Post on 15-Jan-2020
UNIVERSIDAD TÉCNICA DE BABAHOYO
FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN, FINANZAS E
INFORMÁTICA
PROCESO DE TITULACIÓN
MAYO - OCTUBRE 2018
EXAMEN COMPLEXIVO DE GRADO O DE FIN DE CARRERA
PRUEBA PRÁCTICA
PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TITULO DE INGENIERO EN
CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
TEMA:
Conciliación de Saldos de la Cuenta de Activo Fijos en los Sistemas SByE, SIIPNE
y eSIGEF del Comando de Policía Babahoyo N° 8
EGRESADO:
Muñoz Miño Jairon Joffre
TUTORA:
CPA. Andrea Daniela Albán Navarro
AÑO 2018
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INTRODUCCIÓN
El comando de Policía de Babahoyo Nª 8 es una Institución de Técnica, Jerarquizada,
de Carácter Civil, Armada, Disciplinada, Profesional y Altamente Especializada, cuya
misión es atender y proteger el libre ejercicio de los derechos y la seguridad de las
personas y mantener el orden público, dentro del territorio nacional. Como toda entidad
pública debe regirse a las disposiciones generales del estado y es controlada por los
entes reguladores como son el Ministerio de Finanzas, Dirección Financiera Nacional y
la Contraloría General del Estado, debido a que recibe presupuesto del estado.
Esta Entidad Operativa Desconcentrada dispone de activos fijos que integran el
grupo de propiedad, planta y equipo, los mismos que deben estar registrados en los
sistemas informáticos de control de bienes del Comando y del Ministerio de Finanzas,
es en este proceso de registro de los bienes donde se presentan inconvenientes debido a
que en muchos casos no son debidamente registrados en todos los sistemas, presentando
diferencias en los saldos contables. A lo largo del desarrollo del presente estudio de
caso denominado Conciliación de Saldos en la Cuenta de Activos Fijos En los Sistemas
eSByE, SIIPNE y eSIGEF, se tratará esta problemática que ocasiona inconsistencia en
la información contable.
La presente investigación es de carácter cualitativo y se encuentra dentro de la
sublinea de investigación de la carrera de Ingeniería en Contabilidad y Auditoría de la
Facultad de Administración e Informática, de la Universidad Técnica de Babahoyo,
denominada Gestión de la Información Contable, debido a que se estudiara la
información contable de los activos fijos, de tal manera que se presente una información
consistente para los organismos de control y que a su vez sirva para la toma de
decisiones.
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En el presente estudio de caso se aplicó la investigación de campo, descriptiva y
bibliográfica, porque previamente necesitaremos tener una visión precisa de lo que
vamos realizar. Es necesario aplicar en este caso de estudio la investigación de campo,
ya que mediante la indagación conoceremos el problema actual que se presenta en la
Institución Policial y la investigación bibliográfica debido que se consultó, manuales,
normativas, relacionados con la conciliación de saldos y control interno de bienes; para
de esta manera conseguir una investigación eficiente para el proceso de desarrollo del
estudio de caso.
Para la recolección de datos se utilizó las técnicas de la entrevista y la observación
métodos que me permitió conocer el manejo de los procesos realizados en la
conciliación de los saldos.
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DESARROLLO
El Comando de la Subzona de Policía Babahoyo, se encuentra ubicado en la
Parroquia Camilo Ponce, Cantón Babahoyo, Provincia de los Ríos, entre las calles
General Barona y Calle Olmedo, pertenece a la Zona 5 que abarca las Subzonas del:
Guayas, Santa Elena, Los Ríos, Bolívar y Galápagos, excepto los Distritos:
Metropolitano de Guayaquil, Durán y Samborondón.
El Comando Provincial de Policía Babahoyo es una entidad Pública, cuya misión es
cuidar el orden interno y la seguridad ciudadana; administrativamente es la Entidad
Operativa Desconcentrada No. 052-0053.
El instructivo de funciones del Sistema de Administración Financiero eSIGEF
define a Las Entidades Operativas Desconcentradas como instituciones del
Gobierno Central que han adoptado el modelo de gestión de dos niveles. Las
Unidades de Administración Financiera (UDAF) se ubican en el primer nivel
considerando en el segundo nivel a las Entidades Operativas Desconcentradas
(EOD). Es utilizado por varias instituciones entre las que citamos los
Ministerios del Ambiente, Ministerio de Agricultura, Acuacultura y Pesca,
Policía Nacional, etc. (2012, pág. 3).
Las Instituciones Públicas y la Policía Nacional del Ecuador cuenta con un
Reglamento General de Bienes para el sector público, para normar la adquisición,
manejo, egreso, traspaso, préstamo, enajenación y baja de los diferentes bienes muebles
e inmuebles que constituyen el patrimonio de la instituciones, de la cual es parte el
Comando Provincial Babahoyo No. 8.
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En la actualidad este Comando Policial cuenta con un Inventario de Activos fijos
(Bienes de Larga Duración), que se detalla a continuación:
Tabla N° 1
Cuenta Descripción
141.01.03 Mobiliario
141.01.04 Maquinarias y Equipos
141.01.05 Vehículos
141.01.07 Equipos y paquetes informáticos
141.03.01 Terrenos
141.03.02 Edificios
911.17.00 Control administrativo Fuente: SIIPNE Comando de Policía Babahoyo Nª 8
Elaborado por: El autor
Como lo menciona el (ACUERDO No. 027-CG-2015, 2015),” Los activos fijos
Serán reconocidos como tales siempre y cuando cumplan los siguientes
requerimientos”:
a) Ser de propiedad de la Entidad;
b) Estar consignados a actividades administrativas y/o fructíferas;
c) Generen beneficios monetarios futuros;
d) Cuya vida útil estimada supere el año; y,
En el grupo denominado Control Administrativo encontramos las siguientes cuentas:
Tabla N° 2
Cuenta Descripción
911.17.03 Mobiliario
911.17.04 Maquinarias
911.17.05 Vehículos
911.17.06 Equipos
911.17.07 Equipos de cómputo y sistemas informáticos
911.17.09 Textos y Colecciones Fuente: SIIPNE Comando de Policía Nª 8
Elaborado por el Autor
De acuerdo al (Contraloria General del Estado, 2016, págs. 6 - Art. 11), los
Bienes de Control Administrativo “son bienes tangibles, de pertenencia de la
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institución o entidad, cuya vida útil sea superior a un año y son utilizados en
las actividades de la institución”.
“El costo individual de manufactura, adquisición, donación o avalúo de estos
bienes es menor al que para tal efecto establezca el Ente Rector de las Finanzas
Públicas establezca para los activos fijos”.
Se puede determinar que desde los períodos de planificación, adquisición y custodia
de estos activos no se encuentran identificados, se desconoce su ubicación, en muchos
casos estos problemas son ocasionados por el desconocimiento de las normas legales, y
la falta de capacitación del personal.
Actualmente los bienes de Larga Duración (Activos fijos) están siendo administrados
por un servidor público policial perteneciente al Comando Provincial de Policía
Babahoyo, el mismo que tiene poca formación en el área de su competencia, ausencia
de capacitación, aspectos que se reflejan en la mala calidad de la administración de los
bienes.
De acuerdo a lo establecido en el Reglamento General para la Utilización, Control,
Administración y Manejo, de los Bienes y Existencias del Sector Publico dispone lo
siguiente:
Conservador Administrativo.- Es el/la encargado de custodiar, registrar los
ingresos, egresos y traspasos de los bienes en la unidad así como también
mantener actualizados los inventarios, conforme a las necesidades de los
usuarios. El profesional de cada unidad administrativa del ente u organismo,
elegirá a los Custodios Administrativos, según la cantidad de bienes e
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inventarios de propiedad del ente u organismo y/o frecuencia de adquisición de
los mismos. (Contraloria General del Estado, 2016, págs. 2-Art. 2-parr 7)
Al no estar capacitado la persona encargada del control de los activos fijos esto
permite el incumplimiento de la norma Técnica del Manejo y Control de los bienes de
larga duración del Sector Público, lo que no permite obtener saldos conciliados
valederos y confiables.
“La Norma 210-06 de Control Interno para el Sector Público define a la
conciliación de saldos como operaciones necesarias para verificar la
conformidad de una situación reflejada en los registros contables. Establecen
pruebas cruzadas entre datos de dos fuentes internas diferentes o de una externa
con otra interna, proporcionan seguridad sobre la información financiera
registrada. Así mismo permite descubrir diferencias y explicarlas efectuando
ajustes o regularizaciones cuando sean necesarias.” (Ministerio de Finanzas,
2013).
Es importante resaltar lo que establece el acuerdo No. 27 –CG – 2015 en el capítulo
II de los Bienes y Existencia art. 10. Constatación física y obligatoriedad de inventarios
donde nos indica que por lo menos una vez al año en el último trimestre, en cada unidad
administrativa se efectuará constatación física de los bienes, con el fin de inspeccionar
los inventarios en las instituciones y facilitar los ajustes contables. En ella podrán
intervenir el Guardalmacén o quien haga sus veces, el Guardián Administrativo, y el
titular de la unidad administrativa o su representante. De dicha actividad; se le
informara a la máxima autoridad de la entidad en la primera quincena de cada año, un
los resultados, detallando todas las novedades que se obtengan durante el proceso de
constatación física y conciliación con la información contable y las sugerencias del
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caso; a más de, el Acta suscrita por los intervinientes. Se remitirá a la Unidad Financiera
o quien haga sus veces, duplicado del informe de constatación física realizado para los
registros contables correspondientes (Contraloria General del Estado, 2015)
“Se establecerá un sistema adecuado para el control contable tanto de las
existencias como de los bienes (activos fijos), mediante reconocimientos
detallados con valores que permitan reconocer los retiros, traspasos o bajas de
los bienes, a fin de que la información se halle actualizada y de conformidad
con los procedimiento contable vigente.” (Contraloria General de Estado ,
2014, págs. 33, Norma 406-05).
El Comando Provincial de Policía Babahoyo al tratarse de una institución pública
controlado por los entes reguladores del estado como son: Ministerio de Financias,
Dirección financiera Nacional y contraloría General del Estado, para llevar el control de
sus activos fijos utiliza el sistemas Bienes y Existencias (eSBYE), el Sistema
Informático Integrado de la Policía Nacional (SIIPNE) y el Sistema Integrado de
Gestión Financiera (eSIGEF), por lo que al momento de realizar las respectivas
conciliaciones de los saldos, este debe arrojar un saldo igual en los mayores de los tres
sistemas, esto hace que la información contable sea confiable y oportuna para la entrega
de la información financiera a los organismos de control interna y externa, tales como:
Dirección Nacional Financiera, Auditoría Interna, Contraloría General del Estado entre
otras.
Al liquidar un período contable, las cuentas deben mostrar su saldo actual, por
lo tanto, estos valores servirán de base para preparar los estados financieros.
Como lo establece la Norma de Control Interno N° 406-10 Constatación Física
de existencia y bienes de larga duración.”… las discrepancias que se obtengan
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durante el proceso de cotejo físico y concordancia con la información contable,
serán investigadas y despues se registrarán los ajustes respectivos”. (Ministerio
de Finanzas del Ecuador, 2015).
Este estudio de caso está dirigido estudiar el proceso de conciliación de saldos de la
cuenta de activos fijos (bienes de larga duración ), debido que al momento de realizar la
respectiva conciliación de saldos de los activos fijos del Comando de Policía Babahoyo
N° 8, al descargar los reportes de los sistemas antes mencionados de todos los activos
fijos que posee el Comando, dichos saldos no son consistentes debido a que en muchas
ocasiones el Sistema Informático Integrado de la Policía Nacional (SIIPNE), no arroja
la totalidad de los bienes registrados, también sucede que en los sistemas no se puede
comprobar los saldos debido a que hay bienes que han sido dados de baja pero constan
aun en los sistemas debido a que no se los puede eliminar, además cuando se realizó la
respectiva conciliación de saldos en este año la cuenta de vehículos y control
administrativo presentaba inconsistencia en los saldos entre los sistemas eSByE,
SIIPNE y por ende el saldo del eSIGEF tampoco coincide con el saldo del sistema de
bienes y existencia eSByE.
Al entrevistar al encargado de activos fijos del Comando de Policía Babahoyo N° 8,
sobre la conciliación de los saldos en la cuenta activos fijos, este manifestó que la
inconsistencia de los saldos en los mayores de la cuenta Vehículo se daba debido a que
en el sistema SBYE no se encontraba registrados 33 vehículos que habían sido recibidos
por traspaso de las unidades de Orellana, Loja, Cotopaxi, PJ y la unidad de tránsito, los
cuales solo habían sido registrados en el sistema SIIPNE., motivo por el cual se
presentaba una diferencia de saldos de más de $600.000.
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Además se evidencio durante la investigación mediante la entrevista al encargado de
activos fijos, que en la cuenta control administrativo en el grupo de maquinarias y
herramientas existía también diferencias de saldos entre los sistemas SIIPNE y eSBYE,
debido a que no se encontraban registrado en el sistema eSBYE 82 cascos de
motocicletas que habían sido recibido por traspaso hasta la unidad del Comando.
Dichos vehículos no se encontraban registrado en el sistema de Bienes y existencias
debido a que el departamento de logística no había remitido las respectivas actas de
entrega-recepción al encargado de activos fijos del comando, de igual manera sucede
con los 82 cascos de motocicletas que no se remitieron las respectivas actas al
departamento de activos fijos para que este los registrara en el sistema de Bienes y
Existencias.
Por medio de la siguiente tabla se mostrara el saldo contable de cada una de las
cuentas que integran el grupo de Activos Fijos del Comando de Policía Babahoyo Nº 8:
Tabla N° 3
Fuente: Comando de Policía Babahoyo Nª 8
Elaborado por: Muñoz Miño Jairon
La tabla pertenece a la respectiva conciliación de saldos realizada con corte al 28 de
mayo de 2018 de cada una de las cuentas que conforman el grupo de activos fijos del
Código
de la
cuenta
contable
Descripción de
la cuenta
contable
Saldo
registrado Saldo
ajustado
Porcenta
je
ajustado
o
Saldo
por
ajustar
Porcentaje
por ajustar
SIIPNE eSByE Esigef
141.01.03 MOBILIARIO 429249,69 429249,69 429249,69 429249,69 100% 0,00 0,00%
141.01.04 MAQUINARIA 2259349,17 2259349,17 2259349,17 2259349,17 100% 0,00 0,00%
141.01.05 VEHÍCULOS 2428849,38 1812974,75 1812974,75 1812974,75 74,64% 615874,63 25,36%
141.01.07
EQUIPOS Y
PAQUETES
INFORMÁTICOS
401791,55 401791,55 401791,55
401791,55 100,00% 0,00 0,00%
141.03.01 TERRENOS 500198,36 500198,36 500198,36 500198,36 100,00% 0,00 0,00%
141.03.02 EDIFICIOS 492689,7 492689,7 492689,7 492689,7 100,00% 0,00 0,00%
911.17.00 CONTROL
ADMINISTRATIVO 58727,71 41726,67 41726,67
41726,67 71,05% 17001,04 28,95%
911.17.05 VEHÍCULOS
COMODATO 2578343,36 0,00 0,00 0,00
0,00% 2578343,4 100,00%
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Comando de Policía Babahoyo N° 8. El grupo de mobiliario, maquinarias, equipos y
paquetes informáticos, terreno y edificio presenta un saldo igual en los tres sistemas
informáticos del comando, la cuenta 141.01.05 que corresponde al grupo de vehículos
es aquella en la que nos podemos dar cuenta de la diferencia de saldos entre los sistemas
SIIPNE y eSBYE, y también la cuenta 911.17.00 del grupo de control administrativo,
presenta una diferencia de saldos entre los sistemas SIIPNE y eSBYE.
Los motivos por los que se dan estas inconsistencia en los saldos en las cuentas de
activos fijos, en especial al grupo de vehículos y control administrativo es por una falta
de control interno por parte del encargado de activos fijos del Comando de Policía
Babahoyo Nª 8, siendo él responsable del registro de dichos bienes en los sistemas
SBYE, y de acuerdo a la normativa de control de bienes públicos indica que para poder
registrar cualquier bien en los sistemas del Ministerio de Finanzas es necesario las
respectivas actas de entrega recepción que indique el ingreso de dichos bienes al
sistema, actas que no constan en el departamento de activo fijo.
Según lo establecido en el instructivo de conciliación de saldos expedido por el
Ministerio de Finanzas al momento de realizar las respectivas conciliaciones de saldos
se debe tomar en cuenta lo siguiente:
“Para el proceso de conciliación de bienes de larga duración las entidades
públicas pueden considerar analizar y recabar la siguiente información”
(Ministerio de Finanzas del Ecuador, 2016):
Informaciones de libro mayor de año vigente y años anteriores;
Reportes de cotejos físicas;
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Informes de los encargados del control y registro de los bienes de la
institución;
Actas de entrega recepción;
Actas de traspasos;
Aprobación de información entre entidades;
Informes de carácter técnicos por los funcionarios responsables.
Sin embargo en el comando de Policía Babahoyo N° 8 al momento de realizar las
respectivas conciliaciones de saldos no considera esta información que la detalla el
instructivo para la regulación de saldos en el sector público.
El instructivo para la regulación de saldos de Bienes de Larga duración nos
indica que, “se deberá informar a la máxima autoridad institucional, dando a
conocer todas las novedades encontradas durante este proceso, si se demuestra
documentadamente que se han acabado todas las instancias para recopilar y
validar la información antes detallada, la misma que sustenta el proceso de
conciliación de los bienes, el informe indicado deberá contener un detalle de la
verificación realizada para la conciliación de la información financiera y su
constatación física; así como los respectivos documentos de respaldo.”
(Ministerio de Finanzas del Ecuador, 2016).
“La actualización constante, la concordancia de saldos de los auxiliares con los
saldos de las cuentas del mayor general y la comprobación física habitual,
aportará seguridad de su control y registro oportuno, los cuales servirá para la
toma de decisiones convenientes.” (Ministerio de Finanzas, 2013).
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Otros de los problemas que se evidenció durante la investigación fue que dentro de
la cuenta 911.17. Bienes no Depreciable, en el Sistema SIIPNE se hayan registrado un
parque automotor, siendo esta una cuenta de orden, donde solo se registran bienes no
depreciables. Al momento de entrevistar al encargado de activos fijos este supo
manifestar que el motivo por el cual están registrado estos vehículos en esta cuenta, es
porque fueron entregados por medio de contrato de comodato.
De acuerdo al (Manual de procedimiento de inventario general de bienes,
2010) “Un comodato es un contrato de préstamo por el cual una de las partes
entrega gratuitamente a otra una cosa no fungible para que use de ella por
cierto tiempo, y se la devuelva”.
Sin embargo esto hace que información contable no sea consistente debido a que
estos bienes solo están registrados en el sistema Informático Integrado de la Policía
Nacional y no están registrado en el sistema de Bienes y existencia (eSBYE).
Motivo por el cual al momento de realizar la respectiva conciliación de saldos esta
cuenta solo presentaba saldo en el sistema SIIPNE, por lo que hace que la información
contable no sea consistente.
Al entrevistar a la contadora sobre el registro de estos bienes en la cuenta 911.17,
Bienes no depreciable, me indico que estos vehículos no pueden estar registrados como
bienes no depreciable, debido a que la ley y el reglamento de bienes del sector público
los considera como bienes depreciable, es decir que deberían haber sufrido la
depreciación correspondiente como lo indica la ley, debido a que estos vehículos fueron
ingresados en el 2014 y por lo tanto ya tiene alrededor de 4 años que es casi la vida útil
del activo, sin embargo hasta la fecha no registra depreciación alguna.
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La NIC 17 para el Sector Publico en su párrafo 55 establece que a medida que
una entidad consume los beneficios económicos o servicios potenciales
inherentes a un activo, se reducirá el importe del mismo en libros, con el fin de
reflejar dicho consumo, mediante cargos a resultados por depreciación. Tales
cargos se harán, incluso, cuando el valor del activo exceda de su valor neto en
libros. (NIC 17- Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público,
2015)
Para que estos bienes sean registrados en el sistema eSBYE es necesario que el
departamento de logística del comando remita los respectivos contratos de comodato
mediante el cual fueron recibidos esos vehículos y también las respectivas actas de
entrega recepción de los mismos.
Si el Comando de Policía Babahoyo Nº 8, no identifica los problemas, las
deficiencias en el control interno de bienes de larga duración, se continuará
manteniendo una administración obsoleta, desactualizada y no permitirá contar con
resultados e información actualizada, incumpliendo normas de control establecidas por
la Constitución, Contraloría General del Estado, el Reglamento General para el Manejo
de Bienes del Sector Público, Auditoría interna de la Policía, entre otras normativas;
además permitirá que los custodios de los bienes den el buen uso, por ello es
fundamental que todos los funcionarios de la Policía de Babahoyo, tenga una guía para
conocer sobre las normas que se debe cumplir.
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Conclusiones
Luego de haber realizado el respectivo análisis sobre la conciliación de saldos en la
cuenta de activo fijos (bienes de larga duración), se tiene las siguientes conclusiones:
Los saldos contables de los activos fijos (Vehículo y Control Administrativo) que
pertenecen al comando de Policía Babahoyo Nº 8. Presentan inconsistencia entre los
sistemas SIIPNE y eSByE, debido a que no se encuentran registrado en el sistema de
Bienes y existencia del Comando, esto ocasiona que la información contable no sea
consistente y oportuna para los órganos de control.
Los procesos que se desarrollan en la conciliación de saldos en el comando de policía
Babahoyo Nº 8, no están de acuerdo a lo establecido en el instructivo de saldos
pendientes por conciliar de la contraloría general de estado, en que se detalla la
información que se debe recopilar al momento de realizar las conciliaciones, tales como
actas de entrega recepción, reporte de mayores de años anteriores, actas de traspaso
entre otros, sin embargo esto no es acatado por el encargado de los activos fijos del
comando, incumpliendo la normativa legal.
El incumplimiento de la normativa legal en el proceso de conciliación, registro y
custodia de los bienes de larga duración, así como también el no mantener los saldos
conciliados y no entregar la información cuando es requerida por los organismos de
control, puede ocasionarles indicios de responsabilidades administrativas y civiles
culposas e indicios de responsabilidad penal a los funcionarios encargados del control y
custodia de los bienes del comando, por parte de la contraloría general de estado como
lo indica la ley de contraloría general del estado en su artículo 55. Determinación de
responsabilidades.
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Existe falencia en el registro de los bienes en el sistema eSByE aun existiendo un
manual de registro. Hay bienes que han sido recibidos por traspaso de otras unidades y
no están registrado en el sistema de Bienes y Existencia del comando, por lo que se
presenta una diferencia en el número de bienes registrados y en los saldos contables
entre los sistemas.
En el departamento de activo fijos no existen las respectivas actas de entrega-
recepción de 33 vehículos recibidos por traspaso de las unidades de Orellana, Loja,
Cotopaxi y la PJ, motivo que ocasionó la inconsistencia en los saldos de estas cuentas
por no estar registrados estos bienes en el sistema de bienes y existencias del comando.
Los vehículos recibidos en calidad de comodato están registrado solo en el sistema
SIIPNE del comando, y están registrado como bienes no depreciables y ya casi cumple
su vida útil y no han sido depreciados.
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Referencias Bibliográficas
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Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público. Obtenido de
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de la contraloia general de estado.
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17
Larga Duración . Obtenido de https://www.finanzas.gob.ec/wp-
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Duraci%C3%B3n.pdf
Policia Nacional del Ecuador. (13 de Julio de 2018). Dirección general de logística.
Obtenido de http://www.policiaecuador.gob.ec/dgl/
Contraloria General del Estado. (10 de Mayo de 2016). Obtenido de Reglamento de
Control y Administración de Bienes del Sector Público:
https://www.turismo.gob.ec/wp-content/uploads/2016/06/REGLAMENTO-GENERAL-
PARA-LA-ADMINISTRACION-UTILIZACION-MANEJO-Y-CONTROL-DE-LOS-
BIENES-Y-EXISTENCIAS-DEL-SECTOR-PUBLICO.pdf
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Anexo 1: Vehículos que están registrado en el SIIPNE, pero que no consta en el eSByE.
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Anexo 2: Cascos de motocicletas que estan registrados en el SIIPNE y que no costa en el eSByE.
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Anexo 3: Reporte del SIIPNE de la Cuenta Locales y Residencias
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Anexo 4: Reporte del eSByE. Locales y Residencias
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Anexo 5: Vehículos registrados como no depreciables en calidad de comodato
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Anexo 6: Reporte del eSByE de la cuenta Vehículo
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Anexo 7: Actas de entrega-recepción de los vehículos no registrado en el eSByE
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