Post on 23-Jan-2020
Recomendaciones AECOC para la Logística
Calidad concertada en los suministros
Calidad concertada en los suministros
2
AECOC
GS1
Con cerca de 25.000 empresas asociadas, AECOC es una de las principales asociaciones
empresariales de nuestro país. Nacida en 1977 para ofrecer al sector del gran consumo un
lenguaje común, el código de barras; la Asociación ha ampliado su área de actividad y hoy
trabaja intensamente para fomentar la cooperación entre fabricantes y distribuidores para lograr
empresas más sostenibles, modernas y competitivas a todos los niveles.
AECOC es el represente único en España de GS1, la organización que lidera a nivel
internacional la implantación de estándares para los negocios como el código de barras,
el intercambio electrónico de documentos (EDI) o el EPC (Electronic Product Code).
COMITÉ DE LOGÍSTICA
AECOC trabaja, desde su área de logística y transporte, para ayudar a las empresas a mejorar sus
procesos a lo largo de toda la cadena de suministro, así como para impulsar el desarrollo de un
transporte eficiente, sostenible y altamente competitivo.
Desde 1995, AECOC cuenta con un comité de logística que es el responsable de marcar las
estrategias y fijar las directrices de trabajo del área. El comité está integrado por los máximos
responsables de logística del sector, que permiten el éxito de las iniciativas y recomendaciones
que se proponen y supone uno de los valores corporativos más importantes del
funcionamiento del área.
Los grupos de trabajo están formados por expertos de empresas asociadas a AECOC,
proveedores, operadores logísticos y transportistas, y distribuidores. Éstos son los encargados de
desarrollar las presentes Recomendaciones AECOC para la Logística (RAL).
Las RAL son un conjunto de acuerdos y compromisos adquiridos por las empresas asociadas a
AECOC teniendo en cuenta la visión global de la cadena de suministro. Las RAL generales
recogen aspectos que independientemente de la actividad son aplicables a cualquier tipo de
empresa. Las RAL sectoriales se centran en actividades o negocios concretos y han sido
desarrolladas por empresas del sector en cuestión.
2013
Calidad concertada en los suministros
3
Índice
1 Planteamiento preliminar 5
2 Introducción 5
3 Calidad logística en los suministros 5
4 Requisitos generales de la calidad logística en los suministros 6
5 Atributos de calidad logística en los suministros 6
6 Atributos de calidad logística contemplados en el control de recepción de los suministros 7
7 Atributos de calidad logística contemplados en el control de la post-recepción de los suministros 11
8 Ejemplos de flujo físico y de información 12
9 Compromisos, operaciones y procedimientos con acuerdo de calidad concertada 16
10 Guía para la evaluación y/o autoevaluación de las áreas de influencia en la calidad logística 18
10.1 Definiciones preliminares 18
10.2 Tabla para la evaluación y/o auto-evaluación de las áreas de influencia en la calidad logística 21
11 Guía para la aplicación de un sistema de calidad logística del proveedor 28
11.1 Guía para la aplicación de un sistema de calidad logística del proveedor 28
11.1.1 Esquema resumen de responsabilidades en el sistema de calidad logística en los suministros 28
11.1.2 Definiciones clave 29
11.1.3 Responsabilidad de la gestión de la calidad logística en el suministro 29
11.1.4 Sistema de la calidad logística en el suministro 30
11.1.5 Acuerdos logísticos con clientes 31
11.1.6 Control de la calidad logística de los productos y servicios 31
2013
Calidad concertada en los suministros
4
Índice
11.1.7 Control de los documentos y de los datos 32
11.1.8 Compras 32
11.1.9 Gestión de productos y servicios suministrados para clientes y suministros 33
11.1.10 Identificación de producto y trazabilidad 33
11.1.11 Control de proceso 33
11.1.12 Inspección y ensayos 34
11.1.13 Control de la inspección, medición y equipos de ensayos 34
11.1.14 Inspección y categoría de ensayos 35
11.1.15 Control y productos no conformes 35
11.1.16 Acción correctiva y preventiva 35
11.1.17 Manipulación, almacenaje, envasado, conservación y entrega 36
11.1.18 Registros de calidad 36
11.1.19 Auditorías internas de calidad logística 37
11.1.20 Formación 37
11.1.21 Servicio 37
11.1.22 Técnicas estadística 38
11.1.23 Ejemplo de organización del flujo de información y del flujo físico externo
(cadena de suministro externa) 39
11.1.24 Ejemplo de planificación de ocupación de muelles en centros de distribución
de proveedor o distribuidor 40
11.1.25 Calidad pactada sobre las condiciones logísticas de la entrega y recepción 41
11.1.26 Sistemas de garantía en la cadena de la calidad logística 41
11.1.27 Método para clasificar los defectos 42
11.1.28 Nivel de calidad aceptable - NCA - (Norma UNE 66-020-73) 43
11.1.29 Ficha de las condiciones de calidad logística pactadas 43
11.1.30 Defectos logísticos clasificados en la entrega y recepción 45
2013
Calidad concertada en los suministros
5
2013
Planteamiento preliminar
1
Introducción2
Calidad concertada en los suministros:
Objetivo: Facilitar el flujo de materiales en la entrega -
recepción
Poner a disposición del cliente (entrega) el producto solicitado
en el pedido:
• en la cantidad,
• en el lugar,
• en la fecha y hora,
• y en las condiciones acordadas.
asegurando la repetibilidad y racionalización de los procesos.
Puntos claves:
• establecer acuerdos con el cliente en un marco de
confianza,
• alineamiento de ficheros maestros,
• seguimiento de las Especificaciones de Codificación GS1,
• aplicación de herramientas facilitadoras que incrementen
la eficiencia en los procesos,
• enfoque multifuncional con compromiso de liderazgo,
Mejoras potenciales:
• menor tiempo del flujo operativo hacia el lineal,
• reducción de las incidencias en las entregas y procesos de
facturación,
• incremento en los niveles de información y trazabilidad,
• menor coste de entrega.
El desarrollo de estas recomendaciones AECOC sobre calidad
concertada en los suministros obedece a la necesidad que tienen
empresas, clientes y proveedores de disponer de un marco de
referencia para poder asegurar la calidad de los procesos y las
características logísticas de los productos y servicios.
Especialmente, hay que resaltar que la clave de la calidad
concertada es parte de la confianza que deben tener entre
Calidad logística en los suministros
3
Requisitos generales de la calidad logística en los suministros
4
El fin de la gestión de la calidad logística de los productos
y servicios en la empresa proveedora es proporcionar
confianza tanto a la organización interna como a sus
clientes de su capacidad para proporcionar productos y
servicios que satisfagan los requisitos logísticos pactados
con el cliente. Para este fin se requiere la coordinación y
compatibilidad de todos los procesos (internos y externos
de las empresas de proveedor y de distribuidor) y la
definición de sus interfaces.
Los requisitos del servicio deben ser pactados y quedar
especificados de forma contractual (plantillas de condiciones
logísticas, ficha logística, etc.).
En las plantillas de las condiciones logísticas y ficha
logística se incluyen además de los requisitos particulares
del cliente, todas las especificaciones RAL consensuadas
por proveedores, operadores de transporte/transportistas
y distribuidores.
Los requisitos generales de la calidad logística en los
suministros se fundamentan en el compromiso, adquirido por
el proveedor, de poner a disposición del cliente:
• el producto solicitado a través del pedido,
• en la cantidad,
sí cliente y proveedor para mantener unos flujos de
información y físicos rápidos, seguros y de calidad. A su
vez la confianza conlleva sólidos vínculos comerciales, que
deben corresponderse con procesos internos eficientes
por ambas partes con los que se consigue la máxima
productividad de procesos como por ejemplo en el de la
entrega y Recepción.
Calidad concertada en los suministros
6
2013
Atributos de calidad logística en los suministros
5
Independientemente de los atributos de calidad logística y el
momento de control de los mismos que puedan acordar las
partes, se fijan dos grupos generales de atributos que tienen
relación con el:
• Flujo de información,
• Flujo físico,
Los atributos de calidad logística pueden contemplarse en el:
• Control de recepción de los suministros.
• Control de la post-recepción de los suministros.
Atributo de calidad logística es aquella característica o
parámetro de unidad de producto o de servicio definido y
ofrecido por el proveedor y acordado con el distribuidor. Existen
atributos que a priori están determinados por las RAL.
La inspección por atributos es aquella en virtud de la cual la
unidad de producto o servicio se clasifica como defectuosa o
no defectuosa.
• lugar,
• fecha y hora,
• y en las condiciones acordadas.
Los aspectos críticos de los requisitos generales son:
• Lograr la calidad logística acordada de los productos y
servicios.
• Asegurar la racionalización y repetibilidad de los procesos
con los que se consiguen los objetivos de la calidad
logística de los productos y servicios.
• Proporcionar el entrenamiento adecuado al personal
involucrado en los procesos logísticos.
• Evaluar la eficacia del sistema de la calidad de proveedor
y cliente que se precisa para el cumplimiento de los
requisitos generales de la calidad logística en los suministros
(homologación).
Calidad concertada en los suministros
7
2013
Atributos de calidad logística contemplados en el control de recepción de los suministros
6
Atributo de
referencia
establecido por
proveedor,
cliente, acuerdo
o RAL
Defecto
Desviación ± y/o
nivel de gravedad
Atributo de
referencia de
contraste
P
X X
X X X
X X X
X X X
X X X
X X X
X X X
X X
X
X
X
X
X
X
X
X
C A R
Nivel de calidad aceptable
(NCA)
Pactado entre proveedor
y cliente y/o valoración
del cliente
Control en recepción
Atributo de calidad logística
Servicio logístico
(Flujo información)
Número de pedido de cliente
(estado de la información)
Albarán (estado de la
información)
DPA (estado de la
información)
Ficha de control de
productos de temperatura
controlada
Hora de recepción
Av. Exp. EDI
Ej. No incluido
Ej. Omisión de datos
obligatorios
Ej. Según pactado
Ej. Desviación de
temperatura
Número de pedido de
cliente
Albarán según pedido
DPA
Ficha de control de
productos de
temperatura controlada
Ej. Incluido
Ej. Datos EANCOM
Ej. Según pactado
Estado de la información Av.
Exp. EDIEj. Según pactado Av. Exp. según pedido
Accesibilidad a proveedor
(Respuesta)
Plantilla de
condiciones logísticas
Plazo de entrega Ej. Incumplimiento Ficha logística.Ej. Cumplimiento
Fecha de entrega Ej. Incumplimiento Pedido del clienteEj. Cumplimiento
Hora de entrega Ej. Incumplimiento Pedido del clienteEj. Cumplimiento
Lugar de entrega Ej. Incumplimiento Pedido del clienteEj. Cumplimiento
Tiempo de espera y descarga
Modalidad de la entrega del envío y uso adecuado de los medios e instalaciones del cliente
Ficha logística
Calidad concertada en los suministros
8
2013
Atributo de
referencia
establecido por
proveedor,
cliente, acuerdo
o RAL
Defecto
Desviación ± y/o
nivel de gravedad
Atributo de
referencia de
contraste
P C A R
Nivel de calidad aceptable
(NCA)
Pactado entre proveedor
y cliente y/o valoración
del cliente
Control en recepción
Atributo de calidad logística
(Flujo físico)
Presentación del productoUnidad de carga primaria
Descripción de producto
Descripción de la referencia
Estado y aspecto de la
presentación
Pedido del cliente X X
X X
X
X
X
X
X
X X
X
X
Pedido del cliente
Plantilla de condiciones
Logísticas
Código GTIN de artículo Pedido del cliente
Contenido de la unidad de
carga primaria
Pricat
Formato Pricat
Fecha de consumo
preferente o caducidad
Ficha logística
Temperatura
Ficha logística y ficha de control de productos de temperatura controlada
Cantidad de unidades de
carga primariasPedido del cliente
Calidad concertada en los suministros
9
2013
Atributo de
referencia
establecido por
proveedor,
cliente, acuerdo
o RAL
Defecto
Desviación ± y/o
nivel de gravedad
Atributo de
referencia de
contraste
P C A R
Nivel de calidad aceptable
(NCA)
Pactado entre proveedor
y cliente y/o valoración
del cliente
Control en recepción
Atributo de calidad logística
(Flujo físico)
Presentación del productoUnidad de carga secundaria
Descripción de producto
Descripción de la referencia
Estado y aspecto de la
presentación
Pedido del cliente X
X
X X
XX
XX
X
X
X X X
X X X
X
Pedido del cliente
Plantilla de
condiciones
Logísticas
Código GTIN de artículo Pedido del cliente
Contenido de unidades de
carga primariasPricat
Formato Pricat
Fecha de consumo
preferente o caducidadFicha logística
Fecha de consumo
preferente o caducidadFicha logística
Cantidad de unidades de
carga secundariasPedido del cliente
Temperatura
Ficha logística y ficha de control de productos de temperatura controlada
Calidad concertada en los suministros
10
2013
Atributo de
referencia
establecido por
proveedor,
cliente, acuerdo
o RAL
Defecto
Desviación ± y/o
nivel de gravedad
Atributo de
referencia de
contraste
P C A R
Nivel de calidad aceptable
(NCA)
Pactado entre proveedor
y cliente y/o valoración
del cliente
Control en recepción
Atributo de calidad logística
(Flujo físico)
Presentación del productoUnidad de carga terciaria
Descripción de producto
Descripción de la referencia
Estado y aspecto de la
presentación
Ej. Omisión
Ej. Omisión
Ej. Omisión
Pedido del cliente X X
X
X X
X
X X X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Pedido del cliente
RAL
Código GTIN de artículo Ej. Omisión Pedido del cliente
Contenido de unidades de
carga primarias y unidades
de carga secundarias
Ej. Omisión Pricat
Formato Pricat
Fecha de consumo
preferente o caducidadFicha logística
Días de vida útil a partir de la
fecha de recepciónFicha logística
Cantidad de unidades de
carga terciariasPedido del cliente
Número de capasFicha técnica de
paletización
Altura unidad de carga
terciaria
RAL unidades de
carga eficiente
Estado del palé
Según norma UNE y
aplicar RAL criterios
de devolución
de palés
Temperatura
Ficha logística y ficha de control de productos de temperatura controlada
Atributos de calidad logística contemplados en el control de la post - recepción de los suministros
7
Calidad concertada en los suministros
11
2013
En el control post-recepción se incluyen los parámetros controlados en la recepción además de los siguientes:
Atributo de
referencia
establecido por
proveedor,
cliente, acuerdo
o RAL
Defecto
Desviación ± y/o
nivel de gravedad
Atributo de
referencia de
contraste
P C A R
Nivel de calidad aceptable
(NCA)
Pactado entre proveedor
y cliente y/o valoración
del cliente
Control en post-recepción
Atributo de calidad logística
(Flujo físico)
Presentación del producto
unidades de carga primaria,
secundaria y terciaria
Especificación técnica
y diseño de los envases
Especificación de material de
envase
Altura
Ancho
Largo
Pricat X
X
X
X
X
X
X
X
Requisitos de la
plantilla condiciones
logística y/o pricat
Requisitos de la
plantilla condiciones
logística y/o pricat
Requisitos de la
plantilla condiciones
logística y/o pricat
Requisitos de la
plantilla condiciones
logística y/o pricat
Espesor
Requisitos de la
plantilla condiciones
logística y/o pricat
Diámetro
Requisitos de la
plantilla condiciones
logística y/o pricat
Peso Requisitos de la
plantilla condiciones
logística y/o pricat
Ejemplos de flujo físico y de información8
Calidad concertada en los suministros
12
2013
Ejemplo de proceso de entrega y recepción sin acuerdo de calidad concertada
PROCESO DE ENTREGA RECEPCIÓN SIN ACUERDO DE CALIDAD CONCERTADA
Operaciones de llegada del transporte a destino y comprobaciones preliminares
Llegada del transporte
al almacén
Oficina de recepción: entrega de albarán y
(DPA si procede)
Entrega y recepción
Aviso de expedición si procede
Oficina de recepción de mercancías:
comparación albarán con control
de descarga (pedido)
¿Coinciden
los datos?
¿Coincide la hora?
Descarga
Asignación muelle
según hora acordada
o por hora de llegada
¿Autoriza
la entrada?
¿Autoriza
la entrada?
Aclarar la divergencia
con compras
Aclarar la divergencia
con logística
Denegar la aceptación
Salida del transporteConformidad o
no en albarán
NO
NO
NO
NO
SI
SI SI
SI
Calidad concertada en los suministros
13
2013
NO
NO
(1)
NO
NO
NO
NO
NO
SI
SI
SI
SI
SI
SISI
Ejemplo de proceso de entrega y recepción sin acuerdo de calidad concertada
PROCESO DE ENTREGA RECEPCIÓN SIN ACUERDO DE CALIDAD CONCERTADA
Operaciones de descarga de mercancías
Lugar de descarga y
recepción de mercancías
Operaciones de descarga
según lo pactado
Abrir los embalajes por referencia
para la lectura Código GS1 y
verificación (II) contenido
Efectuar la verificación (II)
posterior a la entrega
Confirmar recepción
en albarán y entregar
al chofer
Mercancías paletizadas descargadascon Compras y/o Logística de
Proveedor
Operaciones
de verificación visual (I)
Salida/devolución ahora
o después según
ficha logística
Aclarada
divergencias (1)
¿Se debe efectuar
repaletizado?
¿Apertura de los
embalajes
ahora?
Efectuar
repaletizado
¿Inspección
aspecto externo
correcta?
¿Altura de
las U. Carga son
correctas?
¿Paletizado
U. Carga mixtas
correcto?
Calidad concertada en los suministros
14
2013
NO
NO
SI
SI
Ejemplo de proceso de entrega y recepción sin acuerdo de calidad concertada
PROCESO DE ENTREGA RECEPCIÓN SIN ACUERDO DE CALIDAD CONCERTADA
Operaciones de descarga de mercancías
Abrir los embalajes por referencia
para la lectura Código GS1 y
verificación (II) contenido
Operaciones
de verificación visual (II)
salida/devolución ahora
o después según
ficha logística
Aceptación:
confirmar recepción en
albarán y entregar
al conductor
Salida del transporte
Denominación
del artículo
Contenido
del embalaje
Estado de
mercancía
Dimensiones/
calidad palés
No entrega de
palés
intercambio vacías
Entrega de
palés
intercambio vacías
equivalentes o
quedan en depósito
Cantidad
Peso
Fecha
¿Hay rechazo?
¿Estado de los
palés es bueno?
Otros
Código GS1
Calidad concertada en los suministros
15
2013
Ejemplo de proceso de entrega y recepción con acuerdo de calidad concertada
PROCESO DE ENTREGA RECEPCIÓN CON ACUERDO DE CALIDAD CONCERTADA
(PROVEEDOR HOMOLOGADO Y CALIDAD CONCERTADA)
Operaciones de llegada del transporte y proceso de entrega y recepción
• Un contrato de calidad concertada comporta que el proveedor esté evaluado y homologado por el cliente.
• La homologación es voluntaria.
Llegada del transporte
al almacén
Entrega y recepción
Aviso de expedición si procede
Oficina de recepción: entrega de
albarán y (DPA si procede)
Número de albarán coincidente
con número de pedido y orden
de recepción
Operaciones de descarga
según lo pactado
Mercancías paletizadas
descargadas
Salida del tranporte
Asignación muelle según
hora acordada o por hora
de llegada
(orden prioritario)
Aceptación: confirmar
recepción en albarán y
entregar al chofer
Según proveedor
homologado/calidad concertada
verificaciones (I y II) mínimas
posteriores a la entrega
Oficina de recepción de
mercancías: comparación número
de albarán con número de pedido
y orden de recepción
Calidad concertada en los suministros
16
2013
Compromisos, operaciones y procedimientos con acuerdo de calidad concertada
9
Compromisos
• Un contrato de calidad concertada comporta que el
proveedor esté evaluado y homologado por el cliente.
• La homologación siempre se establece por la libre iniciativa
de las partes para asegurar la calidad referida a productos
y servicios logísticos.
Operaciones y procedimientos en la entrega y recepción
Abrir las cajas del envío
• RAL: En un entorno de calidad concertada no se abrirán
las unidades de carga durante la entrega con el objeto de
verificar determinados atributos de los contenidos.
A continuación se detallan las RAL que contribuyen a la
no-apertura de las cajas:
• Se entiende que abrir cajas para comprobar el código GTIN
de la unidad de consumo es una práctica que permite
conocer si ha producido un cambio improcedente e
ineficiente de código del producto.
• El receptor debe determinar el nivel de garantía que debe
ofrecer el proveedor para evitar las aperturas de las cajas,
y reflejarlo en los acuerdos particulares que establezca con
el proveedor.
Se califica de práctica ineficiente y denunciable:
• No garantizar el mantenimiento del código GTIN asignado
ni avisar de los cambios procedentes de código GTIN.
• Que el distribuidor no indique al proveedor el nivel de
garantía que precisa para no abrir cajas.
• RAL: El receptor siempre debe disponer previamente a la
entrega de la siguiente información de los contenidos de
las unidades de carga (primarias, secundarias y terciarias):
• Descripción de las unidades contenidas
• Formato de las unidades contenidas
• Cantidad de las unidades contenidas
• Fecha de caducidad
• Código GTIN de las unidades contenidas
• RAL: Se acepta el contenido de las unidades de carga
secundarias y terciarias multireferencia según criterio de
confianza de calidad concertada establecido entre cliente
y proveedor.
• RAL: Se aplicarán las Especificaciones sobre Codificación
GS1 de promociones contempladas en las prácticas de la
optimización de la expedición y recepción.
• RAL: El proveedor comunicará con la suficiente antelación
al cliente el cambio de código GTIN de producto o bien el
nuevo código GTIN que se asigna a un nuevo producto.
Los cambios de código GTIN están justificados entre otros,
por los cambios de formato y contenidos que afectan a la
gestión logística.
El formato lo definen:
• Dimensiones del envase
• Volumen
• Peso
• Unidades contenidas
• Cambio de diseño
Emisión de documento paralelo al albarán del proveedor
• En todos los casos el proveedor debe presentar en mano
el albarán de la entrega.
• El albarán de proveedor debe tener un formato de
documento estándar RAL.
• En los casos que no existan acuerdos de calidad concertada
y se presenten diferencias de las mercancías que se
entregan con respecto al dato del albarán, éstas se reflejarán
en el albarán del proveedor firmado y sellado por el
distribuidor.
(Cualquier documento de recepción que pueda emitir el
distribuidor/receptor no está regulado ni es documento de
uso y costumbre aplicarlo en la transacción comercial.)
Palés multireferencia
• La presentación de las unidades de carga mixtas en la
entrega siempre está sujeta a los pactos que subscriben
proveedor y distribuidor. En todos los casos debe aplicarse
el análisis de costes basado en las actividades con el fin de
conocer las repercusiones que tienen las formas de
presentación sobre el transporte, las manipulaciones, las
esperas del transporte, y las operaciones post-recepción.
Calidad concertada en los suministros
17
2013
En todos los casos se aplican los siguientes criterios:
• Se recomienda de forma general y para todos los pedidos,
con un número de cajas inferior a la que contiene el palé
estándar, la compra por capas de productos completas,
con el fin de conseguir técnicamente la óptima
manipulación de los productos.
• Para los pedidos cuyo número de cajas sea inferior al de la
capa de paletización, estos se entregarán juntos con otros
productos con las mismas características de compra (palé
multireferencia). En este último supuesto, el receptor
aportará los palés en los casos que sea necesaria la
repaletización del producto.
Horarios de entregas
• Siempre el proveedor y cliente deben pactar la hora de
entrega. La puntualidad del proveedor en entregar la
mercancía y la puntualidad del cliente en recepcionarla es
un factor de garantía de los acuerdos de calidad
concertada.
• Debe fijarse en el pedido la fecha y hora concreta de la
entrega y si procede deberán confirmarlo las partes con la
suficiente antelación al acto de entrega en función de la
distancia y el recorrido del transporte.
En los casos excepcionales en los que alguna de las partes no
cumple con la hora acordada o bien no se ha fijado en el
pedido, se negociará la hora de entrega siguiendo las especi-
ficaciones siguientes:
• El distribuidor y operador logístico deben pactar hora(s)
fija(s) de entrega(s) diaria(s) con el fin de concentrar las
entregas de proveedores en una sola entrega y a una(s)
hora(s) definida(s) y fija(s) diaria(s).
• Cuando las entregas de varios proveedores se realizan
en un mismo vehículo de un determinado operador
logístico, deben entonces los proveedores transmitir
al distribuidor el nombre de dicho operador logístico.
• El distribuidor debe transmitir a los proveedores los
nombres de las empresas de operadores logísticos con
los que tienen pactado horas fijas diarias de entrega.
• El distribuidor y sus proveedores deben concertar
acuerdos que permitan la reducción de tráfico de
vehículos con carga incompleta monoproveedor con
el fin de realizar entregas multiproveedor. Este modo
reduce el número de vehículos en tránsito, la
descongestión de los puntos de entrega y mayor
disponibilidad de productos.
• Cuando el volumen total de entrega representa una
cantidad de producto que debe enviarse con un
vehículo completo y directo desde proveedor, más
una fracción que excede a la capacidad del vehículo
y se envía a través de operador logístico junto con la
de otros proveedores, se tendrá en cuenta, que el
cumplimiento de la hora de entrega está en función
de la hora pactada entre proveedor y distribuidor con
relación al vehículo completo y de la hora de entrega
pactada entre operador logístico y distribuidor con
relación al vehículo multientrega.
Nota:
Este documento principal está abierto para incluir en el
futuro otros principios y recomendaciones que se requieran
y aquellos otros que la experiencia de la puesta en práctica
de la calidad concertada demuestren su necesaria aplicación.
Calidad concertada en los suministros
18
2013
Sistema: objeto consistente de elementos mutuamente
relacionados o que actúan entre sí.
Objeto: algo perceptible o concebible. Ejemplo: productos,
procesos, sistemas o personas
Gestión: actividades coordinadas para establecer la política y
los objetivos de la calidad logística y para la consecución de
dichos objetivos.
Política de la calidad logística: intenciones y dirección global
de una empresa relativas a la calidad logística tal como se
expresan formalmente por la alta dirección de la empresa.
Sistema de gestión: sistema para establecer la política y los
objetivos, y para la consecución de dichos objetivos. El Sistema
de gestión de la calidad logística en los suministros requiere la
coordinación de todos sus procesos (los de proveedor, operador
de transporte/transportista y distribuidor), y la definición de sus
interfaces. Los procesos en una cadena de suministro como
muestra la siguiente figura, indican que la salida del proveedor
up-stream es la entrada para el proceso del proveedor y que la
salida del proceso del operador de transporte/transportista es la
entrada para el proceso del distribuidor.
Para clarificar los interfaces, responsabilidades y autoridades,
así como facilitar la mejora continua, es importante asignar
responsabilidades para cada proceso.
La Cadena de Calidad: Para cumplir con los requerimientos
logísticos del acto de la entrega y recepción es necesaria la
intervención coordinada, tanto interna como externamente de
las tres partes: proveedor, operador de transporte/transportista,
y distribuidor que participan en este acto. Si se produce una
ruptura en cualquier punto de esta cadena de calidad por
incumplimiento de los requerimientos internos o externos de
las empresas, quedará alterado el acto de materialización de la
entrega y recepción.
Requisito: necesidad o expectativa establecida o habitualmente
implícita.
Requisito de la calidad logística: requisito que se refiere a la
totalidad de las características logísticas inherentes de un
objeto y a sus valores. El requisito puede ser de un producto
o de un servicio, o de un proceso.
Especificación logística: documento que establece requisitos.
Proceso: sistema de actividades, que utilizan recursos para
transformar entradas en salidas. Los procesos son
habitualmente planificados y puestos en práctica bajo
condiciones controladas, proporcionando valor añadido.
Procedimiento: forma especificada para llevar a cabo una
actividad. Un procedimiento escrito o documentado
habitualmente contiene el objeto y el alcance de la actividad;
que deberá hacerse y por quién; cuándo, donde y cómo se
hará; qué materiales, equipos y documentos se utilizarán; y
cómo será gestionado, controlado y registrado.
Entrada
Requisitos Requisitos
Realimentación
Proceso del
proveedor
Proceso del
distribuidor
Proceso del
operador de
transporte/
transportista
Realimentación
Salida Salida
Entrada Entrada
Guía para la evaluación y/o autoevaluación de las áreas de influencia en la calidad logística
10
10.1 Definiciones preliminares
Calidad concertada en los suministros
19
2013
Plan de calidad logística: documento que describe los
elementos del sistema de gestión de la calidad logística que
son aplicables a un caso específico. Un plan de calidad
logística usualmente hace referencia a las partes de la guía
de calidad logística o procedimientos documentados
aplicables a un caso específico.
Registro de la calidad logística: registro asociado a la calidad
logística. Los registros de la calidad logística pueden ser
utilizados para proporcionar demostración, trazabilidad y
evidencia de la verificación, acciones preventivas y acciones
correctoras.
Guía de calidad logística: documento que describe el sistema
de gestión de la calidad de una empresa y establece
recomendaciones.
Gestión de la cadena de suministro: la gestión de la cadena
de suministro entera requiere acuerdos sobre los puntos de
transferencias internos y externos. Los puntos externos están
sujetos a contratos y acuerdos y los estándares de medición
pueden ser por lo tanto contractuales.
Producto: resultado de un proceso.
Un producto puede ser tangible (por ejemplo unidad de carga
paletizada, un embalaje, un documento, etc.) o intangible (por
ejemplo el transporte, un software, etc.)
Un servicio es un tipo de producto que tiene las características
siguientes:
• Es intangible.
• Está generado al menos por una actividad que se lleva a
cabo en la interfaz entre el proveedor y el cliente o necesita
que el cliente suministre el producto (por ejemplo un
producto para su reparación)
Auditoría logística: actividad sistemática y objetiva que se
realiza para determinar la extensión en la cual se cumplen los
Cadena de suministro entera
Cadena de suministro interna de distribuidor
Recepción
Almacenaje
Almacenaje
Control
de inventario
Preparación
Pedidos
Tienda
Transporte
Entrega
Tienda
Proceso del
proveedor
Up stream
Proceso del
proveedor
Proceso del
distribuidor
Desarrollo
producto
Transporte
Entrega
Embalado y
paletizado
Almacenaje
Control
de inventario
Fabricación
Entrada Entrada
Salida Salida Salida
Entrada
Compras Ventas
Cadena de suministro interna de proveedor
Calidad concertada en los suministros
20
2013
requisitos asociados a la materia acordada objeto de la
auditoría, realizada por una o más personas.
Las auditorías de primera parte son llevadas a cabo por, o en
nombre de, la empresa con fines internos y pueden constituir
la base para la auto-declaración de conformidad del proceso
logístico de una empresa.
Las auditorías de segunda parte son llevada a cabo por los
clientes de una empresa o por otras personas que actúan en
nombre del cliente, cuando haya, o pudiera haber, una relación
contractual.
Las auditorías de tercera parte pueden llevarse a cabo por
organizaciones externas independientes que proporcionen
servicios de auditorías.
La calidad logística de un producto o servicio: la totalidad de
los rasgos y características de un producto y servicio que
afectan a su capacidad para satisfacer necesidades declaradas
o implícitas.
Las especificaciones y estándares de AECOC tienen la finalidad
de lograr que las actividades relacionadas con el aseguramiento
de la calidad logística de los suministros sea objetivo y coherente
y persiga un mejoramiento continuo de todas las partes.
La jerarquía de los objetivos de la cadena de suministro entera
se presentan en la figura siguiente:
Compromiso de entrega y recepción: compromiso adquirido
por la empresa, de poner a disposición del cliente la mercancía
solicitada a través del pedido, en la cantidad, lugar, momento
y condiciones técnicas y legales acordadas.
Proveedor: el que proporciona el producto
Cliente: el que recibe el producto
Parte interesada: empresa con interés que tenga un interés
compartido con otra empresa de la cadena de suministro para
obtener el éxito de la cadena de suministro. Ejemplo: proveedor
y distribuidor.
Areas de influencia en el proceso logístico: Las áreas de
influencia en la calidad logística en los suministros son procesos
o actividades de las cadenas suministro internas y externas del
proveedor, operador de transporte/transportista y distribuidor
donde se aplican las especificaciones estándares de AECOC y
otras particulares. Las áreas de influencia pueden
complementarse con otras especificaciones y métodos que
puedan definir y acordar cada una de las partes en función de
necesidades logísticas particulares. Una vez identificadas las
áreas de influencias, el objetivo de las empresas es definir los
factores siguientes: la política de calidad logística de las
empresas, las responsabilidades y los procedimientos entre
los que se incluyen las especificaciones RAL, de forma que
satisfaga a las partes que intervienen en la cadena de
suministro.
Producto
correcto
Flexibilidad
suministro
Exactitud
entrega
Plazo
entrega
Nivel
inventario
Cantidad
correcta
Momento
correcto
Coste
óptimo
Calidad concertada en los suministros
21
2013
Valor de la evaluación:
0 = No se ha empezado el análisis.
5 = Análisis realizado pero no hay puesta en práctica.
10 = Implantadas las practicas.
10.2 Tabla para la evaluación y/o auto-evaluación de las
áreas de influencia en la calidad logístia
Área de proveedores
1. Responsabilidad de la dirección de la empresa proveedora
1. Responsabilidad de la dirección de la empresa distribuidora
1¿Ha definido por escrito la dirección de la empresa cuál es su política en materia de calidad logística y sus objetivos en este campo?
3 ¿Se establecen objetivos de la calidad logística?
1¿Ha definido por escrito la dirección de la empresa cuál es su política en materia de calidad logística y sus objetivos en este campo?
2 ¿Es el personal de aseguramiento de la calidad logística independiente de los responsables de los procesos que están en parte involucrados en la calidad logística?
2 ¿Es el personal de aseguramiento de la calidad logística independiente de los responsables de los procesos que están en parte involucrados en la calidad logística?
3 ¿Proporciona la empresa los medios adecuados y suficientes y ha asignado personal debidamente adiestrado para realizar las tareas de verificación de la calidad logística?
3 ¿Proporciona la empresa los medios adecuados y suficientes y ha asignado personal debidamente adiestrado para realizar las tareas de verificación de la calidad logística?
1 ¿Están definidas y asignadas la autoridad, las responsabilidades y las relaciones entre todo el personal implicado en la calidad logística?
1 ¿Están definidas y asignadas la autoridad, las responsabilidades y las relaciones entre todo el personal implicado en la calidad logística?
2 La política de calidad logística ¿es conocida, entendida, aceptada, aplicada y mantenida al día por todos los niveles de la organización implicados en la calidad logística referida a los procesos y sus resultados productos y servicios interna y externamente?
2 La política de calidad logística ¿es conocida, entendida, aceptada, aplicada y mantenida al día por todos los niveles de la organización implicados en la calidad logística referida a los procesos y sus resultados productos y servicios interna y externamente?
3 ¿Se establecen objetivos de la calidad logística?
4 ¿Existen áreas sin cubrir por la política de calidad logística?
4 ¿Existen áreas sin cubrir por la política de calidad logística?
1 ¿Se realizan actividades de verificación en los procesos involucrados en la calidad logística?
1 ¿Se realizan actividades de verificación en los procesos involucrados en la calidad logística?
2 ¿Existen solapes o interferencias de autoridad y responsabilidad?
2 ¿Existen solapes o interferencias de autoridad y responsabilidad?
1.1 Política de la calidad logística 1.1 Política de la calidad logística
1.2 Organización 1.2 Organización
1.2 Organización 1.2 Organización
Área de distribuidoresEvaluación empresa de proveedor
Evaluación empresa de distribuidor
1. Responsabilidad de la dirección de la empresa proveedora
1. Responsabilidad de la dirección de la empresa distribuidora
3 ¿Ha designado la dirección de la empresa a un responsable, con la debida autoridad y responsabilidad, para asegurar el cumplimiento del sistema de la calidad logística establecido?
3 ¿Ha designado la dirección de la empresa a un responsable, con la debida autoridad y responsabilidad, para asegurar el cumplimiento del sistema de la calidad logística establecido?
4 Cuándo sea aplicable, ¿se prevé la existencia de un representante del cliente que compruebe la aplicación y eficacia del sistema de la calidad logística o de un agente externo independiente?
4 Cuándo sea aplicable, ¿se prevé la existencia de un agente externo independiente que compruebe la aplicación y eficacia del sistema de la calidad logística?
1.¿Revisa periódicamente la dirección de la empresa el sistema de la calidad logística establecido de acuerdo con las normas internas y especificaciones RAL?
1 ¿Revisa periódicamente la dirección de la empresa el sistema de la calidad logística establecido de acuerdo con las normas internas y especificaciones RAL?
1. 3 Revisión del sistema de calidad logística por la dirección
1. 3 Revisión del sistema de calidad logística por la dirección
Calidad concertada en los suministros
22
2013
Área de proveedores Área de distribuidoresEvaluación empresa de proveedor
Evaluación empresa de distribuidor
2. Sistema de la calidad logística 2. Sistema de la calidad logística
3. Revisión del contrato logístico 3. Revisión del contrato logístico
2 En la revisión de la calidad logística, ¿Se tienen en cuenta los resultados de las auditorías internas?
2 En la revisión de la calidad logística, ¿Se tienen en cuenta los resultados de las auditorías internas?
3 ¿Se realiza un informe de cada una de las diferentes revisiones del sistema de la calidad logística?
3 ¿Se realiza un informe de cada una de las diferentes revisiones del sistema de la calidad logística?
4 ¿Se comprueba o audita la efectiva aplicación de las diferentes revisiones del sistema de la calidad logística?
4 ¿Se comprueba o audita la efectiva aplicación de las diferentes revisiones del sistema de la calidad logística?
3 ¿Se aplican y cumplen los citados procedimientos e instrucciones?
3 ¿Se aplican y cumplen los citados procedimientos e instrucciones?
1 ¿Existe algún procedimiento escrito que defina genéricamente un sistema de revisión de los contratos logísticos?
¿Existe algún procedimiento escrito que defina genéricamente un sistema de revisión de los contratos logísticos?
2 ¿Se define en los citados procedimientos la organización responsable de llevar a cabo la revisión de los contratos logísticos?
2 ¿Se define en los citados procedimientos la organización responsable de llevar a cabo la revisión de los contratos logísticos?
3 En el caso de que exista algún requisito que difiera de los contratos logísticos, ¿están definidas las acciones a tomar?
3 En el caso de que exista algún requisito que difiera de los contratos logísticos, ¿están definidas las acciones a tomar?
4 Los citados procedimientos e instrucciones, ¿están agrupados o contenidos en un manual de control de la calidad logística o en una documentación equivalente?
4 Los citados procedimientos e instrucciones, ¿están agrupados o contenidos en un manual de control de la calidad logística o en una documentación equivalente?
2 ¿Se recogen los procedimientos o instrucciones de dicho sistema los requisitos logísticos establecidos según normas internas y especificaciones RAL?
2 ¿Se recogen los procedimientos o instrucciones de dicho sistema los requisitos logísticos establecidos según normas internas y especificaciones RAL?
1 ¿Se ha establecido documentalmente y se mantiene al día un sistema que asegure la conformidad de las especificaciones logísticas de los productos o servicios con los requisitos establecidos?
1 ¿Se ha establecido documentalmente y se mantiene al día un sistema que asegure la conformidad de las especificaciones logísticas de los productos o servicios con los requisitos establecidos?
5 ¿Existen adecuados registros de cada una de las revisiones del citado sistema?. Nota: los registros de la calidad logística proporcionan demostración, trazabilidad y evidencia de la verificación, acciones preventivas y acciones correctivas.
5 ¿Existen adecuados registros de cada una de las revisiones del citado sistema?. Nota: los registros de la calidad logística proporcionan demostración, trazabilidad y evidencia de la verificación, acciones preventivas y acciones correctivas.
4 ¿Se prevé la realización de un informe por cada revisión del contrato logístico?
4 ¿Se prevé la realización de un informe por cada revisión del contrato logístico?
5 ¿Se archivan debidamente los informes de las revisiones de los contratos logísticos?
5 ¿Se archivan debidamente los informes de las revisiones de los contratos logísticos?
4. Control de la documentación 4. Control de la documentación
4.1 Aprobación y distribución de los documentos
4.1 Aprobación y distribución de los documentos
2 El citado procedimiento ¿indica que los documentos técnico logísticos a distribuir deben estar aprobados previamente?
2 El citado procedimiento ¿indica que los documentos técnicos logísticos a distribuir deben estar aprobados previamente?
1 ¿Existe algún procedimiento que describa claramente el control a seguir sobre la documentación técnico logística?
1 ¿Existe algún procedimiento que describa claramente el control a seguir sobre la documentación técnico logística?
3 ¿Está decidido quién tiene autoridad para revisar y aprobar los cambios o modificaciones en los documentos técnico logísticos?
3 ¿Está decidido quién tiene autoridad para revisar y aprobar los cambios o modificaciones en los documentos técnico logísticos?
4 El sistema establecido, ¿es lo suficientemente adecuado como para garantizar que los destinatarios de la documentación técnico logística la han recibido en el momento oportuno y en la revisión en vigor?
4 El sistema establecido, ¿es lo suficientemente adecuado como para garantizar que los destinatarios de la documentación técnico logística la han recibido en el momento oportuno y en la revisión en vigor?
Calidad concertada en los suministros
23
2013
Área de proveedores Área de distribuidoresEvaluación empresa de proveedor
Evaluación empresa de distribuidor
5. Compras
5.1 Generalidades
5.2 Evaluación de proveedores (up stream)
5.3 Datos sobre las compras. En la medida que sea aplicable
4.2 Cambio o modificaciones de los documentos
1 En el procedimiento de aprobación y distribución de documentos técnico logísticos, ¿se indica un sistema a seguir en el caso de modificaciones de los mismos?
2 ¿Está establecido un sistema que garantice una adecuada distribución de los documentos técnico logísticos en el momento oportuno?
3 ¿Está previsto indicar y argumentar la naturaleza del cambio en la documentación técnico logística o en anexos a la misma?
4 ¿Existen listas donde se indiquen los documentos técnico logísticos aplicables y ediciones en vigor?
1 ¿Existe algún procedimiento que asegure que los productos comprados a proveedores están conformes con los requisitos logísticos especificados y las especificaciones RAL?
1 ¿Existe un procedimiento para la evaluación de proveedores en función de las normas internas y las especificaciones RAL?
2 ¿Se dispone de listas actualizadas de proveedores evaluados y aprobados logísticamente según normas internas y especificaciones RAL, con indicación de tipos de productos y servicios y periodo de validez de la cualificación?
1 ¿Contienen los documentos de compra la información suficiente para la descripción e identificación del producto solicitado según estándares AECOC?
2 ¿Están actualizados y vigentes los documentos de compra en sus modificaciones logísticas?
5. Compras
5.1 Generalidades
5.2 Evaluación de proveedores (up stream)
5.3 Datos sobre las compras. En la medida que sea aplicable
4.2 Cambio o modificaciones de los documentos
1 En el procedimiento de aprobación y distribución de documentos técnico logísticos, ¿se indica un sistema a seguir en el caso de modificaciones de los mismos?
2 ¿Está establecido un sistema que garantice una adecuada distribución de los documentos técnico logísticos en el momento oportuno?
3 ¿Está previsto indicar y argumentar la naturaleza del cambio en la documentación técnico logística o en anexos a la misma?
4 ¿Existen listas donde se indiquen los documentos técnico logísticos aplicables y ediciones en vigor?
1 ¿Existe algún procedimiento que asegure que los productos comprados a proveedores (up stream) están conformes con los requisitos logísticos especificados y las especificaciones RAL?
1 ¿Existe un procedimiento para la evaluación de proveedores (up stream) en función de las normas internas y las especificaciones RAL?
2 ¿Se dispone de listas actualizadas de proveedores (up stream) evaluados y aprobados logísticamente según normas internas y especificaciones RAL, con indicación de tipos de productos y servicios y periodo de validez de la cualificación?
1 ¿Contienen los documentos de compra la información suficiente para la descripción e identificación del producto solicitado según estándares AECOC?
2 ¿Están actualizados y vigentes los documentos de compra en sus modificaciones logísticas?
3 ¿Está especificado el tipo de sistema de la calidad logística que debe exigir el proveedor a sus proveedores (up stream)?
3 ¿Está especificado el tipo de sistema de la calidad logística que debe exigir el distribuidor a sus proveedores?
5.4 Verificación de los productos adquiridos
4 ¿Está establecido que los documentos de compra deben estar aprobados en los aspectos relativos a la calidad logística del comprador-proveedor?
4 ¿Está establecido que los documentos de compra deben estar aprobados en los aspectos relativos a la calidad logística del comprador-distribuidor?
1 ¿Están definidos por escrito los procedimientos a seguir para la verificación y comprobación de los parámetros logísticos de los productos y servicios adquiridos?
2 ¿Están establecidas las disposiciones a tomar como consecuencia de los resultados de las verificaciones de los parámetros logísticos realizadas?
3 ¿Está establecida la responsabilidad del proveedor (up-stream) en el caso de detectar en etapas posteriores a su recepción elementos y/o productos o servicios con parámetros logísticos defectuosos de su suministro?
5.4 Verificación de los productos adquiridos
1 ¿Están definidos por escrito los procedimientos a seguir para la verificación y comprobación de los parámetros logísticos de los productos adquiridos por el proveedor?
2 ¿Están establecidas las disposiciones a tomar como consecuencia de los resultados de las verificaciones de los parámetros logísticos realizadas?
3 ¿Está establecida la responsabilidad del proveedor en el caso de detectar en etapas posteriores a su recepción elementos y/o productos o servicios con parámetros logísticos defectuosos de su suministro?
Calidad concertada en los suministros
24
2013
Área de proveedores Área de distribuidoresEvaluación empresa de proveedor
Evaluación empresa de distribuidor
6 Productos suministrados por el cliente 6 Productos suministrados por el cliente
8. Control de los procesos 8. Control de los procesos
8.1 Generalidades 8.1 Generalidades
7. Identificación y trazabilidad logística del producto
7. Identificación y trazabilidad logística del producto
1 Cuándo sea necesario, ¿se define el tratamiento a dar a los productos suministrados por el propio cliente? -No son devoluciones-
1 Cuándo sea necesario, ¿se define el tratamiento a dar a los productos que se suministran a proveedores? -No son devoluciones-
2 ¿Existen registros que definan estas identificaciones?
2 ¿Existen registros que definan estas identificaciones?
1 ¿Recoge la documentación de trabajo los procedimientos logísticos involucrados en las etapas de fabricación, almacenaje, envío a clientes y, cuando sea necesario, los de implantación y funcionamiento ulterior?
1 ¿Recoge la documentación de trabajo los procedimientos logísticos involucrados en las etapas de recepción, almacenaje, envío a tienda y, cuando sea necesario, los de implantación y funcionamiento ulterior?
2 ¿Recoge la citada documentación información sobre normas, planes de la calidad logística y especificaciones RAL aplicables para asegurar la calidad logística de los productos y servicios?
2 ¿Recoge la citada documentación información sobre normas, planes de la calidad logística y especificaciones RAL aplicables para asegurar la calidad logística de los productos y servicios?
1 En los casos que sea necesario, ¿existe algún procedimiento con o sin sistema GS1 de captura automática establecido por cada suministro que permita la fácil identificación del producto durante las etapas de fabricación del producto, almacenaje, entrega, tránsito y entrega a cliente?
1 En los casos que sea necesario, ¿existe algún procedimiento con o sin sistema GS1 de captura automática establecido por cada suministro que permita la fácil identificación del producto durante las etapas de recepción, almacenaje, tránsito y entrega a tienda?
3 ¿Se supervisan y contrastan, de acuerdo con la documentación, los procesos aplicables y las características logísticas de los productos durante la fabricación y, cuando sea necesario, durante la implantación y funcionamiento ulterior?
3 ¿Se supervisan y contrastan, de acuerdo con la documentación, los procesos aplicables y las características logísticas de los productos, durante las etapas de recepción, almacenaje, tránsito y entrega a tienda?
4 Cuándo proceda, ¿se hace una evaluación previa de los procesos y de los equipos que se utilizan?
4 Cuándo proceda, ¿se hace una evaluación previa de los procesos y de los equipos que se utilizan?
8.2 Procesos logísticos especiales 8.2 Procesos logísticos especiales
1 ¿Están definidos previamente los procesos logísticos que requieran la consideración de especiales?
1 ¿Están definidos previamente los procesos logísticos que requieran la consideración de especiales?
2 ¿Disponen los procesos logísticos especiales de procedimientos escritos para su ejecución y control?
2 ¿Disponen los procesos logísticos especiales de procedimientos escritos para su ejecución y control?
9. Inspección 9. Inspección
9. 1 Inspección logística de entrada 9. 1 Inspección logística de entrada
3 ¿Se califican sistemáticamente los procesos especiales y se registran los resultados?
3 ¿Se califican sistemáticamente los procesos especiales y se registran los resultados?
4 ¿Se encuentra cualificado el personal o las instalaciones para los procesos logísticos especiales y de alta tecnología?
4 ¿Se encuentra cualificado el personal o las instalaciones para los procesos logísticos especiales y de alta tecnología?
1 ¿Se inspeccionan los parámetros logísticos de los materiales y productos recibidos del exterior de acuerdo con la documentación o plan de la calidad logística antes de su aceptación?
1 ¿Se inspeccionan los parámetros logísticos de los productos recibidos de proveedores de acuerdo con la documentación o plan de la calidad logística antes de su aceptación?
2 ¿Se establece la intensidad de la inspección de entrada sobre la base de datos objetivos?
2 ¿Se establece la intensidad de la inspección de entrada sobre la base de datos objetivos?
3 ¿Se garantiza mediante la aplicación de los procedimientos establecidos, la clara identificación GS1 y disponibilidad de los productos aceptados según los requisitos logísticos?
3 ¿Se garantiza mediante la aplicación de los procedimientos establecidos, la clara identificación GS1 y disponibilidad de los productos aceptados según los requisitos logísticos?
Calidad concertada en los suministros
25
2013
Área de proveedores Área de distribuidoresEvaluación empresa de proveedor
Evaluación empresa de distribuidor
9.2 Inspección logística durante la fabricación y etapas ulteriores
9.2 Inspección logística durante la recepción y etapas ulteriores
5 En caso de utilizar por necesidad un producto que no haya sido inspeccionado logísticamente, ¿se identifica de forma que pueda ser retirado en caso de resultar defectuoso después de las comprobaciones correspondientes?
5 En caso de utilizar por necesidad un producto que no haya sido inspeccionado logísticamente, ¿se identifica de forma que pueda ser retirado en caso de resultar defectuoso después de las comprobaciones correspondientes?
1 ¿Se inspeccionan, ensayan e identifican los productos de acuerdo con el plan de la calidad logística y especificaciones RAL o los procedimientos documentados?
1 ¿Se inspeccionan, ensayan e identifican los productos de acuerdo con el plan de la calidad logística y especificaciones RAL o los procedimientos documentados?
2 ¿Se establece la conformidad logística de los productos con los requisitos especificados utilizando el método de control y supervisión del proceso?
2 ¿Se establece la conformidad logística de los productos con los requisitos especificados utilizando el método de control y supervisión del proceso?
3 ¿Proporcionan las instrucciones de funcionamiento el criterio para determinar si el trabajo involucrado en la logística de fabricación es aceptable o inaceptable?
3 ¿Proporcionan las instrucciones de funcionamiento el criterio para determinar si el trabajo involucrado en la logística de todo el proceso del distribuidor, es aceptable o inaceptable?
4 ¿Está definido el procedimiento a seguir con los productos no verificados o no conformes logísticamente mediante su segregación para evitar su utilización?
4 ¿Está definido el procedimiento a seguir con los productos no verificados o no conformes logísticamente mediante su segregación para evitar su utilización?
2 ¿Está previsto en qué condiciones y quién tiene autoridad en la organización del proveedor para la aceptación logística de los productos y servicios?
2 ¿Está previsto en qué condiciones y quién tiene autoridad en la organización del distribuidor para la aceptación logística de los productos y servicios?
4 Cuándo la inspección directa no es practicable, ¿se suministra al sistema un control indirecto mediante el seguimiento de proceso?
4 Cuándo la inspección directa no es practicable, ¿se suministra al sistema un control indirecto mediante el seguimiento de proceso?
5 ¿Se efectúan sistemáticamente la inspección logística y el seguimiento del proceso y existen los registros correspondientes?
5 ¿Se efectúan sistemáticamente la inspección logística y el seguimiento del proceso y existen los registros correspondientes?
6 ¿Se identifica adecuadamente el material aceptado y rechazado emitiendo el registro correspondiente?
6 ¿Se identifica adecuadamente el material aceptado y rechazado emitiendo el registro correspondiente?
9. 3 Inspecciones finales 9. 3 Inspecciones finales
1 ¿Se someten los productos acabados a inspección final de acuerdo con la documentación o plan de calidad logística para establecer su conformidad con los requisitos logísticos especificados internos y especificaciones RAL?
1 ¿Se someten los productos entregados a inspección de acuerdo con la documentación o plan de calidad logística para establecer su conformidad con los requisitos logísticos especificados internos y especificaciones RAL?
9.4 Documentos de inspección logística 9.4 Documentos de inspección logística
10 Equipos de inspección y medición de parámetros logísticos
10 Equipos de inspección y medición de parámetros logísticos
1 ¿Está previsto que, los resultados de las inspecciones logísticas de entrada, fabricación y finales deben reflejarse en documentos claros, concisos, concretos, y completos?
1 ¿Está previsto que, los resultados de las inspecciones logísticas de recepción, almacenaje, tránsito y entrega a tienda deben reflejarse en documentos claros, concisos, concretos, y completos?
2 ¿Existe archivo de dichos documentos? 2 ¿Existe archivo de dichos documentos?
1 ¿Existe una relación de los instrumentos y equipos utilizados que son sometidos a revisiones periódicas?. Ejemplos: Tacógrafos, Termómetros, Termógrafos, Controladores del Tiempo de Transporte en CD etc..
1 ¿Existe una relación de los instrumentos y equipos utilizados que son sometidos a revisiones periódicas?. Ejemplos: Tacógrafos, Termómetros, Termógrafos, Controladores del Tiempo de Transporte en CD etc.
2 ¿Se detallan en algún procedimiento las instrucciones necesarias para llevar a cabo la calibración, verificación y mantenimiento de los medios y equipos de medida logística asegurando su trazabilidad?
2 ¿Se detallan en algún procedimiento las instrucciones necesarias para llevar a cabo la calibración, verificación y mantenimiento de los medios y equipos de medida logística asegurando su trazabilidad?
3 ¿Se efectúan nuevas inspecciones logísticas y pruebas de todos los productos reparados, reacondicionados o modificados?
3 ¿Se efectúan nuevas inspecciones logísticas y pruebas de todos los productos reparados, reacondicionados o modificados?
Calidad concertada en los suministros
26
2013
3 ¿Se establece en el citado procedimiento que las calibraciones o contrastes de los equipos de inspección, medición y ensayo, deberán llevarse a cabo de acuerdo con métodos o procedimientos de calibración escritos?
3 ¿Se establece en el citado procedimiento que las calibraciones o contrastes de los equipos de inspección, medición y ensayo, deberán llevarse a cabo de acuerdo con métodos o procedimientos de calibración escritos?
4 ¿Está definido que deben indicarse en documentos apropiados los periodos y métodos o procedimientos de calibración?
4 ¿Está definido que deben indicarse en documentos apropiados los periodos y métodos o procedimientos de calibración?
5 ¿Está indicado e implantado que los instrumentos deben identificarse de modo que se pueda conocer en todo momento su estado, aptitud e intervalo de calibración o contraste, registro general y/o tarjetas sobre equipos?
5 ¿Está indicado e implantado que los instrumentos deben identificarse de modo que se pueda conocer en todo momento su estado, aptitud e intervalo de calibración o contraste, registro general y/o tarjetas sobre equipos?
Área de proveedores Área de distribuidoresEvaluación empresa de proveedor
Evaluación empresa de distribuidor
11 Estados de inspección logística 11 Estados de inspección logística
1 ¿Existe algún procedimiento que indique cómo es posible conocer en qué estado de inspección logística se encuentran los productos durante su fabricación, almacenaje, tránsito y entrega?
1 ¿Existe algún procedimiento que indique cómo es posible conocer en qué estado de inspección logística se encuentran los productos durante su recepción y preparación de envío a tiendas?
2 ¿Se indica en los documentos la autoridad responsable de las inspecciones logísticas y de la puesta en circulación de los productos conformes?
2 ¿Se indica en los documentos la autoridad responsable de las inspecciones logísticas y de la puesta en circulación de los productos conformes?
12 Control de productos no conformes 12 Control de productos no conformes
1 ¿Existe un procedimiento para el tratamiento de los productos no conformes según requisitos logísticos?
1 ¿Existe un procedimiento para el tratamiento de los productos no conformes según requisitos logísticos?
3 ¿Está definido quién tiene la autoridad para decidir el tratamiento de los productos no conformes?
3 ¿Está definido quién tiene la autoridad para decidir el tratamiento de los productos no conformes?
4 Cuándo sea necesario, ¿está previsto comunicar al cliente las no conformidades?
4 Cuándo sea necesario, ¿está previsto comunicar al cliente interno las no conformidades logísticas?
5 ¿Está establecido el sistema de registro y seguimiento de las no conformidades logísticas?
5 ¿Está establecido el sistema de registro y seguimiento de las no conformidades?
2 ¿Se precisa en el citado procedimiento el sistema de identificación, documentación, evaluación, selección y tratamiento de los productos no conformes, así como la notificación de las decisiones tomadas a los servicios a los que pueda afectar?
2 ¿Se precisa en el citado procedimiento el sistema de identificación, documentación, evaluación, selección y tratamiento de los productos no conformes, así como la notificación de las decisiones tomadas a los servicios a los que pueda afectar?
13 Acciones correctivas 13 Acciones correctivas
14 Manipulación, almacenamiento, embalaje, y entrega
14 Manipulación, almacenamiento, embalaje, y entrega
1 ¿Existe un procedimiento para la investigación de las causas que producen las no conformidades?
1 ¿Existe un procedimiento para la investigación de las causas que producen las no conformidades?
2 ¿Existe información documentada que permita analizar la información con el fin de detectar y eliminar las causas del fallo logístico?
2 ¿Existe información documentada que permita analizar la información con el fin de detectar y eliminar las causas del fallo logístico?
3 ¿Existe algún documento donde se indique las diferentes acciones logísticas correctivas al responsable, en cada caso, de su puesta en marcha y de los resultados obtenidos?
3 ¿Existe algún documento donde se indique las diferentes acciones logísticas correctivas al responsable, en cada caso, de su puesta en marcha y de los resultados obtenidos?
Por medio de procedimientos escritos actualizados Por medio de procedimientos escritos actualizados
1 ¿Se proveen los métodos para la manipulación de los productos evitando dañarlos o deteriorarlos?
1 ¿Se proveen los métodos para la manipulación de los productos evitando dañarlos o deteriorarlos?
2 ¿Se especifican los medios necesarios para su manipulación?
2 ¿Se especifican los medios necesarios para su manipulación?
6 ¿Está indicado para los productos reparados o reprocesados el procedimiento para su aceptación?
6 ¿Está indicado para los productos reparados o reprocesados el procedimiento para su aceptación?
Calidad concertada en los suministros
27
2013
15 Registros sobre la calidad logística 15 Registros sobre la calidad logística
4 ¿Se comprueba periódicamente el estado de los productos almacenados para detectar cualquier deterioro?
4 ¿Se comprueba periódicamente el estado de los productos almacenados para detectar cualquier deterioro?
5 ¿Se realiza la comprobación de los procedimientos de embalaje, conservación y marcado para asegurar su conformidad con los requisitos internos especificados y especificaciones RAL?
5 ¿Se realiza la comprobación de los procedimientos de embalaje, conservación y marcado para asegurar su conformidad con los requisitos especificados?
6 ¿Se identifican y separan los productos deteriorados durante su almacenamiento para proceder a su gestión y reparación?
6 ¿Se identifican y separan los productos deteriorados durante su almacenamiento para proceder a su gestión y reparación?
7 ¿Se asegura la protección de los productos hasta su entrega al cliente?
7 ¿Se asegura la protección de los productos hasta su entrega al consumidor?
8 Cuándo lo especifique el contrato, ¿alcanza esta protección hasta la entrega en destino?
8 Cuándo lo especifique el sistema de calidad interno ¿Alcanza esta protección hasta la entrega en tienda?
1 ¿Existe algún procedimiento para identificar, agrupar, archivar, conservar, y tener disponibles los documentos e informes relativos a la calidad logística de los productos y servicios?
1 ¿Existe algún procedimiento para identificar, agrupar, archivar, conservar, y tener disponibles los documentos e informes relativos a la calidad logística de los productos y servicios?
2 Cuándo esté establecido ¿existe una identificación de los diferentes documentos que permita asegurar que se han cumplido las exigencias de calidad logística?
2 Cuándo esté establecido ¿existe una identificación de los diferentes documentos que permita asegurar que se han cumplido las exigencias de calidad logística?
3 ¿Son completos los registros sobre la calidad logística y recogen la información de los proveedores (up stream) cuando sea necesario?
3 ¿Son completos los registros sobre la calidad logística y recogen la información de los proveedores cuando sea necesario?
4 ¿Son identificables los registros sobre la calidad logística con el producto a que se refieren?
4 ¿Son identificables los registros sobre la calidad logística con el producto a que se refieren?
5 ¿Se establece quién o quiénes son los responsables de custodiar los registros sobre la calidad logística y durante que plazo de tiempo?
5 ¿Se establece quién o quiénes son los responsables de custodiar los registros sobre la calidad logística y durante que plazo de tiempo?
Área de proveedores Área de distribuidoresEvaluación empresa de proveedor
Evaluación empresa de distribuidor
3 ¿Se especifica la existencia de locales y zonas de almacenamiento seguros en los que no se dañen los productos antes de su utilización o entrega?
3 ¿Se especifica la existencia de locales y zonas de almacenamiento seguros en los que no se dañen los productos durante la recepción, almacenaje, tránsito, y entrega a tienda?
16 Auditorías internas de la calidad logística 16 Auditorías internas de la calidad logística
17 Formación y adiestramiento sobre logística 17 Formación y adiestramiento sobre logística
1 ¿Existe algún documento que establezca la realización de auditorías de calidad logística internas?
1 ¿Existe algún documento que establezca la realización de auditorías de calidad logística internas?
2 ¿Se utilizan las auditorías de calidad logística para comprobar la eficacia del sistema de la calidad logística?
2 ¿Se utilizan las auditorías de calidad logística para comprobar la eficacia del sistema de la calidad logística?
3 ¿Se elabora un plan específico para la realización de cada auditoría de calidad logística?
3 ¿Se elabora un plan específico para la realización de cada auditoría de calidad logística?
4 ¿Está previsto que la dirección conozca los resultados finales y conclusiones de las auditorías de la calidad logística?
4 ¿Está previsto que la dirección conozca los resultados finales y conclusiones de las auditorías de la calidad logística?
5 ¿Se establece algún documento después de cada auditoría de calidad logística en el que se definan las líneas de actuación que puedan existir para la eliminación de discrepancias y quién es responsable de su ejecución?
5 ¿Se establece algún documento después de cada auditoría de calidad logística en el que se definan las líneas de actuación que puedan existir para la eliminación de discrepancias y quién es responsable de su ejecución?
1 ¿Existe algún procedimiento que describa el sistema a seguir con el fin de que el personal relacionado con la calidad logística, cuando sea necesario, reciba una adecuada formación y adiestramiento?
1 ¿Existe algún procedimiento que describa el sistema a seguir con el fin de que el personal relacionado con la calidad logística, cuando sea necesario, reciba una adecuada formación y adiestramiento
Calidad concertada en los suministros
28
2013
Área de proveedores Área de distribuidoresEvaluación empresa de proveedor
Evaluación empresa de distribuidor
18 Técnicas estadísticas 18 Técnicas estadísticas
2 Cuándo sea necesario, ¿se conservan los documentos que evidencien que la formación fue dada durante un periodo de tiempo adecuado y que el personal adecuado y que el personal adiestrado fue considerado apto para la realización de unas tareas específicas?
2 Cuándo sea necesario, ¿se conservan los documentos que evidencien que la formación fue dada durante un periodo de tiempo adecuado y que el personal adecuado y que el personal adiestrado fue considerado apto para la realización de unas tareas específicas?
1 ¿Existe algún procedimiento que, cuando sea conveniente, defina las técnicas estadísticas a utilizar para la inspección logística?
1 ¿Existe algún procedimiento que, cuando sea conveniente, defina las técnicas estadísticas a utilizar para la inspección logística?
Quién
Alta dirección
Director de gestión del sistema de calidad en los suministros
Directores de departamentos vinculados con la calidad logística en los suministros
Todo el personal de todos los niveles de la empresa vinculado con la calidad logística en los suministros
Responsabilidad y autoridad
• Define la política de la calidad logística en los suministros.• Asegura la comunicación y aprendizaje de la política de la calidad logística a través de la empresa.• Asegura la implementación de los recursos adecuados para el plan de calidad logística en los
suministros.
• Documenta y mantiene la política de calidad logística en los suministros.• Verifica la eficacia del sistema de gestión de la calidad logística. • Revisa las acciones preventivas y correctivas y otras acciones relevantes para el sistema de calidad
logística. • Coordina las mejoras del sistema de calidad logística en los suministros.
• Aseguran la calidad en su trabajo.• Operan de acuerdo con los requerimientos del sistema de gestión de la calidad logística en los
suministros.• Iniciar las acciones que impidan productos con parámetros logísticos no conformes, y proceder
de acuerdo con los procedimientos documentados según el sistema de gestión de la calidad logística.
• Aseguran la implementación de los recursos adecuados para la gestión, la productividad de los procesos y verificación de las actividades.
• Recepcionan y transmiten los requerimientos de los clientes a todo el personal de la organización funcional de la empresa.
• Aseguran la capacitación del personal y otros recursos para implementar el sistema de gestión de la calidad logística.
• Aseguran que los productos y servicios cumplan con los requerimientos de los clientes incluyendo, calidad logística, seguridad, coste, programación, rendimiento, durabilidad, seguridad, y mantenimiento.
• Aseguran que el personal cumpla con las especificaciones RAL y los estándares AECOC, regulaciones, especificaciones, procedimientos documentados, y otros que definan.
11.1.1 Esquema resumen de responsabilidades en el
sistema de calidad logística en los suministros
11.1 Guía para la aplicación de un sistema de calidad
logística del proveedor
Guía para la aplicación de un sistema de calidad logística del proveedor
11
Calidad concertada en los suministros
29
2013
11.1.2 Definiciones Claves
Acuerdos con clientes
Cliente
Acuerdos entre la empresa y el cliente con relación a planes, proyectos, programas de acción conjunta o cualquier otro compromiso legal para entregar un producto y/o servicio.
Cualquier empresa o agente individual que recibe productos y/o servicios acordados con la empresa proveedora.
Director de la gestión del sistema de calidad logística en los suministros
Persona que tiene la responsabilidad y autoridad para cumplir e implementar una actividad especifica o proceso (incluye a los directores de organización, directores de proyectos, etc.)
Evidencia objetiva Información veraz que puede ser probada en función de los datos obtenidos a través de la observación, controles, medidas, pruebas pilotos, u otros medios.
Compromiso de entrega y recepción
Compromiso, adquirido por la empresa, de poner a disposición del cliente la mercancía solicitada a través del pedido, en la cantidad, lugar, momento y condiciones técnicas y legales acordadas.
Programa/proyectoDocumento que establece la totalidad de las bases estándares del proyecto de calidad logística en los suministros para la implantación, así como los acuerdos entre el director de la gestión del sistema de calidad logística en los suministros y la empresa cliente.
Política de calidad Intenciones y dirección global de una empresa relativas a la calidad logística tal como se expresan formalmente por la alta dirección de la empresa.
Registro de calidad logísticaRegistro de calidad logística requerido y específicamente identificado como un registro de calidad logística en los procedimientos.
Responsable de aprobación Persona autorizada por la empresa para aprobar un acuerdo con el cliente.
Servicio Consulta, trabajo físico, y/u otro trabajo intelectual.
Sistema de calidad logística en los suministros
Estructura organizativa, procedimientos, procesos, y recursos que se necesitan para implementar la gestión de la calidad logística
Debe El empleo de esta palabra significa que la acción descrita es obligatoria
DeberíaEl empleo de esta palabra muestra la intención; el empleo de esta palabra significa que la acción descrita no es obligatoria
11.1.3 Responsabilidad de la gestión de la calidad
logística en el suministro
Política
En el documento de procedimientos de calidad logística, la
empresa proveedora refleja los objetivos de la calidad
logística en el suministro, los compromisos de gestión para
alcanzar los objetivos de la entrega y recepción eficiente,
las metas organizativas y las expectativas y necesidades de
las empresas clientes. Las mejoras para el sistema de la
calidad logística tienen como objetivo estratégico dar
soporte a la misión de la empresa cliente.
La empresa de proveedor revisa periódicamente la eficacia y
adecuación del sistema de calidad logística para determinar la
adaptación. Los resultados de estas revisiones se reflejan como
registros de calidad logística.
La entrega y recepción eficiente: dentro del proceso de
relación comercial cliente-proveedor, la entrega y recepción
es el acto de materialización del compromiso, adquirido por
el proveedor, de poner a disposición del cliente la mercancía
solicitada a través del pedido, en la cantidad, lugar, momento
y condiciones técnicas y legales acordadas.
La cadena de calidad: para cumplir con los requerimientos
logísticos del acto de la entrega y recepción es necesaria la
intervención coordinada, tanto interna como externamente de
las tres partes: proveedor, operador de transporte/transportista,
y distribuidor que participan en este acto. Si se produce una
ruptura en cualquier punto de esta cadena de calidad tanto
Calidad concertada en los suministros
30
2013
interna como externamente por incumplimiento de los
requerimientos internos o externos de las empresas, quedará
alterado el acto de materialización de la entrega y recepción
eficiente.
Responsabilidades
Director de la gestión del sistema de calidad logística en el
suministro define la política de la calidad logística y asegura
que sea comunicada y asumida por todo el personal.
Los representantes de la dirección de la gestión del sistema
de calidad logística en el suministro deben documentar y
mantener la política de calidad logística y asegurar su
implantación. Estos representantes deben coordinar y dirigir
las revisiones del sistema de calidad logística.
Los directores o responsables de áreas involucradas deben
identificar y proporcionar los recursos adecuados, incluido
la formación del personal, para la gestión y forma de
realizar el trabajo y dar soporte a las actividades de
auditorías internas.
Procedimientos
Los definidos discrecionalmente para la gestión de la calidad
logística en el suministro y reflejados en la guía de calidad
logística.
11.1.4 Sistema de la calidad logística en el suministro
Política
La empresa de proveedor asegura que la calidad logística en
el suministro es una parte integral del proceso logístico
vinculado con los productos y los servicios. La empresa de
proveedor debe poner hincapié en la prevención y corrección
de problemas con el objeto de suministrar productos y
servicios de calidad logística.
Las actividades dirigidas por el sistema de calidad logística
en el suministro están identificadas y documentadas. Estos
procedimientos documentados están controlados y
eficazmente implantados para asegurar que la calidad
logística de los productos y servicios cumplen con los
requerimientos de los clientes. El sistema de calidad logística
en el suministro está definido en los siguientes documentos
controlados:
• La guía de calidad logística.
• Instrucciones de trabajo y procedimientos del proveedor
respecto al alto nivel de gestión.
• Especificaciones RAL.
• Estándares AECOC.
• Los procedimientos de más bajo nivel, incluyen
procedimientos operativos estándares, instrucciones de
trabajo, y otros procedimientos que se consideren
convenientes y necesarios.
• Planes de proyectos y programas de calidad logística.
• Registros de calidad logística.
La planificación de la calidad logística está incluida en las
instrucciones de trabajo y procedimientos de alto nivel
de gestión y en los documentos de más bajo nivel. La
planificación de la calidad logística incluye cuando sea
necesario y conveniente:
• Preparación de los planes de calidad.
• Identificación de los controles, procesos, equipos, recursos
y cualquier otro medio que se necesiten para conseguir la
calidad logística de los productos y servicios requerida.
• Asegurar la compatibilidad de las actividades de los
procesos, los procedimientos de inspección y reflejarlos
en los documentos adecuados.
• Cuando sea necesario actualizar el control de la calidad
logística, la inspección y las técnicas de comprobación.
• Identificación y conocimiento de los medios que impliquen
mayor capacidad para cumplir con los requerimientos de la
calidad logística de los productos y servicios.
• Clarificación de los estándares de aceptabilidad para todos
los parámetros logísticos incluidos aquellos de naturaleza
subjetiva.
• Identificación y preparación de los registros de calidad.
Los documentos referidos en la guía de calidad logística
incluyen las instrucciones de trabajo y los procedimientos del
alto nivel de gestión, las instrucciones de trabajo y
procedimientos de bajo nivel, los planes de proyectos y
programas de calidad logística. Todos ellos definidos en los
términos que describe la guía de logística.
La documentación debe estar jerarquizada según la estructura
de documentación del sistema de calidad logística.
Todos los documentos deben referenciarse y estar detallados.
Responsabilidades
Directores o responsables de departamentos vinculados
con la calidad logística en el suministro identificarán las
actividades que se dan en el sistema de calidad logística,
además pondrán en marcha la planificación de la calidad
logística según los requerimientos de los clientes y
asegurarán que la documentación y registros de la calidad
logística estén adecuadamente identificados, mantenidos,
y controlados.
Calidad concertada en los suministros
31
2013
Procedimientos
Los definidos discrecionalmente para la gestión de la calidad
logística en el suministro y reflejados en la guía de calidad
logística.
Procedimientos y especificaciones RAL del flujo de información
y del flujo físico interno (cadena de suministro interna).
Desarrollar existente y concretar el nivel de detalle.
Procedimientos y especificaciones RAL del flujo de información
y del flujo físico externo (cadena de suministro externa). Acordar
existente y concretar el nivel de detalle.
Procedimiento y especificaciones RAL de la ficha logística.
Procedimiento del documento privado de actividades y
servicios -DPA- u otro adecuado para la gestión de la cadena
de transporte.
• RAL Unidades de carga eficiente
• RAL Principios generales de funcionamiento de los pools
de palés
• Código de Barras GS1-128
• EDI (Mensajes)
Política
La empresa de proveedor desarrolla y ejecuta acuerdos
con sus clientes. El proveedor define a un cliente como
una organización o individual que acuerda formalmente
con él entregar productos y servicios.
La empresa proveedor revisa los acuerdos verbales y
escritos, previamente a la aceptación para asegurar que
los requerimientos especificados pueden ser cumplidos.
Estas revisiones aseguran que los requerimientos están
bien definidos y documentados y las diferencias de
criterios entre las partes están resueltas. Los resultados de
estas revisiones se mantienen como registros de calidad
logística.
Responsabilidades
La aprobación oficial de cada acuerdo con clientes deben
asegurar que las adecuadas revisiones de estos acuerdos
tengan lugar, y que las rectificaciones se hagan según los
procedimientos documentados.
Directores o responsables de departamentos vinculados
con la calidad logística en el suministro deben asegurar
11.1.5 Acuerdos logísticos con clientes
que se establezca la comunicación eficaz con el cliente,
que todos los requerimientos estén claramente indicados
y entendidos, y que la empresa de proveedor tenga la
capacidad para cumplir estos requerimientos.
Procedimientos
Los definidos discrecionalmente para la aceptación y
rectificación de los acuerdos con los clientes y reflejados
en la guía de calidad logística.
11.1.6 Control de la calidad logística de los productos y
servicios
Política
La empresa de proveedor controla y verifica la calidad
logística de los productos y servicios para asegurar el
cumplimiento de los requerimientos de los clientes. Se
debe asegurar:
• Que la documentación de la calidad logística de los
productos y servicios está de acuerdo con las
especificaciones del cliente y las especificaciones RAL.
• Que la calidad logística de los productos y servicios están
planificados, controlados, verificados y validados.
• Que los requerimientos logísticos de los productos y
servicios están documentados.
• Que las revisiones de la calidad logística de los
productos y servicios se realizarán cuando se acuerde
y sea necesario.
• Que los cambios en los parámetros de la calidad logística
de los productos y servicios están de acuerdo con los
procedimientos documentados.
El personal cualificado y con recursos adecuados define las
responsabilidades y actividades para el desarrollo del control
de la calidad logística de los productos y servicios. Estas
personas también planifican y ejecutan estas actividades. Los
planes del desarrollo del control de la calidad logística en los
productos y servicios deben contemplar:
• Los interfaces organizativos y técnicos de los grupos que
proporcionan entradas y salidas en los procesos logísticos
afectados.
• Entradas y salidas revisadas y aprobadas previamente a la
implantación respectiva.
• Revisiones de los parámetros logísticos de los productos
y servicios y tenidos en cuenta como registros de calidad.
Responsabilidades
Los directores o responsables de departamentos
Calidad concertada en los suministros
32
2013
vinculados con la calidad logística en el suministro deben
asegurar el desarrollo del control de la calidad logística
de acuerdo con los requerimientos especificados. Estos
responsables documentarán los cambios de control de la
calidad logística.
Procedimientos
Los definidos discrecionalmente para la aceptación y
rectificación de los acuerdos con los clientes y reflejados
en la guía de calidad logística.
Política
La empresa de proveedor asegura que el actual sistema
de calidad logística y la documentación correspondiente
esté disponible por todo el personal involucrado en el
proceso logístico. Este sistema asegura que toda la
documentación y datos logísticos del sistema de calidad
esté revisado y aprobado previamente a su edición inicial
y consecuentemente antes de cualquier modificación. Los
documentos obsoletos o no-válidos son destruidos, y en
caso de ser retenidos se marcarán adecuadamente.
En la propia ubicación del personal de la empresa
proveedora vinculado con los procesos logísticos se
tendrá acceso a los actuales documentos aprobados del
sistema de calidad, a los datos del sistema de calidad y a
la documentación pertinente externa como las
especificaciones de AECOC referidas a manual de
especificaciones de codificación GS1, manual EANCOM,
y manual que agrupa a las Recomendaciones AECOC para
la Logística RAL que afecta al trabajo relacionado con la
calidad logística de los productos y servicios.
Responsabilidades
El director o responsable correspondiente debe mantener
establecidos los procedimientos de control de los
documentos del sistema de calidad, los datos del sistema
de calidad, y la documentación externa aplicable.
El director correspondiente debe procesar, controlar, y
coordinar la creación o revisión de la guía de calidad
logística, las instrucciones de trabajo y procedimientos de
la empresa de proveedor. Esto incluye el seguimiento, el
estatus, mantenimiento, y distribución de la información
relativa a estos documentos. Adicionalmente la empresa
es responsable para la coordinación de la formación,
información, y comunicación entre los diferentes directores
o responsables de los procesos logísticos internos y
11.1.7 Control de los documentos y de los datos
externos como entre los miembros de la junta directiva de
la empresa.
Los directores o responsables de la administración de la
documentación correspondiente deben cumplir las
funciones de todos los procedimientos e instrucciones de
trabajo dentro de sus divisiones, secciones, etc... de la
forma conveniente y adecuada.
Procedimientos
Los definidos discrecionalmente para la gestión de la
calidad logística en el suministro y reflejados en la guía de
calidad logística.
Documento de control de datos y documentos de la
empresa proveedora.
11.1.8 Compras
Política
La empresa de proveedor controla la compra de materiales,
productos, servicios relacionados con los parámetros
logísticos de los productos y servicios entregados a los
clientes. La empresa de proveedor asegura que todos los
documentos de compras describan los parámetros
logísticos de los productos y servicios que le son
entregados. La empresa de proveedor revisa y aprueba los
documentos de compras cumplimentados según los
requerimientos especificados previamente a su emisión.
Esto debe asegurar que los materiales, productos, y
servicios sean verificados (inspeccionados y aceptados)
contra los requerimientos especificados y documentados.
La empresa de proveedor evalúa y selecciona a sus
proveedores (up stream) en función de su capacidad para
entregar productos que cumplan con los requerimientos
logísticos especificados. Los registros de aceptación de la
funcionalidad de su proveedor (up stream) se mantienen
como registros de calidad.
Cuando la empresa de proveedor decide inspeccionar y/o
aceptar un producto comprado a su proveedor (up stream)
determinado, los documentos de compras deben
especificar las especificaciones de inspección y/o
aceptación en las instalaciones del proveedor (up stream)
y los métodos de entrega. El cliente previo acuerdo
especificado bajo contrato estará permitido a verificar los
productos en las instalaciones de proveedor (up-stream).
Tal verificación no absuelve a la empresa proveedora de
su responsabilidad para proporcionar productos y servicios
con la calidad logística especificada y contratada.
Calidad concertada en los suministros
33
2013
Responsabilidades
El director o responsable correspondiente debe revisar y
aprobar los requerimientos de compras y remitirlos a la
división de aprovisionamiento.
El director o responsable correspondiente debe procesar
los contratos y requisitos de compras
El responsable de la solicitud de compra debe definir las
especificaciones logísticas para la compra de mercancías
y servicios y verificar que las mercancías y servicios
recibidos están conformes según esas especificaciones.
Procedimientos
Los definidos discrecionalmente para la compra de materiales,
productos y servicios a los proveedores (up-stream).
Procedimientos y especificaciones recomendados RAL.
Política
La empresa de proveedor asegura que los productos y
servicios suministrados a clientes y los suministros estén
protegidos contra daños o pérdidas bajo la custodia de la
empresa de proveedor. Las revisiones del material y/o
productos de suministro del proveedor (up stream) y los
suministros aseguran que estos no comprometan a la
calidad logística de los productos y servicios suministrados
por la empresa de proveedor. Los defectos y daños del
material y/o productos suministrados y los suministros se
comunican al cliente y estos informes se mantienen en el
registro de calidad.
Responsabilidades
El director o responsable correspondiente debe asegurar
que la gestión y control del material y/o producto o
servicio suministrado y los suministros estén especificados
y se realicen según los acuerdos con el cliente.
El inspector de recepción debe identificar, recibir, y
comprobar que el material y/o producto y servicio
suministrado y los suministros están de acuerdo con los
procedimientos documentados.
Procedimientos
• Los definidos discrecionalmente para la gestión de
materiales, productos y servicios a los proveedores
11.1.9 Gestión de productos y servicios suministrados
para clientes y suministros
(up-stream).
• Procedimientos y especificaciones RAL.
Política
La empresa de proveedor identifica los materiales y
productos con el fin de prevenir el uso inadecuado de un
producto con parámetros logísticos inadecuados en una
aplicación logística.
Los procedimientos documentados, cuando sean
requeridos por los acuerdos con el cliente, aseguran que
la identificación y la trazabilidad son realizadas de acuerdo
con el sistema de gestión. Esto incluye una única
identificación de cada producto entregado, componente,
modulo, y parte especificada por los acuerdos con el
cliente. Los registros de identificación se mantienen como
registros de calidad cuando sean requeridos por los
acuerdos con el cliente.
Responsabilidades
El responsable correspondiente debe asegurar que la
identificación adecuada del producto y las actividades de
trazabilidad se realizan a través del ciclo de vida del
producto de acuerdo con los procedimientos
documentados.
Procedimientos
Los definidos discrecionalmente para la identificación y
trazabilidad por la empresa de proveedor reflejados en la
guía de calidad logística.
Procedimientos y especificaciones RAL.
11.1.10 Identificación de producto y trazabilidad
11.1.11 Control de proceso
Política
La empresa de proveedor asegura que los procesos
logísticos internos aplicados para la entrega de productos
y servicios con parámetros logísticos correctos estén
documentados y controlados. Estos procesos incluyen
sistemas con soportes informáticos, gestión de proyectos
y programas logísticos. Estos procesos claves están
definidos y documentados en procedimientos que:
• Detallan las responsabilidades y personal que controla
estos procesos.
Calidad concertada en los suministros
34
2013
• Definen las condiciones controladas bajo las cuales estos
procesos se llevan a cabo.
• Definen los requisitos de las operaciones de los procesos,
personal, y equipos. Los requisitos de estos requisitos se
mantienen como registros de calidad.
Todos aquellos otros procesos especiales que requieran
documentación son documentados en los procedimientos
de más bajo nivel que consideran:
• Los medios y el uso adecuado de los equipos, herramientas
y ambiente de trabajo.
• Aseguramiento y cumplimiento de los códigos, estándares,
especificaciones y documentación adecuados.
• Control de la adecuación de los parámetros logísticos
adecuados de los procesos y características logísticas de
los productos.
• Definición de las aprobaciones necesarias de los procesos
y equipos logísticos.
• Clarificar el criterio de la capacidad de trabajo estipulado.
• Adecuación y eficacia de los equipos de mantenimiento
de los procesos vinculados con los parámetros logísticos.
• Continuo control de las deficiencias logísticas de los
productos y servicios en uso para asegurar el cumplimiento
de los requerimientos.
Responsabilidades
El director o responsable correspondiente debe asegurar
que los procesos están adecuadamente planificados,
documentados, gestionados y controlados.
Procedimientos
Los definidos discrecionalmente por la empresa de
proveedor.
Política
La empresa de proveedor asegura las actividades de
inspección y ensayos de los parámetros logísticos para
probar que se cumplen los requerimientos logísticos de
los productos y servicios.
La inspección y los ensayos se suceden a través del ciclo
de vida del producto tal como sea requerido por los
acuerdos con el cliente o en el plan de calidad logística
de los productos y servicios de la empresa. Los
procedimientos de revisión y aprobación aseguran que
los parámetros logísticos de los productos cumplen con
los requerimientos en cada etapa de desarrollo.
Política
La empresa de proveedor asegura que los ensayos y equipos de
medición están adecuadamente utilizados, calibrados y
mantenidos. La empresa de proveedor asegura que los equipos
de medición se emplean de manera constante con la capacidad
de medición requerida.
La empresa de proveedor define que mediciones se necesitan
y que grado de exactitud y precisión para realizar estas
11.1.12 Inspección y ensayos
La empresa proveedora realiza la inspección final de los
parámetros logísticos del producto y los ensayos
correspondientes de acuerdo con los procedimientos
documentados. Los productos son inspeccionados y
ensayados según los requerimientos logísticos antes de
ser expedidos al cliente y se expiden cuando cumplen con
los criterios de aceptación documentados, de lo contrario
son retenidos. Los productos autorizados para su
expedición en caso de urgencias sin previa verificación se
registran como registros de calidad.
Los registros de ensayos proporcionan la evidencia de los
resultados de la inspección y/o ensayos e identifican al
responsable de Inspección que autoriza la expedición del
producto. Estos registros serán mantenidos como registros
de calidad.
Responsabilidades
El director o responsable correspondiente para cada
producto debe asegurar que las actividades de inspección
y ensayos se han realizado y están documentadas.
El personal de Inspección y ensayos debe coordinar,
realizar, y documentar la inspección de acuerdo con los
procedimientos documentados.
El responsable correspondiente debe revisar los resultados
de todas las inspecciones especificadas y ensayos, y
aprobar los productos para que sean expedidos.
Procedimientos
Los definidos discrecionalmente por la empresa de
proveedor.
Inspección y ensayos Norma UNE 66-020-73
Procedimientos y especificaciones RAL.
11.1.13 Control de la Inspección, medición y equipos de
ensayos
Calidad concertada en los suministros
35
2013
mediciones. Cuando la exactitud de calibración lo requiera, se
emplearán se emplearán herramientas y equipos calibrados de
forma rutinaria de acuerdo con los procedimientos
documentados. Los registros de calibración se mantienen como
registros de calidad.
Las frecuencias de los controles deben mantenerse como
registros de calidad.
Responsabilidades
El responsable correspondiente debe asegurar que los
equipos identificados estén en buen estado de
funcionamiento y calibrados; que las mediciones y las
herramientas de ensayos estén evaluadas antes de
emplearse, y que los resultados de las calibraciones estén
documentados.
Los laboratorios de calibración y ensayos deben cumplir
con los requisitos y procedimientos documentados.
Procedimientos
Los definidos discrecionalmente por la empresa de
proveedor.
Especificaciones RAL sobre control de temperaturas
productos congelados.
Especificaciones RAL sobre medidas de los elementos
reutilizables de transporte (peso y volumen).
Política
La empresa de proveedor asegura que sólo los materiales
y productos que han pasado la inspección y son
aprobados, se expiden. Los procedimientos documentados
especifican que la inspección y la situación de los ensayos
de los materiales y productos están identificadas durante
la recepción y a través del ciclo de vida del producto.
Responsabilidades
El director o responsable correspondiente debe asegurar
que el método para la identificación de la inspección y la
situación del ensayo están contemplados según el plan
de acuerdos con el cliente, u otros procedimientos
documentados que sean implantados.
Procedimiento
Los definidos discrecionalmente por la empresa de
proveedor.
11.1.14 Inspección y categoría de ensayos
11.1.15 Control y productos no conformes
Política
La empresa de proveedor no entrega productos no
conformes con las especificaciones logísticas y con los
procedimientos acordados. Estos procedimientos
proporcionan la identificación, la documentación,
evaluación, separación, eliminación y notificación
adecuada de los productos y servicios no conformes con
los requisitos logísticos durante todo el ciclo de vida.
La empresa de proveedor asegura que la autoridad y
responsabilidad del control de productos no conformes sea
delegada en el responsable correspondiente de gestión.
La empresa de proveedor asegura que los productos no
conformes se revisen con procedimientos documentados
para determinar cómo los productos deben ser empleados.
El cliente debe ser informado según acuerdo previo
cuando se puedan aceptar productos con criterios
logísticos usar como es o reparar y usar. Si la disposición
logística del producto no conforme es reparar o reprocesar,
el producto es reinspeccionado según el acuerdo con el
cliente, el plan o los procedimientos adecuados
documentados. Las descripciones de las no-conformidades
que han sido aceptadas, y de las reparaciones, son
registradas para significar la condición real además de
mantenerse como registros de calidad.
Responsabilidades
El responsable correspondiente debe asegurar que los
requisitos de los procedimientos documentados que
implementen se aplican de forma eficaz.
El responsable correspondiente informa sobre las no
conformidades y debe realizar un informe de las no
conformidades e identificar y separar los productos no
conformes.
Procedimientos
Los definidos discrecionalmente por la empresa de
proveedor.
11.1.16 Acción correctiva y preventiva
Política
La empresa de proveedor promueve la aplicación de la
prevención y corrección de problemas para determinar la
causa potencial de las no conformidades (incluyendo las
Calidad concertada en los suministros
36
2013
reclamaciones de clientes, productos no conformes y
procesos no conformes) y prevenir que se produzcan o
repitan.
La empresa de proveedor investiga las causas de las no
conformidades logísticas relacionadas con el sistema de
calidad, incluyendo productos y procesos del sistema de
calidad. Los resultados de estas investigaciones se
mantienen como registros de calidad.
Las acciones correctivas y preventivas para eliminar las no
conformidades existentes o potenciales y eliminar o
minimizar el impacto sobre seguridad, productividad,
costes de proceso, coste de calidad y satisfacción del
cliente.
Responsabilidades
El responsable correspondiente debe asegurar que los
requisitos de los procedimientos documentados que
aplican este plan se comunican y cumplen por parte de
los responsables de los procesos.
El responsable correspondiente debe registrar, procesar,
analizar e informar de los requisitos de las acciones
correctivas y preventivas.
Procedimientos
Procedimientos y acciones correctivas y preventivas
definidas discrecionalmente por la empresa de proveedor.
reclamaciones de clientes, productos no conformes y
procesos no conformes) y prevenir que se produzcan o
repitan.
La empresa de proveedor investiga las causas de las no
conformidades logísticas relacionadas con el sistema de
calidad, incluyendo productos y procesos del sistema de
calidad. Los resultados de estas investigaciones se
mantienen como registros de calidad.
Las acciones correctivas y preventivas para eliminar las no
conformidades existentes o potenciales y eliminar o minimizar
el impacto sobre seguridad, productividad, costes de proceso,
coste de calidad y satisfacción del cliente.
Responsabilidades
El responsable correspondiente debe asegurar que los
requisitos de los procedimientos documentados que
aplican este plan se comunican y cumplen por parte de
los responsables de los procesos.
11.1.17 Manipulación, almacenaje, envasado, conservación
y entrega
El responsable correspondiente debe registrar, procesar,
analizar e informar de los requisitos de las acciones
correctivas y preventivas.
Procedimientos
Procedimientos y acciones correctivas y preventivas
definidas discrecionalmente por la empresa de proveedor.
Política
La empresa de proveedor debe mantener los registros de
calidad como evidencia objetiva que demuestra la
conformidad con el sistema de calidad y asegure su
operativa efectiva.
La empresa de proveedor se encarga de que los registros
de calidad estén/sean:
• Identificados, almacenados, codificados, archivados
almacenados, mantenidos y dispuestos de acuerdo con
procedimientos documentados.
• Archivados durante un tiempo establecido.
• Legibles.
• Archivados en un lugar adecuado para prevenir el deterioro.
• Accesibles.
• Disponibles para los clientes cuando los requieran en los
casos de acuerdos.
La empresa de proveedor asegura la disponibilidad de los
registros de calidad identificados por contrato y que estén
disponibles cuando sean requeridos.
Responsabilidades
El responsable correspondiente debe asegurar que los registros
de calidad estén identificados según procedimientos adecuados,
y que estos procedimientos sirvan para desarrollar, controlar y
mantener los registros de calidad.
El responsable de correspondiente debe asegurar la
disponibilidad de los registros de calidad y proporcionar
una guía sobre los periodos de retención específicos. La
custodia de los registros de calidad debe asegurar la
legibilidad de los mismos, el almacenado, y su
mantenimiento así como el periodo mínimo de retención
designado por el responsable de los registros de calidad.
Procedimientos
Los definidos discrecionalmente por la empresa de
proveedor sobre registros de calidad.
11.1.18 Registros de calidad
Política
La empresa proporciona los servicios que acuerden con
el cliente y que específicamente se ajusten según los
términos y condiciones de los acuerdos. Los servicios
siguen las pautas establecidas en los planes de calidad,
procedimientos, e instrucciones de trabajo.
Responsabilidades
El responsable correspondiente de cada proyecto/programa
en el cual el servicio es un requerimiento especificado, debe
documentar el acuerdo con un cliente como el servicio que
debe realizarse, verificarse e informarse.
Procedimientos
Los definidos discrecionalmente por la empresa de
proveedor sobre los servicios.
Política
La empresa de proveedor asegura que el personal sea formado
en su actividad de forma segura y efectiva para producir
productos y servicios con calidad logística. La empresa de
Política
La empresa de proveedor dirige las auditorías de calidad para
definir la eficacia del sistema de calidad. Los resultados de las
auditorías internas deben documentarse y presentarse al
responsable correspondiente del área auditada. La empresa
de proveedor asegura la acción correctiva oportuna cuando
se encuentre con no conformidades durante las auditorías
internas. Esto incluye la verificación de la aplicación y eficacia
de las acciones correctivas y las registre como registros de
calidad.
La empresa de proveedor emplea los resultados de las
auditorias internas para mejorar la eficacia del sistema de
calidad. Esto se cumple por acciones correctivas,
procedimientos documentados de mejora, o empleando
previamente la combinación de ambos.
La empresa de proveedor requiere de un programa de
auditorías internas basado en el estado e importancia de
la actividad auditada. Las auditorías deben realizarse por
personal independiente de la actividad que se audita.
Responsabilidades
El responsable correspondiente debe desarrollar un programa
de auditorías y obtener la aprobación del representante del
director de gestión del sistema de calidad. El responsable de
la auditoría de la calidad debe asegurar el funcionamiento de
acuerdo con los programas y procedimientos documentados.
El responsable de la auditoría de calidad debe reconciliar los
desacuerdos entre el equipo de auditor y las partes auditadas.
El responsable correspondiente debe informar al personal
del tiempo y alcance de la auditoría, asignar una guía que
acompaña al equipo auditor y tomar las acciones
correctivas oportunas respecto a las ineficiencias
encontradas durante la auditoría.
Procedimientos
Los definidos discrecionalmente por la empresa de
proveedor sobre auditoría de calidad interna.
Especificaciones RAL.
Calidad concertada en los suministros
37
2013
11.1.19 Auditorías internas de calidad logística
11.1.20 Formación
proveedor forma al personal y se responsabiliza del desarrollo
del personal como parte esencial de la gestión para cumplir
con la misión de la empresa.
La empresa por lo tanto se compromete a proporcionar la
formación necesaria y desarrolla oportunidades para optimizar
la eficacia del personal por medio de programas de cambio,
tecnologías y requerimientos de la misión. Los registros de
formación se mantienen como registros de calidad.
Responsabilidades
El responsable de los recursos humanos debe establecer
programas de formación. Los recursos humanos deben
mantener los adecuados registros de formación como
registros de calidad.
El responsable correspondiente debe coordinar y dar soporte
de formación en el sistema de calidad y asegurar que se
mantengan los registros de formación en el sistema de
registros.
El responsable correspondiente debe identificar los requisitos
del personal, asegurar que el personal reciba la adecuada
formación, y mantenga los registros de forma adecuada.
Procedimientos
Los definidos discrecionalmente por la empresa de
proveedor sobre formación.
Cursos de formación de AECOC.
11.1.21 Servicio
Política
La empresa de proveedor aplica técnicas estadísticas
cuando se necesiten para controlar y verificar la capacidad
de los procesos y las características logísticas de los
productos.
Aplicación de técnicas estadísticas según las
especificaciones del responsable correspondiente o las
especificadas, en caso de que se den, en los acuerdos con
los clientes.
Responsabilidades
El responsable de gestión debe identificar, aplicar, y
documentar los tipos de técnicas estadísticas que se
necesitan para el control y verificación de la capacidad de
los procesos y las características logísticas de los productos.
Procedimientos
Los definidos discrecionalmente por la empresa de
proveedor sobre las técnicas estadísticas.
Especificaciones RAL.
Calidad concertada en los suministros
38
2013
Procedimientos y especificaciones recomendaciones RAL.
11.1.22 Técnicas estadística
Calidad concertada en los suministros
39
2013
11.1.23 Ejemplo de organización del flujo de información
y del flujo físico externo (cadena de suministro externa)
Proveedor
Ventas - Logística
Transportista
Logística
Cliente
Compras - Logística
Aviso
Exped.
Pedido
1
2
3
4
5
6
7
8
8*
1*
Cliente
Recepción de mercancías
Cliente
Logística
Transmi-
sión
Aviso de
Expedi-
ción
Transmi-
sión
Pedido
Acuerdo permanente sobre
recepción de mercancías /
capacidad de almacén /
Condiciones ficha logística
La mercancía solicitada
a través del pedido,
en la cantidad, lugar,
momento y condiciones
técnicas y legales
acordadas
Oferta
Aviso
recepción
Instrucciones
de envío y
DPA
Acuerdos
sobre la
la fecha / hora
de entrega
Recogida de
suministro
Transportista
Recogida / Expedición
Suministro de
mercancías
Transmisión
Pedido Cliente PC
Pedido Servicio PS
Condiciones
ficha logística
Acuerdo
Permanente sobre
capacidad de
suministro
y sinergia reparto
Nota: Los números
rodeados de círculo se
corresponden con la
etapa correspondiente
del proceso de la
Entrega - Recepción
Calidad concertada en los suministros
40
2013
11.1.24 Ejemplo de planificación de ocupación de muelles
en centros de distribución de proveedor o distribuidor
RAL EJEMPLO DE IMPRESO CON PLAN DE OCUPACIÓN DE MUELLES Día: Hola:
Nº. Pedido
Nº. Aviso
Proveedor TamañoArtículo
Nº PaletsBultos
AlturaPalets
Puerta 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18Previsto
Llegada Periodo
Realizado
Llegada FinFin
Zona A Puerta 1
Puerta 2
Puerta 3
Puerta 4
Zona B Puerta 5
Puerta 6
Puerta 7
Zona C Puerta 8
Puerta 9
Zona D Puerta 10
Puerta 11
Zona E Puerta 12
Puerta 13
Puerta 14
Calidad concertada en los suministros
41
2013
11.1.25 Calidad pactada sobre las condiciones logísticas
de la entrega y recepción
El acto de la entrega y recepción es un eslabón más de la
cadena de calidad que esta condicionado por todo el proceso
que comprende:
La cadena de calidad en el entorno de proveedor (puntos
críticos de control)
• La exposición documental de la política de la calidad y
organización logística de la empresa.
• El pedido y su procesamiento.
• La planificación de la entrega del pedido.
• La integración de los procesos logísticos y comerciales
internos.
• Los medios para la integración de proveedor y distribuidor.
• El pedido de los materiales de envase según las
especificaciones establecidas.
• El control y verificación de los materiales de envase.
• Las condiciones de almacenado de los materiales de
envases.
• El etiquetado de las unidades de carga primarias,
secundarias y terciarias.
• Las condiciones de almacenado de las unidades de carga
primarias, secundarias y terciarias.
• La preparación de los pedidos y envíos.
• Los procedimientos de aseguramiento de las cantidades
envasadas tanto en la configuración de las unidades de
carga secundarias como terciarias.
• El sistema de trazabilidad de los pedidos, las unidades de
carga, el transporte.
• La integración de los procesos del proveedor y transporte.
• La planificación del transporte.
• El proceso de la estiba de la carga en el transporte.
• El control de las estibas en el transporte.
• La documentación: pedido, aviso de expedición y albaranes
para el transporte.
La cadena de calidad en el entorno del transporte (puntos
críticos de control)
• La integración de los procesos del proveedor y transporte.
• La integración de los procesos del transporte y distribuidor.
• La disponibilidad de los medios de comunicación.
• Los procedimientos documentados para la protección de
las mercancías.
• La planificación del transporte.
• El establecimiento de criterios exactos de asignación de
volúmenes de cargas.
• Los requisitos de las normas vigentes en materia de
mantenimiento del transporte y equipos.
• El sistema previsto para notificar la situación del transporte
y tener previsto las actuaciones consiguientes.
La cadena de calidad en el entorno del distribuidor (puntos
críticos de control)
• La exposición documental de la política de la calidad y
organización logística de la empresa.
• El pedido y su procesamiento.
• La planificación de la entrega del pedido.
• La integración de los procesos logísticos y comerciales
internos.
• Los medios para la integración de distribuidor y proveedor.
• El sistema de la planificación de recepción y asignación de
muelles.
• El control y verificación en la entrega y recepción:
1. Descripción del producto.
2. Identificación GS1 de unidad de consumo.
3. Identificación GS1 de unidades de carga secundarias y
terciarias.
4. Información de las etiquetas. Los contenidos de las unidades
de carga primaria, secundaria y terciaria. Las fechas de
consumo preferente y de caducidad. Temperaturas de
conservación.
5. Cantidad del pedido.
6. Datos de las especificaciones técnicas sobre las unidades
de carga primaria, secundaria y terciaria según la ficha de
paletización pactada.
7. Datos de servicio y estipulaciones de la ficha logística.
8. Condiciones de la calidad pactadas sobre el proceso de la
entrega y recepción o en su caso adjuntar la ficha de las
condiciones de calidad logística pactadas.
9. Comprobación de la documentación.
• La documentación: pedido, aviso de expedición y albaranes
para el transporte.
11.1.26 Sistemas de garantía en la cadena de la calidad
logística
Tanto la inspección de las condiciones logísticas del pedido
entregado como el registro de los resultados de esta actividad
constituyen un proceso mediante el cual se obtiene
conocimiento del nivel de cumplimiento de estas condiciones.
La ejecución de estas actividades tienen una repercusión de
costes mayor cuando se realiza durante la entrega y recepción,
afectando a la productividad y rendimiento de los procesos y a
la utilización de los medios de las tres organizaciones que
interactúan en este acto: proveedor, distribuidor y transporte.
Se pueden dar los siguientes casos en un sistema de
garantía de la calidad logística comprendido por el
proveedor, distribuidor y transportista:
Calidad concertada en los suministros
42
2013
Ejemplos de sistemas de garantía en la cadena de la calidad logística
Proveedor
Procesos Inspección Procesos
1
2
3
4
5
6
7
8
Inspección Procesos
Inspección
100 %
Inspección
100 %
Inspección
100 %
Inspección
100 %
Muestreo o
inspección por
atributos
Inspección
100 %
Control
de proceso
Control
de proceso
evaluado por él
distribuidor
Control
de proceso
evaluado por él
distribuidor
Sin inspección o
eventualmente de
seguimiento
Sin inspección Sin inspección
Control
de proceso
Inspección
100 %
Muestreo o
inspección por
atributos
Muestreo o
inspección por
atributos
Muestreo o
inspección por
atributos
Muestreo o
inspección por
atributos
Muestreo o
inspección por
atributos
Muestreo o
inspección por
atributos
Muestreo o
inspección por
atributos
Muestreo o
inspección por
atributos
Muestreo o
inspección por
atributos
Inspección
100 %
Inspección
100 %
Inspección
100 %
Inspección
DistribuidorOperador de transporte
Transportista
• El tipo de sistema 6 implica sistema de garantía de las
condiciones de calidad logística pactadas.
• El tipo de sistema 8 implica sistema de garantía de calidad
concertada implicando las condiciones de calidad logística
pactadas del 6 pero sin llevar a cabo inspecciones o bien se
hacen eventualmente en el entorno del distribuidor.
11.1.27 Método para clasificar los defectos
Un defecto es cualquier disconformidad de la unidad de
producto o servicio respecto a las especificaciones exigidas.
Una clasificación de defectos es una enumeración de los
defectos posibles en la unidad de producto, clasificados
de acuerdo con su gravedad.
Los defectos, generalmente se agruparán en una o varias
clases como se indica a continuación; también se podrán
agrupar en otras clases diferentes o en subclases, dentro
de las mismas.
Calidad concertada en los suministros
43
2013
Defecto crítico. Es aquel que, según la razón y la experiencia,
conduce probablemente a condiciones arriesgadas o inseguras
para los usuarios que utilicen, mantengan o dependan del
producto o servicio considerado o bien pérdidas (ej.
configuraciones de unidad de carga con riesgos de accidentes,
diseños envases inseguros, materiales que no ofrecen garantías,
pérdidas de ventas, etc.).
Se llama también defecto crítico a aquel que la razón y la
experiencia indican que puede llegar a impedir la
realización de la función táctica de un producto o servicio
final más importante, tal como (imposibilidad de
consolidar un envío en el CD del distribuidor junto con
otros productos por no-cumplimiento de la hora de
entrega)
Defecto principal. Es aquel que, sin ser crítico, puede ocasionar
un fallo o avería o bien reducir sustancialmente la idoneidad o
utilidad de la unidad de producto o servicio para la finalidad
propuesta.
Defecto secundario. Es aquel que no reduce sensiblemente la
utilidad de la unidad de producto o servicio para el fin a que está
destinada, o que signifique una desviación de las normas
establecidas que no tengan un efecto apreciable sobre la
utilización o funcionamiento eficaz de la unidad de producto o
servicio.
El NCA se emplea para la identificación de los planes de
muestreo, junto con la letra código del tamaño de la muestra.
Definición. El NCA es el porcentaje máximo de unidades
defectuosas (o el número máximo de defectos por cada
100 unidades). Alcanzable por la media del proceso para
poder considerar a este último satisfactorio desde el punto
de vista de la inspección por muestreo.
Observación del significado del NCA. Cuando un usuario
establece un valor especifico del NCA para un cierto
defecto, o grupo de defectos, le indica con esto al
proveedor que aceptará con su plan de muestreo la
mayoría de los lotes que el proveedor presente a
inspección, con tal de que el nivel medio del porcentaje
de unidades de producto o servicio defectuosas (o el
número de defectos por cada 100 unidades), en dichos
lotes, no sea superior al valor designado para el NCA. Es
decir, que el NCA es un valor establecido del porcentaje
de unidades de producto o servicio (o del número de
defectos por cada 100 unidades) que el usuario indica que
será aceptado en la inmensa mayoría de los casos con
arreglo al procedimiento de muestreo utilizado.
11.1.28 Nivel de calidad aceptable -NCA- (Norma UNE
66-020-73)
Los planes de muestreo previstos en esta norma están
concebidos de tal forma que la probabilidad de
aceptación, de acuerdo con el NCA designado, dependa
del tamaño de la muestra, siendo generalmente más
elevada para la muestra mayor que para la menor, para un
NCA dado.
El NCA, por si mismo, no basta para indicar la protección del
usuario respecto a los lotes individuales sino que se refiere
más directamente a lo que puede esperarse de una serie de
lotes, con tal que se sigan exactamente los pasos indicados
en esta norma. Resulta, por lo tanto, necesario consultar la
curva características del plan, para determinar que protección
tendrá el usuario.
Limitación: la designación de un NCA no implica que el
proveedor tenga derecho a suministrar, a sabiendas,
cualquier unidad de producto defectuosa.
Especificación de los NCA. El NCA que haya de emplearse
será designado en el contrato que refleje las condiciones
de la calidad logística pactadas.
Podrán establecerse diferentes NCA para grupos de
defectos considerados en conjunto o para defectos
aislados. También podrá establecerse un NCA para un
grupo de defectos, además de los NCA para defectos
individuales o para subgrupos dentro de dicho grupo.
Las condiciones de la calidad logística pactadas constituyen
un conjunto de especificaciones vinculadas a un sistema de
niveles de garantía de la calidad determinado.
Pueden tenerse en cuenta los siguientes parámetros de
calidad independientemente de otros que puedan pactar
cada una de las partes:
1. Medidas sobre la calidad logística de los pedidos
entregados.
1.1 Porcentaje de pedidos entregados al distribuidor con
error.
• Faltantes o sobrantes de cantidades pedidas (errores en el
pedido),
• por línea
• por pedido
• por unidades
• por importe
• Unidades de carga primarias, secundarias o terciarias con
ineficiencias en el etiquetado.
11.1.29 Ficha de las condiciones de calidad logística
pactadas
Calidad concertada en los suministros
44
2013
• Fecha de caducidad y/o consumo preferente no
corresponde.
• Producto que no corresponde con el pedido.
• Productos dañados.
• La presentación de las unidades de carga primaria,
secundarias y terciarias no se corresponden con las
especificaciones de la ficha de paletización:
• Altura, ancho y largo de las unidades de carga
primarias, secundarias y terciarias.
• Peso de las unidades de carga primarias,
secundarias y terciarias (brutos y netos).
• Volumen de las unidades de carga primarias,
secundarias y terciarias (brutos y netos).
• Unidades secundarias por capa.
• Número de capas por unidad de carga terciaria.
• Número de unidades de carga primarias por
unidades de carga secundarias.
• Número de unidades de carga primarias por
unidades de carga terciarias.
• Unidades de carga mixtas según especificaciones
(especificaciones y presentación de los contenidos
pactados).
• Distribución de las unidades de carga primaria en
la unidad de carga secundaria.
• Distribución de las unidades de carga secundaria
en la unidad de carga terciaria.
• Contenidos de las unidades de carga primaria,
secundaria y terciaria.
• Coeficiente de utilización de las unidades de carga
primaria, secundaria y terciaria.
• Especificaciones técnicas y diseños de los envases
primarios, secundarios y terciarios.
• Espesores y diámetros de los envase de las unidades
de carga primaria y secundarias.
• Pesos netos y brutos de las unidades de envases
primarios, secundarios y terciarios (sector de
frescos).
• Materiales de los envases primarios, secundarios y
terciarios en función de especificaciones logísticas.
• Gestión de los envases retornables.
• Configuración de las unidades de carga secundarias
y terciarias versus los estándares.
2. Medidas sobre la calidad de los servicios
• Fuera de stock del proveedor (pedidos no servidos).
• Desviaciones de las ventas reales en el distribuidor
con las previsiones realizadas por el proveedor.
• Plazo de entrega (tiempo de ciclo del pedido en
proveedor.
• Demoras en las comunicaciones.
• Pedidos recibidos a tiempo.
• Pedidos completos.
• Errores en la documentación: aviso de expedición,
albarán de entrega,
• Pedidos entregados sin comunicaciones previas.
• Entregas en lugar no acordado.
• Nivel de frecuencias de entregas.
• Tamaños de los lotes de entrega.
• Frecuencia de las entregas.
3. Medidas sobre la gestión logística
• Porcentaje comparativos de los servicios de
proveedores o referencia establecida por el
distribuidor,
• Rentabilidad directa del proveedor / rentabilidad
directa del distribuidor.
Calidad concertada en los suministros
45
2013
11.1.30 Defectos logísticos clasificados en la entrega y
recepción
Defectos logísticos a considerar en la entrega y recepción
PROCESO: Generación de un pedido al proveedor
DEFECTO
LOGÍSTICO
Plazo de entrega
ficha logística del
producto
Incumplimiento de la Fecha de
entrega asignada
F
Asignación de
fecha y hora de
entrega
La no-solicitud del horario de
entrega es causa de rechazo de la
mercancía
F
CRITICOS C/F/A C/F/A C/F/APRINCIPAL SECUNDARIO
GRAVEDAD DE LOS DEFECTOS = NIVEL CALIDAD ACEPTABLE
PROCESO: Presentación en el recinto de entrega
DEFECTO
LOGÍSTICO
Cumplimiento de
fecha asignada
El incumplimiento de la fecha
pactada es causa de rechazo de la
mercancía.
F
Cumplimiento de
horario asignado
Retraso superior a 3 horas sobre el
horario asignado.
Retraso entre 1 y 3 horas Retraso inferior a 1 horaF
Cantidad de
pedido
Exceso > ó = 10% cantidad Exceso < 10% cantidad.
Defecto > ó = 10% cantidad
Defecto < 10% cantidadC
Descarga física Exceso > ó = 10% cantidad Uso adecuado de los medios e
instalaciones
F
Información del
documento
No-indicación de descripción,
marca, cantidad, etc.
Legibilidad de la informaciónF
Existencia de
pedido
La inexistencia de pedido previo es
causa de rechazo
F
Existencia de
documentos
(albarán de
entrega)
La no-existencia de documentación
que ampare la entrega es causa de
rechazo.
F
CRITICOS C/F/A C/F/A C/F/APRINCIPAL SECUNDARIO
GRAVEDAD DE LOS DEFECTOS = NIVEL CALIDAD ACEPTABLE
Calidad concertada en los suministros
46
2013
PROCESO: Control de la mercancía
DEFECTO
LOGÍSTICO
Configuración de
la paletización
Incumplimiento de la RAL. F
Configuración de
la carga
Cumplimiento de la información
logística proporcionada al realizar el
pedido
= ó < 1,5% y = ó > 0,5% en cantidad < 0,5% en cantidad
F
Desperfectos en
el envase
Primario (roturas,
abolladuras, etc.)
Cualquier desperfecto que afecte a
su estabilidad, apilado, protección
del producto, etc.)
F
Roturas en el
Etiquetado
Afectan a la identificación del
producto
No afectan a la identificación del
producto
A/F
Fecha de
caducidad
< 60% vida del producto = 60% ó < 75% vida del producto > 75% vida del productoF
Manchas en el
etiquetado o
envase
> 10% = ó < 10% si esta no perjudica
sustancialmente la imagen del
producto y la legibilidad de la
etiqueta y el Código GS1
A
Legibilidad del
Código GS1
0% de error F
Identificación
fecha de
caducidad
Ilegible F
Desperfectos en
el envase
secundario
Riesgo de caída de la mercancía
paletizada
A
Acondicionamie
nto de la
mercancía
Palés en mal estado. A
CRITICOS C/F/A C/F/A C/F/APRINCIPAL SECUNDARIO
GRAVEDAD DE LOS DEFECTOS = NIVEL CALIDAD ACEPTABLE
RAL Generales
• Procesos de entrega y recepción
• Unidades de cargas eficientes
• Calidad concertada
• Indicadores de nivel de servicio
• Procedimientos de logística inversa en productos de alimentación y bebidas
• Procesos de cross docking
• Funcionamiento de los pools de palés. Acuerdo operativo marco
• Criterios de compatibilidad estándares aplicables a las cajas reutilizables de transporte
• Prevención de pérdidas de mercancía en la cadena de suministro
• Sostenibilidad
• Embalaje listo para vender (SRP - Shelf Ready Packaging)
• Cadena de transporte “carga
completa”
• Cadena de transporte “carga
fraccionada”
• Procesos de carga y descarga
• Transporte urbano de
mercancías
• Seguimiento de la cadena de
contrataciones sucesivas del
transporte
RAL de Transporte RAL Sectoriales
Acuerdos del Transporte
• Código de buenas prácticas
• Acuerdos del transporte
• Distribución de productos de ferretería y bricolaje
• Distribución de productos frescos
• Distribución de productos congelados
• Distribución de productos refrigerados o de temperatura controlada positiva
• Distribución de productos electrodomésticos. Prevención y tratamiento de las devoluciones
• Distribución de productos textiles
• Distribución de los productos del mar
• Procesos logísticos del canal horeca
• Distribución de carnes frescas
• Distribución de productos en el sector salud
Recomendaciones AECOC para la Logística
Calidad concertada en los suministros
47
Descargue ya las RAL en:
2013
Ronda General Mitre 10
08017 Barcelona
T 932 523 900
F 932 802 135
E info@aecoc.es
La Misión de AECOCContribuir a hacer más eficientes
y sostenibles las relaciones entre
las empresas de Producción y
Distribución, aportando mayor
valor al Consumidor a través
de la identificación de
oportunidades de mejora a lo
largo de toda la cadena.