Post on 12-Jun-2015
Oficina sin papel y gestión documental
Miguel Ángel del Prado MartínezServicio de Documentación y Archivos
CEPYME ARAGÓN
Lunes TIC22-05-2006
Objetivos de la presentación
1. Señalar las posibilidades actuales para gestionar una empresa “con menos papeles”
2. Exponer las ventajas de una adecuada gestión documental
3. Mostrar un ejemplo práctico de gestión documental
Oficina sin papeles…
… es aquella en la que:
- Toda la documentación se genera en soportes
digitales.
-Toda la documentación en papel se convierte a
formatos digitales.
-Toda la documentación es trasmitida por medios
telemáticos.
Comparativa entre los gastos del almacenamiento en papel y electrónico
Almacenamiento tradicional
Tipo de documento Páginas Soporte Espacio
Costes alquiler espacio anual
Externa (correo…) 12.000 30 archivadores
0,5 m2 90,15 €
Interna (facturas, listados…)
120.000 300 archivadores
5 m2 901,50 €
Históricos 1.625.000 4.050 Archivadores
68 m2 12.260,65 €
Total 13.253,23 €
Almacenamiento electrónico
Tipo de documento Páginas Soporte Espacio Costes anuales
Externa (correo…) 12.000 1 CD ROM 12 cm2 0,90 €
Interna (facturas, listados…)
120.000 1 CD ROM 12 cm2 0,90 €
Históricos 1.625.000 1 Juke Box 0.5 m2 90,15 €
Total 91,95 €
Fuente: Arthur Andersen (Año 1997)
Datos económicos actualizados: Precio m2 15,03 € al mes.
Estimación de costes de material de archivo (facturas)
Material de archivo Coste unitario por factura
Fotocopias (4 fotocopias/factura ) 0,14 €
Armarios archivadores (capacidad 4 cajones, 50 carpetas colgantes por cajón = 600 documentos.
0,50 €
Carpetas, clips, etiquetas, etc… 0,09 €
Metros Cuadrados ( coste Metro Cuadrado por documento x 5 años vida documento)
1,50 €
Total por factura 2,23 €
Fuente: EPROM http://eprom.abserver.es/edasfacturas/central_ahorros.asp
Comparativa tiempo dedicado a la gestión documental en papel y electrónica
Tarea a realizar Manualmente y con documentación en papel
Informáticamente y con documentación digital
Lectura y clasificación de la correspondendia
2 minutos 2 minutos
Digitalización y Referenciación
0 2 minutos
Distribución Interna 2 minutos 0
Fotocopia/s 1 minuto 0
Archivo 4 minutos 0
Búsqueda para consulta solicitada
4 minutos 30 segundos
Nueva fotocopia 1 minuto 0
Rearchivo 2 minutos 0
Total 16 minutos 4,5 minutos
Fuente: Arthur Andersen (Año 1997)
Otras ventajas menos tangibles de la oficina sin papeles
Mejora la gestión administrativa
Mejora la calidad del servicio ofrecido a los clientes
Posibilita un mayor control y seguridad de la documentación
Requisitos desarrollo oficina sin papeles
Oficina sin PapelMarco Jurídico
Cambio Cultural
Tecnología
Facturación electrónica
Banca electrónica
Comercio electrónico
http://circe.es/portal
http://www.aeat.es
http://www.seg-social.es/
http://www.delta.mtas.es/
http://www.mityc.es/PortalAyudas/Servicios/index.htm
http://notificaciones.administracion.es/portalciudadano/acceso_servicio.asp
Se hace un uso inadecuado de las tecnologías
…y el papel no desaparece
“El futuro de los papeles gráficos se ha puesto en entredicho reiteradamente
como consecuencia del avance de la información electrónica: el periódico electrónico, el correo electrónico, el libro electrónico… Y es cierto que los hábitos de consumo de los papeles gráficos se han visto modificados por las nuevas tecnologías de la comunicación, pero no como los agoreros vaticinaban, sino en sentido contrario: han aparecido nuevas formas de consumo que conviven con las tradicionales. Las modernas tecnologías de la comunicación nos han traído la imprenta a casa, la imprenta ubicua. Nunca fue tan fácil como hoy imprimir en papel un documento.”
Asociación Española de Fabricantes de Pasta, Papel y Cartón (http://www.aspapel.es) [consulta: 16 de mayo de 2006]
Nuevos problemas
Impresión masiva de documentos
Incremento del volumen de la documentación
Convivencia de diferentes soportes y formatos
Obsolescencia de los nuevos soportes
Incertidumbres en la gestión de la documentación
La transición de la gestión de documentos en papel a electrónicos
¿DÓNDE ESTÁ EL DOCUMENTO?
¿Encima de la mesa debajo de otros documentos?
¿Se destruyó?
¿Diskettes o cintas antiguas?
¿En un PC de la red?
¿En el Servidor?
Gestión documental
Conjunto de actividades que permiten coordinar y controlar de forma
sistemática la creación, recepción, organización, almacenamiento,
preservación, acceso, difusión y eliminación de los documentos.
Sus objetivos son:
Facilitar el trabajo con los documentos
Facilitar que la información se comparta
Conservar la memoria de la empresa, su “saber hacer” más allá de los individuos que trabajan en ella.
Razones para implantar un sistema de gestión documental en la empresa
Las buenas decisiones requieren de buena información
Es necesario documentar las actuaciones de la empresa
Los documentos responden a múltiples necesidades de la empresa
Documentos no disponibles o ilocalizables cuestan tiempo y dinero
Documentos innecesarios representan costes innecesarios
Soporte para la toma de decisiones
Soporte ante posibles acciones legales
Memoria Corporativa. Referencia Histórica. Búsqueda de antecedentes
Eficiencia Organizativa
Reducción del volumen y los costes del papel y almacenamiento
Diseño sistema de gestión documental
Sistema de Gestión Documental
Diseño conceptual y procedimental
Herramientas Informáticas
Cultura Corporativa
Herramientas informáticas
Direcciones de interés para estar al día
• http://www.ecm-spain.com• http://www.contentmanagement365.com• http://www.aiim.org
Productos informáticos existentes:
Sistemas integrados: grandes sistemas que tratan de cubrir todas las funcionalidades propias de un sistema de gestión documental y de la gestión de contenidos web.
Aplicaciones específicas que resuelven aspectos concretos. Desarrollos a la medida.
Funcionalidades que cubren:
Guardar y recuperar documentos. Creación y utilización de los documentos. Ciclo vital de la documentación.
Diseño conceptual y procedimental
¿Qué gestionamos?
¿Quién gestiona?
¿Cómo se gestiona?
Planificar
Cómo hacerlo: algunas referencias útiles
Principios archivísticos tradicionales:
Técnicas de archivo y documentación en la empresa / Cristina Parera Pascual. – Madrid: Fundación Confemetal, 2002
Organización y gestión de archivos / Eduardo Núñez Fernández.- Gijón: Ediciones Trea, 1999
Nuevas normas con soluciones a los nuevos retos del entorno tecnológico:
ISO 15489-1 (2001) Información y documentación: Gestión de documentos. Parte 1, Generalidades.Declaración de principios dirigida a la Alta dirección o altos cargos que toman decisiones. Estrategia, políticas, etc.
ISO 15489-2. Gestión de documentos. Directrices. Explicación de la metodología de diseño
Especificaciones MOREQ. Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivoAccesible en: http://www.cult.gva.es/DAIT/Archivos/images-reino/moreq.pdf
Captura de documentación
Clasificación
CUADRO DE CLASIFICACIÓN
Nivel 1 Nivel 1
Nivel 2
Nivel 1Nivel 1
Nivel 2
Expediente ExpedienteExpediente
Documentos de archivo
Producción
Talleres
Pedidos al almacen
Notas de pedidos
Descripción
NORMAS DE DESCRI PCI ON - La ISAD (G) Norma Internacional General de Descripción
Archivística - ISAAR (CPF) Norma Internacional sobre los Registros de
Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias
Controles y seguridad
Plazos de conservación y eliminación
Búsqueda y recuperación
Registro de correspondencia de CEPYME ARAGÓN: Funciones
Dar constancia de la documentación que ingresa y sale de la organización
Distribuir la documentación a los interesados
Conservar una copia de toda la documentación que ingresa y sale
Buscar y recuperar documentos registrados
Registro de correspondencia de CEPYME ARAGÓN: Transformación a partir del año 2001
Características del modelo antiguo:
Conservación de documentación en papel Registro manual en libros al efecto Conllevaba importantes problemas:
Elevados gastos en fotocopias Grandes necesidades de espacio para conservar la documentación Dificultades para la búsqueda y recuperación de la documentación
Modelo aplicado en el año 2001:
Digitalización de los documentos. Creación de una base de datos que posibilita el almacenamiento,
búsqueda, recuperación y consulta de la documentación digital desde los distintos puestos de trabajo a través del ordenador.
Distribución telemática de los documentos mediante correo electrónico.
Recursos utilizados
Equipamiento informático Escáner Ordenadores Red local Programa Lotus Notes
Recursos humanos Fase de planificación y diseño
1 Documentalista 1 Informático
Funcionamiento diario 1 administrativa
Ubicación del registro en el contexto de la organización
SISTEMA DE INFORMACIÓN CORPORATIVO
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
SISTEMA ARCHIVÍSTICO CONOCIMIENTOS PERSONAS ORGANIZACIÓN
Registro de Archivos personales / Documentación departamentales
Archivo General
CENTRO DE DOCUMENTACIÓN
SOCIOS Y COLABORADORES
Proceso seguido
Acceso a la base de datos
Campos en la base de datos
Descripción, clasificación y anexión de documentos
Distribución telemática (I)
Distribución telemática (II)
Distribución telemática (III)
Explotación de la información
Búsqueda, recuperación y consulta de la documentación por
distintos criterios:
Buscador que localiza cualquier palabra o número incluido dentro del registro.
Cronológica Remitente Destinatario A través de la estructura del cuadro clasificatorio
Generación de documentos:
Relaciones diarias de ingresos y salidas
Relación de ingresos diarios
Principales logros obtenidos
Disminución de las fotocopias (+- 10.000 fotocopias anuales)
Disminución del espacio: (+- 3 metros lineales anuales)
Disminución del tiempo necesario para buscar, recuperar y consultar la documentación
Conclusiones
Las TIC y el marco normativo actual permiten gestionar una empresa con “menos papeles”.
Las TIC asociadas a una adecuada gestión documental pueden suponer importantes beneficios económicos a las empresas.
Cualquier empresa, independientemente de su tamaño puede abordar un proyecto serio de gestión documental.
Oficina sin papel y gestión documental