Post on 24-Jun-2015
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RAZÓN SOCIAL ABARROTES SERVITIENDA – MERCABARATILLO
RESEÑA HISTÓRICA:
MERCABARATILLO ES UNA SOCIEDAD FAMILIAR DEDICADA A LA COMERCIALIZACIÓN DE VÍVERES ENFOCADA A LA DISTRIBUCIÓN DE PRODUCTOS DE ALTA CALIDAD PARA EL CONSUMO DE LA SOCIEDAD. EN 1995 INCURSIONÓ EN EL AMBIENTE COMERCIAL DE ENVIGADO Y CON EL PASO DEL TIEMPO SE FUE POSICIONANDO COMO UNO DE LOS SUPERMERCADOS QUE EVOLUCIONABA FRECUENTEMENTE LA GAMA EN VARIEDAD DE PRODUCTOS, ECONOMÍA Y EFICIENCIA EN EL SERVICO.
OBJETO SOCIAL:OBJETO SOCIAL:
RECAUDO POR CONCEPTO DE LA DISTRIBUCIÓN Y/O VENTA DE PRODUCTOS DE LA CANASTA FAMILIAR
SUBSISTEMAS QUE CONFORMAN LA ORGANIZACIÓN:SUBSISTEMAS QUE CONFORMAN LA ORGANIZACIÓN:
• JUNTA DE SOCIOS• GERENCIA• REVISORÍA FISCAL• CONTABILIDAD• COMPRAS• CONTROL INTERNO• CONTROL DE GASTOS• MERCADEO Y VENTAS• COMUNICADOR SOCIAL• TALENTO HUMANO
• ESTE PROYECTO SE HACE COMO UNA ALTERNATIVA MÁS PARA EL ANÁLISIS DE COMPORTAMIENTOS DE UNA EMPRESA APLICANDO LOS DISTINTOS FUNDAMENTOS QUE CONFORMAN UN SISTEMA DE INFORMACIÒN
• EL PROYECTO REFLEJA EL ANÁLISIS OPERATIVO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN QUE PRESTA UN SERVICIO DE PRIMERA NECESIDAD A LA SOCIEDAD.
• PERMITE DIAGNOSTICAR FALENCIAS QUE LUEGO SE CONVERTIRÁN EN SOLUCIONES FINALES PARA UN ÒPTIMO FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA
• COMO LIMITACIONES ENCONTRAMOS UN ALTO NIVEL DE DESCONFIANZA PARA EL SUMINISTRO DE LA INFORMACIÒN REQUERIDA POR PARTE DEL ESTABLECIMIENTO; A SU VEZ, POCA OBJETIVIDAD EN LA MISMA.
APLICAR LOS CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS SOBRE LOS SISTEMAS DE
INFORMACIÓN EN UNA ORGANIZACIÓN, IDENTIFICANDO SUS COMPONENTES,
FORTALEZAS, DEBILIDADES, OPORTUNIDADES Y AMENAZAS CON EL FIN DE
PLANTEAR PLANES DE MEJORAMIENTO QUE CONLLEVEN A UNA EFICAZ
PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE COMERCIALIZACIÒN, VENTA, SOPORTE AL CLIENTE Y
ADECUADA ADMINISTRACIÒN DEL ESTABLECIMIENTO.
•ANALIZAR Y DEFINIR CLARAMENTE LAS FUNCIONES PRINCIPALES DE CADA SUBSISTEMA, SU ORGANIZACIÓN Y PROCESOS HACIA EL OBJETIVO FINAL QUE ES LA SATISFACCIÓN DE LOS CLIENTES.
•DETECTAR LAS PRINCIPALES FALENCIAS DENTRO DEL SUPERMERCADO, FALLAS Y FUERZAS ENTRÓPICAS QUE ALLÍ EXISTEN; Y HALLAR ALTERNATIVAS QUE INVOLUCRE LA SOLUCIÓN DE DICHAS PROBLEMATICAS.
•CONOCER A CABALIDAD TODO EL PROCESO OPERATIVO Y ADMINISTRATIVO DEL SISTEMA CON EL PROPÓSITO DE OTORGAR SOLUCIONES QUE OPTIMICEN LOS TIEMPOS DE RESPUESTA EN CADA SUBSISTEMA DE MANERA PREVENTIVA Y CORRECTIVA QUE PERMITA MAXIMIZAR EL VALOR AGREGADO PERCIBIDO POR EL CLIENTE A TRAVÈS DEL SERVICIO
•IDENTIFICACIÓN CLARA Y CONCRETA DE LAS FUNCIONES PRINCIPALES DE CADA SUBSISTEMA EXISTENTE EN EL SUPERMERCADO; LA PLATAFORMA DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS PARA SATISFACER LOS CLIENTES.
•SE LOGRO UNA CLARA DESCRIPCIÓN DEL FUNCIONAMIENTO DE CADA SUBSISTEMA DEL SUPERMERCADO MEDIANTE DIAGRAMAS DE FLUJO Y DE VALOR; PARA UN DINÁMICO ENTENDIMIENTO DE LA COMPLEJIDAD SISTÈMICA DE LA ORGANIZACIÒN
•MEDIANTE ESTE PROYECTO INTEGRADOR ENFOCADO AL ANÁLISIS DE UN SUPERMERCADO PUDIMOS COMPRENDER Y DIFERENCIAR TODA LA PLATAFORMA DE OPERATIVIDAD PARTIENDO DESDE LA PARTE ADMINISTRATIVA HASTA EL USUARIO FINAL QUE ES EL CLIENTE, OBJETIVO COMUN DEL PROCESO.
• SEGÚN EL SISTEMA ASIGNADO A INVESTIGAR, SE ANALIZARON LAS EMPRESAS ÚTILES PARA LA INVESTIGACIÓN; SE CONTACTÓ CON EL ADMINISTRADOR DEL SUPERMERCADO MERCABARATILLO, WILLIAM QUINTERO, QUIEN NOS BRINDÓ LA INFORMACION NECESARIA PARA LLEVAR A CABO EL PROYECTO.
• SE INVESTIGÓ EN INTERNET INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA PROPIA DE LA CADENA DE SUPERMERCADOS Y ALMACENES.
• CON LA ASESORÍA DEL SEÑOR JUAN PABLO GARCÍA, QUIEN ES NUESTRO DOCENTE, SE DISEÑÓ LA PLATAFORMA IDEAL DEL PROYECTO INTEGRADOR CON LA INFORMACIÓN CONSULTADA DE UNA MANERA ORGANIZADA, CLASIFICANDO LAS FUNCIONES PRINCIPALES Y CONDUCTOS REGULARES BUSCANDO UNA ÒPTIMA COMPRENSIÓN DEL SISTEMA INVESTIGADO
RECURSOS TÉCNICOS RECURSOS TECNOLÓGICOS
DESCRIPCIÓN CANTIDAD VALOR DESCRIPCIÓN CANTIDAD DETALLE
PAPELERIA 100 HOJAS $ 3.500
INTERNET 24 HORAS EMPRESA/CASA GASTOS ANEXOS: (PASAJES, REFRIGERIOS) $ 50.000
FOTOCOPIAS 20 HOJAS $ 2.000
TINTA IMPRESIÓN 1 CARTUCHO $ 10.000 IMPRESORAS EMPRESA/CASA/ PAPELERIAS
VISITAS SUPERMERCADO 2 VISITAS $ 5.000
CHARLAS SOBRE ADMINISTRACIÓN
1 HORA MEDIO MAGNÉTICOREUNIONES GRUPO DE TRABAJO 12 HORAS
TOTALES 120 HOJAS $ 70.500 TOTALES 25 HORAS
ACTIVIDAD TIEMPO EN MESES
1. Justificación del proyecto 8 9 10 11
2. Diagnostico/funcionamiento sistema
3. Análisis de requerimientos
4. Especificación recursos humanos, técnicos, materiales y gestión de procesos
5. Ejecución del proyecto
6. Evaluación del proyecto
SUBSISTEMA PROCESOS REQUERIMIENTOS
JUNTA DIRECTIVA O DE SOCIOS
Analizar el funcionamiento del Supermercado. Crear estrategias a nivel de empresa. Evaluar y realizar cambios en la distribución de utilidades y valorización del capital invertido en caso de ser necesario.
Informes, Proyectos, Soluciones, Tecnología, Equipos de cómputo y
Elementos Audiovisuales. Junta de accionistas.
Diseñar planes estratégicos de expansión, innovación tecnológica y mejoramiento de los servicios de acuerdo a las modernas tendencias del mercado.
GERENCIA
Organizar actividades, ser proactivo, estar abierto y atento a las circunstancias que suceda en el supermercado con el fin de tomar decisiones preventivas y correctivas.
Tecnología, video Beam, Teléfono, fax, Equipo de Computo e Impresión, Internet, T.V, Sala de
Juntas, Oficinas, Gerente o representante legal del
supermercado.
Llevar la representación legal del establecimiento ante terceras personas.
Ejercer el liderazgo necesario para el cumplimiento a cabalidad del direccionamiento estratégico del Supermercado.
SUBSISTEMA PROCESOS REQUERIMIENTOS
REVISOR FISCAL
Verificar Ingresos y Egresos, Presentar informes sobre los detalles de la gestión del contador ante la junta de socios.
Tecnología, Teléfono, Equipo de Cómputo e Impresión, Internet,
software contable (UNO v 0.5). Contador Público
titulado con amplia experiencia en auditoría
financiera y administrativa.
Verificar que los Estados Financieros para propósitos tributarios reúnan la conformidad necesaria de acuerdo a las normas contables vigentes del país.
CONTADOR
Recopilación de los soportes de contabilidad respecto a movimientos, Facturación, Consignaciones, Pagos, Nómina, Gastos y Presupuestos.
Tecnología, Equipo de cómputo e Impresión, Software de gestión contable (UNO v 0.5)
Auxiliar Contable, Teléfono, Internet, Oficina. Contador Público titulado con amplia experiencia en teneduría de libros fiscales, contables y
financieros.
Elaboración de los estados financieros de Estado de Resultados, Balance General y estado de Fuentes y Aplicación de fondos de conformidad a los principios y normas contables vigentes en Colombia.
SUBSISTEMA PROCESOS REQUERIMIENTOS
COMPRAS
Buscar alternativas de ofertas a buena calidad y bajos precios. Abastecer las necesidades del Supermercado en cuanto a los productos vendidos.
Cotizaciones , presupuestos del contador, Equipo de cómputo e
Impresión, Internet, fax, teléfono, T.V. Auxiliar de
compras con experiencia en elaboración de requisiciones de compras, facturación y control de inventarios según ciclos de rotación por temporadas de
ventas.
Cotizar las compras del portafolio de productos con proveedores que garanticen una relación calidad/precio favorable a la rentabilidad del establecimiento.
MERCADEO
Analizar las oportunidades de mercadeo creando ofertas, evaluando, impulsando y controlando los productos vendidos en el Supermercado.
Tecnología, Avisos Publicitarios, Volantes, Software de diseño, Equipo de computo e
Impresión. Analista de marketing con amplia
experiencia en logística de mercadeo e inteligencia de
mercados ..
Diseñar estrategias de mercadeo que conlleven rápida fidealización de
clientes y posicionamiento de mercado.
SUBSISTEMA PROCESOS REQUERIMIENTOS
CONTROL DE GASTOS Justificar y coordinar los gastos en
todas las secciones del supermercado (Papelería, cafetería, etc.)
Solicitudes de compras, propuestas de mejoras de planta física y
enseres.
CONTROL INTERNO
Controlar productos almacenados en bodega y Producción (Detectar irregularidades en productos y fechas de caducidad de los mismos)
Tecnología, Palms, scanner de códigos binarios, Stickers, Equipo
de cómputo e Impresión.
SUBSISTEMA PROCESOS REQUERIMIENTOS
COMUNICADOR SOCIAL
Mostrar la imagen interna y externa del supermercado. Solucionar conflictos entre los empleados mediante charlas y conferencias que integren estrategias de comunicación y comportamiento humano.
Tecnología, Video Beam, Sala de juntas, Volantes, Carteleras.
Comunicador social con amplia experiencia y conocimientos en
administración del talento humano . Software de
aplicaciones laborales en ambientes Windows XP 2007.
Administrar las capacidades del talento humano, diseñar políticas de incentivos y planes de mejoramiento continuo del personal.
TALENTO HUMANO
Cumplir las órdenes e instrucciones según los componentes de direccionamiento estratégico del supermercado desde el nivel directivo a cada da uno de los subsistemas donde deban operar. Dar seguridad al cliente mediante la buena atención y orientación según sus particulares necesidades.
Tecnología, Equipos de computo e Impresión, Uniformes, Manuales
reglamentarios. Personal operativo de las diferentes áreas que ejecutan procesos primarios
y de apoyo a la gestión del servicio al cliente.
MISIÓN VISIÓN
Somos un supermercado independiente
moderno, ágil, flexible y cercano al cliente.
Buscamos ser reconocidos como los mejores,
ofrecemos atención personalizada, buenos
precios, surtido amplio, calidad y tecnologías
adecuadas, así generamos beneficios, para los
clientes, proveedores, personal y socios de la
empresa. Nuestro principal esfuerzo lo
dirigimos a transmitir pasión a nuestros
colaboradores, a nuestros proveedores y a
nuestros clientes. Respondemos a las
necesidades de nuestros clientes y sus
familias.
Seremos un supermercado líder dentro de los
independientes, moderno en su formato y estructura,
tecnológico para generar una ventaja competitiva
real y con un proceso de expansión pensado desde
la cercanía con el cliente, ordenado y sólido,
consolidándonos en el sur del Valle de Aburrá como
uno de los supermercados independientes más
modernos.
Nuestro proceso de transformación está apalancado
en el Grupo Humano Mercabaratillo y nuestra cultura
fundamentada, en un principio, que contiene los
elementos básicos para ser los mejores, Merca-
baratillo es una pasión.
JUNTA DIRECTIVA
GERENCIA
COMPRAS
CONTROL
INTERNO
CONTABILIDAD
MERCADEO CONTRO
L GASTO
ASISTENTE
LIDERES
REVISOR
FISCAL
COMUNICADOR SOCIAL
ASESOR PUNTOS
DE VENTA
ASISTENTE
TALENTO HUMANO
SUBSISTEMA FUNCIONES PRINCIPALES INFORMACIÓN USUARIOS
JUNTA DIRECTIVA O DE SOCIOS
Orientar el direccionamiento estratégico del supermercado.
Análisis financieros, Proyectos, Soluciones, Informes, Actas, Balances, Actividades de Seguimiento, Estudios de Inteligencia de mercados, Estudios sobre tendencias del sector en cuanto a tecnologías e innovación en los servicios
Cámara de Comercio(Cuando haya un cambio
significativo en el Supermercado).
DIAN, Superintendencia de Industria y Comercio, Grandes proveedores
de líneas de productos Gerencia
Administrativa.
Maximizar la función de valor de los clientes.Rentabilización del capital invertido en la operación del negocio.
Diseño de esquemas de relacionamiento basados en alianzas estratégicas.
GERENCIA ADMINISTRATIVA
Liderazgo directivo para el cumplimiento de la promesa de valor con clientes externos, proveedores, acreedores y clientes internos de la Organización.
Estados financieros por año fiscal, Informes Presupuestales, reportes estadísticos acerca de la posición competitiva de la organización, Informes de desempeño por subsistema, diseño de planes de mejoramiento correctivo y preventivo
Junta Directiva
Administración de los bienes tangibles e intangibles del Supermercado, conforme a
normas de calidad y eficiencia.
Gerencia Administrativa
Subsistema de compras, control del
gasto, talento humano, mercadeo,
contabilidad.
SUBSISTEMA FUNCIONES PRINCIPALES INFORMACIÓN USUARIOS
REVISOR FISCAL
Verificación de la condición de conformidad de los Estados Financieros de acuerdo a la normatividad contable vigente en el país.
Firmar declaraciones de impuestos, IVA, Rete
fuente, Estados financieros
consolidados.
Contador, Gerencia, Junta Directiva
CONTADOR
Elaboración y presentación de los informes de gestión y desempeño financiero del supermercado ante el Gerente , Junta de Socios ,Revisor Fiscal y Organismos gubernamentales de control externo.
Balances, Cruces de cuentas por cobrar y
Pagar , Informes estadísticos con gráficos
que indiquen movimientos reales en
cuanto a productos vendidos en el
supermercado respecto a inversiones y ganancias
obtenidas.
Revisor Fiscal, Gerencia y Junta de Socios quienes
tomaran decisiones pertinentes. Asesores
externos (DIAN), Mercadeo.
SUBSISTEMA FUNCIONES PRINCIPALES INFORMACIÓN USUARIOS
COMPRAS
Aseguramiento de la cadena de suministros de las diferentes líneas de productos, según los requerimientos de precio, calidad y marca que maximicen el bienestar de los clientes.
Informes vía Email, Comparaciones de
precios en el mercado, Facturas de compras,
bases de datos de proveedores, bases de
datos de clientes.
Contabilidad, Gerencia, Junta de socios, Control Interno,
mercadeo.
MERCADEO
Proyectar el posicionamiento estratégico del supermercado a través de valores agregados diferenciados que permitan una mayor productividad y competitividad.
Estrategias de motivación al cliente,
convenios con empresas, descuentos comerciales, festivales
de precios, comborizaciòn de
productos, descuentos especiales por aniversario .
Contabilidad, Gerencia, Junta de socios, Empleados,
socios, mercadeo, compras..
SUBSISTEMA FUNCIONES PRINCIPALES INFORMACIÓN USUARIOS
CONTROL DE GASTOS
Asegurar eficiencia y eficacia en la gestión de los recursos financieros del supermercado, para evitar riesgos de iliquidez y de rentabilidad por erosión del patrimonio e inadecuada distribución de las utilidades.
Cartas de propuestas, proyectos de inversión,
viabilidad de las compras, flujos de caja, estados de
costos de la mercancía vendida, presupuestos .
Compras, Contabilidad, Gerencia, Junta de
Socios
CONTROL INTERNO
Asegurar el adecuado suministro en volumen de los productos en almacén y de exhibición externa, procurando condiciones de inocuidad e idoneidad de los mismos para beneficio del cliente.
Informe de productos en mal estado, mal almacenamiento,
Recepción y control de pedidos, informes de quejas y
reclamos de los clientes.
Compras, Contador, Gerencia, Mercadeo,
Compras.
SUBSISTEMA FUNCIONES PRINCIPALES INFORMACIÓN USUARIOS
COMUNICADOR SOCIAL
Promover la imagen corporativa del supermercado a través de medios de comunicación eficaces que permitan un clima organizacional caracterizado por la armonía, el trabajo en equipo y una preocupación constante por lograr la satisfacción del cliente.
Eventos, Actividades lúdicas de recreación y capacitación,
celebración de convivencias de integración, coaching para fortalecer los principios y
valores que orientan la cadena de servicios del
establecimiento.
Empleados del Supermercado,
Supervisores, Jefe de talento humano.
TALENTO HUMANO
Diseñar estrategias para la creación de un clima organizacional donde los empleados tengan sentido de pertenencia por el supermercado y de esta manera mejoren la servicio al cliente.
Orientación de productos según su género. Precios,
Promociones, Descuentos, Rifas, Formas de pago.
Consumidores, Empleados,
Comunicador Social, Gerencia Administrativa
CADENA DE
VALOR
PROCESOS
PRIMARIOS
PROCESOS DE
APOYO
PROCESOS ESTRATÉGIC
OS
PROCESOS DE
ADAPTACIÓN
•Venta de productos referentes a la canasta familiar.•Almacenamiento y conservación de los productos.•Abastecimiento de almacenes.
•Revisoría fiscal
•Actualización de precios.•Cambio continuo de productos
obsoletos.•Lanzamiento de nuevas marcas
y nuevos productos para afrontar los retos del mercado..
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SupermercaSupermercadodo
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El producto El producto se se
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SupermercadSupermercadoo
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supermercadosupermercado
FINFIN
SI
NO
DIFICULTAD ENCONTRADA EN EL SISTEMA
DESCRIPCIÓN SITUACIÓN IMPACTOS QUE GENERA
Falta de una bodega acondicionada para cargue y descargue y revisión de la mercancía.
Congestión y demora de los proveedores al llevar la mercancía.Incomodidad de los transportadores e invasión del espacio público.
Ausencia de identificación de los guardas de seguridad puesto que llevan ropa informal.
Baja confianza en la imagen del supermercado.Atenta contra los reglamentos de seguridad del sistema.
Falta de lectores de precios y sensores de seguridad en las puertas de entrada y salida del supermercado.
Facilita robos.Permite el consumo de alimentos al interior.Vulnerabilidad a la seguridad.
PROPUESTAS DE MEJORAMIENTO AL SISTEMADESCRIPCIÓN PROPUESTA IMPACTOS ESPERADOS
Construcción de bodegas que permitan una óptima logística en la entrega y recepción de mercancías teniendo en cuenta la normatividad vigente con relación al diseño y distribución de espacio.
Contribución a la organización.Seguridad a los transportadores, Mercancías, Ayudantes.Comodidad y eficacia en los procesos de cargue y descargue.
Dotación adecuada de uniformes para el personal operativo y de seguridad.
Mejor Imagen.Confianza absoluta en el usuario.Mayores Ingresos (Comodidad).Cumplir reglamentos (Riesgos Profesionales y de seguridad).
Implementación de sistema electrónico que abarque lectores de precios, circuito cerrado de televisión eficiente y sensores de seguridad en las puertas.
Contribuye a mejorar las condiciones de seguridad del supermercado.Agilidad en los servicios de consulta de precios.Mayor organización de los productos.
REFERENCIAS PERSONALES:REFERENCIAS PERSONALES:
•William Quintero, Administrador del supermercado “MERCABARATILLO”.
CIBERGRAFÍA:CIBERGRAFÍA:
•www.mercabaratillo.com