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1Gerencia de Soporte y Operación Financiera - Visión General SAP - Diciembre 2006
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2Gerencia de Soporte y Operación Financiera - Visión General SAP - Diciembre 2006
Objetivo del documentoSAP como empresaGeneralidades del sistema SAP R/3
ConceptosCaracterísticasConfiguración
Soluciones y componentes SAPSolucionesComponentesFuncionalidad SAP R/3Funcionalidad SAP BW y SAP SEMEjemplo de soluciones mySAP
Entorno de Operación del Sistema SAPCuentas de usuarioDueño de ProcesoMesa de Ayuda
Utilización en el grupo PEMEX
Contenido
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3Gerencia de Soporte y Operación Financiera - Visión General SAP - Diciembre 2006
Objetivo del documento
El objetivo del presente documento es el de proporcionar a los usuarios del sistema SAP en el Corporativo, los conocimientos básicos acerca de las soluciones, los componentes de aplicación y la terminología en SAP.
Esto les permitirá tener una visión general de la solución y podrán ubicar sus actividades en el contexto general de funcionamiento del sistema SAP en el Corporativo.
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4Gerencia de Soporte y Operación Financiera - Visión General SAP - Diciembre 2006
SAP como empresa
S A P significa, Systems, Aplications and Products in Data Procesing
SAP AG, es una empresa alemana con mas de 30 años de experiencia y ofrece una serie de productos para una amplia variedad de empresas y distintas soluciones de negocio para empresas de diversos tamaños.
Actualmente cuenta con más de 36,000 clientes en el mundo y es la compañía de software de negocio más grande a nivel mundial teniendo presencia en mas de 120 países.
SAP es un “software”, es decir, un sistema desarrollado por la compañía SAP AG y comercializado en México por la compañía SAP México S.A. de C.V.
SAP R/3 es una solución de negocio implementada en Pemex Corporativo desde febrero de 1997, sustituyendo a los Sistemas Institucionales de aquella época (SIC Sistema Institucional de Contabilidad, SICEP, Sistema Institucional de Control del Ejercicio Presupuestal, SIPAT Sistema Institucional de Pago a terceros), entre otros.
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5Gerencia de Soporte y Operación Financiera - Visión General SAP - Diciembre 2006
Conceptos
Versiones:Debido a cambios en las Leyes, Lineamientos, Normas, Reglamentos, etc., tanto internas como externas, así como también por la evolución tecnológica e integración de las mejores practicas, a todo software se le realizan adecuaciones y/o mejoras, para asícontinuar apoyando la operación de las empresas. Por lo tanto SAP AG libera periódicamente nuevas versiones a fin de mantenerse a la vanguardia en lo que al ERP respecta. La versión con la que hoy día se realizan las operaciones en el Corporativo se conoce como SAP R/3 Enterprise 4.7.200. Siendo “R/3” la tercera generación del sistema y “Enterprise 4.7.200” la versión.
ERP:SAP R/3 es un sistema tipo ERP (Enterprise Resource Planning) que procesa datos en tiempo real y los graba en una base de datos central, para que la empresa pueda acceder con rapidez a su información y así alcanzar un elevado nivel de control, transparencia y eficacia.
Mejores practicas:SAP R/3 ha integrado, a lo largo de los 30 años de desarrollo, las mejores prácticas, experiencia, estrategias y conocimientos empresariales. Esto es, la forma mas optima de realizar un proceso a nivel mundial.
Generalidades del sistema SAP R/3
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6Gerencia de Soporte y Operación Financiera - Visión General SAP - Diciembre 2006
Características
Seguridad:Permite el acceso específico a los procesos de información que demanda un usuario en el sistema, por medio de la definición de autorizaciones, roles y la asignación de estos a claves de usuario.
Integral:SAP R/3 tiene como objetivo la integración de la información de los diversos procesos de negocio en la empresa y el registro de operaciones a nivel de origen, de manera que las diversas operaciones de la empresa están relacionadas y son afectadas o afectan a otras funciones siguiendo un modelo de procesos integral.
Compatible:SAP R/3 ha evolucionado de manera que es un sistema abierto a la interacción con diversas plataformas de bases de batos y sistemas operativos con lo cual se garantiza su buen funcionamiento, con una adecuada interacción e integración con aplicaciones empresariales y servicios Web independientes de la plataforma SAP, pues el Sistema SAP R/3 está basado en estándares de la industria.
Generalidades del sistema SAP R/3
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7Gerencia de Soporte y Operación Financiera - Visión General SAP - Diciembre 2006
Características
No modificable:Contractualmente se establece que la funcionalidad estándar no se modifica dentro del sistema para así asegurar la garantía del producto.
Configurable:Permite definir dentro del estándar del sistema SAP R/3, los procesos de negocio de nuestra empresa, incorporando la normatividad correspondiente, por medio de registros maestros, catálogos, validaciones y la selección de la funcionalidad propuesta.
Generalidades del sistema SAP R/3
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8Gerencia de Soporte y Operación Financiera - Visión General SAP - Diciembre 2006
Configuración
A continuación mostramos los conceptos básicos en los que se basa el sistema SAP R/3 a fin de ser utilizados para representar la estructura de una empresa y los procesos empresariales que se realizan en el sistema. Estos son: elementos de organización, datos maestros y transacciones.
Elementos de organización:Definen la estructura organizacional de una empresa dentro de SAP y se emplean en las aplicaciones SAP mediante elementos de organización tales como la sociedad, centro, almacén, entre otros.
Datos maestros:Creados en forma centralizada y disponibles para todas las aplicaciones y todos los usuarios autorizados, tales como datos maestros de proveedores, acreedores, clientes y materiales entre otros. Los datos maestros permiten definir, dentro de la funcionalidad estándar del sistema, las características y comportamiento de los procesos de negocio apoyados.
Transacciones:Son programas de aplicación que ejecutan específicamente un proceso empresarial en el sistema SAP, tales como la creación de un pedido, una cuenta por pagar ó cobrar entre otras.
Generalidades del sistema SAP R/3
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9Gerencia de Soporte y Operación Financiera - Visión General SAP - Diciembre 2006
SAP ofrece una amplia gama de productos para diversos sectores y empresas de todos los tamaños, los cuales son escalables, es decir, se pueden ajustar al tamaño de los procesos de una empresa y a sus cambios constantes. Así, al conjunto base de productos o soluciones se le llama mySAP Business Suite y es la forma en que se comercializa.
Soluciones y componentes SAP
SAP
R/3
En
terp
rise
SAP
SCM
SAP
CR
M
SAP
SRM
SAP
SEM
SAP
KM
SAP
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AS
SAP
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SAP
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SAP
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SAP
Mob
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SAP
Mas
ter D
ata
Man
agem
ent
SAP Componentes de Aplicación
mySAP CRM
mySAP SCM
mySAP SRM
mySAP ERP
mySAP PLM
mySAP Busines
s
Suite
SAP Componentes Tecnológicos
mySAP Business Suite, se integra de soluciones y estas a su vez por componentes. Soluciones y componentes se pueden utilizar de acuerdo a las necesidades de la empresa.
myS
AP
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10Gerencia de Soporte y Operación Financiera - Visión General SAP - Diciembre 2006
Soluciones:
Una solución permite realizar procesos y funciones de negocio y se integra por un conjunto organizado de componentes, para su identificación se le antepone el prefijo mySAP. Algunas de ellas son:
Soluciones y componentes SAP
Enterprise PortalmySAP EP
Enterprise Resource PlanningmySAP ERP
Product Lifecycle ManagementmySAP PLM
Corporate Finance ManagementmySAP CFM
Real State ManagementmySAP REM
Logistics Execution SystemmySAP LES
Business IntelligencemySAP BI
Supplier Relationship ManagementmySAP SRM
Supply Chain ManagementmySAP SCM
Customer Relationship Management mySAP CRM
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11Gerencia de Soporte y Operación Financiera - Visión General SAP - Diciembre 2006
Componentes:
Los componentes son la parte técnica del software de SAP y se les antepone el prefijo SAP. Algunos de ellos son:
Soluciones y componentes SAP
Portal EmpresarialSAP EP
Administración Empresarial EstratégicaSAP SEM
Base de Información de NegociosSAP BW
Enterprise Resource PlanningSAP R/3
Operando en el Corporativo:
Administración de relación con proveedoresSAP SRM
Infraestructura de Intercambio de InformaciónSAP XI
Administración Financiera CorporativaSAP CFM
En proyecto de implantación en el Corporativo:
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12Gerencia de Soporte y Operación Financiera - Visión General SAP - Diciembre 2006
Componentes:
Soluciones y componentes SAP
Compras de Negocio a NegocioSAP B2B
Planeación y OptimizaciónSAP APO
Seguridad e Higiene AmbientalSAP EHS
Administración de Bienes InmueblesSAP REM
Administración de Relación con el ClienteSAP CRM
Administración del ConocimientosSAP KM
Otros componentes:
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13Gerencia de Soporte y Operación Financiera - Visión General SAP - Diciembre 2006
ISSoluciones
deIndustria
Funcionalidad SAP R/3
Módulos:SAP R/3 es un componente transaccional, que opera mediante la ejecución de transacciones y esta integrado por módulos y sub-módulos, los cuales realizan una función especifica, y se interrelacionan entre si para proporcionar u obtener información. Algunos de ellos son:
Soluciones y componentes SAP
MMMateriales
PPProducción
SMServicios
FIFinanzas
QMGestión de
Calidad
COCostros
TRTesorería
PSProyectos
REInmuebles
IMInversiones
ECControl
Empresarial
PMMantenimiento
de PlantasSD
Ventas yDistribución
HRRecursosHumanos
SAP R/3
WFWorkflow
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14Gerencia de Soporte y Operación Financiera - Visión General SAP - Diciembre 2006
A continuación se presenta una breve explicación de la funcionalidad de algunos de los módulos.
Soluciones y componentes SAP
MM Administración de Materiales
Apoya la parte de Adquisiciones y Almacenes en tareas como requisiciones, peticiones de oferta, evaluación de proveedores, pedidos, recepción de bienes o servicios, anticipos, facturación, planificación de necesidades, control de stocks, valoración de materiales e inventarios físicos, así como en la administración interna de un almacén.
Gestión de inventariosComprasFacturaciónGestión de serviciosPlanificación necesidadesGestión de almacenes
MMAdministración
Materiales
FI Contabilidad Financiera
Integra la funcionalidad del control centralizado de cuentas; control de acreedores, deudores, del registro de operaciones, del cierre y la consolidación. La administración del activo fijo. Interactúa con los mecanismos de presupuestación y control del ejercicio ahora ubicados en el módulo IS-PS (Public Sector). Permite la definición de libros especiales, así como la gestión de viajes.
Libro Mayor Cuentas por PagarCuentas por CobrarControl PresupuestalActivos FijosConsolidación Ledgers especialesGastos de viaje (1)
FIContabilidadFinanciera
HR Recursos Humanos
Integra los procesos de administración de la organización y de los recursos humanos, la administración y control de tiempos, el cálculo de nómina, así como la administración de eventos, administración de tiempos, nómina y gastos de viaje.
HRRecursosHumanos
Gestión de personalGestión de tiemposNómina personal (2)Capacitación y eventos
No implantado(1) En proceso de implantación(2) Proyecto futuro de implantación
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15Gerencia de Soporte y Operación Financiera - Visión General SAP - Diciembre 2006
Soluciones y componentes SAP
CO Costos
Incluye la funcionalidad de contabilidad de costos de operación, de producción, de centros de beneficios y análisis de rentabilidad. La contabilidad de costos de operación tiene tres niveles; contabilidad de centros de costo, contabilidad por órdenes de costo y contabilidad de costos por actividad.
Costos de gastos generalesCostos de Operación
Contabilidad de centros de costos Contabilidad ÓrdenesContabilidad costos por actividad
Costos de Producción Análisis de rentabilidad Cont. de centros de beneficio
COContabilidad
Costos
TR Tesorería
Integra la funcionalidad de posición y proyección de caja para administración del flujo de efectivo. También contiene la administración de inversiones y de riesgos financieros, así como de préstamos.
TRTesorería
Control de fondos
Gestión de fondos
Admón. Inversiones. Financieras.
Gestión de riesgos financieros.
Gestión de préstamos
No implantado
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16Gerencia de Soporte y Operación Financiera - Visión General SAP - Diciembre 2006
Soluciones y componentes SAP
WF Workflow (Automatización de flujos de trabajo)
Es un componente de servicio que involucra varios módulos, su funcionalidad está en automatizar y controlar electrónicamente el flujo de los procesos de la empresa que han sido implementados en SAP. La funcionalidad de este componente resuelve procesos, por lo tanto puede cruzar a lo largo de varios módulos del Sistema.
En el corporativo esta habilitado en la parte de compras dentro del proceso concursal.
Se implantarán escenarios de workflow con la entrada de la solución de Finanzas Corporativas.
WFWorkflow
IS Soluciones de Industria
En esta parte se ubican soluciones específicas para diversos ramos de la industria. Se trata de funcionalidades completas que fortalecen a las empresas con una herramienta escalable, flexible e integrada al mundo SAP.
En este concepto encontramos soluciones como: IS-Healthcare, IS-Pharmaceuticals, IS-Oil & Gas, IS-Aerospace, IS-Telecommunications y varias más.
En el Corporativo dada la entrada a la versión 4.7 Enterprise del sistema R/3, la funcionalidad presupuestaria ya se considera como una solución de industria (IS Public Sector) más que una parte del módulo FI, la cual tenemos operando en el Corporativo.
ISSoluciones de
Industria
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17Gerencia de Soporte y Operación Financiera - Visión General SAP - Diciembre 2006
Soluciones y componentes SAP
BWBusiness
Warehause
Funcionalidad SAP BW y SAP SEM
SEM Administración Empresarial Estratégica
Tomando como base el almacén de datos empresarial Institucional permite realizar funciones de para la administración estratégica como lo son la consolidación financiera, planeación, monitoreo del desempeño y monitoreo de la estrategia empresarial.
SEM BCS Consolidación de información financieraSEM BPS Planeación y SimulaciónSEM CPM Monitor de desempeño corporativoSEM SRM Relación con inversionistas
SEMStrategicEnterprise
Mangement
BW Almacén de Datos Empresarial
El almacén de datos empresarial es la base para la Inteligencia de Negocio (Business Intelligence BI), permite establecer una plataforma de información sólida que asegura precisión y oportunidad en la integración y homologación de datos de las diversas fuentes de información del negocio, para que desde esta capa intermedia de información se detonen acciones de análisis, planeación y estrategia de negocio. El reporteo flexible permite realizar análisis desde diferentes perspectivas, presentación de gráficas desde el componente mismo como de portales corporativos.
BW Workbench Administración y modelado BW Explorer Herramienta de análisisBW Content Estructuras de datos predeterminadas
asociadas a los procesos de negocio
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18Gerencia de Soporte y Operación Financiera - Visión General SAP - Diciembre 2006
Soluciones y componentes SAP
SAP R/3 SAP SRM SAP BW SAP XI SAP SEM
Ejemplo de soluciones mySAP
mySAP CFM Corporate Finance Management :
La Administración de Finanzas Corporativas es una solución financiera que optimiza el flujo de fondos, la gestión de riesgos y la tesorería, cuentas electrónicas y visualización de facturas, además de pagos por Internet. Acelerando los procesos financieros mientras se reduce el capital de trabajo y se mejora la liquidez de los negocios. Mitiga riesgos, reduce el plazo de los atrasos promedio y administra los fondos y la liquidez de manara mas eficiente.
La implementación del CFM incluye entre otros los siguientes componentes principales:
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19Gerencia de Soporte y Operación Financiera - Visión General SAP - Diciembre 2006
Cuentas de usuario
Para el acceso al sistema SAP R/3 es necesario contar con una cuenta de usuario, la cual se integra por:
Usuario:Que está formada hasta por 12 caracteres alfanuméricos (Letras, números y guiones).
Contraseña:Que está formada desde 6 hasta 8 caracteres alfanuméricos.
Roles:Que están integrados por una serie de autorizaciones que deberán corresponder a las funciones a desarrollar en el sistema, las cuales deberán estar previamente autorizadas tanto por el Gerente del usuario como por el dueño del proceso.
Responsiva:Documento que emite el sistema en donde se estipulan los derechos y deberes que se adquieren al tener una cuenta de usuario de acuerdo a la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas.
Puntos de interés a considerar:Las cuentas se bloquean cuando no se emplean durante 45 días. Se tienen tres oportunidades para el acceso correcto al sistema, de ser erróneos, en formaautomática se bloqueará la cuenta.
Entorno de Operación del sistema SAP
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20Gerencia de Soporte y Operación Financiera - Visión General SAP - Diciembre 2006
Dueño de Proceso
Es el área/persona experto y responsable desde el punto de vista negocio ó funcional (usuario), de identificar y definir la funcionalidad más adecuada del Sistema SAP para los propósitos de los procesos de negocio de PEMEX. Con base a ello, se determinan los desarrollos y configuraciones, que implementen nueva funcionalidad así como mejoras en el Sistema SAP para el soporte y apoyo a los procesos de negocio.
Cada proceso de negocio en el Corporativo tiene un dueño de proceso quién en conjunto con el personal especialista en el Sistema SAP de la Gerencia de Soporte y Operación Financiera, procuran el desempeño y funcionalidad más adecuada del Sistema acorde a las necesidades de los procesos de negocio.
De esta manera las actualización y/o modificaciones al Sistema SAP son validados y autorizados invariablemente por un experto de negocio denominado dueño de proceso.
Entorno de Operación del sistema SAP
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21Gerencia de Soporte y Operación Financiera - Visión General SAP - Diciembre 2006
Entorno de operación del Sistema SAP
Mesa de Ayuda
Permite optimizar el registro y seguimiento de incidentes y problemas de los Sistemas y Servicios administrados por la Gerencia de Soporte y Operación Financiera (GSOF), así como de las solicitudes de Cambios en la Infraestructura en que están soportados, para los usuarios del Corporativo y Organismos Subsidiarios.
El Sistema SAP es uno de estos Sistemas administrados por la GSOF.
El servicio se proporciona de lunes a viernes en horario de 08:00 a 19:00 hrs. en la extensión 270-70 y a través del buzón hd@dcf.pemex.com.
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22Gerencia de Soporte y Operación Financiera - Visión General SAP - Diciembre 2006
En el grupo PEMEX se han implementado, según sus necesidades, algunos componentes y soluciones de SAP en los siguientes organismos:
Pemex Corporativo
Pemex Exploración y Producción
Pemex Refinación
Pemex Gas y Petroquímica Básica
Instituto Mexicano del Petróleo
Utilización de SAP en el grupo PEMEX
Actualmente existen soluciones SAP BW en Organismos Subsidiarios y el Corporativo interconectadas a nivel central (dentro del Corporativo) para efectos de consolidación institucional.