Post on 29-Sep-2020
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES-IBARRA”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
TESIS DE GRADO PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN
CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS, CPA.
TEMA:
MODELO DE CONTROL DE INVENTARIOS PARA LA EMPRESA PIELACTIVE DE
LA CIUDAD DE IBARRA, PROVINCIA DE IMBABURA
AUTORA: PILATAXI FARINANGO GABRIELA ALEXANDRA
TUTOR: DRA. ARCINIEGAS GERMANIA, MSC.
IBARRA- ECUADOR
2015
CERTIFICACIÓN DEL ASESOR
En calidad de asesor del presente trabajo de investigación, certifico que la tesis de grado
cuyo título es ¨MODELO DE CONTROL DE INVENTARIOS PARA LA EMPRESA
PIELACTIVE DE LA CIUDAD DE IBARRA, PROVINCIA DE IMBABURA¨. Fue
elaborado por: Pilataxi Farinango Gabriela Alexandra y cumple con los requisitos
metodológicos que la Universidad Regional Autónoma de los Andes ¨UNIANDES¨ exige,
por lo tanto autorizo su presentación para los trámites pertinentes.
Ibarra, 18 de Septiembre del 2015
Atentamente,
DRA. GERMANIA ARCINIEGAS, MSC
ASESORA
DECLARACIÓN DE AUTORÍA
Yo, Pilataxi Farinango Gabriela Alexandra, estudiante del noveno nivel de la Facultad de
Sistemas Mercantiles de la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES”
DECLARO, haber realizado la investigación para el ¨MODELO DE CONTROL DE
INVENTARIOS PARA LA EMPRESA PIELACTIVE DE LA CIUDAD DE IBARRA,
PROVINCIA DE IMBABURA¨.y que los criterios emitidos en la tesis de grado, son de mi
autoría, habiendo consultado varias fuentes que oportunamente se identificarán, por lo que
dichos contenidos es de mi responsabilidad.
Atentamente,
……………………………….
Gabriela Alexandra Pilataxi Farinango
AUTORA
C.I. 1002993515
DEDICATORIA
Esta tesis se la dedico a Dios quién supo guiarme por el buen camino, darme fuerzas para
seguir adelante y no desmayar en los problemas que se presentaban, enseñándome a
encarar las adversidades sin perder nunca la dignidad ni desfallecer en el intento.
A mi abuelita Rosita Herrera por su apoyo, consejos, comprensión, amor y ayuda en los
momentos difíciles.
A mis padres Edwin y Verónica porque han sido pilar fundamental para culminar con éxito
mi carrera profesional, me han dado todo lo que soy como persona, mis valores, mis
principios, mi carácter, mi empeño, mi perseverancia, mi coraje para conseguir mis
objetivos.
Gabriela Pilataxi
AGRADECIMIENTO
A Dios y a mis padres por estar conmigo siempre para alentarme, a la Universidad
Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES” por abrirme sus puertas y darme la
oportunidad de ser mejor en la vida, a mis docentes por orientarme e impartir sus
conocimientos de la mejor manera, con su sabiduría y experiencia, agradezco
profundamente por el apoyo que me brindaron para poder culminar con éxito este carrera.
A la empresa “PIELACTIVE”, por haberme dado la oportunidad de crecer personal y
profesionalmente, gracias a la experiencia adquirida que me permitió aplicar mis
conocimientos en el trabajo investigativo.
A mis compañeras Joselyn Toalombo y Nelly Guagala porque sin el equipo que formamos,
no hubiéramos logrado esta meta.
Gabriela Pilataxi
ÍNDICE GENERAL
INTRODUCCIÓN.....................................................................................................................1
Planteamiento del problema…………………………………………………………….. 1
Formulación del problema…………………………………………………….………… 1
Delimitación del problema………………………………………………….….……… 1
Objeto de investigación y campo de acción…………………………………..……….. 1
Identificación de la línea de investigación……………………………………………… 1
Objetivos: Objetivo general y objetivos específicos……………………………..……. 1
Idea a defender………………………………………………………………….…….. 2
Justificación del tema………………………………………………………….……… 2
Breve explicación de la metodología investigativa a emplear…………………..…….. 2
Elementos de novedad, aporte teórico y significación práctica de la tesis……….…… 2
Resumen de la estructura de tesis………………………………………………….….. 3
CAPÍTULO I
MARCO TEÓRICO
1.1 Origen y evolución del proceso de Auditoría...........................................................4
1.2 Análisis de las distintas posiciones teóricas ..............................................................5
1.3 Valoración crítica de los conceptos principales .......................................................5
1.3.1 Empresa Comercial........................................................................................................5
1.3.1.1 Clasificación de las Empresas.......................................................................................5
1.3.1.2 Las empresas y el control ..............................................................................................7
1.3.2 El control ........................................................................................................................7
1.3.2.1 Importancia ....................................................................................................................7
1.3.2.2 Tipos de control .............................................................................................................8
1.3.2.3 Control Interno Previo.- ................................................................................................8
1.3.2.4 Control interno posterior.- .............................................................................................8
1.3.2.5 Control Interno concurrente.-........................................................................................8
1.3.3 El control interno ...........................................................................................................9
1.3.3.1 Tipos de Control Interno .............................................................................................10
1.3.3.2 Elementos del control interno .....................................................................................10
1.3.4.1 Propósitos de los Inventarios. ..................................................................................... 11
1.3.4.2 Tipos de Inventarios .................................................................................................... 11
1.3.4.3 Métodos de Valoración de Inventarios .......................................................................12
1.3.4.4 Cuantificación de Inventarios .....................................................................................13
1.3.4.5 Costo de Inventarios ....................................................................................................13
1.3.4.6 Costo de Compra .........................................................................................................13
1.3.4.7 Costo de Conversión....................................................................................................13
1.3.4.8 Otros Costos .................................................................................................................15
1.3.5.2 Importancia del Control de Inventarios. .....................................................................16
1.3.5.3 Políticas de Control de inventarios .............................................................................16
1.3.5.4 Beneficios del control de inventarios .........................................................................16
1.3.6 Técnicas de Administración de Inventarios. ..............................................................17
1.3.6.1 Modelo de Análisis ABC .............................................................................................17
1.3.6.3 Sistemas de control de inventarios .............................................................................18
1.3.6.4 Características de un sistema de control ....................................................................18
1.4 Análisis crítico sobre el proceso de auditoría de la empresa PIELACTIVE....19
1.5 Conclusiones parciales del capítulo. .......................................................................19
CAPÍTULO II.
MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA
2.1 Caracterización de la Empresa PIELACTIVE .....................................................21
2.2 Descripción Metodológica ........................................................................................22
2.2.1 Modalidad de Investigación ........................................................................................22
2.2.2 Tipos de investigación .................................................................................................22
2.2.3 Métodos de investigación ............................................................................................23
2.2.4 Población ......................................................................................................................23
2.2.5 Técnicas de investigación ...........................................................................................24
2.2.6 Instrumentos .................................................................................................................24
2.3 Propuesta del investigador .......................................................................................26
2.4 Conclusiones parciales del capítulo ........................................................................27
CAPÍTULO III
DESARROLLO DE LA PROPUESTA
3.1 Tema…………… ........................................................................................................28
3.1.1 Objetivo de la propuesta ..............................................................................................28
3.1.2 Misión ...........................................................................................................................28
3.1.3 Visión ............................................................................................................................28
3.1.4 Valores corporativos ....................................................................................................28
3.1.5 Descripción de la empresa. .........................................................................................29
3.1.6 Base legal. ....................................................................................................................29
3.1.7 Órganos de control. ......................................................................................................29
3.1.8 Leyes y normas. ...........................................................................................................30
3.1.10 Manual de Funciones y Procedimientos empresa PIELACTIVE.............................32
3.1.11 Métodos para control de inventario ...........................................................................59
3.1.12 Método para determinar proceso de órdenes de pedido a proveedores...................62
3.1.13 Análisis de Impactos. .................................................................................................63
3.1.14 Impactos. .....................................................................................................................63
3.2 Análisis de los resultados finales de la investigación. ...........................................65
3.2.1 Validación de la propuesta. .........................................................................................65
3.3 Conclusiones parciales del capítulo ........................................................................67
CONCLUSIONES GENERALES ........................................................................................70
RECOMENDACIONES ........................................................................................................71
BIBLIOGRAFÍA
ANEXOS
ÍNDICE DE FIGURAS
Pág.
Figura 1 Clasificación de las Empresas……...……………………………….. 6
Figura 2 El control………………...………………………………………...... 8
Figura 3 Propósito de los Inventarios…………………………………..…….. 11
Figura 4 Tipos de Inventarios……….…………………………………..…….. 12
Figura 5 Métodos de Valoración de los Inventarios………………….……….. 17
Figura 6 Componentes de un Modelo de Inventarios………..……….…..…... 26
Figura 7 Órganos de Control……….………………………………….…….... 29
Figura 8 Organigrama Estructural………….……………………….…….…... 30
Figura 9 Representación Gráfica de los Artículos ABC...…………………… 62
ÍNDICE DE TABLAS
Pág.
Tabla 1 Población……………………….. ..……………………………..….. 24
Tabla 2 Descripción de la Empresa………………………………………...... 29
Tabla 3 Valorización de los Inventarios………………………………..…….. 59
Tabla 4 Categorización de Inventarios.………………………………..…….. 62
Tabla 5 Órdenes de Producción a Proveedores…………………….……….. 63
Tabla 6 Formas de Calificación de los Impactos….………..……….…..…... 63
Tabla 7 Ponderación Administrativa…..…………………………….…….... 64
Tabla 8 Ponderación Financiera………….……………………….…….…... 64
Tabla 9 Ponderación Social…………………………......…………………… 65
RESUMEN EJECUTIVO
PIELACTIVE, ubicada en la zona norte del Ecuador, al ser una de las marcas líderes en la
ciudad de Ibarra, no cuenta con políticas y herramientas de control de inventario
adecuadas que están produciendo efectos negativos en la empresa. Es fácil observar la
despreocupación y su influencia con otras áreas, afectación que sin duda dificulta la
contabilización, y el manejo del inventario ya que la base primordial de la empresa y la
buena administración de recursos se encuentra en el control interno por la necesidad
permanente de supervisión que sobre ellos se obliga.
El presente tema de investigación denominado Modelo de Control de Inventarios para la
empresa “PIELACTIVE”, tiene como propósito el control de inventarios y de todas las
operaciones que se realizan en la bodega donde se encuentra la mercadería y así establecer
los controles adecuados.
Lo anteriormente mencionado está enmarcado en el manejo eficiente de la mercadería,
problemática que se identificó mediante la realización de entrevistas efectuadas tanto al
gerente, contador y bodeguero.
Cabe recalcar que se hace uso de métodos, técnicas e instrumentos que ayudan a recopilar
información, donde se puede detectar los diversos problemas que aquejan a la empresa,
tomando como línea de investigación la Auditoría.
En sí, el Modelo de Control de Inventarios beneficia de manera directa a PIELACTIVE,
permitiendo alcanzar así competitividad en el mercado y en las operaciones comerciales
además será una herramienta útil para el control y los procedimientos servirán como una
guía para el desarrollo de las diferentes actividades que se realizan dentro de la empresa.
ABSTRACT
PIEL ACTIVE Company is located in the north of Ecuador, being one of the leading
brands in Ibarra city, it doesn’t have politics and suitable inventory control tools that are
producing negative effects in the company. It is easy to see the unconcern and their
influence with other areas, affectation that difficult the accounting and the inventory
management, since it is the primary basis for the company and a good resources
management is found in the internal control by the permanent need of supervision that is
forced to them.
This investigation’s topic called Inventory Control Model for PIEL ACTIVE Company has
as purpose the inventory control of all operations that are made in the warehouse where is
found the merchandise and establish the appropriate controls.
The previously is framed in the merchandise efficient handling; a problem that was
identified through the interviews performed to the manager, accountant and the vintner.
In this work was used the methods, techniques and tools that help to gather information,
where was detected the several problems that affect to the company, taking in account the
research line as auditing.
So, the Inventory Control Model benefits directly to PIEL ACTIVE Company, allowing to
reach market competitiveness and commercial operations, besides it will be a useful tool
for the control and procedures will serve as a guide for the development of different
activities performed inside the company.
1
INTRODUCCIÓN
La Empresa “PIELACTIVE”, es propiedad del señora Paola Fernanda Enríquez Bedón, la
misma que inicia sus operaciones en el año 2010, se dedica a ofrecer un servicio de
primera en la venta de ropa por catálogo al por mayor y menor se encuentra ubicada en la
ciudad de Ibarra y distribuye su mercadería en todo el país, ésta, se encarga de la
distribución de distintas prendas de vestir, para adultos y niños que son obtenidas a través
de distintos proveedores que elabora las mismas.
Cabe recalcar que en el año 2000 todas las empresas, tanto comerciales, industriales y de
producción sufren una crisis financiera, la cual da origen a un incremento en los precios de
sus productos, pero hoy gracias a los acelerados cambios que se están produciendo en el
contexto empresarial, las empresas comerciales pueden hacer uso de técnicas, modelos y
herramientas que les permitan llevar un correcto manejo de sus inventarios, ya que éstos
son considerados el motor de este tipo de entidades. Sin embargo hasta la década de los
ochenta, el contar con grandes volúmenes de existencias se interpreta como un signo de
poder económico y buena administración e incluso en ocasiones se medía la solidez de una
empresa por la cantidad de inventario que era capaz de almacenar, sin tomar en cuenta los
altos costos que incurren en el mantenimiento y pedido de los mismos, motivo por el cual
se establece que el inadecuado manejo de los inventarios, representa un alto costo para las
empresas comerciales.
De acuerdo a lo manifestado anteriormente el presente trabajo de investigación se enmarca
en el contexto de ¿Cómo lograr el manejo eficiente de las mercaderías de la Empresa
PIELACTIVE de la ciudad de Ibarra, Provincia de Imbabura?, para lo cual se ha
establecido como objetivo general Diseñar un modelo de control de inventarios para el
manejo eficiente de la mercadería de la empresa PIELACTIVE. Del mismo modo se
establecen cuatro objetivos específicos, los cuales se cumplen a cabalidad siendo estos: la
sustentación bibliográfica, el diagnóstico de la situación actual, la identificación de los
componentes más idóneos para su estructuración y por último la validación de expertos,
todo ello enmarcado en el objeto de investigación Procesos de Auditoría, en el campo de
acción Control de Inventarios y en la línea de investigación Auditoría. La idea a defender
es que con el Modelo de Control de Inventarios se logra el manejo eficiente de la
mercadería de la empresa “PIELACTIVE”, donde se puede identificar dos variables: el
Modelo de Control de Inventarios y el manejo deficiente de la mercadería. La metodología
2
que se emplea es la modalidad cuali-cualitativa, que permite conocer la realidad de las
actividades administrativas - financieras e identificar las falencias que se suscitan en el
proceso de manejo de los inventarios. De la misma forma se hace uso de la Investigación
de acción, la cual permite proponer cambios dentro de la empresa, mismos que están
direccionados en el manejo eficiente de la mercadería, mientras que la investigación
bibliográfica y la investigación de campo facilitan la recopilación de información,
basándose en el análisis de las distintas posiciones teóricas sobre los Inventarios.
Con el método analítico sintético facilita el análisis y la confrontación de las distintas
posiciones teóricas sobre los Modelos de Inventarios, donde gracias al método inductivo
deductivo se puede estructurar el Modelo con un orden y una secuencia lógica que le da el
enfoque sistémico. A su vez la técnica de investigación que se utiliza es la entrevista, a
partir de la cual se realiza la recopilación de información primaria, tomando como base una
guía de entrevista. Este trabajo se encuentra estructurado en tres capítulos, el capítulo I
abarca el origen y la evolución que ha tenido la Auditoría desde sus inicios hasta la
actualidad, a través de la cual se ha podido revisar todos los movimientos económicos que
se han suscitado en un período contable, además se establece el marco teórico que aborda
los temas y subtemas más esenciales, a través de los cuales se puede dar continuidad al
desarrollo de este trabajo.
En el capítulo II se presenta la descripción de la metodología, la cual parte de la modalidad
Cuali-cualitativa, del uso de métodos, técnicas e instrumentos, mismos que permiten la
recopilación de información. Finalmente en el capítulo III se desarrolla la propuesta, donde
se realiza un análisis de todos los resultados alcanzados.
La presente investigación contiene manuales que describen cómo deben desarrollarse las
actividades y procesos de la empresa, en los cuales se detallan políticas, procedimientos y
formatos a seguir para el desarrollo de operaciones ya que a través de estos modelos se
puede mejorar los procesos y como consecuencia de ello optimizar los recursos, situación
que hoy en día les ha caracterizado a las empresas para ser más competitivas dentro del
mercado.
En cuanto se refiere al aporte teórico, significación práctica y novedad científica de esta
investigación, se puede manifestar que existe una estrecha relación de estos tres aspectos
debido, que al contar con un procedimiento científicamente fundamentado, con un enfoque
3
sistémico, donde se integren todos los elementos que incidan en él, es vital para la
obtención de los niveles de eficiencia con que deben operar las empresas comerciales en la
actualidad.
4
CAPÍTULO I
MARCO TEÓRICO
1.1 Origen y evolución del proceso de Auditoría
Los objetivos y los conceptos que guían las auditorías actuales eran desconocidas a
principios del siglo XX, pero se la ha practicado desde la historia del comercio y las
finanzas. La palabra auditor proviene del latín (audire = oir) y significa el que oye, en esa
época los documentos contables del gobierno eran aprobados solo después de una lectura
pública de los informes en voz alta, esto se mantuvo durante la Edad Media hasta la
Revolución Industrial. (Whittington, Pany, 2008, pág. 7).
Durante la Revolución Industrial, conforme iba aumentando el tamaño de las empresas
manufactureras, sus propietarios empezaron a los servicios de administradores contratados,
como resultado de esta relación se fueron presentando errores involuntarios y es ahí donde
empiezan a recurrir a la contratación de los auditores para protegerse de los posibles
errores ya sean estos de los ejecutivos o empleados de las empresas e instituciones
bancarias. La auditoría es una de las aplicaciones de los principios científicos que tiene la
contabilidad, basada en el análisis de los registros contables de las empresas. (Whittington,
Pany, 2008, pág. 7).
Hasta mediados de los años setenta, las actividades relativas al control interno
predominaban en las áreas de diseño de sistemas y en Auditoría. Centrándose en cómo
mejorar los sistemas de control interno y como integrarlos en las Auditorías, no obstante a
partir de 1973 y 1976 se comenzó a prestar atención al control interno, ya que grandes
empresas estadounidenses habían estado involucradas en operaciones ilegales de
financiación de partidos políticos y en pagos dudosos, entre ellos sobornos a representantes
de gobiernos extranjeros. (Cooper & Lybrand e Instituto de Auditores Internos, 1997, pág.
128)
Actualmente la Auditoría se percata de la importancia de un control interno eficiente. El
control interno de una compañía consta de las políticas y procedimientos establecidos para
asegurarse razonablemente de que los objetivos se alcanzarán, entre ellos el de preparar los
estados financieros confiables.
5
1.2 Análisis de las distintas posiciones teóricas
Primera Generación
Según Mantilla y Blanco (2005), Esta etapa del control se basó en acciones empíricas, a
partir de los procedimientos de ensayo error. Esta generación, si bien es obsoleta aún tiene
una fuerte aplicación generalizada. La principal causa de su insistente aplicación se debe
en buena parte a la carencia de profesionalización de quienes tienen a su cargo el control
de inventario.
Segunda Generación
Según Mantilla y Blanco (2005), Esta etapa se encuentra marcada por un sesgo legal, se
logran imponer estructuras y prácticas de control pero desafortunadamente dio una
conciencia distorsionada de este, al hacerlo operar muy cerca de la línea de cumplimiento
formal y lejos de niveles de calidad técnico.
Tercera Generación
Según Mantilla y Blanco (2005), Actualmente se centra en esfuerzos, en la calidad
derivada del posicionamiento en los más altos niveles estratégicos y directivos, como
requisito mínimo que garantiza la eficiencia del control interno.
1.3. Valoración crítica de los conceptos principales
1.3.1 Empresa Comercial
De acuerdo a Hernández y Ferrante (2009) y Zapata (2011), la empresa es una
organización social que realiza un conjunto de actividades y utiliza una gran variedad de
recursos (financieros, materiales, tecnológicos y humanos), que tiene por finalidad obtener
utilidades a través de su participación en el mercado de bienes y servicios.
1.3.1.1 Clasificación de las Empresas.
Según, Rincón, Lasso & Parrado (2009) las empresas pueden clasificarse de la siguiente
manera:
Según su objetivo
Comerciales. Pretenden generar una utilidad a través del desarrollo de su
actividad económica.
No comerciales
con personería
jurídica.
Su actividad económica esta direccionada a la prestación de un
servicio específico.
Viene pág. 5
Continúa pág. 6
6
Sin personería
jurídica.
Son aquellas que no se encuentran constituidas como sociedad.
Según su Actividad económica
Empresas
agropecuarias.
Son aquellas que se dedican a la producción de bienes agrícolas o
pecuarios, es decir a las plantas y a los animales.
Empresas
mineras.
Se dedican a la explotación de minerales, mismos que se encuentran
en la superficie del suelo.
Empresas
industriales.
Son aquellas que se dedican a la transformación de la materia prima
en productos terminados, disponibles para la venta.
Empresas
comerciales.
Son aquellas q se dedican a la compra y venta de productos, los
cuales tienen un aumento en el precio de venta.
Empresas de
servicios.
Son creadas con el único propósito de ofertar un servicio a la
colectividad, de tal manera que satisfaga una necesidad específica.
Según la procedencia de su capital
Empresas
privadas.
Son entidades cuyo capital proviene de personas particulares, en
donde son ellas las que tienen el control de toda la empresa.
Empresas
públicas.
Son de propiedad del Estado, en donde el aporte de capital está dado
por el mismo.
Empresas de
Economía mixta
Son creadas con aportes de estado y de personas particulares.
Según el número de propietarios
Individual. Tienen un solo propietario.
Unipersonal. Tiene un solo propietario, que puede ser una persona natural o
jurídica.
Sociedad. Está conformada por dos o más personas que son consideradas
socios.
Según el tamaño
Microempresa. Son entidades que se dedican a la producción de bienes o servicios,
en donde para pertenecer a este sector, no deben superar el límite de
cantidad de trabajadores que van del 1 al 10.
Pequeña. Es una entidad independiente, cuyo objeto es obtener un beneficio
económico, pero que para pertenecer a este rango no debe exceder
del número de trabajadores que van de 11 a 50 personas.
Mediana. Es un ente económico, conformado por una cantidad de trabajadores
que van de 51 a 200 personas.
Grande. Son organizaciones cuyo número de trabajadores puede ser igual o
superior a las 200 personas.
Figura 1 Clasificación de las empresas
Fuente: Rincón, Lasso & Parrado, 2009
Viene pág. 5
7
En sí el autor mantiene una estrecha relación con otros autores al momento de clasificar a
las empresas, solamente que cada uno utiliza distinto criterios pero en consenso es lo
mismo.
1.3.1.2 Las empresas y el control
Es fundamental para empresas de reciente creación o en su defecto en entidades que están
en funcionamiento observar aspectos o factores que instituyan el control como política
aplicable con la que se dota de capacidad para diseñar el sistema de control en el que se
“define que se va a controlar, se determina las desviaciones que van a ser aceptables, la
respuestas a estas desviaciones”, (Gil Estallo, 2010, p.346), tomando en cuenta que en
control puede afectar a las personas.
1.3.2 El control
En el control empresarial conviven instrumentos muy diferentes, aunque con una finalidad
compartida, que normalmente es conseguir los objetivos, fines o metas empresariales.
1.3.2.1 Importancia
El control es de vital importancia dado que:
1. Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen planes
exitosamente.
2. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos.
3. Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que
no se vuelvan a presentar en el futuro.
4. Localiza a los lectores responsables de la administración, desde el momento en que se
establecen medidas correctivas.
5. Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo
como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación.
6. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
7. Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y
consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa
8
Figura 2 El Control
Fuente: (Pérez & Veiga, 2013, p. 24)
El autor indica que el control es de vital importancia debido a que es la base donde
descansan las actividades y operaciones de una empresa el cual permite alcanzar los
objetivos, su función es aplicable a todas las áreas, de su efectividad depende que la
administración obtenga la información necesaria para seleccionar de las alternativas y las
que mejor convengan a los intereses de la entidad.
1.3.2.2 Tipos de control
1.3.2.3 Control Interno Previo.
Para Rincón S., C. A., & Villarreal Vásquez, F. (2010) Son acciones que se toman antes de
realizar un procedimiento o toma de decisión y que prevengan posibles errores futuros, este
tipo de control se debe tener gran cuidado y de conciencia humana ya que si cada miembro
de una institución lo aplicara reduciría enormemente los posibles errores, fraudes, mal uso
de recursos e incluso desperdicios de material.
1.3.2.4 Control interno posterior
Para Rincón S., C. A., & Villarreal Vásquez, F. (2010) Este tipo de control se produce
luego de la acción o procedimiento puede ser financiero o administrativo, el cual se lo
maneja interna como externamente, ya que internamente lo puede hacer auditoría interna al
revisar acciones ya realizadas o también lo regula el estado a través de sus entidades
controladoras.
1.3.2.5 Control Interno concurrente
Para Rincón S., C. A., & Villarreal Vásquez, F. (2010) Son aquellos procedimientos que
permiten verificar y evaluar las acciones y procedimientos realizados en el campo y a
tiempo reales, es decir al momento en que están realizando, aquí es donde interviene las
9
políticas y procedimientos ya establecidos el nivel de calidad de las mismas, o la
vulnerabilidad de las acciones.
1.3.3 El control interno
Para GARCÍA C. Juan y GUTIÉRREZ P. Lilia, (2008) El control interno es un proceso
efectuado por el consejo de administración, la dirección y el resto de personal de una
entidad, tiene por objeto salvaguardar, preservar los bienes de la empresa y evitar
desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contraerán
obligaciones sin autorización, con el objeto de proporcionar un grado de seguridad
razonable para la consecución de sus objetivos dentro de las siguientes categorías:
Eficacia y eficiencia en las operaciones,
Fiabilidad de la información financiera y de gestión,
Salvaguarda de los recursos de la entidad, y,
Cumplimiento de las leyes y normas aplicable.
El control interno en cualquier organización, reviste mucha importancia, tanto en la
conducción de la organización, como en el control e información de las operaciones,
porque ayuda:
A que los recursos (humanos, materiales, y financieros) disponibles, sean utilizados en
forma eficiente, bajo criterios técnicos que permitan asegurar su integridad, su custodia y
registro oportuno, en los sistemas respectivos.
MANTILLA, Samuel Alberto (2008) dice: “El control interno es diseñado y efectuado por
quienes tienen a cargo, el gobierno, la administración y otro personal; y quien tiene la
intención de dar seguridad razonable sobre el logro de los objetivos de la entidad con
relación la confiabilidad de la información financiera, la efectividad, eficiencia de las
operaciones y el cumplimiento con las leyes y regulaciones aplicables”.
El Control Interno es: Un proceso que realiza la administración de una entidad al diseñar
un conjunto de políticas, procedimientos y reglamentos que aplicados proporcionan
seguridad razonable en el cumplimientos de objetivos, obteniendo así certeza en la
información financiera, eficiencia, efectividad y economía en las operaciones a través del
firme y constante cumplimiento de dicha normativa.
10
1.3.3.1Tipos de Control Interno
De acuerdo a lo que menciona MIRA,(2006) reconocen únicamente el control Contable y
al Administrativo, en donde el Contable parte desde un plan de organización hasta los
distintos métodos y procedimientos que se requieren para proteger los activos de una
empresa, mientras que el administrativo se enfoca en la base legal que rige a una
organización bien definida, todo ello relacionado con la mejora de la gestión operativa,
mientras que (Pimentel, 2008) hace referencia a tres tipos de Control Interno incluyendo el
contable, administrativo pero añade la comprobación interna.
1.3.3.2 Elementos del control interno
Los elementos que conforman el control interno son:
1 La estructura de la organización.
Se condensa en principios, cuadros y manuales, expuestos a través de organigramas y
manuales de funciones, que permiten interpretar y evaluar la información recibida.
2 El sistema de contabilidad. Se afianza en:
Adecuada segregación de funciones
Principios de general aceptación
Plan de cuentas y procedimientos contables
Registros y comprobantes
Estados financieros
1.3.4 Inventarios
Según BARANDIARAN, Rafael; (2008). “Diccionario de Términos Financieros” dice que
los inventarios son un puente de unión entre la producción y las ventas, en una empresa
manufacturera el control de inventario equilibra la línea de producción.
Según la NIC 2 Los inventarios abarcan las mercancías compradas o retenidas para vender
incluyendo por ejemplo mercancía comprada por un detallista y retenida para vender, o
terrenos y otras propiedades retenidas para vender.
Los inventarios también abarcan bienes producidos o trabajos en proceso de producción
por la empresa, e incluyen materiales y suministros en es pera de uso en el proceso de
producción. En el caso de un proveedor de servicios los inventarios incluyen el costo del
11
servicio como se describe en el párrafo 13, por el cual la empresa aún no ha reconocido el
ingreso relacionado.
1.3.4.1 Propósitos de los Inventarios.
Tomando como referencia lo que menciona Chase, Jacobs & Aquilano, (2009) los
propósitos de los Inventarios son los siguientes:
Para mantener la
independencia entre
las operaciones.
Se basa en que el suministro de los materiales que se requieren
para la elaboración de un producto deben proporcionarse dentro
del área de trabajo, de tal manera que se pueda mantener
flexibilidad en las operaciones.
Para cubrir la
variación en la
demanda.
La demanda no se conoce con exactitud, por lo que es necesario
mantener inventarios de seguridad a fin de cubrir ciertas
variaciones.
Para permitir
flexibilidad en la
programación de la
producción.
Al mantener inventarios dentro de la empresa, se disminuye la
presión que existe en la producción ya que se cuenta con
productos terminados que están disponibles para la venta.
Aprovechar los
descuentos basados
en el tamaño de
pedido.
La cantidad de pedido implica costos, por lo que mientras mayor
sea la cantidad a pedir, menores serán los costos que incurran en
el manejo de la mercadería.
Figura 3 Propósitos de los Inventarios
Fuente: Chase, Jacobs & Aquilano, 2009
El autor menciona que el propósito de los inventarios es proveer a la empresa de materiales
necesarios para su continuo y regular desenvolvimiento es decir, el inventario tiene un
papel vital para el funcionamiento acorde y coherente para el proceso de producción.
1.3.4.2 Tipos de Inventarios
Para poder mencionar los diferentes tipos de inventarios es necesario tener bien claro lo
que son los inventarios. El inventario es por lo general, el activo mayor en los balances de
una empresa, mientras que, los gastos por inventarios, llamados costos de mercancías
vendidas, son usualmente los gastos mayores en el estado de resultado. A aquellas
empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su principal función y
la que da origen a todas las restantes operaciones, necesitan de una constante información
12
resumida y analizadas sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de
cuentas principales y auxiliares relacionadas con estos controles.
Muller, M. (2009), entre estos se pueden mencionar los siguientes tipos de inventarios:
Inventario perpetuo. Es el que se lleva en continuo acuerdo con las exigencias en el
almacén. Por medio de un registro detallado que puede servir también como auxiliar,
donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades física. Lo registros
perpetuos son útiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestrales o
provisionales. También este tipo de inventario ofrece un alto grado de control, porque los
registros de inventarios están
Inventario final. Es el que se realiza al término del ejercicio económico, generalmente al
finalizar el periodo y puede ser utilizado para determinar un nueva situación patrimonial en
ese sentido, después de efectuadas las operaciones mercantiles de dichos períodos.
Inventario inicial. Es el que se realiza al dar comienzos de las operaciones.
Inventario físico. Es el inventario real, pues se encarga de contar, pesar, o medir y anotar
todas y cada una de las diferentes clases de bienes. Que se hallen en existencia en la fecha
del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y
valoradas de las exigencias.
1.3.4.3 Métodos de Valoración de Inventarios
Tomando como referencia lo que menciona (Farrín, 2010) los Métodos de Valuación de
Inventarios son los siguientes:
Criterio FIFO.
(First in, first out)
Considera que las unidades que salen del almacén
son las más antiguas, es decir las primeras en
entrar son las primeras en salir.
Criterio LIFO.
(Last in, first out)
Considera que los productos que salen del
almacén son los más recientes, es decir las últimas
en entrar serán las primeras en salir.
Criterio de precio de costo último.
Este método consiste en valorar a las unidades
que ingresan al almacén, mediante el último
precio del costo de adquisición.
Continúa pág. 13
13
Criterio de precio medio.
Busca una valoración media para los productos
que ingresan al almacén, todos ellos a distintos
precios unitarios.
Precio estándar.
Consiste en establecer un precio aproximado para
cada uno de los productos, basándose en los
componentes de su costo.
Figura 4 Métodos de Valoración de Inventarios
Fuente: Farrín, 2010
Los dos autores hacen mención a los tres métodos de valoración de inventarios que se han
venido usando durante todo el tiempo que es: el método FIFO, LIFO y Promedio
ponderado, quienes concuerdan con su definición.
1.3.4.4 Cuantificación de Inventarios
Guerrero Salas, H. (2010), Los inventarios deben ser cuantificados al más bajo de su costo
y su valor neto de realización.
1.3.4.5 Costo de Inventarios
Guerrero Salas, H. (2010), El costo de inventarios debe comprender todos los costos de
compra, costos de conversión y otros costos incurridos para traer los inventarios a su
presente ubicación y condición.
1.3.4.6 Costo de Compra
Guerrero Salas, H. (2010) Los costos de compra de inventarios comprenden el precio de
compra, derechos de importación y otros impuestos (distintos de los que son recuperables
por la empresa de parte de las autoridades fiscales) y transporte, manejo y otros costos
directamente atribuibles a la adquisición de productos terminados, materiales y servicios.
Los descuentos por pronto pago, bonificaciones y otras partidas similares se deducen en la
determinación de los costos de compra.
1.3.4.7 Costo de Conversión
Guerrero Salas, H. (2010) Los costos de conversión de inventarios incluyen costos
directamente relacionados a las unidades de producción tales como la mano de obra
directa. También incluyen una asignación sistemática de gastos indirectos de producción
Viene pág. 12
14
fijos y variables que se incurren al convertir los material es en productos terminados. Los
gastos indirectos de producción fijos son aquellos costos indirectos de producción que
permanecen relativamente constantes, independientemente del volumen de producción
tales como la depreciación y el mantenimiento de edificios de la fábrica y de equipo y el
costo de administración y dirección de la fábrica. Los gastos indirectos de producción
variables son aquellos costos indirectos de producción que varían directamente, o casi
directamente con el volumen de producción, tale s como materiales indirectos y mano de
obra indirecta.
La asignación de gastos indirectos de producción fijos a los costos de conversión se basa
en la capacidad normal de las instalaciones de producción. Capacidad normal es la
producción que se espera sea lograda en promedio durante un número de períodos o
épocas bajo circunstancias normales, tomando en cuenta la pérdida de capacidad
resultante de los planes para mantenimiento.
El nivel real de producción puede ser usado si se aproxima a la capacidad normal. La
cantidad de gastos indirectos fijos asignados a cada unidad de producción no es aumentada
como una consecuencia de baja producción o de la planta fuera de servicio. Los gastos
indirectos no asignados son reconocidos como un gasto en el período en que fueron
incurridos. En períodos de producción normalmente alta, la cantidad de gastos indirectos
fijos asignada a cada unidad de producción es disminuida, de modo que los inventarios no
sean cuantificados por arriba del costo. Los gastos indirectos de producción variables son
asignados a cada unidad de producción sobre la base del uso real de las instalaciones de
producción.
Un proceso de producción puede dar como resultado que se esté produciendo más de un
producto simultáneamente. Este es el caso, por ejemplo, cuando se producen productos
conjuntos o cuando hay un producto principal y un subproducto. Cuando los costos de
conversión de cada producto no son identificables separadamente éstos se asignan entre
los productos sobre una base consistente y racional.
La asignación puede ser basada por ejemplo en el valor relativo de ventas de cada
producto ya sea en la etapa del proceso de producción en que los productos se vuelven
identificables por separado, o a la terminación de la producción. La mayoría de los
subproductos por su naturaleza son de poca importancia relativa. Cuando este es el caso a
15
menudo son cuantificados a su valor neto de realización y este valor se deduce del costo
del producto principal.
Como resultado, la cantidad de registro del producto principal no es sustancialmente
diferente de su costo.
1.3.4.8 Otros Costos
Guerrero Salas, H. (2010). Otros costos se incluyen en el costo de inventarios sólo en la
medida en que son incurridos para traer los inventarios a su presente ubicación y
condición.
Puede ser apropiado incluir en el costo de inventarios los gastos indirectos que no sean de
producción o los costos de diseñar productos para clientes específicos.
Algunos ejemplos de costos excluidos del costo de inventarios y reconocidos como gastos
en el período en que fueron incurridos son los siguientes:
a) cantidades anormales de materiales desperdiciados, mano de obra, u otros costos de
producción;
b) costos de almacenamiento, excepto que esos costos sean necesarios previamente en el
proceso de producción en una etapa más avanzada de producción;
c) gastos indirectos administrativos que no contribuyen a traer los inventarios a su
presente ubicación ni condición; y
d) Costos de venta.
1.3.5 Control de Inventarios
1.3.5.1 Definición del Control de Inventarios. “Consiste en el ejercicio del control de las
existencias; tanto reales como en proceso de producción y su comparación con las
necesidades presentes y futuras, teniendo en cuenta el ritmo de consumo, los niveles de
existencias y las adquisiciones precisas para atender la demanda.” (Laveriano, 2014, pág.
1)
“Es una herramienta fundamental en la administración moderna, ya que esta permite a las
empresas y organizaciones conocer las cantidades existentes de productos disponibles para
la venta, en un lugar y tiempo determinado, así como las condiciones de almacenamiento
aplicables en las industrias.” (Espinoza, 2011, pág. 8)
16
En sí el Control de Inventarios se lo puede definir como una herramienta esencial dentro de
toda empresa, sin importar su actividad económica, ya que de una u otra manera estas
manejan inventarios tanto de productos terminados como en proceso, por lo que su
aplicación facilita la identificación rápida de las cantidades existentes.
1.3.5.2 Importancia del Control de Inventarios.
De acuerdo a lo que menciona Laveriano, (2014) la importancia del Control Interno en lo
que respecta a los inventarios radica en la obtención de utilidades ya que para toda empresa
generar mayor rentabilidad es lo que le motiva a seguir permaneciendo dentro del mercado,
por lo que si no existe un buen control para estos activos, la empresa no podrá trabajar de
una forma eficiente, porque no se puede cubrir la demanda actual, por lo que sin sus
inventarios no hay ventas.
1.3.5.3 Políticas de Control de inventarios
Según HERNÁNDEZ, Sergio (2008) afirma que las políticas “Decisiones preestablecidas
que orientan la acción de los medios y operativos. Su propósito es de unificar la acción y
la interpretación de situaciones relativamente previstas.”
Tomando las definiciones mencionadas, una política es una guía general para desarrollar
una acción de carácter obligatorio, es decir un criterio o enunciado que tiene por objetivo
orientar una actividad.
1.3.5.4 Beneficios del control de inventarios
Zapata Sánchez, P. (2007), los beneficios del control de inventarios son:
Acceda a información exacta y oportuna acerca de lo que ha recibido, cuándo lo ha
recibido y en qué estado estaba cuando lo recibió.
Mejore la exactitud de su determinación de precios para ofrecer mejor servicio al
cliente.
Reduzca las pérdidas de inventario y aumente la rentabilidad.
Mejore la productividad y la disponibilidad.
Minimice las interrupciones al proceso de ventas
17
1.3.6 Técnicas de Administración de Inventarios.
1.3.6.1 Modelo de Análisis ABC
Tomando como referencia lo que manifiesta Gitman, (2003) el Sistema de ABC es una
técnica a través de la cual se clasifican a los artículos que conforman el inventario en tres
categorías A, B y C. La categoría A corresponde aquellos artículos que representan
alrededor del 80% de inversión monetaria, la categoría B incluye aquellos productos que
representa la otra parte mayor de la inversión, mientras que la categoría C consta de una
pequeña inversión. Dependiendo de la categoría en la que se encuentren los artículos, es
necesario aplicar un control, este será más estricto para los artículos de la A y B, mientras
que para los de la C será un poco más considerable.
De acuerdo a lo que manifiesta (Muñoz, 2009), la clasificación A, B y C no es más que la
aplicación de la Ley de Pareto la cual tiene como único fin clasificar a los artículos en tres
categorías A,B y C, haciendo uso del grado de importancia que tiene cada uno.
Sin embargo hay otro autor ( García, Cardós, Albarracín & García, 2004) menciona que el
análisis A, B, C permite clasificar a los artículos del inventario en tres categorías,
basándose de acuerdo a la importancia relativa, a fin de poder establecer políticas de
control para cada grupo de productos.
Los productos A, son aquellos que representa un alto costo para la empresa, alrededor del
80%. Los Productos B, en cambio representan un 15% del valor total de inventario y los
productos C, representan solamente el 5%.
1.3.6.2 Componentes de un Modelo de Inventarios Tomando como referencia lo que
manifiesta (Guerrero, 2010) son tres los componentes de un Modelo de Inventarios:
Costes. Son aquellos valores q se generan por mantener y por ordenar
una orden de producción o de compras.
Demanda. Es el número de unidades que se proyecta vender a futuro.
Tiempo de
anticipación.
Es el tiempo que incurre entre el momento en que se realiza una
orden de producción o compra y el instante en que se recibe esa
orden de producción.
Figura 5 Componentes de un Modelo de Inventarios
Fuente: Guerrero, 2010
18
El autor clasifica en tres partes importantes los componentes: Costos, demanda y tiempo
los mismos que se complementan para poder finalizar la orden de producción.
1.3.6.3 Sistemas de control de inventarios
Hay dos tipos principales de sistemas de control de inventarios:
Sistema de Inventario Perpetuo
Sistema de Inventario Periódico
Los registros perpetuos son útiles para preparar los estados financieros mensual, trimestral
o provisionalmente.
El negocio puede determinar el costo del inventario final y el costo de las mercancías
vendidas directamente de las cuentas sin tener que contabilizar el inventario. El sistema
perpetuo ofrece un alto grado de control porque los registros de inventario están siempre
actualizados.
En el sistema de inventario periódico el negocio no mantiene un registro continuo del
inventario disponible.
La realización de actividades diarias permite observar si efectivamente los objetivos de
control se están cumpliendo y si los riesgos se están considerando adecuadamente, “Los
niveles de supervisión y gerencia desempeñan un papel importante al respecto, ya que ellos
deben concluir si el sistema es efectivo o ha dejado de serlo” (Estupiñan Gaibor;
2008.p.38)
1.3.6.4 Características de un sistema de control
Cada organización debe definir su propio sistema de control, no obstante es conveniente:
Ha de diseñarse con el máximo consenso posible, esto requiere utilizar fórmulas que
fomenten la participación de las personas implicadas.
Han de ser global y abarcar todas las áreas de la organización, focalizándose en
aquellas que consuman más recursos y/o que sean claves para alcanzar los objetivos.
La información ha de ser en tiempo real, claro y concreto.
El costo del sistema de control debe ser razonable.(Associació Catalana de
Comptabilitat, 2010, pag.20)
19
1.4. Análisis crítico sobre el proceso de auditoría de la empresa PIELACTIVE.
En base a la investigación realizada, se conoce que en el sector comercial en que compite
PIELACTIVE la mayoría de los negocios han surgido en base a la habilidad y experiencia
de sus propietarios, sin adoptar técnicas de control específicas y recomendadas por la teoría
administrativa. De esta forma PIELACTIVE no se aprovechan opciones de apoyo válidas
para cumplir con sus expectativas de eficientar de mejor manera la gestión del inventario.
El proceso de auditoría y las diferentes directrices en las que se enmarca, como una
herramienta de la gestión empresarial supone el conjunto de acciones inmersas y
concatenadas que deben aplicarse en una empresa en particular, pues fue diseñado con la
finalidad de ejercer supervisión sobre actividades económicas.
La ausencia de técnicas formales para los procesos operativos y de control constituyen los
síntomas de una deficiente gestión de inventarios, a lo que se propone aplicar un modelo de
control apoyado en cada fase de las técnicas pertinentes a la realidad de la empresa objeto
de análisis.
La Gerencia de PIELACTIVE consiente de la problemática están convencida que tienen
aspectos críticos que deben mejorar o cambiar, para evitar malas prácticas que le han
conllevado a reducir su volumen de ingresos, que es tema de preocupación, por lo que se
dispuso a la presente propuesta lineamientos que aseguren un mejor desenvolvimiento
empresarial, sin escatimar esfuerzos en la aplicación del modelo.
1.5. Conclusiones parciales del capítulo.
A través del análisis de las distintas posiciones teóricas respecto de los procesos de
Auditoría, se puede manifestar que su origen esta encadenado en acciones empíricas, la
cual desde su aparición han sufrido algunos cambios hasta lograr el posicionamiento en
los más altos niveles estratégicos y directivos.
De acuerdo a los temas y subtemas seleccionados para estructurar el marco teórico, se
puede emitir el criterio propio de cada teoría, ya que el análisis de las diferentes
conceptualizaciones, permiten tener más clara la idea de cómo diseñar un Modelo de
Control de Inventarios que se acople a las características propias de la empresa y que
este encaminado al manejo eficiente de la mercadería.
20
Una vez realizado el análisis del proceso de Auditoría, se concluye que dentro de la
empresa “PIELACTIVE”, no se encuentran definidos los procedimientos y
herramientas que permitan una mejor gestión del inventario, el incremento de las
ventas, la toma oportuna de decisiones y la obtención de información razonable para la
elaboración de los Estados Financieros
21
CAPÍTULO II.
MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA
2.1 Caracterización de la Empresa PIELACTIVE
La empresa “PIELACTIVE” Se crea en Enero del 2010 como una empresa unipersonal, de
propiedad de la Sra. Paola Enríquez dedicada a la venta de ropa por catálogo distribuye su
mercadería en todo el país, ésta, se encarga de la distribución de distintas prendas de vestir,
tanto para mujeres como para hombres y niños que son obtenidas a través de distintos
proveedores que elabora las mismas.
En sus inicios la empresa contaba solamente con un local pequeño arrendado como bodega
para realizar el proceso de empaque, atendía todos los días de la semana y contaba con 5
personas que se encargaban de la recepción y empaque de mercadería. Las facturas se
elaboraban manualmente por que no se contaba con equipos de computación, los pedidos
se entregaban alquilando vehículos o cualquier medio posible, inclusive a pie cuando el
cliente se encontraba cerca del entorno de la empresa. De esta manera se mantuvo durante
1 año y la empresa fue progresando poco a poco y ya se hizo menester adquirir dos
vehículos para realizar las entregas de pedidos, también se necesitó contratar otros
empacadores, ya que por un lado se empezó a comercializar nuevas líneas de productos en
el catálogo y por otro lado se extendió los sitios de cobertura a diferentes ciudades del
país.
Al iniciar en el año 2010, la coloca como una empresa joven, pero con gran experiencia en
negocios, una empresa 100% ecuatoriana, que con el paso del tiempo, adoptado mejores
prácticas corporativas. Actualmente PIELACTIVE es una empresa dedicada a la
distribución por catálogo a nivel nacional; posee un edificio propio donde laboran 24
personas entre personal administrativo y operativo
En el mercado ecuatoriano, existe una gran variedad de empresas que venden ropa por
catálogo. De éstas, muchas importan sus productos desde Colombia. Entre las empresas
dedicadas a esta actividad, los principales competidores de nuestra empresa son: NIVI,
Fashion Express, Mi Ángel, Xami, Zientte (MileFashion), Gogos, Dijazzmoda, Unimoda,
Leonisa, entre otras, los sistemas de control de inventarios son muy importantes para todas
22
las empresas, puesto que su objetivo es el cumplimiento de las metas corporativas a través
de estándares.
Sin embargo el propietario de la empresa “PIELACTIVE” a determinado que “Al haber
evaluado la empresa no existen políticas de control de inventario adecuadas que están
produciendo efectos negativos en la empresa, como lo son: una demanda insatisfecha que a
su vez trae como consecuencia la pérdida de clientela y esta misma problemática no
permite que sean captados nuevos clientes.”
2.2. Descripción Metodológica
2.2.1. Modalidad de Investigación
Cuali -Cuantitativa
Permitió conocer la realidad de las actividades administrativas - financieras que cumple la
empresa PIELACTIVE, mediante la recopilación de información pertinente realizando un
análisis del aprovechamiento de los recursos existentes, logrando definir las deficiencias
de control y planificación interna.
2.2.2 Tipos de investigación
Investigación bibliográfica
Ésta investigación facilitó la recopilación de información de diferentes fuentes, de autores
relevantes en las diferentes teorías de los Modelos de Inventarios para el manejo de la
mercadería, a fin de poder tener un direccionamiento más claro de la propuesta.
Investigación de campo:
Permitió determinar las diferentes actividades y funciones tomando como referencia cada
uno los procesos de la empresa, en donde se identificaron algunas falencias que están
estrechamente ligados con el manejo de la mercadería.
Investigación Aplicada.
Permitió estructurar procesos, herramientas y elementos que son imprescindibles dentro
del Modelo de Control de Inventarios, para de esta manera llegar a los resultados esperados
como es el manejo eficiente de la mercadería.
23
Investigación descriptiva
}Permitió la identificación de los productos de mayor y menor rotación en un periodo
mediante la aplicación del Modelo de Inventario ABC mediante el cual se da respuesta a la
interrogante cuándo y qué mercadería ordenar, aspectos importantes para la toma de
decisiones.
2.2.3 Métodos de investigación
Método Inductivo-Deductivo
El método inductivo ayudó para tener una idea clara de lo que está sucediendo en el área
de inventarios en la empresa PIELACTIVE y para la toma de decisiones que proporcionen
un grado de seguridad razonable en cuanto a la fiabilidad de la información financiera.
Método Histórico-Lógico
Por medio de este método se realizó un análisis comparativo entre el manejo del control de
inventarios del año anterior y el que se ejecuta actualmente, en el cual se detectó un control
inadecuado de las actividades dentro de la empresa PIELACTIVE
Método Analítico-Sintético
Mediante el análisis y sistematización se logró verificar en forma general varios temas
relevantes, relacionados al Modelo de Control de Inventarios, en donde se realizó el
respectivo análisis y confrontación de distintos autores, unificando el criterio personal de
acuerdo a la síntesis extraída de los diferentes textos y documentos, que fueron la base para
la integración, elaboración y sustentación de la tesis.
Método Sistémico
Me permitió en forma cronológica, estructurada y organizada obtener información de los
procesos para inventarios y estrategias para intervenir oportunamente sobre el estado del
objeto de estudio a fin de mejorar las condiciones actuales.
2.2.4. Población
Debido a la realidad de la propuesta se consideró como población a las personas que
conocen a profundidad y están relacionados directamente con el área que se investiga
Gerente General, Contador General y Jefe de Bodega, por lo que no se aplicó la ecuación
para la muestra.
24
Tabla 1 Población
ÁREA Nº DE EMPLEADOS
ADMINISTRATIVA
Gerente- propietario 1
FINANCIERO
Contador 1
VENTAS
Jefe de Bodega 1
TOTAL 3 Fuente: Empresa “PIELACTIVE”
2.2.5 Técnicas de investigación
Entrevista: Se consideró como fuente directa al propietario de la empresa PIELACTIVE
debido a que es la persona que tiene mayor conocimiento de los movimientos y procesos
que se dan en el área de inventarios de la empresa.
2.2.6 Instrumentos
Guía de Entrevista: Se utilizó para abordar la realización de la entrevista, con el propósito
de obtener información objetiva y específica de parte de la alta gerencia
Análisis de los resultados de entrevistas
Entrevista al sr Gerente General
En la encuesta que se realizó al Gerente General indicó que esta empresa que se dedica a
la compra y venta de prendas de vestir por catálogo a nivel nacional presenta algunos
problemas dentro del aspecto organizativo y de inventarios porque lleva de forma empírica,
sin conocer a ciencia cierta cuánto se invierte se gana o se pierde y si están acorde con los
gastos que se ha realizado debido a que no hay un control exacto de los procesos que se
realizan en bodega.
Indicó que el papel que actualmente desempeña en la empresa es la administración en
general, la toma de decisión de la empresa financieramente, la función de ventas, tener
contacto con los clientes directamente, contacto con los proveedores de mis insumos, tener
un control de mis inventarios, etc.
Mencionó además que la falta de planificación y los manuales son la principal deficiencia
y es un recurso importante para el cumplimiento de las metas, las actividades ejecutadas en
la bodega son unas de las operaciones de mayor importancia para, ya que su resultado se
refleja directamente en los estados financieros, además es una función primordial en el
25
plan general de la operación de la empresa, para un buen control y manejo de los
inventarios.
Otro de los problemas es que se maneja inventarios con stock e inventario transitorio a
pesar de que es una empresa de pedido por catálogo se cuenta con proveedores que
únicamente entregan la mercadería con la producción mínima en cada pedido es decir si el
cliente solicita una prenda el proveedor puede entregar a partir de 10, por lo tanto siempre
se cuenta con un stock al finalizar la colección, mientras que por otro lado los proveedores
de bisutería y lencería no se manejan con cantidades mínimas, fabrican las prendas bajo
pedido sea cual sea la cantidad solicitada, sin embargo no se tienen definidos procesos
claros para el manejo de la mercadería en cuanto a esta problemática. Con relación a la
capacitación de los trabajadores manifestó que solo se les da una instrucción de lo que hay
que hacer y conforme van trabajando que les va diciendo que hacer.
Entrevista al Contador General
En la entrevista realizada al, Contador General de PIELACTIVE, sobre los
procedimientos que se llevan a cabo para el control de inventarios; supo manifestar que
en lo posible se trata de que la contabilidad de la empresa cumpla con todas las
expectativas, pero no se ha constituido políticas que ayuden con el proceso de control de
inventarios, siendo muy importante su creación.
Mencionó que se mide la capacidad de inventarios a través de un registro de entradas y
salidas, a pesar de contar con un sistema contable, éste no se encuentra parametrizado en el
área de inventarios debido a que no cuenta con políticas, procedimientos y formatos que
proporcionen claridad para poder realizar los registros, para las tomas físicas no se ha
establecido ninguna política, pero si se realiza después de la finalización de cada pedido.
Además indicó que hasta el momento no cuenta con ningún tipo de manual de
procedimientos, pero considera que es muy importante contar con uno para poder llevar de
mejor manera los procesos ya que no solo se maneja un tipo de inventario sino que se
maneja stock y mercadería transitoria de acuerdo a las negociaciones con los proveedores y
para ello se hace necesario procedimientos bien definidos, ya que la empresa cada vez está
creciendo y es necesario crear políticas adecuadas para cada proceso.
26
Entrevista al Jefe de Bodega
En la entrevista realizada al, Jefe de bodega, de PIELACTIVE, sobre los procedimientos
que se llevan a cabo para el control de inventarios; manifestó que las funciones que realiza
dentro de esta área son controlar las entradas y salidas de la mercadería, realizar la
constatación física y la mercadería a ser despachada, funciones que son emitidas de forma
verbal por parte del Gerente.
Además para realizar un pedido a los proveedores, se verifica las existencias dependiendo
del tipo de proveedor debido ya que algunos fabrican las prendas con el pedido mínimo,
otros fabrican la cantidad exacta solicitada por el cliente, todo esto se lo realiza con el
envío de un correo electrónico. Mientras que para la recepción de la mercadería, se saca
una copia de la factura de compra, a fin de poder efectuar la verificación de las cantidades
solicitadas con las entregadas. Por lo tanto, manifestó que el proceso que se lleva a cabo
dentro de la bodega no está sustentado con documentos de control, a pesar de contar con
un sistema contable no se encuentran diseñados patrones para los inventarios si no que
todo se trabaja mediante una copia de las facturas tanto de compras y ventas.
2.3. Propuesta del investigador:
Figura 6 Propuesta del Investigador
27
2.4. Conclusiones parciales del capítulo
Mediante la recopilación de información se puede identificar también falencias en los
procesos de compra, almacenamiento, ventas y distribución, todo ello debido a la
inexistencia de un Organigrama estructural, Manual de funciones, Manual de
procedimientos, políticas y documentos base, que permitan generar un mayor control
en el área de comercialización.
La empresa “PIELACTIVE” cuenta con un sistema automatizado llamado SEMIYA, el
cual se encarga del manejo de la parte contable pero en cuánto se refiere a los
inventarios solamente genera un reporte de existencias con el cual se hace la
verificación respectiva de la mercadería que se encuentra en bodega, pero en sí no se
encuentra parametrizado y no cuenta con formatos para realizar cada uno de los
procesos como son kárdex, órdenes de compra, órdenes de recepción, etc.
Se identifica debilidades en el manejo de inventarios que se dan en dos eventos el
primero bajo orden de pedido de clientes y el segundo mediante un stock, los mismos
que no cuentan procesos definidos que permitan ejecutar correctamente las tareas,
saber con exactitud las existencias y llevar un control eficiente de los mismos.
28
CAPÍTULO III
3.1 Tema
MODELO DE CONTROL DE INVENTARIO PARA LA EMPRESA PIELACTIVE DE
LA CIUDAD DE IBARRA, PROVINCIA DE IMBABURA.
3.1.1. Objetivo de la propuesta
Guiar adecuadamente los diferentes procesos y funciones a través de herramientas y
técnicas que permitan una administración eficiente de inventarios.
3.1.2. Misión
Brindar una amplia gama de productos de calidad, con diseños variados, innovadores y de
temporada, de acuerdo a las necesidades de los clientes a precios convenientes, a través de
un grupo humano excelente, comprometidos a elaborar y entregar los productos de manera
eficiente y oportuna además de generar excelentes oportunidades para personas activas,
emprendedoras que quieran aumentar sus ingresos, alcanzar su independencia laboral y
tener su propio negocio.
3.1.3 Visión
Lograr una mejor participación en el mercado, llegar a ser líderes en el país y extendernos
a nivel internacional consolidándonos como la mejor opción al momento de comprar ropa
por catálogo, satisfaciendo las necesidades del cliente.
3.1.4 Valores corporativos
Trabajo en equipo
Lograr que todos los miembros de la organización se lleven y se ayuden entre sí, para que
las tareas asignadas se tornen agradables de realizar y se cumplan los objetivos de forma
eficiente.
Fidelidad
Conseguir que todos los integrantes de la empresa, se sientan parte de la “familia”, para
que en conjunto se logre el éxito de PIELACTIVE
Esmero
Esforzarse día a día en mejorar todas las actividades del servicio.
29
Amabilidad y cordialidad
Que la amabilidad y la cordialidad sean las bases para conseguir una buena relación del
cliente interno y externo.
3.1.5 Descripción de la empresa.
Tabla 2 Descripción de la empresa
Razón social: ENRIQUEZ BEDON PAOLA FERNANDA
RUC: 1002790358001
Nombre Comercial: INDUSTRIAS KARMAT
Dirección: Miguel Albán Paliz 1-92
Estado del contribuyente en el
RUC
Activo
Clase de contribuyente: Especial
Tipo de contribuyente: Persona Natural
Obligado a llevar contabilidad: Si
Actividad económica principal: VENTA AL POR MENOR DE PRENDAS DE VESTIR
Fecha de inicio de actividades: 17-03-2010
Fuente: Servicio de Rentas Internas
3.1.6 Base legal.
La empresa “PIELACTIVE” cumple con todas las disposiciones legales establecidas por
los distintos órganos de control, las mismas que se detallan a continuación:
3.1.7 Órganos de control.
Servicio de Rentas Internas
Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del cantón San Miguel
de Ibarra
Ministerio de Salud Pública
Cuerpo de Bomberos de Ibarra
Ministerio de Relaciones Laborales
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
Figura 7 Órganos de Control
30
3.1.8 Leyes y normas.
Normativa Artículo
Constitución Política
de la República del
Ecuador 2008.
TÍTULO II
Capítulo Segundo
Sección Octava Trabajo y Seguridad Social
Art. 33 – 34
Ley Orgánica de
Régimen Tributario
Interno.
TÍTULO PRIMERO
Impuesto a la Renta
Capítulo I Normas Generales
Art. 1.-Objeto del impuesto.
Art. 2.- Concepto de renta.
Art. 4.- Sujetos pasivos. Art.7. - Ejercicio impositivo.
Capítulo VI
Contabilidad y corrección
monetaria integral de los estados
financieros
Art. 19.- Obligación de Llevar
Contabilidad.
Art. 20.- Principios Generales.
Art. 21.- Estados Financieros.
TÍTULO SEGUNDO
Capítulo II Hecho imponible y sujeto del
impuesto
Art.52.-Objeto del impuesto
Art. 63.- Sujetos pasivos Art. 64.- Facturación del
impuesto.
Capítulo III
Tarifa del impuesto y crédito
tributario
Art. 65.- Tarifa.
Art.-67 Declaración del
impuesto.
Ley del Registro
Único de Contribuyentes.
Capítulo I
De las Disposiciones Generales
Art. 3 - 4 -5
Ley de Seguridad Social
TÍTULO I DEL RÉGIMEN GENERAL
Capítulo I
Normas Generales
Capítulo Ocho
Art. 2 Sujetos de Protección.
Art. 73 Inscripción del afiliado
y pago de aportes.
Código de Trabajo TÍTULO I
Del contrato individual de trabajo
Capítulo IV De las obligaciones del empleador
y trabajador
Art.42 Obligaciones del
empleador, numeral 31.
Ley de Defensa contra incendios
Capítulo V De los Recursos Económicos
Art. 35
Figura 8 Leyes y Normas
31
3.1.9 Estructura organizacional de la empresa PIELACTIVE
Figura 9 Organigrama Estructural
32
3.1.10 Manual de Funciones y Procedimientos empresa PIELACTIVE
INTRODUCCIÓN
El presente Manual de Funciones y Procedimientos tiene como finalidad regular y
organizar la estructura interna de la empresa “PIELACTIVE”, así como las funciones
generales y específicas que han sido asignadas a cada una de las áreas, con el objeto de
mantener una interrelación entre ellos.
La realización de este Manual se considera importante porque permitirá que el personal
conozca la ubicación dentro de la estructura orgánica, sus funciones, sus dependencias,
jerarquías, responsabilidades y requisitos mínimos que deberán tener para el cargo que le
ha sido asignado.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Contribuir al desarrollo de la misión y visión de la empresa PIELACTIVE, haciendo
uso de un enfoque sistémico, a través de la definición de perfiles de puestos por
competencias.
Asignar funciones específicas, estableciendo niveles de autoridad, responsabilidad y
coordinación.
Evitar la dualidad de funciones de tal forma que se optimice el tiempo y los esfuerzos
en la ejecución n del trabajo
Instruir en la ejecución de los procesos administrativos tales como: selección del
personal, inducción de nuevos funcionarios, capacitación, entrenamiento en los
puestos de trabajo y evaluación del desempeño
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MANUAL DE FUNCIONES CÓDIGO VERSIÓN
FECHA: 05/04/2015 PÁG.: 1
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIÓN
ÁREA GERENCIA
CARGO GERENTE GENERAL
JEFE INMEDIATO
II. PROPÓSITO GENERAL
Representar a la empresa PIELACTIVE en todas las actividades de manejo, administración y
proyección de la empresa.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
1. Ejecutar y celebrar todo acto comprendido dentro del objeto social.
2. Formular, dirigir, evaluar y controlar todo lo relacionado con la fijación y cumplimiento de las
políticas
y estrategias generales, de orden administrativo, financiero y operativo de la misma.
3. Velar por la organización y buena marcha de la empresa.
5. Vigilar el buen desempeño de los trabajadores y hacer la mejor selección de los mismos.
6. Coordinar las actividades que desarrollen las áreas que componen la Empresa.
7. Elaborar un informe escrito anual sobre la forma como hubiese llevado a cabo su gestión,
informe que conjuntamente en el balance general del ejercicio y demás documentos exigidos por
la ley
8. Reportar a las diferentes instancias de los centros de control que los soliciten o tenga obligación
de reportar
9. Dictar, cumplir y hacer cumplir los reglamentos y normas elaboradas para el funcionamiento de
la Empresa
IV. COMPETENCIAS
PERSONALES PROFESIONALES
Liderazgo
Comunicación Eficaz
Dirección de personas
Compromiso con el desarrollo y
Apoyo y respeto
Control emotivo
Iniciativa
Persistencia
Sociabilidad
Administración empresarial
Metodologías de formulación y
evaluación de proyectos.
Desarrollo y Relaciones Humanas
Título profesional en administración de
empresas o carreras afines.
Título profesional en administración de
empresas o carreras afines.
Título profesional en administración de
empresas o carreras afines.
ELABORADO POR:
APROBADO POR:
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MANUAL DE FUNCIONES CÓDIGO VERSIÓN
FECHA: 05/04/2015 PÁG: 2
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIÓN
ÁREA CONTABILIDAD
CARGO CONTADOR GENERAL
JEFE INMEDIATO GERENTE
II. PROPÓSITO GENERAL
Establecer y coordinar la ejecución de las políticas relacionadas con el área contable, asegurándose
que se cumplan con los principios de contabilidad generalmente aceptados.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
1. Elaborar los estados financieros con información oportuna y verídica.
2. Revisar las transacciones financieras (asientos contables y libros de ventas).
3. Revisar y dar recomendaciones sobre procesos de órdenes de compra, cuentas por cobrar,
cuentas por pagar, entre otros.
4. Examinar el valor de los inventarios y efectuar ajustes respectivos.
5. Revisar órdenes de cheques de oficina, verificando los cálculos presentados.
6. Revisar las obligaciones tributarias.
7. Certificar los estados financieros de la empresa (Estado de Resultados, Balance General,
Flujo de Efectivo y Evolución de Patrimonio).
8. Supervisar las tareas y actividades del personal de contabilidad.
9. Denunciar irregularidades en los procesos y estados financieros de la empresa.
IV. COMPETENCIAS
PERSONALES PROFESIONALES
Liderazgo
Comunicación Eficaz
Dirección de personas
Compromiso con el desarrollo Apoyo y
respeto
Control emotivo
Iniciativa
Persistencia
Sociabilidad
Capacidad y criterio en toma de
decisiones
Conocimiento en Contabilidad
General
Manejo y cálculo de Impuesto
Experiencia en el cargo como
mínimo 2 años
Título Profesional
ELABORADO POR:
APROBADO POR:
35
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FECHA: 05/04/2015 PÁG.: 3
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIÓN
ÁREA VENTAS
CARGO JEFE COMERCIAL
JEFE INMEDIATO GERENTE
II. PROPÓSITO GENERAL
Planificar, organizar, dirigir, controlar y coordinar eficientemente el sistema comercial, diseñando estrategias.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
1. Organizar las acciones y tareas del equipo comercial.
2. Medir el potencial e importancia de los clientes y separar el grupos de mayor a menor.
3. Fijar los porcentajes y de definir la política para el pago de comisiones.
4. Programar diferentes eventos, promociones y campañas publicitarias.
5. Gestionar la recuperación de la cartera actual y vencida.
6. Determinar el tamaño y la estructura de la fuerza de ventas así como su perfil de competencia y
su sistema de remuneración e incentivos a las directoras y ejecutivas.
7. Velar por la imagen de la empresa y productos que ofrecemos, la cual debe mantenerse bajo los
más estrictos controles y estándares (Logos, Marcas etc.)
8. Desarrollar las relaciones internas con los clientes, detectando sus necesidades y oportunidades
de negocio, coordinando con el resto de la organización para prestar el mejor servicio
IV. COMPETENCIAS
PERSONALES PROFESIONALES
Comunicación Eficaz
Comunicación Promocional
Actitudes personales
Información y retroalimentación
Iniciativa
Servicio al cliente.
Conocimientos básicos en empresa
comercial
Orientación de servicio al cliente
Experiencia en el área como mínimo
2 años
Egresado o Título Profesional en
Ingeniería comercial, Marketing,
Economía o Afines
ELABORADO POR:
APROBADO POR:
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MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIÓN
ÁREA RECURSOS HUMANOS
CARGO JEFE RECURSOS HUMANOS
JEFE INMEDIATO GERENTE
II. PROPÓSITO GENERAL
Coordinar el diseño, organización, ejecución y control de planes, programas, proyectos o
actividades técnicas y/o administrativas de la empresa o grupo de trabajo y velar por la correcta
aplicación de las normas y de los procedimientos vigentes.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
1. Coordinar, supervisar y evaluar las actividades propias del personal bajo su inmediata
responsabilidad.
2. Promover y tramitar asuntos de diferente índole por delegación de la autoridad competente.
3. Coordinar el análisis, revisión, control y evaluación de los sistemas y procedimientos para
procurar su efectividad
4. Medir el clima laboral.
5. Diseño, análisis, actualización de Normas y Procesos de Recursos Humanos.
6. Procesos de Reclutamiento, Selección y Contratación.
7. Levantamiento de Descriptivos de Funciones.
8. Elaborar nóminas, liquidación utilidades, liquidación de contratos de trabajo y elaboración de
reportes.
9. Realizar trámites ante las entidades públicas: Ministerio de Relaciones Laborales, IESS, etc.
10. Supervisar procesos de administración de personal: control de asistencia, incidencias,
sanciones, etc.
11. Supervisar nómina y liquidación de beneficios sociales de ley.
12. Administración de información del personal.
13. Elaborar reportes requeridos por la Gerencia General.
15. Gestionar el procesos de capacitación y desempeño del personal
IV. COMPETENCIAS
PERSONALES PROFESIONALES
Liderazgo
Comunicación Eficaz
Manejo de Personal
Compromiso con el desarrollo Apoyo y
respeto
Actitudes y Aptitudes
Sociabilidad
Derecho Laboral y seguridad social
Régimen Salarial
Dominio Paquete de Office
Profesional en Psicología Industrial,
Organizacional o Ingeniería o Afines
Experiencia mínima 2 años
ELABORADO POR:
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MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIÓN
ÁREA BODEGA
CARGO JEFE DE BODEGA
JEFE INMEDIATO GERENTE
II. PROPÓSITO GENERAL
Administrar, gestionar y controlar la bodega de la empresa.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
1. Controlar en su totalidad todas las actividades, al personal bajo su responsabilidad.
2. Velar que el local cumpla y reúna las condiciones óptimas de almacenamiento.
3. Control preciso de las entradas y salidas de las prendas, con su respectiva documentación.
4. Recepcionar, almacenar y distribuir las prendas asegurándose de su calidad y cantidad.
5. Mantener stock e inventarios al día.
6. Mantener orden y limpieza de la bodega.
7. Atención respetuosa a clientes internos / proveedores.
8. Realizar toda documentación relacionada con inventarios.
9. Distribuir adecuadamente las prendas para lograr la eficiencia del espacio y hacer más ágil el
despacho.
10. Administrar al personal de empaque y entrenar a los nuevos contratados, procesos y
Procedimientos del área de envío.
11. Supervisar el cumplimiento de la totalidad de la entrega de la mercadería de los proveedores.
12. Entregar fundas de prendas de vestir a los proveedores que lo requieran.
13. Entregar etiquetas de las prendas de vestir a los proveedores.
14. Verificar que sean enviados los reportes de bodega a contabilidad.
IV. COMPETENCIAS
PERSONALES PROFESIONALES
Liderazgo
Trabajo en equipo
Gestión de procesos
Iniciativa
Manejo de bodega e inventarios
Manejo del paquete office
Familiarizado con sistemas de control
de inventarios.
Egresado o Título Profesional
relacionado con el cargo
Experiencia mínima 2 años
ELABORADO POR:
APROBADO POR:
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MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIÓN
ÁREA CONTABILIDAD
CARGO AUXIALIR CONTABLE
JEFE INMEDIATO CONTADOR GENERAL
II. PROPÓSITO GENERAL
Efectuar asientos de las diferentes cuentas, revisando, clasificando y registrando documentos, a fin
de mantener actualizados los movimientos contables que se realizan en la empresa.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
1. Recibir, examinar, clasificar, codificar y efectuar el registro contable de documentos.
2. Elaborar y registrar facturas de compra-venta, comisiones.
3. Elaborar notas de crédito a proveedores y clientes.
4. Realizar un reporte de comisiones a distribuidores y su red.
5. Elaborar cheques para proveedores, gastos varios y comisionistas.
6. Revisar y realizar la codificación de las diferentes cuentas bancarias, para tener racionalizados los
saldos.
7. Recibir los ingresos, cheques nulos y órdenes de pago asignándole el número de comprobante.
8. Revisar facturas de compras y ventas, notas de crédito para declaración de impuestos
9. Archivar documentos contables para uso y control interno, de manera cronológica.
10. Liquidar y contabilizar nóminas de trabajadores, cumpliendo con todas las disposiciones
laborales visualizar razonablemente la carga prestaciones de la empresa vigentes con sus respectivas
provisiones de ley.
11. Manejar caja chica.
IV. COMPETENCIAS
PERSONALES PROFESIONALES
Trabajo en equipo
Gestión de procesos
Iniciativa
Persistencia
Sociabilidad
Conocimientos básicos en Contabilidad
General
Manejo IESS, MRL, TRIBUTACION
SRI.
Bachiller, egresado o Título Profesional
en contabilidad
1 año mínimo de experiencia en cargos
de asistencia en departamentos de
contabilidad
ELABORADO POR:
APROBADO POR:
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MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIÓN
ÁREA CONTABILIDAD
CARGO JEFE DE FACTURACIÓN
JEFE INMEDIATO CONTADOR GENERAL
II. PROPÓSITO GENERAL
Coordinar y controlar los procesos de facturación. Habilidad para el manejo de sistemas
administrativos.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
1. Imprimir pedidos (pedidos ingresados al sistema).
2. Generar y enviar ÓRDENES de compras.
3. Facturar la mercadería a despachar.
4. Atender y brindar soporte al cliente.
5. Responder por facturación.
IV. COMPETENCIAS
PERSONALES PROFESIONALES
Trabajo en equipo
Iniciativa
Persistencia
Sociabilidad
Actitudes y aptitudes
Manejo de paquete office
Manejo de sistemas de facturación
Bachiller o Título profesional con
alguna carrera relacionada con el cargo.
Experiencia mínimo 1 año
ELABORADO POR:
APROBADO POR:
40
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MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIÓN
ÁREA VENTAS
CARGO ASISTENTE DE VENTAS
JEFE INMEDIATO JEFE DE VENTAS
II. PROPÓSITO GENERAL
Aportar el apoyo administrativo y demás necesario para la facilitación del trabajo del Jefe de Ventas,
cumplir con la confidencialidad que se le pida, al igual que el apoyo general al área de ventas.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
1. Atender y brindar a los clientes información sobre nuestros productos.
2. Revisar las cuentas por cobrar a clientes para efectuar los cobros de acuerdo a las condiciones y
plazos de entrega de cuentas.
3. Realizar reportes mensuales de las cuentas por cobrar.
4. Entregar premios a los distribuidores y su red.
5. Enviar la mercadería al cliente.
6. Brindar solución pronta a las inquietudes, reclamos y quejas del cliente.
7. Apertura y seguimiento de nuevos clientes potenciales.
8. Canalizar las necesidades de los clientes.
9. Acordar con el cliente las condiciones de la venta (tiempo de entrega, condiciones de pago,
validez de la oferta entre otros).
10. Asegurar la entrega del producto.
11. Programar los despachos de la entrega de mercadería al cliente.
12. Llevar la cartera de los clientes
IV. COMPETENCIAS
PERSONALES PROFESIONALES
Trabajo en equipo
Facilidad de expresión
Iniciativa
Persistencia
Sociabilidad
Actitudes y aptitudes
Manejo de Paquete Office
Conocimientos básicos en empresa
comercial
Orientación de servicio al cliente
Conocimientos en servicio cliente
Título en alguna carrera relacionada
con el cargo
Experiencia mínima 1 año
ELABORADO POR:
APROBADO POR:
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MANUAL DE FUNCIONES CÓDIGO VERSIÓN
FECHA: 05/04/2015 PÁG: 9
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIÓN
ÁREA RECEPCIÓN
CARGO RECEPCIONISTA
JEFE INMEDIATO GERENTE
II. PROPÓSITO GENERAL
Atender al público en sus requerimientos de información y entrevistas con el personal, ejecutando
y controlando la recepción y despacho de la correspondencia.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
1. Recepcionar, clasificar, registrar y tramitar la correspondencia que ingresa o egresa de la
empresa.
2. Operar la central telefónica, realizando y recibiendo llamadas, conectando las mismas con las
diferentes extensiones de la empresa.
3. Recepcionar y archivar documentos firmados, tanto físicos como en el computador.
4. Realizar llamadas a los distribuidores, de recuperación de documentos de manera semanal.
5. Brindar soporte en actividades que requieran los departamentos cuando sea necesario y no
afecte al resto de sus actividades normales.
6. Brindar solución pronta a las inquietudes, reclamos y quejas del cliente.
IV. COMPETENCIAS
PERSONALES PROFESIONALES
Trabajo en equipo
Comunicación Eficaz
Gestión de Procesos
Facilidad de expresión
Iniciativa
Persistencia
Sociabilidad
Actitudes y aptitudes
Manejo de Paquete Office
Conocimientos básicos en
Actividades Secretariales
Orientación de servicio al cliente
Conocimientos en servicio cliente
Título en alguna carrera relacionada
con el cargo
Experiencia mínima 1 año en
atención al cliente.
ELABORADO POR:
APROBADO POR:
42
MANUAL DE FUNCIONES CÓDIGO VERSIÓN
FECHA: 05/04/2015 PÁG: 10
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIÓN
ÁREA SISTEMAS
CARGO JEFE DE SISTEMAS
JEFE INMEDIATO GERENTE
II. PROPÓSITO GENERAL
Elaborar soluciones sobre la base de elementos tecnológicos (hardware, software y de
comunicación).
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
1. Desarrollar los objetivos y planes particulares (conocer las necesidades de la empresa y estar
preparado para afrontarlas).
2. Organizar, administrar y manejar información.
3. El análisis, diseño e implementación de sistemas de Control e Instrumentación.
4. Tener siempre nuevas ideas, métodos y dispositivo.
5. Aplicar criterios de racionalidad y orientar la Gerencia sobre las alternativas posibles y óptimas
para la solución de un problema planteado.
6. Formular planes de largo alcance y objetivos para vincular los proyectos individuales.
IV. COMPETENCIAS
PERSONALES PROFESIONALES
Trabajo en equipo
Comunicación Eficaz
Gestión de Procesos
Iniciativa
Persistencia
Actitudes y aptitudes
Manejo de Paquete Office
Conocimientos básicos en
configuración de base de datos
Conocimientos básicos en
mantenimiento de hardware y
software
Título en alguna carrera relacionada
Conocimientos en manejo de
sistemas y paquetes informáticos.
ELABORADO POR:
APROBADO POR:
43
MANUAL DE FUNCIONES CÓDIGO VERSIÓN
FECHA: 05/04/2015 PÁG: 11
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIÓN
ÁREA CONTABILIDAD
CARGO
ASISTENTE CONTABLE
(INVENTARIOS)
JEFE INMEDIATO CONTADOR GENERAL
II. PROPÓSITO GENERAL
Coordinar las labores de contabilidad, registro y control de las prendas, planificando,
supervisando y dirigiendo las acciones a seguir.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
1. Recepción de novedades.
2. Recepción de prendas devueltas por el cliente.
3. Revisión de la prenda (etiqueta, tallaje y tela).
4. Realizar nota de crédito.
5. Entregar proveedor o cliente la prenda.
IV. COMPETENCIAS
PERSONALES PROFESIONALES
Trabajo en equipo
Comunicación Eficaz
Gestión de Procesos
Iniciativa
Persistencia
Actitudes y aptitudes
Manejo de Paquete Office
Conocimientos básicos de
contabilidad
Conocimientos básicos en
digitación
Manejo técnico en sistemas
contables.
Bachiller o Profesional en carrera
relacionada con el cargo.
Experiencia mínima 1 año
ELABORADO POR:
APROBADO POR:
44
MANUAL DE FUNCIONES CÓDIGO VERSIÓN
FECHA: 05/04/2015 PÁG: 12
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIÓN
ÁREA BODEGA
CARGO EMPACADOR
JEFE INMEDIATO JEFE DE BODEGA
II. PROPÓSITO GENERAL
Controlar y resguardar el producto que vaya saliendo, prever que el proceso de empaque se
efectúe con calidad, eficiencia, rentabilidad, a fin de que lleguen oportuna y confiablemente a los
clientes.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
1. Revisar físicamente la mercadería con la factura.
2. Revisar si las prendas tienen, la etiqueta de la empresa y talla.
3. Enfundar las prendas de ciertos proveedores.
4. Perchar las prendas en las estanterías.
5. Organizar y empacar los productos recibidos de acuerdo a la orden de trabajo.
6. Registrar información sobre productos, empaques, peso, pedidos, utilizando los formatos y
registros especificados.
7. Limpiar contenedores, materiales, suministros o áreas de trabajo, utilizando soluciones de
limpieza y herramientas a mano
IV. COMPETENCIAS
PERSONALES PROFESIONALES
Trabajo en equipo
Capacidad física
Comunicación Eficaz
Gestión de Procesos
Sociabilidad
Trato con el cliente interno y externo
Conocimientos básicos en procesos
de bodega
Conocimientos en manejo de
empaque y recepción de mercadería.
Experiencia mínima 1 año
Capacidad para trabajar bajo presión
ELABORADO POR:
APROBADO POR:
45
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
FECHA: 05/04/2015
ÁREA INVENTARIO
NOMBRE DEL PROCESO
RECEPCIÓN DE
PEDIDOS
RESPONSABLE JEFE DE SISTEMAS
PROPÓSITO GENERAL
Facilitar la recepción de pedidos de nuestra red comercial mediante el sistema de
recepción.
FLUJOGRAMA
DEPARTAMENTO DE
VENTASCLIENTE
DEPARTAMENTO
DE SISTEMAS
INICIO
Elaboración de cronograma de
trabajo
Activacion de campaña pagina
web de acuerdo al cronograma
Cierre de campaña en la página web
de acuerdo al cronograma
Ingreso de pedidos a la
web
Aprobación de pedidos por parte
del distribuidor
Aprobacion de pedidos RED
Industrias Karmat
Impresion de pedidos
FIN
46
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
1. El departamento de ventas elabora el cronograma de trabajo de la colección
vigente.
2. El dpto. de ventas realiza la activación de la campaña de acuerdo al
cronograma y fechas establecidas.
3. La red comercial ingresa los pedidos a la página web.
4. El distribuidor aprueba los pedidos registrados en el sistema.
5. El dpto. de sistemas, realiza la aprobación como distribuidor Zonal de
Industrias Karmat.
6. El departamento de ventas realiza el cierre de campaña de acuerdo al
cronograma y fechas establecidas para el paso de pedidos.
7. Una vez aprobados los pedidos, el encargado de sistemas e imprimirá cada uno
de los pedidos generados exitosamente en nuestra web y reflejados en el
sistema contable-financiero, en el módulo de Facturación y Cobranzas.
POLÍTICAS DE CONTROL
Elaborar un cronograma de trabajo para la colección (ver anexo 2, formato 1)
Activar y cerrar las campañas en la página web de acuerdo al cronograma de trabajo
Antes de realizar el cierre de campañas verificar que los pedidos de los distribuidores y
red Industrias Karmat se encuentren aprobados.
Imprimir la orden de pedido al finalizar el periodo. (ver anexo 2, formato 2)
Brindar soporte en caso de que algún miembro de la red comercial lo solicite, soporte en el
ingreso, aprobación o problemas suscitados en la recepción de pedidos a nuestra web.
ELABORADO POR:
APROBADO POR:
47
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
FECHA: 05/04/2015
ÁREA INVENTARIO
NOMBRE DEL PROCESO
GENERACIÓN ÓRDENES DE
PRODUCCIÓN
RESPONSABLE JEFE DE CONTABILIDAD
PROPÓSITO GENERAL
Generar órdenes de producción para cada uno de nuestros proveedores, con los requerimientos
obtenidos de los pedidos de nuestros clientes
FLUJOGRAMA
BODEGA DEPARTAMENTO DE CONTABILIDADDEPARTAMENTO
DE SISTEMAS
INICIO
Realizar un inventario semanal
Revisar y comparar existencias de
acuerdo al kárdex e inventario físico
Generar la orden de compra
Realizar el ajuste
en el sistema
FIN
¿Existediferencia?
SI
NO
Restar de la orden de compra las
prendas existentes
Enviar orden de compra al proveedor via email
48
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
1. Una vez que se haya cerrado el período de recepción, aprobación y revisión de
pedidos se procederá a generar órdenes de producción para cada uno de los
proveedores.
2. En el primer pedido de la colección la orden de compra para los proveedores se
realiza con las cantidades mínimas que exige cada proveedor para la fabricación
excepto los de bisutería y lencería.
3. A partir del segundo pedido se procede a realizar el inventario semanal y restar las
existencias que hayan en bodega, sobrantes de pedidos anteriores o por aperturas de
bultos no enviados.
4. Las existencias de inventario a restarse deberán ser comparadas entre el reporte de
existencias del sistema y el inventario físico enviado de bodega en cada cierre de
pedido.
5. Si es que existiese alguna diferencia entre estos reporte se deberá solicitar al dpto. de
Contabilidad el respectivo ajuste.
6. Una vez constatado la exactitud de las existencias se procederá a realizar la operación
de generación de órdenes de compra a proveedores.
7. Cuando ya se haya generado la orden de compra, se procederá al envío vía mail del
requerimiento de producción para cada proveedor, incluyendo en el mail, el lugar, las
fechas y horarios de recepción de mercadería.
POLÍTICAS DE CONTROL
Las mercaderías deben estar debidamente registradas en el kárdex. (ver anexo 2, formato
4)
Constatar semanalmente las existencias con el kárdex. (ver anexo 2, formato 4)
Elaborar una orden de compra para cada proveedor. (ver anexo 2, formato 3)
Los ajustes únicamente los realiza el departamento de contabilidad.
Mantener actualizada información de base de datos de proveedores para el envío de
órdenes de compra.
ELABORADO POR:
APROBADO POR:
49
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
FECHA: 05/04/2015
ÁREA INVENTARIO
NOMBRE DEL PROCESO
RECEPCIÓN DE
MERCADERÍA
RESPONSABLE: JEFE DE BODEGA-
CONTABILIDAD
PROPÓSITO GENERAL
La recepción de mercadería de proveedores se lo realizará bajo los siguientes lineamientos y
políticas ya establecidas por la Empresa
FLUJOGRAMA
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
1. La recepción de mercadería del proveedor se la realizará de acuerdo al cronograma de
trabajo de cada campaña, y pedido que corresponda.
2. Una vez entendida las cantidades y las prendas recibidas, bodega deberá comparar la
orden de compra enviada al proveedor con la factura que entrega al momento de
BODEGA DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
INICIO
Comparar orden de compra enviada con la factura del proveedor
de mercaderia
Validar requisitos contables y tributarios
Ingresar la mercaderia en el
kárdex de inventario
¿Existediferencia?
SI
NO
Cambio de factura por (costo, mal despacho, fecha, emision y/o caducidad)
FIN
50
recepción.
3. Constatar el número de factura y los precios establecidos en la orden de compra que serán
los que el Departamento de producción deberá hacer llegar al departamento contable para
el conocimiento y cumplimiento de los precios acordados con los proveedores.
4. Una vez terminada la recepción de mercadería se debe entregar todos los documentos al
del departamento contable para la revisión de temas tributarios y contables.
5. En caso de existir cambios en los precios, se debe reportar vía mail, para los respectivos
cambios de factura.
6. Si no se presentan novedades en la recepción el departamento de contabilidad debe
ingresar la mercadería en el kárdex de inventario, al igual que las facturas de compra.
POLÍTICAS DEL CONTROL
Al momento de la recepción se debe recibir la mercadería siempre con la guía de remisión
y la factura original, con los detalles de los artículos, nombres.
Realizar una revisión física aleatoria por proveedor de al menos 5 prendas, constatando la
calidad de la prenda, telas, colores y calidad en general, para que, de existir diferencias
proceder a la devolución inmediata al proveedor.
En caso de existir cantidades mayores de prendas, y sea necesario ampliar el horario de
recepción, se lo podrá hacer con la autorización previa del Jefe de Bodega,
Elaborar una nota de recepción de mercadería para cada proveedor. (ver anexo 2,
formato 5)
Los responsables deben colocar su nombre (no firma), en el campo de RECIBO
CONFORME en la factura de la mercadería que está recibiendo, para poder identificar
qué persona recibió dicha mercadería.
El departamento de contabilidad será el único encargado de la validación de requisitos
tributarios y contables, al igual que el ingreso de facturas de compra.
ELABORADO POR:
APROBADO POR:
51
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
FECHA: 05/04/2015
ÁREA INVENTARIO
NOMBRE DEL PROCESO CLASIFICACIÓN –PERCHADO –
SACADO Y FACTURACIÓN
RESPONSABLE: JEFE DE BODEGA
PROPÓSITO GENERAL
Armar los pedidos y empacarlos de acuerdo a la clasificación dada por comercialización.
FLUJOGRAMA
BODEGADEPARTAMENTO
DE SISTEMAS
DEPARTAMENTO
DE VENTAS
INICIO
FIN
Proceso de perchado
de acuerdo a
denominación, tallas y
colores
División de grupos en
bodega para sacar
pedidos.
Sacado de Pedidos
en orden jerárquico
Empaque y peso de
bultos, paquetes y
fundas
Impresión de
pedidos
Ordenar de acuerdo a
la importancia de los
clientes
Facturación de
pedidos de clientes
52
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
1. Una vez que se encuentra ingresada la mercadería al kárdex, bodega empieza con el proceso
de revisión, clasificación y perchado.
2. Con los pedidos impresos se envía al departamento de ventas para que clasifique según
prioridad de envío de los mismos.
3. Una vez clasificada la prioridad, se envía a bodega, se procede armar los grupos de trabajo
y finalmente la realización del paquete con las prendas a enviarse en cada uno de los
pedidos.
4. Cuando ya se ha terminado la actividad de armar los pedidos y empacarlos de acuerdo a la
clasificación dada por comercialización, los pedidos impresos que se enviaron deberán ser
devueltos al dpto. de sistemas para la respectiva facturación.
POLÍTICAS DE CONTROL
No se podrá iniciar el proceso de armar los pedidos, si éstos no se encuentran clasificados y
autorizados por el departamento de ventas.
Para el proceso de clasificación, perchado y sacado elaborar las órdenes de trabajo por
grupos que permitirá saber con exactitud el número de prendas sacadas y despachadas.
Cada orden de trabajo deberá ser entregada con la firma respectiva del jefe de cada
grupo.(ver anexo 2, formato 6 –formato 7)
Será responsabilidad del Jefe de bodega la supervisión y el cumplimiento con las
especificaciones de cada pedido.
ELABORADO POR:
APROBADO POR:
53
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
FECHA: 05/04/2015
ÁREA INVENTARIO
NOMBRE DEL PROCESO TOMA FÍSICA DE INVENTARIO
RESPONSABLE
JEFE DE BODEGA -
CONTABILIDAD
PROPÓSITO GENERAL
Las tomas físicas deben ser realizadas, inmediatamente después de haber terminado la separación
y despacho de pedidos
FLUJOGRAMA
BODEGADEPARTAMENTO DE
VENTAS
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
INICIO
FIN
Imprimir kardex de
inventario al terminar el
proceso
Revisar y sacar las prendas
sobrantes de los cartones
en donde se encuentran
perchadas
Clasificar de acuerdo al
nombre, código, talla y
color.
Informar al dpto. de
ventas sobre mercadería
de clientes pendiente de
envío
Apertura y perchado de
bultos de mercadería
devueltos
Comparar la toma
física con el reporte
generado del sistema
Archivar el reporte
final para restar de
pedidos posteriores
Gestión de cobro a
clientes que se
encuentran pendientes de
envío
Informar a bodega sobre
pedidos de clientes que
serán devueltos a perchas
por falta de pago
Anulación de
facturas
54
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
1. Bodega después del proceso de despacho y envío de mercadería deberá informar al
departamento de ventas los bultos, paquetes y/o fundas de clientes que se encuentren
pendiente de envío
2. El departamento de ventas realizará la gestión de cobro al cliente mediante llamadas,
notificaciones para determinar de esta manera de qué personas se realizará la apertura de
mercadería e inmediatamente notificar a contabilidad para anulación de facturas y a
bodega para la devolución a perchas de los mismos.
3. Bodega realizará la impresión del kárdex del sistema, el mismo que servirá para realizar la
revisión.
4. Sacar de los cartones las prendas sobrantes y realizar la comparación del sistema con la
mercadería física, tomar en cuenta su código, nombre, talla color y colocando la cantidad
que corresponde en cada artículo del listado de artículos generado por el sistema.
5. El reporte final deberá tomarse en cuenta para la resta de prendas en la siguiente orden de
compra a generarse.
POLÍTICAS DE CONTROL
En la toma física debe tomarse en cuenta todas las prendas que estén físicamente en
bodega e incluir si fuese el caso las prendas de bultos devueltos que el departamento de
comercialización deberá notificar en el menor tiempo posible.
Elaborar el reporte de artículos para la toma física de inventarios. (ver anexo 2, formato
8)
El departamento de contabilidad será el único encargado de realizar los ajustes al
inventario al igual que la anulación de facturas de ventas.
Los informes de tomas físicas deberán ser entregados al departamento de contabilidad con
las respectivas firmas de respaldo.
ELABORADO POR:
APROBADO POR:
55
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
FECHA: 05/04/2015
ÁREA INVENTARIO
NOMBRE DEL PROCESO DEVOLUCIÓN DE
MERCADERÍA
RESPONSABLE
DPTO DE
CONTABILIDAD
PROPÓSITO GENERAL
Realizar este procedimiento de acuerdo a lineamientos comprobados y a parámetros establecido
FLUJOGRAMA
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
INICIO
Revisar cronograma
de devoluciones
Parámetros de
devolución
Nota de crédito
cliente en el sistema
¿Se
encuentra
dentro de
tiempo?
SI
¿CUMPLE?
NO
Reporte de devoluciones
al proveedor por
devoluciones del cliente
SI
NO
Devolución de
prendas físicas al
proveedor
Recepción e ingreso de
la nota de crédito
proveedor
Devolucióncliente
Devolución
cliente
FIN
56
DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
1. El encargado del departamento de contabilidad deberá revisar el cronograma antes de realizar una
nota de crédito.
2. Revisar los parámetros de devolución que puede darse por los siguientes casos:
Defecto de fábrica debidamente comprobado por el departamento de novedades, donde debe
descartarse cualquier problema de manipulación externo a la empresa
Por mal despacho por parte de la empresa, debidamente verificado por la persona responsable, a
través de la comparación entre el pedido que realizó el cliente, la facturación y la orden de
despacho que realizó bodega.
Se procederá a realizar la Nota de crédito inmediatamente con el mismo procedimiento de la
elaboración de Notas de crédito en el caso de fallas de fábrica.
Las devoluciones a la par de la actividad de nota de crédito al cliente, se realiza un detalle por
cada proveedor de las prendas a devolver y se procede a separar en fundas por cada proveedor,
para ser entregados con su respectivo formulario.
El proceso de devolución de mercadería se cierra con la recepción de la Nota de crédito del
proveedor, misma que es ingresada al sistema afectando al pago de cada proveedor, y descargando
la bodega de imperfectos.
POLÍTICAS DE CONTROL
Elaborar un formato de devoluciones que debe ser enviado al cliente para que envíe su novedad en
caso de existir. (ver anexo 2, formato 9)
Elaborar un formato de devoluciones que debe ser entregado al proveedor conjuntamente con las
prendas a devolver. (ver anexo 2, formato 10)
El proceso de devoluciones implica, respetar las políticas, sólo por mal despacho o falla.
La novedad se recibe sólo del pedido vigente no de anteriores
Las prendas deben estar intactas aquí en nuestras oficinas y con el respectivo formulario.
Los formularios deben ser archivados ordenadamente pues todas las prendas que ingresaron como
devolución deben ser las mismas que se devuelve al proveedor.
Analizar todos los escenarios que pueden darse para la devolución
Realizar correctamente la Nota de crédito en el sistema, tomando en cuenta fechas, cliente, número
de factura, número de nota de crédito, códigos de la prenda a devolver, y revisar al azar totales, e
impuestos, recuerde que todo graba IVA.
Para la devolución al proveedor es necesario la apertura, muestra, explicación y conteo de la
cantidad de las prendas, y las respectivas firmas de descargo de la persona que entrega como de la
persona que recibe.
ELABORADO POR:
APROBADO POR:
57
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
FECHA: 05/04/2015
ÁREA INVENTARIO
NOMBRE DEL PROCESO ORDEN DE PROCESO POR PEDIDO DE
CATÁLOGO LENCERÍA Y BISUTERÍA
RESPONSABLE DPTO DE CONTABILIDAD
DESCRIPCIÓN GENERAL
Mediante este proceso se realiza la orden de compra a proveedores de bisutería y lencería, los mismos que
no manejan cantidades mínimas para la fabricación, este proceso se realiza bajo orden de pedido de clientes,
es decir todas las cantidades que requieren son todas las que se despachan en la semana correspondiente de
acuerdo al cronograma.
El procedimiento inicial es el mismo la diferencia es que la orden de compra para estos proveedores es
exacta y se realiza la requisición semanal debido a que todo lo que se pide se despacha.
FLUJOGRAMA
DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
1. El departamento de ventas elabora el cronograma de trabajo de la colección vigente y realiza la
DEPARTAMENTO DE
VENTASCLIENTES
DEPARTAMENTO DE
SISTEMAS
DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDADBODEGA
Aprobación de
pedidos RED
Industrias Karmat
Impresión de
pedidos
Ingreso de
pedidos a la web
Activación de
campaña página
web de acuerdo al
cronograma
Aprobación de
pedidos por parte
del distribuidorCierre de campaña
en la página web de
acuerdo al
cronograma
Elaboración de
cronograma de
Trabajo
Generar la
orden de
compra
Enviar orden de
compra al proveedor
vía email
Recepción y
perchado de acuerdo
a denominación.
Facturación de
pedidos de clientes EMPAQUE
FIN
INICIO
58
activación de campaña
2. La red comercial ingresa los pedidos a la página web, el distribuidor aprueba los pedidos
registrados en el sistema, el dpto. de sistemas, realiza la aprobación como distribuidor Zonal de
Industrias Karmat.
3. El departamento de ventas realiza el cierre de campaña de acuerdo al cronograma y fechas
establecidas para el paso de pedidos.
4. Una vez aprobados los pedidos, el encargado de sistemas imprimirá cada uno de los pedidos
generados exitosamente en la web y reflejados en el sistema.
5. Una vez que se haya cerrado el período de recepción, aprobación y revisión de pedidos se
procederá a generar órdenes de producción para cada uno de los proveedores.
6. Cuando ya se haya generado la orden de compra, se procederá al envío vía mail del requerimiento
de producción para cada proveedor, incluyendo en el mail, el lugar, las fechas y horarios de
recepción de mercadería.
7. La recepción de mercadería del proveedor se la realizará de acuerdo al cronograma de trabajo de
cada campaña, y pedido que corresponda.
8. Una vez entendida las cantidades y las prendas recibidas, bodega deberá comparar la orden de
compra enviada al proveedor con la factura que entrega al momento de recepción.
9. Una vez terminada la recepción de mercadería se debe entregar todos los documentos al del
departamento contable para la revisión de temas tributarios y contables.
10. Si no se presentan novedades en la recepción el departamento de contabilidad debe ingresar la
mercadería en el kárdex de inventario, al igual que las facturas de compra
11. Cuando ya se ha terminado la actividad de armar los pedidos y empacarlos de acuerdo a la
clasificación dada por comercialización, los pedidos impresos que se enviaron deberán ser
devueltos al dpto. de sistemas para la respectiva facturación.
12. Al terminar el proceso de facturación revisar que las existencias se encuentren en cero
POLÍTICAS DE CONTROL
Las órdenes de compra se generan tal cual están las órdenes de pedido de clientes reflejadas en la
web. (ver anexo 2, formato 3)
Elaborar una nota de recepción de mercadería para cada proveedor. (ver anexo 2, formato 5)
Los responsables deben colocar su nombre (no firma), en el campo de RECIBO CONFORME en
la factura de la mercadería que está recibiendo, para poder identificar qué persona recibió dicha
mercadería.
El departamento de contabilidad será el único encargado de la validación de requisitos tributarios y
contables, al igual que el ingreso de facturas de compra.
Dar seguimiento a las órdenes y proceso de retroalimentación.
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59
3.1.11 Métodos para control de inventario
PIELACTIVE se dedica a la venta de ropa por catálogo, cada colección tiene una vigencia
de 3 meses por lo tanto se propone una herramienta que permita visualizar esta relación y
determinar, en forma simple, cuáles artículos son de mayor valor, optimizando así la
administración de los recursos de inventario y permitiendo tomas de decisiones más
eficientes.
Método de análisis ABC
Para aplicación utilizaremos el MÉTODO ABC, tomando como referencia prendas
detalladas en el catálogo durante la colección 1 2015 (ver Instructivo, Anexo 5)
TABLA NRO 3. Tabla de valorización de inventarios
PRODUCTO
DEMANDA
DURANTE LA
COLECCION
COSTO DE LA
PRENDA
% DE
CONSUMO CATEGORIA
AC700-038-L 140 23,53 0,8% B
AC700-038-S 121 7,18 0,7% B
AC701-038-L 18 16,5 0,1% C
AC701-038-M 130 28,9 0,7% B
AC701-038-S 242 26,15 1,4% A
AC702-024-L 128 31,8 0,7% B
AC702-024-M 76 28,6 0,4% C
AC702-024-S 21 36,6 0,1% C
AC806-038-S 40 13,1 0,2% C
AC807-024-L 70 28 0,4% C
AC807-024-M 115 14,29 0,6% B
AC807-024-S 78 14,29 0,4% C
AC808-038-L 124 14,29 0,7% B
AC808-038-M 88 15,18 0,5% B
AC808-038-S 143 15,18 0,8% B
AC809-038-L 99 15,18 0,6% B
AC809-038-M 97 28,39 0,5% B
AC809-038-S 24 28,39 0,1% C
ANI700-038-L 56 28,39 0,3% C
ANI700-038-M 87 28,39 0,5% B
ANI700-038-S 48 28,75 0,3% C
ANI701-011-S 192 28,75 1,1% A
ANI702-024-L 155 28,75 0,9% A
ANI702-024-M 65 28,75 0,4% C
ANI702-024-S 73 21,79 0,4% C
ANI703-046-L 71 21,79 0,4% C
ANI703-046-M 343 21,79 1,9% A
ANI704-046-M 45 21,79 0,3% C
ANI705-099-L 156 36,7 0,9% A
ANI706-004-M 88 6,2 0,5% B
ANI707-017-M 254 17,75 1,4% A
ANI707-017-S 29 19,4 0,2% C
ANI716-043-10 138 22,9 0,8% B
ANI716-043-8 149 14,7 0,8% B
ANI717-043-10 53 13,1 0,3% C
ANI800-019-L 183 20,45 1,0% A
ANI800-019-M 20 17,4 0,1% C
60
ANI800-019-S 61 23,3 0,3% C
ANI800-019-XL 18 20,1 0,1% C
ANI801-019-L 33 23,4 0,2% C
ANI801-019-M 42 24,5 0,2% C
ANI801-019-S 28 22,9 0,2% C
ANI801-019-XL 73 27,1 0,4% C
ANI802-038-L 71 19,8 0,4% C
ANI802-038-M 34 34,9 0,2% C
ANI805-013-S 134 19,40 0,7% B
ANI806-038-XL 148 29,20 0,8% B
ANI807-038-L 92 20,50 0,5% B
ANI807-038-M 81 28,60 0,5% B
ANI807-038-S 305 22,70 1,7% A
ANI807-038-XL 68 25,20 0,4% C
ANI808-038-L 25 40,90 0,1% C
ANI808-038-M 212 39,60 1,2% A
ANI808-038-S 23 25,90 0,1% C
ANI808-038-XL 56 34,40 0,3% C
ANI809-050-UNQ 98 14,29 0,5% B
ANI810-034-S 198 14,29 1,1% A
ANI810-034-XL 120 15,18 0,7% B
ANI811-038-UNQ 23 15,18 0,1% C
ANI812-050-L 65 15,18 0,4% C
ANI812-050-M 87 28,39 0,5% B
ANI812-050-S 283 28,39 1,6% A
ANI815-004-L 65 28,39 0,4% C
ANI815-004-M 76 28,39 0,4% C
ANI815-004-S 23 13,7 0,1% C
ANI815-004-XL 22 17 0,1% C
ANI816-038-L 19 16,7 0,1% C
ANI816-038-M 87 22 0,5% B
ANI816-038-S 54 34,4 0,3% C
ANI816-038-XL 25 21,5 0,1% C
ANI817-003-L 21 28 0,1% C
ANI817-003-M 53 19 0,3% C
ANI817-003-S 191 43,29 1,1% A
ANI817-003-XL 36 39,6 0,2% C
ANI818-038-L 89 13,6 0,5% B
ANI818-038-M 268 20,2 1,5% A
ANI818-038-S 44 19,4 0,2% C
ANI818-038-XL 71 18,2 0,4% C
ANI825-043-10 113 17,4 0,6% B
ANI825-043-12 150 17,59 0,8% B
ANI825-043-4 42 19,64 0,2% C
ANI825-043-6 188 19,64 1,1% A
ANI825-043-8 65 17,86 0,4% C
ANI826-045-10 76 17,86 0,4% C
ANI826-045-12 22 17,86 0,1% C
ANI826-045-4 128 8,128 0,7% B
ANI826-045-6 38 8,13 0,2% C
ANI826-045-8 66 8,13 0,4% C
ANI827-038-10 15 8,13 0,1% C
ANI827-038-12 74 18,3 0,4% C
ANI827-038-6 79 14,91 0,4% C
ANI831-011-L 82 18,13 0,5% B
ANI831-011-M 15 17,77 0,1% C
ANI831-011-S 177 17,77 1,0% A
ANI831-011-XL 99 16,43 0,6% B
ANI832-046-L 80 16,43 0,4% C
ANI832-046-M 188 16,88 1,1% A
ANI832-046-S 65 17,77 0,4% C
ANI832-046-XL 12 30,27 0,1% C
61
ANI833-085-L 127 30,27 0,7% B
ANI833-085-M 12 30,27 0,1% C
ANI833-085-S 230 15,89 1,3% A
ANI833-085-XL 296 15,89 1,7% A
ANI835-038-L 145 15,89 0,8% B
ANI835-038-M 12 14,73 0,1% C
ANI835-038-S 123 10,09 0,7% B
ANI836-033-3XL 27 10,09 0,2% C
ANI836-033-L 176 10,09 1,0% A
ANI836-033-M 69 13,66 0,4% C
ANI836-033-XL 179 13,66 1,0% A
ANI836-033-XXL 98 8,39 0,5% B
ANI840-038-L 14 18,84 0,1% C
ANI840-038-M 156 14,64 0,9% A
ANI840-038-S 30 19,91 0,2% C
ANI842-046-L 70 19,91 0,4% C
ANI842-046-M 260 12,59 1,5% A
ANI842-046-S 20 12,59 0,1% C
ANI842-046-XL 111 13,21 0,6% B
ANI843-038-L 39 13,21 0,2% C
ANI843-038-M 60 13,210 0,3% C
ANI843-038-S 134 15,71 0,7% B
ANI843-038-XL 64 15,71 0,4% C
ANI845-050-L 173 15,71 1,0% A
ANI845-050-M 56 12,59 0,3% C
ANI845-050-S 62 12,59 0,3% C
ARE700-019-L 123 14,29 0,7% B
ARE700-019-M 220 18,75 1,2% A
ARE700-019-S 30 18,75 0,2% C
ARE701-046-12 55 18,75 0,3% C
ARE702-004-10 32 18,75 0,2% C
ARE702-004-12 203 18,75 1,1% A
ARE702-004-6 22 19,82 0,1% C
ARE707-022-12 12 19,82 0,1% C
ARE707-022-18 98 19,82 0,5% B
ARE708-046-6 21 18,39 0,1% C
ARE709-046-18 49 10,07 0,3% C
ARE710-031-12 56 22,6 0,3% C
ARE711-033-18 32 11,3 0,2% C
ARE711-033-6 291 6,7 1,6% A
ARE712-046-12 20 8,9 0,1% C
ARE712-046-18 55 13,15 0,3% C
ARE713-046-18 116 14 0,6% B
ARE715-004-18 140 17 0,8% B
ARE717-099-18 41 18,1 0,2% C
ARE719-003-12 34 20,56 0,2% C
ARE721-049-12 29 21,79 0,2% C
ARE721-049-18 39 21,785 0,2% C
ARE721-049-6 133 8,13 0,7% B
ARE723-003-UNQ 80 8,13 0,4% C
ARE724-004-UNQ 33 18,3 0,2% C
ARE800-019-L 21 14,91 0,1% C
ARE800-019-M 22 18,13 0,1% C
ARE800-019-S 76 17,77 0,4% C
ARE800-019-XL 61 20 0,3% C
ARE801-038-M 91 6,3 0,5% B
ARE801-038-S 65 7,9 0,4% C
ARE801-038-XL 115 8 0,6% B
ARE802-038-L 98 11 0,5% B
ARE802-038-M 203 15,59 1,1% A
ARE805-017-L 132 16,88 0,7% B
ARE805-017-M 65 17,77 0,4% C
62
ARE805-017-S 132 18,3 0,7% B
ARE806-046-L 26 18,39 0,1% C
ARE806-046-M 36 16,25 0,2% C
ARE806-046-S 160 16,25 0,9% A
ARE806-046-XL 23 16,25 0,1% C
ARE807-013-L 194 19,55 1,1% A
ARE807-013-M 158 19,55 0,9% A
17728 100,0%
RESULTADO
PRENDAS CATEGORIA A: Prendas de mayor rotación en el mercado
PRENDAS CATEGORIA B: Prendas de menor rotación
PRENDAS CATEGORIA C: Prendas de poca aceptación
TABLA NRO 4 Tabla de valorización de inventarios
A
(9-EN ADELANTE)%
B
(5-8%)
C
(1-4%)
TOTAL
4 5 6 15
Conclusiones
A través el modelo de inventario ABC Se muestra los productos que han tenido mayor y
menor rotación durante la primera colección 2015, mismos que serán tomados como
referencia para la venta en la siguiente colección debido al alto volumen de aceptación por
parte de los clientes generando mayores ingresos durante la colección.
3.1.12 Método para determinar proceso de órdenes de pedido a proveedores
Considerando que los proveedores de mercadería realizan la producción de las prendas con un
mínimo establecido mediante contrato inicial, se presenta el siguiente modelo para el proceso
de órdenes de pedido que debe ser utilizado en cada colección para cada uno de los
proveedores. (Ver Instructivo, Anexo 6)
Para el presente modelo se toma una referencia de la Colección 1 2015.
Figura 9 Representación Gráfica de los artículos ABC
63
TABLA NRO 5 Órdenes de pedido a proveedores
PROVEEEDOR ARTICA TEXTIL MÍNIMO DEL DESPACHO 12
| AC702-024-L COLECCIÓN: 1-2015
SEMANA INV. FINAL PEDIDO DE CLIENTE PRENDAS A SOLICITAR
1 0 18 24
2 6 22 24
3 8 15 12
4 5 25 24
5 4 10 12
6 6 23 24
7 7 3 0
8 4 12 12
TOTAL 128 132
3.1.13 Análisis de Impactos.
Para el siguiente análisis se estableció una tabla de ponderación, la misma que cuantificará
el nivel de impacto que causa la presente propuesta en la empresa “PIELACTIVE”.
La ponderación queda establecida de la siguiente manera:
Tabla 6 Formas de calificación para los Impactos
-3 -2 -1 0 1 2 3 Impacto Impacto Impacto Indiferente Impacto Impacto Impacto
Alto Medio Bajo No hay impacto Bajo Medio Alto
NEGATIVO INDIFERENTE POSITIVO
Los impactos que sobresalen y están sujetos de análisis son: Impacto Organizacional, el
Impacto Financiero y el Impacto Social. La matriz está compuesta por indicadores, donde
existe una valoración para cada uno, dependiendo del nivel en el que se encuentre, luego se
realiza la siguiente operación para obtener el resultado del nivel de impacto.
Para el cálculo del nivel de impacto, se utilizó la siguiente fórmula:
𝑵𝐢𝐯𝐞𝐥 𝐝𝐞 𝐈𝐦𝐩𝐚𝐜𝐭𝐨 =Sumatoria de Valoración
Número de Indicadores
𝐍𝐢𝐯𝐞𝐥 𝐝𝐞 𝐈𝐦𝐩𝐚𝐜𝐭𝐨 =∑
N
3.1.14 Impactos.
IMPACTO ORGANIZACIONAL
Tabla 7 Ponderación Administrativo.
Nro. INDICADORES VALORACIONES
-3 -2 -1 0 1 2 3
1 Diseño de una Filosofía
corporativa. X
2 Estructura Organizativa.
X
3 Funciones definidas.
X
4 Procedimientos establecidos.
X
5 Políticas establecidas.
X
Sumatoria de impactos 15
∑ 15
64
𝐍𝐢𝐯𝐞𝐥 𝐝𝐞 𝐈𝐦𝐩𝐚𝐜𝐭𝐨 =∑
N
𝐍𝐢𝐯𝐞𝐥 𝐝𝐞 𝐈𝐦𝐩𝐚𝐜𝐭𝐨 =𝟏𝟓
5
Nivel de Impacto = 3 IMPACTO ALTO POSITIVO
ANÁLISIS
El Impacto Administrativo en la empresa “PIELACTIVE” tiene una incidencia promedio de 3,
lo que significa que es un Impacto Alto Positivo, permitiéndole a la empresa conocer cuál es su
finalidad dentro del mercado, las áreas que la conforman, las funciones asignadas a cada
trabajador, así como los procedimientos que se deben llevar a cabo durante toda la cadena de
suministro, logrando así el mejoramiento continuo de la empresa.
IMPACTO FINANCIERO
Tabla 8 Ponderación Financiera
Nro. INDICADORES VALORACIONES
-3 -2 -1 0 1 2 3
1 Situación económica de la empresa “PIELACTIVE”.
x
2 Optimización de recursos en el proceso de control de
inventarios. x
3 Optimización de tiempo en el proceso de manejo de la
mercadería. x
SUMATORIA DE IMPACTOS ∑ 6
𝐍𝐢𝐯𝐞𝐥 𝐝𝐞 𝐈𝐦𝐩𝐚𝐜𝐭𝐨 =∑
N
𝐍𝐢𝐯𝐞𝐥 𝐝𝐞 𝐈𝐦𝐩𝐚𝐜𝐭𝐨 =6
3
Nivel de Impacto = 2 IMPACTO MEDIO POSITIVO
ANÁLISIS
Para valorar la incidencia financiera de la propuesta se realizó una interpretación de la
información obtenida por investigación directa de la empresa PIELACTIVE y en este se
pudo determinar que tiene como consecuencia un Impacto Medio Positivo, esto se debe a
que mediante la aplicación del Modelo de Control de Inventarios se optimiza los recursos y
tiempo que incurren en el proceso.
Otro aspecto que entra en juego es la determinación de funciones y perfil de puestos de
trabajo y el manejo de desperdicios, ya que en la investigación de campo se evidencia que
se generaban estos gastos por tener libertad de utilizar personal que se colocaban en
puestos estratégicos y que no cumplían con las expectativas y los conocimientos no
estaban acorde con lo que necesitaba en si el proceso.
65
IMPACTO SOCIAL
Tabla 9 Ponderación Social
Nro. INDICADORES
VALORACIONES
-3 -2 -1 0 1 2 3
1 Mejoramiento de la calidad de vida de los clientes x
2 Desarrollo económico y laboral x
3 Mejoramiento de la calidad de vida de los empleados. x
SUMATORIA DE IMPACTO ∑ 8
𝐍𝐢𝐯𝐞𝐥 𝐝𝐞 𝐈𝐦𝐩𝐚𝐜𝐭𝐨 =∑
N
𝐍𝐢𝐯𝐞𝐥 𝐝𝐞 𝐈𝐦𝐩𝐚𝐜𝐭𝐨 =8
3
Nivel de Impacto = 2,5 IMPACTO MEDIO POSITIVO
ANÁLISIS
Al ser una propuesta que interviene en el mejoramiento empresarial participan individuos
que generalmente buscan mejorar su estilo y calidad de vida, tema que es una constante
humana, ya que este objetivo muchas veces se convierte en un propósito de vida, en todos
los niveles sociales. Entonces analizando esta coyuntura la empresa al estar en capacidad
de permanecer en el mercado y desarrollar su actividad económica, tiene las herramientas
necesarias para mejorar las condiciones de trabajo, sea en cuestión de incrementos
salariales, reconocimiento por una gestión adecuada o en su defecto crecimiento
profesional dentro de la empresa, participación en el reparto de una mayor cantidad de
utilidades, que a su vez genera que se pueda mejorar los beneficios del personal
involucrado o clientes internos y externos se beneficien de la solidez de una empresa
solvente.
3.2 Análisis de los resultados finales de la investigación.
3.2.1 Validación de la propuesta.
Para la validación de la propuesta se expuso el contenido de la misma a criterio de dos
expertos
66
67
68
69
3.3 Conclusiones parciales del capítulo
La propuesta cuenta con Manual de Funciones que sirve como una orientación clara y
definida de las actividades, las competencias personales y profesionales que requieren
cada uno de los cargos que se detallan en la estructura funcional de la empresa
“PIELACTIVE con el afán de evitar la dualidad de funciones, minimizar los conflictos
de áreas, marcar responsabilidades, dividir el trabajo y fomentar el orden.
Con el presente trabajo se diseña un modelo de control de inventarios para el área de
bodega, con la finalidad de dotar de un procedimiento técnico y practico en el área de
inventarios lo cual permitirá mejorar el desenvolvimiento profesional y lograr los
objetivos de esta área.
Mediante la aplicación del Método de análisis ABC, se puede clasificar a los productos
de mayor y menor rotación en tres categorías, permitiendo así identificar aquellos
productos que representan una mayor demanda en la colección, los mismos que son
utilizados como referencia para la venta en la siguiente colección.
70
CONCLUSIONES GENERALES
El Modelo de control de inventarios contiene herramientas y técnicas que permiten
una administración eficiente de inventarios, proporciona confiablidad en los registros
contables, debido a que los procesos de control están organizados de manera
secuencial lo cual permite obtener la información clara y veraz para la toma de
decisiones.
Con la aplicación del modelo, manual de funciones, procedimientos, técnicas y
herramientas propuestas para la empresa PIELACTIVE, se considera facilitar y
fortalecer los controles en el área de inventarios, adecuados a la infraestructura, cultura
organizacional, entre otros, reconocidos durante el diagnóstico y la realización de la
propuesta de trabajo.
El presente trabajo de investigación es muy útil, ya que cumple con todos los
parámetros de control, políticas, diagramación de procesos, formatos y herramientas
que exige un modelo de Inventarios y por ende puede ser aplicado por el Gerente
propietario de la empresa “PIELACTIVE” e incluso por empresas de similares
características.
Con el Modelo de Control de Inventarios ABC, la empresa “PIELACTIVE” puede
determinar los productos de mayor rotación, los mismos que pueden incluirse en
colecciones futuras, debido a que son los productos que tienen alta aceptación en el
mercado generan mayores ingresos y rentabilidad a la empresa.
71
RECOMENDACIONES
Que la Administración de la empresa “PIELACTIVE” ponga en ejecución la propuesta
diseñada, el establecimiento de funciones y la diagramación de procedimientos, para el
área de bodega, ayudarán de manera significativa a disminuir las falencias existentes en
la empresa.
Perseverar en el cumplimiento de estrategias, objetivos, valores, misión y visión,
revisando periódicamente el direccionamiento estratégico y generando ciclos de mejora
continua en la empresa PIELAACTIVE, específicamente en el área de inventarios.
Capacitar e incentivar no solo al personal de bodega, sino a todo el personal que
conforma PIELACTIVE para de esta manera exista un ambiente de trabajo idóneo, esto
dará como resultado el correcto desenvolvimiento de las tareas encomendadas.
Actualizar las herramientas de control diseñadas específicamente para la empresa
PIELACTIVE, ya que están sujeta a cambios conforme a las oportunidades del negocio
en el mercado y decisiones del propietario.
El presente trabajo puede ser considerado como fuente de consulta para impulsar
propuestas similares en negocios de venta por catálogo, con miras a elevar el nivel
competitivo, rentabilidad y crecimiento, aportando bases técnicas actuales acordes a
cada empresa.
72
BIBLIOGRAFÍA
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Asesorías de tesis de pregrado y postgrado.
Zapata, P. (2011). Contabilidad General. (7a ed.). México: Editorial MC GRAW HILL.
ANEXO 1 Perfil de Tesis
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES - IBARRA”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
PERFIL DE TESIS DE GRADO PREVIA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE
INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS, CPA.
TEMA: MODELO DE CONTROL DE INVENTARIOS PARA LA EMPRESA
PIELACTIVE DE LA CIUDAD DE IBARRA, PROVINCIA DE IMBABURA
AUTORA: PILATAXI FARINANGO GABRIELA ALEXANDRA
TUTOR: DRA. ARCINIEGAS GERMANIA, MSC
IBARRA- ECUADOR
2015
1. TEMA
MODELO DE CONTROL DE INVENTARIOS PARA LA EMPRESA PIELACTIVE DE
LA CIUDAD DE IBARRA, PROVINCIA DE IMBABURA.
2. DESARROLLO
2.1 ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÒN
La importancia de la gestión de inventarios en los negocios comerciales ha generado
investigaciones como la de Pesantez Aldas Rosa Cristina en el 2009 de la Escuela
Politécnica Nacional, con el tema “Sistema de Control de inventarios” cuyo resultado
alcanzó el control de entradas y salidas en el manejo de inventarios. Así mismo el proyecto
de investigación “Modelo de Gestión de Inventarios para la empresa Ámbar” de la
Universidad Politécnica Salesiana en 2011 cuyo autor, Adriana Espinel pudo obtener como
resultado final en dicha empresa un sistema de control de entradas y salidas de
mercaderías, y un modelo de gestión de stocks.
La presente investigación planteará una forma de modelo de control de inventarios
específico para la empresa PIELACTIVE de la ciudad de Ibarra, con base a técnicas y
estrategias que ayudarán en la toma de decisiones y al mejor manejo de los mismos.
La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la
importancia del manejo de inventario por parte de la misma. Este manejo contable
permitirá a la empresa mantener el control oportunamente; así como también conocer al
final del periodo a situación económica y financiera en al que se encuentra.
2.2 SITUACIÓN PROBLÉMICA
RIVAS, V. (Agosto de 2012) menciona: En el mercado ecuatoriano, existe una gran
variedad de empresas que vende ropa por catálogo. De éstas, muchas importan sus
productos desde Colombia. Entre las empresas dedicadas a esta actividad, los principales
competidores de nuestra empresa son: NIVI, Fashion Express, Mi Ángel, Sueños de Rosas,
Glood, Unimoda, Leonisa, entre otras, los sistemas de control de inventarios son muy
importantes para todas las empresas, puesto que su objetivo es el cumplimiento de las
metas corporativas a través de estándares.
RIVAS, V. (Agosto de 2012) Recuperado de: En la provincia de Imbabura, en los últimos
tres años, se ha incrementado la venta de ropa y accesorios por catálogo, existen
aproximadamente 5 empresas que lideran el mercado y que son competencia directa, las
cuales no poseen un modelo de control que minimice los riesgos por pérdida de tiempo y
dinero en los procesos. A esto, se añade el control del recurso humano que es importante
para toda empresa. PIELACTIVE, ubicada en la zona norte del Ecuador, inicia sus
actividades en el 2010 sin embargo al ser una de las marcas líderes en la ciudad de Ibarra,
no cuenta con políticas y herramientas de control de inventario adecuadas que están
produciendo efectos negativos en la empresa.
Los negocios comerciales son parte de la sociedad y su bienestar y crecimiento contribuye,
al crecimiento del sector, de la ciudad, de la provincia y del país.
2.3 PROBLEMA CIENTÍFICO
¿Cómo lograr el manejo eficiente de las mercaderías de la Empresa PIELACTIVE de la
ciudad de Ibarra, Provincia de Imbabura?
2.4 OBJETO DE INVESTIGACIÓN Y CAMPO DE ACCIÓN
2.4.1. Objeto de investigación: Proceso de Auditoría.- WITTHINTON, P. (2008). “Son
el conjunto de técnicas de investigación aplicables a una partida o a un grupo de hechos y
circunstancias relativas a los estados financieros sujetos a examen, mediante los cuales, el
contador público obtiene las bases para fundamentar su opinión.”
2.4.2 Campo de acción Control de Inventarios.- ZAPATA, P. (2008).
“CONTABILIDAD GENERAL”. Mc Graw Hill, Sexta Edición. Colombia considera que
“El inventario es una acción en la cual se cuentan los productos que pueden haber en una
empresa, supermercado o tienda. Por extensión, se denomina inventario a la comprobación
y recuento, de las existencias físicas en sí mismas y/o con las teóricas documentadas.”
2.5 IDENTIFICACIÓN DE LA LÍNEA DE INVESTIGACIÓN
Auditoría
2.6 OBJETIVO GENERAL
Diseñar un modelo de control de inventarios para el manejo eficiente de la mercadería de
la empresa PIELACTIVE de la ciudad de Ibarra.
2.7 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Fundamentar teóricamente el modelo de control de inventario y las mercaderías.
Identificar los procesos contables que utiliza la empresa.
Realizar un diagnóstico de la situación actual sobre el manejo de inventarios de la
empresa PIELACTIVE
Identificar los componentes del modelo de control de inventarios de mercaderías.
Validar la propuesta a través de la opinión de expertos.
2.8 IDEA A DEFENDER
Con el modelo de control de inventario, se logra el manejo eficiente de la mercadería de
la empresa PIELACTIVE de la ciudad de Ibarra.
2.9 VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN
2.9.1 Variable Independiente
Modelo de Control de Inventarios
2.9.2 Variable Dependiente
Manejo deficiente de la mercadería.
2.10 METODOLOGÍA A EMPLEAR
MODALIDAD
Cuali-Cuantitativa
Permitirá conocer la realidad de las actividades administrativas - financieras que cumple la
empresa PIELACTIVE, mediante la recopilación de información pertinente con la cual se
realizará análisis del aprovechamiento de los recursos existentes, y se logrará definir las
deficiencias de control y planificación interna.
2.10.1 Tipos de Investigación
Bibliográfico:
Esta investigación se utilizará ya que se necesita del estudio que se encuentra en
los libros para sustentar las ideas planteadas en la solución del problema.
Investigación de campo:
Será necesaria su aplicación ya que se necesita constatar personalmente todos los
procesos que se den en la empresa.
Investigación aplicada:
Se aplicará esta investigación ya que se requerirá de conocimientos científicos para
diseñar el modelo de control de inventarios.
Investigación explicativa:
Esta investigación será de gran ayuda ya que para llegar a la solución del problema
se necesitará de saber y analizar la causa y el efecto que tiene cierto problema.
2.10.1 Métodos de Investigación
Método inductivo-deductivo
El método inductivo ayudará para tener una idea clara de lo que está sucediendo en
el área de inventarios de la empresa PIELACTIVE y para la toma de decisiones que
proporcionen un grado de seguridad razonable en cuanto a la fiabilidad de la
información financiera.
Método histórico-lógico
Por medio de este método se realizará un análisis comparativo entre el manejo del
control de inventarios del año anterior y el que se ejecuta actualmente, en el cual se
detectará un control inadecuado de las actividades dentro de la empresa
PIELACTIVE.
Método analítico-sintético
Mediante el análisis y sistematización se logrará verificar en forma general el
funcionamiento de PIELACTIVE y luego se realizará una evaluación en cada área,
encontrando deficiencias en la parte Administrativa y Financiera.
Método sistémico
Mediante este método se logrará tener información con orden cronológico de los
procesos para inventarios y de esta forma permita aplicar estrategias.
2.10.2 Técnicas de investigación
Entrevista.- Se realizará al propietario de la empresa PIELACTIVE debido a que
es la persona que tiene mayor conocimiento de los movimientos y procesos que se
dan en el área de inventarios de la empresa.
Herramientas:
Guía de Entrevista: Dirigida al Propietario de la empresa PIELACTIVE para
lograr el desarrollo de métodos que permitan representar y relacionar
adecuadamente las distintas variables y parámetros del modelo.
2.11 ESQUEMA DE CONTENIDOS
2.11.1 Empresa Comercial
2.11.2 Procesos de Auditoría
2.11.3 Planeación de la Auditoría
2.11.4 Riesgo de la Auditoría
2.11.5 Control
2.11.6 Definición
2.11.7 Medición del rendimiento real
2.11.8 Comparación del rendimiento real
2.11.9 Control previo
2.11.10 Control concurrente
2.11.11 Control posterior
2.11.12 Costos indirectos de almacenaje
2.11.13 Costos de lanzamiento del pedido
2.11.14 Costos de adquisición
2.11.15 Modelos de gestión de inventarios
2.11.16 Control de Inventarios
2.11.17 Políticas de Inventarios
2.11.18 Beneficios del Control de Inventarios
2.11.19 Tipos de inventarios
2.11.20 Inventario Físico
2.11.21 Método de valuación de inventarios
2.11.22 Funciones de los inventarios
2.11.23 Planificación de las políticas de los inventarios
2.11.24 Propósitos delas políticas de los inventarios
2.11.25 Funciones que efectúa los inventarios
2.11.26 Selección del sistema de valuación
2.11.27 Costos de almacenamiento
2.11.28 Costos directos de almacenaje
2.12 APORTE TÉCNICO, SIGNIFICACIÓN Y NOVEDAD
1.12.1 Aporte Teórico: Según Barandiaran, Rafael; (2008). “Diccionario de Términos
Financieros” dice que los inventarios son un puente de unión entre la producción y las
ventas, en una empresa manufacturera el control de inventario equilibra la línea de
producción. Los controles ejercidos sobre los inventarios de materias primas, productos en
proceso y productos terminados absorben la holgura esos tienden a proporcionar un flujo
constante de producción, facilitando programación
2.12.2 Significación Práctica: Con la aplicación de esta investigación lograremos
solucionar los problemas de entradas y salidas de mercaderías evitando perdidas llevando
un estricto y preciso control dando así paso a que el propietario pueda llegar a un adecuado
registro de mercaderías.
2.12.3 Novedad: la empresa PIELACTIVE lleva sus inventarios de control en hojas y
luego suben a un computador esto se lo realiza cada semana debido a que la empresa
realiza la venta por pedidos semanales los mismos que son distribuidas por diferentes
partes del país y sin embargo no se tiene un registro exacto de ingresos de mercaderías de
los faltantes y las DEVOLUCIÓNes por parte de los clientes
Para esta investigación se utilizará método estadístico y la aplicación de cuadros gráficos
de tal manera que se puede ilustrar con mayor facilidad los resultados del estudio y así
realizar un análisis cuantitativo y cualitativo de la información que proyecte la
investigación, la empresa no cuenta con un modelo de inventarios que permita relacionar
adecuadamente las distintas variables.
3. BIBLIOGRAFÍA:
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INVESTIGACIÓN”. Editorial Prentice Hall, Tercera Edición. Bogotá-Colombia.
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CÓDIGO TRIBUTARIO
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ZAPATA, P. (2008). “CONTABILIDAD GENERAL”. Mc Graw Hill, Sexta Edición.
Colombia.
4. LINCOGRAFÍA
www.vianala.com/historia-de-la-venta-por-catalogo/
ANEXO 2 Formatos de Control
FORMATO NRO 1 CRONOGRAMA DE TRABAJO
FORMATO NRO 2 ORDEN DE PEDIDO
FORMATO NRO 3 ORDEN DE COMPRA PROVEEDOR
FORMATO NRO 4 KÁRDEK
FORMATO NRO 5 NOTA DE RECEPCIÓN DE MERCADERÍA
FORMATO NRO 6 ORDEN DE TRABAJO 1
NOTA DE RECEPCIÓN DE MERCADERÍA
FORMATO NRO 7 ORDEN DE TRABAJO 2
FORMATO NRO 8 REPORTE DE ARTICULOS PARA TOMA FÍSICA DE
INVENTARIO
FORMATO NRO 9. FORMULARIO DE DEVOLUCIÓNES CLIENTES
FORMATO NRO 10. FORMULARIO DE DEVOLUCIÓNES PROVEEDORES
ANEXO 3 Cuestionario de Control Interno COSO ERM
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO COSO ERM
AMBIENTE INTERNO
Filosofía de gestión de riesgos
No. PREGUNTA CUMPLE CUMPLE
PARCIALMENTE
NO
CUMPLE
1 ¿Se ha establecido una filosofía de gestión de
riesgos adecuada?
x
2 ¿Se consideran todas las formas de riesgo en la
toma de decisiones?
x
3 ¿Se realiza seguimiento al cumplimiento de
políticas y procedimientos y del estado de gestión
de riesgos corporativos?
x
Cultura de riesgo
No.
PREGUNTA
CUMPLE CUMPLE
PARCIALMENTE
NO
CUMPLE
4 ¿Los empleados de la organización poseen una
cultura ética y responsabilidad en sus funciones?
x
5 ¿Se han tomado acciones para que la rotación del
personal no afecte la consecución de objetivos de
la institución?
x
6 ¿Se toman acciones correctivas ante las conductas
profesionales impropias de los empleados?
x
Integridad y valores éticos
No.
PREGUNTA
CUMPLE CUMPLE
PARCIALMENTE
NO
CUMPLE
7 ¿Se ha dado a conocer a los colaboradores de la
institución la importancia de la integridad y
valores éticos en la labor que realizan?
x
8 ¿Se está consciente de la importancia de la
práctica de valores éticos dentro de la institución?
x
9 ¿Se podría decir que la institución es gerenciada
con integridad?
x
Compromiso de competencia
No.
PREGUNTA
CUMPLE CUMPLE
PARCIALMENTE
NO
CUMPLE
10 ¿Se identifican las capacidades, conocimiento y
habilidades de cada colaborador para desempeñar
determinada labor dentro de la institución?
x
11 ¿Se supervisa el desempeño de cada trabajador en
su respectivo lugar de trabajo?
x
12 ¿El desempeño de los trabajadores brinda
capacidad de competencia a la institución?
x
Estructura organizativa
No.
PREGUNTA
CUMPLE CUMPLE
PARCIALMENTE NO
CUMPLE
13 ¿Está definida la estructura organizativa de la
institución?
x
14 ¿Se establecen niveles de autoridad y
responsabilidad?
x
15 ¿Estos niveles están bien definidos y claros para
todos los trabajadores?
x
Asignación de autoridad y responsabilidad
No. PREGUNTA CUMPLE CUMPLE
PARCIALMENTE
NO
CUMPLE
16 ¿Se asignan autoridad y responsabilidad de acuerdo
al grado de iniciativa y criterio de cada individuo?
x
17 ¿Se establecen tareas encaminadas al cumplimiento
de los objetivos de la institución?
x
18 ¿Está consciente el personal de que sus decisiones
afectan directamente a los objetivos de la
organización?
x
Políticas y prácticas en materia de recursos humanos
No. PREGUNTA CUMPLE CUMPLE
PARCIALMENTE
NO
CUMPLE
19 ¿Se cumple con todas las responsabilidades en
cuanto a materia laboral con los trabajadores de
la organización?
x
20 ¿Se brindan capacitaciones de acuerdo a cada
área de trabajo?
x
21 ¿Se aplican medidas disciplinarias en cuanto a
ciertos comportamientos de los trabajadores?
x
ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
Objetivos estratégicos
No. PREGUNTA CUMPLE CUMPLE
PARCIALMENTE
NO
CUMPLE
22 ¿Se han implantado objetivos estratégicos dentro
de la organización?
x
23 ¿Se emplean técnicas de evaluación de riesgos
en la definición de estos objetivos?
x
Objetivos relacionados
No. PREGUNTA CUMPLE CUMPLE
PARCIALMENTE
NO
CUMPLE
24 ¿Se han definido objetivos relacionados con
otros objetivos dentro de la organización?
x
25 ¿Se da seguimiento al cumplimiento de estos
objetivos relacionados?
x
Riesgo aceptado
No. PREGUNTA CUMPLE CUMPLE
PARCIALMENTE NO
CUMPLE
26 ¿Se han determinado los principales riesgos que
afectan directamente a la organización?
x
27 ¿Se encuentra preparada la organización para
admitir mayor riesgo del que actualmente
admite?
x
28 ¿La organización mide el riesgo aceptado en
términos cuantitativos o cualitativos?
x
Tolerancia al riesgo
No. PREGUNTA CUMPLE CUMPLE
PARCIALMENTE
NO
CUMPLE
29 ¿Se han determinado niveles aceptables de
desviación en la consecución en los objetivos?
x
30 ¿Estos niveles no afectan directamente el normal
funcionamiento de la organización?
x
IDENTIFICACIÓN DE ACONTECIMIENTOS
Acontecimientos
No. PREGUNTA CUMPLE CUMPLE
PARCIALMENTE
NO
CUMPLE
31 ¿Se han identificado los principales
acontecimientos que pueden ocurrir en cada una
de las áreas?
x
32 ¿Se han determinado medidas correctivas de x
acción inmediata ante la presencia de dichos
acontecimientos?
Metodologías y técnicas
No. PREGUNTA CUMPLE CUMPLE
PARCIALME
NTE
NO
CUMPLE
33 ¿Existen metodologías y técnicas establecidas que
detecten la presencia de acontecimientos
inesperados?
x
34 ¿La estructuración de estas técnicas y
metodologías se basan en experiencias anteriores
de la organización?
x
35 ¿Estas metodologías y técnicas se aplican siempre
que ocurre un cambio en la organización?
x
Categorías de acontecimientos
N
o.
PREGUNTA CUMPLE CUMPLE
PARCIALME
NTE
NO
CUMPLE
36 ¿Se agrupan los acontecimientos de acuerdo a sus
características?
x
37 ¿Esta categorización ayuda a determinar con
precisión las oportunidades y los riesgos?
x
EVALUACIÓN DE RIESGOS
Riesgo inherente y residual
No. PREGUNTA CUMPLE CUMPLE
PARCIALMENTE
NO
CUMPLE
38 ¿Se realizan las acciones necesarias para la
eliminación de la presencia de riesgos inherentes?
x
39 ¿Ha existido la presencia de riesgos residuales luego
de aplicadas determinadas acciones?
x
Técnicas de evaluación
No
.
PREGUNTA CUMPLE CUMPLE
PARCIALME
NTE
NO
CUMPLE
40 ¿Se aplican técnicas probabilísticas en la evaluación
de riesgos?
x
41 ¿Se realizan análisis sobre los resultados obtenidos
de la aplicación de las técnicas?
x
42 ¿Se asigna capital suficiente para realizar la
evaluación de riesgos?
x
43 ¿Se presentan los resultados de evaluación de riesgos
en forma gráfica y comprensible?
x
RESPUESTA A LOS RIESGOS
Evaluación de posibles respuestas
No. PREGUNTA CUMPLE CUMPLE
PARCIALME
NTE
NO
CUMPLE
44 ¿Se agrupan los riesgos de acuerdo a su
significancia?
x
45 ¿La respuesta que se da a cada riesgo está acorde a
un plan preestablecido?
x
Selección de respuestas
N
o.
PREGUNTA CUMPLE CUMPLE
PARCIALMEN
TE
NO
CUMPLE
46 ¿Se seleccionan las respuestas de acuerdo al tipo de
riesgos entre: evitar, reducir, compartir o aceptar?
x
47 ¿Se aplica cada una de estas acciones en las
determinadas respuestas?
x
Perspectiva de cartera
No. PREGUNTA CUMPLE CUMPLE
PARCIALMENTE
NO
CUMPLE
48 ¿Se determina los costos en los que se van a incurrir
al momento de aplicar una respuesta?
x
49 ¿Se realiza un análisis de costo-beneficio al
momento de aplicar una respuesta?
x
50 ¿El costo-beneficio se puede medir de forma
cualitativa o cuantitativa?
x
ACTIVIDADES DE CONTROL
Integración de la respuesta al riesgo
No. PREGUNTA CUMPLE CUMPLE
PARCIALMENTE
NO
CUMPLE
51 ¿Se aplican actividades de control que garanticen
que las respuestas a los riesgos son las adecuadas?
x
52 ¿La aplicación de las actividades de control se
realiza en momentos oportunos?
x
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Información y Comunicación
No. PREGUNTA CUMPLE CUMPLE
PARCIALME
NTE
NO
CUMPLE
53 ¿Se recopila y analiza la información tanto interna
como externa para identificar, evaluar y responder a
los riesgos?
x
54 ¿Se aplica la tecnología como medio para mejorar
la eficiencia y eficacia de los procesos de
información?
x
55 ¿Se ha diseñado un sistema de información y
adquisición de tecnología?
x
56 ¿Posee la organización una infraestructura
informática compleja?
x
57 ¿Existen comunicaciones específicas y orientadas a
las expectativas de comportamiento y
responsabilidad del personal?
x
58 ¿Se usa la tecnología como medio para facilitar la
comunicación continua respecto a gestión de
riesgos dentro y fuera de la organización?
x
SUPERVISIÓN
Actividades permanentes de supervisión
No. PREGUNTA CUMPLE CUMPLE
PARCIALMENTE NO
CUMPLE
59 ¿Se lleva a cabo la supervisión de la eficacia de
los componentes de la gestión de riesgos
corporativos?
x
60 ¿Se revisa diariamente la información de la
gestión del negocio?
x
Evaluaciones independientes
No. PREGUNTA CUMPLE CUMPLE
PARCIALMENTE
NO
CUMPLE
61 ¿Se realizan evaluaciones independientes ante
repentinos cambio internos en la organización?
x
62 ¿Estas evaluaciones permiten identificar y
corregir los errores que pueden surgir los
cambios repentinos?
x
Comunicación de deficiencias
No. PREGUNTA CUMPLE CUMPLE
PARCIALMENTE
NO
CUMPLE
63 ¿Se comunican las deficiencias encontradas a
quien se encuentra en posición de tomar las
medidas necesarias?
x
64 ¿Se clasifican las deficiencias de modo que sean
direccionadas hacia quien debe tratarlas?
x
ANEXO 4 Guías de entrevistas aplicadas al Gerente general, contador y bodeguero.
GUÍA DE ENTREVISTA
Fecha:
Hora:
Lugar:
Entrevistado:
Entrevistador:
Objetivo: Recopilar información de interés sobre la gestión y el control de los inventarios,
abarcando temas como el manejo de inventarios, mantenimiento de inventarios, adquisición y
venta de mercadería, responsabilidades asignadas al personal del área de comercialización,
aspectos que servirán para el sustento de la presente propuesta.
PREGUNTAS SOBRE ENTREVISTA REALIZADA AL GERENTE GENERAL
¿Tiene la empresa un organigrama o esquema de organización?
¿Existe un sistema de control para las entradas y salidas de inventarios?
¿Qué deficiencia ha podido encontrar en el manejo de inventarios?
¿La entidad tiene designada alguna persona responsable de las órdenes de compra
de inventarios?
¿Existe alguna persona encargada de bodega?
PREGUNTAS SOBRE ENTREVISTA REALIZADA AL CONTADOR GENERAL
¿Existe un sistema de control para las entradas y salidas de inventarios?
¿Existe algún método de valuación de inventarios?
¿Se cuenta con alguna medida de seguridad para los registros de inventarios?
¿Qué deficiencia ha podido encontrar en el manejo de inventarios?
¿La empresa utiliza algún sistema de control para llevar al día los registros tanto de
los ingresos como los ya existentes en bodega?
¿Realiza inventarios físicos periódicamente de las existencias, la persona designada
para llevar los registros contables?
PREGUNTAS SOBRE ENTREVISTA REALIZADA AL JEFE DE BODEGA
Cuánto tiempo lleva en la empresa?
Qué actividades realiza en la bodega? Explíquelos
Entrega algún tipo de reporte a su jefe inmediato? De qué? Con qué frecuencia?
¿Qué deficiencia ha podido encontrar en el manejo de inventarios?
¿Qué procesos realiza con relación a la mercadería?
¿Cuenta la entidad con una bodega en buen estado y que esté bien resguardada
físicamente para su seguridad?
¿Las entregas se hacen únicamente con base en órdenes debidamente autorizadas?
Ud., hace toma de inventarios físicos? Cómo?
ANEXO 5 Instructivo Modelo de Inventario ABC
INSTRUCTIVO MODELO DE
INVENTARIO ABC
OBJETIVO
Determinar los productos de mayor y menor rotación al término de una colección con el
propósito de establecer los prendas de mayor acogida y venta las mismas que mediante
análisis serán consideradas para la venta de la siguiente colección
PROCEDIMIENTO
1. Enlistar todos los productos de la colección ya sea mediante código o nombre según
corresponda.
2. Determinar la cantidad total de venta por código durante toda la colección
3. Colocar el costo de venta de cada uno de los ítems.
4.- Establecer la frecuencia relativa porcentual mediante la siguiente fórmula.
5.- Establecer el rango porcentual para las categorías ABC previo análisis
6. Categorizar las prendas de acuerdo al porcentaje en ABC
7.- Determinar las prendas de mayor relevancia para ser tomadas en cuenta en la
siguiente colección (previo análisis)
FORMATO
ELABORADO POR:
APROBADO POR:
%=𝐷𝐸𝑀𝐴𝑁𝐷𝐴 𝐷𝑈𝑅𝐴𝑁𝑇𝐸𝐿𝐴 𝐶𝑂𝐿𝐸𝐶𝐶𝐼𝑂𝑁
𝐶𝐴𝑁𝑇𝐼𝐷𝐴𝐷 𝑇𝑂𝑇𝐴𝐿 𝐷𝐸 𝑃𝑅𝐸𝑁𝐷𝐴𝑆 𝑉𝐸𝑁𝐷𝐼𝐷𝐴𝑆∗ 100
ANEXO 6 Instructivo Proceso de órdenes de Pedido a Proveedor
INSTRUCTIVO PROCESO DE
ÓRDENES DE PEDIDO A
PROVEEDOR
OBJETIVO
Determinar la cantidad a solicitar al proveedor de acuerdo al pedido de clientes, stock y
cantidades mínimas de producción, utilizando la siguiente herramienta de control con el fin
de optimizar los recursos y disminuir el sobrante final.
PROCEDIMIENTO
1. Elaborar al inicio de cada colección un contrato en el cual conste las cantidades mínimas
de producción por proveedor.
2- Elaborar la tabla resumen, en la que conste el nombre del proveedor, la referencia, el
mínimo de prendas, el número de la colección y el casillero del sobrante.
2. Establecer semanalmente el inventario final de ese ítem.
3. Establecer semanalmente el número de ítems solicitados por el cliente
4.- Restar el número de prendas solicitadas del inventario final y establecer las nuevas
cantidades de producción para el proveedor o mercadería a solicitar, considerando las
cantidades mínimas de fabricación.
5.- Al finalizar la colección determinar los sobrantes por cada ítem.
FORMATO
ELABORADO POR:
APROBADO POR:
ANEXO 7 Instrumentos de Validación
ANEXO 8 Fotografías de la empresa “PIELACTIVE”