1 ELABORACIÓN DE INFORMES DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL Lima - 2012 CPCC. Abog. Julián Contreras...

1

ELABORACIÓN DE

INFORMES DE AUDITORIA

GUBERNAMENTAL

Lima - 2012

CPCC. Abog. Julián Contreras LLallico

2

¿Qué es un Informe?¿Cuál es la obligación de

hacerlo?

RESPONDABILIDAD

3

Informe de Auditoría

FINANCIERA

GESTIÓN

4


PÚBLICO

Sector

PRIVADO

5

Informe de Examen Especial

DICTAMEN

6

Informe de AuditoríaGubernamental

PROBLEMÁTICA

ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN

7

Causas de la demora en los Informes

El desarrollo del trabajo viene pasando por una serie de

situaciones, circunstancias o coyunturas que conforman la

causalidad para la normal producción técnica

8

Errores más comunes en los Informes

Información incompleta

Errores materiales: de suma; ortografía; fechas; nombres; entre otros.

Dificultad para comprender los párrafos cargados y confusos

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Falta de claridad de la información consignada

Elementos del Hallazgo incompletos

Incumplimiento y dilación de plazo para culminar el trabajo de campo y, consecuentemente, el Informe


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Falta de concisión

Párrafos que no están interrelacionados hasta completar el concepto central o la idea fuerza principal.

Imprecisiones en los párrafos redactados


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Párrafos incompletos y sin la idea fuerza.

Condición que se confunde con la causa.

Causa que no se relaciona con la condición.


12

Causa que no es la razón de la Condición o el origen del problema.

Efecto que no tiene vinculación con la causa.

Causa que no tiene vinculación con el efecto.


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Criterio que se consigna como cuestionamiento.

Recomendación que no se vincula con la causa.

Recomendación inviable, no práctica y antieconómica.


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Conclusión que no está vinculada con el hallazgo.

Conclusión a manera de resumen, criterio o la transcripción de una parte de hallazgo, pero que no constituye juicio de valor

Utilización de superlativos

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EJEMPLO:OBRAS

Se considera la aplicación incorrecta del uso de recursos destinados para obras, cuando no se ha analizado el avance financiero de cada obra y determinado su fuente de financiamiento

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OBRAS

No se considera que la malversación de fondos se materializa al término del ejercicio presupuestal y no dentro del mismo.

17

OBRAS

Se afirma que existen deficiencias en el expediente técnico cuando en el propio texto de la observación se manifiesta que la obra se realizó sin contar con dicho documento técnico.

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OBRAS

Se repara que se han producido irregularidades que denotan la intencionalidad de sesgar la buena pro para la ejecución de obras a empresas que no estaban constituidas legal mente en la fecha del proceso de evaluación.

19

VASO DE LECHE

Se usa un parámetro que carece de la debida sustentación técnica.

20

VASO DE LECHE

Se considera como Precio de Mercado el precio que una Municipalidad del lugar pagó por un insumo similar.

21

Se observa que no se han adquirido insumos -para el vaso de leche- que se producen en el lugar.

VASO DE LECHE

22

Se obvia establecer que insumos de la zona constituyen la alternativa omitida por la municipalidad, ello revela la ausencia de evidencias.

23

Se repara que la municipalidad ha efectuado gastos excesivos de publicidad por dos años presupuestales consecutivos, sin embargo los Criterios utilizados, ni prohíben ni fijan límite para efectuar gastos de publicidad.

GASTOS DE PUBLICIDAD

Ejemplo:

24

Se establece como perjuicio la totalidad de los gastos en que ha incurrido la Municipalidad por dichos períodos.


Ejemplo:

25

Se observa la falta de acción de la gestión municipal para exigir la rendición de cuentas por habilitos que datan de varios años.


Ejemplo:

26

Se obvia individualizar la responsabilidad por una conducta activa que comporta otro tipo de responsabilidades, como el hecho de que a Regidores se les entregó importantes sumas para que paguen el “avance de obras” cuando ello es una actividad de gestión y los recursos que recibieron jamás fueron devueltos o rendidos, a pesar de que reiteradas veces se les exigió su rendición.


Ejemplo:

27

SUGERENCIAS PARA MEJORAR LA CALIDAD Y

OPORTUNIDAD DE LOS INFORMES

SUGERENCIAS PARA MEJORAR LA CALIDAD Y

OPORTUNIDAD DE LOS INFORMES

28

Utilizar redacción constructiva

Oraciones no necesariamente largas, pero completas

Separar oraciones por puntos o aspectos

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Sugerencias para mejorar la calidad y oportunidad de los

Informes

Redacte en lenguaje corriente evitando el uso de terminología muy especializada.

Evite los párrafos largos y complicados.

Incluya la información suficiente.

30


Informes

Revise su contenido detenidamente, antes de que se emita.

Conserve la estructura preestablecida.

Concluya su redacción durante el trabajo de campo.

31


Informes

Redacte en forma sencilla, concisa y clara.

Incluya sólo aspectos significativos

Asegure una fácil comprensión al lector.

32


Informes

Mantenga un tono constructivo.

Asegure una emisión y entrega oportuna.

Incluya toda la información necesaria para lograr una comprensión completa.

33


Informes

Confirme la exactitud de la información.

Asegure un contenido convincente.

Redacte de manera objetiva.

34


Informes

Verifique que exista evidencia suficiente y adecuada detallada en los papeles de trabajo.

Identifique asuntos que requieran acción correctiva y presente las recomendaciones correspondientes.

35


Informes

Incluya la mención de logros sobresalientes.(opcional)

Considere en el contenido los atributos del hallazgo.

36


Informes

Explique las razones del desacuerdo del auditor (evidenciadas) después de la contrastación de descargos

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Informes

Finalmente, la fórmula es:

Evidencia

vs.

Evidencia

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Limitaciones en el equipo informático

- La capacidad en cuanto a equipos informáticos es insuficiente y demasiado lenta.

39

Exclusividad de objetivos en verificar denuncias

El pasivo de denuncias por atender procedentes de ciudadanos y congresistas, ha obligado a restarle exclusividad a los objetivos de los Exámenes Especiales.

40

Depender de terceros externos (proveedores, contratistas, etc.) para obtener información y evidencias por parte de autoridades y funcionarios gubernamentales, afecta al cumplimiento de los plazos.

41

Insuficiente sustentación de los hallazgos

La ausencia de una adecuada supervisión desde la primera fase del proceso y la falta de un proceso de control de calidad temprano, ha conllevado a que las comisiones auditoras no estén agotando la búsqueda de evidencias para sustentar cabalmente los hallazgos.

42

En la etapa de revisión gerencial, los informes son devueltos y se originan reprocesos constantes.

43

Paradigma en el modelo y proceso de redacción de

InformesLa capacitación y entrenamiento de los auditores, forjada desde la ENC y el trabajo mismo, ha creado paradigmas en el modelo y metodología para la preparación del Informe de Auditoría, destacando en este proceso la dilatada etapa de “evaluación de descargos”, así como la preocupación casi obsesiva por evidenciar y revelar responsabilidades penales o civiles.

44

Las NAGU establecen ciertos condicionamientos operativos, como por ejemplo, que no se pueda adelantar la emisión del Informe con responsabilidades administrativas, si antes no se emite el Informe Especial con responsabilidades penales.

45

¿Porqué no adelantar con el Informe Administrativo

para tomar acciones correctivas en tiempo

real?

46

El tiempo que dura el control de calidad del Informe Especial, cuando no ha sido un proceso continuo es un “tiempo muerto” en cuanto a los resultados administrativos y de control interno, restando efectividad a la adopción de acciones correctivas oportunas.

47

Necesidad de un Control de Calidad

Cruzado participativo y no soberbio

Necesidad de un Control de Calidad

Cruzado participativo y no soberbio

48

Falta de un banco de datos en cuanto a la atención de consultas, pronunciamientos, normativa, casuística, etc.

No existe un “banco de datos” que contribuya al planeamiento, diseño de estrategias, enfoque, formulación de programas de auditoría, sustanciación de hallazgos, tipificación de responsabilidades, planeamiento de los informes, aligerando el proceso operativo de las auditorías.

50

Percepción incorrecta de la Condición

Percepción incorrecta de la Condición

51

Sobre la Condición

Lo que se consigna como CONDICIÓN,

carece de evidencia suficiente

52

Se inserta afirmaciones como si fueran del Auditor y

que corresponden a manifestaciones del auditado y sobre las cuales no se ha efectuado las validaciones

correspondientes

53

El texto de la Condición no coincide

con lo que se ha consignado en la

sumilla

54

Se inserta textos contradictorios

Se inserta textos contradictorios

55

De los propios papeles de trabajo

fluyen otros aspectos que se han omitido

observar

56

Deficiente identificación y aplicación de Criterios

y Causas

57

Sobre el Criterio

Se consigna normativa que en el texto de la

Condición no se demuestra su

incumplimiento

58

Se invoca Criterios que no son pertinentes a los

hechos materia de observación

59

En la Condición se observan hechos que no

tienen Criterio

60

Sobre la Causa

No hay relación lógica entre lo señalado como

Causa y el hecho observado

61

En la Causa se consignan Hechos que debieron formar parte

de la Condición, incluso se les menciona sin

tener evidencia plena

62

Se consigna como Causa a la misma

Condición

Se consigna como Causa a la misma

Condición

63

Falta de criterios técnicos para establecer y

sustentar el Efecto

Falta de criterios técnicos para establecer y

sustentar el Efecto

64

Sobre el Efecto

Se afirma sobrevaluaciones o mayores pagos, aún cuando el parámetro adoptado carece de consistencia técnica

65

No se indica con claridad el EfectoNo se indica con claridad el Efecto

66

Necesidad de una mayor supervisión de campo por todos los niveles involucrados

67

Falta de análisis profundo

Falta de análisis profundo

68

Contradicciones en los textos relacionados

Contradicciones en los textos relacionados

69

Parámetros sin base suficiente

70

Errores en la individualización de

las responsabilidades atribuidas

Errores en la individualización de

las responsabilidades atribuidas

SECUENCIA BÁSICA QUE INFLUYE EN LA REDACCIÓN DE INFORMES

71

72

Hallazgo = Juicio Crítico

Conclusión = Juicio de Valor

73

HALLAZGO

ElementosIdentificaciónEvidenciaDistinciónCausa: Elemento clave

74

Los hallazgos no sólo se formulan para dar la oportunidad de descargo, de defensa, sino también para ultimar las posibilidades de conseguir evidencia aún no obtenida; en muchos casos inclusive en el hallazgo se consignan cifras, datos, circunstancias, etc. que el auditado finalmente las aclara y muchas veces las corrige, sobre todo con documentos, que es lo esencial.

75

Planificación – Uso del

Plan y del Programa

Planificación – Uso del

Plan y del Programa

76

TRABAJO DE CAMPO

Integración

Conocimiento cabal

Supervisión aportante

77

Redacción – Sustento?

Estilo?

En qué fallamos?Determinación de Responsabilidades

78

Casos más notorios

Extensos, sin calidad e

inoportunos

79

Sin fundamento

técnico ni legal

80

Párrafos reiterativos

y sin trascendencia

81

Calidad

Oportunidad

Sustento

FACTORES CLAVES

82

Faltas ortográficas

Falta de concordancia

Tiempo de los verbos

83

Determinación de

Responsabilidades

para su inclusión en

el Informe

84

Seguimiento de

Medidas Correctivas

85

Problemática de la

Determinación de

Responsabilidades

86

Problemática del

Seguimiento de

Medidas Correctivas

87

Alternativas para

mejorar la Calidad y

Oportunidad de

Informes en Auditoría

Gubernamental

ESTRUCTURA PARA LA PRESENTACIÓN DEL INFORME

88

IntroducciónIntroducciónConclusionesConclusiones

ObservacionesObservaciones RecomendacionesRecomendaciones

Orden lógico de Ideas

Detalle necesario para ubicar al lector.

Comunicación permanente entre el equipo de auditoría y sus superiores.

89

1 CLARIDAD Y SIMPLICIDAD

90

IMPORTANCIA DEL CONTENIDO

EVALUACIÓN INTEGRAL DELDOCUMENTO

ANÁLISIS EXHAUSTIVO DE LOS ASUNTOS• Cuantía• Período• Consecuencias legales• Antecedentes• Niveles jerárquicos• Funcionarios involucrados

2

Documentar adecuadamente las observaciones o hallazgos y las conclusiones

El Auditor no debe fundamentar sus hallazgos en suposiciones

91

3 RESPALDO ADECUADO

UUTTIILLIIDDAADD

92

Las recomendaciones deben contribuir

a la buenaadministración

Claridad y detalle suficiente de las

medidas correctivas

Analizar cuidadosamentela aplicabilidad de lasmedidas correctivas

4

93

Recurrir al Asesoramientoen los campos

que no soncompetencia del auditor

Mente abierta para

el análisis

Valorar pros y contras,

agravantes y atenuantes

Profundidad en el

análisis

OBJETIVIDAD5

94

6. TONO CONSTRUCTIVO• Utilizar lenguaje apropiado y positivo

7. PRECISIÓN• Revisión exhaustiva del contenido del documento

8. CONCISIÓN• La redacción debe ser simple,directa y concreta

95


SNC

Informe Corto - SOAInforme Largo - SOAOCI – Informe Corto-LargoCGR – Informe Corto-Largo

Sector Público

96


AUDITORÍA FINANCIERA

Sector Privado

(Corto – Largo)

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AUDITORÍA DE GESTIÓN

Sector Privado

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