Post on 24-Apr-2015
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UNIVERSIDAD NACIONAL JORGE BASADRE GROHMANN
FACULTAD CIENCIAS AGROPECUARIAS
ESCUELA ACADEMICO PROFESIONAL EN INDUSTRIAS ALIMENTARIAS
“DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS”
INTEGRADO POR:
CLARET MAMANI MAMANI
MILAGROS MAYHURE CHAMBILLA
MARIELA CHOQUE ALBERTO
DORIS LANCHIPA COHAILA
FLOR MANSILLA LLANOS
HILDA CHAMBI
PROFESOR: Lic. JUBER AMILCAR GAVIDIA ANTICONA
CURSO: TALLER DE LENGUAJE
ESPECIALIDAD: INDUSTRIAS ALIMETARIAS
TEMA: DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
TACNA-PERU
2012
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DEDICATORIA
A Dios por ser nuestra guía espiritual y quien nos anima a seguir hacia
adelante.
A nuestro profesor, por su colaboración a la realización de este presente
trabajo monográfico.
A nuestros padres por su apoyo y comprensión, por enseñarnos que la
perseverancia y el esfuerzo son el camino para lograr nuestros objetivos en el
futuro.
INDICE GENERAL
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DEDICATORIA......................................................................................................1
INTRODUCCION...................................................................................................5
OBJETIVOS..........................................................................................................4
CAPITULO I…………………………………………………………………………....6
1. Definición del documento…………………………………………………..7
2. Características del documento…………………………………………..8
3. Funciones del documento…………………………………………………9
CAPITULO II………………………………………………………………………….10
1. Tipos de documentos administrativos……………………………….11
2. Funciones de los documentos administrativos………………………17
CAPITULOIII………………………………………………………………………….20
1. Solicitud………………………………………………………………………21
2. Memorándum………………………………………………………………..22
3. Carta…………………………………………………………………………..25
CONCLUSIONES……………………………………………………………………
REFERENCIA
BIBLIOGRAFICA………………………………………………………………………
ANEXO………………………………………………………………………………...
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RESUMEN
La redacción administrativa hoy en día es muy importante en la sociedad ya
que con esta nos desenvolveremos en el ámbito laboral, ya sea en empresas
privadas o públicas. Es por ello que en el presente trabajo, producto del
esfuerzo realizado en conjunto, nos hemos centrado en los documentos más
usados, de los cuales desarrollaremos: su utilidad, en que situaciones se
emplean, cuáles son sus partes, entre otras. Al terminar esta lectura no solo
sabrá como redactar estos documentos administrativos sino también sabrá
cuando emplearlos y qué se necesita para su entrega.
En el siguiente trabajo abarcaremos toda acerca de la redacción, empezando
por su concepto, tipos y los documentos administrativos más usados hoy en
día, tales son: el oficio, la solicitud, el memorando, la carta, el informe, el
informe técnico, el contrato y el currículo vitae. Abarcaremos también los
conceptos, partes, clases y áreas de difusión de los documentos
administrativos ya mencionados, para un mejor entendimiento del tema.
OBJETIVOS:
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Conocer los conceptos generales de los documentos administrativos.
Redactar correctamente diferentes clases de documentos.
Analizar y comprender al redactar un documento.
CAPÍTULO I. DOCUMENTO
INTRODUCCIÓN
Desde el inicio en que se crea lo que conocemos como información, la
sociedad tenía la necesidad de plasmar esas ideas por escrito, para que
perdurara en el tiempo, ayudando a las personas en la organización, se
cumplieran leyes que regulen las acciones de la sociedad y se diera a conocer
los hechos relevantes de la historia. Así que se creó lo que hoy conocemos
como los “ Documentos” en cualquiera de sus funciones, esos que
permitieran el desarrollo individual, grupal y sociocultural de cada uno como ser
independiente, cubriendo parte de sus necesidades. Una vez que estos
documentos tienen la información, deben recopilarse y preservarse con mucho
cuidado si se encuentra en un Archivo de una institución o en el de un hogar,
ya que ellos son los que permiten la identificación de cada ser humano a la
hora de realizar cualquier trámite legal.
A continuación este trabajo describe detalladamente lo que serian los
documentos desde su concepto más general hasta conocer como se denomina
en la archivística, los procesos legales que los conforman a nivel nacional en
Venezuela, sus características externas e internas, la relación que tienen con la
entidad productora, las características del documento de archivo, las funciones
del documento, entre ellos (su valor testimonial científico/informativo:
fehaciente, autentico e imparcial. La garantía de la democracia y del estado de
derecho, la objetividad, la autenticidad, la originalidad etc.). También se
observara la clasificación de los documentos de archivo, ya sea por su tipo o su
tradición. Los documentos administrativos que utilizamos para el desempeño
de nuestra vida diaria, por ello se puede decir, que estos primeros inicios de los
documento han hecho que día a día se desarrollen y ya no sean solo de
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nuestra vida diaria, por ello se puede decir, que estos primeros inicios de los
documento han hecho que día a día se desarrollen y ya no sean solo
documentos sino, que cumplan funciones diversas como los administrativos,
su definición sea distinta, a medida que cambie las etapas, sus características,
el carácter seriado: la génesis, la exclusividad, la interrelación, los tipos
(documentos de iniciación, de instrucción y terminación), las funciones, el ciclo
vital de los documentos, el valor de los documentos, las edades de los
documentos (edad activa, semiactiva e inactiva).
Definición de documento
Entre los autores que más han investigado la naturaleza del documento,
destacan Paul Otlet y la francesa Suzanne Briet, ellos establecen que: Un
documento es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el
ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas,
públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo
de soporte, en lengua natural o convencional. Es el testimonio de una actividad
humana fijada en un soporte.
El concepto de documento varía según se le mire desde los puntos de vista de
los profesionales de las distintas ciencias relacionadas con el mismo:
historiadores, diplomatistas, juristas, archiveros, bibliotecarios,
documentalistas, museólogos, entre otros. En un sentido muy amplio y
genérico, documento es un objeto corporal producto de la actividad humana,
que sirve de fuente de conocimiento y que demuestra o prueba algo. O el
testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable que
contiene información
Características de los documentos:
• Génesis. Los documentos son el resultado de una actividad natural
dentro de la estructura orgánica de las instituciones.
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• Carácter seriado: Los actos administrativos dan lugar a un
documento, cuando estos se repiten a través del tiempo y producen
documentos similares constituyen series documentales
• Exclusividad: La información que contiene los documentos de archivo
rara vez se encuentra en otro documento con idéntica extensión e intensidad
• Fiabilidad Esta se mantiene cuando no se añaden criterios de
valoración
• Integridad: Los documentos deben mantener sus caracteres internos y
externos intactos.
• Manejabilidad: Cada documento debe ser accesible, localizable,
recuperable, presentable e interpretable
• Testimonial: Sirven como prueba jurídica, social, económica, política y
administrativa de la Nación
• Fe pública: se le otorga una garantía por parte del funcionario público
con el fin de evitar falsificaciones
• Interrelación: Un único documento no tiene ningún valor archivístico, los
documentos tienen valor al estar integrados a un conjunto (serie)
Funciones del documento:
Su función principal es la de soporte y registro de datos e información, sobre
algún hecho o suceso. Así como también transmitir información y servir de
testimonio. El documento es el soporte material del conocimiento y la memoria
de la humanidad y, si bien hay otras fuentes susceptibles de ofrecer
información, como demandas a personas u organismos, asistencia a
conferencias, programas de radio o TV, incluso estas tendrán su origen en
documentos
Importancia del documento:
Los documentos sin importar su formato (papel, digital, etc.) son de vital
importancia para la humanidad ya que ellos guardan muchas de las actividades
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que el hombre va desarrollando a través del tiempo. Forman parte de su
bastión histórico y su legado más grande. Ya que en ellos el hombre
prácticamente guarda todo lo que realiza mientras interactúa entre sí y con su
entorno. Los hay de muchos tamaños, colores y formas; así como también con
distintas funciones. Los hay históricos, administrativos, judiciales y para usted
de contar, todos con gran importancia para sus generadores y sus usuarios.
Desde que el hombre invento la escritura y comenzó a documentar su andar y
vivir el documento escrito se convirtió en el principal medio de transmisión de
su historia ya que como dicen los expertos; la historia contada de manera oral y
en la transmisión de persona a persona seguro se tergiversaría y deformaría a
través del paso del tiempo.
Clasificación de los documentos :
Por el tipo documental
El tipo documental es el atributo de un documento de archivo, que se origina en
la actividad administrativa a la que sirve este documento
Arcángel Sánchez Gómez 2008, clasifica a los documentos según el tipo
documental en:
• Dispositivos o imperativos: una persona asienta su autoridad con la
intención de que esta sea obedecida. (Ley, decreto, resolución sentencia,
bulas, etc.
• Testimoniales o probatorios: Una autoridad asienta o acepta una
información, haciendo que tenga valor legal (registros de matrimonio, de
propiedad, una patente, actas de reuniones, certificados emitidos, los balances
y libros contables, etc.
• Informativos o noticiosos: Una persona cualquiera o institución asienta
una información o noticia relacionada con una tramitación (Oficios, cartas,
memorándums, circulares, notas, telegramas, informes técnicos y científicos,
documentos contables, administrativos, presupuestarios y otros incluidos en
soporte magnético.
Por la tradición documental
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La Tradición documental se refiere al carácter o atributo de un documento de
archivo que se origina en lo objetivo que persigue cada uno de sus ejemplares
y permite clasificar tales ejemplares como original, copia, borrador y minuta.
Por tradición documental podemos encontrar:
• Original: es el ejemplar de un documento autentico, cuyo texto presenta
todos los requisitos que lo habilitan (habilitaron) para cumplir el objetivo al que
está o estaba destinado.
• Copia: es el ejemplar de un documento que contiene el texto original
pero que no ha sido producido para cumplir el objetivo por el cual se creó el
documento, por lo tanto, omite requisitos del original o lleva la advertencia “ES
COPIA”
• Borrador: es un documento provisional, preparatorio previo al ejemplar
original. No cumple más requisitos que contener el texto. Se encuentra en
situación marginal con respecto a la archivalìa, ya que no suele ser
considerado parte de ella.
• Minuta: es un boceto, esquema o enumeración de asuntos que habrán
de volcarse al documento original. Notas de lo dicho en una reunión. Esquema
que un jefe entrega a su secretaria para que redacte una carta. No forma parte
de la archiva lía.
CAPÍTULO II DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS:
Definición de documento administrativo
Es toda expresión en lenguaje oral, escrito, natural o codificado, grabada en
cualquier clase de soporte material, y cualquier expresión grafica, testimonio de
la existencia, de las actividades o de las funciones de una persona física o
jurídica, con exclusión de las obras publicadas que integran el patrimonio
bibliográfico.
Según el autor Manuel Vásquez, es un soporte modificado por un texto al
1
adherido que surge como resultado de una actividad administrativa y tiene
como fin impartir una orden, probar algo o meramente transmitir una
información, útil para el tramite.
Características del documento administrativo
Se pueden apreciar una serie de características que determinan el que un
documento pueda ser calificado como documento administrativo.
Producen efectos: No cabe calificar de documento administrativo a
aquellos documentos que no están destinados a la producción de efecto
alguno como son, por ejemplo, los resúmenes, extractos...Los
documentos administrativos siempre producen efectos frente a terceros
o en la propia organización administrativa.
Son emitidos por un órgano administrativo: El emisor de un documento
administrativo - aquél que lo produce - es siempre uno de los órganos
que integran la organización de una Administración Pública.
Un documento es válido cuando su emisión cumple con una serie de
requisitos formales y sustantivos, exigidos por las normas que regulan la
actividad administrativa.
Tipos de documentos administrativos:
• Documentos de iniciación
Acuerdo de iniciación del procedimiento
Es el documento por el que se inicia un procedimiento administrativo de oficio,
por ejemplo: el acuerdo de iniciación de un procedimiento sancionador. Los
procedimientos se inician de oficio en los siguientes casos: cuando por propia
iniciativa el órgano competente lo considera oportuno, como consecuencia de
orden superior, por petición razonada de otros órganos o por denuncia. El
documento debe, además, ser notificado a los posibles interesados.
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Requerimiento de subsanación de defectos en la solicitud
Es el documento a través del cual se comunica al interesado en un
procedimiento que la solicitud por el presentada no reúne todos los requisitos o
no acompaña todos los documentos que se exigen en la normativa
correspondiente, por lo que se notifica esta incidencia a efectos de que
subsane tal deficiencia en un plazo determinado (10-15 días), ya que de lo
contrario se considera que ha desistido y el procedimiento se archivaría,
terminando su tramitación.
Petición de mejora voluntaria de la solicitud
Este documento puede ser utilizado en aquellos procedimientos que se han
iniciado a solicitud del interesado, y en el que el órgano competente aprecia
que la solicitud recibida puede ser modificada o mejorada voluntariamente por
el interesado por considerarlo conveniente para el desarrollo del procedimiento.
Por ejemplo un procedimiento de concesión de una subvención, iniciado por un
interesado que solicita unos importes menores a los que en la norma
reguladora de ese procedimiento se le conceden, por lo que cabría modificar o
mejorar esa solicitud.
Acuerdo de adopción de medidas provisionales
Estos acuerdos se adoptan en aquellos procedimientos administrativos en los
que se quiere, existiendo elementos de juicio para ello, asegurar los efectos de
la resolución que en su día se dicte y para ello el órgano administrativo
competente acuerda las oportunas medidas provisionales que estarán vigentes
durante el tiempo que dure el procedimiento.
Acuerdo de acumulación de procedimientos
La acumulación de procedimientos se da en aquellos supuestos en que tanto si
estos se han iniciado de oficio como a solicitud del interesado se detecta que
por tener elementos comunes, por ejemplo en el contenido del procedimiento,
pueden acumularse o unirse para que su tramitación se lleve a cabo
conjuntamente.
1
Acuerdo de práctica simultánea de trámites
Es el documento a través del cual se notifica a las personas interesadas en un
procedimiento que se van a llevar a cabo varios trámites del procedimiento en
un mismo acto al tener entre ellos una naturaleza similar.
• Documentos de instrucción
Acuerdo de apertura de un período de prueba
Es el documento a través del cual el órgano competente en la tramitación de un
procedimiento notifica a las personas interesadas en el mismo que se abre un
período probatorio, en el que se practicarán pruebas (bien las solicitadas por
los interesados, bien las acordadas por el órgano) para acreditar los hechos
que se valoran en el procedimiento.
Acuerdo de práctica de prueba
Es el documento a través del cual el órgano competente en la tramitación de un
procedimiento comunica a las personas interesadas en el mismo, el día, hora y
lugar en que se llevaran a cabo las pruebas cuya práctica se ha acordado en el
procedimiento.
Acuerdo por el que se rechazan las pruebas propuestas.
Es el documento a través del cual el órgano competente en la tramitación de un
procedimiento rechaza las pruebas que han sido propuestas por el interesado o
interesados en el procedimiento, notificando esta circunstancia a los mismos e
indicando los motivos de ese rechazo.
Oficio de petición de informe preceptivo no determinante
Los oficios son documentos que se utilizan para la comunicación entre
unidades y órganos administrativos, en concreto con este tipo de oficio se
solicitan aquellos informes que no siendo preceptivos por establecerse así en la
normativa aplicable, a juicio del órgano competente no resultan imprescindibles
para la resolución del procedimiento. Si estos informes no son emitidos en el
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plazo previsto legalmente no se interrumpe el plazo que se tiene para resolver
un procedimiento, sino que se continúa la tramitación del mismo.
Oficio de petición de informe preceptivo determinante
Los oficios son documentos que se utilizan para la comunicación entre
unidades y órganos administrativos, en concreto con este tipo de oficio se
solicitan aquellos informes que, siendo preceptivos por establecerse así en la
normativa aplicable, a juicio del órgano competente resultan imprescindibles
para dictar la resolución de un procedimiento. Si estos informes no son
emitidos en el plazo previsto legalmente se interrumpe el plazo para resolver el
procedimiento, y por tanto no se podrá seguir con la tramitación del mismo
hasta que no se reciba dicho informe.
Oficio de petición de informe facultativo
Los oficios son documentos que se utilizan para la comunicación entre
unidades y órganos administrativos, en concreto con este tipo de oficio se
solicitan aquellos informes que sirven para obtener datos, opiniones o
valoraciones que el órgano administrativo estima convenientes para resolver un
procedimiento, pero que la normativa aplicable no exige que se soliciten. En
ningún caso su no recepción puede suponer una interrupción de plazos en la
tramitación de dicho procedimiento.
Citación de comparecencia
La citación es una notificación a través de la cual se le comunica al interesado
o interesados en un procedimiento que han de comparecer ante las oficinas
públicas, indicándose al efecto el lugar, fecha, hora y objeto de la
comparecencia, así como las consecuencias que acarrea el no personarse en
las citadas dependencias.
Concesión del trámite de audiencia
Es el documento a través del cual se notifica al interesado o interesados en un
procedimiento que se ha iniciado el trámite de audiencia. Con este trámite el
1
interesado o interesados tienen la posibilidad de examinar, en un plazo que
viene determinado legalmente, el procedimiento que se está llevando a cabo, a
la vista del cual pueden formular nuevas alegaciones o aportar nuevos
documentos que consideren importantes para la resolución que en su día se
dicte.
Acuerdo de apertura del período de información pública
Es el documento a través del cual se notifica al interesado o interesados en un
procedimiento la decisión del órgano competente de abrir un periodo de
información pública para dar a conocer a cualquier persona física o jurídica que
esté interesada los trámites de un procedimiento, para ello se determina, un
lugar un plazo y un horario, durante el cual se podrán presentar las alegaciones
que se estimen convenientes.
Acuerdo de ampliación de plazos
Es un documento a través del cual el órgano competente en la tramitación de
un procedimiento notifica al interesado o interesados en el procedimiento que
se han ampliado los plazos que legalmente están establecidos para resolver el
mismo, ello siempre y cuando no se perjudiquen derechos de terceras
personas y las circunstancias del procedimiento así lo aconsejen. Esta
ampliación de plazos la puede conceder la Administración de oficio o a petición
de los interesados.
Existen dos supuestos de ampliación:
1. Una ampliación de plazos que no exceda de la mitad de los establecidos
por la normativa aplicable. Esta ampliación puede concederse de oficio
por la Administración o a petición del interesado y siempre que no se
perjudiquen derechos de terceras personas.
2. Una ampliación de plazos no superior al plazo inicialmente establecido
por la normativa aplicable a la tramitación de un procedimiento. Esta
ampliación la decide de oficio la Administración en aquellos supuestos
en que el volumen de solicitudes formuladas por los interesados en un
1
procedimiento impidan el cumplimiento de los plazos previstos en el
citado procedimiento.
Acuerdo de tramitación de urgencia
Es el documento a través del cual el órgano competente en la tramitación de un
procedimiento acuerda bien de oficio o bien a solicitud del interesado la
reducción a la mitad de los plazos establecidos legalmente para la resolución
un procedimiento.
Acreditación de la notificación
Es una diligencia a través de la cual consta que se ha practicado la notificación
al interesado o interesados en la tramitación de un procedimiento de un
determinado acto o actos. En este documento se reflejan entre otras
cuestiones, el medio utilizado para llevar a cabo la notificación: fax, servicio
postal, mensajería, etc., así como las circunstancias que han concurrido en la
práctica o no de la notificación: si se ha notificado al interesado, su
representante, si la notificación ha sido rechazada, si es desconocido el lugar
de la notificación, etc.
• Documentos de terminación
Resolución de caducidad por paralización del procedimiento imputable al
interesado
Esta resolución la adopta el órgano administrativo competetente en aquellos
procedimientos iniciados a solicitud del interesado y que por motivos
imputables al mismo el procedimiento ha quedado paralizado durante un
tiempo superior al establecido legalmente, llegándose en este caso al archivo
del expediente y a su notificación al interesado.
Resolución de caducidad de procedimientos iniciados de oficio susceptibles de
producir efectos desfavorables o de gravamen
Esta resolución la adopta el órgano administrativo competente en aquellos
procedimientos que se han iniciado de oficio y en los cuales no se ha dictado
1
resolución expresa en el plazo máximo para resolver y notificar. Esta resolución
sólo se produce en aquellos supuestos de procedimientos iniciados de oficio y
que sean susceptibles de producir efectos desfavorables o de gravamen.
Resolución tipo
La resolución es el documento administrativo que recoge las decisiones del
órgano competente que pone fin a un procedimiento, resolviendo todas las
cuestiones planteadas en éste.
Resolución de inadmisión
Es el documento que recoge las decisiones del órgano competente en cuanto a
la inadmisión de una solicitud de reconocimiento de derechos que no están
previstos en el Ordenamiento Jurídico o son manifiestamente carentes de
fundamento.
Certificación de acto producido por silencio administrativo
Es un documento que la Administración expide a petición del interesado
cuando la misma no ha dictado resolución expresa en un procedimiento en el
plazo legalmente establecido. La certificación de acto producido por silencio
administrativo tiene la misma validez que si se hubiese dictado resolución
expresa.
Acuerdo de suspensión de la ejecución de un acto
Este acuerdo lo adopta el órgano administrativo competente, bien de oficio o a
solicitud del interesado, en aquellos procedimientos en los que la ejecución de
la resolución pudiera causar perjuicios de imposible o difícil reparación para lo
cual pueden adoptarse las medidas cautelares necesarias para asegurar la
protección del interés público y la eficacia de la resolución.
1
Funciones de los documentos administrativos
Función de constancia. El documento asegura la pervivencia de las
actuaciones administrativas al constituirse en su soporte material. Se
garantiza así la conservación de los actos y la posibilidad de demostrar
su existencia, sus efectos y sus posibles errores o vicios, así como el
derecho de los ciudadanos a acceder a los mismos.
Función de comunicación. Los documentos administrativos sirven como
medio de comunicación de los actos de la Administración. Dicha
comunicación es tanto interna - entre las unidades que componen la
organización administrativa - como externa - de la Administración con los
ciudadanos y con otras organizaciones.
Ciclo vital de los documentos
Enfoque práctico sobre el estado del arte del expediente electrónico, desde el
punto de vista de las iniciativas reguladoras, de herramientas informáticas, de
gestión administrativa y de mejora de la calidad de vida de la ciudadanía.
Ciclo de vida de un expediente electrónico, y de los documentos que lo
compongan, entrando en detalle en su creación, tramitación, resolución,
notificación y archivo (o eliminación).
Valor de los documentos
El valor de los documentos se determina por la utilidad que presten en forma
inmediata o futura. Por ello, podemos clasificar en valor primario y secundario.
Tendrán valor primario los documentos que valoras de utilidad inmediata, entre
los cuales tendrás los relacionados con aspectos administrativos que pueden
ser: ingreso a la universidad, matrículas, contratos de servicio y otros que
consideras, conservar en tu archivo, tendrán valor primario.
También encontrarás los de aspecto contable o fiscal que tienen que ver con
movimientos de carácter monetario.
1
Los de aspecto legal que en su mayoría lo tiene implícito. El aspecto legal de
un documento representa los marcos que determina la Ley para respaldar
derechos u obligaciones. Por ejemplo, si tienes préstamos a través del Icfes o
compromisos que haces con la universidad para el pago de su semestre.
Serán de valor secundario aquellos que valoras a futuro. Este valor se
subdivide a su vez en dos categorías: predecible o evidenciar o sea, cuando la
importancia de la información puedes detectarla fácilmente y deseas
conservarla en forma permanente o determinas destruirla.
CAPITULO III
SOLICITUD:
1. Concepto:
Es un documento de uso oficial, que puede ser utilizado por una persona
natural o jurídica, para pedir a una autoridad administrativa el otorgamiento
de un derecho que nos asiste.
Por ejemplo: requerir constancias, certificados de estudios o de trabajo,
hacer trámites judiciales, solicitar reconocimientos, etc.
La Solicitud se redacta en papel simple, algunas entidades proporcionan el
documento impreso con la razón social, tan solo, para ser llenado por el
usuario con información específica sobre lo que solicita.
2, Partes de la solicitud:
a) SUMILLA:
Solicito: Certificado de estudios.
b) DESTINATARIO:
Hermana Directora del Colegio Fe y Alegría Nº10
Señor Director General de la RENIEC
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c) TEXTO O CUERPO:
Consta de tres aspectos:
Introducción.- En él se indicará los datos personales del solicitante como:
nombres, domicilio, documentos de identidad, etc.
La Explicación.- Se expondrá los motivos o causas en que basa su
petición o reclamo.
El Cierre.- Palabras con las que dan por terminada la solicitud y a la vez
reincide en lo solicitado
d). LUGAR Y FECHA:
Se debe colocar correctamente la fecha en la solicitud.
e). FIRMA:
Anexos Y Adjuntos.
f). CON COPIA (C.C)
En ocasiones se adjunta copia del DNI, etc.
3) Clases De Solicitud:
a) Solicitud individual:
Gestiona la atención de un derecho en forma individual.
Por más que una medida administrativa afecte por igual a dos o
más personas, cada cual deberá presentar su solicitud por
separado.
b) Solicitud colectiva:
Se emplea para pedir la atención de un derecho que se
considera de interés colectivo.
Recibe el nombre de memorial.
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La sumilla y el texto del memorial se redactan en primera
persona plural.
El exordio se elabora en términos generales o puede especificar
el domicilio legal de los solicitantes o identificar la comunicación
entre los petitorios y la autoridad destinataria.
El texto del memorial casi siempre contiene varios
considerandos o fundamento.
Los que firman el memorial lo hacen anotando el numero de sus
DNI a veces hasta sus direcciones domiciliarias.
MEMORANDUM:
1. Definición:
El término Memorándum ostenta un origen latino, que en términos
generales refiere a cosa que debe ser recordada, en tanto, el mismo, de
acuerdo al uso y el contexto en el cual se lo utilice tiene diferentes
significados.
Entonces en su referencia más básica, memorándum refiere a aquel
informe en el cual se expone determinada cuestión la cual deberá ser
tenida en cuenta llegado el momento de tratar el asunto o cuestión con
aunque también, en vez del formato de informe, el memorándum puede
ser un cuaderno o anotador destinado a tales efectos en el cual un
individuo o empresa apuntará todas aquellas cuestiones que sean
imprescindibles de recordar.
Por otra parte y en un contexto diplomático, se llamará memorándum a
aquella comunicación a través de la cual se recapitulan hechos y
razones que deberán ser tenidas en cuenta en los asuntos más
importantes que forman parte de la agenda de la delegación
diplomática en cuestión. Casi siempre los memorándums de este tipo no
son firmados por nadie.
1
También, un memorándum puede ser aquella nota que se envía por
mano a una persona que pertenece a la misma oficina, dependencia,
institución, e incluso a resguardo bancario, con el objetivo de
comunicarle determinado asunto.
Si bien el término correcto es el de memorándum tal como lo hemos estado
utilizando y mencionando nosotros, resulta muy común y frecuente que la
gente cambie a esta por la palabra memorando y la use en nombre de
memorándum. La palabra memorando es en realidad una derivación del
plural del vocablo original, memorando.
Asimismo, el término memorándum es muy utilizado como sinónimo de
oficio. En este sentido, se trata de un documento o comunicación escrita de
carácter oficial o protocolo, siendo su principal función la de relacionar a los
órganos administrativos de mayor jerarquía.
El memorándum de este tipo se utiliza para comunicar consultas,
disposiciones, órdenes e informes. También puede cumplir las funciones de
invitación, felicitación, colaboración y agradecimiento, entre otras variantes.
2) Partes Del Memorándum:
El memorando tiene las siguientes partes obligatorias:
Lugar y fecha
Código
Destinatario
Asunto
Cuerpo
Despedida o antefirma
Firma y pos firma
"con copia"
Pie de página.
Y las siguientes complementarias:
1
Membrete
Nombre del año
Referencia
Sello
Anexo
Referencias finales.
Algunos de los elementos arriba citados se omiten cuando el memorándum
consigna casos de poca trascendencia. El asunto, por ejemplo, puede excluirse
en exposiciones muy cortas; la antefirma no es necesaria cuando el frecuente
trato ha establecido confianza entre los corresponsales y rutina en los trámites;
la dirección se reduce en muchos casos al nombre del destinatario, etc.
Recordamos que la utilización del memorándum es interna, es decir, sólo
dentro de la empresa.
3) Clases De Memorándum:
1. Memorando simple:
Se utiliza para comunicar disposiciones; remitir, pedir y transcribir documentos;
dar a conocer la realización de actividades y la ejecución de tareas y, en
general, para informar asuntos diversos de trabajo a un solo destinatario. Se
usan Dentro de una dependencia y entre dependencias.
Características:
Comparte las mismas características con el oficio simple, pero con la diferencia
que en el código lleva la palabra "memorando" como nombre del documento.
2. Memorando múltiple:
Se utiliza para hacer conocer disposiciones o cualquier otra información, en
forma simultánea, a varios destinatarios.
Características:
1
Tiene las mismas características que posee el oficio múltiple, con la diferencia
que emplea "memorando múltiple" como nombre del documento. En algunas
entidades lo conocen como el nombre de "memorando circular".
CARTA :
1) Definición:
Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente)
enviada a un receptor (destinatario).
Normalmente, el nombre y la dirección del destinatario aparecen en el enfrente
del sobre. El nombre y la dirección del remitente aparecen en el reverso del
mismo (en el caso de sobres manuscritos) o en el anverso (en los sobres pre
impresos). Existen cartas sin remitente, en las que no está anotada la dirección
de quien envía la carta, bien por olvido o por omisión consciente del remitente.
La carta puede ser un texto diferente para cada ocasión, ya que el mensaje es
siempre distinto. En ese sentido, sólo en parte puede considerarse texto
plenamente expositivo.
2) Partes de la carta:
Las cartas formales, en particular las cartas comerciales, cuentan con los
siguientes conceptos:
Encabezado: nombre, dirección, fecha del día y lugar al que se dirige.
Saludo: personal o consolidado en fórmulas establecidas.
Exposición del asunto, con los temas pertinentes.
Despedida: escribir el nombre en la parte inferior de la carta.
Firma clara o también puede llevar su nombre.
La carta también se compone de:
Membrete: nombre, dirección, teléfono y ciudad de la empresa que la
escribe (remitente).
1
Fecha: ciudad, entidad federativa, día, mes y año en que se expide la
carta
Domicilio: nombre, dirección, ciudad y código postal de la persona a
quien se dirige la carta (destinatario).
Vocativo: expresión de cortesía que une al firmante con el
destinatario.
Texto: exposición del asunto que motiva la carta.
Despedida: expresión de cortesía que da término a la carta.
Antefirma: razón social o denominación de la casa.
Firma: nombre completo del remitente y su rúbrica.
Referencias finales: iníciales, mayúsculas y minúsculas
respectivamente, de la persona que dicta y de quien tipea la carta.
Otros datos: indicaciones de los anexos que se envían o el nombre de
las personas a quienes se remite copia del documento. Estas
anotaciones se hacen al calce y antes de las referencias finales.
Oyente: quien es el que recibe el mensaje.
Remitente: es quien envía la carta.
3) Estilos de Cartas:
El estilo de la carta debe ser adecuado para el receptor y entendible:
Formal, Una carta formal es la comunicación entre dos personas que no
se conocen o en la que el tema a tratar obliga a la utilización del
lenguaje formal. Suelen utilizar ciertas frases comunes para dirigirse a
quien se envía la carta denominadas fórmulas de cortesía.
Coloquial o informal, si se dirige a familia o amigos y se usa un
lenguaje coloquial que ambos entiendan.
Familiar, que podría ser un derivado de la anterior, con la única
diferencia de que ésta es específicamente para familiares.
Muy formal En estos casos se nota una distancia aun mayor con el
receptor. Además, al momento de colocar a quién se dirige la carta debe
1
ponerse: Señor/Señora (su cargo. Ej.: Directora de la institución)
Don/Doña (nombre y apellido).
4) Clases de Carta:
Amistosas o familiares.
Las que mandamos a personas con las que tenemos confianza. La
familia o los amigos.
Relaciones sociales.
Las que mandamos a la familia o amigos con motivo de un bautizo,
cumpleaños, boda.
Comerciales o profesionales.
Las que utilizan las empresas o bancos.
Circulares.
Cartas para muchas personas al mismo tiempo.
OFICIO:
1) DEFINICIÓN:
El oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar
disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para llevar a
cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de
colaboración, de agradecimiento, etcétera. Estas redacciones se utilizan
en instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios
profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre otras.
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2) CLASES
Oficio múltiple
Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido
a más de un destinatario, y por esta razón las instituciones o
dependencias incluyen el número de oficio, dejando puntos suspensivos
para escribir el nombre y el cargo del destinatario, para especificarlo
cuando el caso lo requiera. Esto sirve, además, para agilizar el proceso
que dure la documentación.
El texto de este tipo de documento se basa en la emisión de órdenes,
instrucciones, recomendaciones, sugerencias o informaciones a
diferentes oficinas o despachos simultáneamente.
El trato que se considera en el oficio múltiple es vertical descendente y
horizontal. Es decir, va dirigido a subordinados, o entre jefes de
instituciones del mismo nivel o jerarquía.
La estructura del oficio múltiple, básicamente, es igual que la del oficio
simple, no obstante lo cual es importante recordar que:
el número de oficio es el mismo para todos los ejemplares que se van a
distribuir; en el oficio múltiple, necesariamente, se escribe la palabra
distribución, que viene a ser la última parte de este tipo de oficio (véase
ejemplo).
Oficio de transcripción
La palabra transcripción nos indica la finalidad de este tipo de redacción:
es un documento que sirve para transcribir el contenido del oficio tal
como se da en el original, íntegramente y sin ninguna alteración. Todo el
fragmento o párrafo transcrito debe ir entre comillas y fiel al original.
Mediante este documento se emiten: resoluciones, circulares, directivas
u otros casos del mismo oficio.
El tipo de trato y/o relación que se cumple por medio de este documento
es el de autoridad a subordinados o entre autoridades del mismo nivel,
dentro y fuera. Este documento servirá para transcribir informes
relevantes e importantes. también nos indica la finalidad del partido.
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3) PARTES:
Membrete:
Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy
importante para un oficio.
Nombre de año:
Es la denominación que se le da al año actual P.Ej. "Año de la Paz
Mundial".
Lugar y fecha:
Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el
día, el mes y el año en curso.
Numeración:
En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el memorándum;
la palabra oficio con mayúsculas, seguida del número de expedición y
separada por una línea oblicua y, a continuación, las siglas de la
oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada por una línea
oblicua y el año en curso.
Destinatario:
Es la parte que abarca cuatro líneas o más, según lo requerido. Aquí
se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a
quien se dirige.
Asunto:
Es la cuarta parte y se escribe con mayúsculas la palabra ASUNTO,
seguida de dos puntos y luego, en resumen, se indica con claridad el
mensaje del texto, que se explicará en el cuerpo.
Referencia:
Es la quinta parte que se usa, sólo cuando es necesario mencionar la
numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido
se quiere dar respuesta. Esta palabra también se escribe con
mayúscula y debajo del asunto. En algunos casos esta parte del
1
oficio se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o
convenios.
Cuerpo o texto:
Es la parte central del documento, donde se dará a conocer el
mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy
brevemente. Generalmente existen expresiones para iniciar el texto,
tales como:
"Tengo a bien comunicarle..."
"Me es muy grato comunicarle..."
"Tengo el honor de dirigirme...
Despedida:
En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía. Existen,
también, expresiones conocidas como:
Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideración y
estima personal.
Atentamente,
Firma y pos firma:
Firma:- Se escribe la rúbrica a mano.
Pos firma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que
firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, más el
sello respectivo.
Iniciales:
Al igual que en el memorándum, las iniciales del remitente se escriben
con letras mayúsculas y, en minúsculas, las de la persona que
mecanografió el documento.
Anexo:
Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio, como
catálogos, revistas, tarjetas, programas, etc.
Distribución:
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Se usa, generalmente, en los oficios múltiples; aquí se menciona a las
personas y las dependencias a quienes va dirigido el oficio.
EL INFORME
1) Definición:
Es un documento por el cual se hace conocer el avance o la
culminación de acciones encomendadas o la ocurrencia de hechos
considerado de interés.
La autoridad puede pedir que personas particulares informes sobres sus
hechos o situaciones que conocen y que considere útiles para
esclarecer para solucionar problemas.
El informe tiene carácter de declaración jurada, quiere decir que la
persona que informe debe informa la verdad de lo contrario podrá ser
sancionado administrativo y penalmente.
Según los casos el informe puede ser breve o pormenorizado por lo
tanto, de extensión variable, pudiendo abarca incluso varias páginas.
Así mismo puede ser elaborado y firmado por más de una persona e ir
acompañada de cuadros, fotografías, videos, grabaciones, testimonios,
declaraciones, resúmenes, disquete, separatas, facturas, recibos, u
otros documentos. Para sustentar la información que se proporciona.
Él informe es utilizado por trabajadores del sector público y privado y se
redacta en papel A4.
Área de difusión:
El informe es un documento que se difunde solamente dentro de una
institución u empresa. Relaciona al subordinado con su superior y al jefe
de una dependencia con otro de su mismo nivel.
Facultad para firmar informe:
Los servidores que no desempeñan cargos para dirigirse a sus jefes
inmediatos.
Los que ocupan cargos para que se comunique con sus superiores y
con los de igual jerarquía.
2) Partes del informe:
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Lugar y remitente
Nº de informe
Remitente
Destinatario
Motivo
Cuerpo
Conclusión
Despedida
Firma
3) Clases:
Existen diferentes criterios para clasificar los informes. Por ejemplo: en
PNP los divide en administrativos y policiales en base al asunto que
trata. Nosotros, tentativamente, lo clasificamos en ordinario,
extraordinario y técnicos teniendo en cuenta las personas que las
emplea, la rigidez que observa en su redacción y regularidad que se
presentan:
Informe ordinario:
Usos:
Lo usa los que desempeña cargos para informar a sus superiores
sobre el avance de acciones programadas, sirve para evaluar el
desarrollo de acciones previstas, porque proporciona información
sobre el avance de periodos determinados en las que se ejecuta
dichas acciones.
Además constituye un verdadero documentos de trabajo por esto su
información debe ser fría, objetiva e imparcial.
Características:
Es regular y rígido
Puede ser diario, semanal, mensual, quincenal, bimestral,
trimestral, semestral, y otros.
Su remisión es obligatoria.
Por lo general es enumerado.
La mayoría lleva titulo y es enviado con oficio o memorando
de remisión.
1
Hay dependencia que usa formulario de acuerdo con la
información que reporta.
Informe extraordinario:
Usos:
El informe extraordinario lo usan los que desempeñan cargos,
los responsables o miembros de comisiones ( tenga o no
responsabilidad directiva) o cualquier otro servidor para
comunicar a sus superiores asuntos diversos de trabajo.
características.-
Es irregular y flexible, es decir, nos e fijan periodos
estrictos para su remisión y normas rígidas para su
redacción.
Los miembros extraordinarios se envían:
A pedido de la autoridad,
Cuando necesario comunicar sobre el avance o
culminación de una tarea encomendada, haya o no
petición de la superioridad, y Si se presentan casos
imprevistos de interés.
Pueden ser numerados o no. La numeración de los
informes extraordinarios e obligatorios solo si el remitente
desempeña cargo administrativos.
Son enviados directamente, sin oficio ni memorando de
revisión.
No llevan titulo.
Observaciones:
Los informes que presentan los servidores que no
desempeña cargos administrativos no llevan numeración
ni siglas, los mismos que los memorando que remiten.
Los informes ordinarios y extraordinarios llevan en el
código la sola denominación de "Informe".
Informe técnico:
Usos:
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El informe técnico lo usan los especialistas para informar sobre
acciones ejecutadas en el cumplimiento de la emisión.
Se redacta solamente cuando lo solicita la autoridad.
Es un documento instructivo. Ilustra, suministra elementos de
juicio, orienta acciones o solucionan problemas u hechos
delicados que requieren conocimientos especializados.
Es un instrumento valioso para la toma de decisiones.
Características:
El código lleva "informe técnico" como nombre de
documento.
Uso obligatoriamente "referencia"
Es numerado
El que firma lo hace con su respectivo sello de
colegiatura.
Subtítulos del texto del informe técnico:
Introducción .- Que específica el motivo o las razones que impulsa
la redacción del informe.
Antecedentes .- Que ofrece una breve historia de cómo se suscitan
los actos.
Análisis.- Examinan minuciosamente los hechos, en base
antecedentes, argumentos, pruebas, cargos y descargos y
disposiciones legales.
Conclusiones.- Que contiene la deducción lógica del análisis que
realiza, relación directo a hechos e ideas expuestas. En las
conclusiones todo aquello que fluye se presenta y expresa en
forma directa.
Recomendaciones.- Que sugiere posible soluciones con relación
al asunto tratado. La autoridad es libre de tomar en cuenta en la
toma decisiones.
CURRÍCULUM VÍTAE:
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1) Definición:
El plural de currículum se mantiene invariable.2 Cuando se hace
referencia al conjunto de asignaturas o materias que comprenden
una carrera o estudio se prefiere la forma currículo.
En otros idiomas, como el inglés o el francés, el
término currículum vítae se puede abreviar simplemente
como C.V. o sustituirlo por résumé, es decir, resumen o su
equivalente en cada idioma. Se suele reservar la
expresión currículum vitae o simplemente vita para los prolijos
currículos académicos. 3
Tiene su epestime del griego: correr, andar ligero, marchar.
2) Tipos de currículum vítae:
Cronológico: consiste en ordenar el currículum vítae del más
antiguo al más reciente. No es recomendable cuando se ha
cambiado de trabajo con frecuencia.
Inverso: permite destacar la experiencia laboral reciente.
Recomendable si ésta tiene relación con el puesto de trabajo
al que aspiramos.
Temático o Funcional: consiste en ordenar el currículum
vítae por bloques temáticos. Recomendable cuando la
experiencia es muy dispersa o cuando hay grandes espacios
de tiempo en los que no se ha trabajado.
3) Preparación del curriculum vítae:
Se debe tener en cuenta que la primera impresión de un
empleador hacia el postulante será el currículum para ello
deberá elegir un formato claro, preciso, corto y sin
exageraciones, falsedades o que se encuentre incompleto.
El aspecto deberá ser ordenado, prolijo, fácil de mirar y leer, y
además agradable. Puede llegar a estar acompañado de una
Carta de Presentación.
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En cuanto a la redacción debe ser lo más directo y breve
posible, sin palabras difíciles o frases rebuscadas. Se puede
utilizar negrita o cursiva en las áreas que se intenta resaltar.
No deberá contener errores ortográficos ni de ningún tipo.
4) SECCIONES DEL CURRICULUM VÍTAE:
Encabezado:
Esta sección contiene todos los datos básicos de la persona o
algunos de ellos: nombre, domicilio, número de teléfono,
dirección de correo electrónico, edad, estado civil, número de
hijos, fecha de nacimiento. Puede también agregarse
disponibilidad horaria.
Objetivo:
El objetivo profesional deberá establecer de forma clara,
concreta y precisa cuál es el tipo de trabajo que se quiere
realizar. Es como un resumen del currículum en un par de
líneas quedando claro que es lo que quiere la persona y
cuáles son sus puntos fuertes.
Algunos autores opinan que éste es la parte más
importante del currículum ya que no refiere al pasado sino
a lo que se pretende conseguir y precisamente en la
empresa a la que se le envió el currículum.
El objetivo puede contener cuatro elementos: tipo de
empleo que se desea conseguir, tipo de empresa en la
que le gustaría trabajar, habilidades o puntos fuertes de la
persona en relación con el puesto que se solicita,
progreso que desea conseguir con el transcurso del
tiempo.
Historia Laboral:
Puede ser ascendente o descendente, recomiendan el
comenzar por el último trabajo. Se deberán indicar los datos
de nombre de la empresa, fechas de ingreso y egreso,
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posición ocupada, principales logros o funciones que haya
tenido.
Educación:
Desde el último título obtenido y su lugar de realización, año
de finalización e institución educativa.
Los cursos e idiomas suelen ir bajo esta sección en ellos se
deberán agregar los mismos datos y, en el caso de tener
diferentes nivelaciones, como en el caso de los idiomas, el
mayor nivel alcanzado.
CAPITULO IV
CONCLUSIONES:
Con el trabajo se ha logrado conocer minuciosamente las partes, las
clases y estilos de los diferentes documentos administrativos.
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Para una correcta redacción se debe realizar con buena ortografía.
Se debe seguir las partes de los documentos.
Se debe respetar las partes de los diferentes documentos, para logra
una correcta redacción.
La redacción que se lleve a cabo por cualquier persona dependerá del
lugar donde trabaje, el documento que utilice, el destinatario, entre otros
factores.
Existe una gran diferencia en la forma de redactar de un científico,
literario, periodista, comerciante, un juez y una persona en particular.
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS:
MANUAL DE REDACCION ADMINISTRATIVAS – OTTO VALLADARES
RODRIGUEZ
http://www.redaccioncientifica.com.ar/home.html
http://www.uniquindio.edu.co/uniquindio/facultades/humanas/
comunicacionsocial/uniquindio/assets/documentos/1/04_redaccion1.pdf
http://www.editum.org/Que-Es-La-Redaccion-Comercial-p-229.html
ANEXOS:
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