v

Sistema de Gestión Documental Electrónica

Kenneth Marín VegaArchivista

Base Jurídica

• Ley 8454: Ley de Firma Digital

• Ley 7202: Sistema Nacional de Archivos

• Directriz 67-2014 MICIT: Masificación de firma digital

• R-DC-217-2010. “Cero Papeles”

• MAGEFI

• Normas técnicas para la gestión y el control de las Tics. (N-2-2007-CO-DFOE)

Historia

La CGR ha implementado una serie de sistemas, para el manejode los documentos.

Sistema de Gestión 

DocumentalSIGED2014

Control Automatizado de Procesos 

InstitucionalesCAPI  2013

Sistema Integrado de Gestión y 

DocumentosSIGYD 2003

Tarjeteros

SIGED

• Herramienta para la gestión documental electrónica.

• Facilita el registro, traslado, control, conformación, consulta y custodia de los documentos electrónicos

Abogados

Informáticos

Administradores públicos/privados

Archivista

Equipo Interdisciplinario

El sistema controla

Plazos

Responsables

Horas dedicadas

Relación de procesos

• Registrar y cargar los documentos a la Base de Datos 

• Crear gestiones/procesos y asociarles los documentos

• Crear documentos o productos de respuesta

• Dar seguimiento a los documentos que ingresan a la CGR  

• Monitorear y tomar de decisiones 

SIGED permite

• Administrar y almacenar los documentos electrónicos.

• Anexar archivos en diferentes formatos: audio, video, hojas de cálculo, gráficos, entre otros.

• Crear, almacenar, actualizar, consultar y extraer expedientes, así como los documentos electrónicos.

• Organizar los expedientes.

SIGED permite

Control automático de foliado

Orden cronológico o por sección según tipo de expediente

Agregar folios únicamente al final de cada sección, como medida de seguridad.

Expediente confidencial o público

Con el SIGED se logra

Flujo Documental

1. Ciudadano entrega solicitud2. Se registra en plataforma de servicios3. Se le asigna número único de ingreso4. Se digitaliza- se carga al sistema con todos los datos5. Se asigna al área que le corresponde el trámite6. El físico se pasa por un tiempo prudencial al Archivo Central7. El área encargada del trámite despacha el producto8. El sistema asigna número único de despacho9. Finalizado el trámite el encargado del trámite, ordena el

expediente, lo folia y cierra.10.El sistema contabiliza las vigencias11. Archivo Central emite accesos para la consulta

Almacenamiento

Servidores virtualizados – CGR

Respaldos

Plan de contingencia

Difusión

Campaña expectativa, correo electrónico

Flash

Acompañamiento

Funcionamiento

En el Archivo Central

Archivo de Gestión (Unidad Productora)

Archivo Central (Archivo)

¿Es un expediente de Valor histórico?

Archivo Nacional Tabla de Plazos

SI NO

Estados del expediente

Módulo Archivo Central

Firma Digital

Archivo Central

"Resguardamos el testimonio de la vigilancia efectiva de la Hacienda

Pública"