Post on 02-Dec-2015
1 QUE ES CERO PAPEL
PROCESOS ELECTRÓNICOS
• Racionalización y optimización de procesos
• Automatización (BPM)
DOCUMENTOS
ELECTRÓ-NICOS
• Manejo seguro de activos de información
• Aplicaciones de gestión documentos electrónicos
• Uso de estándares
BUENAS PRÁCTICAS
• Aprovechamiento de TIC en buenas practicas
• Cambio cultura organizacional
una reducción sistemática del uso del papel mediante la sustitución de los flujos documentales en papel por soportes y medios electrónicos.
establecer lineamientos para hacer más eficientes y efectivos los trámites y eliminar el uso del papel en la gestión que realizan las entidades públicas, tanto para sus procesos internos como para los servicios que prestan hacia los ciudadanos.
Oficina sin papel o cero papel es ..
La iniciativa cero papel, como parte del Plan Vive Digital busca…
Gasto anual en impresiones USD 1.3 billones. Ahorro potencial: USD 440 millones
Impresión promedio día x empleado: 30 hojas
Baja implementación de buenas prácticas en entidades: • Políticas de impresión 11%• Impresión doble cara 9%• Control individual impresión 5%
Razones para excesos de impresión• Necesidad firmas en papel 57%• Para revisar en reuniones 54%• Para compartir con otros 51%• Requisitos de archivo / almacenamiento 38%
SITUACIÓN GOB. FEDERAL (2009) LECCIONES APRENDIDAS
12
30
Casa Oficina
Hojas impresas
• Cambio de mentalidad; los empleados no son conscientes del costo de imprimir.
• Es posible lograr grandes ahorros solo mediante la implementación de buenas prácticas de impresión
• Es necesario desarrollar mecanismos habilitantes que superen la necesidad de usar papel (firmas, revisión, archivo)
1.1 Experiencia USA Gobierno Federal: Buenas prácticas
Informe 2009 de impresión del gobierno", Lexmark y O'Keeffe & Company, Marzo de 2009
Teletrabajo
Cada año se dedican al menos 362 millones de horas y 147 mil millones de euros a gestionar procesos de documentación empresarial crítica
El 31% de todas las organizaciones europeas siguen perdiendo documentos importantes
Solo 22% disponen de procesos completamente automatizados para gestionar la información empresarial crítica
En promedio, el 42% de la información crítica está disponible solo en formato impreso.
SITUACIÓN EMPRESAS (2011) LECCIONES APRENDIDAS
• Importante comenzar con estándares y lineamientos
• El proceso de automatización de procesos y documentos lleva tiempo
• Existen oportunidades en gestión del conocimiento, la seguridad y la efectividad en las organizaciones
• Las barreras principales para optimizar procesos son la falta de tiempo, falta de personal asignado, y falta de apoyo real de la dirección. (no hay tiempo para mejorar porque estamos ocupados debido a que no somos eficientes)
Índice de Eficiencia de Procesos. Coleman Parkes Research para RICOH – Junio 2011 . 458 organizaciones en Bélgica, Francia, Alemania, Italia, los Países Bajos, Suecia, Finlandia, Noruega y Dinamarca, España, Suiza y el Reino Unido.
1.2 Experiencia: Europa: eficiencia de procesos
• Costos papel• Costos impresión• Costos almacenamiento• Costos de consulta• Costos de transporte y
distribución
ECONÓMICO
• Consumo de madera / árboles
• Contaminación agua y atmósfera
• Gastos de energía • Generación de desechos
AMBIENTAL
• Horas hombre dedicadas a localización y gestión de documentos
• Perdida de conocimiento• Flujos de información
ineficientes
DE EFICIENCIA
2 QUE IMPACTOS SE ESPERAN DE LA INICIATIVA
• 25 Kg x año• 4 mil hojas x año• 20 hojas/día
Consumo anual per cápita*
809 mil servidores públicos**
* http://earthtrends.wri.org/ estadística año 2005** Departamento Nacional de Estadística – DANE año 2010*** Informe 2009 de impresión del gobierno", Lexmark y O'Keeffe & Company, Marzo de 2009
Que podemos hacer al reducir el consumo de papel
Se estima que el 35% de las impresiones se desechan
casi de inmediato***
$ 631 millones
en impresiones innecesarias
Ahorro aproximado
• 20 mil toneladas• 4.4 billones hojas
diarios
Canal presencial
Canal electrónico
e-registro e-notificacióne-consulta Buzón virtual
SEDE ELECTRÓNICA
Correspondencia (entrada - salida)
Expedienteelectrónico
(físico – electrónico)
GESTIÓN DOCUMENTAL
Financiera Talento humano
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Contratación Otros
IDENTIFICACIÓN SEGURA
CIUDADANOS Y ORGANIZACIONES
ENTIDAD / FUNCIONARIO
IDENTIFICACIÓN SEGURA
IDENTIFICACIÓN SEGURA
OTRAS ENTIDADES
GESTIÓN DE TRÁMITES Y PROCESOS
Preservación y Acceso
Interoperabilidad
Interoperabilidad
PLATAFORMAS Y SOLUCIONES TECNOLÓGICAS COMUNES
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
2 MODELO CONCEPTUAL DE LA INICIATIVA CERO PAPEL
INICIAL
Diseño del plan de eficiencia
BÁSICODesarrollo e
implementación
AVANZADO
Masificación
MEJORAMIENTO PERMANENTE
Medición y seguimiento
• Sensibilización implementación de buenas prácticas
• Programa de formación y gestión del cambio
• Cultura cero papel apropiada en la entidad
SOCIOCULTURAL
TECNOLÓGICO
ORGANIZACIONAL
• Evaluación de sistemas existentes
• Evaluación de soluciones externas
• Implementación soluciones GDoc y Workflow
• Adopción de estándares
• Interoperabilidad interna y externa
• Infraestructura ajustada a arquitectura GEL
• Evolución, mantenimiento y optimización
• Adopción de mejores prácticas
• Mejoramiento de indicadores
• Sostenibilidad de la iniciativa
POLÍTICO / LEGAL Reglamentación interna ajustada conforme a la normatividad generada en el marco de la iniciativa
• Análisis y priorización de procesos, flujos documentales, funciones y responsabilidades
• Automatización procedimientos internos priorizados
• Adopción de estándares
• Automatización de la mayoría de los procedimientos internos
3. PASOS DE ACCIÓN EN LAS ENTIDADES
4. CÓMO PONER EN PRÁCTICA CERO PAPEL EN MI ENTIDAD
PROCESOS ELECTRÓNICOS
DOCUMENTOS
ELECTRÓ-NICOS
BUENAS PRÁCTICAS
1. Hacer un diagnóstico (cuanto consumimos)2. Adoptar buenas prácticas y promover el cambio de cultura 3. Seguimiento y monitoreo
¿En que me apoyo?• Guía de buenas prácticas para reducir el consumo de papel• Guía de primeros pasos para implementar una estrategia cero
papel• Formularios y cuestionarios de ejemplo
1. Hacer una caracterización y priorización de procesos1. Identificar requerimientos y necesidades en materia de
documentos (valor/riesgos)2. Evaluar los sistemas existentes3. Identificar estrategias para gestionar los documentos
electrónicos4. Presentar proyecto5. Implementación piloto6. Masificar 7. Evaluación y mejora continua
¿En que me apoyo?• NTC/ISO 15489-1• Circular Externa 02 de 2012 AGN / PGD AGN• Circular Coinfo 04 de 2010• Guía interoperabilidad• Guía seguridad
1. Hacer una caracterización y priorización de procesos
2. Optimizar procedimiento priorizados3. Optimizar otros procedimientos4. Implementar herramientas de gestión de
procesos (BPM)
¿En que me apoyo?• NTCGP 1000 / MECI / • Guía de racionalización de tramites y
procedimientos
BUENAS PRÁCTICAS
1.Hacer un diagnóstico (línea base: ¿cuanto consumimos?)
2.Identificar oportunidades clave3.Adoptar buenas prácticas y promover el
cambio de cultura 4.Seguimiento y monitoreo
¿En que me apoyo?•Guía de buenas prácticas para reducir el
consumo de papel•Guía de primeros pasos para implementar
una estrategia cero papel• Formularios y cuestionarios de ejemplo
4.1 Implementar buenas prácticas para reducir consumo de papel
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
Planificar la incorporación de esquemas de gestión de documentos electrónicos (ISO 15489-1): • análisis de los procesos y negocios de la entidad, • identificar requisitos y necesidades, • evaluar sistemas existentes, • definir estrategias, diseñar el sistema, • implementar, seguimiento y mejoramiento.
¿En que me apoyo?
• NTC/ISO 15489-1• Circular Externa 02 de 2012 AGN / PGD AGN• Circular Coinfo 04 de 2010• Guía interoperabilidad• Guía seguridad
4.1 Mecanismos de gestión electrónica de documentos
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
ISO 15489
AUTE
NTI
CIDA
D Es lo que afirma ser;ha sido creado o enviado por la persona de la cual se afirma que lo ha creado o enviadoha sido creado o enviado en el momento en que se afirma IN
TEG
RIDA
D El documento esta completo y no ha sido alterado. Se deben limitar las adiciones o anotaciones posteriores a su creación.Cualquier anotación, adición o supresión autorizada debe dejar evidencia.
FIAB
ILID
AD
Su contenido es una representación completa y precisa de las operaciones, actividades o los hechos de los que da testimonio y al que se puede recurrir en el curso de posteriores operaciones o actividades
DIS
PON
IBIL
IDAD
Puede ser localizado, recuperado, presentado e interpretado. Su presentación debe mostrar la actividad u operación que lo produjoIdentificar en el contexto amplio de las actividades y las funciones de la organizaciónMantener vínculos entre documentos que reflejan secuencias de actividade
Características de los documentos
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
ISO 15489 IN
TEG
RIDA
D Controlar el acceso, la identificación del usuario, la destrucción autorizada y la seguridad.
CON
FORM
IDAD
Cumplir con los requisitos reglamentarios y expectativas de la sociedad. Deben evaluarse periódicamente y conservar los resultados.
EXH
AUST
IVID
AD
El sistema debe gestionar los documentos procedentes de todas las actividades de la organización.
CARÁ
CTER
SIS
TEM
ÁTIC
O Sistematizar mediante el diseño y funcionamiento de sistemas de gestión de documentos como de otros sistemas de gestión
FIAB
ILID
AD
Funciona de modo regular y continuado mediante procedimientos fiables.Incorporar todos los documentos ligados a las actividadesOrganiza los documentos de manera que reflejen los procesosProtege los documentos de modificaciones o disposiciones no autorizadas
Características de los sistemas de gestión documental
PROCESOS ELECTRÓNICOS
1.Hacer una caracterización y priorización de procesos
2.Optimizar procedimiento priorizados3.Optimizar otros procedimientos4.Implementar herramientas de gestión de
procesos (BPM)
¿En que me apoyo?• NTCGP 1000 / MECI / • Guía nacional de simplificación, el mejoramiento
y la racionalización de procesos, procedimientos y trámites
4.3 Optimizar, racionalizar y automatizar procedimientos