PROYECTO:EVALUACIÓN DE DOCUMENTOS EN AMÉRICA LATINA

23 al 27 de agosto de 2010“LA FORMACIÓN EN EVALUACIÓN DOCUMENTAL”

SUB-GRUPO PROGRAMAS DE CÁTEDRA DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL

Aída Luz Mendoza NavarroAbog Mag Gestión de Políticas Públicas Consultora en ArchivosAbog. Mag. Gestión de Políticas Públicas-Consultora en Archivos

ANÁLISIS COMPARATIVO DE LOS PROGRAMAS DE CÁTEDRA DE LOS PAÍSES INTEGRANTES DELCÁTEDRA DE LOS PAÍSES INTEGRANTES DEL

FIED Contenidos

• La Selección documental: definición y objetivos. Terminología.• Responsabilidad del archivero ante el patrimonio documental.

Problemática de la selección y la eliminación: qué cómo• Problemática de la selección y la eliminación: qué, cómo,cuándo, dónde, quién y por qué seleccionar.

• Origen y evolución de la selección de documentos.• Teoría de las tres edades de los archivos• Teoría de las tres edades de los archivos.• Vigencia. Plazo precaucional.• Valor primario y valor secundario.

La selección en un sistema de archivos• La selección en un sistema de archivos.• Evaluación. Problemática de la evaluación.• Teorías, principios y criterios.

• Técnicas de selección.• El muestreo.• Métodos y técnicas de eliminación. Las tablas de plazos deMétodos y técnicas de eliminación. Las tablas de plazos de

conservación. Etapas y trámites para su elaboración.Aplicación. Evaluación de su aplicación.

• La selección por sustitución a nuevos soportes.Las microformas• Las microformas.

• La digitalización de documentos.• Selección de archivos informáticos.• La selección en archivos particulares de empresas de• La selección en archivos particulares, de empresas, de

asociaciones privadas, eclesiásticos, judiciales, de empresaspúblicas privatizadas.

• Evaluación y selección de fotografías y documentosaudiovisualesaudiovisuales.

• Documentos originales, borradores y copias.• Valoración en el ciclo vital de los documentos.

• Valoración de fondos acumulados• Valoración de fondos acumulados• Selección como producto de la valoración

documental.G tió d lid d l tió d t l El• Gestión de calidad y la gestión documental. Elproblema de la valoración.

• Organización de archivos con base en la aplicaciónde la TRDde la TRD.

• Tablas de Valoración documental. Concepto.Elaboración. Aplicación. Organización de los fondosacumulados con base en la TVDacumulados con base en la TVD

• Importancia y responsabilidades. Alcance y campode aplicación. Diferentes puntos de vista respecto ala identificación valoración y selección documentalla identificación, valoración y selección documental

• Identificación. Entidad productora. Elementofuncional.

• Tipo documental y serie documental• Tipo documental y serie documental.

D t l t ó i• Documento electrónico.• Micro y macro valoración.• Normas y estándares nacionales e• Normas y estándares nacionales e

internacionales para el acceso a los datos• Conservación (total/parcial)• Transferencia documental.• Selección desde una perspectiva integral.

R l ió d l id tifi ió d ió• Relación de la identificación con producción,con descripción y con fases archivísticas.

• Acceso.• Control administrativo de los documentos.• Marco jurídico nacional, regional.

• Planificación documental en función del marco legal• Planificación documental en función del marco legal• Producción documental como centro de atención de

la Selección Documental.• La serie como base de la selección.• Selección funcional y macro valoración.• Nivel de archivo en que se aplica la selección• Nivel de archivo en que se aplica la selección.

Diversas posiciones.• Efectos de postergar la selección.• Documentos valiosos para el gobierno.• Documentos valiosos para la actividad privada.• PrescripciónPrescripción.• Programa de control de documentos. Conformación

del Comité Evaluador de Documentos.

• Control del proceso de selección• Control del proceso de selección.• Comisión Técnica Nacional de archivos. Integrantes,

Funcionamiento. Competencia. Representatividad.• Principio de continuo en la Selección Documental.• Concepto de administración de documentos.• Impacto de la valoración documental• Impacto de la valoración documental.• Sistema de valoración documental.• Cuadros de clasificación documental.• Práctica internacional de evaluación.• Análisis y diagnostico de la producción documental

a efectos de la evaluacióna efectos de la evaluación. • Archivo Intermedio.

ComentariosComentarios• Brasil (Univ. Brasilia) no tiene cátedra específica

(Archivos Corrientes I y II , Archivo Intermedio)• Algunos programas son más minuciosos que otros.

(Pueden haber temas contenidos en otros generales)• Denominaciones diferentes en algunos programasDenominaciones diferentes en algunos programas

(se deduce que tratan lo mismo).• Temas tratados en todos los programas (7

instituciones) con denominaciones similares son:instituciones) con denominaciones similares son:

– Valores de los documentos (primario y secundario)– Tablas de plazos de conservación

• Se repiten 5 veces:– La Selección documental: definición,

objetivos. Terminología (Argentina, Brasil,México, Perú y Uruguay)T í i i i it i d– Teorías, principios y criterios deevaluación (Argentina, Colombia, CostaRica México y Perú)Rica, México y Perú)

– Marco jurídico nacional e internacional(Colombia Brasil México Perú y Uruguay)(Colombia, Brasil, México, Perú y Uruguay)

• Se repiten 4 veces:• Se repiten 4 veces:– Evaluación. Problemática de la evaluación (Argentina,

Colombia, México y Uruguay)– Evaluación/Selección de archivos informáticos (Argentina– Evaluación/Selección de archivos informáticos. (Argentina,

Costa Rica, Perú y Uruguay)– Problemática de la selección y la eliminación: qué, cómo,

cuándo, dónde, quién y por qué seleccionar (Argentina,, , q y p q ( g ,Costa Rica, Perú y Uruguay), con variantes.

– Vigencia. Plazo precaucional (Argentina, Colombia, Méxicoy Perú)

– Métodos y técnicas de eliminación (Argentina, Costa Rica,Perú y Uruguay)

– Valoración en el ciclo vital de los documentos (Colombia,Brasil México y Perú)Brasil, México y Perú)

– Transferencia documental (Costa Rica, Brasil, Perú yUruguay)

• Se repiten 3 veces:– La selección en un sistema de archivos

(Argentina, México y Uruguay)– Gestión de calidad y la gestión

d t l V l ió lid ddocumental. Valoración y calidad.(Colombia, Brasil y Perú)Hi t i l ió d l l ió– Historia y evolución de la seleccióndocumental (Argentina, México y Uruguay)Micro y macro valoración (Costa Rica– Micro y macro valoración (Costa Rica,Perú y Uruguay)

• Se repiten 2 veces:Se ep te eces– Edades de los Archivos (Argentina y Brasil)– El muestreo (Argentina y Uruguay)– La selección por sustitución a nuevos soportes (Argentina y Uruguay)– La digitalización de documentos (Argentina y Uruguay)La digitalización de documentos (Argentina y Uruguay)– Valoración de fondos acumulados (Colombia y Brasil)– Tablas de Valoración Documental. Concepto. Elaboración. Aplicación.

Organización de los fondos acumulados con base en la TVD (Colombia y México)Dif d i l id ifi ió l ió– Diferentes puntos de vista respecto a la identificación, valoración y selección documental (Costa Rica y México)

– Responsabilidad del archivero ante el patrimonio documental (Argentina y Uruguay)

– Técnicas de selección (Argentina y Uruguay)Técnicas de selección (Argentina y Uruguay)– Evaluación y selección de fotografías y documentos audiovisuales

(Argentina y Costa Rica)– Identificación. Entidad productora. Elemento funcional (Costa Rica, y

Uruguay)– Acceso (Brasil y Uruguay)– Documento electrónico (Costa Rica y Perú)– Prescripción legales (Argentina y Perú)

• Programa de control de documentos. Conformación del Comité de gEvaluación de Documentos. (México y Perú)

Metodología y recursos didácticosMetodología y recursos didácticos

• Utilización de metodología y recursosg ydidácticos para:– Incentivar un juicio crítico, reflexivo y analítico sobre los

conceptos, teoría, metodología y prácticas de la Selecciónconceptos, teoría, metodología y prácticas de la Selección– Práctica de la valoración, selección y depuración, basada

en la teoría archivística– Lectura de libros o artículos sobre la materia (algunos( g

ponen énfasis en la legislación, otros en temas recurrentesde la materia)

– Práctica– Trabajo en equipo.– Las calificaciones, están proporcionalmente relacionada

con los puntos anteriores

• Se incentiva un juicio crítico reflexivo y analítico• Se incentiva un juicio crítico, reflexivo y analíticosobre los conceptos, teoría, metodología y prácticasde la Selección:

4 mencionan que las exposiciones del docente debenpropiciar la participación y análisis crítico de los alumnos(México (ENBA y UASLP) Perú y Uruguay)(México (ENBA y UASLP), Perú y Uruguay)2 aluden a “clase magistral” y, esas mismas a “estudios decasos” (Colombia y Costa Rica)1 señala que junto con los alumnos el profesor deberá1 señala que junto con los alumnos, el profesor deberáconstruir los conceptos, después explicar las definiciones yrelacionar lo explicado con la realidad en los archivos(México-ENBA)1 indica un sistema interactivo de dictado de clase (Perú)1 señala análisis comparativo entre enfoques (Colombia)

L á ti d l l ió l ió d ió• La práctica de la valoración, selección y depuración,basada, en la teoría archivística, se deduce de laaplicación lecturas de libros, artículos o búsquedad bibli fíde bibliografía:

• 7 señalan necesaria, la lectura de libros o artículos yse a a ecesa a, a ectu a de b os o a t cu os yredacción de informes (Argentina, Colombia, CostaRica, México (2), Perú y Uruguay).

• De los 7:• De los 7:– 4 enfatizan sobre la lectura y análisis de la legislación en la

materia (Argentina, México (2) y Perú)– 1 la búsqueda de material bibliográfico de la materia1, la búsqueda de material bibliográfico de la materia

(Uruguay)

• La práctica de la materia:4 ñ l t b j á ti hi (A ti i– 4 señalan trabajo práctico en un archivo (Argentina, quien llega a pedir hasta 6 trabajos; Costa Rica, México [1] y Uruguay)

– 3 indican estudios de casos (Colombia, Costa Rica y Perú)( , y )– 2 señalan Talleres (Colombia y Uruguay[2])

• El trabajo en equipo:j q p– 5 piden trabajos prácticos individuales y grupales en clase

(Argentina, Colombia, México UASLP, Perú y Uruguay)– 2 organizan exposiciones individuales y en equipo

(Colombia y Costa Rica)(Colombia y Costa Rica)

[1] México no menciona la práctica de la materia, pero en la “evaluación” señala:“los alumnos deberán diseñar un sistema de valoración documental y entregarun Catálogo de disposición documental conforme a la metodología archivísticay a la ley Federal de Transparencia a la Información Pública Gubernamental”.

[2] Uruguay, el taller obedece a premisas pre establecidas por el docente, para desarrollar una[ ] g y, p p p , pactividad, investigando, analizando y compartiendo con el con el resto del grupo.

• Las calificaciones se aplican de manera• Las calificaciones se aplican de maneraproporcional (puntos anteriores).

• Evaluaciones:• Evaluaciones:– 7 aplican exámenes escritos -parciales o

finales- (Argentina Colombia Costa Ricafinales (Argentina, Colombia, Costa Rica,México (2), Perú y Uruguay)

– 5 evalúan las lectura (Colombia, Costa(Rica, México y Perú)

– 3 evalúan trabajos de investigación(Mé i UASLP P ú U )(México –UASLP-, Perú y Uruguay)

– 2 mencionan la asistencia y participaciónen clase (México –UASLP- y Uruguay)en clase (México UASLP y Uruguay)

BibliografíaBibliografía• Bibliografía utilizada en los Programas de la Cátedra g g

de Selección y/o Valoración Documental de las Universidades de Argentina, Costa Rica, Colombia, México, Perú y Uruguay ., y g y

• Listado de bibliografía • 178 títulos en soporte papel, además de 17

publicaciones consultables en sitios Web y 3 Basespublicaciones consultables en sitios Web y 3 Bases de Datos.

• Publicaciones que utiliza el país.• Autores que utiliza el país.• Bibliografía y autores que se repiten • Bibliografía ampliatoria• Bibliografía ampliatoria

ConclusionesConclusionesa) Los programas analizados los temas

fundamentales de la Valoración Documental. Se halogrado conocer la estructura de los programas ysus contenidos.

b) En la metodología y recursos didácticos set f bl i id i É f ipresentan favorables coincidencias. Énfasis en

que el estudiante desarrolle un juicio crítico,reflexivo y analítico sobre los conceptos, teoría,metodología y prácticas de la Valoraciónmetodología y prácticas de la ValoraciónDocumental.

c) Se encontraron muchas similitudes en elcontenido teórico y algunas diferenciascontenido teórico y algunas diferenciasterminológicas en los diversos programas. Esnecesario avanzar en la construcción de un marcoteórico y terminológico común.y g

d) Los insumos de trabajó no alcanzan para una referencia másd) os su os de t abajó o a ca a pa a u a e e e c a ásexacta respecto a los aspectos cuantitativos. Se deberáincorporar indicadores para comparar la duración total (enhoras) de la carrera, peso relativo de cada materia en lamisma, conocimientos del estudiante al momento de cursarla asignatura etcla asignatura, etc.

e) Con ello se podrá confeccionar una serie de contenidosmínimos básicos, según las particularidades de cada carrera,para formular una propuesta de programa común.

f) S b l d l bibli fí t tó l f tf) Sobre el uso de la bibliografía se constató que en lo referentea autores que se repiten, Brasil es el país que más tiene encomún con los demás, seguidos por Perú y Argentina. CostaRica es el país que menos se asemeja a los demás, seguidospor México y Colombia. Uruguay queda en el medio. Aparecepor México y Colombia. Uruguay queda en el medio. Apareceun grupo formado por Brasil, Perú y Argentina, con fuertessimilitudes entre ellos, Uruguay cercano a Brasil-Perú,Colombia-Costa Rica cercanos entre sí y a Brasil-Argentina,y México cercano a Brasil-Argentina-Uruguay.

g) El acercamiento bibliográfico entre países responde a unamisma “escuela” archivística. Los países más alejados estáninclinados hacia otra escuela.

Muchas gracias

porpor

su gentilg

atención

Aída

aluzmn@hotmail comaluzmn@hotmail.comaidaluzmn@gmail.com

cepdesa@yahoo.eslmendoza@ucss.edu.pe