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Política de ascensos y promoción
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OBJETIVO
Establecer los parámetros para determinar los ascensos de cargo en la Corporación Club El Nogal.
JUSTIFICACIÓN Es necesario para la Corporación que realice un proceso justo y transparente. OBSERVACIONES Esta política aplica para todos los procesos de selección interna que realiza el área de Talento Humano. Deben ser solicitados a través de una requisición de personal y no aplica para ascensos generados entre los contratistas.
CARGOS QUE PARTICIPAN Todos los cargos se expondrán en convocatoria interna, excepto aquellos que dependen directamente de la Junta Directiva y los cargos que la Gerencia General, Subgerencia Administrativa o la Dirección de Talento Humano determinen que se debe realizar por convocatoria externa. Se podrá tener un solo candidato, siempre y cuando el empleado se inscriba y concurse dentro de una convocatoria. DEFINICIÓN DE LAS CONDICIONES DE LA CONVOCATORIA Definir los aspectos de la convocatoria de acuerdo con los requisitos del perfil de cargo
el cual debe estar actualizado. El Jefe de Selección debe enviar la convocatoria al líder de proceso y a la Dirección de Talento Humano o a la persona encargada de Talento Humano, a través del correo electrónico corporativo para su aprobación.
La estructura de la convocatoria debe contener: requisitos de inscripción y procedimiento a seguir, tiempo de la publicación, información acerca de la forma de
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inscripción, los criterios a tener en cuenta en la evaluación con sus respectivos porcentajes, y los nombres de las personas que realizarán el proceso de selección.
PUBLICACIÓN E INSCRIPCIÓN La publicación de la convocatoria se hará a través del correo electrónico corporativo y
en las carteleras de empleados durante cuatro (4) días hábiles (incluye el sábado). Las personas inscritas deben cumplir con el 100% de los requisitos de inscripción; en
caso contrario no podrán continuar en el proceso. Cada candidato inscrito recibirá un código del proceso que se registrará para todos los
efectos del proceso. Cada candidato debe completar una ficha de postulación consistente en un formulario
sobre antecedentes personales y una carta de motivación. Así mismo, enviar su hoja de vida con el detalle de los conocimientos y experiencias, y copia de los principales diplomas.
La Jefatura de Selección debe realizar un informe con los antecedentes del candidato
que puedan aportar al proceso: procesos disciplinarios y antecedentes de salud ocupacional.
PROCESO DE EVALUACIÓN
Las personas encargadas de realizar el proceso de evaluación dentro de la convocatoria deben:
Aplicar las pruebas técnicas y psicotécnicas a las que haya lugar de acuerdo con el
cargo. Realizar las entrevistas. La Jefatura de Selección y Desarrollo debe comunicar los resultados del proceso y
enviar al jefe inmediato y/o subgerente del área, a la Dirección de Talento Humano o al jefe encargado del área de Talento Humano para su aprobación a través del correo electrónico corporativo.
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PUBLICACIÓN DE LOS RESULTADOS Los resultados se publicaran a través del correo electrónico corporativo y en las
carteleras de personal durante cinco (5) días. La Jefatura de Personal, nómina y contratación, informarán al candidato seleccionado
la fecha en que inicia y termina su período de prueba.
Los candidatos que no sean seleccionados deben recibir cartas de agradecimiento y un resumen de su desempeño durante el proceso.
Los soportes del proceso de selección se deben archivar en la hoja de vida de cada
colaborador que participó en la convocatoria.
DURACIÓN DE LA VALIDEZ DE LOS RESULTADOS Los resultados del proceso tendrán validez durante seis (6) meses después de la
publicación de los mismos.
PROCEDIMIENTO DE PROCESOS DE SELECCIÓN Y DESARROLLO
Todos los procesos de selección del Club, tanto internos como externos deben realizarse basados en el siguiente procedimiento: 1. Objetivo Establecer el proceso de selección y contratación de personal que va a laborar en el Club, de acuerdo con las competencias establecidas en las descripciones de cargo y bajo las condiciones legales establecidas.
2. Alcance Inicia desde que el líder y/o responsable de procesos, genera la requisición de necesidades de personal y termina con la firma del contrato.
La autoridad de garantizar la selección y contratación de personal requerido está a cargo del Director de Gestión de Talento Humano.
La responsabilidad de la realización de las actividades relacionadas con la selección y contratación de personal requerido, está a cargo del Jefe de Selección y Desarrollo, la
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Psicóloga de Selección y Desarrollo, el Analista de Nómina y el Asistente de Nómina y Contratación.
La responsabilidad de hacer la solicitud del personal requerido está a cargo del líder y/o responsable del proceso.
3. Campo de aplicación La autoridad de garantizar la selección y contratación de personal requerido está a cargo del Director de Gestión de Talento Humano. La responsabilidad de la realización de las actividades relacionadas con la selección y contratación de personal requerido, está a cargo del Jefe de Selección y Desarrollo, la Psicóloga de Selección y Desarrollo, el Analista de Nómina y el Asistente de Nómina y Contratación. La responsabilidad de hacer la solicitud del personal requerido está a cargo del líder y/o responsable del proceso.
4. Definiciones
Búsqueda interna: Es aquella que se realiza con personal de la misma organización.
Búsqueda externa: Es aquella en la cual se convoca a personal que no tiene vinculación laboral con la empresa.
Cargos temporales: Son aquellos que se requieren por un tiempo determinado para cubrir vacantes generadas por licencias, vacaciones, permisos, incapacidades, etc., así como la realización de actividades específicas o por aumentos de servicio y producción.
Descripciones de cargo: Información referente al objetivo general del cargo, funciones, responsabilidades y autoridad del mismo, personal supervisado y competencias requeridas en cuanto a educación, formación, experiencia y habilidades.
Rotación temprana: Personal que se desvincula de la empresa antes de los primeros seis meses.
Fuentes de reclutamiento: Medios utilizados para reclutar personal en el mercado externo de trabajo o al interior de la compañía.
Pruebas: Conjunto de instrumentos técnicos y psicológicos que permiten verificar determinadas competencias y características personales.
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Referencias: Información laboral, personal y legal de un candidato que sirve de apoyo en la decisión de su contratación.
5. Especificaciones del servicio
a) Presupuesto de gastos del personal.
b) Fuentes de reclutamiento.
c) Detección de necesidades de personal.
d) Personal de apoyo (laboratorios clínicos, examen con médico ocupacional, estudios de seguridad).
e) Pruebas psicotécnicas, técnicas, entrevistas con Gerentes, Subgerentes, Directores y/o Jefes de procesos.
f) Selección y evaluación de proveedores: laboratorio clínico, médico S.O., y empresa contratista de estudios de seguridad.
g) Cuando se realice selección para un cargo Directivo no se diligencia el formato de entrevista. Se realiza un informe con el análisis y los resultados del proceso de reclutamiento y selección para la Subgerencia o Gerencia General, preparado por el Jefe de Selección y Desarrollo y la Dirección de Talento Humano.
h) Cuando se envía a examen de ingreso con médico de salud ocupacional, el Jefe de Salud Ocupacional debe enviar al Jefe de Selección y Desarrollo / Psicólogo de Selección, el concepto de aptitud laboral para dar continuidad a la contratación de la persona.
i) Los contratos utilizados deben ser validados por el área Jurídica.
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6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
QUÉ SE HACE QUIÉN LO HACE CÓMO LO HACE REGISTROS
PLANEAR
Imprimir documentos
requeridos para el proceso
Jefe de Selección y Desarrollo y Psicóloga de Selección y Desarrollo
Se imprime formato de entrevista
Formato de Entrevista RO3-PGTH001; versión 007, febrero 2013
Revisar pruebas psicotécnicas a
aplicar
Psicóloga de Selección y Desarrollo
Se imprimen las pruebas psicotécnicas o se revisa si se
tienen electrónicamente en caso de requerirse
Pruebas psicotécnicas
Validar vacante existente en el
sistema
Psicóloga de Selección y Desarrollo y Asistente de
Talento Humano
La jefe de selección revisa un documento en Excel en el que
se lleva el control de las vacantes
Documento en medio magnético en computador del responsable
Mantener bases de datos de
empleo y sitios externos
actualizados
Psicóloga de Selección y Desarrollo
Se revisan las bases de datos de acuerdo con las
convocatorias que estén abiertas
Documento en medio magnético en computador del responsable
Validar anualmente
estrategia de reclutamiento y
selección
Jefe de Selección y Desarrollo y
Director de Talento Humano
En reunión de área se valida la estrategia
Acta de reunión
Se programan los procesos de
selección tanto internos como
externos
Jefe de Selección y Desarrollo y Psicóloga de Selección y Desarrollo
Se programan a través del Zimbra y/o se registran en el cuaderno de notas
Zimbra, cuaderno de notas
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HACER
Recibir la requisición o autorización
temporal por mail para dar inicio al
proceso
Jefe de Selección y Desarrollo y/o
Psicóloga de Selección y Desarrollo
Se recibe la requisición de personal (el líder debe
adjuntar el perfil del cargo aprobado por la Gerencia General y la Dirección de
Talento Humano, en caso de cargos nuevos). Se debe diligenciar también para pasantes el formato de
requisición de personal. Para los casos en que no se haya entregado la requisición de la
vacante, se podrá realizar hasta el reclutamiento del
cargo con la autorización por correo de la Directora de
Talento Humano
Formato de Requisición de personal R02-P-GTH001; versión 005, febrero 2013
Crear vacante Asistente de Talento Humano
Revisar el sistema y validar para dejar abierta la vacante
En el sistema
Validar si es vacante nueva o
reemplazo
Jefe de Selección y Desarrollo y/o
Psicóloga de Selección y Desarrollo
Se revisa en la base de datos que se lleva de las vacantes
generadas, de acuerdo con el reporte del Asistente de
Nómina y Contratación y se valida cada requisición
recibida
Documento en medio magnético en computador del responsable
En caso de ser nuevo cargo, un cargo de Director o de Subgerente de área, se debe realizar el perfil
del cargo para un cargo nuevo. La requisición debe
Jefe de Selección y Desarrollo y/o
Psicóloga de Selección y Desarrollo
Se verifica que los documentos correspondientes
estén firmados
Formato de Requisición de personal R02-P-GTH001; versión 005, febrero 2013
Formato de Descripción del
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venir obligatoriamente con la firma de la Gerencia General
cargo RO1-PGTH001; versión 009, febrero 2013
En vacantes para reemplazo se
valida con el Jefe inmediato el perfil
existente
Jefe de Selección y Desarrollo y/o
Psicóloga de Selección y Desarrollo
Se revisa el perfil de cargo actual y se envía a los líderes
de proceso para validar las condiciones
Formato de Descripción del cargo RO1-PGTH001; versión 009, febrero 2013
Confirmar condiciones de
convocatoria con Jefe inmediato
Jefe de Selección y Desarrollo y/o
Psicóloga de Selección y Desarrollo
Si se trata de una convocatoria interna se envía la convocatoria interna para validación de la Dirección de
Talento Humano y del líder de proceso. Se envía por correo electrónico al Jefe inmediato
las características de la convocatoria para su
aprobación cada vez a que haya lugar. Siempre se debe enviar el perfil del cargo para la confirmación por parte del
Jefe inmediato de los cambios que haya tenido
R04-PGGH001- versión 005
Ubicar fuentes de reclutamiento
Jefe de Selección y Desarrollo y/o
Psicóloga de Selección y Desarrollo
De acuerdo con el cargo que se requiera cubrir, se valida el
tipo de base de dato necesaria
Listado de bases de datos de empleo
Preselección de la hoja de vida
Jefe de Selección y Desarrollo y/o
Psicóloga de Selección y
Se preseleccionan las hojas de vida de acuerdo con el cumplimiento del perfil de
cargo. Se debe realizar un a
Listado de candidatos preseleccionados
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Desarrollo filtro a través de una llamada en la que se aclaren datos de la hoja de vida según el perfil y las condiciones del cargo
para entrevistas
Si cumple la hoja de vida se cita a entrevista y se
solicitan documentos
soporte
Jefe de Selección y Desarrollo y/o
Psicóloga de Selección y Desarrollo
Se cita al candidato a entrevista y se realiza entrevista de Talento
Humano. Las personas que se presentan a entrevista deben llevar: soportes de
estudio, cursos y experiencia laboral, fotocopia de la libreta militar (para los hombres) y
certificado de manipulación de alimentos (si el cargo lo
require)
Formato de entrevista. RO3-PGTH001; versión 007, febrero 2013
Se solicita verificación de
antecedentes en la Oficina de Seguridad
Jefe de Selección y Desarrollo y/o
Psicóloga de Selección y Desarrollo
A través de Zimbra se envía al área de monitoreo del Club, un correo con la información de los candidatos (nombres y
números de cédulas), para verificar antecedentes
judiciales de los candidatos preseleccionados.
Queda evidencia en el correo de Zimbra en la carpeta “Antecedentes”
Aplicar e interpretar pruebas
psicotécnicas
Jefe de Selección y Desarrollo y/o
Psicóloga de Selección y Desarrollo
Se citan a los candidatos al Centro Administrativo del Club
para la realización de las pruebas psicotécnicas
correspondientes al cargo al que se están postulando: 16 pf (todos), Valanti (todos),
Nego (para cargos que tienen comunicación directa con socios) y Eros (jefaturas,
cargos directivos o gerenciales). Posteriormente
se interpretan cada una de las pruebas: Valanti y 16 pf tienen
Las pruebas quedan
guardadas en medio magnético: 16 pf y Valanti se encuentran en la carpeta “Pruebas aplicadas”, Eros
queda en la plataforma de
Psigma online y el Nego queda en
físico anexo al respectivo
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su respectivo software, Eros a través de la plataforma
Psigma online y Nego tiene su respectivo cuadernillo. La interpretación que hace el
profesional queda plasmada en la entrevista
proceso. La interpretación
queda por escrito en la entrevista
realizada al candidato. Para los candidatos
seleccionados y contratados las pruebas y las respectivas
interpretaciones quedan en la hoja
de vida.
Presentar candidatos a
Jefes inmediatos y/o Director de
Talento Humano
Jefe de Selección y Desarrollo y/o
Psicóloga de Selección y Desarrollo
Selección envía a jefes inmediatos los procesos de
los candidatos preseleccionados, con la
respectiva hoja de vida y la entrevista con la
interpretación de las pruebas y el concepto general
favorable. Se envía una carta de presentación con el nombre del cargo y los
candidatos preseleccionados
La evidencia queda en el formato de
entrevista de Talento Humano y en la carta de
presentación que se envía anexa a los procesos para
la firma de recibido del jefe
inmediato.
Realizar Assessment
Center, pruebas prácticas y de valores para
cargos críticos
Jefe de Selección y Desarrollo y/o
Psicóloga de Selección y Desarrollo / Director de
Talento Humano
Para llevar a cabo el Assessment Center, se debe establecer el lugar donde se realizará y el tiempo. Lo ideal es que no demore más de dos
(2) horas. Se evaluarán las competencias
organizacionales, los valores y los principios establecidos
en la Corporación a través de juegos de roles, de la historia de vida y del plan de vida de los candidatos. Las pruebas
Registros de calificación del Assessment
Center y pruebas técnicas con
calificación del jefe inmediato
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prácticas las realizará el Jefe de área a cada uno de los
candidatos.
Candidatos aprobados se les entrega lista de
documentos y se firman
autorizaciones requeridas de
acuerdo al cargo
Jefe de Selección y Desarrollo y/o
Psicóloga de Selección y Desarrollo
Se citan los candidatos seleccionados a inicio de contratación en el Centro Administrativo para que
diligencien la hoja de vida del Club y para entregar y explicar los siguientes
formatos:
A - Estudio de seguridad: Informar el procedimiento del
estudio de seguridad y las recomendaciones pertinentes para que el candidato firme la
respectiva autorización
B - Orden de exámenes médicos por cargo: Informar
horario de atención y recomendaciones antes de
asistir a los laboratorios (firmado y sellado)
C - Requisición de uniformes: Brindar información acerca de
los horarios en el ropero (firmado y sellado)
D - Documentos de ingreso de personal por cargo:
Explicar cada uno de los documentos que debe
presentar para firmar contrato.
E - Para cargos del área de
Hoja de vida de las personas contratadas
Autorización de estudios de
seguridad, orden de exámenes
médicos, requisición de
uniformes, listado de documentos
para contratación y /o polígrafo
dependiendo del cargo y formato de hoja de vida
Estos registros no están codificados
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seguridad, y vestier de socios y socias, la autorización de
polígrafo
Enviar copia de hoja de vida al
proceso de seguridad del Club y solicitar
estudio de seguridad externo
Jefe de Selección y Desarrollo y/o
Psicóloga de Selección y Desarrollo
Con previa autorización del candidato, se envía a través
de Zimbra la solicitud a la empresa de seguridad ISVI de
un estudio preliminar de antecedentes, anotaciones judiciales y de policía. Si el
concepto de este primer filtro es favorable se envía solicitud a ISVI de visita domiciliaria. Si
no es favorable el concepto del estudio preliminar el
proceso de contratación se cancela.
Correos de solicitud de
estudio preliminar y de visita
domiciliaria, y respuesta por
parte de ISVI en el correo de
Zimbra.
Formato de autorización de
estudio de seguridad (no
codificado)
Revisar informe de estudio de seguridad y
copiar en carpeta
Jefe de Selección y Desarrollo y/o
Psicóloga de Selección Desarrollo
La empresa externa ISVI se encarga de enviar los
respectivos informes del estudio de seguridad, los
cuales deben ser revisados y contrastados con la entrevista
de talento humano y con la información suministrada por
el candidato en su hoja de vida. Posteriormente la
Psicóloga de Selección se encarga de guardar los informes en la carpeta
confidencial de “Estudios de seguridad” y se informa al
Analista de Talento Humano, a Dirección de Talento
Carpeta magnética
confidencial donde se
guardan los estudios de seguridad
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Humano, al Jefe de Selección y Desarrollo y al Director de
Seguridad que los informes ya pueden ser vistos por ellos, y si tienen concepto favorable o no por parte de la empresa de
seguridad. Si no son favorables se cancela el proceso de contratación
Este paso no aplica para convocatorias internas
Recibir visto bueno de
Seguridad y Salud
Ocupacional
Jefe de Selección y Desarrollo y/o
Psicóloga de Selección y Desarrollo
A través de Zimbra, tanto la empresa de seguridad ISVI como Salud Ocupacional
envían el concepto de cada uno de los candidatos que se
encuentran en proceso de contratación para poder
continuar con el respectivo ingreso
Correos a través de Zimbra, los
cuales se guardan en
carpeta de “Isvi” y de “Salud
Ocupacional”
Aprobados los procesos, se
continúa
Jefe de Selección y Desarrollo y/o
Psicóloga de Selección y Desarrollo
Cuando se tiene el concepto favorable tanto del estudio de
seguridad como de Salud Ocupacional, se procede a
entregar los procesos a contratación para el
respectivo proceso de ingreso
En Sinergy se ingresa la
información de los candidatos
que se pasarán a contratación para
el respectivo ingreso
Completar información en el sistema sobre los
datos del candidato
Analista de Nómina y
Contratación
Se ingresa la información en Sinergy, de acuerdo al
proceso con cada candidato y se matricula a nómina una
vez se encuentre asignada la vacante
Hoja de vida del empleado
Sistema Sinergy
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Se llama al candidato para recibir la documentación y se
realiza las afiliaciones a seguridad social y caja de
compensación
Se abre la hoja de vida por cada candidato, se marca y se archiva la documentación
Citar a firma de contrato
Asistente de Nómina y
Contratación
De acuerdo con la fecha de inducción, se cita el personal
para firma de contrato
Correo interno
Registros Excel
Citar a inducción Asistente de
Nómina y Contratación
Mensualmente se llevan a cabo tres (3) inducciones a
las cuales se deben citar los candidatos que han cumplido con todos los requisitos del
proceso de contratación para realizar el respectivo ingreso
Cuadro en Excel
Proceso de contratación
Llamada telefónica
VERIFICAR
Semanalmente validar las
vacantes en proceso
Director Talento Humano / Jefe de
Selección y Desarrollo
En cuadro de seguimiento revisar el estado de cada
uno de los procesos adelantados
En el sistema archivo
Trimestralmente validar los
resultados de cada uno de los
procesos
Director Talento Humano / Jefe
Selección y Desarrollo
En reunión, validar los resultados adecuados y los
que no han cumplido los parámetros
Acta de reunión, formato de acción
correctiva, preventiva o de
mejora
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ACTUAR
Generar las acciones a los
procesos que no cumplieron parámetros
Director Gestión de Talento Humano y Jefe de Selección y
Desarrollo
En reunión, generar las acciones
correspondientes a las actividades que no cumplieron los
parámetros establecidos
Acta de reunión