Ingeniería de Sistemas e Informática02-520 - PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN II

SEMANA 01: INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS

CAPITULO 1

MARCO DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS

1.- Definición de Proyecto:

- Es un esfuerzo temporal con un inicio y un fin.-Crea un producto, servicio o resultado único.Recordar que un project manager debe lograr un plan de gestión del proyecto realista pues el proyecto y su reputación está por medio.-Para el examen, si no se dan mayor información en la pregunta, se asume que el proyecto es nuevo para la organización (no se ha hecho antes), utiliza los recursos de muchos países, tiene más de 200 personas en el equipo, dura más de un año, y tiene un valor de más de $1.000.000.- Para el examen, se supone que las propuestas de proyectos son formalmente revisados y aprobados por la administración de la empresa (cliente) en su organización después de una comparación de todos los proyectos posibles.

2.- Trabajo operativo vs. proyecto:

La mayoría del trabajo que se realiza en las organizaciones es operativo. Características comunes: - Ambos son realizados por personas- Restringidos por recursos limitados- Planificados, ejecutados y controladosDiferencias:-El trabajo operativo es repetitivo y continuo mientras el proyecto es temporal y único.- El objetivo del trabajo operativo es mantener el negocio, en cambio del proyecto es lograr su objetivo y finalizar.

3.- Gestión de Proyectos:

Es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto con el fin de satisfacer los requisitos del proyecto. El PMI despliega la gestión de proyectos en Grupos de Procesos, Áreas de conocimiento y la Responsabilidad Profesional y Social. Los grupos de procesos son: Iniciación, Planificación, Ejecución, Seguimiento y Control y cierre. Las áreas de conocimiento son: El marco de la gestión de proyectos, los procesos de la gestión de proyecto, la integración, alcance, tiempo, costo, calidad, recursos humanos, comunicaciones, riesgo y gestión de las adquisiciones.

4.- Programa:

Es un grupo de proyectos. Su gestión está coordinada porque los proyectos están relacionados. Los programas pueden proporcionar una disminución del riesgo y una gestión mejorada que si se hubiera por separado cada proyecto.

5.- Portafolio:

Es un grupo de programas para lograr una meta específica estratégica del negocio. Los programas podrían no estar relacionados unos a otros a pesar que logran una meta estratégica común.

6.- Oficina de Gestión de Proyectos (Project Management Office – PMO):

Este departamento centraliza la gestión de proyectos. Una PMO suele tener una de tres funciones:-Proporciona las políticas, metodologías y modelos para la gestión de proyectos dentro de la organización- Proporciona apoyo y orientación a otros en la organización sobre la gestión de proyectos, capacitación en la gestión de proyectos o de software, y apoya con herramientas de gestión a diversos proyectos específicos. - Proporciona a los directores de proyectos para diferentes proyectos, y es responsable de los resultados de los proyectos (Todos los proyectos, o proyectos de un tamaño determinado tipo, o influencia, son gestionados por esta oficina).

El PMO es una estructura de organización, no una persona.

El PMO puede:- Gestionar la interdependencia entre proyectos. - Ayuda a proporcionar recursos.-Terminar los proyectos.- Monitorear el cumplimiento de los procesos organizacionales.-Ayudar a juntar lecciones aprendidas y hacerlos disponibles para otros proyectos.- Proveer plantillas (por ejemplo para el wbs)- Proveer guías y orientación.

-Proveer una comunicación centralizada sobre los proyectos.- Estar más involucrado en las etapas iniciales de los proyectos que al final de ellos.- Ser parte de las reuniones sobre control de cambios en los proyectos.- Ser un stakeholder.

7.- Objetivos y Gestión por objetivos:

En el examen viene preguntas sobre objetivos pero de varias maneras, tener cuidado.Sobre Objetivos:- Los objetivos del proyecto están contenidos en el Acta de Constitución del Proyecto (Project Charter).- Se considera el proyecto terminado cuando los objetivos son cumplidos.- Una de las razones para terminar un proyecto antes de su finalización es que sus objetivos no se pueden encontrar de ningún modo.- Una comprensión mas completa de los objetivos del proyecto se logra a lo largo del proyecto.- El papel del project manager es lograr cumplir los objetivos del proyecto.- La razón de las actividades de calidad en un proyecto es para asegurarse que el proyecto logre sus objetivos.- La gestión del riesgo aumenta las oportunidades y reducir las amenazas para los objetivos del proyecto.- Entre las cosas que podrían impactar negativamente en los objetivos del proyecto y deben hacerse seguimiento están el riesgo y los stakeholders.- Los Proyectos a menudo requieren al inicio negociaciones o canjes entre los requerimientos y los objetivos del proyecto.

-Los objetivos del proyecto están determinados en el grupo de proceso de iniciación y planificación.- Uno de los objetivos del desarrollo del documento Plan de Gestión del Proyecto es determinar cuánto trabajo es necesario para cumplir con el objetivo del proyecto.

Sobre Gestión por objetivos:- El project manager debe tener en cuenta este concepto. Todo proyecto debe estar alineado a los objetivos de la empresa (corporate objectives); sino puede perder recursos, atención, etc.-Esta filosofía sigue tres pasos y solo se usará si la Administración ó Gerencia (Management) lo permite:

1. Establecer objetivos claros y realistas.2. Evaluar periódicamente si los objetivos se están cumpliendo.3. Implementar medidas correctivas.

8.- Restricciones:Se sabe que un project manager debe manejar o maniobrar muchas cosas para tener éxito en el proyecto. Las restricciones del proyecto son: tiempo, costo, riesgo, alcance, calidad, recursos, o cualquier otros factor que limite opciones tales como la satisfacción del cliente. Algunos ejemplos de restricciones pueden incluir la fecha de un hito o entregable del proyecto. Las restricciones se utilizan para ayudar a evaluar las demandas del cliente.La gerencia directa o indirectamente ya asigna restricciones al proyecto. El project manager debe priorizar y evaluar su impacto. Una cambio en una restricción impactar sobre otras restricciones.Todos los involucrados al proyecto querrán cambiar o agregar cosas al proyecto. El project

manager debe evaluar cuidadosamente a traves de un control de cambios integrado todas las variables de restricción.

OPM3 es un modelo de madurez del PMI para la gestión de proyectos organizacionales. Este modelo está diseñado para ayudar a las organizaciones a determinar su nivel de madurez en la gestión de proyectos.

9.- OPM3:

10.- Stakeholder, Gestión de stakeholder:

Stakeholders son personas u organizaciones cuyos intereses pueden ser impactados positiva o negativamente por el proyecto. Por ejemplo la misma organización solicitante (cliente), el equipo de gestión del proyecto, la OPM. El project manager debe mantenerles informado,

Solicitarles información y trabajar en coordinación con ellos.A las personas del Equipo del proyecto que ayudan a actividades de gestión del proyecto se les llama Project Management Team. En el presente curso sólo se hablará de “project manager” (incluye al project manager y project managemente team) y equipo del proyecto (incluye por completo todos los integrantes del equipo).

11.- Stakeholder, Gestión de stakeholder:

Solicitarles información y trabajar en coordinación con ellos.A las personas del Equipo del proyecto que ayudan a actividades de gestión del proyecto se les llama Project Management Team. En el presente curso sólo se hablará de “project manager” (incluye al project manager y project managemente team) y equipo del proyecto (incluye por completo todos los integrantes del equipo). A mayor detalle en Gestión de Comunicaciones y Recursos humanos.

12.- Estructura organizacional:

Los proyectos no trabajan aisladas. Son influidos e influyen hacia ellos: normas, políticas, procedimientos de la organización, estructura organizacional. El project manager debe tenerlos en cuenta. Si la pregunta del examen no indica qué tipo de organización se trata asuma la matricial.

Funcional:

- La organización tiene diferentes áreas funcionales (contabilidad, marketing, etc.) -Los proyectos generalmente ocurren dentro de un área.- Las necesidades de un proyecto son negociadas por las jefes de cada área funcional.

-La comunicación es interna mayormente.- Realizan el trabajo del proyecto como adicional al trabajo de su área.

Proyectizada:-La compañía está organizada por proyectos.- El project manager tiene control del proyecto y de su personal.- Los miembros del equipo del proyecto solo realizan actividades del proyecto y al terminar el proyecto no tiene un área donde regresar; necesitan otro proyecto o trabajo.

Matricial:- Maximiza los beneficios de la funcional y proyectizada. - Los miembros del equipo reportan a dos jefes: project manager y al gerente funcional (functional manager).- Realizan el trabajo del proyecto como adicional al trabajo de su área.- En una matriz fuerte el poder recae sobre el project manager. - En una matriz debil el poder recae sobre el gerente funcional y el project manager puede ser Project Expediter (asistente de la gestión, coordinador de comunicaciones, no puede tomar deciciones) ó Project Coordinator (a diferencia del project expediter puede tomar decisiones y tiene alguna autoridad).

Nota: Una Tight Matrix (Matriz apretada) no tiene que ver con ninguno de los tres tipos de organización. Significa que el equipo del proyecto está organizado en un mismo ambiente.

TIPOS DE ORGANIZACIONES

Ventajas y desventajas de cada tipo de Organización:

Tipo Organización Ventajas Desventajas

Funcional Fácil gestión de especialistas. Personas ponen más énfasis en su propio trabajo descuidando al proyecto.

Miembros del equipo reportan a un solo supervisor.

No hay línea de carrera en gestión de proyectos.

La compañía esta agrupada por especialistas (áreas).

El project manager tiene poco o nada de autoridad.

Proyectizada Organización de proyecto eficiente.

No se tiene un lugar laboral origen cuando el proyecto acaba.

Lealtad al proyecto. Falta de profesionales en especializaciones.

Mayor comunicación efectiva que la Funcional.

Duplicación de servicios y funciones de trabajos.

Menos eficiente uso de recursos.

Matricial Objetivos del proyecto visibles altamente.

Administración extra es requerida.

Control del project manager sobre los recursos mejorada.

El equipo de proyecto tiene más de un jefe.

Tipo Organización Ventajas Desventajas

Mayor soporte de áreas funcionales.

Control y monitoreo más complejo.

Máxima utilización de recursos escasos.

Problemas más difíciles en la asignación de recursos.

Mejor coordinación Requiere mayores políticas y procedimientos

Mejor fluidez de información horizontal y vertical.

Gerentes funcionales tienen diferentes prioridades que los project managers

Miembros del equipo si tienen una oficina origen.

Mayor posibilidad de conflictos.

13.- Ciclo de vida:

Ciclo de vida del producto:

Este ciclo de vida dura desde la concepción hasta su retiro. Puede requerir muchos proyectos durante su vida.

Ciclo de vida del proyecto:

Se requiere de dos metodologías para completar un proyecto:a. Ciclo de vida del proyecto: Lo que se necesita hacer para completar el trabajo.Ejemplos de Ciclo de vida de proyecto:Construcción: viabilidad, planificación, diseño, producción, facturación y puesta en marcha.Tecnología Información: Diseño, Construcción, Testing, Instalación, etc.En los proyectos IT (Information Tencnology) puede una fase delegarlo a un tercero.

El ciclo de vida del proyecto es referido a veces como metodología para proyectos de organizaciones departamentos. Tener cuidado de los terminos “Conception”, “Growth”, “Maturity”, pues en el examen podrían venir como terminos de ciclo de vida de producto ó ciclo de vida del proyecto.

b. Metodología de gestión de proyectos: Lo que se necesita para la gestión del proyecto.

Procesos de Gestión de Proyectos: Los procesos de gestión de proyectos incluye Iniciación, Planificación, Ejecución, Seguimiento y Control y Cierre.

Proyectos Cortos Proyectos largos

14.- Lecciones aprendidas:

El documento de lecciones aprendidas incluye qué se hizo bien, mal y que se haría si el proyecto empezara de nuevo. Incluye tres temas:- Aspectos técnicos del proyecto.- Gestión del Proyecto (¿Se creó bien el wbs?, otros documentos de planeamiento, riesgo, etc.)- Gerencia (¿Cómo se hizo las comunicaciones entre el gerente y el project manager?).

Las lecciones aprendidas deben ser recolectadas y leídas antes de empezar un proyecto. Una vez comenzado el proyecto puede crearse lecciones aprendidas durante el transcurso hasta el final. Esto puede servir para almacenarlo en los activos de procesos organizacionales de la compañía y/o ser usado por otros proyectos.