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UNIVERSIDAD SIMN BOLVARVICERRETORADO ACADEMICO

DECANATO DE ESTUDIOS TECNOLGICOSCOORDINACION DE ADMINISTRACIN DEL TRANSPORTE Y

ORGANIZACIN EMPRESARIAL

ANLISIS DE BRECHAS Y FORMULACIN DE UN PLAN PARA LAIMPLEMENTACIN DEL SIGEFIRRHH EN LA COORDINACIN DE

RECURSOS HUMANOS DE LA GOBERNACIN DEL ESTADO VARGAS.

Informe de Pasantas presentado ante la Ilustre Universidad Simn Bolvar, comorequisito para optar al Titulo de Tcnico Superior Universitario en

(Organizacin Empresarial)

Autor: Reinaldo J, lvarez L.Carnet: 07-6065C.I.: 19.797.477Tutor Acadmico: Emilse Aponte

Camur Grande, Enero de 2011.

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DEDICATORIA

Primero que nada le quiero dar gracias a Dios nuestro Seor por permitirme la

vida y la oportunidad de vivir este momento tan glorioso y satisfactorio. Quieroagradecer a todas aquellas personas que de una forma u otra formaron parte de esta

historia, mi madre Maria Laya mujer digna de admiracin, luchadora, emprendedora le

doy las gracias por hacer de mi un buen ciudadano, por la educacin que me dio y por

cada unos de los consejos dados durante ese largo camino universitario gracias madre

este triunfo tambin es tuyo. A mis hermanos (Rosmary, Rosely, Rodney, Roneily y

Rosnel) gracias por su apoyo incondicional los admiro a cada uno de ustedes los quiero

y los amo.

Agradezco a Lennys Chvez adems de ser mi pareja, es una amiga

incondicional con la que pude contar durante mis estudios universitarios, gracias por ser

testigo de este sueo hecho realidad. A mis compaeros de estudios y amigos Nelson

Moreno, Robinson Marquez y Yesiret Surez gracias por ofrecerme su amistad y estar

conmigo en las buenas y malas ustedes son un vivo ejemplo de una verdadera amistad.

Tambin le doy las gracias a la Universidad Simn Bolvar y a todo su equipo de

trabajo desde el personal administrativo, profesores, obreros y todos aquellos que

formen parte de esta casa de estudio; el haberme permitido ser parte de esta excelente

familia la cual, me siento orgulloso de haber sido un miembro mas. Gracia por su

granito de arena hoy soy y ser un usebista con orgullo para toda la vida agradecido

eternamente.

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RECONOCIMIENTO

Quiero hacer un agradecimiento formal a todos aquellos profesores que me

apoyaron durante estos aos de estudios, en especial a la profesora Emilse Aponte

adems de ser una excelente profesora es una gran amiga a la que admiro y respeto y

conquien estoy muy agradecido por haberme aceptado como su pasante, por su

paciencia y la manera de transmitirme sus conocimientos y consejos, los cuales me han

servido de mucha ayuda en mi vida personal y en el campo laboral.

Agradezco tambin a la Gobernacin del Estado Vargas el haberme permitidoformar parte de su equipo de trabajo, y aportar mis conocimientos como herramientas en

las diversas actividades que se ejecutan en esta organizacin. Agradezco tambin al

seor Robinson Tejena quien adems de ser un excelente jefe y amigo es un gran tutor

profesional ya que, le brinda al estudiante la oportunidad de participar y aportar ideas

en proyectos de gran envergadura facilitndole al estudiante los recursos necesarios y

los conocimientos que se requieren para este tipo de trabajos.

Este reconocimiento quiero extenderlo hasta una gran amiga y excelente

compaera de trabajo, como lo es la seora Lolimar Mata quien me asesoro gui y

ayudo en mi desenvolvimiento en cada una de las funciones que deba realizar, durante

el periodo de pasantias. Gracias a su apoyo y consejos tengo una visin mas clara con

respecto al mbito laboral y las responsabilidades que se deben de asumir al momento

de gerencial en una organizacin.

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INDICE GENERAL

p.

ndice de Cuadros, Grficos, o tablas viiResumen viiiIntroduccin.. 1

Captulo IMarco Referencial. 3

1.1.- Marco Institucional.. 31.1.1.- Resea Histrica de la Organizacin.. 31.1.2.-Identificacin 31.1.3.- Misin 41.1.4.-Visin.. 41.1.5.-Valores 4

1.1.6.- Objetivos General... 51.1.7.-Objetivo Especifico. 51.2.- Estructura Organizativa.. 5

1.2.1.- Estructura Organizativa de la Unidad de Investigacin......... 71.2.2.-Estructura Organizativa de la Direccin de RRHH. 8

1.3.- Marco Legal.. 91.4.- Diagnstico... 10

1.4.1.- Descripcin y Anlisis de la Situacin Actual 101.4.2.- Anlisis del Diagnstico del Problema 13

Captulo IIEl Problema... 14

2.1.- Planteamiento del Problema... 142.2.- Formulacin del Problema. 152.3.- Objetivos de la Investigacin.. 16

2.3.1.- Objetivo General... 162.3.2.- Objetivos Especficos 16

2.4.- Justificacin e importancia. 172.5.- Alcance y Limitaciones 17

Captulo IIIMarco Terico 19

3.1.- Gerencia Pblica..... 19

3.1.1.- Concepto 193.1.2.- Objetivos de la Gerencia Pblica. 203.1.3.- Caractersticas de la Gerencia Pblica.. 203.1.4.- Importancia de la Gerencia Pblica... 21

3.2.-Adquisicin de un Software como Herramienta de Trabajo 223.2.1.-Adopcin de la Tecnologa 22

3.3.- Sistema de Informacin Aplicados a los Recursos Humanos. 233.3.1.- Objetivo de un Sistema de Informacin de RRHH........ 24

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3.3.2.-Principales Fuentes de un Sistema de Informacin de RRHH... 243.3.3.-Caractersticas que debe tener un Sistema de Informacin. 253.3.4.-Ventajas y Limitaciones de un Sistema de Informacin. 26

3.4.-Sistema de Gestion Financiera de Recursos Humanos SIGEFIRRHH 273.4.1.-SIGEFIRRHH... 273.4.2.-Finalidad del Sistema SIGEFIRRHH... 27

3.4.3.-Principios bsicos que regulan el Sistema SIGEFIRRHH... 283.4.4.-Objetivos del Sistema SIGEFIRRHH.. 283.4.5.- Interrelacin con otros Sistemas.. 293.4.6.-Caractersticas del Sistema SIGEFIRRHH.. 303.4.7.-Importancia de SIGEFIRRHH 30

3.8.-Antecedentes.. 31

Captulo IVMarco Metodolgico.... 33

4.1.- Tipo de Investigacin... 334.2.-Diseo de la Investigacin 334.3.- Poblacin y Muestra . 34

4.4.- Anlisis y Tratamiento de la Informacin. 374.4.1.- Elaboracin de Procedimientos.. 374.4.2.- Diagrama Gantt Actividades Realizadas. 39

Captulo V5.1.- Presentacin y Anlisis de los Resultados 405.2.-Anlisis de los Resultados 46

Conclusiones. 48Recomendaciones. 50Fuentes de Informacin... 51Anexos.. 53

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NDICE DE CUADROS, GRFICOS O TABLAS

Cuadro 1. Comparacin de los Sistemas Gerenciales LEGADMI y SIGEFIRRHH..12Cuadro 2. Operacionalizacion de Variables.35Cuadro 3. Anlisis DOFA44Grafico. 1 Capacidad del personal para usar el nuevo sistema ...40Grafico. 2. Conocimiento de las ventajas y desventajas 41Grafico 3. Contacto con los manuales 42Grafico 4. Cumple con las expectativas del personal ..42Grafico 5. Confiabilidad en los procesos Administrativos 43

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NDICE DE CUADROS, GRFICOS O TABLAS

Figura 1. Organigrama estructural de la Gobernacin del Estado Vargas.. 7

Figura 2. Organigrama Estructural de La Direccin de Recursos Humanos ..8Figura 3. Diagrama de Flujo de una Gerencia Publica...19Figura 4. Diferencias entre una Gerencia Publica y una Privada...21

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UNIVERSIDAD SIMN BOLVARVICERRETORADO ACADEMICO

DECANATO DE ESTUDIOS TECNOLGICOSCOORDINACION DE ADMINISTRACIN DEL TRANSPORTE Y

ORGANIZACIN EMPRESARIAL

ANLISIS DE BRECHAS Y FORMULACIN DE UN PLAN PARA LAIMPLEMENTACIN DEL SIGEFIRRHH EN LA COORDINACIN DE

RECURSOS HUMANOS DE LA GOBERNACIN DEL ESTADO VARGAS.

Autor: Reinaldo J, lvarez L.

Tutor Acadmico: Emilse AponteFecha: Enero 2011

RESUMEN

El periodo de pasantias fue realizado en la Gobernacin del Estado Vargas,especficamente en la Gerencia de Recursos Humanos. Se trabaj en funcin de un plande actividades orientado analizar las brechas para la implementacin del Sistema deGestin Financiera de Recursos Humanos (SIGEFIRRHH) en la Direccin de RecursosHumanos. Las actividades consistieron en identificar los procedimientos

administrativos, a travs de la lectura de leyes relacionadas, manuales de normas yprocedimiento y cuestionarios estructurados con el personal de la Direccin de RecursosHumanos, entrevistas y observacin directa. As mismo, se evaluaron las ventajas ydesventajas del SIGEFIRRHH a travs de la aplicacin de una matriz DOFA al sistema,lo que permiti identificar algunas brechas para la implementacin definitiva delmismo. Los resultados de las entrevistas indicaron desconocimiento del funcionamientodel sistema y posible resistencia al cambio. Por ltimo se presenta la formulacin de unplan con indicaciones para la Direccin de Recursos Humanos y la Direccin Tcnicacon lo cual se lograr la implementacin del sistema y la previsin de fallas al momentode su definitiva implementacin. Se recomienda la capacitacin por mdulos, laadquisicin de un mejor soporte tecnolgico, la actualizacin de los manuales denormas y procedimientos actuales, la capacitacin continua al personal que labora en ladireccin y la integracin del resto de las Direcciones relacionadas con el sistema.

Palabras Claves: Recursos Humanos, Sistemas de informacin, SIGEFIRRHH,Capacitacin.

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INTRODUCCIN

Histricamente se considera que una de las funciones ms importantes de laeducacin universitaria es formar profesionales con capacidad para responder ante las

demandas que la sociedad le impone. Partiendo de la anterior afirmacin, las pasantas

profesionales son una oportunidad para poner en evidencia el dominio de ciertas

habilidades y destrezas relacionadas con el rea de formacin acadmica ya que le

brinda al estudiante la experiencia y la prctica que se necesita en el mbito

organizacional y a su vez le permite a la empresa incorporar personal activo que pueda

innovar con sus ideas.

En tal sentido, este informe describe las pasantas realizadas en la Gobernacin

del Estado Vargas, las cuales consistieron en el diseo de una propuesta para la

adecuacin de los procesos administrativos de la Direccin de Recursos Humanos al

Sistema de Gestin Financiera de Recursos Humanos (SIGEFIRRHH) para su posterior

implementacin, las cuales contemplan un perodo de 12 semanas a tiempo completo.

Al comienzo de las pasantias fue evaluado y aprobado el plan de trabajo y a

partir de all se gener un cronograma de actividades, donde se plasmaron los objetivosa cumplirse en el desarrollo de las tareas asignadas.

En toda organizacin la Administracin de Recursos Humanos consiste en la

planeacion, organizacin, desarrollo y coordinacin, de todo lo relacionado con el

personal de una organizacin, la cual se sustenta en el uso de tcnicas capaces de

promover el desempeo eficiente del personal, y representar el medio que permita a las

personas que colaboran en ellas, alcanzar los objetivos individuales relacionados directa

o indirectamente con labor fundamental de empresa. Entre estas tcnicas se encuentra eluso de sistemas de informacin, los cuales se han convertido en uno de los principales

recursos para planificacin y el tratamiento de datos para integrarlos en un nico

sistema de gestin.

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De este modo, adoptar una tecnologa (Sistema de Informacin Gerencial) que

permita mejorar y optimizar los procedimientos actuales en la Direccin de recursos

Humanos de la Gobernacin del Estado Vargas, requiere de una minuciosa evaluacin

en donde se puedan identificar posibles brechas entre los procedimientos actuales y las

operaciones que ofrece el sistema a incorporar, por lo que existe la posibilidad de quealgunos deban ser modificados y reorganizados, se requiera la capacitacin del personal

y sea necesaria la propuesta de nuevos procedimientos para lograr con xito

transferencia del sistema actual (LEGADMI), al propuesto (SIGEFIRRHH).

Dentro de este orden de ideas, cabe mencionar, que este informe contempla una

estructura bien definida, en el que se exponen todas las actividades realizadas durante el

perodo de pasantias en la Gobernacin del Estado Vargas.

El informe est estructurado en cinco captulos descritos de la siguiente manera:

El Capitulo I abarca toda la informacin referente a la Gobernacin del Estado Vargas

su resea histrica, la misin y visin, sus objetivos, la estructura organizativa tanto de

la organizacin como la del rea en donde fueron realizadas las pasantas, entre otras.

El Capitulo II presenta el problema que afecta a la organizacin, los objetivos de la

investigacin, los alcances y las limitaciones para resolver esta problemtica.

El Capitulo III se enfoca en el marco terico relacionado con la gerencia pblica, la

adopcin y transferencia de tecnologas y los sistemas de informacin aplicados a los

recursos humanos.

El Capitulo IV se refiere al marco metodolgico, al tipo de investigacin, las tcnicas

utilizadas y la operacionalizacin de las variables.

Por ltimo, el Capitulo V donde se exponen los resultados de la investigacin, las

conclusiones del mismo y una serie de recomendaciones a la organizacin.

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CAPITULO I

1.1.-LA ORGANIZACIN

1.1.1.-Resea de la Organizacin

El 29 de mayo de 1998, el Congreso de Venezuela crea el Territorio Federal

Vargas, el cual result integrado por el Municipio Vargas, cuya capital es la ciudad de

la Guaira. El 03 de julio de 1998, el Territorio Federal Vargas es elevado a la categora

de Estado y el Ciudadano Presidente de la Republica Dr. Rafael Caldera, en el ejercicio

de sus atribuciones, nombra al ciudadano Adolfo Pastran Matute Gobernador del

Territorio, quien desempe el cargo desde la fecha 09 de septiembre de 1998, hasta el

31 de diciembre de 1999. Luego fue relevado de su cargo el 01 de enero de 1999, por el

Ciudadano Mario Alfredo Laya Camacho.

La Gobernacin del Estado Vargas en la actualidad cumple con una estructura

organizativa funcional y moderna, la cual se origin bajo criterios de Control de

Gestin, Reagrupamiento de Funciones de Procesos y Reduccin y Simplificacin de

los niveles Jerrquicos. La Gobernacin del Estado Vargas es un ente pblico creado

con el objetivo fundamental de prestar servicios de salud, educacin y seguridad,

logrando de este modo, el mejoramiento de la calidad de vida de los varguenses.

1.1.2.-Identificacin

La Gobernacin del Estado Vargas esta ubicada especficamente en la Calle San

Sebastin, entre Navarrete y Sorocaima, Centro Profesional Manoa, Parroquia

Maiqueta, Estado Vargas.

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Direccionamiento Estrattigo

1.1.3.-Misin

Prestar los servicios de educacin, salud y seguridad que contribuyan al

mejoramiento de la calidad de vida del ciudadano, a travs de la motivacin e

incorporacin de los miembros de las distintas comunidades, como actores relevantes en

el esfuerzo que se requiere para la transformacin y creacin de una ciudad turstica,

participativa, solidaria y humanista.

1.1.4.-Visin

Ser una Organizacin modelo a travs de los procesos de transformacin del Estado

Venezolano, en donde la prestacin de servicio debe ser reconocidos, slidos,

prestigiosos y confiable, en virtud de su gestin transparente, a travs de sus sistemas de

informacin, profesionalismo y excelencia de sus recursos y estar siempre dispuesta al

cambio para enfrentar cualquier tipo de retos.

1.1.5.-Valores

Dentro del marco de actitud y compromiso que debe poseer la labor del funcionario de

la Gobernacin del Estado Vargas, y basado en el Cdigo de Conducta de los

funcionarios Pblicos se pueden sealar: La honestidad. La equidad, el decoro, la lealtad,

la vocacin de servicio, la disciplina, la responsabilidad, la eficiencia, la puntualidad, la

transparencia y la pulcritud.

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OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIN

1.1.6.-Objetivo General

Ser una institucin de carcter pblico que garantiza la prestacin de servicio ptimo

en materia de salud, educacin, infraestructura y seguridad ciudadana, con la finalidad

de promover y garantizar la calidad de vida de los habitantes del Estado Vargas.

1.1.7.-Objetivo Especficos

Minimizar las principales debilidades del Estado en lo relativo a su baseinfraestructura, mantenimiento y conservacin urbana.

Promover iniciativa productiva en rea estratgicas del Estado.

Elevar la capacidad de informacin, estudio y diagnostico sobre el Estado.

Promover la transformacin, estudio y diagnostico sobre el Estado.

Promover la transformacin cultural de los habitantes del Estado para garantizar

una calidad de vida digna.

Contribuir a elevar la eficiencia y la eficacia de los procesos parroquiales en

todos sus mbitos y niveles para fortalecer el concepto de gobierno parroquial en

el Estado.

1.2.-Estructura Organizativa

La Gobernacin del Estado Vargas esta estructurada de la siguiente manera: El

Gobernador, Consultara Jurdica, Secretaria General de Gobierno, Secretaria de

Despacho, Secretaria Administrativa, Secretaria de Desarrollo Econmico, Secretaria de

Desarrollo Humano y Secretaria de Infraestructura.

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Mencionando a la Secretaria Administrativa, la cual esta compuesta por varias

direcciones: Direccin de Planificacin y Presupuesto, Direccin de Tecnologa,

Direccin de Administracin y Finanzas y la Direccin de Recursos Humanos unidad

donde se desarrollaran las pasantias

La Direccin de Recursos Humanos tiene como misin ser una dependencia de la

Gobernacin del Estado Vargas, adscritas a la Secretaria Sectorial Administrativa,

comprometida con la planificacin, programacin, coordinacin, organizacin y

supervisin de las actividades de la Administracin de Recursos Humanos, su visin es

garantizar la aplicacin de las tcnicas y normativas legales vigentes en materia de

reclutamiento, seleccin, capacitacin, desarrollo de carrera, registro, control, servicio

al personal, remuneracin, bienestar social y contratacin colectiva, a fin de lograr una

eficaz administracin de los recursos humanos de la Gobernacin del Estado Vargas.

Cabe mencionar que, tal direccin posee su propia estructura conformada por: la

Coordinacin de Captacin Capacitacin y Desarrollo del personal, la Coordinacin de

Bienestar Social, la Coordinacin de Administracin de Recursos Humanos y la

Coordinacin de Egresos.

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1.2.1.- Fig. 1. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA GOBERNACIONDEL ESTADO VARGAS

Fuente: Gobernacin de Vargas. Disponible en: [www.estadovargas.gob.ve]. Ao: (2010)

OORRGGAANNIIGGRRAAMMAAEESSTTRRUUCCTTUURRAALLEEJJEERRCCIICCIIOO FFIISSCCAALL22001100SSEECCRREETTAARRAAGGEENNEERRAALLDDEE GGOOBBIIEERRNNOO

CONSULTORIA JURDICA AUDITORIA INTERNA

DIRECCIN DE CONTROLDE GESTIN

DIRECCIN DE PLANIFICACINESTRATEGICA Y ORDENAMIENTO

TERRITORIAL

SSEECCRREETTAARRAASSEECCTTOORRIIAALLDDEEAADDMMIINNIISSTTRRAACCIINN

SSEECCRREETTAARRAASSEECCTTOORRIIAALLDDEEDDEESSAARRRROOLLLLOO EECCOONNOOMMIICCOO

SSEECCRREETTAARRAASSEECCTTOORRIIAALLDDEEEEDDUUCCAACCIINN,, CCUULLTTUURRAAYY

DDEEPPOORRTTEE

SSEECCRREETTAARRAASSEECCTTOORRIIAALLDDEEPPAARRTTIICCIIPPAACCIINNPPOOPPUULLAARRYY DDEESSAARRRROOLLLLOO SSOOCCIIAALL

SSEECCRREETTAARRAASSEECCTTOORRIIAALLDDEE SSAALLUUDD

SSEECCRREETTAARRAASSEECCTTOORRIIAALLDDEESSEEGGUURRIIDDAADDCCIIUUDDAADDAANNAA

DIRECCIN DEINFORMACIN YCOMUNICACIN

DIRECCIN DE SERVICIOS

ADMINISTRACINY DE PERSONAL

DIRECCIN DE SERVICIOSDE ARCHIVOS Y DE

PGINAS WEB

OFICINA ESTADALANTIDROGAS

DIRECCIN DE

SEGURIDAD INTEGRAL

DIRECCIN DEPROTECCIN CIVIL Y

ADMN. DE DESASTRES

DIRECCIN DETELECOMUNICACIONES

CIRCUNSCRIPCINMILITAR DEL ESTADO

VARGAS

DIRECCIN DEDESARROLLO REGIONAL

DIRECCIN DE

ECONOMIA POPULAR

DIRECCIN DEEDUCACIN

DIRECCIN DE SERVICIOS

ADMINISTRATIVOSY DE PERSONAL

DIRECCIN DESALUD

DIRECCIN DE SERVICIOS

ADMINISTRATIVOSY DE PERSONAL

DIRECCIN DEODONTOLOGIA Y SALUD

BUCAL

DIRECCIN DEPROMOCIN SOCIAL E

INTEGRACIN FAMILIAR

DIRECCIN DE GESTION

COMUNITARIAY ATENCIN CIUDADANA

PREFECTURA DELESTADO VARGAS

DIRECCIN DEPLANIFICACIN YPRESUPUESTO

DIRECCIN DE

RECURSOS HUMANOS

DIRECCIN DEADMINISTRACIN Y

DIRECCIN DETCNOLOGIA

DIRECCIN DE APOYOTECNICO Y CONTROL

ADMINISTRATIVO

CONSEJO ESTADAL DEPLANIFICACIN Y COORD.DE POLTICAS PBLICAS

PROCURADURIAGENERAL DEL

ESTADO VARGAS

FUNDACIN MISIONESSOCIALES

FUNDACIN CASADEL ABUELO DELESTADO VARGAS

FUNDACIN PARA ELDESARROLLO AGRICOLA

DEL EDO. VARGAS

FUNDACIN DEEMERGENCIA Y RESCATE

VARGASALUD

FUNDACINREGIONAL NIOSIMN VARGAS

INSTITUTO REGIONALDE LA MUJER

INSTITUTO AUTONOMODE INFRAESTRUCTURADEL ESTADO VARGAS

INSTITUTO AUTONOMO DEPOLICIA Y CIRCULACIN

DEL ESTADO VARGAS

INSTITUTO AUTONOMODE TURISMO DELESTADO VARGAS

INSTITUTO AUTONOMODE VIALIDAD YTRANSPORTE

INSTITUTO AUTONOMODE IMPRENTA DELESTADO VARGAS

INSTITUTO AUTONOMODE LA VIVIENDA DEL

ESTADO VARGAS

INSTITUTO REGIONAL DEEDUCACIN, FISICA Y

DEPORTE

INSTITUTO AUTONOMODE CRDITO POPULARDEL ESTADO VARGAS

SUPERINTENDENCIA DEADMINISTRACIN

TRIBUTARIA

DEMIVARGAS

SERVICIO AUTONOMOCUERPO DE BOMBEROS

DEL ESTADO VARGAS

SERVICIO AUTONOMOSISTEMA INTEGRAL DE

EMERGENCIAS 171

DDEESSPPAACCHHOO DDEELL GGOOBBEERRNNAADDOORR

Fecha: 08-03-2010

/ElioFUNDACIN PARA EL

DESARROLLO CULTURALDEL EDO. VARGAS

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DIRECCIN DERECURSOS HUMANOS

1.2.2.-Fig. 2. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA DIRECCION DERECURSOS HUMANOS

FUENTE: Fig. 2. Direccin de Recursos Humanos (2007)

COORD.ADMN.R.R.H.H

COORD.CAPTCAPACITACION Y

DES.

COORD. DEBIENESTAR

SOCIAL

COORD. EGRESOY PREST.

SOCIALES

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1.3.-MARCO LEGAL

Toda Organizacin bien sea de ndole pblico o privado debe contar con una

estructura jurdica formada por un conjunto de deberes y derechos recprocos queforman la base de su actividad. La Gobernacin del Estado Vargas especficamente el

rea de Recursos Humanos se rige por las siguientes bases legales.

-Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela: Esta organizacin se rige

por lo estipulado en esta ley, en cuanto a lo que se refiere, normas sobre ingresos,

ascensos, traslados, supervisin y retiro de los funcionarios, funcionarios de la

administracin pblica y proveer su incorporacin a la seguridad. La ley determinaralas funciones y requisitos que deben cumplir los funcionarios pblicos y funcionarias

pblicas para ejercer su cargo, tal cual como lo establece la ley aprobada en referendo

constitucional en el ao (2009), publicada en la gaceta oficial extraordinaria (N.5.908)

del mismo ao.

-Ley de Estatutos de la Funcin Publica: La Gobernacin del Estado Vargas en

funcin de un ente del estado es decir pblico, se rige por artculos de esta ley, para

seleccionar el personal, para la evaluacin entre otros de carcter administrativos, ascomo lo contempla la gaceta oficial (N.37.522) publicada en septiembre de (2002).

-Ley Orgnica del Trabajador: Todas las organizaciones deben guiarse por esta, ya

que esta seala los deberes y obligaciones de patrono y trabajadores, as como lo expone

en la gaceta oficial de la Republica Bolivariana de Venezuela (N.345.378) publicada en

abril de (2006).

-Ley de Seguro Social: Por medio de esta se calcula el monto a descontar a lostrabajadores y el aporte del patrn, pensiones, inhabilitado, y todo lo referente al Seguro

Social para el trabajador, tal cual lo seala la gaceta oficial (N.4322,3), publicada en el

mes de octubre de (1991).

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-Ley de Seguro de Paro Forzoso: Esta ley estipula todo lo referente al pago del

trabajador en caso de ser despedido o renuncia del mismo, y por lo que se rige el

trabajador y el patrono, contemplado en la gaceta oficial extraordinaria (N. 5.392) en el

mes de octubre de (1999).

1.4.-DIAGNOSTICO

1.4.1.-Descripcin y Anlisis de la Situacin Actual

En la Direccin de Recursos Humanos de la Gobernacin del Estado Vargas se

realizan diversas funciones tales como: sueldos y salarios, liquidaciones, clculo deprestaciones; entre otras. Todas estas tareas son ejecutadas bajo los parmetros de un

Sistema Administrativo llamado LEGADMI. Este sistema es administrado por una

empresa trasnacional con sede en Venezuela y Costa Rica, dedicada a la prestacin de

servicios de Consultora, Asesora y Desarrollo de Aplicaciones Administrativas, con

una amplia y probada experiencia en las reas de Sistemas de Informacin y

Administracin de Base de Datos, siempre amparado en las tecnologas de punta.

Desde que se cre la Gobernacin la Direccin de Recursos Humanos ha venidotrabajando con este sistema, ya que el mismo es amplio, completo y le proporciona la

informacin requerida de manera eficaz al usuario, tambin es fcil de usar lo que le

permite al trabajador compenetrarse con sus tareas.

A pesar de estas ventajas, la organizacin desea sustituirlo puesto que es muy

costoso y no se cuenta con el presupuesto necesario para seguir cubriendo los gastos

que su mantenimiento genera. Este sistema depende directamente de la empresa

Legadmi, la cual presta el servicio de administracin y mantenimiento, es decir; de

presentarse alguna falla en el sistema, la reparacin solamente la pueden solventar los

tcnicos de esta organizacin, lo que pudiera ocasionar un colapso en las actividades

laborales que se realizan en este ente gubernamental y adems resta autonoma a la

organizacin en el manejo de sus procedimientos.

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La Gobernacin del Estado Vargas desea implantar un nuevo sistema administrativo

el cual lleva por nombre Sistema de Gestin Financiera de Recursos Humanos

SIGEFIRRHH, entre sus ventajas est que puede ser administrado por el personal del

ente gubernamental, logrando optimizar las herramientas de trabajo las cuales son de

gran importancia en el desarrollo de las actividades que se realizan en este organismopblico y reduciendo los gastos de mantenimiento que genera el sistema actual. Sin

embargo, se desconocen las posibles brechas que puedan existir entre los

procedimientos que se realizan actualmente en la Direccin de Recursos Humanos y las

operaciones que se realizarn tras la implementacin de este nuevo sistema.

La Direccin de RRHH se compone de cuatro (4) coordinaciones:

Administracin, Capacitacin, Bienestar social y Egreso y prestaciones sociales, y de

estas, tres (3) coordinaciones utilizan como herramienta principal el sistema LEGADMI(Administracin, Bienestar social y Egreso y prestaciones sociales). A continuacin se

describen los procedimientos actuales asociados a la herramienta.

El sistema se compone de dos mdulos principales:

1) MODULOS DE PAGOS:

* Nomina

* Vacaciones

* Utilidades

* Prestamos

* Prestaciones Sociales

* Intereses Prestaciones Sociales

2) MODULOS DE RECURSOS HUMANOS:

* Reclutamiento

* Adiestramiento

* Desarrollo de Carrera

* Bienestar Social

* ndices e Indicadores de Gestin

* Lneas de Reporte

* Autogestin

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Los procedimientos administrativos se entrecruzan en los distintos mdulos delsistema.

Adicionalmente, en funcin de entrevistas con personal y la revisin de los manuales de

usuario de ambos sistemas se obtiene el siguiente cuadro comparativo.

Cuadro 1.COMPARACIN DE LOS SISTEMAS GERENCIALES: LEGADMI ySIGEFIRRHH

Sistema actual: Sistema a implementar:Sistema Administrativo LEGADMI: amplio en

vista de que abarca todas las actividades de

recursos humanos, rpido y seguro debido a los

controles y validacin de la informacin con la

que cuenta, pero muy costoso ya que su

mantenimiento depende de la empresa que lo

desarroll.

Sistema Administrativo aprobado por la

Administracin Pblica desde el ao 2007

denominado Sistema de Gestin Financiera

de Recursos Humanos (SIGEFIRRHH)

concebido para todos los Organismos de

Administracin Pblica por lo que es

totalmente gratuito.

El personal conoce el sistema, lo ha trabajado

desde que se fund la Gobernacin.

El sistema es nuevo y desconocido por el

personal, aunque se ha implementado con

xito en otras organizaciones de la

administracin pblica, como el Ministerio

de Ciencia y Tecnologa, an se desconoce

su funcionamiento en la Gobernacin.

Es adaptable a cualquier organizacin y

garantiza los cambios a los continuos

requerimientos legales, fiscales, contractuales

de cada organizacin, adems se fundamenta

en las mejores prcticas de negocios.

Esto forma parte del servicio aportado por la

empresa.

Est programado en cdigo abierto

(software libre), por lo cual es posible

reacondicionar lo mdulos, adaptarlos y

mejorarlos segn los requerimientos legales,

fiscales, contractuales de cada organizacin,

lo cual puede ser realizado por el personal

de la Direccin de Tecnologa e

Informacin.

El mantenimiento es costoso y limita el nmero deusuarios.

Es gratis, su mantenimiento depender de laDireccin de Tecnologa.

Fuente propia. (2010)

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1.4.2.-Anlisis del Diagnostico del Problema

Ante las ventajas que ofrece el SIGEFIRRHH la organizacin est decidida a

adoptar y transferir esta tecnologa, sin embargo hacerlo sin evaluar previamente la

coherencia entre los procesos administrativos actuales y las operaciones que requiere el

sistema, conlleva en desconocer las posibles brechas, lo cual puede repercutir en el

incumplimiento de las funciones de la Direccin de Recursos Humanos lo que se

traduce en posibles retrasos de los pagos de la nmina, errores en los clculos de

beneficios y deducciones, extravo de informacin, entre otros, lo que representa una

amenaza para el buen funcionamiento de la organizacin.

En vista de que la instalacin del SIGEFIRRHH forma parte del plan de Gestin

actual de la Gobernacin, se requiere formular plan para la implementacin definitivadel sistema en la Direccin de Recursos Humanos, lo cual requiere una evaluacin

minuciosa al mismo, de tal manera que se reduzcan las posibles brechas que puedan

existir antes de comenzar a utilizarlo definitivamente.

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CAPITULO II

EL PROBLEMA

2.1.-Planteamiento del Problema

Los avances tecnolgicos han obligado al hombre no solo a desarrollar sino a

incrementar la calidad de las diferentes formas de dirigir una organizacin, en este

proceso los sistemas de informacin computarizados se han convertido en elementos

indispensables para todos los niveles gerenciales y todas las actividades que un

computador pueda facilitar.

Segn Amandi (2009) un sistema de informacin dentro de una organizacin

juega el papel anlogo al del sistema nervioso de un animal (p. 345). Incluido en el

sistema estn los componentes que ejecutan funciones tales como: la percepcin,

clasificacin, transmisin, almacenamiento, recuperacin, transformacin. Su propsito

primordial es proporcionar informacin para la toma de decisiones y la coordinacin.

En el sentido ms amplio el sistema de informacin administrativo incluye todos los

componentes envueltos en la toma de decisiones, coordinacin y advertencia para unaorganizacin.

Actualmente diversas instituciones pblicas del pas estn en el deber de instalar

el Sistema Computarizado aprobado por la Administracin Pblica desde el ao 2007

denominado Sistema de Gestin Financiera de Recursos Humanos (SIGEFIRRHH).

Este sistema tiene como objetivo relacionar coherentemente las etapas de formacin del

presupuesto de gasto de la institucin y ejercer control sobre la ejecucin del

correspondiente presupuesto de gasto, registrar las transacciones vinculadas con la

gestin del personal, mantener actualizados los expedientes del personal, suministrar

informacin confiable y oportuna requerida para la definicin de polticas y la toma de

decisiones efectivas, conocer los pasivos laborales del Sector Pblico, garantizar el

control, la seguridad y transparencia de las respectivas transacciones, entre otras.

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Es importante mencionar que este sistema se fundamenta en disposiciones

contenidas en la Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela, Ley de

Reforma Parcial de la ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico,

Ley Orgnica del Trabajo, Ley sobre Simplificacin de Trmites Administrativos y Ley

Orgnica contra la Corrupcin y sus operaciones fueron diseadas principalmente parala rea de Recursos Humanos.

Esta organizacin ha trabajado bajo las directrices de este sistema LEGADMIL

en el cual se desarrollan gran parte de las actividades como: el clculo de prestaciones,

liquidaciones, puntos de cuentas, constancias de trabajos, entre otras a la perfeccin

pero el mismo es muy costoso en lo referido al mantenimiento, adems que es

administrado por una empresa privada que posee la licencia de uso, por lo que el cambio

a un nuevo sistema es definitivo; sin embargo el personal desconoce el funcionamientodel nuevo sistema, lo que puede generar resistencia al cambio, desajustes en la entrega

de reportes y cumplimiento de procesos por parte del personal de la Direccin de

Recursos Humanos, debido a que el nuevo sistema puede requerir de nuevas tareas,

nuevos lapsos de espera, distintos procedimientos de clculo, entre otras operaciones; lo

que representa una amenaza en las funciones de la Direccin de Recursos Humanos.

2.2.-Formulacin del Problema

La Gobernacin del Estado Vargas est en la obligacin de prestar un buen servicio

y es de suma importancia contar con excelentes herramientas de trabajo como tambin

un buen equipo de trabajo, esta organizacin trabaja en funcin de un servicio ptimo y

de calidad que los haga crecer como institucin y ser modelo para las dems

gobernaciones del pas. El sistema SIGEFIRRHH debe ser bien estudiado antes de

implantarlo, para determinar las necesidades de adaptacin de los procesos actuales (encaso de que se requiera), el tiempo y el nfasis que debe tomar la capacitacin del

personal para su uso, y sus fortalezas y debilidades en funcin de los procesos actuales

debido a que su implantacin en inminente.

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Esto entre otras cosas permitir tomar las previsiones necesarias ante cualquier

situacin de rechazo por parte del personal administrativo de la organizacin puesto que

ellos son los encargados de trabajar en este sistema a desarrollar. En tal sentido se

propone formular un para su implementacin que resulte de la comparacin entre el

SIGEFIRRHH y los procedimientos actuales, con la finalidad de identificar los aspectosnecesarios para la adecuacin en funcin de esta nueva herramienta de trabajo.

En funcin de lo anteriormente expuesto, la pregunta problema que regir la

presente investigacin es la siguiente Cules son las brechas a solventar para la

completa implementacin del SIGEFIRRHH en la Direccin e Recursos Humanos?,

Cules son los aspectos que debe tomar en cuenta la Direccin de Recursos Humanos

antes de implementar definitivamente el Sistema de Gestin Financiera de Recursos

Humanos (SIGEFIRRHH) en la Gobernacin del Estado Vargas?

2.3.-Objetivos de la Investigacin

2.3.1.-Objetivo General

Formular un plan para la implementacin del Sistema de Gestin Financiera de

Recursos Humanos (SIGEFIRRHH) en la Gobernacin del Estado Vargas.

2.3.2.-Objetivos Especficos

1. Identificar los procedimientos administrativos actuales de la Direccin de

Recursos Humanos basados en el sistema LEGADMI.

2. Analizar las brechas en los procedimientos administrativos de la direccin de

Recursos Humanos en funcin de la implementacin del SIGEFIRRHH.

3. Formular un plan para la implementacin del Sistema de Gestin Financiera de

Recursos Humanos (SIGEFIRRHH) en la Direccin de Recursos Humanos de la

Gobernacin del Estado Vargas.

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2.4.-Justificacin e Importancia

La instalacin del sistema administrativo SIGEFIRRHH en la Gobernacin del

Estado Vargas, es un proyecto que se viene desarrollando desde hace

aproximadamente 2 aos, para lo cual se han realizado diversos estudios para suadaptacin en la organizacin.

Los estudios han arrojado ciertas inconsistencias, lo que no permite a la gerencia

tomar la decisin de los pasos a seguir para su total implementacin y la

desincorporacin del sistema actual. Por lo tanto se requiere un estudio detallado y

minucioso, esta vez supervisado directamente por el director de recursos humanos,

donde se puedan indicar los posibles aspectos del sistema que coinciden con los

procesos actuales, aquellos procesos administrativos que requerirn ser sustituidos

o adaptados ante la evidente transferencia de tecnologa y determinar el nfasis para

la capacitacin del personal.

El objetivo fundamental de estas pasantias es lograr en ese perodo de tres meses

conocer qu tan ventajoso puede ser y cules beneficios le ofrece a la organizacin

la sustitucin de un modelo de sistema moderno pero muy costoso, a uno que est

en principios de desarrollo pero a su vez es gratuito, y conocer que ventajas puede

obtener la Gobernacin del Estado Vargas en sus procesos administrativos con la

implantacin de este sistema, evitando que las posibles brechas existentes puedan

causar desajustes, retrasos e incumplimiento en las funciones del personal de la

direccin de Recursos Humanos.

2.5.-Alcance y Limitaciones

La formulacin de un plan para la completa implementacin del SIGEFIRRHH se

aplicar solamente a la Direccin de Recursos Humanos, a travs de la aplicacin de

una matriz DOFA al sistema SIGEFIRRHH y su posterior comparacin y anlisis de

los procesos actuales, producto de las entrevistas que se realizarn con el personal y la

revisin de documentos que posee la organizacin.

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Se debe tomar en cuenta el factor tiempo, el cual es la principal limitacin para el

desarrollo de este proyecto, debido a que personal est sometido a continuo trabajo

inherente al cargo, debido al volumen de tareas y actividades que posee la Gobernacin

de Vargas y esto limita el completo levantamiento e la informacin y revisin de los

sistemas.

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CAPITULO III

MARCO TEORICO

La toma de decisiones en las organizaciones est sujeta a la naturaleza eintenciones de dichas organizaciones, en lo particular cuando una organizacin no es de

naturaleza privada, sino que se rige por reglamentos y normativas gubernamentales o

estadales, sus decisiones estn direccionadas en funcin de los planes de la nacin, en el

caso particular la gobernacin del Estado Vargas se rige por los principios de la

gerencia pblica, lo que hace que la decisin de implementar un sistema econmico,

de cdigo abierto y de uso nacional sea una realidad incondicional. Para entender mejor

cmo se maneja la gerencia pblica resulta conveniente mencionar algunos conceptos.

3.1. -Gerencia Pblica

3.1.1-Concepto

Segn Placencia (1994) la Gerencia Pblica es el conjunto de conocimientos y

prcticas que permiten mejorar la racionalidad de la direccin administrativa del estado

en trminos sociales (p.113), tambin se puede decir que es una propuesta

administrativa gubernamental, que tiene como objetivo el mejoramiento de la capacidad

de gobierno, para lograr un incremento en la gobernabilidad y contar con condiciones de

mejora continua en los procesos administrativos (fig. 3).

Diagrama de Flujo de una Gerencia Pblica

FIGURA.3 Diagrama de Flujo de una Gerencia PblicaFuente: Tomado de Gerencia Pblica, Autor: Adriana Palencia (1994)

Gerencia

Pblica

Estabilidad

Bienestar

Beneficios

Satisfaccin

Sociedad

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3.1.2.-Objetivos de la Gerencia Pblica

1. Capacidad para gestionar en la complejidad.La complejidad es un elemento

que estar presente en la sociedad y que ir en ascenso. El gerente pblico debe

tener las habilidades necesarias para dar respuestas eficientes a esta.

2. Capacidad para la movilizacin del potencial humano de las organizaciones

pblicas.Esto implica dotarse de elementos que lo conviertan en un lder y lo

centren en la bsqueda de procesos organizacionales que logren dar respuestas a

la sociedad.

3. Capacidad para la negociacin.Que le permita atender las demandas de los

grupos sociales.

4. Capacidad para actuar como agente de cambio. Desarrollar las capacidades

para el trabajo en equipo, como principio organizador para atender las

actividades superiores a la administracin pblica.

5. Capacidades tcnico-polticas. Debe comprender la interrelacin entre las tres

variables fundamentales sobre las cuales se acta: capacidad de gobierno,

proyecto de gobierno y gobernabilidad del sistema.

6. Sensibilidad tica de la funcin pblica. Desplegar todas sus capacidades para

desarrollar sus funciones dentro de un marco valorativo, de acuerdo a los

intereses nacionales y el bien comn.

3.1.3.-Caractersticas de la Gerencia Pblica

Incrementa la gobernabilidad. Mejoramiento de la capacidad de gobierno y en los procesos administrativos.

Eficiencia y Eficacia.

Busca el bienestar social de una nacin.

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Encaminar y proyectar la creacin de un modelo socialista que corresponda a los

intereses de los dems necesitados.

Estas caractersticas se hacen ms evidentes al comparar la gerencia pblica y la

privada (fig. 4), en donde los objetivos, toma de decisiones y formas de gestionarmarcan los lmites entre ambas.

Diferencias entre una Gerencia Pblica y la Gerencia Privada

FIGURA.4.- Diferencias entre la Gerencia Publica y Gerencia PrivadaFuente: Tomado de Gerencia PblicaAutor: Adriana Palencia (1994)

3.1.4.-Importancia de la Gerencia Pblica

La Gerencia Publica contribuye a la formacin de sus gerentes lo que significa

que el pas debe intervenir en la educacin de los gerentes pblicos ya que la

responsabilidad que tienen en sus deliberaciones impacta sobre todos los ciudadanos.

Adems la formacin acadmica que imparte es necesaria para la toma de decisiones

objetivas y no ideolgicas que propicien respuestas inteligentes a las dificultades, los

creadores de polticas publicas deben practicar por conviccin la tica en el momento de

tomar y ejercer sus decisiones; lo que significa que estos debern mostrar su vocacin

por el servicio publico liderando la justa administracin de las leyes de una forma

Gerencia Pblica

Toman decisiones que seanobjetivas y que estn desligadas ala ideologa poltica.

Es relegada a los partidos polticosy a la ideologa que estos hanprofesado.

Gestiona la complejidad de loselementos para representar a lasociedad.

Tiene como objetivo elmejoramiento y la capacidad degobierno para lograr un incrementode la gobernabilidad y tener lascondiciones de una mejora

continuas.

Gerencia Privadas

Tiene gran importancia ya que esdestinada a los mejores esfuerzosy empeos.

Conforman la estabilidad y elbienestar

Ofrecen soluciones inteligentes alos problemas que afectan a lapoblacin

Despliegan toda su capacidadpara desarrollar sus funcionesdentro de un marco valorativo.

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imparcial para crear estabilidad y bienestar, evitando grandes consecuencias que

afectaran al pas como lo son: la inflacin, criminalidad, desercin escolar, desempleo

siendo estos algunos de los problemas que mas afectan nuestra poblacin. Estas

vicisitudes son reversibles, siempre y cuando los gerentes pblicos tomen decisiones

que sean objetivas y que estn desligadas de ideologas, lo cual permita lograr elbienestar de la nacin.

3.2.-Adquisicin de un software como herramienta de trabajo.

No todas las organizaciones estn en la capacidad y en el inters de generar su

propia tecnologa o software en el momento ms adecuado, lo cual conlleva una

necesidad positiva de dependencia con su entorno, adaptando software o herramientas

de trabajo provenientes de otras organizaciones con la idea de mejorar sus procesos. La

combinacin de estas situaciones lleva a pensar en la importancia de seguir unos pasos

o procedimientos que garanticen la implementacin correcta de una nueva herramienta

de trabajo, para su mejor uso y mayor aprovechamiento.

Adems, una tecnologa se hace ms atractiva, si se aplica apropiadamente en la

organizacin tomando en cuenta su realidad actual y su entorno. Por lo tanto, es

importante saber en qu etapa se encuentra la tecnologa para que en combinacin con

las necesidades de la empresa sean un criterio claro para tomar decisiones en funcin de

los objetivos y metas de la misma.

La tecnologa adoptada podr ser rudimentaria, bsica o sofisticada; sin

embargo, un aspecto fundamental es que debe estar en concordancia con la organizacin

para el logro de sus objetivos y metas. Es all donde las interacciones que existen, entre

las variables que definen las polticas de la organizacin, juegan un rol importante al

momento de estudiar el uso de una tecnologa.

3.2.1.-Adopcin de la tecnologa

Valls y sus colaboradores (1995) definen la adopcin de tecnologa de la

siguiente manera: consiste en incorporar y aplicar adecuadamente la tecnologa que se

ha adquirido a las necesidades de la empresa. Esta modalidad es para la empresa un

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comienzo en la generacin de una cultura innovadora, lo cual permite introducir

cambios en la organizacin, constituyndola en un ente activo al momento que la

tecnologa transferida necesite ser adecuada en la cultura organizacional.

Segn Durn (2007), este concepto sugiere claramente dos fases: la fase detransferencia de la tecnologa y la fase de aplicacin de la tecnologa. La fase de

transferencia de la tecnologa consta de las etapas de seleccin, adquisicin e

incorporacin. La fase de la aplicacin de la tecnologa consta de la evaluacin y

adecuacin y difusin.

Para el presente trabajo, la Gobernacin del Estado Vargas est en la primera

fase de transferencia, la cual ya cumpli las etapas de seleccin y adquisicin y se

encuentra en la incorporacin. Para esto, resulta necesario formular un plan para que selogre la completa implementacin de esta herramienta. Ante esto es importante

reconocer la importancia de los Sistemas de Informacin Aplicados a los Recursos

Humanos y su uso como herramienta que posibilita una mejor gestin de los recursos en

una organizacin.

3.3.- Sistemas de Informacin Aplicados a los Recursos Humanos

La informacin es uno de los principales tipos de recursos con que cuenta el

gerente. Segn McLeod (2000), la informacin puede manejarse igual que cualquier

otro recurso, y el inters a este tema se debe a dos razones principalmente; la primera

es que los negocios se han vuelto ms complejos, y la segunda, las capacidades de las

computadoras han aumentado (p. 548).

La administracin o gestin de personal dentro de la empresa supone en la

actualidad una labor cada vez ms compleja, dotada de mayores desafos para quien esta cargo de tal funcin. En bsqueda de que la empresa sea eficaz y eficiente en sus

propsitos, organizar adecuadamente el departamento de personal se vuelve una

imperiosa necesidad. En tal sentido, disponer de informacin precisa referida al manejo

de personal de la empresa constituye una herramienta de primer orden.

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3.3.1. Objetivos de un Sistema de Informacin de Recursos Humanos

Informatizar el procesamiento de la informacin sistematizada de Recursos

Humanos de la empresa permite acumular en un mismo software una serie de insumos

relacionados con el manejo del personal y a su modo de organizarlo en funcin de lasmetas y objetivos que la empresa se haya trazado. Dicho software de manejo de

personal opera en conjunto a una base de datos del personal con toda la informacin

referida a los empleados de que dispone la empresa en todos sus niveles

organizacionales.

Un Sistema de Informacin de Recursos Humanos es un software donde se

obtienen datos entregados por los empleados, del ambiente interno y externo de la

organizacin, y del complejo y multifactico entorno que afecta la actividad empresarialde dicha organizacin. Para McLeod (2000), su finalidad es la de facilitar a la gerencia

de la empresa informacin procesada y actualizada en formato electrnico a aplicar en

instancias de evaluacin y diagnstico de su fuerza de trabajo, de sus fortalezas y

debilidades en cuanto al modo en que estn organizados los empleados, y de las

caractersticas del mercado laboral al cual acudir en situaciones de bsqueda de nuevo

personal. Se trata de una herramienta que sirva de soporte en la toma de las mejores

decisiones posibles a nivel de la gestin de Recursos Humanos de la empresa.

3.3.2. Principales Fuentes de un Sistema de Informacin de RRHH

Un sistema de Informacin de Recursos Humanos utiliza como fuentes de datos

internas, elementos suministrados por:

Bancos de Datos de Recursos Humanos

Reclutamiento y seleccin de personal

Entrenamiento y desarrollo de personal

Evaluacin del desempeo

Administrador de salarios

Registros y controles de personal, respecto de fallas, atrasos, disciplina, etc.

Estadsticas de personal

Higiene y seguridad

Diferentes reas de la Administracin de Recursos Humanos de la empresa

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3.3.3. Caractersticas que debe tener un Sistema de Informacin de RRHH

1. Debe cubrir todas las necesidades de informacin del administrador de RRHH de la

empresa.

Un buen sistema de informacin de RRHH debe integrar en su operativa dealmacenamiento, procesamiento y generacin de salidas todas las reas que hacen a la

Administracin de Recursos Humanos de una empresa. No solo debe contemplar sus

contenidos temticos sino tambin sus aspectos presupuestales.

2. Debe ser totalmente integrado

Esto significa que sus distintos mdulos temticos deben estar interconectados entre s,

de modo que la variacin en uno de ellos provoca modificaciones automticas en los

restantes. Supongamos por ejemplo, que la empresa incorpora un nuevo empleado. Esteingreso ya genera la incorporacin automtica de este nuevo empleado a la planilla de

personal de la empresa y a la de trmites administrativos del personal, implica variantes

en la descripcin de cargos (cada empleado tiene sus caractersticas personales, su

formacin acadmica y profesional, competencias, destrezas y habilidades desarrolladas

distintas a la de otros empleados de la empresa, etc.) supone sumar un nuevo caso al

listado de quienes son sujeto de evaluacin de desempeo y procesar los resultados de

la induccin del empleado a tal instancia de evaluacin, as como incorporar las

necesidades de capacitacin y desarrollo profesional que el nuevo empleado trae

consigo.

3. Debe ser flexible

Debe permitir consultas de distinto tipo, y que procesar la informacin rica y variada en

distintos mdulos del sistema no implique una tarea inaccesible para la gerencia o

personal administrativo de la empresa.

4. Debe ser modular

Si bien es importante que exista la posibilidad de interrelacionar las distintas reas

operativas del sistema, tambin es valioso que exista independencia de cada uno de los

mdulos que constituyen el sistema. El software de manejo de personal que la empresa

adquiera debe dar la posibilidad de incorporar los mdulos de modo independiente.

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5. Debe ser seguro

El sistema debe ser seguro en trminos de usuarios, de integralidad de los datos y de

acceso a la base de datos. Por ejemplo, debe permitir definir a qu mdulos del sistema

y a realizar qu clase de operaciones tienen derecho los distintos usuarios. Debe

contener los procedimientos internos de control y auditora del sistema. Este aspecto dela seguridad del sistema es clave, fundamentalmente porque hoy en da tales sistemas de

informacin son procesados por un mayor nmero de usuarios desde terminales

informticas diferentes, y al mismo tiempo.

3.3.4. Ventajas y limitaciones de un Sistema de Informacin de RRHH

El uso adecuado de un sistema de tales caractersticas tiene como ventajas

fundamentales:a) Una gestin integral del personal con el que cuenta la empresa, enfatizando en

aspectos de eficacia, eficiencia y rentabilidad.

b) Un mayor compromiso y motivacin del personal en la medida en que sepa qu tan

importante es su persona y su rol en el funcionamiento de la empresa.

c) Una actualizacin permanente de todo lo relacionado con el manejo de los recursos

humanos de la empresa, con respaldo informtico y minimizando al mximo el material

impreso.

Este tipo de herramienta puede presentar limitaciones, y por tanto no alcanzar sus

cometidos, si se cometen errores como los que mencionamos a continuacin:

Escasa comunicacin entre Recursos Humanos y Sistema de Informacin.

Metas y objetivos pocos claros.

Resolucin de problemas equivocados.

Escaso involucramiento del usuario.

Falta de expertos en informtica.

Expectativas poco realistas. Falta de flexibilidad y adaptabilidad.

La importancia de esta herramienta a las organizaciones, se traduce en beneficios

para una adecuada gestin del Recurso Humano, y el caso especfico de la Gobernacin

del Estado Vargas, el uso de este tipo de tecnologa no es reciente, sino que se encuentra

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en una etapa de mejoras y actualizacin de su herramienta, con lo cual se espera

favorecer las operaciones del personal, a travs de la desincorporacin del sistema

actual llamado LEGADMIL por uno nuevo denominado Sistema de Gestin Financiera

de Recursos Humanos SIGEFIRRHH.

3.4.-Sistema de Gestin Financiera de Recursos Humanos SIGEFIRRHH

.3.4.1.-SIGEFIRRHH

Es un sistema de administracin financiera integrada por un de conjunto de leyes,

normas y procedimientos destinados a la obtencin, asignacin, uso, registro y

evaluacin de los recursos financieros del Estado, que tiene como propsito la eficienciade la gestin de los mismos para satisfacer necesidades colectivas.

3.4.2.-Finalidad del Sistema SIGEFIRRHH

El Sistema Integrado de Gestin y Control de las Finanzas Pblicas

(SIGEFIRRHH), ha sido concebido para disear, desarrollar e implantar un sistema de

administracin financiera integrado para todos los rganos que conforman el Poder

Nacional, el cual contempla los siguientes componentes:

Sistema de Presupuesto

Sistema de Crdito Pblico

Sistema de Tesorera

Sistema deContabilidad

Sistema de Gestin Financiera de los Recursos Humanos

Sistema de Gestin de Bienes

Sistema de Compras

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3.4.3.-Principios Bsicos que Regulan el Sistema SIGEFIRRHH

Para la efectividad del funcionamiento de estos procesos se deben cumplir los siguientes

principios:

La centralizacin normativa: los rganos rectores tendrn a su cargo la

funcin centralizadora en cuanto a la formulacin de polticas y normas; y

La desconcentracin operativa: cada organismo va a administrar su propio

sistema bajo las caractersticas que le son propias, en cuanto a condiciones de

trabajo, beneficios, frecuencias y lapsos.

3.4.4.-Objetivos del Sistema SIGEFIRRHH

1. Asegura la programacin financiera y la concordancia con el flujo de efectivo

necesario, garantizando a los organismos ordenadores el compromiso de los

pagos al poder nacional

2. Planificacin y Registro de los Cargos y Puestos de Trabajo.

3. Se fundamenta en las convenciones colectivas y normas que regulan las

condiciones de trabajo, los derechos y los deberes de los trabajadores al servicio

del estado.

4. Exactitud y respaldo en las operaciones financieras de la organizacin.

5. Genera la informacin necesaria para el control de los procesos administrativos.

6. Transmitir de forma anual la informacin necesaria a la organizacin, de forma

tal que esta permita modificaciones, reprogramaciones financieras de los gastos

del personal.

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3.4.5.-Interrelacin con otros Sistemas

El Sistema de Gestin Financiera de los Recursos Humanos (SIGEFIRRHH) que

forma parte del Sistema Integrado de Gestin y Control de las Finanzas Pblicas

(SIGECOF) se relaciona con otros que integran la administracin financiera, de la

siguiente manera:

Sistema de Presupuesto: El Sistema de Gestin Financiera de los Recursos

Humanos transmitir la informacin anual y permanente necesaria para la

formulacin, programacin, reprogramacin de la ejecucin financiera y las

modificaciones presupuestarias del gasto de personal, a travs del mdulo de

Proceso genrico para la planificacin anual y registro de los cargos y puestos

de trabajo y , a objeto de garantizar que los recursos financieros que se

incluyan en el presupuesto estn acordes con la dotacin de los recursos

humanos que requieren las distintas unidades a nivel del organismo, en cantidad,

calidad y oportunidad, para el cumplimiento de los programas y metas.

Sistema de Contabilidad: El Sistema de Contabilidad, como elemento

integrador de los dems sistemas, tiene por objeto el registro de los hechos

econmicos financieros que afectan el patrimonio de la entidad, vinculados con

los procesos que este contiene en el; obteniendo como resultado final elasentamiento de las transacciones de los registros auxiliares de dicho sistema.

Sistema de Tesorera: El Sistema de Gestin Financiera de los Recursos

Humanos producir la informacin necesaria para generar las diferentes rdenes

de pago, que emitir el SIGEFIRRHH, relacionadas con la:

Nmina: remuneracin y cualesquiera otros pagos al personal fijo

(administrativo, docente, obreros), contratado, eventual, jubilado y pensionado.

Retenciones de carcter obligatorio, como el Impuesto sobre la Renta; las

destinadas a la seguridad social: SSO, Paro Forzoso, Ahorro Habitacional,

Fondo de Jubilaciones y Pensiones; y la pensin alimentara ordenada por un

tribunal; y las deducciones de carcter convencional y voluntarias cuyos

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descuentos por nmina admita el empleador: prstamos, caja de ahorro, cuota

sindical; y aportes patronales.

Pagos a beneficiarios, tales como: familiares del trabajador y por servicios de

guardera, comedores, cesta ticket, gastos mdicos, farmacuticos, provisin deropa de trabajo, tiles escolares, juguetes, plan vacacional, becas, pagos de

capacitacin o especializacin, seguros colectivos, gastos funerarios, entre

otros.

Sistema de Administracin de Personal: El Sistema de Gestin

Financiera de los Recursos Humanos, proporcionar al Ministerio de Planificacin

y Desarrollo, rgano rector de la funcin pblica nacional, informacin de manera

oportuna y veraz en el rea de administracin de los recursos humanos del Sector

Pblico, lo cual contribuir a optimizar la funcin estratgica que corresponde a

dicho rgano, para la fijacin de directrices, polticas y toma de decisiones efectivas

y eficientes, as como para validar y auditar la administracin del recurso humano.

3.4.6.-Caractersticas del Sistema SIGEFIRRHH

Optimiza los procesos administrativos.

Efectividad en las normativas y leyes que conforman el sistema.

Registra analiza y controla las operaciones financiera de la organizacin de

manera efectiva y con un margen de errores mnimo.

El sistema es amplio y fcil de desarrollar lo que permite un libre manejo de sus

funciones cumpliendo a cabalidad los principios del sistema.

3.4.7.-Importancia de SIGEFIRRHH

El sistema SIGEFIRRHH se adapta a los requerimientos de una

organizacin, el mismo cumple con las exigencias y optimiza los procesos

administrativos; las herramientas que ofrece el sistema permite una fluidez de

informacin en cuanto a pagos u otra operacin financiera que se realicen en la

organizacin. Puede ser administrado por diferentes organismos bajo las

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caractersticas que le son propias en cuanto a condiciones de trabajo, beneficios,

entre otros; a travs de los sistemas que lo conforman.

La instalacin de este sistema en una organizacin trae grandes beneficios, el

objetivo fundamental de SIGEFIRRHH es lograr el bienestar social del trabajador yaque por medio de este se puede planificar, disear, reorganizar las metas establecidas

que permitan una dotacin de los recursos humanos obteniendo como resultado una

solidificacin en las actividades financieras.

La Direccin de Recursos Humanos de la Gobernacin de Vargas requiere

evaluar este sistema e identificar las posibles brechas antes de efectuar completamente

su instalacin.

3.8. ANTENCEDENTES

Martnez y Snchez (2010), en su trabajo titulado Diseo de un Sistema para el

Registro de Datos del Personal Contratado en la Oficina Comercial de La Regin

Vargas Corpoelec para optar al ttulo de Ingeniero de Sistemas de la UNEFA, se

plantearon como objetivo general: Determinar los elementos a considerar para el diseo

de una propuesta, lo cual result en un sistema que consideraba los cambios en los

procedimientos y la posible resistencia al cambio, recomendando una programacin

para la capacitacin al personal y la incorporacin progresiva del sistema. Esta

informacin resulta importante para tomar en cuenta las recomendaciones antes de que

un sistema entre en operatividad dentro una organizacin.

As mismo, Acosta (2010), en su informe titulado Anlisis de Brechas,

desarrollo y ejecucin del plan de mejora para la completa implementacin de la

LOCYMAT operadas por CHEVRON, para obtener el ttulo de Ingeniero en

Produccin de la Universidad Simn Bolvar, recomienda entre las opciones de su plan;

la adaptacin gradual a las normativas de la ley, lo que resulta en un plan de 12 etapas

sucesivas para el personal en el que se reorganizan procesos, se capacita el personal y se

recomienda la actualizacin de manuales. Este es otro ejemplo de la importancia de

establecer un plan de accin, producto de un anlisis previo antes de implementar

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41/7232

cambios en una organizacin, previendo las posibles brechas que puedan generar

inconvenientes.

Por ltimo, en este mismo orden de ideas, Hernndez (2010) en su trabajo

titulado Establecer los Indicadores de Gestin Como Herramienta para la Optimizacinde los Procesos en cada uno de los Subsistemas de la Oficina de Recursos Humanos del

Ministerio del Poder Popular para la Energa y Petrleo, para obtener el ttulo de TSU

de la Universidad Simn Bolvar, plantea la importancia del SIGEFIRRHH en las

labores que realiza este Ministerio y deja claro la capacidad del sistema para integrarse

y la flexibilidad del mismo dentro de cada organizacin. Es importante reconocer que

esta herramienta es moderna y confiable y ofrece beneficios a las organizaciones que

decidan adoptarla e implementarla.

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CAPITULO IV

MARCO METODOLOGICO

4.1.-Tipo de Investigacin

Esta investigacin se considera de tipo descriptiva, ya que dentro de este nivel se

sealan caractersticas bsicas fundamentales de una realidad existente en la

organizacin, en donde se realizan los estudios pertinentes que requiere la

investigacin, con el propsito de interpretarlos, entender su naturaleza y factores

contribuyentes, explicar sus causas y efectos y a su vez proponer posibles soluciones

factibles para la organizacin.

La investigacin de tipo descriptiva es utilizada para recopilar todos aquellos datos

que de alguna u otra forma inciden en el desarrollo de la investigacin por medio de un

resultado. Lo que lleva a implantar algunas pautas para llegar al fondo concluyente de la

investigacin y establecer la definicin considerada de los resultados finales ya que en

la misma se estudiar el problema existente en la Direccin de Recursos Humanos de la

Gobernacin del Estado Vargas.

4.2. Diseo de la Investigacin.

El presente trabajo est enmarcado en la modalidad de trabajo de campo; en vista

de que se pudo recopilar directamente la informacin detallada y exacta de la Direccin

de Recursos Humanos de la Gobernacin del Estado Vargas.

En este sentido, segn Arias (2004), una investigacin de campo consiste en larecoleccin de datos directamente de los sujetos investigados, o de la realidad donde

ocurren los hechos, sin manipular o controlar variable alguna. (p.28).

Asimismo Malave (2003), seala que se entiende por investigacin de campo

aquella que se lleva a cabo con la presencia del investigador en el lugar donde ocurre el

fenmeno que se quiere estudiar. (p.59). De este modo se observan y recolectan los

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43/7234

datos directamente de la realidad, analizando directamente la informacin que ofrecen

los sujetos, en este caso el personal de la Direccin de Recursos Humanos de la

Gobernacin del Estado Vargas, lo cual hizo posible que este proyecto se desarrollara a

cabalidad gracias a la informacin suministrada por medio de las tcnicas de

recoleccin utilizadas.

4.3. Poblacin y muestra

Segn Arias (1997) se entiende por poblacin la totalidad del fenmeno a

estudiar, donde las unidades de poblacin poseen una caracterstica comn, la que se

estudia y da origen a los datos de la investigacin. As mismo, Balestrini (2002), la

poblacin se refiere a cualquier conjunto de elementos de los cuales pretendemos

indagar y conocer sus caractersticas, o una de ellas (p. 137).

Durante estas pasantas la poblacin estuvo compuesta por setenta y ocho

(78) personas los cuales componen el personal fijo y contratado que labora en la

Direccin de Recursos Humanos de la Gobernacin del Estado Vargas para el ao

2010.

Respecto a la muestra Balestrini (2002) menciona que la muestra es

obtenida con el fin de investigar, a partir del conocimiento de sus caractersticas

particulares, las propiedades de una poblacin (p. 141).

El tipo de muestreo utilizado fue el muestro no probabilstico e intencional,

seleccionando a diez (10) personas que pertenecen a la Direccin de Recursos

Humanos y que operan directamente el sistema de informacin actual LEGADMIL,

quienes tambin sern los usuarios del SIGEFIRRHH cuando sea implementado.

A continuacin se presenta una breve descripcin a travs de un cuadro

explicativo en el cual, se hace nfasis en las variables, objetivos, indicadores, entre

otra que presentan los sistema gerenciales LEGADMI y SIGEFIRRHH con el

objetivo de lograr una optima investigacin en los procesos administrativos.

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35

Cuadro 2. Operacionalizacin de variables

Objetivos Variables Dimensiones Indicadores

Procedimientos de la coord. de

Administracin.

Procedimientos de la coordinacin

de Bienestar social y Egreso

Identificar los procedimientos

administrativos actuales de la Direccin de

Recursos Humanos basados en el sistema

LEGADMI.

Procedimientos

administrativos de la

Direccin de RRHH

Procedimientos de la coordinacin

de prestaciones sociales.

Operaciones

LEGADMI.

LEGADMIIdentificar y analizar las brechas en los

procedimientos administrativos de la

direccin de Recursos Humanos en funcin

de la implementacin del SIGEFIRRHH

Anlisis de brechas en

el funcionamiento de

los Sistemas de

Informacin

Gerencial en la

Direccin de RRHH

SIGEFIRRHH.

Ventajas

Desventajas

Conformidad con el

Conocimiento

Apoyo al trabajo

Seguridad de datos

Formular un plan para la implementacin

del Sistema de Gestin Financiera de

Recursos Humanos (SIGEFIRRHH) en la

Direccin de Recursos Humanos de la

Gobernacin del Estado Vargas.

Implementacin del

SIGEFIRRHH

Mdulos del sistema

Capacitacin al personal

Operaciones a considerar

Incorporacin

Fuente propia (2010)

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45/7236

Producto de la operacionalizacin de variables resulta necesaria la elaboracin de un

cuestionario para el levantamiento de la informacin.

Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos

Arias (2002), define que las tcnicas de recoleccin de datos son las distintas

formas o maneras de obtener la informacin. Para Balestrini (2002), se clasifican en tres

grupos; 1) los que centran su atencin en la observacin y revisin de fuentes

documentales, 2) los que incorporan la observacin directa e indirecta y por ltimo; 3)

aquellos que exigen respuestas directas a los sujetos estudiados, donde se interroga a las

persona oralmente o por escrito con el uso de encuestas, entrevistas estructuradas o

cuestionarios.

A partir de la anterior clasificacin y en funcin de los objetivos de esta

pasanta, las tcnicas de recoleccin de datos a utilizar son la revisin de fuentes

documentales existentes (manuales, leyes) y el cuestionario estructurado de preguntas

abiertas. Segn Santesmases (2001), el cuestionario "consiste en la obtencin de los

datos de inters en la investigacin, mediante interrogacin a los miembros del universo

en estudio". (p. 371). La seleccin de este instrumento obedece a que permiti

aprovechar el tiempo durante la entrevista con el personal y no perder de vista elobjetivo de la investigacin.

Se aplic con el propsito de permitirle al trabajador de la Direccin de

Recursos Humanos, expresar sus pensamientos con respecto al nuevo sistema, conocer

si ya tiene informacin del mismo, saber a qu nivel de profundidad debe ser hecha la

capacitacin y si hay resistencia al cambio. El cuestionario cont con 5 preguntas, tres

de ellas de respuestas dicotmicas y las dos ltimas con mltiples opciones.

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46/7237

4.4. Anlisis y Tratamiento de la Informacin.

4.4.1. Elaboracin de los Procedimientos.

De acuerdo a este diseo se estableci el siguiente plan de trabajo:

Fase I: Revisin documental de manuales de normas y procedimientos y leyes

relacionadas con los procesos que se realizan en la Direccin de Recursos Humanos, a

travs de lo cual se lograron identificar y describir las condiciones en los

procedimientos relacionados con el uso del sistema de informacin actual. Esto con la

finalidad de obtener insumos para elaborar el cuestionario que sera aplicado al personal

que la labora en esta direccin y que utiliza como principal herramienta de trabajo el

sistema LEGADMI. Al conocer esto, se desarroll y aplic el cuestionario al personal,el cual detall sus operaciones y aport los insumos para la posterior comparacin con

las operaciones y mdulos que comprenden el sistema a implementar.

Fase II: Discusin y anlisis de los resultados producto de la aplicacin del cuestionario,

en donde se establece a travs de tablas de frecuencia y grficos estadsticos,

conclusiones relacionadas con los usuarios principales del sistema actual y condiciones

necesarias para la implementacin definitiva del nuevo sistema.

Fase III: De igual forma se realiz una revisin exhaustiva del manual de normas del

SIGEFIRRHH (Ej. Anexo 2 y 3), y se aplic una matriz DOFA que permiti establecer

criterios en funcin de las ventajas y desventajas del sistema en comparacin con el que

se utiliza actualmente y la forma en la que se realizan los procesos.

Fase IV: Al comparar los resultados obtenidos en la fase I y II se establecieron dos (02)

posibles brechas que deben ser solventadas para la implementacin definitiva del nuevo

sistema de gestin; 1) condiciones de seguridad en el manejo de los datos en vista de

que el sistema no restringe el acceso a los mdulos a travs de claves o protecciones de

usuario; 2) operaciones relacionadas con el ingreso del personal a nmina de jubilados

y el clculo de retenciones de seguro social obligatorio, debido a su clara diferenciacin

con el procedimiento que se realiza actualmente con el sistema LEGADMI y se sugiere

la capacitacin al personal.

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47/7238

Fase V: Formulacin del plan que consisti en primer lugar, en las indicaciones para el

personal de la Direccin de Tecnologa en cuanto a los mdulos que requieren mayor

seguridad para el manejo de los datos por ser de manejo confidencial y la naturaleza de

su influencia en las remuneraciones del personal. En segundo lugar, consideraciones a laDireccin de Recursos Humanos en cuanto a las operaciones que cambian con el nuevo

sistema, la necesidad de capacitar al personal y el nfasis que debe hacerse.

Fase VI: Presentacin del plan a la Direccin de Recursos Humanos con nfasis en la

recomendacin de capacitacin al personal de modo que pueda relacionarse

paulatinamente con el sistema antes de desarticular el sistema actual, lo que permitir

agilidad en las operaciones y mayor seguridad para el desempeo de las funciones del

personal.

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39

Diagrama Gantt: Actividades Realizadas

N Actividades Inicio Fin Duracin(semanas)

19 Jul.2010

26 Jul.2010

02 Ago.2010

09 Ago.2010

16 Ago.2010

23 Ago.2010

30 Ago.2010

06 20

1 Presentacin al personal de laDireccin de RRHH,conocimiento de lasinstalaciones, induccin por

parte del personal.

19/07/10 23/07/10 1

2 Lectura de leyes, reglamentos,oficios, manuales e instructivosacerca de los procedimientosde la Direccin y elSIGEFIRRHH.

19/07/10 30/07/10 2

3 Elaboracin del cuestionariopara identificar elconocimiento del personalacerca de sus procedimientosactuales y el SIGEFIRRHH

26/07/10 06/08/10 2

4 Solicitud de entrevistas con elpersonal para aplicar el

cuestionario realizado

02/07/10 06/07/10 1

5 Aplicacin del cuestionario 09/08/10 20/08/10 26 Discusin y anlisis de los

resultados producto de laaplicacin del cuestionario

22/07/10 27/07/10 1

7 Aplicacin de una matrizDOFA al SIGEFIRRHH

30/08/10 10/09/10 2

8 Identificacin de posiblesbrechas que deben sersolventadas para laimplementacin definitiva delnuevo sistema de gestin

13/09/10 17/09/10 1

9 Formulacin del plan:redaccin de recomendacin ala Direccin de Tecnologa

20/09/10 01/10/10 2

10 Formulacin del plan:identificacin del

procedimiento que debe sermodificado y la capacitacin.

20/09/10 01/10/10 2

11 Presentacin del plan al jefe dela Direccin de RRHH

04/10/10 08/10/10

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49/7240

CAPITULO V

PRESENTACIN Y ANLISIS DE LOS RESULTADOS

5.1. Presentacin de resultados

En funcin de las actividades descritas en el capitulo anterior, se presentan los

resultados obtenidos producto de la obtencin de la informacin a travs de las dos

fuentes primarias principales (revisin documental y cuestionarios), los cuales se

ajustan a los objetivos de la investigacin, y se plantean en el orden en el cual fueron

desarrollados.

Estadstica descriptiva a las respuestas del cuestionario

Pregunta 1. Se considera usted capacitado para trabajar con este nuevo sistema de gestinfinanciera (SIGEFIRRHH)?

Tabla de frecuencias

Opciones Si No Totales

Resultados 6 4 10

Porcentajes 60% 40% 100%

Estos resultados indican que la mayora del personal considera que posee la

experiencia para trabajar con el nuevo sistema.

Grafico. 1 Capacidad del personal para usar el nuevo sistema

Capacidad del Personal para usar el nuevo Sistema

60%

40%

Si No

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50/7241

Pregunta 2. Conoce las ventajas y desventajas que el SIGEFIRRHH ofrece a susoperaciones?

Tabla de frecuencias

Opciones Si No Totales

Resultados 4 6 10Porcentajes 40% 60% 100%

La inconsistencia en las repuestas puede que se deba a la falta de oportunidad que ha

tenido el personal para relacionarse con el sistema.

Grafico. 2. Conocimiento de las ventajas y desventajas

Pregunta 3. Ha tenido contacto con los manuales de normas y procedimientos delSIGEFIRRHH? En caso afirmativo, Comparo los nuevos procedimientos con lo que usted

realiza actualmente?

Tabla de frecuencias

Opciones No he revisado

los manuales

Si, los revis

solamente

Si, compar

ambos sistemas

Totales

Resultados 7 3 0 10

Porcentajes 70% 30% 0% 100%

Solo el 30% del personal ha revisado los manuales del SIGEFIRRHH, y ninguno ha buscado

entender el funcionamiento de este sistema en funcin de su actividad laboral en la Direccin de

Recursos Humanos.

Conocimiento de las ventajas ydesventa as

60%

40%

Si No

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51/7242

Grafico 3. Contacto con los manuales

Pregunta 4. Cree usted que el sistema SIGEFIRRHH supera al sistema actual utilizadoLEG@DMI, en cuanto a sus funciones y operaciones?

Tabla de frecuencias

Opciones Si No No sabe Totales

Resultados 3 5 2 10

Porcentajes 30% 50% 20% 100%

La mitad de los empleados consideran que el sistema a implementar no supera al

sistema actual, probablemente esto sea debido a que no lo conocen a profundidad.

Grafico 4. Cumple con las expectativas del personal

Revisin de manuales

70%

30%

Si No

Cumple con las Expectativas del Personal

30%

50%

20%

Si No No Sabe

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52/7243

Pregunta 5. A su criterio piensa usted que el sistema SIGEFIRRHH es lo suficientemente

seguro para aplicar en las coordinaciones esta Direccin?

Tabla de frecuenciasOpciones Si No No sabe Totales

Resultados 4 2 4 10

Porcentajes 40% 20% 40% 100%

La inconsistencia en estas respuestas revela que se desconoce la importancia de su

funcionamiento, dado que el sistema propuesto tiene debilidades en la seguridad de los

datos y esto no es conocido por ninguno de los que respondieron en cuestionario.

Grafico 5. Confiabilidad en los procesos Administrativos

Entrevistas

Al tiempo que se aplic el cuestionario se realizaron entrevistas no estructuradas con el

personal, para conocer la divisin de sus tareas. A pesar de que existen manuales de

normas y procedimientos en la direccin de RRHH, estos no estn del todo ajustados a

la forma en que se realizan los procesos actuales, por lo tanto se requiri corroborar con

el personal sus tareas y actividades. Producto de esta situacin se describen algunos

procesos (Ej. Clculo de Nmina, anexo 5).

Confiabilidad en sus Procesos

40%

40%

20%

Si No No Sabe

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Tomando en cuenta estas condiciones, se evala el Sistema SIGEFIGGHH a travs de

la metodologa DOFA, lo cual arroja el siguiente resultado

:

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54/72

45

Cuadro 3. Anlisis DOFA aplicado al Sistema de Gestion Financiera de Recursos Humanos SIGEFI

correspondientes de la metodologa DOFA.

Interno

Externo

Debilidades del Sistema

El sistema NOes lo suficientemente rpido debido a que nocuenta con un servidor de gran capacidad.

El sistema produce fallas en las conexiones de RED lo quegenera lentitud en las operaciones del mismo, causandoretraso en las labores de las reas involucradas.

Fortalezas del Sistema

El sistema es econmicamente rentable pugenera ningn tipo de gasto al ente Guberna

Es un sistema amplio para trabajar en el respecficamente en la Coordinacin de reas.

Brinda seguridad de que la informacin respaldada de manera informtica.

El sistema posee una aplicacin Web y econectarse desde cualquier parte del munInternet y un servidor que respalde el sistem

Es un sistema multiuso el cual puede emitide restricciones a la base de datos.

Es compatible con los antivirus ms actmercado

Est programado en cdigo abierto.Oportunidades

El sistema es lo suficientementecompleto para poder ser adaptado enun futuro a las Secretarias,Direcciones y Coordinaciones detoda la Gobernacin del EstadoVargas.

Est funcionando en variosMinisterios del Poder Nacional y esto

puede servir de gua paradesarrollarlo en esta Gobernacin en

Estrategias (DO)

La Direccin Tcnica est en el momento apropiado parareforzar e instalar un nuevo servidor ms potente, en vista deque las dems coordinaciones se sumarn a este proceso esimportante y justificable la adquisicin de u nuevo servidor.

Estrategias (FO)

Los mdulos y sectores que componen etodas las direcciones de la Gobernacin p

propone que la Direccin de recursos Hcoordinacin de capacitacin se convierta encapacitacin al resto de las coordinaciones.

Establecer alianzas con el personal de cadichos ministerios puede servir de ejemplo a profundidad su plan de implementaciopiniones al respecto.

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46

un futuro no muy lejano.

Oportunidades (cont.)

La Direccin Tcnica posee elpersonal capacitado para lainstalacin, mantenimiento y manejodel sistema.

Se estn creando manualesadministrativos.

Estrategias (DO) (Cont.) Estrategias (FO) (cont.)

La amplitud del sistema permite que sea inser adoptado por las dems direcciones aprovechar las ventajas de compartir y actforma rpida y segura.

Amenazas

El rechazo al cambio por parte de lostrabajadores que van a utilizar elsistema SIGEFIRRHH, por cuantono estn explicitas sus bondades yfortalezas.

Desconocimiento de las operacionespuede generar retrasos en las laboresdel personal

Estrategias (DA)

El personal debe ser capacitado antes finalizar laimplementacin del sistema, debido a que existe resistencia ydesconocimiento de sus funciones, es importante que lacapacitacin enfatice en sus ventajas y en sus semejanzas a laforma de trabajo del sistema anterior.

Estrategias (FA)

Estar programado en cdigo abierto puposibilidad de anarqua en la programacnecesario que la Direccin de Tecnologa husuarios para evitar actualizaciones, cambautorizadas.

En vista de la posibilidad de conectarse sistema, resulta imperioso que la Direcciny protecciones que impidan a los usuariimpresiones, acceder o respaldar informaci

Se deben establecer normas para el cuidinformacin referente a virus u otras amenasentado la forma correcta para proteger la in

Fuente propia. (2010)

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5.2. Anlisis de resultados

A partir de los resultados en el cuestionario aplicado a los empleados de la

Direccin de recursos Humanos que laborarn directamente con el SIGEFIRRHH, se

entiende que el personal desconoce las ventajas del nuevo sistema, an ms desconoce

su funcionamiento con respecto a las labores que actualmente ejecutan.

Esta falta de informacin tambin se traduce en una resistencia al cambio, puesto

que con el sistema actual se trabaja desde que se inici la Gobernacin de Vargas, y

algunos empleados pueden sentirse amenazados por tener que desaprender la forma de

realizar su trabajo por el uso de esta nueva herramienta. La implementacin de este

sistema no puede hacerse de forma apresurada y en corto tiempo. El personal no solo

requiere informacin acerca del sistema, sino que esta se debe dar acompaada de una

capacitacin completa.

Tambin se pudo obtener a travs de la observacin directa que los manuales de

normas y procedimientos de la direccin requieren ser actualizados, y este parece ser un

buen momento, toda vez que se puedan incorporar las operaciones y procedimientos con

el sistema nuevo.

En cuanto a la evaluacin con la matriz DOFA al sistema, es importante tener en

cuenta que existen condiciones tcnicas, que escapan de la responsabilidad de la

Direccin de recursos Humanos pero que deben ser atendidas a la brevedad, como la

adquisicin del servidor, la conexin a la red y la seguridad y restriccin de datos. Esto

hace evidente la conexin que debe existir con la Direccin Tcnica, lo cual es

importante para el buen desempeo del sistema.

En funcin de estos resultados se formula un plan para la completa

implementacin del sistema que contemple la reduccin de las brechas que puedan

existir, los cuales se resumen en el anexo 5. Este plan se divide en seis fases con

recomendaciones a la direccin tcnica para que adquiera el servidor y se encargue la

seguridad de los datos, a la direccin de Recursos Humanos a travs de su coordinacin

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de capacitacin para que realice la capacitacin al personal, actualice los manuales de

normas, establezca alianzas con otros Ministerios que han realizado el mismo proceso, a

las dems Direcciones relacionadas para que realicen su incorporacin de forma

integrada.

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CONCLUSIONES

El proceso de pasantias es una etapa muy til para el estudiante, ya que en

este proceso se logran reforzar los conocimientos adquiridos a lo largo de la carrera a

estudio y de esta manera aplicarlos para cerrar e