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11.Planificación Estratégica y Gestión por Objetivos
Ana Reyes Pacios Lozano
• Conocer, comprender y distinguir los diferentes conceptos relacionados con la planificación
• Adaptar el proceso de planificación a un entorno concreto, utilizando las técnicas más adecuadas a cada situación
• Identificar las prioridades en un servicio
• Establecer objetivos bien formulados
• Participar en la elaboración, organización y ejecución de un plan
• Gestionar un proyecto
Objetivos del tema
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Índice
• 1- Lo que es y lo que supone la Planificación. Ventajas e inconvenientes.
• 2- Relación Planificación estratégica y Gestión por Objetivos.
• 3- El proceso de planificación. Fases. Evaluación del entorno (interno y externo). Misión, Visión, Valores. Metas y Objetivos.
• 4- La planificación operativa y la gestión de proyectos
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Lo que es la planificación
• Es una función, una técnica y un proceso de gestión que consiste en llevar a una organización desde donde está a donde quiere llegar, en un período de tiempodeterminado y siguiendo unas pautas de actuación determinadas.
– Estratégica, a largo plazo (=> 5)
– Táctica, anual (= 1)
– Operativa (meses, semanas…)
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Lo que supone la Planificación:
• Reducir la incertidumbre
• Prepararse para los cambios
• Centrarse en una dirección clara con vistas al futuro
• Dar respuesta a:– Qué servicios vamos a ofertar en la biblioteca en el 201...?
– A qué segmento de clientes dirigiremos la oferta?
– Qué resultados esenciales nos proponemos conseguir la biblioteca?
– Qué aportación de recursos vamos a necesitar para ello?
– Qué cambios se tienen que dar en los recursos humanos?
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Características del proceso
• lleva tiempo (implica pensar, analizar, investigar, resumir)
• requiere formalización
• exige utilizar procedimientos sistemáticos
• exige un compromiso y responsabilidad
• implica a gente de diferentes niveles
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Características del personal
• Capacidad de análisis e investigación• Deseo de formación y estudio• Capacidad de resumen• Espíritu de colaboración• Ausencia de complejos• Capacidad para soportar inseguridades• Aceptación de críticas• Capacidad para trabajar por sí mismos en proyectos
concretos• Facilidad para enseñar a otros
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Relación con la Gestión por Objetivos
Planificar - tomar decisiones anticipadas
Los RRHH se verán afectados
Implicar a todos en la toma de decisiones
La GPO permite que todos conozcan lo que hay que hacer
para conseguir lo reflejado en el plan y en qué medida les afectará (lo que tienen que hacer y cómo deben hacerlo)
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La “gestión, dirección o administración por
objetivos”
• Método, técnica o forma de gestionar:
– motivación, liderazgo, participación, trabajo en equipo y responsabilidad
• Lo puede poner en marcha quien tenga a su cargo un departamento, una unidad, un servicio
• Participación en el establecimiento de metas y objetivos
– Poder de decisión a los subordinados de forma progresiva
– Negociación de metas y objetivos, libertad elección en cuanto a medios
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Utilidades
• Sistema de planificación
– actividades, tiempo y resultados
• Sistema flexible de dirección
– información fluida
– funciones de la DIRECCIÓN
• Instrumento de evaluación
– general de la organización / individual
• Instrumento de presupuestación y control
• Instrumento de motivación
– Al implicarle de forma más directa en la gestión de la biblioteca y la mejora de la comunicación
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A nivel del individuo
• Si funciona bien, debe hacer que el individuo:
– Se sienta motivado y comprometido con el futuro diseñado para su organización
– Sienta que los propios objetivos contribuyen claramente a la consecución de los de la colectividad
– Se sienta alineado con la cultura de la organización
– Tenga información del progreso (feedback)
– Se sepa partícipe de las decisiones de su entorno
– Vea en el sistema un medio para su realización y desarrollo profesional y personal
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Ventajas GPO
• 1- Demostrar una gestión profesional (transparencia) siguiendo la tendencia de algunas organizaciones (bibliotecas)
• 2- Justificar la petición de recursos (elaborar presupuestos basados en objetivos)
• 3- Priorizar (determinar lo más importante, no lo urgente) y clarificar propósitos y objetivos
• 4- A pesar de las diferencias ir todos en la misma dirección
• 5- Mejorar la imagen
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Formalismo GPO
REUNIONES
• para decidir, negociar los objetivos
• para revisar el progreso de los objetivos
– convocatorias: tema, día, lugar, hora inicio-fin, objetivos, personas citadas, lo que se espera de los participantes (llevar, preparar)
– acta de formalización con acuerdos
INFORMES (periódicos/finales)
• seguimiento de resultados
• causas y consecuencias de las desviaciones
• medidas correctoras (incentivos, acciones formativas)
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Factores de Éxito GPO
• dedicarle tiempo
• conceder más importancia a los objetivos de mejora que a los cuantitativos
• estar dispuesto a cambiar los objetivos
• combatir la burocratización / no entenderlo como trabajo añadido al habitual
• Algunos ERRORES:
• esperar resultados rápidamente
• falta de continuidad en la implantación del sistema
• implantación del sistema - inexperiencia, lentitud
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El proceso – Etapas básicas
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Crear el
equipo de
trabajo
Definir líneas de
actuación y metas
en cada una
Establecer objetivos
operativos para cada meta
Implantar
Medir y corregir
Traducir
objetivos en
actividades
a realizar
INICIO – Implicación de los máximos
responsables
Ejemplo, niveles (N) implicados en una biblioteca universitaria:
• 1º - Institución matriz (UNIVERSIDAD) - objetivos políticos, prioridades (N+1) - IDEAL: que la institución de la que depende la biblioteca cuente con el servicio de biblioteca a la hora de elaborar el Plan Estratégico o Plan Anual de la universidad
• 2º - N – Jefe del servicio de Biblioteca, indica a los responsables de cada biblioteca, equipo de dirección (N-1) las prioridades del nivel N+1. Juntos determinan la aportación que pueden hacer a esos objetivos políticos o directrices, teniendo en cuenta, además, las prioridades de la biblioteca
• 3º (N-1) - responsables de las diferentes bibliotecas lo trasladarían al resto del personal.
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Metodología y Fases
1. Planificación estratégica: el marco de referencia.2. Establecimiento de objetivos específicos. Plan anual (presupuesto)3. Planes de actividades4. Implantación5. Evaluación
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Fase 1. PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA:
el marco de referencia
. Determinar las líneas de actuación (ESTRATEGIAS) de la biblioteca en los
próximos años
• Punto de partida:
– 1. Líneas directivas, directrices, prioridades, grandes líneas de actuación de la institución matriz (objetv. de políticos, equipo de gerencia) – Plan Estratégico de la Universidad o Plan Anual, si existen.
• Planes otros servicios implicados
• Planes consorcios, redes– http://www.ub.edu/horitzo2020/ca/documents.html
– 2. Prioridades de la biblioteca
• Resultado: PLAN ESTRATÉGICO DE LA BIBLIOTECA UNIVERSITARIA para 2, 3 o más años – Decidir entre todos lo que la biblioteca universitaria debería ser y hacer en un futuro de dos, tres, cuatro años.
– http://www.bib.ub.edu/fileadmin/arxius/plaestrategic2006-09.pdf
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Fase 1. Proceso P.E.
(según modelo S. Corrall)
• 1.Análisis del entorno (evaluación)
– interno/externo
• Estudio o investigación del mercado
• 2.Enfoque estratégico
– Principios (visión y valores), misión
– Metas, objetivos
– Aréas de Resultados Clave / Factores Críticos de Éxito
• 3.Formulación de estrategias
• 4.Comunicación
• 5.Implementación y evaluación
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Fase 1. 1. Análisis del entorno
Componentes:
• macro-entorno, el entorno mundial en general
– Desarrollo / tendencias en aspectos (Factores PEST)
• Políticos, Económicos, Sociedad, Tecnología
• entorno sectorial propio de los servicios de información
– Comparación con bibliotecas similares a la nuestra (benchmarking): estadísticas oficiales, reuniones profesionales, entrevistas / visitas, memorias / informes
• entorno corporativo o interno, situación interna de la biblioteca
– Personal , Equipamiento, Recursos económicos, Servicios, Colección, Gestión, Los grupos relacionados con el futuro de la biblioteca, “grupos de interés” (stakeholders)
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Identificación de los
“grupos de interés”
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PODER- +
+
-
INTERÉS
Investigación del mercado
• Quienes son los usuarios actuales?
• Quienes son los usuarios potenciales?
• Cuales son sus necesidades?
• Hasta que punto la biblioteca satisface sus necesidades?
– encuestas, entrevistas, paneles de usuarios, grupos de discusión
• Está la biblioteca orientada al usuario?
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Orientarse al usuario
• no suponer cuáles son sus necesidades sino preocuparse de descubrirlas, sustituir la intuición por el conocimiento riguroso y sistematizado
• mantenerse en contacto con ellos
• invertir recursos en investigaciones sobre lo que quieren y necesitan
• Tener en cuenta aspectos y atributos de calidad:
– la definen los clientes, cambia constantemente, no sólo los rasgos del servicio sino aspectos relacionados con su prestación
– TANGIBILIDAD, FIABILIDAD (promesa del servicio), CAPACIDAD DE RESPUESTA (rapidez ), SEGURIDAD (competencia, cortesía), EMPATÍA (compromiso, sº individualizado)
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Fase 1. Análisis SWOT/DAFO
• ENTORNO INTERNO:– Fortalezas (Strengths) I-Actual
– Debilidades (Weaknesses) I-Actual
• ENTORNO EXTERNO:– Oportunidades (Opportunities) E - futuro
– Amenazas (Threats) E – futuro
– Qué se hace bien?
– Dónde se necesita mejorar?• http://www.uc3m.es/uc3m/serv/BIB/GRAL/plan-
estrategico-2005-2007.pdf
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Fase 1. Líneas de Acción
• Posibles acciones que debe llevar a cabo la biblioteca en los próximos X años:– Líneas estratégicas, ejes estratégicos, ámbitos de actuación
• Punto de partida para establecer metas y estrategias, teniendo en cuenta la posible evolución del futuro:– Nuevos modelos de pago de las publicaciones?
– Efectos de la compra por “paquetes”?
– Convergencia de servicios?
– Colaboración en el mantenimiento de repositorios institucionales de acceso abierto?
– Mejoras en el acceso a contenidos?
– Favorecer una mayor autonomía del usuario?
– Ayuda en la creación, mantenimiento y difusión de materiales para el aprendizaje en línea?
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Creación de Escenarios (Técnica)
• La planificación es una técnica que se puede ayudar de otras, por ejemplo la de Escenarios. Sirve para describir situaciones futuras, probables y posibles. Ayuda a desarrollar planes de contingencia efectivos.
• Hay que tratar de dar respuesta a:
– ¿Qué haríamos si…?
– ¿Cuál sería la consecuencia de …?
• Se puede utilizar:
– cuando no se pueden predecir los cambios y existe incertidumbre respecto al futuro
– cuando los horizontes temporales son muy largos
• Permite:
– describir el futuro basándose en varias asunciones del entorno, pero no es una predicción exacta del futuro
– explicitar situaciones improbables pero no imposibles
– analizar diferentes posibilidades en aquellos casos en los que predecir el futuro es difícil
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Técnica Escenarios
• Pasos a seguir:
– Establecer el ámbito temporal
– Identificar las influencias más decisivas del entorno
– Seleccionar algunos escenarios
– Narrarlos
– Evaluar las implicaciones
– Incorporar los escenarios a los planes
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Plantilla de análisis
PUNTOS FUERTES (Actual) OPORTUNIDADES (Futuro)
PUNTOS DÉBILES (Actual) AMENAZAS (Futuro)
TENDENCIAS
LINEAS DE ACCIÓN
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Áreas de Resultados Clave /Factores Críticos de Éxito
(Técnica para priorizar)
• “el número limitado de áreas en las cuales los resultados, si son satisfactorios, asegurarán un funcionamiento competitivo y exitoso para la organización” (Rockart)
• Áreas de trabajo o ámbitos de actuación donde se producen actividades que generan resultados
• Regla del 20:80 o Principio de Pareto, el 80% de los resultados de una organización, dependen sólo de un 20% de áreas clave.
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Fase 1. 2. Enfoque estratégico
• Visión y Valores / Principios
• Misión
• Metas
• Estrategias
• Objetivos
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Cómo redactar estas declaraciones?
• Visión (Aspiración)
– Qué quiere ser o donde quiere estar la biblioteca?
– Cual es su posición deseada en el sector?
– qué quiere hacer
– a quién quiere servir
• Duradera, refleje idealismo, palabras cualitativas, frase breve
• Ej.: “Un líder e innovador entre las bibliotecas universitarias y los servicios de información” Aston University
• Valores (Creencias)
– Como quiere la gente de la biblioteca hacer las cosas?
– cuales son sus creencias y principios guías?
– cuáles son sus características o estilo propio que lo diferencia de otros S.I.
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Misión
• Misión (Propósito - razón de ser - funciones prioritarias pero no limitada a ellas)
– Por qué existe la biblioteca? A qué se dedica?
– Quienes son sus usuarios? Qué necesidades satisface?
• no ambigua, distintiva, medible, propósitos de 2-5 años.
• “Corresponde a la biblioteca de la universidad garantizar la disponibilidad de la información y de la documentación necesarias para el desarrollo del estudio, la docencia, la investigación y restantes actividades desarrolladas en la Universidad Carlos III de Madrid”.
• “El Centre de Recursos per a l'Aprenentatge i la Investigació dóna suport a la docència, l'aprenentatge, la investigació i l'extensió universitària, i té la missió de facilitar l'accés i la difusió dels recursos d'informació, col·laborar en els processos de creació del coneixement i contribuir en la consecució dels objectius de la Universitat”. UBA
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Términos en la planificación
• El uso de los términos meta, objetivo, estrategia (u otros equivalentes) está condicionado en parte por:
– la cultura de la organización matriz de la que depende la biblioteca
– el grado de concreción de los resultados que pretenda alcanzar
– el período que se planifica
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Metas y Objetivos
• Confusión terminológica, necesidad de estandarización local
• Deben enfocarse en la consecución de algo, no en actividades
• Meta: Condición, estado ideal, situación que se desee alcanzar a largo plazo para desempeñar sus funciones y cumplir su misión (3 o 5 años), carácter general (Objetivo general /estratégico)
• Objetivo: Resultado a corto plazo concreto (Objetivo específico / operativo / operacional)
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Tipos de metas u objetivos estratégicos (3-5)
• de servicio (tipos y niveles de servicio)
• de gestión de recursos (colección, personal, equipamiento)
• de dirección (cooperación con otras unidades, coordinación de funciones, desarrollo de la organización, etc.)
• Otras…
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Estrategias
• Caminos o vías que pueden trazarse desde la situación de partida a la deseada. Aseguran el cumplimiento de las metas o de una parte.
• Tipos: organizativas, personales, de crecimiento, de oportunidad, de innovación, financieras, de enfoque
• Selección en función de: tiempo, coste, incidencia en los usuarios, capacidad para no depender de otros departamentos, etc.
• Una vez seleccionadas tener en cuenta: implicaciones, contingencias, estrategias de soporte (se trata de suavizar los efectos de posibles amenazas)
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Valoración ponderada
Factor Factor Factor Factor Factor Factor
de específico específico específico específico específico
CRITERIOS ponderación estratégia estratégia estratégia estratégia estratégia
global núm. 1 núm. 2 núm. 3 núm. 4 núm. 5
Autonomía para la aplicación
(a + + punt.)
Tiempo de implantación
(a + - punt.)
Coste de realización
(a + - punt.)
Incidencia en los usuarios
(a + + punt.)
TOTAL . . . . . . . . . . . . . .
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Documentar y comunicar el proceso
• Personal de la biblioteca
• Institución matriz
• Usuarios
• Comunidad
• Documento completo / Versión simplificada
– http://www.uc3m.es/portal/page/portal/biblioteca/sobre_la_biblioteca/planes_estrategicos/PlanEstrategico-2008-2011.pdf
• Resultados de la puesta en marcha
• Considerarlo como elemento de marketing (incluirlo en la página web)
• Enlace disponible para que cualquier persona pueda realizar alguna aportación, sugerencia (mientras se hace el plan y después)
– http://www.ub.edu/horitzo2020/ca/participeuhi.html
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• Denominación (ámbito temporal)
• Fecha elaboración y/o aprobación y/o adopción
• Fecha última modificación
• Sumario
• Agradecimientos
• Miembros del equipo de planificación
• Referencias a la metodología y al proceso
• Glosario
• Introducción
• Misión
• Visión
• Valores
• Factores del entorno de la biblioteca –Análisis SWOT
• Los clientes o usuarios
• Supuestos o hipótesis de planificación
• Según el nivel de concreción del plan:
– Áreas prioritarias objeto de planificación, Áreas de resultados clave
– Metas
– Objetivos
– Estrategias
– Actividades o acciones a llevar a cabo
– Responsabilidad
– Fechas de cumplimiento
– Indicadores de resultados
– Presupuesto, coste, recursos necesarios
• Monitorización y evaluación del plan
• Bibliografía y fuentes de información
• Apéndices
• Enlace para hacer preguntas y/o comentarios al plan
Ana R. Pacios Lozano - Planificación Estratégica y Gestión por Objetivos
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Memoria de planificación – Apartados o epígrafes
Evaluar el proceso de planificación
estratégica
• reuniones del grupo
• información recogida
• participación
• nivel de dedicación
• adecuación de tareas y tiempos
• comunicaciones interpersonales
• influencia sobre las actividades habituales del personal
• posible actitud del personal ante un nuevo ciclo de planificación
Ana R. Pacios Lozano - Planificación Estratégica y Gestión por Objetivos 40
Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 41
Costes del plan estratégico
• Derivados de:
– Análisis de diagnóstico (calidad, homogeneidad y homologación del trabajo)
– Organización de los procesos de participación y cooperación (reuniones, material, exposiciones, etc.)
– Dossier y documentos del plan
– Administración
– Comunicación del plan a la comunidad que afecta
Fase 2. ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
ESPECÍFICOS. El plan anual
• Concretar una parte del contenido del plan estratégico en un plan anual
• La biblioteca debe contar con un conjunto de objetivos específicos para el año (5 o 6), en relación con las grandes líneas de actuación o líneas estratégicas, y ligados a un presupuesto.
– De PROYECTOS NUEVOS: cambios, nueva organización, nuevo método de trabajo, etc.
– De ACTIVIDADES HABITUALES: relacionado con la actividad cotidiana y que se quieran destacar durante ese año o período determinado.
– De EQUIPO HUMANO: formación, capacidades, relaciones internas y externas, etc.
Ana R. Pacios Lozano - Planificación Estratégica y Gestión por Objetivos 42
Involucrar a todo el personal
• Jornadas para informar y priorizar entre todos. Preparación con responsables: agenda con sesiones
• Documentación a proporcionar
• Coincidencia con el establecimiento de nuevos objetivos e inicio de la elaboración del presupuesto (ej. aprox. en octubre, noviembre)
• Información:
– De carácter general: cooperación, proyectos en cooperación y propios, etc.
– Definición de nuevos objetivos, propuestas de mejora, determinar lo prioritario, unidades implicadas, plazos de consecución
• Uso de técnicas creativas, eje. MetaplanAna R. Pacios Lozano - Planificación Estratégica y Gestión por Objetivos 43
Metaplan
• Etapas:
– 1. Exposición del tema (mejor formulado como pregunta)
– 2. Generación silenciosa de ideas por escrito y plasmación en tarjetas
– 3. Comunicación de las ideas (colocación en el tablero)
– 4. Discusión y comentario de las ideas para su clarificación
– 5. Agrupación por temas y/o grado de importancia
– 6. Discusión de la clasificación
– 7. Priorización - Votación final y conclusiones
– 8. Análisis de la información
Ana R. Pacios Lozano - Planificación Estratégica y Gestión por Objetivos44
Objetivos específicos
• Redacción:
– quién o sobre quién recae la acción (verbo infinitivo), resultado a obtener (cuanto y con qué nivel de calidad), marco temporal (el cuándo)
• Un objetivo ha de ser:
– Concreto
– Coherente y pertinente: con las funciones, la situación y los medios asignados
– Accesible: realista y realizable, evitando las situaciones de fracaso
– Preciso y mensurable: en número, tiempo y fijando términos y niveles de consecución
– Dinámico y motivante: NO ES UNA MERA DECLARACIÓN DE INTENCIONES
Ana R. Pacios Lozano - Planificación Estratégica y Gestión por Objetivos 45
Ejemplo de objetivos cuantitativos y cualitativos
• Cn- Incrementar en un 30% la asistencia a los cursos de formación de usuarios que se imparten a los alumnos de nuevo ingreso en los Grados al inicio del curso académico.
• Cl- Elaborar un estudio sobre el coste medio de las monografías adquiridas en los tres últimos años para informar a los profesores en la próxima Comisión de biblioteca.
Ana R. Pacios Lozano - Planificación Estratégica y Gestión por Objetivos 46
Objetivos laborales individuales
• Se necesita:
– Objetivos de la unidad en la que trabajo
– Descripción del puesto de trabajo -Objetivos relacionados con las actividades clave que realizo
– Contar con medidas de actividades que realizo habitualmente (indicadores)
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Fase 3. ELABORAR PLANES DE
ACTIVIDADES
• Determinar LO QUE HAY QUE HACER, CUÁNDO, DÓNDE, CON QUÉ RECURSOS, QUIÉN, CUANTO
• Hacer posible la consecución de RESULTADOS en los proyectos nuevos, más que ordenar actividades o el trabajo
Ana R. Pacios Lozano - Planificación Estratégica y Gestión por Objetivos 48
La gestión de proyectos (objetivo operacional,
operativo, específico)
• 1. Denominación
• 2. Recursos necesarios y su duración (inicio-final ) Gantt
– Recursos humanos: responsable global y equipo de trabajo
– Materiales y financieros (partidas presupuestarias afectadas)
• 3. Medidas de la evolución y los resultados (indicadores) y en qué momentos
• 4. Problemas o incidencias derivados de la ejecución del proyecto
– Afectados, reacciones derivadas, acciones preventivas
• 5. Actividades (productos finales y responsables)
• Referirse a la posible relación con otros proyectos (incompatibles, persiguen el mismo objetivo, uno incluido en otro, dependencia temporal)
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Proyecto – Docencia TBUI
Relaciones entre objetivos, ejemplos:Universidad
• OEstU- Potenciar e impulsar entre los estudiantes el uso y la gestión eficaz de los recursos de información que proporciona la universidad para su desarrollo curricular y personal.
– Estrategia– Asignatura TBUI
Biblioteca: • OEstB – Integrar el programa ALFIN en los Grados de
la Universidad
– Estrategia– Colaboración en la docencia de la asignatura
• OBJETIVO ESPECÍFICO (proyecto nuevo)– Poner en marcha la asignatura TBUI a lo largo del curso académico 2008-09
Ana R. Pacios Lozano - Planificación Estratégica y Gestión por Objetivos 50
Gestión del proyecto (1)
2. Recursos necesariosQUIÉN? X e Y (Responsables de la docencia TBUI en biblioteca)
Equipo de Trabajo – Responsables por Facultades
Implicados -Todo el personal de biblioteca que realiza la formación de usuarios (ayudantes y facultativos docencia / el resto formación en biblioteca)
Implicación de otros servicios, unidades o departamentos? Departamento de Biblioteconomía y Documentación
CUANTO? Requiere asignación de presupuesto ?
CUANDO? Duración – Inicio preparación Febrero 2008- Implementación Curso académico 2008-09
DIAGRAMA DE GANTT
Ana R. Pacios Lozano - Planificación Estratégica y Gestión por Objetivos 51
Gestión del proyecto (2)
3. Medidas de la evolución y de los resultados- Nº de reuniones- Nº de horas de clase impartidas- Nº de cursos de formación básica en biblioteca atendidos- Grado de satisfacción de los alumnos
4. Problemas o incidencias derivadas de la ejecución del proyecto- más tiempo dedicado a la autoformación?- más tiempo dedicado la formación del personal?- trabajo retrasado?- alteración en los turnos de atención de servicios?- deficiencia atención servicios?- quejas usuarios?
Ana R. Pacios Lozano - Planificación Estratégica y Gestión por Objetivos 52
Gestión del proyecto (3)
• 5. Actividades• Actividades responsables del proyecto (2 personas)
– Reunión con coordinador de la asignatura TBUI– Determinar número de clases y contenidos– Determinar personal que participará– Nombrar responsables por áreas de conocimiento o Facultades– Asignación de personal por Grados– Establecer pautas para diseñar contenidos, tutoriales, etc.– Elaborar recursos de apoyo a las clases– Diseñar batería de preguntas para realizar test– Reunión con el personal implicado en la docencia– Reserva de aulas informáticasEtc.…………..
• Actividades responsables por facultades – Reuniones con responsables para conocer detalles – Contactar con personal para asignar Grados– Diseñar el contenido y elaborar información para las sesionesEtc.…………..
• Actividades participantes en la docencia
– Preparación de las clases en el Grado X• Selección de bases de datos a explicar• Preparación de las búsquedas y estudios de caso• Preparación de los materiales para subir a Aula GlobalEtc.
Ana R. Pacios Lozano - Planificación Estratégica y Gestión por Objetivos 53
Objetivo de mejora relacionado con el proyecto
• Incrementar en un 30% la asistencia a los cursos de formación de usuarios que se imparten a los alumnos de nuevo ingreso en los Grados al inicio del curso académico.
Resultado – (disminución 50% preguntas relacionadas con los recursos de la biblioteca)
Cuando? – A lo largo de las dos primeras semanas al inicio del curso académico 2010-11
Cómo? Actividades– Reunión con coordinador de la asignatura TBUI
– Crear calendarios de cursos para las titulaciones
– Contactar con profesorado y enviar la información
– Diseñar el contenido y elaborar información para las sesiones
– Diseñar batería de preguntas para realizar el test y enviar a los profesores
– Reservar las aulas informáticas
Etc…
Ana R. Pacios Lozano - Planificación Estratégica y Gestión por Objetivos 54
Fases 4 y 5. IMPLANTACIÓN Y EVALUACIÓN
• IMPLANTAR supone poner en marcha los objetivos y, a la vez, monitorizar los mismos
• SOLO SE PUEDE GESTIONAR / MEJORAR LO QUE SE PUEDE MEDIR
• Evaluación a dos niveles:
• 1º- EFICACIA DE LA ORGANIZACIÓN (SATISFACCIÓN DEL CLIENTE)
• 2º EFICACIA DEL INDIVIDUO
Ana R. Pacios Lozano - Planificación Estratégica y Gestión por Objetivos 55
Evaluación (Lancaster, 1993)
• Descubrir lo que hacemos bien, en que aspectos no somos eficientes y establecer medidas correctoras -objetivo a conseguir y lo conseguido
• Establecer estándar de servicio y después poder realizar comparaciones con el - dos momentos diferentes
• Compararnos con otras bibliotecas - con estándares ideales o lo que hacen otras bibliotecas semejantes
• Justificar la existencia del servicio
Ana R. Pacios Lozano - Planificación Estratégica y Gestión por Objetivos 56
Medición: los indicadores
• Punto de partida: datos estadísticos
• opinión de los destinatarios del servicio, errores y aciertos, volumen, calidad e innovación, coste, tiempo
• (ratios) en forma de tasas, índices, frecuencias, etc.
• Disponer de estándares o valores de referencia para los indicadores. Tener en cuenta las condiciones reales en que tiene lugar (nº personas, experiencia, instrumentos de trabajo con los que cuenta, etc.)
• Ejemplos de indicadores:
– http://www.bib.ub.edu/fileadmin/estadistica/indicadors_crai_2009.htm
Ana R. Pacios Lozano - Planificación Estratégica y Gestión por Objetivos 57
Elementos asociados a un indicador
• denominación (coste medio de monografías)
• fuente de información
• modo de cálculo (CA= Total coste adquisiciones/nº de adquisiciones)
• modo de presentación
• emisor del indicador
• destinatario
• periodicidad
Ana R. Pacios Lozano - Planificación Estratégica y Gestión por Objetivos 58
Ejemplo
• OBJETIVO: disminuir el tiempo de obtención de un documento
• INDICADOR: plazo entre la petición del documento y la puesta a disposición (en días)
• ESTANDAR: cantidad máxima de días para obtener un documento (= 15 días)
Ana R. Pacios Lozano - Planificación Estratégica y Gestión por Objetivos 59
Evaluación del desempeño individual
• MEDIR los resultados DEL PROPIO TRABAJO para conocer avances o retrocesos / mejorar la calidad de los servicios
• Debemos contar con indicadores internos que faciliten la evaluación de nuestro trabajo (eje. medir tiempos de actividades y procesos)
• Cada jefe tiene la responsabilidad de evaluar el comportamiento de sus colaboradores directos:
– Revisiones 1er. nivel - equipo de gobierno / gerencia - director
– Revisiones 2º nivel - director- responsables
– Revisiones 3º nivel – responsables - subordinados
– …….
– Algunos comentarios en los informes de evaluación:
Ana R. Pacios Lozano - Planificación Estratégica y Gestión por Objetivos 60
Obstáculos para medir
• la rutina de no hacerlo
• creencia de que no se pueden medir ciertos trabajos
• creencia de que es un antecedente de castigo
• creencia de que es muy difícil y complicado
Ana R. Pacios Lozano - Planificación Estratégica y Gestión por Objetivos 61
Buscar indicadores internos
• ha de hacerlo quien ocupa el puesto
• consultar al “cliente interno”
• medir los tiempos de los procesos
• resultados a conseguir en relación con las actividades que forman parte del puesto de trabajo, medir lo significativo (cliente interno y final)
• compararse con la competencia externa e interna
• USO EFICAZ: medir supone un coste, deben establecerse indicadores que se usen
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Hojas de tiempos (1)
LISTADO SEMANAL DE TAREAS
HORA
INIC./FIN LUNES MARTES MIÉRCOLES JUEVES VIERNES SÁBADO/DOMINGO
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Todos a lo largo de una semana, desde que entra hasta que sale del trabajo
Hojas de tiempos (2)
TIEMPO
REGISTRO DE TAREAS ESTIMADO A
CATEGORIA PROFESIONAL: LA SEMANA
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
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15
16
17
18
19
20
Ana R. Pacios Lozano - Planificación Estratégica y Gestión por Objetivos 64
Partiendo de la plantilla anterior, se registran los datos para cada categoría
profesional, el objetivo es conocer el tiempo que se dedica a cada tarea du-
rante la semana.
Evaluación superior-subordinado
• el jefe es jefe de personal de la gente que está a su cargo
• cada jefe tiene la responsabilidad de evaluar el comportamiento de sus colaboradores directos:
– hablar-entrevista personalizada: lo que se espera de él, opinión de su trabajo, escuchar y confrontar
– apoyo
– formación
– premiar
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Información relativa a la EFICACIA GLOBAL DEL
SERVICIO
• Informes parciales:
– http://www.ucm.es/BUCM/intranet/doc6471.pdf
• Cuadro de Mando o tabla de Indicadores:
– http://www.upf.edu/bibtic/coneixer/qualitat/qci
• Memoria anual de la biblioteca:
– http://diposit.ub.edu/dspace/bitstream/2445/10166/1/memoria_CRAI_2008.pdf
• Memoria económica y de gestión de la Universidad, en la que aparecerá la parte correspondiente al servicio de biblioteca
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