04 PAS TallerIndicadoresDeGestion

7/25/2019 04 PAS TallerIndicadoresDeGestion

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Gestin por Procesos

Niveles para el Anlisis de losNiveles para el Anlisis de los

Human SolutionsInspiracin para el xito

Human Solutions Consulting Group SAC

Caractersticas de los IndicadoresCaractersticas de los Indicadores

Morococha, 03 enero 2013


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Gestin por Procesos PAS Unidad Morococha

Los Tres Niveles de los Procesos

Estratgico

La perspectiva de la OrientacinOrientacin aa procesosprocesos est de acuerdo a tresniveles: Estratgico, Tctico y Operacional.

Estos estn alineados a tres clases de Stakeholders: Estratgico, Tcticoy Operacional.

Stakeholders Estratgicos

Necesidades de anlisis

HS Human Solutions Consulting Group SAC2

Tctico

Operativo

Niveles de la Orientacin a ProcesosNiveles de la Orientacin a Procesos

Stakeholders Tcticos

Mecanismos de Anlisis

Indicadores (KPIs) Tcticos

Stakeholders Operativos

Mecanismos de Anlisis

Indicadores (KPIs) Operativos


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Stakeholders Estratgicos (1)

Conformada por los GerentesGerentes SeniorSenior dede lala OrganizacinOrganizacin..

Necesitan KPIs de interpretacin fcil, los cuales le sirven comoinformacin para la toma de decisiones.

Necesitan respuestas a las siguientes preguntas:

Dnde estamos ahora, en relacin alPlan?


Qu se est trabajado? y Qu no seest trabajando?

Lograremos nuestros objetvios?


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Stakeholders Estratgicos (2)

Para ellos los procesos tcticos y operativos estn contenidos en estenivel.

Ellos necesitan una vista interactiva tales como semforos, grficos detendencia, y desviaciones desde niveles de rendimiento planeados.Considerando a variables tales como: Tiempo, Costo, Calidad,Cantidad y Riesgo.

Estos indicadores les dan una comprensin del manejo del rendimientode la Or anizacin


semforos Grficos Desviaciones Tendencias


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Stakeholders Tcticos (1)

Son los propietarios de los procesos, necesitan informacin detalladade punta-a-punta.

Deben asegurar la eficiencia y la efectividad de los procesos a travsdel monitoreo constante y evaluacin de los procesos en trminos de:

Cantidad, Tiempo, Costo, Calidad y Riesgo.

Ejemplo de Anlisis detallado del Proceso


ejecutados). Se observa que requiri un promedio de 1515 dasdas para la ejecucin de diezdiez

procesosprocesos..

En el anlisis se puede encontrar que dosdos procesosprocesos requieren 1010 dasdas,mientras que los ochoocho restantesrestantes slo necesitan 55 dasdas.

El Propietario del proceso necesitan encontrar las causas de porpor ququ loslos dosdosprocesosprocesos necesitannecesitan 1010 dasdas.

Luego de identificar la causa raiz, entonces pueden mejorar o reparar losmismos.


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Stakeholders Tcticos (2)

Estos Stakeholders necesitan respuestas a las siguientes preguntas:

Dnde necesitamos intervenir?

Nuestras intervenciones son, cambios, ymejoras en el trabajo?


Al observar slo los KPIs no permite identificar la naturaleza de losproblemas y las reas de mejora.

Se requiere ver y comprender la estructura de los procesos y encontrarlas actividades que se estn realizando, en qu orden, quines estninvolucrados, y qu est pasando.

Cada instancia del proceso individual debe ser procesado de maneraparticular, luego examinar los detalles precisos para descubrir el

problema real.


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Stakeholders Operacionales (1)

Este tipo de Stakeholders est compuesto por un grupo grande del staffde operaciones.

Ellos necesitan conocer ququ estest sucediendosucediendo dentrodentro deldel trabajotrabajoindividualindividual dede loslos procesosprocesos enen esteeste momento,momento, enen tiempotiempo realreal, en una

base de evento-por-evento.Necesitan conocer los eventos entrantes y los resultados intermedios, y

ser conscientes de las situaciones crticas de manera que no slo loslibere para realizar su trabajo, sino tambin para responder a


importantes excepciones y tomar acciones inmediatas.


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Stakeholders Operacionales (2)

Los stakeholders operacionales buscan respuestas a las siguientespreguntas:

Qu tan bien est funcionando todo eneste momento?

Qu problema est sucediendo? Qu


Qu viene luego? Qu necesito hacerahora para enfrentar esto?


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Nivel Preguntas a responder

Dnde estamos ahora, en relacin al Plan?

Qu se est trabajado? Qu no se es trabajando?

Lograremos nuestros objetivos?

Dnde necesitamos intervenir?

Estratgico

Resumen por niveles


, ,

Qu cambios necesitamos realizar?

Cmo est trabajando cada actividad en este momento?

Qu problema est sucediendo? Qu acciones debo tomar

para reparar esto?

Qu viene luego? Qu necesito hacer ahora para enfrentaresto?

Operacional


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Indicadores de Rendimiento del Proceso - KPIs

Los indicadores de rendimiento, son claves para comprender elcomportamiento de los procesos.

Los puntos de medicin son los que revelan el funcionamiento

interno de los procesos que manejan a la Organizacin.

Los KPIs pueden tener dos perspectivas:

Externos: Cmo los observan los Clientes y Proveedores. Para


ellos los KPIs incluyen: Tiempo, Calidad, Precio y Niveles deServicio.

Internos: Dentro de la Organizacin, el enfoque es en laefectividad de los procesos. Los KPIs internos incluyen: Volumen,costo, riesgos y recursos.


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Perspectivas de los KPIs


Perspectivas Internas y Externas sobre el desempeo de los procesos


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Importancia de los KPIsLos indicadores son necesarios para poder mejorarmejorar. Lo que no se

mide no se puede controlar, y lo que no se controla no se puedegestionar. No se pueden tomar decisiones por simple intuicin.

Los indicadores mostrarn los puntospuntos problemticosproblemticos deldel procesoproceso ynos ayudarn a caracterizarlos, comprenderlos y mejorarlos.

Un indicador siempre debe estar unidounido aa lala definicindefinicin dede objetivosobjetivos


.

estamos actuando de manera adecuada, si los procesos sonefectivos y eficientes, etc.

Una forma adecuada para definir el indicar es identificar lasvariables crticas para alcanzar el objetivo, tambin denominadas

"Factores crticos de xito". Equivale a preguntarse CmoCmosabremossabremos queque estamosestamos lograndologrando elel objetivo?objetivo?..


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Cmo plantear los indicadores?Qu debemos medir?.

Dnde es conveniente medir?

Cundo hay que medir? En que momento ocon que frecuencia?


Cmo se debe medir?

Cmo se van ha difundir los resultados?

Quin y con qu frecuencia se va a revisar y/oauditar el sistema de obtencin de datos?


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Mapa de Indicadores y Objetivos Estratgicos



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Ficha de Indicador

Indicador: (Nombre e Identificador)Tipo de Indicador:(Estratgico, Tctico,

Operativo)

Referencia del Proceso

(Subproceso)Nombre del proceso

Objetivo: Describir el Objetivo del Indicador Responsable del IndicadorRol o Funcin encargado de

elaborar y reportar el indicador.

Indicador:

Descripcin del indicador, indicando cada uno de

los elementos que componen el indicador.

Descripcin de la frmula del clculo del indicador, indicando todos los elementos que lo compone.

Meta: Valor meta del indicador esperado, en el perodo

establecido para su medicin.

Valor de Alerta:Valor a partir del cual se indicar como

Meta y Valor de Alerta (Cuantitativos):

Forma de Clculo:

Formato 05: Ficha de Indicador


Presentacin:

Perodo de Presentacin: Semanal, Mensual,

Trimestral, etc.

Distribucin:

Todas las fuentes de informacin utilizadas para el clculo del indicador.

Roles o Funciones a los que se distribuir los resultados del

indicador


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Revisin de los KPIs identificadosPara asegurar que tiene los KPIs apropiados, evale stos con lassiguientes consideraciones:

Especfico: Los KPIs deben ser claros y especficos, y deben llamar aacciones y comportamientos especficos.

Medibles: Los KPIs deben ser medibles y trazables.

Alcanzable: Los valores de mejora del KPI deben ser alcanzables;debe ser posible cambiar efectivamente las causas fundamentales


e compor am en o e proceso.

Relevante:Los KPIs deben reflejar a los Objetivos.

Basado en el Tiempo:Los valores del KPI deben estar especificadosdentro de un perodo de tiempo determinado.


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Mapa de Procesos



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