Módulo Gestión económico – financiera de mi startupBloque 04: Optimizando los márgenes de mi empresa a través de la contabilidad de costes

David Ruiz de Uceta (druiz@smartup.es) y Alex Rayón Jerez (alex.rayon@deusto.es)

Índice de contenidos• Introducción• Costes directos e indirectos• Costes variables y fijos• Coste unitario de producción• Optimización de los márgenes

Índice de contenidos• Introducción• Costes directos e indirectos• Costes variables y fijos• Coste unitario de producción• Optimización de los márgenes

Introducción

• Conocimiento de los costes. Interesante, pero, ¿para qué?• Para tomar decisiones: elemento principal en las

organizaciones para ejercer la gestión de manera coordinada.

• Para fijar políticas de precios: orientada a la toma de decisiones para la consecución de los objetivos de un colectivo.

• Para valorar los almacenes: a efectos de hacer un balance

Introducción (II)

Introducción (III)

● Contabilidad de gestión○ Rama de la contabilidad que tiene por objeto la captación, medición y

valoración de la circulación interna, así como su racionalización y control, con el objetivo de suministrar a la organización información relevante para la toma de decisiones empresariales

○ Objetivos■ Informar a las personas involucradas■ Conseguir eficacia y eficiencia en el uso de recursos productivos■ Conseguir motivar a las personas

Introducción (IV)

● Contabilidad de costes○ Parte de la contabilidad de gestión que se centra en el

cálculo del coste de productos y/o servicios que genera la empresa

○ Objetivos■ Coste de cada etapa del proceso productivo ■ Suministrar la valoración de las existencias finales y

coste de los productos vendidos■ Análisis del resultado global (resultado productos,

secciones y departamentos)

Introducción (V)

• Un coste es el consumo de factores expresado en términos monetarios y realizado para alcanzar un determinado objetivo• Factor: recurso económico adquirido por la empresa y

utilizado en el proceso de producción. Ejemplos: MP, MOD, energía, comisiones, etc.

• Objetivo u objeto de coste: cualquier actividad o concepto para el que se desea conocer su coste. Dos objetos últimos de coste: productos/servicios y clientes

Introducción (VI)

Introducción (VII)

• Clasificación de costes

1) Por su relación con el objeto de coste

• Directos: costes que inequívocamente se pueden identificar con un objeto de coste y cuya identificación es económicamente factible. Ejemplos: MP, MOD, energía, etc.

• Indirectos: costes que no se pueden identificar inequívocamente con un objeto de coste o la identificación no es económicamente factible (requiere unos pasos previos a la imputación). Ejemplos: empleados que trabajan en varios departamentos, actividades de apoyo al proceso productivo, etc.

Introducción (VIII)

• Clasificación de costes

2) Por su relación con el nivel de actividad

• Variables: crecen proporcionalmente con el nivel de actividad. Ejemplos: la materia prima consumida.

• Fijos: permanecen constantes con el nivel de actividad y únicamente varían cuando cambia la estructura de la empresa. Ejemplos: el sueldo del contable.

• Semifijos/semivariables: tienen un mínimo fijo, al que se añade un componente variable. Ejemplo: la luz.

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Costes directos e indirectos

• Costes directos: costes que pueden ser identificados clara e inequívocamente con cada producto o servicio ofertado por la empresa. Los costes directos se afectan a los productos. Ejemplos: MP, MOD, comisiones, embalajes, etc.

• Costes indirectos: costes que no se relacionan de una manera clara e inequívoca con los diferentes productos o servicios ofertados por la empresa, imputándose a éstos por medio de sucesivos repartos en base a criterios más o menos sofisticados. Ejemplos: energía, amortizaciones, sueldos, etc.

Costes directos e indirectos (II)

• El reparto de los costes indirectos es un problema fundamental, común a todos los sistemas de costes, que puede resolverse de forma simple o elaborada

1) Método de reparto simple: Considerar todos los costes indirectos como un total y repartir éste con respecto a una magnitud de coste fácilmente localizable y medible en los productos

2) Método de reparto elaborado: Se propone el reparto de los costes indirectos a través de su estudio por medio de lo que se denomina Centros de Análisis

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Costes variables y fijos

• Características de los costes fijos• Están relacionados con la capacidad instalada• Permanecen constantes en un amplio intervalo

• Características de los costes variables• Son proporcionales a una actividad. Tienen un

comportamiento más o menos lineal relacionado con alguna medida de actividad

Costes variables y fijos (II)

• Costes fijos y variables (continuación)• Ejemplo: Fábrica de muebles de madera. relación que

existe entre los costes en función del volumen de actividad (fijos – variables) y los relacionados con su asignación al objeto último de coste (directos - indirectos).

Costes variables y fijos (III)

• Costes fijos• Son costes producidos por la

utilización de factores independientes de la cantidad producida (dentro de ciertos límites) y dependientes más bien de la estructura de la empresa

• Importante distinción: no “a priori” + necesario conocimiento

Costes variables y fijos (IV)

• Costes variables• Costes que

mantienen una proporcionalidad con la cantidad de producto final que se quiere lograr

Costes variables y fijos (V)

Costes variables y fijos (VI)

Costes fijos

Costes variables y fijos (VII)

Costes variables

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Coste unitario de producciónProceso de producción

Esquema general del proceso productivo:

Etapa 1: Consumos de materia prima (FIFO, LIFO, PMP, etc.) + costes indirectos de compra

Etapa 2: Producto terminado a coste industrial

Etapa 3: Salidas a ventas del producto terminado (FIFO, LIFO, PMP, etc.) + costes de comercialización + otros costes + márgen → Precio de venta

Coste unitario de producciónCostes proceso de producción

Diagrama genérico del proceso de producción

Coste unitario de producción1) Costes de compra/adquisición

Diagrama genérico del proceso de producción

• Incorpora todos los costes derivados de la adquisición.• Integra según los criterios predefinidos el movimiento de los almacenes (PMP, LIFO o

FIFO).• Valora todas las entradas de productos al proceso de producción.• No incorpora los costes de transformación

Coste unitario de producción2) Costes industriales de las ventas

Coste industrial = Coste Inputs + Costes de transformación

• Identifica los recursos que, de acuerdo con el sistema de costes empleado, son relevantes para el objeto de coste definido.

• Separa, con criterios preestablecidos, los recursos utilizados en las distintas fases del proceso productivo y decide los criterios de asignación a dicho objeto.

• Añade, con criterios de proceso, los distintos costes hasta determinar el coste industrial.

Coste unitario de producción3) Costes comerciales de las ventas

Coste comercial = Coste Inputs + Costes transformación + Costes comerciales

• Incorpora todos los costes derivados de la comercialización del producto terminado.

Coste unitario de producciónMárgenes

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Optimización márgenesToma de decisiones

• Una de las utilidades más importantes que presenta el análisis de la contabilidad de costes es todo lo que concierne a la toma de decisiones

• Hasta fechas recientes, este análisis utilizaba información sobre costes históricos e irrelevantes• Sin embargo, la automatización (a través de la

informática) y el perfeccionamiento de la tecnología, además de la sustancial mejora de los métodos de producción han hecho necesario contar y suministrar información rápida, oportuna y eficaz

Optimización márgenesToma de decisiones (II)

• Además, el mercado competitivo y globalizado actual hace que sea absolutamente necesario el estudio de las estructuras de costes, a fin de poder aumentar la competitividad y productividad

• De hecho, se puede afirmar que aquellas empresas que desconocen sus costes corren el riesgo de perder su presencia en el mercado

• El análisis del coste-volumen-beneficio tiene en cuenta las interrelaciones existentes entre los distintos elementos que determinan el resultado de una empresa: ingresos, costes y volumen de producción

Optimización márgenesRelación Coste-Volumen-Beneficio

• Partiendo de la ecuación básica de toda estructura económica:

Ingresos totales – Costes totales = Resultado

• Partiendo de esta ecuación básica:• Se entiende fácilmente la relevancia y significado del sustraendo

(Costes totales)• Tanto el factor costes totales como el factor ingresos totales están

influidos por los cambios en el volumen → lo que provoca que el resultado (beneficios esperados) se encuentre también influenciado por ello

Optimización márgenesRelación Coste-Volumen-Beneficio (II)

• Partiendo de esta ecuación básica (continuación)• La relación Coste-Volumen-Beneficio es la técnica que permite

el estudio y análisis de la estructura de costes• Analizar la relación existente entre los costes, su volumen y el

beneficio, permite plantear un marco para el planteamiento y selección entre distintas alternativas

• La dirección general debe elegir entre varias alternativas, cada una de las cuales tiene su propia combinación de Coste-Volumen-Beneficio

• El problema se reduce a la búsqueda de la combinación de costes, de ingresos y volumen que maximice los beneficios

Optimización márgenesAnálisis Coste-Volumen-Beneficio

• El concepto de Coste Variable Unitario (CVU) y el de Margen Unitario (MU) resultan de gran utilidad para la gestión• Posibilitan el análisis Coste-Volumen-Beneficio →

lo que da lugar al concepto de Punto Muerto o de Equilibrio

• Permiten la toma de decisiones a corto plazo

Optimización márgenesAnálisis Coste-Volumen-Beneficio (II)

• Para el estudio de las relaciones coste-volumen-beneficio, se parte de la base de considerar la función de costes como una función lineal

Costes totales = Costes fijos + (Coste variable unitario * Volumen)

Optimización márgenesAnálisis Coste-Volumen-Beneficio (III)

• Bajo esta premisa, y para la realización de un análisis a corto plazo, se parte de las siguientes hipótesis de partida:• Las existencias iniciales de productos terminados es igual a

las existencias finales. Es decir, toda la producción del período se vende a lo largo del mismo

• Los precios de venta y los precios de los recursos constantes

• La estructura de la empresa permanece inalterable• Los rendimientos de los recursos permanecen constantes

Optimización márgenesAnálisis Coste-Volumen-Beneficio (IV)

Optimización márgenesAnálisis Coste-Volumen-Beneficio (V)

Optimización márgenesAnálisis Coste-Volumen-Beneficio (VI)

• Bajo las hipótesis de trabajo enunciadas (ecuación del tipo y = ax + b), aunque la empresa estuviera parada, existirían unos costes iguales a los costes fijos

• Naturalmente, esta situación hipotética nunca llegará a ser real, ya que la función y = ax + b estará limitada en sus extremos por los límites mínimo y máximo correspondientes a un determinado tramo de actividad

Optimización márgenesAnálisis Coste-Volumen-Beneficio (VII)

• El volumen máximo de actividad vendrá dado por el volumen de actividad desarrollado en caso de ocupación total de los recursos de la empresa.• Para superar dicho límite, la empresa deberá realizar una

nueva inversión en recursos.• El volumen mínimo de actividad vendrá dado por aquel nivel

que ponga a la dirección de la empresa en estado de alerta.• Obligará a la empresa a adoptar medidas para la reducción

coyuntural de los costes fijos totales.

Optimización márgenesAnálisis Coste-Volumen-Beneficio (VIII)

Optimización márgenesMargen de contribución

• El margen te contribución refleja la diferencia entre los ingresos y los costes variables proporcionales (en um o %):

Margen de contribución = Ingresos – gastos variables proporcionales

• Este margen presenta la característica fundamental de ser constante por unidad de actividad

• Es decir, cumple las hipótesis de trabajo antes citadas: constancia de precios y de rendimientos

• Cualquier alteración de estas hipótesis modificaría el porcentaje del margen de contribución

Optimización márgenesUmbral de rentabilidad

• El margen unitario de un producto es la diferencia entre su Precio de venta (ingreso marginal) y su Coste Variable Unitario (coste marginal)

MU = PV – CVU

• Señala el cambio en el beneficio en respuesta a un cambio en el nivel de actividad

Optimización márgenesUmbral de rentabilidad (II)

• Para que la empresa obtenga beneficios, no solo es necesario que su producto presente un margen positivo, sino que se requiere alcanzar un nivel de actividad mínimo• Este nivel de actividad mínimo es lo que se denomina

Punto Muerto o de Equilibrio• La idea consiste en cubrir los costes de estructura

también, no solo los variables

Optimización márgenesUmbral de rentabilidad (III)

• Cuando la empresa presente una actividad diversificada (multiproducto/multiservicio), el umbral de rentabilidad cada uno de ellos presentará un margen de contribución diferente

• Por lo tanto, se habla de tramo de umbral de rentabilidad

Optimización márgenesToma de decisiones

Optimización márgenesToma de decisiones (II)

Optimización márgenesToma de decisiones (III)

• El umbral de rentabilidad, además de poder emplearla para el análisis de la rentabilidad económica de la empresa (aplicación más habitual, la que se ha visto hasta el momento) es una herramienta adecuada para el análisis para otros problemas en el ámbito empresarial• Ejemplos

• Distribuir directamente o mediante intermediarios • Disyuntiva de producir o comprar• etc.

Optimización márgenesToma de decisiones (IV)

1) Distribución directa o con intermediarios

• En Carrefour están estudiando si distribuir directamente a los clientes o mediante intermediarios

• Los Costes Fijos de efectuar la distribución de forma directa son de 60.000 euros al año y el coste unitario de distribución directa (por euro vendido) es del 5%

• La alternativa de subcontratar la distribución de productos a domicilio está estimada en el 10% de la cifra de ventas

• ¿A partir de qué cifra de ventas es preferible efectuar la distribución de manera directa?

Optimización márgenesToma de decisiones (V)

1) Distribución directa o con intermediarios

• Elegir la mejor forma de distribuir los productos es una de las decisiones más importantes, no solo en términos económicos, sino también de imagen

• Con la venta directa, se tiene una mejor visión del cliente y se puede adaptar a sus necesidades con mayor facilidad

• Eso sí, repercute de manera notable en la base económica al tener que soportar un equipo humano (vendedores, administración, etc.) y tiene algunos problemas respecto a la competencia.

• Por otro lado también se limita el éxito de la zona comercial donde se sitúe (lo cual en realidad puede ser también un factor muy positivo)

Optimización márgenesToma de decisiones (VI)

1) Distribución directa o con intermediarios

• ¿Alternativas? Abrir nuevos centros, mudarse a una superficie más grande o utilizar la distribución indirecta, a través de:

• Franquicia: relación “fuerte” de dependencia• Dealers: más habitual. Marcará la imagen del producto, reducirá

los costes en publicidad, aumentará las posibilidades de crecimiento, reducirá costes fijos, etc.

Optimización márgenesToma de decisiones (VII)

2) Producción propia o compra en el exterior

● El Parlamento Europeo ha respaldado hoy el tratado de libre comercio (TLC) entre la UE y Corea del Sur. Incluye una cláusula de salvaguarda que protegerá a sectores vulnerables en los veintisiete países comunitarios, como el automóvil o el textil, de importaciones coreanas que puedan poner en peligro su cuota de mercado.

● Por ello, Kia Motors ha decidido implantarse sólidamente en Europa. A diferencia del mercado asiático (aunque esto parece cambiará con el compromiso chino de reducción de emisiones de CO2 y la introducción de Corea del Sur de legislación sobre CO2), en el mercado europeo, gran parte de las ventas son automóviles con motor a gasoil.

Optimización márgenesToma de decisiones (VIII)

2) Producción propia o compra en el exterior

● Kia, para ofertar un vehículo de gasoil en Europa tiene dos opciones: fabricar él mismo el motor o comprárselo a otro fabricante.

● El coste fijo de desarrollar un motor de gasoil es de 60 millones de euros y que el coste variable de fabricarlo es de 1.800 euros por unidad, mientras que el coste de cada motor suministrado por otro fabricante es de 2.700 euros/unidad.

¿A partir de qué número de unidades vendidas le será rentable fabricar él mismo el motor de gasoil?

Optimización márgenesToma de decisiones (IX)

● La decisión de Make-Or-Buy es otra de las más importantes a afrontar por las empresas○ Las consideraciones cualitativas pasan por considerar

la calidad del producto a ofrecer y el establecimiento de relaciones a largo plazo con subcontratistas

○ Las consideraciones cuantitativas pasan por los costes: Relevant Cost Approach

Optimización márgenesToma de decisiones (X)

● Ejemplo: Fabricar 8.000 bicicletas o subcontratar su producción a $16/bici

● Si se subcontrata, ¿qué hacer con las instalaciones ociosas? (1) Dejarlas ociosas; (2) Alquilar las instalaciones; (3) Utilizar para otras líneas de producto

¡Complejidad de las decisiones!

Optimización márgenesToma de decisiones (XI)

● For MBAs, Breaking Even is a More Distant Dream○ En EEUU, eterno debate. ¿Estudiar MBA o no? ¿Me sale rentable?

■ En 2008: 5,6 años para recuperar la inversión de un MBA■ En 2010: serán necesarios 6,5 años (de media, puede variar

entre 2,25 y 14 años) para recuperar la inversión● Costes más altos (tasas de matriculación, residencia,

material escolar, etc.), menores salarios iniciales al terminar (un 6% menores que en 2008) y mayores salarios para graduados

Optimización márgenesToma de decisiones (XII)

● For MBAs, Breaking Even is a More Distant Dream○ Algunos costes totales: Weatherhead School of

Management $78,000, Stanford Graduate School of Business $170,000 o las de mayor prestigio (Universidad de Chicago o la Harvard Business School) alcanza hasta $300,000

○ Algunos MBA ofrecen hasta un 145% más de sueldo○ Los que tienen un ROI más alto con los programas de MBA

de mayor prestigio ■ Ganan unos $80.000 antes de empezar el MBA (más que

en muchos otros Grados tras terminar)

Optimización márgenesToma de decisiones (XIII)

● “Inflation in China May Limit U.S. Trade Deficit”○ China exporta 4 dólares por cada dólar que

importa de EEUU○ Superávit comercial: $275.000 millones

● “Juarez maquiladoras recovering despite bloodshed” ○ 12 maquiladoras nuevas de vuelta de China○ En 1996: China → $0.4/hora; Mexico → $1.5

/hora○ En 2010: China → $3/hora; Mexico → $3.5

/hora● ¿Cómo será el futuro próximo de la decisión comprar

o subcontratar? ¿Vietnam? ¿India?

Optimización márgenesToma de decisiones (XIV)

● “Will Murdoch's Daily ever break even?”○ The Daily: el primer medio de información diseñado

en exclusiva para el iPad○ ¿Cuándo empezará a ser rentable (Punto muerto)?

■ Inversión inicial: $30 millones para el establecimiento

■ Costes anuales: $26 millones

Optimización márgenesToma de decisiones (XV)

● Dos formas de hacer negocio:○ 1) Subscripciones: $0.99/semana. La revista Wired tiene actualmente

23.000 suscriptores. Suponiendo 20.000 para The Daily, totalizará 1 millón annual (sin considerar el mordisco de Apple)

○ 2) Publicidad: será fundamental para alcanzar los 26 millones de costes anuales (por no considerar los 30 millones de inversión inicial).■ El gasto en 2010 total en publicidad móvil en EEUU fue de $743

millones (según eMarketer. Para 2011 se espera supere $1.000 millones)

■ Para que The Daily alcance el punto muerto, deberá alcanzar 1/40 de dicha inversión total. ¿Lo conseguirá?

Optimización márgenesToma de decisiones (XVI)

● Cuestiones○ ¿Cómo afectaría al punto muero un incremento en el coste

variable unitario?○ ¿Y en el precio de venta del producto?○ ¿Cuál sería el punto muerto expresado en nivel de facturación?

● Costes y decisiones○ ¿Cuál sería el coste de un producto o de una actividad?○ ¿Sería posible hallar un único valor, cuantificado en euros, que

nos sirva para tomar cualquier decisión referente a dicho producto?

○ ¿Cuál es el margen de un producto?

Optimización márgenesToma de decisiones (XVII)

● Ejemplo: ¿Cuál es el coste de cada kilómetro que recorremos con nuestro coche?○ ¿Para qué queremos saber ese coste?

○ ¿Es igual el coste a considerar si estamos pensando en comprar el coche que si lo que queremos es decidir utilizar el coche que ya hemos adquirido o viajar en avión?

○ ¿Cuáles son los costes relevantes en cada caso?

Optimización márgenesToma de decisiones (XVIII)

● Ejemplo: Alex Rayón dispone de unos días libres y está pensando en irse de vacaciones a Conil de la Frontera (unos 1.000 kilómetros desde Bilbao). Tiene la duda de si tomar un avión o ir en su coche.○ Sabe que el mantenimiento de su coche le cuesta 1.500 €

anuales más 0,07 €/km recorrido. Además, sabe que el coste de combustible ascience a 0,08 €/kilómetro.

○ Por otro lado, en lo que respecta a las condiciones del vuelo, existe una oferta turística especial por tan solo 300 €

○ ¿Qué le aconsejáis hacer a Alex?

Optimización márgenesToma de decisiones (XIX)

● No todos los conceptos de coste son válidos para orientar cualquier tipo de decisiones○ Ejemplo: Estructura de costes y de ingresos

Ventas: 35.000.000

- Coste de los productos vendidos: - 25.600.000

Beneficio bruto = 9.400.000

- Costes comerciales: - 1.750.000

- Costes de estructura: - 3.200.000

Beneficio operativo = 4.450.000

Optimización márgenesToma de decisiones (XX)

○ Ejemplo: Estructura de costes y de ingresos (continuación)■ Cifras para volumen de producción (queda capacidad

ociosa): 1.000.000 uds.■ Supongamos que estudia la siguiente deciisón: ■ Atender o no una orden nueva pudiendo venderla en el

mercado a 15 €/ud■ Enfoque absorción: coste por unidad 25,6 > 15 → No

interesa■ Enfoque margen de contribución: coste variable

unitario 9,15 < 15 → Sí interesa

Optimización márgenesToma de decisiones (XXI)

● Cuando la empresa necesita bienes y servicios, ¿debería fabricarlos ella misma o comprarlos a proveedores externos? ¿Qué es más baratos? ¿Qué costes son relevantes?○ Identificación de los costes variables que desaparecerían con la

subcontratación○ Identificación nuevos costes variables que aparecerían con la

subcontratación○ Identificación de los costes fijos que podrían evitarse al subcontratar○ Atención con los costes de oportunidad (beneficio al que se renuncia por

tomar una decisión, aún no siendo un coste que va a la Cuenta de Resultados)

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David Ruiz de Uceta y Alex RayónAbril 2014