UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS

AUDITORA ADMINISTRATIVA EN EL REA DE OPERACIONES DE UNA EMPRESA DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS FARMACUTICOS

Tesis

Presenta a la Junta Directiva de la Facultad de Ciencias Econmicas

Por

EDILBERTO GEOVANNY MORALES BERRIOS

Previo a conferrsele el ttulo de

CONTADOR PBLICO Y AUDITOR

En el Grado Acadmico de

LICENCIADO

Guatemala, enero de 2006

MIEMBROS DE LA JUNTA DIRECTIVA DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS

DECANO SECRETARIO VOCAL 1. VOCAL 2. VOCAL 3. VOCAL 4. VOCAL 5.

Lic. Eduardo Antonio Velsquez Carrera Lic. Oscar Rolando Zetina Guerra Lic. Canton Lee Villela Lic. Albaro Joel Girn Barahona Lic. Juan Antonio Gmez Monterroso P.C. Efrn Arturo Rosales Alvarez P.C. Jos Abraham Gonzlez Lemus

PROFESIONALES QUE REALIZARON LOS EXAMENES DE REAS PRCTICAS.

AUDITORA CONTABILIDAD MATEMTICA-ESTADSTICA

Lic. Mario Danilo Espinoza Aquino Lic. Jos Rolando Ortega Barreda Lic. Csar Augusto Schumann Daz

PROFESIONALES QUE REALIZARON EL EXEMEN PRIVADO DE TESIS.

Presidente Examinador Examinador

Lic. Rubn Eduardo Del guila Rafael Lic. Ademar Cruz Cruz Lic. Juan Jos Rosales

Guatemala, 30 de septiembre de 2005

Licenciado Eduardo Antonio Velsquez Carrera Decano de la Facultad de Ciencias Econmicas Universidad de San Carlos de Guatemala Su Despacho Seor Decano: En atencin a la designacin de esa Decanatura, he procedido a realizar la asesora correspondiente en la elaboracin del trabajo de tesis denominadoAUDITORA ADMINISTRATIVA EN EL REA DE OPERACIONES DE UNA EMPRESA DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS FARMACETICOS, presentada por el estudiante EDILBERTO GEOVANNY MORALES BERRIOS, previo a optar el ttulo de Contador Pblico y Auditor en el grado acadmico de Licenciado. En mi opinin, la tesis desarrollada por el estudiante Morales Berrios, rene las condiciones y requisitos que exigen las normas universitarias sobre la materia, para ser aceptada y discutida en su examen privado de tesis. Sin otro particular aprovecho la oportunidad para suscribirme del seor Decano. Atentamente,

ID Y ENSEAD A TODOS

Lic. Marco Antonio Ruano Contador Pblico y Auditor Colegiado No. 6259

DEDICATORIA

A DIOS

Dador de vida y toda sabidura, por su amor entregado a travs de Nuestro Seor Jesucristo

A MIS PADRES:

Alberto Morales y Dulciria Berrios Mi gratitud eterna por sus bendiciones y sacrificios

A MI ESPOSA:

Brizeida Julieta Por su amor y apoyo incondicional

A MI HIJA:

Joselyn Andrea Por ser una bendicin en nuestro hogar

A MIS HERMANAS:

Bertila, Aida, Sonia Lorena y Belisa Con mucho amor y con el deseo que sus vidas estn cada da ms cerca de Dios.

A TODA MI FAMILIA:

Con especial cario

A MIS AMIGOS:

Porque de una u otra forma contribuyeron a la culminacin de mi carrera.

AGRADECIMIENTO ESPECIAL A:

La Universidad de San Carlos de Guatemala y a la Facultad de Ciencias Econmicas.

INDICE CAPTULO I EMPRESA DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS FARMACUTICOS PGINA 1.1 CONCEPTOS GENERALES 1.1.1 Definicin 1.1.2 Generalidades del negocio 1.1.3 Estructura organizacional 1 1 2 2

1.2 ACTIVIDADES QUE REALIZA 1.2.1 Internas 1.2.2 Externas

4 4 4

1.3 PRODUCTOS QUE DISTRIBUYE 1.3.1 Locales 1.3.2 Importados

4 5 5

1.4 TERMINOLOGA FARMACUTICA 1.4.1 Medicamento o producto farmacutico 1.4.2 Productos farmacuticos o psicotrpicos 1.4.3 Producto farmacutico prohibido 1.4.4 Producto farmacutico no aprobado CAPTULO II AUDITORA ADMINISTRATIVA 2.1 CONCEPTOS GENERALES 2.1.1 Definicin 2.1.2 Objetivos 2.1.3 Importancia

5 6 6 7 7

8 8 9 9

PGINA 2.1.4 Ventajas 10

2.2

PLANEACIN 2.2.1 Objetivo 2.2.2 Factores a revisar 2.2.3 Fuentes de Estudio 2.2.4 Investigacin preliminar 2.2.5 Diagnstico preliminar 2.2.6 Preparacin del proyecto de auditora

10 11 11 11 12 13 13

2.3

INSTRUMENTACIN 2.3.1 Recopilacin de informacin 2.3.2 Tcnicas de recoleccin 2.3.3 Medicin 2.3.4 Papeles de trabajo 2.3.5 Evidencia 2.3.6 Supervisin del Trabajo

14 14 14 14 15 15 15

2.4

EXAMEN 2.4.1 Propsito 2.4.2 Procedimientos 2.4.3 Tcnicas de anlisis administrativo 2.4.4 Formulacin del diagnstico administrativo

15 16 16 16 17

2.5

INFORME 2.5.1 Aspectos operativos 2.5.2 Lineamientos generales para su supervisin 2.5.3 Tipos de informe

17 17 17 18

PGINA 2.5.4 Presentacin del informe 2.6 BASE TCNICA DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA 19 19

CAPTULO III AUDITORA INTERNA 3.1 CONCEPTOS GENERALES 3.1.1 Definicin 3.1.2 Objetivos 3.1.3 Importancia 20 21 21 22

3.2

FUNCIONES 3.2.1 Campos de accin 3.2.2 Alcance 3.2.3 Plan de Trabajo

23 23 24 24

3.3

LOS PAPELES DE TRABAJO 3.3.1 Definicin 3.3.2 Objetivos 3.3.3 Contenido

25 25 26 26

3.4 3.5 3.6 3.7

PROGRAMA DE TRABAJO PRUEBAS SUSTANTIVAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO DIFERENCIA ENTRE AUDITORA ADMINISTRATIVA Y AUDITORA INTERNA.

27 27 28

29

CAPTULO IV DIVISIN DE OPERACIONES PGINA 4.1 CONCEPTOS GENERALES 4.1.1 Definicin 4.1.2 Objetivos 4.1.3 Importancia 4.2 ORGANIZACIN 4.2.1 Departamento de facturacin 4.2.2 Departamento de crditos 4.2.3 Departamento de bodega 4.2.4 Departamento de distribucin 4.3 4.4 POLTICAS CONTABLES ADMINISTRATIVAS ACTUALES CAUSAS POR LAS QUE ES NECESARIO REALIZAR UNA AUDITORA ADMINISTRATIVA EN EL REA DE OPERACIONES. 4.4.1 Falta de capacidad y negligencia para reconocer, analizar y dar soluciones a problemas de importancia 4.4.2 Tiempo de trabajo insuficiente, para coordinar actividades 4.4.3 No supervisar al personal en forma adecuada 4.4.4 Falta de delegacin de autoridad y responsabilidad 38 39 39 39 38 30 30 30 31 31 31 32 33 35 37

CAPTULO V CASO PRCTICO AUDITORA ADMINISTRATIVA EN EL REA DE OPERACIONES DE UNA EMPRESA DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS FARMACUTICOS. PGINA 5.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 5.2 ENTREVISTA PRELIMINAR 5.2.1 Datos generales de El Producto Farmacutico, S. A. 5.2.2 Datos generales de la Divisin de Operaciones. 5.3 MEMORNDUM DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIN 5.4 PLAN DE AUDITORA ADMINISTRATIVA 5.5 EVALUACIN DE LAS POLTICAS Y PROCEDIMEIENTOS 5.5.1 Departamento de facturacin 5.5.2 Departamento de crditos 5.5.3 Departamento de bodega 5.5.4 Departamento de distribucin 5.6 INFORME DE AUDITORA INTERNA CONCLUSIONES RECOMENDACIONES BIBLIOGRAFA ANEXOS Anexo No. 1: Organigrama de la compaa El Producto Farmacutico, S. A. Anexo No. 2: Organigrama de la Divisin de Operaciones. Anexo No. 3: Atribuciones y responsabilidades de los puestos. Anexo No. 4: Descripcin de los requisitos para optar a los puestos. Anexo No. 5: Flujograma de la facturacin, autorizacin, preparacin y distribucin de los pedidos. Anexo No. 6: Flujograma del otorgamiento de crditos por primera vez a los clientes. 40 40 41 43 46 47 49 49 57 65 73 81 89 90 91

INTRODUCCIN Las empresas Distribuidoras de Productos Farmacuticos juegan un papel

importante en la sociedad guatemalteca, a travs de ellas se obtienen grandes beneficios como la adquisicin de bienes para sanar poblacin en general. enfermedades de una

En toda entidad, la administracin tiene la responsabilidad de implementar controles adecuados y la Auditora Administrativa, los evala con el objeto de descubrir su eficiencia y presentar las conclusiones a travs del informe de auditora.

El motivo del

trabajo, fue descubrir las causas desde el punto vista de una

Auditora Administrativa, por las que se hace necesario que la Auditora Interna realice una evaluacin del cumplimiento de las polticas, procedimientos y

controles existentes, para evitar la prdida de mercadera e inconformidad en el despacho de pedidos con los clientes.

Para llevar a cabo la presente investigacin, preliminarmente se realiz un anlisis de la institucin, en la cual se determinaron sus principales actividades y caractersticas esenciales de la rama econmica en la cual se desenvuelve. Seguidamente se realizaron entrevistas con los jefes de las reas que fueron objeto de estudio, aqu realizamos un cuestionario de Auditora Administrativa a cada uno de ellos, para evaluar las polticas y procedimientos de sus departamentos, toda la informacin se obtuvo a travs de las tcnicas de observacin, consultas, indagaciones y confirmaciones. Se concluy con toda la informacin para luego elaborar el informe respectivo, el cual se ha dividido en cinco captulos relacionados a una Auditora Administrativa.

El captulo I presenta la definicin, las generalidades del negocio, la estructura organizacional, las actividades internas y externas, los productos que distribuyen stas empresas y la terminologa farmacutica ms importante utilizada en nuestro pas.

El captulo II contiene la metodologa, la definicin, los objetivos, la importancia, las ventajas, la planeacin, la instrumentacin, el examen y el informe de Auditora Administrativa en una empresa Distribuidora de Productos

Farmacuticos.

En el captulo III se presentan aspectos especficamente relacionados a la Auditora Interna, como lo es su definicin, objetivos, importancia, funciones, los papeles y programas de trabajo, as como pruebas sustantivas y de cumplimiento.

El captulo IV contiene la definicin, los objetivos, la importancia y la organizacin del rea de Operaciones de una empresa Distribuidora de Productos Farmacuticos y las causas suficientes para realizar una Auditora Administrativa en esta clase de empresas.

En el captulo V se presenta el caso prctico de una Auditora Administrativa, enfocada a Divisin de evaluar las polticas, procedimientos y controles existentes en la Operaciones de una empresa Distribuidora de Productos

Farmacuticos.

Tambin se dan a conocer las Conclusiones, Recomendaciones y la Bibliografa que fue consultada para llevar a cabo el trabajo de investigacin.

CAPTULO I EMPRESA DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS FARMACUTICOSEn la poca de los negocios pequeos, las transacciones mercantiles de ventas, compras y distribucin de productos se llevaban a cabo directamente del

fabricante al consumidor final, pero a medida que la sociedad se ha desarrollado, estas actividades tambin demuestran un crecimiento acelerado, impulsadas por una avanzada y moderna tecnologa industrial, con utilizacin de sofisticados equipos de maquinaria. Es as, como nacen las empresas Distribuidoras de Productos Farmacuticos con un alto grado de especializacin y divisin del trabajo, abasteciendo los mercados y las regiones con cantidad y variedad de productos, y originndose la necesidad de trasladar esos bienes a caseros, aldeas, poblaciones y

ciudades en general. 1.1 CONCEPTOS GENERALES Al realizar una Auditora Administrativa en una empresa Distribuidora de Productos Farmacuticos, es necesario que el Auditor Interno conozca la definicin, las generalidades y la estructura organizacional del negocio, previo a desarrollar el trabajo.

1.1.1 Definicin Empresa Distribuidora de Productos Farmacuticos, es el establecimiento farmacutico destinado a la importacin, distribucin y venta de productos

farmacuticos de venta libre, productos afines, material de curacin, equipo mdico quirrgico e instrumental y reactivos de laboratorio para uso diagnstico (1:06). 1.1.2 Generalidades del negocio Se refiere a identificar claramente el tipo de transacciones que realizan las empresas Distribuidoras de Productos Farmacuticos. La forma de obtener esta informacin, es a travs de la lectura de la patente de comercio y la escritura de constitucin. Estos documentos contienen el objeto y las actividades principales que legalmente debe realizar la entidad. Otra forma es a travs de la observacin directa de las operaciones que efecta.

Comnmente las transacciones generales que realizan las empresas Distribuidoras de Productos Farmacuticos son: Importacin, exportacin, distribucin y compra venta de mercadera en general, incluyendo toda clase de productos qumicos, medicinales, farmacuticos, veterinarios, y la ejecucin de cualquier otra clase de operaciones que se relacionen con la industria y comercio.

1.1.3 Estructura organizacional Toda organizacin formal se conoce como una estructura de funciones o un agrupamiento de actividades, las cuales son necesarias para lograr los

objetivos o metas de la institucin, la mejor forma de conocerla grficamente es a travs de los organigramas.

Una entidad bien organizada le es fcil planificar y definir claramente el ambiente interno y externo donde desarrollar sus actividades, de

manera que cada persona dentro de la empresa conozca cual es su trabajo a realizar y quin debe tomar las decisiones en el momento

oportuno para asumir la responsabilidad de los resultados.

El proceso de organizacin debe ser continuo en cuanto a las actividades. Deben estar simultneamente bajo consideracin a todos los niveles para poder mantener a la compaa dentro de un nivel de competitividad, especialmente cuando crece aceleradamente.

La terminologa departamental que se acostumbra usar en las empresas, indica relaciones jerrquicas entre divisiones, reas, departamentos, secciones y unidades, entre otros.

La departamentalizacin funcional, es la base ms utilizada por la mayor parte de empresas y sirve para organizar las actividades dentro de las mismas.

1.2 ACTIVIDADES QUE REALIZAN Para lograr sus objetivos, las actividades estn enmarcadas por las funciones que realizan las reas operacionales, tanto internas como externas; por ser muy extensas, slo se mencionan las bsicas.

1.2.1

Internas Son aquellas que se llevan a cabo dentro de sus instalaciones, entre las ms comunes estn: Depreciaciones, amortizaciones, elaboracin y pago de planillas por sueldos a sus trabajadores, clculo y pago de impuestos, pagos a proveedores, cobros a clientes, retencin de cuotas laborales, control de la cartera de clientes, control de sus activos, recepcin de

devoluciones sobre ventas, pagos generales y registro contable de todas las transacciones comerciales y financieras.

1.2.2 Externas Son las que se realizan fuera de las instalaciones de la entidad, tales como: Ventas, compras locales e importaciones, cobros a clientes, pagos a proveedores locales y extranjeros, pagos de cuotas laborales y patronales, pagos de impuestos y devoluciones sobre compras.

1.3

PRODUCTOS QUE DISTRIBUYE Existe una variedad de productos que ofrecen las empresas Distribuidoras de Productos Farmacuticos en el mercado guatemalteco, unos son de produccin local y otros importados.

1.3.1 Locales Normalmente son frmacos utilizados para seres humanos; tambin

comercializan productos de higiene personal, de belleza, cosmticos entre otros, y se ofrecen a farmacias, almacenes y supermercados para ser adquiridos por el consumidor final.

1.3.2 Importados La mayor parte de productos farmacuticos, hospitalarios y todo lo conformado por equipo mdico provienen de otros pases, y se utilizan generalmente en clnicas mdicas, sanatorios privados y hospitales nacionales entre otros.

En relacin a los frmacos es importante mencionar que la mayora de laboratorios producen los mismos; sin embargo, a cada uno le asignan su nombre comercial, para diferenciarlos en el mercado; pero en s, al

identificarlos por su nombre genrico tienen la misma funcin. En todo pas para comercializar medicamentos para seres humanos, previamente deben ser autorizados por una entidad reguladora normalmente estatal. En Guatemala, le corresponde al Ministerio de Salud Pblica y Asistencia Social.

1.4

TERMINOLOGA FARMACUTICA Al realizar una Auditora Administrativa en una empresa Distribuidora de Productos Farmacuticos, el Auditor Interno se encuentra con definiciones

propias a esa rama, por lo que se considera necesario mencionar las ms importantes.

1.4.1

Medicamento o producto farmacutico Producto empleado para la prevencin, diagnstico o tratamiento de

una enfermedad, estado patolgico o para modificar sistemas fisiolgicos en beneficio de la persona a quin le fue administrado (3:141).

La finalidad de todo medicamento es aliviar enfermedades en seres humanos, as como tambin en cualquier otro ser vivo.

1.4.2

Producto farmacutico psicotrpico Son los productos controlados por la autoridad nacional competente por tener en algunos casos efectos secundarios en la persona que le fue administrado y que para su venta se requiere de una receta mdica (3:180).

La comercializacin de estos productos es restringida y estrictamente controlada por las autoridades de Salud Pblica y Asistencia Social, por los graves daos que pueden causar si se administran a pacientes inadecuadamente.

1.4.3

Producto farmacutico prohibido Producto retirado del consumo, venta o ambos en uno o varios pases por orden de la autoridad nacional competente, a causa de la poca seguridad que ofrece en la aplicacin a que se destina (3:180).

Todos los productos fabricados y distribuidos tienen la supervisin del Ministerio de Salud Pblica y Asistencia Social, entidad encargada de

autorizar su comercializacin y uso para brindar una mayor seguridad a la poblacin.

1.4.4

Producto farmacutico no aprobado Producto oficialmente por el fabricante para su registro ante la autoridad nacional competente y que ha sido rechazado por no satisfacer los requerimientos establecidos. Por ejemplo, por razones de seguridad, por falta de efectividad entre otros (3:180).

Estos productos son rechazados por la autoridad encargada, por no presentar seguridad en su elaboracin y contener ciertas deficiencias, lo cual ocasiona riesgos importantes en la salud de la poblacin.

CAPTULO II AUDITORA ADMINISTRATIVAActualmente, la Auditora Administrativa se ha convertido en un campo comn para el Contador Pblico y Auditor, a travs de ella se evala el funcionamiento de una organizacin. Tambin aporta soluciones a la Direccin para lograr una administracin eficiente y eficaz. Se entiende como Direccin al conjunto de

ejecutivos que tienen a su cargo dirigir la entidad.

Proporciona una informacin til que no puede encontrarse nicamente en las transacciones contables, hoy en da inversionistas, accionistas, entidades de gobierno y pblico en general, realizan investigaciones con el fin de establecer la calidad de la gestin administrativa. 2.1 CONCEPTOS GENERALES Para realizar una Auditora Administrativa en una empresa Distribuidora de Productos Farmacuticos, es necesario que el Auditor Interno conozca la definicin, los objetivos, la importancia y las ventajas de la misma, como parte de la profesin de la contadura pblica y auditora. 2.1.1 Definicin Una Auditora Administrativa es el examen integral o parcial de una organizacin con el propsito de precisar su nivel de desempeo y oportunidades de mejora (7:141).

2.1.2

Objetivos

Los principales objetivos de una Auditora Administrativa en una compaa Distribuidora de Productos Farmacuticos son:

Conocer el grado de cumplimiento de las polticas, procedimientos y controles existentes.

Asesorar a la administracin en la direccin efectiva de sus actividades. Revelar los hallazgos encontrados y determinar las causas y efectos que inciden en la toma de decisiones.

Evaluar los controles internos para establecer su efectividad. Recomendar los mejores mtodos y procedimientos administrativos y tratar de mantenerlos en un alto nivel de rendimiento.

Ayudar a maximizar las utilidades y mejorar los servicios. Determinar reas donde puedan efectuarse economas sustanciales. Encontrar debilidades en los manuales de polticas y procedimientos administrativos.

Sugerir para economizar el esfuerzo humano a travs de la simplificacin de tareas.

2.1.3 Importancia A travs de la Auditora Administrativa se conoce el cumplimiento de

objetivos, polticas, procedimientos y controles de la entidad, tambin

proporciona una evaluacin del desempeo del trabajo desarrollado por las distintas reas de la institucin.

2.1.4 Ventajas Las ms comunes que se obtienen entre otras, en las empresas Distribuidoras de Productos Farmacuticos son: Proporciona soluciones especficas a los problemas que afronta la administracin en el desarrollo de su gestin. Es una herramienta importante para evaluar el funcionamiento y desarrollo administrativo de la institucin o parte de ella. Funciona como un control preventivo que ayuda a la administracin de la compaa para verificar el correcto cumplimiento de polticas,

normas y procedimientos del proceso administrativo.

2.2

PLANEACIN La planeacin de auditora es el proceso de identificar lo que se

debe hacer por quin y cundo. Aun cuando la planeacin debe completarse antes de iniciar el trabajo de campo, el auditor debe estar preparado para modificar los planes originales si durante la aplicacin de los procedimientos de auditora se encuentra ante las circunstancias no previstas o elementos no conocidos previamente. Las razones de los cambios significativos deben ser documentados (8:11 Tomo 1)

2.2.1 Objetivo Definir las acciones a seguir y los recursos a utilizar en el desarrollo de las diferentes fases del trabajo, tomando en consideracin las circunstancias a enfrentar para alcanzar los propsitos del trabajo.

2.2.2 Factores a revisar Son todos aquellos elementos fundamentales considerados por el

Auditor para llevar acabo el estudio; por ejemplo organizacin, procesos, funciones, sistemas, recursos, proyectos, productos y servicios que presta y adquiere la entidad. Todo lo cual proporciona una visin en conjunto de la forma que se interrelacionan cada uno de ellos, respecto a sus atribuciones y cumplimiento de objetivos esenciales de la compaa.

Adems

debe el

considerar

los

elementos

especficos

que

complementan

proceso administrativo y que se asocian con los

atributos fundamentales que enmarcan su objetivo y funcin. Ello permitir verificar la contribucin particular de los elementos relacionados al proceso y funcionamiento de la gestin administrativa, tales como: visin, misin, objetivos, metas, estrategias, polticas, procedimientos y programas.

2.2.3 Fuentes de estudio Lugares o documentos internos y externos, en los cuales el Auditor

solicita informacin importante para fundamentar el estudio y sustentar los juicios o criterios. A saber, los siguientes:

Internas:

Gerencia,

Auditora

Interna,

jefes

de

departamentos,

trabajadores claves, manuales, estatutos, escritura de constitucin y otros documentos, por ejemplo: libro de actas, estados financieros, libros contables y dems documentacin y correspondencia mercantil.

Externas: rganos de gobierno relacionados con la entidad con respecto a comercio, industria, servicios, tributos y licencias que tienen que ver con el negocio; organizaciones similares a la empresa, sindicatos, socios, organizaciones nacionales e internacionales.

2.2.4 Investigacin preliminar Es la fase en la cual el Auditor Administrativo obtiene conocimiento de los aspectos generales de la naturaleza del negocio, con el propsito de tener elementos de juicio necesarios para planificar el trabajo de campo, entre los ms importantes estn: polticas administrativas y financieras, procedimientos, sistemas y mtodos de control implementados por la

administracin, para mantener eficiencia en el proceso administrativo.

2.2.5 Diagnstico preliminar Se refiere a identificar la problemtica, las posibles soluciones que se desean alcanzar de los factores a examinar, las tcnicas y mtodos a emplear y la programacin a utilizar en el proceso de auditora.

2.2.6 Preparacin del proyecto de auditora En esta fase se selecciona la informacin necesaria para instrumentar la auditora. Incluye la propuesta tcnica y programa de trabajo.

Propuesta tcnica: Contiene un breve resumen de los objetivos que el cliente desea y presenta parte de la informacin recopilada en la

entrevista preliminar, tales como:

naturaleza del negocio, reas

crticas, alcance de su aplicacin, resumen de auditoras anteriores, lo que se desea obtener a travs del examen, actividades indispensables para ejecutar el trabajo, recursos necesarios con sus costos

especficos y los beneficios que se esperan alcanzar con la auditora.

Programa de trabajo: Debe contener nombre del estudio, los responsables de su realizacin, identificacin de las reas, actividades especficas a examinar, fases, calendario, procedimientos y tcnicas a utilizar.

2.3

INSTRUMENTACIN Consiste en seleccionar las herramientas necesarias para recolectar la informacin, las cuales deben estar ntimamente relacionadas con el cumplimiento de los objetivos del trabajo. Los ms comunes aplicables en nuestro medio son: narrativos, cuestionarios y flujogramas.

2.3.1 Recopilacin de informacin Es la fase en la cual se registran todas las evidencias y hallazgos

encontrados, los cuales servirn de base para realizar las conclusiones y recomendaciones del proyecto de la auditora.

2.3.2 Tcnicas de recoleccin Son los diferentes instrumentos utilizados por el Auditor para recabar la informacin necesaria, entre las cuales se pueden mencionar: Observacin directa, inspeccin fsica, entrevista, consulta, indagacin, recuento y confirmacin entre otras.

2.3.3 Medicin Es la actividad de evaluar el avance de la investigacin a determinadas fechas, con el objeto de garantizar la confiabilidad y validez de la informacin que se registra en los papeles de trabajo.

2.3.4

Papeles de trabajo Legajo de registros en los cuales se describen las tcnicas y pruebas realizadas para recolectar la informacin; contienen las conclusiones a

que se lleg durante el desarrollo del examen, de acuerdo con Normas de Auditora Generalmente Aceptadas. Constituyen las evidencias obtenidas durante el proceso del estudio, las cuales servirn de base para emitir el informe de auditora.

2.3.5 Evidencia Documentacin suficiente y competente contenida en los papeles de

trabajo, que sustenta los hallazgos encontrados durante el desarrollo de la auditora; representa el elemento importante para emitir las conclusiones y recomendaciones que se expresan como resultado del trabajo.

2.3.6 Supervisin del trabajo

Todo trabajo de auditora debe ser supervisado por personas con capacidad tcnica y legal para garantizar su ejecucin adecuada, de

acuerdo a Normas de Auditora Generalmente Aceptadas.

2.4

EXAMEN Desde el punto de vista de la Auditora Administrativa, es la evaluacin realizada a determinadas funciones y operaciones de una institucin, con el objeto de identificar los posibles problemas y causas por las cuales hay

desviaciones en el desarrollo de las mismas, en relacin a lo planeado.

2.4.1 Propsito Una entidad se examina con el objeto de identificar cualquier

dificultad que est obstaculizando directamente el desarrollo de sus actividades para sugerir las recomendaciones y cambios necesarios.

2.4.2 Procedimientos Son los planes ms concretos que norman el criterio y la accin que debe seguir apoyada en los objetivos y polticas. Los procedimientos indican claramente cmo y cundo se han de realizar o ejecutar las actividades (2:77).

2.4.3 Tcnicas de anlisis administrativo Para realizar un proyecto de auditora, es importante que el Auditor conozca algunas tcnicas de anlisis administrativo, tales como:

Examinar los resultados en determinadas reas de una organizacin. Revisar las circunstancias que inciden en las consecuencias. Verificar los niveles de efectividad de los controles y Conocer el uso de los recursos.

2.4.4 Formulacin del diagnstico administrativo Es una parte esencial de la Auditora Administrativa, se formula de acuerdo a hechos y acontecimientos de investigacin concretos, capz de evaluar la informacin de una institucin.

2.5

INFORME Es el documento final de una auditora efectuada en el cual se describen las principales reas que requieren mejoras, los hallazgos encontrados, el alcance, los resultados, las recomendaciones y las conclusiones.

La estructura del informe como mnimo debe contener fecha, destinatario, introduccin, resumen de aspectos principales, prrafo final y firma.

2.5.1 Aspectos operativos Se refiere a realizar un anlisis de los aspectos ms importantes que contiene el informe, entre los cuales estn: Objetivos de la auditora, justificacin, alcance, metodologa, resultados, conclusiones y

recomendaciones.

2.5.2 Lineamientos generales para su supervisin Al concluir el examen se presenta el informe que contiene los

resultados obtenidos durante el desarrollo del trabajo; para obtener una adecuada revisin en el mismo debe tomarse en cuenta lo siguiente:

El Auditor Interno debe emitir un reporte por escrito y firmado, cada vez que se concluya un examen. Durante el proceso podr transmitirse entre sus asistentes informacin verbal y por escrito.

Antes de emitir el informe final deben discutirse los hallazgos encontrados, las conclusiones y recomendaciones con la

administracin de la Compaa. Verificar que el informe sea oportuno. El jefe de Auditora Interna o la persona responsable, deber revisar y aprobar el informe final antes de su emisin y decidir a quien le distribuir copias para su conocimiento. objetivo, claro, conciso, constructivo y

2.5.3 Tipos de informe La variedad de eleccin para presentar los informes depende del destino, propsito establecido y el impacto que se pretende con su presentacin, si se atienden estos aspectos los ms comunes son: Informe general: Contiene todos los hallazgos encontrados durante el desarrollo del examen, los cuales se fundamentan con las evidencias encontradas y se presenta a las personas que solicitaron la auditora.

Informe ejecutivo: Es el solicitado por una persona importante de la compaa y contiene nicamente quien lo prepar, perodo de revisin, objetivos, alcance, metodologa, sntesis y conclusiones.

Informe de aspectos relevantes: Documento emitido y presentado para revelar exclusivamente lo ms importante encontrado durante el proceso del examen en la organizacin.

2.5.4 Presentacin del informe Una vez concluido el examen de auditora, terminado estructuralmente y discutido el informe final, se procede a presentarlo a las personas que dirigen la entidad o a quien contrat al Auditor para realizar el trabajo.

2.6

BASE TCNICA DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA. En virtud que el Instituto de Guatemalteco de Contadores Pblicos y Auditores no ha emitido boletines y normas especficamente relacionadas a la auditora Administrativa, para llevarla a cabo se debe observar la Norma nmero 3, que es la planeacin y supervisin de toda auditora y tambin la gua de Auditora Interna nmero 3, la cual se refiere a la metodologa de la auditora interna, los dos documentos emitidos por el Instituto Guatemalteco de Contadores Pblicos y Auditores.

CAPTULO III AUDITORA INTERNAEs obligacin de la administracin de toda institucin, mantener controles internos adecuados y efectivos, con el fin de evitar desviaciones en su

funcionamiento, aunque el propsito de esta rama no es hacer cumplir, sino investigar, informar y sugerir. Esto le otorga una categora profesional de independencia dentro de la entidad, debiendo desarrollar y mantener su capacidad en quien debe confiar la gerencia para conocer los resultados sobre el funcionamiento de la misma.

Por lo tanto, es necesario que las Empresas Distribuidoras de

Productos

Farmacuticos, tengan un departamento de Auditora Interna, para evaluar el funcionamiento y capacidad de dirigir, organizar, planificar y controlar las

distintas actividades que desarrollan internamente, para cumplir sus objetivos.

3.1

CONCEPTOS GENERALES Para realizar una Auditora Administrativa en una Empresa Distribuidora de Productos Farmacuticos, es necesario que el Auditor Interno conozca la definicin, los objetivos y la importancia de la Auditora Interna, los cuales sern una herramienta importante en el desarrollo del examen.

3.1.1 Definicin La Auditora Interna forma parte de la estructura organizativa de la empresa y debe estar ubicada a un nivel jerrquico que le permita cumplir con los objetivos asignados por la institucin.

Es una funcin independiente de control preventivo y de servicio dentro de una organizacin, para examinar y evaluar sus actividades, as como ayudar y asistir al personal para cumplir sus funciones y atribuciones por medio de la realizacin de anlisis, valoraciones y recomendaciones, sobre lo actuado.

3.1.2 Objetivos Garantizar informacin financiera confiable y oportuna, salvaguardar los activos de la empresa, promover la eficiencia operativa de la entidad y velar por el cumplimiento de objetivos, polticas, planes, procedimientos, leyes y reglamentos dentro de la institucin.

Garantizar

informacin

financiera

confiable

y oportuna: Es

responsabilidad de la Auditora Interna velar por el cumplimiento de los controles internos en relacin a todas las operaciones financieras de la entidad, para presentar y garantizarle a la administracin una informacin financiera eficiente y efectiva.

Salvaguardar los activos: Es necesario que toda empresa tenga sus activos protegidos contra cualquier riesgo. Corresponde al Auditor Interno establecer la propiedad, la veracidad, la existencia fsica evaluar el cumplimiento de las polticas y controles adecuados. y

Promover

la

eficiencia

operativa

de

la

entidad: Es

importante medir la eficiencia con que se manejan los recursos de la entidad, as tambin establecer el cumplimiento de objetivos y controles en todas las reas operacionales de la organizacin.

Cumplimiento de objetivos, polticas, planes, procedimientos, leyes y reglamentos: Es responsabilidad del departamento de Auditora Interna, evaluar constantemente los sistemas establecidos por la administracin de la institucin, con el objeto de establecer su cumplimiento e informar de cualquier impacto significativo encontrado.

3.1.3 Importancia Anteriormente la Auditora Interna se enfocaba nicamente a las operaciones financieras y contables de las compaas, pero debido a que es un instrumento de apoyo a la Direccin, debe tener independencia con los dems rganos de la entidad; entre sus atribuciones ms importantes estn la de asesorar a Directivos, a la Gerencia, evaluar constantemente

la estructura del control interno en todas las reas administrativos y operativos de la institucin.

y los sistemas

3.2

FUNCIONES. La Auditora Interna es el rgano asesor y consultor de la Junta Directiva; tiene como funciones principales, apoyar a los directores en el desempeo de sus responsabilidades; autenticar el proceso operativo de la entidad; evaluar la validez y eficiencia de los sistemas y comprobar su

cumplimiento, de acuerdo a leyes, normas reglamentos, acuerdos, planes polticas y procedimientos emitidos por la institucin para lograr los objetivos.

El apoyo a los directores de la entidad en el desempeo de sus responsabilidades, se refiere a promover confiabilidad y control de todas las transacciones, salvaguardar sistemas y controles existentes. los activos, analizar y evaluar los

3.2.1 Campos de accin El Auditor Interno debe tener libertad para revisar y valuar mtodos, planes y procedimientos, establecidos por la administracin en todas las unidades administrativas, esta facultad es aislada a las responsabilidades que tiene cada persona para realizar sus actividades con capacidad y eficiencia.

3.2.2 Alcance El tamao de una organizacin definir el alcance de las funciones de un departamento de Auditora Interna en particular; en toda empresa las ms comunes son las siguientes:

Revisar la confiabilidad e integridad de la informacin. Evaluar el cumplimiento de polticas, planes, procedimientos, leyes y reglamentaciones que tengan impacto significativo en las operaciones.

Verificar la existencia fsica de los activos de la empresa. Evaluar el uso econmico y eficiente de los recursos de la organizacin.

Examinar el cumplimiento de objetivos y metas establecidas, a travs de la revisin de operaciones y programas.

3.2.3 Plan de trabajo Es conveniente que el Auditor Interno prepare al final de cada ao las actividades que desarrollar en el siguiente perodo, el cual debe contener principalmente las reas a revisar y con la frecuencia necesaria. A esta planeacin de actividades se le llama plan de trabajo de Auditora Interna; debe ser aprobado por la autoridad a la que reporta dentro de la organizacin, generalmente es la Junta Directiva. Es importante mencionar que la planeacin no es rgida. Si en el transcurso del ao resaltan

problemas importantes dentro de la entidad se les debe poner atencin y dedicarles el tiempo necesario.

Se debe preparar cuidadosamente para evitar en lo posible la interferencia con otros trabajos operativos. Al realizar la planificacin anual se efectuarn una serie de operaciones, entre las ms comunes estn:

Trabajos no efectuados segn el plan del ao anterior. ltimo informe de sugerencias de los auditores externos. Puntos dbiles sealados en los diferentes informes que present el propio departamento de Auditora Interna, dentro del ao anterior.

Peticiones efectuadas por diferentes departamentos o secciones dentro de la empresa.

Otras actividades solicitadas por la administracin de la compaa.

3.3

LOS PAPELES DE TRABAJO Todo trabajo del Auditor debe quedar debidamente documentado, sea de carcter interno o externo. Con el objeto de dar a conocer sus aspectos ms importantes, a continuacin se menciona una definicin, objetivos y contenido bsico:

3.3.1 Definicin Los papeles de trabajo, son los registros llevados por el auditor sobre

los procedimientos seguidos, las pruebas realizadas, la informacin obtenida y las conclusiones a que ha llegado durante el desarrollo de su examen, de acuerdo con las guas para la prctica profesional de la Auditora Interna (8:07 Tomo 1). 3.3.2 Objetivos Proporcionar evidencia del trabajo realizado sobre el cual se ha ejercido diligencia profesional en el desarrollo de la auditora. Dentro de los objetivos especficos se incluyen: Proporcionar evidencia del trabajo realizado, construyendo el soporte del dictamen del Auditor. Servir de gua y fuente de informacin en auditoras subsecuentes. Proporcionar evaluacin y anlisis. Mantener un adecuado control de la auditora en el proceso. Proporcionar confianza en el informe.

3.3.3 Contenido Depende del tipo de auditora realizada y de la organizacin donde fue efectuada. Generalmente un juego de papeles de trabajo incluye:

Copia de los manuales de procedimientos y descripcin de puestos. Memorndum y cartas relacionadas con la auditora. Copia de los informes financieros utilizados por la Gerencia. Planificacin y documentacin de la evaluacin.

Descripcin

de

los

procesos,

diagramas

de

flujo,

narrativas,

cuestionarios, cdulas analticas, de evaluacin y terminacin de la auditora. Copia del informe presentado.

3.4

PROGRAMA DE TRABAJO Es la representacin escrita de los objetivos de auditora que se persiguen y los procedimientos a desarrollar segn las circunstancias especficas de la entidad a auditar.

Los programas de trabajo de auditora, deben contener como mnimo lo siguiente:

3.5

Objetivos. Procedimientos a aplicar. Nombre de quien realiza el trabajo. Fecha de realizacin. Referencia a papeles de trabajo.

PRUEBAS SUSTANTIVAS Son los procedimientos analticos utilizados para verificar la validez, exactitud e integridad de las operaciones realizadas, las cuales garantizan que la informacin generada por la administracin es confiable.

No es necesario comprobar todas las transacciones, el alcance estimado definir la realizacin de las pruebas, las cuales indicarn la materialidad de las operaciones realizadas y la naturaleza con que fueron efectuadas.

El propsito de las pruebas sustantivas es establecer si la ausencia de un control interno significa que debe abandonarse la confiabilidad planeada sobre otros controles administrativos, relacionados a esa observacin.

3.6

PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO Son los procedimientos utilizados para verificar la existencia y efectividad de las polticas y procedimientos establecidos por la administracin de la entidad.

Su propsito es obtener seguridad razonable sobre el control interno de la empresa, el cual debe funcionar en forma eficiente. Deben disearse para proporcionar evidencia en cuanto a la existencia y funcionamiento de los controles.

El Auditor Interno debe comprobar el cumplimiento y efectividad de las polticas y procedimientos, los resultados encontrados sern el grado de confiabilidad y validez otorgado a los sistemas implementados por la administracin.

3.7 DIFERENCIA ENTRE AUDITORA ADMINISTRATIVA Y AUDITORA INTERNA.

AUDITORA INTERNA Forma parte de la estructura administrativa de la empresa.

AUDITORA ADMINISTRATIVA No forma parte de la empresa.

Se

realiza

nicamente

en

La puede efectuar el Auditor Interno y tambin las firmas

relacin de dependencia.

de Auditora Externa.

Se aplica a toda la empresa.

Puede aplicarse a toda la empresa especficas. o en reas

Es peridica.

Es eventual.

Para su informe, normalmente no es necesario dictamen.

Para su informe, normalmente si es necesario dictamen.

CAPTULO IV DIVISIN DE OPERACIONESToda Empresa Distribuidora de Productos Farmacuticos, tiene su propia estructura y actividades especficas. El Producto Farmacutico, Sociedad

Annima como unidad de anlisis cuenta con la Divisin de Operaciones, la cual tiene como funciones principales: autorizacin de crditos, facturacin de

pedidos, control de la cartera, almacenamiento y resguardo de los inventarios, y la distribucin de pedidos a clientes a nivel nacional.

4.1

CONCEPTOS GENERALES Para realizar una Auditora Administrativa en la Divisin de Operaciones de compaas Distribuidoras de Productos Farmacuticos, es necesario que se conozca la definicin, los objetivos y la importancia de la misma.

4.1.1 Definicin Es un rea especfica de las empresas Distribuidoras de Productos Farmacuticos, en la cual se implementan y controlan los procesos

operativos para facturar, autorizar, preparar y distribuir los pedidos por ventas. 4.1.2 Objetivos Apoyar y complementar la labor de las distintas divisiones internas, proporcionar un servicio eficiente a los clientes; que la institucin sea la

primera opcin de compra

en el mercado a nivel nacional y con un

compromiso constante en la optimizacin al mximo de los recursos asignados por la direccin.

4.1.3 Importancia Proporciona un total apoyo a las dems reas de la compaa, la cual tiene como responsabilidad realizar las diferentes actividades que van

desde procesar eficientemente los pedidos por ventas, hasta hacer llegar con prontitud y calidad los productos a los clientes, tanto locales como de los departamentos.

4.2

ORGANIZACIN Est formada por una gerencia y una secretaria, reporta directamente a Gerencia General y con el propsito de dar a conocer su estructura y sus principales funciones, a continuacin se mencionan las que corresponden a cada uno de sus departamentos.

4.2.1 Departamento de facturacin Cuenta con una jefatura, un asistente, diez personas para facturar los pedidos, reporta directamente a Gerencia de Operaciones y entre sus principales atribuciones estn: Facturar los pedidos por ventas al crdito y al contado. Tramitar en el departamento de crditos la autorizacin de pedidos.

Realizar anulaciones de facturas por diferentes conceptos. Efectuar notas de crdito por devoluciones sobre ventas. Atender a clientes personalmente y va telfono. Tramitar en las dems reas internas la autorizacin de precios, descuentos y bonificaciones de productos para su facturacin.

Reportar a

Gerencia de Informtica cualquier desperfecto en el

sistema electrnico de datos.

4.2.2 Departamento de crditos Cuenta con una jefatura, un subjefe, dos asistentes, una secretaria y seis auxiliares; entre otras, sus atribuciones ms importantes son las siguientes:

Autorizar manualmente los pedidos por ventas al crdito. Cargar nuevamente a la cuenta corriente, los cheques rechazados por los bancos.

Autorizar descuentos a clientes, sobre saldos pagados por anticipado.

Proporcionar informacin a clientes en relacin a sus saldos. Emitir estados de cuenta a solicitud de los clientes. Realizar depsitos en los bancos del sistema por cobros a clientes. Revisar notas de crdito y dbito, para cuadrar la cuenta corriente.

Entregar la documentacin necesaria a los Asesores Comerciales para que realicen los cobros a clientes.

No autorizar pedidos a clientes con saldos morosos. Realizar cobros a determinados clientes especficamente. Revisar y conciliar la cuenta corriente. Investigar y dar trmite a nuevas solicitudes de crditos.

4.2.3 Departamento de bodega Para su funcionamiento est formado por una jefatura, un asistente y un encargado para cada seccin, el resto de personal es auxiliar de bodega, haciendo un total de treinta y nueve personas; con el propsito de dar a conocer sus funciones principales, a continuacin se describen las de cada una de sus reas. rea de recepcin y chequeo Recibir y revisar toda mercadera por compras. Almacenar y ordenar por fecha de vencimiento los productos. Proporcionar contraseas de pago por facturas a proveedores. Realizar reclamos a proveedores por productos daados. Proporcionar los medicamentos almacenados al rea de etiquetado. No entregar contraseas de pago por facturas con productos daados. Conservar el rea de trabajo limpia y ordenada.

rea de etiquetado Etiquetar todo producto vendido. Mantener los estantes completos de productos etiquetados. Preparar los productos por volumen conforme a facturas. Solicitar los productos almacenados al rea de recepcin y chequeo. Almacenar y controlar todas las etiquetas por utilizar. Recibir y revisar la mercadera por devoluciones sobre ventas. Colocar todo producto etiquetado en los estantes. Conservar el rea de trabajo limpia y ordenada.

rea de preparado Clasificar y ordenar toda facturacin. Requerir la mercadera etiquetada al rea respectiva. Preparar los medicamentos conforme a lo solicitado en las facturas. Trasladar ordenadamente los productos preparados al rea de verificado. Solicitar precios de productos al rea de etiquetado. Conservar el rea de trabajo limpia y ordenada. Preparar todo medicamento en buen estado. factura recibida del departamento de

4.2.4 Departamento de distribucin Con el propsito de lograr sus objetivos, cuenta con cuarenta y cinco personas en total, entre ellas un jefe para el departamento y un encargado para cada seccin, el resto del personal son empacadores y repartidores; entre sus atribuciones ms importantes de cada una de sus reas, estn:

rea de verificado Revisar fsicamente los productos preparados contra su factura. Ubicar los pedidos preparados en sus rutas correspondientes. Clasificar los pedidos de la ciudad y de los departamentos. Ordenar y recibir las facturas originales del rea de preparado. Conservar el rea de trabajo limpia y ordenada. Enviar las facturas con sus fotocopias respectivas a clientes preferentes. Solicitar los pedidos urgentes al rea de preparado.

rea de empaque Empacar los productos facturados para los departamentos. Realizar la documentacin necesaria de los pedidos

correspondientes. Llamar a las empresas de transporte y entregarles la carga para su destino.

Registrar en el sistema electrnico de datos, despachadas a clientes de los departamentos del pas.

las facturas

Clasificar y ordenar los pedidos de acuerdo a las compaas de transporte.

Proporcionar informacin a los clientes va telfono en relacin a sus pedidos.

Conservar el rea de trabajo limpia y ordenada. Recibir los pedidos rechazados por los clientes. Asignarles empresa de transporte a los pedidos cuando no lo tienen.

rea de despacho Distribuir los pedidos a clientes de la ciudad y sus municipios. Registrar en el sistema electrnico de datos entregadas a los repartidores. Asignar y proporcionarles ruta a cada repartidor. Recibir y darle solucin a los reclamos realizados por los clientes. Proporcionar informacin a los clientes va telfono en relacin a sus pedidos. Darle prioridad a los pedidos urgentes. Conservar el rea de trabajo limpia y ordenada. Entregar los pedidos empacados para los departamentos, en las oficinas de las empresas de transporte en la ciudad. las facturas

Auxiliar a los repartidores cuando tienen desperfectos los vehculos.

4.3 POLTICAS CONTABLES ADMINISTRATIVAS ACTUALES. 1. Los descuentos sobre ventas nicamente se otorgarn al momento de emitir la factura. 2. Los productos en promocin no tienen devolucin. 3. Todas las facturas emitidas deben de tener su pedido archivado y autorizado correspondiente. 4. En las devoluciones sobre ventas, nicamente se realizarn cambios de medicamentos, no as de efectivo. 5. La facturacin por ventas al crdito nicamente ser de 30, 45, 60 y 90 das. 6. En el Departamento de Crditos, nicamente el Jefe y Subjefe son las personas autorizadas para firmar los pedidos por ventas al crdito. 7. Los clientes que tengan cheques rechazados por falta de fondos, no se les facturarn ms ventas. 8. En sus compras todos los empleados de la empresa tendrn el 5% de descuento. 9. Los inventarios se evaluarn a travs del mtodo del costo promedio. 10. Los medicamentos por vencimiento deben retirarse del inventario con 30 das anticipadamente. 11. En las devoluciones sobre ventas no se recibirn productos daados.

12. nicamente de 3 a 5 facturas por ruta se les entregarn a los repartidores. 13. Los reclamos de los clientes deben ser resueltos por cada uno de los jefes de los departamentos. 14. El tiempo promedio para despachar los pedidos de los clientes de la ciudad, ser de 2 a 3 horas por pedido. 15. Los productos daados por el personal, su valor ser descontado de su incentivo mensualmente.

4.4

CAUSAS POR LAS QUE ES NECESARIO REALIZAR UNA AUDITORA ADMINISTRATIVA EN EL REA DE OPERACIONES.

Entre otras, la falta de capacidad y negligencia para conocer, analizar y dar soluciones a problemas de importancia, tiempo de trabajo insuficiente para coordinar actividades, la incapacidad para supervisar al personal en forma adecuada y la falta de delegacin de autoridad y responsabilidad, son causas importantes y necesarias para realizar una Auditora Administrativa en la Empresa El Producto Farmacutico, S. A.

4.4.1 Falta de capacidad y negligencia para reconocer, analizar y solucionar problemas de importancia La incapacidad y falta de voluntad para enmendar problemas internos por los jefes de departamentos, trae como consecuencia que las actividades realizadas por el personal sean efectuadas en forma ineficiente, y por lo tanto, afecte el proceso administrativo de la empresa.

4.4.2 Tiempo de trabajo insuficiente para coordinar actividades En toda empresa Distribuidora de Productos Farmacuticos, una de las reas ms grandes dentro de su organizacin es la Divisin de Operaciones, en la cual se desarrollan todos los procesos operativos. Es por esta razn que en las actividades asignadas a los jefes de

departamentos se deben establecer parmetros de tiempo para evaluar el trabajo desarrollado por cada persona, con el propsito de cumplir los objetivos deseados por la administracin.

4.4.3 Falta de capacidad para supervisar al personal en forma adecuada La incapacidad por los jefes de departamentos y encargados de reas, para supervisar al personal en forma adecuada, perjudica el

funcionamiento del proceso administrativo en el rea de Operaciones de la Empresa El Producto Farmacutico, S. A. Para nombrar a una persona en el puesto de jefe se deben tomar en cuenta aspectos importantes, como sus cualidades, estudios y sobre todo la experiencia que tenga para el cargo propuesto.

4.4.4 Falta de delegacin de autoridad y responsabilidad En toda empresa debe existir delegacin de autoridad y responsabilidad, caso contrario, su funcionamiento no es efectivo. Se debe proporcionar confianza, autoridad y responsabilidad a determinadas personas

calificadas para obtener los objetivos deseados en la Institucin.

CAPTULO V CASO PRCTICO AUDITORA ADMINISTRATIVA EN EL REA DE OPERACIONES DE UNA EMPRESA DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS FARMACUTICOS.Lo que se pretende con este caso prctico es hacer una evaluacin del cumplimiento de polticas y procedimientos existentes, para demostrar la necesidad que el departamento de Auditora Interna de la Empresa El Producto Farmacutico, Sociedad Annima, realice una Auditora Administrativa en la Divisin de Operaciones, debido a las diferencias en los inventarios e inconformidad con sus clientes en el despacho de pedidos.

5.1

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Cules son las causas desde el punto de vista de una Auditora Administrativa, por las que se hace necesario que el departamento de Auditora Interna, realice en el rea de Operaciones que comprende los Departamentos de: Facturacin, Crditos, Bodega y Distribucin, una

evaluacin del cumplimiento de las polticas y procedimientos existentes, que eviten la prdida de mercadera e inconformidad en el despacho de pedidos con los clientes, en la Empresa El Producto Farmacutico,

Sociedad Annima, en el ao 2004?. 5.2 ENTREVISTA PRELIMINAR En esta fase se recolect la informacin necesaria para conocer los datos generales de la entidad y aspectos esenciales que servirn de base para

planificar el trabajo a realizar en la Divisin de Operaciones, rea en la cual est enfocado el problema principal de esta tesis.

5.2.1 Datos generales de la compaa El Producto Farmacutico, S. A.

Resumen de la escritura de constitucin y sus modificaciones: La compaa El Producto Farmacutico Sociedad Annima, fue constituida el 30 de mayo de 1985, con un capital autorizado y pagado de Q. 1,200.000.00 dividido en 12,000 acciones ordinarias a Q.100.00 cada una. Est registrada en la Superintendencia de Administracin Tributaria con el Nmero de NIT. 253111-5 y su perodo fiscal es del 1 de enero al 31 de diciembre.

Organizacin estructural: Cuenta con diversas reas

de trabajo,

incluyendo la Divisin de Operaciones, que es el rea objeto de estudio de esta tesis, y para una mejor ilustracin se presenta su organigrama general en el anexo nmero 1.

Actividad principal: Se dedica especficamente a la Importacin, exportacin, compra, venta y distribucin de productos y mercadera en general, incluyendo toda clase de productos qumicos, medicinales, farmacuticos, alimenticios, de tocador y sus similares.

Ubicacin geogrfica: Est situada en la 5. Avenida 12-04 zona 13, ciudad de Guatemala, dispone de un amplio parqueo para sus vehculos de reparto y su ubicacin se considera una zona

estratgicamente bien definida para atender al mercado que tiene a nivel nacional.

Funcionarios y personal clave: La Direccin y Administracin cuenta con personal clave, a continuacin se mencionan algunos puestos importantes, Gerente General Lic. Alfredo Lpez Melgar; Gerente Divisin de Operaciones Ing. Carlos Mendoza y Jefe de Auditora Interna, Lic. Geovanny Morales.

Manuales de polticas, procedimientos y controles existentes: Se solicitaron los manuales a la Gerencia de Operaciones para su examen y anlisis respectivo, de acuerdo las caractersticas de cada rea.

Entidades

fiscalizadoras:

La

organizacin

cuenta

con

un

departamento de Auditora Interna, quien fiscaliza las actividades y operaciones internamente, adems segn comentario del Gerente General la Superintendencia de Administracin Tributaria, ha revisado recientemente algunos rubros importantes de los estados financieros.

Forma de dar instrucciones: Se estableci que normalmente se dan verbalmente y por escrito, para estas ltimas se utilizan los

memorndum y los correos electrnicos entre las reas internas de la institucin.

5.2.2 Datos generales de la Divisin de Operaciones Reporta directamente a Gerencia General y est formada por una secretara y una gerencia, quien es la mxima autoridad de la Divisin, adems tiene una jefatura para cada departamento que la conforman y para una mejor ilustracin se presentan los anexos 2, 3, 4, 5 y 6 al final de sta tesis. Funcionarios y personal clave: Para obtener la informacin necesaria se entrevist directamente al Gerente de la Divisin de Operaciones y a los jefes de los departamentos de Facturacin, Crditos, Bodega y Distribucin. Sistemas de trabajo: La facturacin, control de la cartera,

almacenamiento de inventarios y la distribucin de pedidos se registra a travs del sistema electrnico de datos.

Informacin que se elabora y distribuye: La informacin generada a travs de la facturacin, autorizacin de crditos, control de inventarios

y despacho de pedidos, se distribuye entre las dems reas internas de la entidad.

Problemtica que afronta actualmente: El problema principal en relacin a la presente investigacin es la prdida de inconformidad de clientes en el despacho de pedidos. mercadera e

INDICE DE PAPELES DE TRABAJO

El Producto Farmacutico, S. A. Auditora Interna Auditora Administrativa en el rea de Operaciones Perodo: Ao 2004

PT No.: ndice General Hecho por: egm Fecha: 30-03-05 Revisado por: dem Fecha: 30-03-05

DESCRIPCIN Memorndum del Consejo de Administracin Plan de auditora Administrativa EVALUACIN DE LAS POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE FACTURACIN Programa de auditora Cuestionario de Auditora Administrativa Verificacin de las polticas y procedimientos Conclusin de las pruebas realizadas

Referencia Memo Plan AA

Pgina 46 47

DF-Prog. DF-CI 1/1 DF-VER.1/5 DF-VER.6/6

49 50 51 56

DEPARTAMENTO DE CRDITOS Programa de auditora Cuestionario de Auditora Administrativa Verificacin de las polticas y procedimientos Conclusin de las pruebas realizadas

DC-Prog. DC-CI 1/1 DC-VER.1/5 DC-VER.6/6

57 58 59 64

DEPARTAMENTO DE BODEGA Programa de auditora Cuestionario de Auditora Administrativa Verificacin de las polticas y procedimientos Conclusin de las pruebas realizadas

DB-Prog. DB-CI 1/1 DB-VER.1/5 DB-VER.6/6

65 66 67 72

DEPARTAMENTO DE DISTRIBUCIN Programa de auditora Cuestionario de Auditora Administrativa Verificacin de las polticas y procedimientos Conclusin de las pruebas realizadas

DD-Prog. DD-CI 1/1 DD-VER.1/5 DD-VER.6/6

73 74 75 80

5.3 MEMORNDUM DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIN El Producto Farmacutico, S. A. Consejo de Administracin Guatemala, C. A. PT No.: Memo Hecho por: egm Fecha: 30-03-05 Revisado por: Fecha:

Memorndum Guatemala, febrero 8 de 2005 A: Lic. Geovanny Morales, Jefe de Auditora Interna De: Consejo de Administracin Ref.: Diferencias en inventarios e inconformidad de clientes en el despacho de pedidos.

Debido a las diferencias en los inventarios y las inconformidades de los clientes en el despacho de pedidos que se han presentado ltimamente, el Consejo de Administracin de la empresa, ha considerado que son causas fundamentales para realizar una Auditora Administrativa en la Divisin de Operaciones, que comprende los departamentos de Facturacin, Crditos, Bodega y Distribucin.

En consecuencia se le solicita lo antes posible, proceda a efectuarla y presentar a este Consejo su informe correspondiente.

Atentamente,

Lic. Vctor Manuel Montes Presidente Consejo de Administracin

5.4 PLAN DE AUDITORA ADMINISTRATIVA El Producto Farmacutico, S. A. Auditora Interna Auditora Administrativa en el rea de Operaciones Perodo: Ao 2004 PT No.: Plan AA 1/2 Hecho por: egm Fecha: 16-03-05 Revisado por: bdm Fecha: 16-03-05

Plan de Auditora Administrativa

La unidad de anlisis ser la Divisin de Operaciones de la Empresa El Producto Farmacutico, Sociedad Annima, la cual comprende cuatro departamentos. Departamentos a examinar: Facturacin, Crditos, Bodega y Distribucin. Campo de aplicacin: Determinar el cumplimiento de las polticas y procedimientos existentes, implementados por la administracin. Objetivos: Determinar las causas desde el punto de vista de una Auditora Administrativa, por las que se hace necesario que el departamento de Auditora Interna, realice en el rea de Operaciones, una evaluacin del cumplimiento de las polticas y procedimientos existentes, debido a las diferencias en los inventarios e inconformidad con los clientes en el despacho de pedidos. Alcance: Evaluar las polticas y procedimientos existentes, en los diferentes departamentos anteriormente descritos. Control interno: Se evaluar a travs de cuestionarios de Auditora Administrativa los cuales estn adoptados a las caractersticas y cualidades de cada uno de los departamentos a examinar. Perodo a revisar: Ao 2004 Tcnicas para recabar informacin: Observacin, entrevista, consulta, indagacin, confirmacin y recuento. Mtodo a utilizar en la evaluacin: Los cuestionarios.

El Producto Farmacutico, S. A. Auditora Interna Auditora Administrativa en el rea de Operaciones Perodo: Ao 2004

PT No.: Plan AA 2/2 Hecho por: egm Fecha: 16-03-05 Revisado por: bdm Fecha: 16-03-05

Miembros del equipo de auditora: Estar a cargo del Auditor Interno quien es Contador Pblico y Auditor colegiado y un asistente. Lugar y fecha: La auditora se realizar en las instalaciones de El Producto Farmacutico, Sociedad Annima y la fecha de ejecucin ser del 16 al 30 de marzo de 2005. Recursos a utilizar: La administracin, proporcionar una computadora, dos escritorios, papelera y tiles y otros que sean necesarios. Responsabilidad de la auditora: El Auditor Interno de la entidad estar a cargo de la auditora y tendr la autoridad necesaria para ejecutar el trabajo programado. Con el propsito de obtener toda la colaboracin necesaria por parte del personal de las reas objeto del examen, se les ha informado que se efectuar una Auditora Administrativa en las fechas programadas. Horario de trabajo: El equipo de auditora trabajar de lunes a viernes de 8:00 a 17:00 horas con una hora de almuerzo. Fecha de clausura: El trabajo se finalizar el 30 de marzo de 2005. Presentacin del informe: Se presentar al Consejo de Administracin de la Empresa El Producto Farmacutico, Sociedad Annima, con copia a Gerencia General, el da 31 de marzo de 2005 a las 15:00 Horas en el auditrium de las instalaciones de la entidad.

5.5

EVALUACIN DE LAS POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS.

5.5.1 Departamento de facturacin

El Producto Farmacutico, S. A. Auditora Interna Auditora Administrativa en el Departamento de Facturacin Perodo: Ao 2004

PT No.: DF-Prog. Hecho por: egm Fecha: 17-03-05 Revisado Por: bdm Fecha: 18-03-05

Programa de auditora

No.

OBJETIVOS

REFERENCIA

HECHO POR

FECHA

Evaluar las polticas y procedimientos ms importantes en la facturacin de los pedidos.PROCEDIMIENTOS A REALIZAR

1

Realice un cuestionario de Auditora Administrativa para evaluar las polticas y procedimientos.

DF-CI 1/1

egm

21/03/2005

2

Seleccione un mes, tabule todas las facturas emitidas durante este perodo y realice las cdulas analticas necesarias para verificar las polticas y procedimientos en la facturacin de los pedidos. Realice una conclusin de las pruebas realizadas al verificar las polticas y procedimientos.

DF-VER.1/6

egm

21/03/2005

3

DF-VER.6/6

egm

21/03/2005

El Producto Farmacutico, S. A. Auditora Interna Auditora Administrativa en el Departamento de Facturacin Perodo: Ao 2004

PT No.: DF-CI 1/1 Hecho por: egm Fecha: 20-03-05 Revisado Por: bdm Fecha: 21-03-05

Cuestionario de Auditora Administrativa Polticas y procedimientos

No.1

2

PREGUNTA Se tienen incorporados los descuentos y bonificaciones en el sistema electrnico de datos? Se facturan las promociones existentes? Los descuentos y bonificaciones se facturan automticamente? Cuando se otorgan precios especiales en productos, stos estn autorizados? Han existido cambios en las polticas? Se tienen numerados y archivados todos los pedidos facturados? Se facturan todos los productos solicitados por los clientes. Se tienen registrados todos los clientes en el sistema electrnico de datos?

SI

3

NO OBSERVACIONES No se tienen incorporados. X En oportunidades no se facturan por olvido de la X persona responsable. Se facturan X manualmente, lo cual da lugar a equivocacin.

4

X X X Se tienen facturas que no cuentan con su pedido correspondiente.

5 6

7 8

X

X

Jefe Departamento

Auditora Interna

El Producto Farmacutico, S. A. Auditora Interna Auditora Administrativa en el Departamento de Facturacin Perodo: Ao 2004 Cdula analtica de verificacin de polticas y procedimientos FACTURA Cliente Farmacia Oasis Farmacia rbol Farmacia Medin Farmacia Lpez Farmacia Len Farmacia Juana Farmacia Julin Farmacia Luis Farmacia Julia No. 9585 9586 9587 9588 9589 9590 9591 9592 9593 Fecha 01/7/04 01/7/04 02/7/04 02/7/04 03/7/04 03/7/04 05/7/04 05/7/04 06/7/04 Valor Q 25,000 25,000 10,900 18,000 11,000 14,000 21,500 25,000 31,000 N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A

PT No. DF-VER 1/6 Hecho por: egm Fecha: 21-03-05 Revisado por: bdm Fecha:22-03-05

POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS EN LA FACTURACIN DE PEDIDOS. Pedido Descuentos Bonificaciones Precios Productos facturados facturadas especiales facturados Autorizado Archivado N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A

El Producto Farmacutico, S. A. Auditora Interna Auditora Administrativa en el Departamento de Facturacin Perodo: Ao 2004 Cdula analtica de verificacin de polticas y procedimientos FACTURA Cliente Farmacia Ahorro Farmacia Elena Farmacia Sol Farmacia Juan Farmacia Karen Farmacia Amalia No. 9594 9595 9596 9597 9598 9599 Fecha 06/7/04 07/7/04 08/7/04 08/7/04 09/7/04 10/7/04 10/7/04 12/7/04 12/7/04 Valor Q 35,000 20,000 37,000 51,000 30,000 18,000 42,000 45,000 75,000 N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A

PT No. DF-VER 2/6 Hecho por: egm Fecha: 21-03-05 Revisado por: bdm Fecha:22-03-05

POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS EN LA FACTURACIN DE PEDIDOS. Descuentos Bonificaciones Precios Productos Pedido facturados facturadas especiales facturados Autorizado Archivado N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A

Farmacia Mares 9600 Farmacia Moza Farmacia Karla 9601 9602

El Producto Farmacutico, S. A. Auditora Interna Auditora Administrativa en el Departamento de Facturacin Perodo: Ao 2004

PT No. DF-VER 3/6 Hecho por: egm Fecha: 21-03-05 Revisado por: bdm Fecha:22-03-05

Cdula analtica de verificacin de polticas y procedimientos

FACTURA Cliente Farmacia Eliseo Farmacia Glvez Farmacia Vilma Farmacia Carol Farmacia Csar Farmacia Jos Farmacia Sols Farmacia Valds Farmacia Rosa No. 9603 9604 9605 9606 9607 9608 9609 9610 9611 Fecha 13/7/04 13/7/04 14/7/04 14/7/04 15/7/04 16/7/04 17/7/04 19/7/04 19/7/04 Valor Q 28,000 56,000 14,000 37,800 12,400 86,000 13,000 68,000 10,500

POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS EN LA FACTURACIN DE PEDIDOS. Pedido Descuentos Bonificaciones Precios Productos facturados facturadas especiales Autorizado Archivado facturados N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A

El Producto Farmacutico, S. A. Auditora Interna Auditora Administrativa en el Departamento de Facturacin Perodo: Ao 2004 Cdula analtica de verificacin de polticas y procedimientos FACTU RA Cliente Farmacia Dora Farmacia Nancy Farmacia Loyola Farmacia Daniel Farmacia Ruth Farmacia Silvia Farmacia Felipe Farmacia Paris Farmacia Sara No. 9612 9613 9614 9615 9616 9617 9618 9619 9620 Fecha 20/7/04 20/7/04 20/7/04 21/7/04 22/7/04 22/7/04 23/7/04 23/7/04 24/7/04 Valor Q 29,000 13,800 24,600 43,000 59,000 10,000 19,900 36,000 24,000 N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A

PT No. DF-VER 4/6 Hecho por: egm Fecha: 21-03-05 Revisado por: bdm Fecha:22-03-05

POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS EN LA FACTURACIN DE PEDIDOS. Pedido Descuentos Bonificaciones Precios Productos facturados facturadas especiales Autorizado Archivado facturados N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A

El Producto Farmacutico, S. A. Auditora Interna Auditora Administrativa en el Departamento de Facturacin Perodo: Ao 2004 Cdula analtica de verificacin de polticas y procedimientos FACTURA Cliente Farmacia Ana Farmacia Chuy Farmacia Aura Farmacia Garza Farmacia Corzo Farmacia Jess Farmacia Elda Farmacia Telma Farmacia Rudy No. 9621 9622 9623 9624 9625 9626 9627 9628 9629 Fecha 26/7/04 26/7/04 27/7/04 28/7/04 29/7/04 30/7/04 31/7/04 31/7/04 31/7/04 Valor Q 15,300 26,000 81,100 36,000 18,000 76,000 53,000 52,600 28,000 N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A

PT No. DF-VER 5/6 Hecho por: egm Fecha: 21-03-05 Revisado por: bdm Fecha:22-03-05

POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS EN LA FACTURACIN DE PEDIDOS. Pedido Descuentos Bonificaciones Precios Productos facturados facturadas especiales facturados Autorizado Archivado N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A

El Producto Farmacutico, S. A. Auditora Interna Auditora Administrativa en el Departamento de Facturacin Perodo: Ao 2004 Cdula analtica de verificacin de polticas y procedimientos FACTURA Cliente Farmacia Reyes Farmacia Zulma Farmacia David Farmacia Oscar Farmacia Alma No. 9630 9631 9632 9633 9634 Fecha 31/7/04 31/7/04 31/7/04 31/7/04 31/7/04 Valor Q 23,000 46,000 14,900 98,000 26,000 = Se cumple

PT No. DF-VER 6/6 Hecho por: egm Fecha: 21-03-05 Revisado por: bdm Fecha:22-03-05

POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS EN LA FACTURACIN DE PEDIDOS. Pedido Descuentos Bonificaciones Precios Productos facturados facturadas especiales facturados Autorizado Archivado N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A

= No se cumple

CONCLUSIN: De conformidad a las pruebas realizadas a las facturas anteriormente detalladas para verificar el cumplimiento de las polticas y procedimientos establecidos por la Gerencia de Operaciones en el departamento de Facturacin, concluimos que stas son satisfactorias.

5.5.2 Departamento de Crditos

El Producto Farmacutico, S. A. Auditora Interna Auditora Administrativa en el Departamento de Crditos Perodo: Ao 2004

PT No.: DC- Prog. Hecho por: egm Fecha: 18-03-05 Revisado Por: bdm Fecha: 19-03-05

Programa de auditora

No.

OBJETIVOS

REFERENCIA

HECHO POR

FECHA

Evaluar las polticas y procedimientos ms importantes en la autorizacin de los crditos.PROCEDIMIENTOS A REALIZAR

1

Realice un cuestionario de Auditora Administrativa para evaluar las polticas y procedimientos.

DC-CI 1/1

egm

22/03/2005

2

Con la muestra seleccionada, realice las cdulas analticas necesarias y verifique el cumplimiento de las polticas y procedimientos en la autorizacin de los crditos. DC-VER.1/6

egm

22/03/2005

3

Realice una conclusin de las pruebas realizadas al verificar las polticas y procedimientos. DC-VER.6/6

egm

22/03/2005

El Producto Farmacutico, S. A. Auditora Interna Auditora Administrativa en el Departamento de Crditos Perodo: Ao 2004

PT No.: DC-CI 1/1 Hecho por: egm Fecha: 21-03-05 Revisado Por: bdm Fecha: 22-03-05

Cuestionario de Auditora Administrativa Polticas y procedimientos

No.1 2

3

PREGUNTA Se tienen establecidos los plazos para otorgar ventas al crdito? Cundo los clientes tienen saldos vencidos, se les autorizan ms ventas. Se cobran las facturas en las fechas de vencimiento?

SI X

NO

OBSERVACIONES

Se comprob que si se autorizan. X X En oportunidades los clientes cancelan hasta dos y tres meses despus que se han vencido las facturas.

4 5

Se otorgan descuentos por pronto pago? Las ventas al crdito son autorizadas nicamente por el Jefe y Subjefe del departamento?

X Se comprob que los asistentes tambin firman pedidos y ellos no estn autorizados.

X

6

7

8

Se tienen registrados todos los clientes en el sistema electrnico de datos? Se tienen ordenados todos los documentos que amparan la cuenta corriente de cada cliente? Se cobran intereses a los clientes por saldos morosos?

X

X X Se comprob que no se cobran intereses por saldos morosos.

Jefe Departamento

Auditora Interna

El Producto Farmacutico, S. A. Auditora Interna Auditora Administrativa en el Departamento de Crditos Perodo: Ao 2004

PT No. DC-VER 1/6 Hecho por: egm Fecha: 22-03-05 Revisado por: bdm Fecha:23-03-05

Cdula analtica de verificacin de polticas y procedimientos

FACTURA Cliente Farmacia Oasis Farmacia rbol Farmacia Medin No. 9585 9586 9587 Fecha 01/7/04 01/7/04 02/7/04 02/7/04 03/7/04 03/7/04 05/7/04 05/7/04 06/7/04 Valor Q 25,000 25,000 10,900 18,000 11,000 14,000 21,500 25,000 31,000

POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS EN LA AUTORIZACIN DE LOS CRDITOS. Das de Crdito Tiempo del Meses de Autorizado crdito crdito morosidad por Vencimiento Cancelado N/A Jefe depto. 30 01/08/04 02/08/04 30 60 30 60 30 30 30 30 01/08/04 02/09/04 02/08/04 03/09/04 03/09/04 05/08/04 05/08/04 06/08/04 05/08/04 02/09/04 03/10/04 18/11/04 05/09/04 10/08/04 01/08/04 05/08/04 N/A N/A 2.0 N/A N/A N/A N/A N/A Subjefe Jefe depto. Jefe depto. Subjefe Jefe depto. Subjefe Asistentes Jefe depto.

Farmacia Lpez 9588 Farmacia Len Farmacia Juana Farmacia Julin Farmacia Luis Farmacia Julia 9589 9590 9591 9592 9593

El Producto Farmacutico, S. A. Auditora Interna Auditora Administrativa en el Departamento de Crditos Perodo: Ao 2004

PT No. DC-VER 2/6 Hecho por: egm Fecha: 22-03-05 Revisado por: bdm Fecha:23-03-05

Cdula analtica de verificacin de polticas y procedimientos

FACTURA Cliente Farmacia Ahorro Farmacia Elena Farmacia Sol Farmacia Juan Farmacia Karen Farmacia Amalia Farmacia Mares Farmacia Moza Farmacia Karla No. 9594 9595 9596 9597 9598 9599 9600 9601 9602 Fecha 06/7/04 07/7/04 08/7/04 08/7/04 09/7/04 10/7/04 10/7/04 12/7/04 12/7/04 Valor Q 35,000 20,000 37,000 51,000 30,000 18,000 42,000 45,000 75,000

POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS EN LA AUTORIZACIN DE LOS CRDITOS. Das de Crdito Tiempo del Meses de Autorizado crdito crdito morosidad por Vencimiento Cancelado N/A Jefe depto. 30 06/08/04 10/08/04 30 60 30 60 60 30 30 30 07/08/04 08/09/04 08/08/04 09/09/04 10/09/04 10/08/04 12/08/04 12/08/04 08/08/04 03/09/04 09/11/04 05/09/04 25/10/04 10/09/04 15/08/04 10/08/04 N/A N/A 3.0 N/A N/A N/A N/A N/A Asistentes Subjefe Jefe depto. Jefe depto. Jefe depto. Subjefe Subjefe Jefe depto.

El Producto Farmacutico, S. A. Auditora Interna Auditora Administrativa en el Departamento de Crditos Perodo: Ao 2004

PT No. DC-VER 3/6 Hecho por: egm Fecha: 22-03-05 Revisado por: bdm Fecha:23-03-05

Cdula analtica de verificacin de polticas y procedimientos

FACTURA Cliente Farmacia Eliseo Farmacia Glvez Farmacia Vilma Farmacia Carol Farmacia Csar Farmacia Jos Farmacia Sols Farmacia Valds Farmacia Rosa No. 9603 9604 9605 9606 9607 9608 9609 9610 9611 Fecha 13/7/04 13/7/04 14/7/04 14/7/04 15/7/04 16/7/04 17/7/04 19/7/04 19/7/04 Valor Q 28,000 56,000 14,000 37,800 12,400 86,000 13,000 68,000 10,500

POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS EN LA AUTORIZACIN DE LOS CRDITOS. Das de Crdito Tiempo del Meses de Autorizado crdito Vencimiento Cancelado crdito morosidad por N/A Subjefe 30 13/08/04 14/10/04 30 60 30 60 60 30 30 30 13/08/04 14/09/04 14/08/04 15/09/04 16/09/04 17/08/04 19/08/04 19/08/04 08/08/04 03/09/04 15/08/04 14/09/04 16/11/04 19/08/04 26/08/04 20/08/04 N/A N/A N/A N/A 2.0 N/A N/A N/A Asistentes Subjefe Jefe depto. Asistentes Jefe depto. Subjefe Jefe Depto. Subjefe

El Producto Farmacutico, S. A. Auditora Interna Auditora Administrativa en el Departamento de Crditos Perodo: Ao 2004 Cdula analtica de verificacin de polticas y procedimientos FACTU RA Cliente Farmacia Dora Farmacia Nancy Farmacia Loyola Farmacia Daniel Farmacia Ruth Farmacia Silvia Farmacia Felipe Farmacia Paris Farmacia Sara No. 9612 9613 9614 9615 9616 9617 9618 9619 9620 Fecha 20/7/04 20/7/04 20/7/04 21/7/04 22/7/04 22/7/04 23/7/04 23/7/04 24/7/04 Valor Q 29,000 13,800 24,600 43,000 59,000 10,000 19,900 36,000 24,000

PT No. DC-VER 4/6 Hecho por: egm Fecha: 22-03-05 Revisado por: bdm Fecha:23-03-05

POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS EN LA AUTORIZACIN DE LOS CRDITOS. Crdito Das de Tiempo del Meses de Autorizado crdito crdito morosidad por Vencimiento Cancelado N/A Jefe Depto. 30 20/08/04 20/08/04 30 60 30 60 60 30 30 30 20/08/04 20/09/04 21/08/04 22/09/04 03/09/04 23/08/04 23/08/04 24/08/04 22/08/04 22/09/04 21/808/04 23/12/04 05/09/04 26/08/04 24/08/04 05/10/04 N/A N/A N/A 3.0 N/A N/A N/A N/A Subjefe Jefe depto. Subjefe Jefe depto. Jefe depto. Subjefe Asistentes Subjefe

El Producto Farmacutico, S. A. Auditora Interna Auditora Administrativa en el Departamento de Crditos Perodo: Ao 2004

PT No. DC-VER 5/6 Hecho por: egm Fecha: 22-03-05 Revisado por: bdm Fecha:23-03-05

Cdula analtica de verificacin de polticas y procedimientos

FACTURA Cliente Farmacia Ana Farmacia Chuy Farmacia Aura Farmacia Garza Farmacia Corzo No. 9621 9622 9623 9624 9625 Fecha 26/7/04 26/7/04 27/7/04 28/7/04 29/7/04 30/7/04 31/7/04 31/7/04 31/7/04 Valor Q 15,300 26,000 81,100 36,000 18,000 76,000 53,000 52,600 28,000

POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS EN LA AUTORIZACIN DE LOS CRDITOS. Crdito Das de Tiempo del Meses de Autorizado crdito crdito morosidad por Vencimiento Cancelado N/A Jefe depto. 30 06/08/04 29/08/04 30 60 30 60 60 30 30 30 26/08/04 27/09/04 28/08/04 29/09/04 30/09/04 31/08/04 31/08/04 31/08/04 28/08/04 30/09/04 26/08/04 30/09/04 02/10/04 31/08/04 01/09/04 15/11/04 N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A Jefe Depto. Subjete Jefe depto. Jefe Depto. Asistentes Subjefe Asistentes Subjefe

Farmacia Jess 9626 Farmacia Elda 9627

Farmacia Telma 9628 Farmacia Rudy 9629

El Producto Farmacutico, S. A. Auditora Interna Auditora Administrativa en el Departamento de Crditos Perodo: Ao 2004

PT No. DC-VER 6/6

Hecho por: egm Fecha: 22-03-05 Revisado por: bdm Fecha:23-03-05 Cdula analtica de verificacin de polticas y procedimientos FACTURA Cliente Farmacia Reyes Farmacia Zulma Farmacia David Farmacia Oscar Farmacia Alma No. 9630 9631 9632 9633 9634 Fecha 31/7/04 31/7/04 31/7/04 31/7/04 31/7/04 Valor Q 23,000 46,000 14,900 98,000 26,000 POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS EN LA AUTORIZACIN DE LOS CRDITOS. Crdito Das de Tiempo del Meses de Autorizado crdito Vencimiento Cancelado crdito morosidad por 60 30/09/04 25/09/04 N/A Jefe depto. 30 60 30 30 31/08/04 30/09/04 31/08/04 31/08/04 30/08/04 29/09/04 01/09/04 15/10/04 N/A N/A N/A 1.5 Asistentes Subjefe Subjefe Jefe depto.

= Se cumple = No se cumple CONCLUSIN: De conformidad a las pruebas realizadas a las facturas anteriormente detalladas para verificar el cumplimiento de las polticas y procedimientos establecidos por la Gerencia de Operaciones en el departamento de crditos, concluimos que stas son satisfactorias.

5.5.3 Departamento de Bodega El Producto Farmacutico, S. A. Auditora Interna Auditora Administrativa en el Departamento de Bodega Perodo: Ao 2004 PT No.: DB- Prog. Hecho por: egm Fecha: 19-03-05 Revisado Por: bdm Fecha: 20-03-05

Programa de auditora

No.

OBJETIVOS

REFERENCIA

HECHO POR

FECHA

Evaluar las polticas y procedimientos ms importantes en el manejo de los medicamentos.PROCEDIMIENTOS A REALIZAR

1

Realice un cuestionario de Auditora Administrativa para evaluar las polticas y procedimientos.

DB-CI 1/1

egm

23/03/2005

2

Con la muestra seleccionada, realice las cdulas analticas necesarias y verifique el cumplimiento de las polticas y procedimientos en el manejo de los medicamentos.

DB-VER.1/6

egm

23/03/2005

3

Realice una conclusin de las pruebas realizadas al verificar las polticas y procedimientos.

DB-VER.6/6

egm

23/03/2005

El Producto Farmacutico, S. A. Auditora Interna Auditora Administrativa en el Departamento de Bodega Perodo: Ao 2004

PT No.: DB-CI 1/1 Hecho por: egm Fecha: 22-03-05 Revisado Por: bdm Fecha: 23-03-05

Cuestionario de Auditora Administrativa Polticas y procedimientos

No.1

PREGUNTA Se envan productos vencidos a los clientes.

SI

NO X

2

Se retiran del inventario, los productos prximos a vencer con un mes de anticipacin? Se tiene una poltica para retirar del inventario los productos obsoletos? Se realizan inventarios en forma constante? Se investigan las variaciones entre los registros contables y los recuentos fsicos? Se etiquetan los productos adecuadamente?

X

OBSERVACIONES Se comprob que los clientes devuelven productos por que les faltan nicamente dos y tres das para su vencimiento. En oportunidades se retiran de los estantes hasta que estn vencidos.

3

X X

4

5

X Los clientes devuelven los productos por mal etiquetados.

6

X

7 8

Se despachan los productos X completamente? Se verifica la cantidad de productos contra factura?

X

Jefe Departamento

Auditora Interna

El Producto Farmacutico, S. A. Auditora Interna Auditora Administrativa en el Departamento de Bodega Perodo: Ao 2004

PT No. DB-VER 1/6 Hecho por: egm Fecha: 23-03-05 Revisado por: bdm Fecha:24-03-05

Cdula analtica de verificacin de polticas y procedimientos

FACTURA Cliente Farmacia Oasis Farmacia rbol Farmacia Medin Farmacia Lpez Farmacia Len Farmacia Juana Farmacia Julin Farmacia Luis Farmacia Julia No. 9585 9586 9587 9588 9589 9590 9591 9592 9593 Fecha 01/7/04 01/7/04 02/7/04 02/7/04 03/7/04 03/7/04 05/7/04 05/7/04 06/7/04 Valor Q 25,000 25,000 10,900 18,000 11,000 14,000 21,500 25,000 31,000

POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS EN EL MANEJO DE LOS MEDICAMENTOS. Nota de devolucin Productos Productos Bien Productos no vencidos completos etiquetados no daados Nmero Valor Q 825 2,500 N/A N/A N/A N/A N/A 866 N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A 1,500 N/A N/A

El Producto Farmacutico, S. A. Auditora Interna Auditora Administrativa en el Departamento de Bodega Perodo: Ao 2004 Cdula analtica de verificacin de polticas y procedimientos FACTURA Cliente Farmacia Ahorro Farmacia Elena Farmacia Sol Farmacia Juan Farmacia Karen Farmacia Amalia Farmacia Mares Farmacia Moza Farmacia Karla No. 9594 9595 9596 9597 9598 9599 9600 9601 9602 Fecha 06/7/04 07/7/04 08/7/04 08/7/04 09/7/04 10/7/04 10/7/04 12/7/04 12/7/04 Valor Q 35,000 20,000 37,000 51,000 30,000 18,000 42,000 45,000 75,000

PT No. DB-VER 2/6 Hecho por: egm Fecha: 23-03-05 Revisado por: bdm Fecha:24-03-05

POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS EN EL MANEJO DE LOS MEDICAMENTOS. Nota de devolucin Productos Productos Bien Productos no vencidos completos etiquetados no daados Nmero Valor Q N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A 871 N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A 6,800

El Producto Farmacutico, S. A. Auditora Interna Auditora Administrativa en el Departamento de Bodega Perodo: Ao 2004

PT No. DB-VER 3/6 Hecho por: egm Fecha: 23-03-05 Revisado por: bdm Fecha:24-03-05

Cdula analtica de verificacin de polticas y procedimientos

FACTURA Cliente Farmacia Eliseo Farmacia Glvez Farmacia Vilma Farmacia Carol Farmacia Csar Farmacia Jos Farmacia Sols Farmacia Valds Farmacia Rosa No. 9603 9604 9605 9606 9607 9608 9609 9610 9611 Fecha 13/7/04 13/7/04 14/7/04 14/7/04 15/7/04 16/7/04 17/7/04 19/7/04 19/7/04 Valor Q 28,000 56,000 14,000 37,800 12,400 86,000 13,000 68,000 10,500

POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS EN EL MANEJO DE LOS MEDICAMENTOS. Productos Productos Bien Productos Nota de devolucin no vencidos completos etiquetados no daados Nmero Valor Q. N/A N/A N/A N/A N/A 876 N/A N/A 831 N/A N/A N/A N/A 3,000 N/A N/A 3,100 N/A

El Producto Farmacutico, S. A. Auditora Interna Auditora Administrativa en el Departamento de Bodega Perodo: Ao 2004

PT No. DB-VER 4/6 Hecho por: egm Fecha: 23-03-05 Revisado por: bdm Fecha:24-03-05

Cdula analtica de verificacin de polticas y procedimientos

FACTU RA Cliente Farmacia Dora Farmacia Nancy Farmacia Loyola Farmacia Daniel Farmacia Ruth Farmacia Silvia Farmacia Felipe Farmacia Paris Farmacia Sara No. Fecha 9612 20/7/04 9613 20/7/04 9614 20/7/04 9615 21/7/04 9616 22/7/04 9617 22/7/04 9618 23/7/04 9619 23/7/04 9620 24/7/04 Valor Q 29,000 13,800 24,600 43,000 59,000 10,000 19,900 36,000 24,000

POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS EN EL MANEJO DE LOS MEDICAMENTOS. Productos Productos Bien Productos Nota de devolucin no vencidos completos etiquetados no daados Nmero Valor Q. N/A N/A N/A 836 N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A 2,000 N/A N/A N/A N/A N/A N/A

El Producto Farmacutico, S. A. Auditora Interna Auditora Administrativa en el Departamento de Bodega Perodo: Ao 2004

PT No. DB-VER 5/6 Hecho por: egm Fecha: 23-03-05 Revisado por: bdm Fecha:24-03-05

Cdula analtica de verificacin de polticas y procedimientos

FACTURA Cliente Farmacia Ana Farmacia Chuy Farmacia Aura Farmacia Garza Farmacia Corzo Farmacia Jess Farmacia Elda Farmacia Telma Farmacia Rudy No. 9621 9622 9623 9624 9625 9626 9627 9628 9629 Fecha 26/7/04 26/7/04 27/7/04 28/7/04 29/7/04 30/7/04 31/7/04 31/7/04 31/7/04 Valor Q 15,300 26,000 81,100 36,000 18,000 76,000 53,000 52,600 28,000

POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS EN EL MANEJO DE LOS MEDICAMENTOS. Productos Productos Bien Productos Nota de devolucin no vencidos completos etiquetados no daados Nmero Valor Q. N/A N/A 883 N/A N/A N/A N/A 846 N/A N/A 3,200 N/A N/A N/A N/A 5,600 N/A N/A

El Producto Farmacutico, S. A. Auditora Interna Auditora Administrativa en el Departamento de Bodega Perodo: Ao 2004

PT No. DB-VER 6/6 Hecho por: egm Fecha: 23-03-05 Revisado por: bdm Fecha:24-03-05

Cdula analtica de verificacin de polticas y procedimientos

FACTURA Cliente Farmacia Reyes Farmacia Zulma Farmacia David Farmacia Oscar Farmacia Alma No. 9630 9631 9632 9633 9634 Fecha 31/7/04 31/7/04 31/7/04 31/7/04 31/7/04 Valor Q 23,000 46,000 14,900 98,000 26,000

POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS EN EL MANEJO DE LOS MEDICAMENTOS. Productos Productos Bien Productos Nota de devolucin no vencidos completos etiquetados no daados Nmero Valor Q. N/A N/A N/A 890 N/A 851 N/A 1800 N/A 1,200

= Se cumple

= No se cumple

CONCLUSIN: De conformidad a las pruebas realizadas a las facturas anteriormente detalladas para verificar el cumplimiento de las polticas y procedimientos establecidos por la Gerencia de Operaciones en el Departamento de Bodega, concluimos que stas son satisfactorias.

5.5.4 Departamento de Distribucin El Producto Farmacutico, S. A. Auditora Interna Auditora Administrativa en el Departamento de Distribucin Perodo: Ao 2004 PT No.: DD- Prog. Hecho por: egm Fecha: 20-03-05 Revisado Por: bdm Fecha: 21-03-05

Programa de auditora

No.

OBJETIVOS

REFERENCIA

HECHO POR

FECHA

Evaluar las polticas y procedimientos ms importantes en el despacho de los pedidos.PROCEDIMIENTOS A REALIZAR

1

Realice un cuestionario de Auditora Administrativa para evaluar las polticas y procedimientos.

DD-CI 1/1

egm

24/03/2005

2

Con la muestra seleccionada, realice las cdulas analticas necesarias y verifique el cumplimiento de las polticas y procedimientos en el despacho de los pedidos. DD-VER.1/6

egm

24/03/2005

3

Realice una conclusin de las pruebas realizadas al verificar las polticas y procedimientos. DD-VER.6/6

egm

24/03/2005

El Producto Farmacutico, S. A. Auditora Interna Auditora Administrativa en el Departamento de Distribucin Perodo: Ao 2004

PT No.: DD-CI 1/1 Hecho por: egm Fecha: 22-03-05 Revisado Por: bdm Fecha: 23-03-05

Cuestionario de Auditora Administrativa Polticas y procedimientos

No.1

2

3

PREGUNTA Las polticas y procedimientos son aprobados por Gerencia de Operaciones? Los cambios en las polticas y procedimientos se transmiten por escrito al personal? Se despachan los pedidos en empaques adecuados?

SI

NO

OBSERVACIONES

X

X X En oportunidades los productos se derraman por haberse realizado mal el empaque.

4

Los pedidos urgentes se despachan en el tiempo ofrecido? Los pedidos normales se despachan en el tiempo promedio, el cual es de dos a tres horas por pedido? Se reciben los pedidos en tiempo promedio del Departamento de Bodega?

X En oportunidades los pedidos son anulados por haberse despachado hasta el siguiente da.

5

X

6

X

Jefe Departamento

Auditora Interna

El Producto Farmacutico, S. A. Auditora Interna Auditora Administrativa en el Departamento de Distribucin Perodo: Ao 2004

PT No. DD-VER 1/6 Hecho por: egm Fecha: 24-03-05 Revisado por: bdm Fecha:25-03-05

Cdula analtica de verificacin de polticas y procedimientos FACTURA Cliente Farmacia Oasis Farmacia rbol Farmacia Medin Farmacia Lpez Farmacia Len Farmacia Juana Farmacia Ju