20121128 Seminari Alfresco MetodologiaSmile

Proyectos de gestión documental con

Metodología, arquitectura y buenas prácticas

Andrés AznarDirector de proyectos de Smile Iberia

[email protected]

1miércoles, 28 de noviembre de 12

mailto:[email protected]


Metodología proyectos AlfrescoNoviembre 2012

Recapitulando...

• Las políticas de GD y sus beneficios– Beneficio económico (coste de almacenamiento, tiempo de

archivo, tiempo de búsqueda..)– Beneficio disposiciones legales (gestión LOPD, acceso a la

información, seguridad...)

• La herramienta– como herramienta de GD– Utilización en entornos críticos– Código abierto

• Nos queda hablar de la implementación



Temas a desarrollar

• Proyectos de gestión documental– Metodología.– Los actores.– Aspectos destacados.

• Arquitecturas– Arquitectura del sistema y componentes.– Capas de integración.

• Buenas prácticas– Entender la gestión documental dentro del modelo de negocio.– Definición del modelo de información.– Integración.– Definición de políticas de acceso.

...30 minutos parece poco tiempo



Temas a desarrollar



• Buenas prácticas– Entender la gestión documental dentro del modelo de negocio.– Definición del modelo de información.– Integración.– Definición de políticas de acceso



Metodología: Ágil y SCRUM

• Adaptación ágil de Smile

– Nuestra metodología consiste en una adaptación de SCRUM, pero…

• El negocio obliga a hacer estimaciones completas previas al proyecto.• El cliente quiere especificaciones completas antes del desarrollo

– Mayores ventajas se obtienen de:• Desarrollo iterativo, entregas parciales, planes de pruebas.• Paralelización de los lotes de desarrollo.• Contener los riesgos, peticiones de cambio no vienen al final. Gestión de

expectativas.

Ciclo de vida

1

2

3

4

Plan Proyecto Storyboard

Casos de prueba

Instalación Versiones y demos



Metodología: aplicación al proyecto de GD (1)

• Tenemos unos lotes estándard– Implantación de base.– Definición del modelo documental i funcional.– Desarrollo del modelo en el sistema (sites, cuadros de

clasificación, metadatos, roles…).– Fit-Gap: Desarrollo de la funcionalidad adicional (capa de

integración, transferencias, índices de expedientes…).– Migración (si aplica).– Formación.



Metodología: aplicación al proyecto de GD (2)

Fase de definición y pruebas de un lote:

A partir del análisis funcional se definen casos de uso.

A partir de los casos de uso se define el plan de pruebas.



Los actores (1)

• ¿Quien dice que un proyecto de gestión documental es sencillo?

Dtor Técnico

Dtor Proyecto

Arquitecto sistemas

Analista

Experto Alfresco

Programador

Programador

Técnico seguridad

Dtor Proyecto

Área Archivo

Sistemas

Departamento 1

Departamento 2



Los actores (2)

• Pero hay cosas más complicadas



Aspectos destacados: la planificación

• Estimación• La estimación inicial se recupera y

se amplía dentro de las herramientas de control del alcance del proyecto.

• Los cambios solicitados por el cliente, se recogen y se planifican con las mismas herramientas.

• Planificación de hitos• En un proyecto con varios

interlocutores, es clave el control de los hitos, sus entregables y sus dependencias.



Aspectos destacados: el análisis

• El modelo de información• El modelo de información es la

base del contenido documental a implementar: tipos de documentos, tipos de contenedores, metadatos, ciclo de vida y ontología y las políticas de acceso a través de roles y permisos.

• El análisis funcional• El análisis funcional el

comportamiento de los elementos del modelo y definirá funcionalidades adicionales (flujos, procesos de transferencia, capas de integración y acceso externo, gestión de la firma digital…). Es el denominado Fit-Gap entre la herramienta y la necesidad.



Aspectos destacados: la estrategia de pruebas

• El modelo de pruebas– El modelo más estandarizado de pruebas

es el denominado modelo en V que planifica las pruebas en función de los requerimientos finales del sistema: pruebas unitarias para verificar funcionalidad interna, pruebas de integración para verificar comportamiento técnico global y pruebas de calificación para validar el sistema con sus casos de uso.

• Pruebas sobre• Distinguiremos:

– Funcionalidad estándard.– Funcionalidad programada.– Servicios de integración.

Volum

Expedient



Temas a desarrollar



• Buenas prácticas– Entender la gestión documental dentro del modelo de negocio.– Definición del modelo de información.– Integración.– Definición de políticas de acceso

¿vamos bien de tiempo?



Arquitectura: componentes para

• Los componentes base:– Base de datos relacional

– Servidor de aplicaciones

• Los frameworks– El fw de Share

– El fw de desarrollo



Arquitectura: capa de integración

• Las APIs: Restful– Las APIs permiten la generación

de una capa de servicios de integración que permitirá que sistemas externos puedan utilizar como repositorio documental.

– Mediante los frameworks de desarrollo generaremos o bien una capa de servicios unitarios (introducir un documento, crear una carpeta de expediente…) o bien integraciones punto a punto entre los sistemas externos y nuestro gestor documental.



Arquitectura: otras integraciones

• Los accesos– incorpora en sus

sistema una serie de accesos para permitir otras integraciones, tales como CIFS, FTP, WebDAV, IMAP y el SharePoint Protocol que habilita a las aplicaciones Office a insertar documentación de forma directa desde su propia interfaz

SharePoint Protocol

WebDAV

CIFS FTP

IMAP



Arquitectura: el modelo general del sistema



Temas a desarrollar



• Buenas prácticas– Entender la gestión documental dentro del modelo de negocio.– Definición del modelo de información.– Integración.– Definición de las políticas de acceso.

Les prometo que acabo rápido...



Buenas prácticas: entender el proyecto (1)

• No es lo mismo la gestión documental colaborativa que la gestión archivística o que la gestión de la documentación vinculada a trámites administrativos.

Facturas

Albaranes

Normativas



Buenas prácticas: entender el proyecto (2)

• El flujo documental.

Gestor documental

Registro de entrada/salida

Sistema de gestión de procesos

de negocio

Sistema de gestión de archivo

Otros sistemasUsuarios(acceso directo)



Buenas prácticas: la definición del modelo (1)

• Tipos documentales (contenidos)– Documento simple, record electrónico,

record físico, o por tipo (factura, albarán, normativa…).

• Tipos de contenedores– En archivística: fondo, clase, serie,

expediente o volumen.

• Metadatos y Aspectos– Basado en estándares (ENI, Moreq2),

obligatorios, listas de valores, de búsqueda, heredados del contenedor…

– Aplicables tanto a los tipos documentales como a los contenedores.

– Se pueden agrupar en aspectos.– Algunos pueden coincidir con las definidas

propiamente en .



Buenas prácticas: la definición del modelo (2)

• Reglas y acciones– Reglas de transformación de tipos,

adición de aspectos, de conversión de formato (a PDF).

• Roles y permisos– Permisos por site, por cuadro de

clasificación. Administrador, colaborador, consumidor…

• Ontología de las entidades– Ciclo de vida del documento, reglas de

conservación…– Flujo de creación de una nueva

entidad



Buenas prácticas: la integración

• Las preguntas– ¿Qué idioma hablamos? (Estructura del fichero XML)– ¿Quién es el jefe? (Dónde están los elementos que gobiernan los

contenidos)– ¿Qué restricciones mantengo en el repositorio documental?

• Algunas apreciaciones– El gestor documental es un repositorio, por tanto, las reglas de negocio

han de estar en los sistemas de soporte a negocio y no en el gestor.– Debemos evitar duplicidades en las restricciones, como por ejemplo las

listas de valores de un metadato: si están en el sistema de negocio no requieren estar en si el acceso sólo va a ser en el sistema.

– Aquellas entidades que se introducen vía integración deben ser tratadas desde el punto de vista de accesibilidad y seguridad por la interfaz de . ¿Puede un usuario modificar una entidad que proviene de un sistema? ¿En qué medida?



Buenas prácticas: definición políticas acceso (1)

• ¿Qué gestiona el sistema?

• Usuarios– Nombre y apellidos– Grupo de usuarios al que pertenece– Correo electrónico– Nombre de usuario (login) y contraseña

• Grupos de usuarios– Identificador de grupo– Descripción



Buenas prácticas: definición políticas acceso (2)

• Usuarios– Un usuario puede pertenecer a uno o varios grupos .

• Contenedores– Un grupo se puede asignar a un contenedor con un

rol o conjunto de permisos. Esta asignación se puede hacer hereditaria a los documentos que contiene.

• Documentos– Un grupo se puede asignar a un documento con un

rol o conjunto de permisos.



Para finalizar

Formación Smile

Libros blancos de Smile

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LibrosForums, wikis en

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¿Alguna pregunta?


Para cualquier consulta, sobre

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