Introducción

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I Introducción

1 Qué tipo de problema es éste?2 Características de los SI

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1 Qué tipo de problema es éste?

• No existen problemas de bases de datos o dehojas electrónicas o de sistemas

• Existen problemas de la vida real,problemas en las organizaciones, en lospresupuestos, en las nóminas

• Depende de nosotros determinar comovamos a resolver el problema

•Planeación? Presupuestos? Análisis financieros? Desarrollo de planescorporativos?

•Aún con la experiencia de uso y desarrollo de aplicaciones de software, cómopodemos solucionar y cumplir las expectativas de una organización? Cómopodemos unir nuestros conocimientos para resolver problemas, y más aún,descubrir oportunidades de desarrollo y de automatización de la oficina?

•No existen problemas de bases de datos, hojas electrónicas o sistemas. Existenproblemas de negocios y administración en donde las herramientas deproductividad pueden ser aplicados para obtener una solución

•No es suficiente ser experto en software, pues no da la habilidad de hacer análisisde organizaciones y negocios. Ésto no significa que podrá aplicar este software ensolucionar problemas de presupuestos o nóminas.

•Aunque relacionados, son áreas muy diferentes, con objetivos dispares

Introducción

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Herramientas y conocimiento

• Debe de entender el qué,dónde y cuándo aplicarherramientas de software,así como aprender el cómo

• Conocer la mécanica deherramientas y unaintroducción de lastécnicas y procedimientosy su aplicación.

Fig 1 relación entre herramientas de software y conocimiento de análisis de negocios

Negocios

Herramientas-

-

+

+

(A)

(B)

Para obtener conocimiento sobre las diversas herramientas de software, debe deentender el qué, dónde y cuándo aplicar dichas herramientas, así como aprender elcómo. Debe conocer la mecánica de las herramientas de software y el contexto enel cual la herramienta se aplica para resolver problemas comúnes. Comocualquier otra herramienta, debe comprender la situación en la cual laherramienta es aplicada.

La relación entre la operación de la herramietna de software y la situación estáilustrada en la Fig 1, donde cada tipo de aprendizaje está dividido en categoríasbajas y altas. Si Vd no comprende la aplicación de herramientas para laresolución de problemas de negocios, entonces se está desplazando por el axishorizontal de menor a mayor (A).

Para hacer uso efectivo de herramientas para resolver problemas, se deberíadesplazar en forma diagonal (B) de menor-menor a mayor-mayor.

Cómo lograr ésto? Conociendo la mécanica de las diversas herramientas desoftware a nuestro alcance y con una introducción de las técnicas yprocedimientos ampliamente aceptados en administraciones y negocios y suaplicación.

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2 Características de los Sistemasde Información

Estas incluyen:a Niveles de Actividades de Administraciónb Funciones de Negociosc Funciones Administrativas

•Generalmente aceptados, son las descripciones de las características enumeradaspor autores como Davis y Olson, Schultheis y Summer, Laudon y Laudon,Kroenke y McLeod. Estas incluyen: niveles de actividades de administración,funciones de negocios y funciones administrativas

•Aunque otras características existen, estas son suficientes para darnos una idea deun esquema de la organización de negocios típica

•Resolviendo una variedad de problemas dentro de este esquema se familiarizaráy ganará experiencia en el uso, e identificación, de herramientas para resolverproblemas generales de organizaciones

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a) Niveles de Actividades deAdministración

Planeación estratégica

Control administrativo y Planeación táctica

Planeación operacional y Control

•Planeación estratégica: el proceso de determinar objetivos organizacionalesque comprenden la definiciones de metas, políticas y guías generales que marcanel rumbo de la organización. Las actividades también incluyen hacer cambios enestos objetivos y otorgarles recursos. Estas actividades están realizadas por laadministración gerencial

•Control administrativo: el proceso en el cual los administradores se aseguranque los recursos son obtenidos y utilizados eficientemente para obtener losobjetivos de la organización. Esta actividad también involucra el establecimientoy monitoreo de presupuestos (también conocido como planeación táctica ycontrol) Estas actividades se realizan por mandos medios

•Control operacional: el proceso de asegurarse que tareas específicas seanrealizadas para llegar a los objetivos organizacionales. Los criterios de laculminación de tareas son establecidos y evaluados. Es la utilización de lasfacilidades y recursos existentes para lograr actividades diarias efectiva yeficientemente dentro de los presupuestos. Las actividades dentro de este nivelson frecuentemente realizadas por la administración de primera línea

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b) Funciones de Negocios

• Las funciones de negocios llevadas a cabopor casi todos los negocios se pueden dividiren las siguientes áreas:

1 Finanzas2 Producción / Operaciones3 Marketing4 Recursos Humanos

•Las funciones de Producción / operación parecen ser las más diversas, menosdefinidas que las otras tres, porque unos negocios producen artículos mientrasotros proveen de servicios

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1 Sistemas de Finanzas

• Presupuestos

• Contabilidad de costos• Cobranzas

• Contabilidad porcobrar

• Contabilidad porpagar

• Libro mayor

• Análisis de crédito

• Análisis financieros• Planeación financiera

• Planeación derequerimientos decapital

Finanzas: estas actividades comprenden el registro legal e histórico de lasactividades que llevan a declaraciones financieras exactas que apoyan a losadministradores en la toma de decisiones financieras y el la adjudicación y controlde recursos financieros.

Estas funciones apoyan la creación de información de planeación para anticiparcondiciones futuras de negocios. La salud financiera de un negocio es monitoreday analizada a través de sistemas de contabilidad que son responsables de lapreparación de declaraciones financieras y reportes

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2 Sistemas de Producción

• Envíos y recepción

• Compras• Planeación de

requerimientos dematerial

• Calendarización deproducción /operación

• Asignación depersonal

• Inventarios• Distribución

• Control de Calidad

• Ingeniería

Producción: Esta función tiene que ver con la planeación y el control de losprocesos para producir bienes o entregar servicios, incluidos el control deinventarios, la calendarización de actividades y el movimiento de bienes y/oservicios; también es conocido como Operaciones

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3 Sistemas de Marketing

• Investigaciones demercado

• Precios• Desarrollo de

productos

• Planeación deproductos

• Promoción y anuncios

• Administración deventas

• Entradas de órdenesde venta

• Predicciones de ventas

• Análisis de clientes yventas

Marketing: Esta función tiene que ver con la venta de bienes y/o servicios parala satisfacer sus necesidades y demandas. Esto incluye la planeación, promoción,y venta de productos o servicios existentes en mercados actuales, junto con eldesarrollo de nuevos productos y mercados para mejorar o preservar clientespotenciales. Ofrece también la asignación de precios, promoción y distribuciónde bienes y servicios de la compañía

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4 Sistemas de Recursos Humanos

• Nómina• Relaciones laborales• Planeación de

compensaciones• Beneficios a

empleados• Planeación de

requerimientos derecursos humanos

• Acciones de recursoshumanos

• Registro de recursoshumanos

• Entrenamiento

Recursos Humanos: Estas funciones están involucradas en el reclutamiento,ubicación, evaluación, compensación, y desarrollo de los empleados de unaorganización. Esto incluye la implantación y reporte de los requerimientos deleyes y regulaciones locales, estatales y federales

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Funciones administrativas a travésde niveles de actividad

Planeación estratégica

Control administrativo y Planeación táctica

Planeaciónoperacionaly Control

Finanzas Producción Marketing Personal

Fig 2

Cada una de las actividades de negocios trasciende las actividades deadministración, como lo indica la Fig 2. Cada actividad empieza en el tope de lapirámide y baja hasta su base, pero cada actividad atraviesa los diferentes nivelesde actividad. Como resultado, se llegan a utilizar más herramientas en el niveloperacional (abajo) que en las funciones de planeación estratégica (arriba)

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Funciones de la Administración

• La Administraciónes la función de dirigirtareas y organizarrecursos para lograrlos fines comunes de laorganización

• Las funciones básicasde la administración,están definidas encuatro actividades:

• Planeación• Organización• Dirección• Control• Todos los

administradores realizanlas cuatro actividades,sin importar el nivel oárea

•La Administración es la función de dirigir tareas y organizar recursos paralograr los fines comunes de la organización. Las funciones básicas de laadministración, desarrolladas por los administradores, es todos las organizacionesde negocios, de acuerdo con Henri Fayol y otros, están frecuentemente definidosen cuatro actividades:

•Planeación: determinar qué se va a hacer, cómo se va a hacer, cuándo se va ahacer y quién lo hará, fijando objetivos y determinando los recursos y cursos deacción necesarios para lograr dichos objetivos

•Organización: establecer la estructura para permitir la implantación del plandefiniendo departamentos u otras entidades organizacionales responsables dehacer determinadas tareas. Organizar es el proceso de de dividir el trabajo entareas y coordinar esas tareas para lograr uno o varios objetivos. Se adquieren losrecursos necesarios, incluyendo los recursos humanos

•Dirección: proveer guía en la ejecución de las tareas que sean convenientespara la realización del plan

•Control: monitorear las actividades evaluando el desempeño para determinar silos objetivos designados se han alcanzado. Los resultados son entoncescomparados, por medio de reportes, con los resultados esperados y se toman lasacciones necesarias correctivas

•Las herramientas de software proporcionan información

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Esquema de aplicaciones

Planeación

Control

Dirección

Organización

Fig 3

•Se requiere de información en las diversos niveles de actividades, a través de lasfunciones de negocios y para apoyo de las funciones de administración. Lasherramientas de software se aplican para dotar de información para estosrequerimientos

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Matriz de Administración deInformación

Planeación estratégica

Controladministrativo

Control operacional

Finanzas

Producción

Marketing

Rec Human

os

Planeación

Organización

Dirección

Control

Fig 4

•La interrelación entre los niveles de las actividades de administración, lasfunciones de negocios y las funciones de administración están ilustradas en lamatriz de la Fig 4. Aunque todas las características están presentes, tiende avariar según las características de la organización

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•La Fig 5 nos muestra ejemplos de problemas típicos enmarcados dentro de lamatriz de interrelación. Vd debe considerarse un “consultante” (asesor) para unafirma, o varios clientes, como lo harían realmente

•El libro Software Tools for Business an Information Systems Approach presenta una seriede ejercicios y prácticas bien establecidas para aumentar el conocimiento en lasáreas de negocios y administración. Estos ejercicios están divididos de la siguientemanera:

•Tutoriales prácticos

•Ejercicios prácticos

•Problemas comprensivos

•Aplicaciones de caso de estudio

Cada uno tiene diferentes objetivos y grados de dificultad. Algunos de estosejercicios serán utilizados durante este curso