1. INGRESO A FONDO EN LÍNEA · Si aparece (N) Es porque el reporte no presento ninguna...

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INSTRUCTIVO DE EMPLEADORES SECTOR PRIVADO A TRAVES DE BANCA VIRTUAL Código:

PROCESO DE APORTE DE CESANTÍAS Versión: 00

1. INGRESO A FONDO EN LÍNEA

Ingresar a través de Internet a la página Web del Fondo Nacional de Ahorro www.fna.gov.co, haga clic en la opción fondo en línea. Se despliega la siguiente pantalla: Haga clic en Acceso a Entidades.

Se despliega la siguiente pantalla: En el campo Tipo de Usuario y Tipo de Documento, seleccione la opción Código Empleador (COBIS). En el campo Usuario, digite el código asignado e informado previamente por el FNA En el campo Clave, digite el numero asignado e informado previamente por el FNA

Haga click en el botón Ingresar.

Si ha olvidado la clave o se bloquea puede solicitar en el ingreso a fondo en línea donde dice Solicitud de Clave, con los datos del representante legal de la empresa.

Al dar click en Ingresar, se despliega el contrato de prestación de servicios, después de haber leído el contrato si está de acuerdo haga click en aceptar:

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Se habilita el siguiente menú donde encuentra tres (3) opciones de consulta:

En Seguridad y Administración puede cambiar el código de acceso asignado por el FNA.

En planilla Empresas puede generar y modificar las planillas de descuento por nómina de AFC.

En Entidades puede realizar actualización de datos empresariales, cargue de reporte de cesantías, pago de cesantías manual y electrónico, cálculo de mora, extracto empresarial e individual, etc., así:

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En la siguiente pantalla encuentra dos opciones para el cargue de reportes de cesantías:

• REGISTRO MANUAL: Seleccione esta opción cuando el reporte corresponda a máximo veinte (20) afiliados

• CARGUE POR ARCHIVO: Seleccione esta opción cuando el reporte corresponda a más de veinte (20) afiliados y cuente con el archivo plano que cumpla con la estructura solicitada por el FNA.

2. INGRESO POR REGISTRO MANUAL

De click en la opción ”Registro Manual”

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Si es la primera vez que va a reportar cesantías de sus trabajadores al FNA, se despliega la siguiente pantalla para el registro de datos, dar click en el botón Buscar:

Dar click en el botón Agregar para ingresar los datos de los afiliados.

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Si ya ha hecho reportes de cesantías de sus trabajadores en años anteriores al Fondo Nacional de Ahorro, aparecerá la siguiente pantalla que muestra sus afiliados, y sobre esta información podrá modificar, eliminar o adicionar registros de datos correspondientes a la vigencia que va a procesar y pagar al FNA.

En Ingreso de Información seleccione en campo Año del reporte, que corresponde al año del reporte a procesar.

En Tipo de Reporte seleccione “Principal” si es el primer pago para la vigencia ó “Ajuste” si ya realizó un pago principal para la vigencia.

Haga doble click sobre los datos del afiliado para modificar o eliminar el registro de sus trabajadores afiliados al FNA.

Seleccione MODIFICAR, para actualizar el Sueldo, el Salario Básico y el valor del aporte de cesantías de sus trabajadores afiliados al FNA.

La opción ELIMINAR borra el registro del afiliado, en caso que haya cambiado de administradora de cesantías y no deba ser incluido en el reporte.

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En la pantalla siguiente muestra los datos del afiliado a modificar.

Verifique la información y seleccione Aceptar.

Para adicionar afiliados al reporte pulse el botón AGREGAR:

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Aparecerá la siguiente pantalla, y digite la información solicitada del afiliado nuevo

Verifique la información y seleccione Aceptar.

Aparecerá la siguiente pantalla que muestra la totalidad de los afiliados, incluyendo el nuevo.

Si es correcta la información pulse el botón TRANSMITIR.

Aparecerá el mensaje: “EL REPORTE SE TRANSMITIÓ EXITOSAMENTE”, “EL REPORTE SE HA VALIDADO CON ÉXITO”

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Seleccione nuevamente Registro Manual en el menú principal, de click en el campo Consulta Reporte.

Se despliega la siguiente pantalla “Consulta de Reporte”. En el campo Año del Reporte: Selecciona el año del reporte transmitido y de click en botón Buscar y aparece descripción del número del reporte (Número que el FNA asigna a los reportes transmitidos por sus entidades afiliadas).

Fecha del Reporte: Muestra la fecha en que usted realizó la transmisión del reporte.

Año: Corresponde a la vigencia del reporte transmitido por el empleador

Mes: Muestra el mes del reporte que transmitió. En este caso muestra mes cero (0), por cuanto las entidades privadas envían un consolidado anual (Ley 432 de 1998, articulo 99 de la Ley 50 de 1990, Decreto 1453 de 1998 y Acuerdo 950 de 1998).

Concepto: Se describe como consolidado anual (CAN)

Número de Afiliados: Muestra el número de registros del reporte transmitido.

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Valor: Corresponde al total de los aportes de cesantías del reporte transmitido

Inconsistencia:

Si aparece (N) Es porque el reporte no presento ninguna inconsistencia.

Si aparece (S) Es porque el reporte presento inconsistencia.

Mora del Reporte: Representa los intereses de mora que debe pagar el empleador sobre el valor total del reporte a la fecha de transmisión.

2.1 IMPRESIÓN DE PLANILLA PARA PAGO EN BANCOS

Para obtener la planilla de pagos en Bancos haga click en el Botón “Reporte”

Haga click en “Abrir”

Se despliega la “LANILLA DE CONSIGNACIÓN DE CESANTÍAS EMPLEADORES PRIVADOS”.

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Nota. El empleador envía copia de consignación al FNA en Bogotá o en el Punto de Atención de su Ciudad o a través del correo electrónico [email protected].

2.2 PROCESO PARA PAGO ELECTRONICO

En el menú principal debe dar click en la opción “Registro Manual”, seleccione el botón Consulta Reporte, y para realizar el pago electrónico pulse el botón “Pago Electrónico”.

Seleccione Si para continuar el proceso de Pago Electrónico

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De click en Seleccione y el botón continuar

Información de Pagos, en la opción Tipo de persona seleccionar “Persona Jurídica” y dar click en el botón Pagar.

Seleccione el Banco o entidad financiera en la cual posee cuenta para realizar la transacción a través de Internet.

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Luego de click en el botón Ir a Pagar

Ingresar a la página de la entidad Bancaria y digitar el Password o contraseña que fue asignado por la Entidad Financiera en la cual posee cuenta y dar click en pay.

Que pasa con el termino Pay. Debe oprimirlo?

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Para continuar el proceso digite Sí.

Aparece el comprobante de pago, por favor imprimir para tener soporte de la transacción financiera realizada.

Para salir del sistema oprima la opción “Salida Segura”

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3. INGRESO CARGUE POR ARCHIVO

Para realizar este proceso, en el menú principal se selecciona el botón “Cargue Por Archivo”.

Se despliega el siguiente menú con el título “Registro de Reportes por Archivo Plano”:

Pulse el botón “Cargar Archivo”

En la siguiente pantalla, digite en los campos que aparecen:

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• Año: año del archivo a validar • Mes: Siempre debe seleccionar CONSOLIDADO debido a que es una

entidad privada. • Tipo de reporte: Principal o de Ajuste

o Principal: Primer reporte anual consolidado de cesantías de la entidad privada. o Ajuste: Siempre que exista un reporte anual consolidado de cesantías de la

entidad debe seleccionar “Ajuste” para adicionar afiliados diferentes que no fueron incluidos en el primer reporte anual consolidado.

Digitados los campos anteriores, de click en Aceptar.

Seleccione el botón “Cargar Archivo” y ubique el archivo a validar por Fondo en Línea en su equipo, de click en el botón Abrir, luego de click en el botón “Subir Archivo”.

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Si la validación de estructura tiene errores, el sistema muestra el siguiente mensaje de inconsistencias:

Es necesario que el Empleador corrija el archivo plano y vuelva a iniciar el proceso desde “Cargar Archivo”.

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Una vez conozca las inconsistencias del archivo, es necesario que edite el mismo y arregle los errores, después de corregido el archivo debe guardar los cambios y volver a transmitirlo, siguiendo los pasos del numeral 3. CARGUE POR ARCHIVO.

En caso contrario aparecerá la pantalla que se muestra a continuación indicando que el archivo fue enviado a validación.

Para consultar el resultado de la validación debe seleccionar el botón Volver y dar click en la Opción Verificar Archivo.

Si el reporte NO presenta inconsistencias en la estructura, se despliega la siguiente pantalla informando el valor total del consolidado.

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Para realizar el proceso de pago debe dar click en Volver, donde se muestran dos opciones:

1. Pago electrónico: siguiendo los pasos indicados en el punto 2.2 de este instructivo. En el menú de Cargue por Archivo, pulse el botón Pago Electrónico.

2. Pago físico en el Banco convenio de recaudo de cesantías, para esto debe dar click en la opción Generar Reporte.

Aparecerá el siguiente pantallazo donde debe confirmar el pago por Banco.

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Después de confirmar el pago por Banco aparece el siguiente pantallazo, donde debe dar click en Generar para obtener la planilla de consignación entidades privadas.

El sistema muestra un pantallazo donde indica la configuración que debe tener la página para la impresión.

Al dar click en el Botón Abrir se genera la planilla de consignación en formato .pdf.

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Con el proceso de pago en el Banco convenio o pago electrónico, finaliza el trámite del reporte.

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