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NIT.807004393-5
GESTION DE TIC Código:
TIC-CM-P01-F01
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COMUNICACIÓN INTERNA Fecha: 13/03/2017
Calle 7 No.9-59, Urbanización Daniel Jordán Teléfono: 5552170 Los Patios, Norte De Santander
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PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN – PETI
2016 - 2020
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Tabla de contenido INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................... 4
OBJETIVOS ................................................................................................................................................... 5
ALCANCE DEL DOCUMENTO ......................................................................................................................... 5
MARCO NORMATIVO ................................................................................................................................... 6
RUPTURAS ESTRATÉGICAS ............................................................................................................................ 7
ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL.............................................................................................................. 8
Estrategia de TIC ............................................................................................................................... 8
Uso y Aprobación de la Tecnología .................................................................................................... 8
Sistemas de información ................................................................................................................... 8
Servicios tecnológicos ..................................................................................................................... 10
Gestión de información ................................................................................................................... 16
Gobierno TI ..................................................................................................................................... 17
ENTENDIMIENTO ESTRATEGICO .................................................................................................................. 17
Modelo operativo ........................................................................................................................... 17
Necesidades de la información ........................................................................................................ 18
Alineación de TI con los procesos. .................................................................................................... 20
MODELO DE GESTIÓN DE TI ........................................................................................................................ 21
Estrategia de TI ............................................................................................................................... 21
Definición de los objetivos estratégicos de TI .......................................................................................... 22
Alineación de la estrategia de TI con el plan sectorial o territorial .................................................... 23
Alineación de la estrategia de TI con la estrategia de la institución pública ....................................... 24
Gobierno TI ..................................................................................................................................... 24
Cadena de valor de TI ...................................................................................................................... 25
Indicadores y Riesgos ...................................................................................................................... 27
Plan de implementación de procesos ............................................................................................... 28
Gestión de la información ............................................................................................................... 29
Herramientas de análisis ................................................................................................................. 30
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Sistemas de información ................................................................................................................. 31
Arquitectura de sistemas de información ......................................................................................... 32
Implementación de sistemas de información ......................................................................... 33
Servicios de soporte técnico ............................................................................................................ 34
Modelo de gestión de servicios tecnológicos .................................................................................... 34
Criterios de calidad y procesos de gestión de servicios de TIC ........................................................... 35
Infraestructura ................................................................................................................................ 35
Conectividad ................................................................................................................................... 37
Uso y apropiación ........................................................................................................................... 38
MODELO DE PLANEACIÓN .......................................................................................................................... 39
Lineamientos y/o principios que rigen el plan estratégico de TIC ...................................................... 39
Estructura de actividades estratégicas ............................................................................................. 41
Plan maestro o Mapa de Ruta.......................................................................................................... 42
Plan de intervención sistemas de información ................................................................................. 44
Plan de comunicaciones PETI ........................................................................................................... 44
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INTRODUCCIÓN
Considerando que el PETI es el artefacto que se utiliza para expresar la Estrategia de TI. Y que cada vez que una institución pública hace un ejercicio o proyecto de Arquitectura Empresarial, su resultado debe ser integrado al PETI. Teniendo en cuenta las tendencias tecnológicas del mercado, todos los posibles usos de la tecnología, la Infraestructura actual de la organización, ventajas competitivas, y el mejoramiento de la gestión, es importante desarrollar e implementar dentro de la institución el Plan Estratégico de Tecnologías de Información, alineada a los objetivos corporativos, con estrategias y posiciones claras en las dimensiones de mayor impacto (Recurso Humano, atención al usuario, Tecnología y Procesos). Con base en lo anterior el presente documento pretende plantear la FORMULACION PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 2016 - 2020; con la finalidad de que le ofrezca a la institución fortalecer las mejores prácticas e identificar oportunidades de mejora a tiempo, previniendo la materialización de riesgos y logrando un excelente nivel de crecimiento organizacional. El Plan estratégico de tecnologías de la información de la ESE HOSPITAL LOCAL DE LOS PATIOS, está alineado con el plan de desarrollo 2016 – 2020.
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OBJETIVOS
Formular el Plan Estratégico de Tecnologías de Información encaminado a mejorar sus servicios. Permitiendo que los recursos de tecnología se administren de la mejor manera para que eficiente y efectivamente soporten los objetivos propios de la institución.
Alinear al personal hacia objetivos claros, con indicadores del desempeño medibles y aceptados.
Enfocar los objetivos, acciones y proyectos hacia el logro de la visión de la institución, considerando los aspectos claves del sector.
Optimizar el uso de los recursos financieros, humanos y tecnológicos, encaminados a una gestión eficiente y eficaz de los bienes públicos.
ALCANCE DEL DOCUMENTO
Disponer de un Plan Estratégico de Tecnologías de Información, nos permitirá incrementar la generación de conocimiento y la innovación aplicadas al proceso de atención en salud y el fortalecimiento de la gestión tecnológica para logra óptimos niveles de seguridad, confiabilidad, permanencia y competitividad en el medio y contar con una gestión de proceso medible cualitativa y cuantitativamente sobre los procesos funcionales, misionales y logístico en el momento de tomar decisiones a nivel gerencial. Todo esto conllevara a mejorar el desempeño de la institución y a prestar un mejor servicio adecuado y oportuno.
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MARCO NORMATIVO
AMBITOS LINEAMIENTOS
Entendimiento estratégico
Las instituciones de la administración pública deben contar con una estrategia de TI que esté alineada con las estrategias sectoriales, el Plan Nacional de Desarrollo, los planes sectoriales, los planes decenales -cuando existan- y los planes estratégicos institucionales. La estrategia de TI debe estar orientada a generar valor y a contribuir al logro de los objetivos estratégicos.
La dirección de Tecnologías y Sistemas de la Información o quien haga sus veces debe contar con una estrategia de TI documentada en el Plan Estratégico de las Tecnologías de la Información y Comunicaciones - PETI, el cual puede ser emitido de manera independiente o puede ser parte de un plan estratégico de la institución. El PETI debe incorporar los resultados de los ejercicios de Arquitectura Empresarial. El PETI debe contener la proyección de la estrategia para 4 años, y deberá ser actualizado anualmente a razón de los cambios de la estrategia del sector, la institución y la evolución y tendencias de las Tecnologías de la Información.
Direccionamiento estratégico
La dirección de Tecnologías y Sistemas de la Información o quien haga sus veces debe identificar y definir las políticas y estándares que faciliten la gestión y la gobernabilidad de TI, contemplando por lo menos los siguientes temas: seguridad, continuidad del negocio, gestión de información, adquisición, desarrollo e implantación de sistemas de información, acceso a la tecnología y uso de las facilidades por parte de los usuarios. Así mismo, se debe contar con un proceso integrado entre las instituciones del sector que permita asegurar el cumplimiento y actualización de las políticas y estándares de TI.
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RUPTURAS ESTRATÉGICAS
Las rupturas estratégicas comunican un cambio en el enfoque estratégico, de tal forma que permiten transformar, innovar, adoptar un modelo y permitir que la tecnología se vuelva un instrumento que genera valor.
La tecnología debe ser considerada un factor de valor estratégico para la institución.
Necesidad de liderazgo al interior de la institución para la gestión de Sistemas de Información, se debe de Contar con una oficina de TI exclusiva, que haga parte del comité directivo, que gerencia las actividades, los recursos y que se enfoque hacia un servicio de la mejor calidad posible, para los clientes internos y externos.
La gestión de TIC requiere una gerencia integral que dé resultados y que evite la multiplicidad de funciones.
La información debe ser más oportuna, más confiable y con mayor detalle.
Los Sistemas de información deben ser unificados
Generar las responsabilidades por líderes de los procesos basados en el manejo integral del sistema de información y no basados en conceptos de manejo personalizado.
La documentación de procedimientos no se logra consolidar para los colaboradores que realizan actividades con las herramientas tecnológicas ofrecidas, generando brechas al buen funcionamiento de las TIC.
Es necesario seguir actualizando y mejorando la red de equipos de cómputo para áreas que aún lo requieren.
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ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL
Desde el inicio de la gestión alineado al plan estratégico 2016-2020 de la ESE Hospital Local de Los Patios, se vienen realizando cambios significativos en el uso de las TIC, como son la adquisición de Software de Historias Clínicas y facturación, y la adquisición de equipos de cómputo y líneas telefónicas, en pro de facilitar y mejorar el servicio prestado, capacitación al personal de la ESE, divulgación de las TIC a través de las redes sociales y la página web, creación de política cero papel, entre otras. Todo esto gracias a que la actual Gerencia a considerado las tecnologías como un factor de valor estratégico. Analizando la situación actual se detecta falta de compromiso por parte de los líderes de cada proceso para poder consolidar información ya que se basan en conceptos de manejo personalizado y no en un manejo integral del sistema de información. Se requieren debido al volumen de información que se debe subir a las distintas plataformas equipos de digitalización con mejores prestaciones para optimizar calidad y tiempos.
Estrategia de TIC
Teniendo en cuenta la situación actual de la institución, se requiere establecer un rol de dirección en TI para todas las dependencias, generar cultura informática en todos los niveles de la administración, conformar equipos de trabajo con personal idóneo y competente para la implementación de TI. Normalizar, capacitar y divulgar los procesos y procedimientos de cada una de las dependencias de la administración y Fortalecer el equipo de TI a nivel de la administración. Adquirir los equipos que se requieren para soportar el uso adecuado de las TI.
Uso y Aprobación de la Tecnología
Se realizará semestralmente una evaluación al personal que labora en el interior de la institución, sobre el uso y apropiación de las TI en la entidad, mediante el uso de una encuesta virtual que permita valorar el nivel de aceptación de la tecnología de manera cuantitativa y evaluar el nivel de adopción y satisfacción de su uso.
Sistemas de información
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N°SISTEMA DE
INFORMACIÓNDESCRIPCIÓN CLASIFICACIÓN
VERSION DEL
SISTEMALIDER FUNCIONAL LIDER DE TI
MODULOS QUE
COMPONEN EL SISTEMA
DESCRIPCIÓN DE LA
FUNCIONALIDAD
MODALIDAD DE
IMPLEMENTACIÓN
TIPO DE
LICENCIAMIENTO
MOTOR DE BASE DE
DATOS Y SISTEMAS
OPERATIVOS QUE LO
SOPORTAN
GRADO DE
ACEPTACIÓNFORTALEZAS DEBILIDADES INICIATIVAS
RECOMENDACION
ES
1 TNS Programa contableSistema de
apoyo
windows
10- version
20/09/201
7
TOMAS
MORENO
GARCIA /
VICTOR MANUEL
HERNANDEZ /
MERLENY
CONTRERAS /
CLAUDIA
JAIMES
DOILER
SANJUAN
nomina, contratos,
contabilidad
oficial,
presupuesto
oficial, Tesoreria
oficial
CONTABILIDAD,
CARTERA,CON
TRATACION,
FINANACIERA
RED
INTERNA
multiusuario
09
firebird,
WindowsBUENO
TRAZABIL
IDAD
No se reportan
a la fecha
No se
reportan a la
fecha
No se
reportan a la
fecha
2 SIEPDOC
Software en
gestión
documental
Sistema de
apoyoV. 4.0 DAVID GARCIA
DOILER
SANJUANRadicacion
ARCHIVO
CENTRAL Y
TODAS ÁREAS
web
Licencia
perpetua en
versión
adquirida
PostgreSQL, BUENOTRAZABIL
IDAD
REQUIERE
INTERNET
PARA
CONEXIONE
S REMOTAS
No se
reportan a la
fecha
Actualizar
Continuame
nte
3 SIEP
Sistema de
información para
entidades públicas
Sistema de
apoyoV. 1.1.17
NAILET ANDREA
MORANTES
DOILER
SANJUANAlmacen
ALMACEN,
FARMACIA
CONTABILIDAD
Y FINANCIERA
web
Licencia
perpetua en
versión
adquirida
PostgreSQL, BUENOTRAZABIL
IDAD
REQUIERE
INTERNET
PARA
CONEXIONE
S REMOTAS
No se
reportan a la
fecha
No se
reportan a la
fecha
4
POLÍTICA
DE
SEGURIDAD
DEL
PACIENTE
DE
COLOMBIA
Aplicativo para el
registro y gestión
de eventos
adversos
Sistema de
apoyoV. 2.0
MARITZA
SOLEDAD
HERNANDEZ
DOILER
SANJUAN
Regristro y Gestió
nde Eventos
Adversos
TODAS LAS
ÁREASweb ilimitado
MySQL,
WINDOWS
BUENOTRAZABIL
IDAD
REQUIERE
INTERNET
PARA
CONEXIONE
S REMOTAS
No se
reportan a la
fecha
No se
reportan a la
fecha
5 KUBAPP
Herramienta de
gestión para
entidades del
sector salud,
incluyendo clínicas
y consultorios
odontológicos, que
abarca desde la
creación del
paciente,
Sistema
misional de
prestación.
V. 26.4DOILER
SANJUAN
DOILER
SANJUAN
facturacion,
historia clinica,
citas, glosas,
tesoreria,
FACTURACION,
CITAS,
ASISTENCIAL,
MEDICOS
cloud ilimitadoMYSQL(mariadb
), WINDOWSBUENO
trazabilidad
, en
consulta de
registros
clinicos de
usuarios
que
acceden al
servicio de
salud en la
al estar en
icloud, al no
haber servicio
de internet se
pierde
operatividad
No se
reportan a la
fecha
Implementar
el sistema
biometrico
para
consentimie
ntos
informados y
otros.
6SISTEMA
PQRS
Aplicativo
peticiones, quejas,
reclamos y
sugerencias
Sistema
misional de
gestión.
N/AELKIN
RODRIGUEZ
DOILER
SANJUAN
Peticiones,
Quejas, Reclamos
y Sugerencias
TODAS LAS
ÁREAS Y
PERSONAL
EXTERNO
web ilimitadoMySQL,
WINDOWSBUENO
TRAZABIL
IDAD
no se puede
cambiar
parametrizació
n, no se puede
actualizar
No se
reportan a la
fecha
Implementar
software con
dominio y
manejo total
SISTEMAS DE INFORMACIÓN E.S.E HOSPITAL DE LOS PATIOS.
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Servicios tecnológicos
El Hospital cuenta con una estrategia de prestación de servicios tecnológicos mediante el
siguiente cuadro se resumen:
Categoría Descripción
Estrategia y Gobierno.
La gestión de los servicios tecnológicos en el Hospital se realiza de manera centralizada en el área de sistemas, sin embargo, su uso está en las diferentes áreas de trabajo. Las responsabilidades de la Dirección de Tecnología o quien haga sus veces con respecto a la administración de los servicios tecnológicos del Hospital es servir de puente con los proveedores de estas en caso de fallas y dificultades, asistir a las capacitaciones técnicas sobre el manejo de medidas de seguridad. Las estrategias de tercerización de servicios tecnológicos se fijarán en las obligaciones contractuales, de los proveedores, las estrategias se fundamentarán, la preservación de copias de información, soportes tecnológicos, los cuales según las características
Administración de sistemas de información
La administración de los sistemas de información del Hospital será el Gestor TIC.
Los sistemas de información se encuentran almacenados en el servidor en el área de sistemas y en la nube.
Infraestructura Los componentes de infraestructura son: RED: al modem de operador de cable el cual cuenta con IP en modo bridge se encuentra conectado un Router modelo TP-link n300 Mbps donde se aplica el cortafuego y se extiende a switch que distribuye las conexiones. Se maneja IP fija para cada equipo de la ese y se maneja topología estrella mixta
Conectividad Se implementa una topología tipo estrella mixta
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Canales de internet: Con velocidad 100megas.bytes por segundo. Actualmente el proveedor es CLARO.
Servicios de operación.
Para los casos que exista vínculo contractual con el proveedor del sistema de información, este será el encargado del mantenimiento y soporte de la plataforma tecnológica y de las aplicaciones. En caso contrario el Hospital deberá plantear las acciones correctivas para tal fin.
Mesa de servicios especializados
La mesa de servicios especializados estará, conformado por el gestor TIC y el encargado de sistemas, quienes deberán realizar un análisis general del estado de los servicios tecnológicos: principales esfuerzos y logros, problemáticas y recomendaciones generales.
Equipos de cómputo
EQUIPOS DE COMPUTO ESE
EQUIPOS QUE EN COMODATO O QUE NO PERTENECEN A LA ESE
EQUIPOS PROPIOS Y DONADOS
N° NOMBRE DEL EQUIPOS COMPUTO UBICACIÓN DEL EQUIPO
1 EQUIPO COMPUTO HOSPITAL ESCRITORIO ARCHIVO CENTRAL
2 EQUIPO COMPUTO HOSPITAL LAPTOP GERENCIA
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3 EQUIPO COMPUTO HOSPITAL ESCRITORIO ASISTENTE DE GERENCIA
4 EQUIPO COMPUTO HOSPITAL ESCRITORIO CONTRATACION
5 EQUIPO COMPUTO HOSPITAL ESCRITORIO CONTRATACION/REVISOR FISCAL
6 EQUIPO COMPUTO HOSPITAL ESCRITORIO SISTEMAS
7 EQUIPO COMPUTO HOSPITAL ESCRITORIO SERVIDOR
8 EQUIPO COMPUTO HOSPITAL LAPTOP GLOSAS
9 EQUIPO COMPUTO HOSPITAL ESCRITORIO ALMACEN
10 EQUIPO COMPUTO HOSPITAL ESCRITORIO CONTROL PRENATAL
11 EQUIPO COMPUTO HOSPITAL ESCRITORIO CITOLOGIAS
12 EQUIPO COMPUTO HOSPITAL ESCRITORIO CRECIMIENTO Y DESARROLLO
13 EQUIPO COMPUTO HOSPITAL ESCRITORIO AUXILIAR FINANCIERA
14 EQUIPO COMPUTO HOSPITAL ESCRITORIO CONTADOR
15 EQUIPO COMPUTO HOSPITAL ESCRITORIO SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO
16 EQUIPO COMPUTO HOSPITAL ESCRITORIO CARTERA
17 EQUIPO COMPUTO HOSPITAL ESCRITORIO GESTOR TIC
18 EQUIPO COMPUTO HOSPITAL ESCRITORIO AUXILIAR FINANCIERA 2
19 EQUIPO COMPUTO HOSPITAL ESCRITORIO SIAU PUNTO UNICO
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20 EQUIPO COMPUTO HOSPITAL ESCRITORIO NUTRICION
21 EQUIPO COMPUTO HOSPITAL LAPTOP ECOGRAFIAS
22 EQUIPO COMPUTO HOSPITAL ESCRITORIO CONSULTA EXTERNA 4
23 EQUIPO COMPUTO HOSPITAL ESCRITORIO HOSPITALIZACION
24 EQUIPO COMPUTO HOSPITAL ESCRITORIO IAMI
25 EQUIPO COMPUTO HOSPITAL ESCRITORIO ARCHIVO CLINICO
26 EQUIPO COMPUTO HOSPITAL ESCRITORIO VACUNACION ESE1
27 EQUIPO COMPUTO HOSPITAL ESCRITORIO VACUNACION ESE2
28 EQUIPO COMPUTO HOSPITAL ESCRITORIO VACUNACION ESE3
29 EQUIPO COMPUTO HOSPITAL ESCRITORIO INYECTOLOGIA/CURACIONES EXTERNA
30 EQUIPO COMPUTO HOSPITAL ESCRITORIO CONSULTA EXTERNA 3
31 EQUIPO COMPUTO HOSPITAL ESCRITORIO CONSULTA EXTERNA 1
32 EQUIPO COMPUTO HOSPITAL ESCRITORIO CONSULTA EXTERNA 2
33 EQUIPO COMPUTO HOSPITAL ESCRITORIO ODONTOLOGIA 1
34 EQUIPO COMPUTO HOSPITAL ESCRITORIO ODONTOLOGIA 2
35 EQUIPO COMPUTO HOSPITAL ESCRITORIO FACTURACION EXTERNA
36 EQUIPO COMPUTO HOSPITAL ESCRITORIO SIAU PYP
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37 EQUIPO COMPUTO HOSPITAL ESCRITORIO SIAU CONTROL DE CITAS 1
38 EQUIPO COMPUTO HOSPITAL ESCRITORIO SIAU CITAS 2
39 EQUIPO COMPUTO HOSPITAL ESCRITORIO LABORATORIO-COODINACION
40 EQUIPO COMPUTO HOSPITAL ESCRITORIO LABORATORIO-RECEPCION
41 EQUIPO COMPUTO HOSPITAL ESCRITORIO RAYOS X
42 EQUIPO COMPUTO HOSPITAL ESCRITORIO VIGILANCIA
43 EQUIPO COMPUTO HOSPITAL LAPTOP VIGILANCIA 1
44 EQUIPO COMPUTO HOSPITAL ESCRITORIO CONTROL INTERNO
45 EQUIPO COMPUTO HOSPITAL ESCRITORIO SALA DE PARTOS
46 EQUIPO COMPUTO HOSPITAL ESCRITORIO STAND ENFERMERIA 1(ENFERMERAS)
47 EQUIPO COMPUTO HOSPITAL ESCRITORIO STAND ENFERMERIA1 (JEFES)
48 EQUIPO COMPUTO HOSPITAL ESCRITORIO INYECTOLOGIA STAND 2
49 EQUIPO COMPUTO HOSPITAL ESCRITORIO STAND ENFERMERIA 2
50 EQUIPO COMPUTO HOSPITAL ESCRITORIO FARMACIA
51 EQUIPO COMPUTO HOSPITAL ESCRITORIO FACTURACION URGENCIAS
52 EQUIPO COMPUTO HOSPITAL ESCRITORIO FACTURACION REVISORIA CUENTAS
53 EQUIPO COMPUTO HOSPITAL ESCRITORIO CONSULTORIO URGENCIAS TRIAGE
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54 EQUIPO COMPUTO HOSPITAL ESCRITORIO CONSULTORIO URGENCIAS 1
55 EQUIPO COMPUTO HOSPITAL ESCRITORIO CONSULTA URGENCIAS 2
56 EQUIPO COMPUTO HOSPITAL ESCRITORIO CONSULTORIO URGENCIAS 3
57 EQUIPO COMPUTO UBPC ESCRITORIO FACTURACION U.B.
58 EQUIPO COMPUTO UBPC ESCRITORIO SIAU
59 EQUIPO COMPUTO UBPC ESCRITORIO CITAS
60 EQUIPO COMPUTO UBPC ESCRITORIO PYP
61 EQUIPO COMPUTO UBPC ESCRITORIO ODONTOLOGIA 1
62 EQUIPO COMPUTO UBPC ESCRITORIO ODONTOLOGIA 2
63 EQUIPO COMPUTO UBPC ESCRITORIO VACUNACION
64 EQUIPO COMPUTO UBPC ESCRITORIO CONTROL PRENATAL
65 EQUIPO COMPUTO UBPC ESCRITORIO CITOLOGIAS
66 EQUIPO COMPUTO UBPC ESCRITORIO CRECIMIENTO Y DESARROLLO
67 EQUIPO COMPUTO UBPC ESCRITORIO AMBIENTAL
68 EQUIPO COMPUTO UBPC ESCRITORIO SALUD PUBLICA 1 U.B. PAOLA
69 EQUIPO COMPUTO UBPC ESCRITORIO SALUD PUBLICA 2 U.B.
70 EQUIPO COMPUTO UBPC ESCRITORIO FISIOTERAPIA
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71 EQUIPO COMPUTO UBPC ESCRITORIO CONSULTORIO 4
72 EQUIPO COMPUTO UBPC ESCRITORIO CONSULTORIO 3
73 EQUIPO COMPUTO UBPC ESCRITORIO CONSULTORIO 2
74 EQUIPO COMPUTO UBPC ESCRITORIO CONSULTORIO 1
75 EQUIPO COMPUTO UBPC ESCRITORIO ARCHIVO
76 EQUIPO DE COMPUTO UB ONCE DE NOVIEMBRE ARCHIVO CLINICO ONCE
77 EQUIPO DE COMPUTO UB ONCE DE NOVIEMBRE CONSULTORIO 1 ONCE
78 EQUIPO DE COMPUTO UB ONCE DE NOVIEMBRE CONSULTORIO 2 ONCE
79 EQUIPO DE COMPUTO UB ONCE DE NOVIEMBRE ENFERMERIA
80 EQUIPO DE COMPUTO UB ONCE DE NOVIEMBRE FACTURACION ONCE
81 EQUIPO DE COMPUTO UB ONCE DE NOVIEMBRE ODONTOLOGÍA ONCE
Gestión de información
Se ha definido las diferentes fuentes de información entre los cuales se encuentran los
procesos y que para algunos se cuenta con los sistemas de información.
Proceso Actividad Clave
Gestión Gerencial Guía a las divisiones de la entidad hacia los objetivos fijados, y políticas de trabajos y preservación de información.
Mejoramiento continuo
Crea nuevas estrategias basadas en un ciclo sencillo, para la mejora de cada proceso.
Gestión Asistencial Establece estrategias para mejorar los procesos asistenciales, la emisión y control de información misional, en los sistemas de información dispuestos para tal fin.
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Gestión del ambiente físico
Realizar el control administrativo de los activos fijos que posee el hospital
Gestión del talento humano
Incorporación y retiro del personal. Y el mejoramiento de las competencias laborales del personal.
Gestión financiera Garantizar la sostenibilidad financiera a través de la facturación de servicios y recaudo de cartera
Gestión de TIC´S Toma decisiones operativas dentro del gobierno de las TI.
Gestión de medicamentos
Realizar todo el control de adquisición, revisión, transporte, almacenamiento y utilización de los medicamentos.
Gestión Jurídica Evaluación y seguimiento de procesos legales y jurídicos que se adelanten en al Hospital.
Control interno de gestión.
Evaluación y seguimiento
Actualmente el E.S.E Hospital de los Patios cuenta con un plan de seguridad y privacidad de la información que se está perfeccionando en la medida que se van realizando diagnósticos y acciones de mejora al interior del hospital este tiene como objetivo garantizar la protección de la información generada, procesada por los sistemas de información e infraestructura tecnológica.
Gobierno TI
ENTENDIMIENTO ESTRATEGICO
Modelo operativo
Actualmente el Hospital de los patios cuenta con un Manual de calidad hay se podrá observar
un modelo operativo más a fondo como: Misión, Visión, Políticas internas, Objetivos, Mapa de
procesos y estructura organizacional, entre otros
Estructura Organizacional
GESTOR TIC
SISTEMAS
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COMUNICACIONES Versión:01 Página 18-1
COMUNICACIÓN INTERNA Fecha: 13/03/2017
Calle 7 No.9-59, Urbanización Daniel Jordán Teléfono: 5552170 Los Patios, Norte De Santander
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Necesidades de la información
El hospital de los patios dentro de su sistema de gestión de calidad cuenta con la identificación
de partes interesadas y la información detectada. A continuación se muestran los interesados
detectados.
Identificación y clasificación de interesados
Categoría Sub-Categoría Descripción Necesidades de información detectada
Usuarios (Pacientes) y familias
Paciente, Familia
Usuarios que son atendidos en el Hospital. Grupo familiar de los usuarios
Historia clínica
Derechos y deberes
Planes de promoción y prevención
Plan de manejo-tratamiento, medico, otros
Usuarios internos Administrativos,
Medico, asistencial
Trabajadores, funcionarios, agremiaciones de médicos, de planta o contratista
Historia clínica
Tarifas institucionales
Reglamentos y normativas
Talento humano y seguridad social
Procedimientos y procesos
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Capacitaciones especificas
Indicadores, estadística, otros
Convenios Docencia, Servicio,
investigadores
Estudiantes del sector salud, investigadores
Revisión de costos (Historia clínica)
Datos estadísticos
Pagadores
EPS, FOSYGA, aseguradoras, secretarias de
salud, Etc.
Entidad que realizan auditorías, seguimiento y control. Entidades encargadas de tabular datos epidemiológicos
Toda la información disponible (procesos, procedimientos, estadísticas, indicadores, etc.)
Otros Mandatos judiciales
Fallos judiciales, tutelas, etc.
Historia clínica
Entes de control, vigilancia epidemiológica
Supersalud, secretarias de
salud (municipal y
departamental)
Entidad que realizan auditorias, Seguimiento y control. Entidades encargadas de tabular datos Epidemiológicos.
Toda la información disponible (procesos, procedimientos, Estadísticas, indicadores, etc.)
Proveedores Proveedores
Diferentes proveedores ejem. Medicamentos, insumos, alimentos
Estado de cuenta
Servicios requeridos por el hospital (licitaciones, contratos)
Población general Personas, medios de
comunicación
Derechos de petición, quejas, reclamos, denuncias, solicitudes
Eventos y noticias
Investigaciones
Planes de mejora
Medios para detectar las necesidades de información
De acuerdo con las partes interesadas identificadas, el hospital ha dispuesto mecanismos o
medios para la identificación y recolección sus necesidades puntuales.
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Interesados Medios para detectar las necesidades de información
Usuarios (Pacientes) y familias
Encuestas de satisfacción
Buzones de sugerencia
Solicitud, quejas, reclamos, denuncia, sugerencia de forma personal o vía web en el SIAU
Conversión formal o informal con personal administrativo - asistencial del hospital
Usuarios internos
Comités institucionales
Análisis causa raíz de un evento anormal
Planes de mejora
Convenios docencia-servicio, investigadores
Correspondencia enviada a las oficinas administrativas del Hospital.
Pagadores Solicitud por medio escrito (oficio). Físico o digital
Encuestas de satisfacción o de mejora aplicadas
Entes de control, vigilancia epidemiológica.
Solicitud por medio escrito (oficio). Físico o digital
Revisión de leyes, normas, decretos.
Otros: Mandatos familiares Solicitud por medio escrito (oficio). Físico o digital
Proveedores
Evaluación de proveedores
Encuesta de identificación de necesidades proveedores.
Solicitudes explicitas por medio (Físico o Escrito)
Población general
Lineamientos nacionales e internacionales (Epidemias, Pandemias, etc.)
Planes de promoción y prevención
Asociación de usuarios
Alineación de TI con los procesos.
Procesos de gestión de información
Nombre de los procesos Recursos tecnológicos que los soporta
Gestión financiera.
Cobros Jurídicos
Pagos de nominas
Pagos a los contratistas
Gestión de Talento Humano. Contratación del personal y nomina
Envíos al SIGEP
Gestión asistencial. Diseñar y desarrollar estrategias
orientadas hacia la humanización de los servicios.
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Hacer uso de los formatos PQRS
Proceso de gobierno TI
Gestión de TIC´S
Actualización de la página web
Publicaciones en redes sociales
Atención a PQR
Cargue de información a entes de control
Cargue información a la plataforma de datos abiertos
MODELO DE GESTIÓN DE TI
Las metas propuestas para el periodo 2016 – 2020 son proporcionar servicios eficientes en lo
relacionado con información al público en PQR de forma virtual y oportuna, implementación
del sistema de gestión documental, fortalecer la información en el SUIT, y establecer políticas
de reducción de uso papel por medio del uso de sistemas de información.
Estrategia de TI
Versión del área TIC 2016 – 2020
En el 2020 existirán procedimientos vinculados al mapa de procesos relacionados con TIC del
E.S.E Hospital de los Patios, de tal modo que sea un pilar para la construcción de una oficina
de TIC’s reconocida como un área estratégica de apoyo a los servicios misionales
institucionales, generando valor en la creación y desarrollo de iniciativas tecnológicas.
A continuación, se muestra un análisis de las oportunidades y peligros (amenazas) futuros del
hospital en el marco de las tecnologías, relacionado con un estudio de las potencialidades
(fortalezas) y debilidades de la misma lo que se ve representado una enorme ventaja”.
A partir de este análisis se pueden crear estrategias para la organización que le permitan
“conectar” acciones con posibilidades (oportunidades) que pueden aprovecharse y que sirvan
para prepararse y de esta forma enfrentar los peligros (amenazas), apoyándose en sus
fortalezas y reduciendo el impacto negativo que pueden tener sus debilidades.
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Fo
rta
leza
s
Se tienen debidamente documentados los servicios TIC mediante procedimientos
Se cuenta con algunos sistemas de información de apoyo.
Se cuenta con indicadores, para evaluar su desempeño que les permite tener una visión integral de los avances de la gestión de sus procesos y servicios.
Op
ort
un
idad
es Reglamentación,
disponibilidad y apoyo del MINTIC con las estrategias de Gobierno digital.
Disponibilidad de tecnologías y servicios previstos por fabricantes y proveedores de TIC
Deb
ilida
de
s
No existe manual de funciones alineado a los lineamientos del MINTIC
Falta de conocimiento y apropiación de los funcionarios de la Entidad en las nuevas metodologías y herramientas tecnológicas.
Debilidades en la gestión documental.
Asignación presupuestal baja. A
me
na
za
s
Cambios normativos en el sector salud
Reducción o disminución en el presupuesto TIC
Cambios de tecnologías y desactualización de las mismas
Definición de los objetivos estratégicos de TI
Disponer de un modelo de gestión de TI que permita establecer la estrategia de los servicios prestados, el diseño de nuevos servicios, su transición y puesta en operación, mejorando la gestión y esquemas de gobierno TI, consolidando la estrategia TI, las prácticas de gobierno TI.
Desarrollar y consolidar un sistema integrado de información en la entidad, que permita una adecuada atención al usuario, así como la toma de decisiones basada en la identificación de las necesidades.
Contribuir desde el punto de vista técnico y tecnológico con la consolidación de la gestión del conocimiento
Apoyar y fortalecer el proceso de incorporación de la Tecnología de Información y Comunicaciones (TICS) a las actividades asistenciales y administrativas, ofreciendo alternativas para el desarrollo de los procesos que beneficien a los usuarios internos y a la comunidad
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Alineación de la estrategia de TI con el plan sectorial o territorial
La alineación de las estrategias de TI orientada a los planes sectoriales o territoriales han sido adoptadas por Planes de Desarrollo, decretos y leyes que tienen mayor incidencia sobre la gestión interna de la institución, tal cual como se muestra a continuación.
Alineación de la estrategia de TI con el plan sectorial
Documento contenido Alineación
Gobierno digital ley 1712 – 2014
Tener el Gobierno más eficiente y transparente gracias a las TIC. - Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones.
Si bien el objetivo misional del hospital de los patios es brindar bienestar social mediante servicios de calidad, se fundamenta en generar una gestión con basa en la transparencia y eficiencia mediante el uso de las TIC. Cuenta con un portal https://esehospitaldelospatios.gov.co/web/ donde se publica información de interés general.
Gestión documental decreto 103 de 2015
Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones
Se han adoptado los instrumentos de Gestión de las informaciones armonizadas tales como: Datos abiertos, esquema de publicación, información Clasificada y reservada e Inventarios de activos de la información.
Gobierno en Línea - Decreto Único Reglamentario del Sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones 1078 de 2015
Comprende cuatro grandes propósitos: lograr que los ciudadanos cuenten con servicios en línea de muy alta calidad, impulsar el empoderamiento y la colaboración de los ciudadanos con el Gobierno, encontrar diferentes formas para que la gestión en las entidades públicas sea óptima gracias al uso estratégico de la
Se adopta e implementa la estrategia de Gobierno Digital sobre sus cuatro Componentes. De la misma forma se avanza en la implementación de los mismos mediante de estrategias como la de Uso Eficiente del Papel, Seguridad de los Activos de Información, Trámites en
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tecnología y garantizar la seguridad y la privacidad de la información.
Línea publicados en el SUIT y otras que dan cumplimiento sobre sus ejes Principales.
Alineación de la estrategia de TI con la estrategia de la institución pública
Para facilitar el desarrollo de la estrategia institucional, la misión y visión donde establece:
“confiable, humanizado y seguro” “calidad, seguridad y formación del Talento Humano”
“enfoque basado en procesos”, se diseñó una estrategia TI que busca apoyar y soportar el
cumplimiento de la gestión institucional, con cada uno de los objetivos estratégicos TI; apropiar
nuevas tecnologías aplicables a los procesos misionales y de enseñanza aprendizaje, ampliar
la capacidad de conectividad, procesamiento y almacenamiento, mejorar los esquemas de
gobierno y gestión de TI del E.S.E Hospital de los patios, establecer un esquema de cultura de
TI en el E.S.E Hospital de los patios.
Para establecer el diseño de la organización de TI se han definido algunos criterios como base para la operación del modelo organizacional actual, los cuales son descritos a Continuación.
Gobierno TI
El E.S.E Hospital de los Patios ha establecido el diseño de la organización TI, se ha establecido
algunos criterios como base para la operación del modelo organizacional actual, los cuales se
tomaron con referencia a los propuestos en el modelo de gestión.
Arq
uit
ectu
ra In
stit
uci
on
al Marco
normativo
Políticas organizacio
nales Procesos de
la organizació
n
Incorporación de políticas de TI en la organización
Expedir documentos de la política TI
Formalización de políticas, estándares y lineamientos
TI
Relación con las áreas
Acuerdos
para Acu
erd
os
par
a go
ber
nab
ilid
ad T
I
Procesos TI Definición-Implementación-Evaluación-
Mejoramiento continuo
Estructura Organizacional de TI Definición de estructura- definición de perfiles-
selección y vinculación del equipo humano.
Esquema de gobierno TI Gestión de relaciones internas y externas-
definición de instancias y participar en toma de
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Modelo de gobierno de
la organizació
n
Mecanismos de compras
y contratació
n
decisiones- Definición de liderazgos y líneas de reporte.
desarrollo y servicios
Toma de
decisiones de gestión TI
Alineación de TI con procesos y servicios de la organización
Definición de apoyo tecnológico a los procesos de apoyo en planes de mejoramiento de la
organización con TI
Gestión de proveedores Definición de lineamientos técnicos para la contratación- definición metodologías de
supervisión técnica control y seguimiento a obligaciones contractuales.
Gestión de proyectos Planeación, ejecución y seguimiento - Control de
cambios – indicadores de gestión de los proyectos
Cadena de valor de TI
La cadena de valor de TI genera un valor adicional para la institución, al integrar los procesos de TI
necesarios para adelantar la gestión del servicio tecnológico y de los sistemas de información. La
cadena de valor de TI se integra a los macro-procesos de apoyo de la institución y a los procesos de
la gestión de TI.
PROCESO: GESTIÓN DE TIC´S
PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDADES SALIDA RIESGOS RECEPTOR
Gestión de ambiente físico
Inventario Infraestructura
Tecnología
Administrar los equipos
y la red interna de la
entidad
Reporte de equipos en
óptimas condiciones/
recibo de satisfacción
Perdida de equipos
Almacén
Comunicación, Proceso Gestión
gerencial, Proceso de
Gestión
Plan de acción para
gobierno TIC (Presupuesto
proyectos)
Ejecución del plan de acción y
proyectos para gobierno TIC
Resultado de evaluación por
órganos de control
Sanción a la
Institución
Responsables TIC´S
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Financiera
Gestión de TIC´S
Evaluación
Evaluar la satisfacción de
los usuarios tecnológicos al interior de la
entidad
Resultados de evaluación
No implementar mejoras a
los sistemas
Responsable de control interno –
TIC´S
Estado actual de los procesos y procedimientos
Seguimiento a los procesos,
productos y los servicios digitales
Evaluación de los indicadores
digitales
Desvió de los
objetivos misionales
Control Interno
Mantenimiento al servidor
Administrar el servidor (base
de datos-copias de seguridad)
Estado actual del servidor
Perdida de información
Responsable TIC´S
Políticas de seguridad informática
Gestionar la seguridad
informática del Hospital de los
patios
Documentos/ Reportes de seguridad
Exposición a ataques
cibernéticos
Responsable TIC´S
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Indicadores y Riesgos
Se deben establecer los riesgos asociados a los procesos TI y plan de mitigación de los
mismos.
N° Nombre del indicador Descripción Formula Meta Frecuencia
1
Proporción de mantenimientos preventivos a equipos de cómputo / impresoras ejecutados
Se refiere al mantenimiento programado a realizar a los equipos de cómputo e impresoras propias de la entidad.
# de mantenimientos preventivos ejecutados a equipos de cómputo-impresoras / Total de mantenimientos
90% Mensual
2
Proporción de acciones de mejora Implementadas para fortalecer la seguridad de los Sistemas de Información.
Proporción de acciones de mejora implementadas para fortalecer la seguridad de los Sistemas de Información.
# de acciones de mejora implementadas para fortalecer la seguridad de los sistemas de información / Total de acciones de mejora * 100
90% Mensual
3
Proporción de población capacitada en seguridad y privacidad de la información
Se refiere a la cantidad de población capacitados en seguridad de la información y que de una u otra forma son responsables de activos de información
Número de colaboradores capacitados en Seguridad de la Información / Total de colaboradores susceptibles de ser capacitados en Seguridad de la información x 100
90% Trimestral
Identificación de riesgos que hacen referencia a los identificados en los procesos TIC´S
1. Instalación y/o acceso a aplicativos de TI mal intencionados para beneficios personales o
de terceros.
2. Perdida de información de la entidad
3. Fallas de seguridad de la información
4. No disponer de una arquitectura de infraestructura tecnológica en la entidad.
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COMUNICACIONES Versión:01 Página 28-1
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5. No contar con un plan de contingencia ante la caída de servicios de TI
6. Falta de habilidades en el manejo y uso de las tecnologías de la información.
Plan de implementación de procesos
Actualmente el E.S.E Hospital de los patios NO cuenta con procesos de TIC de gestión de
tecnologías y gestión de la información. A continuación se presenta una propuesta para el
diseño y ejecución de los mismos.
Caracterización proceso TIC
Gestor de solicitudes
Recepción de necesidades
Gestor validador de solicitudes
Validación de las necesidades
Soporte primera y segunda línea
Ejecución de procedimiento
Gestor de operaciones
Verificación del procedimiento
Gestor de conocimientos
Alimentar base del conocimiento
Entradas
Solicitudes
Salidas
Necesidades
TIC atendidas y
solucionadas
oportunamente
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Caracterización del proceso de gestión de sistemas de información
Auxiliar administrativo
Captar datos
Auxiliar administrativo
Procesar y validar datos
Auxiliar administrativo
Reporte de resultados
Auxiliar administrativo
Seguimiento a los resultados de la
información
Gestión de la información
Para la recolección de datos de la institución se realiza cinco actividades básicas: Entrada,
almacenamiento, procesamiento, salida de información y análisis de la información.
Entrada de datos: La entrada es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Almacenamiento de datos: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene un sistema de información, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar los datos guardados en la sesión o en el proceso anterior. Estos datos suelen ser almacenados en estructuras de información denominadas archivos, los cuales pueden ser físicos o electrónicos.
Entradas
Necesidades de
la información
identificadas en
línea o en la
institución
Salidas
Consultas o reportes
requeridos por
usuarios internos o
externos
Matrices de datos
pertinentes
Portales de consulta
de información
territorial, sectorial e
institucional
actualizados
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Procesamiento de datos: Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida (Fichas Técnicas). Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados en él. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones. Salida de la información: La salida es la capacidad de un Sistema para generar información para sacar la información procesada o bien datos de entrada. La salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. Análisis de la información: Es el conocimiento generado a partir de la información obtenida del procesamiento de datos. La gestión de la información también debe tener en cuenta las siguientes premisas:
Información desde la fuente única
Información de calidad
Información con bien publico
Información en tiempo real
Información como servicio
Herramientas de análisis
El E.S.E Hospital de los Patios define una estrategia orientada al seguimiento, análisis,
presentación y publicación de la información conforme al ciclo de vida de la misma y segmento
a la que va dirigida. La información disponible debe cumplir con los siguientes criterios:
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COMUNICACIONES Versión:01 Página 31-1
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Sistemas de información
A través de la tabla de transacción de la información presentada a continuación, se podrá observar
los sistemas de información tecnológicos utilizados en el E.S.E hospital de los patios.
Aplicativo Tipo de activo Categoría de la
información Salida de la información
TNS SOFTWARE CONFIDENCIAL CONTABILIDAD, CARTERA,CONTRATACION, FINANACIERA
SIEPDOC SOFTWARE CONFIDENCIAL ARCHIVO CENTRAL Y TODAS ÁREAS DE LA ESE
POLÍTICA DE SEGURIDAD DEL
PACIENTE DE COLOMBIA
SOFTWARE CONFIDENCIAL ALMACEN, FARMACIA, CONTABILIDAD Y FINANCIERA
KUBAPP SOFTWARE CONFIDENCIAL FACTURACION, CITAS, ASISTENCIAL, MEDICOS
SISTEMA DE PQRS SOFTWARE CONFIDENCIAL SIAU
• Que la información sea la misma en todas las areas y sistemas utilizados
•Que la información suministrada, sea relevante para el nicho orientado
•Medir el grado de disponibilidad de la información
•Valorar el grado de detalle que refleja la información a analizar
Exactitud Oportunidad
ConsistenciaRelevancia
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Arquitectura de sistemas de información
Actualmente el Hospital no cuenta con una arquitectura de sistemas de información diseñada,
a continuación mostraremos unos principios de cómo llevar una arquitectura de sistemas de
información.
N° PRINCIPIOS DESCRIPCIÓN
1 Orientación a una arquitectura basada en servicios
Entregar servicios en línea
2 Independencia de plataformas La arquitectura debe ser independiente de restricciones
3 Soporte multicanal Acceso a aplicaciones para disponer de servicios a través de múltiples canales
4 Alineación a referentes de arquitectura
La construcción de las aplicaciones para la entrega de servicios se realizara sobre parámetros dictados por la arquitectura.
5 Usabilidad
La arquitectura debe garantizar la claridad y facilidad para que otras entidades puedan utilizar los servicios y/o aplicaciones que sean publicados
6 Funcionales Su alcance debe estar alineado con las necesidades propias de cada proceso y misión de la entidad
7 Mantenibles Los sistemas deben ser operativamente gestionados por partes (técnicas y financieras)
Atención al público: En este proceso el E.S.E hospital de los patios recibe la información de la población en general y es de tipo manual. Solo las encuestas y quejas de nuestros servicios están habilitadas en línea para la calificación del mismo. No obstante Solo los documentos que requieren respuestas utilizan los medios tecnológicos para su elaboración e impresión y entrega física al solicitante.
Solución planteada: Habilitar en la página del hospital de los patios
https://esehospitaldelospatios.gov.co/web/ una ventanilla única de recepción y demás ventanillas
en línea para el fácil acceso de nuestros servicios
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Implementación de sistemas de información
El E.S.E hospital de los patios debe implementar mejoras para la implementación de a los procesos de sistemas de información de la entidad. Se ha querido brindar a la población del municipio de los patios la eficiencia y transparencia de servicios con altos estándares de calidad, brindando seguridad en los procesos y trámites tecnológicos en donde exista relación ciudadanía y administración municipal. Actualmente diseñamos estrategias para la implementación de sistemas de información para brindar servicios de manera eficaz a la población de nuestro municipio.
Tabla de implementación de sistemas
- ALCANCES - CONSTRUCCIÓN - IMPLANTACIÓN - USO
- Calidad - Servicio
oportuno - Reducción
de tiempo - Menos de
inversión
- Más seguridad
- Disminución de riesgos
- Infraestructura tecnológica optima
- Responsabilidad institucional
- Desarrollo de herramientas de calidad
- Diseño de los formatos y modelos
- Establecer el modelo de sistema piloto
- Identificación de protocolos adaptables
- Capacitación y entrenamiento
- Puesta en marcha - Identificación de
fallas - Realizar acciones
preventivas y correctivas
- Seguimiento, análisis y control
- Verificación de la calidad
- Aplicación de rutina diaria
- Identificación de opciones de cambio o de mejora
- Ajustar los procesos
- Disponibilidad de la información
- Leyes TIC´S
- Recursos financieros, humanos
- Tiempo
- Perfiles laborales - Cargos de trabajo - Oportunidad
- Entrenamiento - Movilización - Usuarios
RESTRICCIONES
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GESTION DE TIC Código:
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Servicios de soporte técnico
Los Servicios de soporte técnico a disposición de los usuarios, se ha estructurado dando inicio
desde la atención al usuario en el nivel básico, luego pasando al medio y finaliza en el
avanzado si es el caso.
Nivel Básico: Es aquí donde se reúne la información del cliente, se categoriza y se establecen
prioridades según el análisis de los indicios o prioridades definidas. Aquí mismo el encargado
identifica de manera oportuna el problema o lo que el usuario manifieste, reduce los tiempos y
riesgos para evitar daños o perdidas. Ya identificado el problema se sigue el procedimiento de
asistencia adecuada según lo estipulado para el caso identificado.
Nivel Medio: El soporte de este nivel se encuentra sujeto a los procedimientos de
mantenimiento o instalación de infraestructura y procedimientos, soporte o aplicaciones.
Nivel avanzado: El soporte avanzado lo ofrecen los proveedores con los cuales el Hospital
realiza contratos y es donde especifican las características y condiciones en que se debe
prestar el servicio según TI, siendo el responsable en técnico del nivel medio.
Modelo de gestión de servicios tecnológicos
Esta estrategia tiene como finalidad de establecer una mesa de servicios para operar desde
un punto único de contacto donde los usuarios hagan llegar sus solicitudes de servicio de TIC
y sean atendidas de acuerdo con los niveles de servicio establecidos. Con esto se permitirá:
1. Gestionar el ciclo de vida de las solicitudes de servicio que se reciben de los usuarios de
los servicios de TIC.
2. Contar con mecanismos que difundan la información de las actividades realizadas por la
mesa de servicio.
Atención al usuario
Nivel 1
• Mantenimiento
• Infraestructura y procedimientos
• Soportes
• Aplicaciones
Nivel 2
Proveedores de servicios
tecnologicos
Nivel 3
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3. Procurar que el mayor número de solicitudes que se reciban en la mesa de servicios en los
primeros niveles de atención reduzcan su tiempo de resolución y costo.
4. Medir la satisfacción del usuario al final con respecto al uso de los servicios provistos y
difundir los resultados, con el propósito de establecer de elevar los niveles de disponibilidad
de los servicios de TIC.
5. Establecer un punto único para la gestión de las solicitudes de servicio de TIC.
Criterios de calidad y procesos de gestión de servicios de TIC
El E.S.E Hospital de los patios cuenta con pocos sistemas tecnológicos implementados,
actualmente se están haciendo esfuerzos para cumplir las metas tecnológicas para el 2020.
- Redundancia / alta disponibilidad
La infraestructura tecnológica del Hospital de los Patios no cuenta con esta disponibilidad para
soportar los principales servicios, no existen firewalls, balanceadores de carga, la base de
datos es muy vulnerable, sin embargo, se está en proceso de mejora para alcanzar una alta
disponibilidad y redundancia ajustada a TI
- Recuperación de ante desastres
El Hospital de los Patios no está preparada para atender un riesgo que inhabilite el uso del
único centro de datos o una catástrofe, para ello con lo único que se cuentas es con las copias
de seguridad.
- Escalabilidad
Los procesos que usan sistemas tecnológicos son mínimos, sin embargo, el sistema es
escalable, se podría migrar o reconfigurar los servicios tecnológicos
Infraestructura
Dentro de la estrategia de tecnología de la información se cuenta con:
- Infraestructura tecnológica: servidor, equipos de redes y comunicaciones, sistemas de
copias de seguridad.
- Hardware y Software de oficina: Equipos de cómputo, impresoras, escáneres, telefonía,
Software de trabajo y contable
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Encuesta de satisfacción de tecnología
ASPECTO A EVALUAR SI NO SOPORTE A ENTREGAR
¿Existe plan estratégico de sistemas para la vigilancia solicitada?
¿Existe plan de contingencia contra daños?
¿Existen diseñadas políticas para la seguridad de la información?
¿Se cuenta con póliza de aseguramiento de bienes que incluya los equipos eléctricos y electrónicos?
¿Se cuenta con plan de mantenimiento de Computadores?
¿Se cuenta con página web?
¿Se cuenta con red eléctrica independiente para los computadores?
¿Se cuenta con polo a tierra en todas las oficinas?
¿Se cuenta con aire acondicionado en las oficinas donde hay computadores?
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Conectividad
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Uso y apropiación
ENTRADAS GESTOR DEL CAMBIO SALIDAS
Necesidades de Apropiación de los Componentes de TI Nuevas soluciones a implementar.
Movilizar Comunicación del cambio Divulgación del cambio Retroalimentación
Incorporación del Cambio, estrategia y acciones específicas de comunicación y divulgación
Necesidades de los Procesos Competencias individuales y grupales requeridas
Habilidades Acceso a las facilidades tecnológicas. Gestión de uso de las facilidades tecnológicas. Adopción de nuevas prácticas.
Personas entrenadas con habilidades desarrolladas Cambio incorporado en los procesos
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Restricciones y Paradigmas vigentes
Desarrollo de programas Planeación del cambio Estrategia de movilización para adoptar el cambio
Indicadores de uso Herramientas de TI habilitadas para el gerenciamiento del cambio
MODELO DE PLANEACIÓN
Lineamientos y/o principios que rigen el plan estratégico de TIC
La definición y ejecución del PETI en el E.S.E HOSPITAL DE LOS PATIOS tiene como
referente permanente los lineamientos establecidos por el MINTIC a través del Marco de
Referencia de Arquitectura Empresarial en cada uno de sus 6 dominios. Así mismo, se
observan plenamente los lineamientos establecidos por la Estrategia de Gobierno digital.
Dominio Ámbito Lineamiento y/o principio
Estrategia TI
Entendimiento estratégico
Buscar el entendimiento preciso, claro y documentado de la situación actual de la institución, el contexto organizacional y el entorno, para proporcionarle a la Dirección de TI la información que le permita usar la tecnología como agente de transformación.
Direccionamiento estratégico
Proporcionar las directrices para una Estrategia de TI alineada con los planes del Estado, los sectoriales e institucionales, desde el entendimiento de la misión, las metas y los objetivos de la institución con el fin de generar valor público
Implementación de la estrategia de TI
Buscar el despliegue de proyectos estratégicos de TI y su entrega para la operación de la institución
Seguimiento y evaluación de la estrategia
Facilitar y asegurar un correcto seguimiento y evaluación de la implementación de la Estrategia TI
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Gobierno TI
Cumplimiento y Planeación
Garantizar el cumplimiento de la regulación y políticas de TI por parte de los servidores públicos de la institución
Esquema de gobierno de TI
Generar capacidades, procesos y esquemas de gobernabilidad de TI para lograr una gestión tecnológica eficiente en la institución
Gestión integral de proyectos de TI
Buscar la adecuada gestión de programas y proyectos asociados a TI
Gestión de la operación de TI
Buscar la adecuada planeación, ejecución, monitoreo y mejora continua de la prestación de servicios que se brindan y de los proveedores.
Información
Planeación y gobierno de los componentes de información
Buscar la adecuada planeación y gobierno de los componentes de información: datos, información, servicios de información y flujos de información.
Diseño de los componentes de información
Buscar la adecuada caracterización y estructuración de los componentes de información.
Análisis y aprovechamiento de los componentes de información
Orientar y estructurar procesos de análisis y toma de decisiones a partir de componentes de información que se procesen en la institución.
Calidad y seguridad de la información
Definir y gestionar los controles y mecanismos para alcanzar los niveles requeridos de seguridad, privacidad y trazabilidad de los componentes de información.
Servicios tecnológicos
Arquitectura de servicios tecnológicos
Apoyar a la Dirección de TI y Sistemas de la Información o a quien haga sus veces con lineamientos y estándares orientados a la definición y diseño de la Arquitectura de la infraestructura tecnológica que se requiere para soportar los Sistemas de Información y el portafolio de servicios
Operación de servicios tecnológicos
Estructurar e implementar los procesos de operación, monitoreo y supervisión de los servicios tecnológicos
Soporte de los servicios
Establecer, implementar y gestionar los procesos de soporte y mantenimiento de los
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tecnológicos servicios tecnológicos
Gestión de la calidad y seguridad de los servicios tecnológicos
Definir y gestionar los controles y mecanismos para alcanzar los niveles requeridos de seguridad y trazabilidad de los servicios tecnológicos
Sistemas de información
Planeación y gestión de los sistemas de información
Buscar la adecuada planeación y gestión de los sistemas de información (misional, de apoyo, portales digitales y de direccionamiento estratégico)
Diseño de los sistemas de información
Buscar que las instituciones cuenten con sistemas estandarizados, interoperables y usables.
Ciclo de vida de los sistemas de información
Definir y gestionar las etapas que deben surtir los sistemas de información desde la definición de requerimientos hasta el despliegue, puesta en funcionamiento y uso
Soporte de los sistemas de información
Definir los aspectos necesarios para garantizar la entrega, evolución y adecuado soporte de los Sistemas de Información.
Gestión de la calidad y seguridad de los sistemas de información
Buscar la definición y gestión de los controles y mecanismos para alcanzar los niveles requeridos de seguridad, privacidad y trazabilidad de los Sistemas de Información.
Uso y aprobación
Estrategia para el uso y apropiación de TI
Definir la estrategia de uso y apropiación de TI
Gestión de cambio TI Preparar a la institución para abordar y adaptarse al cambio, y gestionar los efectos generados por éste.
Medición de resultados en el uso y apropiación
Establecer el monitoreo y evaluación del impacto del uso y apropiación de los proyectos de TI.
Estructura de actividades estratégicas
La estructuración de las actividades estratégicas para el presente documento se hace con
referencia a las necesidades y el presupuesto destinado por el E.S.E Hospital de los patios,
incluyendo las líneas de acción, estas pueden variar según las necesidades de apoyo
tecnológico de cada entidad u organización.
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Dominio Actividades
Estrategia de TI
Arquitectura empresarial
Continuidad de TI
Fortalecimiento de la gestión del TI
Definición de políticas TI
Gobierno TI
Identificar las necesidades de sistematización y apoyo tecnológico a los procesos de la institución.
Realizar actividades las cuales puedan evaluar, monitorear y direccionar los servicios TI.
Definición e implantación de procesos de gestión de TI
Información Desarrollo de una arquitectura de información de la entidad.
Definir pautas y liderar la gestión de los Componentes de información.
Servicios Tecnológicos
Uso y aprobación
Mantenimiento preventivo y correctivo de equipos
Actualización de sistemas operativos
Sistemas de información Fortalecimiento de los sistemas de apoyo, misionales,
direccionamiento estratégico y de evaluación.
Uso y aprobación
Plan de capacitación
Plan de campañas de socialización y sensibilización
Herramientas que generen apropiación en lo documental y procedimental
Plan maestro o Mapa de Ruta
A continuación, se presenta el plan maestro definido para las acciones estratégicas de TI
priorizadas, teniendo en cuenta la disponibilidad de recursos presupuestales y de cooperación
por parte del Hospital de los Patios.
Componente del modelo
Actividad Producto
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Estrategia Ti
Exploración de herramientas tecnológicas para administrar la
información. Alineación de la estrategia de TI con la
transformación institucional y definición de políticas TI.
Plan estratégico Integral de TI alineado con Plan de desarrollo de
la organización y con la arquitectura institucional según
MinTIC.
Gobierno TI
Desarrollo del plan estratégico Crear y mantener una estructura organizacional que permita gestionar TI de manera integral y con valor estratégico Establecer una directriz para el desarrollo, mantenimiento, mejora de los servicios y procesos.
Departamento de TI consolidado y estructurado con eficiencia, especialización técnica, empoderada y con sostenibilidad.
Sistemas de información
Robustecer los sistemas de información del E.S.E Hospital de los patios Adelantando un proceso de calidad de datos para Implementar un mecanismo de seguridad
Sistemas de Información que satisfagan las necesidades de los procesos y los servicios de la entidad y del sector
Gestión de información
Alinear las necesidades de Información con las necesidades de la estrategia institucional y los procesos. Construyendo del ciclo de vida información a todo nivel que apoye los procesos misionales del hospital de los patios.
Información obtenida desde los sistemas de información fundamentada en su ciclo de vida y atendiendo las necesidades de las personas interesadas y empoderarlas para el uso efectivo de la toma de decisiones
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Servicios tecnológicos
Modernizar la infraestructura tecnológica existente.
Portafolios de servicios con alta disponibilidad y operación tecnológica para usuarios internos y externos que hagan uso de los servicios que ofrece la administración.
Uso y aprobación
Implementar herramientas que generen apropiación en lo documental y en lo procedimental.
Racionalizar y virtualizar tramites, así mismo disponer de mecanismos de servicio, consulta e información oportuna
Plan de intervención sistemas de información
El hospital de los patios debe establecer lineamientos que permitan adoptar un plan
estratégico de tecnologías de información y comunicaciones, tales como:
1. Grupo de trabajo encargado de la arquitectura empresarial en el hospital
2. Conformación y estructura de un modelo estratégico de gobierno TIC
De acuerdo a lo anterior, la intervención en los sistemas de información se verá complementada con las siguientes actividades:
Colaborar en la creación de Acuerdos de Niveles de Servicio.
Apoyar en la toma de decisiones respecto a la adquisición y construcción de Sistemas de Información que soporten los procesos de negocio de la institución
Establecer claramente los requerimientos derivados de las exigencias normativas definidas por el Estado Colombiano, entre las cuales se deben considerar: política de datos abiertos, política de uso eficiente del papel, leyes de protección de datos personales, ley de transparencia y acceso a la información.
Plan de comunicaciones PETI
El plan de comunicaciones del PETI es fundamental para lograr que en la entidad se genere
confianza en cuanto al origen de la planeación tecnológica de la entidad y la perspectiva de la
Dirección de TIC para los próximos cuatro años.
Para la divulgación del PETI el hospital de los patios propone:
Presentaciones ejecutivas y charlas informativas
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Presentación y divulgación a través de la página web Institucional
Grupo Objetivo Estrategia de
divulgación Tipo Responsable
Alta dirección
Reunión
presencial
utilización medios
audiovisuales
presentaciones
Presentación
ejecutiva
Área de gestión de
TIC´S
Líderes de proceso Diseñar estrategia
de presentación
por medios
audiovisuales,
correo
masivo, otros
Charla
informativa Funcionarios y
contratistas
Entes externos Socializar a la
comunidad en
general por medio
de página web
Presentación
Comunidad en general
Es importante que el contenido del PETI se divulgue e integre a las condiciones del área TIC´S
y a los componentes estratégicos de la nueva administración para el periodo 2016- 2020
teniendo participación de todas las áreas del E.S.E Hospital de los patios en todos los aspectos
de los componentes de la información, y deben trabajar de manera conjunta para definir las
metas y objetivos de tecnología para fomentar la accesibilidad a la información por parte de
clientes, usuarios finales y partes interesadas.