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Versión 2, 01 de marzo 2019│ p.1/79 Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa | Departamento de Proveeduría
PR-PO-01 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACION ADMINISTRATIVA DE LA AUTORIDAD REGULADORA DE LOS SERVICIOS PÚBLICOS
Departamento de Proveeduría
Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos
Preparado por: Revisado por Aprobado por:
Firma / Fecha Daniela Jarquín Arguedas
Departamento de Proveeduría
Firma / Fecha Franklin Jaubert Elizondo
Departamento de Proveeduría
Firma / Fecha Merari Herrera Campos
Jefatura Departamento de Proveeduría
Firma / Fecha Rodolfo González Blanco
Director General Dirección General de
Operaciones
Firma / Fecha Roberto Jiménez Gómez
Regulador General Despacho Regulador
Vigencia: Este documento rige oficialmente a partir del 15 de marzo de 2019
Fecha de publicación en la sección de información documentada de procesos de la Intranet: 15 de marzo de 2019
Versión 2, 01 de marzo 2019│ p.2/79 Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa | Departamento de Proveeduría
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACION ADMINISTRATIVA DE LA
AUTORIDAD REGULADORA DE LOS SERVICIOS PÚBLICOS
1. Introducción
Los procedimientos de contratación administrativa que realiza la Autoridad Reguladora de los
Servicios Públicos se regirán por el ordenamiento jurídico vigente, las disposiciones, las
normas, principios y los procedimientos de contratación administrativa que establecen la Ley
de Contratación Administrativa (Ley N° 7494), sus reformas y su reglamento (RLCA) y sus
reformas, la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos (Ley
Nº 8131) y su reglamento, la Ley General de la Administración Pública (Ley N° 6227), el
Reglamento sobre el refrendo de las contrataciones de la Administración Pública, el
Reglamento Interno de Contratación Administrativa de la Autoridad Reguladora de los
Servicios Públicos y sus reformas, y el presente manual.
Este manual servirá de instrumento de apoyo en la mejora del sistema de control interno, en
la transparencia, eficiencia y eficacia del procedimiento de contratación administrativa en la
Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos, al compendiar en forma ordenada, secuencial
y detallada, las gestiones que deben realizar los diferentes despachos, departamentos,
direcciones e intendencias de la Institución, a la hora de adquirir bienes y servicios, para el
desarrollo de la gestión pública encomendada y para que coadyuven en la obtención de
objetivos comunes, en salvaguarda del interés público.
El presente manual deberá modificarse cada vez que la legislación que lo respalde sea
reformada.
Se aclara que este manual, cuando se refiere al cargo, puesto o condición de una persona, se
entenderá sin distinción o discriminación de género.
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2. Propósito
Proporcionar a los funcionarios de la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos
involucrados en los procedimientos de contratación administrativa para la adquisición de
bienes y servicios institucionales, un procedimiento adaptado a la legalidad y a controles
internos que permita trabajar de una manera eficiente y eficaz.
Además, de acuerdo con los “Lineamientos sobre gestiones que involucran a la Auditoría
Interna presentadas ante la CGR”, es necesario indicar que este manual también opera para
la Auditoría Interna.
3. Abreviaturas y definiciones
Para efectos de este manual se establecen las siguientes abreviaturas y definiciones, de las
cuales la mayoría se encuentran establecidas en el Reglamento Interno de Contratación
Administrativa de la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos (RICA).
Abreviaturas:
ARESEP o Institución: Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos, excluida
la Superintendencia de Telecomunicaciones (SUTEL).
AS: Área Solicitante
CGR: Contraloría General de la República.
DEP: Departamento de Proveeduría.
DF: Dirección de Finanzas
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DGAJR: Dirección General de Asesoría Jurídica y Regulatoria.
DGEE: Dirección General de Estrategia y Evaluación.
DGO: Dirección General de Operaciones
LCA: Ley de Contratación Administrativa.
OC: Orden de compra
POI: Plan Operativo Institucional
RG: Regulador General
RGA: Regulador General Adjunto
RICA: Reglamento interno de contratación administrativa de la Autoridad
Reguladora de los Servicios Públicos, publicado en el Alcance N° 127 del 07 de
junio de 2017.
RIOF: Reglamento interno de organización y funciones de la Autoridad Reguladora
de los Servicios Públicos y su órgano desconcentrado.
RLCA: Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.
SIAC: Sistema Integrado de Actividad Contractual
SICOP: Sistema Integrado de Compras Públicas
UD: Unidad Decisora
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Definiciones:
Área solicitante: Unidad dentro de la estructura organizacional de la ARESEP
que gestiona ante el DEP, la adquisición de un bien o servicio: Junta Directiva, RG
o RGA, Intendentes, Directores Generales, Directores, Auditor Interno y Jefes de
Departamento.
Contraparte institucional: Unidad encargada de ejecutar el contrato respectivo.
Recaerá en el área solicitante o bien en una comisión nombrada al efecto.
Acto final: Acto administrativo ejecutado por el jerarca o titular subordinado
competente donde se selecciona el adjudicatario, una vez realizada la
admisibilidad y calificación de las ofertas. En el acto final también se puede
declarar el concurso como desierto o infructuoso.
Admisibilidad: Acto administrativo en el cual se verifica que una oferta cumple
con los aspectos esenciales de las bases del concurso.
Cartel: Norma específica de la contratación que contiene las condiciones
generales, las especificaciones técnicas, financieras, de calidad y jurídicas, para
la adquisición de bienes, obras y servicios en licitaciones públicas, abreviadas, y
en contrataciones directas por excepción que alcancen el monto de una licitación
pública o abreviada.
Contratación de escasa cuantía: Se conocen también como contrataciones
directas. Se refiere a aquellas contrataciones que son de limitado volumen y baja
trascendencia económica, de conformidad con los montos establecidos en el
artículo 27 de la LCA.
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Contratación directa por excepción: Contrataciones que por su propia
naturaleza se encuentran excluidas de los procedimientos ordinarios de concurso,
según lo establecido en la LCA y el RLCA.
Contrataciones directas autorizadas: Contrataciones que por estar autorizadas
por la CGR, se excluyen de los procedimientos ordinarios de concurso, según lo
establecido en la LCA y el RLCA.
Contratista: Persona física o jurídica contratada por la ARESEP para el
suministro de algún bien, servicio u obra.
Contrato administrativo: documento formal que suscribe el representante legal
de la ARESEP y el contratista, basados en un acto de adjudicación firme, en un
procedimiento de contratación administrativa, donde se definen los deberes y
obligaciones de las partes, y la forma de ejecución contractual.
Decisión inicial: Acto administrativo emitido por el jerarca o titular subordinado
competente que ordena el inicio del procedimiento de contratación.
Expediente administrativo: Legajo físico o expediente electrónico, que contiene
todas las actuaciones, internas y externas en el orden cronológico correspondiente
a su presentación y relativas a un trámite de contratación administrativa
específico. Debe entenderse que con las reformas realizadas a la LCA y al RLCA,
todo expediente será electrónico.
Fiscalización: Derecho y facultad de la ARESEP para examinar y controlar la
ejecución de un contrato.
Licitación abreviada: En los supuestos previstos en el artículo 27 de la Ley de
Contratación Administrativa. La licitación abreviada es un procedimiento ordinario
para contratar.
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Licitación pública: Es el procedimiento de contratación obligatorio en los
siguientes casos: a) En los supuestos previstos en el artículo 27 de la Ley de
Contratación Administrativa. b) En toda venta o enajenación de bienes, muebles
o inmuebles, o en el arrendamiento de bienes públicos, salvo si se utiliza el
procedimiento de remate. c) En los procedimientos de concesión de instalaciones
públicas. La licitación pública es un procedimiento ordinario para contratar.
Orden de compra: Documento contractual, físico o digital, unilateral, mediante el
cual la ARESEP instrumentaliza la adjudicación de los procedimientos de
contratación administrativa, cuando la naturaleza de los bienes, obras o servicios
contratados por su fácil comprensión, no ameriten la elaboración de un contrato
administrativo propiamente dicho. Para efectos de la plataforma de compras, la
orden de compra se denomina contrato y es firmada solamente por personal de la
ARESEP.
Plataforma de compras electrónica: Sistema electrónico mediante el cual se
automatizan, tramitan, gestionan y ejecutan compras institucionales.
Plazo de ejecución inmediato: Es aquel ejecutable en el momento que se tiene
conocimiento de lo ordenado o el recibido de la documentación que corresponda.
Programa de adquisiciones: Proyección de contrataciones de bienes, obras y
servicios durante un periodo presupuestario determinado, para satisfacer las
necesidades de la ARESEP.
Registro de proveedores: El Registro de Proveedores de la ARESEP es el que
ofrece SICOP o la plataforma electrónica de compras públicas vigente.
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Servicios profesionales o técnicos: Son aquellos servicios que conllevan la
acción de uno o varios especialistas, o de personal que cuente con un nivel mínimo
de conocimiento de un tema específico.
Solicitud de compra: Acto administrativo por el cual el jerarca o titular
subordinado competente promueve el concurso ante el DEP para la adquisición
de bienes, obras y servicios.
Subsanación: Corrección o aporte de información adicional por parte de los
oferentes, una vez presentada la oferta, siempre que la misma se considere
insustancial y no implique variación en sus elementos esenciales.
Términos de referencia: Son las especificaciones o requerimientos de una
contratación directa de escasa cuantía. Puede llamarse también pliego de
condiciones. A nivel de la plataforma electrónica de compras también es llamado
cartel.
Unidad decisora: Jerarca o titular subordinado de la ARESEP, con competencia
para adoptar la decisión inicial, aprobar y modificar los carteles, dictar el acto final
(adjudicación, declaratoria de desierto o infructuoso), resolver las impugnaciones
y gestiones que se presenten, y modificar el contrato u orden de compra.
4. CONSIDERACIONES:
I. Que la Ley de Contratación Administrativa, su Reglamento y sus reformas constituyen el
marco legal que regula la actividad contractual de la Administración Pública.
Adicionalmente, el artículo 7 de la Ley Nº 7593 faculta a la ARESEP para efectuar contratos
de compra, venta y arrendamiento de bienes, muebles e inmuebles, y servicios, necesarios
para el desempeño de su cometido, todo de acuerdo con la legislación existente.
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II. Que el Capítulo XIII de la Ley 7494, LCA, establece que cada Administración deberá contar
con una dependencia encargada de los procedimientos de contratación administrativa, con
la organización y las funciones que se determinen por reglamento interno.
III. Que la Ley de la ARESEP (Ley 7593), en su artículo 45, dispone que la ARESEP estará
facultada para establecer su organización interna, a fin de cumplir sus funciones.
IV. Que el artículo 53 inciso l) de la Ley 7593 faculta, a la Junta Directiva de la ARESEP, para
definir la organización interna de la ARESEP.
V. Que el artículo 57 inciso a) numeral 4) de la Ley 7593, Ley de la ARESEP y sus reformas,
establece que es un deber del RG ejecutar y velar por que se cumplan, como superior
jerárquico en materia administrativa, la política y los programas de la ARESEP.
VI. Que la Junta Directiva, mediante acuerdo 05-65-2011 adoptado en la sesión ordinaria 65-
2011, celebrada el 19 de octubre de 2011 y ratificado el 26 del mismo mes, dispuso, en lo
que resulta de interés para la presente resolución, dictar el “Reglamento interno de
contratación administrativa de la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos” (RICA) e
instar, al RG para que proceda la Administración a emitir el Manual de Procedimientos de
Contratación Administrativa que corresponda, con base en el RICA aprobado.
VII. Que el RICA fue publicado en el Alcance 87 a La Gaceta 211 del 3 de noviembre de 2011
y fue reformado, por última vez, mediante publicación en el Alcance 127 a La Gaceta 107
del 7 de junio del 2017.
VIII. Que se emitió el “Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa de la Autoridad
Reguladora de los Servicios Públicos”, el cual es de acatamiento obligatorio en todo trámite
de adquisición de bienes y servicios, mediante la Resolución Nº RRG-080-2014, a las 13:30
horas del 27 de febrero de 2014.
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IX. Que mediante la Resolución Nº RRG-218-2017, a las 09:00 horas del 27 de junio de 2017,
se instruyó al Departamento de Proveeduría para que revise y actualice el Manual de
Procedimientos de Contratación Administrativa de la Autoridad Reguladora de los Servicios
Públicos.
X. Que mediante la Resolución Nº RE-0372-RG-2018, a las 14:00 horas del 11 de octubre de
2018, se instruyó nuevamente al Departamento de Proveeduría para que revise y actualice
el manual y asigne mediante el manual nuevas tareas o modifique las existentes para la
DGEE, DGO, DF y a las demás áreas de la institución.
XI. Que en atención a los considerandos anteriores, se procede a modificar el Manual de
Procedimientos de Contratación Administrativa de la Autoridad Reguladora de los Servicios
Públicos.
5. Generalidades aplicables a todos los procedimientos de contratación
I. Programa de adquisiciones:
Para la preparación del programa de adquisiciones, el área solicitante remitirá al DEP, una
proyección de sus necesidades de bienes, obras o servicios para el siguiente período
presupuestario, a más tardar en los primeros cinco días hábiles del mes de enero de cada
año.
Posteriormente el DEP remitirá la información a la DGEE, quien realizará la revisión del
consolidado de las proyecciones y valorará su concordancia con el POI. El DEP atenderá las
recomendaciones y una vez aplicados los ajustes, las enviará a la DGO para que lo someta a
aprobación del RG para su publicación.
El DEP procederá a su publicación en el medio web que corresponda y en la plataforma de
compras que se esté utilizando, en el mes de enero de cada año, como máximo en su último
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día hábil, esto en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 7 del RLCA. El responsable
directo de adquisiciones será el DEP.
II. Contrataciones que se realizarán mediante la plataforma electrónica de compras
vigente:
La plataforma electrónica de compras públicas vigente, será utilizada por la ARESEP en toda
adquisición de obra, bienes y servicios que se realicen mediante licitación pública, licitación
abreviada, contratación directa de escasa cuantía y contrataciones por excepción.
III. Catálogo de bienes y servicios:
El Catálogo de Bienes y Servicios es el instrumento oficial que normaliza la codificación de
los bienes y servicios que se requiere contratar, utilizando estándares internacionales de
categorización. Ofrece una descripción normalizada, de los atributos de cada artículo que
permite la individualización de los mismos y está basado en el Catálogo Estándar de
Productos y Servicios de las Naciones Unidas (UNSPSC -United Nations Standard Products
and Services Code-).
Para la adquisición de bienes y servicios que realice la ARESEP, ésta recurrirá al catálogo
utilizado por la plataforma electrónica de compras vigente.
IV. Certificados de firma digital:
La firma digital deberá ser emitida al amparo de un certificado digital válido y vigente, expedido
por un certificador registrado, todo lo anterior según la normativa vigente.
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V. Registro de proveedores:
El DEP de la ARESEP utilizará el Registro de Proveedores que ofrece la plataforma
electrónica de compras públicas vigente. La información que consta en los registros de
proveedores es de libre acceso.
VI. Requisitos de la solicitud de compra:
La solicitud de compra de cualquier procedimiento de contratación deberá contener los
siguientes requisitos:
Justificación de la procedencia: Una justificación de la procedencia de la contratación,
con indicación expresa de la necesidad a satisfacer, considerando para ello los planes de
largo y mediano plazo, el Plan Nacional de Desarrollo, el Plan Anual Operativo, el
presupuesto y el Programa de Adquisición Institucional, según corresponda y con los
objetivos que fundamentaron su aprobación. Si hay estudio de mercado, debe hacerse
referencia a los principales hallazgos del estudio y como respaldan la contratación.
Descripción del objeto: Definir el objeto o la finalidad que se persigue con la contratación
y, estar acompañada de los términos de referencia o cartel.
Procedimientos de control: Cuando corresponda por la naturaleza del objeto, los
procedimientos de control de calidad que se aplicarán durante la ejecución del contrato y
para la recepción de la obra, suministro o servicio.
Recursos Presupuestarios: Indicar el monto estimado de la contratación de los recursos
necesarios para hacerle frente a la contratación, el cuarto nivel, programa, código de
proyecto o proceso, regulado, sector y actividad.
Indicación expresa sobre los recursos humanos y materiales: Indicar expresamente
los recursos humanos y materiales de que dispone o llegará a disponer para verificar la
correcta ejecución del objeto del contrato. En la etapa de definición de especificaciones
técnicas, selección y ejecución contractual deberá participar la unidad usuaria de la
Administración que formuló el requerimiento
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Plan Estratégico Institucional y Plan Operativo Institucional: Indicar en forma expresa
si la contratación está considerada en algún proyecto del POI o de lo contrario, si es un
gasto. Si la contratación está considerada en el Plan Estratégico Institucional deben
señalarse los objetivos estratégicos, las estrategias y las metas que atiende con su
ejecución.
Período estimado de la contratación: Indicar el tiempo de la contratación, así como la
indicación si hay posibilidad de prórroga para la contratación y por cuánto tiempo sería la
misma.
Área y funcionario encargado: Indicar la designación de un responsable de la ejecución
del contrato y cuando corresponda por la naturaleza de la contratación, indicar los controles
de calidad que se aplicarán durante la ejecución del mismo y recepción de la obra, bien o
servicio a contratar.
Documentos a adjuntar
Estudio de mercado: Se deben realizar los estudios suficientes que demuestren que los
objetivos del proyecto de contratación serán alcanzados con eficiencia y seguridad
razonables, cuando se trate de una licitación pública o de una contratación entre Entes de
Derecho Público, salvo que por la naturaleza del objeto no resulte pertinente.
Constancia de contenido presupuestario: Debe aportar una constancia de presupuesto
emitida por la DF, la misma debe indicar la reserva presupuestaria correspondiente.
Cartel o Términos de referencia: Debe aportarse un borrador del cartel o de los términos
de referencia.
Visto bueno de proyectos: La solicitud de compra de bienes y servicios relacionados
directamente con proyectos institucionales, indistintamente del procedimiento de
contratación a seguir, requerirá del visto bueno de la DGEE y del RG, previo a su remisión
al DEP para su trámite. Adicionalmente, para las modificaciones unilaterales y los contratos
adicionales, deberán aportarse estos vistos buenos. La DGEE contará con 5 días hábiles
como máximo para emitir el visto bueno y remitir al RG.
Visto bueno de la DGO: Toda solicitud de compra de bienes y servicios, indistintamente
del procedimiento de contratación a seguir, requerirá del visto bueno de la DGO, previo a
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su remisión al DEP para el inicio de la contratación. La DGO contará con 5 días hábiles
como máximo para emitir el visto bueno, en caso de ser tiquetes aéreos o de contrataciones
urgentes la DGO contará con 1 día hábil como máximo para emitir el visto bueno.
Cláusula penal o multa: el AS, dentro de los límites de ley, deberá indicar y motivar el
porcentaje (memoria de cálculo) a aplicar, ya sea por ejecución defectuosa y/o por entrega
tardía
CONTRATACIONES ESPECÍFICAS
La solicitud de compra de bienes y servicios relacionada con tecnologías de información
deberá tramitarse únicamente por la Dirección de Tecnologías de Información.
La solicitud de compra de bienes y servicios relacionada con mobiliario, remodelaciones y
otros asociados con mantenimiento de edificio deberá tramitarse únicamente por el
Departamento de Servicios Generales.
La solicitud de compras de bienes y servicios relacionada con comunicación deberá
tramitarse únicamente por el Departamento de Comunicación Institucional.
VII. Solicitud de contratación (Decisión inicial):
La solicitud de contratación de cualquier procedimiento de contratación deberá cumplir con
los requisitos establecidos en el artículo 8 del RLCA y en el presente manual. Corresponde al
DEP vigilar el cumplimiento de estos requisitos.
VIII. Instrucciones especiales
A la Dirección General de Estrategia y Evaluación
Es el área asignada para dar visto bueno y remitir a aprobación del RG, para que dé inicio el
trámite de compras relacionadas con los proyectos incluidos en Plan Operativo Institucional
(POI), del periodo presupuestario vigente. La DGEE deberá establecer y dar a conocer a nivel
institucional los criterios de admisibilidad y contenido mínimo, así como los criterios de revisión
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que aplicará para otorgar el visto bueno y dar inicio al trámite de compras relacionadas con
los proyectos que forman parte del POI, antes de ser enviado para aprobación por parte de
este Despacho. La DGEE podrá replantear los criterios de evaluación cada vez que lo
considere necesario, siempre y cuando les comunique a las áreas solicitantes.
A la Dirección General de Operaciones
Es el área responsable de coordinar el procedimiento de trámite y dar la aprobación del inicio
de toda compra de bienes, obras o servicios. La DGO deberá establecer y dar a conocer a
nivel institucional los criterios de revisión y mecanismos de control de todas las áreas que
intervengan en el trámite a realizar para la adquisición de bienes, obras y servicios con el
objetivo de asegurar el cumplimiento de lo establecido en las normas aplicables en dicho
proceso y velar por el uso eficiente de los recursos. La DGO podrá replantear los criterios de
evaluación cada vez que lo considere necesario, lo cual deberá hacerlo de conocimiento
general.
A la Dirección de Finanzas
Es el área responsable de emitir las certificaciones de contenido presupuestario para atender
erogaciones relacionadas con los procedimientos de contratación administrativa, así como la
emisión de los reportes contable-presupuestarios de Aresep. La DF deberá verificar y velar
para que el presupuesto reservado se use efectivamente en el procedimiento de contratación
administrativa, para el cual fue reservado.
Al Departamento de Proveeduría
Es el área encargada de: la administración de los procedimientos de contratación
administrativa de la ARESEP, para ello velará que en los carteles de contratación y términos
de referencia siempre se incluyan los requerimientos técnicos y jurídicos mínimos; en los casos
que corresponda, emitirá criterio jurídico dirigido a las unidades solicitantes, para adecuar los
documentos preliminares del cartel previo a su remisión para ser aprobados por parte de la
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unidad decisora; conducirá los procedimientos de contratación y tendrá la potestad de devolver
todos aquellos trámites que no cumplan con los requisitos establecidos o la justificación o
fundamentación necesaria; emitirá todos los dictámenes legales en materia de Contratación
Administrativa según su competencia y además, custodiará todos los documentos originales
que se conformen al iniciar los expedientes electrónicos, tales como los vistos buenos y las
constancias de presupuesto.
A las áreas solicitantes
Con el propósito de agilizar la aprobación y dar inicio al trámite de compras, queda establecido
que, en los primeros cinco días hábiles del mes de enero de cada año, presenten ante el DEP,
el detalle de cada una de las compras que se deben incorporar en el plan de compras anual,
esto a partir de los requerimientos incorporados como parte del presupuesto institucional. Ese
detalle deberá contemplar: el bien o servicio específico a contratar, la partida presupuestaria,
el monto, el mes en que se planea ejecutar.
Además, con respecto a los vistos buenos de la DGEE y la DGO, las áreas solicitantes
deberán cumplir con los requisitos de admisibilidad, de revisión y de contenido mínimo
establecidos por la DGEE y la DGO para obtener la aprobación y dar inicio al trámite de
compra detallado en el manual de procedimiento de contratación administrativa de la Aresep.
Será responsabilidad de las áreas solicitantes atender de manera oportuna las observaciones
o advertencias realizadas por la DGO y DGEE, esto con el fin de darle fluencia al trámite, es
por ello que contarán con 2 días hábiles para toda subsanación.
IX. Expediente de la contratación:
El DEP deberá llevar, sin excepción, para cada procedimiento de contratación administrativa,
un expediente electrónico, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 11 del RLCA.
Cuando exista impedimento para realizar una contratación a través del SICOP o la plataforma
electrónica de compras vigente, ya sea por caso fortuito o fuerza mayor y resulte imposible la
Versión 2, 01 de marzo 2019│ p.17/79 Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa | Departamento de Proveeduría
conformación del expediente electrónico, la Administración contratante deberá esperar que el
impedimento sea superado.
En caso de que la espera amenace imposibilitar la satisfacción del interés público perseguido
con la contratación pendiente de inicio, deberá conformarse el expediente a través de un
medio electrónico distinto, cumpliendo con la totalidad de las formalidades que el
ordenamiento jurídico impone a la conformación de expedientes administrativos.
Todo documento que se genere con ocasión de un procedimiento de contratación, deberá ser
incorporado al expediente. Es responsabilidad del AS que genere el documento, enviarlo al
DEP para que sea incorporado al expediente. Como el expediente es electrónico, los
productos finales deberán ser enviados por el AS en formato electrónico, en ninguna
circunstancia se recibirá en papel. Es responsabilidad del DEP mantener actualizado e
incorporar al expediente todos los documentos que le hacen llegar o los que se generen
internamente para el procedimiento de contratación en concreto, esto en el plazo que indica
la normativa vigente.
Todos los documentos que se adjunten a los formularios y los documentos electrónicos
disponibles en la plataforma de compras vigente, o bien, que se agreguen al expediente
electrónico deben ser documentos electrónicos suscritos mediante firma digital certificada.
En los casos en los que el documento original no esté disponible en documento electrónico o
no cuente con firma digital certificada, éste se debe incluir como un archivo en el formato PDF
o según lo disponga el cartel de la contratación respectiva.
El DEP será responsable por la custodia y la conservación de los documentos originales, por
un plazo de diez años posteriores a la ejecución total del respectivo contrato; asimismo, estará
en la obligación de presentarlos ante la institución usuaria o cualquier autoridad judicial que
así lo requiera.
Versión 2, 01 de marzo 2019│ p.18/79 Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa | Departamento de Proveeduría
Quedan excluidos del acceso de las partes y el público en general, los documentos
confidenciales aportados por los oferentes, que así sean declarados, mediante acto razonado
de la jefatura del DEP. Para que un documento obtenga la calidad de confidencial, el oferente
o contratista, según sea la fase de la contratación respectiva, deberá solicitar al DEP, de
manera expresa y fundamentada los motivos y la normativa por la cual considera que el
documento debe ser declarado confidencial, la Administración a través de la jefatura del DEP,
previa recomendación del AS, declarará mediante acto razonado, si es procedente o no es
procedente declarar confidencial el documento, lo que se comunicará formalmente.
Los expedientes electrónicos se conservarán en la plataforma electrónica de compras vigente
al momento de realizarse la contratación, durante un período mínimo de cinco años posterior
a la ejecución total del respectivo contrato o finalización del procedimiento de contratación
respectivo, su conservación y disposición se realizará aplicando lo dispuesto en la normativa
establecida por la Dirección General de Archivo Nacional.
Los expedientes físicos de las contrataciones que se encuentran en el DEP, por su valor
cultural, se conservarán de acuerdo a las disposiciones de la normativa establecida por la
Dirección General de Archivo Nacional.
El expediente digital será el utilizado en los procesos de adquisición de bienes y servicios que
se realicen a través de una plataforma electrónica de compras y su acceso será vía internet a
través de la página que al efecto se habilite.
En caso de requerirse la presencia de documentos originales producto de la contratación,
tanto en la fase de formalización como en la fase de ejecución, tal es el caso de timbres,
especies fiscales, certificaciones, documentos apostillados, informes y cualquier otro que sea
requerido, será el DEP el encargado de su recepción y custodia, así como de facilitar su
acceso en los términos de publicidad regulados por el ordenamiento jurídico. Los documentos
que se emitan producto de este proceso, se anexarán en el expediente digital, desde la etapa
de la solicitud de contratación.
Versión 2, 01 de marzo 2019│ p.19/79 Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa | Departamento de Proveeduría
X. Derechos de autor:
En el cartel se indicará, cuando corresponda, que los resultados de las investigaciones,
encuestas, experimentos y demás productos intelectuales, serán propiedad de la ARESEP.
XI. Contratación irregular:
Cuando se presuma la existencia de una contratación irregular, el DEP deberá levantar un
informe, el cual pondrá en conocimiento del RG, con el fin de que se realicen las acciones y
procedimientos que corresponda.
Entiéndase contratación irregular como aquella que se encuentra en ejecución o haya sido
ejecutada, sin haber realizado o concluido todos los trámites que conlleva un procedimiento
de contratación, además de lo señalado en la normativa.
XII. Sistema integrado de actividad contractual (SIAC):
Cada etapa del procedimiento de contratación deberá ser incluida en el SIAC, de la CGR. Con
la plataforma electrónica de compras vigente, la inclusión al SIAC la realizaría de forma
automática.
XIII. Asignación de roles y actividades a realizar:
Con el fin de asegurar la continuidad de los procesos de contratación y tomar las previsiones
del caso ante situaciones eventuales, los funcionarios encargados de roles en procesos de
contratación en trámite, así como su jefatura inmediata, comunicarán al DEP su inasistencia
a laborar por motivo de vacaciones, capacitaciones, permisos, incapacidades o cualquier otro.
Dependiendo del motivo y del tiempo de la ausencia del titular, se asignarán las tareas a otro
funcionario y en ocasiones hasta se podrá inhabilitar al titular para el uso de la plataforma
electrónica de compras.
Versión 2, 01 de marzo 2019│ p.20/79 Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa | Departamento de Proveeduría
XIV. Contratos administrativos:
Únicamente requerirán la suscripción de un contrato:
a. Las adjudicaciones de obras y servicios de ejecución continuada derivados de
licitaciones públicas, y los derivados de un procedimiento de contratación directa, por
excepción, cuyo monto alcance el límite inferior de una licitación pública.
b. Las contrataciones que por ley se exija la suscripción de un contrato.
c. Aquellas que por la complejidad del objeto o por seguridad jurídica, así lo recomiende
el Departamento de Proveeduría, tales como: para las contrataciones por excepción de
servicios con entes no estatales, cuyo monto sobrepase el límite inferior de una
licitación abreviada.
XV. Refrendo por parte de la Contraloría General de la República
Necesitarán refrendo contralor, los contratos que se detallan en el artículo 3 del Reglamento
de Refrendo de la Contraloría General de la República, el cual indica que:
“… Se requerirá el refrendo contralor en los siguientes casos:
1) Todo contrato administrativo de obra pública derivado de la aplicación del
procedimiento de licitación pública, en el tanto el precio contractual alcance el límite
inferior vigente para la aplicación de la licitación pública del estrato superior inmediato
de aquel en el que se encuentra ubicada la Administración contratante, según lo
establecido en el artículo 27 de la Ley de Contratación Administrativa. En el caso de
las instituciones ubicadas en el estrato A, se aplicará el monto mínimo para tramitar
una licitación pública de ese mismo estrato más un quince por ciento.
Versión 2, 01 de marzo 2019│ p.21/79 Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa | Departamento de Proveeduría
Igualmente procederá en el caso de contratos de cuantía inestimable, cuando se
deriven de procedimientos de licitación pública que tengan por objeto únicamente
concesiones de obra pública con o sin servicios públicos, concesión de gestión de
servicios públicos y la constitución de fideicomisos.
En el evento de poder ser estimable alguno de estos contratos, la competencia para
refrendo se determinará cuando dicha cuantía alcance el límite inferior vigente para
la aplicación de la licitación pública del estrato superior inmediato de aquel en el que
se encuentra ubicada la Administración contratante, según lo establecido en el
artículo 27 de la Ley de Contratación Administrativa. Para el caso de las instituciones
ubicadas en el estrato A, aplica la misma regla establecida en el párrafo anterior.
2) Todo contrato administrativo derivado de procedimientos de contratación directa
autorizados por la Contraloría General de la República con fundamento en la Ley de
Contratación Administrativa y su Reglamento, en el tanto así lo disponga la
Contraloría General en la autorización respectiva.
3) Todo contrato o convenio específico celebrado con sujetos de derecho público
internacional para la realización de proyectos en el tanto impliquen actividad
contractual y medie disposición total o parcial de fondos públicos y que se sustenten
en tratados internacionales o convenios, estos últimos aprobados o no por la
Asamblea Legislativa. Quedan excluidos del refrendo los empréstitos o contratos
exclusivamente de financiamiento, así como los contratos producto de procedimientos
especiales regulados en las leyes que aprueban empréstitos salvo que en ellos se
indique que aplica la Ley de Contratación Administrativa.
4) Todo contrato o convenio específico celebrado entre dos o más entes, empresas u
órganos públicos, en el tanto tengan por objeto el otorgamiento de concesiones o la
constitución de fideicomisos.
5) Todo contrato administrativo de obra pública de entes, empresas u órganos
públicos cuya actividad contractual esté regida por principios de contratación y no por
los procedimientos ordinarios de selección del contratista, regulados en la Ley de
Contratación Administrativa y en su Reglamento, en el tanto el precio contractual
alcancel el límite inferior vigente para la aplicación de la licitación pública del estrato
superior inmediato de aquél en el que se ubicaría la Administración contratante, según
Versión 2, 01 de marzo 2019│ p.22/79 Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa | Departamento de Proveeduría
lo establecido en el artículo 27 de la Ley de Contratación Administrativa. En el caso
de las entidades que correspondiere ubicarlas en el estrato A, se aplicará el monto
mínimo para tramitar una licitación pública de ese mismo estrato más un quince por
ciento. (sic)
Para efectos de la aplicación de este artículo, en la estimación del precio del contrato se
considerará únicamente el plazo original del contrato y no sus eventuales prórrogas.
En el caso de contratos que integren además del concepto de obra, el diseño o el suministro
de bienes u otro tipo de servicios, la cuantía para determinar la competencia de este órgano
contralor se definirá a partir del componente de mayor estimación. La competencia para
conocer del refrendo estará en función de si el componente predominante es la obra…
No estarán sujetos al refrendo, los demás contratos no referidos en este artículo o en las
demás disposiciones de este Reglamento…”
XVI. Aprobación o refrendo interno
Necesitarán aprobación o refrendo interno, los contratos que se detallan en el artículo 17 del
Reglamento de Refrendo de la Contraloría General de la República, el cual indica que:
“... De conformidad con lo establecido en el artículo 20 de la Ley Orgánica de la Contraloría
General de la República, estará sujeta al refrendo interna (sic) de la Administración, la actividad
contractual excluida del refrendo, pero únicamente en los siguientes casos:
1) Todo contrato administrativo derivado de la aplicación del procedimiento de
licitación pública no sujeto a refrendo.
2) Todo contrato administrativo derivado de la aplicación del procedimiento de
licitación abreviada, en el tanto el precio contractual alcance el límite inferior vigente
para la aplicación de la licitación abreviada establecido en el artículo 27 de la Ley de
Contratación Administrativa, según el estrato que corresponda a la Administración
contratante.
3) Todo contrato administrativo derivado de procedimientos de contratación directa
autorizados por la Contraloría General de la República con fundamento en la Ley de
Versión 2, 01 de marzo 2019│ p.23/79 Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa | Departamento de Proveeduría
Contratación Administrativa y su Reglamento, en el tanto así se disponga en el oficio
de autorización respectivo.
4) Todo contrato administrativo derivado de la aplicación de las excepciones de
oferente único, establecida en el inciso d) del artículo 2 de la Ley de Contratación
Administrativa, y de objetos que requieran seguridades calificadas, dispuesta en el
inciso h) del artículo 131 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, en
tanto el precio contractual alcance el límite inferior vigente para la aplicación de
licitación abreviada establecido en el artículo 27 de la Ley de Contratación
Administrativa, según el estrato que corresponda a la Administración contratante.
5) Todo contrato administrativo de entes, empresas u órganos públicos cuya actividad
contractual esté regida por principios de contratación y no por los procedimientos de
selección del contratista previstos en la Ley de Contratación Administrativa y en su
Reglamento, en el tanto no estén sujetos al refrendo y el precio contractual alcance
el límite inferior vigente para la aplicación de la licitación abreviada establecido en el
artículo 27 de la Ley de Contratación Administrativa, según el estrato que
correspondería a la Administración licitante.
Para efectos de la aplicación de este artículo, la estimación del precio del contrato considerará
únicamente el plazo original del contrato y no sus eventuales prórrogas…”
XVII. Fiscalización de los contratos administrativos:
Corresponderá a la contraparte institucional: fiscalizar, verificar y controlar el proceso de
ejecución de los contratos administrativos, para la satisfacción del interés público y el
cumplimiento de la normativa vigente, de conformidad con los principios de eficiencia, eficacia
y buena fe. De todas sus actuaciones deberán dejar constancia en el expediente de
contratación.
XVIII. Materias excluidas de los procedimientos ordinarios de contratación:
Podrán ser objeto de contratación directa, en el tanto la ARESEP actúe en el ejercicio de su
competencia y el contratante reúna los requisitos de idoneidad legal, técnica y financiera, las
Versión 2, 01 de marzo 2019│ p.24/79 Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa | Departamento de Proveeduría
actividades excluidas por ley de los procedimientos de concurso. Sin embargo, estas
contrataciones deberán observar los principios generales de contratación administrativa, los
requisitos previos que correspondan, las normas generales sobre el cartel y la oferta. Además,
deberán contar con una solicitud de compra que cumpla con los requisitos indicados en el
presente manual.
Se excluye de lo aquí establecido, las compras por medio de caja chica, las cuales se
realizarán al amparo de lo establecido en el Reglamento de Caja Chica de la Autoridad
Reguladora de los Servicios Públicos.
XIX. Contrataciones por excepción
El Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa de la Autoridad Reguladora de
los Servicios Públicos se aplica de manera supletoria para las contrataciones por excepción.
Se aclara que las contrataciones por excepción tendrán un tratamiento como el que está
planteado en este manual, de acuerdo con el monto total estimado de la contratación.
Las responsabilidades de los sujetos que participan en los procedimientos de compras por
excepción serán las mismas que las establecidas para los procedimientos ordinarios y para
las contrataciones de escasa cuantía.
Versión 2, 01 de marzo 2019│ p.25/79 Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa | Departamento de Proveeduría
6. Licitación pública
Indicaciones Responsable Plazo
Inicio del procedimiento de contratación.
1.
Solicitud de compra.
Descripción: Envía la solicitud de compra de bienes o
servicios al DEP.
AS Según plan anual
de adquisiciones.
2.
Conformación del expediente.
Descripción: El expediente electrónico, se conforma
en el momento de publicar el cartel, instante mismo en
que se asigna un número de contratación
administrativa.
DEP
Inmediato a la
hora de publicar
el cartel.
3.
Decisión inicial.
Descripción: La UD firmará la solicitud de contratación
que realice el AS en la plataforma de compras que
utilice la ARESEP, esto una vez haya comprobado que
cuenta con la información mínima exigida en el RLCA.
UD 3 días hábiles.
4.
Elaboración del borrador del cartel.
Descripción: El analista del DEP elabora el proyecto
de cartel respetando la estructura mínima establecida,
de conformidad con el RLCA. Remite el proyecto de
cartel al asesor legal del DEP para su análisis.
DEP 3 días hábiles.
5.
Revisión jurídica del borrador de cartel.
Descripción: El asesor legal revisa los aspectos
legales del cartel de licitación exigidos por la LCA, su
reglamento y la normativa conexa y emite el criterio
jurídico sobre el borrador del cartel. Tal criterio debe ser
aprobado por la jefatura del DEP.
DEP 5 días hábiles.
Versión 2, 01 de marzo 2019│ p.26/79 Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa | Departamento de Proveeduría
Indicaciones Responsable Plazo
6.
Ajustes al borrador de cartel.
Descripción: El analista del DEP recibe las
observaciones y recomendaciones emitidas por la
asesoría legal del DEP, incorpora al borrador de cartel
las que corresponden al DEP y remite las demás al AS
para su análisis e informe.
DEP 2 días hábiles.
7.
Revisión técnica del borrador del cartel.
Descripción: Revisa los aspectos técnicos del cartel y
los aspectos señalados por la asesora legal del DEP.
Además, emite criterio técnico sobre el borrador del
cartel. Devuelve el trámite al DEP.
AS 5 días hábiles.
8.
Propuesta final de borrador de cartel.
Descripción: Incorpora al cartel las observaciones del
AS y lo remite a la UD para su aprobación.
DEP 2 días hábiles.
9.
Aprobación del cartel.
Descripción: Conoce la propuesta de cartel y lo
aprueba. Devuelve el trámite al DEP. De ser necesario
para su aprobación puede realizar observaciones, pedir
información adicional y solicitar correcciones.
UD 3 días hábiles.
10.
Publicación de invitación.
Descripción: Publica la invitación a participar en el
concurso.
DEP 1 día hábil.
11.
Plazo para recibir ofertas
Descripción: El plazo mínimo para recibir ofertas será
de quince días hábiles, contados desde el día siguiente
de la publicación del aviso a participar y hasta el día de
la apertura de las ofertas, inclusive. Según el artículo
42 inciso f) de la LCA.
DEP Mínimo 15 días
hábiles
Fase recursiva (Recurso de objeción).
Versión 2, 01 de marzo 2019│ p.27/79 Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa | Departamento de Proveeduría
Indicaciones Responsable Plazo
12.
Objeciones contra el cartel.
Descripción: Los oferentes pueden presentar recurso
de objeción al cartel ante la CGR. Las objeciones al
cartel se pueden presentar dentro del primer tercio del
plazo de recepción de ofertas.
Oferentes
Primer tercio del
plazo de
recepción de
ofertas.
13.
Recurso de objeción al cartel.
Descripción: Da audiencia por tres días hábiles a la
ARESEP para que se manifieste respecto al recurso de
objeción al cartel presentado.
CGR Inmediato.
14.
Recepción y traslado de la audiencia otorgada por
la CGR.
Descripción: Atiende la audiencia otorgada por la
CGR.
DEP. Inmediato.
15.
Atención del recurso de objeción.
Descripción: Solicita el criterio técnico del recurso, si
fuere necesario.
DEP. Inmediato.
16.
Emisión del criterio técnico del recurso.
Descripción: Remite el criterio técnico del recurso al
DEP.
AS. 1 día hábil.
17.
Atención del recurso de objeción.
Descripción: Prepara el borrador de respuesta al
recurso de objeción, el cual remite al RG, para su
revisión y aprobación.
DEP. 1 día hábil.
18.
Contestación de la audiencia.
Descripción: Revisa, aprueba y firma la respuesta a la
CGR de la audiencia conferida.
RG. 1 día hábil.
19. Envío de la contestación de la audiencia.
Descripción: Remite la respuesta a la CGR. DEP Inmediato.
Versión 2, 01 de marzo 2019│ p.28/79 Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa | Departamento de Proveeduría
Indicaciones Responsable Plazo
20.
Resolución del recurso de objeción.
Descripción: Resuelve el recurso de objeción al cartel
y lo comunica. De ser procedente, ordena a la ARESEP
las modificaciones que sean pertinentes.
CGR.
Dentro de los 10
días hábiles
contados a partir
de la
presentación del
recurso de
objeción.
Aclaraciones, prórrogas o modificaciones al cartel.
21. Recepción de solicitud de aclaración al cartel.
Descripción: Lo recibe de forma inmediata y directa. AS. Inmediato.
22.
Respuesta a la solicitud de aclaración al cartel.
Descripción: Contesta directamente al oferente. Se
contesta de manera que todos los oferentes invitados
al concurso reciban la aclaración.
AS 2 días hábiles.
23.
Aclaración al cartel.
Descripción: Si debe hacerse una aclaración de oficio
al cartel, el AS lo solicita al DEP.
AS.
1 día hábil antes
de la apertura de
ofertas.
24.
Solicitud de modificaciones al cartel.
Descripción: Las modificaciones pueden ser de oficio,
a solicitud del AS o producto de una aclaración. En los
dos últimos casos, el AS elabora y remite al DEP la
propuesta de modificación al cartel. Si la modificación
es esencial, el AS debe solicitar una prórroga para la
presentación de ofertas.
DEP.
3 días hábiles
antes de la
apertura de
ofertas.
25.
Modificaciones al cartel.
Descripción: El DEP revisa los criterios recibidos por
parte del AS, si procede realizar modificaciones al
cartel, entonces tramita la aprobación de la
modificación ante la UD.
DEP.
3 días hábiles
antes de la
apertura de
ofertas.
Versión 2, 01 de marzo 2019│ p.29/79 Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa | Departamento de Proveeduría
Indicaciones Responsable Plazo
26.
Aprobación de las modificaciones al cartel.
Descripción: El DEP tramita la aprobación de la
modificación ante la UD, esta analiza y aprueba o
rechaza la propuesta. Si rechaza la propuesta debe
indicar las razones para su corrección.
UD.
3 días hábiles
antes de la
apertura de
ofertas.
27.
Prórrogas al cartel.
Descripción: El DEP revisa los criterios recibidos, si
procede realizar modificaciones al plazo para la
presentación de ofertas, entonces tramita la
aprobación ante la UD.
DEP. 1 día hábil.
28.
Aprobación de las prórrogas al cartel.
Descripción: El DEP tramita la aprobación de la
modificación del plazo ante la UD, esta analiza y
aprueba o rechaza la propuesta.
UD. 1 día hábil.
29.
Publicación de las aclaraciones, modificaciones a
las especificaciones del cartel o del plazo para
presentar ofertas.
Descripción: El DEP publica las aclaraciones,
modificaciones al cartel y al plazo, en los medios que
correspondan.
DEP. 1 día hábil.
Garantía de participación (facultativo).
30.
Presentación de la garantía de participación.
Descripción: Presenta la garantía de participación de
forma electrónica.
Oferentes.
A más tardar a la
hora y fecha
señaladas para
la apertura de las
ofertas.
Versión 2, 01 de marzo 2019│ p.30/79 Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa | Departamento de Proveeduría
Indicaciones Responsable Plazo
31.
Custodia de la garantía de participación.
Descripción: Si la garantía es en efectivo, emite el
comprobante del recibido de la garantía de
participación.
DF. Inmediato.
Recepción y apertura de ofertas.
32.
Recepción de ofertas.
Descripción: Recibe las ofertas de manera
electrónica.
DEP. Inmediato.
33.
Apertura de ofertas.
Descripción: Procede a la apertura de las ofertas
presentadas.
DEP.
Hora y fecha
señaladas en el
cartel.
Revisión técnica y jurídica de las ofertas.
34.
Remisión de las ofertas a revisión.
Descripción: Remite las ofertas para la revisión
jurídica y técnica, se remitirán de manera paralela para
que revisen legal y técnicamente al mismo tiempo.
DEP. Inmediato.
35.
Revisión técnica (AS) y jurídica (DEP) de las
ofertas.
Descripción: Emiten criterio respecto al cumplimiento
de los aspectos técnicos, formales y legales de las
ofertas, según corresponda.
AS
DEP
20 días hábiles
siguientes,
posteriores al
traslado de la
oferta por parte
del DEP.
Versión 2, 01 de marzo 2019│ p.31/79 Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa | Departamento de Proveeduría
Indicaciones Responsable Plazo
36.
Prevención para subsanar las ofertas.
Descripción: Se previene a los oferentes para que
subsanen los defectos de sus ofertas, la subsanación
de las ofertas la deberá realizar el AS en lo que
respecta a aspectos técnicos y en la parte jurídica le
corresponderá al asesor legal del DEP. Se les previene
directamente a los oferentes.
AS
DEP
Dentro de los
primeros 5 días
hábiles
posteriores a la
recepción de la
oferta (dentro del
plazo del punto
35).
37.
Subsanación de los defectos prevenidos.
Descripción: Subsana los aspectos requeridos por la
ARESEP. Los oferentes podrán hacer subsanaciones
de oficio.
Oferentes.
Dentro del plazo
otorgado por la
ARESEP, el
plazo máximo es
de 5 días hábiles
(dentro del plazo
del punto 35).
38.
Recepción de aspectos subsanados.
Descripción: La subsanación le llega directamente al
funcionario que realizó la solicitud de información.
DEP.
1 día hábil
(Dentro del plazo
del punto 35).
39.
Admisibilidad jurídica de las ofertas.
Descripción: Verifica el cumplimiento de los aspectos
legales subsanados y rinde criterio sobre la
admisibilidad de las ofertas.
DEP.
Dentro de los 4
días hábiles
posteriores a la
recepción de la
subsanación de
la oferta
(dentro del plazo
del punto 35)
Versión 2, 01 de marzo 2019│ p.32/79 Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa | Departamento de Proveeduría
Indicaciones Responsable Plazo
40.
Admisibilidad técnica de las ofertas.
Descripción: Verifica el cumplimiento de los aspectos
a subsanar y rinde criterio de admisibilidad técnica de
las ofertas.
AS.
5 días hábiles
posteriores a la
recepción de la
admisibilidad
jurídica de las
ofertas (dentro
del plazo del
punto 35).
41.
Aplicación del sistema de evaluación.
Descripción: Aplica el sistema de evaluación para las
ofertas que resultaron admisibles técnica y legalmente.
En caso de empate, deberá aplicar los criterios de
desempate establecidos previamente en el cartel; en
caso de persistir el empate se procederá a aplicar el
artículo 55 del RLCA, para ello deberá informar al DEP,
con el fin de que este cite a los oferentes a la rifa. La
Rifa se realizará en el DEP, lo actuado quedará
plasmado en un acta, con la firma de los asistentes.
AS. Inmediato.
42.
Recomendación de adjudicación.
Descripción: La oferta que haya sido admisible técnica
y legalmente y haya obtenido el puntaje más alto en el
Sistema de Evaluación será la que el AS recomiende
para adjudicar.
AS.
2 días hábiles
(dentro del plazo
del punto 35).
43.
Prórroga del plazo para el estudio de ofertas.
Descripción: Si se requiere más tiempo para el estudio
de ofertas, la parte legal o la parte técnica deberá
solicitarlo al analista del DEP, con la justificación del
caso concreto y éste lo remitirá para aprobación de la
jefatura del DEP.
DEP.
2 días hábiles
(dentro del plazo
del punto 35).
Versión 2, 01 de marzo 2019│ p.33/79 Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa | Departamento de Proveeduría
Indicaciones Responsable Plazo
Adjudicación.
44.
Previo a la adjudicación
Descripción: El abogado de la DGO que esté asignado
a dar apoyo en temas de Contratación Administrativa,
deberá revisar el procedimiento de contratación
procurando así una doble vía de revisión jurídica que
garantice la legalidad de la actuación y de esa manera
reforzar el control interno, para ello deberá revisar la
recomendación de adjudicación y revisar el borrador
del acto motivado final preparado por el DP ya sea
adjudicación, declaratoria de desierto, infructuoso o
nulo, previo a la emisión definitiva del acto.
DGO 2 días hábiles
45.
Adjudicación.
Descripción: La UD aprueba o rechaza la
recomendación hecha por el AS y realiza la
adjudicación, declaratoria de desierto o infructuoso. Si
al concurso no se presentaron ofertas o las que lo
hicieron no se ajustaron a los elementos esenciales del
concurso, se dictará un acto declarando infructuoso el
procedimiento, señalando los incumplimientos
sustanciales que presenten las ofertas. Si fueron
presentadas ofertas elegibles, pero por razones de
protección al interés público así lo recomiendan, la UD,
mediante un acto motivado, podrá declarar desierto el
concurso y deberá dejar constancia de los motivos
específicos de interés público considerados para
adoptar esa decisión, mediante resolución.
UD.
2 días hábiles
Como máximo
será el
establecido en el
cartel, o en su
defecto hasta el
doble del plazo
fijado para la
recepción de
ofertas.
Versión 2, 01 de marzo 2019│ p.34/79 Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa | Departamento de Proveeduría
Indicaciones Responsable Plazo
46.
Publicación del acto de adjudicación.
Descripción: Publica el acto de adjudicación o
declaratoria de desierto o infructuoso del concurso.
Además, indica la fecha máxima para presentar recurso
de apelación o de revocatoria.
DEP. Inmediato.
Fase recursiva (facultativo).
47.
Recursos contra el acto de adjudicación.
Descripción: Interpone el recurso de apelación ante la
CGR, o el recurso de revocatoria ante la ARESEP,
según corresponda de acuerdo al monto adjudicado y
al límite económico establecido para el recurso de
apelación en la LCA.
Oferentes.
Dentro de los 10
días hábiles
siguientes a la
publicación del
acto de
adjudicación del
concurso.
Recurso de apelación ante CGR (facultativo).
48.
Solicitud del expediente.
Descripción: Solicita a la ARESEP el expediente de
contratación.
CGR. 1 día hábil.
49.
Remisión del expediente.
Descripción: Le remite un oficio indicando el nombre
de la plataforma electrónica donde se encuentra el
expediente.
DEP. 1 día hábil.
50.
Prevención a los oferentes.
Descripción: Se previenen a los oferentes para que
dentro de los 3 días hábiles siguientes a la notificación,
mantengan o restablezcan la vigencia de las ofertas y
la garantía de participación y se comunica a la CGR.
DEP 3 días hábiles
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Indicaciones Responsable Plazo
51.
Admisión del recurso.
Descripción: Admite o rechaza el recurso. Si lo admite,
confiere audiencia por 10 días a la ARESEP y al
adjudicatario.
CGR. 10 días hábiles.
52.
Recepción y traslado de la audiencia.
Descripción: Atiende la audiencia otorgada por la
CGR.
DEP. Inmediato.
53.
Atención del recurso de apelación.
Descripción: Solicita el criterio técnico del recurso, si
fuere necesario.
DEP. 1 día hábil.
54.
Atención del recurso de apelación.
Descripción: Remite el criterio técnico del recurso al
DEP.
AS. 3 días hábiles.
55.
Atención del recurso de apelación.
Descripción: Prepara el borrador de respuesta al
recurso de apelación, el cual remite al RG, para su
revisión y aprobación.
DEP. 5 días hábiles.
56.
Contestación de la audiencia.
Descripción: Revisa, aprueba y firma la respuesta a la
CGR de la audiencia conferida.
RG. 1 día hábil.
57. Envío de la contestación de la audiencia.
Descripción: Remite la respuesta a la CGR. DEP Inmediato.
58.
Audiencia final (facultativo).
Descripción: Concederá a las partes una audiencia
final de 3 días hábiles para que formulen conclusiones
sobre el fondo del asunto.
CGR.
En cualquier
momento antes
del dictado de la
resolución final.
59.
Recepción y traslado de la audiencia final.
Descripción: Atiende la audiencia otorgada por la
CGR.
DEP. Inmediato.
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Indicaciones Responsable Plazo
60.
Atención de la audiencia final al recurso de
apelación.
Descripción: Solicita al AS el criterio técnico para la
audiencia final, si fuere necesario.
DEP. Inmediato.
61.
Atención de la audiencia final al recurso de
apelación.
Descripción: Remite el criterio técnico de la audiencia
final al DEP.
AS. 1 día hábil.
62.
Atención de la audiencia final al recurso de
apelación.
Descripción: Prepara el borrador de respuesta al
recurso de apelación, el cual remite al RG, para su
revisión y aprobación.
DEP. 1 día hábil.
63.
Contestación de la audiencia final.
Descripción: Revisa, aprueba y firma la respuesta a la
CGR de la audiencia conferida.
RG. 1 día hábil.
64. Envío de la contestación de la audiencia.
Descripción: Remite la respuesta a la CGR. DEP Inmediato.
65.
Resolución del recurso de apelación.
Descripción: Resuelve el recurso de apelación y
comunica. De ser declarado con lugar ordena a la
ARESEP lo que corresponda.
CGR.
40 días hábiles
siguientes al auto
inicial.
66.
Gestión de cumplimiento a lo dispuesto por la CGR.
Descripción: Analiza lo dispuesto por la CGR y hace
las gestiones necesarias para que el expediente
continúe con su trámite.
DEP. Inmediato.
Recurso de revocatoria ante ARESEP (facultativo).
67. Recepción del recurso.
Descripción: Recibe el recurso de revocatoria. DEP. Inmediato.
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Indicaciones Responsable Plazo
68.
Atención del recurso de revocatoria.
Descripción: El asesor legal valora la admisibilidad del
recurso. Si es admisible, solicita criterio técnico al AS y
da audiencia a la parte adjudicada por 3 días hábiles.
DEP. 2 días hábiles.
69. Atención del recurso de revocatoria.
Descripción: Remite el criterio al DEP.
AS y
adjudicatario 3 días hábiles.
70.
Atención del recurso de revocatoria.
Descripción: Prepara el borrador de respuesta al
recurso de revocatoria, el cual remite a la UD, para su
revisión y aprobación.
DEP. 10 días hábiles.
71.
Contestación al recurso de revocatoria.
Descripción: Revisa, aprueba y firma la resolución
final al recurso de revocatoria.
UD. 3 días hábiles.
72.
Notificación de la resolución del recurso de
revocatoria.
Descripción: Remite la resolución al proveedor que
interpuso el recurso.
DEP Inmediato.
73.
Gestión de cumplimiento a lo dispuesto por la UD.
Descripción: Analiza lo dispuesto por la UD y hace las
gestiones necesarias para que el expediente continúe
con su trámite.
DEP. Inmediato.
Adjudicación en firme.
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Indicaciones Responsable Plazo
74.
Solicitud de requisitos y elaboración de orden de
compra o contrato.
Descripción: Solicita al adjudicatario la rendición de la
garantía de cumplimiento, especies fiscales,
documentos apostillados y pólizas que correspondan.
Solicita a la DF el monto de las especies fiscales que
debe aportar la ARESEP. Informa a la DF que proceda
a devolver las garantías de participación.
DEP. 5 días hábiles.
Orden de compra o Contrato
75.
Elaboración de la orden de compra.
Descripción: El analista del DEP elaborará la orden de
compra y la enviará a firmas.
DEP. 1 día hábil.
76.
Firmas de la orden de compra.
Descripción: Los encargados de firmar la orden de
compra conocen y aprueban la orden de compra,
posteriormente devuelve la gestión al DEP. El orden de
las firmas es el siguiente: jefatura del DEP y Área de
Presupuesto
DEP.
Área de
presupuesto.
1 día hábil cada
uno.
77.
Elaboración del contrato.
Descripción: Para la formalización contractual, si
procede la suscripción de un contrato, el analista de
compras le remite la gestión al asesor legal del DEP
para su elaboración. La jefatura del DEP aprobará el
contrato, esto antes de trasladarlo a cualquier otra
Unidad.
DEP. 3 días hábiles.
Versión 2, 01 de marzo 2019│ p.39/79 Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa | Departamento de Proveeduría
Indicaciones Responsable Plazo
78.
Verificación del contenido presupuestario del
contrato por parte de la DF
Descripción: Verifica la existencia del contenido
presupuestario, pasa a compromiso el monto del
contrato y traslada al disponible el sobrante de la
reserva.
DF. 2 días hábiles.
79.
Revisión del borrador del contrato por parte de la
contraparte institucional
Descripción: La contraparte institucional revisa el
borrador del contrato desde su perspectiva técnica.
Emite criterio sobre borrador del contrato y lo remite al
DEP. Esto no procede cuando es Orden de compra.
Contraparte
institucional 2 días hábiles.
80.
Revisión del borrador del contrato por parte del RG
Descripción: El RG revisa y aprueba el borrador del
contrato. Emite criterio sobre borrador del contrato y lo
remite al DEP. Esto no procede cuando es Orden de
compra.
RG. 2 días hábiles.
81.
Revisión del borrador del contrato por parte de la
Junta Directiva.
Descripción: La Junta Directiva revisa y aprueba el
borrador del contrato. Emite criterio sobre borrador del
contrato y lo remite al DEP. Esto no procede cuando es
Orden de compra.
Junta Directiva 5 días hábiles.
82.
Revisión del borrador del contrato por parte del
adjudicatario
Descripción: El adjudicatario revisa el borrador del
contrato desde su perspectiva técnica y legal. Emite
criterio sobre borrador del contrato y lo remite al DEP.
Esto no procede cuando es Orden de compra.
Adjudicatario 5 días hábiles.
Versión 2, 01 de marzo 2019│ p.40/79 Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa | Departamento de Proveeduría
Indicaciones Responsable Plazo
83.
Versión final del contrato
Descripción: El asesor legal del DEP analiza e
incorpora en el contrato las observaciones de la
contraparte institucional, del RG, de la Junta Directiva
y del adjudicatario. El proceso se repite hasta que todas
las partes estén de acuerdo con la versión final del
documento. Esto no procede cuando es Orden de
compra.
DEP. 2 días hábiles.
84.
Suscripción del contrato.
Descripción: Se gestiona la firma del contrato por
parte del adjudicatario. Esto no procede cuando es
Orden de compra.
DEP. 2 días hábiles.
85.
Suscripción del contrato.
Descripción: Se gestiona la firma del contrato ante el
RG y remite a la Secretaría de Junta Directiva para
aprobación, en caso de contratación de servicios. Esto
no procede cuando es Orden de compra.
DEP. 2 días hábiles.
86.
Aprobación de la orden de compra o del contrato de
obras y servicios.
Descripción: La Junta Directiva conoce y aprueba la
orden de compra o contrato y devuelve la gestión al
DEP.
Junta Directiva. 5 días hábiles.
87.
Solicitud de refrendo o aprobación interna.
Descripción: Verifica el cumplimiento de los requisitos
para solicitar el refrendo o la aprobación interna.
DEP. 1 día hábil.
Versión 2, 01 de marzo 2019│ p.41/79 Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa | Departamento de Proveeduría
Indicaciones Responsable Plazo
88.
Refrendo contralor (solamente en casos de obra
pública).
Descripción: Refrenda o deniega el contrato y lo
comunica. Devuelve la gestión al DEP, que lo remite a
la DGAJR.
CGR. 25 días hábiles.
89.
Aprobación interna.
Descripción: Emite el acto de aprobación o
denegación de aprobación interna del contrato.
Devuelve la gestión al DEP.
DGAJR. 10 días hábiles.
90.
Gestión en caso de no otorgarse refrendo o
aprobación interna.
Descripción: Analiza lo dispuesto por la CGR o la
DGAJR y hace las gestiones necesarias para que el
expediente continúe con su trámite, es decir, subsana
las carencias existentes.
DEP. Inmediato.
91.
Gestión del contrato refrendado o aprobado.
Descripción: Coordina con el AS el inicio de la
ejecución contractual.
DEP. 2 días hábiles.
Ejecución.
92.
Ejecución contractual.
Descripción: Brinda los bienes o servicios
contratados. Deja constancia en el expediente de toda
comunicación con la contraparte institucional o con la
ARESEP.
Contratista.
Dentro del plazo
establecido en el
cartel, oferta,
adjudicación,
contrato u orden
de compra.
Versión 2, 01 de marzo 2019│ p.42/79 Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa | Departamento de Proveeduría
Indicaciones Responsable Plazo
93.
Recepción provisional.
Descripción: Reciben los bienes y servicios. En caso
de objetos o servicios simples, esta recepción puede
coincidir con la recepción definitiva, lo cual se hará
constar en el acta que se prepare.
Contraparte
institucional. Inmediato.
94.
Recepción definitiva.
Descripción: Aprueba o imprueba los bienes o
servicios recibidos. Comunica al DEP la recepción
definitiva de los bienes o servicios, para que tramite el
pago correspondiente.
Contraparte
institucional.
Dentro del plazo
establecido en el
cartel o en su
defecto un mes,
después de la
recepción
provisional.
95.
Solicitud de devolución de garantía de
cumplimiento.
Descripción: Solicita al DEP la devolución de la
garantía de cumplimiento, cuando corresponda.
Contratista.
Contraparte
institucional.
Después de la
recepción
definitiva.
96.
Trámite para la devolución de garantía de
cumplimiento.
Descripción: Si la solicitud fuese presentada por el
contratista, el DEP consultará a la contraparte
institucional si puede proceder con la devolución de la
garantía de cumplimiento, si corresponde la gestión se
envía la petición formal a la DF.
DEP. 5 días hábiles.
97.
Devolución de la garantía de cumplimiento.
Descripción: Devuelve la garantía de cumplimiento al
contratista.
DF. 5 días hábiles.
Versión 2, 01 de marzo 2019│ p.43/79 Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa | Departamento de Proveeduría
Indicaciones Responsable Plazo
98.
Inicio del procedimiento administrativo.
Descripción: Si por alguna razón, debe abrirse un
procedimiento administrativo contra alguno de los
contratistas, el AS deberá gestionar la apertura de este,
señalando de manera amplia los incumplimientos del
contratista y deberá aportar la prueba que considere
necesaria para tal efecto. Se deberá gestionar el
procedimiento mediante la plataforma de compras y
directamente ante el RG.
AS. Cuando
corresponda
99.
Asignación del órgano director.
Descripción: El RG asignará al órgano director,
encargado de tramitar el procedimiento administrativo,
una vez que reciba la solicitud.
RG. 5 días hábiles
100.
Procedimiento administrativo.
Descripción: La DGAJR será la unidad encargada de
tramitar el procedimiento administrativo. El plazo
asignado atiende a lo señalado en el artículo 261 de la
Ley General de Administración Pública.
DGAJR 2 meses.
101.
Firma de la resolución del procedimiento
administrativo
Descripción: El RG firmará la resolución final del
procedimiento administrativo.
RG.
5 días hábiles
(dentro del plazo
del punto 100).
102.
Notificación de la resolución del procedimiento
administrativo.
Descripción: La DGAJR será la unidad encargada de
notificar la resolución final del mismo.
DGAJR
1 día hábil
(dentro del plazo
del punto 100).
103.
Finiquito de la contratación
Descripción: Solicita el trámite del finiquito ante el
DEP.
AS Inmediato.
Versión 2, 01 de marzo 2019│ p.44/79 Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa | Departamento de Proveeduría
Indicaciones Responsable Plazo
104.
Trámite del Finiquito de la contratación
Descripción: Se tramita el finiquito ante el contratista
y ante el RG.
DEP 5 días hábiles.
Versión 2, 01 de marzo 2019│ p.45/79 Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa | Departamento de Proveeduría
7. Licitación abreviada
Indicaciones Responsable Plazo
Inicio del procedimiento de contratación.
1.
Solicitud de compra.
Descripción: Envía la solicitud de compra de bienes o
servicios al DEP.
AS
Según plan
anual de
adquisiciones.
2.
Conformación del expediente.
Descripción: El expediente electrónico, se conforma en
el momento de publicar el cartel, instante mismo en que
se asigna un número de contratación administrativa.
DEP
Inmediato a la
hora de publicar
el cartel.
3.
Decisión inicial.
Descripción: La UD firmará la solicitud de contratación
que realice el AS en la plataforma de compras que utilice
la ARESEP, esto una vez haya comprobado que cuenta
con la información mínima exigida en el RLCA.
UD 3 días hábiles.
4.
Elaboración del borrador del cartel.
Descripción: El analista del DEP elabora el proyecto de
cartel respetando la estructura mínima establecida, de
conformidad con el RLCA. Remite el proyecto de cartel
al asesor legal para su análisis e informe.
DEP 2 días hábiles.
5.
Revisión jurídica del borrador de cartel.
Descripción: El asesor legal revisa los aspectos legales
del cartel de licitación exigidos por la LCA, su reglamento
y la normativa conexa y emite el criterio jurídico sobre el
borrador del cartel. Tal criterio debe ser aprobado por la
jefatura del DEP.
DEP 3 días hábiles.
Versión 2, 01 de marzo 2019│ p.46/79 Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa | Departamento de Proveeduría
Indicaciones Responsable Plazo
6.
Ajustes al borrador de cartel.
Descripción: El analista del DEP recibe las
observaciones y recomendaciones emitidas por la
asesoría legal del DEP, incorpora al borrador de cartel
las que corresponden al DEP y remite las demás al AS
para su análisis e informe.
DEP 2 días hábiles.
7.
Revisión técnica del borrador del cartel.
Descripción: Revisa los aspectos técnicos del cartel y
los aspectos señalados por la asesoría legal del DEP.
Además, emite criterio técnico sobre el borrador del
cartel. Devuelve el trámite al DEP.
AS 2 días hábiles.
8.
Propuesta final de borrador de cartel.
Descripción: Incorpora al cartel las observaciones del
AS y los remite a la UD para su aprobación.
DEP 2 días hábiles.
9.
Aprobación del cartel.
Descripción: Conoce la propuesta de cartel y lo
aprueba. Devuelve el trámite al DEP. De ser necesario
para su aprobación puede realizar observaciones, pedir
información adicional y solicitar correcciones.
UD 2 días hábiles.
10.
Publicación de invitación.
Descripción: Publica la invitación a participar en el
concurso.
DEP 1 día hábil.
11.
Plazo para recibir ofertas
Descripción: El plazo mínimo para recibir ofertas será
de cinco días hábiles y un máximo de veinte días
hábiles, contados desde el día siguiente de la
publicación del aviso a participar y hasta el día de la
apertura de las ofertas, inclusive. Según el artículo 45 de
la LCA.
DEP
Mínimo 5 días
hábiles
Máximo 20 días
hábiles
Versión 2, 01 de marzo 2019│ p.47/79 Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa | Departamento de Proveeduría
Indicaciones Responsable Plazo
Fase recursiva (Recurso de objeción).
12.
Objeciones contra el cartel.
Descripción: Los oferentes pueden presentar recurso
de objeción al cartel ante la ARESEP. Las objeciones al
cartel se pueden presentar dentro del primer tercio del
plazo de recepción de ofertas.
Oferentes
Primer tercio del
plazo de
recepción de
ofertas.
13.
Atención del recurso de objeción.
Descripción: Valora la admisibilidad del recurso. Si el
mismo resulta admisible, se solicita el criterio técnico del
recurso, si fuere necesario.
DEP. 2 días hábiles.
14.
Emisión del criterio técnico del recurso.
Descripción: Remite el criterio técnico del recurso a la
asesoría legal del DEP.
AS. 2 días hábiles.
15.
Atención del recurso de objeción.
Descripción: Prepara el borrador de respuesta al
recurso de objeción, el cual remite a la UD, para su
revisión y aprobación.
DEP. 2 días hábiles.
16.
Resolución del recurso de objeción.
Descripción: Resuelve el recurso de objeción al cartel
y lo comunica. De ser procedente, ordena al DEP las
modificaciones que sean pertinentes.
UD. 2 días hábiles.
17.
Notificación de la resolución del recurso de
objeción.
Descripción: Remite la resolución del recurso de
objeción al cartel.
DEP. 1 día hábil.
Aclaraciones, prórrogas o modificaciones al cartel.
18. Recepción de solicitud de aclaración al cartel.
Descripción: Lo recibe de forma inmediata y directa. AS. Inmediato.
Versión 2, 01 de marzo 2019│ p.48/79 Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa | Departamento de Proveeduría
Indicaciones Responsable Plazo
19.
Respuesta a la solicitud de aclaración al cartel.
Descripción: Contesta directamente al oferente. Se
contesta de manera que todos los oferentes invitados al
concurso reciban la aclaración.
AS 3 días hábiles.
20.
Aclaración al cartel.
Descripción: Si debe hacerse una aclaración de oficio
al cartel, el AS lo solicita al DEP.
AS.
1 día hábil antes
de la apertura
de ofertas.
21.
Solicitud de modificaciones al cartel.
Descripción: Las modificaciones pueden ser de oficio,
a solicitud del AS o producto de una aclaración. En los
dos últimos casos, el AS elabora y remite al DEP la
propuesta de modificación al cartel. Si la modificación
es esencial, el AS debe solicitar una prórroga para la
presentación de ofertas.
DEP.
3 días hábiles
antes de la
apertura de
ofertas.
22.
Modificaciones al cartel.
Descripción: El DEP revisa los criterios recibidos por
parte del AS, si procede realizar modificaciones al
cartel, entonces tramita la aprobación de la modificación
ante la UD.
DEP.
3 días hábiles
antes de la
apertura de
ofertas.
23.
Aprobación de las modificaciones al cartel.
Descripción: El DEP tramita la aprobación de la
modificación ante la UD, esta analiza y aprueba o
rechaza la propuesta. Si rechaza la propuesta debe
indicar las razones para su corrección.
UD.
3 días hábiles
antes de la
apertura de
ofertas.
24.
Prórrogas al cartel.
Descripción: El DEP revisa los criterios recibidos, si
procede realizar modificaciones al plazo para la
presentación de ofertas, entonces tramita la aprobación
ante la UD.
DEP.
1 día hábil antes
de la apertura
de ofertas.
Versión 2, 01 de marzo 2019│ p.49/79 Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa | Departamento de Proveeduría
Indicaciones Responsable Plazo
25.
Aprobación de las prórrogas al cartel.
Descripción: El DEP tramita la aprobación de la
modificación del plazo ante la UD, esta analiza y
aprueba o rechaza la propuesta.
UD. 1 día hábil.
26.
Publicación de las aclaraciones, modificaciones a
las especificaciones del cartel o del plazo para
presentar ofertas.
Descripción: El DEP publica las aclaraciones,
modificaciones al cartel y al plazo, en los medios que
correspondan.
DEP. 1 día hábil.
Garantía de participación (facultativo).
27.
Presentación de la garantía de participación.
Descripción: Presenta la garantía de participación de
forma electrónica.
Oferentes.
A más tardar a
la hora y fecha
señaladas para
la apertura de
las ofertas.
28.
Custodia de la garantía de participación.
Descripción: Si la garantía es en efectivo, emite el
comprobante del recibido de la garantía de participación.
DF. Inmediato.
Recepción y apertura de ofertas.
29. Recepción de ofertas.
Descripción: Recibe las ofertas de manera electrónica. DEP. Inmediato.
30.
Apertura de ofertas.
Descripción: Procede a la apertura de las ofertas
presentadas.
DEP.
Hora y fecha
señaladas en el
cartel.
Revisión técnica y jurídica de las ofertas.
Versión 2, 01 de marzo 2019│ p.50/79 Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa | Departamento de Proveeduría
Indicaciones Responsable Plazo
31.
Remisión de las ofertas a revisión.
Descripción: Remite las ofertas para la revisión jurídica
y técnica, se remitirán de manera paralela para que
revisen legal y técnicamente al mismo tiempo.
DEP. Inmediato.
32.
Revisión técnica (AS) y jurídica (DEP) de las ofertas.
Descripción: Emiten criterio respecto al cumplimiento
de los aspectos técnicos, formales y legales de las
ofertas, según corresponda.
AS
DEP
17 días hábiles
siguientes,
posteriores al
traslado de la
oferta por parte
del DEP.
33.
Prevención para subsanar las ofertas.
Descripción: Se previene a los oferentes para que
subsanen los defectos de sus ofertas, la subsanación de
las ofertas la deberá realizar el AS en lo que respecta a
aspectos técnicos y en la parte jurídica le corresponderá
al asesor legal del DEP. Se les previene directamente a
los oferentes.
AS
DEP
Dentro de los
primeros 5 días
hábiles
posteriores a la
recepción de la
oferta (es dentro
del plazo del
punto 32)
34.
Subsanación de los defectos prevenidos.
Descripción: Subsana los aspectos requeridos por la
ARESEP. Los oferentes podrán hacer subsanaciones de
oficio.
Oferentes.
Dentro del plazo
otorgado por la
ARESEP, el
plazo máximo
es de 5 días
hábiles.
(es dentro del
plazo del punto
32)
Versión 2, 01 de marzo 2019│ p.51/79 Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa | Departamento de Proveeduría
Indicaciones Responsable Plazo
35.
Recepción de aspectos subsanados.
Descripción: La subsanación le llega directamente al
funcionario que realizó la solicitud de información.
DEP.
1 día hábil
(Dentro del
plazo del punto
32).
36.
Admisibilidad jurídica de las ofertas.
Descripción: Verifica el cumplimiento de los aspectos
legales subsanados y rinde criterio sobre la
admisibilidad de las ofertas.
DEP.
Dentro de los 3
días hábiles
posteriores a la
recepción de la
subsanación de
la oferta (es
dentro del plazo
del punto 32)
37.
Admisibilidad técnica de las ofertas.
Descripción: Verifica el cumplimiento de los aspectos a
subsanar y rinde criterio de admisibilidad técnica de las
ofertas.
AS.
3 días hábiles
posteriores a la
recepción de la
admisibilidad
jurídica de las
ofertas (dentro
del plazo del
punto 32).
Versión 2, 01 de marzo 2019│ p.52/79 Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa | Departamento de Proveeduría
Indicaciones Responsable Plazo
38.
Aplicación del sistema de evaluación.
Descripción: Aplica el sistema de evaluación para las
ofertas que resultaron admisibles técnica y legalmente.
En caso de empate, deberá aplicar los criterios de
desempate establecidos previamente en el cartel; en
caso de persistir el empate se procederá a aplicar el
artículo 55 del RLCA, para ello deberá informar al DEP,
con el fin de que este cite a los oferentes a la rifa. La Rifa
se realizará en el DEP, lo actuado quedará plasmado en
un acta, con la firma de los asistentes.
AS. Inmediato.
39.
Recomendación de adjudicación.
Descripción: La oferta que haya sido admisible técnica
y legalmente y haya obtenido el puntaje más alto en el
Sistema de Evaluación será la que el AS recomiende
para adjudicar.
AS.
1 día hábil
(dentro del
plazo del punto
32).
40.
Prórroga del plazo para el estudio de ofertas.
Descripción: Si se requiere más tiempo para el estudio
de ofertas, la parte legal o la parte técnica deberá
solicitarlo al analista del DEP, con la justificación del
caso concreto y éste lo enviará para aprobación de la
jefatura del DEP.
DEP.
2 días hábiles
(dentro del
plazo del punto
32).
Adjudicación.
Versión 2, 01 de marzo 2019│ p.53/79 Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa | Departamento de Proveeduría
Indicaciones Responsable Plazo
41.
Previo a la adjudicación
Descripción: El abogado de la DGO que esté asignado
a dar apoyo en temas de Contratación Administrativa,
deberá revisar el procedimiento de contratación
procurando así una doble vía de revisión jurídica que
garantice la legalidad de la actuación y de esa manera
reforzar el control interno, para ello deberá revisar la
recomendación de adjudicación y revisar el borrador del
acto motivado final preparado por el DP ya sea
adjudicación, declaratoria de desierto, infructuoso o
nulo, previo a la emisión definitiva del acto.
DGO 2 días hábiles
42.
Adjudicación.
Descripción: La UD aprueba o rechaza la
recomendación hecha por el AS y realiza la
adjudicación, declaratoria de desierto o infructuoso. Si al
concurso no se presentaron ofertas o las que lo hicieron
no se ajustaron a los elementos esenciales del
concurso, se dictará un acto declarando infructuoso el
procedimiento, señalando los incumplimientos
sustanciales que presenten las ofertas. Si fueron
presentadas ofertas elegibles, pero por razones de
protección al interés público así lo recomiendan, la UD,
mediante un acto motivado, podrá declarar desierto el
concurso y deberá dejar constancia de los motivos
específicos de interés público considerados para
adoptar esa decisión, mediante resolución.
UD.
1 día hábil
Como máximo
el establecido
en el cartel, o en
su defecto hasta
el doble del
plazo fijado para
la recepción de
ofertas.
Versión 2, 01 de marzo 2019│ p.54/79 Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa | Departamento de Proveeduría
Indicaciones Responsable Plazo
43.
Publicación del acto de adjudicación.
Descripción: Publica el acto de adjudicación o
declaratoria de desierto o infructuoso del concurso.
Además, indica la fecha máxima para presentar recurso
de apelación o de revocatoria.
DEP. Inmediato.
Fase recursiva (facultativo).
44.
Recursos contra el acto de adjudicación.
Descripción: Interpone el recurso de apelación ante la
CGR, o el recurso de revocatoria ante la ARESEP,
según corresponda, de acuerdo al monto adjudicado y
al límite económico establecido para el recurso de
apelación en la LCA.
Oferentes.
Dentro de los 5
días hábiles
siguientes a la
publicación el
acto de
adjudicación del
concurso.
Recurso de apelación ante CGR (facultativo).
45.
Solicitud del expediente.
Descripción: Solicita a la ARESEP el expediente de
contratación.
CGR. 1 día hábil.
46.
Remisión del expediente.
Descripción: Le remite un oficio a la CGR indicando el
nombre de la plataforma electrónica donde se encuentra
el expediente.
DEP. 1 día hábil.
47.
Prevención a los oferentes.
Descripción: Se previenen a los oferentes para que
dentro de los 3 días hábiles siguientes a la notificación,
mantengan o restablezcan la vigencia de las ofertas y la
garantía de participación y se comunica a la CGR.
DEP 3 días hábiles
Versión 2, 01 de marzo 2019│ p.55/79 Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa | Departamento de Proveeduría
Indicaciones Responsable Plazo
48.
Admisión del recurso.
Descripción: Admite o rechaza el recurso. Si lo admite,
confiere audiencia por 10 días a la ARESEP y al
adjudicatario.
CGR. 10 días hábiles.
49. Recepción y traslado de la audiencia.
Descripción: Atiende la audiencia otorgada por la CGR. DEP. Inmediato.
50.
Atención del recurso de apelación.
Descripción: Solicita el criterio técnico del recurso, si
fuere necesario.
DEP. 1 día hábil.
51.
Atención del recurso de apelación.
Descripción: Remite el criterio técnico del recurso al
DEP.
AS. 3 días hábiles.
52.
Atención del recurso de apelación.
Descripción: Prepara el borrador de respuesta al
recurso de apelación, el cual remite al RG, para su
revisión y aprobación.
DEP. 5 días hábiles.
53.
Contestación de la audiencia.
Descripción: Revisa, aprueba y firma la respuesta a la
CGR de la audiencia conferida.
RG. 1 día hábil.
54. Envío de la contestación de la audiencia.
Descripción: Remite la respuesta a la CGR. DEP Inmediato.
55.
Audiencia final (facultativo).
Descripción: Concederá a las partes una audiencia
final de 3 días hábiles para que formulen conclusiones
sobre el fondo del asunto.
CGR.
En cualquier
momento antes
del dictado de la
resolución final.
56. Recepción y traslado de la audiencia final.
Descripción: Atiende la audiencia otorgada por la CGR. DEP. Inmediato.
Versión 2, 01 de marzo 2019│ p.56/79 Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa | Departamento de Proveeduría
Indicaciones Responsable Plazo
57.
Atención de la audiencia final al recurso de
apelación.
Descripción: Solicita el criterio técnico para la audiencia
final, si fuere necesario.
DEP. Inmediato.
58.
Atención de la audiencia final al recurso de
apelación.
Descripción: Remite el criterio técnico de la audiencia
final al DEP.
AS. 1 día hábil.
59.
Atención de la audiencia final al recurso de
apelación.
Descripción: Prepara el borrador de respuesta al
recurso de apelación, el cual remite al RG, para su
revisión y aprobación.
DEP. 1 día hábil.
60.
Contestación de la audiencia final.
Descripción: Revisa, aprueba y firma la respuesta a la
CGR de la audiencia conferida.
RG. 1 día hábil.
61. Envío de la contestación de la audiencia.
Descripción: Remite la respuesta a la CGR. DEP Inmediato.
62.
Resolución del recurso de apelación.
Descripción: Resuelve el recurso de apelación y
comunica. De ser declarado con lugar ordena a la
ARESEP lo que corresponda.
CGR.
40 días hábiles
siguientes al
auto inicial.
63.
Gestión de cumplimiento a lo dispuesto por la CGR.
Descripción: Analiza lo dispuesto por la CGR y hace las
gestiones necesarias para que el expediente continúe
con su trámite.
DEP. Inmediato.
Recurso de revocatoria ante ARESEP (facultativo).
64. Recepción del recurso.
Descripción: Recibe el recurso de revocatoria. DEP. Inmediato.
Versión 2, 01 de marzo 2019│ p.57/79 Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa | Departamento de Proveeduría
Indicaciones Responsable Plazo
65.
Atención del recurso de revocatoria.
Descripción: El asesor legal valora la admisibilidad del
recurso. Si es admisible solicita criterio técnico al AS y
da audiencia a la parte adjudicada por 3 días hábiles.
DEP. 2 días hábiles.
66. Atención del recurso de revocatoria.
Descripción: Remite el criterio al DEP.
AS y
adjudicatario 3 días hábiles.
67.
Atención del recurso de revocatoria.
Descripción: Prepara el borrador de respuesta al
recurso de revocatoria, el cual remite a la UD, para su
revisión y aprobación.
DEP. 10 días hábiles.
68.
Contestación al recurso de revocatoria.
Descripción: Revisa, aprueba y firma la resolución final
al recurso de revocatoria.
UD. 3 días hábiles.
69.
Notificación de la resolución del recurso de
revocatoria.
Descripción: Remite la resolución al proveedor que
interpuso el recurso.
DEP Inmediato.
70.
Gestión de cumplimiento a lo dispuesto por la UD.
Descripción: Analiza lo dispuesto por el responsable de
adjudicar y hace las gestiones necesarias para que el
expediente continúe con su trámite.
DEP. Inmediato.
Adjudicación en firme.
Versión 2, 01 de marzo 2019│ p.58/79 Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa | Departamento de Proveeduría
Indicaciones Responsable Plazo
71.
Solicitud de requisitos y elaboración de orden de
compra o contrato.
Descripción: Solicita al adjudicatario la rendición de la
garantía de cumplimiento, especies fiscales,
documentos apostillados y pólizas que correspondan.
Solicita a la DF el monto de las especies fiscales
correspondientes a la ARESEP. Informa a la DF que
proceda a devolver las garantías de participación.
DEP. 5 días hábiles.
Orden de compra o Contrato
72.
Elaboración de la orden de compra.
Descripción: El analista del DEP elaborará la orden de
compra y la enviará a firmas.
DEP. 1 día hábil.
73.
Firmas de la orden de compra.
Descripción: Los encargados de firmar la orden de
compra conocen y aprueban la orden de compra,
posteriormente devuelve la gestión al DEP. El orden de
las firmas es el siguiente: jefatura del DEP, Área de
Presupuesto y DGO.
DEP.
Área de
presupuesto.
DGO.
1 día hábil
cada uno.
74.
Elaboración del contrato.
Descripción: Para la formalización contractual, si
procede la suscripción de un contrato, el analista de
compras le remite la gestión al asesor legal del DEP para
su elaboración. La jefatura del DEP aprobará el contrato,
esto antes de trasladarlo a cualquier otra Unidad.
DEP. 3 días hábiles.
Versión 2, 01 de marzo 2019│ p.59/79 Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa | Departamento de Proveeduría
Indicaciones Responsable Plazo
75.
Verificación del contenido presupuestario del
contrato por parte de la DF
Descripción: Verifica la existencia del contenido
presupuestario, pasa a compromiso el monto del
contrato y traslada al disponible el sobrante de la
reserva.
DF. 2 días hábiles.
76.
Revisión del borrador del contrato por parte de la
contraparte institucional
Descripción: La contraparte institucional revisa el
borrador del contrato desde su perspectiva técnica.
Emite criterio sobre borrador del contrato y lo remite al
DEP. Esto no procede cuando es Orden de compra.
Contraparte
institucional 2 días hábiles.
77.
Revisión del borrador del contrato por parte del RG
Descripción: El RG revisa y aprueba el borrador del
contrato. Emite criterio sobre borrador del contrato y lo
remite al DEP. Esto no procede cuando es Orden de
compra.
RG. 2 días hábiles.
78.
Revisión del borrador del contrato por parte del
adjudicatario
Descripción: El adjudicatario revisa el borrador del
contrato desde su perspectiva técnica y legal. Emite
criterio sobre borrador del contrato y lo remite al DEP.
Esto no procede cuando es Orden de compra.
Adjudicatario 5 días hábiles.
Versión 2, 01 de marzo 2019│ p.60/79 Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa | Departamento de Proveeduría
Indicaciones Responsable Plazo
79.
Versión final del contrato
Descripción: El asesor legal del DEP analiza e
incorpora en el contrato las observaciones de la
contraparte institucional, del RG, de la Junta Directiva y
del adjudicatario. El proceso se repite hasta que todas
las partes estén de acuerdo con la versión final del
documento. Esto no procede cuando es Orden de
compra.
DEP. 2 días hábiles.
80.
Suscripción del contrato.
Descripción: Se gestiona la firma del contrato por parte
del adjudicatario. Esto no procede cuando es Orden de
compra.
DEP. 2 días hábiles.
81.
Suscripción del contrato.
Descripción: Se gestiona la firma del contrato ante el
RG y remite a la Secretaría de Junta Directiva para
aprobación, en caso de contratación de servicios. Esto
no procede cuando es Orden de compra.
DEP. 2 días hábiles.
82.
Solicitud de aprobación interna.
Descripción: Verifica el cumplimiento de los requisitos
para solicitar el refrendo o la aprobación interna.
DEP. 1 día hábil.
83.
Aprobación interna.
Descripción: Emite el acto de aprobación o denegación
de aprobación interna del contrato. Devuelve la gestión
al DEP.
DGAJR. 10 días hábiles.
Versión 2, 01 de marzo 2019│ p.61/79 Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa | Departamento de Proveeduría
Indicaciones Responsable Plazo
84.
Gestión en caso de no otorgarse refrendo o
aprobación interna.
Descripción: El asesor legal del DEP analiza lo
dispuesto por la DGAJR y hace las gestiones necesarias
para que el expediente continúe con su trámite, es decir,
subsana las carencias que existentes.
DEP. Inmediato.
85.
Gestión del contrato refrendado o aprobado.
Descripción: Coordina con la contraparte institucional
el inicio de la ejecución contractual.
DEP. 2 días hábiles.
Ejecución.
86.
Ejecución contractual.
Descripción: Brinda los bienes o servicios contratados.
Deja constancia en el expediente de toda comunicación
con la contraparte institucional o con la ARESEP.
Contratista.
Dentro del plazo
establecido en
el cartel, oferta,
adjudicación,
contrato u orden
de compra.
87.
Recepción provisional.
Descripción: Reciben los bienes y servicios. En caso de
objetos o servicios simples, esta recepción puede
coincidir con la recepción definitiva, lo cual se hará
constar en el acta que se prepare.
Contraparte
institucional. Inmediato.
88.
Recepción definitiva.
Descripción: Aprueba o imprueba los bienes o servicios
recibidos. Comunica al DEP la recepción definitiva de los
bienes o servicios, para que tramite el pago
correspondiente.
Contraparte
institucional.
Dentro del plazo
establecido en
el cartel o en su
defecto un mes,
después de la
recepción
provisional.
Versión 2, 01 de marzo 2019│ p.62/79 Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa | Departamento de Proveeduría
Indicaciones Responsable Plazo
89.
Solicitud de devolución de garantía de
cumplimiento.
Descripción: Solicita al DEP la devolución de la
garantía de cumplimiento, cuando corresponda.
Contratista
Contraparte
institucional.
Después de la
recepción
definitiva.
90.
Trámite para la devolución de garantía de
cumplimiento.
Descripción: Si la solicitud fuese presentada por el
contratista, el DEP consultará a la contraparte
institucional si puede proceder con la devolución de la
garantía de cumplimiento, si corresponde la gestión se
envía la petición formal a la DF.
DEP. 5 días hábiles.
91.
Devolución de la garantía de cumplimiento.
Descripción: Devuelve la garantía de cumplimiento al
contratista.
DF. 5 días hábiles.
92.
Inicio del procedimiento administrativo.
Descripción: Si por alguna razón, debe iniciarse un
procedimiento administrativo contra alguno de los
contratistas, el AS deberá gestionar la apertura de este,
señalando de manera amplia los incumplimientos del
contratista y deberá aportar la prueba que considere
necesaria para tal efecto. Se deberá gestionar el
procedimiento mediante la plataforma de compras y
directamente ante el RG.
AS. Cuando
corresponda
93.
Asignación del órgano director.
Descripción: El RG asignará al órgano director,
encargado de tramitar el procedimiento administrativo,
una vez reciba la solicitud.
RG. 5 días hábiles
Versión 2, 01 de marzo 2019│ p.63/79 Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa | Departamento de Proveeduría
Indicaciones Responsable Plazo
94.
Procedimiento administrativo.
Descripción: La DGAJR será la unidad encargada de
tramitar el procedimiento administrativo. El plazo
asignado atiende a lo señalado en el artículo 261 de la
Ley General de Administración Pública.
DGAJR 2 meses.
95.
Firma de la resolución del procedimiento
administrativo
Descripción: El RG firmará la resolución final del
procedimiento administrativo.
RG.
5 días hábiles
(dentro del
plazo del punto
94).
96.
Notificación de la resolución del procedimiento
administrativo.
Descripción: La DGAJR será la unidad encargada de
notificar la resolución final del mismo.
DGAJR
1 día hábil
(dentro del
plazo del punto
94).
97. Finiquito de la contratación
Descripción: Solicita el trámite del finiquito ante el DEP. AS Inmediato.
98.
Trámite del Finiquito de la contratación
Descripción: Se tramita el finiquito ante el contratista y
ante el RG. Posterior al trámite se archiva al final del
expediente
DEP 5 días hábiles.
Versión 2, 01 de marzo 2019│ p.64/79 Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa | Departamento de Proveeduría
8. Contratación Directa
Indicaciones Responsable Plazo
Inicio del procedimiento de contratación.
1.
Solicitud de compra.
Descripción: Envía la solicitud de compra de bienes o
servicios al DEP.
AS Según plan anual
de adquisiciones.
2.
Conformación del expediente.
Descripción: El expediente electrónico, se conforma en
el momento de publicar el cartel, instante mismo en que
se asigna un número de contratación administrativa.
DEP
Inmediato a la
hora de publicar
el cartel.
3.
Decisión inicial.
Descripción: La UD firmará la solicitud de contratación
que realice el AS en la plataforma de compras que utilice
la ARESEP, esto una vez haya comprobado que cuenta
con la información mínima exigida en el RLCA.
UD 1 día hábil.
4.
Elaboración del borrador del cartel.
Descripción: El analista del DEP elabora el proyecto de
cartel respetando la estructura mínima establecida.
DEP 2 días hábiles.
5.
Revisión técnica del borrador del cartel.
Descripción: Revisa los aspectos técnicos del cartel.
Emite criterio técnico sobre el borrador del cartel.
Devuelve el trámite al DEP.
AS 2 días hábiles.
6.
Propuesta final de borrador de cartel.
Descripción: Incorpora al cartel las observaciones del
AS y los remite a la UD para su aprobación.
DEP 1 día hábil.
Versión 2, 01 de marzo 2019│ p.65/79 Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa | Departamento de Proveeduría
Indicaciones Responsable Plazo
7.
Aprobación del cartel.
Descripción: Conoce la propuesta de cartel y lo
aprueba. Devuelve el trámite al DEP. De ser necesario
para su aprobación puede realizar observaciones, pedir
información adicional y solicitar correcciones.
UD 2 días hábiles.
8.
Publicación de invitación.
Descripción: Publica la invitación a participar en el
concurso.
DEP 1 día hábil.
9.
Plazo para recibir ofertas
Descripción: El plazo mínimo para recibir ofertas será
de un día hábil y máximo de cinco días hábiles, contados
desde el día siguiente de la publicación del aviso a
participar y hasta el día de la apertura de las ofertas,
inclusive. Pueden existir contrataciones urgentes, en las
cuales se podrá recibir ofertas por un plazo de cuatro
horas. Según el artículo 144 del RLCA.
DEP
Mínimo 4 horas
Máximo 5 días
hábiles
Aclaraciones, prórrogas o modificaciones al cartel.
10. Recepción de solicitud de aclaración al cartel.
Descripción: Lo recibe de forma inmediata y directa. AS. Inmediato.
11.
Respuesta a la solicitud de aclaración al cartel.
Descripción: Contesta directamente al oferente. Se
contesta de manera que todos los oferentes invitados al
concurso reciban la aclaración.
AS. 3 días hábiles.
12.
Aclaración al cartel.
Descripción: Si debe hacerse una aclaración de oficio
al cartel, el AS lo solicita al DEP.
AS.
1 día hábil antes
de la apertura de
ofertas.
Versión 2, 01 de marzo 2019│ p.66/79 Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa | Departamento de Proveeduría
Indicaciones Responsable Plazo
13.
Solicitud de modificaciones al cartel.
Descripción: Las modificaciones pueden ser de oficio,
a solicitud del AS o producto de una aclaración. En los
dos últimos casos, el AS elabora y remite al DEP la
propuesta de modificación al cartel. Si la modificación
es esencial, el AS debe solicitar una prórroga para la
presentación de ofertas.
DEP.
1 día hábil antes
de la apertura de
ofertas.
14.
Modificaciones al cartel.
Descripción: El DEP revisa los criterios recibidos por
parte del AS, si procede realizar modificaciones al
cartel, entonces tramita la aprobación de la modificación
ante la UD.
DEP.
3 días hábiles
antes de la
apertura de
ofertas.
15.
Aprobación de las modificaciones al cartel.
Descripción: El DEP tramita la aprobación de la
modificación ante la UD, esta analiza y aprueba o
rechaza la propuesta. Si rechaza la propuesta debe
indicar las razones para su corrección.
UD.
3 días hábiles
antes de la
apertura de
ofertas.
16.
Prórrogas al cartel.
Descripción: El DEP revisa los criterios recibidos, si
procede realizar modificaciones al plazo para la
presentación de ofertas, entonces tramita la aprobación
ante la UD.
DEP.
1 día hábil antes
de la apertura de
ofertas.
17.
Aprobación de las prórrogas al cartel.
Descripción: El DEP tramita la aprobación de la
modificación del plazo ante la UD, esta analiza y
aprueba o rechaza la propuesta.
UD. 1 día hábil.
Versión 2, 01 de marzo 2019│ p.67/79 Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa | Departamento de Proveeduría
Indicaciones Responsable Plazo
18.
Publicación de las aclaraciones, modificaciones a
las especificaciones del cartel o del plazo para
presentar ofertas.
Descripción: El DEP publica las aclaraciones,
modificaciones al cartel y al plazo, en los medios que
correspondan.
DEP. 1 día hábil.
Garantía de participación (facultativo).
19.
Presentación de la garantía de participación.
Descripción: Presenta la garantía de participación de
forma electrónica.
Oferentes.
A más tardar a la
hora y fecha
señaladas para la
apertura de las
ofertas.
20.
Custodia de la garantía de participación.
Descripción: Si la garantía es en efectivo, emite el
comprobante del recibido de la garantía de participación.
DF. Inmediato.
Recepción y apertura de ofertas. Contraparte institucional.
21. Recepción de ofertas.
Descripción: Recibe las ofertas de manera electrónica. DEP. Inmediato.
22.
Apertura de ofertas.
Descripción: Procede a la apertura de las ofertas
presentadas.
DEP.
Hora y fecha
señaladas en el
cartel.
Revisión de las ofertas.
23.
Remisión de las ofertas a revisión.
Descripción: Remite las ofertas para la revisión técnica
y legal.
DEP. 1 día hábil.
Versión 2, 01 de marzo 2019│ p.68/79 Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa | Departamento de Proveeduría
Indicaciones Responsable Plazo
24.
Revisión técnica de las ofertas.
Descripción: Emiten criterio respecto al cumplimiento
de los aspectos técnicos y legales de las ofertas, según
corresponda.
AS
7 días hábiles
siguientes,
posteriores al
traslado de la
oferta por parte
del DEP.
25.
Prevención para subsanar las ofertas.
Descripción: Se previene a los oferentes para que
subsanen los defectos de sus ofertas. Se les previene
directamente a los oferentes.
AS
Dentro de los
primeros 2 días
hábiles
posteriores a la
recepción de la
oferta (es dentro
del plazo del
punto 24)
26.
Subsanación de los defectos prevenidos.
Descripción: Subsana los aspectos requeridos por la
ARESEP. Los oferentes podrán hacer subsanaciones de
oficio.
Oferentes.
Dentro del plazo
otorgado por la
ARESEP, el
plazo máximo es
de 2 días hábiles.
(es dentro del
plazo del punto
24)
27.
Recepción de aspectos subsanados.
Descripción: La subsanación le llega directamente al
funcionario que realizó la solicitud de información.
DEP.
1 día hábil (es
dentro del plazo
del punto 24).
Versión 2, 01 de marzo 2019│ p.69/79 Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa | Departamento de Proveeduría
Indicaciones Responsable Plazo
28.
Admisibilidad de las ofertas.
Descripción: Verifica el cumplimiento de los aspectos
legales subsanados y rinde criterio sobre la
admisibilidad de las ofertas.
AS.
1 día hábil
posterior a la
recepción de la
admisibilidad
jurídica de las
ofertas (es dentro
del plazo del
punto 24).
29.
Aplicación del sistema de evaluación.
Descripción: Aplica el sistema de evaluación para las
ofertas que resultaron admisibles técnica y legalmente.
En caso de empate, deberá aplicar los criterios de
desempate establecidos previamente en el cartel; en
caso de persistir el empate se procederá a aplicar el
artículo 55 del RLCA, para ello deberá informar al DEP,
con el fin de que este cite a los oferentes a la rifa. La Rifa
se realizará en el DEP, lo actuado quedará plasmado en
un acta, con la firma de los asistentes.
AS. Inmediato.
30.
Recomendación de adjudicación.
Descripción: La oferta que haya sido admisible y haya
obtenido el puntaje más alto en el Sistema de Evaluación
será la que el AS recomiende para adjudicar.
AS.
1 día hábil
(dentro del plazo
del punto 24).
31.
Prórroga del plazo para el estudio de ofertas.
Descripción: Si se requiere más tiempo para el estudio
de ofertas, la parte legal o la parte técnica deberá
solicitarlo al analista del DEP, con la justificación del
caso concreto y este lo enviará para aprobación de la
jefatura del DEP.
DEP.
1 día hábil
(dentro del plazo
del punto 24).
Adjudicación.
Versión 2, 01 de marzo 2019│ p.70/79 Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa | Departamento de Proveeduría
Indicaciones Responsable Plazo
32.
Adjudicación.
Descripción: La UD aprueba o rechaza la
recomendación hecha por el AS y realiza la
adjudicación, declaratoria de desierto o infructuoso. Si al
concurso no se presentaron ofertas o las que lo hicieron
no se ajustaron a los elementos esenciales del
concurso, se dictará un acto declarando infructuoso el
procedimiento, señalando los incumplimientos
sustanciales que presenten las ofertas. Si fueron
presentadas ofertas elegibles, pero por razones de
protección al interés público así lo recomiendan, la UD,
mediante un acto motivado, podrá declarar desierto el
concurso y deberá dejar constancia de los motivos
específicos de interés público considerados para
adoptar esa decisión, mediante resolución.
UD.
El establecido en
el cartel, o en su
defecto hasta el
doble del plazo
fijado para la
recepción de
ofertas.
33.
Publicación del acto de adjudicación.
Descripción: Publica el acto de adjudicación o
declaratoria de desierto o infructuoso del concurso.
Además, indica la fecha máxima para presentar recurso
de apelación o de revocatoria.
DEP. Inmediato.
Fase recursiva (facultativo).
34.
Recursos contra el acto de adjudicación.
Descripción: Interpone el recurso de revocatoria ante la
ARESEP, según corresponda, de acuerdo al monto
adjudicado.
Oferentes.
Dentro de los 2
días hábiles
siguientes a la
publicación el
acto de
adjudicación del
concurso.
Recurso de revocatoria ante ARESEP (facultativo).
Versión 2, 01 de marzo 2019│ p.71/79 Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa | Departamento de Proveeduría
Indicaciones Responsable Plazo
35. Recepción del recurso.
Descripción: Recibe el recurso de revocatoria. DEP. Inmediato.
36.
Atención del recurso de revocatoria.
Descripción: El asesor legal valora la admisibilidad del
recurso. Si es admisible, solicita criterio técnico al Área
solicitante y da audiencia a la parte adjudicada por 3 días
hábiles.
DEP. 2 días hábiles.
37. Atención del recurso de revocatoria.
Descripción: Remite el criterio al DEP.
AS y
adjudicatario 3 días hábiles.
38.
Atención del recurso de revocatoria.
Descripción: Prepara el borrador de respuesta al
recurso de revocatoria, el cual remite a la UD, para su
revisión y aprobación.
DEP. 2 días hábiles.
39.
Contestación al recurso de revocatoria.
Descripción: Revisa, aprueba y firma la resolución final
al recurso de revocatoria.
UD. 1 día hábil.
40.
Notificación de la resolución del recurso de
revocatoria.
Descripción: Remite la resolución al proveedor que
interpuso el recurso.
DEP Inmediato.
41.
Gestión de cumplimiento a lo dispuesto por la UD.
Descripción: Analiza lo dispuesto por el responsable de
adjudicar y hace las gestiones necesarias para que el
expediente continúe con su trámite.
DEP. Inmediato.
Adjudicación en firme.
Versión 2, 01 de marzo 2019│ p.72/79 Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa | Departamento de Proveeduría
Indicaciones Responsable Plazo
42.
Solicitud de requisitos y elaboración de orden de
compra o contrato.
Descripción: Solicita al adjudicatario la rendición de la
garantía de cumplimiento, especies fiscales,
documentos apostillados y pólizas que correspondan.
Solicita a la DF el monto de las especies fiscales
correspondientes a la ARESEP. Informa a la DF que
proceda a devolver las garantías de participación.
Verifica la existencia de contenido presupuestario. Si
procede la suscripción de un contrato, remite la gestión
al asesor legal del DEP para su elaboración. Caso
contrario el analista del DEP elabora, gestiona y
comunica la orden de compra.
DEP. 2 días hábiles.
43.
Aprobación de orden de compra o contrato.
Descripción: La DF conoce y aprueba la orden de
compra y devuelve la gestión al DEP. Así mismo, la
orden de compra será firmada por el DEP y por el Área
de Presupuesto.
DEP.
DF.
Área de
presupuesto.
2 días hábiles.
Ejecución.
44.
Ejecución contractual.
Descripción: Brinda los bienes o servicios contratados.
Deja constancia en el expediente de toda comunicación
con la contraparte institucional o con la ARESEP.
Contratista.
Dentro del plazo
establecido en el
cartel, oferta,
adjudicación,
contrato u orden
de compra.
Versión 2, 01 de marzo 2019│ p.73/79 Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa | Departamento de Proveeduría
Indicaciones Responsable Plazo
45.
Recepción provisional.
Descripción: Reciben los bienes y servicios. En caso de
objetos o servicios simples, esta recepción puede
coincidir con la recepción definitiva, lo cual se hará
constar en el acta que se prepare.
Contraparte
institucional. Inmediato.
46.
Recepción definitiva.
Descripción: Aprueba o imprueba los bienes o servicios
recibidos. Comunica al DEP la recepción definitiva de los
bienes o servicios, para que tramite el pago
correspondiente.
Contraparte
institucional.
Dentro del plazo
establecido en el
cartel o en su
defecto un mes,
después de la
recepción
provisional.
47.
Solicitud de devolución de garantía de
cumplimiento.
Descripción: Solicita al DEP la devolución de la
garantía de cumplimiento, cuando corresponda.
Contratista
Contraparte
Después de la
recepción
definitiva.
48.
Trámite para la devolución de garantía de
cumplimiento.
Descripción: Si la solicitud fuese presentada por el
contratista, el DEP consultará a la contraparte
institucional si puede proceder con la devolución de la
garantía de cumplimiento, si corresponde la gestión se
envía la petición formal a la DF.
DEP. 5 días hábiles.
49.
Devolución de la garantía de cumplimiento.
Descripción: Devuelve la garantía de cumplimiento al
contratista.
DF. 5 días hábiles.
Versión 2, 01 de marzo 2019│ p.74/79 Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa | Departamento de Proveeduría
Indicaciones Responsable Plazo
50.
Inicio del procedimiento administrativo.
Descripción: Si por alguna razón, debe iniciarse un
procedimiento administrativo contra alguno de los
contratistas, el AS deberá gestionar la apertura de este,
señalando de manera amplia los incumplimientos del
contratista y deberá aportar la prueba que considere
necesaria para tal efecto. Se deberá gestionar el
procedimiento mediante la plataforma de compras y
directamente ante el RG.
AS. Cuando
corresponda
51.
Asignación del órgano director.
Descripción: El RG asignará al órgano director,
encargado de tramitar el procedimiento administrativo,
una vez recibida la solicitud.
RG. 5 días hábiles
52.
Procedimiento administrativo.
Descripción: La DGAJR será la unidad encargada de
tramitar el procedimiento administrativo. El plazo
asignado atiende a lo señalado en el artículo 261 de la
Ley General de Administración Pública.
DGAJR 2 meses.
53.
Firma de la resolución del procedimiento
administrativo
Descripción: El RG firmará la resolución final del
procedimiento administrativo.
RG.
5 días hábiles
(dentro del plazo
del punto 52).
54.
Notificación de la resolución del procedimiento
administrativo.
Descripción: La DGAJR será la unidad encargada de
notificar la resolución final del mismo.
DGAJR
1 día hábil
(dentro del plazo
del punto 52).
55. Finiquito de la contratación
Descripción: Solicita el trámite del finiquito ante el DEP. AS Inmediato.
Versión 2, 01 de marzo 2019│ p.75/79 Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa | Departamento de Proveeduría
Indicaciones Responsable Plazo
56.
Trámite del Finiquito de la contratación
Descripción: Se tramita el finiquito ante el contratista y
ante el RG. Posterior al trámite se archiva al final del
expediente.
DEP 5 días hábiles.
9. Prórrogas automáticas al contrato de servicios continuados
Cuando en las contrataciones se contemple prórrogas automáticas a los contratos, el AS
deberá indicarle al contratista si no se va a continuar con el contrato, esto en el plazo señalado
en el cartel. De lo contrario, si quieren continuar con el mismo, se deberán seguir los siguientes
pasos:
Indicaciones Responsable Plazo
1.
Solicitud de prórroga.
Descripción: Envía la solicitud de prórroga al DEP,
indicando expresamente si corresponde a la primera,
segunda o tercera y última. Adjuntando la certificación
de contenido presupuestario que incluya la reserva
presupuestaria. En este caso no es necesario ninguno
de los vistos buenos contemplados en este Manual.
AS
Un mes antes del
vencimiento del
contrato vigente,
como mínimo.
Versión 2, 01 de marzo 2019│ p.76/79 Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa | Departamento de Proveeduría
Indicaciones Responsable Plazo
2.
Trámite en el DEP
Descripción: El DEP comunicará al contratista que el
contrato continúa por un periodo igual al contratado
originalmente. Seguidamente deberá solicitarle al
contratista la entrega de los timbres fiscales
correspondientes y la ampliación de la garantía de
cumplimiento, si esta existiese y si no fuese en efectivo.
El DEP por su parte procede a solicitar los timbres de la
ARESEP y a verificar que el contratista se encuentre al
día con las obligaciones ante la CCSS, FODESAF e
impuestos nacionales.
DEP 5 días hábiles
3.
Elaboración de contrato
Descripción: Si el contrato es a través de la plataforma
de compras, se verifican las condiciones (timbres y
garantía) y se emite el contrato correspondiente.
DEP 5 días hábiles
10. Modificación unilateral
Indicaciones Responsable Plazo
1.
Solicitud de modificación unilateral.
Descripción: Envía la solicitud de modificación
unilateral al DEP, indicando y justificando expresamente
cada uno de los incisos del artículo 208 del RLCA. Así
mismo deberá adjuntar la certificación de contenido
presupuestario que incluya la reserva presupuestaria y
los vistos buenos contemplados en este Manual.
AS
Antes de iniciar la
ejecución del
contrato o mientras
el contrato se
encuentre vigente.
Versión 2, 01 de marzo 2019│ p.77/79 Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa | Departamento de Proveeduría
Indicaciones Responsable Plazo
2.
Aprobación y trámite en el DEP
Descripción: El DEP verificará que la solicitud cumpla
con los requisitos establecidos por el RLCA y que el
contratista se encuentre al día con las obligaciones ante
la CCSS, FODESAF e impuestos nacionales. Una vez
realizada la revisión, la jefatura del DEP aprobará su
envío al encargado de la adjudicación.
DEP 5 días hábiles
3.
Aprobación de la UD
Descripción: El DEP solicitará a la UD, la aprobación
para realizar la modificación unilateral. La UD deberá
emitir la resolución respectiva.
UD 5 días hábiles
4.
Elaboración de contrato
Descripción: Si el contrato es a través de la plataforma
electrónica, se verifican las condiciones (timbres y
garantía) y se emite el contrato adicional.
DEP 5 días hábiles
11. Contrato adicional
Indicaciones Responsable Plazo
1.
Solicitud de contrato adicional.
Descripción: Envía la solicitud de contrato adicional al
DEP, junto con la anuencia del contratista para realizar
el contrato adicional, además de la justificación expresa
de cada uno de los incisos del artículo 209 del RLCA. Así
mismo deberá adjuntar la certificación de contenido
presupuestario que incluya la reserva presupuestaria y
los vistos buenos contemplados en este Manual.
AS
Antes de iniciar la
ejecución del
contrato o mientras
el contrato se
encuentre vigente.
Versión 2, 01 de marzo 2019│ p.78/79 Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa | Departamento de Proveeduría
Indicaciones Responsable Plazo
2.
Aprobación y trámite en el DEP
Descripción: El DEP verificará que la solicitud cumpla
con los requisitos establecidos por el RLCA y que el
contratista se encuentre al día con las obligaciones ante
la CCSS, FODESAF e impuestos nacionales. Una vez
realizada la revisión, la jefatura del DEP aprobará su
envío al encargado de la adjudicación.
DEP 5 días hábiles
3.
Aprobación de la UD
Descripción: El DEP solicitará a la UD, responsable de
emitir la adjudicación, la aprobación para realizar el
contrato adicional. La UD deberá emitir la resolución
respectiva.
UD 5 días hábiles
4.
Elaboración de contrato
Descripción: Si el contrato es a través de la plataforma
electrónica, se verifican las condiciones (timbres y
garantía) y se emite el contrato adicional.
DEP 5 días hábiles
12. Transitorios:
I.- Los procedimientos de contratación administrativa, iniciados en formato físico,
continuarán su trámite hasta su finiquito por ese mismo medio y acatando lo indicado
en la Resolución No. RRG-080-2014. Una vez concluido el trámite de todos los
expedientes físicos, la Resolución No. RRG-080-2014, queda sin efecto.
II.- Se deja sin efecto el documento “Generalidades de la implementación de Mer-link”
y este manual se vuelve de acatamiento obligatorio para todas las compras
institucionales, excepto para aquellas que se tramitan por medio de Caja Chica.
Versión 2, 01 de marzo 2019│ p.79/79 Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa | Departamento de Proveeduría
13. Control de cambios
Fecha Documento Descripción Justificación
24-02-2014 RRG-080-2014
Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa de la Autoridad Reguladora de los
Servicios Públicos
Primera versión oficial del Manual de Procedimientos
28-02-2019 RE-0008-RG-
2019
Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa de la Autoridad Reguladora de los
Servicios Públicos
Se ajusta la primera versión del Manual a la normativa
vigente. Además, se ajustan los plazos para una mayor celeridad de los trámites.