Post on 15-Dec-2015
description
PRESENTADO POR:
“EQUIPO DE TRABAJO N ° X”
REDISEÑO DEL SUBPROCESO DE VERIFICACIÓN DEFICHA DE MATRÍCULA DEL INSTITUTO SUPERIOR DEEDUCACIÓN PÚBLICA LA SALLE DE ABANCAY
LIMA - PERÚ
XXXXXXX 2014
CURSO:
REDISEÑO EMPRESARIAL, PROCESOS DE
NEGOCIOS Y REINGENIERÍA.
TRABAJO DE INVESTIGACIÓNTEMA:
1
2
3
4
5
6
7
8
INTEGRANTES DEL EQUIPO X:
ANTECEDENTES DEL ISEP “LA SALLE” DE ABANCAY
CONCIBE LA EDUCACIÓN COMO UN PROCESO PERMANENTE
QUE SE DA EN UN CONTEXTO SOCIO- CULTURAL, HISTÓRICO,
RELIGIOSO Y HUMANISTA.
BUSCA LA FORMACIÓN INTEGRAL DE LA PERSONA
QUE RESPONDA A LAS NECESIDADES Y DEMANDAS DE LA
SOCIEDAD ACTUAL EN CONSTANTE CAMBIO.
*ISEP = INSTITUTO SUPERIOR DE EDUCACIÓN PUBLICO 02
FORMACIÓN PROFESIONAL PEDAGÓGICA Y TÉCNICA.
REALIZA CURSOS DE ACTUALIZACION DOCENTE
REALIZA PROGRAMAS DE ESPECIALIZACION PARA
DOCENTES.
ISEP “LA SALLE” DE ABANCAY
ACTIVIDADES:
03
VISIÓN
AL 2016 EL INSTITUTO SUPERIOR DE EDUCACIÓN PÚBLICO LA
SALLE DE ABANCAY, ES UNA INSTITUCIÓN ACREDITADA, LÍDER
EN FORMACIÓN CONTINUA, INVESTIGACIÓN, INNOVACIÓN Y
PRODUCCIÓN, QUE FORMA PROFESIONALES DE CALIDAD,
COMPETENTES, INSERTADOS EN EL MERCADO LABORAL, CON
VALORES HUMANOS Y CRISTIANOS.
ISEP “LA SALLE” DE ABANCAY
04
MISIÓN
SOMOS UN INSTITUTO SUPERIOR DE EDUCACIÓN PÚBLICO DE
CONVENIO REGIDO POR PRINCIPIOS LASALLISTAS, CUYA
FINALIDAD ES FORMAR DOCENTES Y PROFESIONALES
TÉCNICOS COMPETENTES Y EMPRENDEDORES.
ISEP “LA SALLE” DE ABANCAY
05
OBJETIVOS
CONTRIBUIR EN LA FORMACIÓN CIENTÍFICA,
TECNOLÓGICA HUMANÍSTICA CON PRINCIPIOS
LASALLISTAS.
CONTAR CON UN SISTEMA DE INFORMACIÓN RELEVANTE
SOBRE EL MERCADO LABORAL QUE FACILITE LA
INSERCIÓN RAPIDA DE LOS EGRESADOS EN EL MISMO.
ISEP “LA SALLE“ DE ABANCAY
06
MACROPROCESO
MATRÍCULA DE ALUMNOS
07
MACROPROCESO: MATRÍCULA DE ALUMNOS
PAGOLLENADO DE
FICHA DE MATRÍCULA
REVISION DE FICHA DE
MATRÍCULA
EXPEDIR CONSTANCIA
PROCESOS
SUBPROCESOS
NECESIDADES
DEL USUARIO
PAGO
ENTREGA DE
FICHA
COMPARAR CON
PLAN DE ESTUDIOS
ENTREGA DE FICHA
A SECRETARÍA
ACADÉMICA
VERIFICACIÓN DE
FICHA DE MATRÍCULA
REGISTRO
FICHA DE MATRICULA
ALUMNO
SATISFECHO
EMISION DE
CONSTANCIA
ENTREGA DE
CONSTANCIA
SUBPROCESO A
ESTUDIAR
08
SUBPROCESO A ESTUDIAR
MACROPROCESO:
MATRÍCULA DE ALUMNOS
PROCESO:
REVISIÓN DE FICHA DE MATRÍCULA
SUBPROCESO:
VERIFICACIÓN DE FICHA DE MATRÍCULA
ÁREA: UNIDAD ACADÉMICA 09
NOMBRE DEL SUBPROCESO ACTUAL:
“VERIFICACIÓN DE FICHA DE MATRÍCULA”
NOMBRE DEL SUBPROCESO PROPUESTO :
“VERIFICACIÓN DE FICHA DE MATRÍCULA”
10
INFORMACIÓN GENERAL PARA HACER EL REDISEÑO
11
EQUIPO DE TRABAJO
NOMBRE CARGO OFICINA ÁREA
EQUIPO X FACILITADOR EXTERNA EXTERNA
ROBERTO COSIO
OBLITAS
DIRECTOR
GENERALCENTRAL DIRECCIÓN
SHIRLEY ALPACA
CISNEROS
SECRETARIA
DIRECCIÓNCENTRAL DIRECCÍON
ESAÚ HURTADO
CONTRERASJEFE UNIDAD CENTRAL UNIDAD ACADÉMICA
FANNY PRADA
MENDOZA
SECRETARIA
UNIDAD ACADÉMICACENTRAL UNIDAD ACADÉMICA
ELÍAS LOPINTA
VALENZUELA
SECRETARIO
ACADÉMICOCENTRAL
SECRETARIA
ACADÉMICA
IGNACIA TORRES
AYMACHOQUE
SECRETARIA DE
SECRETARÍA
ACADÉMICA
CENTRALSECRETARIA
ACADÉMICA
IRMA ROCIO
MALPARTIDA
CHIPANA
TESOSERA CENTRAL TESORERÍA
12
SIMBOLOGÍA MAYNARD PARA HACER EL SUBPROCESO
PASO SIMBOLO DESCRIPCIÓN
OPERACIÓNCUALQUIER PASO QUE AGREGA VALOR AL SUBPROCESO
HACE AVANZAR EN FORMA DIRECTA EL SUBPROCESO.
TRANSPORTE CUALQUIER ACCIÓN QUE DESPLAZA INFORMACIÓN U
OBJETOS, INCLUYENDO PERSONAS.
DEMORA
(NO PROGRAMADA)
RETRASO NO PROGRAMADO DE MATERIALES, PARTES O
PRODUCTOS. CUALQUIER TIEMPO DE ESPERA DE
PERSONAS.
INSPECCIÓN INCLUYE INSPECCIONES DE CALIDAD Y CANTIDAD,
REVISIONES Y AUTORIZACIONES.
ALMACENAMIENTO
(DEMORA
PROGRAMADA)
RETRASO PROGRAMADO DE MATERIALES, PARTES O
PRODUCTOS.
ALMACENAMIENTO ALMACENAMIENTO PERMANENTE.
RETRABAJO
CUALQUIER PASO INNECESARIO Y REPETIDO DE
OPERACIÓN.R
13
DESARROLLO FUNCIONAL14
DIAGRAMA FUNCIONAL DE RUTA DE DOCUMENTOS
15
DIAGRAMA DE CAUSA EFECTO
16
AS-IS
ALINEAMIENTO CON EL PLAN
ESTRATÉGICO 17
SUBPROCESO NO CUENTA CON :
VISIÓN
MISIÓN
OBJETIVOS
18
AS-IS
DESARROLLO DEL FLUJO Y
EXPLICACIÓN DEL SUBPROCESO 19
SUBPROCESO
20
EXPLICACIÓN DEL SUBPROCESO
SECRETARIA DE
UNIDAD
ACADÉMICA
JEFE DE UNIDAD
ACADÉMICA
SECRETARIA DE
SECRETARÍA
ACADÉMICA
SECRETARÍO
ACADÉMICA
21
DIAGRAMA DE MAYNARD DEL SUBPROCESO
AS-IS
22
DIAGRAMA MAYNARD DELSUBPROCESO:“VERIFICACIÓN DE FICHA DE MATRÍCULA”
23
AS-IS
PROBLEMAS
FORTALEZAS
DEBILIDADES
24
PROBLEMAS DEL SUBPROCESO
DEMASIADAS ACTIVIDADES REPETITIVAS..
TIEMPO EXCESIVO EN LAS ACTIVIDADES PARA LA MATRICULA
DE ALUMNOS
25
FORTALEZAS DEL SUBPROCESO
INFRAESTRUCTURA ADECUADA
PERSONAL MOTIVADO CON IDENTIDAD INSTITUCIONAL.
PREDISPOSICIÓN DE LOS DIRECTIVOS AL TRABAJO EN EQUIPO.
26
DEBILIDADES DEL SUBPROCESO
DEFICIENTE ORGANIZACIÓN EN ACTAS PARA LA REVISIÓN DE LA
FICHA DE MATRÍCULA.
EL PERSONAL ADMINISTRATIVO CARECE DE CAPACITACIÓN.
EQUIPO DE COMPUTO OBSOLETO.
MALA DISTRIBUCIÓN DE LAS OFICINAS
VERIFICACION DE FICHAS DE MATRICULA EN TIEMPO EXCESIVO.
27
COSTO MENSUAL DEL SUBPROCESO
CARGOREMUNERACIÓN
UNITARIA S/.
PERSONAL
MENSUAL
TOTAL
S/.
COSTO
PROMEDIO DEL
SUBPROCESO
SECRETARIA DE UNIDAD
ACADÉMICA1,100 1 1,100 5.5
JEFE DE UNIDAD ACADÉMICA 1,500 1 1,500 7.5
SECRETARIA DEL SECRETARIO
ACADÉMICO1,100 1 1,100 5.5
SECRETARIO ACADÉMICO 1,450 1 1,450 7.3
COSTO FIJO MENSUAL 400 2.0
NÚMERO DE PERSONAS 4
TOTAL DE FICHA DE MATRÍCULA VERIFICADAS POR MES 200
COSTO MENSUAL DEL SUBPROCESO
28
ANÁLISIS DE PUESTOS, PERSONAL INVOLUCRADO EN EL
SUBPROCESO
AS-IS
29
ANÁLISIS DE PUESTOS
ACTIVIDADES
RECEPCIONA Y REGISTRA EXPEDIENTES.
RECEPCIONA FICHA DE MATRICULAS
REDACTA DOCUMENTOS TALES COMO MEMORANDUM,
OFICIOS Y SOLICITUDES.
TRANSPORTA DOCUMENTOS
SECRETARIA DE UNIDAD ACADÉMICA
30
ACTIVIDADES
EMITE RESOLUCIONES.
ESTABLECE LA CARGA HORARIA DE LOS DOCENTES
VERIFICA EL AVANCE CURRICULAR DE LOS DOCENTES
PROGRAMA EL INICIO DEL SEMESTRE ACADÉMICO
JEFE DE UNIDAD ACADÉMICA
ANÁLISIS DE PUESTOS
31
ANÁLISIS DE PUESTOS
ACTIVIDADES
RECEPCIONA Y REGISTRA EXPEDIENTES.
RECEPCIONA FICHA DE MATRICULAS
REDACTA DOCUMENTOS COMO MEMORANDUM, OFICIOS Y
SOLICITUDES.
TRANSPORTA DOCUMENTOS
REALIZA CERTIFICADO DE ESTUDIOS
SECRETARIA DE SECRETARÍA ACADÉMICA
32
ACTIVIDADES
RESPONSABLE DE LA PROGRAMACIÓN DE SUBSANACIONES
RESPONSABLE DE ESTABLECER FECHA PARA
SUSTENTACIÓN DE TESIS.
CONVOCAR A REUNIÓN DE DOCENTES Y DIRECTIVOS.
SECRETARIO ACADÉMICO
ANÁLISIS DE PUESTOS
33
ANÁLISIS DE PUESTOS
RESUMEN DE TIEMPOS EN LA VERIFICACIÓN DE UNA FICHA DE MATRÍCULA
34
SUBPROCESO REDISEÑADO35
SUBPROCESO PROPUESTO
NOMBRE:
VERIFICACIÓN DE FICHA DE
MATRÍCULA
OBJETIVO:
REALIZAR LA VERIFICACIÓN DE LA
FICHA DE MATRICULA DEL ALUMNO
EN EL MENOR TIEMPO POSIBLE.
36
ALINEAMIENTO CON EL
PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO
37
VISIÓN.
SER EL SUBPROCESO MAS EFICAZ EN LA
GESTIÓN DE LAS FICHAS DE MATRÍCULAS.
38
MISIÓN.
MANTENER UN SERVICIO CENTRADO Y SIN
ERRORES EN LA VERIFICACIÓN DE LAS FICHAS
DE MATRÍCULAS EN EL MENOR TIEMPO POSIBLE.
39
FLUJOGRAMA DELSUBPROCESO PROPUESTO
40
SUBPROCESO PROPUESTO :VERIFICACIÓN DE FICHA DE MATRÍCULA
EXPLICACIÓN DEL SUBPROCESO
SECRETARIA DE
UNIDAD
ACADÉMICA
JEFE DE UNIDAD
ACADÉMICA
JEFE DE
SECRETARÍA
ACADÉMICA
41
SUBPROCESO PROPUESTOVERIFICACIÓN DE FICHA DE MATRÍCULA
SUSTENTO DEL SUBPROCESO
TIEMPO
SUBPROCESO
ACTUAL
TIEMPO
SUBPROCESO
PROPUESTO
REDUCCIÓN EN
MINUTOS
REDUCCIÓN EN %
68 MIN 56 MIN 12 MIN 17.64 %
42
DIAGRAMA DE MAYNARD
DEL SUBPROCESO43
SUBPROCESO PROPUESTO VERIFICACÍÓN DE FICHA DE MATRÍCULA
DIAGRAMA DE MAYNARD
44
FORTALEZAS
TRABAJADORES CAPACITADOS
PARA REALIZAR LAS TAREAS DEL
SUBPROCESO, EN EQUIPO.
SUBPROCESO PROPUESTO VERIFICACIÓN DE FICHA DE MATRÍCULA
45
DEBILIDADES
HASTA EL MOMENTO NO SE HA
ENCONTRADO DEBILIDADES EN
EL SUBPROCESO.
SUBPROCESO PROPUESTO VERIFICACIÓN DE FICHA DE MATRÍCULA
46
COSTO MENSUAL DEL SUBPROCESO PROPUESTO VERIFICACIÓN DE FICHA DE MATRÍCULA
CARGOREMUNERACIÓN
UNITARIA S/.
PERSONAL
MENSUAL
TOTAL
S/.
COSTO
PROMEDIO
DEL
SUBPROCESO
SECRETARIA DE UNIDAD ACADÉMICA1,100 1 1,100 5.5
JEFE DE UNIDAD ACADÉMICA 1,500 1 1,500 7.5
SECRETARIO ACADÉMICO 1,450 1 1,450 7.3
COSTO FIJO MENSUAL 400 2.0
NÚMERO DE PERSONAS 4
TOTAL DE FICHA DE MATRÍCULA VERIFICADAS POR
MES200
COSTO MENSUAL DEL SUBPROCESO
PROPUESTO
47
ANÁLISIS DE PUESTOS DEL
PERSONAL INVOLUCRADO EN
EL SUBPROCESO48
ANÁLISIS DE PUESTOS
SECRETARIA DE UNIDAD ACADÉMICA
ACTIVIDAD
RECEPCIONA FICHA DE MATRÍCULA
ESPERA
TRANSPORTA FICHA DE MATRICULA
DESCARGA FICHA DE MATRÍCULA EN SISTEMA
ARCHIVAR FICHA
49
JEFE DE UNIDAD ACADÉMICA
ANÁLISIS DE PUESTOS
ACTIVIDAD
FIRMA EN LA FICHA DE MATRÍCULA
50
SECRETARIO ACADÉMICO
ANÁLISIS DE PUESTOS
ACTIVIDAD
RECEPCIONA FICHA DE MATRÍCULA
ESPERA
REALIZA VERIFICACIÓN DE LA FICHA DE MATRÍCULA Y DA
CONFORMIDAD
FIRMA EN LA FICHA DE MATRÍCULA
ESPERA
TRANSPORTA FICHA DE MATRICULA
51
ANÁLISIS DE PUESTOS
RESUMEN DE TIEMPOS EN LA VERIFICACIÓN
DE UNA FICHA DE MATRÍCULA
52
MANEJO DEL CAMBIO
AL
53
ANÁLISIS DEL CAMBIO
OPORTUNIDADES CAMBIO DIFICULTAD BENEFICIOS COSTOS SOPORTE RIESGOS
VERIFICAR FICHA
DE MATRÍCULA
RAPIDEZ EN
LA
VERIFICACI
ÓN DE LA
FICHA DE
MATRÍCULA
MEDIO SATISFACCIÓN
DE LOS
ALUMNOS
CAPACIT
ACIÓN
CAPACITAC
IÓN AL
PERSONAL
ADAPTACIÓN
AL NUEVO
SUBPROCESO/
MÁS
CAPACITACIÓN
REDUCCIÓN DE
TIEMPO EN EL
SUBPROCESO
REUTILIZACI
ÓN DE
TIEMPOS EN
ACTIVIDADE
S DE VALOR
BAJA MEJORA EN EL
CLIMA
LABORAL
CAPACIT
ACIÓN
APLICATIVO TIEMPO LIBRE
SIN
USO/REASIGN
AR
EMPLEADOS
DEL AS-IS AL TO-BE
54
ANÁLISIS DEL CAMBIO DEL SUBPROCESO
PASOS DEL SUBPROCESO 16
ESPERAS 5
PERSONAS 4
TIEMPO DE VERIFICACIÓN DE
FICHA DE MATRÍCULA
68 MIN X
FICHA
COSTO DEL SUBPROCESO
MENSUAL
S/. 5,550
PASOS DEL SUBPROCESO 12
ESPERAS 3
PERSONAS 3
TIEMPO DE VERIFICACIÓN
DE FICHA DE MATRÍCULA
56 MIN X
FICHA
COSTO DEL SUBPROCESO
MENSUAL
S/. 4,450
ACTIVIDADES QUE
NO ENTRAN EN EL
SUBPROCESO
REDISEÑADO
55
CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES
56
REDUCCIÓN DE PERSONAS DE 4 A 3 = 1 = 25 %
REDUCCIÓN DE TIEMPO DE 68’ A 56’ = 12’ = 17.64 %
REDUCCIÓN DE ESPERAS DE 5 A 3 = 2 = 40 %
REDUCCIÓN DE PASOS DE 16 A 12 = 4 = 25 %
REDUCCIÓN DEL COSTO MENSUAL DEL SUBPROCESO
DE S/ 5,550 A S/ 4,550 = S/ 1,100 = 19 %
SE CUMPLIÓ EL OBJETIVO DE REDUCIR EL TIEMPO DE REVISIÓN
DE FICHA DE MATRÍCULA EN 17.64%
57
LA DIRECIÓN GENERAL DEBE PERMANECER COMPROMETIDA Y APOYAR
EL REDISEÑO DEL SUBPROCESO Y SU RETROALIMENTACIÓN CONTÍNUA.
MANTENER EL PLAN DE CAPACITACIÓN CON CRONOGRAMA SEMESTRAL
PARA EL PERSONAL DEL SUBPROCESO.
58
FIN
59
57
HACER EL PLAN DE CAPACITACIÓN
57
HACER EL PLAN DE CAPACITACIÓN