Permite resaltar los campos combinados si la
opcioacuten estaacute activada los datos
correspondientes a campos combinados
aparecen resaltados de esta forma es maacutes faacutecil
localizarlos dentro del documento
Distribuir etiquetas Esta
opcioacuten estaacute disponible con un
documento de tipo etiquetas
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Para incluir un campo de combinacioacuten hacer clic en el icono
de la pestantildea Correspondencia y se abriraacute el cuadro Insertar campo de combinacioacuten con la lista de todos los campos del origen de datos seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botoacuten Insertar Podemos insertar asiacute todos los campos que queramos
Si queremos ver el aspecto que tendraacute el
documento combinado hacer clic en el
botoacuten
Este botoacuten permite ver el documento
principal con los nombres de los campos
o bien con los datos
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Hacer clic sobre el icono
los campos del origen
de datos apareceraacuten resaltados
Pues los siguientes botones permiten
desplazarse por las filas del origen
para comprobar por ejemplo si los
datos que salen son los esperados
Permite ver los datos del
primer registro del origen
Permite visualizar el uacuteltimo
registro
Permite visualizar el
registro anterior
Permite visualizar el
registro siguiente
Este cuadro permite saber queacute registro se estaacute
visualizando y tambieacuten permite ir directamente a un
registro determinado escribiendo el nordm del registro
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Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser
largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un
registro a otro con los botones de desplazamiento en estos
casos se utiliza hacer Clic
En Buscar ponemos el valor que queremos buscar
En Buscar en Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor
Hacer clic en el botoacuten Buscar siguiente
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Haciendo clic en el icono se
abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia donde podremos hacer todo esto
En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los datos del origen de datos que se combinaraacuten con el documento principal)
Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generaraacute una carta (o mensaje de correo electroacutenico o etiqueta etc)
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Si queremos modificarel valor de alguacuten dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en la parte inferior y pulsamos Edicioacuten
Si la lista es muy extensa con el botoacuten Buscando se abriraacute el cuadro de
diaacutelogo Buscar entrada donde podemos introducir un valor y un campo y
se posicionaraacute en el primer destinatario que tenga el valor en ese campo
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Primero tenemos que situarnos en el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia por ejemplo con el icono y clic
En la pestantildea Filtrar registros vamos poniendo la condicioacuten que deberaacuten cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados Se puede poner una condicioacuten o varias En la primera liacutenea se va formando la primera condicioacuten
En Campo seleccionamos el campo
que va a formar parte de la condicioacuten
En Comparacioacuten seleccionamos el tipo de comparacioacuten que vamos a utilizar Los tipos de operaciones son los conocidos (igual distinto menor que mayor que etc)
En Comparado con se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando la comparacioacuten es Vaciacuteo o No vaciacuteo
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Si queremos ordenar los destinatarios por alguacuten campo de ordenacioacuten (por ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea maacutes faacutecil entregarlas a mis empleados)
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El icono abre el cuadro de diaacutelogo Asignar campos donde
definimos estas asociaciones este cuadro de diaacutelogo tambieacuten se
puede abrir siempre que veamos en pantalla un botoacuten Asignar
campos
En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estaacutendares que utilizar Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de datos que corresponde al campo estaacutendar
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La opcioacuten Imprimir documentos permite
enviar a la impresora el resultado de la
combinacioacuten
Podemos imprimir Todos los registros (todos los
destinatarios despueacutes de aplicar los filtros) el Registro
actual (el que estamos visualizando en este momento o un
grupo de registros (Desde - Hasta)
Desde ponemos el nuacutemero de orden del primer registro a combinar dejarlo en blanco indica desde el primero
Hasta ponemos el nuacutemero de orden del uacuteltimo registro a
combinar dejarlo en blanco indica hasta el uacuteltimo
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La revisioacuten gramatical trata de corregir los errores en la estructura de las frases
La revisioacuten ortograacutefica existen dos formas baacutesicas de revisar la ortografiacutea revisar una vez concluida la introduccioacuten del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto
Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word y alliacute seleccionar Revisioacuten
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1- Hacer clic en el botoacuten Ortografiacutea y Gramaacutetica del grupo de
herramientas Revisioacuten que se encuentra en la pestantildea Revisar
2- Pulsar la Tecla F7
Debemos dejar sin marcar la casilla Marcar errores gramaticales mientras se escribe y debemos marcar la casilla Revisar ortografiacutea mientras escribe y Aceptar
Una vez realizado este cambio
podemos comenzar a realizar la
revisioacuten de una de estas dos
formas
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Mediante la autocorreccioacuten Word puede corregir algunos errores que no
es capaz de detectar por otros meacutetodos y nos ofrece la posibilidad de
realizar nuestras propias correcciones
Para ver y modificar las diferentes opciones de la
Autocorreccioacuten ir al Botoacuten Office y hacer clic en el
botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar en el menuacute de la izquierda Revisioacuten
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A continuacioacuten hacer clic en el botoacuten
Opciones de Autocorreccioacuten y apareceraacute un
cuadro de diaacutelogo como este vamos a ver las
posibilidades maacutes interesantes
Corregir DOsMAyuacutesculasSEguidas Si activamos esta casilla cuando aparezcan dos mayuacutesculas seguidas al principio de una palabra Word sustituiraacute la segunda mayuacutescula por una minuacutescula
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Poner en mayuacutescula la primera letra de una oracioacuten Pone en mayuacutescula la primera letra despueacutes de un signo de puntuacioacuten que indique el final de una oracioacuten como por ejemplo un punto un final de interrogacioacuten etc
Poner en mayuacutescula la primera
letra de celdas de tablas Cuando
hay texto en una celda hace que
empiece por mayuacutescula
Poner en mayuacutescula los nombres de diacuteas Pone en mayuacutescula los nombres de los diacuteas de la semana
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Corregir el uso accidental de bLOQmAYUacuteS Cuando encuentra una palabra con
la primera letra en minuacutescula y las siguientes en mayuacutesculas la cambia por la
primera en mayuacutescula y las siguientes en minuacutesculas y desactiva el bloqueo de
mayuacutesculas
Reemplazar texto mientras
escribe Al activar esta casilla
sustituye las palabras de la
columna
bull Tambieacuten tenemos disponible el
botoacuten Excepciones que nos permite especificar unas excepciones a algunas opciones de Autocorreccioacuten
Por ejemplo para la casilla Poner en mayuacutescula la
primera letra de una oracioacuten podemos indicar una
lista de abreviaturas para las que no queremos que se
aplique la regla como podemos ver en la imagen
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Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar la categoriacutea Revisioacuten y apareceraacute un cuadro de diaacutelogo como eacuteste
bull Omitir palabras en MAYUacuteSCULAS Si marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las palabras en mayuacutesculas cuando realice la revisioacuten ortograacutefica De esta forma se evita que detecte errores en los nombres de empresas organismos etc que se suelen
escribir en mayuacutesculas
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bullOmitir palabras que contienen nuacutemeros Si
marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las
palabras que contienen nuacutemeros ( Informe34c
Ejercicio54 ) cuando realice la revisioacuten ortograacutefica
bull Omitir archivos y direcciones de Internet Si marcamos esta casilla no daraacute error en los nombres de archivos (cuenta4exe) ni en las direcciones de internet (httpwwwaulacliccom) ni en las direcciones de correo electroacutenico (webmasteraulacliccom)
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SESIOacuteN DE CLASE 04
Mediante la opcioacuten Combinar correspondencia nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas
Por ejemplo podemos escribir cartas personalizadas en las
que soacutelo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en
todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos
variables (los que cambian en cada carta seguacuten la persona)
Cuando combinamos correspondencia estamos utilizando dos elementos fundamentales el documento principal y el origen de datos
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Documento principal Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos
Origen de datos Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal Puede ser de distinta naturaleza por ejemplo puede ser una tabla de MS Access un libro de MS Excel una lista de direcciones de Outlook
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Seleccionar de la pestantildea Correspondencia el menuacute Iniciar combinacioacuten de correspondencia alliacute haz clic en la opcioacuten Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia
Seleccionar la opcioacuten Cartas y hacer clic en Siguiente aparece el segundo paso del asistente
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Definimos el documento inicial es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado Debajo de las tres opciones tenemos una explicacioacuten de la opcioacuten seleccionada en este momento
Seleccionamos el origen de datos como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access una hoja de Excel una tabla en otro archivo Word etc)
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Si seleccionamos la opcioacuten Utilizar una lista existente aparece la
opcioacuten Examinar hacer clic en ella para buscar el archivo que
contiene el origen de datos
Si seleccionamos la opcioacuten Seleccionar de los contactos de
Outlook en lugar de Examinar aparece la opcioacuten Elegir la
carpeta de contactos hacer clic en ella y elegir la carpeta
Si seleccionamos la opcioacuten Escribir una lista nueva en lugar de
Examinar aparece la opcioacuten Crear hacer clic en ella para
introducir los valores en la lista
Al hacer clic en la opcioacuten Examinar se abre el
cuadro de diaacutelogo Seleccionar archivos de
origen de datos en el que indicaremos de
doacutende cogeraacute los datos
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Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia en eacutel vemos los datos que se combinaraacuten y podemos antildeadir opciones que veremos maacutes adelante y clic en Aceptar
En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y antildeadimos los campos de combinacioacuten
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En este paso examinamos las cartas tal como se escribiraacuten con los valores concretos del origen de datos Podemos utilizar los botones ltlt y gtgt para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente podemos Buscar un destinatario concreto Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios para corregir alguacuten error detectado
Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opcioacuten Imprimir Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales En este caso nos permite elegir combinar todos los registros el registro actual o un grupo de registros El documento creado seraacute un documento normal sin combinacioacuten
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Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto pero tambieacuten podemos utilizar los botones de la pestantildea Correspondencia
Permite abrir el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes
Permite insertar en la posicioacuten del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente
Permite insertar en la
posicioacuten del cursor una liacutenea de saludos tal
como vimos con el asistente
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Permite insertar en la posicioacuten
del cursor un campo del origen
de datos
Permite resaltar los campos combinados si la
opcioacuten estaacute activada los datos
correspondientes a campos combinados
aparecen resaltados de esta forma es maacutes faacutecil
localizarlos dentro del documento
Distribuir etiquetas Esta
opcioacuten estaacute disponible con un
documento de tipo etiquetas
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Para incluir un campo de combinacioacuten hacer clic en el icono
de la pestantildea Correspondencia y se abriraacute el cuadro Insertar campo de combinacioacuten con la lista de todos los campos del origen de datos seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botoacuten Insertar Podemos insertar asiacute todos los campos que queramos
Si queremos ver el aspecto que tendraacute el
documento combinado hacer clic en el
botoacuten
Este botoacuten permite ver el documento
principal con los nombres de los campos
o bien con los datos
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Hacer clic sobre el icono
los campos del origen
de datos apareceraacuten resaltados
Pues los siguientes botones permiten
desplazarse por las filas del origen
para comprobar por ejemplo si los
datos que salen son los esperados
Permite ver los datos del
primer registro del origen
Permite visualizar el uacuteltimo
registro
Permite visualizar el
registro anterior
Permite visualizar el
registro siguiente
Este cuadro permite saber queacute registro se estaacute
visualizando y tambieacuten permite ir directamente a un
registro determinado escribiendo el nordm del registro
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Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser
largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un
registro a otro con los botones de desplazamiento en estos
casos se utiliza hacer Clic
En Buscar ponemos el valor que queremos buscar
En Buscar en Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor
Hacer clic en el botoacuten Buscar siguiente
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Haciendo clic en el icono se
abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia donde podremos hacer todo esto
En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los datos del origen de datos que se combinaraacuten con el documento principal)
Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generaraacute una carta (o mensaje de correo electroacutenico o etiqueta etc)
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Si queremos modificarel valor de alguacuten dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en la parte inferior y pulsamos Edicioacuten
Si la lista es muy extensa con el botoacuten Buscando se abriraacute el cuadro de
diaacutelogo Buscar entrada donde podemos introducir un valor y un campo y
se posicionaraacute en el primer destinatario que tenga el valor en ese campo
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Primero tenemos que situarnos en el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia por ejemplo con el icono y clic
En la pestantildea Filtrar registros vamos poniendo la condicioacuten que deberaacuten cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados Se puede poner una condicioacuten o varias En la primera liacutenea se va formando la primera condicioacuten
En Campo seleccionamos el campo
que va a formar parte de la condicioacuten
En Comparacioacuten seleccionamos el tipo de comparacioacuten que vamos a utilizar Los tipos de operaciones son los conocidos (igual distinto menor que mayor que etc)
En Comparado con se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando la comparacioacuten es Vaciacuteo o No vaciacuteo
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Si queremos ordenar los destinatarios por alguacuten campo de ordenacioacuten (por ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea maacutes faacutecil entregarlas a mis empleados)
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El icono abre el cuadro de diaacutelogo Asignar campos donde
definimos estas asociaciones este cuadro de diaacutelogo tambieacuten se
puede abrir siempre que veamos en pantalla un botoacuten Asignar
campos
En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estaacutendares que utilizar Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de datos que corresponde al campo estaacutendar
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La opcioacuten Imprimir documentos permite
enviar a la impresora el resultado de la
combinacioacuten
Podemos imprimir Todos los registros (todos los
destinatarios despueacutes de aplicar los filtros) el Registro
actual (el que estamos visualizando en este momento o un
grupo de registros (Desde - Hasta)
Desde ponemos el nuacutemero de orden del primer registro a combinar dejarlo en blanco indica desde el primero
Hasta ponemos el nuacutemero de orden del uacuteltimo registro a
combinar dejarlo en blanco indica hasta el uacuteltimo
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1- Hacer clic en el botoacuten Ortografiacutea y Gramaacutetica del grupo de
herramientas Revisioacuten que se encuentra en la pestantildea Revisar
2- Pulsar la Tecla F7
Debemos dejar sin marcar la casilla Marcar errores gramaticales mientras se escribe y debemos marcar la casilla Revisar ortografiacutea mientras escribe y Aceptar
Una vez realizado este cambio
podemos comenzar a realizar la
revisioacuten de una de estas dos
formas
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Mediante la autocorreccioacuten Word puede corregir algunos errores que no
es capaz de detectar por otros meacutetodos y nos ofrece la posibilidad de
realizar nuestras propias correcciones
Para ver y modificar las diferentes opciones de la
Autocorreccioacuten ir al Botoacuten Office y hacer clic en el
botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar en el menuacute de la izquierda Revisioacuten
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A continuacioacuten hacer clic en el botoacuten
Opciones de Autocorreccioacuten y apareceraacute un
cuadro de diaacutelogo como este vamos a ver las
posibilidades maacutes interesantes
Corregir DOsMAyuacutesculasSEguidas Si activamos esta casilla cuando aparezcan dos mayuacutesculas seguidas al principio de una palabra Word sustituiraacute la segunda mayuacutescula por una minuacutescula
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Poner en mayuacutescula la primera letra de una oracioacuten Pone en mayuacutescula la primera letra despueacutes de un signo de puntuacioacuten que indique el final de una oracioacuten como por ejemplo un punto un final de interrogacioacuten etc
Poner en mayuacutescula la primera
letra de celdas de tablas Cuando
hay texto en una celda hace que
empiece por mayuacutescula
Poner en mayuacutescula los nombres de diacuteas Pone en mayuacutescula los nombres de los diacuteas de la semana
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Corregir el uso accidental de bLOQmAYUacuteS Cuando encuentra una palabra con
la primera letra en minuacutescula y las siguientes en mayuacutesculas la cambia por la
primera en mayuacutescula y las siguientes en minuacutesculas y desactiva el bloqueo de
mayuacutesculas
Reemplazar texto mientras
escribe Al activar esta casilla
sustituye las palabras de la
columna
bull Tambieacuten tenemos disponible el
botoacuten Excepciones que nos permite especificar unas excepciones a algunas opciones de Autocorreccioacuten
Por ejemplo para la casilla Poner en mayuacutescula la
primera letra de una oracioacuten podemos indicar una
lista de abreviaturas para las que no queremos que se
aplique la regla como podemos ver en la imagen
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Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar la categoriacutea Revisioacuten y apareceraacute un cuadro de diaacutelogo como eacuteste
bull Omitir palabras en MAYUacuteSCULAS Si marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las palabras en mayuacutesculas cuando realice la revisioacuten ortograacutefica De esta forma se evita que detecte errores en los nombres de empresas organismos etc que se suelen
escribir en mayuacutesculas
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bullOmitir palabras que contienen nuacutemeros Si
marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las
palabras que contienen nuacutemeros ( Informe34c
Ejercicio54 ) cuando realice la revisioacuten ortograacutefica
bull Omitir archivos y direcciones de Internet Si marcamos esta casilla no daraacute error en los nombres de archivos (cuenta4exe) ni en las direcciones de internet (httpwwwaulacliccom) ni en las direcciones de correo electroacutenico (webmasteraulacliccom)
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Mediante la opcioacuten Combinar correspondencia nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas
Por ejemplo podemos escribir cartas personalizadas en las
que soacutelo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en
todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos
variables (los que cambian en cada carta seguacuten la persona)
Cuando combinamos correspondencia estamos utilizando dos elementos fundamentales el documento principal y el origen de datos
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Documento principal Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos
Origen de datos Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal Puede ser de distinta naturaleza por ejemplo puede ser una tabla de MS Access un libro de MS Excel una lista de direcciones de Outlook
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Seleccionar de la pestantildea Correspondencia el menuacute Iniciar combinacioacuten de correspondencia alliacute haz clic en la opcioacuten Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia
Seleccionar la opcioacuten Cartas y hacer clic en Siguiente aparece el segundo paso del asistente
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Definimos el documento inicial es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado Debajo de las tres opciones tenemos una explicacioacuten de la opcioacuten seleccionada en este momento
Seleccionamos el origen de datos como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access una hoja de Excel una tabla en otro archivo Word etc)
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Si seleccionamos la opcioacuten Utilizar una lista existente aparece la
opcioacuten Examinar hacer clic en ella para buscar el archivo que
contiene el origen de datos
Si seleccionamos la opcioacuten Seleccionar de los contactos de
Outlook en lugar de Examinar aparece la opcioacuten Elegir la
carpeta de contactos hacer clic en ella y elegir la carpeta
Si seleccionamos la opcioacuten Escribir una lista nueva en lugar de
Examinar aparece la opcioacuten Crear hacer clic en ella para
introducir los valores en la lista
Al hacer clic en la opcioacuten Examinar se abre el
cuadro de diaacutelogo Seleccionar archivos de
origen de datos en el que indicaremos de
doacutende cogeraacute los datos
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Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia en eacutel vemos los datos que se combinaraacuten y podemos antildeadir opciones que veremos maacutes adelante y clic en Aceptar
En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y antildeadimos los campos de combinacioacuten
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En este paso examinamos las cartas tal como se escribiraacuten con los valores concretos del origen de datos Podemos utilizar los botones ltlt y gtgt para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente podemos Buscar un destinatario concreto Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios para corregir alguacuten error detectado
Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opcioacuten Imprimir Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales En este caso nos permite elegir combinar todos los registros el registro actual o un grupo de registros El documento creado seraacute un documento normal sin combinacioacuten
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Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto pero tambieacuten podemos utilizar los botones de la pestantildea Correspondencia
Permite abrir el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes
Permite insertar en la posicioacuten del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente
Permite insertar en la
posicioacuten del cursor una liacutenea de saludos tal
como vimos con el asistente
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Permite insertar en la posicioacuten
del cursor un campo del origen
de datos
Permite resaltar los campos combinados si la
opcioacuten estaacute activada los datos
correspondientes a campos combinados
aparecen resaltados de esta forma es maacutes faacutecil
localizarlos dentro del documento
Distribuir etiquetas Esta
opcioacuten estaacute disponible con un
documento de tipo etiquetas
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Para incluir un campo de combinacioacuten hacer clic en el icono
de la pestantildea Correspondencia y se abriraacute el cuadro Insertar campo de combinacioacuten con la lista de todos los campos del origen de datos seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botoacuten Insertar Podemos insertar asiacute todos los campos que queramos
Si queremos ver el aspecto que tendraacute el
documento combinado hacer clic en el
botoacuten
Este botoacuten permite ver el documento
principal con los nombres de los campos
o bien con los datos
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Hacer clic sobre el icono
los campos del origen
de datos apareceraacuten resaltados
Pues los siguientes botones permiten
desplazarse por las filas del origen
para comprobar por ejemplo si los
datos que salen son los esperados
Permite ver los datos del
primer registro del origen
Permite visualizar el uacuteltimo
registro
Permite visualizar el
registro anterior
Permite visualizar el
registro siguiente
Este cuadro permite saber queacute registro se estaacute
visualizando y tambieacuten permite ir directamente a un
registro determinado escribiendo el nordm del registro
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Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser
largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un
registro a otro con los botones de desplazamiento en estos
casos se utiliza hacer Clic
En Buscar ponemos el valor que queremos buscar
En Buscar en Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor
Hacer clic en el botoacuten Buscar siguiente
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Haciendo clic en el icono se
abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia donde podremos hacer todo esto
En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los datos del origen de datos que se combinaraacuten con el documento principal)
Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generaraacute una carta (o mensaje de correo electroacutenico o etiqueta etc)
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Si queremos modificarel valor de alguacuten dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en la parte inferior y pulsamos Edicioacuten
Si la lista es muy extensa con el botoacuten Buscando se abriraacute el cuadro de
diaacutelogo Buscar entrada donde podemos introducir un valor y un campo y
se posicionaraacute en el primer destinatario que tenga el valor en ese campo
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Primero tenemos que situarnos en el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia por ejemplo con el icono y clic
En la pestantildea Filtrar registros vamos poniendo la condicioacuten que deberaacuten cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados Se puede poner una condicioacuten o varias En la primera liacutenea se va formando la primera condicioacuten
En Campo seleccionamos el campo
que va a formar parte de la condicioacuten
En Comparacioacuten seleccionamos el tipo de comparacioacuten que vamos a utilizar Los tipos de operaciones son los conocidos (igual distinto menor que mayor que etc)
En Comparado con se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando la comparacioacuten es Vaciacuteo o No vaciacuteo
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Si queremos ordenar los destinatarios por alguacuten campo de ordenacioacuten (por ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea maacutes faacutecil entregarlas a mis empleados)
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El icono abre el cuadro de diaacutelogo Asignar campos donde
definimos estas asociaciones este cuadro de diaacutelogo tambieacuten se
puede abrir siempre que veamos en pantalla un botoacuten Asignar
campos
En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estaacutendares que utilizar Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de datos que corresponde al campo estaacutendar
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La opcioacuten Imprimir documentos permite
enviar a la impresora el resultado de la
combinacioacuten
Podemos imprimir Todos los registros (todos los
destinatarios despueacutes de aplicar los filtros) el Registro
actual (el que estamos visualizando en este momento o un
grupo de registros (Desde - Hasta)
Desde ponemos el nuacutemero de orden del primer registro a combinar dejarlo en blanco indica desde el primero
Hasta ponemos el nuacutemero de orden del uacuteltimo registro a
combinar dejarlo en blanco indica hasta el uacuteltimo
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Mediante la autocorreccioacuten Word puede corregir algunos errores que no
es capaz de detectar por otros meacutetodos y nos ofrece la posibilidad de
realizar nuestras propias correcciones
Para ver y modificar las diferentes opciones de la
Autocorreccioacuten ir al Botoacuten Office y hacer clic en el
botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar en el menuacute de la izquierda Revisioacuten
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Opciones de Autocorreccioacuten y apareceraacute un
cuadro de diaacutelogo como este vamos a ver las
posibilidades maacutes interesantes
Corregir DOsMAyuacutesculasSEguidas Si activamos esta casilla cuando aparezcan dos mayuacutesculas seguidas al principio de una palabra Word sustituiraacute la segunda mayuacutescula por una minuacutescula
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Poner en mayuacutescula la primera letra de una oracioacuten Pone en mayuacutescula la primera letra despueacutes de un signo de puntuacioacuten que indique el final de una oracioacuten como por ejemplo un punto un final de interrogacioacuten etc
Poner en mayuacutescula la primera
letra de celdas de tablas Cuando
hay texto en una celda hace que
empiece por mayuacutescula
Poner en mayuacutescula los nombres de diacuteas Pone en mayuacutescula los nombres de los diacuteas de la semana
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la primera letra en minuacutescula y las siguientes en mayuacutesculas la cambia por la
primera en mayuacutescula y las siguientes en minuacutesculas y desactiva el bloqueo de
mayuacutesculas
Reemplazar texto mientras
escribe Al activar esta casilla
sustituye las palabras de la
columna
bull Tambieacuten tenemos disponible el
botoacuten Excepciones que nos permite especificar unas excepciones a algunas opciones de Autocorreccioacuten
Por ejemplo para la casilla Poner en mayuacutescula la
primera letra de una oracioacuten podemos indicar una
lista de abreviaturas para las que no queremos que se
aplique la regla como podemos ver en la imagen
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Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar la categoriacutea Revisioacuten y apareceraacute un cuadro de diaacutelogo como eacuteste
bull Omitir palabras en MAYUacuteSCULAS Si marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las palabras en mayuacutesculas cuando realice la revisioacuten ortograacutefica De esta forma se evita que detecte errores en los nombres de empresas organismos etc que se suelen
escribir en mayuacutesculas
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bullOmitir palabras que contienen nuacutemeros Si
marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las
palabras que contienen nuacutemeros ( Informe34c
Ejercicio54 ) cuando realice la revisioacuten ortograacutefica
bull Omitir archivos y direcciones de Internet Si marcamos esta casilla no daraacute error en los nombres de archivos (cuenta4exe) ni en las direcciones de internet (httpwwwaulacliccom) ni en las direcciones de correo electroacutenico (webmasteraulacliccom)
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SESIOacuteN DE CLASE 04
Mediante la opcioacuten Combinar correspondencia nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas
Por ejemplo podemos escribir cartas personalizadas en las
que soacutelo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en
todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos
variables (los que cambian en cada carta seguacuten la persona)
Cuando combinamos correspondencia estamos utilizando dos elementos fundamentales el documento principal y el origen de datos
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Documento principal Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos
Origen de datos Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal Puede ser de distinta naturaleza por ejemplo puede ser una tabla de MS Access un libro de MS Excel una lista de direcciones de Outlook
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Seleccionar de la pestantildea Correspondencia el menuacute Iniciar combinacioacuten de correspondencia alliacute haz clic en la opcioacuten Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia
Seleccionar la opcioacuten Cartas y hacer clic en Siguiente aparece el segundo paso del asistente
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Definimos el documento inicial es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado Debajo de las tres opciones tenemos una explicacioacuten de la opcioacuten seleccionada en este momento
Seleccionamos el origen de datos como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access una hoja de Excel una tabla en otro archivo Word etc)
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Si seleccionamos la opcioacuten Utilizar una lista existente aparece la
opcioacuten Examinar hacer clic en ella para buscar el archivo que
contiene el origen de datos
Si seleccionamos la opcioacuten Seleccionar de los contactos de
Outlook en lugar de Examinar aparece la opcioacuten Elegir la
carpeta de contactos hacer clic en ella y elegir la carpeta
Si seleccionamos la opcioacuten Escribir una lista nueva en lugar de
Examinar aparece la opcioacuten Crear hacer clic en ella para
introducir los valores en la lista
Al hacer clic en la opcioacuten Examinar se abre el
cuadro de diaacutelogo Seleccionar archivos de
origen de datos en el que indicaremos de
doacutende cogeraacute los datos
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Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia en eacutel vemos los datos que se combinaraacuten y podemos antildeadir opciones que veremos maacutes adelante y clic en Aceptar
En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y antildeadimos los campos de combinacioacuten
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En este paso examinamos las cartas tal como se escribiraacuten con los valores concretos del origen de datos Podemos utilizar los botones ltlt y gtgt para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente podemos Buscar un destinatario concreto Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios para corregir alguacuten error detectado
Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opcioacuten Imprimir Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales En este caso nos permite elegir combinar todos los registros el registro actual o un grupo de registros El documento creado seraacute un documento normal sin combinacioacuten
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Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto pero tambieacuten podemos utilizar los botones de la pestantildea Correspondencia
Permite abrir el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes
Permite insertar en la posicioacuten del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente
Permite insertar en la
posicioacuten del cursor una liacutenea de saludos tal
como vimos con el asistente
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Permite insertar en la posicioacuten
del cursor un campo del origen
de datos
Permite resaltar los campos combinados si la
opcioacuten estaacute activada los datos
correspondientes a campos combinados
aparecen resaltados de esta forma es maacutes faacutecil
localizarlos dentro del documento
Distribuir etiquetas Esta
opcioacuten estaacute disponible con un
documento de tipo etiquetas
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Para incluir un campo de combinacioacuten hacer clic en el icono
de la pestantildea Correspondencia y se abriraacute el cuadro Insertar campo de combinacioacuten con la lista de todos los campos del origen de datos seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botoacuten Insertar Podemos insertar asiacute todos los campos que queramos
Si queremos ver el aspecto que tendraacute el
documento combinado hacer clic en el
botoacuten
Este botoacuten permite ver el documento
principal con los nombres de los campos
o bien con los datos
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Hacer clic sobre el icono
los campos del origen
de datos apareceraacuten resaltados
Pues los siguientes botones permiten
desplazarse por las filas del origen
para comprobar por ejemplo si los
datos que salen son los esperados
Permite ver los datos del
primer registro del origen
Permite visualizar el uacuteltimo
registro
Permite visualizar el
registro anterior
Permite visualizar el
registro siguiente
Este cuadro permite saber queacute registro se estaacute
visualizando y tambieacuten permite ir directamente a un
registro determinado escribiendo el nordm del registro
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Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser
largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un
registro a otro con los botones de desplazamiento en estos
casos se utiliza hacer Clic
En Buscar ponemos el valor que queremos buscar
En Buscar en Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor
Hacer clic en el botoacuten Buscar siguiente
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Haciendo clic en el icono se
abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia donde podremos hacer todo esto
En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los datos del origen de datos que se combinaraacuten con el documento principal)
Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generaraacute una carta (o mensaje de correo electroacutenico o etiqueta etc)
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Si queremos modificarel valor de alguacuten dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en la parte inferior y pulsamos Edicioacuten
Si la lista es muy extensa con el botoacuten Buscando se abriraacute el cuadro de
diaacutelogo Buscar entrada donde podemos introducir un valor y un campo y
se posicionaraacute en el primer destinatario que tenga el valor en ese campo
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Primero tenemos que situarnos en el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia por ejemplo con el icono y clic
En la pestantildea Filtrar registros vamos poniendo la condicioacuten que deberaacuten cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados Se puede poner una condicioacuten o varias En la primera liacutenea se va formando la primera condicioacuten
En Campo seleccionamos el campo
que va a formar parte de la condicioacuten
En Comparacioacuten seleccionamos el tipo de comparacioacuten que vamos a utilizar Los tipos de operaciones son los conocidos (igual distinto menor que mayor que etc)
En Comparado con se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando la comparacioacuten es Vaciacuteo o No vaciacuteo
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Si queremos ordenar los destinatarios por alguacuten campo de ordenacioacuten (por ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea maacutes faacutecil entregarlas a mis empleados)
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El icono abre el cuadro de diaacutelogo Asignar campos donde
definimos estas asociaciones este cuadro de diaacutelogo tambieacuten se
puede abrir siempre que veamos en pantalla un botoacuten Asignar
campos
En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estaacutendares que utilizar Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de datos que corresponde al campo estaacutendar
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La opcioacuten Imprimir documentos permite
enviar a la impresora el resultado de la
combinacioacuten
Podemos imprimir Todos los registros (todos los
destinatarios despueacutes de aplicar los filtros) el Registro
actual (el que estamos visualizando en este momento o un
grupo de registros (Desde - Hasta)
Desde ponemos el nuacutemero de orden del primer registro a combinar dejarlo en blanco indica desde el primero
Hasta ponemos el nuacutemero de orden del uacuteltimo registro a
combinar dejarlo en blanco indica hasta el uacuteltimo
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A continuacioacuten hacer clic en el botoacuten
Opciones de Autocorreccioacuten y apareceraacute un
cuadro de diaacutelogo como este vamos a ver las
posibilidades maacutes interesantes
Corregir DOsMAyuacutesculasSEguidas Si activamos esta casilla cuando aparezcan dos mayuacutesculas seguidas al principio de una palabra Word sustituiraacute la segunda mayuacutescula por una minuacutescula
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Poner en mayuacutescula la primera letra de una oracioacuten Pone en mayuacutescula la primera letra despueacutes de un signo de puntuacioacuten que indique el final de una oracioacuten como por ejemplo un punto un final de interrogacioacuten etc
Poner en mayuacutescula la primera
letra de celdas de tablas Cuando
hay texto en una celda hace que
empiece por mayuacutescula
Poner en mayuacutescula los nombres de diacuteas Pone en mayuacutescula los nombres de los diacuteas de la semana
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Corregir el uso accidental de bLOQmAYUacuteS Cuando encuentra una palabra con
la primera letra en minuacutescula y las siguientes en mayuacutesculas la cambia por la
primera en mayuacutescula y las siguientes en minuacutesculas y desactiva el bloqueo de
mayuacutesculas
Reemplazar texto mientras
escribe Al activar esta casilla
sustituye las palabras de la
columna
bull Tambieacuten tenemos disponible el
botoacuten Excepciones que nos permite especificar unas excepciones a algunas opciones de Autocorreccioacuten
Por ejemplo para la casilla Poner en mayuacutescula la
primera letra de una oracioacuten podemos indicar una
lista de abreviaturas para las que no queremos que se
aplique la regla como podemos ver en la imagen
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Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar la categoriacutea Revisioacuten y apareceraacute un cuadro de diaacutelogo como eacuteste
bull Omitir palabras en MAYUacuteSCULAS Si marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las palabras en mayuacutesculas cuando realice la revisioacuten ortograacutefica De esta forma se evita que detecte errores en los nombres de empresas organismos etc que se suelen
escribir en mayuacutesculas
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bullOmitir palabras que contienen nuacutemeros Si
marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las
palabras que contienen nuacutemeros ( Informe34c
Ejercicio54 ) cuando realice la revisioacuten ortograacutefica
bull Omitir archivos y direcciones de Internet Si marcamos esta casilla no daraacute error en los nombres de archivos (cuenta4exe) ni en las direcciones de internet (httpwwwaulacliccom) ni en las direcciones de correo electroacutenico (webmasteraulacliccom)
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SESIOacuteN DE CLASE 04
Mediante la opcioacuten Combinar correspondencia nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas
Por ejemplo podemos escribir cartas personalizadas en las
que soacutelo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en
todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos
variables (los que cambian en cada carta seguacuten la persona)
Cuando combinamos correspondencia estamos utilizando dos elementos fundamentales el documento principal y el origen de datos
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Documento principal Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos
Origen de datos Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal Puede ser de distinta naturaleza por ejemplo puede ser una tabla de MS Access un libro de MS Excel una lista de direcciones de Outlook
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Seleccionar de la pestantildea Correspondencia el menuacute Iniciar combinacioacuten de correspondencia alliacute haz clic en la opcioacuten Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia
Seleccionar la opcioacuten Cartas y hacer clic en Siguiente aparece el segundo paso del asistente
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Definimos el documento inicial es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado Debajo de las tres opciones tenemos una explicacioacuten de la opcioacuten seleccionada en este momento
Seleccionamos el origen de datos como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access una hoja de Excel una tabla en otro archivo Word etc)
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Si seleccionamos la opcioacuten Utilizar una lista existente aparece la
opcioacuten Examinar hacer clic en ella para buscar el archivo que
contiene el origen de datos
Si seleccionamos la opcioacuten Seleccionar de los contactos de
Outlook en lugar de Examinar aparece la opcioacuten Elegir la
carpeta de contactos hacer clic en ella y elegir la carpeta
Si seleccionamos la opcioacuten Escribir una lista nueva en lugar de
Examinar aparece la opcioacuten Crear hacer clic en ella para
introducir los valores en la lista
Al hacer clic en la opcioacuten Examinar se abre el
cuadro de diaacutelogo Seleccionar archivos de
origen de datos en el que indicaremos de
doacutende cogeraacute los datos
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Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia en eacutel vemos los datos que se combinaraacuten y podemos antildeadir opciones que veremos maacutes adelante y clic en Aceptar
En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y antildeadimos los campos de combinacioacuten
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En este paso examinamos las cartas tal como se escribiraacuten con los valores concretos del origen de datos Podemos utilizar los botones ltlt y gtgt para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente podemos Buscar un destinatario concreto Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios para corregir alguacuten error detectado
Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opcioacuten Imprimir Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales En este caso nos permite elegir combinar todos los registros el registro actual o un grupo de registros El documento creado seraacute un documento normal sin combinacioacuten
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Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto pero tambieacuten podemos utilizar los botones de la pestantildea Correspondencia
Permite abrir el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes
Permite insertar en la posicioacuten del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente
Permite insertar en la
posicioacuten del cursor una liacutenea de saludos tal
como vimos con el asistente
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Permite insertar en la posicioacuten
del cursor un campo del origen
de datos
Permite resaltar los campos combinados si la
opcioacuten estaacute activada los datos
correspondientes a campos combinados
aparecen resaltados de esta forma es maacutes faacutecil
localizarlos dentro del documento
Distribuir etiquetas Esta
opcioacuten estaacute disponible con un
documento de tipo etiquetas
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Para incluir un campo de combinacioacuten hacer clic en el icono
de la pestantildea Correspondencia y se abriraacute el cuadro Insertar campo de combinacioacuten con la lista de todos los campos del origen de datos seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botoacuten Insertar Podemos insertar asiacute todos los campos que queramos
Si queremos ver el aspecto que tendraacute el
documento combinado hacer clic en el
botoacuten
Este botoacuten permite ver el documento
principal con los nombres de los campos
o bien con los datos
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Hacer clic sobre el icono
los campos del origen
de datos apareceraacuten resaltados
Pues los siguientes botones permiten
desplazarse por las filas del origen
para comprobar por ejemplo si los
datos que salen son los esperados
Permite ver los datos del
primer registro del origen
Permite visualizar el uacuteltimo
registro
Permite visualizar el
registro anterior
Permite visualizar el
registro siguiente
Este cuadro permite saber queacute registro se estaacute
visualizando y tambieacuten permite ir directamente a un
registro determinado escribiendo el nordm del registro
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Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser
largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un
registro a otro con los botones de desplazamiento en estos
casos se utiliza hacer Clic
En Buscar ponemos el valor que queremos buscar
En Buscar en Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor
Hacer clic en el botoacuten Buscar siguiente
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Haciendo clic en el icono se
abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia donde podremos hacer todo esto
En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los datos del origen de datos que se combinaraacuten con el documento principal)
Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generaraacute una carta (o mensaje de correo electroacutenico o etiqueta etc)
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Si queremos modificarel valor de alguacuten dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en la parte inferior y pulsamos Edicioacuten
Si la lista es muy extensa con el botoacuten Buscando se abriraacute el cuadro de
diaacutelogo Buscar entrada donde podemos introducir un valor y un campo y
se posicionaraacute en el primer destinatario que tenga el valor en ese campo
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Primero tenemos que situarnos en el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia por ejemplo con el icono y clic
En la pestantildea Filtrar registros vamos poniendo la condicioacuten que deberaacuten cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados Se puede poner una condicioacuten o varias En la primera liacutenea se va formando la primera condicioacuten
En Campo seleccionamos el campo
que va a formar parte de la condicioacuten
En Comparacioacuten seleccionamos el tipo de comparacioacuten que vamos a utilizar Los tipos de operaciones son los conocidos (igual distinto menor que mayor que etc)
En Comparado con se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando la comparacioacuten es Vaciacuteo o No vaciacuteo
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Si queremos ordenar los destinatarios por alguacuten campo de ordenacioacuten (por ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea maacutes faacutecil entregarlas a mis empleados)
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El icono abre el cuadro de diaacutelogo Asignar campos donde
definimos estas asociaciones este cuadro de diaacutelogo tambieacuten se
puede abrir siempre que veamos en pantalla un botoacuten Asignar
campos
En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estaacutendares que utilizar Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de datos que corresponde al campo estaacutendar
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La opcioacuten Imprimir documentos permite
enviar a la impresora el resultado de la
combinacioacuten
Podemos imprimir Todos los registros (todos los
destinatarios despueacutes de aplicar los filtros) el Registro
actual (el que estamos visualizando en este momento o un
grupo de registros (Desde - Hasta)
Desde ponemos el nuacutemero de orden del primer registro a combinar dejarlo en blanco indica desde el primero
Hasta ponemos el nuacutemero de orden del uacuteltimo registro a
combinar dejarlo en blanco indica hasta el uacuteltimo
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Poner en mayuacutescula la primera letra de una oracioacuten Pone en mayuacutescula la primera letra despueacutes de un signo de puntuacioacuten que indique el final de una oracioacuten como por ejemplo un punto un final de interrogacioacuten etc
Poner en mayuacutescula la primera
letra de celdas de tablas Cuando
hay texto en una celda hace que
empiece por mayuacutescula
Poner en mayuacutescula los nombres de diacuteas Pone en mayuacutescula los nombres de los diacuteas de la semana
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Corregir el uso accidental de bLOQmAYUacuteS Cuando encuentra una palabra con
la primera letra en minuacutescula y las siguientes en mayuacutesculas la cambia por la
primera en mayuacutescula y las siguientes en minuacutesculas y desactiva el bloqueo de
mayuacutesculas
Reemplazar texto mientras
escribe Al activar esta casilla
sustituye las palabras de la
columna
bull Tambieacuten tenemos disponible el
botoacuten Excepciones que nos permite especificar unas excepciones a algunas opciones de Autocorreccioacuten
Por ejemplo para la casilla Poner en mayuacutescula la
primera letra de una oracioacuten podemos indicar una
lista de abreviaturas para las que no queremos que se
aplique la regla como podemos ver en la imagen
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Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar la categoriacutea Revisioacuten y apareceraacute un cuadro de diaacutelogo como eacuteste
bull Omitir palabras en MAYUacuteSCULAS Si marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las palabras en mayuacutesculas cuando realice la revisioacuten ortograacutefica De esta forma se evita que detecte errores en los nombres de empresas organismos etc que se suelen
escribir en mayuacutesculas
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bullOmitir palabras que contienen nuacutemeros Si
marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las
palabras que contienen nuacutemeros ( Informe34c
Ejercicio54 ) cuando realice la revisioacuten ortograacutefica
bull Omitir archivos y direcciones de Internet Si marcamos esta casilla no daraacute error en los nombres de archivos (cuenta4exe) ni en las direcciones de internet (httpwwwaulacliccom) ni en las direcciones de correo electroacutenico (webmasteraulacliccom)
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SESIOacuteN DE CLASE 04
Mediante la opcioacuten Combinar correspondencia nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas
Por ejemplo podemos escribir cartas personalizadas en las
que soacutelo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en
todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos
variables (los que cambian en cada carta seguacuten la persona)
Cuando combinamos correspondencia estamos utilizando dos elementos fundamentales el documento principal y el origen de datos
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Documento principal Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos
Origen de datos Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal Puede ser de distinta naturaleza por ejemplo puede ser una tabla de MS Access un libro de MS Excel una lista de direcciones de Outlook
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Seleccionar de la pestantildea Correspondencia el menuacute Iniciar combinacioacuten de correspondencia alliacute haz clic en la opcioacuten Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia
Seleccionar la opcioacuten Cartas y hacer clic en Siguiente aparece el segundo paso del asistente
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Definimos el documento inicial es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado Debajo de las tres opciones tenemos una explicacioacuten de la opcioacuten seleccionada en este momento
Seleccionamos el origen de datos como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access una hoja de Excel una tabla en otro archivo Word etc)
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Si seleccionamos la opcioacuten Utilizar una lista existente aparece la
opcioacuten Examinar hacer clic en ella para buscar el archivo que
contiene el origen de datos
Si seleccionamos la opcioacuten Seleccionar de los contactos de
Outlook en lugar de Examinar aparece la opcioacuten Elegir la
carpeta de contactos hacer clic en ella y elegir la carpeta
Si seleccionamos la opcioacuten Escribir una lista nueva en lugar de
Examinar aparece la opcioacuten Crear hacer clic en ella para
introducir los valores en la lista
Al hacer clic en la opcioacuten Examinar se abre el
cuadro de diaacutelogo Seleccionar archivos de
origen de datos en el que indicaremos de
doacutende cogeraacute los datos
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Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia en eacutel vemos los datos que se combinaraacuten y podemos antildeadir opciones que veremos maacutes adelante y clic en Aceptar
En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y antildeadimos los campos de combinacioacuten
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En este paso examinamos las cartas tal como se escribiraacuten con los valores concretos del origen de datos Podemos utilizar los botones ltlt y gtgt para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente podemos Buscar un destinatario concreto Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios para corregir alguacuten error detectado
Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opcioacuten Imprimir Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales En este caso nos permite elegir combinar todos los registros el registro actual o un grupo de registros El documento creado seraacute un documento normal sin combinacioacuten
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Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto pero tambieacuten podemos utilizar los botones de la pestantildea Correspondencia
Permite abrir el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes
Permite insertar en la posicioacuten del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente
Permite insertar en la
posicioacuten del cursor una liacutenea de saludos tal
como vimos con el asistente
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Permite insertar en la posicioacuten
del cursor un campo del origen
de datos
Permite resaltar los campos combinados si la
opcioacuten estaacute activada los datos
correspondientes a campos combinados
aparecen resaltados de esta forma es maacutes faacutecil
localizarlos dentro del documento
Distribuir etiquetas Esta
opcioacuten estaacute disponible con un
documento de tipo etiquetas
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Para incluir un campo de combinacioacuten hacer clic en el icono
de la pestantildea Correspondencia y se abriraacute el cuadro Insertar campo de combinacioacuten con la lista de todos los campos del origen de datos seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botoacuten Insertar Podemos insertar asiacute todos los campos que queramos
Si queremos ver el aspecto que tendraacute el
documento combinado hacer clic en el
botoacuten
Este botoacuten permite ver el documento
principal con los nombres de los campos
o bien con los datos
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Hacer clic sobre el icono
los campos del origen
de datos apareceraacuten resaltados
Pues los siguientes botones permiten
desplazarse por las filas del origen
para comprobar por ejemplo si los
datos que salen son los esperados
Permite ver los datos del
primer registro del origen
Permite visualizar el uacuteltimo
registro
Permite visualizar el
registro anterior
Permite visualizar el
registro siguiente
Este cuadro permite saber queacute registro se estaacute
visualizando y tambieacuten permite ir directamente a un
registro determinado escribiendo el nordm del registro
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Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser
largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un
registro a otro con los botones de desplazamiento en estos
casos se utiliza hacer Clic
En Buscar ponemos el valor que queremos buscar
En Buscar en Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor
Hacer clic en el botoacuten Buscar siguiente
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abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia donde podremos hacer todo esto
En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los datos del origen de datos que se combinaraacuten con el documento principal)
Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generaraacute una carta (o mensaje de correo electroacutenico o etiqueta etc)
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Si queremos modificarel valor de alguacuten dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en la parte inferior y pulsamos Edicioacuten
Si la lista es muy extensa con el botoacuten Buscando se abriraacute el cuadro de
diaacutelogo Buscar entrada donde podemos introducir un valor y un campo y
se posicionaraacute en el primer destinatario que tenga el valor en ese campo
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Primero tenemos que situarnos en el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia por ejemplo con el icono y clic
En la pestantildea Filtrar registros vamos poniendo la condicioacuten que deberaacuten cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados Se puede poner una condicioacuten o varias En la primera liacutenea se va formando la primera condicioacuten
En Campo seleccionamos el campo
que va a formar parte de la condicioacuten
En Comparacioacuten seleccionamos el tipo de comparacioacuten que vamos a utilizar Los tipos de operaciones son los conocidos (igual distinto menor que mayor que etc)
En Comparado con se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando la comparacioacuten es Vaciacuteo o No vaciacuteo
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Si queremos ordenar los destinatarios por alguacuten campo de ordenacioacuten (por ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea maacutes faacutecil entregarlas a mis empleados)
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El icono abre el cuadro de diaacutelogo Asignar campos donde
definimos estas asociaciones este cuadro de diaacutelogo tambieacuten se
puede abrir siempre que veamos en pantalla un botoacuten Asignar
campos
En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estaacutendares que utilizar Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de datos que corresponde al campo estaacutendar
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La opcioacuten Imprimir documentos permite
enviar a la impresora el resultado de la
combinacioacuten
Podemos imprimir Todos los registros (todos los
destinatarios despueacutes de aplicar los filtros) el Registro
actual (el que estamos visualizando en este momento o un
grupo de registros (Desde - Hasta)
Desde ponemos el nuacutemero de orden del primer registro a combinar dejarlo en blanco indica desde el primero
Hasta ponemos el nuacutemero de orden del uacuteltimo registro a
combinar dejarlo en blanco indica hasta el uacuteltimo
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Corregir el uso accidental de bLOQmAYUacuteS Cuando encuentra una palabra con
la primera letra en minuacutescula y las siguientes en mayuacutesculas la cambia por la
primera en mayuacutescula y las siguientes en minuacutesculas y desactiva el bloqueo de
mayuacutesculas
Reemplazar texto mientras
escribe Al activar esta casilla
sustituye las palabras de la
columna
bull Tambieacuten tenemos disponible el
botoacuten Excepciones que nos permite especificar unas excepciones a algunas opciones de Autocorreccioacuten
Por ejemplo para la casilla Poner en mayuacutescula la
primera letra de una oracioacuten podemos indicar una
lista de abreviaturas para las que no queremos que se
aplique la regla como podemos ver en la imagen
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Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar la categoriacutea Revisioacuten y apareceraacute un cuadro de diaacutelogo como eacuteste
bull Omitir palabras en MAYUacuteSCULAS Si marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las palabras en mayuacutesculas cuando realice la revisioacuten ortograacutefica De esta forma se evita que detecte errores en los nombres de empresas organismos etc que se suelen
escribir en mayuacutesculas
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bullOmitir palabras que contienen nuacutemeros Si
marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las
palabras que contienen nuacutemeros ( Informe34c
Ejercicio54 ) cuando realice la revisioacuten ortograacutefica
bull Omitir archivos y direcciones de Internet Si marcamos esta casilla no daraacute error en los nombres de archivos (cuenta4exe) ni en las direcciones de internet (httpwwwaulacliccom) ni en las direcciones de correo electroacutenico (webmasteraulacliccom)
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SESIOacuteN DE CLASE 04
Mediante la opcioacuten Combinar correspondencia nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas
Por ejemplo podemos escribir cartas personalizadas en las
que soacutelo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en
todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos
variables (los que cambian en cada carta seguacuten la persona)
Cuando combinamos correspondencia estamos utilizando dos elementos fundamentales el documento principal y el origen de datos
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Documento principal Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos
Origen de datos Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal Puede ser de distinta naturaleza por ejemplo puede ser una tabla de MS Access un libro de MS Excel una lista de direcciones de Outlook
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Seleccionar de la pestantildea Correspondencia el menuacute Iniciar combinacioacuten de correspondencia alliacute haz clic en la opcioacuten Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia
Seleccionar la opcioacuten Cartas y hacer clic en Siguiente aparece el segundo paso del asistente
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Definimos el documento inicial es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado Debajo de las tres opciones tenemos una explicacioacuten de la opcioacuten seleccionada en este momento
Seleccionamos el origen de datos como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access una hoja de Excel una tabla en otro archivo Word etc)
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Si seleccionamos la opcioacuten Utilizar una lista existente aparece la
opcioacuten Examinar hacer clic en ella para buscar el archivo que
contiene el origen de datos
Si seleccionamos la opcioacuten Seleccionar de los contactos de
Outlook en lugar de Examinar aparece la opcioacuten Elegir la
carpeta de contactos hacer clic en ella y elegir la carpeta
Si seleccionamos la opcioacuten Escribir una lista nueva en lugar de
Examinar aparece la opcioacuten Crear hacer clic en ella para
introducir los valores en la lista
Al hacer clic en la opcioacuten Examinar se abre el
cuadro de diaacutelogo Seleccionar archivos de
origen de datos en el que indicaremos de
doacutende cogeraacute los datos
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Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia en eacutel vemos los datos que se combinaraacuten y podemos antildeadir opciones que veremos maacutes adelante y clic en Aceptar
En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y antildeadimos los campos de combinacioacuten
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En este paso examinamos las cartas tal como se escribiraacuten con los valores concretos del origen de datos Podemos utilizar los botones ltlt y gtgt para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente podemos Buscar un destinatario concreto Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios para corregir alguacuten error detectado
Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opcioacuten Imprimir Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales En este caso nos permite elegir combinar todos los registros el registro actual o un grupo de registros El documento creado seraacute un documento normal sin combinacioacuten
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Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto pero tambieacuten podemos utilizar los botones de la pestantildea Correspondencia
Permite abrir el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes
Permite insertar en la posicioacuten del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente
Permite insertar en la
posicioacuten del cursor una liacutenea de saludos tal
como vimos con el asistente
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Permite insertar en la posicioacuten
del cursor un campo del origen
de datos
Permite resaltar los campos combinados si la
opcioacuten estaacute activada los datos
correspondientes a campos combinados
aparecen resaltados de esta forma es maacutes faacutecil
localizarlos dentro del documento
Distribuir etiquetas Esta
opcioacuten estaacute disponible con un
documento de tipo etiquetas
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Para incluir un campo de combinacioacuten hacer clic en el icono
de la pestantildea Correspondencia y se abriraacute el cuadro Insertar campo de combinacioacuten con la lista de todos los campos del origen de datos seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botoacuten Insertar Podemos insertar asiacute todos los campos que queramos
Si queremos ver el aspecto que tendraacute el
documento combinado hacer clic en el
botoacuten
Este botoacuten permite ver el documento
principal con los nombres de los campos
o bien con los datos
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Hacer clic sobre el icono
los campos del origen
de datos apareceraacuten resaltados
Pues los siguientes botones permiten
desplazarse por las filas del origen
para comprobar por ejemplo si los
datos que salen son los esperados
Permite ver los datos del
primer registro del origen
Permite visualizar el uacuteltimo
registro
Permite visualizar el
registro anterior
Permite visualizar el
registro siguiente
Este cuadro permite saber queacute registro se estaacute
visualizando y tambieacuten permite ir directamente a un
registro determinado escribiendo el nordm del registro
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Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser
largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un
registro a otro con los botones de desplazamiento en estos
casos se utiliza hacer Clic
En Buscar ponemos el valor que queremos buscar
En Buscar en Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor
Hacer clic en el botoacuten Buscar siguiente
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Haciendo clic en el icono se
abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia donde podremos hacer todo esto
En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los datos del origen de datos que se combinaraacuten con el documento principal)
Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generaraacute una carta (o mensaje de correo electroacutenico o etiqueta etc)
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Si queremos modificarel valor de alguacuten dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en la parte inferior y pulsamos Edicioacuten
Si la lista es muy extensa con el botoacuten Buscando se abriraacute el cuadro de
diaacutelogo Buscar entrada donde podemos introducir un valor y un campo y
se posicionaraacute en el primer destinatario que tenga el valor en ese campo
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Primero tenemos que situarnos en el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia por ejemplo con el icono y clic
En la pestantildea Filtrar registros vamos poniendo la condicioacuten que deberaacuten cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados Se puede poner una condicioacuten o varias En la primera liacutenea se va formando la primera condicioacuten
En Campo seleccionamos el campo
que va a formar parte de la condicioacuten
En Comparacioacuten seleccionamos el tipo de comparacioacuten que vamos a utilizar Los tipos de operaciones son los conocidos (igual distinto menor que mayor que etc)
En Comparado con se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando la comparacioacuten es Vaciacuteo o No vaciacuteo
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Si queremos ordenar los destinatarios por alguacuten campo de ordenacioacuten (por ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea maacutes faacutecil entregarlas a mis empleados)
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El icono abre el cuadro de diaacutelogo Asignar campos donde
definimos estas asociaciones este cuadro de diaacutelogo tambieacuten se
puede abrir siempre que veamos en pantalla un botoacuten Asignar
campos
En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estaacutendares que utilizar Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de datos que corresponde al campo estaacutendar
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La opcioacuten Imprimir documentos permite
enviar a la impresora el resultado de la
combinacioacuten
Podemos imprimir Todos los registros (todos los
destinatarios despueacutes de aplicar los filtros) el Registro
actual (el que estamos visualizando en este momento o un
grupo de registros (Desde - Hasta)
Desde ponemos el nuacutemero de orden del primer registro a combinar dejarlo en blanco indica desde el primero
Hasta ponemos el nuacutemero de orden del uacuteltimo registro a
combinar dejarlo en blanco indica hasta el uacuteltimo
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Para establecer esta forma de revisioacuten debemos ir al Botoacuten Office
hacer clic en el botoacuten Opciones de Word apareceraacute un cuadro de diaacutelogo alliacute seleccionar la categoriacutea Revisioacuten y apareceraacute un cuadro de diaacutelogo como eacuteste
bull Omitir palabras en MAYUacuteSCULAS Si marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las palabras en mayuacutesculas cuando realice la revisioacuten ortograacutefica De esta forma se evita que detecte errores en los nombres de empresas organismos etc que se suelen
escribir en mayuacutesculas
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bullOmitir palabras que contienen nuacutemeros Si
marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las
palabras que contienen nuacutemeros ( Informe34c
Ejercicio54 ) cuando realice la revisioacuten ortograacutefica
bull Omitir archivos y direcciones de Internet Si marcamos esta casilla no daraacute error en los nombres de archivos (cuenta4exe) ni en las direcciones de internet (httpwwwaulacliccom) ni en las direcciones de correo electroacutenico (webmasteraulacliccom)
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Mediante la opcioacuten Combinar correspondencia nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas
Por ejemplo podemos escribir cartas personalizadas en las
que soacutelo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en
todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos
variables (los que cambian en cada carta seguacuten la persona)
Cuando combinamos correspondencia estamos utilizando dos elementos fundamentales el documento principal y el origen de datos
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Documento principal Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos
Origen de datos Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal Puede ser de distinta naturaleza por ejemplo puede ser una tabla de MS Access un libro de MS Excel una lista de direcciones de Outlook
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Seleccionar de la pestantildea Correspondencia el menuacute Iniciar combinacioacuten de correspondencia alliacute haz clic en la opcioacuten Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia
Seleccionar la opcioacuten Cartas y hacer clic en Siguiente aparece el segundo paso del asistente
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Definimos el documento inicial es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado Debajo de las tres opciones tenemos una explicacioacuten de la opcioacuten seleccionada en este momento
Seleccionamos el origen de datos como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access una hoja de Excel una tabla en otro archivo Word etc)
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Si seleccionamos la opcioacuten Utilizar una lista existente aparece la
opcioacuten Examinar hacer clic en ella para buscar el archivo que
contiene el origen de datos
Si seleccionamos la opcioacuten Seleccionar de los contactos de
Outlook en lugar de Examinar aparece la opcioacuten Elegir la
carpeta de contactos hacer clic en ella y elegir la carpeta
Si seleccionamos la opcioacuten Escribir una lista nueva en lugar de
Examinar aparece la opcioacuten Crear hacer clic en ella para
introducir los valores en la lista
Al hacer clic en la opcioacuten Examinar se abre el
cuadro de diaacutelogo Seleccionar archivos de
origen de datos en el que indicaremos de
doacutende cogeraacute los datos
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Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia en eacutel vemos los datos que se combinaraacuten y podemos antildeadir opciones que veremos maacutes adelante y clic en Aceptar
En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y antildeadimos los campos de combinacioacuten
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En este paso examinamos las cartas tal como se escribiraacuten con los valores concretos del origen de datos Podemos utilizar los botones ltlt y gtgt para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente podemos Buscar un destinatario concreto Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios para corregir alguacuten error detectado
Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opcioacuten Imprimir Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales En este caso nos permite elegir combinar todos los registros el registro actual o un grupo de registros El documento creado seraacute un documento normal sin combinacioacuten
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Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto pero tambieacuten podemos utilizar los botones de la pestantildea Correspondencia
Permite abrir el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes
Permite insertar en la posicioacuten del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente
Permite insertar en la
posicioacuten del cursor una liacutenea de saludos tal
como vimos con el asistente
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Permite insertar en la posicioacuten
del cursor un campo del origen
de datos
Permite resaltar los campos combinados si la
opcioacuten estaacute activada los datos
correspondientes a campos combinados
aparecen resaltados de esta forma es maacutes faacutecil
localizarlos dentro del documento
Distribuir etiquetas Esta
opcioacuten estaacute disponible con un
documento de tipo etiquetas
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Para incluir un campo de combinacioacuten hacer clic en el icono
de la pestantildea Correspondencia y se abriraacute el cuadro Insertar campo de combinacioacuten con la lista de todos los campos del origen de datos seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botoacuten Insertar Podemos insertar asiacute todos los campos que queramos
Si queremos ver el aspecto que tendraacute el
documento combinado hacer clic en el
botoacuten
Este botoacuten permite ver el documento
principal con los nombres de los campos
o bien con los datos
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Hacer clic sobre el icono
los campos del origen
de datos apareceraacuten resaltados
Pues los siguientes botones permiten
desplazarse por las filas del origen
para comprobar por ejemplo si los
datos que salen son los esperados
Permite ver los datos del
primer registro del origen
Permite visualizar el uacuteltimo
registro
Permite visualizar el
registro anterior
Permite visualizar el
registro siguiente
Este cuadro permite saber queacute registro se estaacute
visualizando y tambieacuten permite ir directamente a un
registro determinado escribiendo el nordm del registro
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Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser
largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un
registro a otro con los botones de desplazamiento en estos
casos se utiliza hacer Clic
En Buscar ponemos el valor que queremos buscar
En Buscar en Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor
Hacer clic en el botoacuten Buscar siguiente
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Haciendo clic en el icono se
abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia donde podremos hacer todo esto
En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los datos del origen de datos que se combinaraacuten con el documento principal)
Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generaraacute una carta (o mensaje de correo electroacutenico o etiqueta etc)
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Si queremos modificarel valor de alguacuten dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en la parte inferior y pulsamos Edicioacuten
Si la lista es muy extensa con el botoacuten Buscando se abriraacute el cuadro de
diaacutelogo Buscar entrada donde podemos introducir un valor y un campo y
se posicionaraacute en el primer destinatario que tenga el valor en ese campo
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Primero tenemos que situarnos en el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia por ejemplo con el icono y clic
En la pestantildea Filtrar registros vamos poniendo la condicioacuten que deberaacuten cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados Se puede poner una condicioacuten o varias En la primera liacutenea se va formando la primera condicioacuten
En Campo seleccionamos el campo
que va a formar parte de la condicioacuten
En Comparacioacuten seleccionamos el tipo de comparacioacuten que vamos a utilizar Los tipos de operaciones son los conocidos (igual distinto menor que mayor que etc)
En Comparado con se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando la comparacioacuten es Vaciacuteo o No vaciacuteo
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Si queremos ordenar los destinatarios por alguacuten campo de ordenacioacuten (por ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea maacutes faacutecil entregarlas a mis empleados)
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El icono abre el cuadro de diaacutelogo Asignar campos donde
definimos estas asociaciones este cuadro de diaacutelogo tambieacuten se
puede abrir siempre que veamos en pantalla un botoacuten Asignar
campos
En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estaacutendares que utilizar Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de datos que corresponde al campo estaacutendar
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La opcioacuten Imprimir documentos permite
enviar a la impresora el resultado de la
combinacioacuten
Podemos imprimir Todos los registros (todos los
destinatarios despueacutes de aplicar los filtros) el Registro
actual (el que estamos visualizando en este momento o un
grupo de registros (Desde - Hasta)
Desde ponemos el nuacutemero de orden del primer registro a combinar dejarlo en blanco indica desde el primero
Hasta ponemos el nuacutemero de orden del uacuteltimo registro a
combinar dejarlo en blanco indica hasta el uacuteltimo
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marcamos esta casilla no tendraacute en cuenta las
palabras que contienen nuacutemeros ( Informe34c
Ejercicio54 ) cuando realice la revisioacuten ortograacutefica
bull Omitir archivos y direcciones de Internet Si marcamos esta casilla no daraacute error en los nombres de archivos (cuenta4exe) ni en las direcciones de internet (httpwwwaulacliccom) ni en las direcciones de correo electroacutenico (webmasteraulacliccom)
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Mediante la opcioacuten Combinar correspondencia nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas
Por ejemplo podemos escribir cartas personalizadas en las
que soacutelo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en
todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos
variables (los que cambian en cada carta seguacuten la persona)
Cuando combinamos correspondencia estamos utilizando dos elementos fundamentales el documento principal y el origen de datos
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Documento principal Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos
Origen de datos Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal Puede ser de distinta naturaleza por ejemplo puede ser una tabla de MS Access un libro de MS Excel una lista de direcciones de Outlook
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Seleccionar de la pestantildea Correspondencia el menuacute Iniciar combinacioacuten de correspondencia alliacute haz clic en la opcioacuten Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia
Seleccionar la opcioacuten Cartas y hacer clic en Siguiente aparece el segundo paso del asistente
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Definimos el documento inicial es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado Debajo de las tres opciones tenemos una explicacioacuten de la opcioacuten seleccionada en este momento
Seleccionamos el origen de datos como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access una hoja de Excel una tabla en otro archivo Word etc)
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Si seleccionamos la opcioacuten Utilizar una lista existente aparece la
opcioacuten Examinar hacer clic en ella para buscar el archivo que
contiene el origen de datos
Si seleccionamos la opcioacuten Seleccionar de los contactos de
Outlook en lugar de Examinar aparece la opcioacuten Elegir la
carpeta de contactos hacer clic en ella y elegir la carpeta
Si seleccionamos la opcioacuten Escribir una lista nueva en lugar de
Examinar aparece la opcioacuten Crear hacer clic en ella para
introducir los valores en la lista
Al hacer clic en la opcioacuten Examinar se abre el
cuadro de diaacutelogo Seleccionar archivos de
origen de datos en el que indicaremos de
doacutende cogeraacute los datos
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Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia en eacutel vemos los datos que se combinaraacuten y podemos antildeadir opciones que veremos maacutes adelante y clic en Aceptar
En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y antildeadimos los campos de combinacioacuten
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En este paso examinamos las cartas tal como se escribiraacuten con los valores concretos del origen de datos Podemos utilizar los botones ltlt y gtgt para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente podemos Buscar un destinatario concreto Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios para corregir alguacuten error detectado
Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opcioacuten Imprimir Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales En este caso nos permite elegir combinar todos los registros el registro actual o un grupo de registros El documento creado seraacute un documento normal sin combinacioacuten
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Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto pero tambieacuten podemos utilizar los botones de la pestantildea Correspondencia
Permite abrir el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes
Permite insertar en la posicioacuten del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente
Permite insertar en la
posicioacuten del cursor una liacutenea de saludos tal
como vimos con el asistente
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Permite insertar en la posicioacuten
del cursor un campo del origen
de datos
Permite resaltar los campos combinados si la
opcioacuten estaacute activada los datos
correspondientes a campos combinados
aparecen resaltados de esta forma es maacutes faacutecil
localizarlos dentro del documento
Distribuir etiquetas Esta
opcioacuten estaacute disponible con un
documento de tipo etiquetas
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Para incluir un campo de combinacioacuten hacer clic en el icono
de la pestantildea Correspondencia y se abriraacute el cuadro Insertar campo de combinacioacuten con la lista de todos los campos del origen de datos seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botoacuten Insertar Podemos insertar asiacute todos los campos que queramos
Si queremos ver el aspecto que tendraacute el
documento combinado hacer clic en el
botoacuten
Este botoacuten permite ver el documento
principal con los nombres de los campos
o bien con los datos
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Hacer clic sobre el icono
los campos del origen
de datos apareceraacuten resaltados
Pues los siguientes botones permiten
desplazarse por las filas del origen
para comprobar por ejemplo si los
datos que salen son los esperados
Permite ver los datos del
primer registro del origen
Permite visualizar el uacuteltimo
registro
Permite visualizar el
registro anterior
Permite visualizar el
registro siguiente
Este cuadro permite saber queacute registro se estaacute
visualizando y tambieacuten permite ir directamente a un
registro determinado escribiendo el nordm del registro
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Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser
largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un
registro a otro con los botones de desplazamiento en estos
casos se utiliza hacer Clic
En Buscar ponemos el valor que queremos buscar
En Buscar en Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor
Hacer clic en el botoacuten Buscar siguiente
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Haciendo clic en el icono se
abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia donde podremos hacer todo esto
En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los datos del origen de datos que se combinaraacuten con el documento principal)
Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generaraacute una carta (o mensaje de correo electroacutenico o etiqueta etc)
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Si queremos modificarel valor de alguacuten dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en la parte inferior y pulsamos Edicioacuten
Si la lista es muy extensa con el botoacuten Buscando se abriraacute el cuadro de
diaacutelogo Buscar entrada donde podemos introducir un valor y un campo y
se posicionaraacute en el primer destinatario que tenga el valor en ese campo
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Primero tenemos que situarnos en el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia por ejemplo con el icono y clic
En la pestantildea Filtrar registros vamos poniendo la condicioacuten que deberaacuten cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados Se puede poner una condicioacuten o varias En la primera liacutenea se va formando la primera condicioacuten
En Campo seleccionamos el campo
que va a formar parte de la condicioacuten
En Comparacioacuten seleccionamos el tipo de comparacioacuten que vamos a utilizar Los tipos de operaciones son los conocidos (igual distinto menor que mayor que etc)
En Comparado con se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando la comparacioacuten es Vaciacuteo o No vaciacuteo
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Si queremos ordenar los destinatarios por alguacuten campo de ordenacioacuten (por ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea maacutes faacutecil entregarlas a mis empleados)
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El icono abre el cuadro de diaacutelogo Asignar campos donde
definimos estas asociaciones este cuadro de diaacutelogo tambieacuten se
puede abrir siempre que veamos en pantalla un botoacuten Asignar
campos
En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estaacutendares que utilizar Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de datos que corresponde al campo estaacutendar
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La opcioacuten Imprimir documentos permite
enviar a la impresora el resultado de la
combinacioacuten
Podemos imprimir Todos los registros (todos los
destinatarios despueacutes de aplicar los filtros) el Registro
actual (el que estamos visualizando en este momento o un
grupo de registros (Desde - Hasta)
Desde ponemos el nuacutemero de orden del primer registro a combinar dejarlo en blanco indica desde el primero
Hasta ponemos el nuacutemero de orden del uacuteltimo registro a
combinar dejarlo en blanco indica hasta el uacuteltimo
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SESIOacuteN DE CLASE 04
Mediante la opcioacuten Combinar correspondencia nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas
Por ejemplo podemos escribir cartas personalizadas en las
que soacutelo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en
todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos
variables (los que cambian en cada carta seguacuten la persona)
Cuando combinamos correspondencia estamos utilizando dos elementos fundamentales el documento principal y el origen de datos
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Documento principal Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos
Origen de datos Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal Puede ser de distinta naturaleza por ejemplo puede ser una tabla de MS Access un libro de MS Excel una lista de direcciones de Outlook
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Seleccionar de la pestantildea Correspondencia el menuacute Iniciar combinacioacuten de correspondencia alliacute haz clic en la opcioacuten Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia
Seleccionar la opcioacuten Cartas y hacer clic en Siguiente aparece el segundo paso del asistente
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Definimos el documento inicial es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado Debajo de las tres opciones tenemos una explicacioacuten de la opcioacuten seleccionada en este momento
Seleccionamos el origen de datos como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access una hoja de Excel una tabla en otro archivo Word etc)
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Si seleccionamos la opcioacuten Utilizar una lista existente aparece la
opcioacuten Examinar hacer clic en ella para buscar el archivo que
contiene el origen de datos
Si seleccionamos la opcioacuten Seleccionar de los contactos de
Outlook en lugar de Examinar aparece la opcioacuten Elegir la
carpeta de contactos hacer clic en ella y elegir la carpeta
Si seleccionamos la opcioacuten Escribir una lista nueva en lugar de
Examinar aparece la opcioacuten Crear hacer clic en ella para
introducir los valores en la lista
Al hacer clic en la opcioacuten Examinar se abre el
cuadro de diaacutelogo Seleccionar archivos de
origen de datos en el que indicaremos de
doacutende cogeraacute los datos
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Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia en eacutel vemos los datos que se combinaraacuten y podemos antildeadir opciones que veremos maacutes adelante y clic en Aceptar
En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y antildeadimos los campos de combinacioacuten
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En este paso examinamos las cartas tal como se escribiraacuten con los valores concretos del origen de datos Podemos utilizar los botones ltlt y gtgt para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente podemos Buscar un destinatario concreto Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios para corregir alguacuten error detectado
Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opcioacuten Imprimir Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales En este caso nos permite elegir combinar todos los registros el registro actual o un grupo de registros El documento creado seraacute un documento normal sin combinacioacuten
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Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto pero tambieacuten podemos utilizar los botones de la pestantildea Correspondencia
Permite abrir el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes
Permite insertar en la posicioacuten del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente
Permite insertar en la
posicioacuten del cursor una liacutenea de saludos tal
como vimos con el asistente
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Permite insertar en la posicioacuten
del cursor un campo del origen
de datos
Permite resaltar los campos combinados si la
opcioacuten estaacute activada los datos
correspondientes a campos combinados
aparecen resaltados de esta forma es maacutes faacutecil
localizarlos dentro del documento
Distribuir etiquetas Esta
opcioacuten estaacute disponible con un
documento de tipo etiquetas
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Para incluir un campo de combinacioacuten hacer clic en el icono
de la pestantildea Correspondencia y se abriraacute el cuadro Insertar campo de combinacioacuten con la lista de todos los campos del origen de datos seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botoacuten Insertar Podemos insertar asiacute todos los campos que queramos
Si queremos ver el aspecto que tendraacute el
documento combinado hacer clic en el
botoacuten
Este botoacuten permite ver el documento
principal con los nombres de los campos
o bien con los datos
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Hacer clic sobre el icono
los campos del origen
de datos apareceraacuten resaltados
Pues los siguientes botones permiten
desplazarse por las filas del origen
para comprobar por ejemplo si los
datos que salen son los esperados
Permite ver los datos del
primer registro del origen
Permite visualizar el uacuteltimo
registro
Permite visualizar el
registro anterior
Permite visualizar el
registro siguiente
Este cuadro permite saber queacute registro se estaacute
visualizando y tambieacuten permite ir directamente a un
registro determinado escribiendo el nordm del registro
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Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser
largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un
registro a otro con los botones de desplazamiento en estos
casos se utiliza hacer Clic
En Buscar ponemos el valor que queremos buscar
En Buscar en Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor
Hacer clic en el botoacuten Buscar siguiente
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Haciendo clic en el icono se
abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia donde podremos hacer todo esto
En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los datos del origen de datos que se combinaraacuten con el documento principal)
Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generaraacute una carta (o mensaje de correo electroacutenico o etiqueta etc)
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Si queremos modificarel valor de alguacuten dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en la parte inferior y pulsamos Edicioacuten
Si la lista es muy extensa con el botoacuten Buscando se abriraacute el cuadro de
diaacutelogo Buscar entrada donde podemos introducir un valor y un campo y
se posicionaraacute en el primer destinatario que tenga el valor en ese campo
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Primero tenemos que situarnos en el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia por ejemplo con el icono y clic
En la pestantildea Filtrar registros vamos poniendo la condicioacuten que deberaacuten cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados Se puede poner una condicioacuten o varias En la primera liacutenea se va formando la primera condicioacuten
En Campo seleccionamos el campo
que va a formar parte de la condicioacuten
En Comparacioacuten seleccionamos el tipo de comparacioacuten que vamos a utilizar Los tipos de operaciones son los conocidos (igual distinto menor que mayor que etc)
En Comparado con se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando la comparacioacuten es Vaciacuteo o No vaciacuteo
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Si queremos ordenar los destinatarios por alguacuten campo de ordenacioacuten (por ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea maacutes faacutecil entregarlas a mis empleados)
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El icono abre el cuadro de diaacutelogo Asignar campos donde
definimos estas asociaciones este cuadro de diaacutelogo tambieacuten se
puede abrir siempre que veamos en pantalla un botoacuten Asignar
campos
En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estaacutendares que utilizar Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de datos que corresponde al campo estaacutendar
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La opcioacuten Imprimir documentos permite
enviar a la impresora el resultado de la
combinacioacuten
Podemos imprimir Todos los registros (todos los
destinatarios despueacutes de aplicar los filtros) el Registro
actual (el que estamos visualizando en este momento o un
grupo de registros (Desde - Hasta)
Desde ponemos el nuacutemero de orden del primer registro a combinar dejarlo en blanco indica desde el primero
Hasta ponemos el nuacutemero de orden del uacuteltimo registro a
combinar dejarlo en blanco indica hasta el uacuteltimo
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Documento principal Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos
Origen de datos Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal Puede ser de distinta naturaleza por ejemplo puede ser una tabla de MS Access un libro de MS Excel una lista de direcciones de Outlook
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Seleccionar de la pestantildea Correspondencia el menuacute Iniciar combinacioacuten de correspondencia alliacute haz clic en la opcioacuten Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia
Seleccionar la opcioacuten Cartas y hacer clic en Siguiente aparece el segundo paso del asistente
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Definimos el documento inicial es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado Debajo de las tres opciones tenemos una explicacioacuten de la opcioacuten seleccionada en este momento
Seleccionamos el origen de datos como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access una hoja de Excel una tabla en otro archivo Word etc)
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Si seleccionamos la opcioacuten Utilizar una lista existente aparece la
opcioacuten Examinar hacer clic en ella para buscar el archivo que
contiene el origen de datos
Si seleccionamos la opcioacuten Seleccionar de los contactos de
Outlook en lugar de Examinar aparece la opcioacuten Elegir la
carpeta de contactos hacer clic en ella y elegir la carpeta
Si seleccionamos la opcioacuten Escribir una lista nueva en lugar de
Examinar aparece la opcioacuten Crear hacer clic en ella para
introducir los valores en la lista
Al hacer clic en la opcioacuten Examinar se abre el
cuadro de diaacutelogo Seleccionar archivos de
origen de datos en el que indicaremos de
doacutende cogeraacute los datos
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Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia en eacutel vemos los datos que se combinaraacuten y podemos antildeadir opciones que veremos maacutes adelante y clic en Aceptar
En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y antildeadimos los campos de combinacioacuten
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En este paso examinamos las cartas tal como se escribiraacuten con los valores concretos del origen de datos Podemos utilizar los botones ltlt y gtgt para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente podemos Buscar un destinatario concreto Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios para corregir alguacuten error detectado
Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opcioacuten Imprimir Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales En este caso nos permite elegir combinar todos los registros el registro actual o un grupo de registros El documento creado seraacute un documento normal sin combinacioacuten
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Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto pero tambieacuten podemos utilizar los botones de la pestantildea Correspondencia
Permite abrir el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes
Permite insertar en la posicioacuten del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente
Permite insertar en la
posicioacuten del cursor una liacutenea de saludos tal
como vimos con el asistente
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Permite insertar en la posicioacuten
del cursor un campo del origen
de datos
Permite resaltar los campos combinados si la
opcioacuten estaacute activada los datos
correspondientes a campos combinados
aparecen resaltados de esta forma es maacutes faacutecil
localizarlos dentro del documento
Distribuir etiquetas Esta
opcioacuten estaacute disponible con un
documento de tipo etiquetas
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Para incluir un campo de combinacioacuten hacer clic en el icono
de la pestantildea Correspondencia y se abriraacute el cuadro Insertar campo de combinacioacuten con la lista de todos los campos del origen de datos seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botoacuten Insertar Podemos insertar asiacute todos los campos que queramos
Si queremos ver el aspecto que tendraacute el
documento combinado hacer clic en el
botoacuten
Este botoacuten permite ver el documento
principal con los nombres de los campos
o bien con los datos
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Hacer clic sobre el icono
los campos del origen
de datos apareceraacuten resaltados
Pues los siguientes botones permiten
desplazarse por las filas del origen
para comprobar por ejemplo si los
datos que salen son los esperados
Permite ver los datos del
primer registro del origen
Permite visualizar el uacuteltimo
registro
Permite visualizar el
registro anterior
Permite visualizar el
registro siguiente
Este cuadro permite saber queacute registro se estaacute
visualizando y tambieacuten permite ir directamente a un
registro determinado escribiendo el nordm del registro
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Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser
largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un
registro a otro con los botones de desplazamiento en estos
casos se utiliza hacer Clic
En Buscar ponemos el valor que queremos buscar
En Buscar en Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor
Hacer clic en el botoacuten Buscar siguiente
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Haciendo clic en el icono se
abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia donde podremos hacer todo esto
En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los datos del origen de datos que se combinaraacuten con el documento principal)
Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generaraacute una carta (o mensaje de correo electroacutenico o etiqueta etc)
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Si queremos modificarel valor de alguacuten dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en la parte inferior y pulsamos Edicioacuten
Si la lista es muy extensa con el botoacuten Buscando se abriraacute el cuadro de
diaacutelogo Buscar entrada donde podemos introducir un valor y un campo y
se posicionaraacute en el primer destinatario que tenga el valor en ese campo
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Primero tenemos que situarnos en el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia por ejemplo con el icono y clic
En la pestantildea Filtrar registros vamos poniendo la condicioacuten que deberaacuten cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados Se puede poner una condicioacuten o varias En la primera liacutenea se va formando la primera condicioacuten
En Campo seleccionamos el campo
que va a formar parte de la condicioacuten
En Comparacioacuten seleccionamos el tipo de comparacioacuten que vamos a utilizar Los tipos de operaciones son los conocidos (igual distinto menor que mayor que etc)
En Comparado con se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando la comparacioacuten es Vaciacuteo o No vaciacuteo
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Si queremos ordenar los destinatarios por alguacuten campo de ordenacioacuten (por ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea maacutes faacutecil entregarlas a mis empleados)
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El icono abre el cuadro de diaacutelogo Asignar campos donde
definimos estas asociaciones este cuadro de diaacutelogo tambieacuten se
puede abrir siempre que veamos en pantalla un botoacuten Asignar
campos
En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estaacutendares que utilizar Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de datos que corresponde al campo estaacutendar
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La opcioacuten Imprimir documentos permite
enviar a la impresora el resultado de la
combinacioacuten
Podemos imprimir Todos los registros (todos los
destinatarios despueacutes de aplicar los filtros) el Registro
actual (el que estamos visualizando en este momento o un
grupo de registros (Desde - Hasta)
Desde ponemos el nuacutemero de orden del primer registro a combinar dejarlo en blanco indica desde el primero
Hasta ponemos el nuacutemero de orden del uacuteltimo registro a
combinar dejarlo en blanco indica hasta el uacuteltimo
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Seleccionar de la pestantildea Correspondencia el menuacute Iniciar combinacioacuten de correspondencia alliacute haz clic en la opcioacuten Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia
Seleccionar la opcioacuten Cartas y hacer clic en Siguiente aparece el segundo paso del asistente
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Definimos el documento inicial es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado Debajo de las tres opciones tenemos una explicacioacuten de la opcioacuten seleccionada en este momento
Seleccionamos el origen de datos como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access una hoja de Excel una tabla en otro archivo Word etc)
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Si seleccionamos la opcioacuten Utilizar una lista existente aparece la
opcioacuten Examinar hacer clic en ella para buscar el archivo que
contiene el origen de datos
Si seleccionamos la opcioacuten Seleccionar de los contactos de
Outlook en lugar de Examinar aparece la opcioacuten Elegir la
carpeta de contactos hacer clic en ella y elegir la carpeta
Si seleccionamos la opcioacuten Escribir una lista nueva en lugar de
Examinar aparece la opcioacuten Crear hacer clic en ella para
introducir los valores en la lista
Al hacer clic en la opcioacuten Examinar se abre el
cuadro de diaacutelogo Seleccionar archivos de
origen de datos en el que indicaremos de
doacutende cogeraacute los datos
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Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia en eacutel vemos los datos que se combinaraacuten y podemos antildeadir opciones que veremos maacutes adelante y clic en Aceptar
En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y antildeadimos los campos de combinacioacuten
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En este paso examinamos las cartas tal como se escribiraacuten con los valores concretos del origen de datos Podemos utilizar los botones ltlt y gtgt para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente podemos Buscar un destinatario concreto Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios para corregir alguacuten error detectado
Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opcioacuten Imprimir Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales En este caso nos permite elegir combinar todos los registros el registro actual o un grupo de registros El documento creado seraacute un documento normal sin combinacioacuten
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Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto pero tambieacuten podemos utilizar los botones de la pestantildea Correspondencia
Permite abrir el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes
Permite insertar en la posicioacuten del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente
Permite insertar en la
posicioacuten del cursor una liacutenea de saludos tal
como vimos con el asistente
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Permite insertar en la posicioacuten
del cursor un campo del origen
de datos
Permite resaltar los campos combinados si la
opcioacuten estaacute activada los datos
correspondientes a campos combinados
aparecen resaltados de esta forma es maacutes faacutecil
localizarlos dentro del documento
Distribuir etiquetas Esta
opcioacuten estaacute disponible con un
documento de tipo etiquetas
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Para incluir un campo de combinacioacuten hacer clic en el icono
de la pestantildea Correspondencia y se abriraacute el cuadro Insertar campo de combinacioacuten con la lista de todos los campos del origen de datos seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botoacuten Insertar Podemos insertar asiacute todos los campos que queramos
Si queremos ver el aspecto que tendraacute el
documento combinado hacer clic en el
botoacuten
Este botoacuten permite ver el documento
principal con los nombres de los campos
o bien con los datos
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los campos del origen
de datos apareceraacuten resaltados
Pues los siguientes botones permiten
desplazarse por las filas del origen
para comprobar por ejemplo si los
datos que salen son los esperados
Permite ver los datos del
primer registro del origen
Permite visualizar el uacuteltimo
registro
Permite visualizar el
registro anterior
Permite visualizar el
registro siguiente
Este cuadro permite saber queacute registro se estaacute
visualizando y tambieacuten permite ir directamente a un
registro determinado escribiendo el nordm del registro
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largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un
registro a otro con los botones de desplazamiento en estos
casos se utiliza hacer Clic
En Buscar ponemos el valor que queremos buscar
En Buscar en Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor
Hacer clic en el botoacuten Buscar siguiente
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abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia donde podremos hacer todo esto
En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los datos del origen de datos que se combinaraacuten con el documento principal)
Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generaraacute una carta (o mensaje de correo electroacutenico o etiqueta etc)
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Si queremos modificarel valor de alguacuten dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en la parte inferior y pulsamos Edicioacuten
Si la lista es muy extensa con el botoacuten Buscando se abriraacute el cuadro de
diaacutelogo Buscar entrada donde podemos introducir un valor y un campo y
se posicionaraacute en el primer destinatario que tenga el valor en ese campo
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Primero tenemos que situarnos en el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia por ejemplo con el icono y clic
En la pestantildea Filtrar registros vamos poniendo la condicioacuten que deberaacuten cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados Se puede poner una condicioacuten o varias En la primera liacutenea se va formando la primera condicioacuten
En Campo seleccionamos el campo
que va a formar parte de la condicioacuten
En Comparacioacuten seleccionamos el tipo de comparacioacuten que vamos a utilizar Los tipos de operaciones son los conocidos (igual distinto menor que mayor que etc)
En Comparado con se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando la comparacioacuten es Vaciacuteo o No vaciacuteo
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definimos estas asociaciones este cuadro de diaacutelogo tambieacuten se
puede abrir siempre que veamos en pantalla un botoacuten Asignar
campos
En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estaacutendares que utilizar Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de datos que corresponde al campo estaacutendar
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enviar a la impresora el resultado de la
combinacioacuten
Podemos imprimir Todos los registros (todos los
destinatarios despueacutes de aplicar los filtros) el Registro
actual (el que estamos visualizando en este momento o un
grupo de registros (Desde - Hasta)
Desde ponemos el nuacutemero de orden del primer registro a combinar dejarlo en blanco indica desde el primero
Hasta ponemos el nuacutemero de orden del uacuteltimo registro a
combinar dejarlo en blanco indica hasta el uacuteltimo
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Seleccionamos el origen de datos como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access una hoja de Excel una tabla en otro archivo Word etc)
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Si seleccionamos la opcioacuten Utilizar una lista existente aparece la
opcioacuten Examinar hacer clic en ella para buscar el archivo que
contiene el origen de datos
Si seleccionamos la opcioacuten Seleccionar de los contactos de
Outlook en lugar de Examinar aparece la opcioacuten Elegir la
carpeta de contactos hacer clic en ella y elegir la carpeta
Si seleccionamos la opcioacuten Escribir una lista nueva en lugar de
Examinar aparece la opcioacuten Crear hacer clic en ella para
introducir los valores en la lista
Al hacer clic en la opcioacuten Examinar se abre el
cuadro de diaacutelogo Seleccionar archivos de
origen de datos en el que indicaremos de
doacutende cogeraacute los datos
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Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia en eacutel vemos los datos que se combinaraacuten y podemos antildeadir opciones que veremos maacutes adelante y clic en Aceptar
En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y antildeadimos los campos de combinacioacuten
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En este paso examinamos las cartas tal como se escribiraacuten con los valores concretos del origen de datos Podemos utilizar los botones ltlt y gtgt para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente podemos Buscar un destinatario concreto Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios para corregir alguacuten error detectado
Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opcioacuten Imprimir Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales En este caso nos permite elegir combinar todos los registros el registro actual o un grupo de registros El documento creado seraacute un documento normal sin combinacioacuten
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Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto pero tambieacuten podemos utilizar los botones de la pestantildea Correspondencia
Permite abrir el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes
Permite insertar en la posicioacuten del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente
Permite insertar en la
posicioacuten del cursor una liacutenea de saludos tal
como vimos con el asistente
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Permite insertar en la posicioacuten
del cursor un campo del origen
de datos
Permite resaltar los campos combinados si la
opcioacuten estaacute activada los datos
correspondientes a campos combinados
aparecen resaltados de esta forma es maacutes faacutecil
localizarlos dentro del documento
Distribuir etiquetas Esta
opcioacuten estaacute disponible con un
documento de tipo etiquetas
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Para incluir un campo de combinacioacuten hacer clic en el icono
de la pestantildea Correspondencia y se abriraacute el cuadro Insertar campo de combinacioacuten con la lista de todos los campos del origen de datos seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botoacuten Insertar Podemos insertar asiacute todos los campos que queramos
Si queremos ver el aspecto que tendraacute el
documento combinado hacer clic en el
botoacuten
Este botoacuten permite ver el documento
principal con los nombres de los campos
o bien con los datos
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Hacer clic sobre el icono
los campos del origen
de datos apareceraacuten resaltados
Pues los siguientes botones permiten
desplazarse por las filas del origen
para comprobar por ejemplo si los
datos que salen son los esperados
Permite ver los datos del
primer registro del origen
Permite visualizar el uacuteltimo
registro
Permite visualizar el
registro anterior
Permite visualizar el
registro siguiente
Este cuadro permite saber queacute registro se estaacute
visualizando y tambieacuten permite ir directamente a un
registro determinado escribiendo el nordm del registro
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Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser
largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un
registro a otro con los botones de desplazamiento en estos
casos se utiliza hacer Clic
En Buscar ponemos el valor que queremos buscar
En Buscar en Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor
Hacer clic en el botoacuten Buscar siguiente
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Haciendo clic en el icono se
abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia donde podremos hacer todo esto
En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los datos del origen de datos que se combinaraacuten con el documento principal)
Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generaraacute una carta (o mensaje de correo electroacutenico o etiqueta etc)
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Si queremos modificarel valor de alguacuten dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en la parte inferior y pulsamos Edicioacuten
Si la lista es muy extensa con el botoacuten Buscando se abriraacute el cuadro de
diaacutelogo Buscar entrada donde podemos introducir un valor y un campo y
se posicionaraacute en el primer destinatario que tenga el valor en ese campo
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Primero tenemos que situarnos en el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia por ejemplo con el icono y clic
En la pestantildea Filtrar registros vamos poniendo la condicioacuten que deberaacuten cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados Se puede poner una condicioacuten o varias En la primera liacutenea se va formando la primera condicioacuten
En Campo seleccionamos el campo
que va a formar parte de la condicioacuten
En Comparacioacuten seleccionamos el tipo de comparacioacuten que vamos a utilizar Los tipos de operaciones son los conocidos (igual distinto menor que mayor que etc)
En Comparado con se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando la comparacioacuten es Vaciacuteo o No vaciacuteo
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Si queremos ordenar los destinatarios por alguacuten campo de ordenacioacuten (por ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea maacutes faacutecil entregarlas a mis empleados)
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El icono abre el cuadro de diaacutelogo Asignar campos donde
definimos estas asociaciones este cuadro de diaacutelogo tambieacuten se
puede abrir siempre que veamos en pantalla un botoacuten Asignar
campos
En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estaacutendares que utilizar Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de datos que corresponde al campo estaacutendar
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La opcioacuten Imprimir documentos permite
enviar a la impresora el resultado de la
combinacioacuten
Podemos imprimir Todos los registros (todos los
destinatarios despueacutes de aplicar los filtros) el Registro
actual (el que estamos visualizando en este momento o un
grupo de registros (Desde - Hasta)
Desde ponemos el nuacutemero de orden del primer registro a combinar dejarlo en blanco indica desde el primero
Hasta ponemos el nuacutemero de orden del uacuteltimo registro a
combinar dejarlo en blanco indica hasta el uacuteltimo
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opcioacuten Examinar hacer clic en ella para buscar el archivo que
contiene el origen de datos
Si seleccionamos la opcioacuten Seleccionar de los contactos de
Outlook en lugar de Examinar aparece la opcioacuten Elegir la
carpeta de contactos hacer clic en ella y elegir la carpeta
Si seleccionamos la opcioacuten Escribir una lista nueva en lugar de
Examinar aparece la opcioacuten Crear hacer clic en ella para
introducir los valores en la lista
Al hacer clic en la opcioacuten Examinar se abre el
cuadro de diaacutelogo Seleccionar archivos de
origen de datos en el que indicaremos de
doacutende cogeraacute los datos
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Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia en eacutel vemos los datos que se combinaraacuten y podemos antildeadir opciones que veremos maacutes adelante y clic en Aceptar
En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y antildeadimos los campos de combinacioacuten
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En este paso examinamos las cartas tal como se escribiraacuten con los valores concretos del origen de datos Podemos utilizar los botones ltlt y gtgt para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente podemos Buscar un destinatario concreto Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios para corregir alguacuten error detectado
Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opcioacuten Imprimir Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales En este caso nos permite elegir combinar todos los registros el registro actual o un grupo de registros El documento creado seraacute un documento normal sin combinacioacuten
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Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto pero tambieacuten podemos utilizar los botones de la pestantildea Correspondencia
Permite abrir el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes
Permite insertar en la posicioacuten del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente
Permite insertar en la
posicioacuten del cursor una liacutenea de saludos tal
como vimos con el asistente
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Permite insertar en la posicioacuten
del cursor un campo del origen
de datos
Permite resaltar los campos combinados si la
opcioacuten estaacute activada los datos
correspondientes a campos combinados
aparecen resaltados de esta forma es maacutes faacutecil
localizarlos dentro del documento
Distribuir etiquetas Esta
opcioacuten estaacute disponible con un
documento de tipo etiquetas
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Para incluir un campo de combinacioacuten hacer clic en el icono
de la pestantildea Correspondencia y se abriraacute el cuadro Insertar campo de combinacioacuten con la lista de todos los campos del origen de datos seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botoacuten Insertar Podemos insertar asiacute todos los campos que queramos
Si queremos ver el aspecto que tendraacute el
documento combinado hacer clic en el
botoacuten
Este botoacuten permite ver el documento
principal con los nombres de los campos
o bien con los datos
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Hacer clic sobre el icono
los campos del origen
de datos apareceraacuten resaltados
Pues los siguientes botones permiten
desplazarse por las filas del origen
para comprobar por ejemplo si los
datos que salen son los esperados
Permite ver los datos del
primer registro del origen
Permite visualizar el uacuteltimo
registro
Permite visualizar el
registro anterior
Permite visualizar el
registro siguiente
Este cuadro permite saber queacute registro se estaacute
visualizando y tambieacuten permite ir directamente a un
registro determinado escribiendo el nordm del registro
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Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser
largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un
registro a otro con los botones de desplazamiento en estos
casos se utiliza hacer Clic
En Buscar ponemos el valor que queremos buscar
En Buscar en Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor
Hacer clic en el botoacuten Buscar siguiente
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Haciendo clic en el icono se
abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia donde podremos hacer todo esto
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Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generaraacute una carta (o mensaje de correo electroacutenico o etiqueta etc)
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diaacutelogo Buscar entrada donde podemos introducir un valor y un campo y
se posicionaraacute en el primer destinatario que tenga el valor en ese campo
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correspondencia por ejemplo con el icono y clic
En la pestantildea Filtrar registros vamos poniendo la condicioacuten que deberaacuten cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados Se puede poner una condicioacuten o varias En la primera liacutenea se va formando la primera condicioacuten
En Campo seleccionamos el campo
que va a formar parte de la condicioacuten
En Comparacioacuten seleccionamos el tipo de comparacioacuten que vamos a utilizar Los tipos de operaciones son los conocidos (igual distinto menor que mayor que etc)
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El icono abre el cuadro de diaacutelogo Asignar campos donde
definimos estas asociaciones este cuadro de diaacutelogo tambieacuten se
puede abrir siempre que veamos en pantalla un botoacuten Asignar
campos
En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estaacutendares que utilizar Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de datos que corresponde al campo estaacutendar
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enviar a la impresora el resultado de la
combinacioacuten
Podemos imprimir Todos los registros (todos los
destinatarios despueacutes de aplicar los filtros) el Registro
actual (el que estamos visualizando en este momento o un
grupo de registros (Desde - Hasta)
Desde ponemos el nuacutemero de orden del primer registro a combinar dejarlo en blanco indica desde el primero
Hasta ponemos el nuacutemero de orden del uacuteltimo registro a
combinar dejarlo en blanco indica hasta el uacuteltimo
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Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opcioacuten Imprimir Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales En este caso nos permite elegir combinar todos los registros el registro actual o un grupo de registros El documento creado seraacute un documento normal sin combinacioacuten
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Permite abrir el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes
Permite insertar en la posicioacuten del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente
Permite insertar en la
posicioacuten del cursor una liacutenea de saludos tal
como vimos con el asistente
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del cursor un campo del origen
de datos
Permite resaltar los campos combinados si la
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correspondientes a campos combinados
aparecen resaltados de esta forma es maacutes faacutecil
localizarlos dentro del documento
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opcioacuten estaacute disponible con un
documento de tipo etiquetas
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de la pestantildea Correspondencia y se abriraacute el cuadro Insertar campo de combinacioacuten con la lista de todos los campos del origen de datos seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botoacuten Insertar Podemos insertar asiacute todos los campos que queramos
Si queremos ver el aspecto que tendraacute el
documento combinado hacer clic en el
botoacuten
Este botoacuten permite ver el documento
principal con los nombres de los campos
o bien con los datos
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Hacer clic sobre el icono
los campos del origen
de datos apareceraacuten resaltados
Pues los siguientes botones permiten
desplazarse por las filas del origen
para comprobar por ejemplo si los
datos que salen son los esperados
Permite ver los datos del
primer registro del origen
Permite visualizar el uacuteltimo
registro
Permite visualizar el
registro anterior
Permite visualizar el
registro siguiente
Este cuadro permite saber queacute registro se estaacute
visualizando y tambieacuten permite ir directamente a un
registro determinado escribiendo el nordm del registro
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largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un
registro a otro con los botones de desplazamiento en estos
casos se utiliza hacer Clic
En Buscar ponemos el valor que queremos buscar
En Buscar en Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor
Hacer clic en el botoacuten Buscar siguiente
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correspondencia donde podremos hacer todo esto
En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los datos del origen de datos que se combinaraacuten con el documento principal)
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Si la lista es muy extensa con el botoacuten Buscando se abriraacute el cuadro de
diaacutelogo Buscar entrada donde podemos introducir un valor y un campo y
se posicionaraacute en el primer destinatario que tenga el valor en ese campo
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Primero tenemos que situarnos en el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia por ejemplo con el icono y clic
En la pestantildea Filtrar registros vamos poniendo la condicioacuten que deberaacuten cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados Se puede poner una condicioacuten o varias En la primera liacutenea se va formando la primera condicioacuten
En Campo seleccionamos el campo
que va a formar parte de la condicioacuten
En Comparacioacuten seleccionamos el tipo de comparacioacuten que vamos a utilizar Los tipos de operaciones son los conocidos (igual distinto menor que mayor que etc)
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definimos estas asociaciones este cuadro de diaacutelogo tambieacuten se
puede abrir siempre que veamos en pantalla un botoacuten Asignar
campos
En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estaacutendares que utilizar Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de datos que corresponde al campo estaacutendar
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La opcioacuten Imprimir documentos permite
enviar a la impresora el resultado de la
combinacioacuten
Podemos imprimir Todos los registros (todos los
destinatarios despueacutes de aplicar los filtros) el Registro
actual (el que estamos visualizando en este momento o un
grupo de registros (Desde - Hasta)
Desde ponemos el nuacutemero de orden del primer registro a combinar dejarlo en blanco indica desde el primero
Hasta ponemos el nuacutemero de orden del uacuteltimo registro a
combinar dejarlo en blanco indica hasta el uacuteltimo
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En este paso examinamos las cartas tal como se escribiraacuten con los valores concretos del origen de datos Podemos utilizar los botones ltlt y gtgt para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente podemos Buscar un destinatario concreto Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios para corregir alguacuten error detectado
Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opcioacuten Imprimir Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales En este caso nos permite elegir combinar todos los registros el registro actual o un grupo de registros El documento creado seraacute un documento normal sin combinacioacuten
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Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto pero tambieacuten podemos utilizar los botones de la pestantildea Correspondencia
Permite abrir el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes
Permite insertar en la posicioacuten del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente
Permite insertar en la
posicioacuten del cursor una liacutenea de saludos tal
como vimos con el asistente
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Permite insertar en la posicioacuten
del cursor un campo del origen
de datos
Permite resaltar los campos combinados si la
opcioacuten estaacute activada los datos
correspondientes a campos combinados
aparecen resaltados de esta forma es maacutes faacutecil
localizarlos dentro del documento
Distribuir etiquetas Esta
opcioacuten estaacute disponible con un
documento de tipo etiquetas
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Para incluir un campo de combinacioacuten hacer clic en el icono
de la pestantildea Correspondencia y se abriraacute el cuadro Insertar campo de combinacioacuten con la lista de todos los campos del origen de datos seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botoacuten Insertar Podemos insertar asiacute todos los campos que queramos
Si queremos ver el aspecto que tendraacute el
documento combinado hacer clic en el
botoacuten
Este botoacuten permite ver el documento
principal con los nombres de los campos
o bien con los datos
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los campos del origen
de datos apareceraacuten resaltados
Pues los siguientes botones permiten
desplazarse por las filas del origen
para comprobar por ejemplo si los
datos que salen son los esperados
Permite ver los datos del
primer registro del origen
Permite visualizar el uacuteltimo
registro
Permite visualizar el
registro anterior
Permite visualizar el
registro siguiente
Este cuadro permite saber queacute registro se estaacute
visualizando y tambieacuten permite ir directamente a un
registro determinado escribiendo el nordm del registro
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Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser
largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un
registro a otro con los botones de desplazamiento en estos
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En Buscar en Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor
Hacer clic en el botoacuten Buscar siguiente
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abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia donde podremos hacer todo esto
En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los datos del origen de datos que se combinaraacuten con el documento principal)
Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generaraacute una carta (o mensaje de correo electroacutenico o etiqueta etc)
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Si la lista es muy extensa con el botoacuten Buscando se abriraacute el cuadro de
diaacutelogo Buscar entrada donde podemos introducir un valor y un campo y
se posicionaraacute en el primer destinatario que tenga el valor en ese campo
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correspondencia por ejemplo con el icono y clic
En la pestantildea Filtrar registros vamos poniendo la condicioacuten que deberaacuten cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados Se puede poner una condicioacuten o varias En la primera liacutenea se va formando la primera condicioacuten
En Campo seleccionamos el campo
que va a formar parte de la condicioacuten
En Comparacioacuten seleccionamos el tipo de comparacioacuten que vamos a utilizar Los tipos de operaciones son los conocidos (igual distinto menor que mayor que etc)
En Comparado con se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando la comparacioacuten es Vaciacuteo o No vaciacuteo
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definimos estas asociaciones este cuadro de diaacutelogo tambieacuten se
puede abrir siempre que veamos en pantalla un botoacuten Asignar
campos
En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estaacutendares que utilizar Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de datos que corresponde al campo estaacutendar
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enviar a la impresora el resultado de la
combinacioacuten
Podemos imprimir Todos los registros (todos los
destinatarios despueacutes de aplicar los filtros) el Registro
actual (el que estamos visualizando en este momento o un
grupo de registros (Desde - Hasta)
Desde ponemos el nuacutemero de orden del primer registro a combinar dejarlo en blanco indica desde el primero
Hasta ponemos el nuacutemero de orden del uacuteltimo registro a
combinar dejarlo en blanco indica hasta el uacuteltimo
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Permite abrir el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes
Permite insertar en la posicioacuten del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente
Permite insertar en la
posicioacuten del cursor una liacutenea de saludos tal
como vimos con el asistente
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del cursor un campo del origen
de datos
Permite resaltar los campos combinados si la
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localizarlos dentro del documento
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documento de tipo etiquetas
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Para incluir un campo de combinacioacuten hacer clic en el icono
de la pestantildea Correspondencia y se abriraacute el cuadro Insertar campo de combinacioacuten con la lista de todos los campos del origen de datos seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botoacuten Insertar Podemos insertar asiacute todos los campos que queramos
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botoacuten
Este botoacuten permite ver el documento
principal con los nombres de los campos
o bien con los datos
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de datos apareceraacuten resaltados
Pues los siguientes botones permiten
desplazarse por las filas del origen
para comprobar por ejemplo si los
datos que salen son los esperados
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primer registro del origen
Permite visualizar el uacuteltimo
registro
Permite visualizar el
registro anterior
Permite visualizar el
registro siguiente
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registro determinado escribiendo el nordm del registro
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Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser
largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un
registro a otro con los botones de desplazamiento en estos
casos se utiliza hacer Clic
En Buscar ponemos el valor que queremos buscar
En Buscar en Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor
Hacer clic en el botoacuten Buscar siguiente
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Haciendo clic en el icono se
abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia donde podremos hacer todo esto
En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los datos del origen de datos que se combinaraacuten con el documento principal)
Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generaraacute una carta (o mensaje de correo electroacutenico o etiqueta etc)
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Si queremos modificarel valor de alguacuten dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en la parte inferior y pulsamos Edicioacuten
Si la lista es muy extensa con el botoacuten Buscando se abriraacute el cuadro de
diaacutelogo Buscar entrada donde podemos introducir un valor y un campo y
se posicionaraacute en el primer destinatario que tenga el valor en ese campo
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Primero tenemos que situarnos en el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia por ejemplo con el icono y clic
En la pestantildea Filtrar registros vamos poniendo la condicioacuten que deberaacuten cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados Se puede poner una condicioacuten o varias En la primera liacutenea se va formando la primera condicioacuten
En Campo seleccionamos el campo
que va a formar parte de la condicioacuten
En Comparacioacuten seleccionamos el tipo de comparacioacuten que vamos a utilizar Los tipos de operaciones son los conocidos (igual distinto menor que mayor que etc)
En Comparado con se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando la comparacioacuten es Vaciacuteo o No vaciacuteo
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Si queremos ordenar los destinatarios por alguacuten campo de ordenacioacuten (por ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea maacutes faacutecil entregarlas a mis empleados)
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El icono abre el cuadro de diaacutelogo Asignar campos donde
definimos estas asociaciones este cuadro de diaacutelogo tambieacuten se
puede abrir siempre que veamos en pantalla un botoacuten Asignar
campos
En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estaacutendares que utilizar Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de datos que corresponde al campo estaacutendar
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La opcioacuten Imprimir documentos permite
enviar a la impresora el resultado de la
combinacioacuten
Podemos imprimir Todos los registros (todos los
destinatarios despueacutes de aplicar los filtros) el Registro
actual (el que estamos visualizando en este momento o un
grupo de registros (Desde - Hasta)
Desde ponemos el nuacutemero de orden del primer registro a combinar dejarlo en blanco indica desde el primero
Hasta ponemos el nuacutemero de orden del uacuteltimo registro a
combinar dejarlo en blanco indica hasta el uacuteltimo
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Permite insertar en la posicioacuten
del cursor un campo del origen
de datos
Permite resaltar los campos combinados si la
opcioacuten estaacute activada los datos
correspondientes a campos combinados
aparecen resaltados de esta forma es maacutes faacutecil
localizarlos dentro del documento
Distribuir etiquetas Esta
opcioacuten estaacute disponible con un
documento de tipo etiquetas
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Para incluir un campo de combinacioacuten hacer clic en el icono
de la pestantildea Correspondencia y se abriraacute el cuadro Insertar campo de combinacioacuten con la lista de todos los campos del origen de datos seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botoacuten Insertar Podemos insertar asiacute todos los campos que queramos
Si queremos ver el aspecto que tendraacute el
documento combinado hacer clic en el
botoacuten
Este botoacuten permite ver el documento
principal con los nombres de los campos
o bien con los datos
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Hacer clic sobre el icono
los campos del origen
de datos apareceraacuten resaltados
Pues los siguientes botones permiten
desplazarse por las filas del origen
para comprobar por ejemplo si los
datos que salen son los esperados
Permite ver los datos del
primer registro del origen
Permite visualizar el uacuteltimo
registro
Permite visualizar el
registro anterior
Permite visualizar el
registro siguiente
Este cuadro permite saber queacute registro se estaacute
visualizando y tambieacuten permite ir directamente a un
registro determinado escribiendo el nordm del registro
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Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser
largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un
registro a otro con los botones de desplazamiento en estos
casos se utiliza hacer Clic
En Buscar ponemos el valor que queremos buscar
En Buscar en Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor
Hacer clic en el botoacuten Buscar siguiente
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Haciendo clic en el icono se
abre el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia donde podremos hacer todo esto
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Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generaraacute una carta (o mensaje de correo electroacutenico o etiqueta etc)
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Si la lista es muy extensa con el botoacuten Buscando se abriraacute el cuadro de
diaacutelogo Buscar entrada donde podemos introducir un valor y un campo y
se posicionaraacute en el primer destinatario que tenga el valor en ese campo
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Primero tenemos que situarnos en el cuadro de diaacutelogo Destinatarios de combinar
correspondencia por ejemplo con el icono y clic
En la pestantildea Filtrar registros vamos poniendo la condicioacuten que deberaacuten cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados Se puede poner una condicioacuten o varias En la primera liacutenea se va formando la primera condicioacuten
En Campo seleccionamos el campo
que va a formar parte de la condicioacuten
En Comparacioacuten seleccionamos el tipo de comparacioacuten que vamos a utilizar Los tipos de operaciones son los conocidos (igual distinto menor que mayor que etc)
En Comparado con se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando la comparacioacuten es Vaciacuteo o No vaciacuteo
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Si queremos ordenar los destinatarios por alguacuten campo de ordenacioacuten (por ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea maacutes faacutecil entregarlas a mis empleados)
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El icono abre el cuadro de diaacutelogo Asignar campos donde
definimos estas asociaciones este cuadro de diaacutelogo tambieacuten se
puede abrir siempre que veamos en pantalla un botoacuten Asignar
campos
En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estaacutendares que utilizar Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de datos que corresponde al campo estaacutendar
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enviar a la impresora el resultado de la
combinacioacuten
Podemos imprimir Todos los registros (todos los
destinatarios despueacutes de aplicar los filtros) el Registro
actual (el que estamos visualizando en este momento o un
grupo de registros (Desde - Hasta)
Desde ponemos el nuacutemero de orden del primer registro a combinar dejarlo en blanco indica desde el primero
Hasta ponemos el nuacutemero de orden del uacuteltimo registro a
combinar dejarlo en blanco indica hasta el uacuteltimo
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Para incluir un campo de combinacioacuten hacer clic en el icono
de la pestantildea Correspondencia y se abriraacute el cuadro Insertar campo de combinacioacuten con la lista de todos los campos del origen de datos seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botoacuten Insertar Podemos insertar asiacute todos los campos que queramos
Si queremos ver el aspecto que tendraacute el
documento combinado hacer clic en el
botoacuten
Este botoacuten permite ver el documento
principal con los nombres de los campos
o bien con los datos
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Hacer clic sobre el icono
los campos del origen
de datos apareceraacuten resaltados
Pues los siguientes botones permiten
desplazarse por las filas del origen
para comprobar por ejemplo si los
datos que salen son los esperados
Permite ver los datos del
primer registro del origen
Permite visualizar el uacuteltimo
registro
Permite visualizar el
registro anterior
Permite visualizar el
registro siguiente
Este cuadro permite saber queacute registro se estaacute
visualizando y tambieacuten permite ir directamente a un
registro determinado escribiendo el nordm del registro
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largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un
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En Buscar en Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor
Hacer clic en el botoacuten Buscar siguiente
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En Campo seleccionamos el campo
que va a formar parte de la condicioacuten
En Comparacioacuten seleccionamos el tipo de comparacioacuten que vamos a utilizar Los tipos de operaciones son los conocidos (igual distinto menor que mayor que etc)
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campos
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los campos del origen
de datos apareceraacuten resaltados
Pues los siguientes botones permiten
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para comprobar por ejemplo si los
datos que salen son los esperados
Permite ver los datos del
primer registro del origen
Permite visualizar el uacuteltimo
registro
Permite visualizar el
registro anterior
Permite visualizar el
registro siguiente
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En Campo seleccionamos el campo
que va a formar parte de la condicioacuten
En Comparacioacuten seleccionamos el tipo de comparacioacuten que vamos a utilizar Los tipos de operaciones son los conocidos (igual distinto menor que mayor que etc)
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registro a otro con los botones de desplazamiento en estos
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correspondencia por ejemplo con el icono y clic
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En Campo seleccionamos el campo
que va a formar parte de la condicioacuten
En Comparacioacuten seleccionamos el tipo de comparacioacuten que vamos a utilizar Los tipos de operaciones son los conocidos (igual distinto menor que mayor que etc)
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campos
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actual (el que estamos visualizando en este momento o un
grupo de registros (Desde - Hasta)
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combinar dejarlo en blanco indica hasta el uacuteltimo
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Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generaraacute una carta (o mensaje de correo electroacutenico o etiqueta etc)
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En la pestantildea Filtrar registros vamos poniendo la condicioacuten que deberaacuten cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados Se puede poner una condicioacuten o varias En la primera liacutenea se va formando la primera condicioacuten
En Campo seleccionamos el campo
que va a formar parte de la condicioacuten
En Comparacioacuten seleccionamos el tipo de comparacioacuten que vamos a utilizar Los tipos de operaciones son los conocidos (igual distinto menor que mayor que etc)
En Comparado con se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando la comparacioacuten es Vaciacuteo o No vaciacuteo
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puede abrir siempre que veamos en pantalla un botoacuten Asignar
campos
En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estaacutendares que utilizar Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de datos que corresponde al campo estaacutendar
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combinacioacuten
Podemos imprimir Todos los registros (todos los
destinatarios despueacutes de aplicar los filtros) el Registro
actual (el que estamos visualizando en este momento o un
grupo de registros (Desde - Hasta)
Desde ponemos el nuacutemero de orden del primer registro a combinar dejarlo en blanco indica desde el primero
Hasta ponemos el nuacutemero de orden del uacuteltimo registro a
combinar dejarlo en blanco indica hasta el uacuteltimo
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que va a formar parte de la condicioacuten
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campos
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grupo de registros (Desde - Hasta)
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combinar dejarlo en blanco indica hasta el uacuteltimo
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En Campo seleccionamos el campo
que va a formar parte de la condicioacuten
En Comparacioacuten seleccionamos el tipo de comparacioacuten que vamos a utilizar Los tipos de operaciones son los conocidos (igual distinto menor que mayor que etc)
En Comparado con se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando la comparacioacuten es Vaciacuteo o No vaciacuteo
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combinacioacuten
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destinatarios despueacutes de aplicar los filtros) el Registro
actual (el que estamos visualizando en este momento o un
grupo de registros (Desde - Hasta)
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puede abrir siempre que veamos en pantalla un botoacuten Asignar
campos
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enviar a la impresora el resultado de la
combinacioacuten
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destinatarios despueacutes de aplicar los filtros) el Registro
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grupo de registros (Desde - Hasta)
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La opcioacuten Imprimir documentos permite
enviar a la impresora el resultado de la
combinacioacuten
Podemos imprimir Todos los registros (todos los
destinatarios despueacutes de aplicar los filtros) el Registro
actual (el que estamos visualizando en este momento o un
grupo de registros (Desde - Hasta)
Desde ponemos el nuacutemero de orden del primer registro a combinar dejarlo en blanco indica desde el primero
Hasta ponemos el nuacutemero de orden del uacuteltimo registro a
combinar dejarlo en blanco indica hasta el uacuteltimo
Universidad Nacional Federico Villarreal 2012
Prof Antoni Zuacutentildeiga Paacutegina 61
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Hasta ponemos el nuacutemero de orden del uacuteltimo registro a
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