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Técnica para
diagramar procesos
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Índice 1. Introducción _________________________________________________________ 3
2. Objetivo _____________________________________________________________ 3
3. Temas ______________________________________________________________ 3
4. Resultados __________________________________________________________ 13
5. Ejemplo ____________________________________________________________ 13
6. Consideraciones _____________________________________________________ 13
7. Recomendaciones ____________________________________________________ 13
8. Beneficios __________________________________________________________ 14
9. Formato ____________________________________________________________ 14
10. Bibliografía _______________________________________________________ 14
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Técnica para diagramar procesos
Síntesis de la Notación BPMN - Nivel descriptivo
1. Introducción
La notación BPMN está compuesta por una serie de símbolos que suelen ocuparse en las
diferentes propuestas de diagramado de procesos, con la diferencia que a estos símbolos
se les han definido significados concretos, tanto en forma individual como en su relación
entre ellos.
Esto permite que los procesos de negocio se documenten de manera estandarizada y
agiliza su comunicación ya que con pocos símbolos se pueden expresar gran cantidad de
ideas relacionadas con los procesos de negocio.
2. Objetivo
Esta síntesis tiene la intención de presentar los elementos básicos de la notación BPMN
para poder diagramar un proceso de negocio a nivel descriptivo, siguiendo los
lineamientos generales que establece la notación.
3. Temas
3.1. Elementos básicos
Los cuatro elementos básicos que se emplean en la notación son:
Actividades
Eventos
Flujo de secuencia
Compuertas
La notación BPMN tiene alrededor de 100 símbolos distintos, muchos de ellos son
variantes de los 4 que vamos a explicar a continuación. No es necesario aprenderse todos
para modelar un diagrama, solo es necesario entender los elementos básicos y conforme
se necesite utilizar sus variantes.
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Eventos, actividades y flujos de secuencia
Los rectángulos con esquinas redondeadas representan las actividades del proceso,
estás representan una unidad de trabajo que se realiza en la organización, consume
recursos y tiene duración.
Consejo: Nombra las actividades con un verbo en infinitivo seguido de un sustantivo que
típicamente es un objeto del negocio. Es posible usar verbos compuestos o adjetivos para
los sustantivos, pero se recomienda no utilizar más de 5 palabras y omitir el uso de
artículos.
Los círculos que se muestran al inicio y al final del proceso son eventos, estos
representan cosas que ocurren en el proceso de manera instantánea. En el diagrama
anterior se muestra un evento inicial representado por un círculo con una línea delgada y
al final un evento final representado por un círculo con una línea gruesa.
Consejo: Etiqueta los eventos iguales de la misma manera ya que eventos finales de un
proceso son eventos iniciales para otro.
Las flechas que unen a los eventos y a las actividades indican el orden en el que se
presentan los elementos, es el flujo de secuencia del proceso.
Consejo: Traza siempre los flujos de secuencia de izquierda a derecha y de arriba abajo,
esto mejorará la organización visual del diagrama facilitando su lectura.
Compuerta
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En este diagrama se representa con un rombo una separación en flujo del proceso que
evalúa la actividad anterior, en este caso está evaluando si al checar stock se tiene
existencia del producto solicitado. Este rombo se denomina compuerta, la notación la
utiliza para indicar separaciones y uniones en el camino.
Consejo: Las compuertas no son puntos de decisión, son un mecanismo de BPMN para
evaluar información del proceso.
Un concepto útil sugerido por la notación BPMN es el “Token” que sirve para seguir la
secuencia lógica del proceso y es útil para encontrar errores en él. El “Token” se ha de
entender como una canica que recorre el flujo de secuencia desde el inicio hasta uno de
sus fines, éste representa una instancia del proceso, es decir un caso que se procesa y
simultáneamente un proceso puede tener muchos “Tokens” activos, ya que procesa
varios casos simultáneamente.
Consejo: Utiliza el “Token” para realizar revisiones a tus diagramas y asegurarte que
todos lleguen a un evento final y no queden atrapados dentro del proceso.
3.2. Uniones y separaciones
El nivel descriptivo de la notación se utiliza la compuerta exclusiva y la paralela para
realizar uniones y separaciones en flujo.
a) Compuerta exclusiva: representada por el rombo con una X en su interior o con su
interior vacío.
Consejo: Elige solo una de estas opciones para modelar los procesos en tu organización.
Compuerta exclusiva
En la figura anterior se presenta un segmento de un proceso, al termina la actividad
“Registrar Pedido” el proceso evaluará la información relacionada con la actividad y
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elegirá el camino adecuado. En este caso se tienen tres opciones y solo una de ellas se
puede tomar.
Consejo: Anota en cada una de las opciones la condición que se requiere para elegir ese
camino.
La siguiente actividad es “Elaborar factura”, ésta es común para las tres alternativas
anteriores por tal motivo se coloca una compuerta exclusiva que une los tres flujos. Al
llegar la instancia a esta segunda compuerta pasará de inmediato a “Elaborar factura”.
b) Compuerta paralela: El gráfico de esta compuerta es un rombo con un signo más
en su interior. Esta compuerta representa una separación paralela de los flujos que salen
de ella, en este caso no es necesario anotar una etiqueta a los flujos ya que todos ellos se
activarán. En el diagrama después de escribir el libro se separa el flujo en tres caminos
que activan tres tareas, “Diseñar portada”, “Programar difusión” y “Diseñar gráficos”. La
segunda compuerta unirá esos tres flujos y en este caso esperará a que las tres
actividades terminen para poder iniciar la tarea “Imprimir libro”.
Compuerta paralela
3.3. Elementos de información
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Objeto de datos, Almacenamiento de datos y Anotaciones
a) Objeto de datos: Este elemento muestra los datos que requiere una actividad
para ejecutarse o los datos que genera una vez concluida. Su representación gráfica es
un documento con la esquina superior derecha doblada, y se une a las actividades por
medio de una línea punteada, denominada en BPMN asociación, a la cual se le puede
agregar una flecha en alguno de los extremos para indicar si es un dato que requiere la
tarea o si es un dato que produce la tarea.
Consejo: Los objetos de datos pueden ser documentos del negocio o archivos. Por
ejemplo: Orden de compra, Factura, inventario.
Consejo: Los objetos de dato no sustituyen al flujo de secuencia y tampoco tienen
influencia en él.
Si es útil para el diagrama se pueden agregar estados a los objetos de datos, estos
estados representan el progreso que tienen en el proceso, los estados se pueden anotar
seguidos del objeto de dato dentro de corchetes. Por ejemplo: Pedido [pendiente], Pedido
[entregado].
b) Objetos de almacenamiento: representan los lugares que contienen los objetos
de datos que necesitan ser resguardados una vez que se termina la instancia, por
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ejemplo, bases de datos para objetos electrónicos, o archiveros físicos. En la notación
BPMN se representan con un cilindro vacío con tres líneas superiores.
Consejo: El empleo de Objetos de datos y de almacenamiento no son indispensables, su
uso puede complicar la lectura del diagrama, por ello se recomienda emplearlos cuando
se quiere hacer observaciones sobre un problema o cuando el diagrama se utilizará para
una automatización del proceso.
c) Anotaciones: se utilizan para proporcionar información adicional al proceso, no
tienen repercusión en el flujo de secuencia del mismo. Se representa por medio de un
rectángulo abierto dentro del cual se coloca el texto (en algunos softwares lo emplean
como un rectángulo cerrado) y se une con una línea punteada, asociación, al elemento
del proceso. Se pueden usar por ejemplo para para referir a reglas de negocio.
3.4. Participantes
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Pool y Lanes
El participante de un proceso puede ser un recurso humano o tecnológico que realiza las
actividades del proceso. En la notación BPMN se emplean dos elementos, el primero es el
Pool que se representa por un recuadro con una banda a la derecha, éste se puede
subdividir por medio de Lanes, el segundo elemento, que son bandas que dividen el Pool.
Ambos tienen una etiqueta que puede representar a un rol, un puesto, un área,
departamento o sistema de TI. En el caso del Pool también se puede asignar como
etiqueta el nombre del proceso que contiene en su interior.
En el diagrama anterior el Pool tiene la etiqueta “Ventas” ya que es un proceso que realiza
el área, y está subdividido por 4 Lanes.
3.5. Comunicación externa
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Flujos de mensaje
En los diagramas de BPMN se pueden establecer comunicaciones entre los procesos, es
decir entre los Pools. Estas se representan por una línea punteada y una flecha que se
traza desde un Pool a otro, puede conectar elementos dentro del Pool o solo los límites
del Pool. Su representación se hace por medio de una línea punteada y una flecha que se
coloca en el destinatario del mensaje, a este elemento se le denomina Flujo de mensaje.
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Estos flujos de mensaje son útiles para representar la comunicación existente entre
diferentes procesos o diferentes partes que colaboran. En el ejemplo anterior, se agregó
al cliente dentro de un Pool y se trazó un flujo de mensaje hacia el inicio del proceso de
ventas, al que se le ha agregado un sobre dentro para representar el mensaje que recibe
del cliente, el cual es el disparador de la instancia del proceso.
Consejo: Los flujos de mensaje no se pueden utilizar dentro de un mismo Pool.
3.6. Variantes de los elementos
Los elementos básicos de la notación BPMN tienen algunas variantes que permiten ser
más precisos en la descripción del proceso. Las compuertas, como ya comentamos,
pueden ser exclusivas o paralelas. Las tareas y los eventos también tienen variables que
comunican más información de manera visual, veamos cuales de estas variables se
utilizan en el nivel descriptivo de la notación.
a) Actividades:
En BPMN las actividades pueden ser tareas o procesos. Las tareas son elementos que
representan una actividad concreta que no se divide en más actividades, en cambio el
proceso si tiene en su interior más actividades.
Tarea de usuario y Tarea de servicio
Con BPMN podemos expresar que una tarea es realizad por una persona que interactúa
con un sistema, esto se hace empleando un símbolo de usuario en la tarea, este tipo de
tarea se denomina Tarea de Usuario. También se puede expresar que la tarea es
realizada únicamente por un sistema sin la intervención humana, en este caso se emplea
el símbolo de un engrane y el tipo de tarea se denomina Tarea de Servicio. No es
obligatorio emplear un tipo de tarea en los diagramas, se pueden emplear las tareas sin
especificar el tipo, a estás simplemente se les denomina Tarea.
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Subproceso colapsado y Subproceso expandido
Las actividades también pueden representar Subprocesos, es decir un contenedor de
otras actividades que podrían mostrarse o no en el diagrama. Los subprocesos se pueden
presentar de dos formas, expandido y colapsado. Un Subproceso colapsado se
representa con un signo “más” que nos indica que dentro de él se describen más
actividades. En cambio, un subproceso expandido se visualiza como un recuadro que
muestra las actividades en su interior.
Consejo: Utiliza los procesos colapsados para disminuir la extensión del diagrama, y limita
el uso de los procesos expandidos cuando se requiere entender la interacción que tiene
con el proceso que lo contiene.
b) Eventos:
Evento inicial y final de mensaje Evento inicial de tiempo Evento de fin terminal
Los eventos pueden mostrar en su interior diferentes símbolos que expresan una
característica adicional que ofrece información relevante de manera visual. Con el símbolo
del sobre se representan los mensajes que se reciben (con el sobre color blanco) y que se
envían (con el sobre color negro). Con un reloj se expresa una medida de tiempo, por
ejemplo: 2 días, todos los lunes, a principios de mes. Y con un circulo negro en el interior
del evento final se representa la terminación inmediata de todas las actividades que se
estén realizando en el proceso.
Tanto los eventos iniciales como los finales tienen una gran variedad de símbolos que
expresan con claridad determinadas circunstancias. Existen muchos más que se utilizan en
diagramas analíticos o ejecutables.
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Consejo: Existen eventos intermedios que se utilizan en la descripción analítica y
ejecutable, pero es posible emplearlos en diagramas descriptivos.
c) Compuertas:
Compuerta Exclusiva Compuerta Paralela
Como se mencionó anteriormente las compuertas controlan las uniones y separaciones en
el flujo, los dos tipos de compuerta que se emplean en la notación a nivel descriptivo son la
Compuerta Exclusiva y la Paralela. Existen otros tipos que se emplean en los niveles
analíticos y ejecutables.
Consejo: Es mejor limitar el uso compuertas a las exclusivas y paralelas, ya que las otras
compuertas hacen el diagrama más complejo y requieren mayor atención para no generar
modelos inválidos.
4. Resultados
Diagrama en notación BPMN
5. Ejemplo
En el desarrollo de este documento se han presentado diferentes ejemplos.
6. Consideraciones
Los diagramas elaborados con la notación BPMN ofrecen gran cantidad de información
respecto al proceso, se puede integrar información más detallada por medio de la
definición de atributos. Por otro lado, la definición y gestión de reglas de negocio dará
mayor capacidad de cambio al proceso y ofrecerá guías para conducir la conducta de sus
actores; estas reglas se pueden administrar por medio de softwares o de la supervisión
humana.
7. Recomendaciones
Divulgar en la organización y principalmente entre las personas que utilicen los
diagramas las bases incluidas en esta síntesis, para que el beneficio que ofrece la
notación se extienda en la empresa.
Utilizar un software que permita elaborar y modificar modelos en esta notación,
existen algunos gratuitos fáciles de usar.
Si se busca la automatización de procesos en un BPMS, evaluar el nivel de
conformidad del sistema con la notación.
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8. Beneficios
Diagramación visual de procesos por medio de símbolos capaces de expresar
amplias situaciones en los negocios.
Agilidad y precisión en la comunicación entre las personas del negocio y de TI
respecto a aspectos abstractos del negocio que suelen requerir muchas palabras
para explicarlos.
Consistencia en la expresión de los procesos de negocio, minimizando los errores
de comprensión.
9. Formato
Esta técnica no utiliza formatos, existen softwares con plantillas basadas en BPMN que te
permiten elaborar diagramas con facilidad.
10. Bibliografía
Dumas, M., Rosa, M. L., Mendling, J., & Reijers, H. A. (2013). Fundamentals of Business
Process Management. Heidelberg: Springer.
Object Management Group. (2011). Business Process Model and Notation (BPMN).
Recuperado el 2 de noviembre de 2016, de Object Management Group:
http://www.omg.org/spec/BPMN/2.0/
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