Subsistema de

abastecimiento.

Ciclo del abastecimiento

Dr. Luis Navarro HospinalPresentado por :

Abastecimiento es un término que se

vincula con la acción y las consecuencias

de abastecer. Este verbo hace referencia,

por su parte, a proveer de aquello que es

necesario para la supervivencia.

Puede decirse, por lo tanto, que el

abastecimiento es una actividad que

consiste en satisfacer, en el tiempo

apropiado y de la forma adecuada, las

necesidades de las personas en lo

referente al consumo de algún recurso o

producto comercial. La noción, por lo

general, se equipara al suministro o al

término inglés supply

A nivel económico, el abastecimientoaparece vinculado a la logística y a lacadena de suministro. Esta cadena debeprever la demanda de los consumidores yasegurar la entrega de los productos a losdistribuidores, para evitar el agotamiento deunidades a la venta. Curiosamente, algunasempresas, sobre todo fabricantes deproductos electrónicos, utilizan la falta destock como punto de venta, ya que parallegar a ese punto es necesario haber tenidomucho éxito con la propuesta.

El proceso de abastecimiento, por lo

tanto, abarca todas aquellas actividades

que posibilitan la identificación y la

compra de los bienes y de los servicios que

una empresa u otra entidad necesita

para funcionar.

La gestión de la cadena de

abastecimiento se encarga de establecer

las relaciones entre sus diversos

componentes y de integrar las actividades

para que sus objetivos puedan cumplirse.

Más allá del comercio, podría decirse que

el abastecimiento de alimentos a la

ciudadanía es la obligación más

importante de un gobierno. Sin alimentos,

no hay vida posible; con una alimentación

deficiente, el desarrollo no puede

completarse.

Gestión de compras

Si no sabes cuál es el ciclo de compra de

tus clientes, estás perdiendo una gran

oportunidad de mejorar tus acciones de

Marketing y aumentar el beneficio de tu

empresa.

El ciclo de compra consta siempre de las

mismas 4 fases (AIDA) para cualquier

producto o servicio, pero la duración de

este proceso puede variar en cada caso:

• Atención (o Awareness): una persona

se da cuenta de que tiene un problema,

una necesidad o un deseo. La pregunta

que se hace es: ¿Cómo puedo

solucionarlo?

• Investigación (o Interest): entonces

pasa a una fase de búsqueda de

alternativas. ¿Qué opciones existen en el

mercado para solucionar mi problema o

necesidad?

• Decisión (Decision): para elegir entrelas distintas alternativas, debe formarse uncriterio y tener en cuenta todo lo quepuede influirle en su toma de decisión(precio, tiempo de entrega, frecuencia derenovación...). Así pues, aquí el usuario sepregunta cuál es la mejor opción.

• Acción (Action): una vez ya ha tenidoen cuenta todas las variables, llega elmomento de la compra; es decir, llega elmomento de tu venta.

Actualmente existen modelos de ciclo de

compra más complejos en los que se

incluyen más fases para detallar mejor el

proceso por el que pasa el usuario en su

evaluación de un producto o servicio. El

ciclo AIDA es uno de los más conocidos e

incluye los procesos imprescindibles que

debes tener en cuenta.

Por qué es importante conocer el ciclo de

compra de tus clientes

Como comentábamos al inicio, si sabes el

proceso por el que pasan tus clientes antes

de comprar tu producto, vas a poder

preparar una estrategia de Marketing mucho

más efectiva: podrás idear acciones de

Marketing específicas dependiendo de la

fase del ciclo de compra en la que se

encuentre el usuario, mejorando de forma

notable sus resultados.

El Ciclo de Compras

El proceso de compra de una empresa no

es fácil de realizar ya que se debe tener

una organización adecuada y acorde a

las necesidades propias de ellas.

ENTONCES: Podemos concluir que la

tarea de compra es básicamente una

serie de operaciones que se repiten;

porque involucra un ciclo de etapas que

necesariamente se deben cumplir a su

debido tiempo y una tras otra

respectivamente, porque el ciclo de

compra se pone en funcionamiento cada

vez que se tenga la necesidad de adquirir

un determinado material.

A continuación podrás identificar las cinco

etapas principales de un ciclo de compras:

1. Análisis de las Solicitud de Compras.

2. Investigación y Selección de

Proveedores.

3. Negociación con el Proveedor

(seleccionado).

4. Acompañamiento de Pedido.

5. Control de la Recepción del Material

Comprado.

Representemos el ciclo de compras en el

siguiente esquema:

Veremos cada una de las etapas antesnombradas:

1. Análisis de la solicitud de compra.

Corresponde a la primera etapa del ciclo decompras y comienza cuando el organismoencargado de adquisiciones recibe la solicitud decompras, emitida por el área de punto o secciónque requiera un determinado producto.

El organismo de compra efectúa el análisis delpedido, para conocer los antecedentes delmaterial requerido tales como: Especificaciones,cantidades requeridas, época adecuada para surecepción entre otros.

Debemos tener muy en claro que en

muchas empresas, las solicitudes de

compras, se hacen llegar al organismo

encargado a través de un listado que

además de contener los antecedentes del

material requerido, también lleva otros

datos como son: Ficha de última compra,

Nombre del proveedor, Cantidad

comprada y Precio de venta.

En esta primera etapa, el organismo de

compras debe planear sus actividades de

tal modo que pueda atender las

solicitudes de compras recibidas, y

proveer las compras. Como una forma de

facilitar esta tarea, éste organismo

mantiene un fichero o block de datos

sobre los materiales necesarios para la

empresa y a la vez un fichero de

proveedores para cada tipo de material.

Los siguientes esquemas te muestran

ejemplos de programación de materiales

para compra y ficha de historia de cada

material.

2. Investigación y selección de Proveedores.

Ésta es la segunda etapa del ciclo de

compras la que podemos dividir en dos

partes: La Investigación y La Selección de los

Proveedores.

• La Investigación: Consiste en investigar y

estudiar los posibles proveedores de los

materiales requeridos. Esta investigación la

realiza el organismo encargado de compras

y parte con la verificación de los proveedores

ya registrados.

Debemos tener claro que muchos

proveedores buscan las empresas a través

de sus ejecutivos de ventas

correspondientes y en la actualidad, vía

Internet (e-mail, correo electrónico); estos

para ser calificados para posibles

consultas, envían datos para su registro,

como nombre, dirección, capital social,

productos o servicios ofrecidos, referencias

de los clientes, etc.

Es necesario recordar que Proveedores sonlas empresas que producen las materiasprimas e insumos necesarios y que losvenden.

Como ya vimos en la etapa anterior, elorganismo encargado de compra debetener un banco de datos acerca de losproveedores ya registrados, que contenganantecedentes de los abastecimientosrealizados y las condiciones en que senegocio.

Este registro facilita enormemente los trabajos deinvestigación y selección de proveedores ya queademás de los datos del proveedor, el organismode compra debe mantener todo texto posiblecomo listas telefónica, revistas técnicas, catálogos,folletos, prospectos, cartas, etc., es decir todo loque pueda ofrecer información sobre los posiblesproveedores.

En el Banco de Datos, podemos clasificar a losproveedores como: Proveedor Real, que es aquelque ya efectuó ventas de materiales o insumos ala Empresa. Proveedor Potencial aquel que puedeser candidato para futuros abastecimientos.

• La Selección: Consiste en compararlas propuestas o cotizaciones recibidas delos proveedores y elegir cual es el quemejor atiende las conveniencias de laempresa. Para una buena selección delproveedor se deben considerar diversoscriterios tales como: precio, calidad delmaterial, condiciones de pago,descuentos, plazos de entrega,confiabilidad en el cumplimiento deplazos, etc.

Debes tener presente que a pesar de losdiversos criterios, generalmente el "precio" esla referencia más importante en la selecciónde los proveedores.

La investigación de los proveedoresbásicamente es una estadística del mercadoque permite verificar cuales son las posiblesfuentes de suministro de un materialrequerido. La tarea de selección y elecciónde proveedores la hace el organismo decompras y tiene como base la comparaciónentre los posibles proveedores.

De acuerdo a lo anterior podemos

concluir que la investigación permite una

comparación de los diversos proveedores

calificados, mientras que la selección es

una decisión sobre cuál será el escogido

para proveer el material requerido.

El esquema que observarás corresponde a

la comparación de precios y cotizaciones

de materiales.

3. Negociación con el Proveedor.

Una vez que se ha escogido el proveedormás adecuado, el organismo de comprasempieza a negociar con él la adquisición delmaterial requerido, dentro de las condicionesmás adecuadas de precios y pago. Laatención y cumplimiento de lasespecificaciones exigidas de material y elestablecimiento de plazos de entrega, debenser asegurados en la negociación. Lanegociación es la tercera etapa del procesoy sirve para definir cómo se hará la emisiónde la orden de compra al proveedor.

La Orden de Compra es un contrato formal entrela Empresa y el Proveedor, en ella se detallan lascondiciones en que se realizó la negociación, yaque tiene la fuerza de un contrato. Su aceptaciónimplica cumplir con todas las condicionesestipuladas. El comprador por una parte es elresponsable de las condiciones y especificacionescontenida en la orden de compra, mientras que elproveedor debe estar plenamente informado detodas las cláusulas, pre-requisitos y criteriosexigidos por la Empresa, los procedimientos derecepción del material, los controles yespecificaciones de calidad, etc., para que elpedido de la compra sea legalmente valido.

¿Qué es la Negociación?, Se le da este

nombre a los contactos entre el organismo

de compra y el proveedor para reducir las

diferencias y llegar a un termino medio;

cada parte cede un poco para que

ambos se beneficien.

Te presento un esquema de una orden de

compra.

4. Acompañamiento del pedido.

Hecha la orden de compra, el organismo decompras necesita asegurarse que la entregadel material se hará de acuerdo a los plazosestablecidos, calidad y cantidad negociaday por lo tanto debe haber un seguimiento delpedido, a través de constantes contactospersonales o telefónicos con el proveedor.Esto significa que el organismo de comprasno abandona al proveedor después dehaber emitido la orden de compra. Elseguimiento o acompañamiento representauna constante supervisión del pedido y unacobranza permanente de resultados.

Cuando la compra es de gran volumen,algunas Empresas realizan el seguimiento enfechas y plazos preestablecidos. De aquí ladenominación Follow-Up, término en inglesque significa seguir, acompañar, fechar.

La etapa de Follow-Up permite localizar enforma anticipada los problemas y éxitos,sorpresas desagradables; a través de él, elorganismo de compras puede apurar elpedido, exigir la entrega en los plazosestablecidos y/o intentar complementar elatraso con otros proveedores.

5. Control de la recepción del materialcomprado.

Es la quinta etapa del ciclo de compras y seda cuando el organismo de compras recibedel proveedor el material solicitado en laorden de compra. En la recepción delmaterial, el organismo de compras verifica silas cantidades están correctas y, junto con elorganismo de control de calidad, realiza lainspección para comparar el material con lasespecificaciones determinadas en la ordende compra, esta operación es la que sellama Inspección de calidad en la recepcióndel material.

Confirmada la cantidad y calidad del

material, el Organismo de Compras

autoriza a la bodega o almacén, recibir el

material y encomienda al Organismo de

Tesorería o Cuentas por Pagar, la

autorización para el pago de la factura al

proveedor, dentro de las condiciones de

precio y plazo de pago estipulado.

El ciclo de compras es continuo e

ininterrumpido, por lo tanto el gran

volumen de trabajo que realiza un

organismo de compras exige una agenda

de seguimiento y cobranza muy intensa,

principalmente, en empresas donde

puedan ocurrir cambios en el plan de

producción que impliquen anticipaciones

o atrasos en las entregas de materiales.

“Si quieres conocer el pasado,

entonces mira tu presente que

es el resultado.

Si quieres conocer tu futuro mira tu presente que es la

causa”