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PROCEDIMIENTO DE RECIBO Y ENTREGA DE MATERIALES, EQUIPO Y SERVICIOS NO PERSONA~ES DE LA
ADMINISTRACI6N CENTRAL DE LA UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO
Procedimiento de Recibo y Entrega de Equipo y Servicio No Personal de Ia Administraci6n Central de Ia Universidad de Puerto Rico
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lndice
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I. Titulo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
II. Base Legal. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Ill. Prop6sito y Aplicaci6n......... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
IV. Funciones de Ia Secci6n de Recibo y Entrega . . . . . . . . . 3
V. Procedimiento............... .... . .. ..... . ....... 4
VI. Disposiciones Generales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
VII. Enmienda, Derogaci6n y Separabilidad.. . . . . . . . . . . . . . 8
VIII. Vigencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Procedimiento de Reclbo y Entreoa de EQuipo y Servicio No Personal de Ia Admlnistraci6n Central de Ia Universidad de Puerto Rico
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I. Trtulo
Este documento se conocera como el Procedimiento de Recibo y
Entrega de Materiales, Equipo y Servicios No Personates de Ia
Administraci6n Central de Ia Universidad de Puerto Rico.
II. Base Legal
Este Procedimiento se aprueba al amparo de lo dispuesto en Ia Ley
Num. 1 del 20 de enero de 1966, conocida como Ley de Ia
Universidad de Puerto Rico, segun enmendada, y lo dispuesto en
Ia Secci6n 7.5 del Artrculo 7 y 14.5 del Reglamento General de Ia
Universidad de Puerto Rico.
Ill. Prop6sito y Aplicaci6n
A. El prop6sito de este Procedimiento es establecer
mecanismos de control intemos en el recibo y entrega de los
materiales, equipos y servicios no personates que adquiera
Ia Administraci6n Central de Ia Universidad de Puerto Rico
mediante orden de compra.
B. Sera de aplicaci6n a Ia Administraci6n Central de Ia
Universidad de Puerto Rico.
IV. Funciones de Ia Secci6n de Recibo y Entrega
La Secci6n de Recibo y Entrega esta adscrita a Ia Divisi6n de
Servicios Generales de Ia Oficina de Servicios Administrativos. La
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misma pertenece a Ia Oficina del Presidente de Ia Universidad de
Puerto Rico.
A. Funciones:
1. Recibira los materiales y equipos adquiridos mediante
arden de compra.
2. lnspeccionara y verificara que lo que se recibe esta
conforme con las especificaciones establecidas en Ia
Orden de Compra.
3. Entregara a Ia oficina o divisi6n solicitante el material
J)~ o equipo recibido. r-~.J-r --~ #
V. Procedimiento
A. Secci6n de Recibo y Entrega
1. La Divisi6n de Compras enviara el original de Ia
Orden de Compra al suplidor, Ia copia identificada
como lnforme de Recibo a Ia Secci6n de Recibo y
Entrega y el resto de las capias a las oficinas o
divisiones correspondientes.
2. La Secci6n de Recibo y Entrega archivara el lnforme
de Recibo en el expediente de 6rdenes pendientes de
recibo total.
3. En caso de que no se reciba lo solicitado en el tiempo
establecido en Ia Orden de Compra, el Encargado de
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Ia Secci6n de Recibo y Entrega identificara las
6rdenes de compra que esten pendientes de entrega
total o parcial y lo notificara al Agente Comprador.
4. . Si Ia entrega es parcial. el Encargado de Ia Secci6n
de Recibo y Entrega preparara y firmara un lnforme
de Recibo Parcial, enviara a Ia Divisi6n de
Contabilidad el docu men to y retendra una copia para
el expediente de entregas parciales. Se archivara
junto con Ia Orden de Compra (lnforme de Recibo)
hasta que Ia orden se reciba en su totalidad o se -determine su cancelaci6n.
5. AI momenta de recibirse Ia mercancfa, el Encargado
de Ia Secci6n de Recibo y Entrega verificara Ia
condici6n y las caracterfsticas de lo recibido para
determinar si cumple con las especificaciones de Ia
Orden de Compra. De coincidir, se aceptara Ia
mercancia. Se procedera a firmar Ia evidencia de
recibo (conduce, lista de empaque o factura) y se
entregara lo recibido a Ia divisi6n solicitante.
6. Cuando media un acuerdo entre Ia Division de
Compras y el suplidor para entregar mercancia
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'1'incompleta, dicha informaci6n se indicara en
el conduce.
7. AI momenta de entregarse Ia mercancra a las
respectivas oficinas, Ia persona designada para esos
prop6sitos, debera confirmar conjuntamente con
el Encargado de Recibo y Entrega que Ia
mercancra cumple con las especificaciones y Ia
cantidad requisada.
8. Si lo recibido es equipo, el Encargado de Recibo y
Entrega notificara al Encargado de Ia Propiedad para
codificar el mismo de acuerdo a Ia Reglamentaci6n
vigente. El Encargado de Recibo y Entrega entregara
el equipo a Ia divisi6n u oficina solicitante.
9. Una vez Ia oficina o divisi6n solicitante haya recibido
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Ia propiedad, el Encargado de Recibo y Entrega Jl
procedera a enviar el lnforme de Recibo a Ia Oficina "?. ~~
de Cuentas a Pagar para el tramite correspondiente. - l:>t.-V\O l~o-r
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Oficina o Divisi6n Solicitante
1. Cuando por circunstancias extraordinarias el
funcionario deslgnado por Ia oficina solicitante
requiera Ia entrega directa de materiales, equipos y
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servicios no personates sera responsable de verificar
Ia misma.
2. El funcionario designado verificara e inspeccionara
los materiales, equipos y servicios recibidos y enviara
el conduce o notificaci6n escrita a Ia Secci6n de V.
Recibo y Entrega en un maximo de dos dfas
laborables. El Encargado de Recibo y Entrega
procedera con el tramite de inspecci6n, registro, ~A
solicitud para codificar el mismo y :Jago 1 de
conformidad con Ia reglamentaci6n vigente.
3. El recibo de materiales y equipos para aquellas
divisiones, oficinas y otras que puedan ser creadas
por Ia Oficina del Presidente, que estan ubicadas
fuera de los predios del edificio de Ia Administraci6n
Central, se efectuara en el area designada para ese
prop6sito. De esa forma los usuarios podran disponer
de los materiales, equipos y servicios no personates
en un termino de tiempo menor.
C. Devoluci6n y Cambio de Mercancfa.
1. El Encargado de Recibo y Entrega identificara las
circunstancias y razones para Ia devoluci6n. y cambio
de mercancia.
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2. Se completara el formularia denaminada Tramite para
devoluci6n de mercancia. El Encargado de Recibo y
Entrega enviara a Ia Divisi6n de Campras, capia del
Formulario para Ia acci6n correspondiente.
3. Una vez iniciado el tramite administrative que
correspande, el Encargado de Recibo y Entrega
retendra el lnforme de Recibo y efectuara el
seguimie~to al suplidar en caardinaci6n con Ia
Divisi6n de ComprC: hasta concluir el mismo.
4. Cuando el suplidor efectue Ia devoluci6n o el cambia
correspondiente, firmara el Formulario de tramite en
el espacio pravisto. Ver Anejo. La gesti6n finalizara
una vez obtenida Ia autorizaci6n a vista bueno de Ia
oficina solicitante.
VI. Disposiciones Generales
A. Cuando se reciban equipos de
computadaras nose procedera a l!enar el lnfarme de Reciba
hasta tener el vista bueno de Ia Oficina de Sistemas de
lnfarmaci6n, excepta Ia Junta de Slndicos. La Junta de
Sindicas tendra un personal tecnico capacitada para este
tramite.
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B. Si Ia propiedad recibida no puede ser entregada el mismo
dia, el Encargado de Ia Secci6n de Recibo y Entrega es
responsable de su custodia y protecci6n.
C. En caso de ausencia del Encargado de Ia Secci6n de
Recibo y Entrega, las demas gestiones seran realizadas por
el Asistente de Ia Seccl6n de Recibo y Entrega o por el
Director de Servicios Generales.
VII. Enmienda, Derogaci6n y Separabilidad
A. Este Procedimiento podra ser enmendado por el Presidente
de Ia Universidad de Puerto Rico.
B. Se deroga cualquier norma, procedimiento o circular que
este en conflicto con las disposiciones contenidas en
este Procedimiento.
C. Las disposiciones de este Procedimiento son separables
entre sf y Ia nulidad de uno o mas articulos o secciones
no afecta a los otros que puedan ser aplicables
independientemente de los declarados nulos.
D. La aplicaci6n de este Procedimiento sera uno
complementario y estara en armonfa con las disposiciones
aplicables del Reglamento General para Ia Adquisici6n de
Equipo, Materiales y Servicios No Personates de Ia
Universidad de Puerto Rico, segun aprobadas en Ia
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Certificaci6n NOm. 22, 19954 1996, de Ia Junta de Slndicos.
En casos de conflictos prevalecera este ultimo sobre
este Procedimiento.
VIII. Vigencia
Este Procedimiento entra en vigor inmediatamente despues de
su aprobaci6n.
Aprobado por:
Director Oficina de i ios Administrativos y Desarrollo Organizacional
Vo. Bo.
Antonio Garcf Presidente
9 de junio de 2005 Fecha