Post on 22-Jul-2022
Desd
e Hasta AZ carpetas tomo otro
En la entrada de la oficina se encuentran 10 cajas con información
del área de publicación, ubicadas encima de (2) dos plano tecas
de la misma.
1998 2012 x
Veintiséis(26)estantes organizados en cinco (5) filas con
información de fichas catastrales organizadas por No. De ficha
catastral y por municipio. los mobiliarios que soportan la
información están en buen estado, se observa muchas fichas
catastrales por fuera de la estantería. debido a su consulta.
sin
medios de
conservac
ion y sin
escanear
Ocho (8), estantes fijos, a la pared con información de área de
conservación ( Informes mensuales, resoluciones, mutaciones
procesos de avaluaos consultas catastral ) almacenados en cajas
de archivos inactivos, por años y asuntos, de igual manera libros
de pasta azul en gran formato que contiene resoluciones. esta
información no la consulta la encargada del área.
2003 2013 x libros
Dos(2), estantes ubicados en el centro del deposito de archivo con
información, a dar tramite como resoluciones, mutaciones. etc.
Información que pertenece a personal de otra oficina pero de la
misma área.
2013 2014folios
sueltos
Seis (6), estantes ubicados en una (1) fila con información de
consulta catastral ubicados en cajas de archivo inactivo,
documentos que su tramite ya finalizo listos para archivar y
carpetas con resoluciones, información que la encargada de la
oficina no conoce y no consulta.
2013 2013 xfolios
sueltos
Nueve (9) archivadores verticales con fichas catastrales que no se
consultan y documentos en tramite ordenados por municipio.
Información que pertenece a un
2014 2014 xfolios
sueltos
Fechas Unidad de conservación Observaciones
Santiago de Cali valle
Instituto Geográfico Agustín Codazzi.
Dirección
Gestión Documental
Diagnostico al Archivo de Gestión
Ubicación: Dentro del edificio PISO 1
Área: Conservación
Oficina : Kardex
Medida: 22,80 Metros Lineales
Fecha: 21 de abril del 2015
1
Se debe hacer el proceso
de clasificación e
identificación de los
documentos para ubicarlos
en las respectivas
dependencias u oficinas que
las generan o les
corresponden sus custodia y
en las TVD y TRD V2 y V 3 .
de esta manera ejecutar las
procesos archivísticos,
atendiendo a la norma de la
institución para generar
espacio físico y mejora en la
consulta y eficiencia en
tramites requeridos.
No Descripción de los Documentos
Cuatro (4) archivadores verticales con información clasificada por
municipios para dar tramite y respuesta a visitas.2014 2014 x
folios
sueltos
Dos (2) plano tecas que su contenido esta ordenado por municipioplanos
se evidencia una ruma de libros de pasta azul de gran formato que
contienen resoluciones.1,999 2 libros
Una (1). pieza con planos, que no se consultan. 1987 1987 planos
Doce (2)cajas con resoluciones almacenadas por municipios y su
consulta es baja 2006 2006 x
folios
sueltos
Cuatro (4) cajas con documentos cuya información se descose su
origen.2007 2008
folios
sueltos
1
Se debe hacer el proceso
de clasificación e
identificación de los
documentos para ubicarlos
en las respectivas
dependencias u oficinas que
las generan o les
corresponden sus custodia y
en las TVD y TRD V2 y V 3 .
de esta manera ejecutar las
procesos archivísticos,
atendiendo a la norma de la
institución para generar
espacio físico y mejora en la
consulta y eficiencia en
tramites requeridos.
EVIDENCIAS FOTOGRAFICAS DEL DEPOSITO
Desd
e Hasta AZ carpetas tomo otro
De los 13,97 metros lineales que corresponde al inmobiliario de
archivo rodante destinado para el arcchivo central de toda la institucion,
el cual se encuentra ubicado dentro de esta oficna, se utlizan tres flias
entre lado y lado como archivo de gestion de las misma,con infromacion
de elementos de venta, Aereofotos ordenadas por numero de vuelo,
cartas urbanas de municipios ordenadas en por municiopio, nuemero de
manzana.
1992 2010 fotos, planos
Un (1) estante con informacion de un funcionario que hace parte de otra
oficina sin criterio de denamiento y sin consulta.2013 2014 x
Folios
sueltos
EVIDENCIAS FOTOGRAFICAS DEL DEPOSITO
No
. Descripción de los Documentos
Fechas Unidad de conservación
2
Se debe hacer la requisicion de
muebles de archivos, acorde a
la necesidad de la ofician para
agrupar tada informacion detro
de un solo archivo de gestion
con los criterios de
ordenamiento, que se acoja a la
nececidades de consulta para
brindar un servicio eficiente y
eficaz la cliente.
Observaciones
Santiago de cali valle
Instituto Geografico Agustin Codazzi
Direccion
Gestion documental
Diagnostico al Archivo de Gestion
Ubicación: Dentro del edificio PISO 1
Area:Publicacion, centro de informacion grafico
Medida: 13,97 Metros Lineales
Fecha: 21 de abril del 2015
Desd
e Hasta AZ carpetas tomo otro
Un (1) estante con Catorce (14) cajas con comprobantes de
ingreso y egresos por compras, inventario general de vienes.
Además información en Az
2008 2012 x x
Archivador vertical con carpetas de consumo de los funcionarios 2004 2010 x
Un(1) estante con siete (7) cajas con informes de gestión, cuadro
de resumen contable etc, 2005 2012 x
EVIDENCIAS FOTOGRAFICAS DEL DEPOSITO
3
Dar cumplimiento las TRD y
ordenamiento de archivos de
gestión atendiendo a las
normas legales del IGAC
No
.
De
Descripción de los Documentos
Fechas Unidad de conservación
Observaciones
Santiago de Cali valle
Instituto Geográfico Agustín Codazzi
Dirección
Gestión Documental
Diagnostico al Archivo de gestión
Ubicación: dentro del edificio, PISO 2
Área y Oficina : Almacén y contabilidad
Medidas: 210 Metros Lineales
Fecha: 22 de abril del 2015
Desd
e Hasta AZ carpetas tomo otro
Existen Veintitrés (23) cajas de archivo inactivo, ubicadas en el
piso dentro de la oficina con contratos.2012 x
Existen Veinticuatro (24) cajas de archivo inactivo, ubicadas en
estantes (Baño) dentro de la oficina información de los contratos
Diecinueve (19) cajas de archivo inactivo con información de
tutelas, procesos etc.
2013 2013 x
Un (1), archivador vertical con contratos 2014 x
Un (1), archivador vertical con procesos jurídicos (carpetas en
reserva)2015
4
Determinar que información
cumplió con su tiempo de
retención y atender los
debidos proceso de
transferencia documental al
archivo central.
Observaciones No
.Descripción de los Documentos
Fechas Unidad de conservación
Santiago de cali valle
Instituto Geográfico Agustín Codazzi
Dirección
Gestión documental
Diagnostico al Archivo de Gestión
Ubicación: dentro del edificio PISO 2
Área y oficina : Jurídica
Medidas: 4,90 metros lineales
Fecha: 22 de abril del 2015
EVIDENCIAS FOTOGRAFICAS DEL DEPOSITO
Desd
e Hasta AZ carpetas tomo otro
5
Se encuentran procesos de restitución de tierras, en carpetas
organizados por municipio y Juzgado, los cuales están ubicadas en
gaveta del escritorio, están pendientes para ejecutar el instructivo de
archivos de gestión y reubicación de las misma a un estante..
2013 2015 x En proceos de organización
Desd
e Hasta AZ carpetas tomo otro
No
.
De
Descripción de los Documentos
Observaciones
Santiago de Cali valle
Instituto Geográfico Agustín Codazzi.
Dirección
Gestión documental
Ubicación: dentro de la empresa PISO 2
Área: Dirección Oficina :Omar Humberto Acevedo
Medidas: 2,00 metros lineales
Fecha:2,00 21 de abril del 2015
No
.Descripción de los Documentos
Fechas Unidad de conservación
EVIDENCIAS FOTOGRAFICAS DEL DEPOSITO
Santiago de Cali valle
Instituto Geográfico Agustín Codazzi.
Dirección
Gestión documental
Diagnostico al Archivo de gestión
Ubicación: dentro de la empresa PISO 2
Área: Dirección Oficina : Restitución de tierras
Medidas: 1,24
Fecha: 21 de abril del 2015
Fechas Unidad de conservación
Observaciones
6
De estos 2,00 metros lineales solo se utilizan para documentos 1,00
metros lineales en, Copias de información que hacen parte de los
tramites ejecutados por el funcionario además copias de los contratos
que alguna vez tubo y tiene a su cargo en su ejecución.
2009 2015 x xHacer la depuración de estos
documentos
Desd
e hasta AZ carpetas tomo otro
Archivador rodante con 4 pasillos de los cueles en tres pasillos, se
encuentran de los registros de comunicaciones envidas y
recibidas, organizadas por nuecero consecutivo de radicación y
por años. Además información generada por la dirección, toda la
información se encuentra organizadas, rotuladas, foliadas, en 88,
cajas de archivo inactivo.
2005 2014 x
Aunque la información se
encuentra en buen estado de
conservación y cumple con
el 95 % de las normas
legales vigentes establecidas
por el IGAC y la Ley 594 de
archivística. De debe aplicar
las TRD versión dos (2)y tres
(3),Un (1) estante con las carpetas de año en curso 2015 2015 x
1 pasillo con información del área de jurídica con 15 cajas de
archivos inactivos y AZ en las cuales se almacenan documentos
de historias laborales. 1967 x x
se evidencia deterioro y no
cuenta con un criterio de
ordenamiento. De debe
aplicar las TVD y TRD
versión dos (2)y tres (3),
Santiago de Cali valle
Instituto Geográfico Agustín Codazzi.
Dirección
Gestión documental
Diagnostico al archivo de gestión
Ubicación: dentro de la empresa PISO 2
Área y oficina: Dirección
Medidas: 5,75 metros lineales
Fecha: 23 de abril del 2015
7
No
.
Fechas Unidad de conservación
Observaciones Descripción de los Documentos
EVIDENCIAS FOTOGRAFICAS DEL DEPOSITO
Desd
e Hasta AZ carpetas tomo otro
8
existen tres (3) Archivadores verticales de los cuales solo uno
esta en consulta y se encuentra ordenado en alfabéticamente por
municipios, las carpetas están en buen estado y se cumple con las
normas que exige el IGAC
En los demás archivadores hay información que no cuentan con
ningún criterio de ordenamiento, además existen cincuenta y
nueve (59) cajas con formación de estudios de zonas
homogéneas físicas clasificadas por municipios, correspondencia,
etc,.y su consulta es baja.
y seis (6) cajas con información externa sin consultar ni ordenar.
2008 2015 x
De deben aplicar las TRD
versión dos (2) y tres (3) y
establecer los criterios de
ordenamiento acorde a la
necesidad de consulta y
tramite, ejecutar los
manuales estableceos por el
IGAC, esta manera generar
espacio físico evitar que se
formen fondos acumulados
dentro de las oficinas.
EVIDENCIAS FOTOGRAFICAS DEL DEPOSITO
Observaciones
EVIDENCIAS FOTOGRAFICAS DEL DEPOSITO
Santiago de Cali valle
Instituto Geográfico Agustín Codazzi
Dirección
Gestión documental
Diagnostico al Archivo de gestión
Ubicación: dentro de la empresa PISO 2
Área y oficina : Actualización catastral
Medidas: 5,75 Metros Lineales
Fecha: 22 de abril del 2015
No
. Descripción de los Documentos
Fechas Unidad de conservación
Desd
e Hasta AZ carpetas tomo otro
Existen tres (3) estantes dentro de la oficina con Cuarenta y cuatro
(44) cajas y Doscientas cruenta y tres (243) carpetas (2014)de los
comprobantes de egreso ordenado cronológicamente y por
consecutivo de factura y con Cuatro (4) cajas con treinta y cuatro
(34)carpetas del (2015). Además cinco (5) Az con certificados de
bancarios.
2014 2015 x x
Existen 2 estantes con 11 cajas con carpetas de comprobantes
de egreso para ordenar, 8 cajas con nomina para ordenar.2014 x
Un (1) archivo vertical con carpetas de correspondencia externa,
interna, facturas. Nomina ordenada por años1,976 1992 x
EVIDENCIAS FOTOGRAFICAS DEL DEPOSITO
Santiago de Cali valle
Instituto Geográfico Agustín Codazzi.
Dirección Gestión documental
Diagnostico al Archivo de gestión
Ubicación: dentro del edificio PISO 2
Área y oficina : Pagaduría
Medidas : 4,50 metros lineales
Fecha: 22 de abril del 2015
No
.
De
Descripción de los Documentos
Fechas Unidad de conservación
Observaciones
9
Para los documentos que se
encuentra ubicados en el
archivador vertical, se debe
aplicar las TVD y TRD
versión dos (2)y tres (3) y
establecer los criterios de
ordenamiento acorde a la
necesidad de consulta y
tramite, implementar los
manuales establecidos por el
IGAC, esta manera generar
espacio físico evitar que se
Desd
e hasta AZ carpetas tomo otro
12 estantes fijos a la pared, con 350 cajas (aproximadamente) de
archivo inactivo contenida la síguete información. (Comprobantes
de egresos e ingresos, Contratos, correspondencia regional,
informes).
1979 2012 x xFolios
sueltos,
7 Estantes en el centro del depósito, con 312 cajas de archivo
inactivos contenida la siguiente información.( contratos,
Comprobantes de ingresos, egresos, informes ).1979 2012 x x
Folios
sueltos
5 Archivadores verticales con carpetas (Reconocimiento de
predial, solicitudes entre otras.)1990 1994 x x
Folios
sueltos
Además información en el piso en arrumes por todo el deposito
tales como circulares, apelaciones, resoluciones, correspondencia,
entre otros. Y treinta (30) cajas con información sin identificar en
el suelo.
1992 1994 x xLibros y
cajas
Fechas
EVIDENCIAS FOTOGRAFICAS DEL DEPOSITO
Observaciones
Santiago de Cali valle
Instituto Geográfico Agustín Codazzi
Dirección
Gestión documental
Diagnostico FONFO ACUMULADO
Ubicación: dentro del edificio PISO 2
Área y oficina : Pagaduría
Medidas: 29,40 Metros lineales
Fecha: 21 de abril del 2015
No
.Descripción de los Documentos
10
Toda la información se
encuentra en sin ningún
criterio de ordenamiento y
algunas sin medio de
conservación y en estado de
deterioro, además sin
corriente de aire artificial ni
natural y con humedad
goteras de agua.se debe
aplicar las TVD y TRD
versión dos (2)y tres (3).
Unidad de conservación
Desd
e Hasta AZ carpetas tomo otro
1 estante con 11 cajas de copias de seguridad, correspondencia.1994 2013 x
3 cajas con facilitativos de contratos 2008 2013 x
5 cajas de para información de gran formato de estadísticas
catastrales.1992 2010 libros
1 archivador vertical con facilitadors del area 2015 2015
EVIDENCIAS FOTOGRAFICAS DEL DEPOSITO
Se deben ejecutar los
proceso de organización y
tranferencia al archivo
central.
11
No
.Descripción de los Documentos
Fechas Unidad de conservación
Observaciones
Santiago de Cali valle
Instituto Geográfico Agustín Codazzi
Dilección
Gestión documental
Diagnostico al Archivo de gestión
Ubicación: dentro de la empresa PISO 2
Área y oficina: Informatica
Medidas;:3,29 Metros lineales
Fecha: 22 de abril del 2015
Desd
e Hasta AZ carpetas tomo otro
Existen expedientes de estudios de respuestas a los respectivos
procesos judiciales, como restitución de tierras, actualización de
catastro y conservación etc. Ubicadas dentro de la oficina en
escritorio.
2009 2015 x
1 archivador vertical con información de catastral que su tramite
ya finalizo y no se consulta
1965 2011 xFolios
sueltos
Desd
e Hasta AZ carpetas tomo otro
EVIDENCIAS FOTOGRAFICAS DEL DEPOSITO
Para la información que se
encuentra en el archivador
vertical,sin ningún criterio de
ordenamiento se debe
aplicar las TVD y TRD
versión dos (2)y tres (3).
Santiago de Cali valle
Instituto Geográfico Agustín Codazzi
Gestión documental
Diagnostico al Archivo de gestión
Ubicación: dentro de la empresa PISO 3
Área y oficina : Topografía
Medidas: 2,00
Fecha: 22 de abril del 2015
12
No
.Descripción de los Documentos
Fechas
No
.
De
Descripción de los Documentos
Fechas Unidad de conservación
Observaciones
Unidad de conservación
Observaciones
Santiago de Cali valle
Instituto Geográfico Agustín Codazzi.
Dirección gestión documental
Diagnostico al Archivo de gestión
Ubicación: dentro de la empresa PISO 3
Área y oficina: Investigador de mercadeo inmobiliario
Medidas: 22 metros lineales
Fecha: 22 de abril del 2015
existen Dos (2) muebles de archivo con información de avaluaos,
correspondencia, procesos y los demás registros almacenados
algunos en ocho (8) cajas.
2007 2005 x x
Libros y
folios
sueltos
Nueve (9) cajas en el suelo con información de avalaos 2012 x Libros
Además se evidencia carpetas y folios sueltos por toda la oficina 2014 2015 x
folios
sueltos
Desd
e Hasta AZ carpetas tomo otro
EVIDENCIAS FOTOGRAFICAS DEL DEPOSITO
13
Toda la información se
encuentra distribuida por
toda la oficina, sin ningún
criterio de ordenamiento y
algunas sin medio de
conservación,,
se debe aplicar las TVD y
TRD versión dos (2)y tres
(3).
No
.
De
Santiago de Cali valle
Instituto Geográfico Agustín Codazzi.
Dirección
Gestión documental
Diagnostico al Archivo de gestión
Ubicación: dentro de la empresa PISO 3
Área y oficina: Digitalización
Medidas: 2,60
Fecha: 22 de abril del 2015
Descripción de los Documentos
Fechas Unidad de conservación
Observaciones
14
un (1) archivador vertical con información de cambios prediales
ordenados alfabéticos y por municipio, un mobiliario de archivo
con puertas deslizantes, en el cual se almacena toda la
información que se genera y se recibe de la oficina,
aproximadamente Diez (10) Carpetas por año con copias para
consulta, denominadas Facilitativos, las cueles no se conservan y
no pertenecen a la TRD.
2012 2015 x
Se deben hacer procesos de
selección, depuración y
ordenación a los
documentos para dar
cumplimiento a la
normatividad archivística y
ejecutar las TRD
EVIDENCIAS FOTOGRAFICAS DEL DEPOSITO