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Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
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Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
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ESCUELA UNIVERSITARIA DE TURISMO DE LANZAROTE
TURISMO DE CONGRESOS EN LANZAROTE
AUTORA: EVA ROSENDO VILLANUSTRE
TUTOR: ÓSCAR AMADOR GARCÍA
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� III
INDICE
Abstract en español .........................................................................................V
Abstract en alemán ........................................................................................VI
Abstract en inglés .......................................................................................VII
INTRODUCCIÓN..............................................................................................1
CAPÍTULO I: PLANIFICACIÓN DE UN EVENTO
�����Cómo y cuando surge el mercado de las reuniones.................................4
�����Motivos del auge del mercado de reuniones.............................................6
�����La organización de un evento...................................................................7
¿Quién promociona?
¿Quien organiza?
¿Quién participa?
¿Dónde y cuándo se realiza?
¿Cómo se realiza?, pasos a seguir
�������Precongreso.........................................................................................18
������ Días previos y celebración...................................................................28
�������Clausura...............................................................................................42
Presupuesto
CAPÍTULO II: COMPARACIÓN Y ANÁLISIS DEL MERCADO DE
REUNIONES
�����El mercado de reuniones en España 1998-2002....................................47
2����Turismo de congresos en Lanzarote.......................................................62
�������Evolución del mercado en Lanzarote del 2001 al 2003........................69
�������El punto de vista del empresario de Lanzarote....................................83
CONCLUSIONES FINALES..........................................................................96
BIBLIOGRAFÍA............................................................................................100
GLOSARIO..................................................................................................102
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
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ANEXOS
ANEXO I. Hoteles visitados en Lanzarote……...........................................107
ANEXO II. Logotipos de palacios de congresos.........................................112
ANEXO III. Boletín de inscripción................................................................115
ANEXO IV. Auditorio....................................................................................117
ANEXO V. Colocación de banderas............................................................119
ANEXO VI. Plano del “Proyecto Alternativa a la marina”............................122
ANEXO VII. Plano del “Proyecto Maretas”..................................................124
ANEXO VIII. Cuestionarios..........................................................................128
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ABSTRACT:
El individuo tiene la necesidad de reunirse y de conocer los avances
que la sociedad le ofrece.
El mercado de las reuniones es un sector que cada vez despierta más
interés entre agente públicos y privados gracias a su potencial de
crecimiento, la elevada capacidad de gasto de sus participantes y el
consiguiente beneficio para los destinos. Además, el carácter de calidad y
prestigio que otorgan estos segmentos contribuye de modo relevante a
mejorar la imagen de la propia ciudad y su proyección hacia el exterior.
Lanzarote se concibe como un lugar idóneo para la celebración de
reuniones, existen 20 establecimientos hoteleros que en mayor o menor
medida ofrecen sus salas a este fin, ocho de los cuales realizan una
promoción intensiva de este mercado. Con 845,9 m2 de naturaleza, 20,8ºC
de temperatura media, 13 Espacios Naturales Protegidos (ENP) y 7 Centros
de Arte, Cultura y Turismo (CACT) se convierte además en un entorno
agradable para todas aquellas actividades que complementan el mercado de
reuniones.
Este trabajo se basa en un estudio del mercado de reuniones a fin de
conocer la situación que este sector del turismo ocupa en Lanzarote con
respecto a España y a otros sectores del turismo como es el “sol y playa”.
Clasificaremos el estudio en dos capítulos: El primero de ellos trata
una referencia teórica a la historia y organización del mercado de reuniones.
El segundo capítulo nos muestra la situación del turismo de reuniones en
España, así como una evolución de ese sector del turismo en Lanzarote del
y por último un apartado desde el punto de vista de los empresarios de la
isla.
El turista cada vez más exigente y experimentado pide más de su
experiencia turística y no se conforma con la propuesta tradicional de sol y
playa.
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ABSTRACT:
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Der Mensch verspührt das Bedürfniss sich mit anderen zu treffen
um die neuesten Ergebnisse des Vortschrittes kennenzulernen.
Der Konventionsmarkt ist ein Gebiet dass zunehmned Interese
erweckt,sowohl bei privaten wie auch bei öffentlichen Vermitlern,vor allem
wegen der Verbraucherkapazität der Teilnehmer und des daraus
entstehenden Profites für den Zielort.Ausserdem tragen die damit
verbundenen Qualitäts- und Prestigvorteile dazu bei das Erscheinungsbild
und die Ausenproyektion der Zielstadt zu verbessern.
Lanzarote ist aus dieser Hinsicht sehr dafür geeignet Konventionen
zu organisieren.Es gibt insgesamnt 20 Hotels die ihre Räumlichkeiten
teilweise,oder sogar ganz für diese Zwecke zur Verfühgung stellen,und
acht von ihnen fördern sogar intensiv diesen Markt.Mit 845,9 quadratmeter
Natur, 20,8 ºC Durchschnittstemperatur, 13 Naturschutzgebiete,und 7
Kunts-,Kultur- und Turismuscentern stellt es auch eine angenehme
Umgebung dar, für alle Aktivitäten die mit dem Konventionsmarkt
verbundenen sind.
Folgender Bericht basiert auf einer Studie des
Konventionsmarktes,um die Situation dieses Marktes in Lanzarote, im
Vergleich zu der Spanischen Situation,und auch zu anderen Bereichen,
wie zum Beispiel der des „Strand und Sonne-Turismus“, zu ergründen.
Wir werden diese Studie in zwei Kapitel teilen:Im ersten finden wir
eine teorische Einführung in die Geschichte und die Organisation des
Konventionsmarktes.
Im zweiten wird uns die Situation des Konventionsturismos in
Spanien sowie auch die Evolution dieses Bereiches in Lanzarote
dargestellt,gefolgt vom Standtpunkt der Geschäftsleute der Insel.
Der zunehmend wählerische und erfahrene Turist verlangt mehr
von seiner turistischen Erfahrung,und ist,mit der Traditionelen Auswahl an
Sonne und Strand, nicht mehr zufrieden.
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ABSTRACT
People have the necessity to meet and to know the advances that
the society offers to him.
The market of the meetings is a sector that every wide-awake time
more interest between agent public and private due to its potential of growth,
the high capacity of cost of its participants and the result in benefit for the
destination. In addition, the quality and prestige that these segments grant,
give to the town the improve the image and its projection towards the outside.
Lanzarote is conceived like a suitable place for the celebration of
meetings, there are 20 hotels that in greater or smaller measurement offer
their rooms to this aim, eight of which they make an intensive promotion in
this market. With 845.9 m2 of nature, 20,8ºC of average temperature, 13 high
value protected environmental areas and 7 Centres of Art, Culture and
Tourism are the activities that complement the market of meetings.
This work is based in a study of the market of meetings to know the
situation that this sector of the tourism hat in Lanzarote respect to Spain and
to other sectors of the tourism like "sun and beach".
We will classify the study in two chapters: First one deal with a
theoretical reference to history and organization of the market of meetings.
The second one shows us the situation of the tourism of meetings in Spain,
as well as a evolution of that sector of the tourism in Lanzarote and finally a
section from the point of view of the industrialists of the island.
The tourist more and more demanding and experienced requests
more of his tourist experience and she is not satisfied to the traditional
proposal. People have the necessity to prove new sensations of freedom
search.
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
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INTRODUCCIÓN:
En los últimos años se vienen produciendo nuevos avances y
descubrimientos que mejoran, tanto la vida personal como laboral de la
sociedad.
Sin duda alguna, estos hechos, unidos a la necesidad humana de
reunirse, la mejora de los transportes, la nueva globalización hacia la que el
individuo avanza, y el interés personal y empresarial por conocer las últimas
tendencias hacen de estos avances y descubrimientos un mercado que cada
vez cobra más fuerza dentro y fuera de nuestras fronteras.
Este nuevo mercado se abre paso en el mundo de los servicios, en el
sector del turismo, definiéndose como mercado de reuniones o turismo de
congresos, atendiendo a la segmentación del mercado y como se
especifica en el párrafo anterior a nuevas tendencias y gustos de los turistas.
La existencia de diferentes pautas de comportamiento entre los distintos
segmentos de mercado hace que la identificación de estos se convierta en
un factor clave para que la gestión turística resulte exitosa, puesto que en la
medida en que se conozcan mejor las pautas de consumo, de la demanda
se asegurará la captación del mercado suficiente y su satisfacción que
hagan viable los proyectos empresariales. Asimismo, la segmentación de la
demanda permite valorar con mayor acierto su comportamiento económico:
el nivel y la estructura del gasto, la duración de la estancia turística
requerida, etc.
Este sector del turismo, fruto de esa segmentación, se convierte,
como se observa a lo largo del trabajo, en una alternativa a otras formas
tradicionales del turismo, que paliará las pérdidas de los mismos, si tenemos
en cuenta que, según el Spain Convention Bureau (Oficina Española de
Convenciones) el gasto de un turista de congresos es seis veces mayor que
un turista tradicional. Como ejemplo se muestra una tabla estimativa del
gasto de un turista de congresos por día en Lanzarote:
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TABLA 1.- GASTO MEDIO POR TURISTA Y DÍA EN LANZAROTE
Concepto Costo Medio Estimado
Alojamiento 90,00€
Parte diaria de la cuota 102,00€
Catering externo al congreso 24,00€
Media taxis 6,00€
Ocio y regalos 60,00€
Total 282,00€
Fuente y elaboración: Lanzarote Convention Bureau
OBJETIVO GENERAL:
El turismo es el motor potencial de nuestra isla, con lo que teniendo
en cuenta estos datos, el proyecto pretende conocer y evaluar el mercado de
reuniones en Lanzarote, así como evaluar el grado de incidencia de la
demanda y la oferta que este sector del mercado turístico tiene en la
actualidad en la isla.
METODOLOGÍA:
Para ello se divide el proyecto en dos capítulos. El primero de ellos,
denominado “Planificación de un evento” es una referencia teórica a la
historia, los motivos y la planificación de un congreso. En este capítulo se
abarcan diversos temas como quién se encarga de la organización de un
evento, el protocolo a seguir en un congreso, el presupuesto, entre otros
muchos.
El segundo capítulo, que se denomina “comparación y análisis”,
consta de una primera parte donde se analiza y compara la situación del
mercado de reuniones en España en un espacio de cinco años, entre el año
1998 y el 2002. Una segunda parte trata la evolución del mercado de
reuniones en Lanzarote entre los años 2001 y 2003. Por último, una tercera
parte donde se reflejan los resultados de un guión-cuestionario que se
realizó entre los empresarios de isla, para conocer la situación del mercado
desde el punto de vista del empresario local.
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CAPÍTULO I:
PLANIFICACIÓN DE UN
EVENTO��
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���� ¿CÓMO Y CUÁNDO SURGE EL TURISMO DE REUNIONES?
No se puede entender el turismo de reuniones sin entender la historia
del comercio y los negocios, por eso en este apartado se trata de una breve
reseña histórica al mercado de las reuniones, que hará más comprensible
los apartados posteriores.
Una condición humana
Se puede afirmar que la historia de las reuniones coincide con la propia
historia de la humanidad, pues si hacemos un ligero recorrido podemos
comprobar que la necesidad de agruparse pertenece a la propia naturaleza
humana.
Los primeros mercados
El neolítico, la nueva edad de piedra, se caracterizó por una
consolidación del comercio y por marcar el comienzo de los viajes. Las
sociedades neolíticas desarrollaron una vida nómada a base del sustento de
rebaños y de manadas de animales, domesticaron algunos de ellos, como el
caballo y el camello, e inventaron o descubrieron la agricultura. Poco a poco
se fueron asentando y tomaron a los animales como su base económica. La
falta de metales, tejidos o incluso de alcohol y alimentos les obligó a buscar
otras sociedades cercanas con las que intercambiar productos. Es así como
surgió el comercio, por la necesidad de las personas de intercambiar
utensilios, herramientas y alimentos. También surgieron los viajes, y aunque
fueran por necesidad, se pueden considerar los predecesores del “viaje de
negocios”. Sus técnicas pasaron al norte de África, al sur de Asia y a
Europa, donde fueron tomadas por las culturas preclásicas.
Aparecen las ciudades
Pero es, con la aparición de las ciudades y su transformación en
centros mercantiles y en foros de debate público, cuando surgen las
instituciones permanentes que dan forma a este anhelo humano.
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Las primeras ciudades surgieron, gracias a los sumerios (en
Mesopotamia) a orillas de los ríos y en los valles, y en casi todos los casos
eran primitivas ciudades nómadas, como Ur o Lagash en la península
arábica, que se fueron dividiendo en clases sociales. Ya en el 3000 a. C
existía una división de clases: esclavos, arrendatarios de tierras, artesanos y
mercaderes, y los altos sacerdotes, que gobernaban la ciudad. El echo de
que ya existieran esclavos nos indica que ya había una clase social que no
necesitaba trabajar, y tenía por lo tanto tiempo libre que dedicar a viajar.
Una sociedad que avanza
Vemos pues que las reuniones como forma de cooperación social no
son un fenómeno contemporáneo. Desde los primitivos grupos tribales, el
hombre ha empleado las reuniones no solo como órgano deliberante sino
también como vehículo decisorio. En la actualidad, el auge de la ciencia, ha
contribuido a las reuniones generando la necesidad de organizar reuniones
periódicas en los que debatir los avances de la propia ciencia.
Durante el siglo XII Europa experimenta un aumento demográfico, se
hacen avances en la agricultura y en la técnica y las ciudades renacen de su
letargo. Con el nacimiento de una pequeña burguesía, en su mayoría
mercaderes y artesanos que han sido prósperos en sus negocios, comienza
la desintegración de los feudos en los núcleos grandes de población,
sobreviviendo éstos en el medio rural. El comercio poco a poco empieza a
resurgir con dos focos principales de encuentro: Italia que sirve de puerto
entre Europa y los imperios musulmán y bizantino, y el norte de Europa, que
comercia con el mercado de lanas inglés y el mercado ruso.
Durante estos años nacen las primeras ferias, que atraen a una
cantidad considerable de gente dispuesta a conocer los productos de otros
países. Se movilizan tanto mercaderes como nobles ansiosos de adquirir
nuevos productos. Es el resurgir del “turismo comercial”. Los más ricos no
necesitaban de hospedajes, sino que cargaban con sus propias tiendas de
campaña, sirvientes, comida, ropas y otros. Los burgueses se veían
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obligados a utilizar los sucios y descuidados hospedajes que se empezaron
a crear a lo largo de las rutas comerciales más viajadas.
Las primeras reseñas históricas
Y aunque es alrededor del año 1600 cuando se realiza el primer
congreso de médicos en Roma, es en 1898, cuando se toma conciencia de
la importancia del este subsector turístico, en ese año un grupo de
empresarios crea la primera oficina de promoción de congresos en la ciudad
norteamericana de Detroit.
Es a partir de entonces cuando el turismo de reuniones toma fuerza, se
mejoran las infraestructuras, se crean nuevos edificios expresamente para la
celebración de los eventos, se crea una oferta alternativa, se forman
asociaciones y empresas dedicadas al sector que mueven un mundo que
hace de las ciudades el centro de atención.
Los principales motivos que a lo largo de la historia han motivado el
auge de este mercado se numeran a continuación:
�����MOTIVOS
o Interés empresarial: Conocer la situación de la competencia,
los nuevos avances del mercado y motivar a los empleados se
convierte en uno de los principales impulsores del mercado.
o Aumento de la demanda: Es este interés empresarial principal
promotor, que junto con la necesidad de reunión de la que se
habla en el apartado anterior y los continuos avances
científicos y tecnológicos hacen que la demanda del mercado
de reuniones vaya en aumento.
o Aumento de la oferta: La necesidad de cubrir una demanda en
aumento hace que la oferta aumente al mismo ritmo.
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o Internacionalización o globalización empresarial. Ejemplo:
reunión de médicos de todo el mundo para ver los adelantos
que ha sufrido la odontología.
o Mejora de los transportes: Facilidad de desplazamiento del
lugar de residencia a la ciudad sede del evento.
o Mejora de las infraestructuras. Nuevas vías, palacios de
congresos, auditorios, que cubren la oferta y enriquecen la
ciudad.
o Aumento de las relaciones comerciales.
Una vez que se conoce el cómo, el cuándo y el porqué surge, es
conveniente conocer los pasos a seguir para que un evento pueda llevarse a
cabo. Quién lo organiza, dónde y cuándo se realiza, como se colocan las
mesas, etc., son algunos de los aspectos que se muestran en el siguiente
apartado: La organización de un evento.
�����LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO
Para poder llevar a cabo la organización de un evento, lo principal es
conocer y describir los elementos básicos del evento que se celebra,
intentando responder a los siguientes interrogantes:
o ¿Qué?, que hace referencia a la naturaleza del evento y
contenidos.
o ¿Quién?, es decir, personal que interviene en la promoción,
organización, participación.
o ¿Dónde?, esto es, la elección de la sede en la que se realizará
el evento.
o ¿Cuándo?, este apartado hace referencia a la fecha de
comienzo y duración del evento.
o ¿Cómo?, apartado donde se tratará el desarrollo, el programa,
los recursos…
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El primer interrogante que se nos plantea es el QUÉ, es decir, la
naturaleza y el contenido de un evento, que viene dada por los generadores
o promotores de dicho evento. Estos pueden ser tanto organismos como
instituciones públicas o privadas que provienen de sectores tan diversos
como el sanitario, económico, educativo, tecnológico, político,… y que no
influyen en la organización del evento.
Es muy importante la imagen que se le va a dar al congreso. Con
imagen nos referimos al logotipo y eslogan, que deberán estar presentes en
toda la documentación del congreso.
Estos elementos definen la imagen del congreso y deben identificar el
evento con sus objetivos y/o con el sector.
Es importante diseñar un logo fotocopiable y pensado para diferentes
soportes y materiales: boletín de inscripción, póster, formatos digitales,
adhesivos,… Ver anexo II; ejemplos de logos de palacios de congresos de
España.
Siguiendo el esquema, el siguiente interrogante que se nos plantea es
QUIÉN. En este apartado se tratan varios aspectos, pues nos estamos
refiriendo a tres partes muy distintas dentro del mundo del mercado de
reuniones, por un lado quién promociona, por otro quién organiza y por otro
quien participa.
La promoción de un evento, la llevan a cabo los Convention Bureau
u oficinas de congresos, que son organismos no lucrativos cuyo objetivo
principal es la captación de turismo de negocios para la ciudad, creados o
participados por instituciones públicas y privadas, y que cuentan con la
colaboración de profesionales del sector turístico.
El convention Bureau es, en sí mismo una oficina de congresos que
facilita información actualizada y objetiva sobre las infraestructuras y
servicios que tiene la cuidad para la organización de congresos,
convenciones, viajes de incentivos y otros eventos de ese tipo.
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TABLA 2- SERVICIOS MÁS HABITUALES DE LOS CONVENTION BUREAU
1. Asesoría de organización, información y contactos necesarios
con auditorios, hoteles, agencias especializadas, OPC,…
2. Apoyo a la presentación de la candidatura mediante la
confección del dossier técnico, cesión de material gráfico y
audiovisual, apoyo logístico en la presentación,…
3. Apoyo institucional en recepciones y visitas, bienvenidas y
otros actos sociales.
Fuente y elaboración propia
La organización del evento la lleva a cabo el Comité Organizador,
que es el órgano gestor del congreso, encargado de todas las tareas
administrativas, de gestión y formalización del evento.
La formación del comité organizador constituye una de las primeras
tareas a realizar por los convocantes de un congreso, éste debe estar
integrado por personas relevantes y de prestigio dentro del sector al que
pertenezca el congreso.
La estructura del comité debe ser:
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Cada coordinador de área dispondrá de su propio equipo de trabajo
constituido como un subcomité dentro del comité organizador.
Este comité tiene unas funciones a desarrollar durante la
organización, lo primero que debe hacer es:
1. Escribir todas las acciones que el plan general de trabajo
contiene en relación con el congreso: Base de datos, anuncio,
programas, papelería, documentación, sede, hoteles, catering,
ponentes, inscripciones…
2. Agrupar acciones en grupos, de acuerdo con sus
características: Por ejemplo el primer grupo sería las sedes, los
hoteles y el catering; el segundo grupo el anuncio, los
programas y los ponentes, y el tercer grupo la base de datos,
las inscripciones…
3. Agrupar las acciones de cada grupo por orden cronológico:
Dentro del primer grupo lo primeros sería la sede, luego los
hoteles, y por último el catering.
4. Definir las acciones correspondientes a cada acción: Sede:
buscar la sede y ver la disponibilidad, decidir fechas según
disponibilidad de la sede, reservar la sede, buscar hoteles
próximos, negociar precios y cupos, reservar cupos…
Una vez que las tareas ya están definidas y repartidas, cada comité y
subcomité se pone en marcha, realizando cada uno de ellos las acciones
que les corresponden. Para llevar un control regular de la organización y de
todas estas acciones, el comité se reunirá periódicamente para coordinar las
labores encomendadas a cada coordinador de área. Estas reuniones
deberán seguir unas pautas para ser efectivas, un ejemplo de mecánica a
seguir en una reunión se expone en la siguiente tabla, donde se marcan
cinco puntos básicos a tener en cuenta por todos las personas que
participan en la organización de un evento, demostrando la importancia de
un trabajo coordinado y en grupo.
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TABLA 3- MECÁNICA DE LAS REUNIONES
Convocar siempre con un orden del día claro.
Comenzar aprobando el acta de la anterior reunión.
Levantamiento de acta por parte del secretario.
Deberán tener un moderador.
Se fijarán nuevas tareas y plazos.
Fuente y elaboración propias
Una vez que el Comité Organizador define todos los puntos claves del
evento, entran en juego las secretarías, que son órganos operativos
encargados de ejecutar las directrices del Comité Organizador. Normalmente
existen tres secretarías (la secretaría científica, la técnica y la turística) cada
una de las cuales se encarga de una función determinada. Como se muestra
en el gráfico expuesto a continuación, el Comité Organizador define un plan
global del cual se desarrollan varias acciones que son llevadas a cabo por
las secretarías.
DEFINE DESARROLLA
Para entender las funciones de las secretarías es necesario conocer
los factores que intervienen en la organización de un congreso, como son:
1. Número de asistentes, es decir, a mayor número de
asistentes, más compleja es la organización.
2. Programa del congreso:
o Contenido científico (especializado)
COMITÉ ORGANIZADOR
PLAN GLOBAL
Contactar con los ponentes
Contratar alojamiento
Organizar excursiones
SECRETARÍAS
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o Número de sesiones
o Sistemas de exposición (medios técnicos)
o Número de ponentes y conferenciantes
o Exposiciones paralelas
Todo ello contribuye a exigir una mayor especialización del
personal.
3. Programa social y de acompañantes que consiste en
actividades alternativas para los acompañantes, cenas,
almuerzos, excursiones…
Una vez que se conocen los factores globales, se pueden entender
las funciones de las secretarías, una por una.
En primer lugar está la Secretaría Científica, que es el órgano
encargado de seleccionar y contactar con los ponentes una vez definido el
contenido científico del congreso. La secretaría científica es operada
directamente por el Comité Organizador. Tiene, entre otras tareas, las
siguientes:
TABLA 4- TAREAS DE LA SECRETARÍA CIENTÍFICA
Contactar con los ponentes.
Controlar el contenido de las ponencias.
Elaborar los documentos de trabajo.
Realizar la traducción de textos.
Realizar la publicación definitiva.
Fuente y elaboración propias
Además de estas tareas, son fundamentos de la secretaría científica:
1. La presentación de papeles o dossieres de las conferencias,
pueden ser de varios tipos: Ponencias: presentaciones orales
ofrecidas por profesionales del sector que son invitados al
evento. Comunicaciones libres: Exposiciones orales de
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menor duración que las ponencias y que son presentadas por
los congresistas. Paneles: Exposiciones comunes realizadas
a modo de meses redondas por varios expertos y que suelen
ser acompañadas por un posterior debate.
2. La petición de ponencias. Las ponencias se obtienen por
invitación personal o por convocatoria abierta. Las
invitaciones corresponden a conferenciantes de prestigio en
el sector. Las convocatorias abiertas se realizarán por
inscripción donde se recogen trabajos relacionados con el
tema del congreso que posteriormente serán evaluados por
el Comité Científico.
3. La estructura del programa: es importantísimo no sobrecargar
el programa de actos y ponencias con el fin de evitar
contratiempos. Existirá siempre un moderador para hacer
cumplir escrupulosamente los horarios. El siguiente cuadro
de horarios puede servir como referencia:
TABLA 5- CUADRO DE HORARIOS
Acto inaugural: entre 30-45 minutos si se celebre la víspera del evento y
no incluye conferencia científica. Y de 90 a 120 minutos si se celebre el días
del inicio del congreso y va acompañado de la primera conferencia científica.
Sesiones: en torno a 2 horas, 25-30 minutos por ponente.
Conferencias invitadas: entre 45-60 minutos por autor.
Comunicaciones libres: 15 minutos por autor.
Paneles: 2 horas, 15-10 minutos pro autor. Hay que tener en cuenta el
tiempo para el debate.
Fuente y elaboración propias
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En segundo lugar está la Secretaría Técnica, que se encarga de
centralizar las relaciones entre los congresistas y el comité organizador. La
gestión corresponde normalmente a un operador profesional.
Sus principales funciones son:
1. Contratación y reserva de alojamiento de congresistas y
ponentes.
2. Contratación y coordinación de la sede y salas de reuniones.
3. contratación y coordinación de servicios auxiliares (azafatas,
audiovisuales, etc.)
4. Organización de banquetes y comidas de trabajo.
5. Reopción y proceso de inscripciones que incluye mailing,
seguimiento y cobro de inscripciones, confirmaciones y
anulaciones e informe periódico al Comité Organizador.
6. Coordinación de los servicios de la sede del congreso.
7. preparación y entrega de la documentación.
8. Montaje de oficina de asistencia durante la duración del
congreso
9. Cierre económico del congreso e informe final de la gestión.
La última secretaría que interviene el la organización de un evento es
la Secretaría Turística, ésta está operada por una agencia de viajes que
cumple las siguientes funciones:
TABLA 6- TAREAS DE LA SECRETARÍA TURÍSTICA
Organizar los tours pre y post congreso.
Gestionar el transporte de los asistentes.
Gestionar los traslados a la llegada y salida.
Organizar las visitas y excursiones.
Organizar el programa social y de acompañantes
Fuente y elaboración propias
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Una vez que se conoce quien promociona y organiza un evento,
dentro de este apartado solo falta saber quien participa.
Uno de los objetivos básicos de un congreso es asegurar la
participación, para ello se debe contar con una base de datos completa.
No sólo es imprescindible asegurar un alto nivel de participantes, sino
también una alta calidad de los participantes. Una fórmula adecuada para
evaluar el nivel de participación es el boletín de inscripción, donde debe
hacerse constar el tipo de profesionales al que va dirigido el congreso.
Existen varios tipos de asistentes a un congreso:
o Congresistas: Aquellos que forman arte de un grupo
profesional específico que cuenta con una motivación común
para acudir al congreso.
o Ponentes: También denominados conferenciantes, son
protagonistas de estas reuniones. De su calidad profesional y
oratoria dependerá en buena medida el éxito del evento.
o Comité de Honor: Comité de personalidades que da imagen y
prestigio al evento. Este comité se prepara un a vez definido el
congreso, la sede y las fechas. Normalmente se realiza la
solicitud por escrito a los miembros del Comité de Honor, que
podrán ser diferentes cargos públicos y personalidades
políticas o de otra índole.
Otro de los elementos básicos en la organización de un congreso en
la elección de la sede. El interrogante DÓNDE hace referencia a esta
cuestión.
El término “sede” se aplica indistintamente tanto para la plaza o
ciudad, como para el edificio o lugar de celebración.
Para la elección de un local como sede de congresos, se debe contar
con una serie de requisitos como los expuestos a continuación:
o Deberá contar con una sala principal o auditorio.
o Salas de reuniones de trabajo o comisiones paralelas.
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o Salas de exposiciones.
o Salas de descanso.
o Despachos para organizadores y ponentes.
o Facilidades para incorporar medios audiovisuales y de
interpretación simultánea.
Sin embargo, la elección de la sede como plaza o ciudad es más
compleja. Cuando se va a realizar un evento, dadas las ventajas que supone
para un lugar que se celebre en sus inmediaciones, se genera una
competencia entre varias ciudades. Para conseguir su objetivo cada una de
las ciudades interesadas presenta una candidatura. La elección queda ahora
en manos de un jurado.
Un aspecto clave es analizar los puntos positivos y negativos del
producto que se presenta. Es imprescindible presentar una candidatura
sólida y con garantías de éxito, pues se parte de la premisa de que los
demás son mejores. Para ello, es necesario aportar todo el material
necesario que justifique la celebración del acto en la ciudad candidata. Se
entrega un curriculum o dossier técnico, que debe incluir, entre otras cosas
alojamientos, salas de celebración, infraestructuras, cuestiones técnicas y de
contenido,… para la ayuda en la realización de un dossier técnico se cuenta
con las convention bureau.
Las candidaturas que se presenten, deberán cubrir una serie de
garantías:
a) Garantía de organización
b) Garantía de interés. En la que se tienen en cuenta atractivos
culturales y turísticos e infraestructuras necesarias.
c) Condiciones esenciales y complementarias.
o Dentro de las esenciales se encuentran:
- Fácil transporte nacional, internacional y urbano.
- Visitas interesantes en la ciudad y alrededores.
- Salas de reuniones en palacios de congresos y/u
hoteles bien ubicados y bien comunicados.
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- Hoteles de alta categoría.
- Agencias especializadas y OPC (Operadores
Profesionales de Congresos)
- Nivel tecnológico adecuado.
- Servicios de traducción e interpretación.
o Dentro de las complementarias se encuentran:
- La ciudad debe ser centro administrativo, industrial,
cultural, tecnológico,…
- Apoyo institucional al turismo.
- Posibilidad de desarrollar actividades varias paralelas
al evento.
- Facilidades para realizar excursiones pre y
postcongreso.
- Condiciones naturales y climáticas adecuadas.
- Estabilidad política.
- Buenas relaciones internacionales.
- Seguridad ciudadana.
Siguiendo con el esquema de aspectos básicos en la organización de
un evento, se responde ahora al interrogante CUÁNDO, que hace referencia
a la elección de las fechas y duración.
Las fechas y la duración del congreso dependerán mucho de la
disponibilidad de la sede, por lo que conviene realizar las reservas con la
antelación suficiente.
Hay una serie de aspectos a considerar en la elección de fechas:
o Celebración de otros eventos del sector.
o Fiestas locales.
o Disponibilidad de participantes.
o Fechas vacacionales.
o Otros congresos en la misma ciudad.
o Calendario de eventos que puedan afectar al congreso
(elecciones, eventos deportivos, etc.)
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La duración y días de la semana de la celebración dependerán mucho
del tipo de participantes, pero la siguiente tabla puede servir como
referencia:
TABLA 7- DURACIÓN DE LOS EVENTOS
Congreso científico 2-3 días Lunes a viernes
Congreso profesional 2 días Jueves y viernes
Congreso médico 4-5 días Martes a sábado
Fuente y elaboración propias
En congresos internacionales o nacionales con alta participación, es
común ofrecer excursiones pre y post congreso, con lo que la organización
puede prolongarse más días.
Una vez solucionadas todas las cuestiones expuestas anteriormente:
qué, quién, dónde y cuándo, ya sólo queda CÓMO. A partir de aquí se trata
la organización del congreso en sí, se nombran de una manera general los
pasos a seguir para que el evento se pueda llevar a cabo.
Para una correcta organización de un congreso es necesaria una
buena comunicación y coordinación entre el organizador y el operador
profesional, además de unos pasos a seguir que a continuación se exponen
por orden cronológico; lo que hay que hacer antes, durante y después del
congreso, haciendo especial hincapié en el aspecto protocolario desde que
empieza la celebración del evento, hasta la clausura del mismo.
�������PRECONGRESO
Las acciones que se han de realizar antes del congreso se agrupan
en cuatro grandes grupos:
1.- Anuncio y distribución del programa.
2. Gestión y proceso de inscripciones
3. Reserva y contratación de los servicios
4. Documentación de los congresistas y los ponentes.
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La primera acción se denomina Anuncio y distribución del programa
y consiste en dar a conocer el programa, puesto que es elemental para el
éxito del evento. Este programa del congreso lo lleva a cabo el Comité
Organizador a través de la Secretaría Científica. Para su difusión se suceden
4 etapas y se emiten distintos comunicados. Dicha distribución puede
hacerse por mailing tradicional o a través de la página web del congreso.
La primera etapa consiste se basa en la Página Web, en la
actualidad se trata del medio de difusión más económico y más utilizado
dentro del mercado de congresos, esto se debe a su capacidad de
interacción, comunicación e información constantemente actualizada. Para
que una página web sea efectiva debe reunir una serie de características:
o Estar operativa desde el inicio de la difusión ( dependiendo del
congreso uno o dos años antes del comienzo del mismo)
o Estar bien diseñada: Debe ser rápida y de buena visualización
ante pantallas de distintos tamaños y equipos.
o Permitir el acceso a links con las páginas web de distintas
fuentes de información y proveedores de servicios (institución
organizadora, patrocinadores, centros turísticos, sede, hoteles,
etc.)
o Aportar información, lo que supone una actualización continua
de los contenidos y de las novedades que se van produciendo
durante los meses anteriores al congreso.
o Permitir la interacción a través del correo y transmisión de
mensajes.
o Servir como medio para la trascripción de las ponencias y
conclusiones.
La segunda etapa, denominada Primer anuncio, se debe llevar a cabo
uno o dos años antes de la celebración del congreso, con el fin de conseguir
una primera aproximación de las personas interesadas en el evento.
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El soporte de este primer anuncio debe ser a través de una
publicación sencilla y económica, en hoja simple, cuyo contenido se
transcribe en la página web.
Hay que tener presente en todo momento que el objetivo de este
anuncio es hacer una comunicación masiva del congreso: para un congreso
con una asistencia estimada de 1.000 congresistas se deberá hacer un
primer mailing de unas 10.000 direcciones, continuando con notas de prensa
en medios especializados y diarios en todo el ámbito territorial de
procedencia de posibles asistentes.
Este primer anuncio debe incluir:
o Imagen del congreso; es decir nombre, logotipo y eslogan.
o Sede del congreso y fechas.
o Nombre del organizador.
o Objetivos del congreso.
o Breve sinopsis de los patrocinadores.
o Fecha en la que se enviará el programa e información
completa con formularios de inscripción.
o Tarjeta respuesta donde se solicita información adicional a la
Secretaría Técnica.
o Dirección y contactos de la Secretaría Técnica y también de la
secretaría Científica.
La tercera etapa, el Programa preliminar, es en realidad, un segundo
anuncio del congreso, con información actualizada y mucho más amplia. Se
enviará, a las mismas personas del primer anuncio, con excepción de
aquellos que no hayan enviado tarjeta respuesta o no estén relacionados de
forma directa con el sector, con una antelación de entre 14 meses y un año,
adjuntando un formulario o boletín de inscripción y alojamiento, así como en
algunos casos la petición de ponencias.
No se debe olvidar enviar este programa a los medios de
comunicación, ni incorporarlo en la página web.
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La información que figura en este programa preliminar debe ser
completa y abarcar:
o Comité Organizador, Comité de Honor y patrocinadores.
o Personalidades cuya participación está prevista.
o Temas troncales de las distintas sesiones.
o Condiciones de participación.
o Subvenciones para el viaje internacional/ nacional.
o Información de la ciudad-sede y de los hoteles ofrecidos como
alojamiento durante el congreso, con mapa de situación.
o Dirección electrónica y postal durante el congreso.
o Planificación de tours pre y poscongreso.
o Estructura general del programa científico.
o Cuadro de horario orientativo, listando de forma consecutiva
por día y hora cada una de las sesiones y actos sociales del
programa como referencia rápida del contenido global del
congreso.
La cuarta y por tanto última etapa es el Anuncio final. Se trata de la
información final sobre el contenido definitivo del congreso, que deberá
hacer llegar a los congresistas con una antelación aproximada de 3 meses
antes del inicio del congreso. Los medios aconsejados para hacer llegar este
documento son a través de un díptico, o bien a través de la página web,
dejando el programa oficial para su entrega con la documentación de
congresista el primer día del congreso.
Esta información se distribuirá al mismo mailing que el programa
preliminar, así como a todos los proveedores de servicios y hoteles
reservados para el congreso.
La información que debe figurar es la siguiente:
o Bienvenida del presidente del congreso.
o Recordatorio del proceso de inscripción y sus cuotas.
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o Cuadro horario detallado del programa completo, con
indicación de las sesiones, ponencias y nombres de los
ponentes y conferenciantes.
o Lugar y horario de entrega de documentación y acreditaciones
durante el congreso.
o Emplazamiento de la Secretaría Técnica, teléfonos y horario.
o Detalle sobre actos sociales, horarios y localización de la
oficina de asistencia.
o Dirección y contactos de la sede del congreso.
o Información sobre el tipo de vestimenta para los actos del
congreso.
o Opcionalmente, a los congresistas inscritos procedentes de
otro país se les incluirán etiquetas de equipaje con la imagen
del congreso.
La segunda acción a realizar antes del congreso es la Gestión y
proceso de inscripciones. Lo lleva a cabo la Secretaría Técnica, para ello se
sirve de un formulario que servirá de recopilación de datos, del boletín de
inscripción, y de un sistema de registro y gestión de datos.
El boletín de inscripción es un documento por el cual el interesado
comunica y confirma su interés por participar en el congreso. La preparación
del boletín deberá hacerse entre el Comité Organizador y el operador
profesional, puesto que los datos a solicitar al congresista dependen en gran
medida del tipo de información y datos que vaya a precisar el organizador a
posteriori. Ver anexo III; ejemplo de un boletín de inscripción del Primer
Congreso de Asociaciones de Palacios de Congresos celebrado en San
Sebastián.
En congresos internacionales, con un gran flujo de reservas de hotel,
se tiende a agrupar a los asistentes en los hoteles por nacionalidades, en
esta ocasión el boletín de inscripción y el de alojamiento suelen ser distintos.
Los datos que deben figurar en un formulario de inscripción y
alojamiento son:
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o Datos personales.
o Tipos de cuotas de inscripción, plazos e importe de cada una
de ellas.
o Servicios que incluyen las cuotas de inscripción.
o Normas sobre anulación de una inscripción.
o Selección de los hoteles para alojamiento durante el congreso,
tipo y categoría de habitaciones y precios, así como depósitos
requeridos y tasas. Es habitual que los congresistas paguen la
primera noche de hotel a través del boletín de inscripción y el
resto directamente en el hotel.
o Traslados desde el aeropuerto a la ciudad-sede, desde las
distintas terminales de llegada y coste.
o Actos sociales (visitas, cenas, etc.) descripción e importe.
o Forma de pago y dirección de la Secretaría Técnica.
Las excursiones pre y poscongreso, si los hubiera, irán detallados en
otro formulario independiente, con su programa, precios y condiciones de
reserva.
Es responsabilidad de la Secretaría Técnica informar periódicamente
al Comité Organizador del estado de las inscripciones.
La tercera acción, reserva y contratación de los servicios, consiste
en la protección del espacio y previsión de necesidades a cubrir por los
distintos prestatarios, según el presupuesto que se ha presentado.
Entre los servicios a contratar cabe destacar:
a) Traslados: La agencia de viajes operadora debe prever el
personal necesario, así como el servicio de transporte para
efectuar los traslados, tanto de llegada y salida entre el
aeropuerto y los hoteles, como para el transporte de los
congresistas entre los diferentes hoteles y la sede del congreso.
En este sentido se fijarán horarios de recogida por la mañana
desde los hoteles a la sede, y se regreso por la tarde, desde la
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sede a los diferentes hoteles. Este horario ha de cubrir las
necesidades representación a las sesiones, tanto de los
ponentes como de los congresistas. En caso de que algún hotel
de los ofertados ene. Boletín de alojamiento no pueda ofrecer
trasporte hasta/desde la sede, deberá constar específicamente.
Asimismo se ofrecerá información sobre medios de transporte
alternativos disponibles.
b) Programa de acompañantes: En congresos científicos es
común que los congresistas viajen acompañados de su pareja,
que puede o no pertenecer al sector. En caso de que no sea así,
no tendrá interés en asistir a las sesiones. Por ello es necesario
preparar un programa turístico paralelo a las sesiones del
congreso, que garantice una alternativa interesante para los
acompañantes, normalmente de carácter cultural y social como
excursiones locales, visitas a museos, tiendas, monumentos de
interés,…
c) Salas de reuniones: Como ya se ha indicado, la capacidad de
las salas depende no sólo del tamaño de las misma sino también
de la forma en que se dispongan las sillas o butacas, siempre
teniendo en cuenta las necesidades de proyección audiovisual,
así como de las cabinas para traducción simultánea, y la
disposición de la mesa de presidencia o ponentes, sillas y
sercitos de apoyo precisos: atril, micrófonos de mesa o
inalámbricos, ordenador y material de escritorio, sin olvidar un
servicio de agua mineral para cada ponente. Los montajes de
salas más comunes son:
Teatro, butacas o sillas dispuestas en filas, una a
continuación de la otra, ocupando la totalidad de la sala.
Escuela, sillas colocadas detrás de una mesa o tablero,
en filas.
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
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Mesa imperial, sillas dispuestas alrededor de una mesa,
puede ponerse una sola fila alrededor de la mesa o dos
filas.
Mesa en U, tres tableros colocados en forma de U,
dejando abierto el frontal de presidencia.
Tipo Cocktail, dos mesas principales y mesas redondas
dispuestas en el centro.
Tipo banquete, Mesas redondas en toda la sala.
En ocasiones, un montaje sofisticado de las salas puede requerir
disponer de las mismas uno o dos días antes del inicio del
congreso. En este caso es preciso proteger la reserva
incluyendo esos días previos, con el consiguiente aumento de
coste. Para reuniones plenarias en las que se precise gran
capacidad es conveniente reservar un auditorio. Ver anexo IV,
ejemplo de distribución de salas y auditorio de un
establecimiento hotelero en Lanzarote.
d) Sala de prensa: La cobertura del congreso por los medios de
comunicación implica la necesidad de reservar una sala de
prensa en la sede del congreso, donde los periodistas
convocados podrán recibir su acreditación. Esta sala deberá
disponer de zona privada para entrevistas, ruedas de prensa y
grabación de radio y televisión. Otro tipo de señalización muy
importante es la cartelería que anuncia el evento (pancartas y
carteles) El diseño y configuración de cada uno depende no sólo
de las preferencias del organizador, sino muy directamente del
soporte sobre el que se expone. Hay sedes, especialmente
algunos hoteles, que no permiten adherir ni colgar nada en las
paredes. En estos casos cualquier póster o pancarta debe ir
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
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apoyado en soportes móviles (caballetes, pizarras, etc.) dentro
de este capítulo se encuentran también los carteles de mesa
para ponentes, soportes triangulares de cartulina o metacrilato
que llevan el nombre del ponente y su cargo, datos que deben
aparecer impresos por ambas caras (cara exterior hacia la
audiencia y cara interior hacia la mesa, facilitando así que cada
uno sepa exactamente dónde sentarse y la identificación entre
ellos mismos)
e) Azafatas: Con la debida antelación se hará una reserva
provisional de las azafatas que se estiman necesarias en función
de las salas reservadas y actividades y sesiones de cada una de
ellas, así como la disposición horaria precisa: una azafata en
cada puerta de entrada a las salas, azafatas en presidencia y
sala dentro de cada sesión, registro de congresistas, puesto de
información y megafonía. Para un congreso de 1.000
participantes, con una ocupación de 4 o 5 salas, pueden ser
necesarias entre 20 y 30 azafatas, si bien dependa mucho del
tipo de congreso y las responsabilidades que se les asigne.
f) Difusión: La empresa de comunicación que se haya
considerado en el presupuesto será contratada para establecer
los calendarios de actuación, sí como una planificación de
acciones a desarrollar encaminadas a producir impacto en los
medios de comunicación: ruedas de prensa, notas de prensa,
entrevistas y material informativo lo suficientemente atractivo
como para ser difundido entre los distintos medios de
comunicación (escrita, oral y visual)
La cuarta y última acción es la que se encarga de la documentación
de los congresistas y los ponentes.
La documentación de los congresistas se suele entregar el mismo día
del congreso o la víspera, en el momento del registro del congresista. Los
ponentes suelen llevar documentación distinguida.
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La Secretaría Técnica preparará la documentación personalizada
para que el equipo correspondiente pueda entregarla a cada congresista en
el momento de su registro.
La materia que compone la documentación debe estar preparada con
cierta antelación y no menos de 15 días antes del inicio del congreso. Una
documentación básica suele constar de los elementos que se exponen a
continuación:
o Programa oficial: Se trata de un folleto de calidad, tanto en
imagen como en la presentación de sus contenidos:
Bienvenida del presidente, Comité de Honor, Comité
Organizador, cuadro horario completo, programa científico,
programa social, patrocinadores y direcciones de contacto.
o Libro de abstracts: Contiene los resúmenes de las ponencias
enviadas por cada autor. Cada ponencia aparecerá
encabezada con su título, nombre y breve Curriculum Vitae del
autor o autores. En ocasiones puede ser reemplazado por un
CD-Rom.
o Credenciales: Son las tarjetas de identificación personal.
Suelen distinguir el tipo de participación, por lo que
normalmente se diferenciarán por colores según sea el
portador ponente, miembro del Comité Organizador, expositor
o congresista.
Realizadas estas cuatro acciones, el congreso está listo para su
celebración, a continuación se exponen los últimos preparativos y la
celebración en sí, es decir, pequeños retoques en apartados que ya se
tuvieron en cuenta en el apartado que finaliza y nuevas cuestiones que
surgen.
Por último se mencionan los aspectos a seguir en la clausura de un
evento y el aspecto económico. Se destacará la importancia de los
pequeños detalles y del protocolo durante la celebración de un evento de
estas características.
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� 28
�������DÍAS PREVIOS y CELEBRACIÓN
A continuación se exponen las diferentes acciones a llevar a cabo en
estos últimos días, y que suponen el servicio global de atención que estará
presente durante todo el congreso.
Lo primero que ha de actuar es la secretaría en sede, pues es el
centro de operaciones y el punto de contacto para todo tipo de situaciones:
inscripciones pendientes de pago, nuevas inscripciones, información horaria,
información sobre otros profesionales, localización de un médico, cambios
de hotel, pérdidas de billetes y/o pasaportes, entrega de justificantes de
asistencia y un sinfín de consultas y problemas a los que hay que dar
respuesta. Un equipo bien instruido y con plena conciencia de su dedicación
debe ser capaz de responder ante estas situaciones de manera agradable y
eficaz, contribuyendo así al clima de calor y acogida internacional que
caracteriza un congreso con éxito.
La secretaría deberá estar montada y abierta al público desde el día
en que se abre el registro de congresistas, lo que puede darse el mismo día
de la apertura oficial o la víspera. Es conveniente situarla en una zona
próxima al área de registro de congresistas y entrega de documentación,
pues en muchas ocasiones servirá de apoyo en distintas funciones.
El responsable de la secretaría tiene a su cargo la coordinación
general de los servicios y organización del congreso, junto con cada uno de
los miembros de su equipo responsables de los cuatro pilares en los que se
apoya el proceso: inscripciones, programa, alojamiento y transporte y
exposición.
Ha de tener la seguridad de que los prestatarios de servicios conocen
puntualmente se cometido, por lo que deberá preparar instrucciones
detalladas y comprobar que estas instrucciones llegan al personal en
servicio. Estas instrucciones se desarrollan a continuación.
a) Personal de la sede: El responsable de la secretaría enviará al
coordinador de la sede (palacio u hotel) con 5 semanas de
antelación al inicio del congreso, instrucciones finales (a modo de
resumen) sobre la disposición y necesidades diarias de cada sala y
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� 29
área de registro de los congresistas. Estas instrucciones incluirán
configuración, servicios, fecha y hora en la que cada sala debe estar
preparada para su uso. Cuando se trata de una sede situada en un
país o lengua extranjera, es conveniente solicitar al responsable de
la seda que traduzca nuestras instrucciones a su propio idioma para
distribución entre su personal y remita a la secretaría una copia de
la traducción entregada. Unos días antes del congreso, el
responsable de la secretaría mantendrá una reunión con el personal
del a sede para conocer personalmente a las personas con quienes
va a trabajar in situ saber a quién tiene que dirigirse en caso de
emergencia y cómo puede contactar con ellos. Estos contactos
incluyen al responsable de mantenimiento equipamiento de salas,
electricistas, técnicos de audiovisuales, sistemas de comunicación e
instalaciones telefónicas, aire acondicionado y calefacción, jefe de
catering y personas de guardia fuera de horario (tardes, fines de
semana, etc.)
b) Conocimiento de la sede: Todo el personal de la secretaría debe
conocer y saber orientarse en la sede debidamente para poder dar
respuesta a preguntas que inevitablemente llegarán de los
asistentes.
c) Azafatas: Una reunión obligada ha de mantenerse con las azafatas,
especialmente las que tienen asignado el registro de congresistas y
entrega de documentación, y comprobar que están perfectamente
instruidas sobre el sistema a aplicar. Se comprobarán también los
puestos asignados al resto de azafatas, para asegurarse que no
queda ningún puesto importante vacante.
d) Check list: La secretaría en sede debe contar con todo el material y
equipo necesario para funcionar a pleno rendimiento. Es preciso,
por tanto, establecer un listado de todo lo que se puede precisar
para traslado de la sede, listado que debe incluir desde los artículos
de papelería básica, hasta los equipos y herramientas informáticas
utilizadas para el congreso. La check lista es un instrumento de
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
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comprobación previa, para cerciorarse antes del congreso de que se
lleva todo lo necesario, y como inventario para la recogida el último
día, una vez finalizado el congreso.
e) Horarios: El responsable de secretaría debe estar seguro de que
cada uno de las presidentes de sesión conocen su estructura
horaria, que las azafatas responsables de la megafonía tienen
estructuras puntuales de cada intervención y que los paneles de
información horaria están preparados y dispuestos en su lugar.
También es necesaria un área de registro de congresistas y entrega
de documentación, el área prevista para este fin deberá estar bien
señalizada y atendida por personal instruido, normalmente azafatas,
permaneciendo abierta todos los días que dure el congreso, reforzando su
servicio el primer día. Podrá contar con varios mostradores, para cada una
de las siguientes funciones:
a) Mostrador de información: Para conseguir el espíritu de
coordinación y coherencia, que caracteriza a un congreso bien
organizado, es importante que los congresistas puedan localizar a
sus amigos o compañeros, que pueden estar en diferentes hoteles.
En este mostrador habrá un directorio que por medio de tarjetas o
listados refleje el registro de congresistas. Hoy día es frecuente
situar puntos alternativos de información que, a través de un
ordenador, ofrecen un programa específico de localización que, a
través de un ordenador, ofrecen un programa específico de
localización de asistentes, ponentes y expositores, y de información
sobre las distintas áreas del congreso.
b) Mostrador de congresistas preinscritos: Podrá estar organizado
de dos formas, una de ellas es colocarlos por orden alfabético: las
azafatas tendrán sus puestos distribuidos por letras, es decir, de la
A-G, de la H-M, etc., de forma que cada congresista se coloque
delante del puesto que incluye la inicial de su apellido. Este sistema
tiene la ventaja de que todas las personas saben en qué puesto
ponerse, pero en ocasiones puede haber varios congresistas cuyo
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
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primer apellido sea igual y en ese caso hay que consultar los
listados para comprobar el nombre de pila y/o el segundo apellido.
Otra posibilidad es la organización por orden numérico: los
mostradores están dispuestos por números, es decir, del 1-99, del
100-200, etc., de forma que cada congresista se sitúa en el
mostrador que incluye su número de inscripción. Este sistema suele
ser mucho más dinámico, si bien todas las azafatas deberán estar
en posesión de un listado adicional por orden alfabético, pues hay
situaciones ñeque el congresista pueda olvidar su numero y haya
que consultar dicho listado.
Sea cual sea el sistema que se elija, en cada mostrador se colocará
una mesa o estantería, con cajas que contengan la documentación
personalizada de los congresistas que se han registrado en ese
mostrador, organizada pro orden alfabético o numérico, según el
caso, y debidamente anunciado en paneles altos que puedan ser
vistos fácilmente. En congresos de más de 1.000 personas en los
que además de la documentación personalizada se entregan
también bolsas o carteras de documentos, es conveniente situar la
entrega de las mismas en mostrador separado, a cambio de un
ticket que se habrá incluido en la documentación previamente
entregada en el registro.
c) Mostrador de nuevas inscripciones: Junto a estos mostradores
se situarán las mesas de apoyo para facilitar la cumplimentación de
los formularios de inscripción a los nuevos congresistas. Si las
cuotas correspondientes se han de abonar en estos mostradores,
estarán equipados con sistemas de seguridad. Alternativamente los
nuevos congresistas pueden hacer el ingreso de sus cuotas en la
secretaría, o en un mostrador específico de caja.
d) Mostrador de ponentes o invitados: Estas personas deben ser
atendidas y registradas en mostrador separado, pues, además de
ser considerados VIP, suelen llevar una documentación distinta y
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� 32
precisar de servicios adicionales: reembolso del importe de su viaje
y estancia, coordinación de su intervención y medios técnicos, etc.
El número de mostradores, la organización y equipo de atención en
cada caso vendrá determinado por la naturaleza del congreso, así como por
la cantidad de congresistas inscritos de antemano, inscripciones previstas in
situ, y necesidades de coordinación de programa de acompañantes y
exposición.
Teniendo todos los aspectos explicados hasta aquí en cuenta, ya está
todo preparado para la inauguración del congreso. Es la apertura inicial del
congreso y su preparación lleva consigo un importante proceso protocolario
(protocolo oficial) Existen unas normas de protocolo que rigen en España,
normas que se seguirán para preparar el acto inaugural por medio de un
guión escrito y planificado con horarios puntuales en el que se marque con
todo detalle su desarrollo. Cada uno de los responsables del acto inaugural
tendrá copia de este guión, que deberá incluir: autoridades que van a
presidir el acto (nombre, tratamiento, cargo) orden de llegada, personas que
reciben a cada una de ellas, situación de las autoridades en la mesa de
presidencia, orden de intervención, duración de cada intervención y textos
de presentación y cierre. Para preparar el guión hay que seguir una serie de
pautas:
a) Invitaciones a autoridades: Su envío y seguimiento incluye
coordinación con el jefe de protocolo de la institución
correspondiente, así como de la sede del congreso, se hará llegar
una invitación a cada uno de los miembros del Comité de Honor.
Una vez recibida confirmación de asistencia se comunicará a cada
uno de ellos la lista de las autoridades que han confirmado su
asistencia, a efectos de protocolo.
b) Protocolo de entrada: El presidente del Comité Organizador es el
anfitrión del congreso, quien conjuntamente con las autoridades de
menor rango dará la bienvenida a las autoridades de mayor rango.
Muchas sedes disponen de una sala de Autoridades donde se
atiende a esas personalidades según van llegando, y sirve de sala
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
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de espera hasta el momento de la ceremonia. En este apartado se
representan tres de los aspectos del protocolo social más
importante: La puntualidad, el saludo y las presentaciones.
La puntualidad: Todos los expertos en protocolo social dicen que la
puntualidad es una de las primeras reglas de cortesía, entendiendo
por ser puntual llegar más o menos a la hora, ni mucho antes, ni
mucho después. Es más, se dice que es más correcto llegar cinco
minutos tarde que cinco minutos antes. Aunque la gravedad de la
impuntualidad depende en gran medida del rango que ocupe la
persona que la cometa, y existen diferentes matices que la
disculpen (enfermedad, atascos, etc.) es recomendable avisar del
retraso en cuanto se sea consciente del mismo.
El saludo: Es una forma de cortesía y demostración de amabilidad y
afecto, con lo que ocupa un lugar muy destacado en este tipo de
actos. Tiene un gran valor simbólico, en el sentido de que el saludo
es el primer contacto, e imprescindible para iniciar un contacto
verbal. Existen muchas formas de manifestar un saludo, entre las
principales utilizadas por los occidentales (sin dejar de tener en
cuenta que el protocolo abarca los saludos correctos a nivel
internacional) se encuentran el apretón de manos (es el más
utilizado para estos casos entre la sociedad occidental) el abrazo
(Más utilizado en la despedida que en el saludo, puesto que se trata
de un saludo más efusivo, que requiere más confianza entre los
implicados) el beso en la mano o en la mejilla (Es la expresión del
máximo respecto hacia la persona que se saluda, y la forma más
cortés de saludar un caballero a una señora. En la actualidad
apenas se utilizan estas formas de saludo; el beso en la mano fue
desapareciendo a medida que aparecía la igualdad entre ambos
sexos y el beso en la mejilla es señal de mucha confianza) En
cualquier caso, sea cual sea el saludo utilizado nunca se debe
olvidar la importancia de las expresiones verbales. Así mismo, cabe
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destacar que en ámbitos profesionales, como es el caso, el saludo
lo iniciará el superior jerárquico.
Las presentaciones: En el caso de eventos, corresponde a los
organizadores presentar a los participantes aunque cada uno de
ellos lleve una tarjeta con su nombre. Así mismo, para facilitar el
contacto entre unos y otros, las presentaciones quedan a cargo de
todos.
c) Presidencia de mesa: Supone le estudio de la colocación de
personalidades según rango; situando los carteles de mesa con los
nombres de cada participante en el lugar apropiado, sillas, agua y
micrófonos necesarios para la intervención de cada miembro de la
mesa. Una norma básica de protocolo para no cometer ningún error
en la colocación de personalidades, es “la cortesía de la derecha”,
que, como su propio nombre indica, hace de la derecha el puesto
que ocupará la persona más importante.
d) Atril: El atril de oradores deberá contar con micrófono y luz propia,
así como un puntero láser para señalización en pantalla como
apoyo en exposiciones con sistemas audiovisuales.
e) Banderas: Las banderas estarán situadas a un lado de la
presidencia. Como se observa en el anexo, existen diferentes
formas de colocar las banderas, pero existen también unas normas
básicas, a modo de ejemplo se citan algunas recomendaciones: No
hacer uso abusivo de la bandera de Europa, según la Unión
Europea, ésta solo debe ondear don días, el día del “Tratado de
Roma” y el “día de Europa”. No se debe colocar banderas de
instituciones públicas y privadas indistintamente, las banderas de
instituciones privadas irán o separadas o flanqueando a las oficiales.
Ver anexo V, dos ejemplos de colocación de banderas.
f) Textos y orden de intervención de cada uno de los oradores:
Habrán sido previamente consensuados entre el jefe de protocolo
de la institución o instituciones representadas y el presidente del
Comité Organizador.
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� 35
g) Convocatoria de medios de comunicación y fotografía: Se
reservan las primeras filas (laterales) de la sala para los periodistas
asistentes. No hay que olvidar que uno de los objetivos del congreso
es su difusión, y son precisamente estos profesionales los que la
van a llevar a cabo. Sólo se permitirá la entrada en sala aquellos
periodistas y fotógrafos debidamente acreditados, a través de la
sala de prensa situada al efecto.
h) Conferenciante magistral: Interviene normalmente uno vea que el
acto se ha dado como inaugurado por la autoridad competente. Con
la debida antelación de le habrá solicitado el texto de su conferencia
para incorporarlo al libro de Abstracts y, en su caso, preparar la
interpretación.
Pero además de ellos, también se tiene en cuenta lo que se denomina
protocolo social.
Una vez que el congreso se ha inaugurado, lo más importante ahora
son las sesiones. Estas constituyen el alma del congreso. Todas las salas
deberán estar debidamente equipadas y montadas en función del tipo de
sesión o presentación que en ellas tenga lugar con el número de sillas o
mesas necesarias para la audiencia, la plataforma, mesas y sillas para los
ponentes, carteles de mesa con sus nombres, atril, y mesa de proyección.
Contarán con las pantallas y equipos de proyección solicitados y
contratados (diapositivas, video, retroproyección, cañones) micrófonos (al
menos uno en la mesa de ponentes, uno en atril y uno en mesa de
proyección) micrófonos inalámbricos y auriculares para traducción
simultánea.
A la entrada de cada sala se situará una azafata que controlará la
entrada de congresistas en la sesión, de forma que no entre ninguna
persona que no esté acreditada. En congresos muy grandes, es conveniente
situar también un guarda de seguridad.
Los ponentes de cada sesión habrán sido convocados por el
presidente de sesión al menos una hora antes del comienzo de la misma,
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� 36
para coordinar intervención y tiempos, y comprobar que disponen de
material y equipos necesarios para su intervención. Los ponentes se
reunirán en una sala dispuesta en exclusiva para ellos y que estará próxima
a las salas de las sesiones.
Cuando los ponentes hacen su presentación con diapositivas, en la
sala de ponentes se habilitará un lugar apropiado donde se situarán un
proyector y una pantalla para que cada ponente pueda comprobar sus
diapositivas, colocarlas y entregarlas el responsable de su proyección.
Si hay interventores de diferentes nacionalidades, la secretaría
informará a la sede del as salas que precisan instalación de cabinas y
equipo de traducción simultánea. Asimismo, en los días previos al congreso
es conveniente que el Comité Organizador mantenga una breve reunión con
los intérpretes, para orientarles sobre la terminología científica y su
disciplina. Es importante que el intérprete reciba la transcripción de la
conferencia objeto de interpretación con el tiempo suficiente para prepararse
el texto, en especial cuando se trata de congresos científicos en los que se
utiliza una terminología muy específica.
Otra parte importante del mercado de reuniones la forman los
descansos entre sesiones, conocidos como Coffee breaks, y almuerzos de
trabajo. Unas 72 horas antes de la celebración del evento se comunicará a la
sede el número de participantes previsto para cada servicio, y se irá
actualizando cada día en función de la asistencia del día anterior.
Para acceder a los cafés suele ser suficiente portar la acreditación de
congresistas, si bien algunos comités deciden la entrega de billetes (tickets)
de presentación. Para el almuerzo el control se hace siempre con
resguardos que hay que presentar a la entrada del restaurante o sala.
En el caso de los banquetes, la reserva se habrá efectuado en su
momento sobre luna estimación de asistencia. No obstante, entre 72 y 48
horas antes del banquete, el restaurador pedirá una garantía de comensales,
que siempre podrá ser negociada con un porcentaje de desviación de un
10%. La garantía supone siempre un riesgo, que se puede reducir
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� 37
entregando un billete (o ticket) numerado a las personas que confirman su
asistencia al banquete: Si el banquete se hace por invitación, se requerirá a
los interesados que pasen por secretaría para recoger su billete de entrada,
sin embargo, si el banquete se hace previo pago, se entregará un ticket a los
que hayan pagado el banquete con la inscripción, dejando la ventana abierta
hasta 24 horas antes. En este caso el restaurador dará un primer plazo de
72 horas, que ampliará a 24 horas como garantía final. No se venderán más
billetes en las últimas 24 horas.
Es responsabilidad de la secretaría comprobar personalmente el
montaje, calidad y variedad del servicio de mesas previo a la celebración del
banquete para, en su caso, subsanar posibles errores de concepto y forma.
En lo que se refiere a banquetes también hay un protocolo a seguir,
por ejemplo, el que se expone a continuación: tipos de mesa más habituales.
Mesa imperial: Es la mesa protocolaria por excelencia, que data del
congreso de Viena. Su nombre viene dado por dos motivos: El primero es
que se trataba de cenas presididas por dos emperadores, el segundo es por
el tamaño de las mesas, con un mínimo de 50 comensales. Durante el
aperitivo se le entrega a cada invitado una pequeña tarjeta, doblada por la
mitad, con el dibujo o gráfico de la empresa, donde figura su nombre. Dicha
tarjeta indica la puerta de acceso y el sitio que ocupará el comensal. La
mesa no es excesivamente ancha, por lo que favorece la comunicación entre
los comensales.
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� 38
Mesa rectangular con presidencia francesa: Similar a la imperial pero
con cabeceras cuadradas y menor dimensión, dichas cabeceras no se
ocupan. El número de comensales es impar a cada lado. Se basa en un
sistema jerárquico que sitúa a los cargos más importantes en el centro y los
de menor importancia en los extremos.
Mesa rectangular con presidencia inglesa: Similar a la anterior pero
con la primera y segunda presidencia situadas en las cabeceras. Las
dimensiones no suelen ser muy grandes, puesto que supone un excesivo
alejamiento de las cabeceras y de este modo la comunicación sería muy
lejana. Es la mesa ideal para el protocolo social. El número de comensales
es siempre par.
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� 39
Mesa redonda: Se suele utilizar como cabeceras de banquetes más
numerosos. Las mesas no deben superar los 12 ó 14 comensales. Éste
sistema favorece la comunicación y las labores de los camareros. El
protocolo es similar a la mesa rectangular en cualquiera de sus versiones.
Mesa ovalada: Protocolo similar a la mesa imperial, pero es más
pequeña que ella.
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� 40
Mesa cuadrada: La utilización de esta mesa en actos protocolarios es
escasa, por su carácter informal. Esta colocación nos ofrece dos alternativas
en cuanto al número de comensales, la primera de ellas nos permite colocar
cuatro comensales, pues menos es imposible. La segunda opción nos
permite colocar 12 comensales, pues es demasiado pequeña para colocar
más cantidad.
Mesa en herradura y en forma de “U” invertida: Prácticamente iguales,
se diferencian en que la que tiene forma de herradura se redondea y la “U”
invertida es recta. La primera de ellas nunca debe ir sola sino como
presidencia en un banquete más numeroso. La ventaja de este tipo de
mesas es que se integran los comensales. En ocasiones pueden usarse los
brazos por ambos lados.
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� 41
Mesa en peine: Muy poco habitual su uso en protocolo de congresos,
permite una mayor integración entre los invitados y la presidencia. Las
mesas centrales tienen preferencia sobre las laterales.
Mesa en forma de “T”: También es poco habitual en protocolo. Los
comensales se ubican con alternancia de derecha a izquierda.
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�������CLAUSURA
Al igual que el acto de inauguración, la clausura también tiene un
contenido protocolario, aunque de menor incidencia que el acto inaugural. La
clausura suele tener una audiencia mucho más reducida y en ocasiones
coincide con el cierre de la última sesión. En cada congreso el tratamiento
puede ser muy distinto, pero es preciso estudiarlo con el Comité Organizador
para que, en función de las autoridades que presidan el acto, se marque y
prepare el protocolo que sea preciso.
Ya finalizado el congreso es momento de hacer balance del éxito
social y administrativo del congreso.
Entre esos balances se encuentra el económico, que se debe tener
en cuenta desde el inicio de la preparación del congreso. Para que la
comprensión sea sencilla, se expone a continuación.
PRESUPUESTO Y FINANCIACIÓN
Para llevar a cabo todo esto, no debemos olvidar una parte básica en
la organización de cualquier evento, es aspecto económico: todo lo que se
hace antes, durante y después de un congreso tiene un precio.
El presupuesto
El presupuesto es una valoración monetaria de actividades
consensuadas, un instrumento de control, que debe recoger los ingresos, los
gastos y los resultados.
Para analizar el presupuesto de congresos necesitamos hacer una
separación entre gastos fijos (aquellos que se realizan de forma necesaria,
con independencia del número de delegados que participen) y gastos
variables (que son los condicionados por el número final de asistentes a la
reunión)
Entre los gastos fijos se encuentran:
o Salas
o Audiovisuales
o Ponentes
o Gastos bancarios
o Gastos telefónicos
o Gastos de mensajería
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� 43
o Promoción
o Cartelería
o Decoración
o Entretenimiento
o Trasportes internos
o Honorarios del organizador
o Mailing y su tratamiento
o Gastos del Comité Organizador
Entre los gastos variables se encuentran:
o Costo de inscribir a cada persona.
o Café, almuerzo, cena.
o Material para ponentes.
o Excursiones
En base al presupuesto se determina una cuota de inscripción, cuya
fórmula básica es:
TABLA 8- CUOTA DE INSCRIPCIÓN
Gastos fijos + Gastos variables
Número de personas
Fuente y elaboración: Propias
La cuota depende de varios factores como la cuota de la
organización, el tipo de evento, las financiaciones a fondo perdido y el
número de participantes.
Esta cuota deberá cubrir al menos la documentación de los
congresistas, los cafés y piscolabis, los almuerzos de trabajo (si figuran en el
programa) viajes y alojamientos y trasportes y actos sociales.
Pero para la determinación de dicha cuota, existen una serie de
problemas, como por ejemplo:
o Carencia y desconocimiento total del proceso administrativo
exacto: cada evento es distinto.
o Cálculos exageradamente optimistas del número de delegados.
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
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o Optimismo infundado con respecto a los patrocinios.
o Gasto excesivo en los programas de la reunión, especialmente
en los sociales, así como en la atención exagerada a invitados.
o Mantener cuotas tradicionales que no se adapten a la realidad
actual o local.
o Desconocimiento de posibles colaboradores.
o Gastos menores (propinas, intereses, horas extras, etc.)
Los gastos no cubiertos por la inscripción deberán ser sufragados por
patrocinadores y expositores.
PATROCINIO Y RECURSOS ECONÓMICOS
Siguiendo con el aspecto económico, y habiendo analizado el
presupuesto, nos centramos ahora en otro punto fuerte en la organización de
estos eventos: la financiación.
Además de la cuota de los ya analizados Ingresos directos (cuotas de
inscripción) existen otras fuentes de financiación, como por ejemplo:
- Subvenciones de instituciones.
- Patrocinadores
Los constes de una organización pueden ser de dos tipos:
1. De carácter particular: costes asumidos por cada uno de
los congresistas en concepto de alojamiento, excursiones,
servicios opcionales, etc.…
2. De carácter general: Costes derivados de la organización y
que deben ser sufragados por los propios organizadores a
través de su tesorería.
Patrocinio
El patrocinio es una fuente básica de financiación cuya captación
corresponde al Comité Organizador, para ello se siguen cinco fases:
1ª fase: Estudio del sector de mercado. Búsqueda de empresas
relacionadas con el evento y que pudieran estar interesadas en participar
como patrocinadores, obteniendo a cambio una serie de intereses:
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
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a) Intereses de notoriedad: Imagen y proyección en el sector
(Publicidad)
b) Intereses de investigación: Presentación y difusión de proyectos
y participación en las conferencias.
c) Intereses comerciales: Situación de privilegio en los mercados.
d) Intereses económicos: Ventajas en cuanto a inscripciones e
invitaciones.
2ª fase: Clasificación de patrocinadores potenciales: Patrocinador/es
principal/es, colaboradores, otros colaboradores.
3ª fase: Preparación del documento de patrocinio, documento técnico
que deberá cumplir los siguientes aspectos:
a) Estar bien organizado y estructurado, manteniendo una imagen
impecable.
b) Ser informativo y transmitir un mensaje claro sobre el evento.
c) Los objetivos empleados deben ser viables.
d) Ha de ser claro en los compromisos mutuos y
e) Preciso y conciso en su contenido.
4ª fase: Negociación y cierre del patrocinio, fase que cuenta con
varias etapas:
a) Mailing: Se manda un correo de invitación a las egresas.
b) Se confirma la llegada de la invitación por vía telefónica.
c) Se solicita entrevista para reunión de trabajo.
d) Se confirma la participación de la empresa en cuestión.
5º fase: Seguimiento y cobro: La firma del convenio de patrocinio
supone un contrato comercial en el que se aseguran los acuerdos y
compromisos adquiridos por ambas partes: Prestación económica a cambio
de propaganda y otros beneficios.
En este apartado se expusieron los puntos clave a llevar a cabo en la
organización de un evento, en los apartados posteriores se expondrá una
comparación y análisis de la situación del mercado de reuniones a nivel
nacional e insular.
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
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CAPÍTULO II:
COMPARACIÓN Y
ANÁLISIS DEL MERCADO
DE REUNIONES��
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Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� 47
������EL MERCADO DE REUNIONES EN ESPAÑA 1998-2002
En los últimos años, sobre todo a partir del 1995, España ha sido y es
uno de los principales países receptores de turismo de reuniones. Madrid,
Barcelona y Zaragoza encabezan la lista de ciudades receptoras de este tipo
de mercado, no solo a nivel nacional, sino también a nivel internacional.
En este apartado se hace una comparación entre el mercado de
reuniones en España en 1998 y el 2002, analizando la evolución de los
aspectos más importantes de este sector del turismo.
Para ello se trabaja sobre estudios que el Spain Convention Bureau
(SCB) viene realizando desde 1990, siguiendo el mismo esquema de
trabajo, analizando punto por punto cada uno de los puntos más importantes
que abarca el mercado de reuniones en un país.
El SCB es una entidad sin ánimo de lucro que se constituyó en 1984 en
el seno de la Federación Española de Municipios y Provincias (FEMP) y que
agrupa en la actualidad a 36 ciudades de congresos.
Imagen del mapa de España donde se señalan la ubicación de los
palacios de congresos.
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
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1. Evolución histórica del número de eventos y participantes
Para empezar el estudio del mercado de reuniones en España, se
debe prestar atención a la evolución, tanto en número de eventos, como en
número de participantes que han tenido lugar en nuestro país desde 1995.
GRÁFICO 1. EVOLUCIÓN DEL NÚMERO DE EVENTOS
12.56310.18110.073
8.6556.497
4.2893.6953.102
02000400060008000
100001200014000
1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002
Fuente: Spain Canvention Bureau- Federación Española de Municipios y Provincias
Elaboración propia
Como se refleja en el gráfico, durante el año 2002 se han realizado
2.380 eventos más que el año anterior y casi el doble que hace 5 años
(6.066 eventos más) Un aumento similar tuvo lugar en el año 1998, con
2.208 eventos más que el año anterior y en 1999, con un aumento de 2158
eventos. En los siguientes años el aumento fue menor, destacando el 2001
con un aumento de tan solo 110 eventos.
Fuente: Spain Canvention Bureau- Federación Española de Municipios y Provincias
Elaboración propia
GRÁFICO 2. EVOLUCIÓN DEL NÚMERO DE PARTICIPANTES
2.534.2252.002.7411.874.841
1.789.6341.568.112
1.012.905982.954770.942
0500.000
1.000.0001.500.000
2.000.0002.500.0003.000.000
1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� 49
En lo que se refiere a participantes, fue el año 1998 el que
experimentó el mayor aumento, 555.207 participante más que en 1997, así
mismo, el 2002 experimenta un aumento similar 531.484 participantes más
que el año anterior y 966.113 más participantes que en el 1998. La
diferencia entre los años restantes es similar, destacando el 2000 con solo
85.207 participantes más que el año 1999.
La principal conclusión que se refleja es que nos encontramos antes
dos años con buenos resultados en el mercado de reuniones, y con una
evolución que nos sitúa ante un emergente mercado.
2. Tipo de evento, número de participantes y ámbito territorial.
Durante el año 1998 se celebraron 6.497 reuniones en España, que
contaron con 1.568.112 participantes. Durante el año 2002, el número de
reuniones asciende a 12.563 (aumento en 6.066 unidades) y el número de
participantes a 2.534.225 (un aumento de 966.113 participantes)
GRÁFICO 3. TIPO DE EVENTO REALIZADO
Fuente: Spain Canvention Bureau- Federación Española de Municipios y Provincias
Elaboración propia
Como se observa en los gráficos, los congresos y las jornadas
sufrieron un aumento (4,92% y 2,94% respectivamente) mientras que las
convenciones tienden a disminuir (-7,86%)
1998
Jornadas46,12%
Congresos23,90%
Convenciones29,98%
2002
Jornadas49,06% Congresos
28,82%
Convenciones22,12%
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� 50
GRÁFICO 4. PORCENTAJE DE PARTICIPANTES POR EVENTO
Fuente: Spain Canvention Bureau- Federación Española de Municipios y Provincias
Elaboración propia
La variación en el número de participantes no es proporcional al
aumento del número de eventos. En este caso el aumento se percibe en las
jornadas (26,18%) mientras que en las convenciones (-0,27%) y en mayor
medida en los congresos, que en número de unidades han aumentado,
(-25,91%) el número de participantes disminuye.
GRÁFICO 5. NÚMERO DE REUNIONES POR SEGMENTO DE CIUDAD
Más de 1.000.000 hab. De 500.00 a 1.000.000 hab.
De 200.000 a 500.000 hab. Menos de 200.000 hab
Fuente: Spain Canvention Bureau- Federación Española de Municipios y Provincias
Elaboración propia
1998
Jornadas30,08%
Congresos39,84%
Convenciones30,08%
2002
Jornadas56,26%
Congresos13,93%
Convenciones29,81%
1998
35,37%
12,93%
28,29%
23,41%
2002
24,69%
13,29%
30,06%
31,96%
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� 51
También este aspecto ha sufrido variaciones, en 1998, la tendencia
general se basaba en que el número de eventos realizados era directamente
proporcional al tamaño de la cuidad, así el mayor número de eventos
(35,37%) se daba en las ciudades de más de 1.000.00 habitantes. La cifra
más próxima a ésta se sitúa, sin embargo en las ciudades de menor tamaño,
las de menos de 200.000 habitantes (28,29%) En el año 2002 esta situación
se invierte, siendo el tamaño de la ciudad inversamente proporcional al
número de eventos realizados, pues son las ciudades que acogen menos de
200.000 habitantes las que recogen el mayor porcentaje de eventos
(31,96%) cifra muy similar a las ciudades de 200.000 a 500.000 habitantes
(30,06%) Esto quiere decir que en estos cincos años, el protagonismo de las
grandes ciudades ha disminuido (-10.68% en ciudades de más de
1.000.000 de habitantes) dejando paso a las ciudades de menor tamaño
(+6,37% en ciudades de 200.000 a 500.000 habitantes y +3,67% en
ciudades de menos de 200.000 habitantes) En ambos casos es en las
ciudades de 500.000 a 1.000.000 habitantes donde menos reuniones se
realizan, aumentando un 0,36% el año 2002 con respecto al 1998.
GRÁFICO 6. NÚMERO DE PARTICIPANTES POR SEGMENTO DE CIUDAD
Más de 1.000.000 hab. De 500.00 a 1.000.000 hab.
De 200.000 a 500.000 hab. Menos de 200.000 hab.
Fuente: Spain Canvention Bureau- Federación Española de Municipios y Provincias
Elaboración propia
1998
45,60%
13,18%
20,92%
20,30%
2002
27,87%
15,86%32,66%
23,61%
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� 52
También en los participantes hay variaciones, como ocurre con los
eventos en 1998 el mayor número de participantes se da en las ciudades de
más de 1.000.000 habitantes (45,60%) en el año 2002, es en las ciudades
de 200.000 a 500.000 habitantes donde se concentra el mayor número de
participantes (32,66%) Como en el apartado anterior, también aquí, en
ambos casos, es en las ciudades de 500.000 a 1.000.000 habitantes donde
menos participantes se reúnen.
3. Carácter de la empresa generadora del evento
Los datos revelan que en 1998, un 65% de las reuniones habían sido
convocadas por entidades públicas, y el 35% restante por empresas de
carácter privado. Sólo en las grandes ciudades se invierte esta cifra,
predominando los congresos convocados por empresas privadas.
Fuente: Spain Canvention Bureau- Federación Española de Municipios y Provincias
Elaboración propia
La misma situación se repite en el año 2002, un 57,19% de los
eventos realizados se corresponden con entidades públicas, mientras que el
42,81 pertenece a las privadas, también en esta ocasión la situación se
invierte en las ciudades de más de 1.000.000 de habitantes.
GRÁFICO 7. CARÁCTER DE LA EMPRESA ORGANIZADORA 1998
6536,03
82,2659,46 69,43
3563,37
17,7440,54 30,57
0%
20%
40%
60%
80%
100%
Total + 1.000.000hab
De 500.000 a1.000.000 hab
De 200.000 a500..000 hab
- 200.000 hab
Públicas Privadas
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� 53
Fuente: Spain Canvention Bureau- Federación Española de Municipios y Provincias
Elaboración propia
Poca diferencia es la que existe entre los años objeto de estudio. El
número de eventos organizador por empresas públicas ha disminuido un
7,81% en favor de las empresas privadas, pero siguen siendo las empresas
de vocación pública las mayores generadoras de eventos en todo tipo de
ciudades, exceptuando el caso de las ciudades de más de 1.000.000
habitantes, donde son las empresas privadas las que generan mayor
número de eventos en el mercado de reuniones.
4. Sector de actividad generador del evento
Hasta 1998, el sector preponderante era el médico-sanitario,
alcanzando este año un 26,68% del total del mercado de reuniones, le
seguía el sector público (15,02%) y el económico-financiero (13,37%) Pero
esta situación se invierte en el año 2002, el sector médico-sanitario deja
paso al económico-financiero, pasando a ocupar éste el segundo lugar, en el
año 2002, el tercer lugar lo ocupa el sector cultural. El siguiente cuadro
muestra el orden jerárquico de los sectores en el año 2002 y su
comparación con 1998.
GRÁFICO 8. CARÁCTER DE LA EMPRESA ORGANIZADORA 2002
57,1930,89
71,2 61,71 51,02
42,8169,11
28,8 38,29 48,98
0%20%40%60%80%
100%
Total + 1.000.000hab
De 500.000 a1.000.000 hab
De 200.000 a500..000 hab
- 200.000 hab
Públicas Privadas
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
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TABLA 9- SECTORES GENERADORES DE LOS EVENTOS
Sector 2002 1998 Diferencia
Sector económico-financiero 22,10% 13,37% +8,73%
Médico-sanitario 20,40% 26,68% -6,28%
Sector cultural 12,70% 8,72% +3.98%
Sector público 11,20% 15,02% -3,82%
Otros 10,30% 11,25% -0.95%
Universidad 9,60% 11,43% -1,83%
Sector científico 7,70% 6,62% +1.08%
Sector tecnológico 6,00% 6,91% -0.91%
Fuente: Spain Canvention Bureau- Fderación Española de Municipios y Provincias
Elaboración propia
020406080
100
Méd
ico-
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Púb
lico
Eco
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finan
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Cul
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Otro
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GRÁFICO 9. SECTORES GENERADORES DE EVENTOS EN 1998 Y 2002
19982002
Fuente: Spain Canvention Bureau- Federación Española de Municipios y Provincias
Elaboración propia
Como se aprecia en la tabla y en el gráfico, ha habido una variación
en cuanto al principal sector generador de eventos. En 1998, era el sector
médico-sanitario, con un 26,68%, el que más eventos generaban, sin
embargo en el 2002 pasa a ocupar el segundo lugar (20,40%) siendo el
sector económico-financiero (22,10%) el que más reuniones conlleva.
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
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5. Lugar de celebración de las reuniones
En 1998 ocupaban prácticamente el mismo porcentaje las salas de
hoteles y los palacios de congresos, en el año 2002, aunque ocupan la
misma posición en cuanto a preferencias, el porcentaje entre ellos aumenta
un 6,66% a favor de las salas de hoteles.
GRÁFICO 10. LUGAR DE CELEBRACIÓN
Fuente: Spain Canvention Bureau- Federación Española de Municipios y Provincias
Elaboración propia
Como se observa en los gráficos, en el lugar de celebración no existe
variación en estos cinco años, en ambas fechas son las salas de hoteles las
principales receptoras de las reuniones, aumentando su elección por parte
de los participantes en un 5,53% en el 2002. Aumentan también, aunque en
menor medida, las universidades, ocupando de igual modo la ultima posición
en cuanto a preferencias. Los palacios de congresos y los centros culturales
y otros se posicionan en medio, disminuyendo en ambos casos su
participación en eventos.
Esta situación es importante a la hora de catalogar el palacio de
congresos como elemento esencial para la celebración de un evento, las
estadísticas reflejan que existen alternativas en uso que resultan efectivas.
1998
Centros culturales y
otros26,47%
Salas de hoteles30,54%
Universidades12,67%
Palacios de congresos
30,32%
2002
Centros culturales y
otros20,14%
Salas de hoteles36,07%
Universidades14,39%
Palacios de congresos
29,41%
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� 56
6. Temporalidad anual en la celebración de reuniones
A continuación se refleja el carácter temporal del mercado de
reuniones, así como su contribución a la desestacionalización de las áreas
con un solo tipo de turismo.
GRÁFICO 11. TEMPORALIDAD DE LAS REUNIONES
0
10
20
30
40
50E
nero
Feb
rero
Mar
zo
Abr
il
May
o
Juni
o
Julio
Ago
sto
Sep
tiem
bre
Oct
ubre
Nob
iem
bre
Dic
iem
bre
19982002
Fuente: Spain Canvention Bureau- Federación Española de Municipios y Provincias
Elaboración propia
Como se puede comprobar, apenas existe diferencia entre estos dos
gráficos. La celebración de reuniones se concentran en ambos años en las
temporadas de primavera y otoño: mayo, junio, octubre y noviembre son los
meses en los que se realizan más eventos, abarcando en ambos casos algo
más del 50% del total. Agosto, enero, julio y diciembre son, también en
ambos casos los meses que acogen menor número de reuniones. En ambos
casos la cifra acumulada ronda el 15% del total.
Este apartado nos muestra un dato muy interesante desde el punto de
vista del mercado turístico, actuando el turismo de congresos como
complemento de otros sectores del turismo como son el vacacional o el
urbano, que se concentran en las épocas de verano e invierno.
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� 57
7. Duración de los eventos
En 1998, la duración media de los eventos se situaba en 2,723 días;
en el 2002, la media estaba en 2,781 días, en cinco años ha sufrido un
aumento de 0.058 días de media.
GRÁFICO 12. DURACIÓN DE LOS EVENTOS
Fuente: Spain Canvention Bureau- Federación Española de Municipios y Provincias
Elaboración propia
Los gráficos muestran claramente la variación en la duración media
de los eventos, aunque, como se comenta al principio del apartado, la media
es similar; 2,723 días de media en 1998 y 2,781 días de duración en 2002, la
distribución en porcentaje ha sufrido alguna variación. Los eventos de más
de cuatro días han disminuido en 7,17% con respecto al año 1998, sin
embargo los eventos de duración entre 3 y 4 días y en mayor medida los que
duran hasta dos días han aumentado (1,81% y 5,36% respectivamente)
8. Tipo de alojamiento solicitado
En 1998, el 86,9% de los participantes se alojaban es
establecimientos hoteleros, en el año 2002, esta cifra asciende al 96,43% de
los participantes, lo que quiere decir que el sector hotelero aumenta en un
9,53% en este último año en detrimento del sector extra-hotelero.
1998
Hasta 2 días49,73%
Más de 4 Dias
14,56%
Entre 3 y 4 días
35,71%
2002
Hasta 2 días55,09%
Más de 4 Dias
7,39%
Entre 3 y 4 días
37,52%
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� 58
GRÁFICO13. TIPO DE ALOJAMIENTO SOLICITADO
Fuente: Spain Canvention Bureau- Federación Española de Municipios y Provincias
Elaboración propia
En el año 2002, los hoteles de menor categoría han sufrido un
descenso a favor de los hoteles de mayor categoría. Así, los hoteles de
cinco y cuatro estrellas han aumentado en un 6,15% y 7,61%
respectivamente, mientras que los hoteles de tres estrellas y otros hoteles
han disminuido un 8,96% y un 4,8% respectivamente.
9. Gasto medio por participante y día
En el siguiente gráfico se muestra la evolución del gasto medio que
realizaron los participantes a los congresos celebrados en España por día.
Los datos que se reflejan hacen referencia a la media y están
expresados en €. El aumento o disminución al que hace referencia el texto
posterior también se expresa en €, dicha cantidad hace referencia a la media
y no al total.
Como se explica a continuación, son los dos años objeto de estudio,
en los que el aumento de gasto está por encima de la media, en el caso de
1998, por escasos 0,67€, pero en el año 2002 el aumento es considerable.
1998
5 estrellas9,45%
3 estrellas29,85%
4 estrellas52,45%
Otros hoteles8,25%
2002
5 estrellas15,60% 3 estrellas
20,89%
4 estrellas60,06%
Otros hoteles3,45%
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� 59
GRÁFICO 14. EVOLUCIÓN DEL GASTO MEDIO POR PARTICIPANTE Y DÍA
247,94 258,21 255,38 268,05 264,03 274,2 285,33333,34
0
100
200
300
400
1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002
Fuente: Spain Canvention Bureau- Federación Española de Municipios y Provincias
Elaboración propia
Desde 1995, la dinámica que ha seguido el gasto medio es de
aumentar entre un 10 y 12€ de un año a otro, sin embargo, cabe destacar
dos recesiones, en 1997, la media disminuyó en 2,83 € y en 1999, en 4,02 €.
En cuanto a los años que conllevan nuestro estudio, en ambos casos
aumentó el gasto medio. En 1998, en 12,67 € y en el año 2002, el aumento
es considerable, alcanzando 48,01€ más que el año anterior por participante
y día.
GRÁFICO 15. DISTRIBUCIÓN DEL GASTO (%)
0
20
40
60
80
100
Cuo
ta d
ein
scrip
ción
Alo
jam
ient
o
Com
ida
Com
pras
Oci
o
Tran
spor
tein
tern
o
Otr
os
19982002
Fuente: Spain Canvention Bureau- Federación Española de Municipios y Provincias
Elaboración propia
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� 60
El orden que siguen los conceptos en los que los participantes se
gastan el dinero cuando asisten a un congreso es el mismo en 1998 que en
el año 2002, sin embargo las preferencias cambian. Los aspectos
meramente relacionados con el mercado de reuniones disminuye (-8.65% la
cuota de inscripción, -0.58% el alojamiento y -3% la comida) recayendo los
beneficios en otros aspectos que no son tan propios de este sector del
turismo como son las compras (+8,28%) el transporte interno (+1,53%) el
ocio (+0,49%) y otros (+1,92%)
10. Origen de los participantes en las reuniones
A continuación se especifica el origen de los participantes a los
eventos dentro de nuestro país, respectivamente a los sectores de ciudad.
Fuente: Spain Canvention Bureau- Federación Española de Municipios y Provincias
Elaboración propia
Como se refleja en los gráficos anterior (1998) y posterior (2002) la
mayoría de los participantes a congresos en España, son españoles, un
79,37% en 1998 y un 79,40% en el 2002, el aumento es mínimo, 0.03%. Así
mismo esta situación se invierte en las grandes ciudades, dando un carácter
y prestigio internacional a ciudades de más de 1.000.000 de habitantes.
GRÁFICO 16. ORIGEN DE LOS PARTICIPANTES POR SEGMENTO DE CIUDAD EN 1998
79,3749,4
85,26 80,5 82,25
20,6350,6
14,74 19,5 17,75
0%20%40%60%80%
100%
Tota
l
+1.0
00.0
00ha
b
de 5
00.0
00a
1.00
0.00
0ha
b
de 2
00.0
00a
500.
000h
ab
-200
.000
hab
España Internacional
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� 61
GRÁFICO 17. ORIGEN DE LOS PARTICIPANTES POR SEGMENTO DE CIUDAD EN 2002
79,4
29,1564,77
83,29 84,19
20,6
70,5835,23
16,71 15,81
0%20%40%60%80%
100%
Tota
l
+1.0
00.0
00ha
b
de 5
00.0
00a
1.00
0.00
0ha
b
de 2
00.0
00a
500.
000h
ab
-200
.000
hab
InternacionalEspaña
Fuente: Spain Canvention Bureau- Federación Española de Municipios y Provincias
Elaboración propia
Esto se repite en el gráfico en las ciudades de 200.000 a 500.000
habitantes y en las de menos de 200.000 habitantes, predominando los
asistentes nacionales un 61% y un 64,5% en 1998 y un 66,58% y un 68,38%
en 2002. Esta situación cambia en las ciudades demás de 1.000.000 de
habitantes, predominando la internacionalidad en un 0,7% en 1998 y un
41,7% en el 2002. El caso de las ciudades de 500.000 a 1.000.000
habitantes varía según el año. Pues en 1998, predomina el nacional en un
70,52% y en el año 2002, aunque sigue predominando el nacional, el
porcentaje disminuye a un 29,54%.
Estas diez cuestiones son los aspectos del turismo de reuniones que
más influyen en el mercado de reuniones en España. Tras un análisis
general se puede comprobar que en España el mercado de reuniones, hasta
el año 2002, está en auge, se realizan más eventos y acuden más
participantes cuyo gasto medio por día también es mayor.
Con el siguiente apartado, el análisis del mercado de reuniones en la
isla de Lanzarote, el trabajo pretende acercarse a la realidad que nos afecta
más directamente.
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� 62
�����TURISMO DE CONGRESOS EN LANZAROTE
Una vez que se conoce la situación del mercado de reuniones en
España, se analiza la situación de Lanzarote en este mismo mercado. Para
ello se hace una relación de los hoteles existentes en la isla, se analizan los
datos generales del turismo de reuniones en Lanzarote realizando una
evolución de los años 2001,2002 y 2003, y por último se expone algunas
características de los establecimientos hoteleros de Lanzarote.
Como ya es sabido, que una ciudad (isla en este caso) sea elegida
para la celebración de un evento ofrece múltiples beneficios a corto y largo
plazo.
En Lanzarote, la ausencia de infraestructuras, que veremos en algún
apartado posterior, se suple con la oferta hotelera y con el entorno de la isla,
que ofrece una gran variedad de actividades complementarias (sobre todo
deportivas y culturales) de gran importancia en el turismo de reuniones.
Existen en la isla varias empresas dedicadas al turismo de congresos.
Dentro del Exmo. Cabildo Insular de Lanzarote, en el Patronato de Turismo,
se haya el Lanzarote Convention Bureau, que se formó como marca en el
año 1992, y en octubre del 2001, entra a formar parte del Spain Convetion
Bureau. Como se expresa anteriormente y como sucede en todos los
lugares de nuestra geografía, el papel del Lanzarote Convention Bureau es
el de promocionar la isla como ciudad de congresos, para ello elaboran
folletos, guías de congresos, carteles, vídeos, además de una página Web y
presencia en ferias de turismo y ferias especializadas en turismo de
congresos.
También hay en Lanzarote dos Operadores Profesionales de
Congresos (OPC) pero lo que sin duda mueve el sector turismo de
congresos en Lanzarote es la oferta hotelera, a continuación se muestra la
oferta hotelera de la isla y su relación con el mercado de reuniones.
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� 63
HOTELES EN LANZAROTE
A continuación se exponen varias tablas con los hoteles que hay en la
isla (una tabla por zona) en las que, entre otras características se refleja si
tienen o no salas de congresos. Como se refleja en las tablas, cada una
hace referencia a cada municipio de la isla donde se ubican los hoteles.
Estos están colocados en orden cronológico por el hecho de que, desde un
principio nos estamos refiriendo al turismo de congresos como un sector
reciente dentro del mercado turístico.
TABLA 10- SALONES DE CONGRESOS EN COSTA TEGUISE
COSTA TEGUISE
Establecimiento Año Cat Nº salas Capacidad total Salas
Meliá Salinas 1975 5*****GL 6 680
Lanzarote Gardens 1986 3*** 0 0
Occidental Allegro Oasis 1988 4**** 5 1.040
Occidental Teguise Playa 1990 4**** 7 660
Barceló Suites 1995 4**** 4 489
Beatriz Costa Teguise 1995 4**** 14 2.345
Playa Verde 1999 4**** 0 0
Coronas Playa 2000 4**** 0 0
Las Marinas Club Resort 2000 4� 3 174
Total establecimientos: 9 Establecimientos con salas: 6
Fuente: Guía Alojativa Turística de Lanzarote 2001
Elaboración propia
TABLA 11- SALONES DE CONGRESOS EN ARRECIFE
ARRECIFE
Establecimiento Año Cat Nº salas Capacidad total Salas
Lancelot 1993 3*** 1 100
Miramar 1973 3*** 1 75
Total establecimientos: 2 Total establecimientos con salas: 2
Fuente: Guía Alojativa Turística de Lanzarote 2001
Elaboración propia
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� 64
TABLA 12- SALONES DE CONGRESOS EN PUERTO DEL CARMEN
PUERTO DEL CARMEN
Establecimiento Año Cat Nº salas Capacidad total salas
Los Fariones 1967 5***** 1 115
San Antonio 1972 4**** 2 168
Costamar 1986 3*** 0 0
Fariones Playa 1987 4**** 6 500
La Geria 1988 4**** 0 0
Riu Paraíso 1988 4**** 0 0
Las Costas 1989 3*** 0 0
Puerto Carmen 1989 1* 0 0
Jameos Playa 1990 4**** 2 -
Lanzarote Village 1990 3*** 0 0
Riu Palace Lanzarote 1992 4**** 0 0
Beatriz Playa 1996 4**** 0 0
Riu Olivina 1996 4**** 0 0
Total establecimientos: 13 Establecimientos con salas: 4
Fuente: Guía Alojativa Turística de Lanzarote 2001
Elaboración propia
TABLA 13- SALONES DE CONGRESOS EN PUERTO CALERO
PUERTO CALERO
Establecimiento Año Cat Nº salas Capacidad total salas
Hesperia Pto Calero 2003 5*****L 9 850
Total establecimientos: 1 Establecimientos con salas: 1
Fuente: Guía Alojativa Turística de Lanzarote 2001
Elaboración propia
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� 65
TABLA 14- SALONES DE CONGRESOS EN PLAYA BLANCA
Playa Blanca
Establecimiento Año Cat Nº salas Capacidad total salas
Lanzarote Princess 1986 4**** NC NC
Corbeta 1988 3*** 0 0
Hesperia Playa Dorada 1988 4**** 1 250
Lanzarote Park 1991 3*** 1 25
Sun Park 1995 3*** 0 0
Calimera 1997 2** 0 0
Timanfaya Palace 1997 4**** 2 228
Paradise Island 1998 3*** 0 0
Natura Palace 2000 4**** 1 25
Rubicon Palace 2000 4**** 2 400
Gran Meliá Volcán 2001 5*****L 7 1.030
Playa Blanca Dunas 2001 4**** 0 0
Iberostar Papagayo 2002 S/C 0 0
Princesa Yaiza (spa) 2002 5*****L 10 1.716
Total establecimientos: 14 Establecimientos con salas: 7
Fuente: Guía Alojativa Turística de Lanzarote 2001
Elaboración propia
Como se observa en estas tablas, hay en Lanzarote 39
establecimientos hoteleros, 20 de los cuales, lo que se supone un 51,28%
del total, tienen salas de congresos. No todos los establecimientos con salas
actúan en el mercado de la misma manera, es decir, todos ellos tienen salas,
pero la promoción que realizan del hotel no incluye estas instalaciones, con
lo que los hoteles que realizan son menores, tanto en número de
participantes como en ámbito territorial. Como conclusión, solo 8 (40%) de
los hoteles con salas realizan grandes congresos, lo que supone que sólo un
20,51% del total de hoteles de Lanzarote realizan eventos.
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� 66
El siguiente paso se basa en la exposición de una ficha técnica,
donde se reflejan las características de los ocho hoteles que realizan
grandes eventos. En dicha tabla se refleja el nombre del hotel, de las salas,
y el afora según la colocación de la sala: Banquete, escuela, teatro o cocktail
(explicadas anteriormente)
TABLA 15- CAPACIDAD DE HOTELES RECEPTORES DE CONGRESOS
Aforo Nombre del hotel Salas
Banquete Escuela Teatro Cocktail
Teguise 100 120 200 300
Bridge 40 40 60 80
Presidente 30 30 40 50
Tagoror 300 250 300 500
La Geria 60 60 80 100
Gran Meliá Salinas
Yaiza - - - 400
Kefren 40 60 100 100
Keops 150 200 300 400
Mikerinos 40 60 100 100
Nefertiti 300 300 500 500
Occidental Allegro Oasis
Osiris - 30 40 40
El Hierro - 20 30 40
Fuerteventura 10 15 20 30
Gran Canaria 110 120 180 150
La Gomera - 20 30 40
La Palma - 10 15 30
Lanzarote 15 20 35 40
Occidental Teguise Playa
Tenerife 240 300 350 400
Salón Famara 530 550 1.100 700 Beatriz Costa Teguise
Módulo Famara 170 170 290 230
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� 67
Módul Guacimeta 120 120 200 150
Módulo Tinguatón 150 150 250 200
Tamia - 50 80 65
Ajei - 50 80 65
Acatife - 50 80 65
Yágamo - 50 80 65
Monsegue - 40 70 55
Teleguía - 12 20 -
Bandama - 12 20 -
Tindaya - 12 20 -
Garajonay - 25 40 -
Junior Suite - 16 15 -
Alegranza - 60 80 60
La Graciosa 150 150 180 160
Lobos - 35 60 40
Montaña Clara - 35 60 40
Roque del Este - 35 60 40
Roque del Oeste - 35 60 40
Fariones Playa
Salón Brigde 12 12 18 20
Auditorio
Lanzarote - 225 225 -
Tenerife 72 46 87 75
La Graciosa - - - -
Gran Canaria 216 210 300 350
Fuerteventura 60 46 80 70
La Palma 60 40 78 75
La Gomera 40 42 64 -
El Hierro - 8 16 -
Hesperia Lanzarote
Hall Auditorio - - - 200
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� 68
Roque Nublo 400 400 500 700
Roque Nublo I 100 80 150 120
Roque Nublo II 140 100 120 160
Roque Nublo III 150 150 200 250
Yaiza 50 40 60 80
Tinajo - - - -
Gran Meliá Volcán
Bocaina - - - -
Salón Timanfaya 400 350 800 850
Femés 110 90 130 130
Uga 90 50 60 100
Tías 100 70 110 120
Teguise 84 60 90 100
Haría 90 63 96 108
La Alegranza 78 54 85 95
La Graciosa 78 54 85 94
Órzola 70 50 75 85
Princesa Yaiza
La Geria 165 120 185 200
Fuente: Spain Convention Bureau, Situr, folletos de los respectivos hoteles
Elaboración propia
Esta es la oferta que la isla de Lanzarote ofrece al mercado de las
reuniones. A continuación se analiza la demanda que atiende a esta oferta,
es decir, la situación del mercado de reuniones en Lanzarote durante los
años 2001, 2002 y 2003.
El método que se utiliza para realizar ese análisis es similar al que se
utilizó en el apartado anterior para conocer la situación del mercado en
España, la fuente que se utiliza en esta ocasión es el Lanzarote Convention
Bureau, con estudios similares a los que el Spain Convention Bureau.
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� 69
�������EVOLUCIÓN DEL MERCADO EN LANZAROTE DEL 2001 AL 2003
Como ya se hizo anteriormente, este apartado trata de forma genérica
las estadísticas del mercado de reuniones en Lanzarote. El formato es
similar al análisis de la situación del mercado en España realizado por el
Spain Convention Bureau.
1. Tipo de evento, ámbito territorial y número de participantes.
TABLA 16- EVOLUCIÓN DE LOS EVENTOS Y LOS PARTICIPANTES
Tipo de evento 2001 2002 2003
Eventos 14 16 7 Congresos
Participantes 2.802 2.514 852
Eventos 50 68 76 Convenciones
Participantes 4.790 8.482 9.817
Eventos 20 40 46 Jornadas
Participantes 798 3.820 3.557
Eventos 84 124 129 Total
Participantes 8.390 14.816 14.226
Fuente: Lanzarote Convention Bureau
Elaboración propia
-101030507090
110130150
Congresos Convenciones Jornadas Total
GRÁFICO 18. EVENTOS CELEBRADOS EN LANZARTEDESDE 2001 HASTA 2003
200120022003
Fuente: Lanzarote Convention Bureau
Elaboración propia
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� 70
Como se observa en la tabla y posteriormente en el gráfico, el año
2002, supone un aumento constante con respecto al 2001, durante el año
2002, se celebraron en Lanzarote 40 eventos más que el año anterior, dos
de ellos fueron congresos, 18 convenciones y 20 jordanas. Sin embargo, el
aumento de eventos en el año 2003 es muy leve, pues solo se realizaron 5
eventos más que el año anterior. Este aumento se refleja en las
convenciones (ocho más que en 2002) y en las jornadas (seis más que en
2002) No sucede lo mismo con los congresos, pues es destacable el
descenso que protagonizan, celebrándose 9 menos que el año anterior.
02000400060008000
10000120001400016000
Congresos Convenciones Jornadas Total
GRÁFICO 19. NÚMERO DE PARTICIPANTESENTRE 2001 HASTA 2003
200120022003
Fuente: Lanzarote Convention Bureau
Elaboración propia
El año 2002, supuso un aumento importante en el número de
participantes con respecto al 2001, la cifra aumentó en 6.426 participantes,
los eventos que más participantes acogieron fueron las convenciones (3.692
más que el año anterior) seguidos de las jornadas (3.022 más que el 2001)
El caso de los congresos es diferente, pues acogieron 288 participantes
menos que en 2001.
En el año 2003 la situación es muy diferente, hay un descenso de 590
participantes, 1.662 menos en los congresos y 263 menos en las jornadas.
Solo aumenta el número de participantes en las convenciones, 1.335
participantes más que en el año 2002.
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� 71
TABLA 17- ÁMBITO TERRITORIAL DE LOS EVENTOS
Ámbito 2001 2002 2003
Regionales 14 14 16
Nacionales 62 73 75 Eventos
Internacionales 8 37 38
Regionales 1.122 1.124 1.472
Nacionales 5.535 8.230 7.861 Participantes
Internacionales 1.733 5.462 4.893
Fuente: Lanzarote Convention Bureau
Elaboración propia
0
20
40
60
80
100
2001 2002 2003
GRÁFICO 20. CARÁCTER DE LOS EVENTOS CELEBRADOS EN LANZARTOE
RegionalesNacionalesInternacionales
Fuente: Lanzarote Convention Bureau
Elaboración propia
En el mercado turístico de las reuniones en Lanzarote predomina el
ámbito nacional, pues en los tres años objetos de estudio, el ámbito nacional
supone más del 50% del total de eventos realizados. En el 2001, le seguía
al ámbito nacional el regional, y en último lugar el internacional. Sin embargo
esta situación cambia en los años posteriores. Tanto en el año 2002 como
en el 2003, el ámbito internacional aumenta (29 y 28 eventos más que en
2001, respectivamente) desplazando el ámbito regional al tercer lugar.
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� 72
0
2.000
4.000
6.000
8.000
10.000
2001 2002 2003
GRÁFICO 21. NACIONALIDAD DE LOS PARTICIPANTES
RegionalesNacionalesInternacionales
Fuente: Lanzarote Convention Bureau
Elaboración propia
La situación es similar a la anterior, el ámbito predominante de los
participantes a las reuniones celebradas en Lanzarote es el nacional,
seguido, en este caso en los tres años, por el ámbito internacional, siendo el
ámbito regional el que menos participantes aporta a los eventos realizados
en la isla.
El año 2003, presenta alguna variación con respecto a los dos años
anteriores; aunque la posición es similar a 2001 y 2002, los participantes de
ámbito nacional descienden en 369 unidades y los internacionales en 569
unidades, aumentado los regionales en 348 participantes más que el año
anterior.
Esta situación tiene consecuencias en otros aspectos del sector como
por ejemplo el alojamiento. Por norma general, esto es, salvo alguna
excepción, los participantes de ámbito regional no pernoctan en
establecimientos turísticos, ni realizan actividades complementarias al
evento, disminuyendo, por tanto, el gasto medio del participante en el lugar
de celebración del evento, es decir, en el destino. Otra consecuencia
provocada por este hecho es la variación en el gasto medio por día y
participante.
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� 73
2. Sectores generadores de las reuniones
TABLA 18- CARÁCTER DE LA ENTIDAD GENERADORA
2001 2002 2003
Pública 16% 15% 2%
Privada 84% 85% 98%
Fuente: Lanzarote Convention Bureau
Elaboración propia
GRÁFICO 22. CARACTER DE LA ENTIDAD GENERADORA
0%20%40%60%80%
100%
2001 2002 2003
Pública
Privada
Fuente: Lanzarote Convention Bureau
Elaboración propia
Si se hecha la vista a tras, al análisis de la situación del mercado
español, nos encontramos con una situación que se difiere mucho de la que
se refleja en la tabla y en el cuadro. En el apartado antes citado las
empresas que más eventos generaban eran las de vocación pública,
exceptuando las ciudades de más de 1.000.000 de habitantes. Según el
Spain Convention Bureau, Arrecife (y por tanto, Lanzarote) está situada en
las ciudades de menos de 200.000 habitantes (tiene actualmente 121.216
habitantes) con lo cual, se puede afirmar que se trata de una excepción a la
realidad reflejada en los datos anteriores, pues durante estos tres años se
muestra la predominancia de las empresas de vocación privada, sobre las
de vocación pública. Pero es el último año, el 2003, donde la diferencia se
acentúa más, con una supremacía del 98%.
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� 74
TABLA 19- TEMA DE LA ACTIVIDAD GENERADORA DE LA REUNIÓN
2001(%) 2002(%) 2003(%)
Médico-sanitaria 37 33 21
Científico 0 2 1
Cultural 2 12 4
Económico-financiero 20 28 64
Público 13 6 6
Tecnológico 16 9 2
Universidad 2 0 0
Otros 10 10 2
Total 100 100 100
Fuente: Lanzarote Convention Bureau
Elaboración propia
GRÁFICO 23. TEMA DE LA ACTIVIDAD GENERADORA
0%
20%
40%
60%
80%
100%
2001 2002 2003
OtrosUniversidadTecnológicoPúblicoEconómico-financieroCulturalCientíficoMédico-sanitaria
Fuente: Lanzarote Convention Bureau
Elaboración propia
En este caso si se corresponden los datos. Como en el resto de
España, hasta el 2002 el sector predominante era el sector médico-sanitario,
pero ese año, dicho sector disminuyó dando paso al sector económico
financiero. En Lanzarote ocurre lo mismo, pero un año más tarde. Durante
los años 2001 y 2002 el sector predominante es el médico-sanitario (37% y
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� 75
33% respectivamente) en segundo lugar se encontraba el sector económico-
financiero. Sin embargo en el año 2003, el sector médico disminuye un 12%
con respecto al año anterior, cediendo la predominancia al sector económico
financiero, que aumentando un 36%, generó el 64% de los eventos que se
celebraron el la isla durante ese año. El sector médico-sanitario es el otro
gran generador de eventos, con un 21% del total. El sector público y el
tecnológico se mantienen, los tres restantes disminuyen su presencia en el
mercado de congresos durante el 2003. Cabe hacer especial hincapié en el
sector universidad, que disminuyó hasta el punto de no generar el 2% de los
eventos durante el 2001 y el 0% durante el 2002 y 2003.
3. Lugar de celebración de las reuniones
TABLA 20- SEDE DE LOS EVENTOS
Lugar 2001 2002 2003
Palacio de congresos 0 0 0
Universidades 0 0 0
Salas de hoteles 100 100 100
Auditorios 0 0 0
Otros centros 0 0 0
Fuente: Lanzarote Convention Bureau
Elaboración propia
GRÁFICO 24. SEDE DE CELEBRACIÓN DEL EVENTO
0%
20%
40%
60%
80%
100%
2001 2002 2003
Otros centros AuditoriosSalas de hotelesUniversidadesPalacio de congresos
Fuente: Lanzarote Convention Bureau
Elaboración propia
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� 76
Tanto la tabla como la gráfica son suficientemente claras en este
caso. El 100% de los eventos realizados en Lanzarote durante los años
2001, 2002 y 2003 se celebraron en salas de hoteles.
En el resto de España, tal y como figura en el apartado
correspondiente, las salas de hoteles ocupaban la primera posición en
cuanto a preferencia a la hora de realizar eventos, pero esta primera
posición venía dada por el 30%-35% (aproximadamente)
La principal causa que genera este hecho es la ausencia total o
parcial (esto es, sin las condiciones adecuadas) de las restantes opciones
(campus universitario, centros culturales, recintos feriales, asociaciones,
entidades privadas, etc.) Si existe un auditorio, que actualmente está cerrado
por reformas, que podría suplir la ausencia de un palacio de congresos.
En dos ocasiones se expusieron proyectos para la realización de un
palacio de congresos en la ciudad de Arrecife, con el fin de propagar una
diversificación del turismo tradicional y la implantación de un turismo de
calidad. Se hablaba de “Arrecife, ciudad de congresos”.
El primero de eso proyectos “Plan Especial del Puerto de Arrecife” fue
una propuesta de la asociación de Ciudadanos por Arrecife, en febrero del
año 1997, que situaba el palacio de congresos cerca de la ciudad, de una
zona de paseo y a orillas del mar, en la zona conocida actualmente como
“La Rocar”. Ver anexo VI, Plano del proyecto que incluye el palacio de
congresos.
El segundo proyecto que englobaba la idea de un palacio de
congresos en Arrecife, ubicaba el palacio de congresos, junto a un pabellón
de protocolo y un campus universitario en la entrada a la ciudad. Este
proyecto incluía un auditórium para 500 personas, pabellón de protocolo
(para recepciones, presentaciones, etc.) dos aulas para charlas con
capacidad para 50 personas, aula para videoconferencia y audiovisuales con
capacidad para 150 personas, aula de teleformación e informática, servicio
de traducción (cabinas, equipo técnico, etc.) cuatro salas de reuniones y
mesas de trabajo, área de administración y servicios, área de seguridad y
control, recepción, oficina de información, taquillas, guardarropa y servicios.
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� 77
Ver anexo VII, tres planos del proyecto, el primero muestra la situación
actual, el segundo un plano general del proyecto y el tercero un plano
específico de la ubicación del palacio de congresos.
Recientemente, el pasado día 17 de junio del presente año, salió en la
prensa una noticia referente a la ubicación de un palacio de congresos en el
ayuntamiento de Tías. Según la noticia el proyecto lo lleva a cabo un
Comisión Especial de Asesoramiento y Promoción de Tías en un terreno de
más de 5.000 m2 cedidos por dicho ayuntamiento.
Teniendo la oportunidad de hablar con una de las personas
relacionadas con el tema, Cristina de Armas, empleada de la concejalía de
turismo del ayuntamiento de Tías, me informó de que no se trata de un
palacio de congresos, sino de un edificio de usos múltiples. Que en ningún
momento se pensó en un palacio de congresos, dado que el equipamiento
que este requiere no sale rentable.
La última noticia sobre el tema se recoge en la prenda del día
07/07/04, y hace referencia a la intención de la Viceconsejera de Cultura del
Gobierno de Canarias de establecer un auditorio en cada isla antes del año
2001. Basa su propuesta en fomentar la cultura y la calidad tanto a los
residentes como a los visitantes.
4. Temporalidad de las reuniones
TABLA 21- TEMPORALIDAD DE LAS REUNIONES
Mes 2001 2002 2003
Enero 6 10 8
Febrero 2 12 13
Marzo 18 9 11
Abril 4 7 9
Mayo 16 14 16
Junio 11 8 10
Julio 7 6 5
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� 78
Agosto 5 3 1
Septiembre 5 6 8
Octubre 14 13 7
Noviembre 10 8 8
Diciembre 2 4 4
Fuente: Lanzarote Convention Bureau
Elaboración propia
Fuente: Lanzarote Convention Bureau
Elaboración propia
Por norma general, y como ocurre en el resto de la península, el
turismo de congresos en Lanzarote actúa como una alternativa a otras
formas de turismo. En el caso de Canarias y concretamente en Lanzarote, la
modalidad turística implantada desde los años 60 es el “sol y playa”, que se
concentra sobre todo en las épocas de verano e invierno.
Pues haciendo referencia a lo dicho anteriormente, como se reflejaba
en el punto seis del análisis de la situación en España, y como se muestra el
la tabla y posterior gráfica, el turismo de congresos durante los tres años
objeto de estudio se centra en las épocas de primavera y otoño. Aunque
con ligeras variaciones, los principales meses receptores del turismo de
0
5
10
15
20
Ene
ro
Febr
ero
Mar
zo
Abr
il
May
o
Juni
o
Julio
Ago
sto
Sep
tiem
bre
Oct
ubre
Nov
iem
bre
Dic
iem
bre
GRÁFICO 25. TEMPORALIDAD DE LAS REUNIONES
200120022003
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� 79
congresos son: marzo, mayo octubre y febrero, siendo julio, agosto,
septiembre y diciembre los meses que menos reuniones acogen. Durante
los meses restantes el número de reuniones es similar y poco destacable.
5. Duración de eventos
TABLA 22- DURACIÓN DE LOS EVENTOS
2001 2002 2003
Hasta 2 días 25 46 42
3-4 días 55 35 39
Más de 4 días 20 19 19
Fuente: Lanzarote Convention Bureau
Elaboración propia
0
20
40
60
80
100
Hasta 2 días 3-4 días Más de 4 días
GRÁFICO 26. DURACIÓN DE LOS EVENTOS
200120022003
Fuente: Lanzarote Convention Bureau
Elaboración propia
Vemos en la tabla y posteriormente en el gráfico, que la situación
respecto a la duración de los eventos en Lanzarote ha cambiado durante
estos tres años. Durante el año 2001, más del 50% (55%) de las reuniones
tenían una duración de tres a cuatro días, el 25% duraba hasta dos días y el
20% restante duraba más de cuatro días. Durante los dos años posteriores,
la situación cambió. Durante los años 2002 y 2003, la mayoría de las
reuniones (46% y 42% respectivamente) duraros hasta dos días, el 35% y
39% tuvieron una duración de tres a cuatro días y solo el 19% en ambos
casos duró más de cuatro días.
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� 80
Como se puede observar el mercado de reuniones no sólo disminuyó
en número de eventos, sino que también disminuyó la duración de los
eventos realizados en la isla.
Esta disminución colocó a Lanzarote en la misma situación que el
resto de la península. Como se refleja en el punto 7 del análisis de la
situación de España, ya en 1998, la mayoría de los congresos (49,73%)
duraban hasta dos días, en el año 2002 esta cifra aumentó al 55,09%.
6. Número medio de participantes por evento
TABLA 23- PARTICIPANTES POR EVENTO
2001(%) 2002(%) 2003(%)
Menos de 50 33 0 0
De 50-150 49 76 77
De 151-250 13 15 16
De 251-500 4 7 6
De 501-1000 1 2 1
Más de 1000 0 0 0
Fuente: Lanzarote Convention Bureau
Elaboración propia
0102030405060708090
100
-de 50 de 50-150de 151-250de 251-500 de 501-1000
más de1000
GRÁFICO 27. PARTICIPANTE POR EVENTO
200120022003
Fuente: Lanzarote Convention Bureau
Elaboración propia
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� 81
Los datos reflejan que durante los tres años objetos de estudio, la
mayoría de los eventos reciben entre 50 y 150 participantes, en el año 2001
fue el 49% los eventos que se realizaron con este número de participantes,
pero esta cifra aumentó superando el 50% en los años posteriores (16% en
2002 y 77% en 2003) Sólo en el año 2001 se realizaron eventos con menos
de 50 participantes. Es también significativo el porcentaje de eventos que
acogieron de 151 a 250 participantes (13% en el 2002, 15% durante el 2002
y 16% durante el 2003) Escasamente se realizan eventos que acojan entre
251 y 1000 participantes (5% durante el 2001, 9% durante el 2002 y 7%
durante el 2003) En ningún caso se han celebrado eventos que superen los
1.000 participantes.
7. Tipo de alojamiento solicitado
TABLA 24- TIPO DE ALOJAMIENTO SOLICITADO
2001 2002 2003
Hotelero 100 100 100
Extrahotelero 0 0 0
Fuente: Lanzarote Convention Bureau
Elaboración propia
GRÁFICO 28. TIPO DE ALOJAMIENTO SOLICITADO POR LOS PARTICIPANTES
0%
20%
40%
60%
80%
100%
2001 2002 2003
ExtrahoteleroHotelero
Fuente: Lanzarote Convention Bureau
Elaboración propia
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� 82
Pocos comentarios exigen estos datos, el 100% de los asistentes a
eventos en Lanzarote se alojan en establecimientos hoteleros, situación muy
similar a la española, donde los establecimientos más solicitados durante el
año 2002, era el sector hotelero (96,43%)
TABLA 25- CATEGORÍA DEL HOTEL SOLICITDADA POR LOS ASISTENTES
2001 2002 2003
5*****GL 0 0 6
5***** 20 45 18
4**** 80 55 70
3*** 0 0 6
Otros 0 0 0
Fuente: Lanzarote Convention Bureau
Elaboración propia
0
20
40
60
80
100
5*****GL 5***** 4**** 3*** Otros
GRÁFICO 29. CATEGORÍA DEL ESTABLECIMIENTOSOLICITADO POR LOS ASISTENTES
200120022003
Fuente: Lanzarote Convention Bureau
Elaboración propia
Dentro del sector hotelero destacan los hoteles de 4 estrellas,
solicitados por el 80% de los asistentes durante el año 2001, el 55% durante
el 2002 y el 70% durante el 2003. A continuación destacan los
establecimientos de 5 estrellas, que aumentan durante el año 2002 (25%
más que el año anterior) pero vuelve a disminuir durante el año 2003 (27%
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� 83
menos que el año 2002) Los establecimientos de 5 estrellas Gran Lujo y los
de 3 estrellas sólo fueron solicitados durante el año 2003.
Los datos estadísticos expuestos en este apartado son lo
suficientemente claros, el mercado de reuniones aunque no ha disminuido,
el aumento ha sido muy leve. Apenas se realizan más eventos que años
anteriores y la participación es menor.
En el apartado siguiente se pretende exponer la misma realidad, el
mercado de reuniones en Lanzarote, pero desde otro punto de vista. El
punto de vista de la oferta más directa. Para ello se ha intentado realizar un
guión-cuestionario a todos aquellos establecimientos que organizan eventos
en sus instalaciones. A continuación se exponen esos resultados.
�������EL PUNTO DE VISTA DEL EMPRESARIO DE LANZAROTE
Para finalizar el análisis de la situación del turismo de congresos y a
fin de obtener unas buenas conclusiones del mercado de reuniones en
Lanzarote, se exponen en este apartado los resultados de un guión-
cuestionario realizado en los establecimientos hoteleros de la isla. Ver anexo
I, talbas 28, 29, 30, 31 y 32, donde se muestran los establecimientos
visitados.
Esta relación de tablas, similar a la del apartado anterior, muestra los
establecimientos que hay en Lanzarote y cuantos de ellos tienen salas. En
ellas se muestran diferentes apartados como el día y hora de visita, la
persona de contacto y el departamento (o cargo) al que pertenece dicha
persona. En el apartado de observaciones se hace referencia a los
establecimientos que no tienen salas en sus dependencias, o aquellos cuyo
departamento encargado de la organización de congresos se encuentra en
otro establecimiento de la misma cadena. Estos establecimientos, aunque
físicamente no fueron visitados, cuentan como visitados por el hecho de que
el departamento de comercial o la persona encargada fue entrevistada en el
hotel que se refleja.
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� 84
A continuación se explica una por una todas aquellas cuestiones que
fueron preguntadas a las personas entrevistadas. Cabe destacar que no se
trata de un cuestionario, sino de un guión orientativo, por lo que en las
respuestas también se tiene en cuenta la impresión del entrevistador.
Las preguntas que figuran hacen referencia al aspecto organizativo
del congreso en sí, puesto que otros aspectos como el número de
congresos, participantes, etc.…se recogen en el apartado anterior.
Se trabaja con porcentajes, el número de cuestionarios realizados es
13. Ver anexo VIII, cuestionarios realizados.
1. ¿Cómo se contacta? ¿Se promociona el hotel? ¿Llaman al
hotel?
Con esta pregunta se pretende conocer cual es la principal forma de
contacto entre el hotel-cliente y la situación de la promoción del turismo de
congresos en Lanzarote. Los resultados fueron:
GRÁFICO 30. CONTACTO CLIENTE-HOTEL
Se promociona30,77%
Llama el cliente53,84%
50-5015,39%
Fuente y elaboración propias
Como nos muestra el gráfico, más del 50% (53,84%) de los
congresos que se realizan en un hotel es porque el cliente llama al hotel, el
30,77% se realizan gracias a la promoción que hace el hotel, y el restante
15,39% de los congresos la proporción de los clientes que llaman o la
promoción del hotel es similar.
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� 85
Cuando se habla de que el cliente llama al hotel, no se hace
referencia a la promoción que el hotel hace como “hotel de congresos” sino,
como dijeron algunas de las personas entrevistadas, el “boca a boca”, o el
hecho de conocer el hotel por otra modalidad turística, como el “sol y playa”.
Las principales fuentes de promoción a la que recurren los hoteles
son la Web y ferias especializadas como Fitur Congresos (Madrid), Confex,
Meeting & Incentive Travel o Steps (Londres), Tecnomeeting (Barcelona)
etc.
El tercer apartado denominado 50-50 hace referencia a los hoteles en
la que las otras dos opciones actúan por igual.
2. ¿Qué ofrece el hotel? Criterios, instalaciones, ayuda técnica,…
En principio esta pregunta hacía referencia a todo aquello que el hotel
podría ofrecer. Pero a partir de la base de que como instalaciones se
incluyen salas y como criterios se incluye salas y ayuda técnica, a medida
que se hacían más entrevistas se fue modificando la pregunta, llegando a la
siguiente cuestión:
¿La ayuda técnica que ofrece el hotel es propia o se alquila?
GRÁFICO 31. AYUDA TÉCNICA
Propia7,69%
Se alquila92,31%
Fuente y elaboración propias
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� 86
Solo un 7,69% de los establecimientos visitados utiliza en los eventos
se propia tecnología. El 92,31% restante alquila a una empresa local todo o
parte de la ayuda técnica que necesita para que el evento se lleva a cabo. El
principal motivo que justifica este alto porcentaje de alquiler de la ayuda
técnica es el excesivo coste y mantenimiento que requiere esta tecnología
para los escasos eventos que se realizan en Lanzarote. En la casi totalidad
de las entrevistas, la persona entrevistada decía:” no es rentable”. Aún así,
como se muestra en el gráfico que sigue, el 33,33% de los hoteles que
alquilan ayuda técnica poseen un equipo base, consistente en la mayoría de
los casos en un vídeo o DVD, una pantalla de proyección y megafonía, pero
que no son suficientes debido al avance tecnológico en general y en el
mercado de reuniones en concreto.
GRÁFICO 32. AYUDA TÉCNICA2
Equipo base33,33%
Nada66,67%
Fuente y elaboración propias
3. ¿Qué departamento se encarga?
Aunque en algún caso la organización de un congreso se lleva a cabo
por más de un departamento, en el gráfico se expresa el de más peso en el
tema. Cabe destacar que cuando se habla del departamento de dirección se
hace referencia tanto al director, como subdirector o ayudante de dirección.
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� 87
GRÁFICO 33. DEPARTAMENTO ENCARGADO
Dirección y RRPP
23,08%
Comercial38,46%
Grupos30,77%
Recepcion7,69%
Fuente y elaboración propias
En la mayor parte de los casos (38,46%) es el departamento de
comercial el que se encarga de la organización de los eventos. Le sigue el
departamento de grupos con un 30,77%. En muchas ocasiones, el
departamento de grupos depende del departamento de comercial. El
departamento de grupos, en todos casos es un departamento creado
especialmente para el turismo de congresos y en ningún caso supone los
dos años de vida. Se trata pues de un departamento específico y reciente,
que refleja el auge de este sector del turismo.
4. Personal específico del turismo de congresos
Cabe destacar que cuando en un hotel se realiza un evento, todo el
personal del hotel trabaja en y para ese evento, el departamento de
recepción, de comercial, de animación, de restauración… todos toman parte
en la organización de la reunión.
Por eso con este apartado se pretende conocer la postura de los
hoteles hacia personal expresamente necesario en la celebración de un
congreso, como por ejemplo las azafatas.
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� 88
GRÁFICO 34. PERSONAL ESPECÍFICO DE UN EVENTO
Interno0,00%
Externo76,92%
No se hacen cargo
23,08%
Fuente y elaboración propias
Como se observa en el gráfico, se dieron tres opciones, una de ellas
contemplaba la posibilidad de que el personal fuera interno, del propio hotel,
pero como se puede ver, en ningún caso se da esta opción. En segundo
lugar se contemplaba la opción de que el personal fuera contratado a una
empresa externa, situación que se da en el 76,92% de los hoteles. Según
avanzaban las entrevistas se contempló otra opción, pues el 23,08% de los
hoteles no se hace cargo de personal ajeno a su establecimiento. Si el
congreso lo necesita debe encargarse la empresa organizadora o un agente
de viajes.
5. ¿Quién lo dirige?, Pasos a seguir.
Esta pregunta se anuló por que se complementa con las preguntas
número tres, cuatro y doce.
6. ¿Quién lo organiza? (Hotel, OPC, Patronato) Pasos a seguir.
En esta pregunta se intenta saber si para la organización de un
evento el hotel actúa solo o cuenta con la ayuda del Patronato de turismo
(Lanzarote Convention Bureau) o alguna OPC.
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� 89
GRÁFICO 35. COLABORACIÓN CON AGENTES EXTERNOS
Sólo hotel30,77%
Hotel más OPC15,38%
Hotel más patronato15,38%
Hotel más OPC más patronato
38,47%
Fuente y elaboración propias
Como refleja el gráfico, la mayor parte de las veces, un 38,47%,
actúan los tres en conjunto. Curiosamente la siguiente opción más puntuada,
con un 30,77% hace referencia a la que el hotel actúa solo, sin el Lanzarote
Convention Bureau y sin contar con ninguna OPC. Las ocasiones en las que
el hotel actúa con solo una de las dos entidades son similares, un 15,38%
actúa solo con el patronato y en un 15,38% actúa solo con un
OPC.
Los pasos a seguir ya se explicaron en apartados anteriores,
básicamente el Patronato de turismo actúa como intermediario entre el hotel
y la empresa organizadora, dando a cada uno de ellos los datos de la otra
parte interesada. La OPC realiza las funciones propias de cualquier operador
profesional de congresos.
7. Carácter: insular, regional, nacional o internacional.
Se pregunta aquí cual es el carácter que predomina en los eventos
realizados dentro del hotel. Para hallar los resultados se tuvo en cuenta solo
el hecho de que los congresos fueran insulares o no insulares, para conocer
hasta que punto se requiere alojamiento en los congresos realizados en la
isla.
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� 90
TABLA 26- CARÁCTER DE LOS EVENTOS
Fuente y elaboración propias
En esta tabla, el carácter insular hace referencia a Lanzarote, regional
a la Comunidad Autónoma de Canarias, nacional a España e internacional a
todos aquellos que procedan de fuera de España. Con el carácter no
definido hace referencia a las respuestas en las que no se destacó un
carácter sobre otro. El 7,69% de las ocasiones que se dio esta situación, se
colocó en el mismo nivel el carácter regional, nacional e internacional. Otro
7,69% colocó al mismo nivel el carácter nacional y el internacional y el
restante 7,69% colocó al mismo nivel el carácter regional y el nacional.
TABLA 27- CARÁCTER DE LOS EVENTOS 2
Fuente y elaboración propias
En la tabla anterior el carácter insular hace referencia a la isla de
Lanzarote y a la Comunidad Autónoma de Canarias, el carácter no insular
hace referencia al nacional e internacional (por lo que se incluye el 7,69%
que se expresa en la tabla anterior como no definido, pero que aclara que no
Carácter %
Insular 23,08
Regional 15,38
Nacional 23,08
Internacional 15,38
No definido 23,08
Carácter %
Insular 38,46
No insular 46,16
No definido 15,38
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� 91
se refiere al carácter insular) para finalizar el carácter no definido hace
referencia a aquellos donde no se define si se trata de eventos de carácter
insular o no insular sino que estos criterios están al mismo nivel.
GRÁFICO 36. CARÁCTER DE LOS EVENTOS
Insular38,46%
No insular46,16%
No definido15,38%
Fuente y elaboración propias
Como se observa en el gráfico predomina el carácter no insular, con
un 46,16%, lo que implica que la mayoría de los eventos que se realizan en
la isla conllevan alojamiento. Este hecho supone una ventaja para Lanzarote
frente a otros destinos peninsulares. La insularidad es un hecho que lleva
adjunto el alojamiento, entre otras cosas por las distancias y las limitadas
opciones de transporte. Esto suele complementarse con ofertas de otras
ramas del turismo, elevando el gasto medio por participante y día en el
destino.
8. Tema:
En esta pregunta las respuestas fueron múltiples, teniendo en cuenta
el punto dos del análisis anterior, no se harán estadísticas en este punto,
sino que se nombrarán las respuestas que se dieron.
Entre los temas principales se encuentran el médico, bancario,
político, laboratorio, tecnológico. También se celebran eventos con temas
automovilístico, cosmético, formativos, alimentación, ropa y calzado.
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� 92
9. Financiaciónes, subenciones...
Ante la pregunta de si el hotel recibe u ofrece algún tipo de
subvención o financiación por la realización de un evento en sus
instalaciones, la respuesta fue unánime:
GRÁFICO 37. PRESTACIONES ECONÓMICAS
Sí0,00%
No100,00%
Fuente y elaboración propias
Todos concluyen en que es deber de la empresa u asociación
organizadora junto con los participantes y asistentes.
10. La demanda: ¿Se percibe un descenso, estancamiento o
aumento?
Con esta cuestión se pretende conocer la situación actual del
mercado por parte de las personas implicadas en él.
La percepción del mercado según los encargados de las personas
encargadas de organizar eventos en Lanzarote es muy variada.
Entre el apartado de “No sabe, no contesta”, es destacable la corta
edad de algunos establecimientos, impidiendo a la persona responsable
contestar con eficacia y precisión.
Como se observa a continuación la diferencia entre los
establecimientos que perciben un aumento y los que perciben un descenso
en mínima.
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� 93
GRÁFICO 38. SITUACIÓN DE LA DEMANDA
Descenso30,77%
Estancamiento23,08%
Aumento30,77%
NS/NC15,38%
Fuente y elaboración propias
Como se puede observar, un 30,77% de las personas entrevistadas
consideran que este año la demanda descendió. Curiosamente el porcentaje
que considera que la demanda aumentó es similar, un 30,77%. También es
considerable el porcentaje que considera que el mercado de reuniones está
estancado aquí en Lanzarote (23,08%) Un 15,38% de los entrevistados no
contestan a esta pregunta.
11. La oferta: ¿Previsiones de ampliación o promoción?
Una vez conocida la situación de la demanda, se pretende conocer
como actúa la oferta con respecto a esta demanda, para ello se pregunta si
hay previsiones de ampliación o de promoción.
GRÁFICO 39. PREVISIÓN DE AMPLIACIÓN
Sí30,77%
No69,23%
Fuente y elaboración propias
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� 94
Las previsiones de ampliación hacen referencia a infraestructuras, por
ejemplo salas de conferencias dentro del hotel, pero también a pequeños
detalles como la decoración. En el gráfico anterior refleja que la opción de no
ampliar en infraestructuras supera en un 39,16% la opción de invertir en el
mercado de reuniones por parte de los hoteleros.
GRÁFICO 40. PREVISIÓN DE PROMOCIÓN
Sí53,85%
No46,15%
Fuente y elaboración propias
Sin embargo, cuando se trata de ampliar la promoción la situación
cambia, pues un 53,58% tiene previsiones de ampliar la promoción, frente a
un 46,15% que no lo considera necesario. Cabe destacar la importancia que
la mayoría de los entrevistados dan a la promoción, con frases como “la
competencia no duerme”
12. ¿Qué ofrece el hotel… al participante,… al asistente,… al
acompañante?
Aunque en un principio se pretendía analizar cada uno por separado,
el análisis final engloba al participante y al asistente en el mismo grupo.
También es necesario saber si es usual que en los eventos realizados
en Lanzarote vengan acompañantes:
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� 95
GRÁFICO 41. ACOMPAÑANTES
Sí69,23%
No30,77%
Fuente y elaboración propias
Como se puede comprobar, en más de la mitad de los eventos que se
realizan, los participantes y asistentes vienen acompañados.
GRÁFICO 42. PROGRAMA TURÍSTICO
Sí88,89%
No11,11%
Fuente y elaboración propias
Así mismo, un 88,89% de los hoteles ofrecen trato y servicios
especiales, tanto a los participantes, como a los asistentes y acompañantes.
Entre estos servicios se encuentran cenas de gala, cocktail de bienvenida,
descuentos en las instalaciones del hotel (por ejemplo en el SPA) zonas
reservadas…
El porcentaje de establecimientos que no ofrecen servicios extras es
relativamente bajo (11,11%)
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� 96
CONCLUSIONES FINALES:
Como se observa a lo largo de todo el texto, el mercado de reuniones
es un sector del turismo muy reciente, con muy poca referencia bibliográfica
referente a su historia, escasos hechos concretos nos dan una referencia del
tema que tratamos. En el año 1600, se celebra el primer congreso de
médicos en Roma y en 1898, se crea la primera oficina de promoción de
congresos en Detroit, éstos son dos hechos que nos marcan una referencia
de la situación del mercado de reuniones mundial; en el año 1984 se forma
el Spain Convention Bureau, una referencia al sector en España, en el año
1993, el Tenerife Convention Bureau y en 1999, Las Palmas de Gran
Canaria Convention Bureau, el turismo de congresos toma importancia en
Canarias y en 1992, el Lanzarote Convention Bureau, crece la importancia
del sector congresos en la isla.
También se refleja a lo largo del texto la complejidad de este sector
turístico; Dificultad terminológica, a menudo se confunden congresos con
convenciones o con eventos, autores que lo denominan mercado de
reuniones y otros que prefieren dirigirse a él como turismo de congresos.
Dificultad también a la hora de promocionar y organizar, este segmento del
mercado turístico requiere de un gran número de profesionales y de un
espacio de tiempo prolongado, pues como se da a conocer en el trabajo el
primer anuncio de un evento debe realizarse con uno o dos años de
antelación. Otra complejidad con la que cuenta el mercado de reuniones es
la dependencia de factores exógenos al turismo, el mercado de las
reuniones está relacionado con los avances médicos, tecnológicos,
sociológicos, etc. Depende, entre otras cosas, de una nueva tendencia
mundial hacia la globalización, del interés empresarial…
A pesar de estas complejidades, nos encontramos ante un mercado
en auge.
En España, durante el año 2002, se celebraron 2.158 eventos más
que en el año 1998, a los que asistieron 966.113 participantes más que
dicho año, aumentando el gasto medio por participante y día en esos cinco
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� 97
años en 65,29€. Varía también la distribución del gasto medio, el turista de
congresos invierte menos en aspectos directamente relacionados con el
mercado de reuniones (por ejemplo, cuotas de inscripción, alojamiento,
comida) e invierte en actividades alternativas pertenecientes al programa
social como las compras o el ocio. Lo que nos muestra la importancia que
adquiere el entorno en la celebración de un evento.
Influye en el turismo de reuniones el tamaño de la cuidad en la que se
realiza el evento. Las ciudades de menor tamaño son las que acogen mayor
número de eventos, el carácter de la mayoría de ellos es público y los
participantes de nacionalidad española. En las ciudades de mayor tamaño,
sin embargo, se realizan menos eventos, la mayoría de los cuales son
organizados por empresas de carácter privado y los participantes, en su
mayor parte, de procedencia internacional.
En Lanzarote, la situación que vive este mercado difiere en varios
aspectos a la que se vive, por norma general, en el resto de España.
El año 2002, supuso un aumento considerable con respecto al año
anterior, sin embargo el año 2003, supone un cúmulo de recesiones con
respecto al año 2002.
Sólo se realizan cinco eventos más que el año pasado, siendo los
congresos las reuniones más afectadas, con un descenso del 24,32% con
respecto al 2001. Disminuyen los participantes, Lanzarote acogió 590
participantes menos en 2002 que en 2001.
Otro punto diferenciador que posee Lanzarote con respecto a España
es el carácter de las empresas generadoras de eventos, a nivel español
predominan las empresas de carácter público, mientras que a nivel insular
las empresas predominantes son las de carácter privado.
Pero no todo son diferencias, España y Lanzarote coinciden en
muchos aspectos en el mercado de reuniones.
En ambos casos el sector médico-sanitario ha dejado de ser el sector
que más eventos realiza, para conceder la hegemonía al sector económico-
financiero. También comparten el carácter temporal, los eventos se realizan
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� 98
sobre todo en otoño y primavera, cediendo el verano e invierno para otras
ramas del turismo. Es general la disminución de la duración de los eventos,
predominando los eventos que duran hasta dos días, así como la elección
de salas de hoteles como sede de la reunión, en detrimento de palacios de
congresos, universidades u otros centros sociales (destacable y comentado
el caso de Lanzarote por la ausencia de palacios de congresos y otros
centros) y el hecho que los hoteles elegidos por los organizadores en ambos
casos son los de cuatro estrellas.
Como observamos en este apartado, el mercado de reuniones en
Lanzarote, con sus igualdades y diferencias con el mercado español, no está
consolidado en la isla.
Teniendo en cuenta la importancia del entorno de la ciudad
organizadora en el mercado de reuniones, el prestigio que la realización de
un evento ofrece a la ciudad que lo acoge, el dato de que el turista de
congresos gasta seis veces más que un turista vacacional tradicional, el
aumento del gasto de los asistentes en actividades alternativas al sector
“reuniones” y el hecho de que, por norma general en España, el lugar
elegido como sede de eventos son las salas de hoteles, nos encontramos
con una isla que perfectamente ofrece un perfil correcto para la organización
de eventos y que podría beneficiarse, en concepto económico y de calidad,
de las ventajas que este sector turístico ofrece.
Después de realizado el estudio, percibimos que la principal causa de
que este mercado no se consolide en Lanzarote, es la consolidación del
sector “sol y playa”. Esto lo demuestra el carácter temporal, tan comentado
anteriormente, y la poca promoción que se realiza.
En Lanzarote hay 39 establecimientos hoteleros, el 51% de los cuales
afirma tener salones de congresos, pero sólo el 40% de los establecimientos
con salas (lo que supone un 20% del total) afirma dedicar parte de la
campaña de promoción del establecimientos al mercado de reuniones.
Una vez que se tuvo la oportunidad de entrevistar a las personas
encargadas de realizar eventos en los establecimientos de la isla, se
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� 99
concluye que el principal motivo que justifica la escasez de promoción de un
establecimiento como receptor de eventos es la “poca rentabilidad” del
mercado. Los alegatos hacen referencia a diferentes aspectos del mercado;
no es rentable tener 200 habitaciones ocupadas durante cuatro días en
temporada alta. Tampoco es rentable el gasto que conllevan, a corto y largo
plazo, las instalaciones técnicas necesarias para la realización de eventos,
motivo por el cual, el 92,31% de los establecimientos entrevistados la
alquilan a empresas externas. De la misma manera que no es rentable
mantener en plantilla personal dedicado específicamente a los eventos,
como por ejemplo las azafatas, hecho por el cual el 76,92% de los
establecimientos entrevistados la contraten a empresas externas y el
23,08% restante no se haga cargo de dicho personal.
Pero de ese mismo estudio también se concluyó un interés por
adentrarse en el mercado de las reuniones. Este interés lo confirma la
creación muy reciente, en casi todas las ocasiones con una antigüedad
inferior a un año, de departamentos dedicados específicamente al turismo de
congresos en los establecimientos entrevistados. Aunque la nomenclatura
no es común (pueden englobarse en “departamento de grupos”) el 30,77%
de los establecimientos afirman tener un departamento dedicado a la
organización de eventos.
Interés que se muestra también en las previsiones de ampliación y
promoción por parte de dichos establecimientos.
Solo el 30,77% tiene previsiones de ampliar las instalaciones, pero el
53,85% de los entrevistados afirma tener previsiones de ampliar la
promoción.
Para concluir este trabajo vemos que por un lado tenemos en
Lanzarote una recesión del turismo de reuniones en el año 2002, por otro, la
intención, por parte de los empresarios locales de impulsar este sector del
turismo. Éste hecho se podría tomar como una alternativa al tradicional “Sol
y playa”, que no está actualmente en su mejor momento, aprovechando para
la isla los beneficios económicos, y prestigio que este mercado ofrece.
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� 100
BIBLIOGRAFÍA:
o AAVV, Cuadernos del Guincho Nº2, El Guincho, 1997.
o AAVV, El turismo en Canarias, Fundación FYDE-Caja Canarias, 1998.
o AAVV, Protocolo en el sector turístico de congresos, Universidad de las
Palmas de Gran de Canaria, 2002.
o AAVV, Proyecto Maretas, Cabildo de Lanzarote, 2002.
o Cabildo de Lanzarote, Guía alojativa turística de lanzarote 2002,
Cabildo de Lanzarote, 2003.
o Fernández Fúster, L. Geografía general del turismo de masas, Alianza
Editorial, Madrid 1991.
o Fernández Fúster, L. Historia general del turismo de masas, Alianza
Editorial, Madrid 1991.
o Innovación Canaria, S.L., Libro Blanco del turismo canario, Consejería
de Turismo y Transportes del Gobierno de Canarias, 1997.
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2002.
PÁGINAS WEB:
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Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� 101
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http://www.mcx.es
http://www.munimadrid.es/congresos/
http://www.opcspain.org
http://www.palacios-congresos-es.com
http://www.palaciocongresossalamanca.com
http://www.palcongres-vlc.com/
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http://www.situr.org
http://www.spain.info/TourSpain/Eventos
http://www.tecnomeeting.net
http://www.tenerifecb.com
http://turismo.ayto-zaragoza.es/congresos
http://www.turismolanzarote.com
http://www.turisvalencia.es
http://www.world-tourism.org/market_research/datos/menu.html
�
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� 102
GLOSARIO DE TÉRMINOS:
Asamblea: Reunión periódica en que el Consejo de Administración
convoca a sus accionistas o socios con el fin de informar, analizar
resultados, repartir dividendos o resolver problemas. Su organización suele
llevarse a cabo en los locales de la propia entidad, es sencilla y se centra en
la convocatoria, recepción y asistencia de los participantes.
Conferencias: Se trata en la mayor parte de los cosos de debates
sobre temas políticos al más alto nivel y su organización corre a cargo del
gobierno anfitrión. La organización de este tipo de eventos requiere un alto
nivel de las normas protocolarias nocionales e internacionales, así como un
exhaustivo control de los sistemas y equipos de seguridad.
Congresos: Son reuniones a gran escala, normalmente abiertas y
dirigidas a un sector determinado, que se celebran con el fin de divulgar
ideas y diseñar objetivos. La organización y responsabilidad está adjudicada
a un Comité Organizador, que se constituye en órgano de decisión. Durante
todo el proceso de planificación y preparación del congreso, el operador
deberá estar en continuo contacto con este grupo de personas para
coordinar el ritmo y desarrollo de la convocatoria, lo que implica el
establecimiento de reuniones periódicas, cuya agenda y seguimiento
marcarán los planes y calendarios de actuación en cada momento. De la
capacidad y eficacia del operador para coordinar con el Comité Organizador
dependerá en gran medida la buena organización del congreso. No hay dos
congresos iguales, pues se trata de eventos muy dispares, en cuya
organización intervienen conceptos muy específicos.
Convenciones: Son reuniones convocadas de forma cerrada con
participación restringida a los miembros de una empresa u organización. Su
operación es menos compleja que la de los congresos, no solamente por el
hecho de que la participación no conlleva cuotas, sino porque el responsable
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� 103
de la convocatoria realizada es, en este caso, una sola persona. Él es quien
decide el hotel donde alojarse, el medio de transporte a utilizar, los días de
duración, si los participante irán o no con acompañante,…, es por tanto un
evento muy concreto donde hay un diálogo individualizado.
Cursos, Seminarios, Simposios: Su organización se suele llevar a
cabo por el comité convocante: universidad, asociación,…, en colaboración
con la sede u hotel donde se desarrolla el evento y la agencia de viajes
encargada del transporte y alojamiento de los asistentes, cuando éstos
residen fuera del lugar de celebración de la reunión. Se trata de reuniones
de carácter formativo, cuyo contenido se centra en la exposición de temas, la
organización de grupos de trabajo, debates, contraste de opiniones y
conclusiones.
Convention Bureau: Son organismos no lucrativos cuyo objetivo
principal es la captación de turismo de negocios para la ciudad, creados o
participados por instituciones públicas y privadas, y que cuentan con la
colaboración de profesionales del sector turístico.
El convention Bureau es en sí mismo una oficina de congresos que
facilita información actualizada y objetiva sobre las infraestructuras y
servicios que tiene la cuidad para la organización de congresos,
convenciones, viajes de incentivos y otros eventos de ese tipo.
Ferias y Exposiciones: Se trata de mercados de productos
mayoristas y minoristas de determinados productos y servicios con los que
se intenta facilitar el intercambio de negocio. Su organización difiere
enormemente de la organización de congresos y convenciones, ya que
incluye otros componentes, como personal técnico de montaje, iluminación,
sonido, azafatas, así como conocimientos del sector al que pertenece la feria
en cuestión, demostrando una clara perspectiva de lo que pasa en el sector
en determinadas fechas para situar la feria en el momento idóneo y sin que
concurra con otras paralelas.
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� 104
Jornadas: Reuniones abiertas, de carácter cíclico y con fin
académico.
Mercado de reuniones: Se entiende por mercado de reuniones
dentro del sector turístico aquella parcela de este sector que se ocupa de la
organización de actos públicos o privados a los que acuden grupos guiados
por diversas motivaciones que pueden ser tanto de carácter social, como
cultural, científico, político,…
Viajes de incentivos: Este tipo de viajes responden a una estrategia que
utilizan las empresas para motivar a sus equipos comerciales con el fin de
vender más y realizar mejor sus funciones. La preparación de estos viajes
incluye:
- Una primera fase de motivación, dirigida a crear un ambiente laboral
en el que los trabajadores reciban una serie de mensajes que les
motive a conseguir el premio del viaje y, aunque éste sólo lo obtienen
pocos, la campaña de motivación debe ir dirigida a toda la plantilla, de
tal manera que el beneficio que a la empresa le produce el incremento
de ventas y esfuerzos, le compensa sobradamente el coste de la
organización de los viajes. En ocasiones, estos viajes no van dirigidos
a los comerciales de una determinada empresa, sino que son
ofrecidos a la red de cliente, con lo que se consiguen los mismos
objetivos de incremento de rendimientos empresariales y económicos.
- Segunda fase de preparación del viaje. Se inicia con una prospección
del destino y un estudio de los servicios a incluir en el viaje. En esta
fase de prospección se analizan los servicios en cantidad y calidad,
buscando que el viaje resulte inolvidable para sus participantes, no
sólo por el destino, sino por la calidad, cualidad y originalidad de los
servicios, que van desde el alojamientos, la dieta, las visitas y le
transporte en condiciones óptimas, hasta las fiestas temáticas en las
que los participantes son los protagonistas de las ceremonias, las
tradiciones locales y, en general, actos que difícilmente se pueden
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
� 105
encontrar en los viajes organizados más comunes y habituales.
Además, debe estar presente en todo momento, aunque sea de
manera subliminal, el producto o la empresa que patrocina el viaje.
Operadores profesionales:
- Agencias de viajes especializadas: Empresas de agencias de
viajes que cuentan con un departamento especializado en la
organización de eventos. Con respecto a las OPCs, tienen la
ventaja de poder expender billetes.
- OPCs (Operadores Profesionales de Congresos): Empresas
especializadas en la organización de congresos,
convenciones,… No tienen forma empresarial de agencia de
viajes, por lo que no pueden emitir títulos de viaje (billetes).
Cuentan con experiencia y especialización.
ICCA: (Internacional Convention, congresion Association, 1958).
Asociación que nace para hacer frente al nuevo mercado que está en auge.
En sus inicios eran 6 agencias, que pasaron a ser más de 500 asociadas en
1998. Las agencias que la forman pertenecen a diversos campos, por
ejemplo agencias de viajes, líneas aéreas, cadenas hoteleras, etc…La sede
se ubica en Amsterdan y se trata de la principal fuente de estadística para el
estudio del turismo congresual.
IAPCO: Asociación Internacional de Operadores de Congresos
AIPC: Asociación Internacional de Palacios de Congresos.
Protocolo Social: Se refiere al conjunto de reglas y normas de
convivencia y respecto, basadas en el sentido común, que afectan a la
propia individualidad de las personas a la hora de adoptar las más
elementales formas de comportarse en sociedad.
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
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Protocolo Oficial: Referido estrictamente, según la normativa legal
sobre protocolo, a las reglas que rigen los actos públicos y celebrados por
cualquier organismo oficial o del sector público.
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TABLA 28. ESTABLECIMIENTOS VISITADOS EN COSTA TEGUISE
Establecimiento Salas Día de visita Hora de visita Persona de contacto
Departamento al que pertenece Observaciones
Meliá Salinas Sí 17/06/04 15:00 Jesús Clavijo Comercial - Barceló Suites Sí 21/05/04 16:00 J. Fco Hdez Jefe de ventas - Coronas Playa No - - - - No hay salas Occidental Oasis Sí 09/06/04 16:00 Cristina Calidad - Playa Verde No - - - - No hay salas
Teguise Playa Sí - - - - Comercial: Occidental Oasis
Lanzarote Gardens No - - - - No hay salas Beatriz Sí 13/05/04 16:00 Eva Iglesias Reservas - Las Marinas Sí 18/05/04 16:30 Lorea Santos Comercial -
Total establecimientos con salas: 6 Total establecimientos visitados: 6
Fuente y elaboración propias
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
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TABLA 29. ESTABLECIMIENTOS VISITADOS EN ARRECIFE
Establecimiento Salas Día de visita Hora de visita Persona de contacto
Departamento al que pertenece Observaciones
Lancelot Sí - - - - No contestan
Miramar Sí - - - - 25 per. No realizan
Total establecimientos con salas: 2 Total establecimientos visitados: 0
Fuente y elaboración propias
TABLA 30. ESTABLECIMIENTOS VISITADOS EN PUERTO CALERO
Establecimiento Salas Día de visita Hora de visita Persona de contacto
Departamento al que pertenece Observaciones
Hesperia Pto Calero Sí 14/06/04 10:00 Ana Viñas Comercial -
Total establecimientos con salas: 1 Total establecimientos visitados: 1
Fuente y elaboración propias
Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
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TABLA 31. ESTABLECIMIENTOS VISITADOS EN PUERTO DEL CARMEN
Establecimiento Salas Día de visita Hora de visita Persona de contacto
Departamento al que pertenece Observaciones
Beatriz Playa Si - - - - Comercial: Beatriz Costa Teguise
Costamar No - - - - No hay salas
Fariones Playa Sí - - - - Comercial: Los Fariones
Jameos Playa Sí 11/05/04 16:00 Nicole Asistente dirección -
La Geria No - - - - No hay salas Lanzarote Village No - - - - No hay salas Las Costas No - - - - No hay salas Los Fariones Sí 14/05/04 19:00 Rita Brito Subdirectora - Puerto Carmen No - - - - No hay salas Riu Olivina No - - - - No hay salas Riu Palace No - - - - 50 pers. No realizan Riu Paraíso No - - - - No hay salas San Antonio Sí 05/05/04 16:00 Sr. Cruces Director -
Total establecimientos con salas: 5 Total establecimientos visitados: 5
Fuente y elaboración propias
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TABLA 32. ESTABLECIMIENTOS VISITADOS EN PLAYA BLANCA
Establecimiento Salas Día de visita Hora de visita Persona de contacto
Departamento al que pertenece Observaciones
Calimera No - - - - No hay salas
Corbeta No - - - - No hay salas
Gran Meliá Volcán Sí 17/05/04 16:00 Mª C. Alonso Comercial - Hesperia Playa Dorada Sí 17/06/04 09:30 David Recepción (jefe) -
Iberostar Papagayo No - - - - No hay salas
Lanzarote Park Sí - - - - 25 pers. No realizan
Lanzarote Princess - - - - - No contestan
Natura Palace Sí - - - - No realizan
Paradise Island No - - - - No hay salas
Playa Blanca Dunas No - - - - No hay salas
Princesa Yaiza Sí 17/06/04 10:00 Rocio Mazarraza Comercial -
Rubicon Palace Sí 17/06/04 10:30 Ellen Van Aken Comercial -
Sun Park No - - - - No hay salas
Timanfaya Palace Sí - - - - Comercial: Rubicón
Total establecimientos con salas: 7 Total establecimientos visitados: 5
Fuente y elaboración propias
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30 Auditorio y palacio de congresos 33 Salinas en uso
31 Aparcamiento 34 Paseo marítimo�32 Punto Zeta 35 Senderos peatonales
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Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
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Eva Rosendo Villanustre, 2004 Turismo de congresos en Lanzarote
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