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“Nociones Básicas de Sistemas de PSE. Factores de Éxito y Fracaso.
Emma Lucía RotondoCoordinadora PREVAL
www.preval.org
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Contenido
1. DEFINICIONES
2. CRONOLOGÍA DE PSE
3. ENFOQUES ACTUALES
4. INSTITUCIONALIZACIÓN DEL PSE
5. GLOSARIO
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DEFINICIONES
• PLANIFICACIÓN
• SEGUIMIENTO/MONITOREO
• EVALUACIÓN
Investigación/Auditoría/Control
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CRONOLOGÍA DE PSE
• Década de los sesenta
• Entre 50´s y 60´evaluación educativa, investigadores en ciencias sociales de unviersidades.
• Evaluación en políticas públicas en EUA
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CRONOLOGÍA PSES
Década de los setenta• SyE herramienta de gerencia y
planificación centralizada.• SyE orientado a generar información • Predominan métodos cuantitativos.• Sistematización y Educación Popular• Evaluación/ámbitos académicos.• 1976 Surgen sociedades de evaluación
profesional
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CRONOLOGÍA PSE
Década de los ochenta• Surge Evaluación Participativa; métodos de
participación extractivos y consultivos son adoptados ampliamente.
• Inicio de actividades SyE a lo largo del ciclo del proyecto.
• Se perfeccionan herramientas de planificación (Marco Lógico, teorías de cambio, causalidad).
• Se forman las Unidades de PSE o de evaluación interna
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CRONOLOGÍA PSE
Década de los noventa
• Cambia dirección de proyectos y políticas hacia reducción/alivio a la pobreza; exclusión.
• Se desarrollan SEPs. • Transparencia y eficiencia en gestión; sistemas de información,
datos e indicadores.• Se desarrollan las evaluaciones para mejorar el desempeño y
mejorar el aprendizaje organizacional en sectorpúblico y privado.
Indicadores para el SyE de las políticas públicas; reforzamiento sistema estadístico nacional.
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CRONOLOGÍA DEL PSE
Década de 2000• Políticas, Proyectos, programas y localidades. Multidimensionalidad del cambio; orientación hacia
resultados e impactos.• Enfoque de demanda; descentralización;
incorporación de actores en gestión.• PSE territorial con gobiernos locales; automonitoreo.• Nuevos SEPs: Vigilancia Ciudadana, Auditoría Social;
Observatorio; CLAR.• Desarrollo de la capacidad evaluativa en
organizaciones; sistemas PSES; gestión del conocimiento
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Enfoques Actuales
• Externa: independiente, a cargo de donantes o financiadores, opinión pública.
• Interna y continua: sistemas PSE como parte de la gestión; organizacional; desempeño y rendición de cuentas. Aprendizaje.
Ambas se complementan
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Enfoque de Demanda Incorporación de actores en diseño y planificación
Tendencia a descentralización
Asignación de responsabilidades y autonomía relativa a actores (Coejecución / Cogestión) para:
Ejecución de proyectos y gestión de recursos
Diálogo para negociación de intereses y perspectivas
Mayor complejidad en objetivos y escenarios para proyectos de desarrollo rural (multidimensionalidad)
Cambios en proyectos de desarrollo rural
Enfoques Actuales
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Enfoques Actuales
• Preocupaciones en impactos y sostenibilidad • Avance hacia los impactos (tendencias) en la
reducción de la pobreza.• La orientación del SyE hacia impacto implica
responder las siguientes preguntas: ¿de qué modo se está contribuyendo a reducir la pobreza
rural?; ¿se han incrementado los ingresos y activos de los
pobres, en qué medida?; y ¿se están desarrollando capacidades en los actores,
hombres y mujeres?
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Enfoques Actuales
DOS OBJETIVOS - DOS DIMENSIONES:
1. Informar sobre los avances y resultados en la reducción de la pobreza: IMPACTO
2. Fortalecimiento de capacidades: EMPODERAMIENTO generación, análisis y USO DE INFORMACION. Aprendizaje social
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ENFOQUES ACTUALES
• SISTEMAS PSES ORGANIZACIONALES
• FUNCIÓN DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS/PROGRAMAS/POLÍTICAS.
• ESPACIOS DE REFLEXION Y COMUNICACION SOBRE LOS CAMBIOS
• RECOLECCION Y GESTION DE
INFORMACION/CONOCIMIENTO PARA DETERMINAR Y APRECIAR LOS CAMBIOS CON EVIDENCIAS (RESULTADOS DE UNA INTERVENCIÓN)
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ENFOQUES ACTUALES
• (1) la medición del desempeño orientada a resultados es una función del liderazgo de cada gerente/a, y no solamente como una función de presentación de informes;
• (2) la responsabilidad general por el uso de la evaluación reside en los niveles más altos de la institución, en el equipo técnico; y en los actores y aliados.
• (3) La USE tiene la responsabilidad explícita de impulsar el aprendizaje institucional y el desarrollo organizacional, y no solamente de producir informes.
(Adaptado de Patton, 2005)
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Enfoques actuales
• OBJETIVOS DE LOS SISTEMAS PSE• Contribuir a una mejor gestión • Desarrollar capacidades en los actores para mejorar la
toma de sus propias decisiones y negociaciones. • Mostrar resultados.• Generar conocimientos, lecciones sobre la práctica • Aprendizaje social e institucional.• Transparencia y rendición de cuentas.
• Debe responder a las necesidades de los actores y usuarios.
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INSTITUCIONALIZACIÓN DEL PSE
(1) Marco Operacional
(2)Existencia y Calidad de los productos
(3)Uso y comunicación de Resultados.
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INSTITUCIONALIZACIÓN DEL PSE
I. MARCO OPERACIONAL
1. RECURSOS HUMANOS: Personal técnico entrenado y con experiencia.
2. RECURSOS DISPONIBLES: Equipos y suministros.
3. ASIGNACIÓN Y NIVEL PRESUPUESTAL:
4. ESTRUCTURA Y FUNCIONES DEL PSES EN LOS SISTEMAS INSTITUCIONALES: Descripción de puestos, toma de decisiones, mecanismos y pautas de operación y reporte; función del PSE.
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INSTITUCIONALIZACIÓN DEL PSE
II. EXISTENCIA Y CALIDAD DE LOS PRODUCTOS
1. Subsistema de Planificación: Visión, Marco lógico, POA
2. Subsistema de Seguimiento: Reportes periódicos, 3. Subsistema de Evaluación: estudios de base,
estudios temáticos, caso o según ciclo.4. Subsistema de Sistematización:
sistematizaciones/estudios de caso.5. Sistema automatizado de base web; herramientas
web 2.0
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INSTITUCIONALIZACIÓN DEL PSE
III. USO, UTILIDAD Y COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
• Oportunidad en el uso de los productos.
• Espacios de uso para la gestión, institucionalizados.
• Información retroalimenta la planificación y las estrategias de intervención.
• Participación de actores clave.
• Difusión y uso de productos para necesidades de actores clave.
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INSTITUCIONALIZACIÓN PSE 2004-2007
• USES conformadas con equipo técnico capacitado con al menos 3 años de experiencia.
• Desarrollan unas 29 actividades principalmente POA, informes, evaluaciones puntuales.
Sólo un 16% contrata servicios de consultoría externa.
• Muy pocas revisan el ML e indicadores (3%)
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INSTITUCIONALIZACIÓN DEL PSE
Factores que favorecen
• Adecuación a procesos, usos y toma de decisiones de la gestión de proyectos y programas sociales.
• Arreglos organizacionales ad-hoc dentro de la gestión: marco operacional con roles y delegaciones, recursos humanos y financieros; trabajo en equipo y motivación para intervenir en un proceso participativo.
• La información de los sistemas PSES debe estar en línea con los intereses de gobiernos locales y organizaciones comunitarias.
• El Uso de la Información
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30.5%
18.3%
9.8%
7.3%
7.3%
6.1%
4.9%
4.9%
4.9%
3.7%
1.2%
1.2%
0% 10% 20% 30% 40%
Documento específico
Informe del Proyecto
Mejor desempeño del SPSE&S
POA 2004 ó 2005
Indicadores y Metas
Términos de Referencia
Memoria Anual
Base de datos
Formatos registro info.
POA reprogramado
Página Web
Estratégia Ajustada
Uso de la Información Generada por el Sistema PSES 2005
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INSTITUCIONALIZACIÓN DEL PSE
FACTORES DE EXITO• Voluntad Política para gestionar el cambio• Claridad conceptual y operativa del proyecto
e hipótesis de cambio• Involucramiento y motivación de actores• Construcción de un lenguaje homogéneo• Diseño gradual y sencillo, adaptación
permanente.• Herramientas sencillas, de aplicación
progresiva, uso y comunicación de resultados.
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INSTITUCIONALIZACIÓN DEL PSE
FACTORES DE FRACASO
• DESARTICULACIÓN DE LOS SISTEMAS DE PSES DE POLÍTICAS, PROYECTOS Y PROGRAMAS CON EL SISTEMA ESTADÍSTICO NACIONAL, DE PLANIFICACIÓN Y DE PRESUPUESTO PÚBLICO.
• DELEGACION EXCESIVA A LAS UNIDADES TECNICAS/TERCERIZACIÓN
• PROCESOS PARALELOS A LA GESTION Y SISTEMAS ORGANIZACIONALES Y DE PRESUPUESTO.
• METODOLOGIAS COMPLEJAS DE PLANIFICACIÓN Y RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN.
• AUSENCIA DE MECANISMOS DE INSTITUCIONALIZACION, USO Y COMUNICACION CON USUARIOS.
• DÉBIL CULTURA DE TOMA DE DECISIONES DE POLÍTICAS BASADAS EN EVIDENCIAS.
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GLOSARIO
Términos y Conceptos
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Proceso para establecer los objetivos, resultados, acciones de un proyecto y los recursos necesarios (financieros, técnicos, organizacionales).
Oportunidad para establecer consensos sobre el mandato, dirección, prioridades y estrategias; la teoría de cambio.
Producto: Planificación Estratégica; Marco Lógico; Plan Operativo Anual (POA)
Planificación
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Revisión sistemática o análisis continuo orientado a determinar si las actividades, la inversión de recursos y los productos, se realizan y se obtienen de acuerdo a lo programado.
Objeto de seguimiento: Planes Operativos Anuales (POAs) y cronogramas de trabajo.
Producto: reportes de seguimiento; bases de datos; informes periódicos sobre avance en metas.
Características
Actividad interna - continua
Insumo para evaluaciones y sistematizaciones
Seguimiento
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Un tipo de investigación aplicada que implica un proceso sistemático, planeado y con un propósito. Implica recolección de información para responder preguntas sobre una sociedad, una organización, un programa, un proceso (Preskill et.al. 2005)
Busca levantar conocimiento para la toma decisiones y mejorar un programa, proceso producto, sistema y organización o para tomar decisiones sobre su continuación. Determinar la medida en que el proyecto/programa/política alcanza sus objetivos.
Orientada hacia el aprendizaje y mejora de la efectividad; se elaboran lecciones aprendidas
Evaluación
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29
EVALUACIÓN
• Lógica Evaluativa:
(i) Establecer criterios (dimensiones)
(ii) Construir estándares (indicadores)
(iii) Medición del desempeño y comparación con los estándares.
(iv) Sintetizar e integrar las evidencias en un juicio de valor y mérito.
(v) Recomendaciones (mejoras a futuro)
(vi) Aprendizajes (nuevas hipótesis)
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30
Proceso de reflexión crítica aplicado a una experiencia práctica (actores analizan su práctica).
Proceso constructor de conocimiento (a partir de la experiencia - teoría y práctica)
Se basa en la idea de organizar, ordenar, interpretar, reflexionar: APRENDER dar sentido a intervenciones, a conocimientos que estaban dispersos o poco explícitos.
Proceso participativo realizado por los propios actores que intervienen en la experiencia -- fortalecimiento de capacidades y conocimientos.
Sistematización
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Busca el aprendizaje del actor y su empoderamiento.
Son desarrolladas por todos los actores.
Los actores participan en la gestión: procesos de recopilación, análisis de la información; y en la toma de decisiones que conciernen a la ejecución.
Implica gestión basada en el trabajo en equipo y liderazgo compartido.
Los resultados deben construir aprendizajes para las personas y grupos, y no solamente juicios y opiniones individuales, lo cual es un nuevo paradigma.
Seguimiento y Evaluación Participativos (SEP)
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• Evaluación = Aprendizaje y responsabilidad• Investigación = Aprendizaje• Auditoría = Responsabilidad convencional• Control de calidad = Aseguramiento de un nivel de calidad
aceptable• Medición del desempeño = Medición/comparación de indicadores
de• proceso y gestión• Monitoreo = Medición/comparación de resultados y productos de• programas y proyectos
Segone (1998)
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Bibliografía
• Feinstein Osvaldo “Método para el Análisis Rápido Concentrado (MARCO) de Sistemas de Seguimiento y Evaluación”. FIDA, 1993.
• Khan, Khadija “Strenghtening of Monitoring and Evaluation System” Pakistan Poverty Alleviation Fund Islamabad. June 2003.
• Preskill, Hallie; Russ-Eft, Darlene “Building Evaluation Capacity”. Sage, 2005.
• PREVAL Sondeos de Necesidades 2001 y 2004; Encuesta de impacto (2007)
• PREVAL “Nota conceptual de la Guía para el desarrollo de capacidad en SyE” Lima,,julio 2007.
• PREVAL “Rapid Assessment on the situation of M&E Systems” May 2007.
• PREVAL “Informe del Seminario sobre desarrollo de la capacidad local con socios en SyE del desarrollo rural”. Lima, junio 2007
• Segone, Marco “Evaluación Democrática” UNICEF 1998