Modelo Conceptual Modelo Conceptual Sistema de Sistema de

Información para la Información para la medición y cálculo medición y cálculo

de cargas de trabajode cargas de trabajoSICATSICAT

Modelo Conceptual Modelo Conceptual Sistema de Sistema de

Información para la Información para la medición y cálculo medición y cálculo

de cargas de trabajode cargas de trabajoSICATSICAT

• Identificación del proyecto

• Definición del problema o justificación

• Objetivos • Resultados esperados cuantificables y valor

agregado

• Políticas y premisas

• Modelo Conceptual

• Modelo Entidad/Relación

• Cronograma

• Costos

• Simulación

Modelo Conceptual del Sistema de Información para la elaboración y cálculo de cargas Modelo Conceptual del Sistema de Información para la elaboración y cálculo de cargas de trabajode trabajoModelo Conceptual del Sistema de Información para la elaboración y cálculo de cargas Modelo Conceptual del Sistema de Información para la elaboración y cálculo de cargas de trabajode trabajo

Modelo Conceptual del Sistema de Información para la elaboración y cálculo de cargas Modelo Conceptual del Sistema de Información para la elaboración y cálculo de cargas de trabajode trabajoModelo Conceptual del Sistema de Información para la elaboración y cálculo de cargas Modelo Conceptual del Sistema de Información para la elaboración y cálculo de cargas de trabajode trabajo

Identificación del proyectoIdentificación del proyecto

El Ministerio de Educación – MEN debe establecer la planta de cargos optima para cada una de las dependencias a partir de sus cargas de trabajo.

Lo anterior se logra, mediante la medición y el análisis a los tiempos empleados en la ejecución de las actividades de los procesos por parte de los servidores.

Modelo Conceptual del Sistema de Información para la elaboración y cálculo de cargas Modelo Conceptual del Sistema de Información para la elaboración y cálculo de cargas de trabajode trabajoModelo Conceptual del Sistema de Información para la elaboración y cálculo de cargas Modelo Conceptual del Sistema de Información para la elaboración y cálculo de cargas de trabajode trabajo

Definición del problema o Definición del problema o justificaciónjustificación

Inexistencia de un sistema de información para la medición de cargas de trabajo de los servidores públicos que laboran en el MEN.

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ObjetivosObjetivos

• Aportar el modelo conceptual de lo que debería contener el sistema de información en ambiente WEB, que permitiría ejecutar la medición de cargas de trabajo con eficiencia, eficacia y efectividad.

• Parametrizar los tiempos de ejecución de las actividades desarrolladas por los servidores de las diferentes dependencias.

• Adoptar el modelo de medición de cargas de dispuesto por el Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP.

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Resultados esperados cuantificables y Resultados esperados cuantificables y valor agregadovalor agregado

• Entregar al MEN el Modelo Conceptual de una herramienta informática única, para la medición y cálculo de cargas de trabajo en ambiente amigable y disponible en la WEB.

• Conjunto de criterios unificados para la elaboración y análisis de cargas de trabajo de acuerdo con la normatividad vigente expedida por el DAFP y el MEN.

• Planta de cargos óptima del MEN, lograda por intermedio de una herramienta digital.

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Políticas y PremisasPolíticas y Premisas

• El SICAT respaldará la información que soporta las actividades de cada proceso, subproceso y procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad.

• La Subdirección de Desarrollo Organizacional será la única dependencia autorizada para realizar y aprobar cambios al modelo de cargas de trabajo.

• El SICAT con base en fórmulas matemáticas, permitirá determinar el número de servidores requeridos en una dependencia.

• El SICAT deberá estar articulado con otros sistemas de información del MEN.

• Para la construcción del modelo se deberá tener en cuenta la Resolución 810/2003 (jornada laboral) y la Guía Medición cargas de trabajo de la DAFP.

• El SICAT contará con una tabla de minutaje parametrizada, que permitirá la articulación automática del tiempo de desarrollo de cada actividad.

• Se considerará normal la carga de trabajo que se encuentre dentro de un rango del 90% y el 110%.

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Modelo ConceptualModelo Conceptual

• Cargas de trabajo por dependencia.• Cargas de trabajo por procesos• Certificación de viabilidad expedida por la Subdirección

de Desarrollo Organizacional• Formato de solicitud para medición y balanceo de

cargas• Informes estadísticos varios

• Datos básicos de los servidores

• Denominación del empleo, código y grado

• Procesos, Subprocesos (SIG)

• Actividades

•Tabla de Minutaje

• Guía para medir cargas de trabajo DAFP

• Resolución 810 de 2003

• Decreto 5012 de 2009, modifica Planta de personal del

MEN.

• Decreto 5013 de 2009, modifica la estructura del MEN

• Planes de Acción de las Dependencias

• Evaluación del Desempeño

PRODUCTOSENTRADAS

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INFORMACIÓNPROCESOS/ SUBPROCESOS

PLANES DE ACCIÓN

2. REGISTRAR ACTIVIDADES

3. MEDICIÓNY

BALANCEO

6. REALIZAR SEGUIMIENTO

5. CERTIFICACIÓN PLANTA SERVIDORESPOR DEPENDENCIA

1. ANÁLISIS REQUERIMIENTOS

4. VALIDACIÓN CARGAS

DE TRABAJO

DEPENDENCIAS MEN DEPENDENCIAS MEN SUBDIRECCIÓN DESARROLLO ORGANIZACIONAL

SUBDIRECCIÓN DESARROLLO ORGANIZACIONALSUBDIRECCIÓN DE TALENTO HUMANOSUBDIRECCIÓN

DESARROLLO ORGANIZACIONAL

GUÍA MEDICIÓNCARGAS DE TRABAJO/TABLA DE MINUTAJE

DECRETOS5012 y 5013

DE 2009

SICATSICATSICATSICAT

SICATSICATSICATSICAT

Fases del Modelo Fases del Modelo ConceptualConceptual

Modelo Conceptual del Sistema de Información para la elaboración y cálculo de cargas Modelo Conceptual del Sistema de Información para la elaboración y cálculo de cargas de trabajode trabajoModelo Conceptual del Sistema de Información para la elaboración y cálculo de cargas Modelo Conceptual del Sistema de Información para la elaboración y cálculo de cargas de trabajode trabajo

Fases del Modelo Fases del Modelo ConceptualConceptual

1. ANÁLISIS REQUERIMIENTOSTodas los Jefes de las dependencias del MEN con base en la mejoras de sus procesos propondrán ajustes a las cargas de trabajo de sus servidores, teniendo en cuenta lo dispuesto en los decretos 5012 y 5013 de 2009.2. REGISTRAR ACTIVIDADESLos servidores de las dependencias capturaran desde el SICAT las actividades correspondientes a cada uno de los procesos en los cuales se encuentran involucrados y las remiten a la Subdirección de Desarrollo Organizacional – SDO -3. MEDICIÓN Y BALANCEOCorresponde a los servidores de la SDO, el análisis de la información enviada a través del SICAT de las cargas de trabajo de los servidores del MEN.4. VALIDACIÓN CARGAS DE TRABAJOEl Subdirector de Desarrollo Organizacional es el único responsable de validar las cargas de trabajo.5. CERTIFICACIÓN PLANTA DE SERVIDORES POR DEPENDENCIAEl Subdirector de Talento Humano es el único responsable de certificar la viabilidad de la Planta de cargos de las dependencias del MEN.6. REALIZAR SEGUIMIENTOLa SDO de acuerdo a sus funciones y procesos debe realizar el mejoramiento continúo de las cargas de trabajo a los procesos del MEN

Modelo Conceptual del Sistema de Información para la elaboración y cálculo de cargas Modelo Conceptual del Sistema de Información para la elaboración y cálculo de cargas de trabajode trabajoModelo Conceptual del Sistema de Información para la elaboración y cálculo de cargas Modelo Conceptual del Sistema de Información para la elaboración y cálculo de cargas de trabajode trabajo

Modelo Entidad/RelaciónModelo Entidad/Relación

Modelo Conceptual del Sistema de Información para la elaboración y cálculo de cargas Modelo Conceptual del Sistema de Información para la elaboración y cálculo de cargas de trabajode trabajoModelo Conceptual del Sistema de Información para la elaboración y cálculo de cargas Modelo Conceptual del Sistema de Información para la elaboración y cálculo de cargas de trabajode trabajo

CronogramaCronograma

Modelo Conceptual del Sistema de Información para la elaboración y cálculo de cargas Modelo Conceptual del Sistema de Información para la elaboración y cálculo de cargas de trabajode trabajoModelo Conceptual del Sistema de Información para la elaboración y cálculo de cargas Modelo Conceptual del Sistema de Información para la elaboración y cálculo de cargas de trabajode trabajo

Costos del ProyectoCostos del Proyecto

Simulación como operaría el Simulación como operaría el SICATSICAT

MEDICIÓN Y BALANCEO CARGAS DE TRABAJO

MEDICIÓN Y BALANCEO CARGAS DE TRABAJO

MEDICIÓN Y BALANCEO CARGAS DE TRABAJO

MEDICIÓN Y BALANCEO CARGAS DE TRABAJO

MEDICIÓN Y BALANCEO CARGAS DE TRABAJO

ACTUALIZACIÓN DE CARGAS DE TRABAJO

VALIDACIÓN DE CARGAS DE TRABAJO

VALIDACIÓN DE CARGAS DE TRABAJO