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RESOLUCIÓNNo. O 2 8 6 -:: DELAÑO 2009
CONCEJO DE BOGOTÁ, D.C.
(26 HAY2009)
"POR LA CUAL SE ACTUALIZA Y SE ADOPTA LA SEGUNDA VERSiÓN (2) DELMANUAL DE CALIDAD DEL CONCEJO DE BOGOTA"
LA MESA DIRECTIVA DEL CONCEJO DE BOGOTÁ D.C.En uso de sus atribuciones legales y reglamentarias, especialmente las conferidas en
el articulo 20 numeral 10 del Acuerdo 348 de 2008 y
CONSIDERANDO:
Que los artículos 209 de la Constitución política preceptúa La función administrativaestá al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en losprincipios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad ypublicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración defunciones.
Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuadocumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes,tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley.
Que el artículo 269 ibidem establece En las entidades públicas, las autoridadescorrespondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de susfunciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo quedisponga la ley, la cual podrá establecer excepciones y autorizar la contratación dedichos servicios con empresas privadas colombianas.
Que la ley 872 del 30 de diciembre de 2003 , por el cual se crea el Sistema de Gestiónde la calidad en la Entidades del Estado, como una herramienta sistemática quepermita dirigir y evaluar el desempeño institucional en términos de calidad ysatisfacción social.
Que el artículo 80 de la Ley 872 de 2003 dispone, entre otras cosas, que lasinstituciones del orden Distrital que dentro de su ordenamiento jurídico debangarantizar la eficiencia y el buen desarrollo de la función pública brindarán, durante eldesarrollo del sistema de gestión de calidad y su posterior certificación, el apoyo a quehubiere lugar prestando el debido acompañamiento a las entidades que así lo soliciten.
Que el artículo primero del Acuerdo 122 del 28 de junio de 2004, resolvió Adoptaren las entidades distritales el Sistema de Gestión de la Calidad, como una herramientade gestión sistemática y transparente para dirigir y evaluar el desempeño institucional,en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo delas entidades y agentes obligados, herramienta que estará enmarcada en los planesestratégicos y de desarrollo de tales entidades
Que el numeral 4.2.1 de la norma de calidad para la gestión pública NTCGP 1000:2004 establece que la documentación del sistema de gestión de calidad debe incluir unManual de calidad.
Que el requisito "4.2.2 Manual de la Calidad", de la Norma Técnica NTC-ISO 9001versión 2000 y NTCGP 1000:2004, determina que la organización debe establecer ymantener un Manual de la Calidad que incluya el alcance del SGC, con los detalles yjustificación de cualquier exclusión; los procedimientos y documentos establecidos parael SGC, o referencia a los mismos; así como la descripción de la interacción entreprocesos dentro del sistema.
ii UN CONCEJO SOCIAL Y PARTICIPA TIVO "www.eoneejodebogota.gov.eo
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IJ CONCEJO DE BOGOTÁ, D.C.
RESOLUCIÓNNo. O 2 8 6\~ -DEL AÑO 2009
(26 HAY 200~
"POR lA CUAL SE ACTUALIZA Y SE ADOPTA lA SEGUNDA VERSiÓN (2) DELMANUAL DE CALIDAD DEL CONCEJO DE BOGOTA"
Que mediante la Resolución No. 00078 de 2006, el Concejo de Bogotá aprobó elManual del Sistema de Gestión de la Calidad.
Que para cumplir con el acogimiento de esta herramienta sistemática, la Mesa Directivadel Concejo de Bogotá D.C; debe actualizar el Manual del Sistema de Gestión deCa!idad, para que sean implementados y evaluados con miras al mejoramientocontinuó del Sistema.
Que se hace necesario evidenciar todas las acciones de mejora del sistema de gestiónde calidad e igualmente reflejar las actualizaciones que se han realizado a la misión,visión, organigrama, política, objetivos de calidad y el mapa de proceso con susrespectivas caracterizaciones.
Que en merito de los expuesto,RESUELVE:
ARTICULO PRIMERO. Actualizar y adoptar la versión dos (2) del Manual de Calidaddel Concejo de Bogotá, contenido en el documento anexo, que forma parte integral delpresente acto administrativo y que se entiende incorporado al Sistema de Gestión deCalidad de la entidad.
ARTíCULO SEGUNDO: Remítase en medio magnético la presente Resolución asícomo el Manual de Calidad, a la Dirección Administrativa y Financiera a fin de que seanpublicadas en la Página Web.
ARTíCULO TERCERO: La presente resolución rige a partir de la fecha de suexpedición, y deroga las disposiciones que le sean contrarias.
ANTONIOfE. SANGUINO PAEZ AICEDO ESCOBAR
Primer Vicepresidente
Proyecto: John Alexander Chalarca GómezRevisó: Nancy Adriana Sandoval Avila
Patrícia Duque CruzAmérica Tarazana Caicedo.
Revisó y Aprobó. Oiga Marlene Rodríguez Vega.
/( UN CaNCElO SOCIAL y PARTICIPATIVO "www.eoneejodebogota.gov.eo
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MANUAL DE CALIDAD
SGC - M -001
NTC ISO 9001: 2000
VERSiÓN No 2
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BL::TIJ DESCRIPCiÓN DE 11 NOMBRES Y CARGOS
FECHA ffi MODIFICACIONES11 REALIZO 11 REVISO>
B[I] Edición inicial11
PAOLA TOCORA11
IVANDAVIDFLOREZAsesora Externa Asesor 105-02
I 02-02-06 IDr] 11
I "" I """'''''. ""'11 IVANDAVIDFLOREZEdicióninicial . - - - .
CEJ 11
PAOLA TOCORA
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IVANDAVIDFLOREZ02-02-06 Edicióninicial Asesora Externa Asesor 105-02
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PAOLA TOCORA
11
IVAN DAVID FLOREZ02-02-06 11 4 Edicióninicial Asesora Externa Asesor 105-02
{JSe Modificó la Misión, Visión,
PAOLA TOCORA PATRICIA DUQUE CRUZayo de 200911 1 Asesora Externa Directora Administrativa y
organigrama Financiera
Se incluyo la exclusión del númeral PAOLA TOCORA PATRICIA DUQUE CRUZ2 11 N 117.5.2 Validación de los procesos y Asesora Externa Directora Administrativa y
de la Dreslación del servicio Financiera
11 N 11 Semodificola Políticay ObjetivosPAOLA TOCORA PATRICIA DUQUE CRUZ
Mayo de 200911 3 Asesora Externa Directora Administrativa yde CalidadFinanciera
Mayo de 20091DGSe incluyo la Medición, Análisis y
PAOLA TOCORA PATRICIA DUQUE CRUZAsesora Externa Directora Administrativa ymejora Financiera
Mayo de 2009[GSe actualizo el mapa de procesos PAOLA TOCORA PATRICIA DUQUE CRUZ
con sus respetivas Asesora Externa Directora Administrativa ycaracterizaciones Financiera '
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1. CAPITULO 1
1.1 Reseña histórica
La historia del Concejo de Bogotá, como la del resto de ciudades americanas fundadaspor los españoles, tiene sus antecedentes en los cabildos de España, los cuales tuvieronun papel importante en virtud de la determinación de la Corona de estimular esta especiede autoridad local con el fin de apoyarse en ella como un gran baluarte en la lucha contrala invasión musulmana.
La importancia geopolítica y militar de las ciudades llevó a los reyes a cedertemporalmente parte de sus atribuciones y potestades a las juntas municipales o cabildos.Los municipios, por su parte, se comprometían con el monarca a incorporar las tierrascircunvecinas a su jurisdicción con el fin de protegerlas, poblarlas e incrementar suproducción.
En el Nuevo Mundo, el cabildo fue el primer tipo de autoridad civil. A manos de loscabildos pasaba el poder militar de los conquistadores. Algunos investigadores sostienenque el primer registro de una sesión especial del Cabildo corresponde al 13 de mayo de1539, en la que se designó a Hernán Pérez de Quesada como gobernador, capitán yjusticia mayor de Santafé de Bogotá (1).
Sus primeros integrantes fueron reconocidos capitanes de la Conquista, que a su vezfueron los primeros titul~res de encomiendas de las tierras recién descubiertas. "(...) Loscabildos eran el gran reducto en el que se agrupaban los encomenderos para defendersus privilegios contra otros poderes que eventualmente podían interferir o recortar susfueros: el eclesiástico, el de la Real Audiencia o el de los Visitadores, que ejercían laautoridad por directa procuración del Monarca" (2).
Sus integrantes se denominaban regidores y su forma de elección fue variada en eltiempo: los designaba el rey o la Real Audiencia o se podía comprar el cargo.
El gran poder del Cabildo en la época colonial se vio enfrentado al de la Real Audiencia,especialmente en dos materias: el manejo de la distribución de tierras y el control sobrelos indígenas. Pese a las prohibiciones de la Corona, el Cabildo de Santafé otorgó"mercedes de tierras" entre 1548 y 1590. Con respecto al control de los indígenas, lapugnacidad Cabildo-Audiencia Real fue continua y abierta, tema que sólo vino a tenersolución a finales del siglo XVI (1592) cuando la Audiencia recuperó el control sobre estamateria. La instauración en Santafé de la Real Audiencia, el 7 de abril de 1550, seconvirtió en un mecanismo de presencia más efectiva de la Corona en estos territorios yen un control a los abusos de los capitanes y encomenderos para quienes los indios nopasaban de ser simples bestias de carga y les daban trato indigno.
En esos primeros tiempos, las acciones del Cabildo se concentraron en la regulación deasuntos de la vida aldeana: pesas y medidas, abastecimiento de carne y trigo,
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MANUAL DE CALIDADVersión. No 2Fecha: Mayo 2009
CONCEJO DE BOGOTA D.C
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MANUAL DE CALIDAD Versión. No 2
Fecha: Mayo 2009CONCEJO DE BOGOTA D.C
administración de justicia y policía, abastecimiento de agua, aseo y alumbrado,mantenimiento de calles y caminos y control de precios, entre otros.Pero el fuerte poder del Cabildo empezó a declinar y al finalizar el siglo XVI era evidentela disminución de su fuerza política y económica. Su influencia política se fue marchitandoparalelamente con el declive de la prestancia de los encomenderos. Definitivamente elpoder mermó en la medida en que la Real Audiencia se convirtió en un contrapeso. Dehecho, en varias materias asumió algunas funciones del Cabildo.
El Cabildo de Santafé de Bogotá, en contraste con el papel reaccionario que jugaron susintegrantes (encomenderos) en los siglos de dominio español (Colonia y Conquista),especialmente por su oposición al reconocimiento de los derechos indígenas y a lasmedidas fiscales que ordenaba la Corona, jugó un papel clave en la jornada del 20 de juliode 1810, en el sentido de que sirvió como legitimador del nuevo poder.
Aquí se cierra un período de la historia del Cabildo. Hasta ese momento las decisionesgiraban en torno al mandato de la Corona Española, cuya voluntad se hacía cumplir através de los virreyes.
A partir del período de Independencia, el marco de acción del Concejo lo impuso el vaivénde las guerras civiles, cuyos vencedores terminaban imponiendo una nueva constitución.En 1819, luego de la batalla de Boyacá nació en Angostura (Venezuela) la República deColombia, integrada por el Reino de Nueva Granada, la Capitanía General de Venezuelay la Presidencia de Quito. Le siguieron la de 1821 (Constitución de Cúcuta) que instituyóla Gran Colombia hasta 1830; las de 1832 (período de la Nueva Granada que mantuvoese nombre hasta 1858), 1843, 1853, 1863 Y 1886.
Un período de más de medio siglo que vio nacer a los partidos políticos Liberal yConservador que en defensa de unas creencias y de unos intereses económicos ypolíticos impusieron un sello en la conducción del Estado, lo cual se reflejaba en laaplicación de la ley.
Durante el período de 1863 (proclamación de los Estados Unidos de Colombia) seconsolidó el federalismo, que le dio amplio poder a los Estados soberanos de la nación endetrimento del poder del Ejecutivo central.
En relación con la autoridad de la ciudad, hay que decir que el 2 de junio de 1863 seexpidió una ordenanza mediante la cual se determinaba la forma en que estaríaorganizada la Municipalidad del Distrito Federal, cuyo cuerpo legislativo estaría en cabezade la Municipalidad, integrada por vocales elegidos con su respectivo suplente por cadados mil habitantes y uno más por un residuo superior a mil. Esta ordenanza le fijaba 27atribuciones a la Munici¡::>alidad.Iban desde seguridad, orden, aseo, salubridad, ornato yabastecimiento hasta la expedición de recompensas honoríficas a los ciudadanos quehubieran sobresalido por su genio o por haberle prestado servicios a la ciudad.
En los "Acuerdos de la Municipalidad de Bogotá 1862-1896", que recogen el trabajo delConcejo de esa época, hay toda una variedad de normas que incluyen la adopción deimpuestos locales, la organizaciónde la Policía,la aprobaciónde contratossuscritospor
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la municipalidad con particulares, autorizaciones para obras de infraestructura,reglamentación de construcciones y hasta la concesión para la explotación de negociosde espectáculos públicos.
El Federalismo llegó a su final en 1886 con la aprobación de una nueva Constitución -desmontada definitivamente en 1991 por la Asamblea Constituyente-- cuando se impusoun "proyecto político de Estado descentralizado y fuerte, en vez del federalismo aultranza" (3) y cuyo gestor, el presidente Rafael Núñez lo resumió así: "Centralizaciónpolítica y descentralización administrativa".
La Constitución aprobada el 5 de agosto de 1886, en lo que tiene que ver con lasfunciones de los concejos les fijaba tareas como determinar las contribuciones y gastoslocales, llevar el movimiento anual de la población y formar el censo civil. Pocas frente alas que le concedió a' los departamentos, razón por la cual Bogotá tuvo una altadependencia de Cundinamarca.
El propósito del presidente Rafael Reyes (1904-1909) de darle a Bogotá carácter deDistrito Capital, con la consecuente independencia administrativa, fiscal y electoral duróhasta 1910, cuando la reforma constitucional la devolvió a su condición anterior.
En 1954 el general Gustavo Rojas Pinilla, en su calidad de Presidente, al organizar elDistrito Especial de Bogotá mediante el decreto 3640, determinó que el Concejo de laciudad se denominaría Consejo Administrativo del Distrito Especial y estaría integrado por13 miembros, así: seis de elección popular, seis nombrados por el presidente de laRepública, teniendo en cuenta la filiación política de los candidatos. El otro sería elAlcalde Mayor del Distrito, quien lo presidiría. Este decreto le daba, así, un carácteradministrativo al Concejo. En ese mismo año se anexan al Distrito Fontibón, Usme,Engativá y Usaquén y al mismo tiempo se le da autonomía Administrativa respecto aldepartamento de Cundinamarca.
Tras la caída del Gobierno de Rojas, y de acuerdo con lo pactado por los partidos Liberaly Conservador, a partir de 1958 el Concejo estaría integrado por 16 representantes de lasdos colectividades (ocho de cada una). Así, por esta exclusión, el concejal elegido por elPartido Comunista en 1960 fue presentado como miembro del Movimiento RevolucionarioLiberal (MRL), en tanto que la representación de la Anapo en el Cabildo figuraba comodisidencia conservadora. Este sistema bipartidista rigió hasta 1970.
Otra norma importante relacionada con las funciones del Concejo fue el decreto 3133 de1968 (Estatuto de Bogotá) en el que la Corporación figuraba como organismo superior enmateria de atribuciones de Gobierno y Administración (le seguían el Alcalde, lassecretarías, la Junta Asesora de Contratos y la Junta de Planeación Distrital). El númerode concejales era de 15 con sus respectivos suplentes, elegidos por dos años.
La Asamblea Constituyente de 1991 aprobó que la ciudad volvería a tener el nombre deSanta Fe de Bogotá (hasta este año sólo Bogotá) y estaría organizada como DistritoCapital. Respecto a la integración del Concejo determinó que habría un concejal por cada150 mil habitantes o fracción mayor de 75 mil que tenga el territorio. Hasta ese momento
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había 20 concejales, que pasaron a ser 35 a partir de ese año, y subió a 42 tras lasvotaciones del año 2001.
De acuerdo con el decreto 1421 de 1993, vigente, "El Concejo es la suprema autoridaddel Distrito Capital. En materia administrativa sus atribuciones son de carácter normativo.También le corresponde vigilar y controlar la gestión que cumplen las autoridadesdistritales" (artículo 10.).
El Concejo ha sido a lo largo de la historia escala obligada de importantes políticos en sucamino a la Presidencia de la República. Los datos históricos del siglo XX registran lapresencia como concejales de la ciudad de los siguientes ex presidentes: Miguel AbadíaMéndez, Enrique Olaya Herrera, Alfonso López Pumarejo, Eduardo Santos, Alberto LlerasCamargo, Darío Echandía, Mariano Ospina Pérez, Laureano Gómez, Roberto UrdanetaArbeláez, Carlos Lleras Restrepo, Misael Pastrana Borrero, Alfonso López Michelsen,Julio César Turbay Ayala, Belisario Betancur, Virgilio Barco, Ernesto Samper, CarlosLemos Simmonds y Andrés Pastrana.
1.2 Misión
Resolución 73 del 2009
Es misión del Concejo de Bogotá como suprema autoridad en materia políticoadministrativa, ejercer el control político a la administración Distrital y expedir normaspara promover el desarrollo integral de la ciudad y sus habitantes, en cumplimiento de losfines esenciales del Estado social de derecho.
Elementos de la misión: .1. Legalmente es la suprema autoridad en el Distrito Capital, con atribuciones de
carácter normativo y el ejercicio del control político sobre las autoridades de laadministración distrital.
2. Promueve el desarrollo integral y armónico de la ciudad, así como la eficienteprestación de los servicios públicos en cumplimiento de los fines del Estado socialde derecho
3. Personifica el régimen representativo de los habitantes de Bogotá4. Debe contar con una administración autónoma en el manejo de sus recursos
humanos, físicos, financieros y tecnológicos5. Debe contar con una administración eficiente y moderna, acorde con la
importancia y trascendencia de sus funciones.
1.3 Visión
Resolución 73 del 2009
El Concejo de Bogotá D.C. se posicionará como una entidad dinámica, confiable y gestoradel desarrollo integral de la ciudad y de sus habitantes
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Elementos de la visión:1. Tener reconocimiento a nivel nacional, que sirva como modelo de gestión para el
desarrollo local.2. Posicionarse como ejemplo para los demás municipios y distritos, respecto del
ejercicio democrático de control político.3. Destacarse por su acierto en la expedición de normas adecuadas y oportunas para
el bienestar de la población capitalina.4. Contar con un reglamento interno moderno y eficaz, que garantice la estricta
aplicación de los principios de la administración pública moderna y eficiente.5. Contar con recursos, institucionales, administrativos y financieros que le permitan
actuar con criterio independiente y democrático en el ejercicio del control político.
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1.4 Oraaniarama
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CAPITULO 2.
2.1 ALCANCEEl Sistema de Gestión de Calidad del CONCEJO DE BOGOTA D.C descrito en elpresente manual, esta definido para la "Expedición de normas (acuerdos yresoluciones) para Bogotá D.C. conforme al régimen especial vigente yejecución del control político del distrito y sus entidades adscritas".
2.2. EXCLUSIONESSe consideran no aplicables los siguientes numerales:
7.3. Diseño y Desarrollo porque todas las normas y procedimientos aplicablesvienen de las normas juridicas ya aprobadas a las cuales debe regirse lacorporación, según lo estipulado en el acuerdo 348 de 2008.
7.6. Control de los dispositivos de seguimiento y medición, porque no existenvariables tangibles que puedan ser medidas con equipo específico el cual debaestar calibrado.
7.4 Compras: El Concejo de Bogota en cabeza de su mesa directiva no realiza lostrámites para realizar las compras, estas son solicitadas a la Secretaria dehacienda a través del fondo cuenta el cual surte este trámite. Además no se tienecontrol sobre los proveedores, ni se realizan inspecciones previas a las compras.
7.5.2 Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio:El concejo de Bogotá durante la prestación del servicio puede controlar,monitorear y verificar su operación por lo que no es necesario validar los procesos.
2.3 CONTROL DEL MANUALDurante las últimas décadas, la calidad de la gestión, en términos de eficiencia yefectividad, se han convertido en el factor competitivo número uno de lasorganizaciones; por este motivo y como respuesta a la necesidad delfortalecimiento de la entidad como organización técnica, EL CONCEJO DEBOGOTA D.C., ha atendido el compromiso de proveer servicios conformes a losrequerimientosde sus clientes(Ciudadanía)..
La implementacióndel Sistemade Gestiónde la Calidaden EL CONCEJODE BOGOTAD.C., como instrumentodel control interno, refuerzala capacidadde proveeren formacoherentesus servicios(gestiónpolíticoadministrativa);y la divulgaciónde los resultadosdel control a través de comunicadosde prensa, declaracionesy publicaciones,entreotros, todo ello con fundamentoen la aplicaciónde la normainternacionalISO9001:2008y la norma técnica colombiana NTCGP1000-2004,comoelementode comprobaciónde
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su eficiencia, eficacia y pertinencia con los fines misionales establecidos en el marco legalaplicable y especialmente en el empeño de lograr mejorar el nivel de calidad de vida delos ciudadanos bogotanos mediante la optimización de sus actividades, la unificación deconceptos y estandarización de la ejecución de los procesos, hechos que garantizan ladebida armonización y calidad en los resultados.
El Manual de Calidad del CONCEJO DE BOGOTA D.C, es el documento que especifica elmodelo de Gestión de la Calidad estructurado e implementado en nuestra entidad parafacilitar la socialización de los procesos y sus interacciones, contempla la Estructura yAlcance del Sistema de Gestión de la Calidad; las Exclusiones; la descripción de losProcesos del Sistema, a través de los cuales se expresa el compromiso de la Entidadpara implementar los principios básicos de la norma, indicando claramente para cada unode ellos su Objetivo, Responsabilidad y Relación con el Modelo ISO 9001:2008 y normatécnica colombiana NTCGP 1000-2004, además de la interacción entre ellos bajo elprincipio de enfoque sistémico.
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CAPITULO 3.
3.1. COMPROMISO DE lA DIRECCiÓN.
La Mesa Directiva del CONCEJO DE BOGOTA D.C adoptó mediante la resolución435 del 2003 el plan estratégico de la corporación, el cual contiene los objetivosgenerales, su misión y visión, y mediante la resolución 078 del 2006 la política de calidad.Estos elementos se encuentran documentados y referenciados en el presente Manual deCalidad, y están diseñados con el propósito de orientar su actividad política administrativay control político normativo. Con base en éstos elementos, se creó el Sistema de Gestiónde Calidad del CONCEJO DE BOGOTA D.C. (SGCCB) el cual se encuentra descrito en elpresente manual.
Para proporcionar evidencia del compromiso con el desarrollo e implementación delsistema de gestión de calidad, la Presidencia de la corporación se compromete acomunicar a la corporación la importancia de satisfacer las necesidades de las actividadespolítico administrativas y de control político, las legales y reglamentarias, estableciendo lapolítica de calidad y los objetivos, y proporcionando los recursos necesarios paradesarrollar, implementar,.mantener y mejorar constantemente la eficacia del sistema.
Adicional a lo anterior, la presidencia se compromete a verificar continuamente elcumplimiento y desempeño de los procesos implementados dentro del Sistema deGestión de la Calidad por medio del proceso de Revisión por la Dirección que se describeen el parágrafo REVISiÓN POR LA DIRECCiÓN de la presente sección del Manual deCalidad.
3.2 ENFOQUE Al CLIENTE
El CONCEJO DE BOGOTA D.C. es la suprema autoridad del Distrito Capital. En materiaadministrativa sus atribuciones son de carácter normativo. Le corresponde vigilar ycontrolar la gestión que cumplan las autoridades distritales, sus funciones se encaminana satisfacer los siguientes requisitos de los clientes (Personas):
1. Reglamentar las funciones y la eficiente prestación de los servicios a cargo delmunicipio.2. Adoptar los correspondientes planes y programas de desarrollo económico y social y deobras públicas.3. Autorizar al alcalde para celebrar contratos y ejercer pro tempore precisas funciones delas que corresponden al Concejo.4. Votar de conformidad con la Constitución y la ley los tributos y los gastos locales.5. Dictar las normas orgánicas del presupuesto y expedir anualmente el presupuesto derentas y gastos.6. Determinar la estructura de la administración municipal y las funciones de susdependencias; las escalas de remuneración correspondientes a las distintas categorías deempleos; crear, a iniciativa del alcalde, establecimientos públicos y empresas industrialeso comerciales y autorizar la constitución de sociedades de economía mixta.
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7. Reglamentar los usos del suelo y, dentro de los límites que fije la ley, vigilar y controlarlas actividades relacionadas como la construcción y enajenación de inmuebles destinadosa vivienda.8. Elegir Personero para el período que fije la ley y los demás funcionarios que éstadetermine.9. Dictar las normas necesarias para el control, la preservación y defensa del patrimonioecológico y cultural del municipio.10. Las demás que la Constitución y la ley le asignen.
El CONCEJO DE BOGOTA D.C. se compondrá de un concejal por cada ciento cincuentamil habitantes o fracción mayor de setenta y cinco mil que tenga el Distrito. El número deconcejales lo fijará la Registraduría Nacional del Estado Civil teniendo en cuenta elestimativo de población. que para el 31 de diciembre del año anterior a cada elecciónelabore el Departamento Administrativo Nacional de Estadística o la entidad que haga susveces.
El aspecto más importante para el CONCEJO DE BOGOTA D.C. es lograr la satisfaccióndel cliente, por tal razón se cuenta con un mecanismo para asegurar la comunicación conlos mismos, cumplir con sus requisitos y determinando el grado de satisfacción por mediode:
. Procedimiento de Peticiones, quejas y reclamos
. Procedimiento Seguimiento Peticiones, quejas y reclamos.
EL CONCEJO DE BOGOTA D.C., implementa el Sistema de Gestión de la Calidad con elfin de satisfacer las cambiantes necesidades y expectativas del Sujeto de derecho pormedio de una red de procesos (ver Manual de Calidad sección mapa de Procesos)orientada bajo los lineamientos de la norma NTC-ISO 9001 :2008).
3.3 POLITICA DE CALIDAD
EL CONCEJO DE BOGOTA D.C, ha enmarcado su política de calidad bajo variaspremisas que abarcan la corporación en su totalidad.
Para asegurar una relación adecuada entre las Políticas y los Objetivos Implementados,se analiza la coherencia entre las premisas de la política de calidad y los objetivosdefinidos.
La presidencia es responsable de la implementación, evaluación de entendimiento yrevisión de la política y los objetivos de calidad, estas actividades se efectúan por mediode charlas, boletines, publicaciones o cualquier método que se considere convenienteteniendo en cuenta las necesidades de la corporación.La revisión de la política de calidad se verifica y revisa cada que se realiza una revisiónpor la dirección.
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LA POLíTICA DE CALIDAD ES:
El Concejo de Bogotá D.C. comprometido con el desarrollo integral de la ciudad, haimplementado un Sistema de Gestión de la Calidad con el fin de Ejercer el Control Políticoy expedir la normatividad para el desarrollo integral de la ciudad, por ello haimplementado las siguientes políticas de calidad:
. Expedir normas que promuevan el desarrollo integral de la ciudad de acuerdo conel cumplimiento' de los fines esenciales del estado social del derecho, losrequisitos de la ciudadanía y los propios de la corporación
. Establecer directrices y controles que aseguren la Gestión del Talento Humano.
. Contar con canales de comunicación soportados en los Sistemas de Informacióncomo herramientas de gestión.
. Mejorar continuamente el desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad.
. Velar por la conservación del medio ambiente al interior de la entidad.
3.4 OBJETIVOS DE CALIDAD
EL CONCEJO DE BOGOTA D.C. ha establecido los siguientes objetivos de calidad con elfin de medir la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad. En el diseño de los objetivosse tiene en cuenta que encaminan a la corporación a la mejora continua de la misma,estos objetivos deben incluir lo siguiente:
. Una variable o atributo.
. Un umbral de tiempo para su aplicación.
. Una meta cuantificable para la variable.
Tanto los objetivos de calidad como aquellos establecidos para lograr la conformidad delservicio aplican en todos los niveles de la organización donde se desarrollan actividadesde acuerdo con las necesidades detectadas en cada proceso.
Los objetivos de calidad que ha determinado EL CONCEJO DE BOGOTA D.C. son lossiguientes:
. Promover una gestión pública responsable a través del control políticooportuno y eficaz a las entidades del distrito capital.
. Dotar a la ciudad de normas que promuevan el desarrollo armónico eintegral del distrito capital
. Generar una imagen positiva y de confianza entre la ciudadanía.
. Brindar a la comunidad información respecto a los procesos desarrolladospor la corporación
. Capacitar permanente a los funcionarios de la corporación buscando elmejoramiento continuo de los procesos.
· Obtener un alto desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad en laevaluación de todas las variables establecidas internamente.
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. Garantizar los recursos necesarios para el desarrollo de los procesos, elmantenimiento adecuado de la infraestructura de la entidad y de lossistemas de información.
3.4.1 ESTRATEGIAS PARA EL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS
Estrategias para el Objetivo 1.
Promover una gestión pública responsable a través del control político oportuno y eficaz alas entidades del distrito capital.
Vigilar el cumplimiento de los deberes de las Instituciones Distritales.
Vigilar el cumplimiento de las responsabilidades de las institucionesDistritales.
Velar por la conformidad con los principios constitucionales y legales queregulan la función administrativa
Analizar la información que las entidades envían periódicamente paraevaluar los resultados de la gestión de las entidades y AutoridadesDistritales.
Analizar la información que las entidades envían periódicamente paraevaluar el'impacto de los planes de gestión de las entidades y AutoridadesDistritales.
Analizar la información que las entidades envían periódicamente paraevaluar las metas de la gestión de las entidades y autoridades Distritales.
Diseñar e implementar el plan institucional
Diseñar e implementar los planes de acción de sus dependencias
Estrategias para el Objetivo 2.
Dotar a la ciudad de normas que promuevan el desarrollo armónico e integral deldistrito capital
Desarrollo de mecanismos de análisis de problemáticas de la ciudad.
Establecer posibles cursos de acción para dar solución a las problemáticasde la ciudad.
Generar normas, en las cuales se involucren las mejores soluciones a lasproblemáticas detectadas, con el fin de regular la Administración Pública.
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- Divulgar las normas emitidas por la corporación.
Estrategias para el Objetivo 3.
Generar una imagen positiva y de confianza entre la ciudadanía.
Determinar requisitos relacionados con los servicios.
Cumplir requisitos del cliente por medio de los procesos de prestación delservicio.
Medición.
Análisis de resultados.
Toma de decisiones.
Estrategias para el Objetivo 4.
Brindar a la comunidad información respecto a los procesos desarrollados por lacorporación
Analizar el resultado de la gestión de la corporación con base enindicadores.
Evaluar el resultado de la gestión de la corporación con base enindicadores.
Socializar el resultado de la gestión de la corporación con base enindicadores.
Difundir la actividad político normativa que adelanta la corporación.
Emplear mecanismos tecnológicos para realizar divulgaciones de lasgestiones de la entidad.
Estrategias para el Objetivo 5.
Capacitar permanente a"los funcionarios de la corporación buscando el mejoramientocontinuo de los procesos
Plan de capacitación.
Suministro de recursos según aplique.
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Capacitar.
Evaluar capacitaciones.
Tabular resultados.
Análisis.
Toma de decisiones para mejorar el desempeño de los colaboradores de laorganización.
Estrategias para el Objetivo 6.
Obtener un alto desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad en la evaluaciónde todas las variables establecidas internamente.
Auditorias.
Calculo de indicadores.
Seguimiento al PNC.
Seguimiento a Acciones Correctivas.
Seguimiento a Acciones Preventivas.
Seguimiento al producto.
Recopilación de información - generación de informes.
Análisis de información.
Toma de decisiones.
Estrategias para el Objetivo 7.
Garantizar los recursos necesarios para el desarrollo de los procesos, el mantenimientoadecuado de la infraestructura de la entidad y de los sistemas de información
Establecer programación de mantenimiento para equipos de la entidad.
Establecer programación de mantenimiento para la planta física.
Establecer programación de mantenimiento para el Sistema de informacióny toda la plataforma que lo soporta.
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Establecer planes de contingencia para actuar en caso de falencias en lainfraestructura de la entidad.
Realizar seguimiento al cumplimiento de las programaciones demantenimiento.
Dar capacitación al personal para garantizar la adecuada utilización delSistema de Información.
3.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACiÓN
La estructura organizacional del CONCEJO DE BOGOTA esta definida en la resolución378 del 2003, la cual aprueba la nueva estructura organizacional con el fin de dar aconocer a todos los funcionarios de la corporación los niveles jerárquicos, el canal regularde información y el nivel de autoridad de cada cargo.
Adicionalmente en el organigrama de la corporación se ilustra que la responsabilidadaumenta en los niveles mas altos al igual que la autoridad. La autoridad máxima delCONCEJO DE BOGOTA D.C. es la Mesa Directiva la cual se encuentra apoyada porunos asesores, los cuales les brindan recomendaciones según sus observaciones dentrode la corporación, pero es siempre la mesa directiva la que toma las decisiones.
Las responsabilidades y las funciones de cada uno de los cargos establecidosinternamente están descritas en el manual específico de funciones y requisitos el cual fueaprobado mediante resolución.
La corporación imparte ia información relacionada con la estructura organizacional, lasfunciones y tareas específicas de cada cargo entre sus funcionarios por medio de charlas,boletines informativos o cualquier medio que se considere apropiado de acuerdo con elcaso en cuestión.
3.6 REPRESENTANTE DE LA DIRECCiÓN
EL CONCEJO DE BOGOTA D.C. cuenta con un representante de la dirección el cual fuenombrado por medio del acto administrativo.Las funciones principales de este cargo es velar por la integridad del Sistema de Gestiónde la Calidad implementado en la empresa teniendo en cuenta, entre otras cosas, lassiguientes:· Asegurarse de que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios
para la implementación del sistema de gestión de calidad.
· Informar a la alta dirección sobre el desempeño del sistema de gestión de la calidad yde cualquier necesidad de mejora.
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IJPROCESO SISTEMA DE GESTiÓN DE LA CALIDAD Código: SGC-M-001
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. Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente entodos los niveles de la entidad.
. Efectuar seguimiento a los programas de capacitación (Directiva No 004 de 2005)
3.7 COMUNICACiÓN INTERNA
EL CONCEJO DE BOGOTA D.C. cuenta con medios de comunicación interna tales comoreuniones, cartas, página Web, carteleras entre otros, los cuales permiten a todos losfuncionarios estar al día en todas las disposiciones de la corporación y de la eficacia delsistema de gestión de la calidad.
3.8 REVISiÓN POR LA DIRECCiÓN
3.8.1 GeneralidadesLa presidencia del CONCEJO DE BOGOTA D.C. ha establecido que cada mesa directivarealice al menos una revisión por la dirección durante su periodo, con el fin de asegurar laconveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad continua.
Durante el proceso de Revisión por la Dirección participan: la mesa directiva, elrepresentante de la dirección, y los funcionarios que la presidencia considere conveniente.
En la(s) reunión(es) realizada(s) se llevan a cabo las siguientes actividades con el fin de:
. Conocer los resultados de las divulgaciones realizadas para determinar elcumplimiento de las directrices implementadas en el Sistema de Gestión de la Calidadde la organización.
. Asegurar que las decisiones tomadas en anteriores revisiones se han llevado a cabo yhan sido eficaces.
. Conocer si el cliente esta realmente satisfecho con el servicio prestado y con elproducto final suministrado.
. Revisar los cambios que podrían afectar al Sistema de Gestión de la Calidad.
. Detectar problemas y solucionarlos.
. Dar nuevas recomendaciones para el crecimiento de la empresa.
En el informe de la revisión por la dirección se consignan las conclusiones, loscompromisos y sus responsables, los recursos a utilizar, fechas y seguimientos entreotros aspectos que puedan surgir.
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Durante la revisión por la dirección se revisa el acta previa para verificar que las tareas ylos compromisos se hayan realizado.
3.8.2. Infonnación para la revisión:
El informe del Representante de la dirección es utilizado para efectuar la revisión por ladirección, dicho informe incluye por lo menos los siguientes aspectos:
. Informe de políticas y objetivos
. Informe de resultados de auditorias internas y cumplimiento de auditorias
. Informe acciones correctivas y preventivas
. Retroalimentación del cliente e Informe de quejas y reclamos
. Desempeño de los procesos y conformidad del servicio
. Seguimiento a las actividades de la anterior revisión
. Cambios que podrían afectar el sistema de calidad
. Riesgos actualizados e identificados para el Concejo de Bogota D.C.
. Recomendaciones para la mejora
. Acciones a Tomar (Plan de mejora)
. Conclusiones del Sistema de Gestión de la Calidad
El Representante de la dirección se apoya en todos los niveles de la corporación paracompilar y analizar la información necesaria para poder desarrollar un informe que cobijelos aspectos mencionados.
3.8.3 Resultados de la revisión
Los resultados de la revisión por la dirección incluyen todas las decisiones y accionesrelacionadas con:
a) la mejora de la eficacia del sistema de gestión de la calidad y sus procesos;
b) la mejora del producto en relación con los requisitos del cliente, y
c) las necesidades de recursos.
3.9 PROVISiÓN DE RECUROSCon el fin de mantener la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad EL CONCEJO DEBOGOTA D.C. provee lo.siguientes recursos:
. Documentación:Los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad provee información acerca de losmétodos de trabajo de la organización, evidencia objetiva del desarrollo de las actividadesestablecidas por la compañía.
. Funcionarioscompetentes(ley909del 2004):
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EL CONCEJO DE BOGOTA D.C. se asegura de que el personal que participa en losdiferentes procesos de la empresa, tien~n las capacidades necesarias para cumplir conlas especificaciones del cliente y de los requisitos de calidad, para esto se cuenta con elmanual de funciones y requerimientos.
. Auditores Internos:Son los encargados de desarrollar auditorias de calidad, de acuerdo con lo establecidopor la empresa. Verifican que las directrices de la compañía se cumplan y que losrequisitos de calidad sean implementados dentro de la organización.
. Tiempo para desarrollar auditorias:La junta de socios proporciona tiempo, dentro de todos los niveles de la organización,para las visitas programadas por los auditores, pues ellos son los que certifican que laempresa cumple con los parámetros de calidad.
. Tiempo para la revisión por la dirección:La Presidencia, invierte parte de su tiempo, por medio de reuniones, para la revisión delas especificaciones de calidad con el fin de cumplir con las necesidades y la satisfacciónde sus clientes.
3.10 INFRAESTRUCTURA
EL CONCEJO DE BOGOTA D.C., proporciona y mantiene la infraestructura necesariapara lograr la conformidad de los requisitos del servicio.
Entre la infraestructura que la corporación cuenta se contemplan:. Oficinasáreaadministrativa. Oficinas área misional. Equipos de cómputo.. Equipos de comunicación.
.:. Fax, telefonía fija, telefonía móvil, Internet, Radio teléfonos, red de cableadoestructurado.
. Vehículos
. Biblioteca
. Imprenta
. Recinto los comuneros
. Sede Social
. SalónLaraBonilla
. Video Bean· Computadores especiales en RELATORIA. Guillotina. Multi Lit. Guillotina manual. Compaginadora. Prensa (encuadernar libros). Cosedora eléctrica(DAÑADA)
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3.11 AMBIENTE DE TRABAJO
EL CONCEJO DE BOGOTA D.C:, se asegura que los funcionarios cuenten con lonecesario para desempeñarse correctamente en cada uno de sus puestos de trabajo,además de la afiliación a E.P.S, A.R.P, Caja de compensación familiar, Pensiones paraatención inmediata frente a cualquier tipo de riesgo.Adicionalmente, la corporación gestiona el ambiente de trabajo a través del programa dehigiene y seguridad industrial el cual controla el COPASO.
La corporación cuenta con mapas de riesgos el cual es una herramienta que permiterealizar ejercicios de auto evaluación, por cuanto a través de ella se exhibe y organiza unainformación crítica relativa a una amenaza, incidente o actividad que es vista como un
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. Estampadora
. Taladro vertical
. Maquina para hacer duplicados de llaves
. Planta eléctrica
. Moto bomba
. Equipo de sonido, amplificadores, consolas
. Ozonificadores
. Argolladoras
. UPC
. Conmutador
. Tensiometro digital
. Camillas duras y blandas
. Botiquín
. Extintores
. Calculadoras de escritorio
. Bomba de emergencia
. Equipos fijos de contra incendio neumático
. Cocina
. Esmeril - Pulidora
. Ascensores
. Parqueadero
. Polideportivo
. Desgrabadoras, audífonos (Relatoria)
. Cámaras de video de seguridad
. Televisor y VHS (Prensa)
. Módulos para las oficinas
. Archivadores
. Cuarto de conmutación.
. Cuarto de transformadores
. 2 edificios (claustro, Honorables concejales)
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riesgo real o potencial para el cumplimiento de los objetivos. Los mapas de riesgos seencuentran en la intranet y fueron aprobadas mediante acto administrativo.
3.12 PROPIEDAD DEL CLIENTE
El concejo de Bogotá cuida y preserva los bienes que son propiedad del cliente, mientrasestos se encuentren bajo su control y/o uso. La entidad protege, verifica y salvaguarda losbienes que son propiedad del cliente suministrados para la utilización o incorporacióndentro del producto o servicio. Cualquier bien que sea propiedad del cliente que se pierda,deteriore o que de algún otro modo se considere inadecuado para su uso, debe serregistrado y su estado comunicado al cliente.
A continuación relaciono algunos documentos o información que pueden provenir denuestros clientes.
. Proyectos de acuerdo
. Proposiciones
. Derechos de Petición
. Tutelas
. Quejas y reclamos
. Oficios solicitando cabildos y foros
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CAPITULO 4
MEDICIÓN, ANALlSIS y MEJORA
Satisfacción del Cliente: EL CONCEJO DE BOGOTA D.C., realiza seguimiento a laSatisfacción del Cliente, por medio de encuestas, con el fin de determinar la percepciónque ellos tienen acerca de los trabajos realizados por la Corporación. (Los resultados dedicho seguimiento se registran en la página Web de PQRS).
Auditoria Interna: EL CONCEJO DE BOGOTA ha establecido el ProcedimientoAuditorias Internas, con el fin de establecer los lineamientos para realizar auditoriasinternas de calidad, verificando el cumplimiento de las directrices establecidas dentro delSistema de Gestión de la Calidad; del procedimiento cabe resaltar lo siguiente:
Se realiza por lo menos, una auditoria anual a todo el Sistema de Gestión deCalidad. (Un ciclo completo de auditoria).Los Auditores de Calidad, se programan teniendo en cuenta que éstaspersonas, no deben auditar sus propias responsabilidades.Se establecen directrices, para programar auditorias.
La Auditoria Interna, proporciona evidencia de la conformidad del sistema, con respecto alas directrices establecidas; el resultado de la presente actividad, es una de las entradasde información para la Revisión por la Dirección.
Seguimiento y Medición de Procesos: Con el fin de comprobar el desempeño de losprocesos, se verifica periódicamente, que se alcance los resultados planificados, paracada una de las variables críticas de la Entidad.
Los resultados de los seguimientos realizados, generan acciones correctivas, preventivaso de mejoramiento continuo de acuerdo con los hallazgos específicos de cada caso.
Seguimiento y Medición del Producto: EL CONCEJO DE BOGOT A ha estructuradodocumentos, en los que se describe el desarrollo de las diferentes etapas, los controlesimplementados y las verificaciones realizadas para comprobar que los productos/serviciosofrecidos, cumplen con los requisitos especificados.
Control de Producto No Conforme: El Procedimiento Control de Producto No Conforme,tiene como objeto establecer directrices para el manejo, control y registro de los productoso servicios, que no cumplen con los requisitos establecidos previniendo su uso nointencionado.
En dicho procedimiento, se identifican los responsables de las actividades, se establecenposibles acciones para eliminar el Producto/Servicio No Conforme; además, se diligenciael formato Control de Producto No Conforme.
Análisis de Datos: Los datos son analizados, para determinar la capacidad y eficacia delsistema. Dichos datos son obtenidos, por medio del seguimiento periódico.
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Fecha: Mayo 2009CONCEJO DE BOGOTA D.C
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Los resultados obtenidos, son analizados durante la Revisión por la Dirección, con el finde generar actividades de mejoramiento continuo, dentro de los diferentes procesosimplementados internamente.
Mejora Continua: EL CONCEJO DE BOGOTA D.C., realiza actividades de seguimiento,a partir de las que se detectan oportunidades de mejoramiento, las cuales son tratadasdurante la Revisión por la Dirección, donde según sea aplicable, se estructuran planes deacción para lIevarlas a cabo.
Sin embargo, si se detecta la necesidad de estructurar acciones de mejoramiento, antesdel periodo previsto para realizar la Revisión por la Dirección, estas son desarrolladas enconjunto con los responsables de las áreas implicadas.
Acciones Correctivas y Preventivas: Cuando se detectan No Conformidades, ya sea enel Producto o en el Sistema, la Empresa sigue la metodología descrita en elProcedimiento Acciones Correctivas y Preventivas.
Adicionalmente, la Entidad ha desarrollado el Procedimiento de Peticiones, Quejas yReclamos, con el fin establecer una metodología para tratar las quejas y reclamos,emitidos por los Clientes del CONCEJO DE BOGOTA D.C.
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CONCEJO DE BOGOTA D.C
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CAPITULO 5 MAPA DE PROCESOS
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¡~E - N. DEtAS
a.1 ~RSONASl.stI 11ToS
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SISTEMA DE I MECIGESTIÓN DE~L CAUDAD '-_- - ~-
PROCESOS ESTR.\TEGICOS
PROCESOS MISIONALES \
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CONTROLPOLÍ17CO
CONTROL Iorscrp~NlUo
ATENaÓN AL IaUOAOANO .
PROCESOS DE APOYO
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AOMrNrsTRA77VA y
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TALENTO
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RELATORJA srsTEMAS-
Anexo las caracterizaciones de los procesos
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11PROCESO SISTEMA DE GESTiÓN DE LA CALIDAD Código: SGC-M-001
MANUAL DE CALIDADVersión. No 2
Fecha: Mayo 2009CONCEJO DE BOGOTA D.C
CONCEJO DE BOGOTACARACTERIZACION DEL PROCESO
NOMBRE DEL PROCESO ATENCION AL CIUDADANO
OBJETIVO: Ofrecer una solución oportuna y pertinente a las peticiones, quejas, reclamos y/o sugerencias recibidas, con el fin de informar, orientar, atender o direccionar al peticionarioen su solicitud dando respuesta adecuada, además, realizar el seguimiento pertinente al tramite efectuado.
DUEfilO DELIDlRECTOR(A) ADMINISTRATIVO(A) Y FINANCIERO(A)PROCESO
RESPONSABLE IProfesional Universitario -Secretaria Ejecutiva
ACTIVIDADES DEL PROCESO
Planificar Hacer
1. Definir un esquema (Procedimientos,
protocolos, lineamientos) de prestacióndel servicio de atención al ciudadano, de
acuerdo con las normas y lineamientos
vigentes.2. Definir las rutasde direccionamientoparacadauno de los tiposde las PQRS
recibidas.
. Implementar el esquema de prestacióndel servicio de atención al ciudadano
definido en el procedimiento
2. Recibir y registrar las PQRS recibidasde los ciudadanos.
3. Tramitar las PQRS según loslineamientos definidos al interior de la
entidad.
4. Aplicar herramientas para conocerpercepción frente a los servicios que
prestan en el CONCEJO.
Actuar Verificar
1. Se toman las acciones correctivas ypreventivas necesarias.
1. Hacer seguimiento a las PQRSverificando que cada una de ellas reciba
la debida atención y respuesta.2. Formulación de acciones de
mejoramiento en función de losresultados obtenidos en las verificaciones
efectuadas.
ENTRADASPROVEEDOR ENTRADAS
Entidades Leyes sobre atención alGubernamentales ciudadano
Ingreso al sistema deinformación radicando
Ciudadanos quejas, derechos depetición, solicitud de
información y consultas.
Lineamientos yMesa Directiva resoluciones internas
sobre el tema
Esquema de prestaciónMesa Directiva del servicio de atención
al ciudadano definido
Herramientas deProceso SGC medición de la
percepciónMantenimiento,conservación y
Administrativo y reparación de losfinanciero equipos, bienes muebles
e inmuebles de lacorooración.
SALIDASSALIDAS CLIENTES
Medición de laProceso SGC
percepción
Registro de laspeticiones en el Sistema
de Información. Proceso Atención
Reporte y registro de las al Ciudadanoactuaciones adelantadasfrente a las peticiones.
Direccionamiento de las
situaciones planteadas Entidadespor la ciudadanía a la Distritales
entidad del distritocomDetente.
Oficios de respuesta aquejas, derechos de Ciudadanos
petición, solicitudes deinformación y consultas.
Análisis del estado deProceso SGC
las peticiones.
Acciones Correctivas y Proceso SGCacciones preventivas
RECURSOS
Personal CapacitadoRecursos Informaticos
Pagina WEB
DOCUMENTACiÓN SOPORTE
Procedimiento de P,Q,R
Procedimiento de Seguimiento al P,Q,R
NTC GP 1000:2004
CONTROLES
Se diligencia una hoja de ruta para controlar el estado de cada una de las PQRSprovenientes de los ciudadanos.
Se cuenta con un sistema de información en el que se lleva registro y control de laevaluación de cada una de las PQRS.
A cada una de las PQRS se les asigna un numero consecutivo único que laidentifica.
INDICADORES
· Tramite de quejas y reclamos.Respuesta a consultas y solicitudes de información.Tiempo promedio de respuesta a requerimientos.Tiempo por medio de respuesta a Quejas y Reclamos
Nota 1: Los indicadores de procesos con su nombre, formula y frecuencia de la medición se relacionan en la planificación del SGCNota 2: Las normas internas y externas se pueden consultar en el Normograma
SEGUIMIENTO
Auditorias Internas
Recomendaciones y/osugerencias para el
Control Interno mejoramiento de losprocesos y
Drocedimientos.
Controles para mitigarProceso los impactos
Ambiental ambientales producto dela operación
Esquema de prestación Proceso Atencióndel servicio de atención
al Ciudadanoal ciudadano definido.
Informe de evaluación Proceso SGCdel esquema de Proceso
prestación del servicio Administrativo
RIESGOS
Datos incorrectos en lasDaños en los
solicitudes de los equipos que
ciudadanos a través de soportan el
la pagina WEBproceso de PQR y
sugerencias
Falta de calificación de Respuestas de
la gestión parte delPQR con
informaciónusuario de la Web
desactualizadaCaídas de la red de Errores en el
información del Concejo tramite de PQR yde Boaotá suaerencias
Usurpación deMal funcionamiento de correos
los sistemas de electrónicos parainformación que instaurar PQR y
soportan el proceso de sugerencias aPQR y sugerencias nombre de
tercerosDesconocimiento
Incumplimiento dedel funcionario
términos en respuestadesignado para el
de PQR y sugerenciasseguimiento de lagestión de PQR y
suaerencias
---; 11CONCEJO DE BOGOr A
CARACTERIZACION DEL PROCESO
NOMBRE DEL PROCESO PROCESO ADMINISTRACION y FINANCIERA
OBJETIVO: Planear, direccionar, gestionar y controlar el mantenimiento correctivo y preventivo de la infraestructura, liquidación de nomina y prestaciones sociales; correspondenciainterna y externa, peticiones quejas y reclamos, presupuesto y trabajo social del Concejo de Bogotá.
DUENO DELIDIRECTORADMINISTRATIVOy FINANCIEROPROCESO
RESPONSABLE IDirector administrativo v financiero
Planificar
ACTIvIDADES DEL PROCESO
Hacer
1.La metodología para realizarmecanismos de mantenimiento correctivo
y preventivo a la infraestructura delconcejo
2. Informes de gestión3. Planear el control de la ejecución
presupuestal
I~
Actuar
..-1.Presentar el informe de gestión
2.Liquidación de la nomina3.Ejecutar el mantenimiento correctivo y
preventivo a la infraestructura de laentidad
4.Ejecutar el presupuesto5. Administrar las hojas de Vida de todos
los funcionarios de la entidad
6. Realizar las resoluciones de las primastecnicas
7. Brindar servicios de cafetería ylimpieza
8. Elaborar los Actos Administrativos de
la Corporación
Verificar .....
1. Que todos todas las entradas del
proceso se estén realizandocorrectamente.
2. Formulaciónde accionesde 2. Realizarauditoriasinternasmejoramientoen funciónde los 3. El cumplimientodel presupuesto
resultadosobtenidosen las verificaciones 4. La liquidaciónde la nominaefectuadas. 5. Elcumplimientode los mantenimientos
correctivos y preventivos
1. Se toman las acciones correctivas ypreventivas necesarias.
oN
ex>O)I
iJ
ENTRADAS
PROVEEDOR ENTRADAS
Necesidad de presentarMesa Directiva plan de gestión a la
mesa directiva.
Velar por el
Administración ymantenimiento,
conservación yfinancieroreparación de los
equipos, bienes muebles
Necesidad de ordenar el
Administración y pago de salario de losfinanciero empleados del concejo
de Bogotá.
Necesidad de adoptar
las políticasrelacionadas con el
Talento humano programa de saludocupacional, seguridad
industrial, bienestarsocial.
Necesidad de adoptar
estrategias necesariasAdministración del para la administración,
sistema manejo y custodia de las
hojas de vida de losfuncionarios.
Atención alInformede evaluacióndel
Ciudadanoesquemade prestacióndel
servicio
SALIDASSALIDAS CLIENTES
Informe del plan degestión a la mesa Mesa Directiva
directiva.Orientaciones de los
procesos de evaluación Talento humanode desempeño de los
funcionarios.Mantenimiento,conservación y Todos los
reparación de losprocesos.
equipos, bienes mueblese inmuebles de la
Estrategias para laadministración, manejo y Administración del
custodia de las hojas de sistemavida de los funcionarios.
Pago de salario de los Todos losempleados del concejo
procesos.de Bogotá.
Actos AdministrativosTodos los
procesos.
---1
CONTROLES
El Asesor DAF debe revisar los datos consignados en la nómina antes de dar laaprobación
Revisar los documentos soportes con el fin evitar aprobar valores de primastécnicas
El Asesor DAF debe revisar los datos consignados en las sentencias antes de dar laaprobación
El Asesor DAF debe revisar los datos consignados en las liquidaciones deprestaciones sociales antes de dar la aprobación
I
SEGUIMIENTO
MONITOREO.Auditorias Internas
INDICADORES
Cumplimiento del PAC programadoCumplimiento del plan de acción de la DAFEjecución PresupuestalVariación del presupuestoEstados financieros
Transacciones reportadasPlan de acción (contabilidad)Tiempo promedio de elaboración de certificacionesLiquidación de cesantíasConfiabilidad en la liquidación de la nominaTiempo promedio de respuesta en asistencia técnica (sistemas)Confiabilidad de la correspondenciaTiempo promedio de respuesta a solicitudes de mantenimiento electrónico y eléctrico
o
N
(»
O)
: ~
IJ
__o .........
Controles para mitigarProceso los impactos
Ambiental ambientales producto dela operación
Programación deTodos los CapactacionesProcesos Especificas a temas
determinados por cada
Recomendaciones y/osugerencias para el
Control Interno mejoramiento de losprocesos y
procedimientos.
RECURSOS
Equipo de Computo
Personal Capacitado y con la competencianecesaria
Teléfono
Archivador
DOCUMENTACiÓN SOPORTE
NTC GP 1000:2004
Revisión, validación y aprobación dedocumentos oficiales de la DAF.
Mantenimiento preventivo y correctivo deáreas locativas y redes del Concejo de
Primas técnicas
Recepción, Distribución, Entrega y Tramitede la correspondencia interna y externa de
Presupuesto
Análisis, codificación y cuantificación deldocumento soporte
Generación de estados contables
Generación, aprobación y presentación delos estados contables
RIESGOS
Inconsistencias de los
datos consignados en la Inconsistencia ennomina anrobada nara la elaboración deErrores en los valores los actosaprobados de primas administrativos
técnicasErrores en la
aprobación de valorespara pago de sentencias
judicialesInconsistenciaseconómicas en
reconocimiento de
liquidación deprestaciones sociales afuncionarios retirados
lCONCEJO DE BOGOr A
CARACTERIZACION DEL PROCESO
NOMBRE DEL PROCESO CONTROL DISCIPLINARIO
OBJETIVO: Establecer responsabilidades disciplinarias de los Servidores Públicos durante el desempeño de las funciones propias de su cargo, describiendo y reglamentando cada unal
de las actividades registradas y relacionadas con la apertura de un proceso disciplinario en contra de los funcionarios de la Corporación.
DUEf'.IO DELISECRETARIO(A) GENERALPROCESO
RESPONSABLE IAsesor 105-02
Planificar
ACTIVIDADES DEL PROCESO
Hacer
1. Realizar la programación decapacitaciones, para dar a conocer los
efectos de la ley disciplinaria.
1. Realizar capacitaciones que permitanconocer a los funcionarios públicos y
contratistas los efectos de la leydisciplinaria.
2. Expedir el auto que ordena adelantarla correspondiente indagación preliminar
1
2. Realizarla induccióna los funcionarioso investigacióny decretarla prácticade nuevossobre ley disciplinaria.
pruebas.
3. Programar las fechas de las audiencias
teniendo en cuenta los tiemposmáximos de la toma de decisión.
Actuar
1. Se toman las acciones correctivas ypreventivas necesarias.
3. Relacionar las quejas presentadas einiciar las actuaciones
correspondientes.
4. Indagación preliminar o investigacidisciplinaria,
archivo del proceso, o Formulacióncargos fallo absolutorio o sancionato
Verificar
1. El estado de los procesos frente a losprocedimientos que exige la ley.
2. Formulación de acciones de 2. Tramite adelantado a las quejasmejoramiento en función de los presentadas por faltas de los servidores y
resultados obtenidos en las verificaciones ex servidores del Concejo de Bogotáefectuadas.
I .
ENTRADASPROVEEDOR ENTRADAS
Congreso de laLey 734 de 2002reoública
Funcionarios, ExQuejas sobre faltasfuncionarios,
ciudadanos, Entesde los servidores
de ControlControl
Auto (Documento)disciplinario
Control Fallo Disciplinariodisciplinario sancionatorio
Control Resolución de ejecucióndisciplinario de la sanción
Mantenimiento,conservación y
Administrativo y reparación de losFinanciero equipos, bienes muebles
e inmuebles de lacorporación.
Recomendaciones y/osugerencias para el
Control Interno mejoramiento de losprocesos y
procedimientos.Controles para mitigar
Proceso los impactosAmbiental ambientales producto de
la ooeración
SALIDASSALIDAS CLIENTES
Programación de Todos loscapacitaciones orocesos
Programación de Controlpráctica de pruebas disciplinario
Programación de fechas Controlcara audiencias disciolinario
Control
Fallo, auto o inhibitorio.disciplinario
ServidorInvestiQado
ExpedientesControl
disciolinario
ControlResolución de disciplinariocumplimiento Servidor
Investigado
Acciones Correctivas y Proceso SGCacciones preventivas
I
I
1 3. Verificar el cumplimiento de la Sanción
4. Seguimiento al cumplimiento de metas
de capacitación
CONTROLES
Diligenciar una Bitácora con el fin de llevar un adecuado control sobre todos losexpedientes
Realizar grabaciones de diligencias externas, eliminando archivosde computadoresexternos, uso dispositivos portátiles, USB
RECURSOS
Asesor 105-02 con las competenciasnecesarias
Recursos Físicos
Computador, impresora, teléfono. Internet
Nota 1: Los indicadores de procesos con su nombre, formula y frecuencia de la medición se relacionan en la planificación del SGCNota 2: Las normas internas y externas se pueden consultar en el Normograma
SEGUIMIENTO
.Auditorias Internas
INDICADOR ES
· Tramite de los procesos.Tramite de los procesos en termino.Plan de Capacitación código únicodisciplinario
oNc:oO)
I .
DOCUMENTACiÓN SOPORTE
Tramite a Procesos Disciplinarios
Ley 734 de 2002
Código de Procedimiento Civil
Código de Procedimiento Penal
Código Penal
RIESGOS
Incumplimiento de
Coacción para el términos para laresultado de los elaboración de
procesos disciplinarios informes de
Qestión
Rotación del personalInformes de
gestiónprocesos disciplinarios desactualizados
Inadecuada ubicación
logística paraconfidencialidad del
procesoAusencia de equipos
portátiles para
diligencias disciplinariasextemas
Ausencia de programas
de capacitación encontrol disciplinario
---1 11CONCEJO DE BOGOTA
CARACTERIZACION DEL PROCESO
NOMBRE DEL PROCESO SISTEMA CONTROL INTERNO
OBJETIVO: ICoadyuvar al cumplimiento de los objetivos y metas institucionales en concordancia con la misión y la visión de la corporación.
DUEIIIO DELPROCESO IMesaDirectiva
RESPONSABLE ICoordinador Grupo de Controllntemo
Planificar
ACTIVIDADES DEL PROCESO
Hacer
1. Plan interno de trabajo.2. Determinar programa de evaluaciones.3. Determinar programas de auditorias.
4. Mecanismos de difusión.
Actuar
1. Se toman las acciones correctivas ypreventivas necesarias.
2. Formulación de acciones de
mejoramiento en función de losresultados obtenidos en las verificaciones
efectuadas.
1. Auditorias a los procesos o, a algunaactividad en especial.
2. Evaluaciones a los procesos.
3. Ejecutar el plan interno de trabajo.
4. Ejecutar las disposiciones de lacontraloria.
5. Mecanismos de difusión.
6. Segimiento a los mapas de Riesgos
7. Seguimiento al cumplimiento de los
Planes de Mejoramiento individual, porproceso e institucional
Verificar
1. Cumplimiento de los objetivos.2. Controles efectivos sobre cada uno de
los procesos.
3. Cumplimiento del manual de funciones.
4. Cumplimiento de la normatividad.5. Medición de los indicadores
oN
ex>O)
ENTRADAS
PROVEEDOR ENTRADAS
Proceso SGCNecesidad de revisar losmanuales de funciones.
Necesidad de revisar los
Proceso SGC procedimientos quetiene la corporación
establecidos.Necesidad de verificar el
Entidades cumplimiento de lasGubernamentales normas internas y
externas vigentes.
Entidades Seguir las disposicionesGubernamentales de la contraloría.
Necesidad de revisar losProceso SGC objetivos de la
corporación.
Necesidad de establecer
Sistemassistemas modemos de
información que facilitenla gestión y el control.
Necesidad de adoptarProceso normas para la
Ambiental protección y utilizaciónracional de los recursos.
Administración yMantenimiento,conservación y
reparaciónde los equipos,financiera. bienes muebles e ¡nmuebles
de la corporación.
SALIDASSALIDAS CLIENTES
Recomendaciones y/osugerencias para el Todos losmejoramiento de los Procesos
procesos yprocedimientos.
Sugerencias a losobjetivos de la Proceso SGC
corporación.Presentar informes a laContraloría, Secretaria
de hacienda distrital y al EntidadesConcejo asesor del Gubernamentales
gobierno nacional enmateria de control
interno.Presentar informes a la
mesa directiva del Mesa Directivafuncionamiento delEstablecimientos de
métodos confiables para Sistema de controlla evaluación de la interno
gestión.Asesorar en la
implementación ydesarrollo de los Todos los
procesos en Procesos
cumplimiento a lanormatividad viQente.
--;I
ProcesoAmbiental
Controles para mitigar losimpactos ambientales
producto de la operación
RECURSOS
Asesor 105-02 con las competenciasnecesarias
Computador, impresora, teléfono. Internet
DOCUMENTACiÓN SOPORTE
* Seguimiento y Evaluación al Sistema deControl Interno en cada uno de los procesosy áreas de la Corporación.* NTC GP 1000:2004* MECI1000:2005-12-06* Decreto 1599 del 2005
* Ley 87 del 1993* Constitución Política de Colombia,artículos 209 y 269* Decreto 1826 de 1994 (reglamentario dela Ley 87).* Decreto 215 de 1994
CONTROLES
Realizar seguimiento y verificación de cumplimiento del cronograma mensual yanual
Dejar evidencias de las auditorias realizadas, conservando las pruebas de auditoría,sustantivas y de cumplimiento
Revisión del informe por el responsable del proceso, normas DAFP
Realizar seguimiento continuo a las recomendacionesSEGUIMIENTO
MONITOREO.Auditorias Internas
INDICADORES
.Evaluación del sistema de control interno de la corporación.Cumplimiento del plan de trabajo.Evaluación de áreas
Nota 1: Los indicadores de procesos con su nombre, formula y frecuencia de la medición se relacionan en la planificación del SGCNota 2: Las normas internas y externas se pueden consultar en el Normograma
oN
ex>
en
I ·
RIESGOS
Falta de apoyode la Alta Incumplimiento delDirección a la función de Plan anual de
Control Interno Auditoría
Inconsistencia de laErrores en los
información suministradainformes de
por las áreasevaluación deControl Interno
Falta de compromiso Ausencia de
institucional para cumplir programas decon las capacitación
recomendaciones de especializados enControl Interno Auditoría
---;
IJCONCEJO DE BOGOTA
CARACTERIZACION DEL PROCESO
NOMBRE DEL PROCESO CONTROL POLlTICO
OBJETIVO: IVigilar y controlar la gestión de la administración distrital.
DUENC- O
SODELISecretarios de las comisiones, Secretario General
PRO E
RESPONSABLE ISecretarios de las comisiones, Secretario General
Planificar
ACTIVIDADES DEL PROCESO
Hacer
1. Agendar y programar las proposicionesque van a ser debatidas
2. Agendar y programar el debate de lassesiones con el fin de realizar el control
político
Actuar
1. Se toman las acciones correctivas ypreventivas necesarias.
2. Formulación de acciones de
mejoramiento en función de los
resultados obtenidos en las verificacion~sefectuadas.
1.Radicar y aprobar las proposiciones2. Elaboración y envío de las citaciones
y/o invitaciones a funcionarios de laadministración central y/o nacional y
Orden de control
3. Recepcionar dentro de los términos lasrespuesta, radicarlas y disponerlas en la
red interna4. Realizar el debate de la proposición en
la sesión.Verificar
1. Verificar que los documentos seanentregados dentro de los términos
establecidos.
2. Verificar que las respuestas seencuentren completos
3. Verificar que las autoridades citadasasistan al debate.
CONTROLES
1. Se confirma la recepción por medio telefonico o por correo electronico de larecepción de la proposición
or'0
ex>O>
, 1
ENTRADAS
PROVEEDOR ENTRADAS
Proposiciones
presentadas por los
Honorables Concejales
Ciudadanos,citando e invitando a las
autoridades distritalesHonorables
para ejercer controlConcejales
político sobre los
planes, programas y
proyectos de lasdiferentes entidades.
Recomendaciones y/o
sugerencias para elControl Interno mejoramiento de los
procesos y
procedimientos.
Administrativo y Actos Administrativosfianciero
Mantenimiento, conservaciónAdministrativo y reparaciónde los equipos,
fianciero bienes muebles e ¡nmueblesde la corporación.
Proceso SGCAcciones de
Mejoramiento
SALIDASSALIDAS CLIENTES
Envió de las actas con
las conclusiones yOrganismos derecomendaciones a los
citados y organismos deControl
control.
Moción de observación Control Politico
Necesidad deTalento Humano
Capacitación
Informe de comisiónaccidental sobre Control Politico
seguimiento al tema.
RIESGOS
Incumplimiento deIncumplimiento de
Terminos para remisiónterminos para
de cuestionarios a lascitación a
entidadesfuncionarios de la
administración
--;I 2. Revisión de la recepción de las Proposiciones -,
3. Diligenciar la matriz de información de proposiciones en la red interna
SEGUIMIENTO
MONITOREO.Auditorias Internas
INDICADORES
.Control político
.Tramite de los procesos(control disciplinario).Informes presentados.Derechos de petición.Tramite de tutelas.Cabildo abierto
.Foros de participación ciudadana.Tiempo promedio de respuestas a tutelas.Tiempo promedio de respuestas a derechos de petición.
Nota 1: Los indicadores de procesos con su nombre, formula y frecuencia de la medición se relacionan en la planificación del SGCNota 2: Las normas internas y externas se pueden consultar en el Normograma
oI\J
CX>
O)
Conrol PoliticoComisionesAccidentales
Proceso Gestión Documentos yDocumental Registros Controlados
RECURSOS
Personal,Equipo de computo
Recinto donde se pueda realizar el debateFax
DOCUMENTACiÓN SOPORTE
NTC GP 1000:2004Acuerdo 348 del 2008
Acuerdo 122Decreto 1421 del 93.
Inoportuno ControlIncompatibilidad con los Politico porsistemas de información inasistencia de
externos funcionarioscitados
No respuesta oportuna yfaltante de lasDroDosiciones
CONCEJO DE BOGOTACARACTERIZACION DEL PROCESO
NOMBRE DEL PROCESO GESTIONDOCUMENTAL
OBJETIVO: IControlar la documentación del Sistema, tanto documentos como registros, garantizando su adecuada utilización y mantenimiento en el Concejo
DUENO DELISECRETARIO(A) GENERALPROCESO
RESPONSABLE Representante de la alta dirección al SGC
Planificar
ACTIVIDADES DEL PROCESO
Hacer
1. Planear estrateg ¡as para laconservación documental.
2. Planear estrategias para el control dedocumentos y registros del Sistema de
Gestión de la Calidad.3. Identificar necesidad de elaborar o
modificar un documento.4. Determinar la información necesaria
para construir el nuevo documento oregistro.
Actuar
1. Elaborar el nuevo documento o
registro.. Revisar y aprobar el nuevo documento
o registro.3. Entregar el documento o registro a laspersonas responsables de su utilización.4. Socializar los documentos y registros.5. Archivar los registros según la tabla de
retenciones.6. Tener toda la documentación en buen
estado y segura7. Actualización de listados de
documentos y registros.8. Velar por la conservación de la
documentación de los Sistemas deGestión.
Verificar
1. Se toman las acciones correctivas y 1. Hacer seguimiento a la documentaciónpreventivas necesarias de los sistemas de Gestión de la
Formulación de acciones de Corporación.mejoramiento en función de los 2. Verificar el cumplimiento de programas
resultados obtenidos en las verificaciones de conservación documental.
efectuadas. 3. Desarrollo de auditorías de procesos
ENTRADAS
PROVEEDOR ENTRADAS
Todos losNecesidad de crear
Procesos del nuevos registros dentro
Concejodel Sistema de Gestión
de la Calidad.
Todos losNecesidad de crear o
modificar un documentoProcesos del
dentro del Sistema deConcejo Gestión de la Calidad.
Todos losRegistros del Sistema deProcesos del
ConceioGestión de la Calidad.
Todos los Documentos del SistemaProcesos del de Gestión de la
Conceio Calidad.
Proceso SGC Ajustes a la política decalidad.
Proceso SGC Ajustes a los objetivosde calidad.
Proceso SGC Mejoras al sistema.
Proceso SGC Mejoras a los procesos.
SALIDASSALIDAS CLIENTES
Entregay actualizaciónde losdocumentos garantizandoque Todos losse encuentrenen los sitiosde Procesos
uso establecidos.
Registros del Sistema deGestión de la Calidad
Todos losadecuadamente
Procesos delmantenidos,
Concejoorganizados ycontrolados
Documentos controlados Todos losdel SGC. Procesos
Información respecto a Proceso SGCindicadores.
Problemas potenciales o Proceso SGCreales detectados.
Información relativa aProceso SGC
objetivos y políticas.
Solicitud de productos yProceso de
Administrativo yservicios.Financiero
Necesidades de Proceso de
capacitación. Talento Humano
---¡I
verificando conveniencia, eficacia y laadecuada implementación de las
directrices documentadas.
CONTROLES
a. Los documentos del SGC se relacionan dentro del listado maestro dedocumentos.
b. Los documentos del SGC son revisados antes de su emisión, lo cual seevidencia por medio de firmas.
c. Los documentos del SGC son aprobados antes de su emisión, lo cual seevidencia por medio de una resolución.d. Los registros se relacionan dentro del formato control de registros.
Nota 1: Los indicadores de procesos con su nombre, formula y frecuencia de la medición se relacionan en la planificación del SGCNota 2: Las normas internas y externas se pueden consultar en el Normograma
SEGUIMIENTO
Bajo responsabilidad del encargado delSGC, semestralmente se verifica el control
de documentos y registros del Concejogarantizando que se conserve adecuada su
organización y adecuación.
INDICADORES
1. Eficacia en el Control de los Documentos
2. Eficacia en el Control de Registros3. Manejo de fondos acumulados
4. Aplicación de la tabla de retencióndocumental
5. Conservación documental
Proceso deEntrega de productos
Administrativo yFinanciero y/o servicios solicitados.
Proceso de
Administrativo y Suministro de recursos.Financiero
Proceso dePersonal competente.Talento Humano
Entidades Documentos de origenExternas externo
Controles para mitigar losProceso Ambiental impactos ambientales
producto de la operación
RECURSOS
Equipode Computo
PersonalCapacitadoy con la competencianecesaria
Teléfono
Archivador
DOCUMENTACiÓN SOPORTE
Procedimiento Control de Documentos Producción de la Gestión Documental
Procedimiento Control de RegistrosProcedimiento Producción de la Gestión
Documental
NTC GP 1000:2004 Conservación de la Gestión Documental
Resolución 647 del 2003 (adopción de lasRecepción, distribución y entrega de la
tablas de retención)Procedimiento organización y
correspondencia interna y externa de la
administración de archivo. Corporación
Consulta o préstamo de Documentos
RIESGOS
Ausencia de un
Perdida de documentos procesopermanente de
limDieza
Incumplimiento fechasDesactualizaciónde las tablas de
de transferencia deretención
documentosdocumental
Errores en la aplicación Uso dede las tablas de documentos
retención documental obsoletos
Errores en la clasificación y Desactualización deubicación de los archivos en la los listados maestros
biblioteca y Archivo (SIGA) de documentos
Ausencia de un proceso Inadecuada
permanente de limpieza Organización de(Documentos y espacio flsico) documentos
-,I
I
CONCEJO DE BOGOT ACARACTERIZACION DEL PROCESO
NOMBRE DEL PROCESO GESTION NORMATIVA
OBJETIVO: IExpedir las normas necesarias para garantizar el cumplimiento de las funciones y la prestación de los servicios que le corresponde desarrollar al distrito capital
~~~~~SO DEL Secretario General, Secretario de las comisiones
RESPONSABLE ¡Secretario General, Secretario de las comisiones
ACTIVIDADES DEL PROCESO
Planificar Hacer
1. Programación de primer y segundodebate
1. Distribución de los proyectos deacuerdo a cada comisión según la
materia2. Designación de ponentes por sorteo
3. Publicación del proyecto de acuerdo enlos anales
4. Radicación de los proyectos deacuerdo en las respectivas comisiones
5. Radicación de ponencias y/o solicitudde prorroga
6. Convocar a sesión para primer ysegundo debate
7. Realización de la sesión del primer y/osegundo debate
Actuar Verificar
Se toman las acciones correctivas yreventivas necesarias.
Verificar el adecuado tramite a losrovectos de acuerdo
CONTROLES
Revisión de los expedientes antes del envío a Secretaria General, cotejando con elsonido o grabacion
of"C--,(
ENTRADAS
PROVEEDOR ENTRADAS
Proyectos de acuerdo deiniciativa de los
concejales
Ciudadadanos,Proyectos de acuerdo deHonorables
Concejalesiniciativa de la
administración yorganismos de control
Proyectos de acuerdo deiniciativa de los
ciudadanos
Gestión Documentos y RegistrosDocumenbtal Controlados
Administración y Actos AdministrativosFinanciero
SALIDASSALIDAS CLIENTES
Proyectos de acuerdo Gestión Normativa
aprobados en primer ysegundo debate Anales y Relatoria
Necesidad deTalento Humano
Capacitación
Respuesta de P,Q,R,S Atención alde competencia del Ciudadano
proceso
Informes de GestiónProceso SGC
Control Interno
Cumplimiento del PIGA Proceso Ambiental
Planes de Mejoramento Proceso MECIpor Proceso
RIESGOS
Inconsistencias en la
transcripción del texto Incumplimiento dedefinitivo de los proyectos de términos para citaciónacuerdo aprobados en primer del primer debate
debate
--;II
Revisión permanente de las agendas
Se diligencia un cuadro de control de proyectos de acuerdo que esta en la red, elcual le permite realizar una adecuada trazabiliad al proyecto.
Se revisa toda la información que va a ser publicada en la red
--:
INDICADORES
.Proyectosde acuerdo.Materianormativa
. Informes presentados.Derechos de petición.Tramite de tutelas
Nota 1: Los indicadores de procesos con su nombre, formula y frecuencia de la medición se relacionan en la planificación del SGCNota 2: Las normas internas y externas se pueden consultar en el Normograma
oN
ex>
(j)
I J
Administración yMantenimiento.conservación
reparaciónde los equipos,Financiero bienes muebles e ¡nmuebles
de la corporación.
Proceso Controlespara mitigar los
Ambientalimpactosambientales
productode la operación
Publicaciones de los
Anales y Relatoria proyectos de acuerdoActas de las sesiones.
RECURSOS
Personal. Equipo de computo.
DOCUMENTACiÓN SOPORTE
.NTC GP 1000:2004.Procedimiento Gestión Normativa.Acuerdo 348 de 2008
Errores en la digitaciónDiferencia entre el
del cuadro publicado entexto fisico con
la red respecto almagnetico
SEGUIMIENTO
MONITOREO.Auditorias Internas
CONCEJO DE BOGOTACARACTERIZACION DEL PROCESO
NOMBRE DEL PROCESO MODELO ESTANDAR DE CONTROL DE INTERNO
OBJETIVO: IControlar la operación interna del Concejo de Bogotá. permitiendo una gestión sistémica y transparente para dirigir y evaluar el desempeño institucional.
DUEflJO DELlpRESIDENTEDE LA CORPORACiÓNPROCESO
RESPONSABLE IRepresentante de la Dirección MECI
ACTIVIDADES DEL PROCESO
Planificar1. Diagnostico de la situación de los
Subsiste mas. componentes y elemen
del MECI dentro del Concejo de Bogotá.
2. Planificación estratégica de acuerdo alos lineamientos de la Norma MECI
1000:2005.
3. Planificación Operacional para eldesarrollo de los procesos de manera
transparente y eficaz.
Actuar
1 . Se toman las acciones correctivas y
preventivas necesarias.
2. Formulación de acciones de
mejoramiento en función de losresultados obtenidos en las verificaciones
efectuadas.
Hacer1. Establecer compromisos y protocolos
de ética.
2. Sensibilizar y socializar los elementosy componentes del MECI.
3. Aplicar los 29 elementos y 9componentes del MECI
3. Aplicar las políticas de operacióndefinidas dentro de la entidad.
4. Aplicar los controles.5. Identificar y controlar los riesgos.
6. Desarrollar herramientas que permitanmedir la autoevaluación de la gestión y
control de la entidad.
Verificar
1. La adecuada Implementación del MECIen la entidad
2. Seguimiento a la actualización de losproductos del MECI
tf
ENTRADASPROVEEDOR ENTRADAS
Entidades Norma MECI1000:2005,Estatales Principios del MECI.
Departamento Lineamientos deAdministrativo de implementación della Función Publica MECI
Lineamientos yMesa Directiva resoluciones internas
sobre el tema
Esquema de prestaciónMesa Directiva del servicio y procesos
de la entidad
Todos losInformación de la
gestión de los planes yprocesos.
programas de la entidad.
Todos losInformación con relación
al desempeño de losprocesos. mecanismos de control.
DirecciónNecesidades de los
Administrativa yprocesos para el
planteamiento de planesFinancieray programas.
SALIDASSALIDAS CLIENTES
NormogramaTodos losProcesos
Código de ÉticaTodos losProcesos
PolíticadeTodos los
Administración delProcesos
RiesQo
Mapas de Riesgo con Todos loslos Planes de Mitigación Procesos
Controles a los ProcesosTodos losProcesos
Autoevaluacióndel Todos loscontrol Procesos
Planes y programasTodos losProcesos --
Planes de mejoramiento Todos los '\}individualpor procesoe Procesos ninstitucional.
.n
--;I
CONTROLES
Al interior de la entidad se cuenta con un grupo de gestores éticos que evalúan elcumplimiento de los valores éticos de la entidad.
Los riesgos de la entidad son evaluados y actualizados por la menos una vez al año.
Se realizan encuestas con el fin de determinar el nivel de satisfacción de los planesy programas.
Nota 1: Los indicadores de procesos con su nombre, formula y frecuencia de la medición se relacionan en la planificación del SGCNota 2: Las normas internas y externas se pueden consultar en el Normograma
SEGUIMIENTO
Auditorias Internas
INDICADORES
1. Cumplimiento del Plan Institucional2. Cumplimiento de los planes de
Mejoramiento por proceso.
o1\.)(X)0'1
I .;,..
RECURSOS
Equipo de Computo
Personal Capacitado y con la competencianecesaria
Teléfono
Archivador
DOCUMENTACiÓN SOPORTE
Autoevaluación de la Gestión
Autoevaluación del Control
Generación de Planes de mejora porProcesos
Generación de Plan de mejoraInstitucional
Generación de Planes de mejoraindividual
PQRS cliente interno
Mapa de riesgos
Políticasde OperaciónTodos losProcesos
Autoevaluaciónde la Todos losaestión Procesos
RIESGOS
Incorrecta identificaciónMecanismos de
de riesgos.control
ineficientes.Inadecuada elaboración Mecanismos de
de planes de mitigación gestiónde riesaos. inapropiados.
Falta deIncorrecta definición de mecanismospolíticas de operación. apropiados de
dirección.
---;I IJ
CONCEJO DE BOGOT ACARACTERIZACION DEL PROCESO
NOMBRE DEL PROCESO ANALESY RELATORIA
OBJETIVO: IPublicar e imprimir el original de todos los acuerdos y resoluciones en la red interna del concejo y transcribir las actas que son emitidas por el concejo en las sesiones.
DUENO DELPROCESO ISecretarioGeneral
RESPONSABLE IAuxiliar Administrativo - Secretarias Ejecutivas
ACTIVIDADES DEL PROCESO
Planificar Hacer
1. Determinar como se van a publicar losproyectos de acuerdo y las resoluciones
del concejo2. Planear como se van a transcribir y
revisar las actas.
1. Transcribir todas las actas que se
generan en las sesiones
2. Publicación de los proyectos deacuerdo y resoluciones del concejo.
Actuar Verificar
1. Se toman las acciones correctivas ypreventivas necesarias.
1. Revisar que las actas sean iguales a lograbado en los cassetes.
2. Revisar que con existan errores deortografía
3. La correcta publicación de los
e!'0yectos de acuerdo y resoluciones delconceio.
2. Formulación de acciones de
mejoramiento en función de losresultados obtenidos en las verificacion~
efectuadas.
CONTROLES
Planilla de Solicitud
of\J
00O)
ENTRADAS
PROVEEDOR ENTRADASNecesidad de
Gestión normativa documentar losacuerdos.
Necesidad de
Control politico documentar lasresoluciones .
Talento humano Necesidad de empastary reparar libros.
Necesidad de publicarAdministración y los proyectos de
financiera acuerdo y resolucionesdel concejo.
Necesidad de reproducir
Archivolos documentos de la
corporación en altotiraje.
Necesidad de transcribirGestión todas los casettes en
Normataiva y actas las cuales seControl Politico generan en las sesiones
del concejo.Controles para mitigar
Proceso los impactosAmbiental ambientales producto de
la operación
SALIDASSALIDAS CLIENTES
Publicaciones de los
proyectos de acuerdo y Gestión Normativaresoluciones.
Gestión
Actas de las sesiones.Normativas
Control Politico
Libros en excelentes Todos loscondiciones de uso. Procesos
Reproducción de losdocumentos de la Todos los
corporación en alto Procesos
tiraje.
RIESGOS
CambiosIncumplimiento del constantes en laManual de Estilo de
planta decorrección de actas ensupernumerarios
comisiones y secretaria de relatoria
--i Videos de las sesiones
Revisones de las actas por os asesores de las comisiones y secretaria General
Inducciones a los nuevos supernumerios del proceso
SEGUIMIENTO
MONITOREO.Auditorias Internas
INDICADORES
.Elaboración de actas correpondientes a las diferentes comisones del concejo.Confiabilidad de las actas elaboradas
.Publicación de los proyectos de acuerdo en 1 y 2 debate.Publicaciones de acuerdo.Restauración y empaste.Aplicación de la tabla de retención documental
Nota 1: Los indicadores de procesos con su nombre, formula y frecuencia de la medición se relacionan en la planificación del SGCNota 2: Las normas internas y externas se pueden consultar en el Normograma
or-0
00
O)
t :
RECURSOS
Guillotina, Multi Lit, Guillotina manual,Compaginadora. Prensa (encuadernar
libros), Desgrabadoras, audífonos(Relatoria)
DOCUMENTACiÓN SOPORTE
NTC GP 1000:2004
Ley 909 del 2004Publicación de los proyectos de acuerdo y
resoluciones del concejoProcedimiento trascripción de actas
Demora en la
Inoportunidad en la transcripción de
entrega de material actas por falta de
soporte de las sesiones elementos de
trabaioErrores de los
Insuficiente cantidad de documentos
insumos para empaste entregados paracorte v refilado
Inexactitud en las espeificaciones de las
solicitudes de corte y refilado
I
lCONCEJO DE80601 A
CARACTERIZACION DEL PROCESO
NOMBRE DEL PROCESO SISTEMADE GESTIONAMBIENTAL
OBJETIVO: Promover acciones ambientales dinamizadoras de la Gestión Institucional en el Concejo de Bogotá, orientado hacia la animación de prácticas ambientales con el fin de~proteger y cuidar el medio ambiente
DUENO DELlpRESIDENTEDE LA CORPORACiÓNPROCESO
RESPONSABLE IRepresentante de la Dirección SGA
ACTIVIDADES DEL PROCESO
Planificar Hacer
1. Identificación de peligros ambiental2. Identificar mecanismos de mitigacion
para los peligros ambientalesidentificados.
3. Establecer el plan PIGA.
. Desarrollar estrategias y parámetrosestablecidos dentro del plan PIGA.
2. Buscar ahorros en insumos, energía yagua.
3. Desarrollar prácticas de reciclaje alinterior de la entidad.
Actuar Verificar
1. Se toman las acciones correctivas ypreventivas necesarias.
1. Monitorear el resultado de las
estrategias y controles ambientales
implementados al interior de la
organización.. Calculo de indicadores ambientales
eterminando los resultados ambientales
de la entidad.
2. Formulación de acciones de
mejoramiento en función de losresultados obtenidos en las verificacion
efectuadas.
CONTROLES
Realizar análisis y seguimiento continuo al cumplimiento de las estrategias del PIGAestablecidas
Verificar ejecución del Plan de acuerdo al cronograma establecido
o
1\)
ex>
O)
ENTRADAS
PROVEEDOR ENTRADAS
Entidades legislación ambientalEstatales. vigente
Entorno de laPeligros ambientalesentidad.
Proveedor de Información de consumoeneroía. de energía
Proveedor de Información de consumoaaua. de agua.
SALIDASSALIDAS CLIENTES
Controles para mitigarlos impactos Todos los
ambientales producto de procesos.la operación
Planes de acción para Todos losmitigar los peligros
procesos.ambientalesProgramas ambientales Todos los
interno y externo. procesos.Necesidad de
Talento HumanoCapacitación
Informes de GestiónProceso SGCControl Interno
RIESGOSNo realización de
análisis de estrategiasdel Plan
Actividades incompletaseiecutadas
No realizar seguimientoal Plan
Realizar seguimiento y ejecución del Plan de acuerdo al CI
Nota 1: Los indicadores de procesos con su nombre, formula y frecuencia de la medición se relacionan en la pNota 2: Las normas internas y externas se pueden consultar en el Normograma
SE(-
Audil
IN[
1.Con:2.Co
3. Cumplimiento
RECURSOS
Equipo de Computo
Personal Capacitado y con la competencianecesaria
Teléfono
Archivador
DOCUMENTACiÓN SOPORTE
Gestión Ambiental
PIGA
Decreto 456 de Diciembre 23 de 2008.Por el cual se reforma el Plan de GestiónAmbiental del Distrito Capital y se dictan
otras disposiciones
Mejosiste
MejorarPI
sistema. los productos y los servicios de
la corporación.
6. Suministrar los recursos apropiados.
-6. Estado de las acciones correctivas y
preventivas.7. Resultados de las auditorias.
~
CONTROLES
Seguimiento a programa de auditorias se verifica el cumplimiento de la agenda deauditorias con respecto a lo ejecutado.
La Directora de Calidad verifica el planteamiento y ejecución de las accionescorrectivas desarrolladas al interior de la organización.
La Revisión por la Dirección se realiza con el fin de evaluar el Sistema de Gestiónde la Calidad, para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia continua,
incluyendo el análisis de oportunidades de mejora.Las decisiones tomadas durante la Revisión por la Dirección se enfocan en mejorarel Sistema, los Procesos y los Servicios estableciendo los recursos apropiados para
ejecutar las actividades planificadas de manera eficaz. SEGUIMIENTO
MONITOREO.Auditorias Internas
INDICADORES
.Cumplimiento de la política de calidad
.Cumplimiento del cronograma de la revisión por la dirección.Eficacia del sistema de Gestión de la calidad
Nota 1: Los indicadores de procesos con su nombre, formula y frecuencia de la medición se relacionan en la planificación del SGCNota 2: Las normas internas y externas se pueden consultar en el Normograma
Legisllaboraly q
ocupa~vige
oNex>O>
Todos los Recomendaciones paraprocesos la mejora.
Todos los Riesgos actualizados e
procesosidentificados para la
entidad.
Gestión Documentación deldocumental sistema.
Clientes-Quejas.ciudadano
RECURSOS
Personal, Equipode computo,Equipodeoficina
DOCUMENTACiÓNSOPORTE
.NTCGP 1000:2004.AccionesCorrectivas.AccionesPreventivas.Producto No conforme.AuditoriasIntenas.Manualde Calidad
RIESGOS
Inadecuada definición deCierre de Acciones
la politica de CalidadCorrectivasinceficaces
Inadecuada
Cierre de Accioneselaboración del
Preventivas ineficacesinforme de
Revisión por ladireción
No realizar
No realizar seguimiento auditorias Internas
a los procesos a todos losprocesos
Nota 1: Los indicadores de procesos con su n
Nota 2: Las normas internas y externas se pu
CONCEJO DE BOGOr ACARACTERIZACION DEL PROCESO
NOMBRE DEL PROCESO SISTEMAS
OBJETIVO: Desarrollar, implementar, administrar , renovar y mantener la infraestructura tecnológica del Concejo, directamente o a través de terceros para fortalecer la gestióninstitucional.
DEL'DIRECTOR(A) ADMINISTRATIVO(A) Y FINANCIERO(A)
RESPONSABLE IProfesional Universitario
ACTIVIDADES DEL PROCESO
Planificar
1. Planear el mantenimiento preventivlos equipos de computo del Concejo de
Bogotá.2. Planear la reposición de los equipos.
3. Modernización y actualización delcomponente tecnológico de la entidad.4. Planear las políticas de seguridad de
sistemas.
Actuar
1. Se toman las acciones correctivas ypreventivas necesarias.
2. Formulación de acciones de
mejoramiento en función de losresultados obtenidos en las verificaciones
efectuadas.
Hacer1. Prestar soporte técnico.
2. Apoyar el seguimiento a los contratosde mantenimiento de equipos.3. Administración de la Web.
4. Realizar backups de la información dela entidad.
5. Reportar las necesidades informáticasa la Dirección Administrativa y Financiera.
6. Hacer mantenimiento preventivo ycorrectivo.
7. Administrar el software yfuncionamiento de la pagina Web.
Verificar
1. Verificar el cumplimiento del plan de
mantenimiento preventivo.
2. Verificar el cumplimiento de las
políticas de seguridad de sistemas alinterior de la entidad.
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11
RECURSOS
Equipo de Computo
Personal Capacitado y con la competencianecesaria
Teléfono
Archivador
UPS
Herramientas de mano.
Almacén de repuestos.
ENTRADAS
PROVEEDOR ENTRADAS
Todos los Solicitud de reposiciónprocesos. de eauipos
Todos losSolicitudes de soporte.
procesos.
Todos los Datos relativos al
procesos. problema
Todos los Información relativa al
procesos. usuario
Todos losSolicitudes de otros
Procesos para elprocesos. mantenimiento
Solicitudes de
Todos los publicación de
procesos.información en la red yen la pagina Web de la
Entidad
Todos losSolicitud de creación o
modificación de cuentasprocesos. de correo electrónico.
SALIDASSALIDAS CLIENTES
Solución de dudas.Todos losprocesos
Solución deTodos los
inconvenientes yproblemas. procesos
Actualización de la
información en la red y Todos los
la pagina Web de la procesosentidad.
Cuentas de correoTodos los
electrónico creadas oactualizadas. procesos
Mantenimiento de Todos loseauipos de computo. procesos
RIESGOS
Demoras en el reporte Vencimiento de
de daños por parte de contratos delos usuarios mantenimiento
Alto volumen de
Falta de disponibilidad interrupción delde los usuarios fluido eléctrico en
la zona
DocumentaciónPerdida de
información deincompleta de la archivos de sonido I
información soporte de de actas de laslos contratos
sesiones
I,
DOCUMENTACiÓN SOPORTE
Soporte técnico usuarios
Administración y actualización de la red
Copias de seguridad
Nota 1: Los indicadores de procesos con su nombre, formula y frecuencia de la medición se relacionan en la planificación del SGCNota 2: Las normas internas y externas se pueden consultar en el Normograma
SEGUIMIENTO
Auditoria Interna
INDICADORES
1. Mantenimiento preventivo de Hardware ySoftware.
2. Respuesta de soporte técnico.3. Backup.
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RECURSOS
Equipo de Computo
Personal Capacitado y con la competencianecesaria
Teléfono
Archivador
UPS
Herramientas de mano.
Almacén de repuestos.
. .
CONTROLES
Se cuenta con un formato de control para reportar los soportes técnicos realizados.
Diligenciamiento actualizado de un inventario de partes.Cronograma de mantenimiento en el que se planifican las actividades a realizar.
Daños en el cableadoInsuficiencia de
estructural insumos pararealizar BackuDs
Falta de capacitación enAusencia de sitio
nuevas tecnologías deexterno al Concejo
hardware y softwarepara archivo de
backups
I
1II
IJCONCEJO DE BOGOTA
CARACTERIZACION DEL PROCESO
NOMBRE DEL PROCESO TALENTO HUMANO
OBJETIVO: Garantizar el ingreso de funcionarios idóneos, teniendo en cuenta, no solo, la capacidad del individuo para ocupar el cargo sino, adicionalmente, las habilidades,experiencia y formación con que debe contar. Además, establecer medidas que garanticen la competencia laboral de los funcionarios de la organización.
DUENO DELIDirector Administrativo y FinancieroPROCESO
RESPONSABLE IProfesional Universitario, Profesional Especializado
Planificar
ACTIVIDADES DEL PROCESO
Hacer
1. Planificar el desarrollo de las
evaluaciones a los funcionarios
2. Determinar como se van a realizar las
capacitaciones a los funcionarios.
3. Establecer las competencias del
personal.
1"
Actuar
1. Se toman las acciones correctivas ypreventivas necesarias.
2. Formulación de acciones de
mejoramiento en función de losresultados obtenidos en las verificaciones
-~1. Realizar las evaluaciones a los
funcionarios
2. Realizar capacitaciones a losfuncionarios.
3. Recopilar registros de competenciasdel personal.
4. Realizar los programas de BienestarSocial
5. Realizar los programas de Saludocupacional
6. Evaluar a todos los funcionarios decarrera administrativa
Verificar
1. Se verifica la información contenida en
los registros de competencias de losfuncionarios (educación, formación,
habilidades y experiencia)
2. Se verifica la eficacia de las
capacitaciones proporcionadas a losfuncionarios.
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ex>O)
ENTRADASENTRADA PROVEEDOR
Necesidad deTodos los Procesos
personal.
Características deTodos los Procesos
nuevos cargos.
Resultado del
seguimiento del Todos los Procesosdesempeño del
personal.Necesidades de
Todos los Procesoscapacitación.
Mejorar el Proceso SGCsistema.
Mejorar procesos. Proceso SGC
Ajustes a losobjetivos de Proceso SGC
calidad.Ajustes a lapolítica de Proceso SGCcalidad.
Suministro deProceso SGC
recursos.
Legislaciónlaboral y de salud Entidades Estatales
ocupacionalvigente.
SALIDASSALIDAS CLIENTES
Personal competente.Todos losprocesos
Personal seleccionado y Todos los
capacitado. procesos
Resultado de laProceso Talento
evaluación delHumano
desempeño.
Las necesidades de Proceso Talentonuevas capacitaciones Humano
Desempeño de losprocesos e información Proceso SGC
para calcularindicadores.
Problemas potenciales o Proceso SGCreales detectados.
Información relativa aProceso SGC
objetivos y políticas.
Registros del sistema.Proceso Gestión
Documental
Necesidades de nuevos Proceso Gestióndocumentos o cambios. Documental
Necesidad de crear
nuevos registros dentro Proceso Gestión
del sistema de gestión Documentalde la calidad.
-¡ efectuadas. 3. Verificar el cumplimiento de losprogramas de Bienestar Social
4. Verificar el cumplimiento de ejeción delos programas de salud ocupacioinal
CONTROLES
Periódicamente se verifica el desarrollo de las capacitaciones.
El Manual de Funciones y Competencias laborales se verifica periódicamente conel fin de garantizar que la información allí incluida se actualice conforme a las
necesidades de la entidad.
Periódicamente se realizan evaluaciones de desempeño de acuerdo a lasdisposiciones del Departamento Administrativo de la Función Publica.
Presupuesto insuficiente
para programas debienestar social
Demora en el reporte
por parte del funcionarioaccidentado
Incumplimiento de términos para suscribirlos acuerdos de aestión
SEGUIMIENTO
MONITOREO.Auditorias Intemas
INDICADORES
.Indice de frecuencia de incidentes de trabajo
.Morbilidad por enfermedad profesional
.índice de frecuencia de accidente de trabajo
.índice de lesiones incapacitantes.Capacitación
.Evaluación del desempeño.Confiabilidad de la revisión de documentos
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Nota 1: los indicadores de procesos con su nombre, formula y frecuencia de la medición se relacionan en la planificación del SGCNota 2: las normas internas y externas se pueden consultar en el Normograma
Resultado de laProceso Talento
evaluación delHumano
desemeño.
Entrega yactualización delos documentos
Proceso Gestióngarantizando que Documentalse encuentre en
los sitios de uso
establecidos.
Registrosdel sistemade gestión de la
Proceso Gestióncalidadadecuadamente Documental
mantenidos yorganizados.
RECURSOS
Personal competente para desarrollar elcargo, Equipo de computo
DOCUMENTACiÓN SOPORTE
.NTC GP 1000:2004.ley 909 del 2004.Capacitación a funcionarios.Realizacion de programas de bienestar
Social
. Reporte de accidentes laboral.Sistema de Seguridad Social.Evaluación del Desmpeño laboral.Coodinar e implementar actividades parael control de las condiciones laborales