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Revisión: 5 CON/? Asistencia del Personal.

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2 Todas Actualización del documento 1 0-Junio-2014

3 Todas Actualización del documento 15-Junio-2015

4 Todas Actualización del documento 28-0ctubre-2015

5 Página 9 Mejora del documento 17-Mayo-2016

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Revisión: 5 CON/? Asistencia del Personal.

Fecha: May. 16 CUNTI\I\TJ5TI\S, 5. 1\ OF c.v.

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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE ASISTENCIA DEL PERSONAL

REV. 5

REV. 4 L.R.C.

REV.3 L. R. C. M.P.A.F M.P.A.F G.A.G.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Aprobado por:

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() Procedimiento para el Control de CC-PG-016

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Fecha: May. 16 CuNTI<ATI5TAS, S. r\ Of l.. V.

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Contenido

1.0 PROPÓSITO .. .... ............ ............................................... .. ......... ........ .. ................... .. .. ...... ... .. .. ...... .. ..... .. ..... ... 3

2.0 ALCANCE .... .. .. .. .... .. ........ .. ........ ........ ..... .. ... ..... .. ........... .. ......... ............. .... ..... ....... .. ..... .... .. ......... .. ... .... .. .. ..... 3

3.0 REFERENCIAS ..... .. ... ..... ....... .. .... .............. .. ..... .. .. ..... ... .. ... ... ........... .. ..... .. ............ .......... ........ ... .. .. .. ........ ..... 3

4.0 RESPONSABILIDADES .... ... .... ... .............. .. .. ... .. .......... .. .................................................. ........... .. ..... .. .. .. ..... 3

5.0 DEFINICIONES ............... .. ... ..... .... ..... .. ...... .. .. .... .......... .. ..... .. ............ .. ... .. ............. .. ....... .. .. .. ... ... ..... ... ........... 3

6.0 PROCEDIMIENTO: ...... .. .. .. .. ... .... .. ........ ..... .. .... .. .......... .. ..... .. ............ .. ... .. ............. .. ..... ........... .... .. ...... .. ....... .4

7.0 REGISTROS Y FORMATOS ...... .. ...................... .......... .. ..... .. ... .. .... ... ... .. .. ......................... ... ....... .. ....... .. ... .... 8

8.0 DIAGRAMAS Y FLUJOGRAMAS .. .... ... ..... ..... .... .. .. ...... .. .. ... ................... .. ........................... .......... .. .. ...... .. .... 9

9.0 ANEXOS .......... ... .. ....... ..... .. ... .... .. .. ....... ............ .. ...... ... ... .... .. .... .... ... ... ..... .. ...... ..... .. .. .... ...... ......... ... .... ... ....... . 9

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Fecha: May. 16 CuNr~,, TI>Ti \ 5, S. A DE c.v.

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1.0 PROPÓSITO

Establecer los lineamientos y directrices para ejercer el control del personal en materia de asistencia, incidencias, permisos y viajes de prestación o comisión con gastos reembolsables o con cargo a la organización.

2.0ALCANCE

Este procedimiento aplica para todo el personal de la organización en las oficinas centrales y en los diferentes sitios de trabajo y proyectos de la misma.

3.0 REFERENCIAS

• Manual de Gestión de la Calidad de CONIP Contratistas. • Norma IS0-9001 :2008. • Procedimiento de Control de Documentos y Registros (CC-PG-009).

4.0 RESPONSABILIDADES

• La Dirección de Operaciones es responsable de la aprobación de este procedimiento así como de otorgar todas las herramientas, facilidades y medios para su cumplimiento y mejora.

• La Dirección Jurídica y de Relaciones Laborales, así como la Gerencia de Recursos Humanos y los encargados de Recursos Humanos en cada proyecto o sitio de trabajo son responsables de verificar la aplicación de este procedimiento.

También son responsables de verificar que se utilicen los formatos que en él se establecen y generar los registros que se deriven de su aplicación; revisar, actualizar y mejorar de manera continua este procedimiento.

• Todo el personal en general es responsable de cumplir con lo establecido en este procedimiento y con los formatos en él indicados.

Son responsables también de proponer mejoras al mismo cuando así lo amerite. También tienen la responsabilidad de participar de manera directa en este proceso con el objeto de tener el control e asistencia del personal que soporte el pago de la nómina.

• La Gerencia de Gestión de la Calidad es responsable del control de este procedimiento.

5.0 DEFINICIONES

Contingencia.- Situación o evento que afecta al personal para su llegada al centro de trabajo) provocándole un retardo. Registro de asistencia.- Es el reporte diario del ingreso, permanencia y salida del personal a sus labores, ya sea en oficina central o en obra, a través de los mecanismos de registro establecidos y que son el soporte documental del pago de la nómina. Incidencia de Personal: Es la ausencia, justificada o injustificada, del personal a sus labores cotidianas~ ~ ya sea por comisión, viaje de prestación o permiso. ---¡----

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Fecha: May.16 C n NTRt\ TIST,\ 5, S. A nF c. v .

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Pliego de com1s1on (por gastos reembolsables o a cargo de la organización).- Documento que soporta la solicitud y autorización para que una persona o empleado desempeñe un viaje de comisión y en el que se especifica el período y característica de la misma. Viaje por prestación temporal.- Es la prestación otorgada al personal derivada del cambio de residencia para el desempeño de sus funciones. Salida diaria de trabajo: Es aquella donde la organización requiere que un empleado se ausente de su lugar habitual de trabajo a otro lugar para desempeñar asuntos relacionados con la organización o con algún proyecto en particular. Esta puede ser antes y durante la jornada laboral. Comisión: Es aquella donde la organización requiere que un empleado realice un viaje de trabajo a otro lugar distinto a su lugar de adscripción para atender asuntos relacionados con la organización. Incapacidad: De conformidad con los artículos 478, 479 y 480 de la Ley Federal del Trabajo, existen tres tipos de incapacidad:

Temporal: Es la pérdida de facultades o aptitudes que imposibilita parcial o totalmente a una persona para desempeñar su trabajo por algún tiempo. Permanente parcial: Es la disminución de las facultades o aptitudes de una persona para trabajar. Permanente total: es la pérdida de facultades o aptitudes de una persona que la imposibilita para desempeñar cualquier trabajo por el resto de su vida.

Retardo: Es considerado retardo cuando el empleado registra su asistencia después del horario marcado como tolerancia para el inicio de sus labores. Retardo menor: Después de los 15 minutos y hasta la media hora. Retardo mayor: Después de los 30 minutos de la hora de inicio de sus labores.

6.0 PROCEDIMIENTO:

6.1 Registro de Control de Asistencia:

Es responsabilidad de la Gerencia de Recursos Humanos llevar el control de los horarios de entrada del personal, así como regresar a aquellas personas que acumulen tres retardos menores o con un retardo mayor.

6.1.1 Personal de Oficina Central

Para el personal de oficinas centrales, la organización concede a sus empleados la facultad de elegir el horario de trabajo entre los siguientes: De 8:00 a.m. a 18.00 p.m. o de 9:00 a.m. a 19:00 p.m. \

Según el horario que el empleado haya elegido le aplicarán las siguientes disposiciones:

1. Se tienen 15 minutos de tolerancia de 8:00 a 8:15 o de 9:00 a 9:15 según el horario elegido.

2. Después de los 15 minutos y hasta la media hora se tomará como retardo menor. 3. Al tercer retardo menor se regresará al personal , sin importar la carga de trabajo de su

área o sus actividades pendientes. 4. Aquellas personas que lleguen con un retardo mayor serán regresadas sin importar la

carga de trabajo de su área o sus actividades pendientes. 5. Los cortes de quincena serán 4 días antes de la fecha de pago y los retardos serán

computados del primero al día último de cada mes. 6. Los descuentos se aplicarán en la quincena inmediata posterior a la fecha del tercer

retardo menor o del retardo mayor, según sea el caso.

Los niveles de Dirección y Gerencia; tendrán una hora de tolerancia después de su horario de entrada elegido y tendrán tres retardos a la quincena, considerando como retardos, de las

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CON/? Asistencia del Personal. Fecha: May.16 CuNTr;:A TI STA S. S A OE C. \1 .

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9:01a 9:15am o de 10:01 a 10:15 am, al cuarto retardo menor o un retardo mayor se les descontará el día.

Todos los Directores y Gerentes estarán disponibles para el horario que requiera la organización.

En el caso de retardos por contingencias, serán consideradas las siguientes:

1. Accidentes de tráfico en vías principales. 2. Bloqueos o manifestaciones. 3. Paros en el sistema de transporte Metro. 4. Accidentes en vehículo personal incluyendo pasajeros.

Todas estas contingencias deberán estar documentadas por medios oficiales, no está permitido chats particulares.

El empleado deberá informar de la situación en la que se encuentra o bien, llegar a la oficina e informar la situación del caso presentado; en el transcurso de las siguientes 24 horas deberá justificar el hecho que provoco su retardo con la documentación correspondiente.

La Dirección Jurídica y de Relaciones Laborales enviará de manera semanal a los integrantes del Comité Directivo un reporte que contendrá únicamente a las personas que llegaron después de su horario durante la semana inmediata anterior.

6.1.2 Personal de otras oficinas y proyectos

Para el personal de los diferentes sitios de trabajo (oficinas o proyectos) los horarios se establecerán de conformidad con las necesidades y/o requisitos establecidos en el contrato o por el cliente, los cuales serán acordados entre los Directores o Gerentes de cada proyecto y la Dirección Jurídica y de Relaciones Laborales.

De igual manera las sanciones por retardos menores o mayores aplicarán en la forma establecida en el acuerdo respectivo.

Lo anterior lo comunicará de manera oficial a todo el personal del sitio de trabajo, la Dirección Jurídica y de Relaciones Laborales, según sea el caso, para su conocimiento, cumplimiento y efectos respectivos.

6.2 Incidencia.

Todo empleado que requiera ausentarse de su lugar habitual de trabajo a partir de adelante, deberá elaborar el formato CC-016-R1 "Formato de Incidencia".

Las ausencias o salidas de trabajo durante la jornada laboral, por periodos de tiempo menores a un día es decir por horas únicamente serán justificadas mediante correo electrónico enviado por el jefe inmediato del empleado a la Gerencia de Recursos Humanos, en el caso de Gerentes y Directores estos serán los que envíen el correo a la Gerencia de Recursos Humanos turnándole copia a su jefe inmediato.

Las salidas de trabajo de los mensajeros, quedan bajo la responsabilidad del Jefe Inmediato, por lo cual, el párrafo anterior no les aplica.

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Las razones por las cuales los empleados podrán ausentarse de su sitio de trabajo con goce de sueldo son:

1. Comisión de trabajo 2. Viaje de prestación.

En el caso de personal de oficinas centrales, este formato deberá llevar las siguientes firmas:

1. Solicita: Empleado. 2. Autoriza: Jefe inmediato o Gerente de Área. 3. Aprueba: Director de Área 4. Enterado: Gerente de Recursos Humanos.

En el caso de los viajes para personal de obra, este formato deberá llevar las siguientes firmas:

1. Solicita: Empleado. 2. Autoriza; Jefe Inmediato o Superintendente de Construcción 3. Aprueba: Superintendente de Construcción o Director/Gerente del Proyecto. 4. Enterado: Gerente de Recursos Humanos.

En caso de las salidas diarias de trabajo que deban ser cumpl idas antes de registrar su jornada de trabajo por tiempo determinado, únicamente serán justificadas mediante correo electrónico enviado por el Gerente o Director de área a la Gerencia de Recursos Humanos, en el caso de Gerentes y Directores estos serán los que envíen el correo a la Gerencia de Recursos Humanos turnándole copia a su jefe inmediato, mínimo el día anterior a la salida diaria de trabajo; de no ser así el empleado deberá presentarse primeramente en la oficina central a registrar su asistencia y posteriormente cumplir la comisión.

Cuando se presente el caso que un empleado se tenga que ausentar de emergencia, deberá avisar de manera verbal o telefónica a su jefe inmediato, quien avisará de inmediato a la Gerencia de Recursos Humanos o al responsable administrativo del proyecto según sea el caso, para evitar una falta injustificada. Una vez que el empleadó se presente a trabajar, deberá elaborar su formato CC-016-R1 "Formato de Incidencia" correspondiente a más tardar al día hábil siguiente al de su regreso y deberá anexar los comprobantes respectivos según sea el caso.

Toda omisión de registro de asistencia no imputable al empleado éste deberá informarlo de manera verbal e inmediatamente a la Gerencia de Recursos Humanos o a la persona que ésta designe, para que sea considerada la asistencia y dar seguimiento a la falla reportada.

Para las ausencias de un día o mayores, los Directores y Gerentes de la organización, deberán enviar un correo a los miembros del Comité informando la persona o personas que atenderán los asuntos inherentes a su área.

6.3 Comisión

La justificación de la ausencia por comisión será mediante el formato CC-016-R1 "Formato de Incidencia" el cual se deberá entregar a la Gerencia de Recursos Humanos previa autorización de la Gerencia o Dirección de Área para el control de asistencia especificando el tiempo y con las firmas establecidas en el punto 6.2 de este documento.

Este formato deberá ser entregado a la Gerencia de Recursos Humanos debidamente requisitado previo a la comisión

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En caso de com1s1ones de urgencia, el Jefe Inmediato comunicará vía correo electrónico a la Gerencia de Recursos Humanos, para su conocimiento e información, y posteriormente se entregará el formato correspondiente.

6.4 Vacaciones.

Los empleados con derecho a disfrutar vacaciones conforme a lo establecido en la Ley Federal del Trabajo y a su antigüedad en la organización, podrán solicitarlas elaborando el formato CC-016-R2 "Formato de Solicitud de Vacaciones" cuando menos el día hábil anterior al inicio del disfrute de las vacaciones debidamente requisitado, a efecto de su validación y consideración en la elaboración de la nómina que corresponda, con el acuse de recibo correspondiente.

En dicho formato, de puño y letra del empleado, deberá llevar la siguiente leyenda ratificando la constancia de disfrute de vacaciones "Manifiesto haber disfrutado mi período vacacional por los días solicitados en el presente documento", seguido de su nombre, firma, fecha y huella.

Las firmas que deberá llevar este formato serán las mismas que se mencionan en el punto 6.2 de este documento.

Los trabajadores podrán disfrutar de su período vacacional dentro de los seis meses siguientes al cumplimiento del año de servicios, en el entendido que de no hacerlo en el término de un año contado a partir del día siguiente en que se cumpla el plazo de seis meses, las mismas prescribirán de conformidad con lo establecido por la Ley Federal del Trabajo.

Las vacaciones serán disfrutadas por periodos vencidos o en su defecto hasta por la parte proporcional que les corresponda, durante el ejercicio que este transcurriendo, tomando siempre en cuenta las necesidades de la organización.

En ningún caso serán autorizados anticipadamente el disfrute de vacaciones.

6.5 Incapacidad y otras prestaciones.

6.5.1 Incapacidad

En caso de incapacidad expedida por el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) el empleado deberá entregarla de forma inmediata a la Gerencia de Recursos Humanos ya sea personalmente, por terceras personas o a través de los medios electrónicos, con independencia de que se reporten vfa telefónica con su jefe inmediato y con la Gerencia mencionada (con motivo del control de asistencia y elaboración de nómina) avisando el motivo, causa y tiempo en que permanecerá el empleado incapacitado.

Para efecto de la incapacidad se tendrá como fecha de iniciación de la enfermedad aquella en que el Instituto certifique el padecimiento (Art. 85 de la Ley del Seguro Social).

Para efectos de sacar citas en el IMSS; estas deberán hacerse vía telefónica de lo contrario, en caso de ser requerido un día será tomado a cuenta de vacaciones.

En los casos en que el empleado acuda a consulta programada ante el Instituto Mexicano del Seguro Social y éste no determine una incapacidad, o tenga que realizarse estudios de laboratorio, esta ausencia deberá ser justificada con la copia del carnet del empleado donde

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conste dicha cita o copia de la orden de estudios. En dichos casos solo procederá medio día de permiso, para casos especiales como citas no programadas o estudios especiales se podrá considerar el dfa completo con la debida justificación.

Ahora bien, en los casos en que el empleado asista a consulta con un médico particular, para ser justificada la ausencia, deberá presentar copia de la receta médica y el comprobante de la compra de las medicinas; en caso, de que el médico determine reposo, este deberá estar claramente asentado en la receta médica y no ser mayor a 1 día.

Las anormalidades al respecto serán tratadas entre la Dirección Jurídica y de Relaciones Laborales y el Director del área correspondiente.

6.5.2 Viaje por prestación

Esta prestación sólo la podrán efectuar aquellos empleados que la tengan especificada y autorizada en su respectivo formato de requisición de personal (CC-012-R 1) y/o movimiento de personal (CC-012-R3).

El empleado podrá salir de la obra u oficina central (según sea el caso) a las 15:00 horas del día viernes en que le corresponda dicho viaje y deberá reintegrarse a sus labores el día martes a más tardar a las 10:00 a.m. El viaje no podrá ser compensable en fechas que correspondan a un día festivo.

El empleado que tenga esta prestación será el responsable de elaborar de manera oportuna su solicitud de viaje por prestación a su jefe inmediato para que ésta sea aprobada por el Gerente o Director del Área correspondiente, para este caso se utilizará el formato CC-016-R1 "Formato de Incidencia" y deberá llevar las firmas establecidas en el punto 6.2 de este documento.

En el caso de no poder disfrutar en tiempo y forma de esta prestación por las necesidades del proyecto el Jefe inmediato lo regularizará avisando en tiempo y forma a la Dirección Jurídica y de Relaciones Laborales a fin de que esta última efectúe las adecuaciones al programa de dicha prestación.

6.5.3 Otras prestaciones

En los siguientes casos, se deberán presentar los documentos legales que acrediten el derecho a las prestaciones que a continuación se relacionan:

1. Cinco días laborables con goce de sueldo a los hombres trabajadores, por el nacimiento de sus hijos y de igual manera en el caso de la adopción de un infante.

2. Hasta tres dfas, en caso de fallecimiento del cónyuge o concubina, hijos, padres, hermanos.

7.0 REGISTROS Y FORMATOS.

Titulo Formato

Formato de Incidencia CC-016-R1

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Titulo Formato

Formato de Solicitud de Vacaciones CC-016-R2

8.0 DIAGRAMAS Y FLUJOGRAMAS

El Diagrama de flujo de la siguiente página representan de manera gráfica la secuencia del proceso de control de la asistencia del personal contenido es este documento.

9.0ANEXOS

Sin Anexos

() CON/?

CONTNA liS 1M, S,,\ OE <Y.

Formato de Incidencia

CC-016-R1

Formato de Solicitud de Vacaciones

CC-016-R2

Procedimiento para el Control de Asistencia del Personal.

Diagrama de Flujo

El personal de la organización requiere ausentarse del sitio de

trabajo.

El empleado elabora su formato correspondiente según sea el

caso.

No

Si

El formato es firmado por la persona que solicita

Se recaban las firmas necesarias de autorización

El formato se entrega a la Gerencia de Recursos

Humanos

Se entrega copia al empleado

• Se archiva formato de incidencia en expediente

físico del empleado

• FIN

No

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Revisión: 5 Fecha: May. 16

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