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PROCESO Gestión de Asuntos Jurídicos OBJETIVO DEL PROCESO O SUBPROCESO:

Ejercer la defensa judicial y representación jurídica del Ministerio del Interior de forma eficiente y con miras a evitar condenas al Estado.Gestionar las solicitudes de conciliación prejudicial con miras a defender los derechos e intereses de la entidad.Adelantar las gestiones administrativas tendientes a realizar el cobro coactivo de los créditos a favor del Ministerio del Interior.Gestionar las actividades requeridas, liquidar y pagar las sentencias judiciales y conciliaciones que se produzcan en contra del Ministerio del Interior

SUBPROCESO Gestión de lo Contencioso

POLITICA DEL PROCESO O SUBPROCESO

Ser el subproceso encargado de los asuntos de carácter jurídico, judicial y administrativo del Ministerio del Interior que responda a los requerimientos normativos y del ciudadano, en términos de oportunidad y calidad, en cumplimiento de las políticas en materia de defensa judicial

LÍDER Jefe Oficina Asesora Jurídica- Coordinador (A) Grupo Gestión de lo Contencioso

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PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDAS CLIENTESDespachos judiciales (1,5)

Procesos Ministerio del Interior (2)

Planeación y direccionamiento ( 3)

Ciudadanos (4)

Proceso de Gestión del Talento Humano (6)

1. Expediente de la demanda

2. Documentación y registros institucionales para contestar y presentar las demandas

3. LineamientosPlan institucional

4. Solicitud de información

5. Copias de autos

6. Procedimiento Comisión de Servicios al Interior y Exterior.

1. Procedimiento para Contestar, Presentar y Efectuar Seguimiento de Demandas AJ-GC-P01

Jefe de Oficina Asesora Jurídica

Coordinador, Profesional o apoderado asignado

1. Registros de Seguimiento al Plan de Acción.

2. Poder.

3. Oficio o Memorial de presentación de demanda.

4. Oficio o Memorial de contestación de la demanda.

5. Oficio Memoriales de incidente y alegatos.

6. Oficio o Memoriales de recursos contra autos y sentencias.

7. Informe de comisión

Despachos Judiciales (1,2,3,4,5,8)

Planeación y Direccionamiento estratégico (1,15)

Proceso Asuntos Administrativos y Financieros(12)

Entes de Control (1,13,14,)

Ciudadanos (11)

Proceso de Gestión del Talento Humano (7)

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PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDAS CLIENTESaudiencia de conciliación judicial.

8.Documentos Probatorios.

9 Informes sobre práctica de pruebas.

10. Informes de gestión a la Contraloría.

11. Respuestas de solicitudes.

12. Informe de contingencias.

13.Informe

Rendición la Cuenta anual.

14. Registro y control del proceso contencioso

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PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDAS CLIENTESpor Departamento.

Ciudadano o entidad solicitante (1)

Procurador delegado (2)

Procesos del Ministerio del Interior (3,1)

1.Solicitud de conciliación en temas de competencia del Ministerio del Interior

2.Documentación y registros institucionales

3. Citación y actas de conciliación

2. Procedimiento para dar Cumplimiento a Sentencias y Conciliaciones en Contra del Ministerio del Interior y Acción de Repetición

Jefe de Oficina Asesora Jurídica

Coordinador, Profesional o apoderado asignado

1. Ficha técnica para estudio del Comité de Conciliación.

2. Acta de la audiencia de conciliación.

3. Fallo que aprueba o desaprueba la conciliación.

4. Informe de comisión de audiencia prejudicial.

5. Expediente.

6. Poder Registro y control del proceso contencioso por

Ciudadano o entidad solicitante (2.3)

Comité de Conciliación (1)

Ministerio Público (2,3)

Despachos judiciales (2,3) Proceso de Gestión del Talento Humano (4)

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PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDAS CLIENTESDepartamento.

Despacho judicial que conoce de la acción de tutela (1)

Procesos del Ministerio del Interior (2)

1.Auto que admite la acción de tutela, escrito de tutela y anexos

2. Documentación y registros institucionales

3.Concepto técnico

3. Procedimiento para contestar Acción de Tutela Código

Jefe de Oficina Asesora Jurídica

Coordinador Funcionario o apoderado asignado

1. Oficio o Memorial de respuesta a acción de tutela. 2. Oficio o Memorial de impugnación.Oficio remisorio del fallo a la dependencia que debe cumplir el fallo.

Despacho Judicial (1,2)

Dependencia responsable del cumplimiento del fallo (3)

Persona o entidad contra quien recae la obligación (Deudor) (1)

Proceso de Gestión Administrativa y Financiera 2)

Procesos Ministerio del Interior (3)

1. Título ejecutivo

2. Liquidación de la obligación.

3. Documentación y registros institucionales

4.Procedimiento para Ejercer la Jurisdicción Coactiva

Jefe Oficina Asesora Jurídica Coordinador Profesional o apoderado asignado

1. Documento de requerimiento al deudor.

2. Oficio o Auto de mandamiento de pago y medidas cautelares.

3. Acta de notificación personal del

Persona natural o jurídica en quien recae la obligación (1,2,3,4,5,6,7,8,9, 10,11, 12)

Persona natural o jurídica en quien recae la obligación (1,2,3,4,5,6,7,8,9, 10,11, 12)

Proceso de Gestión de

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PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDAS CLIENTESdeudor.

4. Oficios o Memoriales de embargo y secuestro de bienes.

5.Acta de diligencia de embargo y secuestro de bienes.

6.Oficio o Auto que resuelve recursos, excepciones y de aprobación de pago.

7. Oficio o Auto

de aprobación de cauciones y levantamiento de medidas cautelares.

8. Sentencia.

Asuntos Administrativos y Financieros (13)

Entidades financieras y de instrumentos públicos 14)

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PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDAS CLIENTES

9.Oficios o Actos de liquidación de crédito y costas.

10.Auto que decreta el remate de bienes.

11.Auto que aprueba el remate de bienes.

12.Expediente.

13.Solicitud de liquidación de deuda .

14.solicitud de datos de bienes y recursos de propiedad del deudor.

Ciudadano o entidad 1.Solicitud de 5. Procedimiento Responder a Jefe Oficina 1. Ficha técnica Ciudadano o

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PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDAS CLIENTESsolicitante de la conciliación (1)

Procurador delegado (3)

Procesos del Ministerio del Interior (2) Juez competente para el control judicial (4)

conciliación en temas de competencia del Ministerio del Interior

2.Documentación y registros institucionales

3.Citación y actas de conciliación

4.Fallo que aprueba o desaprueba la conciliación

las Solicitudes de Conciliación prejudicial

Asesora Jurídica Coordinador Profesional asignado

para estudio del Comité de Conciliación y Defensa Judicial

2. Acta de la audiencia de conciliación

3. Fallo que aprueba o desaprueba la conciliación

4. Informe de comisión de audiencia prejudicial

5. Expediente

entidad solicitante (2.3)

Comité de Conciliación (1,5)

Ministerio Público (2,3)

Despachos judiciales (2,3)

Proceso de Gestión del Talento Humana (4) Procesos del Ministerio del Interior (3)

DOCUMENTOS INTERNOSTIPO CODIGO TÍTULO

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1. Procedimiento AJ-GC-P01 Procedimiento para contestar, presentar y efectuar seguimiento de demandas

2. Procedimiento AJ-GC-P02 Procedimiento para dar cumplimiento a sentencias y conciliaciones en contra del Ministerio del Interior y Acción de Repetición

3. Procedimiento AJ-GC-P03 Procedimiento para contestar Acción de Tutela

4. Procedimiento AJ-GC-P04 Procedimiento para ejercer jurisdicción de cobro coactivo

5. Procedimiento AJ-GC-P05 Procedimiento responder a las solicitudes de conciliación prejudicial

DOCUMENTOS EXTERNOSTIPO NÚMERO FECHA TÍTULO

1. Ley 6 1992 Regulación Jurisdicción Coactiva

2. Ley 678 2001 Regulación de la Acción de Repetición

3. Ley 1066 2006 Por la cual se normaliza el cobro de cartera pública

4. Ley 489 1998Por lo cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de las entidades del Orden Nacional

5. Ley 1285 2009 Por la cual se modifica la Ley 270 de 1996

6. Ley 1474 2011 Estatuto Anticorrupción

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DOCUMENTOS EXTERNOSTIPO NÚMERO FECHA TÍTULO

7. Decreto 2591 1991Por el cual se reglamenta la acción de tutela consagrada en el artículo 86 de la Constitución Política

8. Decreto 2174 1992 Por el cual se reglamenta el Art,. 112 de la Ley 6 de 1992

9. Decreto 782 1995 Por el cual se reglamentan parcialmente las Leyes 25/92 y 133/94

10. Decreto 1214 2000

Por el cual se establecen funciones para los Comités de Conciliación de que trata el artículo 75 de la Ley 446 de 1998 y se dictan otras disposiciones

11. Decreto 1382 2002 Por el cual se establecen reglas de reparto de la acción de tutela

12. Decreto 4473 2006 Por el cual se reglamenta la Ley 1066 de 2006

13. Decreto 1716 2009 Por el cual se reglamenta la ley 1285 de 2009; ley 446 de 1998

14. Decreto 2893 2011

Por la cual se Modifican los objetivos, la estructura orgánica y funciones del Ministerio del Interior y se integra el Sector Administrativo del Interior

15. Resolución 356 2007 Numeral 3 del Capítulo 5, de la Contaduría General de la Nación

16. Resolución 1735 2011 Delega la representación judicial del Ministerio del Interior

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DOCUMENTOS EXTERNOSTIPO NÚMERO FECHA TÍTULO

17. Resolución 1965 2011 Por la cual se integra el Comité de Conciliación del Ministerio del Interior.

18. Resolución 2434 2011 Por la cual se crean los Grupos de trabajo en la estructura interna

19. CONPES 3250 2003Fortalecimiento de la Defensa legal de la nación y valoración de pasivos contingentes

20. Código Contencioso Administrativo

21. Código Procedimiento Civil

REGISTROS INDICADORES1. CONTESTACIÓN, PRESENTACIÓN Y SEGUIMIENTO A DEMANDAS Poder Informe Contingencias Proyectadas Registro y control del proceso contencioso por Departamento Expediente

2. DAR CUMPLIMIENTO A SENTENCIAS Y CONCILIACIONES EN CONTRA DEL MININTERIOR Y ACCIÓN DE REPETICIÓN Poder Ficha técnica para estudio del Comité de Conciliación Informe de Comisión audiencia prejudicial Expediente Poder Registro y control del proceso contencioso por Departamento

3.CONTESTACION A ACCIONES DE TUTELA Oficio o Memorial de respuesta a acción de tutela

Los indicadores de proceso se encuentran relacionados en la Matriz para la Gestión de Indicadores de Proceso.

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Fecha de Elaboración:14/08/2013Vigente Desde: 03/10/2013

REGISTROS INDICADORES Oficio o Memorial de impugnación. Oficio remisorio del fallo a la dependencia que debe cumplir el fallo

4.EJERCICIO DE LA JURISDICCION COACTIVA Oficios o memoriales de las etapas de cobro coactivo Expediente

5.ATENDER SOLICITUDES CONCILIACION PREJUDICIAL Ficha técnica para estudio del Comité de Conciliación y Defensa Judicial Acta de la audiencia de conciliación Fallo que aprueba o imprueba la conciliación Informe de comisión de audiencia prejudicial Expediente Oficio que aprueba el remate de bienes

RECURSOSHUMANOS FÍSICOS TECNOLÓGICOS

(1) Jefe de Oficina Cinco (5) Profesionales (Abogados) Uno (1 ) asistencial

Instalaciones . Seis (6) puestos de trabajo

Equipos de cómputo Puntos de red Comunicaciones Internet , Fax Sistema de información SIGOB Modulo de

Correspondencia Página Web Ministerio del Interior

INFORMES DEL PROCESO

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Versión: 07

Fecha de Elaboración:14/08/2013Vigente Desde: 03/10/2013

NOMBRE INFORME RESPONSABLE DE SU ELABORACIÒN

RESPONSABLE DE REVISAR Y/O AUTORIZAR UBICACIÒN TRD

Informe mensual de contingencias al Grupo de

Gestión Financiera y Contable

Coordinador Grupo de Gestión de lo Contencioso Jefe Oficina Asesora Jurídica Informe mensual de

contingencias

Informe de la cuenta consolidada a presentar en la

CGR semestralmente

Coordinador Grupo de Gestión de lo Contencioso Jefe Oficina Asesora Jurídica Informe de la cuenta consolidada

Informes Oficina de Control Interno y Oficina de

Planeación

Coordinador Grupo de Gestión de lo Contencioso Jefe Oficina Asesora Jurídica Informes Oficina de Control

Interno y Oficina de Planeación

Informe trimestral de quejas y reclamos

Coordinador Grupo de Gestión de lo Contencioso Jefe Oficina Asesora Jurídica Informes Oficina de Información

PúblicaInforme mensual de

contingencias al Grupo de Gestión Financiera y Contable

Coordinador Grupo de Gestión de lo Contencioso Jefe Oficina Asesora Jurídica Informe mensual de

contingencias

ADMINISTRACIÒN DEL RIESGOLos riesgos del proceso se relacionan en el Mapa de Riesgos por procesos del Ministerio del Interior en la página Web www.mininterior.gov.co

CONTROL DE CAMBIOSFECHA CAMBIO VERSIÓN

18/08/09 Se actualizó caracterización en sus diferentes elementos, de conformidad con la nueva estructura organizacional del MIJ establecida en el Decreto 4530/08 y Resolución 3598/09 02

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Versión: 07

Fecha de Elaboración:14/08/2013Vigente Desde: 03/10/2013

CONTROL DE CAMBIOSFECHA CAMBIO VERSIÓN

30/11/09 Se incluyo Procedimiento para cumplimiento de sentencias y conciliaciones en contra del MIJ Código AJ-GC-P01 V02, de acuerdo a las funciones establecidas en el Decreto 4530/08 y Resolución 3598/09 03

28/09/10 Se actualizó y se ajustó la caracterización en el nuevo formato 04

20/05/2011 Se formula procedimiento para estudio y decisión de procedencia de Acción de Repetición y ajusta la caracterización en este sentido 05

29/12/2011

Se creó procedimiento de la actividad 1. Contestación, Presentación y Seguimiento a Demandas de la Caracterización AJ-C-GC Versión 05 del 20/05/2010 Se integró el Procedimiento para cumplimiento de sentencias y conciliaciones en contra del Ministerio del Interior Código AJ-GC-P01 V02 del 30/11/2009 con el Pprocedimiento para el estudio y decisión de procedencia o no de acción de repetición AJ-GC-P01 V01 20/02/2011 Se creó procedimiento de la Actividad 5 Respuesta a Acción de Tutela, registrada caracterización AJ-C-GC V 05 DEL 20/05/2010 Se creó procedimiento de la Actividad 4. Presentación demandas de cobro coactivo de la caracterización AJ-C-GC V05 del 20/05/2010, Se creó el procedimiento de la Actividad 5. Conciliación prejudicial registrada caracterización AJ-C-GC V 05 del 20/05/2010, de acuerdo con Guía de Llineamientos para la elaboración y/o modificación de documentos V03 del 19/10/2011 y las funciones Decreto 2893 de 2011

06

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Código: AJ-C-GC

Versión: 07

Fecha de Elaboración:14/08/2013Vigente Desde: 03/10/2013

CONTROL DE CAMBIOSFECHA CAMBIO VERSIÓN

14/08/2013 Se modifica la versión 06 con el fin de actualizar la imagen del Ministerio del Interior 07

Elaboró Revisó y AprobóFirma

__________________________

Firma

______________________________José Rogelio Cano CaballeroCoordinador Grupo Gestión de lo Contencioso

____________________________Dora Cecilia Ortiz Dice lis Profesional Especializado

____________________________Juan Fernando MonsalveProfesional Especializado

Liliana García Lizarazo Jefe Oficina Asesora Jurídica

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Código: AJ-C-GC

Versión: 07

Fecha de Elaboración:14/08/2013Vigente Desde: 03/10/2013

___________________________Raúl Tomás Quiñones Profesional Especializado

____________________________Adriana Lucia Días Veloza Profesional Especializado

_____________________________Elisa Arasely Vargas Profesional Universitario

.

TRD:

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