1. Departamento de Administracion de Personal
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DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
Generalidades sobre la función de recursos humanos
La administración de recursos humanos es una función operacional
relativamente reciente. El profesional de recursos humanos es un
administrador localizado en grandes, medianas y, en algunos casos,
pequeñas organizaciones, ya que la administración de personal es aplicable
a cualquier tipo o tamaño de organismo social.
La administración de personal se aplica a la dotación de recursos humanos, a
la administración de sueldos, a la negociación del contrato colectivo, a la
capacitación y desarrollo, entre tantos. Por lo tanto, toda persona, de
cualquier nivel en cualquier tipo y tamaño de empresa, interviene en la
administración de personal, la planeación de recursos humanos, la
organización del trabajo y la dirección y control de la organización en la que
trabaja.
Cuando una organización alcanza cierto nivel de complejidad, es de esperar
que incluya una unidad especializada de personal, es decir, un
Departamento de Recursos Humanos, responsable de apoyar a los otros
departamentos.
La administración de un sistema de recursos humanos requiere que la
estructura del organismo social incluya una serie de unidades orgánicas
especializadas, dirigidas por personas capacitadas para realizar todas las
funciones del sistema de personal.
Con frecuencia, se dice que la administración la constituyen personas. Sin
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embargo, el Departamento de Personal desempeña un papel muy particular
en este campo, pues el hecho de que el personal sea responsabilidad de
toda la organización, a la vez que de un departamento específico, lleva a
que las gerencias de línea y el departamento participen de manera conjunta
en actividades, como: la planeación de recursos humanos, la selección y el
control y disciplina del personal.
Desarrollo funcional de la administración
El desarrollo de las funciones básicas de la administración coincide con el
desarrollo industrial de los países, pues ambos fueron impulsados por la serie
de problemas que se listan a continuación.
Formas ineficientes de producción
Éste fue el primer problema administrativo que la industria tuvo que enfrentar.
Los primeros estudios al respecto fueron realizados por Towne y Metcalfe,
quienes aplicaron conceptos de control. Los siguientes se deben a F. W.
Taylor, los Filbreth, Gantt, entre otros, quienes conformaron un concepto
nuevo e integral de la administración. En consecuencia, se considera que es
en esta etapa cuando nace la administración de la producción.
Insuficiencia de capitales
Las innovaciones tecnológicas para la producción en masa requirieron
inversiones en instalaciones, maquinaria, equipos costosos, financiamiento
para materias primas, productos terminados y fuerte capital de trabajo.
Surgió así la administración financiera.
Aparición de la competencia
Al tener que competir con empresas rivales surgió la necesidad de ampliar los
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mercados, para colocar la producción a gran escala. Se desarrollaron
entonces las técnicas de comercialización, las cuales se ocupan desde el
almacenamiento y transportación del producto terminado, hasta su
adquisición por parte del consumidor. Cobró importancia la administración
de la mercadotecnia.
Mayor complejidad de los recursos humanos
Con el crecimiento de la fuerza de trabajo, la complejidad de puestos de
gerentes de área, la aprobación de leyes y reglamentos laborales y el
surgimiento de sindicatos, nació la necesidad de contar con personal
especializado en esta área. Así apareció la administración de recursos
humanos.
ORÍGENES DEL DEPARTAMENTO DE PERSONAL
Las organizaciones modernas se caracterizan, sobre todo, por aprovechar las
destrezas de especialistas para enfrentar los problemas administrativos
complejos. Como es imposible que los gerentes de área dominen todas las
funciones especializadas (personal, sistemas y procedimientos, auditoría
administrativa, informática), crean unidades orgánicas especiales para
asesorarlos, prestarles servicios y evaluar su trabajo.
Se considera que la función de personal se desarrolló en el periodo
comprendido de 1900 a 1930, el cual atravesó por las distintas etapas que se
explican a continuación:
Paternalismo
Una de las primeras manifestaciones organizadas de preocupación por la
función de personal fue el movimiento de bienes industriales anterior a la
Primera Guerra Mundial. Como la Revolución industrial había traído consigo
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muchas privaciones, la vida era dura para clase trabajadora. A fin de aliviar
tales condiciones algunos patrones iniciaron diversos programas que
beneficiaran a sus trabajadores como préstamos, fondos de ahorro, etcétera.
Empleo y expedientes
Muchos departamentos de personal se crearon en realidad como secciones
para manejar expedientes. Su función era la de procesar estadísticas de
empleo (fecha de ingreso del trabajador, antecedentes, oficio
desempeñado y medidas disciplinarias impuestas como la de registrar los
tiempos y la producción para elaborar las nóminas).
Aprovechamiento de nuevos conocimientos
En las décadas de 1910 y 1920 se ubica el movimiento de la administración
científica, la cual demostraba que se podía mejorar la productividad con el
estudio de tiempos y movimientos, la planeación de tareas, el diseño de
herramienta y la aplicación de incentivos.
Legislación laboral
El gobierno marcó la pauta para reformar la relación de la empresa con el
personal, al crear y promulgar leyes que protegen al trabajador, las cuales
imponen normas de contratación, regulación de salarios, honorarios, higiene
y seguridad y prestación de seguridad social.
Sindicalismo
La oposición de los patrones a los sindicatos de trabajadores aumentó el
prestigio de los departamentos de personal, ya que muchos de los programas
iniciales de los sindicatos incluían la búsqueda de prestaciones laborales y se
consideraba que con los departamentos de recursos humanos se podían
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neutralizar.
Década de 1930
Durante esta década se originó otro cambio. En muchas empresas se decidió
que el Departamento de Personal tendría que encargarse de todas las
relaciones con los empleados y trabajadores, se le atribuyó la facultad de
seleccionar al personal, así como de contratar, despedir, trasladar o
ascender a los trabajadores, de determinar los jornales, y de negociar con el
sindicato, en el caso de que lo hubiera. Como en muchas empresas se
establecieron sindicatos, el Departamento de Personal ganó importancia.
Ahora tenía la responsabilidad de negociar el contrato colectivo y manejar
las reivindicaciones de los trabajadores. Como los sindicatos buscaban
puntos débiles en la organización, se otorgó al Departamento de Personal
todavía mayor control centralizado sobre las actividades personales en todo
el organismo.
Época presente
En la actualidad, la influencia y el prestigio de la función de personal han
aumentado por muchas razones. La dirección superior ya no concibe el
trabajo del Departamento de Personal sólo como un conjunto de técnicas
diversas para mantener satisfechos a los trabajadores o cumplir las
obligaciones que impone el gobierno. Dentro de la organización existe
también, un grupo cada vez más grande de profesionales especialistas
encargados de planear los recursos humanos a corto y a largo plazos, de
colocar de manera eficiente al personal requerido, de llevar a cabo el
proceso de capacitación y desarrollo, de crear sistemas de remuneración
justos y de evaluar el desempeño del personal a todos los niveles.
Las organizaciones europeas veían al Departamento de Personal con cierto
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escepticismo, creían que además de innecesario era fuente de costos
indirectos. Consideraban también, que sólo era una moda estadounidense
inútil. Sin embargo, con el tiempo reconocieron su importancia y en la
actualidad, los departamentos de personal son ampliamente aceptados
como parte de una administración efectiva, en casi todos los países de
Europa.
DESARROLLO DE LA FUNCIÓN DE PERSONAL
La función de personal dentro de las organizaciones se ha transformado de
manera sorprendente en las dos últimas décadas, pero aún continúa
desarrollándose. Y la nueva orientación, que se vislumbra, nos permite
predecir el papel que esta función desempeñará en el futuro.
La evolución de la función de personal ha sido determinada por influencias
generales y particulares.
Las influencias generales están estrechamente ligadas a las corrientes
económicas y sociales pero también, a situaciones de tipo legal y social.
Las influencias particulares se encuentran vinculadas al objetivo de la
dirección superior de una empresa, al crear el área de la gestión de personal
pero también, a la estructura organizacional del ramo al que pertenezca la
empresa.
En términos generales, en el desarrollo de la función de personal pueden
observarse los siguientes tres periodos.
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Periodo administrativo
En este periodo los problemas de personal no difieren mucho de los otros que
enfrenta la organización para conseguir sus objetivos. La estructura de las
condiciones básicas en que se lleva a cabo la gestión de personal es
realmente sencilla. La mayoría de los colaboradores están ocupados en
tareas de gestión (ejecutivas).
Este periodo se caracteriza también porque, como la sociedad se desarrolla
con lentitud, el comportamiento del personal es casi igual tanto dentro como
fuera de la organización, es decir, no se producen conflictos graves en el
interior de ésta. Se caracteriza, además, porque corno la atención al personal
es amplia, no sólo cubre las necesidades de seguridad social que éste tiene
fuera de la organización sino que también, cumple con la responsabilidad
paternalista de la organización, típica también de este periodo.
Periodo de aceptación
Este periodo se caracteriza porque las condiciones del periodo anterior
empezaron a cambiar y comenzaron a surgir diferentes problemas de
personal.
En primer lugar, las exigencias cualitativas en todas las áreas de trabajo
aumentaron, y este cambio exigió que los colaboradores fueran más
especializados y que las estructuras se modificaran. En segundo lugar, se
desarrolló una situación económica y político-demográfica en la que la
fuerza de trabajo comenzó a escasear. Se volvió cada vez más difícil
conseguir personal en el mercado de trabajo, no sólo para puestos de nivel
administrativo, sino también personal no calificado.
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Este periodo se caracteriza, además, porque evolucionaron los criterios sobre
seguridad de la vida, así como: sobre la legislación laboral y la fijación de
tarifas salariales. Con ello, se amplió la zona de seguridad de cada
colaborador y disminuyó el margen de acción de la empresa en el aspecto
legal, ya que la legislación laboral, social y fiscal lo limitó cada vez más.
Como resultado de lo anterior, la función del Departamento de Personal
rebasó los límites de la selección, contratación, administración, asistencia
social y cobró mayor importancia para la administración de personal, al
ocuparse también de la inducción, capacitación y desarrollo del personal de
la empresa.
En este periodo los recursos humanos se volvieron tan importantes como los
financieros o los técnicos, en ocasiones incluso más importantes, ya que
terminó por reconocerse el peso que tienen en las decisiones que afectan a
la política general de la empresa, razón por la cual se han vuelto tema de
análisis de la dirección.
Periodo de integración
Durante este periodo continúa la evolución iniciada en el anterior. Ahora son
los factores externos los que determinan la administración de personal dentro
de la empresa debido a que todos ellos están estrechamente relacionados
entre sí y dependen unos de otros.
Se considera que los factores externos son:
• La escasez de personal en el mercado de trabajo.
• La rapidez de la evolución tecnológica.
• El proceso de transformación de la sociedad.
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• El incremento de la calidad de la fuerza de trabajo contratada.
• La tendencia del aumento de los costos de personal.
• Las disposiciones legales: laborales, sociales y de fijación de salarios.
• La rentabilidad de la administración de personal.
En este periodo la economía se consolidó y la mayoría de los países se
industrializaron o estaban en proceso de industrialización. La velocidad del
desarrollo industrial llegó a tal punto que todas las reservas laborales estaban
en activo. Debido a esto sobrevino una nueva etapa de escasez en el
mercado de trabajo, la cual ejerció presión sobre el desarrollo tecnológico.
Esta relación mutua entre la escasez en el mercado de trabajo y la
racionalización dio como resultado que el desarrollo tecnológico se
acelerara aún más.
A su vez, el desarrollo tecnológico influyó en gran manera en la preparación
y la continuidad de la capacitación del trabajo, y en el desarrollo del
personal administrativo como respuesta a las exigencias actuales de un muy
alto grado de movilidad y de capacidad de adaptación por parte del
personal. En otras palabras, de una gran movilidad física y flexibilidad
psíquica.
A partir de lo expuesto se puede concluir que el desarrollo de la función de
personal se relaciona de manera estrecha con el proceso de
transformación de la sociedad.
IMPORTANCIA Y NECESIDAD DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
Los objetivos de una organización son, entre otros, hacer frente a las
necesidades de bienes y servicios específicos, obtener remanentes por estos
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logros y, en último término, satisfacer las necesidades de su personal. Sin
embargo, el logro de los objetivos depende sobre todo de los esfuerzos del
personal. Por consiguiente, es necesario reconocer no sólo la importancia
de la labor del departamento de recursos humanos sino también la de que
los gerentes de área reconozcan al recurso humano en las operaciones
diarias de una organización.
La función del departamento de personal dirige su atención al
reconocimiento de los problemas administrativos relacionados con los
recursos humanos y subraya la efectividad del personal en sus trabajos como
la clave del éxito administrativo.
Una organización necesita personal de nivel operativo y de apoyo, así
como de nivel administrativo y directivo para realizar toda una gama de
actividades. Es por esto que el trabajo del departamento de recursos
humanos es tan importante, pues el éxito de la organización depende de
qué tan eficaz sea éste para dotarlo de personal competente.
Por lo común, el Departamento de Personal de una empresa que empieza es
pequeño y depende de un administrador ejecutivo de nivel medio, pero a
medida que aumentan las exigencias, recaen sobre él y surgen nuevas
demandas, aumenta también su importancia y complejidad, hasta que llega
a un punto en que es necesario que el personal del Departamento de
Recursos Humanos aumente su nivel de especialización para afrontar el
crecimiento. Si el departamento continúa creciendo, se divide en secciones
muy especializadas.
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NECESIDAD DEL DEPARTAMENTO DE PERSONAL
¿Por qué es necesaria la creación de un Departamento de Personal?
La función de personal se ha vuelto muy importante para la administración
de las organizaciones. Los diversos factores que han contribuido a este
fenómeno son los que se explican a continuación:
Puestos de gerentes de área complejos
El aumento en las responsabilidades que los gerentes de área de una
empresa tienen que enfrentar los ha obligado a pedir ayuda especializada.
Y como los problemas más importantes y urgentes de resolver, por lo general,
se relacionan con el personal, han tenido que recurrir a los especialistas en la
administración de recursos humanos y con ello han contribuido al
establecimiento y desarrollo del departamento de personal.
Influencias externas
Se considera corno influencias externas a las leyes y reglamentos (que rigen
las relaciones laborales, las cuales crearon la necesidad de capacitar a
gente que pueda interpretarlas y elaborar programas que aseguren su
cumplimiento. Otras influencias externas que también desempeñaron un
papel muy importante en el desarrollo de la función de personal son los
sindicatos y el mercado de trabajo. Lo anterior, permite concluir que estas
influencias contribuyeron en mucho mayor grado al desarrollo de la
función de personal.
Necesidad de congruencia
Confiar sólo en el criterio de los gerentes de área para tomar decisiones que
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afecten al personal suele conducir a que se trate a los empleados de
manera incongruente. Por ejemplo, algunos gerentes pueden basar su
decisión para conceder aumentos de salarios a sus subalternos en sus
simpatías personales, en tanto que otros pueden basarla en la manera en
que éstos se desempeñen. El problema es que estas incongruencias
provocan que los trabajadores sientan que no se les da un trato justo.
Necesidad de pericia
Todos los factores hasta aquí expuestos han vuelto más complejas las
funciones de personal y esto ha llevado a que sólo puedan ser realizadas por
personas experimentadas, con pericia.
Reconocimiento de la importancia de los recursos humanos
Las organizaciones terminaron por reconocer que los recursos humanos
como insumo son vitales para el éxito de las organizaciones sociales. Por
consiguiente, dieron también mayor importancia al papel que la función de
personal desempeña en una empresa.
ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
Un departamento especializado en los trabajadores de organizaciones
medianas o grandes, con empleados tanto de tiempo total como parcial,
en el área de recursos humanos, llevan a que es adecuado denominarlo
Departamento de Personal o de Recursos Humanos. En organizaciones
pequeñas puede no existir tal departamento, dado que los diversos
componentes centralizados de la función de personal pueden ser
manejados por el propietario o el ejecutivo en jefe.
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La estructura formal de una organización define la autoridad, las
responsabilidades y las funciones que deben ser ejecutadas en cada puesto.
Pero en ello y por consiguiente, en la administración de personal también
influyen los trabajadores.
Para ubicar de manera correcta el nivel jerárquico de una unidad de
recursos humanos, se tiene que recurrir primero a la estructura general de la
organización. Existen diversos tipos de estructura organizacional, pero los
más comunes son: la organización lineal, la organización función y la
organización de línea y asesoría. El tipo de estructura organizacional que se
aplica depende del tipo y tamaño del organismo social. Para diseñar la
estructura de una organización es necesario identificar las condiciones
estratégicas y tecnológicas, así como el medio ambiente en que ésta
funciona.
La función de recursos humanos debe ubicarse en el mismo nivel jerárquico
que las de producción, mercadotecnia y finanzas.
Esto se debe a las razones que se exponen a continuación:
La primera es que el Departamento de Personal ganó importancia,
conforme avanzó el progreso industrial y tecnológico, así que es necesario
ubicarlo en el mismo nivel que las otras funciones operacionales básicas.
La segunda, que como es una función operacional integradora, o sea que
atiende y asesora en materia de personal a todos los departamentos de la
organización, requiere tener amplias facultades.
La estructuración orgánica del Departamento de Recursos Humanos
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reflejará no sólo las funciones que le corresponden sino también, el tamaño
de la organización. Cuando la organización es pequeña, el área de
personal puede constar sólo de un responsable, un auxiliar y una secretaria.
Sin embargo, cuando es mediana, requiere la creación de un
Departamento de Personal con dos secciones y, cuando es grande,
necesita incluir varios administradores subordinados, quienes informarán al
gerente de área.
Tamaño del departamento de recursos humanos
El cumplimiento de los diversos objetivos y funciones que le corresponden al
Departamento de Personal dependerá de que este se organice para
alcanzarlos de manera óptima. En primer lugar, deberá enfocarse en la
imagen del colaborador y en desplegar la disposición y capacidad de
rendimiento de éste en todas las áreas funcionales. Sin embargo, no basta
con impulsar el cambiar de funciones de la administración moderna de
personal y adaptarse a él, también es necesario comprender sus
consecuencias. En segundo lugar, es necesario dotar al departamento con
la plantilla correspondiente de trabajadores, darle la importancia necesaria
dentro de organización de la empresa y, sobre todo, diseñar
adecuadamente la organización de éste. En la actualidad, esta última
exigencia está muy lejos de verse satisfecha. Si comparamos las distintas
formas en que se organiza el departamento en diferentes empresas,
podremos comprobar que la estructura organizacional de esta función
operacional varía mucho entre unas a otras. Estas diferencias en la
organización, probablemente son más grandes que las que se observan en
otras áreas funcionales.
Estas diferencias tienen su origen en diversas causas, una de ellas se
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relaciona con el ramo y el volumen de la empresa; otra, con la influencia
del desarrollo de cada una de las empresas; y con las exigencias que se
desprenden de la administración de personal dentro de organizaciones.
Pero una de las causas más importantes es, sin duda, que desde hace unas
dos décadas la administración de personal dentro de las empresas ha
pasado a primer plano. Por lo tanto, no ha sido posible iniciar el proceso de
transformación en la estructura de su organización, el cual incluye el
planteamiento de nuevos campos de acción de la función de personal en
las organizaciones para que alcance una forma uniforme.
Las funciones específicas asignadas al Departamento de Personal influyen
en el tamaño de éste y en el número de personas que emplea. El número
de empleados en dicho departamento, en relación con el total de fuerza
de trabajo empleada en una empresa, dependerá del tamaño de ésta, de
la disponibilidad de recursos financieros y del alcance de sus planes y
objetivos.
Naturaleza de la autoridad del departamento de recursos humanos
La función de personal a nivel departamental o divisional abarca todas las
funciones operacionales (producción, rnercadotecnia, finanzas). En síntesis,
es responsable de toda la organización.
Funciones asignadas al departamento de recursos humanos
Delimitar las funciones inherentes al Departamento de Recursos Humanos es
una tarea que tiene que realizar la dirección superior para lograr coordinar
sus relaciones con los demás departamentos. Dicho departamento, como
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tal, constituye un grupo asesor que ayuda a los funcionarios de las demás
áreas operativas en los asuntos relativos a políticas de personal, controles que
deben llevarse a cabo, planes de remuneración, programas de
capacitación, desarrollo y seguridad, así como en lo relacionado con las
actividades recreativas. En sí, los funcionarios de área reciben ayuda
especializada del Departamento de Personal en la misma forma que otras
áreas de especialistas los asesoran de manera técnica, como las unidades
de auditoría administrativa, de sistemas y procedimientos y la jurídica.
Objetivos y funciones del departamento de recursos humanos
Me da pean con alejo
La administración de recursos humanos consiste en captar, mantener
trabajando y dando el máximo de sí al personal de la organización, con una
actitud positiva y favorable. La finalidad es proporcionar a la organización
fuerza laboral eficiente. Para lograr esto es necesario conocer la manera en
que los organismos sociales obtienen, desarrollan, utilizan y evalúan los tipos y
las cantidades correctas de personal, lo cual sólo se puede lograr mediante
el estudio de la administración de personal.
En la práctica, el éxito del Departamento de Recursos Humanos depende de
que logre sus objetivos, los cuales se derivan de los objetivos
organizacionales. Los objetivos del departamento de personal, los cuales
deben expresarse por escrito, en la práctica sirven como guía para fijar las
funciones principales de éste.
Los cinco objetivos de un departamento de recursos humanos son los
siguientes:
1. Proporcionar a la organización la fuerza laboral eficiente para
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alcanzar los objetivos organizacionales, y aconsejar a otros
departamentos.
2. Planear los recursos humanos para asegurar una colocación
apropiada y continua.
3. Mejorar la calidad de los recursos humanos para aumentar su
eficacia en todos los niveles de la organización.
4. Crear, mantener y desarrollar condiciones organizacionales de
aplicación para cumplir los objetivos organizacionales e
individuales del personal.
5. Aumentar la eficacia y eficiencia administrativa de la
organización con los recursos humanos disponibles.
Funciones del departamento de recursos humanos
La función principal de este departamento consiste en planear los recursos
humanos para asegurar que sean colocados de manera adecuada y en
las cantidades correctas. Pero también le corresponde:
• Suministrar personal idóneo a todos los departamentos de la
organización, en forma eficiente.
• Efectuar una adecuada contratación e inducción del nuevo personal
a fin de lograr un comienzo productivo.
• Fijar un sistema de remuneración justa para alcanzar los niveles
deseados de desempeño.
• Ejercer programas permanentes de capacitación y desarrollo de
personal que aumenten su capacidad operativa.
• Ejercer una adecuada administración del contrato colectivo de
trabajo y lograr adecuadas relaciones laborales.
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• Promover, junto con el sindicato, programas de higiene y seguridad.
• Establecer adecuadas comunicaciones y relaciones humanas.
• Hacer respetar la autoridad y mantener la disciplina requerida en la
organización.
Características de un buen director de personal
El director de la unidad de recursos humanos desempeña un papel muy
importante en la compleja organización moderna, es el responsable de la
organización y del desarrollo de estos recursos, de los cuales dependen
todos los demás de la organización.
Esta responsabilidad demanda que el titular de la función de personal
posea habilidades que le permitan resolver, de la mejor manera, los
problemas laborales cotidianos.
Un buen director de personal deberá ser una persona ecuánime e
imparcial, desprovista de prejuicios y con suficiente capacidad para no
dejarse dominar por el poder que le confieren las relaciones informales, así
como el trato directo y continuo tanto con la dirección superior como con
otros funcionarios de área.
La educación, el conocimiento, las habilidades y las destrezas que debe
tener un buen director de personal podrían incluir lo siguiente:
• Formación profesional en el área de administración.
• Conocimientos especializados de administración de personal y de
ciencias relacionadas.
• Conocimiento de los principios y las prácticas de las relaciones
humanas.
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• Conocimiento amplio de la reglamentación, así como de los
contratos, reglamentos y estatutos de personal que regulan las
relaciones laborales en la organización.
• Habilidad para programar, dirigir y coordinar el desarrollo de
programas de administración de personal.
• Habilidad para analizar situaciones complejas y tomar decisiones de
manera efectiva.
• Habilidad para expresarse de manera clara, concisa y efectiva, tanto
en forma oral como escrita.
• Habilidad para tratar de manera cortes y diplomática con jefes de
área y con el público en general.
El éxito del director de personal dependerá de su habilidad para aplicar los
principios y técnicas de administración de recursos humanos a los
problemas específicos que se le presenten.