JHON ALEXANDER BOLAÑOS TIRADO ARLEYO ESCOBAR LOPEZ IVAN MARTIN CAÑON ARCE FELIPE VASQUEZ ZAPATA LESBY ANGELICA RODRIGUEZ ZULETA CAROLINA BRAVO FLOREZ

TRABAJO FINAL GENERALIDADES DE LOS

ARCHIVOS

Presentado por:

ARCHIVO DE GESTION DOCUMENTALRTVC- SEÑAL COLOMBIA

Visitada por: Jhon Alexander BolañosBogotá

¿Cómo está organizado el archivo?Su organización esta estipulado por años quiere decir orden cronológico, por lo cual contienen archivos del 2004 cuando se creo RTVC (Sistemas de Medios Públicos Señal Colombia), nombre de la entidad. Dentro de ella se encuentran archivos de todas las áreas de las oficinas, y son documentos de contrataciones y convenios.

¿Existe un PGD? RTVC cuenta con un Programa de Gestión Documental, que

se maneja internamente y se le esta dando mejorías para el funcionamiento dentro el archivo.

Con el fin de darle mayoría solución de servicios y actividades , en poder aplicar mejor el proceso y manejo de la documentación, desde su inicio hasta que cumpla su ciclo vital.

Este programa cuenta con los parámetros de la legislación archivística la Ley 594 de 2000, Decreto 1382 de 1985 y el acuerdos 039, 042 y 060.

¿Qué procesos administra? Los proceso que administra el PGD, como la producción, el flujo del almacenamiento documental, y los procesos de gestión documental, también cuenta dentro de ellos a personas especializadas en esta área, las que hacen cumplir las normas establecidas durante la administración documental.

¿Qué software administra el archivo?En la RTVC tienen implementado el software para la parte del PGD, en este programa que ayuda a incorporar toda información tanto en las entidades publicas como lo es RTVC, es una ayuda como herramienta del flujo y también a tener una organización automatizada en la parte de información y comunicación.¿Cuál es?El Orfeo es el software que se maneja en entidad visitada RTVC, es un sistema que esta se complementa con el sistema operativo, es un software libre, ayuda en la parte administrativa de gestión documental, en este muestra como se genero el documento, se radica, en como se da los parámetros para responder los documentos y como se debe guardar la información, es un sistema muy completo para un PGD.

¿Que funciones maneja?Las funciones del sistema Orfeo, es muy complejo que ayuda a organizar toda la información interna que consta en la parte de gestión documental, como el manejo de las TRD, radicación de la documentación, el control de la transferencias que se generan, el manejo del flujo documental que se genera y la seguridad de la información, entre otros.

¿Qué características tiene? Se puede utilizar con cualquier sistema operativo Aplica y cumple con la ley y normatividad archivística El método de radicación de documentos con firma digitales. El manejo del programa ayuda a capacitar al personal para la

aplicación del software. Se maneja por medio de la Web y por lo cual se utiliza mensaje

instantáneos entre las dependencias de la entidad. Tiene la opción de la parametrización de las TRD con el archivo

central. La visualización de la documentación que ya esta digitalizada.

¿Ventajas para la empresa después de su implementación? Control documental en la calidad de la información. Muestra el que genera la documentación y a quien se la dirigir. La transferencia es mas rápida hacia las demás dependencias. La información asigna, archiva y se envía dándole un orden

genérico durante su creación dentro el archivo central.

En seguridad cada funcionario tiene un usuario y una clave para entrar al programa Orfeo.

Alerta cuando el sistema indica la llegada de un archivo e informe. La información llega a la persona respectiva a quien va dirigida. Ya no se utiliza el libro de anotaciones cuando se transfiere los

documentos

¿Cómo se maneja el tema de seguridad, alteridad, conservación y privacidad? En alteridad los mismos funcionarios que entran al Orfeo, puede

corregir dicho informe con errores que ellos mismos generan. En conservación el software se mantiene en mantenimiento

constantemente por el uso que constantemente y el volumen de la información que entra a diario.

En privacidad el Orfeo cuenta con un sistema de usuarios y claves, esto hace que solo lo que la manejan puedan acceder a ella.

Universidad nacional Departamento de archivo

Visitada por: Arleyo Escobar LópezPalmira

¿Cómo está organizado el archivo?

El archivo de esta sede esta organizado en dos partes: 1.De acuerdo a las tablas de valoración documental donde se hallan la documentación desde el año 1912 hasta 19972.De acuerdo con las tablas de retención documental, donde reposa documentación desde el año 1.998 hasta hoy y las cuales fueron avaladas por el archivo general de la nación.

¿Existe un PGD?La universidad cuenta con unos procesos direccionados a nivel nacional y estandarizados para todas las sedes. Ventanilla única Recepción- Transferencia Consulta y préstamo Seguimiento al cumplimiento Capacitación

¿Qué software administra el archivo?El sistema integrado de administración documental SIMAD 4.0.

¿Que funciones maneja? Radicación * Consulta Modificación * Administración Anulación * Modulo archivo Estadística * Expedientes virtuales Tabla de retención documental

¿Qué características tiene?Integralidad: Manejo integral de toda la documentación producida por las oficinas.Compatibilidad: Cumple estrictamente con todos los estándares abiertos de la industria. es una aplicación Windows compatible con Microsoft internet Explorer 6.0 o superior.Parametrizable: es totalmente configurable y parametrizable de manera sencilla bajo las opciones que defina el administrador de acuerdo a las políticas de la empresa.

¿Ventajas para la empresa después de su implementación? Optimización del espacio físico destinado a la documentación. Reducción de costos de manejo y conservación de la

documentación. Agilidad ala hora de compartir la información. Control y seguridad de la información. Garantiza la funcionalidad de los procesos documentales. Evita la acumulación innecesaria de documentos. Posibilita el acceso en línea de los usuarios

Archivo de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios

Visitada por: Iván Martin CañónBogotá

¿Cómo está organizado el archivo?

La organización de los documentos es en orden cronológico, teniendo en cuenta el orden original, al abrir el documento la primera fecha es la más antigua y finaliza con la más reciente, la documentación se conserva en la estantería en cajas X200 debidamente identificadas por área, serie y descripción del contenido.

¿Existe un PGD?La Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios posee un Programa de Gestión Documental implementado el 27 de noviembre de 2012.

¿Qué procesos administra?

1. Recepción Recepción de documentos por ventanilla Recepción de documentos por correo electrónico Recepción de documentos por página WEB

2. Producción3. Transferencia y trámite4. Conservación5. Consulta y préstamo documental6. Tabla de Retención Documental7. Eliminación Documental

¿Qué software administra el archivo?La Entidad empezó el desarrollo del Sistema Documental “Orfeo” a partir de Noviembre 2002, como solución a la necesidad de ordenar los archivos y tener control en la gestión de los documentos de entrada y de salida.

¿Cuál es?ORFEO es un sistema de gestión documental inicialmente desarrollado por la Superintendencia de Servicios Públicos en Colombia, bajo licencia GPL, que permite a cualquier entidad o empresa administrar virtualmente la documentación interna, evitando el manejo de papel. Este sistema nació como respuesta a la Ley 594 del 2000 (Ley General de Archivos) – Archivo General de la Nación.

¿Qué características tiene?

Interfaz gráfica Web fácil de usar (Similar a un servicio de Correo Web – Gmail).

Módulo de Digitalización de Documentos Radicación de Documentos Parametrizable Gestión sobre el Documento: Reasignar, Agendar, Tipificar, Archivar. Soporte Técnico

¿Ventajas para la empresa después de su implementación?

La gestión de documentos (o un software de gestión documental) permite una mayor satisfacción del cliente. Si tenemos mejor y más rápido acceso a la información, podemos enfocarnos en las necesidades del cliente y resolver sus problemas más rápido.

Ahorrar tiempo para las tareas que agregan valor. En vez de pasar horas a la semana en busca de información, podemos usar todo ese tiempo en tareas que realmente agreguen valor a nuestro negocio.

¿Cómo se maneja el tema de seguridad, alteridad, conservación y privacidad?Seguridad y privacidadLa tecnología no está exenta de fallas o errores y los respaldos de información son utilizados como un plan de contingencia en caso de que una falla o error se presente. La mayoría de las contingencias se presentan de formas muy variadas:virus informáticos, fallos de electricidad, errores de hardware y software, caídas de red, hackers, errores humanos, incendios, inundaciones, etc.

Medidas de seguridad información ORFEO:a. Seguridad documentación digitalizadaDe manera semanal la cual se realiza cintas, las cuales se mantienen durante un mes bajo llave en el centro de cómputo, y luego son entregadas en custodia a la empresa MTI.b. Perdurabilidad de la documentación digitalizadaLa perdurabilidad de la documentación se garantiza a través del plan de copias de seguridad, el medio de almacenamiento utilizado y la custodia de las cintas por medio de un tercero. Backups Semanales, Mensuales y Anuales.

NETGRAFIA Manual de procedimientos Superintendencia de Servicios

públicos http://www.mef.gob.pe/index.php?option=com_content&view=

article&id=2344%3Amanuales-de-procedimientos-mapros&catid=250%3Aplaneamiento-organizacion&lang=es&Itemid=101583

ARCHIVO DE LA EMPRESAARQUITECTOS E INGENIEROS ASOCIADOS

MEDELLINVisita realizada por Felipe Vásquez

Cómo está organizado el archivo?El archivo de esta entidad se encuentra organizado de acuerdo al cuadro de clasificación documental, en cada estantería se reflejan las series y subseries documentales de esta entidad.

¿Existe un PGD?La empresa no cuenta con un programa de gestión documental, solo se administra los procesos de:• Organización - Producción -Gestión y tramite -

Transferencia

¿Qué software administra el archivo?

El software de gestión documental se llama PAVAS, es un Sofware que se desarrolla 100% en plataforma web, mediante un lenguaje de programación ASP. NET.

¿Qué funciones maneja?

• Digitalización de la documentación contable y administrativa de la compañía.

• Indización de la información • Lectura de la información el línea permitiendo el no uso del

papel por el usuario, si no la consulta de la información en el soporte digital.

• Administración de la mensajería interna y externa de la compañía, permitiendo la impresión de planillas y el control d estos.

¿Características sofware?

Módulo de Configuración: se puede reconfigurar las opciones sin necesidad de contar con el programador.

Módulo de búsqueda: los usuarios realizar búsquedas por diferentes criterios, combinados o independientes.

Módulo de seguridad: niveles del acceso tanto al aplicativo como a la estructura de almacenamiento en Windows, con el objetivo de reducir el margen de error al momento de guardar, modificar y eliminar archivos.

Módulo de Reportes: resume los reportes desarrollados para el sistema.

Módulo de Gestión: permite realizar los cambios básicos necesarios.

¿Ventajas para la empresa después de su implementación?

o Reducción en los costos en cuanto a impresiones y fotocopias.

o Ahorro en el uso del papel desde la producción documental.

o Agilidad en la consulta y búsqueda de la información

o Control de los documentos y los controles de mensajería

¿Cómo se maneja el tema de seguridad,

alteridad, conservación y privacidad?• Creación de usuarios y perfiles de acceso.• Restricción en la modificación de imagines• Accesos de solo lectura • Se hacen backaps diarios de la información con el fin de

respaldar la información.

Archivo de la Gobernación del Valle Área de Gestión Humana

Visitada por: Lesby Angélica Rodríguez Zuleta

¿Cómo está organizado el archivo?

Los documentos están organizados alfabéticamente por área de secretarias y por hojas de vidas de los funcionarios en orden alfabético e internamente en la carpeta por orden cronológico debidamente rotulada y guardadas en cajas de archivo que son ubicadas en los estantes rodantes

¿Existe un PGD?Si pero esta área no tiene acceso a él, el encargado de manejarlo es el área de gestión humana de la gobernación.

¿Qué procesos administra? Recepción Producción Clasificación Distribución de las comunicaciones al área de secretaria que

corresponda.

¿Qué software administra el archivo?El software que se emplea es el Sistema de Administración de Documentos SADE y este software permite administrar cada uno de los documentos desde el inicio hasta el final.

¿Qué funciones maneja?

Administra los archivos físico Controla y administra la correspondencia de entrada y salida Captura electrónica de los datos Envía y recepciona electrónicamente los documentos.

¿Qué características tiene?

Control y Administración del Archivo de Gestión Documental Digitalización de Documentos Escaneo de Documentos Administración de Documentos Electrónicos.

¿Ventajas para la empresa después de su implementación? Agilizan procesos porque ya no se elaboran tantos documentos

impresos. Se ahorra espacio en el archivo Se conserva el documento con el fin de poder ser visualizado. Se guardan los documentos en orden cronológico para futuras

auditorias. Tiene sistema de digitalización para los documentos impresos. La consulta de los documentos es ágil y rápida.

¿Cómo se maneja el tema de seguridad, alteridad, conservación y privacidad?

Es una sola persona encargada de manejar el software Son determinados los funcionarios para dar respuesta a las

comunicaciones. Hay control con la firma de los documentos porque son personas

con autorización.

Archivo del Área de Gestión Documental de la Universidad del Quindío Visitada por: Carolina Bravo López

¿Cómo está organizado el archivo?

El archivo de la Universidad del Quindío está distribuido en dos partes que son el Archivo Central y Archivo Histórico, el archivo de gestión es el que está vigente todo el año 2014 y pasa al Archivo Central en el mes de Enero del próximo año.

Archivo Central Área de Gestión Documental Universidad del Quindío

Funcionaria del Área de Gestión Documental de la Universidad del Quindío en el Archivo Central

¿Existe un PGD?No existe en el momento, se encuentra planeado pero no ejecutado, ni legalizado, la Institución acata lo establecido en la Ley 594 del 2000 por medio de la cual se dicta la Ley General Archivos y se dictan otras disposiciones, implementado bajo el Acuerdo del Consejo Superior número 17 de diciembre 22 de 2009 por medio de la cual se expide la Política de Gestión Documental de la Universidad del Quindío.

¿Qué software administra el archivo?El software que Administra el Archivo del Área de Gestión Documental de la Universidad del Quindío es Beesoft - Software Integrado en una Solución.

¿Qué funciones maneja?

Gestión Documental (Radicación) Comunicaciones Internas

¿Qué características tiene?

Es ágil para el manejo de respuestas Conservación de los documentos Almacenamiento digital de los documentos. Reducción en los tiempos de gestión de los documentos. Consultas simultáneas de varios usuarios a un mismo documento. Seguimiento de los documentos con revisores dispersos

geográficamente (no  es necesario estar en la oficina para revisar los documentos).

No existe riesgo de que los documentos queden mal archivados, ni se deterioren después de la consulta de los mismos.

Confidencialidad. Seguridad de acceso, que se controla otorgando distintos privilegios a

los usuarios del archivo. Posibilidad de acceder el archivo de la empresa desde cualquier lugar

del mundo. Maneja un perfil de seguridad en toda la documentación, ya que los

funcionarios tienen una contraseña y un usuario asignado.

¿Ventajas para la empresa después de su implementación? Se puede realizar la búsqueda de la información más fácilmente Ahorro de recursos en papel. ¿Cómo se maneja el tema de seguridad, alteridad, conservación y privacidad?

El tema de seguridad, alteridad, conservación y privacidad se manejan con los perfiles de los usuarios, ya que solamente los permisos de administrador lo tiene dos personas en la Universidad que son el Jefe del Área de Gestión Documental y el administrador de la Base de Datos. En cuanto al archivo físico de Central a Histórico, se tiene un funcionario capacitado para su manejo, el cual se encarga de realizar las búsquedas de los documentos solicitados y entregar copia sin que ningún documento original salga del Área. Así mismo toda la normatividad vigente en la Universidad esta digitalizada, lo que permite mayor seguridad y la no manipulación de los documentos originales.