1. Gestión de Adquisiciones

8/18/2019 1. Gestión de Adquisiciones

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GESTIÓN DE ADQUISICIONE

DIPLOMADO

PROJECT MANAGEMENT


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INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE ADQUISIC

En los proyectos, es preciso que la organización ejecutante cuente con proveedores que le puedan óptimo respaldo, seriedad, garantía y cumplimiento sobre todos los bienes y servicios que requiera. En ela gestión de adquisiciones permite planificar, realizar, administrar y cerrar todo el proceso de compras, dque se alcancen los objetivos del proyecto, se cumpla con el cronograma, se mantengan los lpresupuestarios y se garantice la calidad del producto.

La gestión de adquisiciones tiene como finalidadbrindar a la organización, al gerente del departamento encargado las herramientas que permitan tomar decisiones sobre la adquisición de in

logística o la subcontratación de labores. Para ello se involucran cuatro procesos:

Planificación. Realización Administración Ciadq


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Las funciones de todo lo relacionado con las adquisiciones corresponden generalmente al departamento llamado:

Por ejemplo, si se tiene el proyecto de hacer un oleoducto, el departamento de ingeniería realiza todo lo relacicálculos de las tuberías, bombas, válvulas, etc. Esta información es remitida al departamento de compras, a partprocede a localizar, convocar y evaluar a los posibles proveedores. La adjudicación, puede ser hecha de manera clos dos departamentos, sin embargo la responsabilidad final siempre será del departamento de compras.

Es posible que un proyecto además de requerir tuberías necesite también de la subcontratación de ciertas laboexternos. Tomar la decisión de hacer o comprar depende de un cuidadoso análisis de las fortalezas de la orgcapacidad, la experiencia y las posibilidades de ejecución frente a una compañía especializada en la labor requeri

Las adquisiciones, las compras o la logística van de la mano con la suscripción de contratos entre las partes. Lodocumentos con soporte legal que establece una relación vinculante entre el comprador y el proveedor. El provcompromiso de suministrar los bienes o servicios y el comprador a cancelar la totalidad según sea el acuerdo de p

“ ompras” o“Procura”

Esta dependencia esdiseñada para apoyar

oportunamente a todos losdepartamentos que

requieran su servicio.


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El departamento de compras o procura tiene una influencia crítica sobre la ejecución del proyecto, por tanto es importante que realice todas las actividades a su cargo de forma planificada, organizada y eficaz. Dentro de lasresponsabilidades del departamento de compras podemos citar las siguientes:

Definición depolíticas y

procedimientos.

Recepción deadquisiciones.

Listado deproveedores.

Preparación detérminos de

referencia.

Preparación delicitaciones e

invitaciones.

Evaluación deofertas.

Adjudicación decontratos.

Emisión deórdenes de

compra.Agilización.

Logística detransporte de

insumos de plantahasta la obra.

Logística de

transporte decargas pesadas o

voluminosas.

Declaración deaduana yaranceles.

Recibo demateriales y

equipos.Entregas

deficientes.Inventario de la

obra.

Cierre de órdenesde compra.

Lista de chequeopara el cierre delas órdenes de

compra.

Garantías.Reclamo de losproveedores.

Verificación delmonto del pago

final.


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Todas las actividades descritas anteriormente son el resultado de los cuatro procesos citados: planificacióadministración y cierre de las adquisiciones.

El departamento de compras cumple con estos procesos a través de las siguientes etapas: planificación dtérminos de referencia, convocatoria, selección y adjudicación, contratación, administración del contracontrato. Un resumen del desarrollo de la gestión de adquisiciones se puede obser var en el siguiente diagram

REQUERIMIENTOSTÉCNICOS

Lista deproveedores

Condiciones delicitación (Términos

de referencia)

Recepción deofertas

Análisis deofertas

Agilización conproveedores

Prueba yaceptaciónDespacho

Recibo de laobra

CIERRE DE LAORDEN DECOMPRA


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PROCESOS DE LA GESTIÓN DE ADQUISICION

Área deconocimiento

Iniciación Planificación Ejecución Contro

ADQUISICIONES 1. Planificar lagestión deadquisiciones delproyecto.

2. Efectuar lasadquisiciones.

3. Controlar lasadquisiciones.


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PROCESOS DE LA GESTIÓN DE ADQUISICION

• El proceso de documentar las decisiones de adquisiciones del proyecto, especificar el enfoque e identificaproveedores potenciales.

1. Planificar la Gestión de las Adquisiciones:

• El proceso de obtener respuestas de los proveedores, seleccionarlos y adjudicarles un contrato.

2.Efectuar las Adquisiciones:

• El proceso de gestionar las relaciones de adquisiciones, monitorear la ejecución de los contratos y efectuar camcorrecciones según corresponda.

3. Controlar las Adquisiciones:

• El proceso de finalizar cada adquisición para el proyecto.

4. Cerrar las Adquisiciones:


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1. PLANIFICAR DE LAS ADQUISICION

Entradas1 Plan para la dirección delproyecto.

2 Documentación de requisitos.

3 Registro de riesgos.

4 Recursos requeridos para lasactividades.

5 Cronograma del proyecto.

6 Estimación de costos de lasactividades.

7 Registro de interesados.

8 Factores ambientales de laempresa.

9 Activos de los procesos de laorganización.

Herramientas y técnicas

1 Análisis de hacer o comprar.

2 Juicio de expertos.

3 Investigación de mercado.

4 Reuniones

Salidas1 Plan de gestión de lasadquisiciones.

2 Enunciados del trabajo relativo aadquisiciones.

3 Documentos de las adquisiciones.4 Criter ios de selección deproveedores.

5 Decisiones de hacer o comprar.

6 Solicitudes de cambio.

7 Actualizaciones a los documentosdel proyecto.

. El éxito de ladquisiciones dede la informaciónpartir de ésta selas herramientadarán como procedimientos, rtérminos de refer

Todos los elempermiten tener insumos requericonseguirlos en limitantes sobre lmismos.


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HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS DEL PLAN DE ADQUISICIONES

1. Análisis de hacer o tercerizar subcontratar):• Es una técnica de la gerencia de proyectos que permite determinar lo más ventajoso para el proyecto. Incluye una relaci

directos e indirectos, el estudio de la capacidad de la organización, el cronograma y la experiencia de la compañía freexternas especializadas en la labor requerida.

• Es posible que la organización posea los recursos, los medios y la experiencia necesarios para realizar una labor, pero al misinvolucrada con otros proyectos. Esto en el futuro, puede llegar a limitar la capacidad operativa de la empresa y causar impsobre los objetivos. En este caso por ejemplo, la tercerización puede llegar a ser una opción viable siempre y cuando se tprecauciones necesarias y se haga un seguimiento continuo al proveedor.

• La tercerización es más conocida como „outsourcing ‟ y se ha convertido en una alternativa utilizada cada día con más porque permite a la compañía ejecutante enfocarse en actividades de mayor prioridad al delegar ciertas funciones, sino que conllevar obtener mejor calidad, costos más bajos y mayor productividad en la ejecución del proyecto.

2. El juicio de expertos:

• Consiste en las opiniones recopiladas en las reuniones con consultores, proveedores, profesionales, asociaciones, compañorganizaciones con experiencia en proyectos similares. Esta información brinda un amplio panorama para la toma adecuadaal mismo tiempo permite reorientar la ejecución del proyecto hacia un entorno viable que permita el alcance de los objetivos


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3. Resulta muy importante también pensar en el tipo de contrato que se desea tener,

•Dado que el contrato establece una relación vinculante entre un comprador y un vendedor, cada uno desde su singular punto de controlar el riesgo que asume. En alguna forma el riesgo compartido, lo mismo que los términos y condiciones, está determinadde contrato.

•La mayor parte de los procesos de contratación esta ligados a tres tipos de contratos o a variaciones y combinaciones derivmismos:

Contratos a precio fijo:

• Se establece un precio único odefinitivo para el bien o servicio. Elcomprador corre el riesgo de que elvendedor no satisfaga susnecesidades, y el vendedor corre elriesgo de no calcular bien los costosy que el proyecto desborde bien susapreciaciones.

Contrato de costosreembolsables:

• El contratista asume los costos queluego serán reembolsados por elpropietario incluyendo loshonorarios.

Contrato a pre

• El comprador paga servicio (por ejcuadrado de pintura,de movimiento de traducida), con lo qudel contrato está enmagnitud de la operac


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PRODUCTOS O SALIDAS DEL PLAN DE GESTIÓADQUISICIONES

Procedimientos:Describe todos los procesos necesarios desde que se elaboran los términos de referencia hasta el

En este ítem se deben coordinar todos los contratos con las actividades de ejecución, econtratistas y las responsabilidades que cada miembro de la gerencia tendrá en la administración

Términos dereferencia:

Tienen como finalidad exponer todas las requisiciones del cliente. A partir de ellos, el oferente procede a elabbusque alcanzar la satisfacción de las necesidades del interesado. Es necesario que brinden la posibilidadsugerencias o aportes.

Unos buenos términos de referencia deben contemplar como mínimo: el contenido de la propuesta, la descripcióa realizar, los requisitos exigidos al proveedor, el presupuesto disponible para la ejecución (de ser posible), el tipola programación y las fechas de entrega, las condiciones de pago, los criterios de evaluación, las pólizas delicencias y soportes necesarios.

Convocatoria: Una vez que los términos de referencia se han elaborado, el departamento de procura o compras procede a analide proveedores calificados, con el ánimo de invitar a ofertar a todas aquellas organizaciones que tengan la calabor. En caso de que la base de datos no brinde información sobre proveedores de ciertos bienes y servicioequipo de compras busque sus propias fuentes a través de directorios, catálogos, internet, asociaciones profesiona

En la convocatoria se debe divulgar en igualdad de condiciones la fecha y hora de cierre de la misma.


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Reunionespreliminares

con losoferentes:

A los proveedores, oferentes o subcontratistas que se muestran interesados en presentar una propuesta de acuerdo a la importante hacerles reuniones preliminares. Esto brinda a la organización ejecutante la posibilidad de tener mejorcompetencia entre los interesados. Adicionalmente, permite a los proveedores resolver inquietudes específicas, coexpectativas del cliente, evaluar sus capacidades y planear los posibles cambios operativos que se puedan tener en caso de g

Estas reuniones deben ser programadas luego de la publicación de la convocatoria y con tiempo suficiente antes de la fechtotalmente transparentes e imparciales, dando la posibilidad de que los oferentes escuchen todas las preguntas y todas las la reunión. Al final de cada sesión debe quedar consignada un acta en el que se incluyan las preguntas y las respuestas dadse pueda dar una respuesta en el momento, se debe realizar una consulta seria y notificar posteriormente a todos los sumisma. En el acta debe quedar consignado el compromiso del comprador para dar respuesta a las inquietudes no resueltas ecuánime.

Visitas al sitio: Una vez que las invitaciones a ofertar han sido enviadas a los subcontratistas, como complemento a las reuniones pprogramar visitas al sitio.El objetivo de las visitas radica en que los proveedores puedan evaluar mejor los requerimientos y prever cambios dentro

con el fin de satisfacer las necesidades del cliente.

El cliente debe programar las visitas de forma tal que posibilite a todos los subcontratistas asistir simultáneamente, de esimparcialidad en la posterior adjudicación. También debe informar a los mismos si para la actividad es necesario llevar protección personal o alguna documentación especial. Se recomienda preparar un itinerario que permita visitar todas lplanta, obra u proyecto.Se debe dejar a cargo una persona con suficiente conocimiento del tema, que sea competente y que a su vez se encarguinformación durante la actividad. Esta persona debe también de encargarse de elaborar el acta de la visita.

Anuncios: Existen algunas organizaciones que exigen la publicación obligatoria de anuncios, un ejemplo de ello pueden ser el sectproyectos del sector público.Los anuncios deben ser publicados bajo ciertos parámetros en revistas, periódicos y medios masivos de información cdiferentes proveedores de bienes o servicios.


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2. REALIZACIÓN DE LAS ADQUISICION

Entradas1 Plan de gestión de las adquisiciones.

2 Documentos de las adquisiciones.

3 Criterios de selección deproveedores.

4 Propuestas de los vendedores.

5 Documentos del proyecto.

6 Decisiones de hacer o comprar.

7 Enunciados del trabajo relativo aadquisiciones.8 Activos de los procesos de laorganización.

Herramientas y técnicas1 Conferencia de oferentes.

2 Técnicas de evaluación depropuestas.

3 Estimaciones independientes.

4 Juicio de expertos.

5 Publicidad.

6 Técnicas analíticas.7 Negociación de adquisiciones.

Salidas1 Vendedores seleccionados.

2 Acuerdos.

3 Calendarios de recursos.

4 Solicitudes de cambio.5 Actualizaciones al plan para ladirección del proyecto.

6 Actualizaciones a losdocumentos del proyecto.

En el proceso deadquisiciones, elprocura debe reclos posibles seleccionar la me


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ITEMS REALIZACIÓN DE LAS ADQUISICION

• Se trata de configurar una lista de proveedores calificadosque puedan responder con solvencia el contratocorrespondiente, teniendo en cuenta antecedentes,experiencia y calificación.

1.Lista devendedorescalificados:

• Son los documentos que prepara el potencial contratista,vendedor o proveedor en los cuales describe sushabilidades técnicas, buena voluntad y capacidad paraproveer el producto o servicio, en términos de precios ycondiciones adicionales a la venta. Estas propuestas están

preparadas en concordancia con los requerimientosexpresados por el comprador o propietario en losdocumentos del proyecto (términos de referencia).

2. Propuestas:

• Se refiere a la recepción de ofertas o propuestas y a laaplicación de los criterios de evaluación establecidos ypresentados en los términos de referencia o en los pliegosde licitación para seleccionar un proveedor. Se necesita teneren cuenta:

3.Selección:

El primer punto es laverificación del cumplimientode requisitos (legales,comerciales, financieros, etc.)por parte de losproponentes.

El

parperno mepueenteje

Las propues tas son amenudo separadas ensecc iones técnicas y

comerciales, para evaluarseindependientemente.

Múreqcr ítcon

Una pequeña lista de proveedorescalificados será seleccionadabasada en una propues tapreliminar, y luego una evaluacióndetallada conduci rá a unaadecuada adjudicación delcontrato.


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4. Criterios de evaluación:todas las propuestas presentadas que cumplen los requisitos básicos son sometidas a los criterios de evaluLos criterios de selección de proveedores o contratistas suelen incluir datos sobre las habilidades y antecedentes requeridos, sus capatécnica, su solvencia financiera y el enfoque para atender el contrato. Estos criterios varían su rigurosidad dependiendo de la facilidabien o servicio, por lo tanto, si el bien o servicio se puede obtener de varias fuentes ya conocidas, el criterio será el precio, pero si esse evalúan también los siguientes aspectos:

5. Sistema de ponderaciones:es un método para cuantificar los datos cualitativos con el fin de minimizar los efectos de posibles prsobre la selección, se aplica a través de los siguientes pasos:.

6. Sistema de selección:incluye la definición de requerimientos mínimos de desempeño (performance) para uno o más criterios de Se recomienda tener en cuenta para la selección de proveedores de bienes y servicios, entre otros los siguientes criterios de orden:

Amplio conocimiento de lasnecesidades por atender. Ciclo de vida del producto.

Habilidades técnicas del

vendedor para la prestacióndel servicio o la producción

del bien.

Capacvendedo

entr

Se pondera cada uno de loscriterios de evaluación.

Se califica cada uno de losproveedores en cada uno de

los criterios.

Se multiplica la calificaciónpor el valor ponderado.

Se totalobtenido

el pro


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• Con fines de comparar si los proponentes comprendieron bien las necesidades del producto, de la gerencia debe hacer sus propias estimaciones de precios de bienes y servicios. Si las pde los proveedores están muy lejos de las estimaciones de la empresa y existe una diferenciaentre distintos proveedores puede significar que hay una inadecuada comprensión de las necde la empresa derivado seguramente de equívocos e inadecuadas interpretaciones en losreferencia”.

7. Estimadosindependientes:

• La evaluación objetiva de las distintas propuestas conduce a la selección dque determina al contratista que asumirá la responsabilidad de la ejecupresentación del servicio y se le adjudicará el contrato, procediendo a la nego

8. Adjudicación:

•Incluye la clarificación y mutuo acuerdo sobre los requerimientos del contrato antes de la firma

alcance y el lenguaje debe reflejar todos los acuerdos obtenidos. Los aspectos cubiertos generalmelas responsabilidades y autoridades, lugar de la ejecución, términos y leyes aplicables, costos, prfechas de entrega, mecanismos de interventoría y auditoría, informes de desempeño, proce“agilización”, condiciones de pago, criterios y procedimientos de inspección y aceptación, garantíaincentivos, seguros y fianzas, procedimientos para la aprobación de contratistas subordinadossolicitarles el cambio, modos para abordar conflictos, y todo lo que a juicio de las partes cotransparencia e inequívoca interpretación.

9. Negociación delcontrato:


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3. CONTROLAR LAS ADQUISICIONES

Entradas1 Plan para la dirección delproyecto.

2 Documentos de lasadquisiciones.

3 Acuerdos.

4 Solicitudes de cambioaprobadas.

5 Informes de desempeño deltrabajo.

6 Datos de desempeño deltrabajo.

Herramientas y técnicas1 Sistema de control decambios del contrato.

2 Revisiones del desempeño delas adquisiciones.

3 Inspecciones y auditorías.

4 Informar el desempeño.

5 Sistemas de pago.

6 Administración dereclamaciones.

7 Sistema de gestión deregistros.

Salidas1 Información de desempeñodel trabajo.

2 Solicitudes de cambio.

3 Actualizaciones al plan parala dirección del proyecto.

4 Actualizaciones a losdocumentos del proyecto.

5 Actualizaciones a los activosde los procesos de laorganización

Este proceso hace mención acontrato, es decir, busca garainvolucradas cumplan cconnotación legal del contratdel proyecto esté conscientepresentes en las actividades dque dure la administración.

La administración de las admano con la administraciódentro del contrato han de condiciones de pago de acuede entrega y ejecución


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Resultados del trabajo:• Permite identificar los objetivos que han sido alcanzados completamente, comparar los estándares de calidad planteados con el productofinal y tener un desglose detallado de los costos entre otros. La información recopilada debe ser registrada en actas y en las bitácoras delproyecto.

Cambios requeridos:• Contempla todas las modificaciones que necesite el contrato y los anexos también conocidos como “otro sí”. Los cambios requeridostambién incluyen la decisión de terminación del contrato por insatisfacciones, incumplimiento de términos o común acuerdo entre laspartes.

Facturas de los vendedores:• Es necesario que el cliente emita facturas al subcontratista de todos los trabajos realizados en el proyecto en la medida que el mismoavanza. Este soporte es fundamental para la contabilidad y el control presupuestal del proveedor.

Sistema de control de cambios al contrato:• Define los parámetros que conllevan a realizar cambios en el contrato. Este sistema debe quedar aprobado en consenso por el equipodel proyecto y debe establecer las responsabilidades para la autorización de los cambios respectivos.

Reporte de desempeño:• Permite al gerente del proyecto recibir información actualizada sobre el desarrollo de las actividades por parte del subcontratistalcance que el mismo está dando a los objetivos trazados.

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS DEL CONTROLAADQUISICIONES

La administración de las adquisiciones va de la mano con la administración financiera, ya que dentro del contrato han de quedar definidas las condicacuerdo con los tiempos de entrega y ejecución. Para alcanzar una óptima administración de las adquisiciones es necesario tener en cuenta las siguientes


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PRODUCTOS O SALIDAS PARA CONTROLAR LADQUISICIONES

• Es muy importante documentar todas las solicitudes hechas al proveedor, ya sean verbales, escritas o por medio de reuniones. Del mismo mdeben quedar registros de todos los comunicados de insatisfacción, desempeño, sugerencias o peticiones.

Comunicaciones escritas y documentadas:

• Los cambios aprobados al proyecto por parte del comité del proyecto, pueden llevar asociadas diferencias técnicas sobre los equipos, insumelementos, logística o servicios. Esto puede afectar al proveedor, por tanto se hace necesario realizar cambios en el contrato de común acueentre las partes, en donde se establezca nuevamente todo lo relacionado con costos, cronograma, calidad y pagos.

Cambios al contrato:

• Todos los reclamos o insatisfacciones emitidas por parte del cliente deben ser realizadas de manera escrita y formal. Deben a su vez, estarsoportadas por argumentos válidos que se deriven en lo posible de las evidencias de las auditorias e interventorías.

Atención de reclamaciones:

• En el contrato deben quedar estipuladas todas las herramientas de control, vigilancia y evaluación que la organización ejecutará sobre el coEstas herramientas son el punto de partida para dar la calificación al proveedor y de acuerdo con el puntaje obtenido se procede a realizarincentivos, llamadas de atención, reclamos o hasta la terminación del contrato.

Evaluación de desempeño al proveedor:

• Los pagos generalmente está sujetos a un acta de recepción en la cual se incluyen ítems relacionados con la calidad, cantidad, condiciones,y resultados.

Pagos:


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PRODUCTOS O SALIDAS PARA CERRAR LAADQUISICIONES

Archivo de ladocumentación delcontrato.

•Esta documentación incluye:reportes, constancias emitidasen las distintas etapas delproyecto, tales como cambiosen el contrato,documentación del desarrollotécnico del vendedor, reportesde desempeño del proveedor,

documentos financieros cómofacturas y registros de pago, ylos resultados de cualquierinspección relacionada con elcontrato.

Registro de la auditoríadel producto:

• Es una revisiónestructurada de losprocesos de obtencióndesde la planeación de lasolicitud hasta laadministración delcontrato.

• El objetivo de estaauditoría es identificaraciertos y fallas quepermitan apropiarexperiencias en laadministración decontratos para futurosproyectos.

Lecciones aprendidas:

• Con el fin deaprovecharlas enproyectos futuros se debedocumentar un catálogoamplio de las experienciaspositivas o traumáticas ylas recomendacionesderivadas del proceso decompra o adquisiciones.

Archivo del contrato:

• Un conjunto completo deregistros indexados debenser preparados paraincluirlos en el informefinal y para archivarlos enforma tal que se garanticesu consulta expedita.

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