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2. UNIDAD DE CONTABILIDAD
Es una unidad tcnico-administrativo, creada con la finalidad de ser responsable
del registro contable de los movimientos financieros de ingresos y egresos de la
Municipalidad.
Para la consecucin de sus objetivos, se hace necesario que dicha Unidad se
desarrolle de una manera adecuada, acorde a las necesidades especficas de la
Municipalidad, por los cual no debe asignarse varias funciones a una misma
persona; el jefe o director de la AFIM deber supervisar de forma continua las
actividades que se llevan a cabo, a manera de cumplir con los principios de controlinterno.
A travs de la informacin contable generada, las autoridades podrn hacer el
anlisis de la gestin, que les permita tomar decisiones oportunas orientadas a la
mejora continua y lograr una mayor transparencia.
Objetivos Generales
Para el adecuado funcionamiento de la Unidad de Contabilidad, se debe observar
lo siguiente:
Proporcionar informacin oportuna y fidedigna, que permita a las autoridades
conocer la situacin financiera municipal para tomar decisiones congruentes
para el beneficio de las comunidades.
Cumplir con el ordenamiento de coordinar, controlar y registrar las
operaciones.
Apoyar la gestin financiera Municipal con la finalidad de proporcionar
informacin que sirva de apoyo y fundamentacin para la toma de decisiones.
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REGISTROS CONTABLES
El Sistema de Contabilidad efectuar los registros en forma electrnica, a travs
del Sistema Integrado de Administracin Financiera -SIAF MUNI-, el cual se regir
por las disposiciones que emita la Direccin de Contabilidad del Estado del
Ministerio de Finanzas Pblicas, como rgano rector del sistema y como mnimo
deber registrar en materia de egresos, las etapas de: comprometido, devengado
y pagado.
Objetivo
Servir de instrumento til para guiar el proceso de los registros contables, comoel que se muestra a continuacin:
Registrar sistemticamente todas las transacciones reconocidas
tcnicamente que afecten la posicin econmica-financiera de la
Municipalidad de San Miguel Petapa.
Registro de las operaciones financieras
Se aplicar el Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Pblico
de Guatemala.
El Sistema de Administracin Financiera, generar informacin relevante para la
toma de decisiones a los distintos niveles de gestin pblica, entre los cuales
estn:
Ejecucin presupuestaria de ingresos y gastos.
Movimiento y situacin del tesoro; y,
Elaboracin de Estados Financieros.
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No. ACTIVIDAD RESPONSABLE
7
Recepcin de documentos
Recibe el cuadro de asiento de reclasificacin aprobadoy documentos de soporte de la Autoridad AdministrativaSuperior.
Encargado deContabilidad
8Registro de documentosRegistra y aprueba el asiento contable de reclasificacinen el Sistema.
Encargado deContabilidad
9ImpresinImprime el reporte y adjunta los documentos de soporteal expediente y archiva.
Encargado deContabilidad
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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE REGISTROS CONTABLES
Director Financiero
B
Encargado de Contabilidad
AActividadNo.
INICIO
1
2
3
B
A
5
Estn
correctos los
datos?
7
B
8
1
2
3
4
5
6
7
8
9
4
6
ANo Aprueba
la
Operacin
9
FIN
SI NO
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PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE LO COMPROMETIDO Y
DEVENGADO
El Compromiso y Devengado simultneo, registra la ejecucin presupuestaria en
las etapas de compromiso y devengado al mismo tiempo, esto se hace debido a
que existen operaciones de las que se toma conocimiento, hasta cuando se
reciben las facturas del gasto realizado (servicios de energa elctrica, agua,
telfono, u otros), sin que se cuente con registro previo del Compromiso.
En estos casos, el sistema verificar que exista saldo disponible de crdito y de
cuotas de compromiso y devengado para la imputacin contenida en eldocumento. Confirmar la ejecucin del presupuesto y generar en forma
automtica el asiento de partida doble en la contabilidad.
Objetivo
Efectuar un adecuado registro de las operaciones que se realizan en la Unidad,
para tener un control apropiado como se menciona a continuacin:
Encaminar, controlar y mejorar las operaciones de registro, en sus diferentes
etapas.
Requisitos
Los requerimientos necesarios para ste procedimiento, se muestra a
continuacin:
Toda la documentacin de soporte de los registros de las transacciones
financieras debe ser archivada y seguir un orden lgico, de manera que sea
fcil su localizacin, en un lugar adecuado. Se deben adoptar las medidas deseguridad contra robos, incendios u otro riesgo, mantenindola por el tiempo
que establezca la Contralora General de Cuentas.
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El registro de los ingresos se respalda a travs de la certificacin de la
Tesorera nacional. Para registrar los gastos emitir un certificado de
factibilidad ante la solicitud de la Direccin que lo requiera.
Normas
En los Gobiernos Locales el registro de las operaciones econmico-financieras se
realiza a travs del Sistema de Contabilidad Integrada Municipal, que est sujeto
a los preceptos legales emitidos para el efecto, y se rige por las normas, polticas
y manuales que emita la Direccin de Contabilidad del Estado del Ministerio de
Finanzas Pblicas, como rgano rector.
Rendicin de Cuentas
La informacin contable generada a travs del Sistema de Contabilidad Integrada
Municipal es el medio de rendicin de cuentas y a travs de ella se demuestra con
transparencia el origen y destino de los recursos utilizados en los Gobiernos
Locales.
Separacin de funciones
Las operaciones contables y financieras deben estar separadas. Ninguna persona
deber estar en situacin de controlar los registros y al mismo tiempo controlar las
operaciones que originan los asientos de registro.
Capacidad del personal
El personal de la Unidad de Contabilidad debe cumplir con los requisitos mnimos
de conocimiento, de tal manera que est en condiciones de manejar yespecialmente de obtener el mayor beneficio del sistema, para fructificar la
informacin que produce el mismo.
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El conocimiento del personal debe estar en concordancia con las necesidades de
los procesos y de rendicin de cuentas, esto permite transparencia de la
informacin y del mismo sistema.
Propiedad de la documentacin contable
Los comprobantes que respaldan la contabilidad, forman parte integral de sta.
La documentacin contable es propiedad de la Municipalidad y por ningn motivo,
los servidores o ex servidores podrn sustraerla total o parcialmente.
Plan nico de CuentasEst constituido por el ordenamiento de cuentas que registrarn las transacciones
econmico-financieras dentro de la estructura del Sistema de Contabilidad
Integrada Municipal.
El catlogo de cuentas posibilita el registro automtico de las transacciones y
estandariza los procedimientos de registro. Est orientado al funcionamiento del
Sistema de Contabilidad Integrada Municipal y facilita la integracin automtica
con las clasificaciones presupuestarias.
Niveles de Agrupacin y Codificacin
El Plan nico de Cuentas ha sido desagregado a diversos niveles y estructurado
bajo el enfoque de interrelacin operativa entre contabilidad, presupuesto y
tesorera.
El Catlogo de Cuentas, parte del Plan nico de Cuentas, ha sido codificado enforma numrica, emplendose los dgitos del 1 al 9 para la apertura de los distintos
niveles. Su clasificacin y codificacin es de la siguiente manera:
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El Plan nico de Cuentas est integrado por los siguientes grupos:
Grupo 1 Cuentas de Activo:comprenden el conjunto de bienes y derechos
econmicos propiedad de la Municipalidad, registrados de acuerdo a los
Principios y Normas de Contabilidad.
Grupo 2 Cuentas de Pasivo: comprenden el conjunto de obligaciones
econmicas contradas por la Municipalidad, registradas de acuerdo a los
Principios y Normas de Contabilidad.
Grupo 3 Cuentas de Patrimonio: comprenden el Capital Contable,registrado de acuerdo a Principios y Normas de Contabilidad.
Grupo 4 Cuentas de Orden:son registros contables de operaciones que no
afectan o modifican los Estados Financieros, pero cuya incorporacin en libros
es necesaria para consignar derechos o responsabilidades contingentes,
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establecer recordatorios en forma contable o controlar en general algunos
aspectos de la administracin.
Grupo 5 Cuentas de Ingresos: son los recursos captados, registrados
contablemente de acuerdo a los Principios y Normas de Contabilidad.
Grupo 6 Cuentas de Gastos: es el uso o consumo de recursos en actividades
propias, registrados contablemente de acuerdo a los Principios y Normas de
Contabilidad.
Grupo 7 Cuentas de Cierre: este grupo se utiliza al cerrar el ejercicio
contable y refleja el resultado corriente.
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Ejemplo de una cuenta de Activo:
Nivel Nombre Ejemplo
1234
Cuenta Mayor1 ACTIVO11 Activo Corriente111 Activo Disponible1112 Bancos
5 Subcuenta 1 01 Bancos Fondo Comn6 Subcuenta 2 00 Sin Subcuenta 27 Auxiliar 01 01 Nmero de Cta. Monetaria8 Auxiliar 02 00 Sin Auxiliar 029 Auxiliar 03 00 Sin Auxiliar 03
PROCEDIMIENTO DEL REGISTRO DE LO COMPROMETIDO Y DEVENGADONo ACTIVIDAD RESPONSABLE
1Recepcin de informacinRecibe de las diferentes unidades informacin necesariapara la ejecucin presupuestaria de ingresos y gastos.
Auxiliar deContabilidad
2 Revisin de informacinToma conocimiento de las facturas del gasto realizado.
Auxiliar deContabilidad
3Comprobacin de documentosVerifica que exista saldo disponible de crdito y de
cuotas de compromiso y devengado.
Auxiliar deContabilidad
4Ratificacin de ejecucinConfirma la ejecucin del presupuesto y generar enforma automtica el asiento de partida doble en lacontabilidad.
Encargado deContabilidad
5
Ejecucin presupuestaria de ingresos y gastosRegistra contablemente los ingresos y gastospresupuestarios, y las cuentas de activo o pasivo quecorrespondan.
Encargado deContabilidad
6
Movimiento y situacin del TesoroRealiza y enva un informe de rendicin de cuentas a lasdistintas Unidades requeridas, se debe realizar uno deforma mensual para la Contralora General de Cuentas.
Encargado deContabilidad
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No ACTIVIDAD RESPONSABLE
7
Elaboracin de Estados Financieros
Realiza un registro de la ejecucin presupuestaria parala elaboracin de los Estados Financieros.
Auxiliar de
Contabilidad
8
Presentacin de los Estados FinancierosVerifica que los Estados Financieros se elaboren ypresenten en la forma y fechas establecidas, de acuerdocon las normas y procedimientos emitidos por el enterector.
Encargado deContabilidad
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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE COMPROMISO Y DEVENGADO DE CONTABILIDAD
Encargado de Contabilidad
B
Auxiliar de Contabilidad
AActividadNo.
1
2
3
4
5
6
7
8
Recepcin deinformacin
Revisin deinformacin
Comprobacin dedocumentos
Ratificacin deinformacin
Ejecucinpresupuestara deingresos y gastos
Movimiento y situacindel Tesoro
Elaboracin deEstados Financieros
Presentacin de losEstados Financieros
INICIO
1
2
3
Saldo
Disponible
4Informa a
Encargado de
Contabilidad
SI NO
B
A
5
6
7
A
A
B
A
8
FIN
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NORMAS DE CONTROL INTERNOSe refieren a los criterios tcnicos generales de control interno, que deben ser
aplicados en el registro de los hechos que tienen efectos presupuestarios,patrimoniales y en los flujos de fondos inherentes a las operaciones del Sector
Pblico no financiero, conforme la metodologa uniforme establecida en los
manuales emitidos por el rgano rector.
Objetivo
Para dar cumplimiento a las Normas de Control Interno se realizar lo siguiente:
Desarrollar las operaciones de una manera adecuada y homognea de las
operaciones de control interno de la Municipalidad.
Requisitos
Los ordenamientos bsicos para ste procedimiento, se muestran a continuacin:
Archivar la documentacin de respaldo de las operaciones financieras y
administrativas que realicen.
PROCEDIMIENTO PARA APLICACIN DE NORMAS DE CONTROL
INTERNO
No ACTIVIDAD RESPONSABLE
1
Control Interno preventivoEstablecer los mtodos, medidas y procedimientos decontrol antes de la ejecucin de las operaciones o deque sus actos causen efectos.
DirectorFinanciero
yEncargado deContabilidad
2
Control Interno concurrente
Establecer y aplicar mecanismos y procedimientos desupervisin permanentes durante la ejecucin de lasoperaciones y en el proceso de registro.
Auditor Interno
3
Registros contablesGenerar registros a partir de la ejecucin presupuestariay los movimientos de tesorera como componentes delSistema.
Encargado deContabilidad
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No ACTIVIDAD RESPONSABLE
4
Procedimientos de registro
Efecta los registros en forma automtica, a travs de laaplicacin de clasificadores presupuestarios y el Plannico de Cuentas.
Encargado deContabilidad
5
Archivos de soporteArchivar la documentacin de respaldo de lasoperaciones financieras y administrativas que realicenlos Gobiernos Locales.
Encargado deArchivo
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO
Director FinancieroB
Encargado de
ContabilidadA
ActividadNo.Encargado de Archivo
DAuditor Interno
C
1
2
3
4
5
Control Interno
preventivo
Control Interno
concurrente
Registros contables
Procedimientos de
registro
Archivos de soporte
INICIO
1 1
C
D
A
C
3
4
5
FINB
A
2
A
B
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2.1 UNIDAD DE PRSTAMOS Y DONACIONES
Lo constituyen los desembolsos recibidos en efectivo provenientes de donaciones
nacionales e internacionales, que son depositadas en la Cuenta nica de
Tesorera Nacional.
Objetivo
Contribuir a que la Municipalidad disponga de los recursos financieros para
cumplir con sus planes a corto, mediano y largo plazo y su correcto manejo.
Base legalPara el desarrollo de los distintos procedimientos de la Unidad de Prstamos y
Donaciones, se toma en cuenta la siguiente normativa:
Ley Orgnica del Presupuesto
Acuerdo Gubernativo 540-2013
Normativa de la Direccin de Contabilidad del Estado.
Requisitos
La Unidad Ejecutora debe contar con un instrumento de formalizacin de la
donacin.
Normas
Los requerimientos que se deben tomar en cuenta en los procedimientos para
prstamos y donaciones, son los siguientes:
Los programas y/o proyectos de inversin pblica que forman o no capital fijo,
a financiarse con fondos de la cooperacin internacional no reembolsable,
debern formularse de acuerdo a las normas del Sistema Nacional.
Los programas y/o proyectos a financiarse con fondos de cooperacin
internacional no reembolsable, debern observar los lineamientos de la
Poltica de Cooperacin no reembolsable, adems cumplir con la alineacin a
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las prioridades nacionales sectoriales y territoriales, y se promueve la
ejecucin a travs de la institucionalidad pblica financiera y
administrativamente.
La Secretara de Planificacin y Programacin de la Presidencia, en el plazo
de 15 das hbiles, una vez cumplidos los requisitos para tal efecto, emitir
opinin favorable al expediente.
Una vez cumplidos los requisitos de aceptacin y aprobacin, todo convenio
de donacin deber ser aprobado por la entidad beneficiaria por Acuerdo
Ministerial, cuando la donacin sea a favor de un Ministerio, y, por resolucin,
para el caso de las Secretaras, entidades autnomas, descentralizadas yempresas pblicas.
Para aceptar una donacin, se debe contar con el aval de la Autoridad
Superior.
Para el registro de toda donacin en el Sistema se debe contar con la
documentacin de soporte respectiva.
Al registrar una donacin dineraria en el Sistema, se tendr afectacin en
presupuesto, contabilidad y tesorera.
El registro de una donacin en especie, tendr tratamiento estrictamente
contable, con base a lo establecido en el Reglamento de la Ley Orgnica del
Presupuesto y la normativa de la Direccin de Contabilidad del Estado.
Todas las operaciones pertinentes a las donaciones deben registrarse en el
Sistema de manera oportuna para una presentacin razonable de los saldos
contables.
DONACIONES DINERARIAS
Son las provenientes de instituciones nacionales o internacionales, pblicas o
privadas, se realizar mediante publicacin escrita dirigida al Alcalde de la
Municipalidad.
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Objetivo
Cubrir las necesidades funcionales anuales de la municipalidad de San Miguel
Petapa y utilizar los recursos de manera eficiente.
Requisitos
La Unidad Ejecutora debe contar con un instrumento de formalizacin de la
donacin.
PROCEDIMIENTO PARA DONACIONES DINERARIAS
No ACTIVIDAD RESPONSABLE
1Revisin de documentosConoce documento de respaldo de la donacin dinerariaemitido por la entidad donante.
DirectorFinanciero
2Ratificacin de donacin
Aprueba la donacin para lo cual emite Punto de Acta deConcejo o Resolucin de Junta Directiva.
DirectorFinanciero
3Registro de donacinRegistra en el Sistema los datos generales de ladonacin segn convenio.
Encargado deContabilidad
4Asignacin de destino de donacinRegistra asignacin de destino y programacin dedesembolsos.
Encargado deContabilidad
5Envo de donacinTraslada a Encargado de Presupuesto el expediente.
Encargado deContabilidad
6Realiza modificacinRegistra la modificacin presupuestaria que se originade la donacin.
Encargado dePresupuesto
7 TrasladoTraslada solicitud a Director Financiero.
Encargado dePresupuesto
8Solicitud de modificacinTraslada a la Autoridad Superior la solicitud demodificacin presupuestaria.
DirectorFinanciero
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No ACTIVIDAD RESPONSABLE
9
Aprobacin de resolucin
Aprueba en Punto de Acta o Resolucin la modificacinpresupuestaria de la donacin.
Director
Financiero
10Aprobacin de modificacin
Aprueba la modificacin presupuestaria en el Sistema.
DirectorFinanciero
11
NotificacinNotifica a Encargado de Donaciones la existencia de loscrditos presupuestarios.
DirectorFinanciero
12
Creacin de cuenta
Genera en el Sistema la cuenta escritural quecorresponde a la donacin para futuros desembolsos.
Director
Financiero
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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE DONACIONES DINERARIAS
ActividadNo.
Encargado de
Presupuesto
C
Encargado de
Contabilidad
B
Director Financiero
A
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Revisin de
documentos
Ratificacin de
donacin
Registro de donacin
Asignacin de destino
de donacin
Envo de donacin
Realiza modificacin
Traslado
Solicitud de
modificacin
Aprobacin de
resolucin
Aprobacin de
modificacin
Notificacin
Creacin de cuenta
INICIO
1
2
B
A
3
4
C
B
6
B
C
9
10
11
12
FIN
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SUBPROCEDIMIENTO PARA DESEMBOLSOS DE DONACIONES
DINERARIAS
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE
1
Generacin de copiaSolicita copia de la forma autorizada por la ContraloraGeneral de Cuentas donde consta el ingreso, boleta dedepsito o crdito registrado en el estado de cuentabancario.
DirectorFinanciero
2
Registro de datosIngresa en el Sistema los datos de la forma autorizada,afecta el rubro de ingresos que corresponde a ladonacin y la cuenta escritural.
DirectorFinanciero
3 AprobacinAprueba el registro en el Sistema.
DirectorFinanciero
4 TrasladoTraslada a Encargado de Contabilidad para archivo.
DirectorFinanciero
5RecepcinRecibe, revisa y archiva expediente.
Encargado deContabilidad
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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE DESEMBOLSOS
DE DONACIONES DINERARIAS
ActividadNo.
Encargado de
Contabilidad
B
Director Financiero
A
1
2
3
4
5
Generacin de copia
Registro de datos
Aprobacin
Traslado
Recepcin
INICIO
1
2
A
3
B
5
FIN
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DONACIONES EN ESPECIE
Proporcionan ingresos sin fines de lucro, reducen los gastos del presupuesto.
Objetivo
Tener apoyo externo para obtener recursos tiles que ayuden al buen
funcionamiento de las operaciones.
Requisitos
La Unidad Ejecutora debe contar con un instrumento de formalizacin de la
donacin.
PROCEDIMIENTO PARA REGISTRO DE DONACIONES EN ESPECIE
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE
1
Recepcin de ActaRecibe certificacin del Acta de Aceptacin de laDonacin, con detalle de los bienes, materiales oservicios.
DirectorFinanciero
2AprobacinFirma el Acta de Aceptacin de la Donacin y autoriza el
registro en el Sistema.
DirectorFinanciero
3TrasladoTraslada documento a Contabilidad.
DirectorFinanciero
4 RegistroRegistra en el libro dicha operacin.
Encargado deContabilidad
5
ComprobacinVerifica documentacin de soporte y realiza el registrocontable de la donacin en Sistema, segn elprocedimiento de registro de la donacin en especie,emitido por la Direccin de Contabilidad del Estado y/oprocedimiento establecido por la Municipalidad.
Encargado deContabilidad
6
RevisinGenera comprobante contable y revisa afectaciones enlas cuentas contables correspondientes en los EstadosFinancieros generados en el Sistema. Archivadocumentacin de soporte.
Encargado deContabilidad
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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE DONACIONES EN ESPECIE
ActividadNo.Encargado de Contabilidad
BDirector Financiero
A
1
2
3
4
5
6
Recepcin de Acta
Aprobacin
Traslado
Registro
Comprobacin
Revisin
INICIO
1
2
A
B
4
5
Existe
Documentacin
de Soporte?
No Realizael Registro
6
SI NO
FIN
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2.2 UNIDAD DE INVENTARIOS
Se encarga de llevar el control, registro y custodia de todos los bienes propios de
la municipalidad de San Miguel Petapa, para ello emite tarjetas de
responsabilidad, al momento de ingreso se codifican y son entregados a los
responsables de cada Unidad para que sean utilizados posteriormente.
Objetivo General
Mejorar el uso que se le d a los bienes de la municipalidad de San Miguel Petapa,
mediante la formalizacin y estandarizacin de los procesos de trabajo, para que
se contribuya a la prestacin de servicios de calidad.
Base Legal
Con el objetivo de fortalecer y actualizar los procedimientos que se llevan a cabo
en la Unidad de Inventarios, resulta necesario mencionar las leyes y reglamentos
aplicables:
Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala
Decreto 57-92 del Congreso de la Repblica de Guatemala, Ley de
Contrataciones del Estado y su Reglamento
Acuerdo Gubernativo 217-94 del Ministerio de Finanzas Pblicas, Reglamento
de Inventarios de los Bienes Muebles de la Administracin Pblica
Circular 3-57 de la Direccin de Contabilidad del Estado
Normas
A continuacin, un detalle de los principales criterios que se deben adoptar en la
Unidad de Inventarios de la municipalidad de San Miguel Petapa:
La falta o atraso en los registros para el control de inventarios puede ser
sancionado por la Contralora General de Cuentas -CGC- por un monto
mnimo de Q 4,000.00 hasta Q 80,000.00.
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El personal al que se le asignan los bienes, debern ser empleados o
funcionarios nombrados.
Para el control de los bienes fungibles, se debe llevar un libro auxiliar de
inventario o tarjetas Kardex en el que se registra el control de ingresos y
egresos de los mismos.
ALZAS EN EL INVENTARIO
Corresponde al Encargado de la Unidad, realizar el registro de alzas por compra
o adquisicin de activos en el Libro de Inventario, as mismo el registro en las
respectivas tarjetas de responsabilidad de los empleados o funcionarios quieneslos utilizarn.
Objetivo
Mantener actualizado el Inventario de bienes pertenecientes a la municipalidad de
San Miguel Petapa, y que stos se encuentren al servicio de los funcionarios
pblicos que laboran en cada Unidad.
Requisitos
La documentacin requerida en ste procedimiento es la siguiente:
Constancia de Ingreso a Almacn e Inventario.
Libro de Inventarios Institucional.
Documentacin que da soporte al bien.
Tarjeta de Responsabilidad.
Normas
Los criterios que se deben cumplir en ste procedimiento son los siguientes:
Verificar que existan los documentos de respaldo de los bienes que se
ingresan al Inventario.
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Las alzas o bajas en las tarjetas de responsabilidad de los bienes de Activos
no Fungibles deben contar con la aprobacin del Concejo Municipal.
PROCEDIMIENTO DEL REGISTRO DE ALZAS EN EL INVENTARIO
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE
1
Ingreso del bienRecibe el bien, gestiona firma del Encargado deInventario en la forma "Constancia de Ingreso a
Almacn e Inventario", y se le hace entrega de copiade la forma y factura.
Encargado deAlmacn
2
Registro del bien (s)
Recibe y revisa forma "Constancia de Ingreso aAlmacn e Inventario" y factura, registra en el Librode Inventario Institucional y procede a etiquetar losactivos fijos y/o fungibles (estos ltimos nicamentepara efecto de asignar responsable, no forman activofijo).
Encargado deInventario
3Solicitud de bienesPresenta requisicin de bienes del activo fijo ofungible al Encargado de Inventarios.
PersonaInteresada
4
Registro del bien en Tarjeta de Responsabilidad
Inscribe el bien en la forma "Resguardo deResponsabilidad"-Tarjeta de Responsabilidad- delservidor o empleado pblico que tendr bajo suresguardo los bienes de activos fijos o fungibles,firma y sella de "inventariado" o "bajo resguardo"segn corresponda, entrega original y copia de laRequisicin de bienes de activos fijos o fungibles y eltriplicado para su archivo.
Encargado deInventarios
5
Aceptacin de la obligacin por parte delFuncionario PblicoFirma "Resguardo de Responsabilidad", recibe
copias de la requisicin realizada y devuelve aAlmacn.
PersonaInteresada
6Entrega de los bienesRealiza la transferencia de los bienes de activos fijoso fungibles.
Encargado deAlmacn
7Recepcin de los bienesRecibe el bien de activos fijos o fungibles.
PersonaInteresada
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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DEL REGISTRO DE ALZAS EN EL INVENTARIO
ActividadNo.Encargado de
Almacn
A
Encargado deInventario
B
Persona Interesada
C
Ingreso del bien
Registro del bien
Solicitud de bienes
Registro del bien entarjeta de
responsabilidad
Aceptacin de laobligacin por parte del
Funcionario Pblico
Entrega de bienes
Recepcin de bienes
1
2
3
4
5
6
7
INICIO
1
B
A
2 3
B
C
4
C
B
5
A
C
C
A
7
FIN
C
B
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BAJA DE BIENES POR DETERIORO
Comprende las acciones realizadas para dar de baja del inventario, bienes que se
encuentran en mal estado, inservibles o deteriorados y que no es posible su
utilizacin.
Objetivo
Rebajar del inventario los bienes que se encuentren en mal estado, para
conservar nicamente aquellos que contribuyan al desarrollo de las operaciones
de manera eficiente.
Requisitos
La documentacin requerida en ste procedimiento es la siguiente:
Acta o Resolucin del Concejo Municipal
Resolucin de Contralora General de Cuentas
Documentacin que da soporte al bien.
Tarjeta de Responsabilidad.
Libro de Inventarios Institucional.
Normas
Para que se realice la baja de activos fijos y/o fungibles, debe contarse con la
aprobacin del Concejo Municipal, quien es la Autoridad Mxima en la
municipalidad de San Miguel Petapa.
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PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES POR DETERIORO
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Trmite del Dictamen TcnicoEvala la baja de bienes de activo fijos o fungibles, sise justifica la baja gestiona Dictamen Tcnico.
PersonaInteresada
2
Solicitud de baja de los bienes de activo fijo ofungiblesRealiza solicitud, justifica la baja del bien e indica lascaractersticas del bien inservible y traslada la solicituda la Unidad de Inventarios.
PersonaInteresada
3
Obtencin de Certificacin sujeta a discusin yDictamen definitivoRealiza inspeccin fsica del bien inservible, suscribe
acta y certifica de la baja del bien, traslada expedienteal Concejo Municipal para discusin y dictamendefinitivo.
Encargado de
Inventario
4
Emisin de Acta o Resolucin por parte delConcejo MunicipalConoce, discute y analiza expediente, si procede, seacuerda la baja del bien, emite Acta o Resolucin,indica el procedimiento a seguir, define si se dan endonacin, incineran, reciclan o destruyen en sutotalidad y se traslada a Unidad de Inventario. Solicitaresolucin de Contralora General de Cuentas.
ConcejoMunicipal
5
Recepcin del Acta en que consta la decisin delConcejo MunicipalRecibe expediente y procede en presencia de AuditorInterno, a dar cumplimiento al procedimiento indicadoen el Acta o Resolucin del Concejo Municipal.
Encargado deInventario
6
Registro de la Baja de bienesSe realiza el Registro correspondiente en el Libro deInventario, descarga de tarjetas de responsabilidad losbienes y traslada a Encargado de Contabilidad.
Encargado deInventario
7
Resguardo de los documentos de soporte
Registra baja de bienes en el Sistema, generareportes, adjunta documentos de soporte y archivaexpediente.
Encargado deContabilidad
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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES POR DETERIORO
ActividadNo.Persona Interesada
AEncargado de Inventario
BConcejo Municipal
CEncargado de Contabilidad
D
Trmite del dictamentcnico
Solicitud de baja debienes de activo fijo o
fungibles
Certificacin ydictamen definitivo
Emisin de acta
Recepcin del acta
Registro de la baja debienes
Resguardo de losdocumentos de
soporte
1
2
3
4
5
6
7
INICIO
1
Baja
justificable?
4
B
2No gestiona
dictamen
SI NO
B
A
3
C
C
5
6
D
B
FINExpedienteen orden?
B No se emiteActa
SI NO
7
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SOLVENCIA DE BIENES O FINIQUITO
Es la constancia de solvencia que se extiende a los servidores pblicos, por haber
entregado los bienes asignados en su totalidad, al dar por concluida la relacin
laboral.
Objetivo
Mantener un registro actualizado sobre los bienes de la Municipalidad, de sta
manera se proceder a desligar el bien del funcionario pblico, mismo que
quedar a disposicin de quien lo requiera.
Requisitos
La documentacin requerida en ste procedimiento es la siguiente:
Notificacin de la baja de un empleado.
Solvencia de la Direccin Administrativa.
Solvencia del jefe inmediato superior.
Solvencia de multas de trnsito, en caso de tener asignado vehculo.
Norma
Este procedimiento es aplicable en el caso de renuncia de los funcionarios
pblicos, por lo cual, deber entregar todos los bienes que tiene bajo su custodia,
para que le sean pagadas sus prestaciones o liquidacin.
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PROCEDIMIENTO PARA OBTENER SOLVENCIA DE BIENES O FINIQUITO
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Comprobacin de los bienesVerifica en la tarjeta de responsabilidad los bienesque tiene asignados el empleado.
Encargado deInventario
2Confrontacin fsicaConstata que los bienes se encuentren fsicamenteen el lugar de trabajo.
Encargado deInventario
3
Solvencia de InventarioExtiende solvencia o finiquito correspondiente y firmael mismo. Traslada al Director Financiero para suvisto bueno.
Encargado deInventario
4Revisin de la SolvenciaRecibe, revisa y firma solvencia de inventario ofiniquito. Traslada al Auxiliar de Inventario.
DirectorFinanciero
5Resguardo de los documentos de soporteProporciona original al interesado y archiva la copia.
Encargado deInventario
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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA OBTENER SOLVENCIA DE BIENES O FINIQUITO
Activ idadNo.Encargado de Inventario
A
Director Financiero
B
Comprobacin de losbienes
Confrontacin fsica
Solvencia deinventario
Revisin de solvencia
Resguardo de los
documentos desoporte
INICIO
2
Bienes en
orden?
3No extiende
solvencia
SI NO
B
A
4
A
1
2
3
4
5
1
B
5
FIN