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Sistemas de Información Gerencial 8e
Parte 2 Administración de la Empresa Digital
SISTEMAS DE INFORMACION
EMPRESARIAL
Traducción de presentaciones de Sistemas de información Gerencial
kenneth C. Laudon, Jane Laudon Octava Edición
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• Un grave problema al que se enfrentan las empresas, es el de la saturación de información.
• En esta situación, los directivos, se encuentran cada vez con más y más información y menos tiempo para procesarla y transformarla en decisiones.
• Por lo tanto, la calidad de la información que reciben se convierte en un aspecto clave.
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• Entre otras, la buena información debe caracterizarse por ser:
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-Fiable, lo que se consigue asegurándose de que la fuente
sea cierta.-Precisa: que trate sobre la cuestión.
-Relevante: adaptada a las necesidades de su usuario.
-Comprensible para el receptor.
-Que se reciba en el momento justo en que se necesita.
-Que sea presentada según espera el usuario, es decir, con el
formato texto, ortográfico o combinado que requiera
-Que la reciba la persona adecuada.
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• La información en la empresa puede ser:
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INTERNA: Generada en el interior de la empresa
EXTERNA: Generada en el entorno de la empresa
CORPORATIVA: consiste en dar a conocer sus bienes o
servicios La información corporatva tradicional se está susttuyendo
por una polítca aperturista al exterior como forma de aumentar la
compettvidad
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Sistemas de información empresarial.• El sistema de información empresarial
constituye el conjunto de recursos de la empresa que sirven como soporte para el proceso básico de captación, transformación y comunicación de la información.
• Un sistema de información debe ser eficaz y eficiente.
• Es eficaz si facilita la información necesaria, y es eficiente si lo realiza con los menores recursos posibles.
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CONCEPTO
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Un sistema de información empresarial realiza tres actividades:
-Recibe datos de fuentes internas o externas.
-Actúa sobre los datos para procesarlos.
-Distribuye información procesada para el usuario.
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FUNCIONES
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1. Integración: Diseño de diversos sistemas que den servicio a diferentes niveles y funciones en la empresa. Esta integración resulta dificil y costosa por lo que gerentes requieren determinar que niveles de integración requieren y su costo
2. Ampliación del ámbito del pensamiento financiero : Las inversiones en sistemas empresariales de tipo financiero son enormes , se deben desarrollar durante largos períodos y se deben guiar por una visión compartida de los objetivos
Retos para la Contaduría
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Tipos de Sistemas de Información
Figura 2-1
Principales Tipos de Sistemas en las Organizaciones
Grupos a los que
sirven
Areas
Funcionales
Ventas y
Marketing
Manufactura Finanzas Contabilidad Recursos
Humanos
Tipos de S.I.
Directores
Gerentes de nivel
medio
Trabajadores del
conocimiento y de
datos
Gerentes
operativos
Nivel
Estratégico
Nivel
administrativo
Nivel del
conocimiento
Nivel
operativo
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Principales Tipos de Sistemas
• Sistemas de apoyo a ejecutivos (ESS) Executive Support Systems
• Sistemas de apoyo a la toma de decisiones(DSS) Decision Support Systems
• Sistemas de Información Gerencial(MIS) Management Information Systems
• Sistemas de trabajo de conocimiento (KWS) Knowledge Work Systems
• Sistemas de Oficinas Office Systems
• Sistemas de procesamiento de transacciones (TPS) Transaction Processing Systems
PRINCIPALES TIPOS DE SISTEMAS EN LAS ORGANIZACIONES
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Figura 2-2
PRINCIPALES TIPOS DE SISTEMAS EN LAS ORGANIZACIONES
Sistema a nivel estratégico
Pronóstico de
tendencia de
ventas a cinco
años
Plan
operativo a
cinco años
Pronósticos de
presupuestos
para cinco años
Planeación
de utilidades
Planeaciónd
e personal
TIPOS DE SISTEMAS
Sistemas de apoyo a
ejecutivos (ESS)
Administración
de ventas
Sistemas a nivel administrativo
Análisis de la
región de
ventas
Control de
inventarios
Programación
de la
programación
Elaboración del
presupuesto anual
Análisis de Costos
Análisis de la
inversión de
capitalAnálisis de la
fijación de precios y
rentabilidad
Análisis de
reubicación
Análisis de
costo de
contratos
Sistemas de información
Gerencial (MIS)Sistemas de apoyo a la
toma de decisiones
(DSS)Sistemas a nivel de Conocimiento
Estaciones de Trabajo
para ingeniería
Procesamiento de textos
Estaciones de trabajo para
gráficos
Digitalización de
documentos
Estaciones de trabajo
para gerentes
Calendarios electrónicos
Sistemas a nivel operativo
Sistemas de trabajo de
conocimiento (KWS)
Sistema de
Oficina
Seguimiento de pedidos
Control de
máquinasProgramación de
la plantaControl de movimiento de
materiales
Procesamiento de
pedidos
Negociación de
valores
Administración
del efectivo
Nómina
Cuentas por
pagar
Cuentas por
cobrar
Compensaciones
Capacitación y
desarrollo
Registro de
empleados
Sistemas de
procesamiento
de
transacciones
(TPS)
Ventas y
marketing
Manufactura Finanzas Contabilidad Recursos humanos
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RELACION DE LA INTERACCION ENTRE LOS SISTEMAS
Figura 2-9
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Tipo de funciones del Sistema:• Finanzas:Administrar activos financieros como
efectivo, acciones ,bonos y otros, determinar la capitalización de la empresa
• Contabilidad: Llevar y administrar los registros financieros (desembolsos, ingresos, depreciación nómina) de la empresa
Tipos de sistemas:• Cuentas por cobrar, Análisis de
cartera,Elaboración de presupuestos, planeación de utilidades
Sistema de Finanzas y Contabilidad
LOS SISTEMAS DESDE UNA PERSPECTVA FUNCIONAL
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Sistema de Finanzas y Contabilidad
Tabla 2-4
LOS SISTEMAS DESDE UNA PERSPECTVA FUNCIONAL
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Figura 2-13
Vista tradicional de los Sistemas de Información
APLICACIONES EMPRESARIALES
Proveedores
Proveedores
Proveedores
Lím
ites
de
la o
rga
niza
ció
n
Lím
ites
de
la o
rga
niza
ció
n
Clientes
Clientes
Clientes
Manufactura Contabilidad Finanzas Ventas y
marketing
Recursos
Humanos
Sistemas de
manufactura
Sistemas de
Contabilidad
Sistemas
de
Finanzas
Sistemas de
Ventas y
marketing
Sistemas de
Recusros
Humanos
Funciones Empresariales
Sistemas de Información
Procesos de
negocio
Procesos de
negocio
Procesos de
negocio
Procesos de
negocio
Procesos de
negocio
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Figura 2-14
SISTEMAS EMPRESARIALES
APLICACIONES EMPRESARIALES
Lím
ites
de
la o
rga
niza
ció
n
Lím
ites
de
la o
rga
niza
ció
n
Proveedores Clientes
Manufactura Contabilidad
Recursos
Humanos Ventas y
marketing
Finanzas
Procesos de negocios
Procesos de negocios
Procesos de negocios
Procesos de negocios de toda la empresa
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• Estructura Firme y organización: Una organización
• Administración: Firme – amplio conocimiento- basado en procesos administrativos
• Tecnología: Plataforma unificada
• Negocio: operaciones más eficientes y procesos de negocios para manejo de proveedores
Beneficios de los Sistemas empresariales
APLICACIONES EMPRESARIALES
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• Dificiles de Construir: requieren cambios fundamentales en la forma de operar de la empresa
• Tecnología: Requieren piezas completas de software y grandes inversiones de tiempo, dinero y experiencia
• Favorecen una coordinación y toma de decisiones centralizada: Lo cual no podría ser la mejor forma de operar para algunas empresas
Retos de los Sistemas Empresariales
APLICACIONES EMPRESARIALES
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Parte 2 Administración de la Empresa Digital
• ARTÍCULO 3. OBJETIVOS BASICOS. La información contable debe servir fundamentalmente para:
• Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entes, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el período.
• Predecir flujos de efectivo.• Apoyar a los administradores en la planeación,
organización y dirección de los negocios.
Decreto 2649 de 1993
OBJETIVOS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE
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• Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.
• Evaluar la gestión de los administradores del ente económico.
• Ejercer control sobre las operaciones del ente económico.
• Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas.
• Ayudar a la conformación de la información estadística nacional, y
• Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad económica de un ente represente para la comunidad.
OBJETIVOS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE
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• ARTÍCULO 4. CUALIDADES DE LA INFORMACION CONTABLE. Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la información contable debe ser comprensible y útil. En ciertos casos se requiere, además, que la información sea comparable.
• La información es comprensible cuando es clara y fácil de entender.
• La información es útil cuando es pertinente y confiable.
Decreto 2649 de 1993
CUALIDADES DE LA INFORMACIÓN CONTABLE
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• La información es pertinente cuando posee valor de realimentación, valor de predicción y es oportuna.
• La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual represente fielmente los hechos económicos.
• La información es comparable cuando ha sido preparada sobre bases uniformes.
Decreto 2649 de 1993
CUALIDADES DE LA INFORMACIÓN CONTABLE
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• Directivos de la empresa. Sin duda el usuario más importante de la información contable es el directivo, el administrador de la empresa, pues es este quien toma las decisiones, y éstas deben estar tomadas con base a la información ofrecida por la contabilidad. El gerente, jefe de departamento, etc., deben conocer muy bien su empresa o departamento, y esto se logra con la información que le suministra la contabilidad.
USUARIOS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE
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http://www.gerencie.com/usuarios-de-la-informacion-contable.html
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• Asesores de la empresa. Los asesores de la empresa, internos o externos, como asesores jurídicos, tributarios, comerciales, de mercadeo, en finanzas, entre otros, requieren de la información contable para poder emitir un concepto con bases sólidas.
USUARIOS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE
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• Socios. Los socios de la empresa son unos usuarios de la información contable muy importantes, y como todo socio espera obtener buena rentabilidad de su inversión, estos usuarios están muy pendientes del comportamiento financiero y operativo de su empresa, información que naturalmente es suministrada por la contabilidad.
USUARIOS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE
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• Inversionistas. Para el caso de las empresas que cotizan en bolsa, los posibles inversionistas son usuarios constantes de la información contable, puesto que con base a ella se puede anticipar de alguna forma el comportamiento futuro de la empresa, lo que le servirá de base para decidir comprar o vender sus acciones.
USUARIOS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE
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• Proveedores. Los proveedores son usuarios de la información contable muy interesados por conocer la estabilidad financiera de la empresa y su capacidad de pago. Ningún proveedor realizará inversiones cuantiosas en una empresa en la que no pueden determinar la seguridad de su inversión, y esto sólo es posible con la información suministrada por la contabilidad.
USUARIOS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE
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• Entidades financieras. Al igual que los proveedores, las entidades financieras están muy interesadas en conocer la realidad financiera de la empresa, y de hecho, lo primero que solicita un banco es precisamente los estados financieros.
USUARIOS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE
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• Entidades de control estatales. Las entidades estatales de control, y muy especialmente las que administran los impuestos, son usuarias muy asiduas y exigentes de la información contable, tanto que tienen la facultad de incidir sobre la formar como se debe generar esa información, puesto que buscan garantizar que esa información satisfaga sus necesidades.
USUARIOS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE
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• Empleados. Eventualmente los empleados pueden ser usuarios de la información contable, en la medida en que algunos se pueden interesar por las obligaciones que tienen con la empresa, o las obligaciones que la empresa tiene con ellos, y en las empresas donde a los empleados se les entregan acciones como una prima de productividad, con mayor razón están interesados en la información contable.
USUARIOS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE
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• COMPROMISO:• Elaborar en una hoja de exámen un
cuadro comparativo con lo más relevante entre:
• DECRETO 2649 Vs NIIF - NIC
COMPROMISO
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• La contabilidad con NIIF, sean estas, NIIF Completas o NIIF para PYMES, consideran las hipótesis fundamentales en la preparación de los Estados Financieros.
• Las descripciones de las hipótesis fundamentales se encuentran en el Marco Conceptual de la Información Financiera, en la Norma Internacional de Contabilidad 1 (NIC 1), así también, en la Sección 2 y 3 de las NIIF para PYMES, en cuyos textos denotan que los supuestos subyacentes (hipótesis fundamentales) en la preparación de Estados Financieros bajo NIIF son:
HIPÒTESIS
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Hipótesis fundamentales de la
Contabilidad con NIIF http://www.facilcontabilidad.com/hipotesis-fundamentales-de-la-contabilidad-con-niif
HIPÒTESIS
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• La Norma Internacional de Contabilidad 1 nos dice: “…Una entidad elaborará los estados financieros bajo la hipótesis del negocio en marcha, a menos que la gerencia pretenda liquidar la entidad o cesar en su actividad…”
• Quizás te preguntes… ¿Qué significa esto?
HIPÒTESIS
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Hipótesis Fundamental # 1
Negocio en Marcha.
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• Significa que la empresa debe evaluar la capacidad que tiene para seguir en funcionamiento. Esto implica realizar un análisis de las condiciones o eventos que generen duda de que la entidad continúe con sus operaciones normales. Esto es Fácil de entender.
• Ahora la pregunta clave es:• ¿Cómo se realiza el análisis de la Hipótesis
del Negocio en marcha?
HIPÒTESIS
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Hipótesis Fundamental # 1
Negocio en Marcha.
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• Por medio del historial del Rendimiento Financiero, es decir, si la entidad en su Estado de Resultados presenta operaciones rentables (ganancias), se sustenta que la hipótesis de negocio en marcha resulta apropiada, o
• Por medio de la utilización de índices financieros para analizar la rentabilidad actual y la esperada, la liquidez a corto plazo o el calendario de pagos, etc.
HIPÒTESIS
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Hipótesis Fundamental # 1
Negocio en Marcha.
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• Respecto de la Base del Devengado la NIC 1 dice: “…Cuando se utiliza la base de lo acumulado, una entidad reconocerá elementos de los estados financieros, cuando satisfagan las definiciones y los criterios de reconocimientos previstos para tales elementos en el Marco Conceptual”.
HIPÒTESIS
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Hipótesis Fundamental # 2
Base de lo Acumulado (Devengado)
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• Respecto de la Base del Devengado la NIC 1 dice: “…Cuando se utiliza la base de lo acumulado, una entidad reconocerá elementos de los estados financieros, cuando satisfagan las definiciones y los criterios de reconocimientos previstos para tales elementos en el Marco Conceptual”.
HIPÒTESIS
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Hipótesis Fundamental # 2
Base de lo Acumulado (Devengado)
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• Es decir, para que se reconozcan los activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos en los estados financieros, estos deben cumplir con la definición respectiva para cada elemento, además de los requerimientos necesarios para su reconocimiento y medición.
HIPÒTESIS
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Hipótesis Fundamental # 2
Base de lo Acumulado (Devengado)
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• Para identificar rápidamente si una empresa es un negocio en Marcha se puede recurrir a la Escritura de Constitución de la Empresa. En la cual hemos de observar el período de funcionamiento estimado de la entidad. Esta debería ser superior a un año, al menos.
• Se puede recurrir al uso de Razones Financieras, así:
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Análisis de la hipótesis:
Negocio en Marcha
HIPÒTESIS
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• Capital de Trabajo (Activos Corrientes – Pasivos Corrientes): Con los datos del ejemplo anterior, tendríamos una disponibilidad de $2 millones. Permitiendo el desarrollo normal de las actividades comerciales.
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Análisis de la hipótesis:
Negocio en Marcha
HIPÒTESIS
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• Podemos seguir aplicando más Razones Financieras, lo importante es tener presente que en el análisis que se efectúe, se debe llegar a concluir que la empresa en verdad es un Negocio en Marcha, porque no existe ninguna intención de liquidarla o cerrarla temporalmente.
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Análisis de la hipótesis:
Negocio en Marcha
HIPÒTESIS
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• Liquidez (Activos Corrientes/Pasivos Corrientes): Si una empresa al final del ciclo contable tiene Activos Corrientes de $4 millones y Pasivos Corrientes de $2 millones, como resultado tenemos que se posee $2 dólares para cubrir cada $1 dólar de deuda. De esta manera podemos concluir que la empresa puede atender sus compromisos a corto plazo de inmediato, sin que se ponga en riesgo la actividad comercial por la liquidez. -
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Análisis de la hipótesis:
Negocio en Marcha
HIPÒTESIS
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Análisis de la Hipótesis del Negocio en Marcha =
Identificar los Riesgos que pueden afectar el funcionamiento de una empresa.
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HIPÒTESIS
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• Los estados financieros de una entidad se elaboran utilizando la base contable de acumulación (devengo o causación) excepto la elaboración del estado de flujos de efectivo.
• De acuerdo con este principio las partidas de activos, pasivos, patrimonio, ingresos o gastos, se reconocerán cuando satisfagan las definiciones y los criterios de reconocimiento (Sección 2.36).
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Análisis de la hipótesis:
Base de lo acumulado (Devengo)
HIPÒTESIS
2.45 © 2004 by Prentice Hall
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• El principio de acumulación o devengo, conocido ampliamente en la normativa anterior, como de causación, implica que los hechos económicos se reconocen, así no se haya el cobro o pago en efectivo, así se produzcan en periodos diferentes, este principio va de la mano con la característica de la información contable de la esencia sobre la forma legal.
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Análisis de la hipótesis:
Base de lo acumulado (Devengo)
HIPÒTESIS
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• Los Estados financieros son una fotografía organizada o una representación estructurada de la situación financiera y del rendimiento financiero de una empresa, en otras palabras, el resultado de la contabilidad.
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Elementos que conforman los Estados Financieros
en la Contabilidad
ELEMENTOS DE LOS EEFF
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• Los Estados financieros son una fotografía organizada o una representación estructurada de la situación financiera y del rendimiento financiero de una empresa, en otras palabras, el resultado de la contabilidad.
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Elementos que conforman los Estados Financieros
en la Contabilidad
ELEMENTOS DE LOS EEFF
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Las Normas Internacionales de Información
Financiera, que comúnmente se las llama
NIIF, tienen un tratamiento diferente para
cada uno de los elementos que conforman
los Estados Financieros. Este enfoque se
basa en los beneficios económicos, así:
ELEMENTOS DE LOS EEFF
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Activos.
-Activo es un recurso controlado por la
EMPRESA, como resultado de sucesos
pasados, del que la misma espera
obtener en el futuro, beneficios
económicos.
ELEMENTOS DE LOS EEFF
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Pasivos.
Pasivo es un OBLIGACION ACTUAL de
la EMPRESA, como resultado de
sucesos pasados, al vencimiento de la
cual y para cancelarla, la EMPRESA
espera obtener en el futuro, beneficios
económicos.
ELEMENTOS DE LOS EEFF
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Patrimonio.
Es la diferencia Aritmética entre los valores del
ACTIVO y las obligaciones que constituyen el
PASIVO
El Patrimonio Neto representa la aportación
inicial del propietario para financiar el Negocio
(Capital Inicial).
Considerando que la EMPRESA es una
personalidad distinta del propietario, el Neto
representa la deuda que la EMPRESA tiene con el
propietario.
ELEMENTOS DE LOS EEFF
2.52 © 2004 by Prentice Hall
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2.53 © 2004 by Prentice Hall
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Ingresos.
Un ingreso es el incremento de los activos o el
decremento de los pasivos de una entidad, durante
un periodo contable, con un impacto favorable en
la utilidad o pérdida neta o, en su caso, en el
cambio neto en el patrimonio contable y,
consecuentemente, en el capital ganado o
patrimonio contable, respectivamente.
ELEMENTOS DE LOS EEFF
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GASTOS.
son los decrementos en los beneficios económicos,
producidos a lo largo del periodo sobre el que se
informa.
Se presentan en forma de salidas o disminuciones
del valor de los activos, o bien por la generación o
aumento de los pasivos. Estos dan, como resultado,
decrementos en el patrimonio, distintos de las
distribuciones realizadas en los inversores de
patrimonio.
ELEMENTOS DE LOS EEFF
2.55 © 2004 by Prentice Hall
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COSTOS.
ELEMENTOS DE LOS EEFF
Es un egreso que representa el valor de los
recursos que se erogan en la realización de
actividades que generan ingreso.
El costo se identifica por ser generador directo
de ingreso, y por lo tanto es recuperable, está
directamente relacionado con el producto o
servicio que presta la empresa
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COSTOS.
ELEMENTOS DE LOS EEFF
TODOCOSTO SE CONVIERTE EN GASTO CUANDO
EMPIEZA SU FUNCIÓN DE DESTINO
El costo tiene que ver con los activos, mientras que
el gasto se relaciona con los pagos que se realizan a
cambio de servicios.
Las objetos físicos o materiales tienen costo,
mientras que los servicios representan gastos.
De los gastos no se espera generar ingresos, pero
del costo de un producto sí.