12. LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS COMERCIALES...Las empresas utilizan diferentes documentos mercantiles...

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Módulo Profesional: 0623

Tema: 12

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12. LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS COMERCIALES

12.1 El presupuesto ................................................................................... 2

Concepto y requisitos ........................................................................ 2

Elaboración y contenido ..................................................................... 4

Estructura ........................................................................................ 6

Gestión de presupuestos elaborados .................................................... 9

12.2 El pedido ......................................................................................... 10

Contenido ...................................................................................... 10

12.3 La factura ........................................................................................ 12

Características y requisitos legales .................................................... 12

Modelos y tipos de facturas .............................................................. 13

Cumplimentación, expedición y entrega de facturas ............................. 16

Obligación de conservar las facturas .................................................. 17

12.4 El recibo normalizado ........................................................................ 17

Concepto ....................................................................................... 17

Contenido ...................................................................................... 18



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12.1 El presupuesto Las empresas utilizan diferentes documentos mercantiles para reflejar sus operaciones comerciales. Estos son:

• presupuesto

• nota de pedido

• alabarán o nota de entrega

• factura

• nota de cargo o abono

• recibo

Un presupuesto se solicita como consecuencia de la actuación de un comercial o a instancia del posible cliente que contacta con una empresa para solicitar información relativa a los bienes o servicios que necesita incorporar a su actividad.

Cuando la iniciativa parte del propio cliente, lo habitual es que un comercial de la empresa se ponga en contacto con él para aclarar todas las cuestiones que pueden afectar a la composición y valoración del presupuesto. Además, es conveniente que el comercial averigüe si el cliente está solicitando más ofertas y cuál es el criterio que seguirá en el proceso de evaluación y selección de las ofertas.

El hecho de tener que solicitar varios presupuestos puede ser un requisito establecido en el protocolo de actuación de las empresas. Esta situación es habitual cuando las compras o inversiones representan una alta implicación, cuando se recurre a un proveedor por primera vez y cuando se trata de adjudicar contratos por parte de empresas u organismos públicos.

Vamos a centrarnos en el proceso de elaboración y gestión de presupuestos que tiene lugar cuando una empresa recibe una solicitud de información.

Un presupuesto es un documento que contiene el desglose de las partidas que configuran una oferta comercial. El presupuesto detalla la composición de cada una de las partidas y la cuantificación, en términos monetarios, de todos los elementos que configuran la oferta comercial solicitada por el cliente. E indica los conceptos que forman la prestación de la operación de compraventa y, por ende, la cuantía correspondiente a la contraprestación que retribuye al oferente.

Requisitos

Existen diferentes tipos de presupuestos, tantos como modalidades de operaciones comerciales. Todos ellos, con sus diferentes particularidades, deben cumplir requisitos relativos a su redacción y a su forma. Analizamos con mayor detenimiento cada uno de ellos:

Concepto y requisitos

• Requisitos de redacción :

− Completa. El presupuesto debe recoger información completa, incluir todos los datos, cuantitativos y cualitativos considerados relevantes, para satisfacer la demanda del cliente. Es necesario que se incluyan los datos identificativos de las partes, oferente y demandante, la explicación de cómo se va a ejecutar el proyecto solicitado o cómo se van a ejecutar las actuaciones requeridas, las características completas de los productos incluidos en el presupuesto, la valoración de cada una de las partidas, aspectos no recogidos en el presupuesto, sus consecuencias, los motivos por los que no se incluyen, etc.



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− Clara. Un presupuesto debe ser claro en su redacción, en los datos presentados y en el lenguaje utilizado. El presupuesto se redacta para que el posible cliente tome una decisión comercial. La empresa que lo elabora es especialista en las actividades solicitadas; sin embargo, el cliente no tiene por qué serlo, de ahí la necesidad de utilizar terminología fácil de entender, recurriendo, en caso necesario, a aclaraciones o anotaciones a pie de página para explicar los vocablos más complejos. El objetivo es posibilitar la comprensión del contenido de todo el documento. Es preferible recurrir a construcciones simples, lenguaje positivo, frases sencillas y párrafos cortos.

− Concisa. La información contenida en el presupuesto se debe transmitir de manera eficaz. La mayor y mejor información posible en el menor espacio. Al redactar un presupuesto no se debe incluir información superflua. Para ello hay que revisar si su contenido añade nueva información al asunto y en qué medida es relevante.

• Requisitos formales :

− Estructura. La estructura del presupuesto depende del contenido de la operación comercial que desarrolla. En cualquier caso, debe permitir ir profundizando en contenidos, desde ideas generales hasta ideas más concretas o particulares. Si el presupuesto es extenso conviene incluir un índice de contenidos y un resumen ejecutivo que incluya los aspectos esenciales del mismo: objetivo de la propuesta, servicios incluidos, plazo de ejecución y montante económico. Se puede incluir en anexos la documentación técnica del producto o de los materiales a utilizar, el currículum de los profesionales que participan en el proyecto, proyecciones de resultados ...

− Imagen. De cara a posibilitar la toma de decisiones es conveniente que los datos se visualicen fácilmente. Se mejora la apariencia del documento si se incluyen gráficos, tablas, viñetas, planos, fotos ... que permiten analizar visualmente la información resultando menos farragosa la comprensión del contenido y más atractiva su lectura. En función del contenido del presupuesto puede resultar conveniente resaltar gráficamente: el beneficio que supone la aceptación del presupuesto (en términos de ahorro, rentabilidad...), el calendario de actuación, el coste económico de la operación, el resultado en otras empresas, etc.

− Extensión. No existe una extensión perfecta. Un presupuesto sencillo consistente en la solicitud de precio para varias referencias de artículos se puede elaborar en un folio. Cuestión distinta son los presupuestos cuyo objetivo reside en realizar entregas de productos junto con prestación de servicios, proyectos de inversión complejos, etc. En este caso la extensión debe ser mayor porque la operación comercial también es más compleja y la toma de decisiones requiere analizar y comparar más variables. En este caso, una propuesta demasiado escueta puede transmitir un mensaje pobre, no justificativo del precio de la oferta realizada. Por el contrario, una oferta demasiado extensa, puede resultar engorrosa y se puede ver como una excusa para justificar un valor elevado para el presupuesto. En términos generales, podemos decir que es adecuado trabajar con extensiones de entre unos 10-15 folios en procesador de texto o unas 20-30 diapositivas en un programa de presentaciones.



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El presupuesto debe reflejar todas las condiciones, apartados y especificaciones útiles para poder decidir la conveniencia o no de llegar a un acuerdo comercial. Los datos que lo configuran pertenecen a alguna de las siguientes categorías: datos de las partes, condiciones económicas, condiciones técnicas y servicios posventa.

Elaboración

Consideraciones a realizar a la hora de elaborar un presupuesto:

1 Desglosar la solicitud recibida en las diferentes partidas que configuran la operación comercial. El punto de partida para elaborar cualquier presupuesto es el desglose de cada una de las partidas que configuran la oferta global.

2. Realizar el cálculo real de los costes que supone atender la solicitud recibida.

Cuando las empresas ofrecen productos o servicios estandarizados, los comerciales cuentan con el catálogo de productos o servicios en el que consta el precio de venta aplicable a los clientes. Este precio ha sido determinado previamente en base a la imputación de costes efectuada para cada elemento. No obstante, hay situaciones o presupuestos para los que es necesario realizar este cálculo. En este caso, los costes que hay que asignar se pueden clasificar en dos grupos:

Elaboración y contenido

a) Costes operativos o de fabricación. Son costes directamente vinculados a la prestación solicitada. Por ejemplo: el coste de compra de las mercaderías, el coste de la mano de obra implicada... Costes de comercialización, como los sueldos y salarios del personal de ventas, las comisiones de los vendedores, los gastos de publicidad y comunicaciones, los derivados de la asistencia técnica a clientes, los procedentes de papelería y útiles de oficina. Costes de distribución, como los fletes, el empaquetado, los envases, gastos de merchandising...

b) Costes organizativos. Son costes que surgen como consecuencia de la estructura organizativa de la empresa, e incluyen diferentes áreas funcionales y administrativas de la misma que no se vinculan directamente al contenido del presupuesto. Estos costes se denominan costes indirectos de fabricación e incluyen: el servicio de energía, gas, agua, etc., mano de obra indirecta, las prestaciones sociales, el mantenimiento de la empresa, su reparación, los enseres, la fábrica, la depreciación de todos los inmovilizados, los seguros, los impuestos, las licencias y alquileres; las investigaciones técnicas; los alquileres y las telecomunicaciones ...

3. Determinar el tiempo de servicio y la mano de obra necesarios para llevar a cabo el presupuesto. En pedidos de compraventa de bienes este paso es sencillo. Se traduce en incluir en el precio a repercutir al cliente los costes directos e indirectos de la mano de obra.

Si el proyecto requiere la prestación de servicios que incluyen mano de obra (tales como construcción, instalación y montaje, formación del personal, mantenimiento, etc.) es necesario incluir detalladamente la o las partidas necesarias. Estos servicios llevan aparejado un coste para el cliente que depende de la tarifa asignada a la mano de obra, a su vez en función del nivel de especialización del personal, de las destrezas necesarias, del tiempo de trabajo, etc.



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4. Establecer el precio a repercutir al cliente para cada una de las partidas. El coste empresarial de cualquier producto o servicio es la cuantía básica de todo presupuesto. A ella hay que añadir el margen de beneficio que la empresa traslada a sus clientes y que varía en función de múltiples factores como son: los objetivos empresariales, la estrategia comercial de la empresa, el posicionamiento de la misma, la capacidad productiva de la empresa, etc. Cada partida debe tener convenientemente cuantificado el coste que supone para el operador su realización o prestación, para, a partir del mismo, poder determinar el precio de venta que se va a cargar a cada cliente.

5. Fijar descuentos y beneficios para el cliente y aplicar los impuestos correspondientes. A la cuantía bruta correspondiente a cada una de las partidas que configuran el presupuesto se le puede practicar descuentos y bonificaciones en función de razones comerciales, como volúmenes de pedido, fidelización del cliente o motivos financieros (como descuentos por pronto pago o entrega de anticipos). Una vez aplicados los descuentos, el posible cliente debe conocer con exactitud la cuantía que tiene que pagar, esto es: es necesario aplicar los impuestos que gravan la operación.

Contenido

En términos generales, el contenido de un presupuesto debe incluir:

• Datos identificativos de las partes:

− Datos del proveedor del envío, es decir, del empresario o profesional que redacta el presupuesto.

− Datos del solicitante del presupuesto, haciendo una pequeña referencia a la información requerida para comprobar que se da respuesta a todas las cuestiones planteadas y verificar que el contenido del presupuesto es congruente con la misma.

• Condiciones técnicas. Descripción detallada del producto o de los productos solicitados, ya sean componentes principales o accesorios:

− Modelo, versión, singularidades...

− Características técnicas.

− Calidad.

− Embalajes necesarios.

− Instalación y montaje.

− Garantía.

− Necesidades de formación de los usuarios.

− Repuestos y mantenimiento posventa.

• Condiciones económicas. Importe unitario, importe global, minoraciones y aumentos en el precio, forma y condiciones de pago:

− Precio unitario y global.

− Descuentos: comercial, pronto pago... y su valoración total.

− Gastos: de envases y embalajes, transporte, seguro, instalación, montaje, puesta en marcha ...

− Momento y forma de pago.

− Recargo por aplazamiento del pago.



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− Impuestos aplicables, cuota tributaria y cuantía final resultante con impuestos incluidos.

• Servicios posventa: plazo de entrega; devolución de excedentes; revisiones, mantenimiento y otros servicios.

• Periodo de validez del presupuesto. Es el plazo máximo de vigencia de las condiciones comerciales del presupuesto, transcurrido el mismo no se garantiza el mantenimiento de las condiciones que se han dado en el mismo. Pasado este tiempo se puede revisar el precio siendo necesario elaborar un nuevo presupuesto.

Para realizar los presupuestos se puede recurrir a formularios físicos o informáticos, incluso utilizar programas informáticos que vinculan datos incluidos en paquetes de gestión y en los que, al especificar la clase de producto o la cuantía solicitada, se asignan las diferentes magnitudes.

Como ya se ha indicado anteriormente, la estructura de un presupuesto no es la misma para un documento que tiene por objeto informar sobre las condiciones del envío de productos que forman parte del catálogo de una empresa distribuidora, que el solicitado para acometer un proyecto de inversión en una planta productiva, o la construcción y el montaje de maquinaria industrial .. que incluye entrega de productos y prestaciones de servicios de diferente índole.

Estructura



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Formulario para redactar un presupuesto



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El presupuesto de un proyecto de inversión responde al siguiente esquema:

A. Introducción

Los datos a adjuntar en la introducción son los relativos a la empresa que elabora el presupuesto, a la empresa que lo solicita y al objeto del proyecto. El objetivo que se persigue con la introducción es contextualizar el proyecto y hacer ver al cliente que la empresa ha comprendido la solicitud realizada.

B. Descripción de la oferta

Es el apartado fundamental del presupuesto, incluye el planteamiento general del proyecto, sus objetivos y soluciones de futuro. Se explica la respuesta que aporta la empresa a la solicitud realizada por el cliente, detallando los bienes y servicios propuestos, especificando las razones profesionales por las que se proponen y los beneficios que aporta la solución ofrecida al cliente. Al describir la oferta hay que incluir información de la empresa prestadora del servicio o proveedora de los bienes. Los recursos que va a destinar al proyecto, proyectos similares resueltos o referencias a situaciones parecidas en las que la empresa ha participado con éxito comercial y los beneficios obtenidos por el cliente.

C. Metodología de trabajo

En este momento se detalla el plan de trabajo, se explica cómo se van a hacer las cosas, qué recursos materiales y humanos se van a utilizar; argumentando cada aspecto tratado. Se establece y enumera el orden a seguir, el método, o los métodos, de trabajo a utilizar, cómo se va a realizar el tránsito de una fase a la siguiente (por ejemplo, hasta que no se tenga el visto bueno del cliente no se pasa a la etapa siguiente), etc. Hay que buscar despertar el interés del cliente en el modo de resolver el proyecto, mostrando los resultados previsibles ante la realización de la inversión y sus consecuencias. Por ejemplo, tras la puesta en marcha de la nueva máquina, el incremento de la producción inmediata es de un 10%. Es recomendable mostrar estos hechos apoyando la información con gráficos, imágenes, fotografías, dibujos, etc.

D. Calendario

Se trata de incluir de manera clara y precisa el desarrollo del proceso, describiendo, por ejemplo, los trabajos previos que debe efectuar el cliente, si los hay, los que tiene que asumir la empresa adjudicataria en cada fase ... El calendario de ejecución es de obligado cumplimiento para la empresa oferente. De ahí la necesidad de ajustarlo mucho y correctamente, indicando las responsabilidades en que se incurre en relación con posibles retrasos en entregas de materia, trabajos en curso, etc., así como la influencia que puede tener, cualquier retraso, en los plazos de ejecución de las restantes entregas.

E. Condiciones económicas

En este apartado se incluye el desglose monetario de las diferentes partidas y el montante total del presupuesto, así como la forma de pago, los plazos, los medios de pago a utilizar y cualquier otra condición económica considerada relevante. Es importante ajustar adecuadamente todas las partidas presupuestarias, ya que si se incluyen más de las que el cliente considera necesarias, se transmite la sensación de poca eficacia, y si se presupuesta insuficientemente, el presupuesto resulta poco creíble.



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F. Servicios posventa: garantías y mantenimiento

En cualquier proyecto de inversión uno de los requisitos técnicos que valora el cliente son las garantías otorgadas por los oferentes. Las garantías deben ser como mínimo las legalmente exigidas. También se puede dar el caso de que los proveedores ofrezcan garantías adicionales al objeto de tener más posibilidades de conseguir los contratos y favorecer la fidelización de sus clientes. Otro aspecto posventa importante es el relativo al mantenimiento. Los servicios de formación, revisión, acondicionamiento y adecuación a las distintas situaciones y entornos productivos también constituyen aspectos destacables en la valoración positiva de un presupuesto, y en ámbitos tan especializados, pueden constituir grandes ventajas competitivas para las empresas que los ofrecen.

Es necesario que en la empresa se haga un adecuado seguimiento de los presupuestos gestionándolos desde el momento en que son simples borradores hasta que se cierran, bien porque son aceptados o porque son rechazados. Todo presupuesto debe ser registrado en la cuenta que cada cliente mantiene en la correspondiente base de datos, incluyendo la información solicitada y los datos de contacto necesarios tanto para el envío como para la posterior facturación del pedido que se puede formalizar.

Gestión de presupuestos elaborados

Base de datos de presupuestos elaborados por la empresa con el registro de las distintas situaciones en

las que se encuentra

En relación a la gestión de los presupuestos es necesario que en la empresa se determinen varios aspectos:

a) Plazo de tiempo considerado conveniente desde que el cliente lo solicita hasta que se le entrega. Lo más apropiado es entregarlo lo antes posible, los expertos coinciden en determinar que no pueden transcurrir más de quince días desde la solicitud hasta la entrega del presupuesto. Una buena solución es pactar con el cliente una fecha de entrega y, por supuesto, cumplir lo acordado.

b) Determinar cómo se entregan. Es conveniente que la entrega se produzca en mano, ya que el encuentro con el cliente favorece que el representante de la empresa defienda la propuesta y explique o matice su contenido. Al respecto, puede resultar útil enviar un resumen o adelanto por correo electrónico y el documento definitivo con posterioridad y personalmente.

c) Tiempo concedido para que el cliente analice el presupuesto, lo evalúe y dé una respuesta. Una vez entregada la propuesta, es el cliente el que debe pronunciarse, aceptando o rechazando el presupuesto. Es necesario conceder unos días para que pueda tomar la decisión. Resulta conveniente acordar con el cliente un tiempo para la evaluación del presupuesto y concentrar una fecha para contactar nuevamente y obtener la respuesta. Es preferible que se produzca un encuentro personal.



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d) Actuaciones tras la aceptación o el rechazo. Si la propuesta es aceptada, hay que mostrar diligencia, responsabilidad y seriedad en el cumplimiento de cada uno de los términos y condiciones del presupuesto. En caso de que la propuesta no sea aceptada, es importante preguntar al cliente las razones que han motivado el rechazo con el fin de obtener información y poder, si es posible, mejorar las oferta. Si la explicación del rechazo consiste en algún aspecto mejorable, se puede hacer una nueva propuesta. Hay que considerar y valorar el hecho de que un presupuesto rechazado ha originado un contacto con el cliente y de la relación establecida con él pueden derivar futuros contactos comerciales.

12.2 El pedido El pedido es el documento que contiene la petición formal de compra o prestación de servicios de un cliente a un proveedor o suministrador. Un presupuesto aceptado deriva en el correspondiente pedido que documenta la aceptación en firme del cliente. Los pedidos se pueden realizar de diferentes modos:

• Por carta, fax o correo electrónico. Cualquiera de estos formatos sirve para dejar constancia escrita de la petición.

• Utilizando una nota de pedido. La nota de pedido es un impreso similar al utilizado para generar un presupuesto en el que la empresa solicitante hace constar los productos que desea adquirir y las condiciones aplicables a la operación.

• Telefónicamente. Se puede realizar el pedido dialogando por teléfono con un comercial de la empresa. En este caso es conveniente pedir copia escrita de la transcripción de la conversación.

• Mediante una entrevista personal con un agente comercial de la empresa. Este cumplimenta la hoja de pedido de la empresa y, una vez revisado que es correcto, se lo presenta al cliente para que lo firme entregándole la copia correspondiente.

El impreso de la nota de pedido es un formulario que puede diseñar cada empresa siempre que contenga los siguientes datos:

Contenido

• Identificación del comprador y del vendedor.

• Número de pedido.

• Fecha de realización.

• Artículos solicitados: categoría, cantidad y precio unitario.

• Condiciones aplicables a la venta: plazo de entrega, forma de envío, plazo y lugar de entrega, forma de pago, descuentos ...

• Firma del solicitante.

Es necesario generar dos copias de la nota de pedido, una que debe firmar y guardar el comprador y otra que queda en poder del vendedor.

Cuando se sirve el pedido se entrega otro documento mercantil al comprador: el albarán, también conocido como justificante de entrega. El albarán es el documento que acredita la recepción de un pedido o la prestación de un servicio. Lo cumplimenta el vendedor o prestador del servicio y lo debe firmar el representante de la empresa compradora a efectos de documentar el recibí del pedido.



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Formulario de nota de pedido



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12.3 La factura La normativa obliga a todo vendedor o prestador de servicios a facilitar al comprador los documentos mercantiles generados en la operación de compraventa. Uno de estos documentos es la factura.

Además, los empresarios y profesionales deben expedir, registrar y conservar las facturas que emiten cuando venden o prestan servicios o cuando reciben pagos anticipados, al tiempo que deben registrar y conservar las facturas que reciben, como consecuencia de los aprovisionamientos realizados o cuando son beneficiarios de prestaciones de servicios.

La factura es el documento comercial que acredita las operaciones de compraventa de productos y las prestaciones de servicios. Su función es justificar e informar acerca de las características y cantidades de productos intercambiados, del tipo de servicios prestados, del importe monetario de la operación, de los impuestos que la gravan y la forma y momento de pago de la transacción.

Todas las facturas y sus copias deben contener, como mínimo, los siguientes datos:

Características y requisitos legales

• La fecha.

• El nombre, identificación fiscal y dirección de las partes:

− Datos del vendedor o emisor. Nombre y apellidos o razón social, número de identificación fiscal, domicilio y dirección completa.

− Datos del comprador o destinatario. Nombre y apellidos o razón social, número de identificación fiscal, domicilio y dirección completa.

• El número de pedido, albarán o de contrato al que hace referencia la operación.

• El número de factura. La numeración debe ser correlativa y cuando las facturas se emiten desde varios centros se pueden utilizar series diferentes.

• Descripción de la operación de compraventa o prestación de servicios.

− Cantidad y descripción, detallada y específica, de las mercancías.

− El precio unitario y el de cualquier, otro coste no incluido en el precio unitario, así como el precio total expresado en la moneda acordada.

− El peso de las mercancías, el número de bultos embalados, su peso neto y bruto, el número y otras características relativas a la operación.

− Los descuentos, el precio y características de los embalajes, el precio de otros gastos...para el cálculo de la base imponible de los impuestos que gravan la operación.

− Tipo impositivo de IVA, el correspondiente al recargo de equivalencia y las cuotas resultantes.

• El importe total de la operación.

• Los términos relativos a la entrega y a la forma y medio de pago: cantidades entregadas a cuenta, datos de domiciliación bancaria (si procede), documentos, etc.



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A efectos normativos existen varios tipos de facturas: la factura completa, la factura simplificada, la factura rectificativa, la factura recapitulativa y la e-factura .

La factura completa

Es el caso general de facturación que establece la norma para aplicar a las operaciones en las que no se permite que emitir facturas simplificadas. El documento o impreso que tiene que utilizar el obligado a expedir una factura completa se puede comprar o utilizar un diseño propio, con la precaución de que el contenido del formulario se ajuste a los requisitos legalmente exigidos.

La factura simplificada

La factura simplificada sustituye a los tiques, que desaparecen. La legislación autoriza a expedir facturas simplificadas para los siguientes supuestos:

Modelos y tipos de facturas

• Cuando el importe de la operación no supera los 400 euros (IVA incluido).

• Cuando se emite una factura rectificativa.

• En las operaciones en las que la normativa anterior permitía expedir tiques, esto es, aquellas en las que el importe no excede los 3.000 euros, IVA incluido y se trata de:

− Ventas al por menor. Considerando venta al por menor la entrega a compradores que no actúan como empresarios o profesionales, sino como consumidores finales.

− Ventas o servicios en ambulancia.

− Ventas o servicios a domicilio del consumidor.

− Transporte de personas y sus equipajes.

− Servicios de hostelería y restauración, realizados por restaurantes, bares, cafeterías y similares, y el suministro de comidas y bebidas para consumir en el acto.

− Servicios prestados por salas de baile y discotecas.

− Servicios telefónicos prestados mediante cabinas o tarjetas magnéticas o electrónicas recargables que no permiten identificar al portador.

− Servicios de peluquerías e institutos de belleza.

− Utilización de instalaciones deportivas.

− Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos.

− Aparcamiento de vehículos.

− Alquiler de películas.

− Servicios de tintorerías y lavanderías.

− Utilización de autopistas de peaje.

• En otras situaciones autorizadas por la administración tributaria, en las que la práctica comercial o administrativa del sector de actividad o las condiciones técnicas de expedición de las facturas dificultan incluir en las mismas todos los datos y cumplir los requisitos previstos para las facturas completas.

No obstante, la legislación indica que no se pueden expedir facturas simplificadas, entre otras, para las siguientes operaciones: entregas intracomunitarias de bienes o venta a distancia.



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Por otro lado, cualquier empresario o profesional que quiera deducirse el IVA que figura en una factura expedida siguiendo el modelo simplificado, debe pedir al emisor de la misma que incluya en ella el NIF del destinatario y su domicilio junto con la cuota de IVA repercutida y que aparezca de manera separada del resto de las cuantías que forman la factura.

Formato de una factura comercial

Factura rectificativa

Son facturas que se emiten para corregir una factura preexistente. En el impreso utilizado a tal efecto es necesario incluir la condición de factura rectificativa e indicar la causa que ha motivado la rectificación.



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Este tipo de facturas se emiten cuando una factura anterior no cumple los requisitos legales considerados esenciales por la normativa vigente, falta en ella algún dato, se ha producido la devolución de productos, envases, embalajes con posterioridad a la emisión de la factura o, después de emitirla, se conceden descuentos o bonificaciones al cliente. También es necesaria cuando se producen circunstancias que originan la modificación de la base imponible del IVA o cuando las cuotas repercutidas de IVA no se determinaron correctamente.

La obligación de emitir la factura de rectificación surge tan pronto como el obligado a expedir la factura a corregir tiene conocimiento de las circunstancias anteriores; siempre que no hayan transcurrido cuatro años desde el momento en que se produjo el devengo del impuesto o desde la fecha en que se originó la modificación de la base imponible del IVA.

Factura recapitulativa

La legislación permite que empresarios y profesionales expidan una sola factura en la que se incluyan todas las operaciones realizadas con el mismo operador dentro del mismo mes natural. Este tipo de facturas deben cumplir los mismos requisitos que la factura ordinaria incluido el hecho de registrar la cuantía individualizada de cada una de las operaciones, sus respectivas bases imponibles y los impuestos correspondientes.

La e-factura

Factura electrónica, factura digital, factura telemática o e-factura es todo archivo electrónico que se puede transmitir o almacenar telemáticamente, que posee firma digital y que se ajusta, en cuanto a requisitos de emisión y recepción, a las disposiciones del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento de facturación . Así, desde el 1 de enero de 2013, la factura electrónica recibe el mismo tratamiento que la factura en soporte papel.

La factura electrónica, con firma digital, sustituye a la factura en soporte papel y se somete a sus mismos requisitos y obligaciones relativas a contenido, expedición y conservación.

La diferencia que existe entre la factura en soporte papel y la factura electrónica es que la última se transmite únicamente por medios electrónicos y telemáticos.

La factura electrónica se realiza en dos fases: primero, se crea la factura en una aplicación informática, al igual que una en soporte papel. Segundo, si se desea, se firma electrónicamente mediante un certificado digital propiedad del emisor. Actualmente la legislación permite validar la factura electrónica por cualquiera de estas tres vías:

• La firma electrónica avanzada creada mediante un dispositivo de creación de firmas o mediante un certificado reconocido.

• Un sistema de intercambio electrónico de datos.

• Cualquier otro medio que los interesados comuniquen a la agencia tributaria antes de su utilización y que reciba su validación.

No obstante, en la práctica la firma digital se sigue utilizando con carácter generalizado para garantizar la validación de los datos del documento, al considerarlos auténticos (identidad del emisor) e íntegros (que no han sido modificados).



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Los empresarios y profesionales deben expedir sus facturas ajustándose a los requisitos exigidos por la normativa vigente en materia de facturación. En concreto, se establece que deben emitir facturas en las siguientes situaciones:

Cumplimentación, expedición y entrega de facturas

• Cuando el destinatario es un empresario o profesional y actúa en este ámbito.

• Cuando el destinatario de la obligación lo exija para ejercer un derecho tributario.

• Cuando el destinatario es una Administración Pública o una persona jurídica que no actúa como empresario o profesional.

• Para ventas a distancia y entregas de bienes objeto de impuestos especiales realizados en el territorio de aplicación del impuesto correspondiente.

También existen excepciones a la obligación de facturar. Algunas de ellas son:

• Determinadas operaciones exentas de IVA.

• Las entregas realizadas por empresarios o profesionales a los que se les aplica el régimen especial del recargo de equivalencia.

• Operaciones realizadas por empresarios o profesionales en el desarrollo de actividades acogidas al régimen simplificado del IVA, salvo si determinan las cuotas devengadas en función de su volumen de ingresos.

• Las autorizadas por la administración tributaria para evitar perturbar el desarrollo de las actividades empresariales o profesionales.

• Las operaciones financieras y de seguros, aunque el destinatario sea empresario o profesional.

El reglamento que regula las obligaciones de facturación establece que las facturas puede confeccionarlas el propio destinatario de la operación, el empresario o profesional o un tercero. A pesar de ello, el responsable de cumplir la obligación de expedir las facturas sigue siendo el empresario o profesional que realiza la operación comercial. Por este motivo son sus datos identificativos los que deben figurar en el documento.

Plazos de expedición y envío de facturas

Con carácter general:

• Si el destinatario de la operación no es empresario ni profesional, la factura debe expedirse y entregarse en el momento en el que se realiza.

• Si el destinatario de la operación es empresario o profesional, la factura debe expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se haya producido el devengo del impuesto correspondiente a la citada operación. El plazo de envío de la factura es de un mes a partir de su fecha de expedición.

Cuando el destinatario de la operación expide la factura por cuenta del empresario que la realizó, debe remitirle una copia, para que en el plazo de 15 días la acepte o rechace. Si la copia es rechazada de forma expresa, la factura se considera no expedida.

En el caso de facturas recapitulativas:

• Si el destinatario de la operación no es empresario ni profesional, las facturas deben ser expedidas como máximo el último día del mes natural en el que se hayan efectuado las operaciones que se documenten en la misma. Es necesario enviarla cuando se emite.



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• Si el destinatario de la operación es empresario o profesional, la expedición debe tener lugar antes del día 16 del mes siguiente a aquel en el que se hayan realizado las operaciones. El plazo de envío es de un mes a partir de la fecha de su expedición.

Las facturas se pueden remitir a su destinatario por cualquier medio, incluido el medio electrónico, siempre que se tenga su consentimiento y el medio electrónico utilizado garantice la autenticidad del origen de la factura, la integridad de su contenido y su legibilidad.

Las facturas deben conservarse durante el plazo de prescripción del impuesto, esto es cuatro años. Por otro lado, el reglamento que regula las obligaciones de facturación establece que deben conservarse con su contenido original, ordenadamente y durante el plazo que establece la Ley general tributaria, entre otros, los siguientes documentos:

Obligación de conservar las facturas

• Las facturas recibidas.

• Las copias o matrices de las facturas expedidas.

Esta obligación afecta también a empresarios o profesionales acogidos a los regímenes especiales del IVA y a los que, sin ser empresarios o profesionales, son sujetos pasivos del impuesto. Los documentos, en papel o formato electrónico, se deben conservar por cualquier medio que garantiza la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido, su legibilidad y el acceso de la administración tributaria a los mismos.

Cuando las facturas recibidas o expedidas se refieren a compras por las cuales se han soportado cuotas de IVA cuya deducción se somete a un período de regularización, deben conservarse durante el correspondiente período y los cuatro años siguientes. Razón por la cual, el plazo de conservación se puede extender hasta catorce años, como se produce en situaciones en las que se pueden regularizar durante diez años los bienes inmuebles de inversión, más los cuatro correspondientes a la prescripción del impuesto.

12.4 El recibo normalizado Se utiliza para tramitar el cobro de una factura cuando el pago se realiza a través de domiciliación bancaria, se utiliza en domiciliaciones de suministros como la luz, el agua, el teléfono, etc. Se distingue del recibo tradicional en que este por sí solo, lo único que justifica es la prestación de un servicio o la venta de un producto. El recibo normalizado no es un documento de pago. Tampoco es un justificante de cobro. Se puede decir que es una orden o aviso de pago.

Se trata de un documento que utilizan las entidades financieras para gestionar el cobro de pagos domiciliados. Cuando la entidad financiera lo emite y remite a su cliente está enviando un aviso de que va a ser realizado un cobro.

Concepto



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Un recibo normalizado

Los datos que deben figurar en el recibo son los siguientes:

Contenido

• Identificación del emisor, nombre o razón social, NIF y dirección.

• Número de recibo. La numeración debe ser correlativa.

• Localidad y fecha de expedición.

• Identificación de la persona o empresa que entrega el dinero, nombre o razón social.

• Importe del recibo, expresado en letra y en número.

• Concepto del pago, motivo por el que se expide el documento y cómo se entrega el dinero.

• Vencimiento: se suele fijar una fecha concreta, aunque se pueden utilizar los mismos vencimientos que para la letra de cambio.

• Domiciliación: es necesario identificar el nombre de la entidad bancaria, el número de cuenta y el nombre del titular.

• Firma y sello del emisor, persona física o jurídica que recibe el dinero.

Contenido de un recibo normalizado

12. LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS COMERCIALES...Las empresas utilizan diferentes documentos mercantiles...

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