. SOPORTE... · Web viewDe acuerdo con lo dispuesto en el artículo 6 del Decreto 2170 de 2002,...

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTRACTUALES

DEL PROCESO : DE SOPORTEPROCESO: GESTIÓN JURÍDICATIPO DE DOCUMENTO: MANUAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTRACTUALES GJ-MNPCC-01

VERSIÓN 07 31/10/2011 Página 2 de 132

CONTROL DE CAMBIOS

Versión Fecha Descripción de la modificación

01 02/06/2005 Procedimiento de estudios Preliminares cuando supera el 10% de la Menor cuantía y para los casos de mayor.

01 20/06/2005 Procedimiento de estudios Preliminares para celebrar contratos interadministrativos.

01 11/08/2005Procedimiento de estudios Preliminares y selección de contratistas hasta 15 SMLV y Cuando La Cuantía No Supera El 10% De La Menor Cuantía

01 11/08/2005Procedimiento de estudios preliminares para contratos de servicios profesionales o para la ejecución de trabajos artísticos o de apoyo.

01 11/08/2005 Contratación directa sin formalidades plenas

01 11/08/2005 Contratación directa sin convocatoria pública con formalidades plenas

01 11/08/2005Procedimiento para la celebración de contratos de prestación de servicios profesionales o para la ejecución de trabajos artísticos o de apoyo

01 11/08/2005 Procedimiento para contratación directa con convocatoria pública

01 11/08/2005 Procedimiento para contratación mediante licitación pública o concurso de meritos

01 11/08/2005 Procedimiento para contratos Interadministrativos

01 26/03/2008 Procedimiento Para contratación mediante Licitación Pública

01 07/10/2008

Versión Inicial como Manual de Gestión Contractual, el cual recopila todos los procedimientos, establece política, recopila y actualiza base legal, establece principios de la contratación pública y actualiza formatos.

02 17/11/2009 Se actualiza las denominaciones de las dependencias, tabla de contenido, y lista de anexos, se elimina en lo pertinente la Subdirección de Gestión Corporativa y se remplaza por dirección jurídica, Cambia el nombre de Gestión Contractual por Manual de Contratación, se elimina lo pertinente al Formato de Devolución de Documentos Y se modifican las sus formatos asociados así:

- Acta de cierre: Se modifica estructura y contenido total

- Acta de Iniciación de Contrato: Elimina recuadro Garantías, modifica párrafo del Recuadro Suscripción



del Acta, se agrega firmas- Acta de liquidación de contratos: En recuadro

vigencia se incluye fecha de terminación, Elimina Recuadro Garantía o Pólizas. En recuadro de pagos Efectuados se agrega la frase “ la información deberá ser corroborada con las órdenes de pago”, se agrega el ítem valor disminuido del contrato en estafo financiero. Se incluye cargo o numero de contrato en el recuadro de datos del supervisor.

- Solicitud Proceso Contractual y Estudios Previos - Licitación Pública y Selección Abreviada: Incluyen: Contratación cuyo valor no exceda el 10% de la menor cuantía y en el Decreto 3576 de 2009

- Listado de Control de Documentos Contractuales - Licitación pública – Selección Abreviada: Incluyen ítem Invitación pública y Acta de Recepción de Ofertas

- Solicitud Modificación de Contrato: Cambian VoBo del Subdirector de gestión corporativa por Director (a) Jurídico. Lo mismo en constancia de recibido.

- Solicitud Publicación Portal de Contratación Licitación Pública: Se elimina del Titulo Licitación Pública Quitan Subdirector de gestión corporativa, se Elimina el recuadro No. 4 “Constancia de recibido Sistemas”. Se elimina en el recuadro 5 para Uso exclusivo de Sistemas, y el numeral 5 pasa a hacer 4. se adiciona el súper índice 4 con la anotación” Espacio para que el profesional de la Dirección Jurídica responsable de la publicación haga sus observaciones.

- Solicitud de Publicación Cámara de Comercio: Modifican Subdirector por Director. Se quita del recuadro de constancia de recibido Dirección corporativa y Control Interno Disciplinario y se adiciona Dirección Jurídica

- Aprobación de Pólizas: Se elimina de Observaciones “Subdirección corporativa o área que haga sus veces”. Eliminan del recuadro de aprobación de pólizas “Subdirección de gestión corporativa o”.

- Comunicación Designación Interventor o Supervisor de Contrato: Se elimina del recuadro constancia de comunicación: Subdirección de gestión Corporativa, Se incluye Dirección Jurídica

- Estudios Precios de Mercado: Quitan superíndice “3.

No aplica para contratos cuyo valor sea igual o menor al 10% de la menor cuantía”



- Solicitud Proceso Contractual y Estudios Previos requerimientos Técnicos Concurso de Meritos y contratación de consultaría cuyo presupuesto sea inferior al 10% de la Menor cuantía: Cambia nombre del formato quedando solo como Solicitud Proceso Contractual y Estudios Previos concurso de meritos – Lista corta. Adicionan recuadro Listas, Reestructuran todo el formato.

- Estudios Previos Contratación Directa y de Mínima cuantía: Eliminan del título la frase y de Mínima cuantía, Eliminan del recuadro de introducción el 3er párrafo.

- Solicitud Proceso Contractual Contratación Directa: Eliminan del título la frase y de Mínima cuantía y se adiciona Conformación de Lista. Eliminan el literal c) Mínima cuantía.

29/01/2009 se elimina del la versión 01 del formato de Proceso de Solicitud de proceso contractual y estudios previos contratación directa y de mínima cuantía Código MSO-GC-00-FM-02, ya que Se separan los estudios previos y dejan las firmas pertinentes en cada uno.Quedando así:Versión 01 del formato Estudios Previos Contratación Directa y mínima cuantía código MSO-GC-00-FM-14 yVersión 01 del formato solicitud proceso contractual contratación directa y mínima cuantía código MSO-GC-00-FM-15NOTA ESTOS CAMBIOS NO MOFICAN VERSION 02 DEL MANUAL YA QUE EL FORMATO TIENE SU PROPIA VERSIÓN.15/06/2010 El Se actualiza la versión 01 del Formato de Estudios Previos Contratación Directa MSO-GC-00-FM-14 incluyendo en el recuadro de licencias el texto: “permisos y Autorizaciones” y en el mismo recuadro se agrega para la frase para selección de “No requiere licencias, permisos o autorizaciones”NOTA ESTOS CAMBIOS NO MOFICAN VERSION 02 DEL MANUAL YA QUE EL FORMATO TIENE SU PROPIA VERSIÓN.

03 19/11/2010 Se modifica nombre del manual, cambia código, se incorporan procedimientos de supervisión, anticipo. Actualiza normatividad, definiciones, se incorpora responsabilidad y autoridad, lineamientos o políticas de



operación. Se incorpora el control de documentos y firmas autorizadas, se modifica objetivo y alcance, se incorpora insumos y productos. Y actualizan los formatos en lo pertinente a fechas, códigos y versiones, adiciona formatos.

04 18/04/2011

Se elimina el formato GJ-MNPCC-FM-16 / Certificación de cumplimiento, unificándolo con el formato GJ-MNPCC-IN-04 / informe de supervisión. El nombre del Documento es: GJ-MNPCC-IN-04 / INFORME DE SUPERVISION Y CERTIFICACION DE CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO, buscando unificar criterios y el registro de una sola firma por parte del Supervisor. Se elimina el formato informe mensual de ejecución del contrato GJ-MNPCC-IN-02 debido a que es un informe de un tercero y no corresponde a un formato de SGC.Se elimina el Formato GJ-MNPCC-IN-02 / informe mensual de ejecución del contrato debido a que es un informe emitido por un tercero y no debe ir en un formato correspondiente al SGC.

05 22/06/2011

Se implementa aplicativo SISCO de SICAPITAL Modulo de Contratación, por lo cual se modifica el PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DIRECTA y formatos GJ-MNPCC-FM-14 y GJ-MNPCC-FM-15.

06 31/08/2011

1.Del proceso de Gestión Jurídica se requiere modificar el Manual y los formatos que afectan dicho Proceso, debido a la implementación del modulo de contratación Aplicativo SISCO - SICAPITAL.2.Debido a la implementación del Modulo de contratación SISCO – SICAPITAL, es necesario eliminar el Formato GJ-MNPCC-FM-01 y GJ-MNPCC-FM-12, ya que los estudios previos deben ir separados de la solicitud de proceso contractual.3. Incorporación procedimiento mínima Cuantía4.Actualizacion procedimiento para la imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento.

07 31/10/2011

Incorporación Nueva Política y actualización procedimiento contractual, Debido a que el proceso contractual es reglamentado por diferentes Leyes y el tramite es el mismo, cuando se radica por Proyecto de Inversión, funcionamiento y/o por el Esquema General de la Bolsa. Así mismo se Adiciona un texto en el procedimiento contractual en las etapas de imposición de multa, sanciones y declaratorias de incumplimiento.



AUTORIZACION

Elaboración Revisión y Aprobación Técnica Aprobación Metodológica del SIG por el comité Directivo de Gestión

Firma: ____________________Nombre: Ana Maria Martinez OsorioCargo: Coordinadora de Contratación

Firma: __________________

Nombre: Bertha Cruz ForeroCargo: Directora Jurídica

Firma: __________________

Nombre: Martha Moreno GarcíaCargo: Jefe Oficina Asesora Planeación

En calidad de representante de la Alta Dirección

Firma: ____________________

Nombre: Fabian Toro ToroCargo: Contratista

VERIFIQUE EN EL LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS QUE ESTA ES LA VERSIÓN VIGENTE ANTES DE UTILIZAR EL DOCUMENTO



CONTENIDO Pág.

CAPÍTULO I_______________________________________________________________13

GENERALIDADES__________________________________________________________13

1. OBJETIVO_______________________________________________________________13

2. ALCANCE_______________________________________________________________13

3. INSUMOS_______________________________________________________________13

4. PRODUCTOS____________________________________________________________13

5. NORMATIVIDAD_________________________________________________________13

6. DEFINICIONES__________________________________________________________14

7. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD________________________________________21

Directores o Jefe de Oficina___________________________________________________21

Dirección Jurídica___________________________________________________________22

Profesional o Técnico asignado de todas las Áreas_________________________________22

Profesional de la Dirección Jurídica____________________________________________22

Auxiliar de la Dirección Jurídica_______________________________________________23

8. LINEAMIENTOS O POLÍTICA DE OPERACIÓN_____________________________24

CAPÍTULO II______________________________________________________________25

GESTIÓN CONTRACTUAL__________________________________________________25

PRINCIPIOS DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA_______________________________25

GESTIÓN CONTRACTUAL__________________________________________________28

1. PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN_____________________________________28Plan de Contratación____________________________________________________________________28

2. ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS___________________________________28

3. CONDICIONES DEL CONTRATO A CELEBRAR____________________________30

4. SOLICITUD DE CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL – CDP31

5. RADICACIÓN DE LA SOLICITUD DE PROCESO CONTRACTUAL____________32

6. ETAPA PRECONTRACTUAL_____________________________________________326.1. PROCESOS DE SELECCIÓN_________________________________________________32

6.1.1. Licitación Pública:_________________________________________________________________32Es el procedimiento mediante el cual, la entidad estatal formula amplia y públicamente, una convocatoria para que en igualdad de oportunidades los interesados presenten sus ofertas.________________________32



6.1.2. Selección abreviada:_______________________________________________________________336.1.3. Concurso de méritos:______________________________________________________________336.1.4. Contratación directa:_______________________________________________________________34

6.2. PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES________________________________35

7. ETAPA CONTRACTUAL_________________________________________________357.1. Suscripción del contrato:___________________________________________________35

7.2. Supervisión_______________________________________________________________36

7.3. Modificaciones a los contratos_______________________________________________367.3.1. Adiciones___________________________________________________________________367.3.2. Otras Modificaciones__________________________________________________________367.3.3. Suspensión del Contrato__________________________________________________________367.3.4. Cesión del Contrato______________________________________________________________377.3.5. Terminación anticipada de los contratos por mutuo acuerdo de las partes___________________37

8. LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS_____________________________________378.1. Liquidación por mutuo acuerdo_____________________________________________37

8.2. Liquidación unilateral:_____________________________________________________37

CAPÍTULO III_____________________________________________________________38

PROCEDIMIENTOS GESTIÓN CONTRACTUAL________________________________38

TÍTULO 1. PROCEDIMIENTO DE LICITACIÓN PÚBLICA______________________381. OBJETIVO Y ALCANCE_______________________________________________________38

2. DESCRIPCIÓN DE LAS ETAPAS_______________________________________________38Identificación de la Necesidad:____________________________________________________________38Reporte Licitación Pública a Cámara de Comercio:____________________________________________39Solicitud de Proceso Contractual:__________________________________________________________39Recepción y asignación de la solicitud de proceso contractual____________________________________40Revisión de la solicitud del proceso licitatorio:________________________________________________40Elaborar proyecto de pliego de condiciones:__________________________________________________40Publicación aviso de convocatoria, proyecto de pliego de condiciones y estudios previos______________40Recibir las observaciones presentadas al proyecto de pliego de condiciones y estudios previos:_________41Analizar y responder observaciones recibidas_________________________________________________42Ajustar el pliego de condiciones:___________________________________________________________42Convocatoria limitada a Mipymes__________________________________________________________42Elaboración del aviso(s) de prensa:_________________________________________________________43Publicar aviso(s) en prensa_______________________________________________________________43Acto administrativo de apertura de la Licitación:______________________________________________43Recepción de observaciones al pliego definitivo:______________________________________________44Analizar y responder las observaciones recibidas:_____________________________________________44Audiencia de aclaraciones al pliego de condiciones y Audiencia para la estimación, tipificación y asignación de riesgos previsibles___________________________________________________________46Solicitud de aclaraciones adicionales por parte de los interesados_________________________________46Publicación y remisión de adendas_________________________________________________________46Elaboración y expedición de la resolución mediante la cual se conforma el comité evaluador___________47Recepción de propuestas_________________________________________________________________47



Audiencia de cierre_____________________________________________________________________47Evaluar propuestas y elaborar informe de evaluación___________________________________________47Publicación del informe de evaluación______________________________________________________48Respuesta a las observaciones_____________________________________________________________48Informe de evaluación definitivo___________________________________________________________49Publicar informe de evaluación definitivo____________________________________________________49Audiencia de adjudicación________________________________________________________________49Elaboración y expedición de la resolución de adjudicación o de declaratoria de desierto_______________49Publicación de la resolución de adjudicación o de declaratoria de desierto__________________________50Notificar resolución de adjudicación o de declaratoria de desierto_________________________________50Elaborar minuta del contrato______________________________________________________________50

3. DIAGRAMA__________________________________________________________________51

PROCEDIMIENTO LICITACIÓN PÚBLICA MEDIANTE SUBASTA INVERSA______531. OBJETIVO Y ALCANCE_______________________________________________________53

2. DESCRIPCIÓN DE LAS ETAPAS_______________________________________________54Audiencia de adjudicación________________________________________________________________56

3. DIAGRAMA__________________________________________________________________58

TÍTULO 2. PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN ABREVIADA_____________________591. OBJETIVO Y ALCANCE_______________________________________________________59

2. DESCRIPCIÓN DE LAS ETAPAS_______________________________________________59Convocatoria limitada a Mipymes__________________________________________________________59

CAUSALES DE SELECCIÓN ABREVIADA________________________________________60Subasta inversa________________________________________________________________________60La subasta inversa electrónica_____________________________________________________________60La subasta inversa presencial_____________________________________________________________62Compra por acuerdo marco de precios______________________________________________________64Compra a través de bolsa de productos______________________________________________________64b____________________________________________________________________________________644. DIAGRAMAS____________________________________________________________________68

TÍTULO 3. SUBASTA INVERSA PROCESO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS CON CARACTERISTICAS TÉCNICAS UNIFORMES Y DE COMÚN UTILIZACIÓN EN CUANTÍA INFERIOR AL 10% DE LA MENOR CUANTÍA________72

1. OBJETIVO Y ALCANCE_______________________________________________________72

2. DESCRIPCIÓN DE ETAPAS____________________________________________________72Elaboración minuta del contrato___________________________________________________________72

3. DIAGRAMA__________________________________________________________________73

TÍTULO 4. SELECCIÓN ABREVIADA DE MINIMA CUANTIA____________________741. OBJETIVO Y ALCANCE____________________________________________________74

2. DESCRIPCIÓN DE ETAPAS_________________________________________________74Perfeccionar el contrato__________________________________________________________________74Legalizar el contrato____________________________________________________________________74



Comunicación designación supervisión:_____________________________________________________75Elaborar y suscribir acta de inicio__________________________________________________________75

3. DIAGRAMA__________________________________________________________________76

TÍTULO 5. PROCEDIMIENTO DE CONCURSO DE MÉRITOS____________________771. OBJETIVO Y ALCANCE_______________________________________________________77

2. DESCRIPCION DE LAS ETAPAS_______________________________________________77Identificación de la Necesidad_____________________________________________________________77Solicitud de Proceso Contractual___________________________________________________________78Recepción y asignación de la solicitud de proceso contractual____________________________________78Revisión de la solicitud del para adelantar el Concurso de Méritos________________________________79Elaborar proyecto de pliego de condiciones__________________________________________________79Publicación de proyecto de pliego de condiciones y estudios previos______________________________80Convocatoria limitada a Mipymes__________________________________________________________80Recibir las observaciones presentadas en el proyecto de pliego de condiciones y estudios previos_______81Recepción de observaciones al pliego definitivo______________________________________________81Analizar observaciones recibidas__________________________________________________________82Audiencia de aclaraciones de pliego de condiciones y asignación de riesgos________________________82Solicitud de aclaraciones adicionales por parte de los interesados_________________________________82Publicar y remitir adendas________________________________________________________________83Recepción de propuestas_________________________________________________________________83Efectuar audiencia de cierre______________________________________________________________83Elaborar proyecto resolución conformación comité evaluador____________________________________83Expedir resolución conformación comité evaluador____________________________________________84Evaluar propuestas y elaborar informe de evaluación___________________________________________84Publicar informe de evaluación____________________________________________________________84Analizar y responder las observaciones______________________________________________________86Presentar informe de evaluación definitivo___________________________________________________86Publicar informe de evaluación definitivo____________________________________________________86Audiencia de apertura del sobre económico y adjudicación del contrato__________________________86Elaborar y expedir la resolución de adjudicación o de declaratoria de desierto_______________________87Publicar resolución de adjudicación o de declaratoria de desierto_________________________________87Notificar resolución de adjudicación o de declaratoria de desierto_________________________________87Elaborar minuta del contrato______________________________________________________________87

PRECLASIFICACIÓN_______________________________________________________87 Conformación de la lista corta_________________________________________________88

Solicitud de Proceso Contractual___________________________________________________________88Elaborar proyecto resolución conformación comité evaluador____________________________________88Expedir resolución conformación comité evaluador____________________________________________88Evaluar las manifestaciones de interés y elaborar informe de evaluación___________________________88

Conformación lista multiusos:_________________________________________________89

3. DIAGRAMAS________________________________________________________________903.1. CONCURSO DE MERITOS CON PRECALIFICACIÓN_______________________________903.2 CONCURSO DE MÉRITOS MEDIANTE CONCURSO ABIERTO_______________________93

TÍTULO 6. PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DIRECTA___________________951. OBJETIVO Y ALCANCE_______________________________________________________95



2. DESCRIPCIÓN DE LAS ETAPAS_______________________________________________98Recibir solicitud de proceso contractual y estudios previos______________________________________98Elaboración acto administrativo de justificación_______________________________________________98Elaboración minuta del contrato___________________________________________________________98

3. DIAGRAMA_______________________________________________________________99

TÍTULO 7. PROCEDIMIENTO PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACIÓN_______991. OBJETIVO Y ALCANCE_______________________________________________________99

Legalización del contrato________________________________________________________________100

TÍTULO 8. PROCEDIMIENTO SUPERVISIÓN DE LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL_________________________________________________________________________101

1. OBJETIVO Y ALCANCE______________________________________________________101

2. DESCRIPCIÓN DE LAS ETAPAS______________________________________________101Suscribir comunicación de designación del supervisor del contrato_______________________________101Comunicar la designación de supervisión___________________________________________________102Recibir comunicación de designación de supervisión_________________________________________102Elaborar y suscribir acta de inicio_________________________________________________________102

3. DIAGRAMA_________________________________________________________________104

TÍTULO 9. PROCEDIMIENTO DE ANTICIPO________________________________107

TÍTULO 10. PROCEDIMIENTO DE MODIFICACIÓN DE CONTRATOS___________1121. OBJETIVO Y ALCANCE______________________________________________________112

2. DESCRIPCIÓN DE ETAPAS___________________________________________________112Diligenciar y suscribir la solicitud modificación de contrato____________________________________112Radicar solicitud de modificación del contrato_______________________________________________112Elaborar minuta de modificación del contrato_______________________________________________112

3. DIAGRAMA_________________________________________________________________113

TITULO 11. PROCEDIMIENTO PARA LA IMPOSICIÓN DE MULTAS, SANCIONES Y DECLARATORIAS DE INCUMPLIMIENTO___________________________________113

1. OBJETIVO Y ALCANCEDEL PROCEDIMIENTO DE IMPOSICIÓN DE MULTAS, SANCIONES Y DECLARATORIAS DE INCUMPLIMIENTO.________________________113

2. TRAMITES PREVIOS AL PROCEDIMIENTO DE IMPOSICIÓN DE MULTAS, SANCIONES Y DECLARATORIAS DE INCUMPLIMIENTO.________________________114

2.4._________________________________________________________________________________115

3. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO DE IMPOSICIÓN DE MULTA, SANCIONES Y DECLARATORIAS DE INCUMPLIMIENTO.______________________________________115

Las etapas propias del procedimiento administrativo dirigido a la imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento, son las consagradas en el artículo 86 de la Ley No.1474 de 2011, las cuales se encuentran definidas de la siguiente manera:______________115

3.1. Citación a Audiencia._______________________________________________________________115

3. DIAGRAMA_________________________________________________________________117



TÍTULO 12. PROCEDIMIENTO DE MINIMA CUANTIA_________________________1191. OBJETIVO Y ALCANCE___________________________________________________119

Solicitud de Proceso Contractual__________________________________________________________119Recepción y asignación de la solicitud de proceso contractual___________________________________120Elaborar minuta del contrato_____________________________________________________________123

TITULO 13. OPORTUNIDAD PARA LA INTEGRACION DEL COMITÉ EVALUADOR_________________________________________________________________________125

TÍTULO 14. ANEXOS______________________________________________________125



CAPÍTULO I

GENERALIDADES

1. OBJETIVO

El presente Manual de Contratación tiene como objeto fijar directrices y estándares para simplificar y unificar las acciones que se desarrollan en las diferentes etapas del proceso contractual y en la celebración de los contratos que requiere la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos – UAESP, para el cumplimiento de las funciones, metas y objetivos institucionales.

2. ALCANCE

Contiene los procedimientos que trazan las rutas a seguir en los procesos de contratación, a través de las diferentes modalidades de selección de los contratistas, así como la supervisión a su ejecución.

Las directrices establecidas tienen como objetivo hacer realidad los principios de la función pública previstos en la Constitución Política y en la ley.

3. INSUMOSNormatividad, formatos de Gestión de calidad

4. PRODUCTOSLos procedimientos de contrataciónEl manual de contratación

5. NORMATIVIDAD (VER NORMOGRAMA)



6. DEFINICIONES

Acuerdo marco de precios: permite fijar las condiciones de oferta para la adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización a las entidades estatales durante un periodo de tiempo determinado, en la forma, plazo y condiciones de entrega, calidad y garantía establecidas en el acuerdo.

Adenda: es la forma mediante la cual la entidad con posterioridad a la apertura del proceso modifica el pliego de condiciones. La entidad señalará en el pliego de condiciones, el plazo máximo dentro del cual puedan expedirse adendas. En ningún caso, podrá expedirse y publicarse el mismo día en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección.

Adjudicación: es la decisión emanada del ordenador del gasto o su delegado, por medio de la cual determina el adjudicatario del contrato, y a quien en consecuencia, corresponderá, como derecho y como obligación, la suscripción del contrato y el cumplimiento de las obligaciones allí establecidas. Esta debe desarrollarse mediante audiencia pública.

Apertura: fecha, hora y lugar a partir de la cual los interesados pueden conocer el peligro de condiciones y presentar propuestas, dentro de los procesos de selección objetiva que la entidad estatal decida adelantar para escogerla oferta más favorable. La apertura se da mediante acto administrativo.

Audiencia de aclaración de pliegos: reunión pública llevada a cabo entre la entidad, los posibles oferentes y el público en general, en la cual se revisa el contenido del pliego de condiciones definitivo, los asistentes presentan sus observaciones al mismo y la entidad da las respuestas y precisiones necesarias o fija un plazo para ello.

Audiencia de revisión de riesgos: es el momento en el que, con anterioridad a la presentación de las ofertas, los oferentes y la entidad revisarán la asignación de riesgos con el fin de establecer su distribución definitiva.

Bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización: corresponden a aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos.

Capacidad máxima de contratación: es el puntaje resultante de la calificación de los factores de experiencia, capacidad jurídica, financiera y de organización del proponente, de acuerdo con los factores de calificación y clasificación de los proponentes, establecido en el pliego de condiciones.

Capacidad residual: es la capacidad real de contratación, que resulta de restarle a la capacidad máxima de contratación, la sumatoria de los valores de los contratos que tenga en



ejecución el contratista. La capacidad residual se determinará en el momento de presentar la propuesta cualquiera que sea la modalidad del contrato y será establecida en el pliego de condiciones.

Catálogo único de bienes y servicios (CUBS): conjunto de códigos, identificaciones y estandarizaciones, entre otros, de los bienes y servicios de usos común o de uso en obras que contratan las entidades estatales para garantizar la transparencia de la actividad contractual en cumplimiento de los fines del Estado.

Certificado de disponibilidad presupuestal: documento que expide el encargado de presupuesto de la entidad, con el cual garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos. Afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso y se efectúa el correspondiente registro presupuestal.

Cierre: es el acto público mediante el cual se da por finalizada la recepción de ofertas para un proceso de selección, en lugar, fecha y hora señalados en el pliego de condiciones.

Clasificación: es la determinación por parte del proponente, de la o las actividades, especialidades y grupos que le correspondan, según la naturaleza de las actividades que específicamente haya realizado y que de acuerdo a ello determine que pueda contratar con las entidades estatales. La cual deberá acreditarse en el formato de certificación adoptado por las Cámaras de Comercio.

Competencia para contratar: atribución legal para ordenar y dirigir la realización de convocatorias públicas mediante la implementación de modalidades de selección objetiva de contratistas y, celebrar contratos.

Concesión: son contratos de concesión los que celebran las entidades estatales con el objeto de otorgar a una persona llamada concesionario la prestación, operación, explotación, organización o gestión total o parcial, de un servicio público, o la construcción, explotación o conservación total o parcial, de una obra o bien destinados al servicio o uso público, así como todas aquellas actividades necesarias para la adecuada prestación o funcionamiento de la obra o servicio por cuenta y riesgo del concesionario y bajo la vigilancia y control de la entidad concedente, a cambio de una remuneración que puede consistir en derechos, tarifas, tasas, valorización, o en la participación que se le otorgó en la explotación del bien, o en una suma periódica, única o porcentual y en general, en cualquier otra modalidad de contraprestación que las partes acuerden.

Concurso de méritos: corresponde a la modalidad de selección de consultores o proyectos, en la que se podrán utilizar sistemas de concurso abierto o de precalificación.



Consorcio: cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato. En consecuencia, las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la propuesta y del contrato, afectarán a todos los miembros que lo conforman.

Consultoría: son contratos de consultoría los que celebren las entidades estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.

Contrato de obra: son contratos de obra los que celebren las entidades estatales para la construcción, mantenimiento, instalación y, en general, para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago.

Contrato de prestación de servicios: son contratos de prestación de servicios los que celebren las entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad. Estos contratos sólo podrán celebrarse con personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados. En ningún caso estos contratos generan relación laboral ni prestaciones sociales y se celebrarán por el término estrictamente indispensable.

Contrato estatal: son contratos estatales todos los actos jurídicos generadores de obligaciones que celebren las entidades estatales, previstos en el derecho privado o en disposiciones especiales, o derivados del ejercicio de la autonomía de la voluntad.

Declaratoria de desierta: la declaratoria de desierta de la licitación únicamente procederá por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva y se declarará en acto administrativo en el que se señalarán en forma expresa y detallada las razones que han conducido a esa decisión.

Estudio de mercado: son las actividades documentadas realizadas para verificar la disponibilidad de bienes o servicios en el mercado, las condiciones en que podrían obtenerse, su precio estimado y los posibles oferentes.

Estudios y documentos previos: son los documentos que sirven de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones, de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad, así como la asignación de los riesgos que la entidad propone.

Experiencia laboral: Es la adquirida con el ejercicio de cualquier empleo, ocupación, arte u oficio.



Experiencia profesional: es la adquirida a partir de la terminación y aprobación de todas las materias que conforman el pensum académico de la respectiva formación profesional, diferente a la técnica profesional y tecnológica, en el ejercicio de las actividades propias de la profesión o disciplina exigida para el desempeño del empleo. Sin perjuicio de lo dispuesto en leyes especiales que regulan el tema de manera específica, como es el caso

Experiencia relacionada: es la adquirida en el ejercicio de empleos o actividades que tengan funciones similares a las del cargo a proveer o el contrato a celebrar.

Experiencia: se entiende por experiencia los conocimientos, las habilidades y las destrezas adquiridas o desarrolladas durante el ejercicio de una profesión, arte u oficio. La experiencia se clasifica en profesional, técnica, tecnológica, relacionada, laboral y docente.

Ficha técnica: es un anexo al pliego de condiciones que debe elaborarse por parte de la entidad, cuando se adelanten procesos de selección abreviada para la contratación de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, siempre y cuando los mismos sean adquiridos utilizando el método de subasta inversa. La entidad elaborará una ficha técnica, la cual, debe incluir las características y especificaciones, en términos de desempeño y calidad, de los elementos señalados en el objeto de la contratación. La ficha técnica debe contener como mínimo: la denominación de bien o servicio, la denominación técnica del bien o servicio, la unidad de medida y la descripción general.

Garantía de seriedad de la oferta: consisten en pólizas expedidas por compañías de seguros legalmente autorizadas para funcionar en Colombia, en garantías bancarias y en general, en los demás mecanismos de cobertura de riesgos autorizados, que tienen como finalidad respaldar la seriedad de los ofrecimientos hechos por un proponente durante un proceso de selección.

Gran almacén: corresponde a la sociedad, establecimiento, almacén de cadena, almacén distribuido por departamentos, supermercado, hipermercado y punto de mercadeo de productos de las cajas de compensación familiar, o conjunto de ellos cuando conforme un mismo partícipe, una de cuyas actividades principales implique ofrecer al público para que sean adquiridos, bienes por medida, sea al por mayor o al detal, cuyos ingresos brutos bimensuales sean mayores o iguales a tres mil (3.000) salarios mínimos mensuales legales.

Licitación: procedimiento mediante el cual, por regla general la entidad estatal formula públicamente una convocatoria para que, en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y seleccione entre ellas la más favorable.

Lista corta: es el documento en el cual la entidad selecciona los mejores proponentes para invitarlos a presentar propuesta dentro de un concurso de méritos. La lista corta deberá conformarse con un número plural de precalificados que no podrá exceder de seis (6) cuando



se deba presentar una propuesta técnica detallada, ni de diez (10) cuando se deba presentar una propuesta técnica simplificada.

Lista multiusos: se entiende por lista multiusos la que resulta de la precalificación que haga una entidad de los interesados en participar en varios concursos de méritos, determinados o determinables que tengan objeto común o similar, en los que se exija la presentación de propuestas técnicas simplificadas (PTS). La vigencia de las listas multiusos no podrá exceder de seis (6) meses y deberán contener un mínimo de veinte cinco (25) integrantes.

Manual de contratación: es un documento interno de cada entidad que tiene por objeto integrar la información básica relativa a los antecedentes, marco jurídico – administrativo, atribuciones, estructura orgánica, el objetivo y la distribución de funciones entre las diferentes dependencias en lo que tiene que ver con la gestión contractual, contribuyendo a la orientación del personal existente y de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a la temática contractual estatal y a la vez proporcionándole un esquema funcional de los procesos y procedimientos para seleccionar a los contratistas de la misma.

Mercado: es la interrelación de compradores y vendedores, que posibilitan las actividades propias tendientes al intercambio de valores y mercancías.

Modalidad de selección: es el procedimiento mediante el cual una entidad estatal decide adelantar la selección objetiva de un contratista. Puede ser por licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos o contratación directa.

Oferta con valor artificialmente bajo: es aquella que no corresponde con las condiciones objetivas del mercado y del proponente, cuyo valor es sustancialmente inferior a aquel que arrojo el estudio de mercado realizado por la entidad para establecer el presupuesto oficial de un proceso de selección.

Oferta más favorable: la oferta más favorable es aquella que, teniendo en cuenta los factores técnicos y económicos de escogencia y la ponderación precisa y detallada de los mismos, contenida en el pliego de condiciones o en sus equivalentes, resulte ser la más ventajosa para la entidad, sin que la favorabilidad constituyan factores diferentes a los contenidos en dichos documentos.

Ordenador del gasto: es el Representante Legal de la entidad o el funcionario que por delegación de éste, efectuada a través de acto administrativo, está facultado para contratar en nombre de la entidad y proferir todos los actos inherentes al proceso de selección del contratista, la celebración, iniciación, ejecución, terminación y liquidación del contrato respectivo.

Plazo de la Licitación: es aquel que debe transcurrir entre la fecha a partir de la cual se pueden presentar propuestas y la de su cierre.



Pliego de condiciones: documento mediante el cual la entidad detallada los requerimientos para la presentación de la propuesta, las condiciones de participación, los requisitos habilitantes, los factores de evaluación y las demás reglas del proceso de selección.

Portal único de contratación: el Portal Único de Contratación es la herramienta electrónica mediante la cual las entidades del Estado publican los procesos de selección objetiva de contratistas, desde la etapa precontractual hasta la finalización de la fase contractual, en cumplimiento del principio de publicidad.

Propuesta técnica detallada: es aquella que se solicita a los proponentes cuando los servicios de consultoría señalados en los requerimientos técnicos para el respectivo concurso de méritos puedan desarrollarse con diferentes enfoques o metodologías. En estos casos solo procede la selección por el sistema de precalificación con lista corta.

Propuesta técnica simplificada: es aquella que se solicita a los proponentes cuando la entidad suministre en los requerimientos técnicos la metodología exacta para la ejecución de la consultoría, así como el plan y cargas de trabajo para la misma. En estos casos procede la selección por el sistema de concurso abierto, o mediante el de precalificación con lista corta o lista multiusos.

Propuesta: es el conjunto de documentos presentados por una persona natural o jurídica o por un grupo de éstas, durante un proceso de contratación, el cual contiene sus ofrecimientos y la acreditación de los requisitos exigidos por la entidad en el pliego de condiciones.

Registro Presupuestal: es la operación presupuestal mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que ésta no sea desviada a ningún otro fin.

Registro único de precios de referencia (RUPR)

Registro Único de proponentes (RUP): es el registro en que debe estar inscrita cualquier persona natural o jurídica que quiera contratar con el Estado.

Requisitos habilitantes: son aquellos que verifican las condiciones del proponente como su capacidad jurídica, experiencia general, capacidad financiera y de organización, los cuales, una vez verificados en el caso de cada oferente, los habilita para participar en otras etapas de los procesos de selección. En todo caso, su exigencia debe ser adecuada y proporcional a la naturaleza del contrato a suscribir y a su valor.

Riesgo previsible: el riesgo será previsible en la medida que el mismo sea identificable y cuantificable por un profesional de la actividad en condiciones normales.



Riesgo: corresponde a toda aquella circunstancia que de presentarse durante el desarrollo y ejecución del contrato, pueda alterar el equilibrio financiero del mismo.

Selección Abreviada: es la modalidad de selección objetiva, prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual.

Sistema de información para la vigilancia de la contratación Estatal (SICE): es un sistema de información que integra todos los datos relevantes del proceso de la contratación estatal en Colombia, permitiendo su autorregulación, control institucional y publicidad de las operaciones.

Sistema electrónico para la contratación pública (SECOP): instrumento de apoyo a la gestión contractual de las entidades estatales, que permitirá la interacción de las entidades contratantes, los contratistas, la comunidad y los órganos de control a través de la articulación de los servicios electrónicos ofrecidos por el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal (SICE) y los sistemas de información relacionados con la contratación pública que se encuentren a cargo del Gobierno Nacional. El SECOP tiene como objetivo dar uniformidad a la información sobre la contratación pública.

Subasta inversa en licitación pública: es la puja dinámica efectuada electrónicamente, mediante la cual los oferentes, durante un tiempo determinado, ajustan su oferta respecto de aquellas variables susceptibles de ser mejoradas, con el fin de lograr el ofrecimiento que representa la mejor relación costo-beneficio para la entidad, de acuerdo con lo señalado en el pliego de condiciones.

Subasta inversa: se entiende por subasta inversa, la puja dinámica efectuada electrónicamente, mediante la cual los oferentes durante un tiempo determinado, ajustan su oferta respecto de aquellas variables susceptibles de ser mejoradas, con el fin de lograr el ofrecimiento que por tener el menor costo evaluado, represente la mejor relación costo beneficio para la entidad, de acuerdo con lo señalado en el pliego de condiciones.

Subsanabilidad: criterio según el cual en todo proceso de selección de contratistas primará lo sustancial sobre lo formal y en consecuencia las entidades no podrán rechazar una propuesta por la ausencia de requisitos o la falta de documentos que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la oferta, y que no constituyan los factores de escogencia establecidos en el pliego de condiciones. Tales requisitos o documentos podrán ser requeridos por la respectiva entidad en condiciones de igualdad para todos los proponentes hasta la adjudicación, o hasta el momento en que se establezca en el pliego de condiciones.

Unión temporal: cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo



Solidariamente por el cumplimiento total de la propuesta y del objeto contratado, pero las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato se impondrán de acuerdo con la participación en la ejecución del contrato de cada uno de los miembros de la unión temporal, para lo cual se debe identificar cada una de las actividades que los integrantes realizará con el propósito de identificar la persona que será objeto de la sanción correspondiente.

Veeduría Ciudadana: es el mecanismo democrático de representación que le permite a los ciudadanos o a las diferentes organizaciones comunitarias, ejercer la vigilancia sobre el proceso de la gestión pública, frente a las autoridades: administrativas, políticas, judiciales, electorales y legislativas, así como la convocatoria de las entidades públicas o privadas encargadas de la ejecución de un programa, proyecto, contrato o de la prestación de un servicio público.

7. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

Ordenador del Gasto

Suscribir solicitud proceso contractual Expedir aviso de convocatoria Expide acto administrativo de apertura del proceso Celebra audiencia de aclaración del pliego de condiciones, de adjudicación y desierta

licitación Firmar el contrato

Directores o Jefe de Oficina

Establecer la necesidad que se pretende satisfacer por la entidad Establecen que contenga los aspectos mínimos requeridos para la contratación Solicita y obtiene los permisos de acuerdo con la contratación Realiza la consulta frente al sistema SICE de la Contraloría General de la República Solicita la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal Elabora los estudios previos con inclusión de la estimación, tipificación y asignación de

los riesgos previsibles involucrados en la contratación Radicar en la Dirección Jurídica solicitud de trámite del proceso

Oficina Asesora de Planeación Revisar que el objeto cumpla con las líneas y metas del proyecto y plan de desarrollo

Dirección Corporativa y Control interno Disciplinario Expide el Certificado de Disponibilidad Presupuestal CDP Expide el Certificado de Registro Presupuestal CRP



Dirección Jurídica

Revisa los estudios previos y aprueba objeto contractual y obligaciones Hace reparto a un profesional de la Dirección Jurídica para el trámite Revisa la minuta del contrato y verifica que se ajuste a la ley. Remite para firma Revisa y aprueba la garantía de acuerdo a lo establecido en el contrato y documentos

necesarios para la ejecución

Profesional o Técnico asignado de todas las Áreas

Solicita al menos tres cotizaciones en las mismas condiciones y con los mismos requisitos, para establecer el valor promedio que será el presupuesto oficial estimado.

Elabora estudios previos que determinen la necesidad que se pretende satisfacer, el objeto, las especificaciones esenciales e identificación del contrato a celebrar.

Profesional de la Dirección Jurídica

Evalúa proyecto de pliego de condiciones y proyecta el cronograma de actividades Analiza pliego de condiciones definitivo Revisa informe final de evaluación Evalúa y proyecta respuesta a las observaciones y/o solicitud de aclaraciones al proyecto y

pliego de condiciones de pliego de condiciones Verifica el cumplimiento de requisitos habilitantes de las propuestas presentadas Solicita aclaraciones a los proponentes sobre el contenido de su propuesta Elabora informe de verificación de requisitos habilitantes y de calificación Analiza la consistencia y legalidad de la documentación allegada y elabora proyecto de

cronograma de actividades Recibe manifestaciones de interés de las Mipymes interesadas en participar en el proceso Realiza los ajustes necesarios al pliego de condiciones Verifica manifestaciones de interés en participar en presentadas dentro del término legal Elabora lista de posibles oferentes que podrán presentar oferta se publicará en el Portal de

Contratación Elabora adendas en caso de requerirlos Protocoliza cierre del plazo para presentar propuestas y da lectura de la información básica

de las propuestas presentadas Consolida el resultado de la evaluación preliminar Notifica, en la audiencia de adjudicación, el acto administrativo que adopta la decisión del

proceso Devuelve las garantías de seriedad de las propuestas a los proponentes no favorecidos con

la adjudicación Elabora la minuta del contrato y lo entrega para revisión



Revisa y da visto bueno a la garantía única de cumplimiento de acuerdo a lo establecido en el contrato

Elabora comunicación designación supervisor

Auxiliar de la Dirección Jurídica

Recibe y radica en el sistema de información de correspondencia la solicitud con los documentos anexos

Entrega el contrato al contratista y le informa de los documentos necesarios para la legalización del mismo

Solicita el registro presupuestal a la Dirección Corporativa y Control interno Disciplinario, adjuntado copia del contrato

Remite al archivo de contratos la carpeta debidamente organizada y foliada

Profesional o Auxiliar Administrativo

Publica en el “Portal de Contratación” el aviso de convocatoria pública, el proyecto de pliego de condiciones y los estudios previos y demás documentos que se expidan durante el proceso.

Publica pliego de condiciones definitivo Recibe las observaciones y aclaraciones presentadas al proyecto del pliego Comunica y publica respuestas a las observaciones y/o solicitud de aclaraciones al

proyecto y pliego definitivo Publica el acta de audiencia de precisión de pliegos Publica las adendas que resulten de las observaciones y o aclaraciones formuladas por los

interesados Recibe dentro del término establecido para ello, las propuestas presentadas con registro de

entrega Publica acta de cierre Entrega propuestas presentadas en el proceso licitatorio al Comité Evaluador Publica en el “Portal de Contratación” el Informe preliminar de verificación de requisitos

habilitantes. Recibe las observaciones que presenten los proponentes por vía e mail o por ventanilla al

informe de verificación Remite al Comité Evaluador respectivo las observaciones y/o aclaraciones al informe de

verificación de requisitos habilitantes Publica el acto administrativo que adopta la decisión de adjudicación del proceso Publica el contrato por los medios que dispone la ley, si se requiere Registra el contrato en el SICE, siempre que aplique



8. LINEAMIENTOS O POLÍTICA DE OPERACIÓN

Dar estricto cumplimiento a las normas vigentes para garantizar la prestación de los servicios de recolección, transporte, disposición final, reciclaje y aprovechamiento de residuos sólidos, la limpieza de vías y áreas públicas; los servicios funerarios en la infraestructura del Distrito y del servicio de alumbrado público.

En todos los procesos de contratación, que adelante la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos, deberá darse estricto cumplimiento a los principios y procedimientos establecidos en la normatividad vigente.

La Unidad para la gestión contractual utiliza el aplicativo del SISCO SICAPITAL, el cual esta en proceso de implementación y ajuste. Su aplicación se realizará en la medida que esté en funcionamiento parcial o total el desarrollo e implementación de cada uno de las herramientas para las diferentes modalidades y etapas contractuales, según aplique

En todos los procesos de contratación que adelante la UAESP, así se trate de la utilización de recursos de los Proyectos de Inversión, de gastos de funcionamiento y/o de recursos del Esquema General de la Bolsa de Aseo, se deberán utilizar los formatos que hacen parte de este manual

Los formatos que genera el SISCO, se podrán generar en Word o Excel, en caso de alguna falla Técnica y/o Funcional del Modulo de contratación SISCO SICAPITAL, con el fin de poder tramitar un contrato



CAPÍTULO II

GESTIÓN CONTRACTUAL

PRINCIPIOS DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA

El Estatuto General de Contratación Pública se encuentra orientado por principios que en esencia buscan cumplir con los fines del estado y, en cuanto a la contratación estatal se refiere, buscan garantizar que la gestión contractual de las entidades estatales sea eficiente, eficaz, transparente y oportuna. Además, procura garantizar el debido proceso dentro la aplicación de sanciones, y el deber de selección objetiva, que permita la escogencia del ofrecimiento más favorable y conveniente.

Es así como, la Ley 80 de 1993 establece que las actuaciones de quienes intervengan en la contratación estatal deberán desarrollarse con arreglo a los principios de transparencia, economía y responsabilidad y de conformidad con los postulados que rigen la función administrativa.

En tal sentido, las entidades públicas y los particulares están obligados a observar los principios de:

Transparencia: Mediante el cual se busca garantizar la imparcialidad y la igualdad de oportunidades en los procesos de contratación, seleccionar objetivamente los contratistas, publicar las decisiones adoptadas en los procesos de selección con el fin de que los interesados puedan controvertirlas, divulgar cuáles son las razones que sirven de motivación a las autoridades en sus decisiones contractuales y promover la moralidad administrativa.

Economía: A través del cual se pretende suprimir trámites, requisitos y autorizaciones innecesarias que entraben los procesos de contratación, fortalecer la planeación de los procesos de selección, establecer mecanismos que agilicen la contratación y que permitan subsanar requisitos no necesarios para la comparación de propuestas, concentrar la evaluación de las ofertas en la ponderación de sus aspectos técnicos y económicos y crear reglas para la atención oportuna de las solicitudes formuladas por los proponentes y contratistas.

Responsabilidad: Tiene como propósito fundamental que la gestión pública se desarrolle de manera diligente, recta y transparente, fijando responsabilidades en los servidores públicos y contratistas de la administración que participan en la actividad contractual.



Planeación: La planeación de la actividad contractual de las entidades estatales, significa que estas deben previamente a la iniciación del proceso de contratación, realizar los estudios tendientes a determinar la oportunidad y conveniencia del contrato, así como la adecuación a los fines de la entidad contratante, a su plan de inversiones y a su presupuesto. Se deben elaborar detalladamente los estudios previos y el pliego de condiciones, con el objeto de poder lograr los fines de la entidad.

Por otra parte, la función administrativa se desarrollará conforme a los principios institucionales, en particular a los atinentes a la buena fe, la igualdad, la moralidad, la celeridad, la economía, la imparcialidad, la eficacia, la eficiencia, la participación, la publicidad, la responsabilidad y la transparencia.

Adicionalmente, la entidad tendrá en cuenta el deber de selección objetiva, el cual, consiste en la escogencia del contratista que realice el ofrecimiento más favorable para la entidad, sin tener en consideración factores de afecto o interés y en general cualquier clase de motivación subjetiva. Para tal efecto, el ofrecimiento más favorable, se determinará de la siguiente manera:

1. En los procesos relacionados con los bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización cuyo valor del respectivo contrato no exceda el 10% de la menor cuantía de la entidad, se utilizará una subasta inversa a la que se invitará a presentar ofertas a través de la página web, o en un lugar de fácil acceso al público, previa justificación de que trata el parágrafo 1 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007.

2. La invitación contendrá los requisitos mínimos habilitantes, los cuales solo verificará sobre la oferta con el precio más bajo. En caso de que este no cumpla con los requisitos exigidos, se podrá contratar con el oferente que haya presentado el segundo menor precio, previa verificación de de los requisitos habilitantes. En caso de que este tampoco cumpla, se verificarán las de quien presentó el tercer menor precio y así sucesivamente hasta obtener un proponente habilitado. Siempre la oferta deberá encontrarse en condiciones de mercado y satisfacer las necesidades de la entidad. De no lograrse, se deberá repetir el proceso de selección.

El procedimiento para contratos que no excedan el 10% de la menor cuantía de la entidad, se realizará igualmente mediante una invitación publicada en la página Web, en donde se establecen los requisitos habilitantes , así como los criterios de selección que se aplicarán para definir el proceso, ponderando factores técnicos y económicos. De la evaluación que se realice se dará traslado por un (1) día en la secretaría de la dependencia que tramita el proceso. Si solo se presenta una oferta, esta se aceptará, siempre que satisfaga las necesidades de la entidad y provenga de un oferente habilitado.



3. En la selección abreviada para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización la oferta más favorable a la entidad será aquella con el menor precio.

4. En el concurso de méritos, la oferta más favorable a la entidad será aquella que presente la mejor calidad, de acuerdo con los criterios señalados en el Decreto 2474 de 2008 y en el pliego de condiciones, con independencia del precio, que no será factor de calificación o evaluación.

5. En los procesos de selección por licitación, de selección abreviada para la contratación de menor cuantía, y para los demás que se realicen aplicando este último procedimiento, la oferta más ventajosa será la que resulte de aplicar alguna de las siguientes alternativas:

a. La ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes ó fórmulas señaladas en el pliego de condiciones.

b. La ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relación de costo - beneficio para la entidad, para lo cual el pliego de condiciones establecerá: Las condiciones técnicas y económicas mínimas de la oferta. Las condiciones técnicas adicionales que para la entidad representen ventajas

de calidad o de funcionamiento. Dichas condiciones podrán consistir en aspectos tales como el uso de tecnología o materiales que generen mayor eficiencia, rendimiento o duración del bien, obra o servicio.

Las condiciones económicas adicionales que para la entidad representen ventajas cuantificables en términos monetarios, como por ejemplo la forma de pago, descuentos por adjudicación de varios lotes, descuentos por variaciones en programas de entregas, valor o existencia del anticipo, mayor garantía del bien o servicio respecto de la mínima requerida, impacto económico sobre las condiciones preexistentes en la entidad directamente relacionadas con el objeto a contratar, mayor asunción de riesgos previsibles identificados, entre otras.

Los valores monetarios que se asignarán a cada ofrecimiento técnico o económico adicional, de manera que permitan la ponderación de las ofertas presentadas. En ese sentido, cada variable se cuantificará monetariamente, según el valor que represente el beneficio a recibir de conformidad con lo establecido en los estudios previos.

Para efectos de comparación de las ofertas la entidad calculará la relación costo-beneficio de cada una de ellas, restando del precio total ofrecido los valores monetarios de cada una de las condiciones técnicas y económicas adicionales ofrecidas. La mejor relación costo-beneficio para la entidad estará representada por aquella oferta que, aplicada la metodología anterior, obtenga la cifra más baja.



La adjudicación recaerá en el proponente que haya presentado la oferta con la mejor relación costo-beneficio. El contrato se suscribirá por el precio total ofrecido.

Para la evaluación de las propuestas en proceso de selección por licitación, selección abreviada o concurso de méritos, la entidad designará un comité asesor, conformado por servidores públicos o por particulares contratados para el efecto de conformidad con lo dispuesto en el artículo 82 del Decreto 2474 de 2008, que deberá realizar dicha labor de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en el pliego de condiciones.

El comité evaluador, el cual estará sujeto a las inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de intereses legales, recomendará a quien corresponda el sentido de la decisión a adoptar de conformidad con la evaluación efectuada. El carácter asesor del comité no lo exime de la responsabilidad del ejercicio de la labor encomendada. En el evento en el cual la entidad no acoja la recomendación efectuada por el comité evaluador, deberá justificarlo en el acto administrativo con el que culmine el proceso.

GESTIÓN CONTRACTUAL

1. PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN

Plan de Contratación:

Describe la programación de adquisición de bienes y servicios, requeridos para el logro de los objetivos y metas institucionales, para el buen funcionamiento de la entidad durante una vigencia fiscal.

Corresponde a cada dependencia, realizar la programación de la contratación requerida para la ejecución de los proyectos previstos en el plan de contratación.

2. ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS

De conformidad con la normatividad legal vigente, los contratos que celebre la entidad estarán precedidos de unos estudios y documentos previos realizados por la dependencia que solicita la contratación. Los estudios previos servirán de base para la elaboración del pliego de condiciones y del contrato a suscribir.

Los estudios y documentos previos se pondrán a disposición de los interesados de manera simultánea con el proyecto de pliego de condiciones y deberán contener los siguientes elementos mínimos:



La descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación.

La descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificación del contrato a celebrar.

Los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección. El análisis que soporta el valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas

para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto y el de posibles costos asociados al mismo. En el evento en que la contratación sea a precios unitarios, la entidad contratante deberá soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. En el caso del concurso de méritos no publicará el detalle del análisis que se haya realizado. En el caso del contrato de concesión no se publicará ni revelará el modelo financiero utilizado en su estructuración.

La justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable, de conformidad con el artículo 12 del Decreto 2474 de 2008.

El soporte que permita la tipificación, estimación y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato.

El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato según el caso, así como la pertinencia de la división de aquellas, de acuerdo con la reglamentación sobre el particular.

Los demás elementos exigidos en cada modalidad de selección.

El contenido de los estudios y documentos previos podrá ser ajustado por la entidad con posterioridad a la apertura del proceso de selección, de conformidad con lo establecido en el parágrafo 2 del artículo 3 del Decreto 2474 de 2008.

El formato de solicitud de proceso contractual y estudios previos deberá diligenciarse por la dependencia interesada en la contratación, teniendo en cuenta, la modalidad de selección del contratista. Dicho formato deberá ser firmado por las personas que estén autorizadas para ello.

Cabe destacar que la jurisprudencia del Consejo de Estado, ha sostenido repetidamente que en materia contractual, las entidades oficiales están obligadas a respetar y a cumplir el principio de planeación, en virtud del cual, resulta indispensable la elaboración previa de estudios y análisis suficientemente serios y completos, antes de iniciar un procedimiento de selección.

Los estudios previos no son un simple requisito formal, y por ello no se deben tomar a la ligera, porque son el reflejo de la aplicación de los principios que rigen la contratación estatal, el ejercicio fiscal y la planeación.



3. CONDICIONES DEL CONTRATO A CELEBRAR

Se refiere a la descripción de los términos y condiciones esenciales del contrato a suscribir:

Objeto: Es la descripción clara, detallada y precisa de los bienes o servicios que requiere la entidad. Para tal efecto, se deberán utilizar verbos rectores, tales como: realizar, ejecutar, analizar, entregar, suministrar, etc. Se debe definir un objeto con características técnicas y de calidad que permita individualizar el bien o servicio con el cual se satisface la necesidad de la entidad. El objeto debe ser lícito, física y jurídicamente posible. El objeto deberá tener relación directa con el plan de contratación.

Obligaciones del contratista: Son las actividades o compromisos adquiridos por el contratista con ocasión del contrato, comprende entre otros los productos, informes, bienes y/o servicios que debe entregar a la entidad. Para determinarlas deben usarse verbos rectores, tales como, realizar, ejecutar, analizar, entregar, suministrar, etc.

Obligaciones para la entidad: Son los compromisos correlativos con el contratista que debe cumplir la Entidad con la suscripción del contrato. Comprende entre otros: Realizar el pago de los bienes o servicios recibidos, entregar bienes o información al contratista para la ejecución del objeto y el cumplimiento de las obligaciones contractuales, etc.

Valor del contrato: Es el precio pactado entre las partes que resulta del análisis de los soportes técnicos y económicos contenidos en los estudios previos realizados. El valor estimado debe incluir todos los costos y gastos en que incurrirá el contratista para la ejecución del contrato.

Soportes técnicos y económicos del valor estimado: Son los documentos que sirven de base para fijar los precios estimados. Deben soportarse en las características técnicas y de calidad del bien o servicio a contratar y de las condiciones de modo, tiempo y lugar de ejecución de las obligaciones contractuales. De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 6 del Decreto 2170 de 2002, es obligatorio hacer la consulta en el SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA CONTRATACIÓN ESTATAL – SICE. En todo caso deberá aportarse la certificación de consulta que arroja el sistema. Si el sistema SICE no registra precios indicativos será necesario realizar un estudio de precios de mercado que permita estimar el precio del bien o servicio, salvo las excepciones que la ley prevé. Si el valor estimado se toma del estudio de precios y condiciones del mercado, deberá aportarse el estudio comparativo realizado. El estudio de precios podrá realizarse a través de la obtención de cotizaciones escritas de los potenciales proponentes. El funcionario que realice el estudio previo responderá por la veracidad de la información contenida en el mismo. El valor estimado del contrato deberá contemplar todos los costos y gastos que implique la adecuada ejecución del objeto y obligaciones del contrato, tales como: honorarios, viáticos, variaciones de tasa de cambio, inflación de impuestos, tasas, contribuciones y pagos parafiscales establecidos por las diferentes autoridades del orden nacional, departamental, distrital o municipal, costos de importación, de exportación, seguros



y garantías, costos de transporte e instalación, utilidades, administración de imprevistos y demás costos directos e indirectos necesarios para la ejecución del objeto y obligaciones contractuales.

Forma de pago: Corresponde al acuerdo al que se llega entre las partes sobre el tiempo modo y lugar en que se debe cumplir con la remuneración pactada. Para fijar las modalidades de pago deberá tenerse en cuenta los plazos de entrega de los bienes o servicios adquiridos. Los pagos están sujetos al Programa Anual de Caja – PAC, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 19 del Decreto Distrital No. 466 de 2008.

Plazo: Es la determinación del tiempo necesario para que el contratista ejecute el objeto y las obligaciones contractuales. Debe ser razonable y posible de cumplir.

Lugar de ejecución: Es el lugar o sede principal donde se desarrollan las actividades necesarias para la ejecución del contrato, señalando si el contratista debe ejecutar sus actividades en la sede de la entidad o fuera de ella o si debe desplazarse a otras ciudades.

Análisis de los riesgos de la contratación: Es la estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles involucrados en la contratación. Durante la ejecución del contrato, se pueden presentar contingencias que pueden entorpecer, dificultar o impedir su adecuada ejecución. De ahí la importancia que en los estudios previos se efectúe un análisis sobre los riesgos inherentes a la naturaleza y al objeto de la contratación, destacando la forma de prevenirlos o mitigarlos e indicando la parte que debe asumirlos. Así mismo, se deben señalar todos los riesgos que requieren estar amparados por la garantía única exigida por las disposiciones legales vigentes, su cuantía y vigencia, señalando además aquellos riesgos excepcionales que deben estar cubiertos por una garantía o estipulación especial.

Criterios o factores de selección: Son las variables, condiciones o aspectos que serán objeto de evaluación y calificación para la selección del contratista. Dichos criterios están contemplado en el Decreto 2474 de 2008.

Supervisión: Es la persona o personas designadas para realizar el seguimiento a la adecuada ejecución del contrato. Deberá dar cumplimiento a las obligaciones que se le asignen en el contrato, la ley y el procedimiento de Supervisión.

4. SOLICITUD DE CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL – CDP

El área interesada deberá solicitar en el área de presupuesto de la entidad, el certificado de disponibilidad presupuestal, el cual, deberá sujetarse al plan de contratación mencionado.



5. RADICACIÓN DE LA SOLICITUD DE PROCESO CONTRACTUAL

De conformidad con la normatividad vigente, la cuantía y el tipo de contrato a celebrar, la Dirección Jurídica, dará inicio al proceso de contratación y/o elaboración del contrato, previa verificación de la existencia de mínimo los siguientes requisitos:

Solicitud de proceso contractual y estudios previos, debidamente diligenciados y suscritos por quienes tengan facultad para ello.

Certificado de disponibilidad presupuestal (previa solicitud de viabilidad técnica para cada contrato nuevo o adición cuando se trate de proyectos de inversión).

Certificado de no existencia de personal en planta (cuando se trate de contratos de prestación de servicios y de apoyo a la gestión).

La demás documentación que sea necesaria de acuerdo con la modalidad de selección, previstos en los formatos adoptados por la entidad.

6. ETAPA PRECONTRACTUAL

6.1. PROCESOS DE SELECCIÓN

De conformidad con lo dispuesto en la Ley 1150 de 2007, el Decreto 2474 de 2008, Decreto 2025 de 2009, Decreto 3576 de 2009, el Decreto 3806 de 2009 y el Decreto 3806 de 2009, así como las demás normas que las complementen, reformen o sustituyan, la entidad seleccionará a los contratistas a través de las siguientes modalidades:

6.1.1. Licitación Pública:

Es el procedimiento mediante el cual, la entidad estatal formula amplia y públicamente, una convocatoria para que en igualdad de oportunidades los interesados presenten sus ofertas.

En el pliego de condiciones se deberá señalar si en el proceso de licitación procede la presentación total o parcial de la oferta de manera dinámica mediante subasta inversa o en la manera tradicional.

Esta modalidad de selección está consagrada en el artículo 30 de la Ley 80 de 1993, el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, el artículo 14 y siguientes del Decreto 2474 de 2008 así como por lo señalado por el Decreto 3806 de 2009.



6.1.2. Selección abreviada:

Son causales de selección abreviada las siguientes:

Adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización por parte de las entidades. En este evento, deberá hacerse uso uno de los siguientes procedimientos: subasta inversa, compra por acuerdo marco de precios o adquisición a través de bolsas de productos.

Contratación de menor cuantía. Celebración de contratos para la prestación de servicios de salud. La contratación cuyo proceso de licitación pública haya sido declarado desierto. La enajenación de bienes del estado. Productos de origen o destinación agropecuarios que se ofrezcan en las bolsas de

productos. Los actos y contratos que tengan por objeto directo las actividades comerciales e

industriales propias de las empresas industriales y comerciales estatales y de las sociedades de economía mixta.

Los contratos de las entidades, a cuyo cargo se encuentren la ejecución de los programas de protección de población vulnerable.

La contratación de bienes y servicios que se requieren para la defensa y seguridad nacional.

Adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización por parte de las entidades cuyo valor no exceda el 10% de la menor cuantía. En este evento se hará uso del mecanismo de la subasta inversa y de acuerdo a las reglas establecidas en el artículo 1 del Decreto 3576 de 2009.

Esta modalidad de selección está consagrada en el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, el artículo 16 y siguientes del Decreto 2474 de 2008 así como por lo señalado por el Decreto 3806 de 2009

6.1.3. Concurso de méritos:

A través de esta modalidad se contratarán los servicios de consultoría a que se refiere el numeral 2 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993 y los proyectos de arquitectura.

Son contratos de consultoría los que celebren las entidades estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. También aquellos que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.



La entidad estatal podrá utilizar el sistema de concurso abierto o el sistema de concurso con precalificación.

Esta modalidad de selección está consagrada en el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, el artículo 54 y siguientes del Decreto 2474 de 2008 así como por lo señalado por el Decreto 3806 de 2009

6.1.4. Contratación directa:

Cuando proceda el uso de la modalidad de selección de contratación directa, la entidad a través del ordenador del gasto lo justificará mediante un acto administrativo que contendrá:

Señalamiento de la causal que se invoca. Determinación del objeto a contratar. Presupuesto para la contratación y las condiciones que se exigirán al contratista. Indicación del lugar donde se podrán consultar los estudios y documentos previos.

Para el caso de la urgencia manifiesta, el acto administrativo que la declara hará las veces de acto administrativo que justifica la contratación y no requiere de estudios previos.

La contratación directa procede solamente en los siguientes casos:

Urgencia manifiesta. No requiere de estudios previos. Contratación de empréstitos. No requiere de acto administrativo que lo justifique. Contratos interadministrativos. Siempre que las obligaciones derivadas de los mismos

tenga relación directa con el objeto de la entidad ejecutora señalado en la Ley o en sus reglamentos.

Contratación de bienes y servicios en el sector defensa y en el DAS que necesiten reserva para su adquisición. No requiere de acto administrativo que lo justifique.

Contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas. Contratos de encargo fiduciario que celebren las entidades territoriales. Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado. Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión o para la ejecución

de trabajos artísticos que solo puedan encomendarse a determinadas personas naturales. En este evento, no es necesario el acto administrativo que lo justifique. La selección del contratista la realizará la dependencia solicitante de la contratación. En el evento de la celebración de contratos de prestación de servicios y de apoyo a la gestión, el área interesada en la contratación, deberá efectuar todas las actividades precontractuales y bajo las siguientes precisiones: determinar el perfil de la persona natural o jurídica que se requiere contratar, nivel de estudios, la experiencia general y/o específica, relacionar las obligaciones, productos, servicios e informes que deberá entregar el contratista, analizar el régimen de impuestos en caso de ser necesario,



verificar la acreditación de estudios y experiencia requeridos y seleccionar al contratista.

Arrendamiento y adquisición de inmuebles.

Esta modalidad de selección está consagrada en los artículos 2 de la Ley 1150 de 2007, 77 y siguientes del Decreto 2474 de 2008.

6.2. PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES

En caso de la Licitación Pública, Selección Abreviada y Concurso de Méritos, el proyecto de pliego de condiciones será elaborado por la dependencia solicitante del proceso de contratación, con base en los estudios y documentos previos y el apoyo de la Dirección Jurídica.

El pliego de condiciones es el documento en el cual la UAESP, consigna el objeto a contratar, las obligaciones de las partes, el monto del presupuesto asignado por la entidad para la contratación, los requisitos de carácter jurídico, técnico, financiero y criterios de calificación de las propuestas, así como los demás aspectos, que de conformidad con el tipo de contratación sean pertinentes. En el pliego de condiciones se deben establecer reglas objetivas, justas, claras y completas, que permitan la elaboración de ofertas de la misma índole, que no induzcan a error a los proponentes y que aseguren una escogencia objetiva y eviten declarar desierto el proceso. El desconocimiento de estas reglas hace incurrir en responsabilidad a los servidores públicos que intervengan en la elaboración de los mismos. El contenido mínimo del pliego de condiciones se encuentra establecido en el artículo 6º del Decreto 2474 de 2008.

7. ETAPA CONTRACTUAL

7.1. Suscripción del contrato:

Los proponentes adjudicatarios, suscribirán el contrato dentro del término señalado en el pliego de condiciones, de lo contrario, la entidad hará efectiva la garantía constituida para garantizar la seriedad de la propuesta.

Una vez perfeccionado el contrato, el contratista deberá presentar, dentro de los términos señalados para el efecto en el pliego de condiciones y el contrato, todos los documentos que acrediten el cumplimiento de los requisitos de legalización y ejecución del contrato. Si el contratista no cumple con estas obligaciones podrán imponerse las sanciones previstas en la ley y en el contrato.



7.2. Supervisión:

La vigilancia y control de los contratos, estará a cargo de un supervisor o interventor externo, según el caso, quienes deberán cumplir las funciones fijadas por la ley, las normas internas que se expidan sobre la materia y las estipuladas en los respectivos contratos.

7.3. Modificaciones a los contratos:

Durante la ejecución del contrato, pueden presentarse diferentes situaciones que afectan su ejecución, por lo cual, el supervisor deberá solicitar oportunamente al Ordenador del Gasto, la elaboración de la modificación o adición respectiva, señalando las razones que originan el cambio, la conveniencia, así como el beneficio, el valor y/o el tiempo a adicionar si fuere el caso.

7.3.1. Adiciones Las adiciones a los contratos pueden ser en bienes, servicios, valor y tiempo. Las adiciones en valor deben contar con la correspondiente apropiación presupuestal, atendiendo lo establecido en el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993, los contratos no podrán adicionarse más del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial, expresado éste en salarios mínimos legales mensuales. El supervisor deberá presentar la solicitud de adición con su respectiva justificación, antes del vencimiento del plazo de ejecución estipulado en el contrato.

7.3.2. Otras Modificaciones

Durante la ejecución del contrato las partes pueden establecer la necesidad de ajustar algunos términos o condiciones pactadas, diferentes a la adición de bienes, servicios, valor y tiempo, los cuales pueden exigir la inclusión de nuevos contenidos y modificar parte de lo pactado, para poder garantizar la adecuada ejecución del contrato y el logro de los objetivos propuestos. Estas modificaciones deberán estar igualmente justificadas. En todo caso dicho ajuste no podrá modificar el objeto.

7.3.3. Suspensión del Contrato

Durante el desarrollo del contrato pueden presentarse circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, o circunstancias ajenas a la voluntad de las partes, las cuales, impiden en forma temporal la normal ejecución del contrato, en estos eventos, las partes pueden de mutuo acuerdo pactar la suspensión del mismo.



En la solicitud de suspensión, debe indicarse el término exacto de suspensión, al reiniciarse la ejecución del contrato, el contratista deberá ajustar la vigencia de la garantía.

7.3.4. Cesión del Contrato

Se presenta cuando el contratista o la entidad contratante, transfieren a otra (s) persona (s), total o parcialmente sus derechos y obligaciones pactadas en el contrato. No obstante, deberá dejarse constancia escrita de la autorización impartida por la entidad contratante.

7.3.5. Terminación anticipada de los contratos por mutuo acuerdo de las partes

Procede cuando las partes de común acuerdo terminan la relación contractual antes del vencimiento del plazo de ejecución pactado.

8. LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS

El periodo de liquidación de los contratos, es la etapa en la cual, las partes hacen una revisión total de las obligaciones ejecutadas y bienes o servicios entregados a la entidad y se hacen los reconocimientos o ajustes económicos a que haya lugar, con el fin de que las partes se puedan declarar a paz y salvo.

8.1. Liquidación por mutuo acuerdo:

La liquidación de los contratos se hará de mutuo acuerdo dentro del término fijado en el pliego de condiciones o dentro del tiempo pactado. De no existir tal término, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o la expedición del acto administrativo que ordene la terminación o a la fecha del acuerdo que la disponga.

8.2. Liquidación unilateral:

En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidación, previa notificación o convocatoria que le haga la entidad, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, la entidad tendrá la facultad de liquidar en forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes.

Si vencido el plazo anteriormente establecido, no se ha realizado la liquidación, la misma podrá ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos (2) años siguientes al vencimiento de los términos mencionados, de mutuo acuerdo o unilateralmente.



Los contratistas tendrán derecho a efectuar salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo, y en este evento, la liquidación unilateral solo procederá en relación con los aspectos que no hayan sido objeto de acuerdo.

CAPÍTULO III

PROCEDIMIENTOS GESTIÓN CONTRACTUAL

Todos los procedimientos establecidos en este manual, deberán ser utilizados por todas las áreas involucradas en la contratación.

De conformidad con la modalidad de selección de contratista escogida, el procedimiento a seguir será uno de los relacionados a continuación:

TÍTULO 1. PROCEDIMIENTO DE LICITACIÓN PÚBLICA

1. OBJETIVO Y ALCANCE

Definir las actividades y etapas que se deben desarrollar para poder adelantar un proceso de licitación pública con el fin de suscribir el correspondiente contrato estatal y satisfacer las necesidades de la Entidad, atendiendo los principios generales de la contratación administrativa, los principios presupuestales y de planeación.

La licitación pública procede, por regla general para la adjudicación de todos los contratos cuya selección del contratista no deba realizarse por las modalidades de selección abreviada, concurso de méritos o contratación directa.

2. DESCRIPCIÓN DE LAS ETAPAS

Identificación de la Necesidad:

El Director, o Jefe de Oficina, establece la necesidad a satisfacer para lo cual diligencia en SISCO, se imprime, aprueba y suscribe el formato “GJ-MNPC C-FM-17 estudios previos para las modalidades de licitacion pública,concurso de meritos y selección abreviada” y se diligencia el formato “GJ-MNPCC-FM-15 Solicitud de Proceso Contractual”.



Para este proceso de licitación pública, los estudios previos, en virtud de su carácter técnico y especializado, no requieren de la aprobación y/o visto bueno del ordenador del gasto o del Director General de la Unidad, basta con el del Director, o Jefe de Oficina del área interesada en la contratación.

Para la Solicitud de la contratación “GJ-MNPCC-FM-15 Solicitud de Proceso contractual”, esta debe ser autorizada por el ordenador del gasto o el Director General.

Reporte Licitación Pública a Cámara de Comercio:

El Director, o Jefe de Oficina, diligencia el formato “GJ-MNPCC -FM-08 Solicitud de publicación en Cámara de Comercio” y lo radicará en la Dirección Jurídica para que ésta adelante el trámite respectivo.

Esta solicitud debe ser remitida a la Dirección Jurídica, con anterioridad a la fecha programada para la publicación del proyecto del pliego de condiciones.

Recepcionada la solicitud por parte de la Dirección Jurídica, ésta la asigna al profesional responsable del registro de la información para que incorpore el contenido del formato “GJ-MNPCC -FM-08 Solicitud de publicación en Cámara de Comercio”, en el software suministrado por la Cámara de Comercio.

El Profesional de la Dirección jurídica responsable de la Publicación, incorpora la información en el software suministrado por la Cámara de Comercio e imprime copia del reporte.

Una vez generado el reporte el profesional abogado que tiene a su cargo el proceso licitatorio, proyecta para firma del Director General, el oficio para la Cámara de Comercio informando la apertura del proceso Licitatorio y remitiendo el reporte impreso.

Solicitud de Proceso Contractual:

El Director, o Jefe de Oficina, radica en la Dirección Jurídica, los formatos “GJ-MNPCC-FM-17 estudios previos para las modalidades de licitacion pública,concurso de meritos y selección abreviada” y “GJ-MNPCC-FM-15 Solicitud de Proceso Contractual”,, anexando los siguientes documentos:

a) Certificado de Disponibilidad Presupuestal

b) Constancia de Publicación en Cámara de Comercioc) Estudios previos y documentos soporte

Recepción y asignación de la solicitud de proceso contractual:



El responsable de la correspondencia de la Dirección Jurídica, al recibir el documento, inmediatamente verifica que el formato esté diligenciado, , presente el código SISCO, se encuentre firmado y radicado, y que se anexen:

a) Certificado de Disponibilidad Presupuestalb) Constancia de Publicación en Cámara de Comercioc) Estudios previos y documentos soportes

En caso que la documentación no esté completa, se rechaza la recepción de la solicitud, para que el solicitante subsane los faltantes.

Si el formato cumple con los requisitos, el responsable de la correspondencia de la Dirección Jurídica, lo firma como constancia de radicación y devuelve la copia al solicitante.

El formato original con sus anexos, lo entrega al Director Jurídico, para que éste asigne el proceso licitatorio al profesional abogado de la mencionada Dirección.

Revisión de la solicitud del proceso licitatorio:

El Profesional Abogado asignado de la Dirección Jurídica, revisa y verifica los estudios previos y documentos soportes, comprobando que estos hayan sido diligenciados conforme a las normas de contratación vigentes.

En caso de no estar conforme a las normas y procedimientos establecidos, o que no se encuentre debidamente diligenciado en SISCO devuelve al solicitante la solicitud acompañada de los anexos mediante memorando.

Si cumple con los requisitos se continúa con la siguiente etapa.

Elaborar proyecto de pliego de condiciones:

El profesional abogado de la Dirección Jurídica conjuntamente con el Director, o Jefe de Oficina de la dependencia interesada en la contratación, elaboran el proyecto de pliego de condiciones y el cronograma de conformidad con las normas vigentes.

Publicación aviso de convocatoria, proyecto de pliego de condiciones y estudios previos:



El Profesional Abogado de la Dirección Jurídica, diligencia el formato “GJ-MNPCC -FM- 06 Solicitud de publicación Portal de Contratación”, el cual, debe ser firmado por el Director Jurídico.

El Profesional abogado de la Dirección Jurídica, debe verificar que el aviso de convocatoria (documento que contendrá el objeto a contratar, la modalidad de selección, el lugar físico o electrónico donde pueden consultarse el proyecto de pliego de condiciones, los estudios y documentos previos, así como el presupuesto oficial del contrato), los estudios previos y el proyecto de pliego de condiciones cumplan con los requisitos legales para su publicación.

Una vez autorizada la solicitud de publicación por el Director(a) Jurídico, el profesional responsable de la publicación de esta dirección, procede a la publicación respectiva.

Nota: La publicación se debe hacer con diez (10) días hábiles de antelación a la apertura de la licitación.

Punto de Control: Para las publicaciones requeridas en el presente procedimiento, el Profesional abogado de la Dirección Jurídica, debe hacer el acompañamiento al profesional de responsable de la publicación, en el registro de la información, revisar que los datos de la publicación estén conforme al proceso licitatorio aprobado y verificar su respectiva publicación y firma de conformidad con el registro de publicación del formato.

Nota: Los estudios y documentos previos son los definitivos al momento de la elaboración y publicación del proyecto de pliego de condiciones, sin perjuicio a los ajustes que puedan darse en el curso del proceso de selección.

Recibir las observaciones presentadas al proyecto de pliego de condiciones y estudios previos:

Dentro del plazo fijado por la ley (10 días hábiles), se reciben las observaciones presentadas por la comunidad, los interesados y organismos de control, con respecto al proyecto de pliego de condiciones y estudios previos, las cuales pueden ser allegadas por medio físico o electrónico para lo cual:

El profesional abogado de la Dirección Jurídica, ingresa al portal de contratación y a la intranet, para revisar si hay observaciones. En caso de presentarse observaciones, las imprime, las responde y archiva en la carpeta del proceso.

Las observaciones que se remitan en medio físico deben ser radicadas en la ventanilla de correspondencia de la Unidad. El responsable de la ventanilla de correspondencia, una vez registradas en el sistema de correspondencia, las entregará inmediatamente y con voz de



alerta a la Dirección Jurídica, para que le sean asignadas al profesional abogado que lleva el proceso para su trámite.

Punto de Control: El profesional abogado de la Dirección Jurídica, debe llevar el control de las observaciones electrónicas o físicas allegadas a la Unidad.

Analizar y responder observaciones recibidas:

El Director Jurídico y el profesional abogado, conjuntamente con el Director o Jefe de Oficina de la dependencia interesada en la contratación, analizan el proyecto de pliego de condiciones, desde el punto de vista técnico, jurídico y económico, con respecto a las observaciones presentadas por los interesados y en el término señalado en el cronograma del pliego de condiciones, proceden a dar respuesta a las mismas.

Nota: En todo caso, la aceptación o rechazo de las observaciones se realizará de manera motivada, para lo cual, la entidad agrupará aquellas de naturaleza común.

De acuerdo con el resultado del análisis de las observaciones con respecto al pliego de condiciones, se establece si:

SI: Se procede a realizar los ajustes pertinentes al pliego y se continúa con el proceso. NO: De no ameritar los ajustes se continúa con el proceso.

Ajustar el pliego de condiciones:

El Director, o Jefe de la dependencia y el Profesional abogado de la Dirección Jurídica, ajustan el pliego de condiciones y el cronograma del proceso licitatorio, de acuerdo con lo establecido por la ley y con las decisiones tomadas con respecto a las observaciones de los interesados.

Convocatoria limitada a Mipymes:

De conformidad a lo establecido en el Decreto 3806 del 30 de septiembre de 2009, en los procesos de selección de licitación pública, selección abreviada y concurso de meritos, salvo aquellos cuya cuantía sea inferior al 10% de la menor cuantía, la convocatoria se limitará exclusivamente a Mipymes, siempre y cuando se verifiquen los siguientes requisitos:

1. La cuantía del proceso esté por debajo de los 750 salarios mínimos legales mensuales vigentes.



2. Se manifieste interés en participar en un proceso con convocatoria limitada, mediante la presentación de una solicitud en tal sentido, de por lo menos tres (3) Mipymes, con el fin de lograr la limitación de la convocatoria.

Todo el procedimiento a aplicar, en los casos que se presente una convocatoria limitada a Mipymes, está reglado por el Decreto 3806 de 2009, razón por la cual deberá atenderse en su integridad.

Elaboración del aviso(s) de prensa:

El Profesional abogado de la Dirección Jurídica, elabora el aviso (s) de prensa, el cual es revisado y aprobado en cuanto al contenido por el Director Jurídico y lo somete a consideración del Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones y relaciones con la comunidad, o quien haga sus veces quien verifica la forma del mismo en cuanto al cumplimiento de la imagen corporativa y demás normas de publicación.

Publicar aviso(s) en prensa:

El Director, o Jefe de la dependencia del área interesada en el proceso licitatorio, diligencia los formatos “GJ-MNPC C-FM-01 Estudios Previos (Licitación Pública – Selección Abreviada)” y “GJ-MNPCC-FM-XX Solicitud de Proceso Contractual”, para el trámite de la publicación respectiva, determinando el número de publicaciones requeridas. (Ver Procedimiento Contratación 10% de la menor cuantía)

La publicación deberá cumplir con los requisitos establecidos en la ley para dicho trámite.

Nota: Dentro de los diez (10) a veinte (20) días calendario antes de la apertura de la licitación se publicarán hasta tres (3) avisos con intervalos de dos (2) y cinco (5) días calendario.

Punto de Control: El profesional abogado de la Dirección Jurídica, verifica que la publicación se haya realizado conforme lo solicitado. Por lo tanto, anexa el aviso al expediente contractual. De igual manera, procederá para cada una de las publicaciones realizadas.

Acto administrativo de apertura de la Licitación:

El Profesional abogado de la Dirección Jurídica, elabora el proyecto de acto administrativo de apertura de la licitación, el cual, es revisado por el Director Jurídico y lo remite para firma del ordenador del gasto, quien lo aprueba y firma.



Punto de Control: El responsable de la correspondencia de la Dirección Jurídica, debe llevar un registro de los actos administrativos de apertura que sean suscritos por el ordenador del gasto o su delegado, indicando la fecha de recepción, objeto del acto, dependencia que proyecta, fecha de devolución y observaciones por parte del ordenador del gasto. (En las observaciones indica si fue firmado o devuelto para corrección).

Publicación en el portal de contratación del pliego de condiciones definitivo y el acto administrativo de apertura:

El profesional de la Dirección Jurídica Responsable de las Publicaciones en el portal de Contratación, publica el pliego de condiciones definitivo y la resolución de apertura de la licitación, previa autorización del Director Jurídico, a través del formato “GJ-MNPCC - FM-06 Solicitud de Publicación en el Portal de Contratación Licitación Pública”.

Recepción de observaciones al pliego definitivo:

Se reciben las observaciones presentadas por la comunidad, los interesados y organismos de control, con respecto al pliego de condiciones definitivo, las cuales, pueden ser allegadas por medio físico o electrónico. El profesional abogado de la Dirección Jurídica, ingresa al portal de contratación, para revisar si hay observaciones. En caso de presentarse observaciones, las imprime y archiva en la carpeta del proceso.

Las observaciones que se remitan en medio físico deben ser radicadas en la ventanilla de correspondencia de la UAESP. El responsable de la ventanilla de Correspondencia una vez registradas en el sistema de Correspondencia las entregará inmediatamente y con voz de alerta a la Dirección Jurídica, para que le sean asignadas al profesional abogado que lleva el proceso para su trámite.

Punto de Control: El profesional abogado de la Dirección Jurídica, debe llevar el control de las comunicaciones electrónicas o físicas allegadas a la Unidad con las observaciones.

Analizar y responder las observaciones recibidas:

El Director Jurídico y el profesional abogado del área de contratos de la Dirección Jurídica, conjuntamente con el Director o Jefe de Oficina interesada en la contratación, analizan las observaciones presentadas por los interesados, y dan respuesta a las mismas en el término establecido para tal fin en el cronograma del pliego de condiciones.



Nota: En todo caso, la aceptación o rechazo de las observaciones se realizará de manera motivada, para lo cual, la entidad agrupará aquellas de naturaleza común.



Audiencia de aclaraciones al pliego de condiciones y Audiencia para la estimación, tipificación y asignación de riesgos previsibles: De acuerdo con la fecha y hora fijadas en el pliego de condiciones, se llevarán a cabo la

Audiencia de aclaraciones al pliego de condiciones y la Audiencia para la estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles involucrados en la contratación, en las cuales, las personas interesadas en presentar propuesta, formulan preguntas y observaciones, en la primera. Y en la segunda, los oferentes y la entidad revisan la asignación de los riesgos con el fin de establecer su distribución definitiva.

Dependiendo de la naturaleza y complejidad de las observaciones, preguntas y solicitudes presentadas en la audiencia, el personal involucrado en el proceso de la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos puede resolver dudas.

La audiencia de riesgos deberá realizarse con posterioridad a la expedición del acto que ordena la apertura de la licitación pública y de manera previa al inicio del plazo para la presentación de las respectivas ofertas.

De dichas audiencias se elaboran actas, las cuales serán firmadas por todos los que en ella intervinieron.

Solicitud de aclaraciones adicionales por parte de los interesados:

Durante la elaboración de las ofertas, los interesados pueden solicitar por escrito aclaraciones, a las cuales, se debe dar respuesta en el menor tiempo posible.

El profesional abogado de la Dirección Jurídica, y la dependencia interesada en la contratación, procederán a dar respuesta.

Adendas:

El profesional abogado de la Dirección Jurídica, elabora la adenda, cuando se requiera modificar el pliego de condiciones. Documento que está sujeto a la aprobación y firma del Director Jurídico.

Nota: La entidad señalará en el pliego de condiciones, el plazo máximo dentro del cual puedan expedirse adendas. En ningún caso, podrán expedirse y publicarse el mismo día en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección. Publicación y remisión de adendas:

El profesional de la Dirección Jurídica responsable de las Publicaciones en el Portal de Contratación, publica las adendas en el portal, previa autorización del Director Jurídico, a



través del formato “GJ-MNPCC -FM-06 Solicitud de Publicación en el Portal de Contratación”.

Elaboración y expedición de la resolución mediante la cual se conforma el comité evaluador:

El profesional abogado de la Dirección Jurídica, elabora la resolución de conformación del Comité Evaluador.

El Director General, revisa y firma la resolución que ordena conformar el Comité. Esta debe ser comunicada inmediatamente a la expedición del acto administrativo a cada uno de los integrantes del Comité Evaluador. Acto que debe ser publicado en el portal de contratación por el profesional de la Dirección Jurídica responsable de las Publicaciones en el Portal de Contratación, previa autorización del Director Jurídico, a través del formato “GJ-MNPCC-FM-06 Solicitud de Publicación en el Portal de Contratación”.

Recepción de propuestas:

La Dirección Jurídica, se encarga de la logística para la recepción de las propuestas.

Audiencia de cierre:

El día y hora establecidos en el pliego de condiciones, se reúnen los proponentes, el Director Jurídico, el Asesor de Control Interno, el Director, o Jefe de Oficina de la dependencia interesada en la contratación y el profesional abogado de la Dirección Jurídica, con el fin de conocer las propuestas presentadas, para lo cual el abogado asignado, diligencia el formato “GJ-MNPCC -AC-01 Acta de cierre” en donde se deja constancia de las propuestas recibidas. En dicho formato se consigna la información de cada propuesta (nombre del proponente, número de identificación, carta de presentación, garantía de seriedad, valor asegurado).

Evaluar propuestas y elaborar informe de evaluación:

El Comité Evaluador, evalúa las propuestas de acuerdo con los criterios previamente establecidos en el pliego de condiciones, indicando el puntaje obtenido por cada proponente, en los distintos factores evaluados y su orden de elegibilidad y se diligencia el formato “GJ-MNPCC-IN-03 Informe de evaluación jurídica”, y se elabora el Informe de Evaluación Técnica y el informe financiero, éstos se compilan en el formato “GJ-MNPCC-IN-01 Informe de evaluación”, los cuales serán presentados al ordenador del gasto.



El ordenador del gasto, revisa los informes y de acuerdo con su criterio, puede presentar observaciones al mismo, solicitando al Comité nuevamente su evaluación. En caso de no tener observaciones acoge la recomendación. En el evento en el cual, el Director no acoja la recomendación efectuada por el comité evaluador, deberá justificarlo en el acto administrativo con el que culmine el proceso.

Publicación del informe de evaluación:

El Profesional abogado de la Dirección Jurídica, diligencia el formato de “GJ-MNPCC - FM-06 Solicitud de publicación en el Portal de Contratación”, con el fin de que sea aprobado por el Director Jurídico. La publicación debe realizarse por un término mínimo de cinco (5) días hábiles.

El informe de evaluación deberá ser anexado a la carpeta del proceso de licitación por el abogado asignado.

Punto de Control: El Profesional abogado del área de contratos de la Dirección Jurídica, deberá verificar que la publicación se efectuó de conformidad con lo señalado en el cronograma y que los datos de la publicación correspondan al del informe generado, para lo cual se deberá imprimir el registro de publicación que genere el portal.

Según el plazo establecido por la entidad, los proponentes presentan por escrito o a través del Portal de Contratación sus observaciones, solicitud de aclaraciones o de modificaciones al Informe de Evaluación. El profesional abogado de la Dirección Jurídica, debe ingresar frecuentemente al portal de contratación y la intranet, para verificar si hay observaciones, solicitud de aclaraciones o de modificaciones al Informe de Evaluación.

En caso de presentar observaciones, éstas deben ser impresas y aquellas que se remitan en medio físico deberán ser radicadas en la ventanilla de correspondencia de la UAESP y entregadas inmediatamente con voz alerta a la Dirección Jurídica, para que se de respuesta en el menor tiempo posible.

En caso de no presentarse observaciones, se continúa con la siguiente etapa.

Respuesta a las observaciones:

De acuerdo con las observaciones y solicitudes de los proponentes, el Comité Evaluador analiza las observaciones y/o solicitudes presentadas por los proponentes, respecto al



Informe de Evaluación y responde cada una de éstas, ratificando o modificando dicho informe.

Informe de evaluación definitivo:

El Comité de evaluación presenta al ordenador del gasto, el Informe de Evaluación definitivo. en el formato “GJ-MNPCC-IN-01 Informe de evaluación

Publicar informe de evaluación definitivo:

El Profesional abogado de la Dirección Jurídica, utilizando el formato de “GJ-MNPCC - FM-06 Solicitud de publicación en el Portal de Contratación”, solicita la publicación del Informe de Evaluación Definitivo en el portal de contratación y anexa copia impresa en la carpeta del proceso, a disposición de los proponentes para su consulta.

Audiencia de adjudicación:

El profesional abogado de la Dirección Jurídica, organiza la logística para adelantar la audiencia de adjudicación y tendrá a su cargo la elaboración de la respectiva acta. Acta que deberán suscribir todos los asistentes a la audiencia.

A la audiencia de adjudicación asisten por parte de la Unidad, el Director General o su delegado, el Director Jurídico, el Director o Jefe de Oficina que solicitó el proceso licitatorio, el Comité Evaluador, el Jefe de Control Interno y el profesional abogado de la Dirección Jurídica. Así mismo, podrán asistir los entes de control, los oferentes y la comunidad en general interesada. Se levantará una lista de asistencia a la audiencia.

Para la audiencia de adjudicación, se procederá conforme a lo establecido en la ley y en el pliego de condiciones.

Elaboración y expedición de la resolución de adjudicación o de declaratoria de desierto:

El Profesional abogado de la Dirección Jurídica, elabora el proyecto de resolución de adjudicación del proceso de selección, el cual es revisado y aprobado por el Director Jurídico.

El ordenador del gasto expide la Resolución de Adjudicación.

Si del resultado de la evaluación, debe declararse desierto el proceso de selección, el Profesional abogado de la Dirección Jurídica, elabora el proyecto de resolución que así lo declare y lo remite al ordenador del gasto para firma.



Publicación de la resolución de adjudicación o de declaratoria de desierto:

El Profesional abogado de la Dirección Jurídica, solicita al responsable de las publicaciones en el portal de contratación la publicación de la resolución de adjudicación, previa autorización del Director Jurídico, a través del formato “GJ-MNPCC -FM-06 Solicitud de Publicación en el Portal de Contratación”.

Notificar resolución de adjudicación o de declaratoria de desierto:

En audiencia de adjudicación se notifica a los que en ella intervienen de la resolución de adjudicación.

Para el caso de declaratoria de desierta, se dará aplicación a lo dispuesto en el artículo 48 del Decreto 2474 de 2008. Además se debe tener en cuenta que procede recurso cuando se declara desierta la licitación y debe agotarse la vía gubernativa antes de iniciar un nuevo proceso.

Elaborar minuta del contrato:

Adjudicado el proceso licitatorio, el Profesional abogado de la Dirección Jurídica, toma información del pliego de condiciones y de la propuesta, verifica los documentos requeridos utilizando la “GJ-MNPCC -FM-03 Listado de Control de Documentos Contractuales - Licitación pública – Selección Abreviada”, procede a elaborar la minuta del contrato a través de SISCO, la cual es revisada y suscrita por el ordenador del gasto.



3. DIAGRAMA



B

PUNTO DE

CONTROL

Recepción de observaciones

al pliego definitivo

Publicación en el portal de

contratación el pliego de

condiciones definitivos y

acto

PUNTO DE

CONTROL

Acto Administrativo

de apertura

PUNTO DE

CONTROL

Publicar aviso (s) de prensa

Elaboración aviso (s) de

prensa

No

Si¿Requiere

Ajustar el Pliego de

condiciones

Analizar observaciones

recibidas

A



C

Evaluar propuesta y elaborar informe de

evaluación

Expedir resolución conformación comité

evaluador

Elaborar proyecto resolución

conformación comité evaluador

Efectuar audiencia de cierre

PUNTO DE CONTROL

Recepción de propuestas

Publicar y Remitir adendas

Solicitud de aclaraciones

adicionales por parte de los interesa

Audiencia de Aclaración de pliego

Analizar Observaciones

recibidas

B



PROCEDIMIENTO LICITACIÓN PÚBLICA MEDIANTE SUBASTA INVERSA


Presentación de la oferta de manera dinámica mediante subasta inversa en la licitación pública

El Decreto Reglamentario 2474 de 2008, introdujo para el caso de la licitación pública, una nueva modalidad para la presentación de la oferta, que permite incluir en el pliego de condiciones variables respecto de las cuales el proponente podrá ofrecer una mejora en las condiciones de calidad y precio de manera dinámica en subasta inversa.

La presentación de la oferta puede ser entonces total o parcial dependiendo de las reglas establecidas en el pliego de condiciones. Si la metodología de presentación de la propuesta es total, se presentaran de forma separada los requisitos habilitantes y la propuesta de calidad y precio que será objeto de subasta.

En el caso de presentación parcial de la propuesta, los documentos habilitantes se acompañaran del componente de la oferta que no es objeto de conformación dinámica.

En uno y otro caso, el trámite de la licitación pública se surtirá de conformidad con las reglas establecidas en el artículo 30 de la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y el Decreto Reglamentario 2474 de 2008.

D

Notificar resolución de adjudicación

o de declaratoria

Publicar resolución de adjudicación

o de aclaratoria de

Elaborar y expedir la

resolución de adjudicación

o de

Audiencia de adjudicación

Publicar informe de evaluación definitivo

No

Si

Presentar informe de evaluación definitivo

¿Hay observacione

Analizar y responder

observaciones

PUNTO DE

CONTROL

Publicar Informe de Evaluación

C

FIN

Elaborar minuta

D



Cuando en el pliego de condiciones se aplique la alternativa de evaluación de la mejor relación costo beneficio, solo se empleará el método de subasta inversa. Para efectos de establecer la mejor relación costo beneficio se ponderarán elementos de calidad y precio, con el fin de escoger el ofrecimiento más favorable para la entidad.

Con el fin de determinar la mejor relación costo beneficio, el pliego de condiciones contendrá lo señalado en el literal b del artículo 12 del Decreto 2474 de 2008.


“Las primeras etapas de la subasta inversa son las mismas que anteriormente se citan en la Licitación Pública, iniciando desde la identificación de la necesidad hasta la publicación del informe de evaluación”.



Procedimiento y celebración de la subasta inversa electrónica:

El pliego de condiciones señalará si en el proceso de licitación de que se trate, procede la presentación total o parcial de la oferta de manera dinámica mediante subasta inversa. Tal método sólo se empleará cuando se aplique la alternativa de evaluación de la mejor relación de costo – beneficio a que se refiere el literal b del numeral 3 del artículo 12 del Decreto 2474 de 2008.

Cuando se use para la presentación de la totalidad de la propuesta, el sistema permitirá, mediante lances sucesivos ascendentes o descendentes según se defina para cada variable, obtener de manera automática la relación costo – beneficio de cada propuesta.

La entidad dentro del plazo previsto en el pliego de condiciones verificará el cumplimiento de los requisitos y condiciones señalados en el pliego, con el fin de determinar cuáles de los oferentes pueden continuar en el proceso de selección. Con los oferentes habilitados, en la fecha y hora previstas en el pliego de condiciones, se realizará la subasta inversa para la conformación dinámica de la oferta.

En el día y hora señalados en el cronograma del pliego de condiciones, se realizará la subasta inversa electrónica. La Dirección Jurídica, el Asesor de Control Interno, el Director, o Jefe de Oficina de la dependencia interesada en la contratación, el Profesional abogado de la Dirección Jurídica y los miembros del Comité Evaluador, en el lugar señalado en el pliego de condiciones, darán inicio a la subasta inversa electrónica.

Los oferentes, durante un tiempo determinado, ajustan su oferta respecto de aquellas variables susceptibles de ser mejoradas, con el fin de lograr el ofrecimiento que representa la mejor relación costo-beneficio para la entidad, de acuerdo con lo señalado en el pliego de condiciones.

En dicha subasta, los proponentes, en relación con aquellos aspectos de la oferta, que incluyan variables dinámicas de conformidad con el pliego de condiciones, presentarán un proyecto de oferta inicial, que podrá ser mejorado mediante la realización de posturas sucesivas, hasta la conformación de su oferta definitiva, entendiendo por ésta, la última presentada para cada variable dentro del lapso de la subasta.

Se tomará como definitiva la propuesta de oferta inicial que haya realizado el oferente que no hizo uso de su derecho a presentar posturas, una vez concluido el tiempo previsto para el efecto.

En ningún caso el precio ofrecido será la única variable sometida a conformación dinámica.

La herramienta electrónica que se emplee deberá permitir que en todo momento el proponente conozca su situación respecto de los demás competidores y únicamente en relación con el



cálculo del menor costo evaluado. Si la subasta recae únicamente sobre algunas variables, las que no admiten mejora deben haber sido previamente evaluadas y alimentadas en el sistema, de manera que éste pueda ante cualquier lance efectuar el cálculo automático del menor costo evaluado.

Al término de la subasta, se adjudicará el contrato a quien haya presentado la oferta con la mejor relación costo – beneficio.

Audiencia de adjudicación:

La Dirección Jurídica, el Asesor de Control Interno, el Director, o Jefe de Oficina de la dependencia interesada en la contratación, el Profesional abogado de la Dirección Jurídica y los miembros del comité evaluador realizarán la audiencia pública, teniendo en cuenta las siguientes consideraciones:

1. En la audiencia los oferentes podrán pronunciarse inicialmente sobre las respuestas dadas por la entidad a las observaciones presentadas respecto de los informes de evaluación. En ningún caso, esta posibilidad implica una nueva oportunidad para mejorar o modificar la oferta.

En caso de presentarse pronunciamientos que a juicio de la entidad requieran de análisis y cuya solución podría incidir en el sentido de la decisión a adoptar, la audiencia podrá ser suspendida por el término necesario para la verificación de los asuntos debatidos y la comprobación de lo alegado.

2. Se podrá conceder el uso de la palabra por una única vez al oferente que así lo solicite, con el objeto de replicar las observaciones que sobre la evaluación de su oferta se hayan presentado por los intervinientes.

3. Toda intervención deberá ser hecha por la persona o las personas previamente designadas por el oferente, y estará limitada a la duración máxima que la entidad haya señalado con anterioridad.

4. Durante la audiencia los asistentes deberán observar una conducta respetuosa hacia los servidores públicos y los demás presentes. Quien preside la audiencia podrá tomar las medidas necesarias para preservar el orden y correcto desarrollo de la misma, pudiendo excluir de ella, a quien con su comportamiento altere su normal curso.

5. Se podrá prescindir de la lectura del borrador del acto administrativo de adjudicación del proceso, si la entidad ha dado a conocer oportunamente su texto con la debida antelación para su lectura por parte de los oferentes.



6. Terminadas las intervenciones de los asistentes a la audiencia, se procederá a adoptar la decisión que corresponda y se notificará a los presentes de conformidad con el artículo 9 de la Ley 1150 de 2007.



3. DIAGRAMA



FIN

ContratoElaborar y suscribir el contrato

Acto administrativo de adjudicación

Acta de audiencia de adjudicaciónAdjudicar el contrato en

audiencia pública a quien presento la mejor

oferta con la mejor relación costo beneficio

Celebrar subasta inversa

Publicación informe de verificación en SECOP

y formulación de observaciones al

informe

Informe de verificación de

requisitos habilitantes

Evaluar propuestas. Verificación de

requisitos habilitantes y solicitud de documentos para subastar requisitos

habilitantes

Acta de cierre

Propuestas de oferentes

Cerrar proceso de licitación publica

“Las primeras etapas de la subasta inversa son las mismas que

anteriormente se citan en la Licitación pública iniciando desde la identificación de la necesidad hasta la publicación del

informe de evaluación”.

INICIO



TÍTULO 2. PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN ABREVIADA


Definir las actividades y etapas que se deben desarrollar para poder adelantar un proceso de Selección abreviada.


Se debe tener en cuenta:

Las características del objeto a contratar Las circunstancias de la contratación La cuantía del bien, obra o servicio La destinación del bien, obra o servicio








CAUSALES DE SELECCIÓN ABREVIADA

Son causales de la modalidad de selección abreviada, las siguientes:

a. La adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización por parte de la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos –UAESP. Para la adquisición de estos bienes y servicios deberá hacerse uso de uno de los siguientes procedimientos: Subasta inversa, compra por acuerdo marco de precios o adquisición a través de bolsas de productos.

Subasta inversa:

El único criterio de evaluación de las propuestas será el precio y para la realización de la subasta deberá existir pluralidad de proponentes (por lo menos 2).

En caso que los bienes o servicios de características técnicas uniformes y de común utilización que se pretendan adquirir o contratar, estén sometidos a situaciones de control de precios mínimos, la entidad deberá valorar la factibilidad de llevar a cabo una subasta inversa, o aplicar la modalidad de selección que corresponda.

En el pliego de condiciones se deberá: Determinar las reglas para el desarrollo de la subasta, teniendo en cuenta si esta es presencial o electrónica; indicar si la subasta tendrá lugar por ítems o por lotes, señalar los requisitos habilitantes que serán objeto de verificación; determinar los márgenes mínimos de mejora de ofertas por debajo de los cuales los lances no serán aceptables.

La subasta inversa podrá adelantarse de dos formas:

De manera electrónica y de manera presencial.

La subasta inversa electrónica:

La Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos - UAESP, utilizará por regla general la modalidad electrónica (a través del uso de recursos tecnológicos), salvo que la entidad no cuente con la infraestructura tecnológica para ello.

Para el desarrollo de las subastas electrónicas inversas, la entidad podrá utilizar la plataforma tecnológica que ponga en funcionamiento el SECOP o contratar con terceros su realización, que en todo caso deberá garantizar la autenticidad y la integridad de los mensajes de datos.

La subasta dará inicio en la fecha y hora señalada en el pliego de condiciones, utilizando los mecanismos de seguridad para el intercambio de mensajes de datos definidos en el pliego.



El precio de arranque de la subasta inversa será el menor de las ofertas iniciales de precio.

Los proponentes que resultaren habilitados para participar en la subasta presentaran sus lances de precio electrónicamente usando para el efecto las herramientas y medios tecnológicos y de seguridad definidos en el pliego de condiciones.

Si en el curso de una subasta dos o más proponentes presentan una postura del mismo valor, se registrará únicamente la que haya sido enviada cronológicamente en primer lugar.

Conforme avanza la subasta el proponente será informado por parte del sistema o del operador tecnológico que brinda servicios de subasta, únicamente de la recepción de su lance y de la confirmación de su valor, así como del orden en que se ubica su propuesta, sin perjuicio de la confidencialidad que se mantendrá sobre la identidad de los proponentes.

En ningún caso se hará público el valor de las ofertas durante el desarrollo de la subasta.

En la subasta electrónica, los lances serán válidos si superan el margen mínimo de mejora, en relación con el precio de arranque o el último lance válido ocurrido durante la subasta, según sea el caso.

La entidad deberá asegurar que el registro de los lances válidos de precios se produzca automáticamente sin que haya lugar a una intervención directa de su parte.

En caso de que el proponente no haga nuevas posturas de precio durante el certamen, dicho precio inicial se considerará su propuesta final.

Si en el concurso de una subasta electrónica inversa se presentaren fallas técnicas imputables al SECOP, a la entidad o la empresa a cargo de la operación tecnológica de la subasta, que impidan que los proponentes envíen sus propuestas, la subasta será cancelada y deberá reiniciarse el proceso. Sin embargo, la subasta deberá continuar si la entidad pierde conexión con el SECOP o con la empresa a cargo de la operación tecnológica de la subasta, siempre que los proponentes puedan seguir enviando sus propuestas normalmente.

Si por causas imputables al proponente o a su proveedor de servicio de internet, aquel pierde conexión con el SECOP o con el operador tecnológico de la subasta, no se cancelará la subasta y se entenderá que el proveedor desconectado ha desistido de participar en la misma, salvo que logre volver a conectarse antes de la terminación del evento.

La entidad deberá contar con al menos una línea telefónica abierta de disponibilidad exclusiva para el certamen que prestará auxilio técnico a lo largo de la subasta para informar a los proponentes sobre aspectos relacionados con el curso de la misma.



Adjudicado el contrato, la entidad hará público el desarrollo y resultado de la subasta, incluyendo la identidad de los proponentes.

Cuando de conformidad con la información a su alcance, la entidad estime que el valor de una oferta resulta artificialmente bajo, requerirá al oferente para que explique las razones que sustenten el valor por él ofertado. Oídas las explicaciones, el comité asesor recomendará el rechazo o la continuidad de la oferta en el proceso, explicando sus razones.

Procederá la recomendación de continuidad de la oferta en el proceso de selección, cuando el valor de la misma responde a circunstancias objetivas del proponente y su oferta, que no ponen en riesgo el proceso, ni el cumplimiento de las obligaciones contractuales en caso que se adjudique el contrato ha dicho proponente.

En caso de que se rechace la oferta, la entidad podrá optar de manera motivada por adjudicar el contrato a quien haya ofertado el segundo mejor precio o por declarar desierto el proceso.

La subasta inversa presencial:

Antes de iniciar la audiencia pública de subasta presencial, la entidad deberá tener en cuenta las siguientes reglas:

Se les distribuirán sobres y formularios a los proponentes para la presentación de sus lances.

En los formularios se deberá consignar únicamente el precio ofertado por el proponente o la expresión clara e inequívoca de que no se hará ningún lance de mejora de precios.

Los lances de presentación de las propuestas durante ésta audiencia, se harán con presencia física del Director Jurídico o su delegado, según el caso, el Asesor de Control Interno, el Director, o Jefe de Oficina de la dependencia interesada en la contratación, el Profesional abogado de la Dirección Jurídica, los miembros del Comité Evaluador y los proponentes.

La subasta inversa presencial se desarrollará en audiencia pública bajo las siguientes reglas:

La entidad abrirá los sobres con las ofertas iniciales de precio y comunicará a los participantes en la audiencia cuál fue la menor de ellas.

Los proponentes harán su lance utilizando los sobres y los formularios suministrados. En los formularios se deberá consignar únicamente el precio ofertado por el proponente o la expresión clara e inequívoca de que no se hará ningún lance de mejora de precios.

La entidad otorgará a los proponentes un término común señalado en el pliego de condiciones para hacer un lance que mejore la menor de las ofertas iníciales de precio.

El pliego de condiciones determinará los márgenes mínimos de mejora de ofertas, por debajo de los cuales los lances no serán aceptables.



En la subasta presencial solo serán válidos los lances que, observando el margen mínimo, mejoren el precio de arranque o el menor lance de la ronda anterior según el caso.

El profesional abogado de la Dirección Jurídica, recogerá los sobres cerrados de todos los participantes.

El profesional abogado de la Dirección Jurídica, registrará los lances válidos y los ordenará descendentemente. Con base en este orden, dará a conocer únicamente el menor precio ofertado.

Los proponentes que no presentaron un lance válido no podrán seguir presentándolos durante la subasta.

La entidad repetirá el proceso descrito anteriormente, en tantas rondas sea necesario, hasta que no se reciba ningún lance que mejore el menor precio ofertado en la ronda anterior.

En caso que el proponente no haga nuevas posturas de precio durante el certamen, dicho precio inicial se considerará su propuesta final.

Cuando a criterio de la entidad, la propuesta inicial de precio o los valores de los lances efectuados por los proponentes resulten artificialmente bajos, deberá seguirse el procedimiento establecido en el artículo 13 del Decreto 2474 de 2008, respecto del precio final obtenido al término de la subasta. En caso de que se rechace la oferta, la entidad podrá optar de manera motivada, por adjudicar el contrato a quien haya ofertado el segundo mejor precio en la subasta, o por declarar desierto el proceso. La entidad podrá descalificar la propuesta o declarar desierto el proceso de selección, cuando no existan razones que justifiquen la diferencia de precios de referencia (RUPR-SICE) y los presentados por los oferentes en el respectivo proceso. La declaratoria de desierta del proceso de selección abreviada, mediante subasta inversa presencial, se declarará en acto administrativo en el que se señalará en forma expresa y detallada las razones que han conducido a esta decisión. Este acto deberá publicarse en el SECOP.

En caso de existir empate se adjudicará el contrato al que presentó la menor propuesta inicial. De persistir el empate, se desempatará por medio de sorteo.

Una vez adjudicado el contrato, la entidad hará público el resultado del certamen incluyendo la identidad de los proponentes.

Dentro del mismo término previsto para la adjudicación, podrá declararse desierto el proceso de selección abreviada mediante subasta inversa.

La declaratoria de desierta de subasta inversa procederá por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva (por ejemplo cuando no se presente propuesta alguna), cuando ninguna propuesta se ajuste a las condiciones consignadas en el pliego de condiciones, en general, cuando falte voluntad de participación.

Con posterioridad a la adjudicación y dentro del plazo señalado en el pliego de condiciones, la entidad suscribirá el contrato con la persona natural o el representante legal o apoderado de la persona jurídica o con los representantes de la unión temporal o consorcio ganador.



Compra por acuerdo marco de precios:

Los acuerdos marco de precios permitirán fijar las condiciones de oferta para la adquisición o suministro de bienes o servicios de características técnicas uniformes y de común utilización a la entidad, durante un periodo de tiempo determinado, en la forma, plazo de condiciones de entrega, calidad y garantía establecidos.

La selección de proveedores como consecuencia de la realización de un acuerdo marco de precios, le dará a la entidad la posibilidad que mediante órdenes de compra directas, adquiera los bienes y servicios ofrecidos.

En consecuencia, entre cada una de las entidades que formulen órdenes directas de compra y el respectivo proveedor, se suscribirá un contrato en los términos y condiciones previstos en el respectivo acuerdo.

No podrá hacerse uso de los acuerdos marco de precios hasta que el Gobierno Nacional no señale la entidad que tendrá a su cargo, diseño y organización de los acuerdos marco de precios y se expida la reglamentación correspondiente.

Compra a través de bolsa de productos:

En lo no previsto en el decreto reglamentario 2474 de 2008, el régimen aplicable para la adquisición de bienes de características técnicas uniformes y de común utilización por cuenta de entidades estatales a través de bolsas de productos, será el contenido en las disposiciones legales sobre los mercados de tales bolsas y en los reglamentos de estas.

b. La contratación de menor cuantía. El procedimiento para esta contratación se desarrolla con base en lo señalado por el artículo 44 y 45 del Decreto 2474 de 2008.

Las entidades públicas adelantaran procesos de menor cuantía cuando:

El valor del contrato sea igual o se encuentre dentro del rango de la menor cuantía.

El procedimiento para la contratación de menor cuantía es el siguiente:

La convocatoria y la publicación del proyecto de pliego de condiciones y del pliego de condiciones definitivo se surtirá de igual manera que en el procedimiento de Licitación Pública.

El pliego de condiciones señalará el término para presentar propuestas, de acuerdo con la naturaleza y el objeto a contratar.



Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al acto de apertura del proceso, los posibles oferentes interesados en participar en el mismo manifestarán su interés, con el fin de que se conforme una lista de posibles oferentes.

La manifestación se hará a través del mecanismo señalado en el pliego de condiciones y deberá contener, además de la expresión clara del interés en participar, el señalamiento de formas de contacto y comunicación eficaces a través de los cuales la entidad podrá informar directamente a cada interesado sobre la fecha y hora de la audiencia pública de sorteo, en caso que la misma tenga lugar.

La manifestación de interés en participar es requisito habilitante para la presentación de la respectiva oferta.

En caso de no presentarse manifestación de interés dentro del término previsto, la entidad declarará el proceso desierto.

En caso que el número de posibles oferentes sea superior a diez (10), la entidad podrá dar paso al sorteo de consolidación de oferentes para escoger entre ellos un número no inferior a éste que podrá presentar oferta en el proceso de selección.

Cuando el número de posibles oferentes sea inferior o igual a diez (10), la entidad deberá adelantar el proceso de selección con todos ellos.

En caso de realizarse el sorteo de consolidación de oferentes, el plazo señalado en el pliego de condiciones para la presentación de ofertas comenzará a contarse a partir del día de la realización del sorteo.

Vencido el término para la presentación de ofertas, la entidad procederá a la evaluación de las mismas en las condiciones señaladas en el pliego de condiciones.

El término de evaluación de las propuestas no podrá ser mayor que el plazo señalado para la presentación de las mismas, salvo que mediante acto administrativo motivado, la entidad lo extienda hasta por un término igual al inicialmente previsto.

El resultado de la evaluación se publicará en el SECOP durante tres (3) días hábiles, término durante el cual los oferentes podrán presentar observaciones a la misma, las cuales serán resueltas por la entidad en el acto de adjudicación del proceso de selección.

Vencido el término anterior, la entidad, dentro del plazo previsto en el pliego de condiciones para el efecto adjudicará en forma motivada al oferente que haya presentado la oferta más favorable para la entidad, de acuerdo con lo establecido en el artículo 12 del Decreto 2474 de 2008. Mediante acto administrativo motivado la entidad podrá extender



por una sola vez el plazo previsto hasta por un término equivalente a la mitad del inicialmente establecido.

El acto de adjudicación se deberá publicar en el SECOP con el fin de enterar de su contenido a todos los oferentes que participaron en el proceso de selección. Hará parte de su contenido la respuesta que la entidad de a las observaciones presentadas por los oferentes al informe de evaluación. La entidad podrá establecer en el pliego de condiciones que la oferta sea presentada de manera dinámica mediante subasta inversa.

En caso de declararse desierto el proceso de selección abreviada de menor cuantía, la entidad podrá iniciarlo de nuevo, prescindiendo de la publicación del proyecto de pliego de condiciones. De ser necesario se modificarán los elementos de la futura contratación que hayan sido determinantes en la declaratoria de desierta, sin que en ningún caso se cambie el objeto de la contratación, sin perjuicio de ajustes en las cantidades y el presupuesto.

c. La celebración de contratos para la prestación de servicios de salud.

El procedimiento para esta contratación está regulado en el artículo 47 del Decreto 2474 de 2008.

d. Declaratoria de desierto del proceso de licitación pública.

El procedimiento para esta contratación está contemplado en el artículo 48 del Decreto 2474 de 2008. En los casos de declaratoria de desierta de la licitación, si persiste la necesidad de contratar y la entidad estatal no decide adelantar un nuevo proceso de licitación, podrá iniciar dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la declaratoria de desierta un proceso de selección abreviada. No se aplicará lo relacionado con la manifestación de interés ni con el sorteo de consolidación de oferentes a que se refieren los numerales 3 y 4 del artículo 9 del Decreto 2025 de 2009.

La entidad podrá modificar los elementos de la futura contratación que a su criterio hayan sido determinantes en la declaratoria de desierta, sin que en ningún caso se cambie el objeto de la contratación.

e. La enajenación de bienes del estado con excepción de aquellos a que se refiere la Ley 226 de 1995.

El procedimiento para esta contratación está reglamentado en el literal e artículo 2 de la Ley 1150 de 2007.



f. Productos de origen o destinación agropecuarios ofrecidos en bolsas de productos legalmente constituidas. El procedimiento para esta contratación está consagrado en el artículo 49 y 50 del Decreto 2474 de 2008.

g. Los actos y contratos que tengan por objeto directo las actividades comerciales e industriales propias de las empresas industriales y comerciales estatales y de las sociedades de economía mixta. El procedimiento está consagrado en el artículo 51 del Decreto 2474 de 2008.

h. Los contratos de las entidades, a cuyo cargo se encuentra la ejecución de los programas de protección de personas amenazadas, programas de desmovilización y reincorporación a la vida civil de personas y grupos al margen de la ley, incluida la atención de los respectivos grupos familiares, programas de atención a la población desplazada por la violencia entre otros. El procedimiento está consagrado en el artículo 52 del Decreto 2474 de 2008.

i. La contratación de bienes y servicios que se requieran para la defensa y seguridad nacional. El procedimiento está consagrado en el artículo 53 del Decreto 2474 de 2008.



4. DIAGRAMAS

4.1 SELECCIÓN ABREVIADA - SUBASTA INVERSA PRESENCIAL PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES DE CARACTERISTICAS TECNICAS UNIFORMES



A

Recibir propuestas para selección abreviada

Pliego de condiciones

Acto administrativo

Expedir acto administrativo e apertura y publicar pliego de

condiciones definitivo

Documento respondiendo

Aceptar o rechazar

observaciones

Recibir observaciones al proyecto de pliego de

condiciones

Observaciones

Proyecto de Pliego de

Publicar proyecto de pliego de condiciones, estudios y documentos previos en

Aviso electrónico en

Publicar aviso de convocatoria en SECOP

Ficha técnica

Estudios previos

Autorizaciones y aprobaciones

Análisis de conveniencia

Elaborar estudios, diseños y proyectos previos – Fichas

técnicas

Certificado de disponibilidad presupuestal

Definir conveniencia del objeto e impartir

autorizaciones del objeto a

Solicitar certificado de disponibilidad presupuestal

INICIO



NO

SI

NO

NO

FINAL


Acto administrativo de adjudicaciónAdjudicar contrato

Acta de audiencia pública

Celebrar la audiencia pública e Subasta

Citar a los proponentes habilitados para realización de Audiencia Pública de Subasta

Inversa

¿Se logro la pluralidad de oferentes?

Ampliar plazo para presentar propuesta ara lograr pluralidad de oferentes hasta la mitad del

inicialmente previsto

¿Existe pluralidad de oferentes?

Informe de verificación definitivo

Publicación de informe de verificación definitivo y plazo para conocer y controvertir el

informe

Informe preliminar de verificación

Publicar informe de verificación en SECOP

Verificar requisitos habilitantes

A



4.2. SELECCIÓN ABREVIADA PARA LA CONTRATACIÓN DE MENOR CUANTÍA



A

Recibir manifestaciones de interés en participar en el

proceso

Pliego de condiciones (definitivo)

Acto administrativo de

apertura

Expedir acto administrativo e apertura y publicar pliego de

condiciones definitivo

Documento respondiendo observación

Aceptar o rechazar observaciones

Recibir observaciones al proyecto de pliego de

condiciones

Proyecto de Pliego de

Condiciones

Publicar proyecto de pliego de condiciones, estudios y

documentos previos en SECOP

Aviso electrónico en

prensa

Publicar aviso de convocatoria en SECOP

Estudios previos

Autorizaciones y aprobaciones para

contratar

Análisis de conveniencia

Elaborar estudios, diseños y proyectos previos

Certificado de disponibilidad presupuestal vigente CDP

Definir conveniencia del objeto e impartir autorizaciones del objeto

a contratar

Solicitar certificado de disponibilidad presupuestal

INICIO




Acto administrativo de

adjudicaciónAdjudicar contrato

Informe de evaluación

Acta de audiencia de sorteo

publicada en SECOP

Publicar en SECOP o en su defecto comunicar a todos los

participantes por otro medio

NO

SI

FINAL

Publicar informe de evaluación y recibir observaciones en

SECOP

Evaluación de propuestas

Propuestas

Recibir propuestas de menor cuantía

Adelantar el proceso con los interesados

Realizar audiencia de sorteo de consolidación de oferentes

¿la entidad decide realizar audiencia de

sorteo de

A



TÍTULO 3. SUBASTA INVERSA PROCESO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS CON CARACTERISTICAS TÉCNICAS UNIFORMES Y DE COMÚN UTILIZACIÓN EN CUANTÍA INFERIOR AL 10% DE LA MENOR CUANTÍA


En los procesos de selección abreviada relacionados con los bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización cuyo valor del respectivo contrato no exceda el 10% de la menor cuantía de la entidad, se utilizará una subasta inversa a la que se invitará a presentar ofertas a través de la página web, o en un lugar de fácil acceso al público, previa justificación de que trata el parágrafo 1 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007.

La invitación contendrá los requisitos mínimos habilitantes, los cuales solo verificará sobre la oferta con el precio más bajo. En caso de que este no cumpla con los requisitos exigidos, se podrá contratar con el oferente que haya presentado el segundo menor precio, previa verificación de de los requisitos habilitantes. En caso de que este tampoco cumpla, se verificarán las de quien presentó el tercer menor precio y así sucesivamente hasta obtener un proponente habilitado. Siempre la oferta deberá encontrarse en condiciones de mercado y satisfacer las necesidades de la entidad. De no lograrse, se deberá repetir el proceso de selección.El profesional de la Dirección Jurídica Responsable de las Publicaciones en el portal de Contratación, publica el pliego de condiciones definitivo y la resolución de apertura de la licitación, previa autorización del Director Jurídico, a través del formato “GJ-MNPCC -FM-06 Solicitud de Publicación en el Portal de Contratación Licitación Pública”.

2. DESCRIPCIÓN DE ETAPAS

Elaboración minuta del contrato:

El profesional abogado de la Dirección Jurídica, verifica las calidades del proponente, los documentos requeridos de acuerdo con la “GJ-MNPCC-FM-03 Lista de control de documentos contractuales licitación publica – selección abreviada” y procede a elaborar la minuta del contrato En SISCO.



3. DIAGRAMA



TÍTULO 4. SELECCIÓN ABREVIADA DE MINIMA CUANTIA


La selección abreviada para contratos que no excedan el 10% de la menor cuantía de la entidad, se realizará igualmente mediante una invitación publicada en la página Web de la Entidad, en donde se establecen los requisitos habilitantes, así como los criterios de selección que se aplicarán para definir el proceso, ponderando factores técnicos y económicos. De la evaluación que se realice se dará traslado por un (1) día en la secretaría de la dependencia que tramita el proceso. Si solo se presenta una oferta, esta se aceptará, siempre que satisfaga las necesidades de la entidad y provenga de un oferente habilitado



El profesional abogado de la Dirección Jurídica, verifica las calidades del proponente, los documentos requeridos de acuerdo con la “GJ-MNPCC-FM-03 Lista de control de documentos contractuales licitación publica – selección abreviada” y procede a elaborar la minuta del contrato En SISCOPerfeccionar el contrato:

Una vez las partes estén de acuerdo respecto al contenido de la minuta del contrato es firmada por el Ordenador del Gasto y por el proponente favorecido o su representante legal.

Legalizar el contrato:

Perfeccionado el contrato y para su ejecución, se hará el registro presupuestal (Ver procedimiento de gestión presupuestal). El contratista aportará las garantías establecidas y el recibo de publicación del contrato en Imprenta Distrital, si a ello hubiere lugar.

El profesional Abogado de la Dirección Jurídica efectúa la revisión del contenido de las pólizas y una vez estén acordes con lo establecido en el contrato, el funcionario de planta de la Dirección Jurídica, le imparte su aprobación, utilizando el formato “GJ-MNPCC -FM-09 Aprobación de Pólizas”.



Comunicación designación supervisión:

El profesional abogado de la Dirección Jurídica, verifica el cumplimento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato, orden de compra u orden de servicio, e informa mediante el formato “GJ-MNPCC -FM-10 Comunicación Designación Supervisor de Contrato”, suscrito por el funcionario de planta de la Dirección Jurídica, a la persona natural o jurídica designada como supervisor del contrato, con el fin de que éste último proceda a elaborar y suscribir la correspondiente acta de iniciación del contrato.

Elaborar y suscribir acta de inicio:

El supervisor diligencia el formato “GJ-MNPCC-AC-02 Acta de Iniciación de Contrato”, la cual es suscrita tanto por el contratista como por el supervisor.

El original del acta mencionado, es remitido por el supervisor, a la Dirección Jurídica, para su archivo en la carpeta contractual.

En el desarrollo del contrato, el contratista debe presentar informes en la periodicidad que se establezca en el contrato, orden de compra u orden de servicio, mediante Informe Mensual de Ejecución o avance del Contrato, describiendo datos del informe, datos del contrato, y ejecución de actividades frente a las obligaciones durante el periodo reportado, se podrá tener en cuenta para dicho informe el Modelo de informe Mensual de ejecución del contrato.

El profesional abogado de la Dirección Jurídica, deberá remitir la carpeta contractual al Archivo de Contratos.



3. DIAGRAMA



TÍTULO 5. PROCEDIMIENTO DE CONCURSO DE MÉRITOS


Este procedimiento se encuentra previsto para la selección de Consultores en sus diferentes formas o para escogencia de proyectos de ingeniería, en los que se puede utilizar el sistema de concurso abierto o el de precalificación cuyos criterios de selección se encuentra relacionados directamente con la experiencia especifica del proponte, la calificación de los profesionales, el plan de trabajo, sin que el precio sea factor de evaluación.

Podrá contratarse por este procedimiento los siguientes:

a) Los servicios de consultoría previstos en el numeral 2 del artículo 32 de la ley 80 descritos a continuación:

Estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión. Estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos

específicos. Asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. Interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos. Dirección, programación y ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.

b) Los proyectos de arquitectura.

c) La Intermediación de Seguros. La UAESP una vez adelantado este proceso de selección, adjudicará a un solo intermediario de seguros el manejo integral del plan de seguros de la entidad. Este procedimiento deberá realizarse antes de la selección de la entidad aseguradora. La vinculación del intermediario con la entidad estatal se prolongará hasta la fecha de vencimiento de los seguros expedidos o renovados con su intervención dentro de un mismo proceso de selección, sin perjuicio de que la entidad contratante, con el cumplimiento previo de las formalidades proceda a la terminación de la relación. Los criterios de evaluación para el proceso de intermediación se seguros se encuentran señalados en el artículo 75 del decreto 2472 de 2008.

2. DESCRIPCION DE LAS ETAPAS

Identificación de la Necesidad:

El Director o Jefe de Oficina, establece la necesidad a satisfacer para lo cual diligencia en SISCO, aprueba y suscribe el “GJ-MNPCC-FM-17 estudios previos para las modalidades de licitación pública, concurso de meritos y selección



abreviada y se diligencia el formato “GJ-MNPCC-FM-15 Solicitud de Proceso Contractual”.

Los estudios previos para el Concurso de Méritos en razón a su carácter eminentemente técnico y especializado, no requieren de la aprobación y/o visto bueno del ordenador del gasto o del Director de la Unidad, basta con el del Director o Jefe de Oficina del área interesada en la contratación.

Para la Solicitud de la contratación “GJ-MNPCC-FM-15 Solicitud de Proceso contractual”, esta debe ser autorizada por el ordenador del gasto o el Director General.

Solicitud de Proceso Contractual

El Director o Jefe de oficina radica ante la Dirección Jurídica, los formatos “GJ-MNPCC-FM-17 estudios previos para las modalidades de licitación pública, concurso de meritos y selección abreviada y “GJ-MNPCC-FM-15 Solicitud de Proceso Contractual”, anexando los siguientes documentos:a) Certificado de Disponibilidad Presupuestalb) Estudios previos y documentos soporte.

Recepción y asignación de la solicitud de proceso contractual

El responsable de la correspondencia de la Dirección Jurídica, al recepcionar el documento inmediatamente verifica que el formato esté diligenciado, presente el código SISCO, se encuentre firmado y radicado, y que se anexen:


a) Certificado de Disponibilidad Presupuestalb) Estudios previos y documentos soportes.

En caso de que la documentación no esté completa se rechaza la recepción de la solicitud, para que el solicitante subsane los faltantes.


El formato original con sus anexos lo entrega a la Dirección Jurídica para que éste asigne el proceso de selección al profesional abogado de la mencionada Dirección.



Revisión de la solicitud del para adelantar el Concurso de Méritos

El Profesional Abogado Asignado revisa y verifica los estudios previos y documentos soportes, comprobando que estos hayan sido diligenciados conforme a las normas de contratación vigentes.

En caso de no estar conforme a las normas y procedimientos establecidos, devuelve al solicitante la solicitud acompañada de los anexos, mediante memorando.

Si cumple los requisitos se continúa con la siguiente etapa.

Elaborar proyecto de pliego de condiciones

El Profesional Abogado de la Dirección Jurídica, conjuntamente con el Director o Jefe de Oficina de la dependencia interesada en la contratación, elaboran el proyecto de pliego de condiciones y el cronograma de conformidad con las normas vigentes.

Nota: El pliego de condiciones además de los requisitos generales para Concurso de Méritos deberá contener en lo relacionado con los Requerimientos Técnicos lo siguiente:

- Objetivos, metas y alcance de los servicios que se requieren.- Descripción detallada de los servicios requeridos. - Cronograma de ejecución del Contrato de Consultoría. - Listado y ubicación de la información disponible para ser conocida por los proponentes

con el fin de facilitarles la preparación de sus propuestas, tales como estudios, informes previos, análisis o documentos definitivos.

- Determinación del tipo de propuesta que se exige en el proceso de concurso de méritos. Propuesta Técnica Simplificada ( PTS) o Propuesta Técnica Detallada (PTD)

- Así mismo se indicará el Puntaje mínimo que una oferta deberá recibir para ser considerada elegible, y las condiciones máximas que debe acreditar el proponente en desarrollo de los criterios de evaluación.

Debe tenerse en cuenta que cuando se trate de la aplicación del Concurso de Méritos con procedimientos de precalificación, la convocatoria pública que se publique a través del portal único de contratación, deberá realizarse mediante un Aviso de Convocatoria para la solicitud de expresiones de interés para dicha precalificación. En consecuencia, para proceder a precalificar e integrar la lista limitada de oferentes respectiva, el Director o Jefe de oficina radica en la Dirección Jurídica, los formatos “GJ-MNPCC-FM-17 estudios previos para las modalidades de licitación pública, concurso de meritos y selección abreviada y “GJ-MNPCC-FM-15 Solicitud de Proceso Contractualy aplicará el procedimiento para la lista corta y la lista multiusos, procedimiento que es independiente al proceso de concurso de meritos y que se explica al final de este capítulo.



Publicación de proyecto de pliego de condiciones y estudios previos

Publicación en portal de Contratación: El Profesional Abogado de la Dirección jurídica diligencia el formato “GJ-MNPCC -FM-06 Solicitud de publicación en Portal de Contratación”.

El Profesional abogado de la Dirección Jurídica debe verificar que tanto los estudios previos y el proyecto de pliego de condiciones cumplen los requisitos legales para su publicación.

Publicación en el Portal: El profesional abogado de la Dirección Jurídica diligencia el formato de solicitud de publicación en el portal, para firma del Director Jurídico. Una vez autorizada la publicación, el profesional responsable de la publicación procederá a su incorporación en el Portal.

Nota: La publicación de este proceso se debe hacer con diez (10) días hábiles de antelación a la apertura del Concurso de Méritos cuando se trata de Propuesta Técnica Detallada (PTD) y con cinco (5) días hábiles de antelación a la apertura del Concurso de Méritos cuando se trata de Propuesta Técnica simplificada (PTS). Punto de Control: Para las publicaciones requeridas en el presente procedimiento, el Profesional abogado de la Dirección jurídica, debe hacer el acompañamiento en el registro de la información al profesional responsable de las publicaciones en el portal, y revisa que los datos de la publicación estén conforme al proceso de Concurso de Méritos aprobado y verifica su respectiva publicación y firma de conformidad con el registro de publicación del formato.

Nota: Los estudios y documentos previos son los definitivos al momento de la elaboración y publicación del proyecto de pliego de condiciones, sin perjuicio a los ajustes que puedan darse en el curso del proceso de selección.








Recibir las observaciones presentadas en el proyecto de pliego de condiciones y estudios previos

Dentro del plazo fijado por la ley (entre 5 y10 días hábiles dependiendo de PTS o PTD respectivamente), se reciben las observaciones presentadas por la comunidad, los interesados y organismos de control, con respecto al proyecto de Pliego de Condiciones y estudios previos. La cuales pueden ser allegadas por medio físico o electrónico para lo cual:

El profesional abogado de la Dirección Jurídica, revisa la página de contratación a la vista y la intranet, para revisar si hay observaciones. En caso positivo las imprime y archiva en la carpeta del proceso.

Las observaciones que se remitan en medio físico deben ser radicadas en la ventanilla de correspondencia de la UAESP. El responsable de la ventanilla de Correspondencia, una vez registradas en el Sistema de Correspondencia, las entregará inmediatamente a la Dirección Jurídica, para que le sean asignadas al profesional abogado que lleva el proceso para su trámite.


Recepción de observaciones al pliego definitivo

Se reciben las observaciones presentadas por la comunidad, los interesados y organismos de control, con respecto al Pliego de Condiciones definitivo. las cuales pueden ser allegadas por medio físico o electrónico para lo cual: El profesional – Abogado de la Dirección jurídica revisa en el portal de contratación y la intranet, para revisar si hay observaciones. En caso positivo las Imprime y anexa a la carpeta del proceso.

Las observaciones que se remitan en medio físicos deben ser radicadas en la ventanilla de correspondencia de la UAESP. El responsable de la ventanilla de Correspondencia una vez



registradas en el sistema de Correspondencia las entregará inmediatamente a la Dirección Jurídica, para que le sean asignadas al profesional abogado que lleva el proceso para su trámite.


Analizar observaciones recibidas

El Director Jurídico y el profesional de la Dirección Jurídica conjuntamente con el Director o Jefe de Oficina, analizan las observaciones presentadas por los interesados, y dan respuesta a las mismas en su tiempo.

Audiencia de aclaraciones de pliego de condiciones y asignación de riesgos

De acuerdo con la fecha y hora fijadas en el Pliego de Condiciones, se lleva a cabo la Audiencia de Aclaraciones, estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles involucrados en la contratación, en la cual las personas interesadas en presentar propuesta, formulan preguntas, observaciones y los oferentes y la entidad revisan la asignación de los riesgos.

Dependiendo de la naturaleza y complejidad de las observaciones, preguntas y solicitudes presentadas en la audiencia, el personal de la UAESP puede resolver dudas y tomar decisiones en la misma.

De dicha audiencia se elabora acta, la cual es firmada por los participantes.

Solicitud de aclaraciones adicionales por parte de los interesados

Durante la elaboración de las ofertas los interesados pueden solicitar por escrito aclaraciones, a las cuales se deben dar respuesta en su tiempo.

Para lo cual el profesional - abogado de la Dirección Jurídica procederá conforme a lo establecido en la etapas 8 a 11 del presente procedimiento, subsanadas estas etapas se continuara con el proceso de selección.

Publicar y remitir adendas



El Profesional de la Dirección Jurídica Responsable de la publicación en el portal de Contratación, publica las adendas expedidas como las respuestas escritas, previa autorización del Director Jurídico, a través del formato “GJ-MNPCC -FM-06 solicitud de publicación en Portal de Contratación”.

Nota: La modificación del pliego de condiciones se realizará a través de adendas. La entidad señalará en el pliego de condiciones el plazo máximo dentro del cual puedan expedirse adendas, o, a falta de tal previsión, señalará al adoptarlas la extensión del término de cierre que resulte necesaria, en uno y en otro caso, para que los proponentes cuenten con el tiempo suficiente que les permita ajustar sus propuestas a las modificaciones realizadas. En ningún caso podrán expedirse y publicarse el mismo día en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección, ni siquiera para la adición del término previsto para ello, salvo en el evento previsto en el segundo inciso del numeral 5 del artículo 30 de la Ley 8 de 1993 para la prórroga del plazo en la licitación pública, en ningún otro caso podrán expedirse y publicarse adendas el mismo día en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección, ni siquiera para la adición del término previsto para ello. En el evento en el que se modifiquen los plazos y términos del proceso de selección, la adenda deberá incluir el nuevo cronograma, estableciendo los cambios que ello implique en el contenido del acto de apertura del proceso.

Recepción de propuestas

La Dirección Jurídica, se encarga de la logística para la recepción de las propuestas.

Efectuar audiencia de cierre

Según el plazo y fecha establecidos en el Pliego, se reúnen los proponentes, la Dirección Jurídica, el Jefe de Control Interno, el Director o Jefe de oficina de la dependencia interesada en la contratación y el Profesional abogado de la Dirección Jurídica con el fin de conocer las propuestas presentadas, para lo cual diligencia el formato “GJ-MNPCC - AC-01 Acta de Cierre” en donde se deja constancia de las propuestas recibidas; en dicha acta se consigna información de cada propuesta (nombre proponente, Nit, carta de presentación, garantía de seriedad, valor asegurado).

Elaborar proyecto resolución conformación comité evaluador

Previa designación del personal responsable de la evaluación por el Director, el profesional abogado de la Dirección jurídica, elabora la Resolución de conformación del Comité Evaluador y lo remite a la Dirección para firma.



Expedir resolución conformación comité evaluador

El Director General de la Unidad suscribe la Resolución de designación del personal responsable de evaluar las propuestas presentadas en el Concurso de Méritos. La cual le debe ser comunicada inmediatamente a la expedición del acto administrativo a cada uno de los integrantes del Comité Evaluador.

Evaluar propuestas y elaborar informe de evaluación

El Comité Evaluador, evalúa las propuestas de acuerdo con los criterios previamente establecidos en el Pliego de Condiciones, indicándose el puntaje obtenido por cada proponente, en los distintos factores evaluados y su orden de elegibilidad y se hace el “informe de evaluación Jurídica” y se elabora el Informe de Evaluación, en el Formato “GJ-MNPCC- IN-01 Informe de Evaluación”, el cual presentan al Director de la Unidad. La publicación debe realizarse por un término no mayor de tres (3) días hábiles.

El Director de la Unidad o Director Jurídico, revisa el Informe de Evaluación y de acuerdo con su criterio puede presentar observaciones al mismo o en caso de no tenerlas se adhiere a lo presentado.

Publicar informe de evaluación

El Profesional abogado de la Dirección Jurídica diligencia el formato “GJ-MNPCC -FM-06 solicitud de publicación en Portal de Contratación”, solicitando la publicación del Informe de Evaluación.

El informe de evaluación deberá ser anexado a la carpeta del Concurso de Méritos por el abogado asignado.

Punto de Control: El Profesional abogado de la Dirección Jurídica deberá verificar que la publicación se efectúo de conformidad a lo señalado en el cronograma y que los datos de la publicación correspondan al del informe generado, para lo cual se deberá imprimir el registro de publicación que genere el portal.

Según el plazo establecido por la Unidad, los proponentes presentan por escrito sus observaciones, solicitud de aclaraciones o de modificaciones al Informe de Evaluación, para lo cual el profesional abogado de la Dirección Jurídica, revisa la página de contratación a la vista y la intranet, para verificar si hay observaciones, solicitud de aclaraciones o de modificaciones al Informe de Evaluación.



En caso de presentar observaciones están deben ser impresas y aquellas que se remitan en medio físico deberán ser radicadas en la ventanilla de correspondencia de la Unidad y entregadas inmediatamente a la Dirección Jurídica.

En caso de no haber, se continúa con la siguiente etapa.



Analizar y responder las observaciones

De acuerdo con las observaciones y solicitudes de los proponentes, el Comité Evaluador analiza las observaciones y/o solicitudes presentadas por los proponentes respecto al Informe de Evaluación y responde cada una de éstas y ratifica o modifica dicho informe.

Presentar informe de evaluación definitivo

El Comité de evaluación presenta al Director de la Unidad el Informe de Evaluación definitivo.

Publicar informe de evaluación definitivo

El Profesional abogado de la Dirección Jurídica utilizando el formato “GJ-MNPCC -FM-06 Solicitud de publicación en Portal de Contratación”, solicita la publicación del Informe de Evaluación Definitiva en el portal de contratación y anexa copia impresa en la carpeta del proceso, a disposición de los proponentes para su consulta.

Audiencia de apertura del sobre económico y adjudicación del contrato.

El profesional abogado de la Dirección Jurídica, organiza la logística para adelantar la Audiencia y tendrá a cargo la elaboración del acta de la audiencia de Adjudicación.

A la audiencia de adjudicación asisten por parte de la Unidad, el Director General o su delegado, el Director Jurídico, el Director o Jefe de Oficina que solicito el proceso, el comité Evaluador, el Jefe de Control Interno y el profesional abogado de la Dirección Jurídica y demás personas interesadas. Se levantará una lista de asistencia.

Así mismo, podrán asistir los entes de control, los oferentes y la comunidad en general interesada.

Para la audiencia de adjudicación y apertura del sobre económico se procederá conforme a lo establecido en la ley y el pliego de condiciones.



Elaborar y expedir la resolución de adjudicación o de declaratoria de desierto

El Profesional abogado de la Dirección Jurídica, elabora el proyecto de resolución de adjudicación del proceso de selección, el cual es revisado y aprobado por el Director Jurídico.

El Director General o Director Jurídico expide la Resolución de Adjudicación, según corresponda.

Si del resultado de la evaluación, debe declararse desierto el proceso de selección, el Profesional abogado de la Dirección Jurídica elabora el proyecto de resolución que así lo declare y lo remite a Dirección General o Jurídica para firma. El Director General o Jurídico expide la Resolución de Declaración de Desierto del proceso licitatorio.

Publicar resolución de adjudicación o de declaratoria de desierto

El Profesional abogado de la Dirección Jurídica solicita la publicación de la resolución de adjudicación, en el portal, mediante el Formato “GJ-MNPCC -FM-06 Solicitud de Publicación en Portal de Contratación”, firmado por el Director Jurídico.

Notificar resolución de adjudicación o de declaratoria de desierto

En audiencia de adjudicación se notifica a los que en ella intervienen de la resolución e adjudicación.

Para el caso de declaratoria de desierta, se dará aplicación a lo señalado en el artículo 72 del decreto 2474 de 2008.

Elaborar minuta del contrato

Adjudicado el Concurso de Méritos, el Profesional abogado de la Dirección Jurídica, toma información del pliego de condiciones y de la propuesta, verifica los documentos requeridos utilizando la “GJ-MNPCC -FM-03 Listado de Control de Documentos Contractuales - Licitación pública – Selección Abreviada”, procede a elaborar la minuta del contrato a través de SISCO, la cual es revisada y suscrita por el ordenador del gasto

PRECLASIFICACIÓN



Este procedimiento consiste en la conformación de una lista limitada de oferentes para uno o varios procesos de Concurso de Méritos. La precalificación que se haga para un solo proceso se llamará “Lista Corta” y la que se haga para varios concursos de méritos determinados o determinables se denominará “Lista Multiusos”. Este procedimiento es anterior e independiente y se debe adelantar antes del concurso de méritos en que se vaya a aplicar.

El Profesional Abogado de la Dirección Jurídica, conjuntamente con el Director o Jefe de Oficina de la dependencia interesada en la conformación de la lista corta o la lista multiusos, elaboran las condiciones y criterios, así como la indicación de los requisitos habilitantes y proporcionales que se exigen para la integración de una lista corta o una lista multiusos en los términos señalados en los artículos 63, 64 y 65 del Decreto 2474 de 2008

Conformación de la lista corta:


El Director o Jefe de Oficina, establece la necesidad a satisfacer para lo cual diligencia en SISCO, aprueba y suscribe el “GJ-MNPCC-FM-17 estudios previos para las modalidades de licitación pública, concurso de meritos y selección abreviada, en la que se especifique el tipo de lista a conformar, si es corta o multiusos y se diligencia el formato “GJ-MNPCC-FM-15 Solicitud de Proceso Contractual”.

Elaborar proyecto resolución conformación comité evaluador

Previa designación del personal responsable de la evaluación por el Director, el profesional abogado de la Dirección jurídica, elabora la Resolución de conformación del Comité Evaluador y lo remite a la Dirección para firma.

Expedir resolución conformación comité evaluador

El Director General suscribe la Resolución de designación del personal responsable de evaluar las manifestaciones de interés presentadas para la conformación de la lista corta. La cual le debe ser comunicada inmediatamente a la expedición del acto administrativo a cada uno de los integrantes del Comité Evaluador.

Evaluar las manifestaciones de interés y elaborar informe de evaluación

Para la conformación de la lista corta el comité asesor verificará el cumplimiento de los requisitos habilitantes y posteriormente valorará la información allegada con la expresión de



interés a partir de los criterios señalados en el Aviso de Convocatoria Pública, teniendo en cuenta los intereses de la entidad y los fines de la contratación.

La entidad conformará la lista corta con un número plural de precalificados que no podrá exceder de seis (6) cuando se deba presentar una propuesta técnica detallada (PTD), ni de diez (10) cuando se debe presentar una propuesta técnica simplificada (PTS). Contra la decisión que conforma la lista corta, procede el recurso de reposición, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 64 del Decreto 2474 de 2008, previa notificación a los interesados.

En el caso de que no se logre integrar la lista con al menos dos (2) interesados, la entidad deberá revisar las condiciones establecidas y hará los ajustes que estime necesarios en los criterios que se utilizaron para su conformación y dará paso a una nueva convocatoria.

En el evento en que la segunda oportunidad no se logre la conformación de la lista corta, y se presente un solo interesado, el proceso llevarse a cabo, siempre y cuando se cumpla con lo dispuesto en el Artículo 90 del decreto 2474 de 2008.

Conformación lista multiusos:

La lista multiusos es la que resulta de la precalificación que haga una entidad, de los interesados en participar en varios concursos de méritos determinados o determinables, que tenga objeto común o similar, en los que se exija la presentación de propuestas técnicas simplificadas (PTS). Se adelantará el mismo procedimiento para la lista corta.

La entidad establece las reglas de funcionamiento de la lista multiusos.

Debe tenerse en cuenta que la vigencia de las listas multiusos no podrá exceder seis (6) meses, y deberá contener un mínimo de veinticinco (25) integrantes.

Para la integración de las listas multiusos la entidad hará una convocatoria pública, en la que se señalará las condiciones, criterios y requisitos que deben cumplir los interesados para su inclusión en las listas, los cuales se determinarán conforme lo preceptuado anteriormente, así como las reglas básicas de su funcionamiento que eviten la concentración de las adjudicaciones en alguno o algunos de sus integrantes.

Las condiciones de habilitación de los interesados serán verificadas al momento de elaboración de las listas multiusos, sin perjuicio de la posibilidad de actualizar el soporte de las mismas durante su vigencia

Una vez conformadas las listas multiusos, ésta deberá ser publicada con el fin de comunicarlas a los interesados; contra esa decisión sólo procederá el recurso de reposición, previa



notificación de los interesados, de acuerdo con lo previsto en el artículo 77 de la Ley 80 de 1993.

3. DIAGRAMAS

3.1. CONCURSO DE MERITOS CON PRECALIFICACIÓN



Punto de control

B

Trasladar el informe de evaluación ( máximo 3

días hábiles)

Informe de evaluación de propuestas

técnicas

Elaborar y publicar informe de evaluación

de las propuestas técnicas y citar

audiencia

Evaluar la propuesta

Garantía de seriedad de la propuesta

Propuesta económica

Propuesta técnica

Recibir propuestas

Carta de invitación a presentar propuesta

Realizar invitación a precalificados a

presentar propuestas

Lista multiusos (solo PTS – mínimo 25

interesados

Lista corta (Mínimo 2 interesados)

Publicar acto Administrativo de

apertura y publicación del Pliego de

Condiciones definitivos en SECOP

Lista multiusos (solo PTS – mínimo 25

interesados

Lista corta (Mínimo 2 interesados)

Conformar listas ilimitadas

Informe de lista corta

Elaborar informe de lista corta (Comité

asesor y evaluador)

A



Punto de control

FINAL


Acta de acuerdos alcanzados


Adjudicación del contrato

Celebrar audiencia de apertura y revisión de la propuesta económica y

adjudicación

B



3.2 CONCURSO DE MÉRITOS MEDIANTE CONCURSO ABIERTO



Punto de Control

Punto de Control

Punto de Control

A

Trasladar el informe de evaluación

( máximo 3 días

Informe de evaluación de

propuestas técnicas

Elaborar y publicar informe de evaluación

de las propuestas técnicas y citar

audiencia

Evaluar la propuesta

Garantía de seriedad de la

propuesta

Propuesta económica

Propuesta técnica

Recibir propuestas

Pliego de condiciones

Acto administrativo de apertura de concurso

Publicar acto Administrativo de

apertura y publicación del Pliego de Condiciones

definitivos en SECOP

Documento respondiendo observación

Aceptar o rechazar observaciones

Recibir observaciones

Proyecto de pliego de

condiciones

Publicar proyecto de pliego de condiciones,

estudios y documentos previos

Aviso de convocatoria

electrónico o en prensa

Publicar aviso de convocatoria en

SECOP

INICIO



Punto de Control

FINAL


Acta de acuerdos alcanzados


Adjudicación del contrato

Celebrar audiencia de apertura y revisión de la propuesta económica y

adjudicación

A



TÍTULO 6. PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DIRECTA


Definir las actividades y etapas que se deben desarrollar para poder adelantar un proceso de Contratación Directa.

La modalidad de selección de contratación directa, solamente procederá en los siguientes casos:

a) Urgencia manifiesta:

Existe urgencia manifiesta cuando la continuidad del servicio exige el suministro de bienes, o la prestación de servicios, o la ejecución de obras en el inmediato futuro; cuando se presenten situaciones relacionadas con los estados de excepción; cuando se trate de conjurar situaciones excepcionales relacionadas con hechos de calamidad o constitutivos de fuerza mayor o desastre que demanden actualizaciones inmediatas y, en general, cuando se trate de situaciones similares que imposibiliten acudir a los procedimientos de selección públicos. La urgencia manifiesta se declara mediante acto administrativo motivado.

b) Contratación de empréstitos:

La contratación de empréstitos se encuentra comprendida dentro de las operaciones de crédito público, definidas como los actos o contratos celebrados por las entidades estatales con el objeto de obtener recursos, bienes o servicios con plazo para su pago o, aquellas mediante las cuales la entidad actúa como deudor solidario o garante de obligaciones de pago.

c) Contratos interadministrativos:

Procede cuando las obligaciones derivadas de los mimos tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora señalado en la ley o en sus reglamentos.

d) La contratación de bienes y servicios en el sector Defensa y en el Departamento Administrativo de Seguridad, DAS, que necesiten reserva para su adquisición;

e) Los contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas:



Para la contratación directa de actividades científicas y tecnológicas, se tendrá en cuenta la definición que trae el Decreto Ley 591 de 1991 y las demás normas que lo modifiquen, adicionen o deroguen.

De acuerdo con el mencionado decreto, son actividades científicas y tecnológicas las siguientes:

Investigación científica y desarrollo tecnológico, desarrollo de nuevos productos y procesos, creación y apoyo a centros científicos y tecnológicos y formación de redes de investigación e información.

Difusión científica y tecnológica, esto es, información, publicación, divulgación y asesoría en ciencia y tecnología.

Servicios científicos y tecnológicos que se refieren a la realización de planes, estudios, estadísticas y censos de ciencia y tecnología; a la homologación, normalización, metodología, certificación y control de calidad; a la prospección de recursos, inventario de recursos terrestres y ordenamiento territorial; a la promoción científica y tecnológica; a la realización de seminarios, congresos y talleres de ciencia y tecnología, así como a la promoción y gestión de sistemas de calidad total y de evaluación tecnológica.

Proyectos de innovación que incorporan tecnología, creación, generación, apropiación y adaptación de la misma, así como la creación y el apoyo a incubadoras de empresas, a parques tecnológicos y empresas de base tecnológica.

Transferencia tecnológica que comprende la negociación, apropiación, desagregación, asimilación, adaptación y aplicación de nuevas tecnologías nacionales o extranjeras.

Cooperación científica y tecnológica nacional e internacional.

f) Los contratos de encargo fiduciario que celebren las entidades territoriales cuando inician el Acuerdo de Reestructuración de Pasivos a que se refieren las Leyes 550 de 1999, 617 de 2000 y las normas que las modifiquen o adicionen, siempre y cuando los celebren con entidades financieras del sector público;

g) Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado:

Se considera que no existe pluralidad de oferentes:

Cuando no existiere más de una persona inscrita en el RUP. Lo cual se acredita con el Certificado de Inscripción en el RUP expedido por la Cámara de Comercio correspondiente.

Cuando solo exista una persona que pueda proveer el bien o servicio por tener alguna de las siguientes calidades:- Ser titular de los derechos de propiedad industrial. Lo cual se acreditará con la

respectiva patente de invención o modelos de utilidad o con el registro de diseño



industrial, según corresponda, expedido por la Superintendencia de Industria y Comercio.

- Ser titular de los derechos de autor. Lo cual se acreditará con el certificado de inscripción en el Registro Nacional de Derecho de Autor.

- Ser el proveedor exclusivo del bien o servicio, de acuerdo con la ley. Lo cual se acreditará con la respectiva certificación de exclusividad expedida por la Cámara de Comercio correspondiente.

Estas circunstancias deberán constar en los estudios previos que soportan la contratación.

h) Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales:

Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad.

Para la prestación de estos servicios la entidad estatal podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que este en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita.

Por su parte, los trabajos artísticos que solo pueden ser encomendados a una persona natural en especial, también se contratarán directamente, teniendo en cuenta que únicamente esta persona posee las calidades y capacidades para realizar cierta obra o tarea de carácter artístico. La entidad deberá justificar dicha situación en los estudios previos y en el respectivo contrato.

En los casos de contratación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales, no se requiere de acto administrativo de justificación.

i) El arrendamiento o adquisición de inmuebles:

Sin perjuicio de lo dispuesto en las leyes de reforma urbana y reforma agraria, las entidades estatales podrán adquirir, previas las autorizaciones a que haya lugar, bienes inmuebles mediante negociación directa.

Para efectos de la adquisición de inmuebles, las entidades estatales solicitarán un avalúo comercial que servirá como base de la negociación. Dicho avalúo podrá ser adelantado por el Instituto Geográfico Agustín Codazzi o por cualquier persona natural o jurídica de carácter privado, que se encuentre registrada en el Registro Nacional de Evaluadores.



De igual manera, la entidad pública adquirente deberá contar con un estudio previo, que contemple diferentes alternativas en el sector del municipio que se trate, en el evento que en el mismo se encuentren inmuebles de similares características, caso en el cual deberán ser comparadas para elegir la de menor costo de acuerdo a las características técnicas requeridas.

En relación con el contrato de arrendamiento, la entidad pública podrá contratar tomando como única consideración las condiciones del mercado, sin que se requiera obtener previamente varias ofertas. Del análisis que haga la entidad a efecto de establecer las condiciones de mercado, se dejará constancia escrita en el expediente correspondiente.


Recibir solicitud de proceso contractual y estudios previos:

El responsable de la correspondencia de la Dirección Jurídica, recibe la solicitud de contratación formato “GJ-MNPCC-FM-15 Solicitud de Proceso Contractual”, junto con los documentos requeridos, de acuerdo con el formato “GJ-MNPCC-FM-07 Lista de chequeo de contratación directa”; de igual forma, verifica que contenga el código SISCO, en caso de estar incompleta la documentación respectiva, o que no este consignado en SISCO se devolverán al solicitante mediante memorando

Elaboración acto administrativo de justificación:

El profesional abogado de la Dirección Jurídica, proyecta el acto administrativo que justifique la contratación directa en los eventos que se requiera. Dicho acto es revisado y firmado por el Director General.

Cuando proceda el uso de la modalidad de selección de contratación directa, la entidad así lo señalará en un acto administrativo que contendrá: Señalamiento de la causal que se invoca, determinación del objeto a contratar, presupuesto para la contratación y condiciones que se exigen al proponente, indicación del lugar en donde se podrán consultar los estudios y documentos previos.


El profesional abogado de la Dirección Jurídica, verifica las calidades del proponente, los documentos requeridos de acuerdo con el formato “GJ-MPCC-FM-07 Lista de Verificación de Documentos para Contratación Directa” y procede a elaborar la minuta del contrato en SISCO, la cual es revisada y suscrita por el Ordenador del Gasto.



3. DIAGRAMA

TÍTULO 7. PROCEDIMIENTO PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACIÓN


Definir las actividades necesarias para adelantar el perfecionamiento, legalización y cumplimiento de los requisitos de ejecución de los contratos.

El procedimiento inicia con la firma de la minuta por parte del ordenador del gasto y del contratista y finaliza con el cumplimiento de los requisitos de ejecución del contrato. Perfeccionamiento del contrato:

Una vez las partes hayan revisado y aprobado el contenido de la minuta del contrato, ésta es firmada por el ordenador del gasto y por el Representante Legal del contratista.

Cuando firme el contratista, el profesional abogado designado por la Dirección Jurídica informará al contratista los requisitos de legalización y ejecución y el tiempo para que se realice el trámite.

Punto de Control: El profesional abogado designado por la Dirección Jurídica, debe realizar el chequeo de la documentación del contrato, para lo cual, diligencia en lo

INICIO

FIN

Elaborar minuta del Contrato

Recibir solicitud de Contratación



pertinente los formatos “GJ-MNPCC-FM-03 Listado de Control de Documentos Contractuales - Licitación pública – Selección Abreviada” y “GJ-MNPCC-FM-07 Lista de chequeo contratación directa”, según sea el caso. Dichos formatos deben diligenciarse en cada una de las etapas del contrato.

Legalización del contrato:

Perfeccionado el contrato y para su ejecución, se hará el registro presupuestal (Ver Procedimiento de “SO-GF-PCECP-02 Ejecución y cierre presupuestal).

El contratista radica en correspondencia para ser entregadas en la Dirección Jurídica, las garantías establecidas en el contrato.

El Profesional abogado de la Dirección Jurídica, efectúa la revisión del contenido de las pólizas y una vez estén acordes con lo establecido en el contrato, el funcionario de planta de la Dirección Jurídica imparte su aprobación, utilizando el Formato “GJ-MNPCC -FM-09 Aprobación de Pólizas”.

Punto de Control: El Profesional Abogado de la Dirección Jurídica, verifica que la documentación para la legalización del contrato este completa, para lo cual diligencia los formatos “GJ-MNPCC-FM-03 Listado de Control de Documentos Contractuales - Licitación pública – Selección Abreviada” y “GJ-MNPCC-FM-07 Lista de chequeo contratación directa”, según sea el caso.

Adicionalmente, el profesional abogado de la Dirección Jurídica, verifica que el contratista cancele los derechos de publicación en el Registro Distrital, para lo cual aportará el original del recibo de consignación. De igual forma, deberá adelantar el trámite correspondiente para la publicación al interior de la Entidad.

2. DIAGRAMA



TÍTULO 8. PROCEDIMIENTO SUPERVISIÓN DE LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL

1. OBJETIVO Y ALCANCEEstablecer la metodología por medio de la cual se dará cumplimiento a las reglas y responsabilidades del supervisor en su función de control y seguimiento de la ejecución de las obligaciones contractuales.

El procedimiento inicia con la suscripción de la comunicación designación supervisor y finaliza con la radicación de la solicitud de liquidación suscrita por el contratista.


Suscribir comunicación de designación del supervisor del contrato:

El profesional abogado de la Dirección Jurídica, comunica al funcionario sobre la delegación de la supervisión y entrega original y copia de la “GJ-MNPCC-FM-10 Comunicación designación supervisor de contrato” anexando copia de: la minuta del contrato, aprobación de pólizas y del certificado de disponibilidad presupuestal.

INICIO

FIN

Legalización del contrato

Perfeccionamiento del contrato



Comunicar la designación de supervisión:

El profesional abogado de la Dirección Jurídica, comunica al funcionario sobre la delegación de la supervisión y entrega original y copia de la “GJ-MNPCC -FM-10 Comunicación designación supervisor de contrato” anexando copia de: la minuta del contrato, aprobación de pólizas y del certificado de disponibilidad presupuestal.

Recibir comunicación de designación de supervisión:

El funcionario designado como supervisor, recibe el formato GJ-MNPCC-FM-10 “Comunicación Designación Supervisor de Contrato”, lo revisa y firma, luego lo devuelve al abogado de la Dirección Jurídica para su archivo en el expediente contractual.

Elaborar y suscribir acta de inicio

El supervisor elabora y suscribe el acta de inicio con el contratista en el formato GJ-MNPCC -AC-02 “Acta de Iniciación de Contrato”. Se da inicio a la ejecución una vez suscrita el acta de inicio, y se haya aprobado previamente la póliza de garantía por parte de la Dirección Jurídica. El supervisor del contrato debe remitir a la Dirección Jurídica, dentro de los 3 días siguientes, el acta de inicio original suscrita para archivar en la carpeta respectiva.

Verificar cumplimiento de actividades y productos

El supervisor verifica avance de obras, actividades, servicios, productos pactados en el contrato dentro de los términos establecidos y de acuerdo con las especificaciones exigidas.

Verificar cantidad y calidad de bienes suministrados

Verifica que la cantidad y calidad de los bienes entregados correspondan a las estipulaciones del contrato.

Entrega de bienes objeto contractual

Para entrega de bienes, el supervisor debe prever conforme a lo establecido en el procedimiento de Ingreso del proceso Gestión de Recursos Físicos

Verificar pago de aportes al sistema general de seguridad social

El Supervisor verifica que el contratista cumpla con los pagos al sistema de salud, riesgos profesionales, pensiones, aportes a cajas de compensación familiar, ICBF, SENA, según lo establecido en la ley. Si no cumple requiere al contratista el cumplimiento de dicha obligación.



Verificar el cumplimiento del objeto contractual

Verifica que el contratista cumpla con las obligaciones, actividades, entrega de bienes y servicios, de acuerdo con obligaciones establecidas en el contrato.

Recibir y aprobar informes de actividades presentados por el contratista

Una vez el contratista entregue el informe en medio físico y magnético al supervisor, este verifica que corresponda a las acciones desarrolladas en el periodo del informe, que su contenido cumpla con las especificaciones técnicas. El Supervisor diligencia el formato “GJ-MNPCC -IN- 04 Informe de Supervisión y Certificación de cumplimiento del contrato”, para que el contratista solicite el pago.

Si el supervisor evidencia el incumplimiento de las obligaciones contractuales por parte del contratista, debe requerirlo para su cumplimiento, de persistir el incumplimiento procede lo establecido en el procedimiento de Sanciones Contractuales, de que trata el Título 7 del presente Manual.

Realizar informe de supervisión.

Realiza el informe de supervisión plasmando las actividades y porcentajes de avance realizados por el contratista en el respectivo periodo, incluido en cumplimiento del cronograma de actividades siempre que se requiera.

Tramitar pago

El supervisor aprueba el informe del contratista debe diligenciar el formato “GJ-MNPCC -IN- 04 Informe de Supervisión y Certificación de cumplimiento del contrato” y entregar original al contratista para que proceda con el trámite de pago conforme al procedimiento de Trámite de radicación de cuentas contratistas establecido en el proceso de Gestión Financiera de la Unidad.

Modificación del contrato

El supervisor podrá solicitar a la Dirección Jurídica la modificación del contrato cuando se requiera pertinente para lo cual debe diligenciar el formato “GJ-MNPCC-FM-05 Solicitud modificación de Contrato”

Firmar Certificado de Cumplimiento con el Informe de Ejecución

Firma Certificado de Cumplimiento entre el contratista y el supervisor del contrato.



Punto de Control: El supervisor revisa el informe del contratista y verifica que el mismo contenga las actividades y productos objeto del contrato dentro de los plazos pactados y expide la certificación.

Tramitar paz y salvos

El supervisor para verificar la liquidación del contrato debe verificar que el contratista este a paz y salvo con la entidad para

Radicar proyecto de liquidación

Radica en la Dirección Jurídica la solicitud de liquidación, de acuerdo con la lista de chequeo establecida para el procedimiento. Continúa en el procedimiento Liquidación de contratos o convenios.

El supervisor debe proyectar el acta de liquidación y remitirla a la Dirección Jurídica para su revisión y una vez revisada y aprobada, requiere a la contratista para suscribirla.

Suscrita el acta debe remitirla a la Dirección Jurídica con el original de paz y salvo para su archivo en el expediente contractual.

Remitir documentos a los expedientes contractuales

El supervisor debe remitir al expediente contractual (archivo de Gestión de Contratos) los informes y demás documentos que se generen en el desarrollo del contrato, para lo cual debe diligenciar el formato GD-PCODAG-FM-02 Remisión Documental Entre Archivos y remitirlo a la Dirección Jurídica una vez finalizado el tramite a que haya lugar.

Punto de control: Los informes mensuales de ejecución del contrato y sus anexos una vez tramitado el pago deberán reposar en ele respectivo expediente contractual.

3. DIAGRAMA



Comunicación

Acta de Inicio

INICIO

A

Verificar el cumplimiento del objeto contractual

Verificar pago de soportes al sistema general de Seguridad Social

Verificar cantidad y calidad de bienes suministrados

Verificar cumplimiento de actividades y productos

Elaborar y suscribir acta de inicio

Recibir comunicación de designación de supervisión

Comunicar la designación de supervisión

Suscribir comunicación de designación del supervisor de contrato

Realizar informe de supervisión

Recibir y aprobar informes presentados por el contratista

A

Informe de Supervisión



TÍTULO 9. PROCEDIMIENTO DE ANTICIPO


Establecer los parámetros y las actividades para la determinación y manejo de anticipos en los contratos que suscriba la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos, en adelante la Unidad.

2. DESCRIPCION DE ETAPAS PARA ANTICIPO

El anticipo es la suma de dinero que se entrega al contratista, quien la recibe en calidad de préstamo. El contratista deberá amortizar paulatinamente el monto recibido a título de anticipo en la proporción que vaya ejecutando el contrato hasta lograr la amortización total.

Establecer la necesidad de anticipo en la contratación

Las personas autorizadas para adelantar procesos de contratación, indican en los Estudios Preliminares, en el campo Forma de Pago, el porcentaje de anticipo que requiera el contrato a suscribir, incluyendo el por qué se requiere el pago del anticipo.

Punto de Control: Corresponde al Vo.Bo. de la Dirección Corporativa y Control Interno Disciplinario o Director Jurídico

Aprobar el anticipo en la contratación

El Director General de la Unidad al dar Vo.Bo. a los Estudios Preliminares, implícitamente aprueba el anticipo en la contratación.

Incluir la entrega de anticipo en la minuta del contrato a celebrar y póliza para el manejo del anticipo

El profesional Abogado de Apoyo elabora la minuta del contrato en donde se incluye la relación con el anticipo, así:

En la Cláusula Forma de Pago del Contrato: el porcentaje entregado a titulo de anticipo, así como el porcentaje de la amortización, previa presentación del avance obra. Ambos porcentajes deben ser iguales.



Se debe incluir, como requisito para el último pago del contrato, anexar el Acta de cancelación de la cuenta o documento equivalente, en donde debe constar la relación de cheques sobrantes y los cheques anulados y el balance del anticipo

En la Cláusula Garantías: los datos de la póliza que ampara el anticipo. Esta póliza debe ser de “Buen Manejo y Correcta Inversión del Anticipo” equivalente al 100% del valor entregado a título del anticipo, por una vigencia igual a la duración del contrato y cuatro meses más.

Punto de Control: El Profesional Abogado de Apoyo verifica la inclusión de lo establecido en esta etapa.

Presentar Plan de Utilización o de Inversión del Anticipo

Durante el período de perfección y legalización del contrato, el contratista debe presentar al supervisor, el Plan de Utilización o de Inversión del Anticipo en el formato establecido, para su aprobación.

Aprobar Plan de Utilización o de Inversión del Anticipo

El supervisor analiza a la luz del contrato, las necesidades de inversión del anticipo, montos y fechas de utilización del mismo, e imparte aprobación del Plan de Utilización o de Inversión del Anticipo, si así lo determina.

La aprobación debe ser posterior a la legalización y anterior a la suscripción del “GJ-MNPCC - AC-02 Acta de Iniciación de Contrato”.

Abrir Cuenta de Manejo Conjunto de Anticipo

El contratista debe hacer la apertura de una cuenta corriente en una entidad bancaria triple A, establecida en el presente procedimiento, cuyo control esta bajo la responsabilidad del supervisor.

Punto de Control: El supervisor debe verificar el cumplimiento de lo establecido con respecto a la cuenta.

Solicitud Pago de Anticipo

De acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Ejecución Presupuestal, el supervisor del contrato debe solicitar el pago del anticipo pactado en el contrato, aportando los documentos necesarios.

Debe anexar la certificación de la Entidad Bancaria en la que conste la apertura de cuenta para el manejo del anticipo.



Para los pagos de avance de obra y final al contratista, el supervisor debe verificar la amortización del anticipo de acuerdo con lo pactado contractualmente.

Autorizar desembolso del anticipo

El supervisor del contrato, con base en el Plan de Utilización o de Inversión del Anticipo aprobado, autoriza los desembolsos para pago de anticipo.

Cuando el supervisor del contrato evidencie uso indebido del anticipo, debe hacer el respectivo informe a la Dirección General de la Unidad con copia a la Oficina de Dirección Jurídica y a la Dirección Corporativa y Control Interno Disciplinario con el objeto de que repose una copia del informe en el expediente, solicitando hacer efectiva la póliza de amparo de buen manejo del anticipo y correcta inversión. Para ello debe hacer los análisis respectivos y aportar las evidencias suficientes que soporten las acciones a tomar.

Cuando se requieran ajustes o modificaciones al Plan de Utilización o de Inversión del Anticipo, el contratista debe efectuar la solicitud al supervisor del contrato, explicando las causas de los ajustes; el supervisor aprueba o no dicha solicitud, de acuerdo con la ejecución del contrato.

Presentar informe de utilización de anticipo

Cada mes el contratista debe presentar el Informe de utilización del anticipo, que contenga:

Relación de gastos previamente revisados y aprobados por el supervisor, con el concepto y valor

Comprobantes de egresos (pueden utilizarse las formas Minerva 20-07) Recibos de pago y/o facturas soporte de los pagos Copia de los cheques girados Extracto bancario del período respectivo.

En el mes que no hubiese utilización del anticipo el contratista debe presentar informe de tal situación acompañado del extracto bancario en donde conste tal evento.

Consignar rendimientos financieros a la Unidad

En caso de que se generen rendimientos financieros en la cuenta de manejo de anticipo conjunto, el contratista y el supervisor deben consignar dichos rendimientos en la cuenta que para tal caso establezca la Tesorería de la Unidad.

Copia de la consignación debe ser entregada mediante oficio a la Dirección Jurídicas – Área Contratos, dentro de los tres días hábiles siguientes a la misma.



El Área de Contratación remite copia de la consignación a la Tesorería de la Unidad, a más tardar el día hábil siguiente a su recibo.

Punto de Control: El profesional Abogado de Apoyo de la Dirección Corporativa y Control Interno Disciplinario o Dirección Jurídica, verifica el envío de la consignación de los rendimientos al Área de Tesorería de la Entidad.

Remitir documentos de manejo de anticipo

El supervisor remite al Área de Contratación de la Dirección Jurídica:

1. El Acta de cancelación de la cuenta o documento equivalente, en donde debe constar la relación de cheques sobrantes y los cheques anulados.

2. El balance del anticipo, en el que se indique el valor recibido de anticipo, los egresos, los rendimientos generados y consignados. El saldo en el balance debe ser cero.

La entrega de estos documentos es requisito para hacer efectivo del último pago.

Pago anticipado. A diferencia del anticipo, el pago anticipado consiste en un pago parcial que el contratante realiza al contratista, en tal sentido las sumas percibidas ingresan al patrimonio de éste, mientras que los dineros que recibe como anticipo son en calidad de préstamo, quiere ello significar que el anticipo continua siendo de propiedad de la entidad pública y su inversión sólo procede en aspectos propios del objeto contractual.

3. DIAGRAMA



Punto de Control

INICIO

Remitir documentos de manejo de anticipo

Cancelar cuenta de manejo conjunto de anticipo

Consignar rendimientos financieros de la Unidad

Presentar informe de utilización de anticipo

Autorizar desembolso de anticipo

Punto de Control

Solicitud pago de anticipo

Cuenta bancaria

Abrir cuenta de manejo conjunto del anticipo

Aprobar plan de utilización o inversión del anticipo

Punto de Control

Presentar plan de utilización o inversión del anticipo

Incluir la entrega de anticipo en la minuta del contrato a

celebrar y póliza para el manejo del anticipo

Contrato

Punto de Control

Aprobar el anticipo

Estudios previos

Establecer la necesidad del anticipo

INICIO



TÍTULO 10. PROCEDIMIENTO DE MODIFICACIÓN DE CONTRATOS

1. OBJETIVO Y ALCANCEEstablecer las actividades requeridas para efectuar modificaciones a los contratos que suscriba la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos - UAESP.


Diligenciar y suscribir la solicitud modificación de contrato:

El supervisor diligencia el formato “GJ-MNPCC -FM-05 Solicitud Modificación de Contrato”, a través del cual especifica el tipo de modificación del contrato solicitado (prórrogas, adiciones, prórrogas y adiciones, y suspensiones, así como también aclaración, adición y supresión de obligaciones contractuales) y la justificación respectiva.

Cuando se trata de solicitud de adición o de prórroga y adición de un contrato, el supervisor debe adelantar las actividades necesarias para obtener el Certificado de Disponibilidad Presupuestal correspondiente (ver procedimiento de gestión presupuestal).

Radicar solicitud de modificación del contrato:

El supervisor del contrato, radica en la Dirección Jurídica, la solicitud de modificación contractual junto con el certificado de disponibilidad presupuestal, este último cuando sea adición o prórroga y adición de un contrato.

Elaborar minuta de modificación del contrato:

El profesional abogado de la Dirección Jurídica, procede a elaborar la minuta en SISCO, de acuerdo con la información contenida en la solicitud radicada.



3. DIAGRAMA

TITULO 11. PROCEDIMIENTO PARA LA IMPOSICIÓN DE MULTAS, SANCIONES Y DECLARATORIAS DE INCUMPLIMIENTO

1. OBJETIVO Y ALCANCEDEL PROCEDIMIENTO DE IMPOSICIÓN DE MULTAS, SANCIONES Y DECLARATORIAS DE INCUMPLIMIENTO.

La Ley 1474 del 12 de julio de 2011 en su artículo 86 complementó el propósito del artículo 17 de la Ley 1150 de 2007, reglamentado por el artículo 87 inciso 1 del Decreto 2474 de 2008, que faculta a las entidades estatales para imponer las multas que hayan sido previamente pactadas en el contrato con el objeto de conminar al contratista a cumplir con sus obligaciones y/o sancionar la prestación deficiente o ineficaz del objeto del mismo, al crear un

Elaborar minuta de modificación del contrato

INICIO

FIN

Radicar solicitud de modificación del contrato

Diligenciar y suscribir la solicitud de modificación

del contrato



procedimiento administrativo oral para apremiar o castigar al contratista incumplido, que respete el principio constitucional al debido proceso.

El debido proceso, es un principio constitucional quese encuentra consagrado en el artículo 29 de la Constitución Política, como una manifestación del Estado que busca proteger a las personas frente a las actuaciones de las autoridades públicas, mediante el respeto de las formas propias de cada juicio, en el desarrollo de las actuaciones judiciales o administrativas. Este principio, se encuentra desarrollado en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011 donde se prevee un procedimiento especial para estos casos.

De este modo, y como consecuencia de la expedición de la Ley 1474 del 12 de julio de 2011, ha nacido a la vida jurídica un procedimiento expedito y puntual para que las entidades sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, declaren el incumplimiento, cuantificando los perjuicios del mismo, procedan con la imposición de multas y sanciones pactadas en el contrato, y hagan efectiva la cláusula penal; de conformidad con lo establecido expresamente por el primer inciso del artículo 86 de la ya mencionada Ley 1474 de 2011.

2. TRAMITES PREVIOS AL PROCEDIMIENTO DE IMPOSICIÓN DE MULTAS, SANCIONES Y DECLARATORIAS DE INCUMPLIMIENTO.

2.1. Solicitud de inicio de procedimiento de imposición de multas:

Una vez evidenciado un posible incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, la supervisióny/o la interventoríadel contrato solicitará a la Dirección Jurídica de la entidad, el inicio del procedimiento administrativo correspondiente, con el fin de conminar al contratista para que cumpla con sus obligaciones contractuales pendientes de ejecución mediante la imposición de una multa o para sancionarlo por la prestacióndeficiente o ineficaz del objeto del contrato o para que se hagan las declaraciones necesarias encaminadas a hacer efectiva la cláusula penal pecuniaria respectiva, cuando se presenten situaciones que en su criterio, a la luz del contrato objeto de supervisión y/o interventoría, constituyan una situación de incumplimiento.

Una vez recibida la solicitud, la Dirección Jurídica asignará un número de expediente de acuerdo con el consecutivo correspondiente.

2.2.En los casos en que en la ejecución contractual exista un seguimiento tanto de una interventoría como de una supervisión, se requerirá que se avale por el supervisor la solicitud presentada a instancias del interventor.



2.3. La solicitud de inicio de procedimiento deberá estar acompañada de los soportes documentales necesarios que sirvan de base a la misma, en especial, los requerimientos realizados al contratista presuntamente incumplido y del aval antes referido

2.4.La Dirección Jurídica analizará la solicitud antes referida y conforme a dicho análisis determinará si hay lugar a solicitar complementación o aclaración de la misma.

2.5. Si antes de la citación al contratista presuntamente incumplido se reporta por parte de la supervisión y/o interventoría la cesación del incumplimiento se proyectará el acto administrativo en el que se consigne las razones por las cuales se ordena el archivo de la solicitud.

3. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO DE IMPOSICIÓN DE MULTA, SANCIONES Y DECLARATORIAS DE INCUMPLIMIENTO.

Las etapas propias del procedimiento administrativo dirigido a la imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento, son las consagradas en el artículo 86 de la Ley No.1474 de 2011, las cuales se encuentran definidas de la siguiente manera:

3.1. Citación a Audiencia.

Para darinicio al procedimiento de imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento, se citará a la Audiencia a que se refiere el lit. a. del art. 86 de la Ley 1474 de 2011.

En consonancia con la misma norma, el documento respectivo , deberá contener y acompañar:

1. Mención expresa y detallada de los hechos que soportan la actuación,2. Informe de interventoría o de supervisión en el que se fundamente la actuación.3. Enunciación de las normas o cláusulas presuntamente violadas.4. Consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación.

(vgr. el monto de la multa que habría lugar a imponer conforme a los términos del contrato).

5. Lugar, fecha y hora para la realización de la Audiencia.6. Citación del garante, en el evento en que la garantía consista en póliza de seguros.

3.2. Desarrollo de la Audiencia.

En consonancia con lo establecido por el lit. b del art. 86 de la Ley 1474 de 2011, en desarrollo de la audiencia de descargos, el (a) Director (a) de la UAESP o su delegado (a):



1. Presentará las circunstancias de hecho que motivan la actuación.2. Enunciará las normas o cláusulas posiblemente violadas.3. Enunciará las consecuencias que podrían derivarse para el contratista como producto

de la posible violación de las normas o cláusulas correspondientes.4. Concederá el uso de la palabra al representante legal del contratista o a quien lo

represente, y al garante, para que presenten sus descargos, en desarrollo de lo cual, podrán rendir las explicaciones del caso, aportar pruebas y controvertir las presentadas por la entidad.

3.3. Decisión sobre la imposición o no de la multa, sanción o declaratoria de incumplimiento.

Hecho lo precedente el Director (a) de la UAESP o su delegado (a), mediante resolución motivada en la que se consigne lo ocurrido en desarrollo de la audiencia y la cual se entenderá notificada en dicho acto público, procederá a decidir sobre la imposición o no de la multa, sanción o declaratoria de incumplimiento.

3.3.1. Recursos y Notificaciones.

Contra la decisión así proferida, solo procede el recurso de reposición, que se interpondrá, sustentará y decidirá en la misma audiencia.

La decisión sobre el recurso se entenderá notificada personalmente a todos los interesados en la misma audiencia.

3.4. Suspensión de la Audiencia de Descargos.

En cualquier momento del desarrollo de la Audiencia, el (a) Director (a) General o su delegado (a), podrá decretar la suspensión de la misma, cuando de oficio o a petición de parte ello resulte en su criterio necesario para:

1. Allegar o practicar pruebas que estime conducentes y pertinentes. 2. Cuando por cualquier otra razón debidamente sustentada, ello resulte necesario para el

correcto desarrollo de la actuación administrativa.

En todo caso, al adoptar esta decisión se señalará fecha y hora para reanudar la audiencia.

3.5. Terminación del procedimiento.



La UAESP podrá dar por terminado el procedimiento administrativo en cualquier momento, si por algún medio tiene conocimiento de la cesación de la situación de incumplimiento por parte del contratista. En tal evento, se proyectará la resolución mediante la cual se ordene la terminación del mismo.

4. SOLUCION DE LOS VACIOS NORMATIVOS QUE SE PRESENTEN EN EL PROCEDIMIENTO.

Cuando en el desarrollo del procedimiento administrativo aquí previsto se presenten eventos o situaciones que no se encuentren reguladas de manera expresa por el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, se acudirá a las normas jurídicas que resuelvan casos o materias semejantes, en virtud de lo dispuesto por el artículo 8 de la Ley 153 de 1887.

3. DIAGRAMA



FIN

Decisión

Terminación del Procedimiento

Suspensión de Audiencia

Descargos, pruebas y recursos

Desarrollo de la Audiencia

Citación a Audiencia o Archivo

Análisis Preliminar

Solicitud de imposición de multa

INICIO



TÍTULO 12. PROCEDIMIENTO DE MINIMA CUANTIA


La Ley 1474 de 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”, contiene disposiciones en materia de contratación pública que fueron reglamentadas por el Gobierno Nacional, dentro de las cuales se encuentra la modificación al artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 en la cual se incorpora como nueva modalidad de selección, la contratación de “Mínima Cuantía” y tal como lo establece el parágrafo 2º del artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, se realizará exclusivamente con las reglas allí establecidas y en el Decreto 2516 de 2011, reglamentario de de la Ley 1474 de 2011, no pudiendo aplicarse reglas propias de las demás modalidades de selección.

El presente procedimiento se aplica únicamente a los procesos de adquisicion de bienes, servicios y obras cuyo valor no exceda del diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la entidad, independientemente de su objeto.

2. ESTUDIOS PREVIOS

El Director o Jefe de Oficina, establece la necesidad a satisfacer para lo cual diligencia en SISCO, aprueba y suscribe el “GJ-MNPCC-FM-17 estudios previos para las modalidades de licitación pública, concurso de meritos y selección abreviada y se diligencia el formato “GJ-MNPCC-FM-15 Solicitud de Proceso Contractual”.

Los estudios previos para el Concurso de Méritos en razón a su carácter eminentemente técnico y especializado, no requieren de la aprobación y/o visto bueno del ordenador del gasto o del Director de la Unidad, basta con el del Director o Jefe de Oficina del área interesada en la contratación.

Para la Solicitud de la contratación “GJ-MNPCC-FM-15 Solicitud de Proceso contractual”, esta debe ser autorizada por el ordenador del gasto o el Director General


El Director o Jefe de oficina radica ante la Dirección Jurídica, los formatos “GJ-MNPCC-FM-17 estudios previos para las modalidades de licitación pública, concurso de meritos y selección abreviada y “GJ-MNPCC-FM-15 Solicitud de Proceso Contractual”, anexando los siguientes documentos:a) Certificado de Disponibilidad Presupuestal



b) Estudios previos y documentos soporte.

Recepción y asignación de la solicitud de proceso contractual


a) Certificado de Disponibilidad Presupuestalb) Estudios previos y documentos soportes.

En caso de que la documentación no esté completa se rechaza la recepción de la solicitud, para que el solicitante subsane los faltantes.


El formato original con sus anexos lo entrega a la Dirección Jurídica para que éste asigne el proceso de selección al profesional abogado de la mencionada Dirección.

1. La sucinta descripción de la necesidad que pretende satisfacer con la contratación.2. La descripción del objeto a contratar.3. Las condiciones técnicas exigidas.4. El valor estimado del contrato justificado sumariamente, así como el plazo de

ejecución del mismo.5. El correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal que respalda la

contratación.

3. INVITACION PÚBLICA

Una vez radicada la solicitud de procedimiento de mínima cuantía por parte del área encargada, la Dirección jurídica, a través del área de contratos, elaborará una invitación pública a participar a cualquier interesado, basada en los Estudios Previos radicados por el área técnica correspondiente, que se publicará en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública - Secop, y se elaborará de conformidad con lo establecido en el literal a) del artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 y en el artículo 3 del Decreto 2516 de 2011, esto es:

1. Publicar la invitación por un término no inferior a un día hábil, en la cual se señalará el objeto a contratar, el presupuesto destinado para tal fin y las condiciones técnicas exigidas.



2. Incluir en la invitación los siguientes aspectos de la misma: a. Objeto a contratar. b. Plazo de ejecución del contrato. c. Forma de pago d. Las causales que generarían el rechazo de las ofertas o la declaratoria de desierto del proceso. e. El cronograma del proceso especificando la validez mínima de las ofertas que se solicitan, f. Etapas del procedimiento a seguir. g. reglas para expedir adendas a la invitación. h. Extender las etapas previstas.

3. Indicar el lugar físico o electrónico en que se llevará a cabo el recibo de las ofertas. En el caso de utilizar medios electrónicos deberá observarse lo previsto en la Ley 527 de 1999.

4. Establecer los Requisitos habilitantes exigidos, indicando la manera en que se acreditará la capacidad jurídica.

5. Requerir experiencia mínima en los casos de contratación de obra, de consultoría y de servicios diferentes a aquellos a que se refiere el literal h del numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, los que se regirán exclusivamente por lo previsto en el artículo 82 del Decreto 2474 de 2008, modificado por el Decreto 4266 de 2010, y demás normas concordantes.

6. Sin perjuicio de lo anterior, cuando el estudio previo lo justifique de acuerdo a la naturaleza o las características del contrato a celebrar, así como su forma de pago, la entidad también podrá exigir para la habilitación de la oferta, la verificación de la capacidad financiera de los proponentes. No se verificará en ningún caso la capacidad financiera cuando la forma de pago establecida sea contra entrega a satisfacción de los bienes, servicios u obras.

7. La verificación de los requisitos exigidos, se hará exclusivamente en relación con el proponente con el precio más bajo, para lo cual, se tendrán en cuenta las reglas de subsanabilidad establecidas en el artículo 10 del Decreto 2474 de 2008. En caso de que éste no cumpla con los mismos, procederá la verificación del proponente ubicado en segundo lugar y así sucesivamente. De no lograrse la habilitación, se declarará desierto el proceso.

8. Todos los actos y documentos se publicarán en el Secop, incluidos la invitación pública, la evaluación realizada junto con la verificación de la capacidad jurídica, así como de la experiencia mínima y la capacidad financiera requeridas en los casos señalados en el numeral 7º del artículo 3 del decreto 2516 de 2011 y la comunicación de aceptación de la oferta.

9. Publicada la verificación de los requisitos habilitantes, según el caso, y de la evaluación del menor precio, la entidad otorgará un plazo único de un día hábil para que los proponentes puedan formular observaciones a la evaluación. Las respuestas a las observaciones se publicarán en el Secop simultáneamente con la comunicación de aceptación de la oferta.

10. La entidad podrá adjudicar el contrato cuando sólo se haya presentado una oferta, y ésta cumpla con los requisitos habilitantes exigidos, siempre que la oferta satisfaga los requerimientos contenidos en la invitación pública.

11. La comunicación de aceptación junto con la oferta constituyen para todos los efectos el contrato celebrado, con base en el cual se efectuará el respectivo registro presupuestal,



para lo cual, las entidades adoptarán las medidas pertinentes para ajustar sus procedimientos financieros.

12. Las entidades públicas que no cuenten con los recursos tecnológicos que provean una adecuada conectividad para el uso del Secop, deberán proceder de conformidad con lo establecido en el artículo 8º del Decreto 2474 de 2008.

13. En caso de empate a menor precio, la entidad adjudicará a quien haya entregado primero la oferta entre los empatados, según el orden de entrega de las mismas.

14. Con la firma de la invitación por parte del funcionario competente, se entiende aprobada la apertura del proceso contractual por lo que no se requerirá de acto adicional alguno.

15. La verificación y la evaluación de las ofertas será adelantada por quien sea designado por el ordenador del gasto sin que se requiera de pluralidad alguna. Dicha función podrá ser ejercida por funcionarios o por particulares contratados para el efecto, quienes deberán realizar dicha labor de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en la invitación pública, con el fin de recomendar a quien corresponda el sentido de la decisión a adoptar de conformidad con la evaluación efectuada. En el evento en el cual la entidad no acoja la recomendación efectuada por el o los evaluadores, deberá justificarlo mediante acto administrativo motivado.

16. Mediante la comunicación de aceptación de la oferta, la Entidad manifestará la aceptación expresa e incondicional de la misma, los datos de contacto de la Entidad y del supervisor o interventor designado. Con la publicación de la comunicación de aceptación en el Secop el proponente seleccionado quedará informado de la aceptación de su oferta.

17. En caso de no lograrse la adjudicación, la entidad declarará desierto el proceso mediante comunicación motivada que se publicará en el Secop. Si hubiere proponentes, el término para presentar el recurso de reposición correrá desde la notificación del acto correspondiente.

18. En virtud de lo establecido en el parágrafo 2º del artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, en desarrollo de los procesos de selección de mínima cuantía las entidades estatales se abstendrán de aplicar reglas y procedimientos establecidos para las demás modalidades de selección, así como de adicionar etapas, requisitos o reglas a las expresamente establecidas en la citada norma y en el presente reglamento

19. Las garantías no serán obligatorias en los contratos a que se refiere el presente decreto. En el evento en el cual la UAESP las estime necesarias, atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago, así lo justificará en el estudio previo de conformidad con lo establecido en el artículo 7º de la Ley 1150 de 2007.

20. Para la contratación de que trata el presente decreto, no se requerirá en ningún caso del Registro Único de Proponentes de conformidad con lo establecido en el artículo 6º de la Ley 1150 de 2007. En consecuencia, las entidades no podrán exigir el Registro Único de Proponentes, ni podrán exigir ni calcular el k de contratación.

21. En concordancia con lo establecido en el artículo 86 del Decreto 2474 de 2008, las obligaciones contenidas en los artículos 13 y 15 del Decreto 3512 de 2003 (SICE) no deberán ser cumplidas por las entidades que contratan con sujeción al Estatuto de



Contratación de la Administración Pública ni por los proponentes, en los procesos de contratación a los que se refiere el presente decreto.

Elaborar minuta del contratoEl Profesional abogado de la Dirección Jurídica, toma información de la solicitud contractual

y estudios previos, verifica los documentos requeridos utilizando la “GJ-MNPCC -FM-03 Listado de Control de Documentos Contractuales - Licitación pública – Selección Abreviada”, procede a elaborar la minuta del contrato a través de SISCO, la cual es revisada y suscrita por

el ordenador del gastoIV. DIAGRAMA

A

PUNTO DE CONTROL

Evaluar propuestas según lineamientos

PUNTO DE CONTROL

Solicitud de proceso Contractual

Estudios Previos

Recibir observaciones, para su respuesta y publicación

Recibir ofertas

Elaborar y publicar invitación pública en SECOP. Incluyendo aspectos, condiciones, requisitos,

experiencia.

Elaborar Estudios previos

Elaborar la Solicitud de proceso contractual

Definir conveniencia del Objeto e impartir autorizaciones del objeto a contratar

Solicitar Certificado de Disponibilidad presupuestal

INICIO



A

Acto Administrativo

Contrato

Informe de evaluación

Elaborar y suscribir contrato

Expedir certificación de aceptación de la oferta al contratista que ha sido aceptado, para

su adjudicación

Publicar informe de evaluación de ofertas y aceptación

FIN



TITULO 13. OPORTUNIDAD PARA LA INTEGRACION DEL COMITÉ EVALUADOR

En cuanto a la designación y oportunidad de conformación de los comités de evaluación se procederá asi:El comité evaluador se integrara al momento de la publicación del proyecto de pliego de condiciones, designado su momento conformación mediante un memorando.

TÍTULO 14. ANEXOS

Formatos asociados a los procedimientos establecidos en el presente manual

GJ-MNPCC -AC-01 Acta de cierre GJ-MNPCC -AC-02 Acta de Iniciación de Contrato GJ-MNPC C-AC-03 Acta de liquidación de contratos GJ-MNPCC -FM-03 Listado de Control de Documentos Contractuales - Licitación pública –

Selección AbreviadaGJ-MNPCC -FM-05 Solicitud Modificación de Contrato GJ-MNPCC -FM-06 Solicitud Publicación Portal de Contratación GJ-MNPCC -FM-07 Lista de chequeo de contratación directa GJ-MNPCC -FM-08 Solicitud de Publicación Cámara de Comercio GJ-MNPCC -FM-09 Aprobación de Pólizas GJ-MNPCC -FM-10 Comunicación Designación Supervisor de Contrato GJ-MNPCC -FM-13 Estudio Precios del Mercado GJ-MNPCC -FM-14 Estudios Previos Contratación Directa GJ-MNPCC -FM-15 Solicitud Proceso Contractual Contratación Directa GJ-MNPCC-FM-17 estudios previos para las modalidades de licitación pública, concurso de meritos y selección abreviadaGJ-MNPCC-FM-18 Estudios previos para la modalidad del proceso de mínima cuantíaGJ-MNPCC- IN-01 Informe de Evaluación GJ-MNPCC -IN-03 Informe de Evaluación Jurídica GJ-MNPCC -IN-04 Informe de Supervisión y certificación de cumplimiento del ContratoGH-PCSVIR-FM-06 Certificado de no existencia de personal en planta

. SOPORTE... · Web viewDe acuerdo con lo dispuesto en el artículo 6 del Decreto 2170 de 2002,...

Documents

Transcript of . SOPORTE... · Web viewDe acuerdo con lo dispuesto en el artículo 6 del Decreto 2170 de 2002,...