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DIRECTIVA No 1) O Á -2017-JUS/OGA DIRECTIVA PARA NORMAR EL TRATAMIENTO CONTABLE DE LA PROVISIÓN DE COBRANZA DUDOSA Y CASTIGO DE CUENTAS INCOBRABLES DEL MINISTERIO DE JUSTICIA Y DERECHOS HUMANOS Tipo de Directiva Directiva de Órgano Formulada por : Oficina General de Administración Oficina Financiera l. OBJETIVO Establecer lineamientos en materia contable, para efectuar la Provisión de Cobranza Dudosa y Castigo de las Cuentas Incobrables, reflejados en los Estados Fi nancieros del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, en adelante MINJUS. 11. BASE LEGAL 2.1 . Ley 28708, Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad. 2.2. Ley 28716, Ley de Control In terno de las Entidades del Estado. 2.3. Ley No 29809, Ley de Organización y Funciones del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos. 2.4. Decreto Legislativo N° 1068, Decreto Legislativo del Sistema de Defensa Jurídica del Estado. 2.5. Decreto Supremo No 011-2012-JUS, "Aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos". 2.6. Decreto Supremo No 035-2012-EF, "Aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley General del Sistema Nacional de Tesorería". 2.7. Decreto Supremo No 009-2010-JUS, "Aprueba el Procedimiento para el pago de la reparación civil a favor del Estado en casos de procesos seguidos sobre delitos de corrupción y otros delitos conexos ". 2.8. Decreto Supremo No 018-2008-JUS, "Aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley No 26979, Ley de Procedimiento de Ejecución Coactiva". S. MONTOYAU 2.9. Resolución Ministerial No 003-2017-JUS, sobre delegación de facultades. 2.10. Resolución de Secretaría General No 0124-2016-JUS, que aprueba la Directiva No 003-2016-JUS/SG-OGPP, "Directiva General para normar el procedimiento para la Formulación, Trámite, Aprobación y Actualización de Directivas del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos". 2.11. Resolución de Contaduría W 067-97-EF/93.01 que aprueba el "Instructivo Contable No 3 Provisión y Castigo de las Cuentas Incobrables." 2.12. Resolución Directora! No 011-2009-EF/93.01 , que modifica el "Instructivo Contable No 3 Provisión y Castigo de las Cuentas Incobrabl es" del Compendio de la Normatividad Contable aprobado por Resolución de Contadurfa No 067-97- EF/93.01. 2.13. Resolución Directora! N° 011-2015-EF/51 .01 , que modifica el "Instructivo Contable No 3 Provisión y Castigo de las Cuentas Incobrables del compendio de la Normatividad Contable", aprobado por Resolución de Contaduría No 067-97- EF/93 .01 y su modificatoria, la Resolución Directora! N° 011-2009-EF/93.01. Página 1 de 1O

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DIRECTIVA No 1) O Á -2017-JUS/OGA

DIRECTIVA PARA NORMAR EL TRATAMIENTO CONTABLE DE LA PROVISIÓN DE COBRANZA DUDOSA Y CASTIGO DE CUENTAS INCOBRABLES DEL MINISTERIO DE

JUSTICIA Y DERECHOS HUMANOS

Tipo de Directiva Directiva de Órgano

Formulada por : Oficina General de Administración

Oficina Financiera

l. OBJETIVO

Establecer lineamientos en materia contable, para efectuar la Provisión de Cobranza Dudosa y Castigo de las Cuentas Incobrables, reflejados en los Estados Financieros del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, en adelante MINJUS.

11. BASE LEGAL

2.1 . Ley 28708, Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad. 2.2. Ley 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado. 2.3. Ley No 29809, Ley de Organización y Funciones del Ministerio de Justicia y

Derechos Humanos. 2.4. Decreto Legislativo N° 1068, Decreto Legislativo del Sistema de Defensa Jurídica

del Estado. 2.5. Decreto Supremo No 011-2012-JUS, "Aprueba el Reglamento de Organización y

Funciones del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos". 2.6. Decreto Supremo No 035-2012-EF, "Aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley

General del Sistema Nacional de Tesorería". 2.7. Decreto Supremo No 009-2010-JUS, "Aprueba el Procedimiento para el pago de la

reparación civil a favor del Estado en casos de procesos seguidos sobre delitos de corrupción y otros delitos conexos".

2.8. Decreto Supremo No 018-2008-JUS, "Aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley No 26979, Ley de Procedimiento de Ejecución Coactiva".

~ S. MONTOYAU

2.9. Resolución Ministerial No 003-2017 -JUS, sobre delegación de facultades. 2.10. Resolución de Secretaría General No 0124-2016-JUS, que aprueba la Directiva No

003-2016-JUS/SG-OGPP, "Directiva General para normar el procedimiento para la Formulación, Trámite, Aprobación y Actualización de Directivas del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos".

2.11. Resolución de Contaduría W 067-97-EF/93.01 que aprueba el "Instructivo Contable No 3 Provisión y Castigo de las Cuentas Incobrables."

2.12. Resolución Directora! No 011-2009-EF/93.01 , que modifica el "Instructivo Contable No 3 Provisión y Castigo de las Cuentas Incobrables" del Compendio de la Normatividad Contable aprobado por Resolución de Contadurfa No 067-97-EF/93.01.

2.13. Resolución Directora! N° 011-2015-EF/51 .01 , que modifica el "Instructivo Contable No 3 Provisión y Castigo de las Cuentas Incobrables del compendio de la Normatividad Contable", aprobado por Resolución de Contaduría No 067-97-EF/93.01 y su modificatoria, la Resolución Directora! N° 011-2009-EF/93.01.

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111. ALCANCE

La presente Directiva es de aplicación de todos los órganos y unidades orgánicas del MINJUS, que participan en el proceso de provisión de cobranza dudosa y castigo de cuentas incobrables, de acuerdo a su competencia funcional.

IV. RESPONSABILIDADES

Es responsabilidad de la Oficina General de Administración y la Oficina Financiera, la correcta aplicación de la presente directiva, de acuerdo a sus competencias.

V. DISPOSICIONES GENERALES

5.1 Definiciones

Para efectos de la presente directiva, se considerarán las siguientes definiciones:

a) Castigo de Cuentas Incobrables. Reducción o eliminación de las cuentas por cobrar por las cuales se haya efectuado la respectiva provisión de cobranza dudosa. Asimismo se haya efectuado la acción administrativa y/o judicial, hasta el estado de establecer la incobrabilidad, pueden ser castigo directo o castigo indirecto.

Para el caso de cuentas por cobrar, derivadas de sentencias judiciales firmes respecto a delitos de corrupción y otros delitos conexos. El castigo de cuentas incobrables de reparaciones civiles se aplicará de acuerdo a lo establecido en el "Procedimiento para el pago de la reparación civil a favor del estado en casos de procesos seguidos sobre delitos de corrupción y otros delitos conexos", aprobado mediante Decreto Supremo W 009-201 0-JUS, del 22 de julio de 201 O, salvo los supuestos de condonación de deuda establecido en Código Civil y recogido por el Decreto Legislativo N° 1068 y su reglamento.

b) Castigo Directo. Tratamiento contable por el cual, se reduce o elimina las cuentas por cobrar, así como su respectiva provisión de cobranza dudosa, requisito indispensable es haber ejecutado la acción administrativa hasta el estado de establecer la incobrabilidad.

e) Castigo Indirecto. Tratamiento contable por el cual se reduce o elimina las cuentas por cobrar, y su respectiva provisión de cobranza dudosa, requisito indispensable es haber ejecutado la acción de acuerdo a ley.

d) Cobranza de Reparaciones Civiles. Procedimiento a cargo de la Procuraduría Pública Especializada en Delitos de Corrupción, luego de tener conocimiento de la sentencia firme, se inician los requerimientos de pago y la búsqueda de patrimonio embargable del sentenciado, para culminar con la ejecución forzada.

e) Cobranza Improbable. Son aquellas cuentas por cobrar con sentencias firmes respecto a delitos de corrupción y otros conexos (reparaciones civiles). La calificación la establece la Procuraduría Pública Especializada en Delitos de Corrupción, de acuerdo a criterios

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objetivos, que deberán ceñirse a la falta de patrimonio del deudor, al grado de dificultad que se presenten en la ejecución forzada de los bienes del obligado, el incumplimiento de acuerdos para ejecutar la sentencia y falta de pagos.

f) Cobranza Onerosa. Son aquellas cuentas por cobrar, cuyas acciones de recuperación resultan mayores a las cuentas por cobrar, por lo que, no corresponde efectuar las gestiones de cobranza administrativa.

g) Cobranza Probable. Son aquellas cuentas por cobrar con sentencias firmes respecto a delitos de corrupción y otros conexos (reparaciones civiles). La calificación la establece la Procuraduría Pública Especializada en Delitos de Corrupción, de acuerdo a criterios objetivos que deberán ceñirse a la existencia de patrimonio del deudor, a la facilidad que se presenta en la ejecución de sus bienes, a la predisposición que puedan demostrar ellos con el ofrecimiento de pago, el cumplimiento de acuerdos para ejecutar la sentencia y a los pagos que se vienen efectuando de forma periódica en el lapso de un año.

h) Costo Unitario de Cobranza de Ejecución Coactiva, se considera que el Costo Unitario de Cobranza de Ejecución Coactiva, es el 10% de la Unidad Impositiva Tributaria vigente.

i) Cuentas de Cobranza Dudosa. Son aquellas cuentas por cobrar sobre las cuales se han agotado todas las acciones para su cobranza, y tienen una antigüedad de doce (12) meses o más computado a partir de la fecha de vencimiento. Incluye aquellas cuentas por cobrar en las que haya prescrito la acción de cobranza, denominadas también cuentas incobrables.

Órganos y/o Unidades Orgánicas generadoras de Cuentas por Cobrar. Son aquellos órganos y/o unidades orgánicas que, por los servicios que brindan a los administrados y/o usuarios, generan cuentas por cobrar a nombre de personas naturales o jurídicas, tales como: la Dirección General de Desarrollo y Ordenamiento Jurídico, la Dirección de Sistematización Jurídica y Difusión a través del Sistema Peruano de Información Jurídica-SPIJ, la Dirección General de Protección de Datos Personales, el Consejo de Supervigilancia de Fundaciones, la Dirección General de Defensa Pública y Acceso a la Justicia y la Procuraduría Pública Especializada en Delitos de Corrupción.

,--~r::t:----. k) Provisión de Cobranza Dudosa.

S. Rodrl!ll-'~ S.

Es el registro contable por medio del cual se reconoce como gasto algunas cuentas por cobrar debido al riesgo de cobranza, al no haberse recuperado en las fechas previstas para su pago y cuyo recupero se está gestionando al amparo de las normas legales vigentes en la materia. Para el caso de la presente directiva, la provisión será de naturaleza anual.

1) Reclasificación de Cuentas por Cobrar. Es la transferencia de los saldos de las Cuentas por Cobrar o Cuentas por Cobrar Diversas a la cuenta divisionaria Cuentas por Cobrar Diversas de Dudosa Recuperación.

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S. Rodrigu:n S.

5.2 De la Aplicación

5.2.1 El cálculo y registro contable se efectuará de acuerdo a las reclasificaciones y ajustes, principalmente en lo siguiente:

5.2.1.1 Cuentas por Cobrar

5.2.1.2 Cuentas por Cobrar Diversas.

5.2.1 .3 Provisión de Cobranza Dudosa.

5.2.2 Los saldos de las cuentas por cobrar y cuentas por cobrar diversas, no deben reflejar aquellas cuentas que superen los 12 meses, contados desde su fecha de vencimiento. Posterior ha dicho plazo, cuando existen dudas razonables sobre el cobro, se procede a declarar como deuda de cobranza dudosa, continuando el proceso de gestión de cobranza.

5.2.3 Se puede acumular varios adeudos, siempre que correspondan a un mismo deudor, aun éste se encuentre incluido en los distintos registros contables.

5.2.4 Las reparaciones civiles cal ificadas en cobranza probable o cobranza improbable no podrán ser utilizadas por los deudores, con el fin de evitar o retardar el pago de la deuda a favor del Estado, encontrándose la Procuraduría Publica Especializada en Delitos de Corrupción en la obligación de proseguir con las acciones de cobranza.

5.2.5 Dado el carácter y la naturaleza de las obligaciones que emergen de una sentencia firme y/o ejecutoriada, la calificación de las reparaciones civiles de cobranza probable o cobranza improbable no podrá oponerse a los intereses del Estado.

5.2.6 El cálculo y registro de la provisión de cobranza dudosa, se regirán por los procedimientos previstos en el numeral 6.1.1 de la presente directiva.

5.3 De las Funciones de la Oficina Financiera

5.3.1 La Oficina Financiera será la encargada de realizar las siguientes actividades:

5.3.1.1 Mantener actualizado los análisis de cuentas por cobrar y los lineamientos y tratamiento contable para la provisión de Cobranza Dudosa y Castigo de Cuentas incobrables del MINJUS.

5.3.1.2 Efectuar los cálculos y registros contables necesarios para la provisión de cobranza dudosa y el castigo de cuentas incobrables.

5.3.1.3 Coordinar con Ejecución Coactiva y Procuradurías Públicas las acciones administrativas para la recuperación de las cuentas por cobrar, dando apertura de un expediente por cada deudor.

5.3.2 El plazo para establecer la cobranza dudosa de la cuenta por cobrar es de doce (12) meses, contados a partir de la fecha de emisión de la Resolución de Ejecución Coactiva, en la que se establezca la exigibilidad del cobro a través de la Acción Coactiva.

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5.3.3 En el caso de las deudas por reparaciones civiles, en procesos seguidos por delitos de corrupción y otros delitos conexos, el plazo para establecer la cobranza dudosa de las cuentas por cobrar es de (48) meses contados a partir de la emisión de la sentencia consentida o ejecutoriada.

VI. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

6.1 Sobre los procedimientos contables

6.1.1 . Determinación de cuentas de cobranza dudosa

6.1.1.1

6.1.1.2

La Oficina Financiera, analizará las cuentas por cobrar cuyas fechas de vencimiento correspondan a doce (12) meses o más y procederá a reclasificar como cuentas por cobrar de cobranza dudosa.

El porcentaje que se aplicará para el cálculo de la provisión de cobranza dudosa, se ha estimado en base a la antigüedad del vencimiento de las cuentas por cobrar y porcentaje escalonado, que se incrementa de acuerdo al tiempo de vencimiento de las citadas cuentas.

ESCALA DE ESTIMACION DE COBRANZA DUDOSA N° 1

Cuentas por Cobrar vencidas de 1 año hasta 2 años 25% Cuentas por Cobrar vencidas más de 2 años hasta 3 años 50% Cuentas por Cobrar vencidas más de 3 años hasta 4 años 75% Cuentas por Cobrar vencidas más de 4 años 100%

6.1.1.3 En el caso de Cuentas por Cobrar por Reparaciones Civiles derivadas de sentencias judiciales firmes, por casos de delitos de corrupción y otros delitos conexos, como primera fase la Procuraduría Públ ica Especializada en Delitos de Corrupción deberá calificar como cuentas de cobranza "probable" o "improbable".

Las cuentas por cobrar calificadas como cobranza "improbable" por la Procuraduría Pública Especializada en Delitos de Corrupción, deberán ser registradas por la Oficina Financiera como provisión de cobranza dudosa, utilizando la escala siguiente:

ESCALA DE ESTIMACION DE COBRANZA DUDOSA POR REPARACIONES CIVILES DE ACUERDO AL AÑO DE LASENTENCIA FIRME

Año de sentencia de 4 años hasta 5 años 10% Año de sentencia de 6 años hasta 7 años 25% Año de sentencia de 8 años hasta 9 años 50% Año de sentencia de1 O años hasta 11 años 75% Año de sentencia de1 2 años a más 100%

El plazo se contabilizará desde la fecha de la sentencia firme, informada por la Procuraduría Pública Especializada en Delitos de Corrupción.

S. Rodrface:! S

Previa a la aplicación de la escala precedente, la Oficina Financiera procederá a determinar si la deuda por sentencia firme a provisionar registra pagos equivalentes al 10% o más del monto de cada cuenta de reparación civil, en dicho caso no será aplicable la provisión.

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La provisión de cobranza dudosa, por ser un procedimiento contable, bajo ningún punto de vista tendrá incidencia legal en el cobro de la reparación civil, cuya existencia continuará ejecutándose en el proceso penal correspondiente, donde quedó firme o consentida.

Las escalas de provisión de cobranza dudosa establecidas en la presente Directiva, se comunicarán a la Dirección Nacional de Contabilidad Pública del Ministerio de Economía y Finanzas, dentro de los cinco (05) días hábiles de aprobada la presente Directiva.

6.2 Del tratamiento contable

6.2.1 La Oficina Financiera verificará que las cuentas por cobrar estén conciliadas y que los importes pendientes de cobro coincidan con el detalle de los reportes remitidos por cada uno de los órganos y unidades orgánicas.

6.2.2 Las cuentas por cobrar, serán reclasificadas a cuentas de cobranza dudosa de acuerdo a lo previsto en el numeral 6.2.3, independientemente a la acción de cobranza, que se esté ejerciendo sobre ellas.

6.2.3 Los registros se efectuarán, conforme a los siguientes asientos contables:

6.2.3.1 Reclasificación de Cuentas por Cobrar

e ID ódiQO ·6 d 1 e enommac1 n e a uenta DEBE HABER -------------------------o 1---------------------------1202 CUENTAS POR COBRAR DIVERSAS XXX

1202.99 Cuentas por Cobrar Diversas de Dudosa Recuperación

1202 CUENTAS POR COBRAR DIVERSAS XXX

1202.09 Multas y Sanciones

1202.0901 Multas

1202.0902 Sanciones

1202.98 Otras Cuentas por Cobrar Diversas

Por Reclasificación de Cuentas por Cobrar a la Cuenta de Cobranza Dudosa

6.2.3.2 Provisión de Cobranza Dudosa

-------------------------- 02--------------------------5801 ESTIMACIONES DEL EJERCICIO -XXX

5801 .05 Estimaciones de Cobranza Dudosa y Reclamaciones

5801 .0502 Cuentas por Cobrar Diversas 1209 ESTIMACION DE CUENTAS DE COBRANZA DUDOSA XXX

1209.02 Otras Cuentas por Cobrar Diversas

Por la Estimación del Ejercicio de las Cuentas de Cobranza dudosa

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6.3 Determinación del castigo directo

S. Rodrlou~ s

a) Factores Concurrentes

1. Que se haya efectuado la respectiva Provisión de Cobranza Dudosa de acuerdo a lo establecido en el numeral 6.2.3.

2. Que se haya ejecutado la acción administrativa hasta el estado de establecer la lncobrabilidad (Existencia de medios probatorios, sean estos: Resoluciones, comunicaciones con el Administrado, Notificaciones etc.).

3. Que la deuda haya permanecido impaga por un tiempo no menor a un año, contado a partir de su exigibilidad.

4. Que el monto exigible por cada deuda no supere dos (02) Unidades Impositivas Tributarias (UIT) vigente al momento de determinarse el castigo. Si se superan estas se procede como se detalla en el numeral 6.4.

b) Descripción del procedimiento administrativo

1. Habiéndose efectuado el registro contable de la Provisión de Cobranza Dudosa, la Oficina Financiera, en mérito al informe de Ejecución Coactiva, inicia el trámite de castigo Directo, para lo cual realiza lo siguiente:

1.1 Organizará la documentación pertinente, respecto a conciliación bancaria, Resoluciones en cuentas por cobrar, etc.

1.2 Proyectará la Resolución Administrativa, la visará y luego la elevará para su aprobación a la Oficina General de Administración.

2. El Jefe de la Oficina General de Administración, emitirá la Resolución Administrativa, autorizando el castigo directo y remite una copia a la Oficina Financiera, para que efectúe el procedimiento contable del respectivo castigo.

3. El castigo directo es un tratamiento contable que no significa la extinción de la deuda, por lo que las Cuentas continuarán con el procedimiento de cobranza que corresponde, mientras no se extinga el derecho a cobro, controlándose a través de las cuentas de orden 9103.06 Valores y Documentos en Cobranza- Entregados y 9104.06 Control de Valores y Documentos en Cobranza -Entregados.

e) Descripción del Procedimiento Contable

La Oficina Financiera, recibi rá una copia fedateada de la Resolución Administrativa de la Oficina General de Administración y de la

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documentación de cobranza que sustentará el registro contable del castigo directo. El mismo que efectuará con cargo a la cuenta 1209 Estimación de Cuentas de Cobranza Dudosa y Reclamaciones y abono a las cuentas del activo correspondiente, reclasificados como Cobranza Dudosa.

Código/Denominación de la Cuenta DEBE HABER --------------------------o 1--------- -----------------1209ESTIMACION DE CUENTAS DE COBRANZA DUDOSA XXX

1209.02 Cuentas por Cobrar Diversas

1202CUENTAS POR COBRAR DIVERSAS XXX

1202.99 Cuentas por Cobrar Diversas de Dudosa Recuperación r el castigo directo de las cuentas de Cobranza dudosa

-------------------------- 02----------------------------9103 VALORES Y GARANTIAS XXX

9103.06 Valores y Documentos en Cobranza - Entregados

9104 VALORES Y GARANTIA POR CONTRA XXX

9104.06 Control de Valores y Documentos en Cobranza- Entregados Por el cast1go d1recto de las Cuentas de Cobranza Dudosa

6.4 Determinación del castigo indirecto

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S. RodrfQu~ S.

a) Factores Concurrentes

1. Que se haya efectuado la respectiva Provisión de Cobranza Dudosa.

2. Que la deuda haya permanecido impaga por un tiempo no menor de un año, contado a partir de su exigibilidad.

3. Que se hayan efectuado las acciones judiciales que correspondan de acuerdo a ley, hasta establecer la incobrabilidad; y

4. Que el monto de la cobranza dudosa, por cada deuda, supere dos (02) Unidades Impositivas Tributarias vigente al momento de determinarse el castigo.

b) Descripción del procedimiento administrativo

1. Habiéndose efectuado el registro contable de la Provisión de Cobranza Dudosa, después de haber agotado la vía administrativa, la Oficina Financiera remite lo actuado a la Oficina General de Administración, quien a su vez remite a la Procuraduría Pública del MINJUS a fin de que inicie la demanda judicial correspondiente.

2. La Oficina Financiera a través de la Oficina General de Administración solicitará a la Procuraduría Pública del MINJUS la información de las causas iniciadas, y el resultado de los procesos judiciales.

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3. La Oficina Financiera organizará la documentación original de cobranza y la que pruebe la incobrabilidad del adeudo, procediendo a proyectar la Resolución Administrativa, visará y luego la elevará para su aprobación a la Oficina General de Administración que autorice el castigo indirecto y que respalde el registro contable

4. El castigo indirecto es un tratamiento contable que no significa extinción de la deuda, por lo que las Cuentas continuarán con el procedimiento de cobranza que corresponde, mientras no se extinga el derecho a cobro, controlándose a través de las cuentas de orden 9103.06 Valores y Documentos en Cobranza- Entregados y 9104.06 Control de Valores y Documentos en Cobranza -Entregados.

e) Descripción del Procedimiento Contable

Para la contabilización del castigo indirecto, se utilizará el mismo procedimiento indicado en el numeral 6.3, inciso e).

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S. Rodrfgu~ S

ANEXO 1

FLUJOGRAMA: TRATAMIENTO CONTABLE DE lA PROVISIÓN DE COBRANZA DUDOSA Y CASTIGO DE CUENTAS INCOBRABlES DEl MlNJUS

DETERMINACIÓN DE CUENTAS DE COBRANZA DUDOSA

S. MONTOYA M.

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CASTIGO DE CUENTAS INCOBRABLES

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