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PROYECTO DE MEJORA Municipalidad Distrital de Breña
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SERVICIO NACIONAL DE ADIESTRAMIENTO EN TRABAJO INDUSTRIAL
Escuela de Administradores Industriales
“MEJORA EN LA ORGANIZACIÓN Y CONTROL DE LOS LEGAJOS DEL
PERSONAL DE LA MUNICIPALIDAD DE BREÑA”
Proyecto presentado por:
Vanessa Marielena Coarite Silva
LIMA-PERU
2013
Asesorado por:
Eco. Sergio Jaime Morales D.
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INDICE
I. PRESENTACION GENERAL 01
II. PRESENTACION DEL PARTICIPANTE 05-06
DEDICATORIA 07
INTRODUCCION 08-09
III. PRESENTACION DE LA ENTIDAD PÚBLICA 10
3.1. RAZON SOCIAL 11
3.2. DOMICILIO FISCAL 11
3.3. REPRESENTANTE LEGAL 11
3.4. HISTORIA DE BREÑA 12-13
3.5. HIMNO DE BREÑA 14-15
IV. PRESENTACION ORGANIZACIONAL 16
4.1. MISIÓN 17
4.2. VISIÓN 17
4.3. ESTRUCTURA BASICA 17-19
4.4. ORGANIGRAMA 20
4.5. ORGANIZACIÓN 21-31
4.6. POLITICAS 31-35
V. PRESENTACION DEL AREA A MEJORAR 36
5.1. SUB GERENCIA DE PERSONAL 37
5.2. MISIÓN 37-38
5.3. METAS 38
5.4. ANÁLISIS FODA 38-39
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5.5. RECURSOS HUMANOS 40-44
5.6. RECURSOS MATERIALES 44
VI. DETERMINACION Y ANALISIS DEL PROBLEMA 45
6.1. LLUVIA DE IDEAS 46
6.2. DIAGRAMA ISHIKAWA POR FENOMENOS 46-47
6.3. ANALISIS DE PARETO POR FENOMENOS 48
6.3.1. VALUACION DE ALTERNATIVAS 48
6.3.2. PERSONAS ENCUESTADAS 48-49
6.3.3. ENCUESTA PARETO 49-50
6.3.4. DIAGRAMA DE PARETO POR FENOMENOS 51-52
6.4. DIAGRAMA DE ISHIKAWA POR HECHOS 53
6.5. ANÁLISIS DE PARETO POR HECHOS 54
6.5.1. VALUACION DE ALTERNATIVAS 54
6.5.2. PERSONAS ENCUESTADAS 54-55
6.5.3. ENUESTA PARETO 55-56
6.5.4. DIAGRAMA DE PARETO POR HECHOS 57-58
VII. PRESENTACION DE LA MEJORA 59
7.1. OBJETIVO GENERAL 60
7.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS 60
7.3. PROPUESTA DE MEJORA 61
7.3.1. DESARROLLO DE BASE DE DATOS 61-63
7.3.2. FORMATO GENERAL DE FICHA DE PERSONAL 64-65
7.3.3. ORDEN EN LA DOCUMENTACION DE LOS LEGAJOS 69-70
7.3.4. CODIGO PARA FILES 70-71
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VIII. COSTO, BENEFICIO Y JUSTIFICACION DE LA MEJORA 72
8.1. EVALUACION ECONOMICA DE LA ENTIDAD 73
8.1.1. COSTO DE LA MEJORA 73
8.1.1.1. DESARROLLO DE UNA BASE DE DATOS 73-74
8.1.1.2. FICHA DE PERSONAL 75
8.1.1.3. ORDEN EN LA DOCUMENTACION DE LOS
LEGAJOS 75-76
8.1.1.4. CODIGO PARA FILES 76
8.1.1.5. COSTO TOTAL DE LA MEJORA DEL PROYECTO 76
8.1.2. BENEFICIO DE LA MEJORA 77
8.1.2.1. BASE GENERAL DE DATOS 77
8.1.2.2. FORMATO DE FICHA DE PERSONAL 77-78
8.1.2.3. ORDEN EN LA DOCUMENTACION DE LOS
LEGAJOS Y CODIFICACION DE LOS FILES 79-81
8.2. RELACION BENEFICIO-COSTO 82
8.3. TIEMPO DE RECUPERACION DEL CAPITAL 82
IX. CONCLUSIONES, RECOMENDACIONES Y BIBLIOGRAFIA 83
9.1. CONCLUSIONES 84
9.2. RECOMENDACIONES 85
9.3. BIBLIOGRAFIA 86
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CAPITULO
II
PRESENTACIÓN DEL
PARTICIPANTE
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II. PRESENTACION DEL PARTICIPANTE
APELLIDOS Y NOMBRES : Coarite Silva Vanessa Marielena
ESPECIALIDAD : Administración de Empresas Industriales
ID : 443564
SEMESTRE : Sexto
ASESOR DEL PROYECTO : Sergio Jaime Morales Durand
EMPRESAS DE PRÁCTICAS : Municipalidad Distrital de Breña
RESPONSABLE DE PRÁCTICAS : Jorge Luis Apolaya Donayre
ÁREA DE MEJORA : Recursos Humanos
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Este trabajo está dedicado primeramente a Dios, quien es parte fundamental de mi vida y también a mi bella madre que desde el cielo me bendice y guía mis pasos para un buen camino.
DEDICATORIA
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INTRODUCCION
La municipalidad de Breña, como todas las municipalidades del país tienen como
función principal el satisfacer las necesidades de su comunidad y en general la
realización de los fines previstos en la Ley Orgánica de Municipalidades y
disposiciones complementarias; para el cumplimiento de sus fines, la comuna
distrital tiene como funciones la de ejecutar e implementar a través de los órganos
competentes el conjunto de acciones destinadas a proporcionar al ciudadano el
ambiente adecuado para la satisfacción de sus necesidades vitales de vivienda,
recreación, transporte, comunicación y limpieza pública.
La planificación estratégica como proceso técnico – político, sirve para conducir
acciones concretas y posibles para el logro de objetivos concretos de tiempo , con
una visión de largo plazo de una determinada imagen – objetivo, que se va
viabilizando en el corto y mediano plazo; operativizando los planes de desarrollo
local , combinándose de la forma más apropiada los recursos y capacidades
institucionales, minimizando las debilidades y evitando los riesgos ; potenciando
las oportunidades del entorno y optimizando los puntos fuertes existentes. El factor
creatividad y de reingeniería es fundamental y por ello es de prioridad considerar
durante todo el proceso el desarrollo del potencial humano.
En esta conceptualización se considera la relación de las municipalidades con el
entorno y su interrelación en diferentes ámbitos. Se parte del conocimiento del
escenario, caracterizado por una economía de libre mercado, con cambios
tecnológicos, producción competitiva, búsqueda de excelencia de calidad,
eficiencia y eficacia, y asunción de nuevos riesgos.
La planificación estratégica conceptualiza que los patrones o modelos
institucionales, se modifican, redefiniéndose roles y nuevos modos de gestión
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pública, para dar paso mediante la recreatividad, a la gerencia pública en la toma
de decisiones.
Asimismo, con la planificación estratégica se posibilita operativizar la concertación,
integración y búsqueda de cooperación en diferentes sectores públicos y privados,
nacionales y extranjeros, como mecanismos complementarios a procesos
racionalizántes de priorización en la asignación de recursos disponibles.
Favorece la asunción de las actuales y emergentes competencias municipales, al
requerir la dotación de adecuados recursos, para el fortalecimiento y
funcionamiento institucional y posibilitar legitimidad de la gestiones públicas
sustentadas en el acercamiento hacia la comunidad mediante la producción del
bien público y la promoción y formación de la economía local; por cuanto las
municipalidades representan al vecindario y tienen el encargo de producir bienes
públicos locales, para lograr el bienestar y el desarrollo integral, armónico y
sostenido de las respectivas jurisdicciones.
El Plan de Acción para el año 2012 de la Municipalidad de Breña como parte de la
planificación estratégica, constituye la integración armónica de políticas
institucionales de desarrollo y la concertación de los planes que formulan los
órganos municipales; orientada a cumplir las diversas funciones que la gestión
municipal debe atender en beneficio de la población del distrito de Breña.
Los ámbitos de acción considerados en la formulación del Plan de Acción del año
2012, referidos al desarrollo de actividades y/o proyectos factibles y priorizados
escalonadamente son entre otros los de mejoramiento de los servicios públicos,
modernización de la administración, ejecución de obras de mantenimiento de
infraestructura, y asistencia social a las familias y personas necesitadas.
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CAPITULO
III
PRESENTACIÓN DE
LA ENTIDAD PÚBLICA
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III.PRESENTACION DE LA ENTIDAD PÚBLICA
3.1. RAZON SOCIAL
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE BREÑA
RUC: 20131368586
3.2. DOMICILIO LEGAL
Av. Arica Nª500- Breña
Telefono: 702-6853
3.3. REPRESENTANTE LEGAL
Alcalde: JOSE ANTONIO GORDILLO ABAD
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3.4. HISTORIA DE BREÑA
Su nombre se debe al
fundo de Breña que
posteriormente trajo a
vecinos notables que se
asentaron en “Chacra
Colorada” de las familias
Aréstegui y Azcona de
Don Joaquín Cobos; todos
ellos poderosos
terratenientes en el país.
El distrito fue creado el 15
de julio de 1949 durante el
Gobierno de Manuel Odria
Amoretti por Ley Nº
11059, en área que hasta esa fecha venían ocupando las urbanizaciones de
Breña, Chacra Colorada, Garden City, Azcona, Chacra Ríos, Dos de Mayo, Conde
de las Torres y Wiesse. En la jurisdicción de Breña se cultivaba caña de azúcar,
maíz y algodón; además de las plantas de moras que caracterizaba al distrito.
Luego de esa etapa se empiezan a asentar las primeras familias, que dan gran
empuje a la urbe. Así en 1948 Don Juan Bautista Camacho Cambe preside una
Junta de Vecinos de notables Pro – Distrito, organismo que presentó al gobierno
de entonces un memorial con cerca de 5 mil firmas de vecinos.
El distrito, una década después, sufrió un recorte de territorio en casi un 50% para
crear lo que hoy se conoce como parte del Cercado de Lima. Esto ocasionó una
reducción sustancial de sus rentas municipales.
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Entre sus destacados personajes figuran la familia de Emilia R. Nosiglia, Pedro
Donofrio, Nicomedes Santa Cruz, el General Pedro Silva, El Gato Bulnes, Los
Hermanos Zañartu, Pepe Vásquez, Los Doltons, Los Pintores Oscar Aspin y
Milner Cajahuaringa, Adolfo Chuimán, Lelo Costa, Raúl Beryón; apellidos que
fueron destinados para los nombres de las calles de Breña.
Por otro lado, la urbanización tenía por área la siguiente: de la avenida Brasil
(llamada antes Magdalena) hasta el jirón Jorge Chávez y de la avenida Arica (en
ese entonces denominada Breña) hasta el jirón Restauración.
A continuación se presenta una lista de la Relación de los Alcaldes que tuvo el
distrito de Breña a lo largo de su historia:
1. Luis Nicolini Peschiera (1949-1955)
2. Juan Rissi Manfredi (1956-1962)
3. Roberto Rubín Hudson (1962-1963)
4. Fabio de La Torre (1963)
5. Carlos Salazar Beraún (1964-1966)
6. Carlos Salazar Beraún (1966-1969)
7. Víctor Graham Morales (1970-1976)
8. Aurelio el Corral Salcedo (1977-1979)
9. Pedro Villanueva Calderón (1979-1980)
10. Alfredo Swayne de la Cruz (1981-1983)
11. Luis Suito Tuesta (1984-1986)
12. Rodolfo Galván Montoya (1987-1989)
13. Rolando Velasco Vásquez (1990-1992)
14. Juan Gonzales Saldaña (1993-1995)
15. Carlos Salazar Beraún (1996-1998)
16. Carlos Sandoval Blancas (1999-2001)
17. Carlos Sandoval Blancas (2002-2006)
18. José Gordillo Abad (2007-Actualidad)
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3.5. HIMNO DE BREÑA
Breña Ciudad Altiva
Corazón de nuestra gran capital
Que aún guardas el aroma de las moras
Y el sentimiento de Patria en un altar
Fuiste baluarte de la resistencia
En la lucha contra el invasor
Cuando el clarín de la Guerra del Pacifico
A defender nuestra Lima te llamó
Raíz profunda de los Marangas
Orgullosa de tu estirpe ancestral
De una cultura milenaria Pre Inca
Un tesoro que debemos preservar
El Palacio de Mateo Salado
Es exponente de esa gloria que se fue
Testimonio sagrado y bendito
De una grandeza que jamás debe morir
Breña foco fecundo
Del arte y creación intelectual
Bajo la luz inspiradora de Don Bosco
Juremos antes Dios una vez más
Conducir nuestro destino hasta la cumbre
Que es el lugar donde Breña ha de vivir
con la fe en María Auxiliadora
Patrona de Nuestra Ciudad
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Breña Ciudad Altiva
Corazón de nuestra gran capital
Que aún guardas el aroma de las moras
Y el sentimiento de Patria en un altar
Autor: José Escajadillo Farro
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CAPITULO
IV
PRESENTACIÓN
ORGANIZACIONAL
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IV. PRESENTACIÓN ORGANIZACIONAL
4.1. MISION
La Municipalidad de Breña es la entidad básica de gobierno local, tiene como
función principal el de satisfacer las necesidades de su comunidad y la
responsabilidad de realizar los fines previstos en la Ley Orgánica de
Municipalidades en el ámbito de su competencia a través de los órganos
competentes que la conforman.
4.2. VISION
La Municipalidad distrital de Breña tiene como visión ser un Gobierno Local en
permanente proceso de modernización que promueve el desarrollo integral de
todos los sectores que la conforman, afianzando la participación de los Servidores
Municipales responsables de cada una de sus Unidades Orgánicas con la
participación ciudadana, generando un eficaz servicio público, oportunidades de
inversión, mejorando la capacidad humana de la población y reduciendo la
pobreza en el distrito.
4.3. ESTRUCTURA BÁSICA
4.3.1. Órganos de Gobierno; Son los órganos normativo, de fiscalización, de
coordinación, de control y de ejecución; encargado de dirigir las actividades
administrativas, económicas, financieras y de servicios dentro de lo
establecido en la Constitución Política del Perú, la Ley Orgánica de
Municipalidades y los reglamentos internos de la Municipalidad distrital de
Breña y está conformado por el Concejo Municipal y la Alcaldía.
4.3.2. Órgano de Dirección; Es el órgano encargado de la conducción y
administración municipal está bajo la dirección y responsabilidad del
Gerente Municipal, funcionario de confianza a tiempo completo y dedicación
exclusiva designado por el Alcalde, quien puede cesarlo sin expresión de
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causa o por acuerdo adoptado por el Concejo Municipal acorde a Ley.
Tiene bajo su mando directo a la Unidad de Ejecución Coactiva.
4.3.3. Órgano de Control; Es el Órgano de Control Institucional-OCI, el mismo
que está bajo la responsabilidad de un funcionario que depende
funcionalmente y administrativamente de la Contraloría General de la
República, designado previo concurso público de méritos y cesado por la
Controlaría General de República. Su ámbito de control abarca a todos los
órganos de gobierno de la Municipalidad de Breña en todos los actos y
operaciones conforme a Ley.
4.3.4. Órganos Consultivos de Coordinación y participación; Son los órganos
que por su naturaleza determina la Ley Orgánica de Municipalidades y son
creados por norma expresa, los cuales son los soportes de la participación
ciudadana para el logro de los fines comunes de la comunidad de Breña.
Está conformado por las Comisiones de Regidores, el Comité de Defensa
Civil, el Comité de Cooperación Técnica, las Juntas de Delegados
Vecinales , el Comité de Seguridad Ciudadana y el Consejo de
Coordinación Local Distrital.
4.3.5. Órganos de Asesoramiento; Son órganos encargados de asesorar al
Concejo Municipal, a la Alcaldía y la Alta Dirección en su función normativa
y administrativa. Está conformado por la Gerencia de Planificación y
Presupuesto, la Sub-Gerencia de Nacionalización y Planeamiento, la Sub-
Gerencia de Estadística e Informática y la Gerencia de Asesoría Jurídica.
4.3.6. Órganos de Apoyo; Son los órganos encargados de organizar, dirigir,
ejecutar, controlar y apoyar al Concejo Municipal, a la Alcaldía y a la Alta
Dirección las acciones administrativas, en materia de registros civiles, en
acciones judiciales y en la administración de los recursos económicos e
informáticos de la Municipalidad y está constituido por la Secretaria
General, la Unidad de Registros Civiles, la Procuraduría Publica, la
Gerencia de Administración y Finanzas, la Sub-Gerencia de Personal, la
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Sub-Gerencia de Tesorería, la Sub-Gerencia de Contabilidad , la Sub-
Gerencia de Logística y dentro de esta la Unidad de Servicios Generales.
4.3.7. Órganos de Línea; Son órganos encargados de organizar, dirigir, ejecutar
y brindar los servicios básicos esenciales de limpieza pública,
mantenimiento de áreas verdes , seguridad ciudadana ,de defensa civil, de
saneamiento ambiental, de control de mercados, de policía municipal, de
obras públicas y privadas, y de control urbano, así como la promoción
social, discapacidad, sanidad, cultura, educación, deporte y recreación del
distrito de Breña y está constituido por la Gerencia de Servicios a la
Ciudad, la Gerencia de Servicios Sociales, Unidades de Sanidad, Unidad
de OMAPED, y Unidad de DEMUNA, Gerencia de Desarrollo Urbano. Sub-
Gerencia de Obras Públicas y Privadas, la Sub-Gerencia de Catastro y la
Sub-Gerencia de Defensa Civil.
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4.4. ORGANIGRAMA
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4.5. ORGANIZACIÓN
4.5.1. ÓRGANOS DE GOBIERNO
4.5.1.1. CONCEJO MUNICIPAL
4.5.1.2. ALCALDÍA
4.5.2. ÓRGANO DE DIRECCIÓN
4.5.2.1. GERENCIA MUNICIPAL
4.5.3. ÓRGANO DE CONTROL
4.5.3.1. ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL
4.5.4. ORGANO DE DEFENSA JUDICIAL
4.5.4.1. PROCURADURÍA PÚBLICA
4.5.5. ÓRGANOS CONSULTIVOS DE COORDINACIÓN Y PARTICIPACIÓN
4.5.5.1. COMISIONES DE REGIDORES
4.5.5.2. COMITÉ DE DEFENSA CIVIL
4.5.5.3. COMITÉ DE COOPERACION TECNICA
4.5.5.4. JUNTA DE DELEGADOS VECINALES
4.5.5.5. COMITÉ DE SEGURIDAD CIUDADANA
4.5.5.6. CONSEJO DE COORDINACIÓN LOCAL DISTRITAL
4.5.6. ÓRGANOS DE ASESORAMIENTO
4.5.6.1. GERENCIA DE PLANIFICACION Y PRESUPUESTO
4.5.6.1.1. SUB-GERENCIA DE RACIONALIZACION Y PLANEAMIENTO
4.5.6.1.2. SUB-GERENCIA DE ESTADISTICA E INFORMATICA
4.5.6.1.3. GERENCIA DE ASESORIA JURIDICA
4.5.7. ÓRGANOS DE APOYO
4.5.7.1. SECRETARIA GENERAL
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4.5.7.2. UNIDAD DE REGISTROS CIVILES
4.5.7.3. UNIDAD DE TRAMITE DOC. Y ARCHIVO
4.5.7.4. UNIDAD DE IMAGEN INSTITUCIONAL Y COMUNICACIONES
4.5.7.5. GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
4.5.7.5.1. SUB-GERENCIA DE PERSONAL
4.5.7.5.2. SUB-GERENCIA DE CONTABILIDAD
4.5.7.5.3. SUB-GERENCIA DE TESORERIA
4.5.7.5.4. SUB-GERENCIA DE LOGISTICA
4.5.7.5.5. UNIDAD DE SERVICOS GENERALES
4.5.7.6. GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA Y RENTAS
4.5.7.6.1. SUB-GERENCIA DE FISCALIZACION
4.5.7.6.2. SUB-GERENCIA DE COMERCIALIZACION
4.5.7.6.3. SUB-GERENCIA DE EJECUCION COACTIVA
4.5.8. ÓRGANOS DE LINEA
4.5.8.1. GERENCIA DE DESARROLLO URBANO
4.5.8.1.1. SUB GERENCIA DE OBRAS PUBLICAS PRIVADAS Y TRANSPORTE
4.5.8.1.2. SUB GERENCIA DE CATASTRO
4.5.8.1.3. SUB GERENCIA DE DEFENSA CIVIL
4.5.8.2. GERENCIA DE SEGURIDAD CIUDADANA
4.5.8.2.1. SUB-GERENCIA DE SERENAZGO
4.5.8.3. GERENCIA DE SERVICIOS A LA CIUDAD
4.5.8.4. GERENCIA DE SERVICIOS SOCIALES
4.5.8.4.1. UNIDAD DE DEMUNA
4.5.8.4.2. UNIDAD DE OMAPED
4.5.8.4.3. UNIDAD DE SANIDAD.
4.5.9. ORGANO DESCONCENTRADO
4.5.9.1. PROGRAMA VASO DE LECHE
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4.5. ORGANIZACIÓN
4.5.1. ORGANOS DE GOBIERNO
4.5.1.1. CONCEJO MUNICIPAL
El Concejo Municipal es el órgano colegiado de Gobierno Local, está conformado
por el Alcalde y los Regidores, su organización, atribuciones y funcionamiento
están regidos según lo establecido en la Constitución del Estado, la Ley Orgánica
de Municipalidades y el Reglamento Interior del
Concejo.
4.5.1.2. ALCALDÍA
La Alcaldía es el órgano ejecutivo de la Municipalidad Distrital de Breña. El Alcalde
es el representante legal de la Municipalidad y su máxima autoridad
administrativa. El Alcalde ejerce las funciones ejecutivas del gobierno municipal y
tiene las facultades y atribuciones establecidas en la Ley Orgánica de
Municipalidades y otras normas conexas y complementarias. Puede delegar sus
atribuciones políticas en un regidor hábil y, las administrativas, en el Gerente
Municipal.
4.5.2. ORGANO DE DIRECCION
4.5.2.1. GERENCIA MUNICIPAL
Es el funcionario de más alto nivel administrativo y responsable de la Gerencia
Municipal de la Municipalidad de Breña, está a cargo de un Funcionario de
Confianza, es designado por el Alcalde.
Es el responsable del logro de los objetivos, metas y óptimo funcionamiento de los
órganos administrativos y de servicios públicos de la Municipalidad de Breña, de
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acuerdo a las políticas establecidas, normas, disposiciones legales en vigencia y
por delegación expresa del Alcalde.
4.5.3. ORGANO DE CONTROL
4.5.3.1. ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL
Esta bajo la Gerencia de un funcionario que depende funcional y
administrativamente de la Contraloría General de la República y designado por el
Alcalde, previo concurso público de méritos y cesado por la Contraloría de la
República.
Realiza labores de planificación, organización, dirección y coordinación de las
actividades de control posterior, cautelando el cumplimiento de sus políticas,
procedimientos, aplicación de la legislación vigente, implementando todas las
acciones de control interno necesarias o previstas por la Gerencia la Auditoría
Interna.
4.5.4. ORGANO DE DEFENSA JUDICIAL
4.5.4.1. PROCURADURÍA PÚBLICA
La Procuraduría Pública es la encargada de la representación y defensa de los
intereses y derechos de la Municipalidad en juicio; depende administrativamente
de la Municipalidad de Breña, funcional y normativamente del Concejo de Defensa
Judicial del Estado. Está a cargo de un Funcionario de Confianza con categoría de
Gerente, designado por el Alcalde.
4.5.5. ORGANOS DE ASESORAMIENTO
4.5.5.1. GERENCIA DE PLANIFICACION Y PRESUPUESTO
La Gerencia de Planificación y Presupuesto es el órgano responsable de las
acciones y procesos técnicos de planificación, presupuesto, racionalización,
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estadística, informática, cooperación técnica y financiación nacional e
internacional, está a cargo de un Funcionario de Confianza con categoría de
Gerente, designado por el Alcalde.
4.5.5.2. SUB GERENCIA DE RACIONALIZACION Y PLANEAMIENTO.
La Sub Gerencia de Racionalización y Planeamiento es el órgano responsable de
conducirlas políticas, los Sistemas de Planificación, coordinando con entidades
públicas y privadas acciones en la elaboración de la propuesta de desarrollo,
planes y proyectos de la Municipalidad, está a cargo de un Funcionario de
Confianza con categoría de Sub Gerente, designado por el Alcalde.
4.5.5.3. SUB GERENCIA DE ESTADISTICA E INFORMATICA
La Sub Gerencia de Estadística e Informática es el órgano responsable de las
acciones dirigidas a la producción, operatividad, seguridad de archivos, desarrollo
de sistemas y soporte informático, de los órganos de la Municipalidad, está a
cargo de un Funcionario de Confianza, con categoría de Sub Gerente, es
designado por el Alcalde.
4.5.5.4. GERENCIA DE ASESORIA JURIDICA
Es el responsable de brindar Asesoría Jurídica– Legal a los órganos de la
Municipalidad de Breña en la interpretación y aplicación de las disposiciones
legales, está a cargo de un Funcionario de Confianza con categoría de Gerente,
designado por el Alcalde.
4.5.6. ORGANOS DE APOYO
4.5.6.1. SECRETARIA GENERAL
La Secretaria General es el órgano responsable de programar, ejecutar y
coordinar el apoyo administrativo al Concejo Municipal, así como dirigir las
acciones de administración documentaria, archivo Municipal, de imagen
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Institucional y de Registros Civiles, está a cargo de un Funcionario de Confianza
con categoría de Gerente, designado por el Alcalde.
4.5.6.2. UNIDAD DE TRÁMITE DOCUMENTARIO Y ARCHIVO
Brinda apoyo a la Secretaria General en la conducción del Sistema de
Administración Documentaria y Archivo, verificando su óptimo funcionamiento
conforme a las disposiciones de simplificación administrativa de todo el acervo
documentario de la Municipalidad de Breña, concordante con la Ley de
Procedimientos Administrativos.
4.5.6.3. UNIDAD DE IMAGEN INSTITUCIONAL Y COMUNICACIONES
Coordina y controla la preparación de materiales informativos diversos para su
difusión en prensa escrita, radio, televisión y otros medios informativos,
relacionados a las actividades propias de la Municipalidad de Breña.
4.5.6.4. UNIDAD DE REGISTRO CIVIL
La Unidad de Registros Civiles, es el órgano responsable de organizar y realizar
los matrimonios civiles, está a cargo de un Funcionario de Confianza, con
categoría de Jefe de Unidad, designado por el Alcalde.
4.5.6.5. GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
La Gerencia de Administración y Finanzas, es el órgano de apoyo encargado de
organizar, ejecutar y controlar la administración de los recursos de la
Municipalidad de Breña, facilita a la Alcaldía y/o Gerencia Municipal la información
que requiera sobre estas actividades para la toma de decisiones.
Está a cargo de un Funcionario de Confianza, con categoría de Gerente,
designado por el Alcalde.
4.5.6.6. SUB GERENCIA DE PERSONAL
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La Sub Gerencia de Personal es el Órgano responsable de conducir y aplicar el
Sistema Nacional de Personal, está a cargo de un Funcionario de Confianza con
categoría de Sub Gerente, designado por el Alcalde.
4.5.6.7. SUB GERENCIA DE CONTABILIDAD
La Sub Gerencia de Contabilidad es el órgano responsable del registro y
sistematización de las operaciones contables, financieras, administrativas y
operativas que se realizan para el funcionamiento de la Municipalidad de Breña,
conforme al Sistema Nacional de Contabilidad, está a cargo de un Funcionario de
Confianza, con categoría de Sub Gerente, designado por el Alcalde.
4.5.6.8. SUB GERENCIA DE TESORERIA
La Sub Gerencia de Tesorería, es el órgano responsable de la administración de
los recursos financieros o área de fondos cumpliendo lo señalado en el Sistema
Nacional de Tesorería, está a cargo de un Funcionario de Confianza, con
categoría de Sub gerente, designado por el Alcalde.
4.5.6.9. SUB GERENCIA DE LOGÍSTICA
La Sub Gerencia de Logística es la encargada de realizar los procesos técnicos y
las actividades del Sistema de Abastecimiento, referidos a la Adquisición,
Almacenamiento, Distribución y Control de Bienes Municipales, está a cargo de un
Funcionario de Confianza, con categoría de Sub Gerente, designado por el
Alcalde.
4.5.6.10. UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES
Apoyo en la ejecución y supervisión de actividades de mantenimiento de bienes,
maquinarias y equipos de la Municipalidad Distrital de Breña.
PROYECTO DE MEJORA Municipalidad Distrital de Breña
ESCUELA DE ADMINISTRADORES INDUSTRIALES Página 28
4.5.6.11. GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA Y RENTAS
La Gerencia de Administración Tributaria y Rentas, es el órgano responsable de
conducir los procesos técnicos de administración de tributos y otras rentas de la
Municipalidad. Está a cargo de un Funcionario de Confianza con categoría de
Gerente, designado por el Alcalde, funcionalmente cuenta con las Sub-Gerencias
de Fiscalización, Comercialización y Ejecutoria Coactiva bajo su cargo.
4.5.6.12. SUB-GERENCIA DE FISCALIZACION
Establecer y mantener actualizados el Sistema de Fiscalización que permita un
eficiente control de los ingresos a nivel Distrital, cautelando las cobranzas
ordinarias, multas y otros, verificando la recaudación y las cuentas corrientes de
los contribuyentes.
4.5.6.13. SUB GERENCIA DE COMERCIALIZACION
Es el encargado de la Programación, supervisión y coordinación de actividades
especializadas de abastecimiento y comercialización de productos y servicios.
4.5.6.14. SUB GERENCIA DE EJECUCION COACTIVA
Es un Funcionario designado mediante Concurso Público de Méritos que depende
administrativamente de la Gerencia de administración Tributaria y Rentas, con
categoría de Sub Gerente y reconocido como tal por designación del Alcalde.
4.5.7. ORGANOS DE LINEA
4.5.7.1. GERENCIA DE DESARROLLO URBANO
La Gerencia de Desarrollo Urbano es el órgano responsable del desarrollo
sostenido del distrito en sus aspectos de infraestructura y equipamiento, así como
la promoción, regulación, aprobación y control de las obras de construcción que se
efectúan por iniciativa privada, y las que ejecute la Municipalidad de Breña como
PROYECTO DE MEJORA Municipalidad Distrital de Breña
ESCUELA DE ADMINISTRADORES INDUSTRIALES Página 29
obra pública, catastro y Defensa Civil, está a cargo de un Funcionario de
Confianza con categoría de Gerente, es designado por el Alcalde.
4.5.7.2. SUB GERENCIA DE OBRAS PÚBLICAS, PRIVADAS Y
TRANSPORTE
Es el encargado de Programar, organizar, coordinar y evaluar las acciones
técnicas administrativas de obras públicas, privadas y transporte que se
programen en el distrito de Breña.
4.5.7.3. SUB GERENCIA DE CATASTRO
La Sub Gerencia de Catastro es el órgano responsable de regular el crecimiento
urbano organizando el Catastro, asimismo regula la instalación de elementos de
publicidad exterior en el distrito, de acuerdo a la normatividad pertinente, está a
cargo de un funcionario de confianza, con categoría de Sub Gerente, designado
por el Alcalde.
4.5.7.4. SUB GERENCIA DE DEFENSA CIVIL
Es el responsable de conducir las actividades de Defensa Civil, velando por la
aplicación de normas emitidas por el Sistema Nacional de Defensa Civil, y las
disposiciones internas propiciando la moralidad y disciplina del personal de
inspectores y brigadistas de la comunidad.
4.5.7.5. GERENCIA DE SEGURIDAD CIUDADANA
La Gerencia de Seguridad Ciudadana es el órgano de línea encargado de las
actividades relacionadas con los servicios públicos esenciales: Serenazgo, está a
cargo de un funcionario de confianza con categoría de Gerente, designado por el
Alcalde.
PROYECTO DE MEJORA Municipalidad Distrital de Breña
ESCUELA DE ADMINISTRADORES INDUSTRIALES Página 30
4.5.7.6. SUB GERENCIA DE SERENAZGO
Es el encargado de Planificar, dirigir, coordinar, controlar y proteger a la
comunidad de actos que atenten contra la moral y las buenas costumbres, así
como la seguridad vecinal y de las instalaciones Municipales.
4.5.7.7. GERENCIA DE SERVICIOS A LA CIUDAD
La Gerencia de Servicios a la Ciudad es el órgano de línea encargado de las
actividades relacionadas con los servicios públicos esenciales: limpieza pública,
áreas verdes, saneamiento ambiental, mercados, está a cargo de un Funcionario
de Confianza con categoría de Gerente, designado por el Alcalde.
4.5.7.8. GERENCIA DE SERVICIOS SOCIALES
La Gerencia de Servicios Sociales es un órgano de línea responsable de promover
la regulación, organización, prestación y supervisión de servicios a la colectividad
relativos a la Promoción Social, Educación, Cultura, Deporte, Recreación,
Discapacidad y Sanidad, en el distrito de Breña, está a cargo de un Funcionario de
Confianza con categoría de Gerente, designado por el Alcalde.
4.5.7.9. UNIDAD DE DEMUNA
Área encargada del desarrollar las funciones de la DEMUNA y por tanto por
delegación expresa mantiene relaciones internas y externas con los integrantes de
la comunidad y con órganos especializados del gobierno y del sector privado para
el ejercicio de sus funciones en la Municipal de Breña.
4.5.7.10. UNIDAD DE OMAPED
En la persona encargada del desarrollar las funciones de la OMAPED y por tanto
por delegación expresa mantiene relaciones internas y externas con los
integrantes de la comunidad y con órganos especializados del gobierno y del
sector privado para el ejercicio de sus funciones en la Municipal de Breña.
PROYECTO DE MEJORA Municipalidad Distrital de Breña
ESCUELA DE ADMINISTRADORES INDUSTRIALES Página 31
4.5.7.11. UNIDAD DE SANIDAD
Es el responsable de prestar los servicios de salud preventiva, promocional y
recuperativa a la población de menores recursos y controlar la emisión de carnets
sanitarios y del laboratorio de la Municipalidad Distrital de Breña; así como
Programar, supervisar y coordinar las actividades médicas.
4.5.8. ORGANO DESCENTRALIZADO
4.5.8.1. PROGRAMA DEL VASO DE LECHE
Es el encargado de dirigir la ejecución de actividades del Programa del Vaso de
Leche, encargándole la organización de los comités del mismo nombre.
4.6. POLITICAS DEL CONCEJO MUNICIPAL
Artículo 10º El Concejo Municipal ejerce funciones normativas y fiscalizadoras
con las facultades y atribuciones que establece la Ley Orgánica de
Municipalidades y otras normas conexas y complementarias. Su funcionamiento
se rige por el Reglamento Interno del Concejo Municipal y demás disposiciones
legales vigentes.
Artículo 11º La organización, composición, funcionamiento y número de
comisiones ordinarias y especiales de regidores serán determinados y aprobados
por el Concejo Municipal.
Artículo 12º Atribuciones del Concejo Municipal:
1. Aprobar los Planes de Desarrollo Municipal Concertados y el Presupuesto
Participativo.
PROYECTO DE MEJORA Municipalidad Distrital de Breña
ESCUELA DE ADMINISTRADORES INDUSTRIALES Página 32
2. Aprobar, monitorear y controlar el plan de desarrollo institucional y el programa
de inversiones, teniendo en cuenta los Planes de Desarrollo Municipal
Concertados y sus Presupuestos Participativos.
3. Aprobar el régimen de organización interior y funcionamiento del gobierno local.
4. Aprobar el Plan de Acondicionamiento Territorial de nivel Distrital, que
identifique las áreas urbanas y de expansión urbana; las áreas de protección o de
seguridad por riesgos naturales; las áreas agrícolas y las áreas de conservación
ambiental declarada conforme a ley.
5. Aprobar el Plan de Desarrollo Urbano u rural, el Esquema de Zonificación de
áreas urbanas y rurales, el Plan de Desarrollo de Asentamientos Humanos y
demás planes específicos sobre la base del Plan de Acondicionamiento Territorial.
6. Aprobar el Plan de Desarrollo de Capacidades.
7. Aprobar el sistema de gestión ambiental local y sus instrumentos, en
concordancia con el sistema de gestión ambiental nacional y regional.
8. Aprobar, modificar o derogar las ordenanzas y dejar sin efecto los acuerdos.
9. Crear, modificar, suprimir o exonerar de contribuciones, tasas, arbitrios,
licencias y derechos, conforme a ley.
10. Declarar la vacancia o suspensión de los cargos de alcalde y regidor.
11. Autorizar los viajes al exterior del país que, en comisión de servicios o
representación de la municipalidad, realicen el alcalde, los regidores, el gerente
municipal y cualquier otro funcionario.
PROYECTO DE MEJORA Municipalidad Distrital de Breña
ESCUELA DE ADMINISTRADORES INDUSTRIALES Página 33
12. Aprobar por ordenanza el Reglamento del Concejo Municipal.
13. Aprobar los proyectos de ley que en materia de su competencia sean
propuestos al Congreso de la República.
14. Aprobar normas que garanticen una efectiva participación vecinal.
15. Constituir comisiones ordinarias y especiales, conforme a su reglamento.
16. Aprobar el presupuesto anual y sus modificaciones dentro de los plazos
señalados por ley, bajo responsabilidad.
17. Aprobar el balance y la memoria.
18. Aprobar la entrega de construcciones de infraestructura y servicios públicos
municipales al sector privado a través de concesiones o cualquier otra forma de
participación de la inversión privada permitida por ley, conforme a los artículos 32º
y 35º de la presente ley.
19. Aprobar la creación de agencias municipales.
20. Aceptar donaciones, legados, subsidios o cualquier otra liberalidad.
21. Solicitar la realización de exámenes especiales, auditorias económicas y otros
actos de control.
22. Autorizar y atender los pedidos de información de los regidores para efectos
de fiscalización.
PROYECTO DE MEJORA Municipalidad Distrital de Breña
ESCUELA DE ADMINISTRADORES INDUSTRIALES Página 34
23. Autorizar al procurador público municipal, para que, en defensa de los
intereses y derechos de la municipalidad y bajo responsabilidad, inicie o impulse
procesos judiciales contra los funcionarios, servidores o terceros respecto de los
cuales el órgano de control interno haya encontrado responsabilidad civil o penal;
así como en los demás procesos judiciales interpuestos contra el gobierno local o
sus representantes.
24. Aprobar endeudamientos internos y externos, exclusivamente para obras y
servicios públicos, por mayoría calificada y conforme a ley.
25. Aprobar la donación o la cesión en uso de bienes muebles e inmuebles de la
municipalidad a favor de entidades públicas o privadas sin fines de lucro y la venta
de sus bienes en subasta pública.
26. Aprobar la celebración de convenios de cooperación nacional e internacional y
convenios interinstitucionales.
27. Aprobar las licencias solicitadas por el alcalde o los regidores, no pudiendo
concederse licencias simultáneamente a un número mayor del 40% (cuarenta por
ciento) de los regidores.
28. Aprobar la remuneración del alcalde y las dietas de los regidores.
29. Aprobar el régimen de administración de sus bienes y rentas, así como el
régimen de administración de los servicios públicos locales.
30. Disponer el cese del gerente municipal cuando exista acto doloso o falta grave.
31. Plantear los conflictos de competencia.
PROYECTO DE MEJORA Municipalidad Distrital de Breña
ESCUELA DE ADMINISTRADORES INDUSTRIALES Página 35
32. Aprobar el cuadro de asignación de personal y las bases de las pruebas para
la selección de personal y para los concursos de provisión de puestos de trabajo.
33. Fiscalizar la gestión de los funcionarios de la municipalidad.
34. Aprobar los espacios de concertación y participación vecinal, a propuesta del
alcalde, así como reglamentar su funcionamiento.
35. Las demás atribuciones que le correspondan conforme a Ley.
PROYECTO DE MEJORA Municipalidad Distrital de Breña
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CAPITULO
V
PRESENTACIÓN DEL
ÁREA A MEJORAR
PROYECTO DE MEJORA Municipalidad Distrital de Breña
ESCUELA DE ADMINISTRADORES INDUSTRIALES Página 37
V. PRESENTACIÓN DEL ÁREA A MEJORAR
5.1. SUB GERENCIA DE PERSONAL
La Sub Gerencia de Personal es el Órgano responsable de conducir y aplicar el
Sistema Nacional de Personal, está a cargo de un Funcionario de Confianza con
categoría de Sub Gerente, designado por el Alcalde.
5.2. MISION
La Sub-gerencia de Personal tiene la misión de:
Controlar y supervisar la labor realizada por el personal permanente.
Administra la ubicación y cumplimiento de las funciones de todo el Personal
que conforma la Municipalidad.
Participa de la evaluación y control de las personas que prestan servicio en
sus diversas modalidades.
Realizar las investigaciones preliminares de faltas administrativas hechas
por funcionarios y servidores que no sean de competencia de la Dirección
de Auditoría Interna y elevar dichos informes a la Gerencia Municipal para
su trámite correspondiente
Mantener los Registros estadísticos de su área.
Ejecutar los procedimientos de reclutamiento, selección, calificación,
evaluación, promoción, ascenso, reasignación y rotación del personal, en
concordancia con las normas legales vigentes.
Elaborar y Actualizar el Reglamento de Control de Asistencia, Puntualidad y
Permanencia del personal.
Velar por la correcta aplicación y cumplimiento de las disposiciones legales
vigentes en materia de personal.
Ejecutar los procesos de registro y control de asistencia, puntualidad y
permanencia del personal, así como establecer el Rol de goce vacacional.
Ejecutar la evaluación del personal en forma semestral, de conformidad con
las disposiciones legales vigentes y emitir informe sobre los resultados.
PROYECTO DE MEJORA Municipalidad Distrital de Breña
ESCUELA DE ADMINISTRADORES INDUSTRIALES Página 38
Ejecutar la política de remuneraciones e incentivos de acuerdo a los
lineamientos aprobados por la autoridad.
Expedir Constancias de haberes y Certificados de trabajo.
Establecer y mantener un sistema integral de información mecanizada de
personal, para brindar el soporte necesario en la toma de decisiones en los
niveles de la Alta Dirección.
Atender los expedientes relacionados con los derechos y beneficios que la
legislación otorga a los trabajadores y pensionistas de la Municipalidad.
5.3. METAS
Que, la Sub-Gerencia de Personal, se convierta en una oficina capaz de dirigir,
coordinar, ejecutar, evaluar y controlar las actividades propias del Sistema de
Personal, acorde con los lineamientos y políticas municipales orientadas a
optimizar el manejo de los recursos humanos.
5.4. ANALISIS FODA
FORTALEZAS:
Se cuenta con recursos humanos que tienen experiencia en el mismo
trabajo.
Se cuenta con los servicios de Bienestar Social, para brindar atención a los
trabajadores y casos sociales de extrema pobreza.
Se cuenta con recurso humano profesional que brinda servicios de
Psicología, la misma que presta apoyo a la comunidad.- Se viene
cumpliendo mensualmente con la presentación de Reportes e información
las AFP, ESSALUD, RENTA DE QUINTA, ONP (PENSIONES) conforme a
las fechas establecidas en el Calendario laboral.
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ESCUELA DE ADMINISTRADORES INDUSTRIALES Página 39
DEBILIDADES:
El Cuadro de Personal CAP no se encuentra actualizado
La Sub-Gerencia de Personal cuenta con una infraestructura inadecuada,
impidiendo al personal el normal desarrollo de sus funciones.
El mobiliario es precario y no brinda las seguridades del caso.
Los equipos son insuficientes, actualmente cuenta con una fotocopiadora
en estado inoperativo por falta de reparación, no cuenta con impresora.
Las oficinas periféricas no cuentan con marcadores de tarjeta de personal
Los medios informáticos presentan ciertas deficiencias por falta de
mantenimiento específicamente
OPORTUNIDADES:
Actualizar el Reglamento Interno de Control de Asistencia, Permanencia y
Régimen Disciplinario para el personal de la Municipalidad Distrital de
Breña, de acuerdo a los dispositivos legales, buscando alcanzar un nivel
de conciencia que permita obtener su desarrollo personal, en tanto y
cuanto permanezca en la institución.
AMENAZA:
La falta de pago de tributos por parte de los contribuyentes y la inflación o
corte de presupuesto para los gobiernos locales, estaría sujeta a no poder
cumplir con la programación de pagos de los trabajadores de esta
Corporación, asimismo afecta el rendimiento y disminuye la eficiencia e
identificación institucional.
PROYECTO DE MEJORA Municipalidad Distrital de Breña
ESCUELA DE ADMINISTRADORES INDUSTRIALES Página 40
5.5. RECURSOS HUMANOS
NOMBRES Y APELLIDOS
CARGO
Jorge Luis Apolaya Donayre
Jefe de Área
Bertha Tipula Miramira
Secretaria
Julio Lozano Alvear
Archivo
Jack Ángel Fabián Ramos
Control de asistencia y planillas
Luis Omonte Dextre
Control de asistencia y planillas
Rodolfo Pariona
Informes y Resoluciones
José Ruiz
Central telefónica
Ana María Salcedo Torres
Asistenta social (Trabajadores Externos)
Esther García
Asistenta social (Trabajadores Internos)
Vanessa Marielena Coarite Silva
Legajos del personal
PROYECTO DE MEJORA Municipalidad Distrital de Breña
ESCUELA DE ADMINISTRADORES INDUSTRIALES Página 41
JORGE LUIS APOLAYA DONAYRE
FUNCIONES:
Ejecutar el Plan de Acción y el Presupuesto aprobado correspondiente a la
Sub Gerencia, disponiendo eficaz y eficientemente los recursos y equipos
asignados.
Cumplir y hacer cumplir las normas, directivas y procedimientos
relacionados al sistema de Personal.
Elaborar los proyectos de reglamentos internos de control, asistencia y
puntualidad, el Cuadro para Asignación de Personal y Presupuesto
Analítico.
Mantener actualizados los registros, libros y planillas de personal de la
Municipalidad.
Organizar y mantener actualizada la información de los legajos y escalafón
de personal de acuerdo a las normas vigentes.
Procesar y tramitar los expedientes sobre asuntos relacionados a derechos,
beneficios y obligaciones del personal.
Elaborar y ejecutar los programas de bienestar social (incluido familiares) y
de capacitación orientados a satisfacer las necesidades del personal y su
formación técnica.
Emitir opinión técnica en todos los asuntos que se requiera, respecto a la
Administración de Personal.
Formular y proponer políticas, normas y reglamentos relativos a la
administración de personal; así como ejecutar y evaluar los procesos de
selección, nombramiento, contratación, promoción, ascensos traslado,
ceses y evaluación del personal.
Coordinar, elaborar y ejecutar el programa anual de vacaciones del
personal de la Municipalidad.
PROYECTO DE MEJORA Municipalidad Distrital de Breña
ESCUELA DE ADMINISTRADORES INDUSTRIALES Página 42
JULIO LOZANO ALVEAR y BERTHA TIPULA MIRAMIRA
FUNCIONES:
Llevar documentos a otras oficinas para su respectiva recepción.
Llevar el control de las memorandas, informes, oficios, cartas,
correspondencias, entre otros.
Archivo de los documentos anteriormente mencionados.
Ingreso al sistema Sigma las correspondencias que llegan a esta Sub
Gerencia.
OMONTE DEXTRE y JACK ÁNGEL FABIÁN RAMOS
FUNCIONES:
Realizar el respectivo control de las asistencias del personal de la
Municipalidad de Breña.
Ingresar al sistema las papeletas de permiso de los trabajadores.
Realizar las planillas mensuales de esta Corporación Edil.
RODOLFO PARIONA
FUNCIONES:
Realizar informes sobre algunos trabajadores para la realización del cálculo
ya sea sobre CTS (Compensación por Tiempo de Servicio), vacaciones
truncas, gratificaciones, entre otros.
Realizar las Resoluciones de Gerencia Municipal.
JOSÉ RUIZ
FUNCIONES:
PROYECTO DE MEJORA Municipalidad Distrital de Breña
ESCUELA DE ADMINISTRADORES INDUSTRIALES Página 43
Contestar el teléfono, respondiendo a las consultas y quejas del vecino
breñense.
Dar papeletas de permiso al personal que labora dentro de dicha Entidad.
Avisar las tardanzas del personal al joven Jack Fabián y al Sr. Luis Omonte,
ya que son ellos de realizar las planillas del personal que labora en la
Municipalidad Distrital de Breña.
ANA MARÍA SALCEDO TORRES Y ESTHER GARCÍA
FUNCIONES:
Informa y atiende al Servidor Municipal en problemas de ámbito personal,
familiar,
Profesional, de vivienda o social, estudiando, asesorando y orientando las
situaciones individuales o de grupos.
Colabora en la clasificación de situaciones individuales, familiares o
colectivas, contribuyendo a la toma de decisiones más adecuadas.
Realizar el estudio y calificación de la situación socio-económica del Vecino
de Breña mediante entrevistas, observaciones, visitas domiciliarias,
reuniones de trabajo, aplicación de encuestas y/o cuestionarios y facilitar la
solución de los problemas.
Coordinar con las instituciones de bienestar social públicas y privadas o
personas naturales para la captación de recursos materiales y económicos
en ayuda de los Servidores Municipales y Vecinos de Breña.
Participar en las actividades de bienestar social que realice la Municipalidad
de Breña, promoviendo las políticas de bienestar y seguridad social con el
objeto de proporcionar a los miembros de la sociedad mejores niveles de
vida y condiciones de trabajo, lo que redunda en un mayor desarrollo
económico y social.
Fomentar y realizar estudios de investigación en el área de su especialidad.
PROYECTO DE MEJORA Municipalidad Distrital de Breña
ESCUELA DE ADMINISTRADORES INDUSTRIALES Página 44
VANESSA MARIELENA COARITE SILVA
FUNCIONES:
Llevar el control de los legajos del personal
Archivo de los documentos que llegan al Área de Archivo para ponerlos en
los legajos.
Responder a las correspondencias sobre descuentos a la ONP/AFP y las
aportaciones al Fondo Nacional de Vivienda (FONAVI).
Velar por todos los documentos que se encuentran dentro del área de
Archivo de la Sub Gerencia de Personal.
5.6. RECURSOS MATERIALES
Actualmente se cuenta con los siguientes recursos materiales:
RECURSOS MATERIALES
CANTIDAD
Impresora
01
Teléfono
02
Computadoras
Sillas
06
06
Nextel
01
PROYECTO DE MEJORA Municipalidad Distrital de Breña
ESCUELA DE ADMINISTRADORES INDUSTRIALES Página 45
CAPITULO
VI
DETERMINACIÓN Y
ANÁLISIS DEL
PROBLEMA
PROYECTO DE MEJORA Municipalidad Distrital de Breña
ESCUELA DE ADMINISTRADORES INDUSTRIALES Página 46
VI. DETERMINACIÓN Y ANÁLISIS DEL PROBLEMA
6.1. LLUVIA DE IDEAS (Brainstorming)
Para poder determinar cuáles son los problemas que se presentan en la Sub
Gerencia de Personal, se ha realizado una lluvia de ideas (Brainstorming), para
ello se realizó una reunión con todo el personal que labora en dicha Sub Gerencia
y a continuación se obtuvo las siguientes problemáticas:
Falta de capacitación al personal
Falta de motivación
Descuido de las boletas de pago
Equipos deteriorados
Archivadores en mal estado
Falta de control de las comisiones de servicio
Falta de recursos materiales
Control de record vacacional
Mal archivo de documentos
Legajos de personal no actualizados
Libro de planillas deteriorados
Registro de papeletas de permiso es tedioso
Desconocimiento de la Gestión Municipal
6.2. DIAGRAMA DE ISHIKAWA POR FENOMENOS
Para determinar cuáles son las causas de los problemas mencionados
anteriormente, se realiza un Diagrama de Ishikawa, también llamado Espina de
Pescado.
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6.2
. D
IAG
RA
MA
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HIK
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6.3. ANÁLISIS DE PARETO POR FENÓMENOS
6.3.1. VALUACIÓN DE ALTERATIVAS
6.3.2. PERSONAS ENCUESTADAS:
NOMBRES Y APELLIDOS
CARGO
Jorge Luis Apolaya Donayre
Jefe de Área
Bertha Tipula Miramira
Secretaria
Julio Lozano Alvear
Archivo
Jack Ángel Fabián Ramos
Control de asistencia y planillas
Luis Omonte Dextre
Control de asistencia y planillas
Rodolfo Pariona
Informes y Resoluciones
José Ruiz
Central telefónica
ASPECTOS INTERVALO
Es Urgente 10
Muy importante 6
Importante 4
Es necesario realizarlo 2
Puede esperar 1
PROYECTO DE MEJORA Municipalidad Distrital de Breña
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Ana María Salcedo Torres
Asistenta social
Esther García
Asistenta social
Vanessa Marielena Coarite Silva
Legajos del personal
El Alcalde del Distrito de Breña, junto al personal de Serenazgo.
6.3.3. ENCUESTA PARETO
Se realiza una encuesta para definir cuáles son los problemas más importantes
que tiene que solucionar la Entidad Pública. A esto se obtuvo el siguiente
resultado:
PROYECTO DE MEJORA Municipalidad Distrital de Breña
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6.3
.3.
EN
CU
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6.3
.4.
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6.3.4. DIAGRAMA DE PARETO POR FENÓMENOS
De acuerdo a los resultados se procederá a analizar las causas de los
siguientes problemas:
Legajos de Personal no actualizados
Mal archivo de documentos
Descuido en las Boletas de Pago
Archivadores en mal estado
Falta de recursos materiales
PROYECTO DE MEJORA Municipalidad Distrital de Breña
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6.4
. D
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DE
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HIK
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CH
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6.5. ANÁLISIS DE PARETO POR HECHOS
6.5.1. VALUACIÓN DE ALTERATIVAS
6.5.2. PERSONAS ENCUESTADAS:
NOMBRES Y APELLIDOS
CARGO
Jorge Luis Apolaya Donayre
Jefe de Área
Bertha Tipula Miramira
Secretaria
Julio Lozano Alvear
Archivo
Jack Ángel Fabián Ramos
Control de asistencia y planillas
Luis Omonte Dextre
Control de asistencia y planillas
Rodolfo Pariona
Informes y Resoluciones
ASPECTOS INTERVALO
Es Urgente 10
Muy importante 6
Importante 4
Es necesario realizarlo 2
Puede esperar 1
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José Ruiz
Central telefónica
Ana María Salcedo Torres
Asistenta social
Esther García
Asistenta social
Vanessa Marielena Coarite Silva
Legajos del personal
Los colaboradores de la Municipalidad de Breña que día a día trabajan por brindar
un mejor servicio a los ciudadanos de Breña.
6.5.3. ENCUESTA PARETO
Se realiza una encuesta para definir cuáles son los problemas más importantes
que tiene que solucionar la Entidad Pública. A esto se obtuvo el siguiente
resultado:
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6.5
.3.
EN
CU
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TA
PA
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6.5
.4.
DIA
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6.5.4. DIAGRAMA DE PARETO POR HECHOS
De acuerdo a los gráficos y cuadros vistos anteriormente se procede a realizar la
mejora a los siguientes problemas que nos dieron en total el 80% de los
problemas:
Falta de una Base General de Datos
Falta de un Formato de Personal Actualizado
Desorden en el escritorio de la recepción
Falta de documentos dentro de los Legajos del personal
Falta de un código para files
PROYECTO DE MEJORA Municipalidad Distrital de Breña
ESCUELA DE ADMINISTRADORES INDUSTRIALES Página 59
CAPITULO
VII
PRESENTACIÓN DE
LA MEJORA
PROYECTO DE MEJORA Municipalidad Distrital de Breña
ESCUELA DE ADMINISTRADORES INDUSTRIALES Página 60
VII. PRESENTACIÓN DE LA MEJORA
7.1. Objetivo General
Proponer una mejora en la organización y control de la Sub Gerencia de Personal
de la Municipalidad de Breña, con la finalidad de reducir los tiempos muertos y
lograr una optimización en los procedimientos de las funciones de dicha Área,
contribuyendo así con los objetivos organizacionales de esta Entidad Pública.
7.2. Objetivos Específicos
Desarrollar una Base de Datos General de todo el personal que labora
actualmente en la Municipalidad Distrital de Breña.
Proponer la realización de un formato general, en donde el cual conlleve
todos los datos personales de cada colaborador de esta corporación Edil y
que cuyo contenido tenga el valor de una Declaración Jurada.
Poner en práctica la metodología de las 5 “SS”, con el fin de reducir los
tiempos ociosos en la búsqueda de estos.
Establecer separaciones dentro de cada legajo del personal, con el fin de
encontrar más rápido los documentos que dicha Área requiere.
Establecer y designar un código para cada file, con lo cual ayudara a
disminuir tiempos muertos en la búsqueda de estos.
PROYECTO DE MEJORA Municipalidad Distrital de Breña
ESCUELA DE ADMINISTRADORES INDUSTRIALES Página 61
7.3. PROPUESTA DE MEJORA
7.3.1. Desarrollo de una Base de Datos General
Actualmente, la Municipalidad Distrital de Breña cuenta con 543 colaboradores,
que trabajando en conjunto hacen posible la realización de los objetivos que se
planteó esta Corporación Edil para su gestión, que es la de brindar mejores
servicios a los ciudadanos que residen en el Distrito de Breña.
Por ello, también es necesario tener en claro con que personal contamos e
involucrarnos más sobre sus expectativas de esta Entidad y es por este motivo
que nos impulsa a crear una Base de Datos General de todo el personal que
actualmente está laborando en ella (Municipalidad de Breña).
Para ello, se realizara esta Base de Datos en un programa de Excel, donde
estarán registrados todos los datos que la Entidad considere importante y a su vez
estarán separados por lo siguiente:
Funcionarios
Empleados Estables
Obreros Estables
Obreros Contratados DL. 728 (Servicios a la Ciudad y Medio Ambiente)
Obreros Contratados DL. 728 (Desarrollo Urbano)
CAS Administrativo
CAS Seguridad Ciudadana
Regidores
Pensionista
Esto ayudara a encontrar y a tener un mejor control de todos los documentos que
conlleva cada legajo y por ende se designara un código, ya que se nos hará más
fácil de encontrar.
PROYECTO DE MEJORA Municipalidad Distrital de Breña
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Asimismo, nos evitaremos las pérdidas de documentos, porque sabremos gracias
a la Base de Datos que dicho documento si se encuentra en físico dentro del
legajo. Además, podremos contestar lo más pronto posible las correspondencias
que nos llegan de los trabajadores de esta Municipalidad solicitando sus
aportaciones a la ONP o AFP para su respectiva desafiliación, así como el monto
total de las Aportaciones al Fondo Nacional de Vivienda (FONAVI). Para esto,
cada colaborador tendrá un cuadro en donde se mostrara sus aportaciones tanto a
la Oficina de Normalización Provisional (ONP) como al FONAVI.
A continuación se muestra los 2 formatos:
FORMATO PARA LAS APORTACIONES A LA ONP
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FO
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7.3.2. Formato de Ficha del Trabajador
Cada personal que labora en la Municipalidad de Breña debe tener
obligatoriamente en su legajo, una ficha con todos los datos personales de cada
uno, ya que una vez necesitábamos la dirección de una trabajadora y por
consecuente fuimos a su legajo, pero días después nos dimos con la sorpresa de
que esa no era su dirección, ya que no estaba actualizado pues se había
cambiado de casa. La Asistenta Social al ir a una casa equivocada perdió un
tiempo valioso y por ende también fue una perdida para la Municipalidad con
respecto a lo que costo ese trayecto en vano. Luego se tuvo que ver la manera de
buscar su dirección actual y como aquella trabajadora estaba delicada de salud,
necesitaba los servicios de la Asistenta Social. Por otro lado, a ella también se le
había pasado actualizar sus datos personales.
Como hemos podido observar, es de suma importancia el tener una ficha donde
se cuente con todos los datos personales de cada trabajador actualizados y que
además esos datos sean fidedignos, pues también ha habido el caso de que
algunos trabajadores registran que viven en distritos lejanos, sin embargo hemos
descubierto que Vivian en el Distrito de Breña.
A continuación se presenta el siguiente Formato propuesto como “Ficha del
Trabajador” mejorado y actualizad, en el consta de 04 hojas las cuales cada una
es importante, en donde solo deben estar registrados datos fidedignos:
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FORMATO “FICHA DE PERSONAL ACUALIZADO”
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DECLARACION JURADA
Yo, …………………………………………………………………… identificado con
Nº…….……………,domiciliado(a) en…………………………………………. Ante usted me presento y digo: Que, DECLARO BAJO JURAMENTO, No tener antecedentes Penales ni Judiciales y no tener inhabilitación administrativa con el Estado. Formulo la presente declaración en virtud del Principio de Presunción de Veracidad previsto en los artículos IV numeral 1.7 y 42º de la Ley 27444 del Procedimiento Administrativo General, sujetándome las acciones legales y/o penales que correspondan de acuerdo a la legislación nacional vigente.
Breña,……. de……… del 2013.
______________________________ Firma
D.N.I.………………………………
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7.3.3. Orden en la Documentación de los Legajos
Cada Legajo de personal muestra un desorden con la documentación que conlleva
consigo, por lo que cada vez que se necesite algún papel importante, se tiene que
buscar detalladamente en todo los folios que tiene dicho legajo, y como verán
también es una pérdida de tiempo.
Por ello y para que sea más fácil de encontrar algún documento se van a realizar
separaciones como:
Datos personales y de sus familiares directos
Estudios de formación general realizados
Capacitación general
Experiencia profesional, técnica y laboral
Cargos desempeñados
Méritos
Deméritos, sanciones administrativas y judiciales
Tiempo de servicio en general
Licencias
Evaluación
Remuneraciones
Situación de actividad o retiro, incluyendo el régimen de pensión
Otros de necesidad institucional
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Área de Archivo de la Sub Gerencia de Personal
7.3.4. Código para Files
Algunas veces los archivadores (files) no se encuentran, simplemente porque no
se sabe si está en la Sub Gerencia de Personal o si se ha prestado a otra
Gerencia o Sub Gerencia.
Es por ello que cada file debe tener un código propio y con la ayuda de una base
de información en Excel, poder obtener un mejor control de estos, logrando así
que no se pierda ninguno de estos files y encontrarlos lo más rápido posible.
A continuación se muestra un ejemplo de codificación para cada file con lo que
conlleva cada uno.
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Ejemplo de Codificación para los files que obran en la Sub Gerencia de
Personal:
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CAPITULO
VIII
COSTO, BENEFICIO Y
JUSTIFICACIÓN DE
LA MEJORA
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VIII. COSTO, BENEFICIO Y JUSTIFICACIÓN DE LA MEJORA
8.1. EVALUACIÓN ECONÓMICA DE LA ENTIDAD
8.1.1. COSTO DE LA MEJORA
8.1.1.1. DESARROLLO DE UNA BASE DE DATOS GENERAL
Para la realización de esta Base de Datos General, se va a necesitar la
intervención de 3 personas, las cuales a continuación se presentan unos cuadros
de cada uno de ellos para saber cuánto será mi costo al implementar esta mejora:
Coarite Silva Vanessa Importe Anual
Sueldo mensual 1000,00 12.000,00
Descuentos ONP y Es salud
(13%)
130,00 1560,00
Aguinaldo Julio 300,00 300,00
Aguinaldo Diciembre 300,00 300,00
TOTAL: 11040,00
Año 11.040,00
Mes 920,00
Día 46
Hora 5,75
Minuto 0,095
Omonte Dextre Luis Importe Anual
Sueldo mensual 1800,00 21600,00
Descuentos ONP Y Es salud (13%) 234,00 2808,00
Aguinaldo Julio 300,00 300,00
Aguinaldo Diciembre 300,00 300,00
TOTAL: 19.392,00
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Fabián Ramos Jack Importe Anual
Sueldo mensual 1200,00 14400,00
Descuentos ONP Y Es salud (13%) 156,00 1872,00
Aguinaldo Julio 300,00 300,00
Aguinaldo Diciembre 300,00 300,00
TOTAL: 13.128,00
Año 13.128,00
Mes 1.094,00
Día 54,7
Hora 6,8375
Minuto 0,11
MANO DE OBRA RESPONSABLE TIEMPO COSTO TOTAL
Asesoría Fabián Ramos Jack 10 min 0,11 1,10
Asesoría Omonte Dextre Luis 10 min 0,17 1,70
Creación de Base de
Datos
Coarite Silva Vanessa 5 días 46,00 230,00
TOTAL:
232,80
La realización de la Base de Datos General nos tiene un costo de:
COSTO TOTAL MEJORA 1 232,8
Año 19.392,00
Mes 1.616,00
Día 80,8
Hora 10,1
Minuto 0,17
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8.1.1.2. FICHA DE PERSONAL
MATERIALES CANTIDAD PRECIO
UNID
COSTO
Impresión 509 0,02 10,18
TOTAL 10,18
El costo de la realización de este formato “FICHA DE PERSONAL” viene a ser la
suma de materiales con la mano de obra y esto hace un total de:
COSTO TOTAL MEJORA 2 13,03
8.1.1.3. ORDEN DE LA DOCUMENTACION DENTRO DE LOS LEGAJOS
MATERIALES CANTIDAD PRECIO
UNID
COSTO
Fólderes manila 1 bolsa(de 26 unidades) 4,00 4,00
Papel de colores 100 0,05 5,00
Cinta de embalaje 2 1,00 2,00
Impresión 50 0,02 1,00
TOTAL 12,00
MANO DE OBRA RESPONSABLE TIEMPO COSTO TOTAL
Ordenar los doc. Y
realizar las separaciones
Coarite Silva
Vanessa
5 días 46,00 230,00
TOTAL: 230,00
MANO DE OBRA RESPONSABLE TIEMPO COSTO TOTAL
Realización de la ficha Coarite Silva Vanessa 30 min 0,095 2,85
TOTAL: 2,85
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El costo total de ordenar los documentos que conlleva cada legajo es de:
COSTO TOTAL MEJORA 3 242
8.1.1.4. CODIGO PARA FILES
MATERIALES CANTIDAD PRECIO
UNID
COSTO
Cinta de embalaje 2 1,00 2,00
Impresión 25 0,02 0,50
TOTAL 2,50
MANO DE OBRA RESPONSABLE TIEMPO COSTO TOTAL
Creación de los códigos Coarite Silva
Vanessa
6 horas 5,75 34,5
TOTAL: 34,5
El costo total de realizar y poner a todos los files sus códigos es de:
COSTO TOTAL MEJORA 4 37,00
8.1.1.5. COSTO TOTAL DE MEJORA DEL PROYECTO
TOTAL MATERIALES 24,68
TOTAL MANO DE OBRA 500,15
COSTO TOTAL DEL
PROYECTO
524,83
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8.1.2. BENEFICIO DE LA MEJORA
8.1.2.1. BASE DE DATOS GENERAL
El beneficio de esta mejora es disminuir los tiempos muertos en la búsqueda de
documentos y obtener un mejor control de ellos. Además de ser más eficientes en
la respuesta sobre las aportaciones de la ONP y el FONAVI.
Actual:
ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO COSTO TOTAL
Búsqueda de documentos Luis Omonte 5 horas 10,10 50,50
Aportaciones a la ONP Vanessa Coarite 5 días 46,00 230,00
TOTAL: 280,50
Propuesta:
ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO COSTO TOTAL
Búsqueda de
documentos
Luis Omonte 3 min 0,17 0,51
Aportaciones a la ONP Vanessa Coarite 2 horas 5,75 11,50
TOTAL: 12,01
Con los cuadros anteriores se puede observar que el beneficio de la creación de
una Base de Datos es de:
BENEFICIO MEJORA 1 268,49
8.1.2.2. FORMATO DE FICHA DE PERSONAL
El beneficio de esta mejora es de obtener datos generales fidedignos de los
trabajadores de la Municipalidad de Breña lo más rápido posible.
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Salcedo Torres Ana María Importe Anual
Sueldo mensual 1600,00 19.200,00
Descuentos ONP Y Es salud (13%) 208,00 2.496,00
CTS 1600,00 1.600,00
Gratificación Julio 1600,00 1.600,00
Gratificación Diciembre 1600,00 1.600,00
Vacaciones 1600,00 1.600,00
TOTAL: 23.104,00
Actual:
ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO COSTO TOTAL
Búsqueda del Domicilio
Fiscal de un trabajador
Ana María Salcedo 1 hora 12,03 12,03
TOTAL: 12,03
Propuesta:
ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO COSTO TOTAL
Búsqueda del Domicilio
Fiscal de un trabajador
Ana María Salcedo 1 min 0.20 0.20
TOTAL: 0.20
Como se puede observar en los cuadros anteriores se tiene un beneficio de:
BENEFICIO MEJORA 2 11.83
Año 23.104,00
Mes 1.925,33
Día 96,26667
Hora 12,03333
Minuto 0,20
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8.1.2.3. ORDEN EN LOS LEGAJOS Y CODIFICACION DE LOS FILES
El beneficio de esta mejora es
disminuir los tiempos muertos y un
mejor control en los legajos del
personal.
A continuación, se puede observar
la optimización de los tiempos con
el siguiente Diagrama de Actividades del Proceso:
Actual: El tiempo es de 53 minutos.
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Propuesta: El tiempo es de 22 minutos.
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Como hemos podido observar hay una optimización de tiempo que es de 31
minutos. Veamos ahora cuanto es nuestro costo al realizar dicha actividad:
Lozano Alvear Julio Importe Anual
Sueldo mensual 1,400.00 16.800,00
Descuentos ONP Y Es salud
(13%)
182,00 2.184,00
CTS 1,400.00 1.400,00
Gratificación Julio 1400,00 1.400,00
Gratificación Diciembre 1400,00 1.400,00
Vacaciones 1400,00 1.400,00
TOTAL: 20.216,00
Año 20.216,00
Mes 1.684,67
Día 84,23333
Hora 10,52917
Minuto 0,18
Como hemos podido observar con los cuadros anteriores, se tendrá un beneficio
de:
BENEFICIO MEJORA 3 y4 5.58
RESPONSABLE TIEMPO COSTO TOTAL
Julio Lozano (ACTUAL) 53 min 0.18 9.54
Julio Lozano (PROPUESTA) 22 min 0.18 3.96
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8.1.2.5. BENEFICIO TOTAL DE LA MEJORA
B1 B2 B3 y B4 TOTAL:
268,49 11,83 5,58 285,90
El beneficio total de la mejora es de S/. 285.90.
8.2. RELACIÓN BENEFICIO-COSTO
BENEFICIO (Mensual) 285,90
COSTO
524,83
Nuestro beneficio es mensual, por ello vamos a multiplicar el beneficio por 12
para convertirlo a anual.
A continuación, este sería mi Beneficio Anual:
BENEFICIO (Anual) 3,430.80
COSTO
524,83
Como podemos observar con la ayuda de los cuadros anteriores, nuestro
beneficio anual será de S/. 3,430.80 Nuevos Soles.
8.3. TIEMPO DE RECUPERACION DEL CAPITAL
COSTO 524,83
BENEFICIO (Mensual) 285,90
El tiempo de recuperación del costo será de 1.84 meses, es decir de 2 meses
aproximadamente.
1,84
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CAPITULO
IX
CONCLUSIONES,
RECOMENDACIONES
Y BIBLIOGRAFIA
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9.1. CONCLUSIONES
Este proyecto logra disminuir los tiempos muertos en la búsqueda de algún
documento, logrando así que el personal de la Municipalidad de Breña sean
más efectivos en sus labores, contribuyendo así a los objetivos de la
gestión.
Se responderá lo más pronto posible todas las correspondencias que
lleguen a la Sub Gerencia de Personal, como las Aportaciones a la Oficina
de Normalización Provisional (ONP) y al Fondo Nacional de Vivienda
(FONAVI).
Contar con una Base de Datos General de todo el personal de la
Municipalidad de Breña, con el cual se podrá tener un mayor control con la
documentación de los Legajos del personal.
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9.2. RECOMENDACIONES
Implementar el proyecto de los formatos de Ficha de Personal lo más
pronto posible, pues con ello obtendremos datos fidedignos y actualizados y
eso significa algo de suma importancia para el Área de personal.
Al momento de realizar la mejora, es importante que se realice una reunión,
con la finalidad de que el personal que labora en el Área de Recursos
Humanos tenga conocimientos de las actividades a mejorar.
Es necesario que al momento de la mejora, todo el personal que conforma
dicha Sub Gerencia, se involucre y tomen conciencia de que se está
haciendo por el bien de todos y en particular de la Entidad Pública para una
mejor gestión.
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9.3. BIBLIOGRAFÍA
Página web de la Municipalidad de Breña www.munibrena.bob.pe
Manual de Organizaciones y Funciones de la Municipalidad de Breña
Reglamento Interno de la Municipalidad de Breña
Plan Operativo Constitucional 2013