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I - Introducción
Bajo consenso en nuestro grupo de trabajo, decidido realizar nuestro proyecto dentro de la
Facultad de Administración de Empresas (FAE) del Recinto de Rio Piedras de la Universidad de
Puerto Rico (UPR). La Universidad de Puerto Rico, una corporación pública, es el sistema público
universitario y el sistema universitario más grande de Puerto Rico. La Misión de la Facultad de
Administración de Empresas es: “Desarrollar líderes gerenciales, empresariales y académicos,
profesionales y éticos, mediante una educación de excelencia e iniciativas de investigación y
servicio en el contexto de Puerto Rico y el mundo” y como Visión: “Ser una facultad de
administración y gestión empresarial reconocida por su excelencia en la educación e investigación
al servicio de Puerto Rico y su entorno en el Caribe y las Américas”.
Entre los servicios que el Decanato Auxiliar de Asuntos Estudiantiles de la FAE ofrece se
encuentra el apoyo a las organizaciones estudiantiles, dirigida por la Coordinadora de las organizaciones
de la FAE, Yorimar De Jesús Caraballo. La dirección de la oficina es PO Box 2332 San Juan, PR
00931-3332, localizada en el primer piso del edificio Ana María O’Neill, oficina 106 (AMO-106).
El número de teléfono es (787) 764-0000, ext. 3914.
A base de las experiencias obtenidas como miembros de las organizaciones estudiantiles
existentes dentro de la facultad, se determinó que sería de utilidad un sistema que utilice la
tecnología para crear un servicio nuevo que permita a estas organizaciones poder informar a los
estudiantes de sus actividades de manera más ágil y efectiva.
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Descripción de la organización
El Decanato Auxiliar de Asuntos Estudiantiles (DAAE) cuenta con los servicios de un
Oficial de Asuntos Estudiantiles, Oficiales de Orientación y Asesoras Académicas y dos
Secretarias Administrativas bajo la dirección de la Decana Auxiliar de Asuntos Estudiantiles. El
área de interés en los servicios del Decanato fue el apoyo a organizaciones estudiantiles. Este
servicio costar de las funciones de tramitar las solicitudes para el uso de las facilidades físicas de
la Facultad así como la autorización de las actividades estudiantiles. Además, organizar en
coordinación con el Decanato de Estudiantes del Recinto el proceso eleccionario estudiantil para
el Consejo de Estudiantes de la Facultad. También, apoyar a las organizaciones estudiantiles en
sus vínculos con empresas y organizaciones sin fines de lucro (véase Anejo 1).
Para recopilar información sobre los procesos presentes que se llevan a cabo para cumplir
esta tarea de informar y conocer más sobre los funcionarios involucrados se entrevistó a la Sra.
Yorimar De Jesús Caraballo, la Oficial de Orientación (o Coordinadora) a cargo de la
administración de las organizaciones estudiantiles de la FAE (véase Anejo 1) y se determinó que
el sistema presente es uno manual. Para propósitos del diseño del sistema nuevo, se entrevistará al
técnico del DTAA (Division de Tecnologias Académicas y Administrativas) a cargo del
mantenimiento de la computadora del Oficial de Orientación que está conectada al sistema del
Recinto y poder obtener información adicional sobre el acceso necesario para hacer
modificaciones o instalaciones a la computadora. Se entrevistaron a miembros claves de la
directiva de tres organizaciones estudiantiles dentro de la Facultad de Administración de Empresas,
para obtener ideas y retroalimentación. Miembros clave fueron: Alexandra Maldonado, Vice
Presidenta de Administración y Membresía de la organización estudiantil AMA (American
Marketing Association), María Maldonado, Vice Presidenta de la organización estudiantil SHRM
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(Students for Human Resources Management) y Fabián González, Vicepresidente de la
organización estudiantil AEC (Asociación de Estudiantes de Contabilidad). Además,
entrevistamos a Trixie de León, Presidenta de la organización AEESCI (Asociación de
Estudiantes de Estadística y Sistemas Computarizados de Información).
Interacción del grupo (trabajo en equipo)
Para lograr la realización de este proyecto de manera efectiva, la interacción positiva en el
equipo de trabajo fue un factor sumamente importante. La comunicación entre el equipo se llevaba
a cabo constantemente para completar las diferentes fases en el ciclo de desarrollo del sistema.
Esta comunicación se llevaba a cabo por teléfono, por e-mail, entre nuestras horas libres, y en
reuniones semanales coordinadas en antemano. Como grupo, se realizó más de una reunión por
semana, donde se planificaba las próximas tareas a realizarse, se distribuía el trabajo, se
intercambiaban nuevas ideas sobre el concepto y desarrollo del sistema, y se verificaba el trabajo
ya realizado para asegurarnos que estuviese libre de errores e inconsistencias materiales. Estas
reuniones regularmente se realizaban los domingos, aunque estas se podían posponer o anteponer.
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II – Estudio Preliminar
Viabilidad Tecnológica
Como parte de la primera entrevista que se realizó con Yorimar de Jesús Caraballo, la
Coordinadora de las organizaciones de la FAE, pudimos identificar que esta tiene en poder un equipo
desktop provisto por la institución Universitaria para la realización de sus funciones. En esta entrevista,
Yorimar nos informó que para la configuración de esta o la instalación de cualquier programa o aplicación
en ella se requiere autorización de la DTAA (División de Tecnologías Académicas y Administrativas) y
estos cambios solamente pueden ser realizados por un técnico asignado de la DTAA.
Para determinar si hace falta la adquisición de un nuevo equipo, se requiere información sobre
restricciones en su uso la cual esperamos adquirir en nuestra futura entrevista con un oficial dentro del
DTAA, ya que con esta información se podrá determinar si se podrá usar el equipo que la Coordinadora
de Organizaciones de la FAE posee, o si hace falta la adquisición de un nuevo equipo. Sin embargo, los
siguientes son los requisitos tecnológicos que debe tener el equipo:
1. Software:
a. Sistema Operativo: Preferiblemente Windows XP en adelante. Se recomienda un
sistema operativo Windows ya que son más conocidos por una mayor cantidad de
usuarios y son más compatibles con diferentes sistemas. Se recomienda que la versión
sea XP en adelante, ya que estos son más compatibles con las aplicaciones actuales, y
son más “user friendly”.
b. Un sistema de manejo de Bases de Datos. Se recomienda la aplicación de Access 2013
ya que nuestro equipo de trabajo se siente cómodo con el uso de este y esta aplicación
es adecuada para el buen funcionamiento del sistema propuesto.
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2. Hardware:
a. Almacenamiento para las bases de datos: Un mínimo de 50 GB de memoria. Esto se
debe a que la Coordinadora de las Organizaciones de la FAE, la Sra. Yorimas de Jesús,
nos informó que ella desea mantener evidencia de las actividades realizadas desde el
presente hasta cinco años hacia atrás. Ella desea que el sistema provea para que las
organizaciones puedan someter evidencia de las actividades que sea realizaron.
Nuestro equipo de trabajo decidió permitir el almacenamiento de hasta 10 imágenes
como evidencia, con un límite de 2MB por imagen. Yorimar de Jesús nos informó que
entre todas las asociaciones de la FAE, el total de actividades rondan entre las 100 y
150 actividades anualmente. Para ser conservadores, calcularemos el promedio de
actividades como 200 por año. Si tomamos en cuenta que se almacenará la evidencia
de las actividades hasta cinco años al pasado, tendríamos alrededor de 1,000
actividades, con un total de 20 MB máximos (10 imágenes, cada una hasta un máximo
de 2GB) para cada actividad en imágenes, totalizando 20GB. Además, en la
descripción de los actividades publicados, se le permitirá a cada subir una imagen como
parte de la descripción, principalmente los estudiantes de la FAE usuarios del sistema,
la cual tendrá un límite de 5MB. Estos 5MB por aproximadamente 1,000 actividades
equivaldrán a 5GB adicionales. Además, tenemos que tener en cuenta el
almacenamiento necesario para los textos almacenados, que aunque componen la
mayoría del sistema, componen una cantidad mínima de espacio de almacenamiento,
la cual se estima que será menos de 5GB para el total de los aproximadamente 1,000
actividades. Aunque el máximo total estimado es de 30GB, sugerimos 50GB de
almacenamiento en caso de que luego se decidan realizar cambios que requieren mayor
almacenamiento disponible.
b. Un almacenamiento Externo de 50GB para los resguardos de la base de datos del
sistema. Los resguardos se realizarán una vez a la semana.
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c. Memoria Principal: Preferiblemente 4GB de RAM. Esto se debe a que se debería
reservar por lo menos 2GB de RAM solo para los procesos como servidor del sistema
ya que posiblemente haya hasta 50 personas accediendo el sistema a la misma vez.
d. Procesador: Preferiblemente un CPU dual-core de 2GHz o más para el funcionamiento
rápido como servidor de la base de datos.
e. Una impresora. Esta será necesaria para la impresión de informes por parte del
Coordinador de Organizaciones de la FAE. Actualmente, la oficina de este funcionario
tiene una impresora eficiente, marca HP y modelo Photosmart D716, además de que la
Oficina de Asuntos Estudiantiles de FAE tiene una impresora para el uso general de
todos los oficiales que pertenecen a tal oficina.
3. Otros:
a. Acceso al Internet. Será necesario para acceder el sistema, entrar los datos al sistema,
y poder producir los informes necesarios. Será necesario que el acceso sea continuo y
regularmente ininterrumpido (24/7) para mantener el sistema corriendo para todas las
partes en todo momento. Actualmente, el equipo asignado al Coordinador de
actividades de la FAE tiene acceso al internet.
b. El registro de un dominio y servicio de web hosting: Este será necesario para crear la
página y el sistema web que usarán los usuarios y para el mantenimiento de esta.
c. Medida de seguridad de acceso al sistema: Uso de username y password. Esto se debe
a que si las bases de dato se almacenan dentro del equipo del Coordinador de
Asociaciones de la FAE, hay que limitar el acceso del equipo ya que otro usuario
pudiese, accidentalmente o intencionalmente, alterar la base de datos que almacenará
la data dentro del sistema. Además, se recomendará que la contraseña sea de por lo
menos ocho caracteres, contenga por lo menos un número, contenga por lo menos un
carácter alfabético en mayúscula, y que la contraseña se renueve cada 3 meses.
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En el caso de que se pueda usar el equipo que actualmente posee la Coordinadora de Organizaciones
de la FAE, no será necesario adquirir un nuevo equipo desktop ya que este cumple y en la mayoría de los
casos sobrepasa los requisitos mínimos del nuevo sistema. Sin embargo, sería necesario adquirir un
almacenamiento externo para los resguardos, y una aplicación para el manejo de base de datos en el caso
en que se decidiera no usar Microsoft Access. Además, habría que asegurar que se pueda reservar al menos
200 GB de la memoria secundaria para el uso de las Bases de Datos. Las especificaciones del equipo de la
Coordinadora son las siguientes:
1. Sistema Operativo: Windows 7
2. Procesador: Intel i5 Dual-Core de 3.30GHz
3. 8 GB de RAM
4. Memoria Secundaria de 465 GB, de los cuales 416 GB no se usan actualmente.
En el caso de los oficiales de las distintas organizaciones dentro de a FAE a cargo de la publicación
de información de las actividades dentro del sistema, estos no requerirán adquirir un nuevo equipo ya que
sus equipos no funcionarán como servidores o fuentes de almacenamiento. Sin embargo, si se les requerirá
lo siguiente:
1. Acceso al Internet para la publicación de información sobre las actividades. Actualmente, los
equipos asignados a las organizaciones tienen acceso al Internet. Aquellas organizaciones que
no poseen un equipo podrán entrar los datos a través de un equipo propio o un equipo del centro
de cómputos de la FAE.
2. Un compresor de imágenes. Este será necesario para cuando una organización desee subir
imágenes al sistema que excedan el límite de 2MB. En la Web hay muchos compresores de
imágenes disponibles gratuitamente. Recomendamos http://www.imageoptimizer.net/ debido
a que es eficiente y no requiere la instalación de ninguna aplicación en el equipo.
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Viabilidad Económica
Para implantar el sistema, hay una serie de costos que se tendrán que incurrir. Todos estos costos
para la implantación del sistema son costos no-recurrentes, lo que significa que solo se incurrirán una vez
(al implantar el equipo) y el sistema no requerirá inversiones adicionales para seguir funcionando. Sin
embargo, existe una serie de costos recurrentes para ciertas cosas como suministro de papeles, y el
mantenimiento del equipo, que ya son asumidos y provistos por la Institución. El único costo recurrente
que habría que tomar en cuenta sería el de la compra del dominio en la Web. Entre los costos no recurrentes
se encuentra el costo del equipo, si fuese necesaria la compra de este, el costo del sistema de manejo de
base de datos, y el costo del almacenamiento externo para la realización de resguardos de la base de datos
del sistema. Entre los costos recurrentes, se encuentra el suministro de papel, el cual es necesario para la
impresión de informes, y el mantenimiento del equipo (ej. Reparaciones) para mantener al sistema
funcionando efectivamente.
Para el siguiente análisis de costo, se escogió un equipo económico cuyas especificaciones
tecnológicas están a la par o exceden aquellas que estimamos como requeridas para el funcionamiento del
sistema. La aplicación para el manejo de base de datos será Microsoft Access 2010 ya que nuestro equipo
de trabajando se siente cómodo trabajando con él.
Adquisiciones: Costos:
Acer AXC600-UR13:
Procesador – Pentium G2020 dual-core 2.90GHz
Memoria Secundaria - 500GB HDD
Memoria Primaria – 4GB
Sistema Operativo: Windows 8
$359.99
Seagate Expansion 500GB USB 3.0 Black Portable
Hard Drive.
$49.99
Microsoft Access 2013 $109.99
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Alquiler de un dominio y WebHosting Service.
(www.justhost.com como ofrecedor del servicio
por un año)
$59.40
Costo de Labor:
200 horas X $7.25
$1,450
Costo Total: $2,029.37
En el caso de que se pueda utilizar el equipo actual para la implantación del sistema. Los costos
serían los siguientes:
Adquisiciones: Costos:
Seagate Expansion 500GB USB 3.0 Black Portable Hard Drive.
$49.99
Alquiler de un dominio y WebHosting Service.
(www.justhost.com como ofrecedor del servicio por un año)
$59.40
Costo de Labor:
200 horas X $7.25
$1,450
Costo Total: $1,559.39
El único costo recurrente que habría que tomar en cuenta para la implementación sería el costo del
Alquiler del dominio y Web Hosting Service. En el caso de que se use el servicio ofrecido por justhost.com,
el costo sería de $4.95 mensuales, el cual equivaldría $59.40 al año (se ofrecen contratos por dos, tres, y
cuatro años los cuales son más baratos en términos de costo mensual). Sin embargo, hay que tomar en
consideración que el costo del servicio pudiese cambiar.
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Viabilidad Operacional
Luego de implantar el sistema, se le requerirá al Coordinador de Organizaciones de la FAE recibir
un adiestramiento del uso del sistema para que este lo pueda usar de manera efectiva. Este adiestramiento
se le dará a la persona a cargo de ese puesto cuando no solo cuando se implante el sistema, sino cuando
haya algún cambio significativo en el sistema, y cuando una nueva persona tome cargo del puesto. Además,
todos los años se le dará un adiestramiento a un oficial clave de cada asociación dentro de la FAE reconocida
en el sistema para que este también pueda usar el sistema de manera efectiva. Además de los adiestramientos,
se preparará un manual para el Coordinador de Organizaciones de la FAE, y para cada una de las
organizaciones reconocidas dentro de la FAE para que estos tengan una referencia escrita sobre el uso del
sistema.
El acceso a las funciones del sistema por el Coordinador de Organizaciones de la FAE será
controlado por un username y password que será creado por el administrador del sistema. El password será
de 8 o más caracteres alfa-numéricos, en el cual por lo menos un caracter debe ser un número, un carácter
debe ser una letra minúscula, y otro carácter debe ser una letra mayúscula. El administrador del sistema
tendrá que cambiar el password cada 3 meses, o cada vez que al actual Coordinador de Organizaciones de
la FAE se le relieve de su función. Además, el sistema proveerá un método de seguridad para que si hay
más de cinco attempts para lograr acceso a la cuenta en 24 horas, el sistema prohibirá el futuro acceso a esa
cuenta por 24 horas, como medida para contrarrestar un ataque bruteforce.
El acceso a las funciones del sistema de las Organizaciones también será controladas por un
username y password, los cuales serán generadas por el sistema a base de un algoritmo y de acuerdo a
ciertas reglas de seguridad, y serán enviadas vía e-mail al Presidente de la Organización (el cual le proveerá
a la Coordinadora antes de la creación de la cuenta de la organización dentro del sistema). Este password
generado por el sistema tendrá ocho o más caracteres, uno de ellos un número, otro de ellos una letra
mayúscula, y otro de ellos una letra minúscula. Al principio de cada semestre, se le cancelará a la
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organización el username y password existente, y se le reenviará uno nuevo, ya que posiblemente cambien
los funcionarios de la directiva de la asociación.
Para mantener el sistema corriendo continuamente, se requerirá que el equipo donde se almacene
las bases de datos se mantenga prendido permanentemente. En el caso de que se tenga apagar el equipo
para algún propósito, se harán los planes para mover la base de datos de manera diligente a otro sistema y
conectarlo con el dominio de la página (el sistema) para que no se interrumpa las funciones del sistema por
mucho tiempo. Además, se recomienda que el equipo que contenga la base de datos este conectado a un
UPS (Uninterrupted Power System) para asegurar el continuo funcionamiento de este en caso de que se
corte la energía.
Para asegurar que la posible pérdida o corrupción de datos de la base de datos no sea un problema
significativo, se recomendará el resguardo de los datos de la base de datos semanalmente. Estas se realizarán
lo más temprano posible en el último día laboral de la semana para asegurar que ningún inconveniente
durante el día no permita el resguardo de los datos.
Finalmente, todo cambio o mantenimiento del sistema a nivel de dominio se realizará por el
administrador del sistema cuando sea necesario. En el caso del mantenimiento físico o del equipo, se
realizará por los técnicos correspondientes de la DTAA.
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III – Análisis del Sistema Presente
Descripción del sistema presente
Las labores de la administración de las organizaciones estudiantiles de la FAE y de servir
de intermediario entre los estudiantes de las organizaciones y la Oficina de las Organizaciones
Estudiantiles del Decanato en el Recinto se llevan a cabo mediante un sistema manual, al presente.
El Oficial de Orientación se encarga de lo siguiente (véase Anejo 1):
1. Hacer mediación en el proceso de solicitar el reconocimiento o renovación de
organizaciones estudiantiles por el Decanato de Asuntos Estudiantiles del Recinto. Para
lograr esto, las organizaciones tiene que llenar una solicitud para ser reconocidas durante
el año académico (véase Anejo 2).
2. Reunirse con las organizaciones estudiantiles semestralmente para la presentación de los
nuevos cuerpos administrativos y hacer directorios con los datos personales de los mismos
(véase Anejo 3).
3. Distribuir la reglamentación a las organizaciones estudiantiles reconocidas del recinto.
4. Recibir y firmar los informes semestrales de las organizaciones estudiantiles.
5. Coordinar junto a las organizaciones estudiantiles un calendario anual para el desarrollo de
actividades dentro del Recinto. Esto incluye el manejo de documentos:
a. Solicitudes para el uso del Vestíbulo de la FAE (véase Anejo 4).
b. Solicitudes para la reservación o cambio de salón de la FAE (véase Anejo 5).
c. Solicitudes para el uso de los espacios reservados para hacer anuncios dentro de la FAE
(véase Anejo 6).
6. Documentar los detalles de las actividades realizados por cada organización estudiantil.
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Análisis de los procesos y del flujo de datos del sistema presente
A continuación se describe los documentos u “output” que se producen como resultado de
las interacciones entre las organizaciones estudiantiles y el Oficial de Orientación.
Inicialmente, una organización estudiantil (sea nueva o no) debe comunicarse con el Oficial
de Orientación para comenzar el proceso de llenar la Solicitud de Reconocimiento para el año
académico y documentar información detallada sobre la organización (véase Anejo 1). El “input”
requerido es el siguiente: Propósito de la solicitud (sea renovación, nueva organización, activación
de la misma), nombre de la organización, dirección postal, correo de la organización, página
electrónica, categoría de la organización, número total de miembros, miembros que son estudiantes
regulares y no regulares, información de la directiva (con nombre, numero de estudiante, créditos
semestrales, número de teléfono, correo electrónico), fecha que se constituyó la directiva, firma
del presidente de la organización, descripción de la organización, propósitos y objetivos de la
organización, requisitos para admisión de miembros, descripción de cómo se ingresan miembros,
información de aportaciones económicas por miembro, fuentes de ingreso de la organización,
métodos de administración de fondos en la organización y una lista de afiliados a la organización.
También se obtienen datos sobre el coordinador como: su firma, correo electrónico, facultad y
departamento, número de teléfono, fecha en que se firmó (véase Anejo 2).
Esta solicitud llena se envía al Oficina de las Organizaciones Estudiantiles del Decanato
de Asuntos Estudiantiles del Recinto para su aprobada. Las organizaciones estudiantiles activas
deben reunirse con la oficial de orientación a principios del semestre, donde se obtendrán los datos
personales de sus representantes (véase Anejo 1). El “input” requerido es el siguiente: nombre de
la organización, oficina de la organización, nombre del presidente, dirección, extensión de la
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oficina y correo electrónico (véase Anejo 3). Se le hace entrega del reglamento que debe seguir
toda organización estudiantil.
Las organizaciones estudiantiles deben coordinar un calendario anual de sus actividades
junto al Oficial de Orientación y rendir descripciones de cada actividad (incluyendo imágenes).
Para desarrollar y anunciar estas actividades hay que llenar los siguientes documentos y entregados
a la Oficial de Orientación:
Solicitud para vestíbulo: Edificio, fecha de la actividad, horario de inicio, horario de
finalización, descripción de la actividad, propósito de uso, auspiciadores, información de
coordinador de la actividad, equipo utilizado y visitantes de la actividad (véase Anejo 4).
Solicitud de reservación o cambio de salón: selección de reservar o cambiar de salón, días
de uso, semestre, hora, propósito de uso, nombre del solicitante, número del solicitante,
firma del solicitante, fecha de solicitud (véase Anejo 5).
Solicitud para el uso de tablones de anuncio en la FAE: Solicitante, descripción de la
actividad a promocionar, fecha de la actividad, lado del tablón de anuncios a utilizar, fecha
de inicio y finalización de su uso (véase Anejo 6).
Luego de que se completen las actividades las organizaciones deben rendir un informe de
su actividad y datos de la asistencia que hubo en la misma como: nombre de que asistió, su facultad,
concentración, número de estudiante, la hora de llegada. Toda organización estudiantil de be
presentar a la Oficial de Orientación informes semestrales que contengan la información sobre
cada actividad completada (véase Anejo 1).
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Lista de problemas
1. La computadora disponible para el Oficial de Orientación tiene usos restringidos y por lo
tanto no permite hacer modificaciones ni instalarle aplicaciones al mismo.
2. No hay una base de datos que organice y almacene información nueva apropiadamente.
3. No hay herramientas para poder coordinar las actividades apropiadamente (por ejemplo,
facilitar salones y horarios disponibles para cada organización estudiantil).
4. El sistema actual no provee herramientas que faciliten la comunicación y el intercambio de
documentos de manera organizada entre el Oficial de Orientación y los representantes de
las organizaciones estudiantiles. Por ejemplo un directorio de los representantes de las
organizaciones estudiantiles que facilite la comunicación entre ambos a través de mensajes
por la web.
5. Existen dificultades en llevar cuenta del número de actividades hechas por organización y
los informes que fueron entregados por estas.
Lista de requerimientos
1. Una interfaz user-friendly fácil de usar donde los usuarios puedan entrar los datos al
sistema.
2. Dentro de la interfaz desarrollar las siguientes pantallas de entrada y salida de datos:
a. Pantalla que presente el directorio de los representantes de las
organizaciones.(Output)
b. Pantalla con un listado de las actividades por aprobar o por ocurrir (ya
aprobados).(Output)
c. Pantalla que permita ver los detalles de las actividades aprobadas. (Output)
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d. Pantalla que presente un calendario de actividades por semana o mes. (Output)
e. Pantalla para la entrada de datos necesarios para producir el directorio de los
representantes de las Organizaciones Estudiantiles y del Oficial de Orientación.
(Input)
f. Pantalla donde las organizaciones estudiantiles pueden entrar los datos de las
actividades que desean proponer (incluyendo imágenes). (Input)
g. Pantalla que permita el envío de las solicitudes y los documentos propios de las
Organizaciones Estudiantiles hacia el Oficial de Orientación. (Input)
h. Pantallas que permitan subir evidencia y registro de participantes a cada una de las
actividades celebradas. (Input)
i. Pantallas que presente las distintas actividades al estudiantado de la FAE de
acuerdo a diferentes filtros y criterios. (Turnaround)
j. Pantalla que permita el almacenamiento e impresión de los documentos e informes
semanales y mensuales de las Organizaciones Estudiantiles. (Turnaround)
k. Pantalla que sirva como canal de comunicación que facilite la comunicación entre
el Oficial de Orientación y las Organizaciones Estudiantiles. (Turnaround)
3. El desarrollo de unas bases de datos que contengan datos permanentes (o por varios años)
de las organizaciones y las actividades. También datos temporeros de los representantes de
las organizaciones y sus mensajes.
4. Establecer los privilegios de acceso para los usuarios que accedan al sistema.
5. El sistema debe presentar un mensaje de aviso si dos o más actividades tiene conflicto en
sus horarios y fechas.
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6. El equipo físico necesario para almacenar las bases de dato del sistema y para crear
resguardos periódicamente de esos datos.
7. Tener suficiente espacio de almacenamiento para almacenar los datos de las organizaciones,
como evidencia de las actividades estudiantiles, por 5 años.
8. Manuales que detallen el uso de las funciones del sistema y sus normas.
9. Medidas de seguridad para proteger el acceso indebido a las cuentas de los usuarios.
10. El adiestramiento necesario para ciertos usuarios del sistema (el Coordinador de
Organizaciones de la FAE y los Oficiales de las Organizaciones que publicarán datos en el
sistema).
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Diagrama de Contexto del sistema presente
Diagrama Nivel Cero del sistema presente
Organizaciones Estudiantiles
Sistema de manejo y publucación de las actividades de las
organizaciones estudiantiles de la Fae
Oficial de Orientación
Oficina de las Organizaciones Estudiantiles
del Recinto
Solicitudes de Reconocimiento
Aprobadas o rechazadas
Solicitudes de Reconocimiento
a EvaluarMensajes de Aprobación o Rechazo de
Solicitudes y/o Actividades
Propuestas de las Actividades
Solicitudes Completadas
Actividades y/o Solicitudes
Aprobados o Rechazadas
Solicitudes y/oActividades
a Evaluar
Solicitudes Vacías
Directorio de las Organizaciones
Estudiantiles
Informes Semestrales
Informes Semestrales
Estudiantes
Anuncios de las Actividades
Solicitudes Vacías
Anuncios de las Actividades
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IV – Diseño del nuevo sistema
Organizaciones Estudiantiles
Oficial de Orientación
Oficina de las Organizaciones Estudiantiles
del Recinto
Solicitudes de Reconocimiento
Aprobadas o Rechazadas
Solicitudes de Reconocimiento
a Evaluar
Mensajes de Aprobación o Rechazo de
Solicitudes y/o Actividades
Actividades y/o Solicitudes
Aprobados o Rechazadas
Solicitudes y/oActividades
a Evaluar
Solicitudes Vacías
Informes Semestrales
Estudiantes
Anuncios de las Actividades
Solicitudes Completadas
1Enviar
Actividades y/o Solicitudes
Propuestas de las ActividadesDatos de las
Actividades Realizadas
3DesarrollarInformes
Semestrales
Datos de las Organizaciones del Recinto
Datos de lasOrganizaciones Estudiantiles
2Determinar
Solicitudes y/o Actividades Aprobadas
Directorio de las Organizaciones
Estudiantiles
Documentos de las Organizaciones
Estudiantiles
Datos de las Actividades
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Introducción al nuevo
Este nuevo sistema se ha diseñado con el fin de facilitar y mejorar el sistema actual de
manejo y publicación de Actividades dentro de la Facultad de Administración de Empresas de la
Universidad de Puerto Rico. Esto se logrará mediante la automatización de muchos de los procesos
actuales, y creando una base de datos de las actividades integrada a un sistema de páginas de web
que su objetivo principal será informar de manera más efectiva al estudiantado dentro de la FAE
sobre las actividades coordinadas por las distintas Organizaciones dentro de la facultad y
consiguientemente aumentar la participación estudiantil.
Este sistema tendrá una porción que estará accesible al público en general y se dirige hacia
el estudiantado de la FAE como usuario principal. El resto del sistema se dividirá en dos módulos
diferentes, uno accesible para las Organizaciones dentro de la FAE (y con acceso limitado a la data
relacionada con esa organización en específico) y otro accesible al Coordinador de Organizaciones
de la FAE (para ver que pantallas pertenecen a que módulo, refiérase a la Lista de Procesos en la
pág.57).
Este sistema constará de una base de datos que consiste de cuatro tablas; una para las
actividades, una para las organizaciones, una para los Presidentes de las organizaciones, y otra
para los mensajes del proceso de Comunicación (refiérase a las tablas presentadas desde la pág.60).
Notas:
1. El diseño no incorporó el requerimiento “g” (pág.16), porque el único documento que las organizaciones
tienen que desarrollar es el Informe Semestral y este debe ser entregado impreso.
2. El diseño no incorporó el requerimiento “h” (pág.16), porque los datos de la asistencia en las actividades
no es requerida para ningún output.
Diagrama del flujo de las pantallas del nuevo sistema
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Los números en cada pantalla de este diagrama hacen referencia a los números en los títulos de
las descripciones de cada pantalla.
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1Página para la búsqueda de
las actividades
3LogIn
Página para las organizaciones estudiantiles
Página para el Oficial de Orientación
7Directorio de las Organizaciones
2Detalles de las
Actividades
11Lista de las Actividades
6Com
unicación
14Crear Actividad
13Com
unicación
16Inform
e de las ActividadesSem
estrales
9Inform
e de lasActividades M
ensuales
8Inform
e de las Actividades Sem
anales
2Detalles de las
Actividades
15Directorio de las Organizaciones
12M
odificar Actividad
5Seleccionar
Comunicación
10Lista de
Actividades Pasadas
4Lista de las Actividades
23
Descripción de las pantallas
1. Pantalla Principal:
Usuarios: La pantalla es accesible al público, pero sus usuarios principales son los estudiantes
de la Facultad de Administración de Empresas.
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Esta página servirá para que los estudiantes de la Facultad de Administración de Empresas
puedan ver aquellas actividades que han sido publicadas por las respectivas organizaciones dentro
de ella y han sido aprobadas por el Coordinador de Organizaciones de la FAE. Esta página es de
acceso público, y se accedería mediante la siguiente dirección de internet: http://www.mifae.org.
En esta pantalla, los usuarios podrán filtrar la búsqueda de actividades, como también podrán
acceder los detalles de estas presionando el nombre de la actividad dentro de los campos de la
columna “Nombre de la Actividad”. Además, las Organizaciones y el Coordinador de
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Organizaciones de la FAE podrán acceder la página que permite que estos accedan sus respectivas
cuentas presionando el botón de “LOGIN”.
1. Botón de búsqueda de actividades– Con este botón, el usuario puede buscar actividades
que contengan en el nombre del título aquellas palabras que entre el usuario en el campo
de búsqueda a la izquierda del botón. En el caso de que el usuario no apreté el botón, o lo
apreten sin escribir nada en el campo de búsqueda, seguirán apareciendo todas aquellas
actividades que han sido aprobadas (refiérase a la panta pantalla “Coordinador – Lista de
Actividades” en la pág.29) y todavía no han finalizado, por orden de fecha/hora.
2. Botón para acceder la página de Login – Si el usuario presiona este botón, será dirigido a
la página de Login, donde el Coordinador y las Organizaciones autorizadas podrán entrar
a sus respectivas cuentas mediante el uso de Username y Password.
3. Listbox para filtrar las actividades por Organización – Con este Listbox, el usuario podrá
escoger de que organizaciones en específico desea ver las actividades aprobadas, o si desea
ver las actividades de todas las organizaciones (esta última seleccionada por defecto). Los
resultados también tomarán en cuenta la selección del Listbox para filtrar las actividades
por Clasificación.
4. Listbox para filtrar las actividades por su Clasificación – Con ese Listbox, el usuario podrá
escoger que tipo de actividades desea ver, o si desea ver actividades de todo tipo (esta
última seleccionada por defecto). Los resultados también tomarán en cuenta la selección
del Listbox para filtrar actividades por organización.
5. Tabla de actividades – En esta tabla se desplegarán todas las actividades que han sido
aprobadas (refiérase a la panta pantalla “Coordinador – Lista de las Actividades” en la
pág.29) y todavía no han finalizado. Estas estarán sorteadas principalmente por Fecha/Hora
26
de Comienzo y secundariamente por el nombre de la organización que la publicó. Esta
presenta columnas para los siguientes datos: Organización que publicó la actividad, el
nombre de la actividad, fecha y hora de comienzo, fecha y hora de terminación, lugar,
precio para los que no son miembros de la organización, y precio para los miembros.
6. Columna “Asociación” – En esta columna se desplegará aquella asociación que publicó la
actividad.
7. Columna “Nombre de la Actividad” – En esta columna se desplegará el nombre de la
actividad correspondiente. Además el usuario podrá presionar el nombre de la actividad
para acceder una pantalla con los detalles completos de esta actividad (refiérase a la
pantalla “Detalles de las Actividades” en la pág.25).
8. Columna “Fecha/Hora de Comienzo” - En esta columna se desplegará la fecha y hora de
comienzo de la actividad correspondiente.
9. Columna “Fecha/Hora de Terminación” – En esta columna se desplegará la fecha y hora
de terminación de la actividad correspondiente.
10. Columna “Lugar” – En esta columna se desplegará el lugar donde se celebrará la actividad
correspondiente.
11. Columna “Precio (Miembros)” – En esta columna se desplegará el precio de la actividad
para aquellos que sea miembros de la organización que la publicó. En el caso de que la
entrada sea gratis, el valor que desplegará será $0.00.
12. Columna “Precio (no miembros)” – En esta columna se desplegará el precio de la actividad
para aquellos que no sean miembros de la organización que la publicó. En el caso de que
la entrada sea gratis, el valor que se desplegará será $0.00.
27
2. Detalles de las Actividades:
Usuario: Estas pantallas son accesibles al público, y sus usuarios principales incluyen los
estudiantes, las Organizaciones, y el Coordinador de Organizaciones de la FAE
28
Esta página sire para que los estudiantes de la Facultad de Administración de Empresas
puedan ver los detalles de alguna Actividad que ha sido aprobada y no ha finalizado. Entre estos
detalles se encuentran una imagen de la actividad, el nombre de la actividad, la organización que
la publicó, la fecha/hora de comienzo, la fecha/hora de terminación, el lugar de la actividad, el
precio para los miembros de la organización que la publicó, el precio para aquellos que no sea
miembros, la clasificación de la actividad, y la descripción de esta. Para la base de datos de
actividades que almacena estos datos, refiérase a la pág.63. Para ver en que pantalla se recogen los
datos de las actividades, refiérase a la pantalla “14” pág.50.
29
1. Imagen de la Actividad – Aquí se despliega la imagen asociada a la actividad. En caso de
que la imagen en la base de datos tenga una resolución mayor de 800 pixeles de ancho o
600 pixeles de alto, será reducida proporcionalmente considerando estos límites al
desplegarse.
2. Nombre de la Actividad – Aquí se desplegará el Nombre de la Actividad.
3. Organización – Aquí se desplegará el nombre de la organización que publicó el evento.
4. Fecha/Hora de Comienzo – Aquí se desplegara la fecha (en formato dd/mm/yy) y hora en
que comenzará la actividad.
5. Fecha/Hora de Terminación – Aquí se desplegará la fecha (en formato dd/mm/yy) y hora
en que terminará la actividad.
6. Lugar – Aquí se desplegará el lugar en donde se celebrara la actividad.
7. Precio (miembros) – Aquí se desplegará el precio de la actividad para aquellos que sean
miembros de la organización que publicó la actividad ($0.00 en caso de que la entrada sea
gratis).
8. Precio (no miembros) - Aquí se desplegará el precio de la actividad para aquellos que no
sean miembros de la organización que publicó la actividad ($0.00 en caso de que la entrada
sea gratis).
9. Clasificación – Aquí se desplegará la clasificación de la actividad.
10. Descripción – Aquí se desplegará la descripción de la actividad.
3. Login:
Usuarios: Esta página es accesible a todos, pero su función está destinada hacia las
Organizaciones ya el Coordinador de Organizaciones de la FAE.
30
En página sirve para que las Organizaciones y el Coordinador de Organizaciones de la FAE
puedan entrar a sus cuentas y acceder sus respectivos módulos. La pantalla dos campos para que
el usuario provea su Username (el cual será una concatenación de: FAE + nombre de la
organización”) y el Password (el cual será generado por el sistema cuando se cree la cuenta de la
organización). Luego de proveerlos, presionaría el botón de LOGIN para validar el Username y
Password, y si es correcto, acceder su respectiva cuenta.
1. Campo de Entrada de Username – En este campo, el usuario (representante de una
organización, o el Coordinador de Organizaciones de la FAE) podrá entrar su Username.
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2. Campo de Entrada de Password – En este campo, el usuario (representante de una
organización, o el Coordinador de Organizaciones de la FAE) podrá entrar su Password.
3. Checkbox “Acuérdate de mí” – Si este Checkbox se mantiene activo cuando el usuario entre
a su módulo del sistema, se guardará un cookie en el navegador de web del usuario para
este se acuerde del Username del usuario y auto-llene el campo de Username la próxima
vez que acceda esta página desde ese navegador.
4. Botón de Login – Cuando el usuario desee validar los datos de Username y Password que
entro para acceder a su módulo del sistema, presionará este botón.
4. Coordinador – Lista de las Actividades:
Usuario: Esta página solo es accesible al Coordinador de Organizaciones de la FAE.
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Esta pantalla será la primera pantalla que accederá el Coordinador de Organizaciones de la
FAE automáticamente al acceder su módulo del sistema. En esta pantalla se presentarán aquellas
actividades que han sido creadas por las organizaciones (refiérase a la pantalla “Organizaciones –
Crear Actividad” en la pág.50). Estas incluirán actividades que han sido aprobadas por el
Coordinador, aquellas que han sido aprobadas, y aquellas que tengan que pasar de nuevo por el
proceso de aprobación por haber sido editadas. Además, esta pantalla le proveerá al Coordinador
las funciones de aprobar o eliminar una actividad.
33
1. Columna “Status” – En esta columna se presentará el “status” de cada actividad en la lista
a base de íconos. Los checkmarks verdes denotará que la actividad está aprobada. Los
íconos amarillos con el signo de exclamación denotará que la actividad había sido aprobada
previamente, pero luego fue editada por la organización que la publicó y requiere ser
aprobada otra vez. Aquellas que no presenten algún ícono significa que no han sido
aprobadas.
2. Columna “Organización” - En esta columna se desplegará aquella organización que
publicó la actividad.
3. Columna “Nombre de la Actividad” – Aquí se desplegará el Nombre de la Actividad.
Además el usuario podrá presionar el nombre de la actividad para acceder una pantalla con
los detalles completos de esta actividad (refiérase a la pantalla “Detalles de las Actividades”
en la pág.25).
4. Columna “Fecha/Hora” - En esta columna se desplegará la fecha y hora de comienzo de la
actividad correspondiente.
5. Columna “Lugar” - En esta columna se desplegará el lugar donde se celebrará la actividad
correspondiente.
6. Botón “Aprobar” – Cuando se presiona este botón, la actividad que se relaciona con este
será aprobada si no ha sido aprobada (en este caso, el botón aparece completamente verde),
o perderá su aprobación si estaba aprobada (en este caso, el botón aparece verde pero con
una cruz roja encima de este).
7. Botón “Eliminar” – Cuando se presiona este botón, la actividad que se relaciona con este
será eliminado.
34
5. Coordinador – Seleccionar Comunicación:
Usuario: Esta página solo es accesible al Coordinador de Organizaciones de la FAE.
Esta pantalla servirá para que el Coordinador seleccione con que organización desea
comunicarse. Esta pantalla servirá de enlace para la Pantalla “Coordinador – Comunicación”
(refiérase a la pág.32) la cual permitirá que el Coordinador le envíe mensajes a la Organización
seleccionada en esta pantalla.
35
6. Coordinador – Comunicación:
Usuario: Esta página solo es accesible al Coordinador de Organizaciones de la FAE.
Esta pantalla proveerá para que el Coordinador de Organizaciones de la FAE pueda
comunicarse a base de mensajes con las distintas organizaciones dentro del sistema. Esta página
proveerá una caja de texto para entrar los mensajes, y luego enviarlos presionando el botón de
“Mandar Mensaje”. Estos mensajes se guardarán en la base de datos de los mensajes de la
Comunicación (refiérase a la pág.60). En la pantalla, se desplegarán los últimos 10 mensajes que
36
se han enviado entre el Coordinador de Organizaciones de la FAE y la Organización seleccionadas,
aunque habrá unos Radio Buttons disponibles cambiar la cantidad de mensajes que puede ver en
la pantalla. Junto a cada mensaje que se desplegué, se encontrará la fecha y hora (Timezone: GMT
-04:00, Puerto Rico) en que se envió el mensaje. Aquellos mensajes enviados por una organización
se desplegarán dentro de una caja azul, mientras que aquellos enviados por el Coordinador se
desplegarán dentro de una caja verde.
1. Campo de entrada “Mensaje” – En este campo de entrada, el usuario entrará el mensaje
que desee enviar.
2. Botón “Mandar Mensaje”- Cuando el usuario presione este botón, se enviará el mensaje, y
este se guardará en la base de datos de Mensajes (refiérase a la página “xy”) para luego ser
desplegado con la fecha y hora en el que se envió el mensaje.
3. Estos Radio Buttons sirven para controlar la cantidad de mensajes que se desplegarán en la
pantalla. Por defecto, estará seleccionado “10 mensajes”
4. En esta área, se desplegarán los mensajes enviados.
7. Coordinador – Directorio de las Organizaciones:
Esta página solo es accesible para el Coordinador de Organizaciones de la FAE.
37
En esta pantalla, el Coordinador podrá acceder al Directorio que presentará la información
de contacto de las distintas organizaciones dentro de la FAE y de sus respectivos Presidentes.
Además, por esta misma página podrá crear las cuentas para las distintas organizaciones como
también eliminar alguna de las cuentas ya creadas.
1. Columna “Organización” - En esta columna, se desplegarán los nombres de las
organizaciones que tienen cuentas en el sistema.
38
2. Columna “Oficina” – En esta columna, se desplegará el salón donde se ubica la oficina de
la asociación.
3. Columna “Ext.” – En esta columna, se desplegarán los números de extensión de las
distintas organizaciones.
4. Columna “Presidente”- En esta columna, se desplegarán los nombres de los Presidentes de
las distintas organizaciones.
5. Columna “Tel. Móvil del Pres.” – En esta columna, se desplegarán los números de
teléfonos móvil de los Presidentes de las distintas organizaciones.
6. Columna “E-mail del Presidente”- En Esta columna, se desplegarán los e-mails de los
Presidentes de las distintas organizaciones.
7. Columna “E-mail de la Org.”- En esta columna, de desplegarán los e-mails de las distintas
organizaciones.
8. Botón “Eliminar”- Este botón servirá para eliminar alguna organización del sistema y por
lo tanto eliminar su cuenta.
9. Campo “Organización” - Este campo de entrada sirve para entrar el nombre de una
organización que se va a crear en el sistema.
10. Campo “E-mail de la Organización” – Este campo de entrada sirve para entrar el e-mail de
la organización que se va a crear en el sistema.
11. Botón “Crear Organización” – Con este botón, el Coordinador podrá crear una cuenta para
una organización. El nombre de esta será el nombre que se entró en el Campo
“Organización. Luego de crear la cuenta, el sistema le autogenerará un Username y
Password a la organización y la mandará al e-mail de la organización para que esta la pueda
usar.
39
8. Coordinador – Informe de las Actividades Semanales:
Usuario: Esta página solo es accesible al Coordinador de Organizaciones de la FAE.
En esta pantalla se presentará las actividades aprobadas que se celebrarán en la semana
seleccionada (semana actual por efecto). Estas actividades se organizarán por los siete días de la
semana. Además, se podrá ver las actividades que se celebraron en semanas pasadas, o se
40
celebrarán en semanas futuras, presionando los botones en forma de flecha. También, presionando
el botón de “Versión Impresa”, podrá ver el documento en versión para imprimir.
1. En esta área se presentará el periodo que abarca el informe semanal. Además, presionando
los botones en forma de flecha podrá cambiar la fecha del informe semanal y se actualizará
la página con el informe de aquel nuevo periodo semanal que accediste.
2. Botón “Versión Impresa” – Cuando el usuario presiona este botón, podrá acceder una
versión imprimible del informe semanal respecto al periodo seleccionado.
3. Nombre de las Actividades – Estos se desplegarán para el día correspondiente en el cual se
celebrara la actividad. Además el usuario podrá presionar el nombre de la actividad para
acceder una pantalla con los detalles completos de esta actividad (refiérase a la pantalla
“Detalles de las Actividades” en la pág.25).
9. Coordinador – Informe de las Actividades Mensual:
Usuario: Esta página solo es accesible al Coordinador de Organizaciones de la FAE.
41
En esta pantalla se presentará las actividades aprobadas que se celebrarán en el mes
seleccionado (mes actual por defecto). Estas actividades se organizarán por sus respectivos días
del mes. Además, se podrá ver las actividades que se celebraron en meses pasados, o se celebrarán
en meses futuros, presionando los botones en forma de flecha. También, presionando el botón de
“Versión Impresa”, podrá ver el documento en versión para imprimir.
42
1. En esta área se presentará el periodo que abarca el informe mensual. Además, presionando
los botones en forma de flecha podrá cambiar la fecha del informe mensual y se actualizará
la página con el calendario de aquel nuevo periodo mensual que accediste.
2. Botón “Versión Impresa” – Cuando el usuario presiona este botón, podrá acceder una
versión imprimible del informe mensual respecto al periodo seleccionado.
3. Nombre de las Actividades – Estos se desplegarán para el día correspondiente en el cual se
celebrara la actividad. Además el usuario podrá presionar el nombre de la actividad para
acceder una pantalla con los detalles completos de esta actividad (refiérase a la pantalla
“Detalles de las Actividades” en la pág.25).
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10. Coordinador – Lista de las Actividades Pasadas:
Usuario: Esta página solo es accesible al Coordinador de Organizaciones de la FAE.
Esta pantalla proveerá para proveer un informe de todas las actividades, incluyendo a todas
las organizaciones dentro del sistema, que han sido realizadas y canceladas en el semestre
seleccionado (por defecto estará seleccionado el semestre actual). Además, esta página proveerá
ciertos datos que pueden ser de uso para el Coordinador, como el número de actividades que se
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han realizado, y el número de actividades que se han cancelado. También, la página proveerá un
botón para acceder una versión impresa del informe semestral.
1. En esta área, se desplegará el periodo semestral que abarca el informe. Además,
presionando los botones en forma de flecha podrá cambiar la fecha del informe y se
actualizará la página con aquellas actividades que pertenecen al periodo seleccionado.
2. Columna “Status” – En esta columna, se desplegará el status de cada una de las actividades
en la lista. Se desplegará “Realizada” para aquellas actividades que ya finalizaron y no
fueron canceladas, y se desplegará “Cancelada” para aquellas actividades que fueron
canceladas.
3. Columna “Organización” – En esta columna se desplegarán las organizaciones que crearon
las actividades en la Lista.
4. Columna “Nombre de la Actividad – En esa columna se desplegarán los nombres de las
actividades.
5. Columna “Fecha/Hora” – En esta columna se desplegarán la fechas y horas en que
comenzaron dichas actividades.
6. Columna “Lugar”- En esta columna se desplegarán el lugar donde se celebraron las
actividades.
7. Actividades Realizadas – En esta área se desplegará el total de actividades que han
finalizado y no fueron canceladas para el periodo seleccionado.
8. Actividades Canceladas – En esta área de desplegará el total de actividades que fueron
canceladas para el periodo seleccionado.
9. Actividades Totales – En esta área se desplegará el total de actividades que han sido
realizadas y canceladas.
45
10. Botón “Versión Impresa”- Cuando el usuario presiona este botón, podrá acceder una
versión imprimible del informe respecto al periodo seleccionado.
11. Organización – Lista de las Actividades:
Usuario: Esta página solo es accesible a las Organizaciones.
46
Esta pantalla servirá para que la Organización pueda ver aquellas actividades que han sido
creadas por la Organización dentro del proceso de creación de actividades (refiérase a la Pantalla
“Organización – Crear Actividad” en la pág.50) y que al momento no han finalizado. Esta pantalla
también señalará aquellas actividades que han sido aprobadas, aquellas que no han sido aprobadas,
y aquellas que fueron aprobadas pero luego fueron editadas y esperan la aprobación del
Coordinador de Organizaciones de la FAE. La lista de actividades dentro de esta pantalla proveerá
la siguiente información: “Clasificación de la actividad”, “Nombre de las Actividad”, “Fecha y
Hora de Comienzo de la Actividad”, “Fecha y Hora de Terminación de la Actividad” y “Lugar de
celebración de la actividad”. Además, esta lista proveerá botones para modificar o eliminar
cualquiera de estas actividades.
1. Columna “Status” – En esta columna se presentará el “status” de cada actividad en la lista
a base de íconos. Los checkmarks verdes denotarán que la actividad está aprobada. Los
íconos amarillos con el signo de exclamación denotará que la actividad había sido aprobada
previamente, pero luego fue modificada por la organización y requiere ser aprobada otra
vez. Aquellas que no presenten algún ícono significa que no han sido aprobadas.
2. Columna “Nombre de la Actividad” – Aquí se desplegará el Nombre de la Actividad.
Además el usuario podrá presionar el nombre de la actividad para acceder una pantalla con
los detalles completos de esta actividad (refiérase a la pantalla “Detalles de las Actividades”
en la pág.25).
3. Columna “Fecha/Hora” - En esta columna se desplegará la fecha y hora de comienzo de la
actividad correspondiente.
4. Columna “Clasificación” - En esta columna se desplegará la clasificación de la actividad
correspondiente.
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5. Botón “Modificar” – Cuando se presiona este botón, el usuario podrá modificar los datos
de esta actividad (refiérase a la pantalla “Organización – Modificar Actividad” en la
pág.45).
6. Botón “Eliminar” – Cuando se presiona este botón, la actividad que se relaciona con este
será eliminada.
12. Organización – Modificar Actividad
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Usuario: Esta página solo es accesible a las Organizaciones.
Esta pantalla servirá para que la Organización pueda modificar los detalles de alguna
actividad que esta haya creado y todavía no haya finalizado. La Organización podrá modificar
cualquier dato que haya entrado cuando creo o cuando último modificó una actividad (estos datos
aparecerán dentro de los campos disponibles para entrar los datos). Al presionar del botón de
“Modificar Actividad”, los datos dentro de los campos reemplazarán los datos anteriores dentro
de la Base de Datos de las Actividades (refiérase a la pág.63), perderá su status de aprobado (lo
49
que significa que tendrá que pasar por la aprobación del Coordinador de Organizaciones de la FAE
nuevamente), y se marcará como editada en la misma base de datos (lo cual hará que aparezca con
un signo diferente en la pantalla accesible por el Coordinador llamada “Coordinador – Lista de las
Actividades” (refiérase a la página “42”).
1. Campo de entrada “Nombre de la Actividad – En este campo de entrada, el usuario podrá
modificar el Nombre de la Actividad
2. Campo de entrada “Lugar”- En este campo de entrada, el usuario podrá modificar el Lugar
donde se celebrará la actividad.
3. Date-Picker Box “Fecha de Comienzo” – Cuando el usuario presione esta caja, accederá
un calendario donde podrá cambiar la fecha seleccionada en que se celebrará la actividad.
4. Combo-Box “Hora de Comienzo”- En este Combo-Box, el usuario podrá cambiar la hora
seleccionada en que se celebrará la actividad (estarán disponibles en intervalos de 30
minutos).
5. Date-Picker Box “Fecha de Terminación” – Cuando el usuario presione esta caja, accederá
un calendario donde podrá cambiar la fecha seleccionada en que terminará la actividad.
6. Combo-Box “Hora de Comienzo”- En este Combo-Box, el usuario podrá cambiar la hora
seleccionada en que terminará la actividad (estarán disponibles en intervalos de 30
minutos).
7. Campo de Entrada “Precio (miembros)” – En este campo de entrada, el usuario podrá
modificar el precio de la actividad para aquellos estudiantes que sean miembros de la
organización. El valor nuevo se entrará sin el signo de dólar, y en el caso de que sea gratuita
para los miembros, entrará 0.00.
50
8. Campo de Entrada “Precio (no miembros)” - En este campo de entrada, el usuario podrá
modificar el precio de la actividad para aquellos estudiantes que no sean miembros de la
organización. El valor nuevo se entrará sin el signo de dólar, y en el caso de que sea gratuita
para los que no son miembros, entrará 0.00.
9. ListBox “Clasificación”- En este ListBox, el usuario podrá seleccionar y modificar la
clasificación de la actividad. Los valores disponibles serán “Recaudación de Fondos”,
“Académicas”, “Servicio Comunitario”, “Integración Mundo del Trabajo”, y “Sociales”.
10. Upload Box “Imagen” – En este Upload Box, el usuario podrá cambiar la imagen que se
desplegará con los detalles de la actividad en la pantalla “Ver Detalles de la Actividad”
(refiérase a la pág25). Estas no podrán exceder un límite de 2 megabytes y un límite de 800
pixeles de ancho y 600 pixeles de alto.
11. Capo de Entrada “Descripción” – En este campo de entrada, el usuario podrá modificar la
descripción de la actividad que se desplegará con los detalles de la actividad en la pantalla
“Detalles de las Actividad” (refiérase a la pág.25). Este campo tendrá un límite de 400
caracteres.
12. Botón “Modificar Actividad”- Cuando el usuario presione este botón, se validarán los datos
nuevos en los campos anteriores. Si estos pasan la validación, entrarán a la Base de Datos
de las Actividades, reemplazando los datos anteriores.
13. Organización – Comunicación
Usuario: Esta página solo es accesible a las Organizaciones.
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Esta pantalla proveerá para que las distintas Organizaciones puedan comunicarse a base de
mensajes con el Coordinador de Organizaciones de la FAE dentro del sistema. Esta página
proveerá una caja de texto para entrar los mensajes, y luego enviarlos presionando el botón de
“Mandar Mensaje”. Estos mensajes se guardarán en la base de datos de los mensajes de
Comunicación (refiérase a la pág.60). En la pantalla, se desplegarán los últimos 10 mensajes que
se han enviado entre el Coordinador de Organizaciones de la FAE y la Organización seleccionadas,
aunque habrá unos Radio Buttons disponibles cambiar la cantidad de mensajes que puede ver en
52
la pantalla. Junto a cada mensaje que se desplegué, se encontrará la fecha y hora (Timezone: GMT
-04:00, Puerto Rico) en que se envió el mensaje.
1. Campo de entrada “Mensaje” – En este campo de entrada, el usuario entrará el mensaje
que desee enviar.
2. Botón “Mandar Mensaje”- Cuando el usuario presione este botón, se enviará el mensaje, y
este se guardará en la base de datos de Mensajes (refiérase a la pág.60) para luego ser
desplegado con la fecha y hora en el que se envió el mensaje.
3. Estos Radio Button sirven para controlar la cantidad de mensajes que se desplegarán en la
pantalla. Por defecto, estará seleccionado “10 mensajes”
4. En esta área, se desplegarán los mensajes enviados.
14. Organización – Crear Actividad
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Usuario: Esta página solo es accesible a las Organizaciones.
Esta pantalla servirá para la creación de actividades dentro del sistema por parte de las
Organizaciones. Esta provee campos para llenar todos los detalles necesarios respecto a la
actividad los cuales se almacenarán en la base de datos de las actividades (refiérase a la “Base de
Datos de Actividades” en la pág.63). Estos datos terminarán desplegándose en la pantalla “Detalles
de las Actividades” (refiérase a la pág.25) y tendrán su rola en la funcionalidad de varios programas
dentro del módulo de el Coordinador y el módulo de las Organizaciones.
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1. Campo de entrada “Nombre de la Actividad” – En este campo de entrada, el usuario entrará
el Nombre de la Actividad que desea crear en el sistema.
2. Campo de entrada “Lugar”- En este campo de entrada, el usuario entrará el Lugar donde
se celebrará la actividad.
3. Date-Picker Box “Fecha de Comienzo” – Cuando el usuario presione esta caja, accederá
un calendario donde podrá seleccionar la fecha en que se celebrará la actividad.
4. Combo-Box “Hora de Comienzo”- En este Combo-Box, el usuario podrá seleccionar la
hora en que se celebrará la actividad (estarán disponibles en intervalos de 30 minutos).
5. Date-Picker Box “Fecha de Terminación” – Cuando el usuario presione esta caja, accederá
un calendario donde podrá seleccionar la fecha en que terminará la actividad.
6. Combo-Box “Hora de Comienzo”- En este Combo-Box, el usuario podrá seleccionar la
hora en que terminará la actividad (estarán disponibles en intervalos de 30 minutos).
7. Campo de Entrada “Precio (miembros)” – En este campo de entrada, el usuario entrará el
precio de la actividad para aquellos estudiantes que sean miembros de la organización. Lo
entrarán sin el signo de dólar, y en el caso de que sea gratuita para los miembros, entrará
0.00.
8. Campo de Entrada “Precio (no miembros)” - En este campo de entrada, el usuario entrará
el precio de la actividad para aquellos estudiantes que no sean miembros de la organización.
Lo entrarán sin el signo de dólar, y en el caso de que sea gratuita para los que no son
miembros, entrará 0.00.
9. ListBox “Clasificación”- En este ListBox, el usuario podrá seleccionar la clasificación de
la actividad. Los valores disponibles serán “Recaudación de Fondos”, “Académicas”,
“Servicio Comunitario”, “Integración Mundo del Trabajo”, y “Sociales”.
55
10. Upload Box “Imagen” – En este Upload Box, el usuario podrá seleccionar una imagen
dentro de su equipo de computadora que se desplegará con los detalles de la actividad en
la pantalla “Detalles de las Actividades” (refiérase a la pág.25). Estas no podrán exceder
un límite de 2 megabytes y un límite de 800 pixeles de ancho y 600 pixeles de alto.
11. Capo de Entrada “Descripción” – En este campo de entrada, entrará la descripción de la
actividad que se desplegará con los detalles de la actividad en la pantalla “Detalles de las
Actividades” (refiérase a la pág.25). Este campo tendrá un límite de 400 caracteres.
12. Botón “Crear Actividad”- Cuando el usuario presione este botón, se validarán los datos
que entro el usuario en los campos anteriores. Si estos pasan la validación, entrarán a la
Base de Datos de las Actividades y por ende se creará la actividad en el sistema.
15. Organización – Directorio de las Organizaciones:
Usuario: Esta página solo es accesible a las Organizaciones.
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En esta pantalla, el las Organizaciones podrán acceder al Directorio que presentará la información
de contacto de las distintas organizaciones dentro de la FAE y de sus respectivos Presidentes.
Además, por esta misma página las Organizaciones podrán modificar los datos pertenecientes a su
organización (con excepción del nombre de la organización) y aceptar los cambios.
1. Columna “Organización” - En esta columna, se desplegarán los nombres de las
organizaciones que tienen cuentas en el sistema.
57
2. Columna “Oficina” – En esta columna, se desplegará el salón donde se ubica la oficina de
la asociación. El campo perteneciente a la organización del usuario será modificable.
3. Columna “Ext.” – En esta columna, se desplegarán los números de extensión de las
distintas organizaciones. El campo perteneciente a la organización del usuario será
modificable.
4. Columna “Presidente”- En esta columna, se desplegarán los nombres de los Presidentes de
las distintas organizaciones. El campo perteneciente a la organización del usuario será
modificable.
5. Columna “Tel. Móvil del Pres.” – En esta columna, se desplegarán los números de
teléfonos móvil de los Presidentes de las distintas organizaciones.
6. Columna “E-mail del Presidente”- En Esta columna, se desplegarán los e-mails de los
Presidentes de las distintas organizaciones. El campo perteneciente a la organización del
usuario será modificable.
7. Columna “E-mail de la Org.”- En esta columna, de desplegarán los e-mails de las distintas
organizaciones. El campo perteneciente a la organización del usuario será modificable.
8. Botón “Aceptar Cambios”- Este botón servirá para que el usuario pueda aceptar los
cambios que realizó en los diferentes campos modificables relacionados con su
organización. Al aceptar los cambios, estos reemplazarán los datos anteriores en las base
de datos de las Organizaciones (refiérase a la pág.61) y los datos en la pantalla se
actualizarán.
16. Organización – Informe de Actividades Semestrales
Usuario: Esta página solo es accesible a las Organizaciones.
58
Esta pantalla proveerá para proveer un informe de todas las actividades que han sido
realizadas y canceladas en el semestre seleccionado (por defecto estará seleccionado el semestre
actual). Esta proveerá todos los detalles que son requeridos para el Informe Semestral que deben
rendir todas las Organizaciones dentro de la FAE al Coordinador de Organizaciones de la FAE
todos los semestres. Además, esta página proveerá ciertos datos que pueden ser de uso para la
Organización, como el número de actividades que se han realizado, y el número de actividades
59
que se han cancelado. También, la página proveerá un botón para acceder una versión impresa del
informe semestral.
1. En esta área, se desplegará el periodo que abarca este informe de actividades semestral.
Además, presionando los botones en forma de flecha podrá cambiar el periodo semestral
que abarca el informe y se actualizará la página con el los datos de aquel nuevo periodo
que seleccionaste.
2. Columna “Status” – En esta columna, se desplegará el status de cada una de las actividades
en la lista. Se desplegará “Realizada” para aquellas actividades que ya finalizaron y no
fueron canceladas, se desplegará “Cancelada” para aquellas actividades que fueron
canceladas, y aparecerá el campo en blanco si todavía no han finalizado y no han sido
canceladas.
3. Columna “Nombre de la Actividad – En esta columna se desplegarán los nombres de las
actividades.
4. Columna “Fecha/Hora” – En esta columna se desplegarán la fechas y horas en que
comenzaron dichas actividades.
5. Columna “Lugar”- En esta columna se desplegarán el lugar donde se celebraron las
actividades.
6. Columna “Clasificación” – En esta columna se desplegarán las clasificaciones de dichas
actividades.
7. Actividades Realizadas – En esta área se desplegará el total de actividades que han
finalizado y no fueron canceladas para el periodo seleccionado.
8. Actividades Canceladas – En esta área de desplegará el total de actividades que fueron
canceladas para el periodo seleccionado.
60
9. Actividades Futuras – En esta área se desplegará el total de actividades que han sido
creadas pero todavía no han finalizado en el periodo seleccionado.
10. Actividades Totales – En esta área se desplegará el total de actividades que han sido
realizadas, canceladas, y futuras en el periodo seleccionado.
11. Botón “Versión Impresa”- Cuando el usuario presiona este botón, podrá acceder una
versión imprimible del informe respecto al periodo seleccionado.
Lista de programas (procesos) del nuevo sistema
1. Login- valida el acceso del sistema basado en la autentificación del username y password.
2. Directorio – recibe el input y presenta en pantalla el directorio de los representantes
organizaciones estudiantiles (véase Anejo 3). Los datos presentados en el directorio varían
según los privilegios del usuario.
3. ManejoDeMensajes – Recibe y almacena el input de los mensajes de las organizaciones
estudiantiles y el Oficial de Orientación. También presenta una lista de los mensajes y
permite ver sus detalles las organizaciones estudiantiles y el Oficial de Orientación.
4. DatosdeActividades – permite a las organizaciones estudiantiles hacer input para la
creación de una actividad o modificar los datos de otras actividades.
5. BuscarActividad – recibe input hacer la búsqueda de las actividades. Son presentadas en
forma de lista y se permite ver sus detalles. Los privilegios del usuario limitan algunas de
sus funciones. Por ejemplo, permite dar aprobación de las actividades al Oficial de
Orientación.
6. Calendario – permite al usuario seleccionar y ver el calendario semanal o mensual de las
actividades aprobadas y completadas.
61
7. InformeSemestral – Genera informes semestrales de las actividades para las organizaciones
estudiantiles (véase Anejo 7).
Pseudocódigo de una parte del programa de InformeSemestral
El pseudocódigo a continuación hace lo siguiente:
1. Declara una estructura que pueda almacenar los records de la Tabla de Actividades.
2. Hace una búsqueda de los records según el campo “Tipo” de la Tabla de Actividades.
3. Devuelve un mensaje de error en el caso de que se detecte una inconsistencia en los datos
de una actividad.
'Estructura que representa los datos de las actividades. Structure Actividades 'Aqui van las variables que recogerán los datos de la tabla de actividades. Campo1 Campo2 . . . End Structure 'Termina la declaración de la estrctura. 'Arreglo que contendrá las actividades de la estructura "Actividades" Public ActDeInformeSemestral() As Actividades Function BuscarDatosParaInformeSemestral() 'Cuenta el número de records de cada actividad. intContarRecords = Length(TablaDeActividades) 'Acumulador para contar cuantos records de la tabla se leyeron. intAcumulador = 0 'Guardar todos los datos según el "Tipo" de actividad. While (intAcumulador > intContarRecords) If (ActDeInformeSemestral(Acumulador).Tipo = "Recaudacion") Then ActDeInformeSemestral(Acumulador).Campo3 = Dato3 ActDeInformeSemestral(Acumulador).Campo4 = Dato4
62
ActDeInformeSemestral(Acumulador).Campo7 = Dato7 . . . intAcumulador = intAcumulador + 1 ElseIf (ActDeInformeSemestral(Acumulador).Tipo = "Viaje") Then ActDeInformeSemestral(Acumulador).Campo3 = Dato3 ActDeInformeSemestral(Acumulador).Campo4 = Dato4 ActDeInformeSemestral(Acumulador).Campo6 = Dato6 . . . intAcumulador = intAcumulador + 1 ElseIf (ActDeInformeSemestral(Acumulador).Tipo != "Recaudación" Or ActDeInformeSemestral(Acumulador).Tipo != "Viaje") ActDeInformeSemestral(Acumulador).Campo3 = Dato3 ActDeInformeSemestral(Acumulador).Campo4 = Dato4 ActDeInformeSemestral(Acumulador).Campo9 = Dato9 . . . intAcumulador = intAcumulador + 1 Else 'Mensaje de error MessageBox.show("Hay un error en los datos de la siguiente actividad: " & ActDeInformeSemestral(Acumulador).Título) End If End While End Function
Descripción y diseño de las tablas de la base de datos
Descripción de la tabla de Mensajes
63
El propósito de esta tabla es almacenar los datos relacionados a los mensajes enviados entre
las organizaciones estudiantiles y la Oficial de Orientación. Los datos que se almacenan son los
siguientes:
1. Organización y Número del Mensaje - es un campo clave concatenado con lo siguiente:
a. Organización - siglas de cada organización estudiantil que emita o reciba un mensaje.
b. Número del mensaje: Facilita el proceso de búsqueda y ordenamiento de los mensajes.
2. Fecha y Hora - para informar cuándo fue sometido el mensaje.
3. Mensaje - es el mensaje de texto que se envía.
4. Emisor - este dato determina quién fue el que envió el mensaje. (Falso = organización)
Metadato de la tabla de Mensajes:
Campo Tipo Largo Validación
Organización-Número del Mensaje
Texto 40 Asignación Automática
Fecha y Hora Texto 15 Asignación Automática
Mensaje Texto 350 Requerido
Emisor Booleana 40 Falso por defecto
Tabla de Mensajes:
Organización-Número Del
Mensaje
Fecha y Hora Mensaje Emisor
AEESCI 5 08132013 1300PM Recordatorio: mañana reunión.
Falso
AEESCI 6 08142013 810AM Estoy disponible desde ahora hasta las 11:30 AM.
Cierto
Descripción de la tabla de las Organizaciones
64
El propósito de esta tabla es almacenar es los datos básicos de localización y comunicación
con las organizaciones estudiantiles. Los datos que se almacenan son los siguientes:
1. Organización - es el campo clave compuesto por las siglas de cada organización estudiantil.
2. Oficinal - es el código que identifica el edificio y piso de la localización física de la
organización dentro de la FAE.
3. Extensión - es el número de extensión para comunicarse directamente con la organización
a través del número de teléfono de la Recinto.
4. Username – Nombres utilizados para identificar las cuentas registradas de los usuarios.
5. Password – contraseñas de cada organización registrada en el sistema.
Metadato de la tabla de las Organizaciones:
Campo Tipo Largo Validación
Organización Texto 10 Requerido
Oficina Texto 10 Requerido
Extensión Numérico 5 Requerido Numérico
Largo = 4 Or Largo = 5
Login Texto 15 Asignación Automática
Password Texto 8 Asignación Automática
Tabla de las Organizaciones:
Organización Oficina Extensión
Username Password
AEESCI O-116 2859 FaeAEESCI A1b2c_31
AMA O-212 3961 FaeAMA B2c3d_41
Descripción de la tabla de los Representantes de las Organizaciones
65
El propósito de esta tabla es almacenar los datos de los representantes de las organizaciones
para poder facilitar la preparación de su directorio y la comunicación de mensajes entre estos y el
Oficial de Orientación (véase Anejo 3). Los datos que se almacenan son los siguientes:
1. Organización, Número de Estudiante - es un campo clave concatenado para relacionar cada
representante con su organización a través de las siglas de la organización y el número de
estudiante.
2. Presidente – es el nombre del representante de la organización.
3. Teléfono Móvil – número telefónico para comunicarse directamente con el presidente.
4. E-mail del Presidente – correo electrónico para comunicarse directamente con el presidente.
5. E-mail de la Organización - correo electrónico general para comunicarse con la
organización.
6. Password – contraseñas para el “Login” de cada organización registrada.
Metadato de la tabla de los Representantes de las Organizaciones:
Campo Tipo Largo Validación
Organización-Número de Estudiante
Texto 20 Asignación Automática Lenght(número de Est.) = 9
IsNumeric(número de Est.) = True
Presidente Texto 50 Requerido
Teléfono Móvil Numérico 10 Requerido, Largo = 10
E-mail del Presidente Texto 40 Requerido
E-mail de la Organización Texto 40 Requerido
Tabla de los Representantes de las Organizaciones:
Organización-Número de Estudiante
Presidente
Teléfono Móvil
E-mail del Presidente
E-mail de la Organización
AEESCI 801091100 Juan Rodríguez 787-777-7777 JuanR@gmail.com aeesciuprrp@gmail.com
66
AMA 801088001 Juana Díaz 787-888-8888 JuanaD@gmail.com amaupr@gmail.com
Descripción de la tabla de Actividades
El propósito de esta tabla es almacenar los datos de las actividades de las organizaciones
para luego facilitar el proceso de su aprobación y comunicación a través del sistema nuevo. Los
datos que se almacenan son los siguientes:
1. Código – campo clave que es un número secuencial dado a cada actividad.
2. Fecha y Hora de Inicio- la fecha y hora de inicio de la actividad.
3. Organización – siglas de la organización que lleva a cabo la actividad.
4. Fecha y Hora de Finalización – Fecha y hora que determina cuando termina la actividad.
5. Lugar – Localización de donde se va a llevar a cabo la actividad.
6. Precio – Costo de entrada a la actividad.
7. Total – es el total de dinero recaudado en una actividad.
8. Tipo – es tipo de actividad (Ej. Conferencia, Recaudación de fondos).
9. Propósito – es el propósito de las actividades de “Tipo” recaudación y viajes.
10. Descripción – se describe detalladamente en lo que consiste la actividad.
11. Imagen – visuales que complementen la descripción de la actividad.
12. Aprobado – determina si la actividad ha sido aprobada por el Oficial de Orientación.
13. Editado – determina si los detalles de la actividad han sido cambiados luego de haber sido
sometidos al nuevo sistema.
14. Realizado – determina si la actividad fue completada o cancelada.
67
Metadato de la tabla de Actividades:
Campo Tipo Largo Validación
Código Numérico 3 Asignación Automática
Organización Texto 10 Asignación Automática
Título Texto 40 Requerido
Fecha y Hora de Inicio Numérico 13 Asignación Automática
Fecha y Hora de Finalización
Texto 20 Requerido
Lugar texto 20 Requerido
Precio G Numérico 7 Requerido si la actividad es de Tipo: Recaudación
Precio M Numérico 7 Requerido si la actividad es de Tipo: Recaudación
Tipo Texto 20 Requerido
Propósito Texto 50 Requerido si la actividad es de Tipo: Viaje o Recaudación
Descripción Texto 1000 Requerido
Imagen jpg, png 2,000,000
Aprobado Booleana 1 Falso por defecto
Editado Booleana 1 Falso por defecto
Realizado Booleana 1 Falso por defecto
71
Diagrama de contexto del nuevo sistema
Leyenda
Relación Uno-a-Muchos
Relación Uno-a-Uno
Organización - Organización- Número del
Mensaje
Organización - Organización
Organización-Número del Mensaje
Mensaje
Emisor
Fecha y Hora
Título
Código
Organización
Fecha y Hora de Inicio
Fecha y Hora de Finalización
Lugar
Precio G
Tipo
Descripcción
Imagen
Aprobado
Realizado
Editado
Actividades Mensajes
Mensajes
Representantes de las Organizaciones
Organización-Número de Estudiante
TeléfonoMóvil
E-mail del Presidente
E-mail de la Organización
Presidente
Mensajes
Organizaciones
Extensión
Username
Oficina
Organización
Password
Organización - Organización- Número de Estudiante
Precio M
Propósito
72
Organizaciones Estudiantiles
Sistema de manejo y publucación de actividades
de las organizaciones estudiantiles de la Fae
Oficial de Orientación
Oficina de las Organizaciones Estudiantiles
del Recinto
Solicitudes de Reconocimiento
Aprobadas o rechazadas
Solicitudes de Reconocimiento
a Evaluar
Datos de actividades
Solicitudes y Documentos Completados
Solic
itude
s y
Doc
umen
tos
a ev
alua
r
Solicitudes vacías
Dire
ctor
io d
e la
s O
rgan
izac
ione
s Es
tudi
antil
es
Datossemestrales
Informes Semestrales
Estudiantes
Descripcción delas actividades
Solic
itudes v
acías
Anuncios de las actividades
Calendario
de
Activi
dades
Anuncios de las actividades
Info
rmes
Sem
estr
ales
Rev
isad
os
Mensa
jes
Mensajes
Información de
las organizaciones
Información de
los representantes
Informes SemestralesRevisados
Datos de búsqueda
Información de las actividades
Info
rmac
ión
de la
s ac
tivid
ades
Actividad
seleccionada
a evaluar
Directorio de las Organizaciones Estudiantiles
Informes
Semestrales
Revisados
Leyenda
Proceso automatizado
Proceso manual
73
Diagrama cero del nuevo sistema
Organizaciones Estudiantiles
Oficial de Orientación
Oficina de las Organizaciones
Estudiantiles del Recinto
Solicitudes de Reconocimiento
Aprobadas o rechazadas
Solicitudes y Documentosa Evaluar
Directorio de las Organizaciones
Estudiantiles
Estudiantes
Descripcción delas actividades
Solicitudes vacías
Anuncios de las actividades
Calendario de Eventos
Mensajes
13Repartir
anuncios de las actividades
Mensajes
Mensajes
Mensajes
Lista de Mensajes
7Guardar mensaje
8Leer
mensaje
Datos de mensajes enviados
Datos de mensajes guardados
17Enviar
informes Semestrales
2Enviar
Solicitudesd de Reconocimiento
3Enviar
solicitudes de Reconocimiento
Aprobadas o rechazadas
Solicitudes de Reconocimiento
Aprobadas o rechazadas
Solicitudes de Reconocimiento
a Evaluar
1Enviar
Solicitudes y Documentos
Solicitudes vacías
Solicitudes y Documentos Completados
5Guardar
datos de los representantes
4Guardar
datos de la organización
Organizaciones EstudiantilesMaster
Representantes
6Producir
directorio de las organizaciones
Información de las organizaciones
Información de losrepresentantes
Datos de las organizaciones Datos de las
organizaciones
Datos de losrepresentantes
Datos de losrepresentantes
Lista de Actividades
Informes SemestralesRevisados
Solicitudes de Reconocimiento
a Evaluar
Informes SemestralesRevisados
16Producir Informes
Semestrales
Informes Semestrales
14Ver
datalles de la actividad
Datos de actividades
9Crear
actividad
10Modificar actividad
Anuncios de las actividades
15Seleccionar
tipo de calendario
Titulos de las actividades
Actividad nueva
Actividad modificada
11Ver
actividades por evaluar
Datos delas actividades
Datos de las actividades
Información de las actividades
Actividad evaluada
12Evaluar
actividad
Información de las actividades
Datos de búsqueda
Actividad seleccionada a
evaluar
Datos de las actividades
del semestre
Actividad publicada
Datos de los Directorios
Leyenda
Proceso automatizado
Proceso manual
D1
D2
D3
D4
74
Diagrama de Estado de las Actividades en el nuevo sistema
datos de las actividades sometidos
Actividades en Evaluacón
requerimientos completados
Actividades Aprobadas
datos de las actividades modificados
Actividades Publicadas
actividades añadidas al calendario
datos de las actividades modificados
actividades completadas
Actividades Realizadas
actividades añadidas al
informe semestral
75
V – Anejos
Anejo 1: Guía de preguntas para las entrevistas principales
Entrevista del Oficial de Orientación del Decanato Auxiliar de Asuntos Estudiantiles de la
FAE
1. ¿Cuál es su cargo/puesto y responsabilidades principales en relación con las asociaciones
estudiantiles de la FAE?
Tiene el puesto Oficial de Orientación a cargo de la administración de las organizaciones
estudiantiles de la FAE. Su responsabilidad es ser la mediadora entre la Oficina de las
Organizaciones Estudiantiles del Decanato en el recinto y organizaciones estudiantiles de
la FAE. También está a cargo de coordinar junto a las organizaciones estudiantiles toda
actividad a ser realizado anualmente y guardar documentación de los mismos. El cuerpo
directivo de las organizaciones debe reunirse con la coordinadora para acordar metas, objetivos y
el plan de trabajo para el año.
2. ¿Cómo surge y se efectúa la comunicación entre las asociaciones y usted?
La comunicación se efectúa a través de llamadas telefónicas, el correo electrónico o de
manera personal.
3. ¿Qué aspectos se tratan entre usted y las organizaciones estudiantiles?
Toda organización estudiantil que desee ser reconocida en la FAE debe comunicarse
primero con la coordinadora para llenar la solicitud. Toda organización estudiantil activa debe
reunirse semestralmente con la coordinadora para la presentación de los nuevos cuerpos
administrativos y hacer directorios con los datos personales de los mismos. Incluso estas
organizaciones deben recibir la aprobación de la coordinadora para poder anunciar sus actividades,
reservar el espacio físico para efectuar las mismas.
76
4. ¿Qué métodos utilizan las asociaciones para promocionar sus actividades?
Generalmente utilizan los tablones de anuncios de la facultad, página web de su
departamento u organización y el correo electrónico.
5. ¿Se produce algún tipo de documento que sea resultado de alguna interacción entre usted
y las asociaciones? ¿Dónde se guardan estos?
Se producen documentos de solicitudes para el reconocimiento de una organización
estudiantil, solicitudes para el uso del Vestíbulo de la FAE, solicitudes para la reservación o
cambio de salón de la FAE, informes semestrales de las actividades echas por las organizaciones.
Formar un directorio de los representantes de las organizaciones. Estos datos se almacenan por 5
años
6. ¿Qué acciones se llevan a cabo cuando alguna organización le avisa de alguna actividad?
Toda actividad a efectuar debe ser previamente aprobada por la Coordinadora y el Decano
Auxiliar de la FAE. La actividad debe incluir una descripción de la misma (incluyendo
una foto o imagen), la fecha y hora de comienzo, su duración y los invitados especiales.
7. ¿Qué tipo de sistema tiene en el presente? ¿Tiene algún problema o necesidad en la manera
en que lleva a cabo alguna labor con las asociaciones estudiantiles?
El sistema actual uno manual que dificulta la comunicación entre las organizaciones, la
organización de los mensajes y documento recibidos por correo electrónico o manualmente.
También es difícil estar pendiente que todas las organizaciones estén al día en la entrega
de estos documentos.
77
8. ¿Qué tipo de equipo tecnológico utiliza para este propósito? ¿Puede usarlo libremente o
tiene usos restringidos?
Tiene una disponible un desktop y una impresora multiuso simple. El sistema “Power
Campus” de la universidad tiene restricciones para hacer cualquier tipo de modificación en
la computadora. Solamente los técnicos del DTAA tienen el permiso para hacer cambios.
9. ¿Qué funciones le gustaría ver en un nuevo sistema diseñado para mejorar los procesos
actuales?
a. Tener un calendario que permita ver todas las actividades que se van hacer por
semana y mes durante el semestre. Luego se utilizan esto datos para determinar el
número de actividades y las horas benéficas de cada organización.
b. Presentar una lista de las actividades con sus detalles para poder facilitar su
evaluación. Tener una lista incluso de las actividades ya aprobados por si surge la
necesidad de hacer modificaciones a los mismos.
c. Un directorio de los representantes de las organizaciones estudiantiles que facilite
la comunicación entre ambos.
d. Un área para organizar y guardar documentos utilizados y generados por las
interacciones de las organizaciones y la coordinadora como: informes y
descripciones de las actividades, las solicitudes, los reglamentos e informes
semestrales.
78
Entrevista de las Organizaciones Estudiantiles
1. ¿Quiénes están a cargo de coordinar las actividades?
Generalmente son los estudiantes con los siguientes cargos:
a. Presidente y Vicepresidente: estos crean las actividades.
b. Relacionistas Públicos: se encargan de anunciar las actividades a través de correos
electrónicos, llamadas telefónicas y redes sociales como Facebook.
c. Director de Promociones: estos anuncian las actividades a través de la entrega de
“flyers” y papeles a la comunidad o el uso de los tablones de anuncios.
d. Coordinadores de actividades: se encarga de conseguir el espacio necesario para
hacer las actividades (salones o anfiteatros) y si es necesario coordinar con los
profesores que vallan a participar en las mismas.
2. ¿Cuáles el proceso que deben seguir para avisar al decanato que van hacer alguna
actividad?
Las actividades se deben anunciar 2 semanas antes como mínimo para así poder
pedir y llenar las solicitudes necesarias. Las solicitudes para ser aprobadas deben ser
firmadas por la Decana auxiliar de la Facultad. Luego se guarda copia de las solicitudes.
En el caso de la reservación de salones grandes y anfiteatros esto se debe pedir el
Decanato de la Facultad, no en el Decanato Auxiliar de Asuntos Estudiantiles.
3. ¿Qué métodos utilizan para promocionar sus actividades?
Se utilizan las redes sociales, correos electrónicos, mensajes de texto, flyers,
profesores que promocionen las actividades en sus clases y mensajes verbales.
79
4. ¿Cómo son generalmente sus actividades, exclusivas para los miembros o abiertas para la
comunidad?
La gran mayoría de las actividades hechas son dirigidas al público general y unas
pocas son exclusivas para los miembros.
5. ¿Han tenido alguna dificultad en el proceso de comunicar sus actividades al decanato o la
comunidad estudiantil?
Lista te problemas:
a. Lentitud del proceso para la aprobación de las actividades, esto incluye el proceso
de la llena de solicitudes. A esto se le atribuye la indisponibilidad del personal
necesario para tener acceso a las facilidades reservadas.
b. Dificultad en el proceso de verificar que las actividades no causen conflictos
porque son similares y/o son hechas en la misma fecha y hora.
c. La localización de algunos tableros de anuncios y la dificultad de reservar los
mismos afecto el proceso de anunciar las actividades.
d. Dificultad en la comunicación entre algunas otras organizaciones estudiantiles en
el proceso de coordinar actividades.
6. ¿Se le debe otorgar una cuenta de acceso para cada organización donde uno o más
miembros puedan acceder el sistema como la organización, o se deben repartir distintas
cuentas a diferentes miembros dentro de la organización?
Una sola cuenta para cada organización.
94
Anejo 7: Informe Semestral de Actividades Realizadas por las Organizaciones
Estudiantiles Reconocidas
97
Universidad de Puerto Rico
Recinto de Rio Piedras
Facultad de Administración de Empresas
Instituto de Estadística y Sistemas Computadorizados de Información
Sistema de Manejo y Publicación de las Actividades
de las Organizaciones Estudiantiles dentro de la FAE
Guillermo Fuentes Valle
Edwin Franco Alicea
SICI-4025
Prof. María del Rosario Rodríguez Orellana
9 de Mayo de 2013
98
Tabla de Contenido
I – Introducción 1
Descripción de la organización 2
Interacción del grupo 3
II – Estudio Preliminar 4
Viabilidad Tecnológica 4
Viabilidad Económica 8
Viabilidad Operacional 10
III – Análisis del Sistema Presente 12
Descripción del sistema presente 12
Análisis del flujo de datos del sistema presente 13
Lista de Problemas 15
Lista de Requerimientos 15
Diagrama de Contexto del sistema presente 17
Diagrama Nivel Cero del sistema presente 18
99
IV – Diseño del nuevo sistema 19
Introducción al nuevo 19
Diagrama del flujo de las pantallas del nuevo sistema 20
Descripción de las pantallas 21
Lista de programas (procesos) del nuevo sistema 57
Pseudocódigo de una parte del programa de InformeSemestral 58
Descripción y diseño de las tablas de la base de datos 60
Diagrama de las Relaciones de las Entidades 66
Diagrama de contexto del nuevo sistema 67
Diagrama cero del nuevo sistema 68
Diagrama de Estado de las Actividades en el nuevo sistema 69
100
V – Anejos 70
Anejo 1: Guía de preguntas para las entrevistas principales 70
Anejo 2: Solicitud de Reconocimiento 75
Anejo 3: Directorio de los Representantes de las Organizaciones Estudiantiles 84
Anejo 4: Solicitud para uso del Vestíbulo 85
Anejo 5: Solicitud de Reservación o cambio de Salón 87
Anejo 6: Solicitud para el uso de Tablones de Anuncios en la FAE 88
Anejo 7: Informe Semestral de Actividades Realizadas por las Organizaciones 89
Estudiantiles Reconocidas